Giới thiệu về Kiểm soát Nội bộ và một số ví dụ minh hoạ về thủ tục

Gi ớ i thi u v Ki m soát N i b và m t s ví d minh ho v th t c ki m soát - Ph n 1 ụ ạ ề ủ ụ ề ể ộ ộ ộ ố ệ ể ầ

ng pháp và chính sách đ ượ ế t ữ ậ ế ể ể ế ể ả ạ ộ ủ Ki m soát n i b là nh ng ph c thi ươ ộ ộ ệ k đ ngăn ch n gian l n, gi m thi u sai sót, khuy n khích hi u ả ặ c s tuân th các chính sách và qu ho t đ ng, và nh m đ t đ ạ ượ ự c thi quy trình đ ằ t l p. ế ậ ượ

GI I THI U V KI M SOÁT N I B Ớ Ề Ể Ộ Ộ Ệ

L i ích c a h th ng ki m soát n i b v ng m nh ộ ộ ữ ệ ố ủ ợ ể ạ

M t h th ng ki m soát n i b v ng m nh s giúp đem l i các l i ích sau cho công ty: ộ ệ ố ộ ộ ữ ể ẽ ạ ạ ợ

ủ ủ ậ ả ả ả ớ ủ ố ệ ắ ứ ặ ặ ộ

ủ ể ạ ổ ố ả ả ủ ủ t do qu n lý r i ro ch a đ y đ . • Đ m b o tính chính xác c a các s li u k toán và báo cáo tài chính c a công ty; ế • Gi m b t r i ro gian l n ho c tr m c p đ i v i công ty do bên th ba ho c nhân viên c a ủ ố ớ công ty gây ra; • Gi m b t r i ro sai sót không c ý c a nhân viên mà có th gây t n h i cho công ty; • Gi m b t r i ro không tuân th chính sách và quy trình kinh doanh c a công ty; và • Ngăn ch n vi c ti p xúc nh ng r i ro không c n thi ủ ớ ủ ớ ủ ặ ữ ủ ủ ư ệ ế ế ầ ả ầ

ợ ể ủ ộ ộ ở ể ẽ ặ i ích c a m t h th ng ki m soát n i b cũng tr ể i ch công ty s g p nhi u khó khăn h n trong vi c giám sát và ki m ộ ệ ố ơ ề ườ ế ng, khi công ty phát tri n lên thì l ủ ơ ỉ ự ệ ả ự ủ ế ữ ệ ớ ữ ả ổ i qu n lý và c đông, m t h th ng ki m soát ộ ng cao c a c đông. Xét v đi m này, m t ưở ầ ạ ự ủ ổ ố ủ ể ả ộ ệ ố ề ể ệ c a m t h th ng qu n tr doanh nghi p ị ầ bên ngoài. Các nhà đ u ộ ố ớ ề ạ Thông th ườ nên to l n h n vì ng ớ ố ớ soát các r i ro này n u ch d a vào kinh nghi m giám sát tr c ti p c a b n thân. Đ i v i ệ ủ nh ng công ty mà có s tách bi t l n gi a ng ể ườ ự n i b v ng m nh s góp ph n t o nên s tin t ẽ ộ ộ ữ ạ h th ng ki m soát n i b v ng m nh là m t nhân t ộ ộ ữ ệ ố v ng m nh, và đi u này r t quan tr ng đ i v i công ty có nhà đ u t ấ ữ ng tr giá cao h n cho nh ng công ty có r i ro th p h n. s th t ơ ư ẽ ườ ộ ệ ố ầ ư ơ ạ ọ ữ ủ ả ấ

Nh ng y u t ế ố ữ quan tr ng đ th c hi n thành công các bi n pháp ki m soát n i b ộ ộ ể ự ệ ệ ể ọ

ắ ệ ự ấ ế ể ự ệ ạ ỏ ị ạ ộ ố ứ ộ ộ ự ộ ệ c xác đ nh rõ ràng b ng văn b n và ộ ộ ượ ằ ả ị ượ ể ộ ộ c phân tách rõ ràng gi a nh ng nhân viên khác nhau; ữ c truy n đ t r ng rãi trong n i b công ty; ượ ả ượ ữ ớ ự ỷ ợ c th c hi n v i s u quy n thích h p; ệ ự ủ ệ ố ấ ả ọ ể ả ề ộ ộ c phân tách rõ ràng;

ả ượ ả ọ Vi c th c hi n thành công các bi n pháp ki m soát n i b đòi h i m t s nguyên t c chung: ệ • M t môi tr ng văn hoá nh n m nh đ n s chính tr c, giá tr đ o đ c và phân công trách ườ nhi m rõ ràng; • Quy trình ho t đ ng và quy trình ki m soát n i b đ ạ ộ đ ạ ộ ề • Các ho t đ ng r i ro đ ủ ạ ộ • T t c các giao d ch ph i đ ị • M i nhân viên đ u ph i tuân th h th ng ki m soát n i b ; ề • Trách nhi m ki m tra và giám sát đ ượ ể • Đ nh kỳ ti n hành các bi n pháp ki m tra đ c l p; ộ ậ ể ệ i d c ghi l • M i giao d ch quan tr ng ph i đ ạ ướ ạ • Đ nh kỳ ph i ki m tra và nâng cao hi u qu c a các bi n pháp ki m soát n i b . ộ ộ ả ủ ệ i d ng văn b n; ệ ệ ế ị ả ể ị ọ ị ể

