MỤC LỤC
MỤC LỤC...................................................................................................... 1 BÀI 1: ðỊNH DẠNG TỰ ðỘNG STYLE..................................................... 3 I. STYLES. .................................................................................................... 3 1. Styles là gì............................................................................................. 3 2. Style của một ñoạn văn bản................................................................... 4 II. ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN............................................ 5 1. Xem và áp dụng một Styles có sẵn ........................................................ 5 2. Tự ñộng cập nhật theo một Styles mới. ................................................. 5 III. SỬA ðỔI VÀ TẠO STYLE MỚI .......................................................... 6 1. Sửa ñổi Styles ....................................................................................... 6 2. ðổi tên Styles........................................................................................ 7 3. Xóa Styles............................................................................................. 7 4. Tạo Styles mới: ký tự, ñoạn văn bản, bảng, danh sách. ......................... 8 5. Sao chép Styles tới tài liệu khác. ......................................................... 12 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN HƠN. ................. 13 I. TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT.............................................. 13 1. Tài liệu chủ và tài liệu con .................................................................... 13 2. Tạo tài liệu chủ ñể làm việc riêng lẻ...................................................... 13 3. Tạo tài liệu chủ ñể làm việc chung một nhóm ....................................... 14 II. LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU CHỦ......................................................... 15 1. Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con........................................................ 15 2. Mở tài liệu con bên trong tài liệu chủ .................................................. 15 3. Sắp xếp lại các tài liệu phụ.................................................................. 16 4. Chia cắt tài liệu phụ thành hai ............................................................. 16 5. Kết hợp hai tài liệu phụ thành một ...................................................... 17 6. Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ ....................................... 17 7. ChuyÓn ®æi một tài liệu con thµnh mét phÇn tài liệu chủ ..................... 17 BÀI 3: MỤC LỤC VÀ BẢNG TRA CỨU .................................................. 18 I. BẢNG MỤC LỤC.................................................................................... 18 1. Tạo bảng mục lục.................................................................................. 18 2. Lựa chọn các khuôn dạng ..................................................................... 19 3. Cập nhật bản mục lục sau sửa ñổi văn bản . .......................................... 20 II. BẢNG THAM KHẢO CHÉO ............................................................... 20 1. Tạo bảng tham khảo chéo,lựa chọn các khuôn dạng............................ 20 2. Thay ñổi tham chiếu............................................................................ 22 3. Cập nhật sau sửa ñổi văn bản .............................................................. 22
1
II.
III. BẢNG CHỈ MỤC.................................................................................. 22 1. ðánh dấu một chỉ mục. Tạo, ñịnh dạng, xóa một chỉ mục ................... 22 2. Tạo và xóa bảng chỉ mục..................................................................... 24 3. Cập nhật chỉ mục sau sửa ñổi văn bản................................................... 26 BÀI 4: CÁC VẤN ðỀ KHÁC ..................................................................... 27 I. TIÊU ðỀ CỦA MỘT ðỐI TƯỢNG THÀNH PHẦN TRONG VĂN BẢN CAPTION........................................................................................... 27 1. Caption là gì? ...................................................................................... 27 2. Gắn caption cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu ñã có... 27 3. Gắn caption tự ñộng cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu .28 SOẠN THẢO VÀ ðỊNH DẠNG CAPTION.................................... 29 1. Thay ñổi nhãn ..................................................................................... 29 2. Thay ñổi khuôn dạng ñánh số.............................................................. 29 3. ChÌn thªm sè ch−¬ng vµo Caption....................................................... 29 III. ðIỂM ðÁNH DẤU - BOOKMARK ................................................ 29 1. Bookmark là gì.................................................................................... 29 2. Chèn thêm bookmark .......................................................................... 30 3. Di chuyển ñến một bookmark ............................................................. 30 4. Hiển thị bookmark .............................................................................. 30 5. Xóa bookmark..................................................................................... 30 IV. CHÚ GIẢI CUỐI TRANG, CUỐI TÀI LIỆU FOOTNOTES, ENDNOTES ................................................................................................ 31 1. Chú giải cuối trang, cuối tài liệu là gì, tại sao cần dùng cuối trang và cuối tài liệu ................................................................................................ 31 2. Chèn footnotes, endnotes .................................................................... 31 3. Các Option .......................................................................................... 32 4. Các dịnh dạng ñánh số ........................................................................ 33 5. Di chuyển footnotes, endnotes ............................................................ 33 6. Xóa footnotes, endnotes ...................................................................... 33
2
BÀI 1: ðỊNH DẠNG TỰ ðỘNG STYLE
I. STYLES. 1. Styles là gì
Style là tập hợp gồm nhiều lệnh ñịnh dạng ñược sắp xếp theo tên. ðể tạo Style,
bạn báo cho World biết, ñưa ra vài lệnh ñịnh ñạng, và ñặt tên cho Style ñó. Sau
này, khi bạn áp dụng Style này bằng cách chọn trong danh sách Style, thực sự là
bạn chọn ñồng thời nhiều lệnh ñịnh dạng. Bạn chọn tất cả các lệnh ñịnh dạng mà
bạn hoặc ai ñó ñã chọn khi tạo lập và ñặt tên cho Style ñó.
Hình l khi áp dụng Style cho văn bản, bạn áp dụng ñồng thời nhiều lệnh ñịnh
dạng và không cần phải ñến nhiều Menu và hộp thoại khác nhau.
Hình l nêu ra một Style có tên là Salutation ñược chọn từ danh sách Style. Sau
khi người dùng nhấp vào Salutation, tất cả các lệnh trong Style này ñược áp
dụng cho văn bản ñược chiếu sáng trên tài liệu. Trong Hình 1, là lời chào Style
Salutation khoảng trống 11 points ñặt trên và dưới ñoạn văn, và ñặt Font Times
New Roman 10 points cho văn bản
Tầm quan trọng của Style
- Bằng cách làm việc với các Style, bạn có thể tránh ñược việc mở ñi mở lại
nhiều hội thoại, mỗi lần muốn ñịnh dạng một ñoạn văn hoặc thay ñổi Font chữ
và cỡ chữ của văn bản. Sau khi tạo Style bạn chỉ việc chọn từ Menu Style thay
vì ñưa ra các lệnh ñịnh dạng. Với các Style, bạn có thể yên tâm là các tiêu ñề
(Heading) và các ñoạn văn trong toàn bộ tài liệu ñều như nhau. Chẳng hạn, tất
3
cả các tiêu ñề ñược gán Style Heading 1 có vẻ giống nhau. Các Paragraph ñược
gán Style Intro Para cũng có vẻ tương tự. Và giả sử bạn cho rằng Style Intra
Para có vẻ chưa hoàn toàn ñúng, bạn có thể thay ñổi và do ñó thay ñổi ngay lập
tức một ñoạn văn ñược gán Style Intro Para. Các Style, ngoài việc ñịnh dạng dễ
dàng ñoạn văn và tiêu ñề, nó còn là cách giải quyết hoàn hảo. Nếu bạn muốn
thay ñổi dáng tiêu ñề bạn chỉ cần tái xác ñịnh Style mà bạn ñã gán, và tất cả các
tiêu ñược gán Style này cũng ñược xác ñịnh lại.
- Trong công việc kinh doanh, các Style ñặc biệt quan trọng. Một công ty
gây ñược ấn tượng tốt khi các sổ ghi nhớ, Fax, và hóa ñơn gởi cho khách hàng
có hình dáng giống nhau. Bạn có thể làm cho chúng có hình dáng tương tự bằng
cách tạo ra các Style cho Fax, sổ ghi nhớ, và hóa ñơn rồi lưu chúng trong một
Template. Tạo lập Style cho các thư tín công ty cũng ñồng nghĩa với việc tiết
kiệm thời gian. Thay vì phải vất vả với các lệnh ñịnh dạng của Word, các nhân
viên chỉ cần chọn các Style từ Menu nào ñó khi họ lập tài liệu.
- Một số lệnh của Word không làm việc, trừ khi các tiêu ñề trong tài liệu ñó
ñã ñược gán Style. Ví dụ, bạn không thể tự ñộng tạo bảng mục lục, trừ khi mọi
tiêu ñề trong tài liệu ñó ñã ñược gán Style. Và bạn không thể lấy ưu ñiểm của
màn hình Outline và các lệnh trên thanh công cụ Outline. Và bạn không thể
tham khảo chéo các tiêu ñề hoặc số ñánh số tiêu ñề trong tài liệu. ðể tạo lập
bảng hình ảnh hoặc minh họa, bạn phải gắn các chú thích của chúng với Style
Caption. 2. Style của một ñoạn văn bản
Paragraph Style: Tạo Style ñoạn văn về thụt ñầu dòng, khoảng cách dòng, và
các việc ''ñịnh dạng''. Style ñoạn văn giống Style ký tự, cũng có thể gồm cả các
giá trị cài ñặt Font chữ và cỡ chữ. Khi bạn gán Style ñoạn văn, các xác lập Font
và ñịnh dạng áp dụng cho văn bản trong ñoạn văn có con trỏ ñang hiện diện
(hoặc văn bản trong nhiều ñoạn văn nếu bạn ñã chọn tất cả hoặc phần của ñoạn
văn).
4
II. ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN 1. Xem và áp dụng một Styles có sẵn
ðể áp dụng một Style có sẵn,bạn chỉ cần nhấp vào ñoạn văn và bạn muốn
gán Style( hoặc chọn văn bản nếu bạn ñang dùng Style ký tự ), chọn Style từ
danh sách Style. Hoặc ñể áp dụng một Style cho nhiều ñoạn văn, trước hết bạn
hãy chọn tất cả một phần của các ñoạn văn ñó, sau ñó bạn chọn Style từ danh
sách Styles. ðôi khi bạn phải cuộn tới cuối danh sách Style ñể tìm Style cần
dùng.
