Giáo trinh word nâng cao

Chia sẻ: Phan Quang Thoai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:33

Thêm vào BST

Báo xấu

855
lượt xem 293
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình sẽ cung cấp cho các bạn những thao tác cơ bản và những thao tác nâng cao trong word. Giúp bạn tự học những kiến thức cơ bản, cũng như nâng cao một cách bao quát nhất, dễ hiểu nhất.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trinh word nâng cao

Edited by Foxit Reader Copyright(C) by Foxit Software Company,2005-2008 For Evaluation Only. M CL C M C L C...................................................................................................... 1 BÀI 1: ð NH D NG T ð NG STYLE..................................................... 3 I. STYLES. .................................................................................................... 3 1. Styles là gì............................................................................................. 3 2. Style c a m t ño n văn b n................................................................... 4 II. ÁP D NG CÁC STYLES CHO VĂN B N............................................ 5 1. Xem và áp d ng m t Styles có s n ........................................................ 5 2. T ñ ng c p nh t theo m t Styles m i. ................................................. 5 III. S A ð I VÀ T O STYLE M I .......................................................... 6 1. S a ñ i Styles ....................................................................................... 6 2. ð i tên Styles........................................................................................ 7 3. Xóa Styles............................................................................................. 7 4. T o Styles m i: ký t , ño n văn b n, b ng, danh sách. ......................... 8 5. Sao chép Styles t i tài li u khác. ......................................................... 12 BÀI 2: SO N TH O VĂN B N KÍCH THƯ C L N HƠN. ................. 13 I. TÀI LI U CH MASTER DOCUMENT.............................................. 13 1. Tài li u ch và tài li u con .................................................................... 13 2. T o tài li u ch ñ làm vi c riêng l ...................................................... 13 3. T o tài li u ch ñ làm vi c chung m t nhóm ....................................... 14 II. LÀM VI C V I TÀI LI U CH ......................................................... 15 1. Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con........................................................ 15 2. M tài li u con bên trong tài li u ch .................................................. 15 3. S p x p l i các tài li u ph .................................................................. 16 4. Chia c t tài li u ph thành hai ............................................................. 16 5. K t h p hai tài li u ph thành m t ...................................................... 17 6. C t b m t tài li u con kh i m t tài li u ch ....................................... 17 7. ChuyÓn ®æi m t tài li u con thµnh mét phÇn tài li u ch ..................... 17 BÀI 3: M C L C VÀ B NG TRA C U .................................................. 18 I. B NG M C L C.................................................................................... 18 1. T o b ng m c l c.................................................................................. 18 2. L a ch n các khuôn d ng ..................................................................... 19 3. C p nh t b n m c l c sau s a ñ i văn b n . .......................................... 20 II. B NG THAM KH O CHÉO ............................................................... 20 1. T o b ng tham kh o chéo,l a ch n các khuôn d ng............................ 20 2. Thay ñ i tham chi u............................................................................ 22 3. C p nh t sau s a ñ i văn b n .............................................................. 22 1