Vai trò c a ki m toán n i b ộ ộ ể ủ

ọ ộ ộ ể ệ ể ả ộ ệ ố ế ủ ả c là thành viên cua phòng k toán vì các ộ ộ ị c tuân th . Ki m toán n i b không đ ượ ả ộ ộ ụ ụ ể ể ế ể ng có trách nhi m ki m tra: M t s công ty ch n có m t “ki m toán n i b ” ch u trách nhi m đ m b o h th ng ki m soát ộ ố n i b đ ộ ộ ượ bi n pháp ki m soát n i b cũng áp d ng cho c phòng k toán. C th , ki m toán n i b ệ th ườ ể ộ ộ ể ệ

ệ ủ ộ ộ ệ ố ủ ể ầ ộ

ư ệ ế ả ị ồ ủ ủ ự ề ệ ệ ế ả ị • vi c tuân th các quy trình và chính sách, v n là m t ph n c a h th ng ki m soát n i b ố c a công ty; ủ vi c tuân th các chính sách và quy trình k toán cũng nh vi c đánh giá tính chính xác c a ủ ủ ệ các báo cáo tài chính và báo cáo qu n tr ; và • xác đ nh các r i ro, các v n đ và ngu n g c c a vi c kém hi u qu và xây d ng k ho ch ạ ố ấ gi m thi u nh ng đi u này. ữ ể ề ả

ộ Ki m toán n i b báo cáo tr c ti p lên T ng Giám đ c ho c H i đ ng Qu n tr . Do đó, v i m t ộ ộ ộ ồ ự ể ế ặ ả ổ ố ớ ị

ả ệ ố ộ ộ ủ ộ ộ ụ ệ ể ẽ ượ c ki m toán n i b làm vi c hi u qu , h th ng ki m soát n i b c a công ty s liên t c đ ệ ki m tra và hoàn thi n. ể ể ệ

ậ ệ ệ ầ ổ t Nam, công ty trách nhi m h u h n và công ty c ph n có trên 11 ạ ủ ệ ể ữ ạ ề ể ặ ở ộ ả ệ ư ể ứ trên. Theo Lu t Doanh nghi p Vi c đông ph i có Ban Ki m soát. M c dù vai trò và quy n h n c a Ban Ki m soát theo Lu t ậ ổ m t m c nào đó, nh ng có kh năng Ban Ki m soát đóng vai Doanh nghi p không rõ ràng ả trò c a ki m toán n i b nh miêu t ư ộ ộ ủ ể ả

Các c u ph n c a m t H th ng ki m soát n i b theo COSO ộ ệ ố ộ ộ ủ ể ầ ấ

T o ra n n t ng cho các c u ph n khác c a H ể ề ả ủ ầ ạ ấ ệ - Môi tr th ng ki m soát n i b thông qua vi c thi ộ ộ ố ng Ki m soát (Control Environment): ế ậ ườ ể ệ t l p các chính sách ki m soát trong công ty. ể

ủ ể Nh n bi ậ ế ế t và phân tích các r i ro liên quan đ n ủ - Đánh ra r i ro ki m soát (Risk Assessment): m c tiêu kinh doanh c a công ty. ủ ụ

ể ộ ạ ộ ợ ệ ố ệ c th c hi n ự ượ c m c tiêu kinh ụ Toàn b các chính sách và th t c đ - Ho t đ ng ki m soát (Control Activities): ủ ụ nh m tr giúp ban giám đ c công ty phát hi n và ngăn ng a r i ro đ đ t đ ể ạ ượ ừ ủ ằ doanh

ệ ố Là h th ng tr giúp vi c trao ợ ệ ố ế ệ ừ ệ ổ - H th ng thông tin, giao ti p (Information and Communication): đ i thông tin, m nh l nh và chuy n giao k t qu trong công ty, nó cho phép t ng nhân viên ệ cũng nh ng t ng c p qu n lý th c hi n t ấ ế t nhi m v c a mình. ụ ủ ệ ố ể ự ả ệ ừ ư ả

ạ ộ ể là m t quá trình đánh giá tính hi u qu c a h th ng ki m ệ ố ả ủ ệ ể ộ ộ ợ ộ ể ượ ệ c v n hành m t cách tr n chu, hi u ậ ộ ơ - Ho t đ ng ki m soát (Monitoring): soát n i b , tr giúp xem xét h th ng ki m soát có đ ệ ố qu .ả

Mô hình H th ng ki m soát n i b theo COSO: ệ ố ộ ộ ể

Ví d minh h a v th t c ki m soát: Ph n 2 - Ki m soát Bán hàng và Giao hàng ầ ề ủ ụ ụ ọ ể ể

ố ớ ấ ộ ọ ủ ể ả ừ ằ ạ Bán hàng, giao hàng là m t khâu quan tr ng đ i v i b t kỳ doanh nghi p nào. Theo báo cáo c a Mekongcapital, chúng ta xem xét m t ộ ệ s r i ro có th x y ra và các th t c nh m ngăn ng a và h n ch ế ủ ụ ố ủ r i ro đ i v i chu trình bán hàng và giao hàng. ủ ố ớ

Cam k t h p lý v l ch giao hàng ế ợ ề ị

R i roủ

ộ ộ ị ể ế Đ i ngũ nhân viên bán hàng có th làm cho công ty cam k t m t l ch giao hàng mà nhà máy không th đáp ng. ể ứ