Chú ý danh sách Style cho bạn sự hình dung sơ bộ các ñoạn văn, sau khi
chọn một Style. Các mẫu tựcủa tên Style ñược thể hiện theo phông chữ ở Style
ñó.Bên phải mỗi Style có một hộp nhỏ cho biết văn bản ñược sắp xếp như thế
nào, dù ñó là Style của ñoạn văn hoặc Style ký tự va fcác mẫu tự trong Style ñó
cao bao nhiêu point.
ðể có thể hiển thị các Style ở cạnh trái cửa sổ tài liệu ñể tiện theo dõi, bạn
hãy làm theo các bước sau:
• Chọn Tools/Option ñể mở hộp thoại Option.
• Nhấp tab View nếu cần.
• Chuyển ñến hộp cuộn Style Area Width ở góc dưới bên trái tab View và
nhấp nút mũi tên hướng lên ñể mở rộng vùng Style ñến 0.5 hoặc 0.7 inch.
• Nhấp OK.
2. Tự ñộng cập nhật theo một Styles mới.
Chọn ñoạn văn muốn tự ñộng cập nhật theo Style mới.
Nhấp menu Style tên Style ñó sẽ ñược chiếu sáng.
Nhấn phím Enter, bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style
Bảo ñảm hộp kiểm Update The Style To Refflect Recent Changes ñược ñánh
dấu kiểm.
Nhấp OK.
Chú ý: Hộp kiểm Automatically Update The Style From Now On là tương
ñương hộp kiểm Automatically Update trong hộp thoại New Style . Nhấp hộp
5
thoại này và tất cả các ñoạn văn trong tài liệu , ñã ñược gán Style ñã ñược ñịnh
dạng lại, mỗi khi bạn ñịnh dạng lại một ñoạn văn riêng lẻ ñã ñược gán Style ñó.
Khi tạo mới một Style bạn muốn Style này tự ñộng cập nhật thì bạn làm theo các
bước sau: - Nhấp nút Styles and Formating trên thanh công cụ Format - Hộp thoại Styles and Formating xuất hiện, nhấp nút New Style, trong hộp
New Style bạn chọn: (cid:1) Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn ñã
tạo vào Template có sở ñể tạo lập tài liệu. Các Style mới chỉ có hiệu lực
trong tệp ñược tạo lập, trừ khi hộp kiểm này ñược ñánh dấu. Nhấp hộp này
ñể lưu Style bạn vừa tạo vào tài liệu và Template hiện hành. Khi người
dùng tạo ra tập tin với Template này người ñó có thể rút STYIE bạn tạo ra
nếu hộp này ñược ñánh dấu kiểm.
(cid:1) Automatically Update: Thông thường, khi thay ñổi ñịnh dạng ñối với
một ñoạn văn, Style ñược gán với ñoạn văn ñó sẽ không thay ñổi. ðánh
dấu kiểm vào hộp này là yêu cầu Word tái xác ñịnh Style ñó mỗi khi ñịnh
dạng lại ñoạn văn ñã gán Style này. Khi hộp này ñược ñánh dấu kiểm, tất
cả các ñoạn văn ñược gán Style nói trên trong tài liệu ñược tái ñịnh dạng
một cách tự ñộng mỗi khi bạn ñịnh dạng lại một ñoạn văn riêng lẻ ñã
ñược gán Style trên.
III. SỬA ðỔI VÀ TẠO STYLE MỚI 1. Sửa ñổi Styles
Chỉnh sửa Style dùng hộp thoại Modify Style:
- Nhấp ñoạn văn bạn muốn xác ñinh lại Style (hoặc chọn văn bạn nếu bạn ñang
sửa ñổi Slyte ký tự)
- Chọn Format/ Style ñể mở hộp thoại Style.
- Nhấp nút Modify. Bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style. Nếu hộp thoại có vẻ
quen thuộc là do các tùy chọn, hộp kiểm, và các nút của nó làm việc hoàn toàn
như trong hộp thoại New Style (xem Hình 2). Bạn nên xem phần ''Tạo Style từ
ñầu", ở ñầu chương này, nếu bạn cần sự hướng dẫn về hộp thoại Modify Style.
6
Nhấp ñể tạo cơ
sở Style dựa
trên Style khác.
Nhấp ñể chọn các lệnh ñịnh dạng
Nhấp ñể chỉnh sửa Style một cách tự ñộng mỗi khi
bạn thay ñổi ñoạn văn ñược gán Style ñó.
Hình 2: Bằng cách tạo Style từ ñầu, bạn có thể ñặt cơ sở
một Style lên một Style khác hoặc chỉ ñịnh Style bất kỳ luôn
luôn tuân theo Style bạn ñang tạo
- Sửa ñổi Style trong hộp thoại Modify Style.
- Nhấp OK.
- Nhấp nút Apply ñể áp dụng các ñịnh dạng mới cho tất cả các ñoạn văn hoặc
văn bản trong tài liệu ñược gán Style bạn ñã sửa ñổi. 2. ðổi tên Styles
Bạn không thể cung cấp cho Style một tên ñã ñược gán cho Style khác. Việc ñổi
tên Style tương tự việc chỉnh sửa Style. Chọn Format/Style ñể mở hộp thoại
Style. Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn ñổi tên, nhấp nút Modify.
Trong hộp thoại Modify Style, nhấp vào trường Name và gõ tên mới. Sau ñó
nhấp OK. Nếu bạn muốn áp dụng Style ñó cho ñoạn văn hiện hành hoặc ñoạn
văn ñược lựa chọn, hãy nhấp Apply. Nếu không, bạn hãy nhấp nút Close. 3. Xóa Styles
Khi bạn xóa một Style, các ñoạn văn ñược gán Style ñó sẽ ñược gán Style
Normal ñể thay thế. Word không cho phép bạn xóa các Style ñi cùng với mọi tài
7
liệu Word (Ví dụ: Normal và Heading), nhưng bạn có thể có các Style bạn ñã
tạo và nhiều Style khác ñi cùng các Template.
Bạn hãy làm theo các bước sau ñể xóa Style:
- Chọn FormatStyle. Hộp thoại Style xuất hiện như trên Hình 3.
Nhấp Style bạn
Hình 3: Xoá Style
- Nhấp Menu List và chọn User-defined Styles hoặc Styles In Use. Bằng cách
ñó bạn thu gọn danh sách các tập tin theo danh sách Style và việc tìm kiếm Style
dễ dàng hơn.
- Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn xóa.
- Nhấp nút Delete.
- Nhấp Yes khi Word hỏi bạn có muốn tới Style ñó không.
- Nhấp Close ñể ñóng hộp thọai Style. 4. Tạo Styles mới: ký tự, ñoạn văn bản, bảng, danh sách.
Tạo lập Style
ðể tạo Style ñoạn văn, hoặc xây dựng nó từ ñầu bằng cách chọn Format Style
và làm việc trong hộp thoại Style, hoặc ñịnh dạng ñoạn văn trong tài liệu và yêu
cầu Word chuyển thành mẫu Style bạn muốn tạo ra. ðể tạo Style ký tự, bạn phải
chọn Format Style và làm việc trong hộp thoại Style. Từng phương pháp sẽ
ñược giải thích trong các trang sau.
Chọn phương pháp Style
Word ñã tạo ra hai cách tạo lập Style:
- Phương pháp nguyên mẫu
- Phương pháp xây dựng khối.
8
Phương pháp nào tốt hơn ?
Phương pháp nguyên mẫu có ưu ñiểm trong thư tín, bạn thấy chính xác những gì
Style tạo ra như trên màn hình. Với nguyên mẫu, bạn ñịnh dạng ñoạn văn, quan
sát, thay ñổi các ñịnh dạng nếu cần, gõ tên Style vào hộp danh sách Style trên
thanh công cụ Formatting, và nhấn phím ENTER. Khi bạn gán Style do bạn
tạo lập cho ñoạn văn, ñoạn văn này có hình thức hoàn toàn mới ñoạn văn bản
ñang sử dụng làm nguyên mẫu.
Tạo Style bằng phương pháp xây dựng khối ñòi hỏi lâu hơn, và bạn không nhìn
thấy cái mà Style thực hiện trên màn hình, những ñiều bạn nhận ñược hoàn hảo
hơn. Với phương pháp xây dựng khối, bạn ñi từ hộp thoại Style ñến hộp thoại
Font, hộp thoại Paragraph, và các hộp thoại khác, bạn báo cho Word biết
Style mới sắp ñịnh dạng ñoạn văn như thế nào.
Phương pháp xây dựng khối có nhiều ưu ñiểm hơn phương pháp nguyên
mẫu. Với phương pháp xây dựng khối, bạn có thể yêu cầu Word tái xác ñịnh
Style mỗi khi Style ñược gán cho ñoạn văn có sự thay ñổi. Mặt khác, nếu bạn
thay ñổi ñịnh dạng ñối với ñoạn văn ñược gán Style Bold Text, thì tất cả các
Paragraph ñược gán Style Bold Text trong tài liệu ñó cũng ñược ñịnh dạng lại.
Bạn cũng có thể thêm các Style bạn tạo cho Template khi bạn dùng phương
pháp xây dựng khối.
Ngoài ra, phương pháp xây dựng khối cho phép bạn yêu cầu Word luôn
luôn theo một Style nào ñó, cùng với Style khác. Giả sử Style Chapter Title
trong tài liệu luôn luôn ñược tuân theo cho ñoạn văn ñược gán Slyle Chapter
Intro. Vì mục ñích ñồng nhất, và ñể giúp bạn khỏi nhọc công chọn một Style
mới trên thanh Menu Style sau khi viết các tiêu ñề chương, bạn có thể yêu cầu
Word luôn luôn tuân theo Chapter Title, cùng với Chapter lntro.