Edited by Foxit Reader Copyright(C) by Foxit Software Company,2005-2008 For Evaluation Only. III. B NG CH M C.................................................................................. 22 1. ðánh d u m t ch m c. T o, ñ nh d ng, xóa m t ch m c ................... 22 2. T o và xóa b ng ch m c..................................................................... 24 3. C p nh t ch m c sau s a ñ i văn b n................................................... 26 BÀI 4: CÁC V N ð KHÁC ..................................................................... 27 I. TIÊU ð C A M T ð I TƯ NG THÀNH PH N TRONG VĂN B N CAPTION........................................................................................... 27 1. Caption là gì? ...................................................................................... 27 2. G n caption cho b ng, hình v , phương trình hay m c d li u ñã có... 27 3. G n caption t ñ ng cho b ng, hình v , phương trình hay m c d li u .28 II. SO N TH O VÀ ð NH D NG CAPTION.................................... 29 1. Thay ñ i nhãn ..................................................................................... 29 2. Thay ñ i khuôn d ng ñánh s .............................................................. 29 3. ChÌn thªm sè ch−¬ng vµo Caption....................................................... 29 III. ðI M ðÁNH D U - BOOKMARK ................................................ 29 1. Bookmark là gì.................................................................................... 29 2. Chèn thêm bookmark .......................................................................... 30 3. Di chuy n ñ n m t bookmark ............................................................. 30 4. Hi n th bookmark .............................................................................. 30 5. Xóa bookmark..................................................................................... 30 IV. CHÚ GI I CU I TRANG, CU I TÀI LI U FOOTNOTES, ENDNOTES ................................................................................................ 31 1. Chú gi i cu i trang, cu i tài li u là gì, t i sao c n dùng cu i trang và cu i tài li u ................................................................................................ 31 2. Chèn footnotes, endnotes .................................................................... 31 3. Các Option .......................................................................................... 32 4. Các d nh d ng ñánh s ........................................................................ 33 5. Di chuy n footnotes, endnotes ............................................................ 33 6. Xóa footnotes, endnotes ...................................................................... 33 2
BÀI 1: ð NH D NG T ð NG STYLE I. STYLES. 1. Styles là gì Style là t p h p g m nhi u l nh ñ nh d ng ñư c s p x p theo tên. ð t o Style, b n báo cho World bi t, ñưa ra vài l nh ñ nh ñ ng, và ñ t tên cho Style ñó. Sau này, khi b n áp d ng Style này b ng cách ch n trong danh sách Style, th c s là b n ch n ñ ng th i nhi u l nh ñ nh d ng. B n ch n t t c các l nh ñ nh d ng mà b n ho c ai ñó ñã ch n khi t o l p và ñ t tên cho Style ñó. Hình l khi áp d ng Style cho văn b n, b n áp d ng ñ ng th i nhi u l nh ñ nh d ng và không c n ph i ñ n nhi u Menu và h p tho i khác nhau. Hình l nêu ra m t Style có tên là Salutation ñư c ch n t danh sách Style. Sau khi ngư i dùng nh p vào Salutation, t t c các l nh trong Style này ñư c áp d ng cho văn b n ñư c chi u sáng trên tài li u. Trong Hình 1, là l i chào Style Salutation kho ng tr ng 11 points ñ t trên và dư i ño n văn, và ñ t Font Times New Roman 10 points cho văn b n T m quan tr ng c a Style - B ng cách làm vi c v i các Style, b n có th tránh ñư c vi c m ñi m l i nhi u h i tho i, m i l n mu n ñ nh d ng m t ño n văn ho c thay ñ i Font ch và c ch c a văn b n. Sau khi t o Style b n ch vi c ch n t Menu Style thay vì ñưa ra các l nh ñ nh d ng. V i các Style, b n có th yên tâm là các tiêu ñ (Heading) và các ño n văn trong toàn b tài li u ñ u như nhau. Ch ng h n, t t 3