Gi i pháp ả

c t ụ ầ ệ ủ tr c s phê ượ ừ ướ ự ộ ặ ứ ấ ướ ế ề ộ ạ ả ấ ị ề ả ạ ả ế i. Công ty nên áp d ng m t cách th c là nhân viên bán hàng c n nh n đ ậ duy t c a phòng k ho ch s n xu t tr ứ c khi cam k t v ngày giao hàng ho c m t cách th c ế khác là phòng k ho ch s n xu t đ nh kỳ trình lên phòng kinh doanh b n báo cáo v công su t ấ s n xu t còn l ấ ả ạ

Nh n đ n đ t hàng đúng v i đi u kho n và đi u ki n ớ ơ ề ề ệ ặ ả ậ

R i ro ủ

c ch p nh n mà có nh ng đi u kho n ho c đi u ki n không chính ơ ấ ề ề ệ ả ặ Đ n đ t hàng có th đ xác ho c t ể ượ khách hàng không đ ặ ặ ừ ậ ữ c phê duy t. ượ ệ

Gi i pháp ả

ẫ ặ ẩ ơ Công ty nên có m u đ n đ t hàng chu n và m u này nên đ ng ệ ả ượ c ẫ i có th m quy n ký duy t khi ch p nh n đ n đ t hàng. Đ n này nên ph n ánh c th : ụ ể ơ c và ph i đ ố ướ ả c đánh s tr ượ ơ ườ ề ặ ẩ ấ ậ

ệ ề ề ụ ể ữ ể ơ

ề ậ ạ ấ ượ ể ể ụ ủ ữ ặ ng tín ị ng tín d ng c a khách hàng, ho c, đ i v i nh ng khách hàng m i thì c n ầ ộ ớ ấ ượ ố ớ ộ ự ụ ụ ể ể ậ ặ • quy trình bán hàng liên quan; • t ng đi u kho n, đi u ki n và quy cách c th mà có th khác nhau gi a các đ n hàng khác ả ừ nhau; • đã ki m tra v vi c xác nh n v tình tr ng còn hàng và l ch giao hàng; và ề ệ • đã ki m tra ch t l có s phê duy t c a b ph n ki m tra tín d ng ho c cán b ph trách ki m tra ch t l ệ ủ d ng khách hàng. ụ

Áp d ng nh ng chính sách bán ch u và ki m tra ch t l ng tín d ng h p lý ấ ượ ữ ụ ể ị ụ ợ

R i ro ủ

ể ẩ ể ấ ị ạ Nhân viên bán hàng có th c p quá nhi u h n m c bán ch u cho khách hàng đ đ y m nh ạ ề doanh s bán hàng và do đó làm cho công ty ph i ch u r i ro tín d ng quá m c. ứ ả ị ủ ụ ứ ố

Gi i pháp ả

ượ ệ ị ị ị ặ ặ ườ ườ c tách bi ị ứ ữ ỏ i ho c phòng ch u trách nhi m phê duy t h n m c bán ch u nên đ t kh i ệ ạ i ho c phòng ch u trách nhi m bán hàng. H n n a, công ty nên xác đ nh rõ ràng nh ng ữ ơ ệ ệ ủ ế ề ả ị ấ ượ ưở ụ ề ng, công ty nên có m t h th ng ki m tra ch t l ặ ẽ ơ ụ ộ ệ ố ứ ể ị ụ ộ ầ ườ ủ ỏ c n l n h n nh ng khách hàng l n và th ng xuyên. Vì các công ty Vi t Nam có th Ng ng chính sách bán ch u ph n ánh r i ro tín d ng liên quan đ n thông tin v khách hàng. Trong đi u ki n lý t ng tín d ng c a khách hàng. ủ ệ ỉ Nhìn chung, công ty nên áp d ng h n m c bán ch u ch t tr h n đ i v i nh ng khách hàng ch ố ớ ạ ữ ng có r i ro không giao d ch m t l n và nh ng khách hàng nh , vì nhóm khách hàng này th ể tr đ ị ả ượ ợ ớ ữ ữ ườ ệ ớ ơ

ấ ượ ệ ể ng tín d ng c a khách hàng n ủ ụ ướ ợ c ngoài, chúng tôi g i c ngoài và ngân hàng phát hành ố ớ ướ có khó khăn trong vi c ki m tra ch t l ý các công ty nên luôn luôn dùng L/C đ i v i khách hàng n L/C ph i l n và có uy tín. ả ớ

Giao chính xác s l ng và lo i s n ph m cho đúng khách hàng ố ượ ạ ả ẩ

R i ro ủ

ể ặ ố ượ ậ ữ ế ấ ặ Công ty có th giao cho khách hàng s l khách hàng phàn nàn, không ch p nh n hàng hoá đã giao ho c d n đ n nh ng chi phí ph thêm không c n thi t, ch ng h n nh giao hàng thêm l n n a ho c phí v n chuy n ph thêm. ng hàng ho c quy cách không chính xác làm cho ụ ẫ ặ ư ữ ụ ế ể ậ ầ ẳ ạ ầ