Tuy nhiên, nhiều người không có ñủ may mắn hoặc thành thạo ñể tạo lập
một Style hoàn chỉnh từ lần ñầu tiên, có cách tốt nhất ñể tạo Style là thực hiện
việc ñó theo cả hai cách, qua hộp thoại Style và phương pháp nguyên mẫu. Phần
cuối của chương này, tái xác ñịnh Style giải thích phương pháp "tinh chỉnh"
9
Style. Bạn có thể thực hiện ñiều ñó bằng hộp thoại Style hoặc phương pháp
nguyên mẫu.
Tạo Style từ ñoạn văn mẫu
ðể tạo Style từ ñoạn văn mẫu, bạn bắt ñầu với một ñoạn văn mẫu có các
ñịnh dạng ñúng như các ñịnh dạng Style mới sẽ có nhiệm vụ biểu hiện. Bạn hãy
làm theo các bước sau ñể tạo Style từ một ñoạn văn mẫu:
- Tìm hoặc tạo ñoạn văn mẫu trong tài liệu của bạn.
- Nhấp ñoạn văn ñó.
Ghi chú: Trong Word, một ñoạn văn (Paragraph) ñơn giản là nội dung ñược gõ
lên màn hình trước khi bấm phím Enter. Vì vậy, tiêu ñề là một ñoạn văn. ðể tạo
Style cho tiêu ñề bằng phương pháp nguyên mẫu, bạn hãy nhấp tiêu ñề.
- Nhấp hộp Menu Style. Các từ trong hộp Style ñược chiếu sáng.
- Gõ tên cho Style mới.
- Nhấn phím ENTER.
Chọn tên Style
Chọn tên Style có ý nghĩa nhưng ñủ ngắn ñể không làm Menu Style dãn
ra và vượt quá nửa cửa sổ tài liệu, là ñiều tương ñối khó. Tên Style có thể dài
255 ký tự, nhưng nói chung bạn không nên chọn tên dài hơn 20 ký tự. Bạn hãy
xem xét danh sách Style sau ñây, có các tên quá dài. Làm việc với danh sách
Style này gần như là không thể.
Tạo Style từ ñầu
ðể tạo Style từ ñầu, bằng phương pháp xây dựng khối, bạn hãy làm theo
các bước sau:
- Nhấp vào ñoạn văn hoặc tiêu ñề bạn muốn tạo lập Style ñoạn văn mới, hoặc
chọn văn bản bạn muốn tạo Style ký tự.
- Chọn Format/Style, bạn sẽ thấy hộp thoại Style.
- Nhấp nút New. Hộp thoại New Style xuất hiện, như trên Hình 3
- Nhập tên Style vào hộp Name. Tên bạn nhập sẽ xuất hiện trên danh sách Style.
- Trong danh sách Style Type, chọn Character nếu bạn ñang tạo Style ký tự.
- Chọn các tùy chọn và hộp kiểm tra sau ñây khi thấy thích hợp.
10
Based On: Chọn Style từ danh sách thả xuống ñể ràng buộc Style bạn ñang tạo
ra với Style khác. Ví dụ, bằng cách chọn Style Default Paragraph Font, bạn
yêu cầu Word luôn luôn hiển thị văn bản theo Default Paragraph Font dù Font
ñó là gì. Nếu bạn thay ñổi Style mặc ñịnh thì các Style dựa trên ñó sẽ thay ñổi
theo Style ñó. Style bạn ñang khởi tạo sẽ thừa hưởng các ñịng dạng từ Style
ñược chọn từ danh sách thả xuống Based On.
Chú ý: Khi bạn chọn Style từ danh sách thả xuống Based On, hoặc chọn Style
như Normal hoặc Default Paragraph Font, hoặc là chọn không có Style. Nếu bạn
chọn Style phức tạp từ danh sách thả xuống và sau này bạn thay ñổi Style ñó,
các thay ñổi phức tạp sẽ ñược Style thừa hưởng . ðiều ñó có thể gây ra các hậu
qủa xấu. Nhưng bằng cách liên kết Style hoặc không dùng Style, bạn có thể yên
tâm là các thay ñổi ñối với Style nền sẽ không có các tác ñộng với Style bạn
ñang tạo.
Style For Following Paragraph: Nếu muốn, bạn có thể chọn một Style nào ñó
từ danh sách thả xuống, khi Style bạn ñang tạo luôn luôn có một Style hiện theo
sau.
Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn ñã tạo vào
Template cơ sở ñể tạo lập tài liệu. Các Style mới chỉ có hiệu lực ñược tạo lập,
trừ khi hộp kiểm này ñược ñánh dấu. Nhấp hộp này ñể lưu Style bạn vừa tạo vào
tài liệu và Template hiện hành. Khi người dùng tạo ra tập tin với Template này
người ñó có thể rút Style bạn tạo ra nếu hộp này ñược ñánh dấu kiểm.
Automatically Update: Thông thường , khi thay ñổi ñịnh dạng ñối với một
ñoạn văn, Style ñược gán với ñoạn văn ñó sẽ không thay ñổi. ðánh dấu kiểm
vào hộp này là yêu cầu Word tái xác ñịnh Style ñó mỗi khi ñịnh dạng lại ñoạn
văn ñã gán Style này. Khi hộp này ñược ñánh dấu kiểm, tất cả các ñoạn văn
ñược gán Style nói trên trong tài liệu ñược tái ñịnh dạng một cách tự ñộng mỗi
khi bạn ñịnh dạng lại một ñoạn văn riêng lẻ ñã ñược gán Style trên.
Tip: Nếu bạn thích nó ra các lệnh bằng cách nhấn phím, kể cá các lệnh về Style,
hãy nhấp vào nút Shortcut Key. Hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện.
11
- Nhấp nút Format. Bạn sẽ thấy Menu gồm các mục chọn ñịnh dạng (Bảng l liệt
kê các lệnh tương ñương với các tùy chọn này)
- Chọn tùy ý ñể mở một hộp thoại và ñưa ra các lệnh ñịnh dạng. Ví dụ, chọn
Paragraph ñể mở hộp thoại Paragraph.
- Trong hộp thoại ñó, chọn các tùy chọn ñịnh dạng cho Style mới, sau ñó nhấp
OK.
- Lặp lại các bước từ 1 ñến 9 nhiều lần theo yêu cầu ñể tạo lập Style. 5. Sao chép Styles tới tài liệu khác.
ðể sao chép Style từ một tài liệu vào tài liệu khác, bạn chỉ cần sao chép
ñoạn văn ñã gán Style ñó từ tài liệu ñầu ñến tài liệu thứ hai. Bạn sao chép toàn
bộ ñoạn văn (kể cả ký hiệu ñoạn văn ở cuối ñoạn văn ñó), Style ở tài liệu ñầu sẽ
ñược ñưa vào tài liệu thứ hai một cách an toàn và ñược áp dụng ở ñó. Sau khi
bạn sao chép ñoạn văn trên, hãy xóa văn bản ñó. Mặc dù văn bản ñã ñược xóa,
Style ñược gán vẫn ở lại trọng tài liệu và hiện diện trong danh sách Style thả
xuống.
Chú ý: ðể sao chép Style, tên Style ñó phải khác với tất cả các tên Style ñã có ở
tài liệu tiếp nhận. Bạn có thể ñổi tên Style ñược sao chép
Lý do khiến bạn phải sao chép toàn bộ ñoạn văn (bằng cách nhấp ñúp trái)
là vì các ñịnh dạng của Word - kể cả các Style- cho mỗi ñoạn văn ñều ñược lưu
giữ trong ký hiệu ñoạn văn (Paragraph Symbol) ở cuối ñoạn văn ñó. Bạn có thể
thấy ký hiệu này bằng cách nhấp Show/Hide. Bằng cách sao chép toàn bộ ñoạn
văn, bạn cũng sao chép ký hiệu ñoạn văn.
Ghi chú: Bạn cũng có thể dùng Organizer ñể sao chép các Style từ tài liệu này
ñến tài liệu khác. Bạn nên xem phần “kết hợp các Style cho Template” ở phần
cuối chương này. Kỹ thuật kết hợp các Style cho Template tương tự các kỹ
thuật sao chép Style giữa các tài liệu
12
BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN
HƠN.
I. TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT
1. Tài liệu chủ và tài liệu con
Các tài liệu chính ñể hệ thống hóa word có một ñặc tính ñược gọi là tài
liệu chính, dùng ñể làm việc trên các dán BOOK-LENGTH. Nếu bạn ñang viết
một cuốn sách dày 500 trang, sẽ rất khó khăn khi ñặt tất cả 500 trang vào một tài
liệu duy nhất. Bạn hãy thử tưởng tượng một ñoạn văn hoặc tiêu ñề nào ñó trong
tác phẩm dài như vậy. Thay gộp 500 trang cùng một lúc, bạn có thể tạo tài liệu
chính, tập hợp gồm các tài liệu phụ ñược tổ chức thành một tổng thể.
Sau khi tác phầm ñó ñược tổ chức thành các tài liệu phụ, là mở tài liệu
phụ, bắt ñầu làm việc với tài liệu ñó. Các thay ñổi ñược thực hiện ñối với các tài
liệu phụ này ñược ghi ñầy ñủ vào tài liệu chính. Và khi bạn làm việc trong tài
liệu chính, các thay ñổi ñã thực hiện ñó cũng ñược ghi vào tài liệu phụ.