c các tiêu ñ ñư c gán Style Heading 1 có v gi ng nhau. Các Paragraph ñư c gán Style Intro Para cũng có v tương t . Và gi s b n cho r ng Style Intra Para có v chưa hoàn toàn ñúng, b n có th thay ñ i và do ñó thay ñ i ngay l p t c m t ño n văn ñư c gán Style Intro Para. Các Style, ngoài vi c ñ nh d ng d dàng ño n văn và tiêu ñ , nó còn là cách gi i quy t hoàn h o. N u b n mu n thay ñ i dáng tiêu ñ b n ch c n tái xác ñ nh Style mà b n ñã gán, và t t c các tiêu ñư c gán Style này cũng ñư c xác ñ nh l i. - Trong công vi c kinh doanh, các Style ñ c bi t quan tr ng. M t công ty gây ñư c n tư ng t t khi các s ghi nh , Fax, và hóa ñơn g i cho khách hàng có hình dáng gi ng nhau. B n có th làm cho chúng có hình dáng tương t b ng cách t o ra các Style cho Fax, s ghi nh , và hóa ñơn r i lưu chúng trong m t Template. T o l p Style cho các thư tín công ty cũng ñ ng nghĩa v i vi c ti t ki m th i gian. Thay vì ph i v t v v i các l nh ñ nh d ng c a Word, các nhân viên ch c n ch n các Style t Menu nào ñó khi h l p tài li u. - M t s l nh c a Word không làm vi c, tr khi các tiêu ñ trong tài li u ñó ñã ñư c gán Style. Ví d , b n không th t ñ ng t o b ng m c l c, tr khi m i tiêu ñ trong tài li u ñó ñã ñư c gán Style. Và b n không th l y ưu ñi m c a màn hình Outline và các l nh trên thanh công c Outline. Và b n không th tham kh o chéo các tiêu ñ ho c s ñánh s tiêu ñ trong tài li u. ð t o l p b ng hình nh ho c minh h a, b n ph i g n các chú thích c a chúng v i Style Caption. 2. Style c a m t ño n văn b n Paragraph Style: T o Style ño n văn v th t ñ u dòng, kho ng cách dòng, và các vi c ''ñ nh d ng''. Style ño n văn gi ng Style ký t , cũng có th g m c các giá tr cài ñ t Font ch và c ch . Khi b n gán Style ño n văn, các xác l p Font và ñ nh d ng áp d ng cho văn b n trong ño n văn có con tr ñang hi n di n (ho c văn b n trong nhi u ño n văn n u b n ñã ch n t t c ho c ph n c a ño n văn). 4
II. ÁP D NG CÁC STYLES CHO VĂN B N 1. Xem và áp d ng m t Styles có s n ð áp d ng m t Style có s n,b n ch c n nh p vào ño n văn và b n mu n gán Style( ho c ch n văn b n n u b n ñang dùng Style ký t ), ch n Style t danh sách Style. Ho c ñ áp d ng m t Style cho nhi u ño n văn, trư c h t b n hãy ch n t t c m t ph n c a các ño n văn ñó, sau ñó b n ch n Style t danh sách Styles. ðôi khi b n ph i cu n t i cu i danh sách Style ñ tìm Style c n dùng. Chú ý danh sách Style cho b n s hình dung sơ b các ño n văn, sau khi ch n m t Style. Các m u t c a tên Style ñư c th hi n theo phông ch Style ñó.Bên ph i m i Style có m t h p nh cho bi t văn b n ñư c s p x p như th nào, dù ñó là Style c a ño n văn ho c Style ký t va fcác m u t trong Style ñó cao bao nhiêu point. ð có th hi n th các Style c nh trái c a s tài li u ñ ti n theo dõi, b n hãy làm theo các bư c sau: • Ch n Tools/Option ñ m h p tho i Option. • Nh p tab View n u c n. • Chuy n ñ n h p cu n Style Area Width góc dư i bên trái tab View và nh p nút mũi tên hư ng lên ñ m r ng vùng Style ñ n 0.5 ho c 0.7 inch. • Nh p OK. 2. T ñ ng c p nh t theo m t Styles m i. Ch n ño n văn mu n t ñ ng c p nh t theo Style m i. Nh p menu Style tên Style ñó s ñư c chi u sáng. Nh n phím Enter, b n s th y h p tho i Modify Style B o ñ m h p ki m Update The Style To Refflect Recent Changes ñư c ñánh d u ki m. Nh p OK. Chú ý: H p ki m Automatically Update The Style From Now On là tương ñương h p ki m Automatically Update trong h p tho i New Style . Nh p h p 5
tho i này và t t c các ño n văn trong tài li u , ñã ñư c gán Style ñã ñư c ñ nh d ng l i, m i khi b n ñ nh d ng l i m t ño n văn riêng l ñã ñư c gán Style ñó. Khi t o m i m t Style b n mu n Style này t ñ ng c p nh t thì b n làm theo các bư c sau: - Nh p nút Styles and Formating trên thanh công c Format - H p tho i Styles and Formating xu t hi n, nh p nút New Style, trong h p New Style b n ch n: Add To Template: Nh p ki m này, n u b n mu n b sung Style b n ñã t o vào Template có s ñ t o l p tài li u. Các Style m i ch có hi u l c trong t p ñư c t o l p, tr khi h p ki m này ñư c ñánh d u. Nh p h p này ñ lưu Style b n v a t o vào tài li u và Template hi n hành. Khi ngư i dùng t o ra t p tin v i Template này ngư i ñó có th rút STYIE b n t o ra n u h p này ñư c ñánh d u ki m. Automatically Update: Thông thư ng, khi thay ñ i ñ nh d ng ñ i v i m t ño n văn, Style ñư c gán v i ño n văn ñó s không thay ñ i. ðánh d u ki m vào h p này là yêu c u Word tái xác ñ nh Style ñó m i khi ñ nh d ng l i ño n văn ñã gán Style này. Khi h p này ñư c ñánh d u