Gi i pháp ả

ộ ế ề ủ ữ ư ầ c ượ ự c l p d a trên đ n đ t hàng đã đ ơ nhi u liên c a phi u giao hàng. Các phi u giao hàng c n đ ượ c và c n đ ề ố ượ ế ệ ặ ng hàng đã giao và cung c p các thông tin c n thi ế ể ấ ầ ể ậ c, phi u giao hàng nên có tham chi u chéo đ n phi u đóng gói tr ể ế ế ặ ế ượ ế ế ế ặ ể ế ế ậ ạ ố ố ế ế ặ ả ượ c ấ c hàng và ch p nh n đ ậ ố ằ ượ ứ ể B ph n giao hàng nên l u gi ậ đánh s tr c phê duy t. Phi u giao hàng là ượ ậ ầ ố ướ ế m t b n ghi v s l i v n ườ ậ t đ cho ng ộ ả chuy n n i b c a công ty ho c công ty v n chuy n bên ngoài có th ti n hành giao hàng. ộ ộ ủ ể ướ N u có th áp d ng đ c ụ ể khi v n chuy n1. Ngoài ra, n u Công ty s d ng dãy s ho c mã v ch thì phi u giao hàng nên ử ụ có tham chi u chéo đ n dãy s ho c mã v ch đó. Cu i cùng, phi u giao hàng ph i đ ế ạ khách hàng ký đ công ty có b ng ch ng v khách hàng đã th c t ự ế ề nh n hàng đó. ậ

L p hoá đ n chính xác ơ ậ

R i ro ủ

ộ ố ể ậ ậ ơ không giao ự ế ặ ậ ặ ậ ơ ơ ậ ộ ầ ơ ố Nhân viên l p hoá đ n có th quên l p m t s hoá đ n cho hàng hoá đã giao, l p sai hoá đ n ơ ho c l p m t hoá đ n thành hai l n ho c l p hoá đ n kh ng trong khi th c t hàng.

Gi i pháp ả

Hoá đ n ch nên l p căn c vào: ứ ậ ơ ỉ

ế ậ ượ c đ i chi u v i phi u giao hàng; và ế c khách hàng ký nh n; ớ ố ế 1) phi u giao hàng đã đ 2) đ n đ t hàng đã đ ượ 3) h p đ ng giao hàng, n u có. ặ ồ ơ ợ ế

ơ ạ ế ế ổ ố ặ i trên hoá đ n ho c trên s sách k toán s tham chi u đ n phi u giao hàng ặ ế ử ụ ặ ể ế ế ộ ố ơ ượ ơ ộ c phê duy t đ giúp cho vi c ghi chính xác giá bán trên hoá đ n. M t ng ế i đ c ườ ộ ừ ể ệ ể ể ặ ệ ộ ộ ế ệ ộ t quá m t giá tr ộ ố ớ ể ữ ượ ặ ẫ ặ ơ ị Công ty nên ghi l ho c mã s đ n đ t hàng đ giúp ki m tra tham chi u. Công ty nên s d ng m t danh sách giá bán đã đ l p nh k toán thu ho c ki m toán n i b nên ti n hành ki m tra giá bán và vi c c ng tr ậ ư ế trên hoá đ n theo cách ho c là ng u nhiên ho c là đ i v i nh ng hoá đ n v ơ nh t đ nh. ấ ị

H ch toán đ y đ và chính xác bán hàng b ng ti n m t ủ ề ầ ằ ặ ạ

R i ro ủ

c khi ể ề ặ ặ ướ Th qu ho c nhân viên thu ngân có th ăn c p ti n m t khách hàng thanh toán tr kho n ti n m t đó đ ắ c ghi nh n là doanh thu. ủ ả ỹ ề ượ ặ ậ

Gi i pháp ả

ơ ệ ể ỗ ồ ị ử ụ ẽ ớ ệ ố ị ữ ệ ả ạ ả ệ ủ ự ủ ể ệ ẽ ả ỹ ị Vi c s d ng hoá đ n m i khi giao hàng cùng v i h th ng theo dõi hàng t n kho và ki m kho ố đ nh kỳ s giúp đ m b o phát hi n ra nh ng giao d ch bán hàng mà không h ch toán. M i nguy hi m c a vi c b phát hi n s làm gi m đ ng l c th qu hay nhân viên thu ngân ăn c p ắ ộ ti n. Khuy n khích khách hàng thanh toán b ng chuy n kho n qua ngân hàng cũng giúp làm ề ế ể ằ ả

ả ề ệ ằ ặ ho c máy phát hành hoá đ n ặ ệ ử ế các đi m bán hàng trong m t s tr ơ ở ể ợ không đ ị c đ ả ặ ặ ệ ủ ể ậ ỹ ố c khoá trong máy. T p tin ho c băng t ệ ộ ậ ặ ạ ế ỹ ế ỹ ủ ố ề ừ ượ ớ ổ máy đ m ti n ho c máy phát hành hoá ứ i đi m bán hàng và ch c ề ề ề ặ ổ t ch c năng ghi chép vi c thu ti n t ề ạ ứ ệ ặ ể ệ ử ụ gi m b t r i ro và các chi phí hành chính liên quan đ n bán hàng b ng ti n m t. Vi c s d ng ớ ủ ng máy đ m ti n đi n t ộ ố ườ ề ế h p cũng giúp ích vì các máy này in ra biên lai cho khách hàng và b n ghi n i b v giao d ch ộ ộ ề trên t p tin máy tính ho c băng t ể đ ừ ượ ừ cho th qu ti p c n. Công ty nên ti n hành ki m tra đ c l p v ti n m t t i qu so v i t ng s ế ti n mà th qu ghi chép ho c t ng s ti n in ra t ề đ n. Cu i cùng, nên tách bi ơ năng h ch toán thu ti n trên tài kho n. ố ạ ề ả

Ví d minh h a v th t c ki m soát: Ph n 3 - Ki m soát Mua hàng ọ ề ủ ụ ụ ể ể ầ

ủ ệ ừ ủ ệ ặ ủ ụ ồ ậ Báo cáo c a Mekongcapital cho phép các doanh nghi p phát hi n và có bi n ệ ệ ặ . Nó giúp ngăn ch n pháp ngăn ng a r i ro trong khâu mua hàng hoá v t t ậ ư gian l n trong vi c đ t hàng, nh n hoa h ng c a nhân viên ph trách mua ậ hàng.