Mọi ñiều làm ñược trong màn hình Outline, ñều có thể ñược làm ñối với
tài liệu chính, nhưng bạn có thể thực hiện ñiều ñó cùng một lúc với nhiều tài
liệu phụ. Nói cách khác, bạn có thể xem tác phẩm ñó có ñược hệ thống hoá tốt
hay không, có thể di chuyển các tiêu ñề và văn bản từ tài liệu này ñến tài liệu
phụ khác nếu cần. Vì vậy các tài liệu chính, bên cạnh việc giúp bạn làm việc dễ
dàng hơn trên các tài liệu dài, còn cho phép bạn sử dụng mọi ưu ñiểm của màn
hình Outline.
Chú ý: Hiểu phương pháp làm việc trong màn hình Outline là ñiều quan trọng
khi bạn làm việc với các tài liệu chính. Bạn không nên tạo ra một tài liệu chính
trừ khi bạn biết sử dụng và vận hành tất cả các nút trên thanh công cụ Outlining.
2. Tạo tài liệu chủ ñể làm việc riêng lẻ
Một tài liệu chủ ñể làm việc riêng lẻ bao gồm nhiều tài liệu trong nhiều hồ
sơ, ta có thể kết hợp các tài liệu ñó bằng cách làm theo các bước sau:
- Tạo hồ sơ cho tài liệu chính.
- Tạo tài liệu mới.
13
- Lưu tài liệu này vào hồ sơ bạn mới tạo lập. Bạn tạo ra một tài liệu chính.
- Chọn View/Outline. Thanh công cụ Master Document xuất hiện
- Nhấp nút Insert Subdocument. Bạn sẽ thấy hộp thoại lnsert Subdocument
- Tìm và nhấp tập tin ñầu bên mà bạn muốn trở thành một phần của tài liệu
chính, sau ñó nhấp Open.
- Nhấp nút l hoặc 2 trên thanh công cụ Master Document. ðể làm việc dễ dàng
hơn trong màn hình Master Document, bạn chỉ nên cho xuất hiện một hoặc hai
tiêu ñề.
- ðến cuối tài liệu chính và lặp lại các bước 5 và 6 nhiều lần tùy theo yêu cầu ñể
chèn tất cả các tài liệu phụ. Các tài liệu hiện hữu vẫn giữ các tên gốc của chúng,
khi ñược chèn vào tài liệu chính.
3. Tạo tài liệu chủ ñể làm việc chung một nhóm
Bạn hãy làm theo các bước sau, ñể tạo tài liệu chủ ñể làm việc chung một
nhóm:
- Tạo hồ sơ cho tài liệu chính.
- Tạo tài liệu mới.
- Lưu tài liệu này vào hồ sơ bạn ñã tạo ra ở bước 1.
- Chọn View/Outline thanh công cụ Master Document xuất hiện cùng với
thanh công cụ Outlining.
- Nhập các tiêu ñề vào tài liệu nêu trên. Nói cách khác, bạn xây dựng ñề cương
cho tác phẩm của mình. Khi nhập các tiêu ñề, bạn hãy gán cho mỗi tiêu ñề một
Style tiêu ñề. Trong các bước 6 và 7, bạn sẽ chia ñề cương thành các tài liệu
mẫu, vì vậy, phải gắn Style Heading 1 cho tiêu ñề thứ nhất trong từng tài liệu
phụ.
- Chọn các tiêu ñề cho tài liệu phụ thứ nhất. ðể thực hiện ñiều ñó bạn hãy nhấp
dấu cộng (+) bên cạnh tiêu ñề ñã ñược gán cho Style Heading 1.
- Nhấp nút Create Subdocument trên thanh công cụ Master Document. Như
trên hình 4, hộp màu xám xuất hiện xung quanh các tài liệu phụ. Trong khi ñó,
một biểu tượng tài liệu phụ xuất hiện ở góc trên bên trái hộp ñó.
- Chọn loạt tiêu ñề tiếp theo và nhấp lại nút Create Subdocument.
14
Tiếp tục công việc này cho ñến khi bạn tạo ra tất cả các tài liệu phụ.
Lưu tài liệu chính.
Khi bạn lưu tài liệu chính, Word cũng lưu các tài liệu phụ của tài liệu ñó
Word ñặt tên các tài liệu phụ, tiêu ñề thứ nhất của mỗi tài liệu phụ ñó.
Hình 4: Tạo tài liệu chính
II. LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU CHỦ 1. Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con
Muèn xße réng c¸c tµi liÖu con ®Ó thÊy ®−îc néi dung bªn trong cña mçi tµi liÖu
ta nhÊp chuét vµo nót Expand trªn thanh c«ng cô Outlining ( nót cã biÓu t−îng
lµ dÊu +).
Muèn xÕp gän c¸c tµi liÖu con ®Ó tiÖn theo dâi ®−îc toµn bé néi dung ®Çu môc
cã trong tµi liÖu ta nhÊp chuét vµo nót Collapse trªn thanh c«ng cô Outlining (
nót cã biÓu t−îng lµ dÊu -). 2. Mở tài liệu con bên trong tài liệu chủ
ðÓ lµm viÖc trªn tµi liÖu chÝnh hoÆc mét trong c¸c tµi liÖu phô, b¹n cã thÓ
b¾t ®Çu tõ tµi liÖu chÝnh, hoÆc tõ tµi liÖu phô. B¹n cã thÓ më mét tµi liÖu phô bÊt
kú, lµm viÖc trªn ®ã, l−u, vµ ®ãng kh«ng cÇn biÕt ®ã lµ mét phÇn cña tµi liÖu
chÝnh.
Tuy nhiªn h·y më tµi liÖu chÝnh, vµ b¹n sÏ thÊy tµi liÖu nh− trªn H×nh 5.
C¸c ký tù cã g¹ch d−íi lµ siªu nèi kÕt ®Òu cã ghi ®−êng dÉn ®Õn tµi liÖu phô.
B»ng c¸ch nhÊp mét siªu nèi kÕt, b¹n cã thÓ më tµi liÖu phô vµ b¾t ®Çu lµm viÖc.
15
NÕu b¹n lµm viÖc trùc tiÕp trªn tµi liÖu chÝnh, b¹n cã thÓ thùc hiÖn ®iÒu ®ã b»ng
c¸ch nhÊp nót Expand Subdocuments, b¹n sÏ thÊy tµi liÖu chÝnh trong mµn
h×nh Outline.
ðể làm việc trên một trong các tài liệu phụ, bạn có thể bắt ñầu từ tài liệu chính,
hoặc từ tài liệu phụ. Bạn có thể mở một tài liệu phụ bất kỳ, làm việc trên ñó, lưu,
và ñóng không cần biết ñó là một phần của tài liệu chính.
Hình 5: Nhấp siêu nối kết ñể mở tài liệu phụ hoặc nhấp nút Expand Subdocuments ñể làm việc trong tài liệu chính.
Tuy nhiên, hãy mở tài liệu chính, và bạn sẽ thấy tài liệu như trên hình 5. Các ký
tự có gạch dưới là siêu nối kết ñều có ghi ñường dẫn ñến tài liệu phụ. Bằng
cách nhấp một siêu nối kết, bạn có thể mở tài liệu phụ và bắt ñầu làm việc. 3. Sắp xếp lại các tài liệu phụ
Muốn sắp xếp lại các tài liệu phụ ta nhấp và giữ chuột vào biểu tượng tài
liệu con cần sắp xếp lại vị trí rồi kéo tài liệu ñó ñến vị trí mới của nó sau ñó mới
nhả chuột. 4. Chia cắt tài liệu phụ thành hai
ðể phân chia tài liệu phụ thành hai, bạn hãy nhấp tiêu ñề thứ nhất của tài
liệu phụ ñó, nhấp nút Expand. Tiếp theo, nhấp vào tiêu ñề sẽ trở thành tiêu ñề
thứ nhất của tài liệu phụ mới và nhấp nút Split Subdocument.
16
5. Kết hợp hai tài liệu phụ thành một
ðể kết hợp hai tài liệu phụ thành một, bạn hãy sắp xếp các tài liệu phụ
xếp chồng lên nhau trong tài liệu chính. Tiếp theo, bạn chọn các tài liệu phụ ñó.
ðể làm ñiều này, bạn nhấp biểu tượng của tài liệu phụ ñầu tiên, nhấn giữ SHIFT
và nhấp vào từng biểu tượng của tài liệu phụ bạn muốn lồng ghép (xem Hình 6).
Sau khi chọn xong, bạn hãy nhấp nút Merge Subdocument.
Nhấp SHIFT ñể chọn nhiều tài
Hình 6: Xoá, trộn, phân chia và khoá các tài liệu phụ của
một tài liệu chính nào ñó.
6. Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ
ðể cắt bỏ một tài liệu con ra khỏi tài liệu chủ, bạn hãy nhấp biểu tượng
tài liệu ñó sau ñó nhấp nút Delete trên bàn phím hoặc vào Edit/Clear rồi chọn
Content Del. Khi bạn xóa một tài liệu phụ theo cách này, tài liệu không bị xóa
khỏi ñĩa cứng, chỉ bị xóa khỏi tài liệu chính. 7. ChuyÓn ®æi một tài liệu con thµnh mét phÇn tài liệu chủ
ðể chuyển ñổi một tài liệu con thành một phần tài liệu chủ, bạn hãy nhấp biểu
tượng tài liệu ñó sau ñó nhấp nút Remove Subdocument trên thanh công cụ
Outlining
17
BÀI 3: MỤC LỤC VÀ BẢNG TRA CỨU
I. BẢNG MỤC LỤC
1. Tạo bảng mục lục
§Ó t¹o b¶ng môc lôc ®¬n gi¶n, chØ cã c¸c tiªu ®Ò trong tµi liÖu b¹n h·y
lµm theo c¸c b−íc sau:
- ë ®Çu tµi liÖu ®ã, b¹n gâ Table Of Contents vµ nhÊn ENTER mét hoÆc hai
lÇn.