ki m, t t c các ño n văn ñư c gán Style nói trên trong tài li u ñư c tái ñ nh d ng m t cách t ñ ng m i khi b n ñ nh d ng l i m t ño n văn riêng l ñã ñư c gán Style trên. III. S A ð I VÀ T O STYLE M I 1. S a ñ i Styles Ch nh s a Style dùng h p tho i Modify Style: - Nh p ño n văn b n mu n xác ñinh l i Style (ho c ch n văn b n n u b n ñang s a ñ i Slyte ký t ) - Ch n Format/ Style ñ m h p tho i Style. - Nh p nút Modify. B n s th y h p tho i Modify Style. N u h p tho i có v quen thu c là do các tùy ch n, h p ki m, và các nút c a nó làm vi c hoàn toàn như trong h p tho i New Style (xem Hình 2). B n nên xem ph n ''T o Style t ñ u", ñ u chương này, n u b n c n s hư ng d n v h p tho i Modify Style. 6
Nh p ñ t o cơ s Style d a trên Style khác. Nh p ñ ch n các l nh ñ nh d ng Nh p ñ ch nh s a Style m t cách t ñ ng m i khi b n thay ñ i ño n văn ñư c gán Style ñó. Hình 2: B ng cách t o Style t ñ u, b n có th ñ t cơ s m t Style lên m t Style khác ho c ch ñ nh Style b t kỳ luôn luôn tuân theo Style b n ñang t o - S a ñ i Style trong h p tho i Modify Style. - Nh p OK. - Nh p nút Apply ñ áp d ng các ñ nh d ng m i cho t t c các ño n văn ho c văn b n trong tài li u ñư c gán Style b n ñã s a ñ i. 2. ð i tên Styles B n không th cung c p cho Style m t tên ñã ñư c gán cho Style khác. Vi c ñ i tên Style tương t vi c ch nh s a Style. Ch n Format/Style ñ m h p tho i Style. Trong danh sách Style, nh p Style b n mu n ñ i tên, nh p nút Modify. Trong h p tho i Modify Style, nh p vào trư ng Name và gõ tên m i. Sau ñó nh p OK. N u b n mu n áp d ng Style ñó cho ño n văn hi n hành ho c ño n văn ñư c l a ch n, hãy nh p Apply. N u không, b n hãy nh p nút Close. 3. Xóa Styles Khi b n xóa m t Style, các ño n văn ñư c gán Style ñó s ñư c gán Style Normal ñ thay th . Word không cho phép b n xóa các Style ñi cùng v i m i tài 7
li u Word (Ví d : Normal và Heading), nhưng b n có th có các Style b n ñã t o và nhi u Style khác ñi cùng các Template. B n hãy làm theo các bư c sau ñ xóa Style: - Ch n FormatStyle. H p tho i Style xu t hi n như trên Hình 3. Nh p Style b n Hình 3: Xoá Style - Nh p Menu List và ch n User-defined Styles ho c Styles In Use. B ng cách ñó b n thu g n danh sách các t p tin theo danh sách Style và vi c tìm ki m Style d dàng hơn. - Trong danh sách Style, nh p Style b n mu n xóa. - Nh p nút Delete. - Nh p Yes khi Word h i b n có mu n t i Style ñó không. - Nh p Close ñ ñóng h p th ai Style. 4. T o Styles m i: ký t , ño n văn b n, b ng, danh sách. T o l p Style ð t o Style ño n văn, ho c xây d ng nó t ñ u b ng cách ch n Format Style và làm vi c trong h p tho i Style, ho c ñ nh d ng ño n văn trong tài li u và yêu c u Word chuy n thành m u Style b n mu n t o ra. ð t o Style ký t , b n ph i ch n Format Style và làm vi c trong h p tho i Style. T ng phương pháp s ñư c gi i thích trong các trang sau. Ch n phương pháp Style Word ñã t o ra hai cách t o l p Style: - Phương pháp nguyên m u - Phương pháp xây d ng kh i. 8
Phương pháp nào t t hơn ? Phương pháp nguyên m u có ưu ñi m trong thư tín, b n th y chính xác nh ng gì Style t o ra như trên màn hình. V i nguyên m u, b n ñ nh d ng ño n văn, quan sát, thay ñ i các ñ nh d ng n u c n, gõ tên Style vào h p danh sách Style trên thanh công c Formatting, và nh n phím ENTER. Khi b n gán Style do b n t o l p cho ño n văn, ño n văn này có hình th c hoàn toàn m i ño n văn b n ñang s d ng làm nguyên m u. T o Style b ng phương pháp xây d ng kh i ñòi h i lâu hơn, và b n không nhìn th y cái mà Style th c hi n trên màn hình, nh ng ñi u b n nh n ñư c hoàn h o hơn. V i phương pháp xây d ng kh i, b n ñi t h p tho i Style ñ n h p tho i Font, h p tho i Paragraph, và các h p tho i khác, b n báo cho Word bi t Style m i s p ñ nh d ng ño n văn như th nào. Phương pháp xây d ng kh i có nhi u ưu ñi m hơn phương pháp nguyên m u. V i phương pháp xây d ng kh i, b n có th yêu c u Word tái xác ñ nh Style m i khi Style ñư c gán cho ño n văn có s thay ñ i. M t khác, n u b n thay ñ i ñ nh d ng ñ i v i ño n văn ñư c gán Style Bold Text, thì t t c các Paragraph ñư c gán Style Bold Text trong tài li u ñó cũng ñư c ñ nh d ng l i. B n cũng có th thêm các Style b n t o cho Template khi b n dùng phương pháp xây d ng kh i. Ngoài ra, phương