Ch ng

i có th m quy n m i l p phi u đ ngh mua hàng

ỉ ườ

ớ ậ

ế

ề

ề

ẩ

ị

R i roủ

Ng

i không có th m quy n có th v n đ ngh mua hàng đ

c.

ườ

ể ẫ

ề

ề

ẩ

ị

ượ

Gi

i pháp

ả

ẩ

ề

ủ c các phi u đ ngh mua hàng c a

ị

ượ

ả ượ ố

ế

ế

ệ

ề

ị ế

ề

ị

Công ty nên chu n hoá và đánh s tr ị ế ố ướ t ng phòng ban đ ngh mua hàng nh là m t bi n pháp ki m soát các ể ệ ộ ư ề ừ i đ đ m b o r ng hàng đ ngh mua phi u đ ngh mua hàng hi n t ề ị ệ ạ ể ả ả ằ ị ề ế ườ c nh n chính xác. Phi u này ph i đ c đ t hàng và hàng đ đ i c ng ả ượ ế ậ ượ ặ ổ c đ i chi u đ n tài kho n trên s có th m quy n ký duy t và ph i đ ả ệ ề ẩ ệ i đ ngh mua hàng có trách nhi m v ngân sách chi. Vi c cái đ ng ể ườ ề mua hàng ch đ ượ ỷ c ti n hành khi trình phi u đ ngh mua hàng đ c u ế ỉ ượ quy n. ề

Ngăn ch n gian l n trong vi c đ t hàng nhà cung c p

ệ ặ

ặ

ậ

ấ

R i ro

ủ

ệ ặ

ậ

ạ

ẳ

ặ ơ

ử ụ

ể

ụ

c thanh toán liên quan đ n kho n mua hàng h c u đó.

Nhân viên mua hàng gian l n trong vi c đ t hàng ch ng h n đ t hàng mà nhân viên này s d ng cho m c đích riêng và có th trình hoá đ n đ đ ượ

ể ư ấ

ế

ả

Gi

i pháp

ả

ệ

ứ

ề

ặ

ị

ứ ệ

ế

t ch c năng đ ngh mua hàng và ch c năng đ t hàng. Nói Nên tách bi cách khác, m i vi c mua hàng ch do phòng thu mua ti n hành và phòng ỉ ọ ặ thu mua ph i đ c l p v i các phòng khác. Phòng thu mua ch nên đ t

ả ộ ậ

ớ

ỉ

ị

ấ

ề

ế

ẩ

ườ

c phi u đ ngh mua hàng tiêu chu n đã ố

ả ượ

ẩ ế

ậ ượ ề ế ố ủ

ơ ề

c đánh s c ng i có th m quy n ký duy t. Đ n đ t hàng ph i đ ệ c và tham chi u đ n s c a phi u đ ngh mua hàng, và cung c p ấ ế ị

ặ ị ụ ố ượ ượ

ủ ơ

ế

ặ

ề

ể

ế

ị

hàng nhà cung c p khi nh n đ đ ượ tr ướ ng, giá c , quy cách, các thông tin liên quan đ n hàng hoá/d ch v , s l ả ế c chuy n đ n phòng nh n v.v…. Các liên c a đ n đ t hàng này nên đ ậ ể hàng, phòng k toán và phòng đ ngh mua hàng đ giúp ki m tra nh n ậ ể hàng và thanh toán sau đó.

c phép t

nhà cung

ồ

ề

ệ

ậ

ượ

ừ

Ki m soát vi c nh n ti n hoa h ng không đ ể c p ấ

R i ro

ủ

ấ

ợ

ị

c phép t

Nhân viên mua hàng có th ch n nhà cung c p mà không bán hàng ấ ể ọ m c giá th p nh t có th vì nhân viên hoá/d ch v phù h p nh t ho c ể ấ ấ ặ ở ứ nhà cung c p. này nh n ti n hoa h ng không đ ượ

ụ ề

ừ

ậ

ấ

ồ

Gi

i pháp

ả

ỏ

ấ

ụ

ừ

ỗ

ỗ

ố

ả

ộ ậ ứ

ặ ớ ổ ị ệ ớ

ườ

ộ ờ

ụ

ấ ộ ồ

ỷ ậ

ề

ẽ

ặ

ậ

ế

ệ

ị

ị

ị

ba nhà cung Công ty nên áp d ng cách th c đòi h i ít nh t ba báo giá t ứ c p đ c l p đ i m i khi mua hàng ho c v i m i kho n mua hàng trên ấ m t m c nào đó. Công ty nên hoán đ i v trí các nhân viên mua hàng đ ể ộ ấ i có quan h v i m t s nhà cung c p nh t tránh tình tr ng m t ng ộ ố ạ đ nh trong m t th i gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp d ng m t chính ộ ị sách k lu t ch t ch khi phát hi n nhân viên nh n ti n hoa h ng không ệ c phép và nên đ nh kỳ ti n hành ki m tra vi c này. Công ty cũng nên đ ể ượ áp d ng cách th c mà các phòng đ ngh mua hàng đ nh kỳ cho ý ki n ế ề ụ ph n h i v ho t đ ng c a phòng thu mua.