- Chän lnsert/Index and Tables.
- NhÊp Table of Contents trong hép tho¹i Index and Tables. Xem H×nh 11-13.
- Trong hép Formats, chän ®Þnh d¹ng cho b¶ng môc lôc ®ã. Khi nhÊp kiÓu
®Þnh d¹ng, b¹n h·y quan s¸t hép Preview, hép nµy nªu ra d¸ng vÎ c¸c kiÒu
®Þnh d¹ng ®ã trong b¶n in vµ trªn trang Web.
- Trang hép Show Levels, b¹n nhËp mét sè ®Ó chän møc tiªu ®Ò sÏ xuÊt hiÖn
trong b¶ng môc lôc. VÝ dô, nhËp sè 1, cã nghÜa lµ chØ ®Æt c¸c tiªu ®Ò cã Heading
1 vµo b¶ng môc lôc. NhËp sè 3 cã nghÜa lµ ®−a c¸c tiªu ®Ò cã Heading l,
Heading 2 vµ Heading 3 vµo b¶ng môc lôc.
- Tïy thuéc vµo ®Þnh d¹ng b¹n chän cho b¶ng môc lôc, b¹n cã thÓ chØnh söa
b»ng c¸ch chän c¸c tïy chän ë cuèi tab Table Of Contents
Show Page Numbers: B¶ng môc lôc gép c¸c sè trang, trõ khi b¹n xãa dÊu kiÓm
ë hép nµy.
Right Align Page Number: Sè trang ®−îc căn ®Òu bªn ph¶i ®Ó cho dßng sè 1 vµ
dßng sè 10 ®øng th¼ng hµng víi nhau, b¹n cã thÓ căn tr¸i b»ng c¸ch xãa dÊu
kiÓm ë hép nµy.
Tab Leader : §−êng dÉn lµ mét hµng dÊu chÊm h−íng m¾t ng−êi ®äc tõ tiªu ®Ò
®Õn số trang cña tiªu ®Ò ®ã. B¹n cã thÓ chän kiÓu ®−êng dÉn danh s¸ch th¶
xuèng. NÕu b¹n chän kh«ng hiÓn thÞ sè trang, hép Tab Leader cã mÇu x¸m,
®iÒu ®ã cã nghÜa lµ kh«ng cã ®−êng dÉn.
- NhÊp OK
18
Chó ý: NÕu b¹n ®ang t¹o b¶ng môc lôc hoÆc b¶ng bÊt kú cho trang Web, b¹n
nªn xãa dÊu kiÓm ë hép Show Page numbers.
Hình 7: Tạo ra bảng mục lục
2. Lựa chọn các khuôn dạng
Ngoµi c¸c tiªu ®Ò, b¹n cã thÓ ®−a phÇn tµi liÖu bÊt kú ®· g¸n Style vµo b¶ng môc
lôc. VÝ dô, c¸c chó thÝch, c¸c ®o¹n v¨n, vµ c¸c th«ng c¸o ®· ®−îc g¸n mét Style,
®Òu cã thÓ ®−îc ®−a vµo b¶ng môc lôc. Ngoµi ra, b¹n còng cã thÓ lo¹i c¸c tiªu ®Ò ra khái b¶ng môc lôc. §Ó chän chÝnh x¸c néi dung sÏ ®−a vµo b¶ng môc lôc,
b¹n h·y chän lnsert/ Index and Tables vµ nhÊp Table of Contents ë hép ho¹i
Index and Table (xem H×nh 7). Chän kiÓu b¶ng môc lôc, møc tiªu ®Ò ®−a vµo
b¶n môc lôc, v.v..., vµ thùc hiÖn c¸c b−íc sau:
- NhÊp nót Option B¹n thÊy hép tho¹i Table of Contents Options nh− trªn
H×nh 8.
- Trong hép TOC Level bªn c¹nh tõng tªn Style, b¹n nhËp sè møc ®Ó b¸o cho
Word biÕt møc Style sÏ xuÊt hiÖn trong b¶ng môc lôc. VÝ dô, trong H×nh 8, c¸c
tiªu ®Ò ®−îc g¸n Style Digression sÏ ®−îc ®Þnh d¹ng vµ thôt vµo nh− c¸c tiªu ®Ò
®−îc g¸n Style Heading 3, bởi v× sè 3 ®−îc nhËp vµo hép TOC Level bªn c¹nh
tªn c¶ hai Style nµy.
- NhÊp OK ®Ó ®ãng hép tho¹i Table of Contents Options.
- NhÊp OK ë hép tho¹i Index and Table.
19
Hình 8 : Nhấp số vào ô kế bên Style ñược gộp vào mục
3. Cập nhật bản mục lục sau sửa ñổi văn bản .
Gi¶ sö b¹n thªm mét vµi phÇn vµo tµi liÖu vµ mçi phÇn cã mét tiªu ®Ò. Trong khi
®ã, b¹n xãa bít mét hoÆc hai phÇn kh¸c cïng víi c¸c tiªu ®Ò cña chóng. Lóc nµy
b¶ng môc lôc kh«ng cßn chÝnh x¸c n÷a. §Ó cËp nhËt b¶ng môc lôc, b¹n h·y nhÊp
®Ó b¶ng ®ã cã mµu x¸m, nhÊn F9 hoÆc b¹n nhÊp ph¶i chuét ®Ó xuÊt hiÖn menu
®èi t−îng, trong menu nµy b¹n chän Update Field. Khi ®ã sÏ xuÊt hiÖn hép
tho¹i Update Table of Contents. B¹n nªn râ chØ cËp nhËt c¸c sè trang hay cËp
nhËt toµn bé b¶ng môc lôc b»ng c¸ch chän mét trong 2 tr−êng råi nhÊp OK.
II. BẢNG THAM KHẢO CHÉO 1. Tạo bảng tham khảo chéo,lựa chọn các khuôn dạng
B¹n h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®Ó t¹o mét b¶ng tham kh¶o chÐo:
Gâ v¨n b¶n cña tham kh¶o chÐo ®ã.
To a Page Number: nÕu chØ dÉn tham kh¶o cña b¹n dÉn ®Õn sè trang, b¹n h·y
gâ mét dßng ch¼ng h¹n: “ §Ó biÕt thªm vÒ C¸ch m¹ng Th¸ng T¸m b¹n h·y xem
trang”. NhËp mét kho¶ng trèng sau ch− “ trang”. Sè trang sÏ xuÊt hiÖn sau
kho¶ng trèng nµy.
To a Heading: nÕu chØ dÉn tham kh¶o cña b¹n dÉn ®Õn mét tiªu ®Ò nµo ®ã, b¹n
h·y gâ mét dßng ch¼ng h¹n: “ §Ó biÕt thªm vÒ ph−¬ng tr×nh bËc hai,xem ...”.
20
Tiªu ®Ò sÏ ®øng ngay sau dÊu ngoÆc kÐp, v× vËy kh«ng cÇn nhËp kho¶ng trèng
vµo sau dÊu ngoÆc kÐp.
Chän Insert/Cross-reference. Hét tho¹i Cross-reference xuÊt hiÖn
Trong danh s¸ch Reference Type, chän néi dung dßng tham kh¶o chÐo ®ã dÉn
®Õn. Ngo¹i trõ Bookmark, b¹n ph¶i g¸n Style hoÆc ghi chó cho tÊt c¶ tïy chän
®−îc liÖt kª ë danh s¸ch ®ã nÕu b¹n muèn tham kh¶o chóng.C¸c thÎ ®¸nh dÊu
dïng ®Ó dÉn ®Õn c¸c sè trang trong tham kh¶o chÐo. §Ó tham kh¶o mét trang cô
thÓ trªn ®o¹n v¨n , b¹n h·y nhÊp bªn ngoµi hép tho¹i nµy cuén ®Õn ®o¹n v¨n ®ã
vµ ®Æt thÎ ®¸nh dÊu ë ®ã b¨ng lÖnh Bookmark cña menu Insert.
Trong danh s¸ch sæ xuèng Insert Reference To, néi dung ®· chän ë b−íc 3 x¸c
®Þnh sù tham kh¶o hoÆc dÉn ®Õn kho¶n môc ®−îc ®¸nh sè, tiªu ®Ò hoÆc sè trang.
Thùc hiÖn sù chän lùa thÝch hîp ë danh s¸ch Insert Reference To, b¹n tu©n theo
c¸c b−íc sau ®Ó t¹o ra tham kháa chÐo ®Õn v¨n b¶n, sè, hoÆc sè trang.
Text: Chän tïy chän nµy ( Heading Text, Bookmark Text...) ®Ó gép v¨n b¶n vµo
tham chiÕu chÐo ®ã.
Number: Chän tïy chän nµy ®Ó tham kh¶o ®o¹n v¨n cã thÎ ®¸nh dÊu.
NhÊp ®Ó xãa dÊu kiÓm ë Insert As Hyperlink nÕu b¹n kh«ng muèn t¹o siªu nèi
kÕt nh− mét phÇn cña tham kh¶o chÐo ®ã.
B¹n cã thÓ thªm ch÷ trªn hoÆc d−íi cho tham kháa chÐo b»ng c¸ch nhÊp hép
kiÓm Include Above/Below
Trong hép For Which Heading, nhÊp néi dung tham kh¶o chÐo ®ã dÉn ®Õn, cã
thÓ lµ tiªu ®Ò, thÎ ®¸nh dÊu, chó thÝch cuèi trang... 21
NhÊp nót Insert
NhÊp nót Close. 2. Thay ñổi tham chiếu
§Ó thay ®æi tham chiÕu ta chän tham chiÕu cÇn thay ®æi råi vµo menu
Insert/Reference chän Cross-Reference, xuÊt hiÖn hép tho¹i Cross-Reference,
trong môc For Which Heading ta cã thÓ chän néi dung tham kh¶o chÐo ®ã dÉn
®Õn. 3. Cập nhật sau sửa ñổi văn bản
§Ó cËp nhËt tÊt c¶ c¸c tham kh¶o chÐo trong tµi liÖu b¹n h·y chän toµn bé tµi
liÖu ®ã, hoÆc nhÊp F9 hoÆc nhÊp ph¶i chuét vµ chän Update Field ë trong menu
®èi t−îng.