pháp xây d ng kh i cho phép b n yêu c u Word luôn luôn theo m t Style nào ñó, cùng v i Style khác. Gi s Style Chapter Title trong tài li u luôn luôn ñư c tuân theo cho ño n văn ñư c gán Slyle Chapter Intro. Vì m c ñích ñ ng nh t, và ñ giúp b n kh i nh c công ch n m t Style m i trên thanh Menu Style sau khi vi t các tiêu ñ chương, b n có th yêu c u Word luôn luôn tuân theo Chapter Title, cùng v i Chapter lntro. Tuy nhiên, nhi u ngư i không có ñ may m n ho c thành th o ñ t o l p m t Style hoàn ch nh t l n ñ u tiên, có cách t t nh t ñ t o Style là th c hi n vi c ñó theo c hai cách, qua h p tho i Style và phương pháp nguyên m u. Ph n cu i c a chương này, tái xác ñ nh Style gi i thích phương pháp "tinh ch nh" 9
Style. B n có th th c hi n ñi u ñó b ng h p tho i Style ho c phương pháp nguyên m u. T o Style t ño n văn m u ð t o Style t ño n văn m u, b n b t ñ u v i m t ño n văn m u có các ñ nh d ng ñúng như các ñ nh d ng Style m i s có nhi m v bi u hi n. B n hãy làm theo các bư c sau ñ t o Style t m t ño n văn m u: - Tìm ho c t o ño n văn m u trong tài li u c a b n. - Nh p ño n văn ñó. Ghi chú: Trong Word, m t ño n văn (Paragraph) ñơn gi n là n i dung ñư c gõ lên màn hình trư c khi b m phím Enter. Vì v y, tiêu ñ là m t ño n văn. ð t o Style cho tiêu ñ b ng phương pháp nguyên m u, b n hãy nh p tiêu ñ . - Nh p h p Menu Style. Các t trong h p Style ñư c chi u sáng. - Gõ tên cho Style m i. - Nh n phím ENTER. Ch n tên Style Ch n tên Style có ý nghĩa nhưng ñ ng n ñ không làm Menu Style dãn ra và vư t quá n a c a s tài li u, là ñi u tương ñ i khó. Tên Style có th dài 255 ký t , nhưng nói chung b n không nên ch n tên dài hơn 20 ký t . B n hãy xem xét danh sách Style sau ñây, có các tên quá dài. Làm vi c v i danh sách Style này g n như là không th . T o Style t ñ u ð t o Style t ñ u, b ng phương pháp xây d ng kh i, b n hãy làm theo các bư c sau: - Nh p vào ño n văn ho c tiêu ñ b n mu n t o l p Style ño n văn m i, ho c ch n văn b n b n mu n t o Style ký t . - Ch n Format/Style, b n s th y h p tho i Style. - Nh p nút New. H p tho i New Style xu t hi n, như trên Hình 3 - Nh p tên Style vào h p Name. Tên b n nh p s xu t hi n trên danh sách Style. - Trong danh sách Style Type, ch n Character n u b n ñang t o Style ký t . - Ch n các tùy ch n và h p ki m tra sau ñây khi th y thích h p. 10
Based On: Ch n Style t danh sách th xu ng ñ ràng bu c Style b n ñang t o ra v i Style khác. Ví d , b ng cách ch n Style Default Paragraph Font, b n yêu c u Word luôn luôn hi n th văn b n theo Default Paragraph Font dù Font ñó là gì. N u b n thay ñ i Style m c ñ nh thì các Style d a trên ñó s thay ñ i theo Style ñó. Style b n ñang kh i t o s th a hư ng các ñ ng d ng t Style ñư c ch n t danh sách th xu ng Based On. Chú ý: Khi b n ch n Style t danh sách th xu ng Based On, ho c ch n Style như Normal ho c Default Paragraph Font, ho c là ch n không có Style. N u b n ch n Style ph c t p t danh sách th xu ng và sau này b n thay ñ i Style ñó, các thay ñ i ph c t p s ñư c Style th a hư ng . ði u ñó có th gây ra các h u q a x u. Nhưng b ng cách liên k t Style ho c không dùng Style, b n có th yên tâm là các thay ñ i ñ i v i Style n n s không có các tác ñ ng v i Style b n ñang t o. Style For Following Paragraph: N u mu n, b n có th ch n m t Style nào ñó t danh sách th xu ng, khi Style b n ñang t o luôn luôn có m t Style hi n theo sau. Add To Template: Nh p ki m này, n u b n mu n b sung Style b n ñã t o vào Template cơ s ñ t o l p tài li u. Các Style m i ch có hi u l c ñư c t o l p, tr khi h p ki m này ñư c ñánh d u. Nh p h p này ñ lưu Style b n v a t o vào tài li u và Template hi n hành. Khi ngư i dùng t o ra t p tin v i Template này ngư i ñó có th rút Style b n t o ra n u h p này ñư c ñánh d u ki m. Automatically Update: Thông thư ng , khi thay ñ i ñ nh d ng ñ i v i m t ño n văn, Style ñư c gán v i ño n văn ñó s không thay ñ i. ðánh d u ki m vào h p này là yêu c u Word tái xác ñ nh Style ñó m i khi ñ nh d ng l i ño n văn ñã gán Style này. Khi h p này ñư c ñánh d u ki m, t t c các ño n văn ñư c gán Style nói trên trong tài li u ñư c tái ñ nh d ng m t cách t ñ ng m i khi b n ñ nh d ng l i m t ño n văn riêng l ñã ñư c gán Style trên. Tip: N u b n thích nó ra các l nh b ng cách nh n phím, k cá các l nh v Style, hãy nh p vào nút Shortcut Key. H p tho i Customize Keyboard xu t hi n. 11