ứ ạ ộ

ồ ề

ủ

ả

Nh n đúng hàng

ậ

R i ro

ủ

ư

ể

ẳ

ạ

ậ ng hay quy cách.

ậ ng, ch t l

Nhân viên nh n hàng có th nh n sai hàng - ch ng h n nh hàng hoá sai v s l ề ố ượ

ấ ượ

Gi

i pháp

ả

ứ

ề

ớ

ị

ườ

ứ

ệ c, và ch c năng đ t hàng. Nhân viên nh n hàng, th ậ ậ ượ ơ

ậ

ỉ

c l p m i khi nh n hàng t

c nên đ

Nên tách bi ậ có th đ ể ượ ặ m t s công ty, ch nên nh n hàng khi đã nh n đ kho ở ộ ố h p l do phòng thu mua g i đ n. Nh ng biên b n nh n hàng đ ử ế ợ ệ ậ tr s t ỗ ố ừ ướ

t ch c năng nh n hàng v i ch c năng đ ngh mua hàng, khi ứ ủ ng là th c đ n đ t hàng ặ c đánh ả ượ nhà cung c p. Nhân viên ấ

ượ ậ

ữ ậ

ừ

ợ

ệ

ệ

ể

ự

ậ

ả

ậ ằ

ườ ặ

ấ ớ ơ ộ ậ

ậ ể

ỗ ợ ệ ng đ c l p nên h tr vi c ậ ộ

ậ

ượ ế

ấ ượ

ụ ả

ủ

ể

ấ

ợ

ừ ạ

ế ể

ử

ứ

ị

nh n hàng nên th c hi n các bi n pháp thích h p đ đo l ng hàng hoá nh m đ m b o hàng hoá th c nh n đ ng nh t v i đ n đ t hàng v t ng ề ừ ự ồ ả quy cách. M t nhân viên ki m tra ch t l ấ ượ ể ộ nh n hàng n u các quy cách quá ph c t p mà nhân viên nh n hàng không ứ ạ ế c. Biên b n nh n hàng nên có m t m c ch rõ th đánh giá chính xác đ ỉ ả ng, n u th y phù h p. M t liên c a biên b n nh n đã ki m tra ch t l ậ ộ c g i cho phòng k toán hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên đ ượ ử đ làm ch ng t h ch toán và g i cho phòng đ ngh mua hàng đ làm ề ể b ng ch ng v quy trình mua hàng đã hoàn thành. ề ằ

ứ

do nhà cung c p phát

ơ

ơ

ặ

ặ

ả

ấ

Ngăn ch n hoá đ n đúp ho c hoá đ n gi hành

R i ro

ủ

ng, giá tr

ử

ể

ấ

ơ

ố ượ

ị

Nhà cung c p có th phát hành và g i hoá đ n ghi sai s l ho c phát hành hoá đ n đúp.

ặ

ơ

Gi

i pháp

ả

t c các hoá đ n nên

ơ ủ

ậ ượ

ấ ả ề

c đánh s theo th t ố

c hoá đ n c a nhà cung c p, t ứ ự ể ệ

ị

ơ ố c đã đ ượ ạ

ơ

ố ế ủ ơ

ố

t t

ả

ể

ứ

ế

ợ ẽ . K toán nên ki m tra các chi ti ể ư

ệ ừ ế ả

ứ

ơ ở ể

ấ ả

ệ

ả

ơ

ữ

ẽ

Khi công ty nh n đ ơ ấ đ vi c sau đó vi c ki m tra v tính liên t c ụ đ ể ệ ượ ậ t c các hoá đ n nh n c a các s hoá đ n có th giúp xác đ nh vi c t ơ ệ ấ ả ể ủ t cũng bao g m ồ c h ch toán. M t bi n pháp ki m soát t đ ể ệ ộ ượ vi c đóng d u lên hoá đ n đ ghi rõ s tham chi u c a đ n đ t hàng và ấ ặ ể ệ t c a nhân biên b n nh n hàng, mã tài kho n, n u phù h p, và tên vi ậ ả ế ắ ủ ế ố viên th c hi n vi c ki m tra này. Vi c này s giúp ích cho quá trình đ i ệ ệ ự ớ ơ t c a hoá đ n so v i đ n chi u ch ng t ế ủ ơ ừ chung các ch ng t đ t hàng và biên b n giao hàng liên quan và l u gi ữ ặ t c các hoá đ n, v n là c s đ thanh toán này. Vi c này đ m b o là t ố ả cho nhà cung c p, s liên quan đ n nh ng giao d ch mua hàng h p l ợ ệ và ị ế ấ nh n đúng hàng.