III. BẢNG CHỈ MỤC 1. ðánh dấu một chỉ mục. Tạo, ñịnh dạng, xóa một chỉ mục
§Ó ®¸nh dÊu c¸c môc cña b¶ng chØ môc, b¹n më hép tho¹i Mark Index Entry.
Sau khi më hép nµy, b¹n cã thÓ ®Æt vµo mét gãc nµo ®ã, cuén toµn bé tµi liÖu vµ
®¸nh dÊu c¸c môc khi b¹n cuén qua tµi liÖu. §Õn vÞ trÝ ®Çu tiªn b¹n muèn ®¸nh dÊu mét môc cña b¶ng chØ môc. NÕu mét tõ
hoÆc mét côm tõ nµo ®ã trong v¨n b¶n cã thÓ ®−îc gép trong môc nµy, b¹n h·y
chän tõ hoÆc côm tõ ®ã. B¹n cã thÓ tiÕt kiÖm thêi gian b»ng c¸ch nµy.
NhÊn Alt+Shift + X. B¹n h·y xem héi tho¹i Mark Index Entry.
C¸c ph−¬ng ph¸p xö lý c¸c môc cña b¶ng chØ môc.
Mét môc cña b¶ng chØ môc có thÓ lµ chØ dÉn tham kh¶o, môc chÝnh, môc phô,
hoÆc môc phô cña môc phô. Ngoµi ra, c¸c môc cña b¶ng chØ môc cã thÓ liªn
quan ®Õn mét hoÆc nhiÒu trang. Minh häa sau ®©y nªu ra c¸c kiÓu môc kh¸c
nhau cña b¶ng chØ môc b¹n cã thÓ t¹o ra víi Word:
celcium, 58
Califonia, 147-170
econonly 162 .
agncure. 163
industly 165
22
geoglaphy 148
history 154
Khi b¹n ®¸nh dÊu c¸c môc cña b¶ng chØ môc, World sÏ hái kiÓu môc b¹n ®¸nh
dÊu. Hép tho¹i Mark Indexentry cã c¸c nót tuú chän vµ c¸c hép v¨n b¶n ®Ó ®−a
ra c¸c kiÓu môc sau ®©y vµo b¶ng chØ môc: (cid:1) Cross-reference: ChØ dÉn tham kh¶o ®−a ng−êi ®äc ®Õn môc kh¸c trong
b¶ng chØ môc. CÇn b¶o ®¶m, khi b¹n nhËp chØ dÉn tham kh¶o, ®Òu ®−îc tham
kh¶o ph¶i hiÖn diÖn trong b¶ng chØ môc. (cid:1) Subentry: Môc phô lµ môc lÖ thuéc vµo môc chÝnh trong b¶ng chØ môc,
®−a ra th«ng tin cô thÓ vÒ mét chñ ®Ò chung ®−îc liÖt kª trong b¶ng chØ môc. (cid:1) Sub- Subentry: Mét Sub- Subentry lÖ thuéc vµo mét môc phô (vµ còng lÖ
thuéc vµo môc chÝnh cña môc phô ®ã), ®i ra th«ng tin tõng chi tiÕt vÒ mét môc
phô nµo ®ã. (cid:1) Page Range: Ngoµi viÖc tham kh¶o mét trang, môc cña b¶ng chØ môc cã
thÓ tham kh¶o ®Õn hai hoÆc nhiÒu trang. §Ó cã c¸c môc cña b¶ng chØ môc liªn
quan ®Õn nhiÒu trang, b¹n ph¶i nhËp mét thÎ ®¸nh dÊu (bookmark) gép toµn bé
v¨n b¶n trong kho¶ng trang ®ã.
B¸o cho Word xö lý c¸c môc cña b¶ng chØ môc: (cid:1) Main Entry: NhËp môc chÝnh vµo ®©y. NÕu b¹n ®· chän mét tõ hoÆc côm
tõ nµo ®ã ë b−íc l, tõ nµy sÏ xuÊt-hiÖn ë hép Main Entry. B¹n hiÖu chÝnh tõ
côm tõ nµy hoÆc gi÷ nguyªn nã. Tõ hoÆc côm tõ b¹n ®· ®−a vµo hép nµy sÏ xuÊt
hiÖn ë b¶ng chØ môc.
(cid:1) Subentry: §−a v¨n b¶n môc con hoÆc môc phô cña môc phô vµo hép nµy.
§Ó trèng hép nµy nÕu môc (chÝnh) kh«ng cã môc phô. ®Ó nhËp môc cña môc
phô (sub-subentry), b¹n h·y gâ mét ®Êu hai chÊm (:) gâ môc cña môc phô ®ã,
nh− trªn
B¸o cho Word xö lý chØ dÉn tham kh¶o trang cña môc ®ã:
(cid:1) Cross-reference: §Ó dÉn ng−êi ®äc ®Õn môc chÝnh trong b¶ng chØ môc,
b¹n h·y gâ tªn mục chÝnh ®ã vµo hép nµy sau tõ "See" (xem). §iÒu b¹n gâ vµo
hép nµy sÏ xuÊt hiÖn trong b¶ng chØ môc.
23
(cid:1) Current Page: NhÊp vµo ®©y ®ể t¹o ra dÊu chØ dÉn tham kh¶o b¶ng chØ
môc ®èi víi trang thuéc tµi liÖu ®ã (cid:1) Page Range: NhÊp ®Ó t¹o ra chØ dÉn tham kh¶o ®Õn kho¶ng c¸ch trang.
§Ó t¹o ra mét môc liªn quan ®Õn nhiÒu trang, b¹n ph¶i t¹o mét thÎ ®¸nh dÊu
(bookmark) bao gåm c¸c trang ®ã. B¹n cã thÓ thùc hiÖn ®iÒu nµy b»ng c¸ch nhÊp
bªn ngoµi hép tho¹i Mark Index Entry, chän tÊt c¶ v¨n b¶n cña trang ®ã, gâ tªn
trong hép v¨n b¶n Bookmark Name vµ nhÊp Add. Sau ®ã, trong hép tho¹i
Mark Entry, nhÊp mòi tªn chØ xuèng ë nót tïy chän Page Range, vµ chän thÓ
®¸nh dÊu tham kh¶o nãi trªn ë danh s¸ch th¶ xuèng.
NhÊp « kiÓm Bold hoÆc Italic ®Ó b¸o cho Word biÕt b¹n muèn in ®Ëm hay in
nghiªng sè trang hoÆc sè lo¹t trang ë môc liªn quan trong b¶ng chØ môc. Trong
mét sè b¶ng chØ môc, trang hoÆc lo¹t trang cña c¸c trang gi¶i thÝch vÊn ®Ò t−êng
tËn ®−îc viÕt theo ch÷ in ®Ëm hoÆc in nghiªng ®Ó ng−êi ®îi cã thÓ ®Õn ®ã tr−íc,
nÕu hä muèn.
NhÊp nót Malk hoÆc Mark All: (cid:1) Mark: §−a môc ®· chän vµo b¶ng chØ môc. (cid:1) Mark All: NÕu b¹n ®· chän mét tõ nµo ®ã ë b−íc l, b¹n cã thÓ nhÊp nót
Mark All ®Ó yªu cÇu Word ®¸nh dÊu tÊt c¶ c¸c tõ trong tµi liÖu ®ång nhÊt víi tõ
trong hép Main Entry.
NhÊp bªn ngoài hép tho¹i Mark lndex Entry vµ t×m tõ hoÆc côm tõ tiÕp theo
cho b¶ng chØ môc, lÆp l¹i c¸c b−íc 2 ®Õn 6 ®Ó ®¸nh dÊu thªm c¸c môc kh¸c.
NhÊp Close khi b¹n ®· lµm xong ®Ó ®ãng hộp thoại Mark lndex Entry.
Khi lµm xong b¹n h·y xem l¹i c¸c m· tr−êng ë tµi liÖu cña b¹n, b¹n cã thÓ che
khuÊt c¸c m· tr−êng nµy b»ng c¸ch nhÊp nót Show/Hide. 2. Tạo và xóa bảng chỉ mục
Sau khi ®¸nh dÊu tÊt c¶ c¸c môc cña b¶ng chØ môc, b¹n cã thÓ t¹o ra b¶ng chØ
môc, b»ng c¸ch lµm theo c¸c b−íc sau:
§Õn cuèi tµi liÖu, chÌn mét dÊu ng¾t trang, gâ ch÷ Index, vµ nhÊn ENTER hai
lÇn. (cid:1) Chän Insert/Index and Table ®Ó më hép tho¹i Index and Table.
24
(cid:1) NÕu cÇn, h·y nhÊp Index. Môc nµy ®−îc tr×nh bµy ë H×nh 10.
Hình 10: Sự tạo lập bảng chỉ mục
Tip: H·y quan s¸t hép Preview b¹n thùc hiÖn c¸c lùa chän lµ b¹n cã thÓ xem kÕt
qña cña c¸c t×m chän ®· chän trong hép tho¹i Index and Table
D−íi Type, b¹n h·y chän Run-in thay v× lndented nÕu b¹n muèn c¸c môc phô
vµ c¸c môc con d−íi c¸c môc chÝnh. Víi tïy chän lndented c¸c môc phô vµ môc
phô cña môc con ®−îc thôt vµo, nh− trong Preview trªn H×nh 10.