- Nh p nút Format. B n s th y Menu g m các m c ch n ñ nh d ng (B ng l li t kê các l nh tương ñương v i các tùy ch n này) - Ch n tùy ý ñ m m t h p tho i và ñưa ra các l nh ñ nh d ng. Ví d , ch n Paragraph ñ m h p tho i Paragraph. - Trong h p tho i ñó, ch n các tùy ch n ñ nh d ng cho Style m i, sau ñó nh p OK. - L p l i các bư c t 1 ñ n 9 nhi u l n theo yêu c u ñ t o l p Style. 5. Sao chép Styles t i tài li u khác. ð sao chép Style t m t tài li u vào tài li u khác, b n ch c n sao chép ño n văn ñã gán Style ñó t tài li u ñ u ñ n tài li u th hai. B n sao chép toàn b ño n văn (k c ký hi u ño n văn cu i ño n văn ñó), Style tài li u ñ u s ñư c ñưa vào tài li u th hai m t cách an toàn và ñư c áp d ng ñó. Sau khi b n sao chép ño n văn trên, hãy xóa văn b n ñó. M c dù văn b n ñã ñư c xóa, Style ñư c gán v n l i tr ng tài li u và hi n di n trong danh sách Style th xu ng. Chú ý: ð sao chép Style, tên Style ñó ph i khác v i t t c các tên Style ñã có tài li u ti p nh n. B n có th ñ i tên Style ñư c sao chép Lý do khi n b n ph i sao chép toàn b ño n văn (b ng cách nh p ñúp trái) là vì các ñ nh d ng c a Word - k c các Style- cho m i ño n văn ñ u ñư c lưu gi trong ký hi u ño n văn (Paragraph Symbol) cu i ño n văn ñó. B n có th th y ký hi u này b ng cách nh p Show/Hide. B ng cách sao chép toàn b ño n văn, b n cũng sao chép ký hi u ño n văn. Ghi chú: B n cũng có th dùng Organizer ñ sao chép các Style t tài li u này ñ n tài li u khác. B n nên xem ph n “k t h p các Style cho Template” ph n cu i chương này. K thu t k t h p các Style cho Template tương t các k thu t sao chép Style gi a các tài li u 12
BÀI 2: SO N TH O VĂN B N KÍCH THƯ C L N HƠN. I. TÀI LI U CH MASTER DOCUMENT 1. Tài li u ch và tài li u con Các tài li u chính ñ h th ng hóa word có m t ñ c tính ñư c g i là tài li u chính, dùng ñ làm vi c trên các dán BOOK-LENGTH. N u b n ñang vi t m t cu n sách dày 500 trang, s r t khó khăn khi ñ t t t c 500 trang vào m t tài li u duy nh t. B n hãy th tư ng tư ng m t ño n văn ho c tiêu ñ nào ñó trong tác ph m dài như v y. Thay g p 500 trang cùng m t lúc, b n có th t o tài li u chính, t p h p g m các tài li u ph ñư c t ch c thành m t t ng th . Sau khi tác ph m ñó ñư c t ch c thành các tài li u ph , là m tài li u ph , b t ñ u làm vi c v i tài li u ñó. Các thay ñ i ñư c th c hi n ñ i v i các tài li u ph này ñư c ghi ñ y ñ vào tài li u chính. Và khi b n làm vi c trong tài li u chính, các thay ñ i ñã th c hi n ñó cũng ñư c ghi vào tài li u ph . M i ñi u làm ñư c trong màn hình Outline, ñ u có th ñư c làm ñ i v i tài li u chính, nhưng b n có th th c hi n ñi u ñó cùng m t lúc v i nhi u tài li u ph . Nói cách khác, b n có th xem tác ph m ñó có ñư c h th ng hoá t t hay không, có th di chuy n các tiêu ñ và văn b n t tài li u này ñ n tài li u ph khác n u c n. Vì v y các tài li u chính, bên c nh vi c giúp b n làm vi c d dàng hơn trên các tài li u dài, còn cho phép b n s d ng m i ưu ñi m c a màn hình Outline. Chú ý: Hi u phương pháp làm vi c trong màn hình Outline là ñi u quan tr ng khi b n làm vi c v i các tài li u chính. B n không nên t o ra m t tài li u chính tr khi b n bi t s d ng và v n hành t t c các nút trên thanh công c Outlining. 2. T o tài li u ch ñ làm vi c riêng l M t tài li u ch ñ làm vi c riêng l bao g m nhi u tài li u trong nhi u h sơ, ta có th k t h p các tài li u ñó b ng cách làm theo các bư c sau: - T o h sơ cho tài li u chính. - T o tài li u m i. 13
- Lưu tài li u này vào h sơ b n m i t o l p. B n t o ra m t tài li u chính. - Ch n View/Outline. Thanh công c Master Document xu t hi n - Nh p nút Insert Subdocument. B n s th y h p tho i lnsert Subdocument - Tìm và nh p t p tin ñ u bên mà b n mu n tr thành m t ph n c a tài li u chính, sau ñó nh p Open. - Nh p nút l ho c 2 trên thanh công c Master Document. ð làm vi c d dàng hơn trong màn hình Master Document, b n ch nên cho xu t hi n m t ho c hai tiêu ñ . - ð n cu i tài li u chính và l p l i các bư c 5 và 6 nhi u l n tùy theo yêu c u ñ chèn t t c các tài li u ph . Các tài li u hi n h u v n gi các tên g c c a chúng, khi ñư c chèn vào tài li u chính. 