ậ

Thanh toán mua hàng chính xác

R i ro

ủ

ằ

ệ

ế

ặ

ỷ

ể

ườ i

Khi thanh toán b ng séc, u nhi m chi ho c b ng phi u chi ti n m t có ề c u quy n th có thanh toán nh m nhà cung c p, ho c v i ch ký đ ề ượ ỷ ữ ấ không đúng, ho c đ xu t thanh toán các kho n gi m o ho c cho ng ặ ả ạ ấ m o ho c hoá đ n b thanh toán hai l n li n. gi ị

ặ ằ ặ ớ ả ề

ầ ặ ề ơ

ả ạ

ặ

ầ

Gi

i pháp

ả

ộ

ậ

ế

ặ ố ớ

ế

ế

ư

ỉ

ế

ẩ

ế ậ

ạ ả

ợ ạ ả ơ ệ

ề

ế

ế

ổ

t kh u, hàng

ể ẫ ế

ẳ

ấ

i, v.v….. Ngoài ra, b t kỳ thay đ i nào nh th c n s u ư ế ầ ự ỷ ổ c khi thay đ i vi c thanh toán. T t c các séc, u ỷ ợ ấ ả c. Hoá đ n đã

c đánh s tr

ố ướ

ề ệ

ề

ặ

ơ

c đóng d u “Đã thanh toán”

ấ

ạ ề ủ ụ ố ồ ể ể ả

Phòng k toán, ho c đ i v i m t s công ty là b ph n công n ph i tr ả ả ộ ố c a phòng k toán, nên l u gi m t danh sách các ngày đ n h n thanh ữ ộ ủ ặ toán. Khi đ n h n, k toán ph i trình không ch hoá đ n mà c đ n đ t ơ ả i có th m quy n ký duy t thanh hàng và biên b n nh n hàng cho ng ườ toán. Phòng mua hàng nên có trách nhi m thông báo cho phòng k toán ệ ế v b t kỳ thay đ i gì liên quan đ n vi c mua hàng mà có th d n đ n ệ ề ấ thay đ i thanh toán, ch ng h n nh th i h n thanh toán, chi ư ờ ạ ổ ạ mua b tr l ấ ị ả ạ quy n thích h p tr ệ ổ ướ nhi m chi và phi u chi ti n m t nên đ ế ượ thanh toán nên đ ượ Ví d minh ho v th t c ki m soát: Ph n 4 - Ki m soát Hàng t n kho và Tài s n C ầ ụ đ nhị

ồ ố ị ọ ầ ệ ấ ố ư ạ ố ị ộ ả ồ ố ị ệ ể ệ ệ ả ả ố ớ ủ ố ả ề ấ ố ị ọ Hàng t n kho và tài s n c đ nh là hai c u ph n quan tr ng t o nên Doanh nghi p. Hàng t n kho th hi n v n l u đ ng, tài s n c đ nh ể ệ là bi u hi n c a v n c đ nh c a doanh nghi p. Vi c qu n lý hàng ủ t n kho và tài s n c đ nh là v n đ r t quan tr ng đ i v i các ấ ồ ữ doanh nghi p. Báo cáo c a Mekongcapital giúp chúng ta có nh ng ủ ệ hi u bi ể ế t trong v n đ này. ấ ề

B o v hàng t n kho ồ ệ ả

R i ro ủ

ồ ệ ấ ấ ắ ữ ỷ ỏ ể ấ ả c che d u. M t kh năng khác là ỗ ể ả ả i đ tránh b ph t v nh ng s n ạ ề ộ ị ữ Hàng t n kho có th b m t c p và vi c m t c p có th đ ể ượ ể ị ấ ắ công nhân có th hu b ho c d u kín nh ng s n ph m có l ẩ ặ ph m đó. ẩ

Gi i pháp ả

s sách hàng t n kho (k toán hàng t n kho) kh i ch c năng ệ ứ ế ồ ồ ỏ Nên tách bi trông gi t ch c năng l u gi ữ ổ hàng t n kho (th qu ). ỹ ứ ồ ư ủ ữ

và thành ph m vào n i có khoá và ch ng v t t ữ ậ ư ẩ ơ ỉ ườ i có th m quy n m i có khoá ề ẩ ớ Nên c t gi ấ m ch đó. ỗ ở

ư ế kho hàng ph i có phi u ề ậ ặ ả ủ ế ấ ứ c dùng làm ch ng c th kho ký. Các phi u này s đ ể ủ ứ ừ ậ ợ ể ế Gi ng nh cách ki m soát ti n m t, m i hàng hoá nh p và xu t t ố ấ ừ ọ ể nh p và xu t hàng và phi u này ph i đ ả ượ ậ ế khác, khi phù h p, đ th kho c p nh t s kho và đ k t h ch toán cùng v i các ch ng t ớ ừ ạ toán hàng t n kho h ch toán chính xác s hàng t n kho trong s cái và s ph . ổ ạ ẽ ượ ậ ổ ụ ổ ồ ố ồ

ỉ ẩ ồ ỉ ị c vi i có th m quy n và ch th này ph i ả ấ t thành văn b n v i ch ký có th m quy n. Ch th này có th k t h p v i phi u xu t ị ề ể ế ợ ị ủ ề ỉ ớ ữ ế ế ả ẩ Th kho ch nên đ ng ý xu t hàng khi có ch th c a ng ủ ườ ấ đ ỉ ớ ượ hàng.

c dán nhãn và theo dõi ồ ở ở ỏ ể ấ ỏ ấ ệ ồ ể ượ ấ ạ ấ ạ ườ ồ ả ượ m i công đo n s n xu t nh nh t có th đ ả ấ ệ ố ạ ả ấ ộ ố ạ ặ ế ư ổ ở ữ ể ị ng c a các đ a đi m ho c công đo n s n xu t đó. c chuy n giao gi a các t Hàng t n kho, bao g m c s n ph m d dang, ph i đ quy mô lô ẩ ả ả hàng nh nh t có th đ c và ể ễ c – đ có th d ở ỗ ể ượ ng bao g m s sách k dàng phát hi n ra b t kỳ hàng hoá nào th t l c. H th ng theo dõi th ế ổ toán, s sách s n xu t và m t s lo i nhãn ho c mã v ch trên hàng hoá. Khi di chuy n s n ả ể ặ ầ ph m d dang gi a các đ a đi m ho c công đo n s n xu t, phi u l u chuy n s n ph m c n ẩ ạ đ ị ể tr ổ ưở ẩ ượ ấ ặ ả ấ ả ể ữ ủ ể ạ ả