NhÊp vµo ®Þnh d¹ng cña hép th¶ xuèng Formats. B¹n cã thÓ thö nghiÖm tïy ý,
nh−ng h·y quan s¸t hép Preview.
Chän tïy chän ë cuèi hép tho¹i ®ã, ®Ó cã h×nh thøc b¶ng chØ môc mong muèn: (cid:1) Right Align Page Numbers: C¸c sè trang xuÊt hiÖn sau c¸c môc tõ, trõ
khi b¹n nhÊp « kiÓm nµy, trong tr−êng hîp ®ã c¸c sè trang xuÊt hiÖn. (cid:1) Columns: NÕu b¹n cã thÓ chia trang ra h¬n hai cét hoÆc chØ muèn mét
cét, h·y nhËp gi¸ trÞ vµo hép Columns. C¸c b¶ng chØ môc cã c¸c môc con cña
môc phô kh«ng thÓ khíp víi h¬n hai cét trªn mét trang. (cid:1) Tab Leader: §−êng dÉn lµ d·y c¸c dÊu chÊm. H·y chän mét kiÓu ®−êng
dÉn ®Ó ®−a vµo gi÷a môc tõ vµ sè trang, nÕu b¹n muèn vµ nÕu kiÓu ®Þnh d¹ng
cña b¶ng chØ môc b¹n chän ë b−íc 5 cÇn cã ®−êng dÉn.
NhÊp OK ®Ó ®ãng hép tho¹i Index and Table.
Muèn xãa b¶ng chØ môc ta chän b¶ng chØ môc ®ã råi vµo menu Edit/Clear chän
Content Del.
25
3. Cập nhật chỉ mục sau sửa ñổi văn bản
HiÖu chØnh vµ cËp nhËt b¶ng chØ môc
Sau khi t¹o b¶ng chØ môc, b¹n h·y xem xÐt cÈn thËn. B¶o ®¶m tÊt c¶ c¸c môc
®Òu cã Ých cho ng−êi ®äc. NÕu nhËn thÊy mét môc nµo ®ã kh«ng phï hîp, b¹n
h·y t×m nã träng tµi liÖu vµ xãa bá hoÆc hiÖu chØnh m· tr−êng cña b¶ng chØ môc
®ã. B¹n cÇn cËp nhËt b¶ng chØ môc sau khi hoµn tÊt viÖc hiÖu chØnh. PhÇn tiÕp
theo sÏ gi¶i thÝch c¸ch lµm c¸c viÖc ®ã.
HiÖu chØnh c¸c môc cña b¶ng chØ môc
B¹n h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®Ó t×m vµ hiÖu chØnh mét môc cña b¶ng chØ môc
trong tµi liÖu:
- NÕu b¹n kh«ng thÓ t×m thÊy c¸c m· tr−êng vµ c¸c môc cña b¶ng chØ môc trong
v¨n b¶n, h·y nhÊp nót Show/Hide trªn thanh c«ng cô Standard
- §äc l−ít qua tµi liÖu ®Ó t×m môc ®ã, hoÆc chän Edit/Find, vµ trong hép tho¹i
Find and Replace, nhËp môc b¹n ®ang t×m kiÕm råi nhÊp nót Find Next. B¹n
h·y nhËp môc ®ã thËt ®óng tõng mÉu tù mét. LÖnh Find t×m kiÕm c¸c môc cña
b¶ng chØ môc t−¬ng tù nh− t×m kiÕm c¸c tõ- b¹n chØ cÇn nhÊp nót Show/Hide.
- NÕu b¹n sö dông tÝnh n¨ng Find ®Ó x¸c ®Þnh vÞ trÝ môc cÇn t×m, khi Word t×m
môc ®ã, b¹n h·y nhÊp Cancel ®Ó ®ãng hép tho¹i Find and Replace. C¸c môc
cña b¶ng chØ môc trong c¸c dÊu ngoÆc ®¬n vµ ngoÆc kÐp cã c¸c ch÷ XE ®øng
tr−íc.
- HiÖu chØnh môc ®ã cña b¶ng chØ môc b»ng c¸ch nhÊp gi÷a c¸c dÊu ngoÆc kÐp
®Ó xãa vµ nhËp c¸c mÉu tù kh¸c, hoÆc xãa môc ®ã b»ng c¸ch chän vµ nhÊn phÝm
DELETE.
CËp nhËt b¶ng chØ môc
§Ó cËp nhËt b¶ng chØ môc, sau khi ®· hiÖu chØnh hoÆc bæ sung c¸c môc kh¸c,
hoÆc b¹n nhÊp ph¶i vµ chän Update Field ë menu t¾t, hoÆc nhÊp vµ nhÊn F9.
26
BÀI 4: CÁC VẤN ðỀ KHÁC
TIÊU ðỀ CỦA MỘT ðỐI TƯỢNG THÀNH PHẦN TRONG VĂN I.
BẢN CAPTION 1. Caption là gì?
§«i khi c¸c b¸o c¸o hoÆc c¸c tiÓu luËn hoÆc ®å ¸n ë nhµ tr−êng , ngoµi b¶ng
môc lôc th«ng th−êng cßn cã c¸c b¶ng kh¸c ®Ó liÖt kª c¸c h×nh ¶nh ®å thÞ vµ c¸c
minh häa .Word cã thÓ t¹o ra c¸c lo¹i b¶ng nµy mét c¸ch dÔ dµng .Tuy nhiªn ®Ó
Word lËp b¶ng kiÓu nµy , b¹n ph¶i sö dông lÖnh Caption cña menu Insert ®Ó ®Æt
chó thÝch lªn c¸c h×nh ¶nh, ®å thÞ...VËy Caption lµ mét lÖnh ®Æc biÖt ®Ó ®Æt chó
thÝch lªn c¸c h×nh ¶nh ®å thÞ, ph−¬ng tr×nh, c¸c danh s¸ch vµ c¸c ch−¬ng tr×nh.
LÖnh nµy t¹o ra c¸c chó thÝch dÔ dµng h¬n, nh−ng −u ®iÓm chÝnh cña lÖnh nµy lµ
cã thÓ tù ®éng ®¸nh sèc¸c chó thÝch. Khi b¹n thªm hoÆc bít mét chó thÝch th×
c¸c chó thÝch kh¸c sÏ tù ®éng ®¸nh sè l¹i. 2. Gắn caption cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu ñã có.
§Ó nhËp chó thÝch, b¹n b¾t ®Çu b»ng c¸ch chän phÇn ®−îc chó thÝch.
Trong tr−êng hîp h×nh ¶nh, ®å thÞ, b¶ng, vµ ph−¬ng tr×nh, b¹n chØ cÇn nhÊp lªn
chóng. B»ng c¸ch nhÊp, b¹n chän chóng. Nh−ng ®Ó ®Æt chó thÝch cho danh s¸ch
hoÆc c¸c dßng ch−¬ng tr×nh, tr−íc hÕt chän tÊt c¶ c¸c dßng ®ã. B¹n h·y lµm theo
c¸c b−íc sau ®Ó chó thÝch h×nh ¶nh, ®å thÞ mét c¸ch tù ®éng:
- Chän phÇn ®−îc chó thÝch.
- Chän Insert/Caption. B¹n thÊy hép tho¹i Caption nh− trªn H×nh 11
- Trong hép Caption, nhËp chó thÝch. Nh− h×nh 11, b¹n ph¶i nhËp dÊu c©u vµo
sau sè h×nh ¶nh. Th«ng th−êng, mét dÊu hai chÊm ( : ) hoÆc dÊu chÊm sÏ theo
sau m· sè h×nh ¶nh.
- NÕu cÇn, b¹n nhÊp danh s¸ch Label vµ b¸o cho Word biÕt b¹n ®ang g¸n vµo
chó thÝch ®ã.
- NhÊp danh s¸ch Position vµ chän Above Selected Item hoÆc Selected Item ®Ó
b¸o cho Word biÕt vÞ trÝ cña chó thÝch.
- NhÊp OK.
27
Hình 11: ðặt chú thích cho hình ảnh. Word tự
ñộng ñánh số các chú thích này.
3. Gắn caption tự ñộng cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ
liệu .
Chän Insert/Caption. B¹n thÊy hép tho¹i Caption nh− trªn H×nh 11.
Muèn g¾n Caption tù ®éng cho b¶ng h×nh vÏ ph−¬ng tr×nh hay môc d÷ liÖu b¹n
nhÊp vµo AutoCaption, xuÊt hiÖn hép tho¹i AutoCaption. Trong môc Add
caption when inserting b¹n cã thÓ chän nh÷ng d¹ng file ®−îc g¾n tù ®éng
Caption khi ®−îc chÌn vµo trong tµi liÖu so¹n th¶o v¨n b¶n nµy cña b¹n.Trong
Option, b¹n cã thÓ lùa chän nh·n sö dông ®Ó chó thÝch(Use label), vÞ trÝ ®Æt chó
thÝch( Position)....Sau khi ®Þnh d¹ng xong Caption b¹n nhÊp OK.
28
SOẠN THẢO VÀ ðỊNH DẠNG CAPTION
II. 1. Thay ñổi nhãn
Chän ®èi t−îng muèn thay ®æi nh·n.