3. T o tài li u ch ñ làm vi c chung m t nhóm B n hãy làm theo các bư c sau, ñ t o tài li u ch ñ làm vi c chung m t nhóm: - T o h sơ cho tài li u chính. - T o tài li u m i. - Lưu tài li u này vào h sơ b n ñã t o ra bư c 1. - Ch n View/Outline thanh công c Master Document xu t hi n cùng v i thanh công c Outlining. - Nh p các tiêu ñ vào tài li u nêu trên. Nói cách khác, b n xây d ng ñ cương cho tác ph m c a mình. Khi nh p các tiêu ñ , b n hãy gán cho m i tiêu ñ m t Style tiêu ñ . Trong các bư c 6 và 7, b n s chia ñ cương thành các tài li u m u, vì v y, ph i g n Style Heading 1 cho tiêu ñ th nh t trong t ng tài li u ph . - Ch n các tiêu ñ cho tài li u ph th nh t. ð th c hi n ñi u ñó b n hãy nh p d u c ng (+) bên c nh tiêu ñ ñã ñư c gán cho Style Heading 1. - Nh p nút Create Subdocument trên thanh công c Master Document. Như trên hình 4, h p màu xám xu t hi n xung quanh các tài li u ph . Trong khi ñó, m t bi u tư ng tài li u ph xu t hi n góc trên bên trái h p ñó. - Ch n lo t tiêu ñ ti p theo và nh p l i nút Create Subdocument. 14
Ti p t c công vi c này cho ñ n khi b n t o ra t t c các tài li u ph . Lưu tài li u chính. Khi b n lưu tài li u chính, Word cũng lưu các tài li u ph c a tài li u ñó Word ñ t tên các tài li u ph , tiêu ñ th nh t c a m i tài li u ph ñó. Hình 4: T o tài li u chính II. LÀM VI C V I TÀI LI U CH 1. Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con Muèn xße réng c¸c tµi liÖu con ®Ó thÊy ®−îc néi dung bªn trong cña mçi tµi liÖu ta nhÊp chuét vµo nót Expand trªn thanh c«ng cô Outlining ( nót cã biÓu t−îng lµ dÊu +). Muèn xÕp gän c¸c tµi liÖu con ®Ó tiÖn theo dâi ®−îc toµn bé néi dung ®Çu môc cã trong tµi liÖu ta nhÊp chuét vµo nót Collapse trªn thanh c«ng cô Outlining ( nót cã biÓu t−îng lµ dÊu -). 2. M tài li u con bên trong tài li u ch ðÓ lµm viÖc trªn tµi liÖu chÝnh hoÆc mét trong c¸c tµi liÖu phô, b¹n cã thÓ b¾t ®Çu tõ tµi liÖu chÝnh, hoÆc tõ tµi liÖu phô. B¹n cã thÓ më mét tµi liÖu phô bÊt kú, lµm viÖc trªn ®ã, l−u, vµ ®ãng kh«ng cÇn biÕt ®ã lµ mét phÇn cña tµi liÖu chÝnh. Tuy nhiªn h·y më tµi liÖu chÝnh, vµ b¹n sÏ thÊy tµi liÖu nh− trªn H×nh 5. C¸c ký tù cã g¹ch d−íi lµ siªu nèi kÕt ®Òu cã ghi ®−êng dÉn ®Õn tµi liÖu phô. B»ng c¸ch nhÊp mét siªu nèi kÕt, b¹n cã thÓ më tµi liÖu phô vµ b¾t ®Çu lµm viÖc. 15
NÕu b¹n lµm viÖc trùc tiÕp trªn tµi liÖu chÝnh, b¹n cã thÓ thùc hiÖn ®iÒu ®ã b»ng c¸ch nhÊp nót Expand Subdocuments, b¹n sÏ thÊy tµi liÖu chÝnh trong mµn h×nh Outline. ð làm vi c trên m t trong các tài li u ph , b n có th b t ñ u t tài li u chính, ho c t tài li u ph . B n có th m m t tài li u ph b t kỳ, làm vi c trên ñó, lưu, và ñóng không c n bi t ñó là m t ph n c a tài li u chính. Hình 5: Nh p siêu n i k t ñ m tài li u ph ho c nh p nút Expand Subdocuments ñ làm vi c trong tài li u chính. Tuy nhiên, hãy m tài li u chính, và b n s th y tài li u như trên hình 5. Các ký t có g ch dư i là siêu n i k t ñ u có ghi ñư ng d n ñ n tài li u ph . B ng cách nh p m t siêu n i k t, b n có th m tài li u ph và b t ñ u làm vi c. 3. S p x p l i các tài li u ph Mu n s p x p l i các tài li u ph ta nh p và gi chu t vào bi u tư ng tài li u con c n s p x p l i v trí r i kéo tài li u ñó ñ n v trí m i c a nó sau ñó m i nh chu t. 4. Chia c t tài li u ph thành hai ð phân chia tài li u ph thành hai, b n hãy nh p tiêu ñ th nh t c a tài li u ph ñó, nh p nút Expand. Ti p theo, nh p vào tiêu ñ s tr thành tiêu ñ th nh t c a tài li u ph m i và nh p nút Split Subdocument. 16
5. K t h p hai tài li u ph thành m t ð k t h p hai tài li u ph thành m t, b n hãy s p x p các tài li u ph x p ch ng lên nhau trong tài li u chính. Ti p theo, b n ch n các tài li u ph ñó. ð làm ñi u này, b n nh p bi u tư ng c a tài li u ph ñ u tiên, nh n gi SHIFT và nh p vào t ng bi u tư ng c a tài li u ph b n mu n l ng ghép (xem Hình 6). Sau khi ch n xong, b n hãy nh p nút Merge Subdocument. Nh p SHIFT ñ ch n nhi u tài Hình 6: Xoá, tr n, phân chia và khoá các tài li u ph c a m t tài li u chính nào ñó. 6. C t b m t tài li u con kh i m t tài li u ch ð c t b m t tài li u con ra kh i tài li u ch , b n hãy nh p bi u tư ng tài li u ñó sau ñó nh p nút Delete trên bàn phím ho c vào Edit/Clear r i ch n Content Del. Khi b n xóa m t tài li u ph theo cách này, tài li u không b xóa kh i ñĩa c ng, ch b xóa kh i tài li u chính. 7. ChuyÓn ®æi m t tài li u con thµnh mét phÇn tài li u ch ð chuy n ñ i m t tài li u con thành m t ph n tài li u ch , b n hãy nh p bi u tư ng tài li u ñó sau ñó nh p nút Remove Subdocument trên thanh công c Outlining 17
BÀI 3: M C L C VÀ B NG TRA C U I. B NG M C L C 1. T o b ng m c l c §Ó t¹o b¶ng môc lôc ®¬n gi¶n, chØ cã c¸c tiªu ®Ò trong tµi liÖu b¹n h·y lµm theo c¸c b−íc sau: - ë ®Çu tµi liÖu ®ã, b¹n gâ Table Of Contents vµ nhÊn ENTER mét hoÆc hai lÇn. - Chän lnsert/Index and Tables. - NhÊp Table of Contents trong hép tho¹i Index and Tables. Xem H×nh 11-13. - Trong hép Formats, chän ®Þnh d¹ng cho b¶ng môc lôc ®ã. Khi nhÊp kiÓu ®Þnh d¹ng, b¹n h·y quan s¸t hép Preview, hép nµy nªu ra d¸ng vÎ c¸c kiÒu ®Þnh d¹ng ®ã trong b¶n in vµ trªn trang Web. - Trang hép Show Levels, b¹n nhËp mét sè ®Ó chän møc tiªu ®Ò sÏ xuÊt hiÖn trong b¶ng môc lôc. VÝ dô, nhËp sè 1, cã nghÜa lµ chØ ®Æt c¸c tiªu ®Ò cã Heading 1 vµo b¶ng môc lôc. NhËp sè 3 cã nghÜa lµ ®−a c¸c tiªu ®Ò cã Heading l, Heading 2 vµ Heading 3 vµo b¶ng môc lôc. - Tïy thuéc vµo ®Þnh d¹ng b¹n chän cho b¶ng môc lôc, b¹n cã thÓ chØnh söa b»ng c¸ch chän c¸c tïy chän ë cuèi tab Table Of Contents Show Page Numbers: B¶ng môc lôc gép c¸c sè trang, trõ khi b¹n xãa dÊu kiÓm ë hép nµy. Right Align Page Number: Sè trang ®−îc căn ®Òu bªn ph¶i ®Ó cho dßng sè 1 vµ dßng sè 10 ®øng th¼ng hµng víi nhau, b¹n cã thÓ căn tr¸i b»ng c¸ch xãa dÊu kiÓm ë hép nµy. Tab Leader : §−êng dÉn lµ mét hµng dÊu chÊm h−íng m¾t ng−êi ®äc tõ tiªu ®Ò ®Õn s trang cña tiªu ®Ò ®ã. B¹n cã thÓ chän kiÓu ®−êng dÉn danh s¸ch th¶ xuèng. NÕu b¹n chän kh«ng hiÓn thÞ sè trang, hép Tab Leader cã mÇu x¸m, ®iÒu ®ã cã nghÜa lµ kh«ng cã ®−êng dÉn. - NhÊp OK 18
Chó ý: NÕu b¹n ®ang t¹o b¶ng môc lôc hoÆc b¶ng bÊt kú cho trang Web, b¹n nªn xãa dÊu kiÓm ë hép Show Page numbers. Hình 7: T o ra b ng m c l c 2. L a ch n các khuôn d ng Ngoµi c¸c tiªu ®Ò, b¹n cã thÓ ®−a phÇn tµi liÖu bÊt kú ®· g¸n Style vµo b¶ng môc lôc. VÝ dô, c¸c chó thÝch, c¸c ®o¹n v¨n, vµ c¸c th«ng c¸o ®· ®−îc g¸n mét Style, ®Òu cã thÓ ®−îc ®−a vµo b¶ng môc lôc. Ngoµi ra, b¹n còng cã thÓ lo¹i c¸c tiªu ®Ò ra khái b¶ng môc lôc. §Ó chän chÝnh x¸c néi dung sÏ ®−a vµo b¶ng môc lôc, b¹n h·y chän lnsert/ Index and Tables vµ nhÊp Table of Contents ë hép ho¹i Index and Table (xem H×nh 7). Chän kiÓu b¶ng môc lôc, møc tiªu ®Ò ®−a vµo b¶n môc lôc, v.v..., vµ thùc hiÖn c¸c b−íc sau: - NhÊp nót Option B¹n thÊy hép tho¹i Table of Contents Options nh− trªn H×nh 8. - Trong hép TOC Level bªn c¹nh tõng tªn Style, b¹n nhËp sè møc ®Ó b¸o cho Word biÕt møc Style sÏ xuÊt hiÖn trong b¶ng môc lôc. VÝ dô, trong H×nh 8, c¸c tiªu ®Ò ®−îc g¸n Style Digression sÏ ®−îc ®Þnh d¹ng vµ thôt vµo nh− c¸c tiªu ®Ò ®−îc g¸n Style Heading 3, b i v× sè 3 ®−îc nhËp vµo hép TOC Level bªn c¹nh tªn c¶ hai Style nµy. - NhÊp OK ®Ó ®ãng hép tho¹i Table of Contents Options. - NhÊp OK ë hép tho¹i Index and Table. 19
Hình 8 : Nh p s vào ô k bên Style ñư c g p vào m c 3. C p nh t b n m c l c sau s a ñ i văn b n . Gi¶ sö b¹n thªm mét vµi phÇn vµo tµi liÖu vµ mçi phÇn cã mét tiªu ®Ò. Trong khi ®ã, b¹n xãa bít mét hoÆc hai phÇn kh¸c cïng víi c¸c tiªu ®Ò cña chóng. Lóc nµy b¶ng môc lôc kh«ng cßn chÝnh x¸c n÷a. §Ó cËp nhËt b¶ng môc lôc, b¹n h·y nhÊp ®Ó b¶ng ®ã cã mµu x¸m, nhÊn F9 hoÆc b¹n nhÊp ph¶i chuét ®Ó xuÊt hiÖn menu ®èi t−îng, trong menu nµy b¹n chän Update Field. Khi ®ã sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i Update Table of Contents. B¹n nªn râ chØ cËp nhËt c¸c sè trang hay cËp nhËt toµn bé b¶ng môc lôc b»ng c¸ch chän mét trong 2 tr−êng råi nhÊp OK. II. B NG THAM KH O CHÉO 1. T o b ng tham kh o chéo,l a ch n các khuôn d ng B¹n h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®Ó t¹o mét b¶ng tham kh¶o chÐo: Gâ v¨n b¶n cña tham kh¶o chÐo ®ã. To a Page Number: nÕu chØ dÉn tham kh¶o cña b¹n dÉn ®Õn sè trang, b¹n h·y gâ mét dßng ch¼ng h¹n: “ §Ó biÕt thªm vÒ C¸ch m¹ng Th¸ng T¸m b¹n h·y xem trang”. NhËp mét kho¶ng trèng sau ch− “ trang”. Sè trang sÏ xuÊt hiÖn sau kho¶ng trèng nµy. To a Heading: nÕu chØ dÉn tham kh¶o cña b¹n dÉn ®Õn mét tiªu ®Ò nµo ®ã, b¹n h·y gâ mét dßng ch¼ng h¹n: “ §Ó biÕt thªm vÒ ph−¬ng tr×nh bËc hai,xem ...”. 20