Tõ hép tho¹i Caption chän New Label xuÊt hiÖn hép tho¹i NewLabel vµ ®¸nh
tªn míi vµo hép Label
2. Thay ñổi khuôn dạng ñánh số
Tõ hép tho¹i Caption chän Numbering xuÊt hiÖn hép tho¹i Caption
Numbering vµ chän trong hép Format ®Ó thay ®æi khu«n d¹ng ®¸nh sè
3. ChÌn thªm sè ch−¬ng vµo Caption
Tõ hép tho¹i Caption Numbering chän Include Chapter number ®Ó
thªm sè ch−¬ng vµo Caption III. ðIỂM ðÁNH DẤU - BOOKMARK 1. Bookmark là gì
Bookmark nhËn d¹ng mét vÞ trÝ hay chØ ra mét ®Ò môc mµ b¹n ®Æt tªn vµ x¸c
®Þnh cho c¸c tham kh¶o vÒ sau.VD: b¹n cã thÓ dïng bookmark ®Ó x¸c ®Þnh chñ
®Ò mµ b¹n muèn söa ®æi,thay v× ph¶i cuén v¨n b¶n ®Õn ®øng chñ ®Ò ®ã b¹n cã
thÓ di chuyÓn ®Õn vÞ trÝ ®ã b»ng c¸ch sö dông hép Bookmark.
29
2. Chèn thêm bookmark
Vµo Menu Insert\Bookmark. Hép tho¹i Bookmark xuÊt hiÖn.
NhËp tªn Bookmark vµo hép Bookmark name.Trong nh·n Sort by b¹n chän
c¸ch mµ b¹n muèn hiÓn thÞ tªn Bookmark .
Sau ®ã chän Add. 3. Di chuyển ñến một bookmark
NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + G hoÆc vµo Edit chän Go To, hép tho¹i Find and
Replace xuÊt hiÖn, sau ®ã trong tr−êng Go to What b¹n chän Bookmark, trong
hép Enter bookmark name b¹n gâ tªn bookmark mµ b¹n muèn di chuyÓn tíi
råi nhÊp OK.
4. Hiển thị bookmark
Muèn hiÓn thÞ mét Bookmark, ta më hép tho¹i Bookmark , nhÊp dÊu chän
môc Hidden Bookmark. 5. Xóa bookmark
Vµo Menu Insert\Bookmark. Hép tho¹i Bookmark xuÊt hiÖn. Sau ®ã lùa
chän Bookmark cÇn xo¸ vµ chän Delete
30
IV. CHÚ GIẢI CUỐI TRANG, CUỐI TÀI LIỆU FOOTNOTES,
ENDNOTES 1. Chú giải cuối trang, cuối tài liệu là gì, tại sao cần dùng cuối trang và
cuối tài liệu
C¸c chó thÝch cuèi trang, chØ dÉn tham kh¶o, gi¶i thÝch, hoÆc b×nh luËn xuÊt hiÖn
ë cuèi trang chØ lµ chuyÖn nhá, nh−ng Ýt nhÊt Word còng gióp cho b¹n gi¶m bít
b¨n kho¨n vÒ viÖc ®¸nh sè vµ ®Þnh d¹ng chóng.
V©ng, b¹n vÉn th−êng ph¶i liÖt kª c¸c t¸c gi¶, c¸c t¸c phÈm cña hä, ngµy th¸ng
c¸c t¸c: phÈm ®−îc xuÊt b¶n, b¹n kh«ng cÇn bËn t©m vÒ chó thÝch cuèi trang
kh«ng liªn tôc hoÆc cã khíp víi trang hay kh«ng. Word sÏ sÏ gi¶i quyÕt c¸c vÊn
®Ò ®ã. Word còng xö lý c¸c chó thÝch cuèi ch−¬ng hoÆc cuèi tµi liÖu, c¸c chó
thÝch nµy t−¬ng tù chó thÝch cuèi trang nh−ng ë cuèi ch−¬ng hoÆc cuèi tµi liÖu.
Trõ khi b¹n x¸o trén c¸c tïy chän mÆc ®Þnh, c¸c chó thÝch cuèi trang th−êng ë
phÇn lÒ tr¸i ch©n trang vµ c¸c chó thÝch cuèi th−êng ë cuèi tµi liÖu, trõ khi b¹n
yªu cÇu Word ®Æt chóng ngay d−íi v¨n b¶n. Tµi liÖu cã thÓ cã c¶ chó thÝch cuèi
trang vµ cuèi ch−¬ng. Word ®¸nh sè c¸c chó thÝch cuèi trang b»ng ch÷ sè ¶ rËp
vµ chó thÝch cuèi ch−¬ng b»ng ch÷ sè la M·. 2. Chèn footnotes, endnotes
§Ó chÌn chó thÝch cuèi trang hoÆc cuèi ch−¬ng, b¹n h·y lµm theo c¸c b−íc sau:
- §Æt con trá ë vÞ trÝ trÝch dÉn chó thÝch. Nãi c¸ch kh¸c b¹n ®Æt con trá vÞ trÝ mµ
b¹n muèn cã ch÷ sè hoÆc ký hiÖu ®¸nh dÊu sù tham kh¶o chó thÝch.
- Insert Footnote. B¹n thÊy hép tho¹i Footnote and Endnote nh− trªn H×nh
12.
- D−íi môc Insert, b¹n nhÊp Footnote ®Ó nhËp chó thÝch cuèi trang hoÆc nhÊp
Endnote ®Ó nhËp chó thÝch cuèi ch−¬ng.
- Trong hép Format, b¹n b¸o cho Word biÕt c©u trÝch dÉn sÏ cã ch÷ sè hay ký
hiÖu
31
H×nh 12 ChÌn chó thÝch cuèi trang hoÆc cuèi ch−¬ng vµo tµi liÖu.
- NhÊp OK. NÕu b¹n ®ang ë mµn h×nh Print Layout, Word sÏ ®−a b¹n ®Õn cuèi
trang hoÆc cuèi tµi 1iÖu hoÆc cuèi phÇn, n¬i ®ã, bªn c¹nh ký hiÖu hoÆc ch÷ sè,
b¹n cã thÓ gâ chó thÝch cuèi trang hoÆc cuèi ch−¬ng.
Trong mµn h×nh Normal, hép c¸c chó thÝch sÏ më
- Gâ chó thÝch cuèi trang hoÆc cuèi ch−¬ng.
- NhÊp Close nÕu b¹n ®ang ë mµn h×nh Normal ®Ó rêi bá hép chó thÝch trªn.
Trong mµn h×nh Print Layout, b¹n h·y cuén trang lªn. 3. Các Option
Thay ®æi hÖ thèng ®¸nh sè vµ vÞ trÝ c¸c chó thÝch
Ta cã thÓ thay ®æi c¸c tïy chän chó gi¶i trong hép tho¹i Footnote and Endnote
.B¹n h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®Ó thùc hiÖn ®iÒu ®ã:
- NhÊp Insert Footnote.
- NhÊp tab All Footnotes chän:
Bottom of Page: §Æt c¸c chó thÝch ®Çu ch−¬ng ë ®Çu trang
Below text :§Æt c¸c chó thÝch ®Çu ch−¬ng ë d−íi ®Ò môc.
hoÆc nhÊp All Endnotes chän:
End of Section, (nÕu tµi liÖu ®−îc chia thµnh nhiÒu phÇn) ®Ó cho c¸c chó thÝch
cuèi ch−¬ng xuÊt hiÖn sau c¸c phÇn
HoÆc chän End of Document ®Ó ®Æt c¸c chó thÝch cuèi ch−¬ng ë cuèi tµi liÖu.
32
Trong Convert: Chän tuú chän nµy ®Ó thay ®æi tÊt c¶ c¸c chó thÝch cuèi ch−¬ng
thµnh chó thÝch cuèi trang vµ ng−îc l¹i.
Trong Apply change to, chän Whole Document nÕu muèn thay ®æi trong toµn
bé v¨n b¶n, This Section nÕu muèn thay ®æi chØ trong phÇn nµy.
NhÊp OK ë hép tho¹i Footnote and Endnote. 4. Các dịnh dạng ñánh số
§Ó thay ®æi l¹i hÖ thèng ®¸nh sè, b¹n thùc hiÖn chØnh söa trong hép Format:
Tr−êng Number Format: chän kiÓu cña c©u trÝch dÉn lµ sè, ch÷ c¸i, hay lµ ch÷
sè la m·..
Tr−êng Start At: NhËp ch÷ sè hoÆc mÉu tù ®Ó b¾t ®Çu ®¸nh sè c¸c chó thÝch ë vÞ
trÝ kh¸c 1, A hoÆc I.
Tr−êng Numbering: Tuú chän Continuous ®¸nh sè c¸c chó thÝch liªn tôc tõ ®Çu
®Õn cuèi tµi liÖu, tuú chän Restart Section b¾t ®Çu ®¸nh sè l¹i tõ mçi phÇn trong
tµi liÖu.
Tr−êng Custom Mask: NhÊp Custom Mask ®Ó ®¸nh dÊu chó thÝch cã ký hiÖu.
§Ó chän ký hiÖu (Symbol), b¹n nhËp vµo hép v¨n b¶n hoÆc nhÊp vµo nót
Symboy ®Ó chän ký hiÖu. 5. Di chuyển footnotes, endnotes
§Ó di chuyÓn chó thÝch, b¹n h·y chän chó thÝch råi rª ®Õn vÞ trÝ míi hoÆc c¾t
vµ d¸n chó thÝch ®ã vµo vÞ trÝ míi. Khi b¹n di chuyÓn chó thÝch, tÊt c¶ c¸c lêi
chó thÝch kh¸c ®Òu ®−îc ®¸nh sè l¹i, nÕu cÇn. 6. Xóa footnotes, endnotes
§Ó xãa chó thÝch, b¹n chän ký hiÖu hoÆc chú thÝch ®ã vµ nhÊn phÝm
DELETE. C¸c chó thÝch kh¸c ®−îc ®¸nh sè l¹i khi b¹n xãa mét chó thÝch nµo
®ã.
33