ấ ớ ổ ế ế ồ ổ ố c đi u tra k càng. Ít nh t là hàng tháng công ty nên ti n hành ki m kê hàng t n kho và đ i chi u v i s kho và s ể sách k toán. B t kỳ chênh l ch nào cũng ph i đ ả ượ ế ệ ề ấ ỹ

L u gi ư ữ ả b n đăng ký tài s n c đ nh đ y đ ủ ả ố ị ầ

R i ro ủ

ị ể ị ạ ố ị ế ả ẫ ạ ộ ề ệ ố ả Các giao d ch mua và thanh lý tài s n c đ nh có th b h ch toán sai. Đi u này d n đ n sai các s d tài s n c đ nh trên b ng cân đ i k toán, làm méo mó các h s ho t đ ng liên ố ế quan đ n tài s n ho c tính sai kh u hao tài s n c đ nh. ả ố ư ế ố ị ặ ố ị ả ả ấ

Gi i pháp ả

ư ữ ả ạ t t ng h ng ế ừ ư ổ ụ ố ị ơ ả ụ ả ế ả ả b n đăng ký tài s n c đ nh nh là s ph ghi chi ti ố ị ộ ả ấ ả ủ ổ ố ị ả ỹ ế ủ ặ ể ấ ặ ả ấ ồ ả ượ ố ị ủ ế ả ố ớ ị ị Phòng k toán nên l u gi m c tài s n c đ nh. Các thông tin c b n c a m t b n đăng ký tài s n c đ nh là nguyên giá t ng tài s n và giá tr tăng thêm hay thay đ i, và kh u hao lu k c a tài s n đó. Các thông tin ừ ố ư khác bao g m mã s , v trí đ t đ , ngày mua/thanh lý, nhà cung c p ho c nhà s n xu t. S d trên b n đăng ký tài s n c đ nh ph i đ ả c đ i chi u đ nh kỳ v i giá tr ròng c a các tài kho n tài s n c đ nh trên s cái. ị ố ị ả ổ ố ị ả

t c tài s n c đ nh, và đ i chi u s ế ấ ả ố ị ố ế ể ự ế ớ ả ể ả ố ế ả ể ố ấ ng ki m kê th c t ấ ế ụ ư ỏ v i b n đăng ký tài s n c đ nh. Vi c ki m kê và đ i chi u cũng ph i tìm ệ ấ ố ị ẫ ử ả ữ ả ấ ủ ượ đó vì đi u này giúp các b ph n trong vi c b o v c g i cho phòng hành ả ộ ặ ở ệ ề ệ ậ ậ ộ Ít nh t là hàng năm, công ty nên ti n hành ki m kê t l ả ố ị ượ ra b t kỳ tài s n nào không s d ng, h h ng hay đã kh u hao đ mà v n còn ti p t c tính ử ụ kh u hao. Nh ng b n sao c a b n đăng ký tài s n c đ nh nên đ ả ủ ả chính và b ph n mà tài s n c đ nh đ t ố ị ả các tài s n này hàng ngày. ả

ố ị ả ượ c k p th i thông ờ ị Ngoài ra, nên có m t h th ng đ c p nh t b n đăng ký tài s n c đ nh đ qua s ph i h p gi a các b ph n này v i phòng k toán. ộ ệ ố ộ ữ ậ ả ớ ể ậ ậ ố ợ ự ế

ạ ề ủ ụ ể ể ề ầ ặ ả Ví d minh ho v th t c ki m soát: Ph n 5 - Ki m soát Ti n m t và Tài kho n Ngân ụ hàng

ế ọ ệ ệ ặ ố ề ề ể ủ ồ ề ề ệ Ti n là khâu tr ng y u đ i v i b t kỳ doanh nghi p nào. Vi c qu n ả ố ớ ấ ề ả t ti n m t và tài kho n ngân hàng s gi m thi u r i ro v kh lý t ả ẽ ả năng thanh toán cũng nh tăng hi u qu s d ng đ ng ti n c a ủ ả ử ụ ệ ư i thi u báo cáo c a Mêkôngcapital v doanh nghi p. Chúng tôi gi ệ ủ ớ m t s th t c ki m soát Ti n m t và Tài kho n Ngân hàng. ả ặ ề ộ ố ủ ụ ể

Ki m soát ti n m t ể ề ặ

R i roủ

Ti n m t có th b s d ng sai m c đích ho c m t c p. ể ị ử ụ ấ ắ ụ ề ặ ặ

Gi i pháp ả

Nên có m t h th ng nh là s qu đ hàng ngày th qu ghi chép thu và chi ti n m t. ộ ệ ố ỹ ể ư ủ ề ặ ổ ỹ

c rút ra kh i qu khi có phi u chi đ ặ ế ỹ ượ ả c phê duy t và thu ti n m t ph i ệ ề ặ Ngoài ra, ti n m t ch đ ề đi kèm v i phi u thu đ ỏ c phê duy t. ỉ ượ ượ ế ệ ớ

ứ t quá m t m c nh t đ nh ứ ề ặ ả ộ ọ ạ c thanh toán qua tài kho n ngân hàng. Vào m t th i đi m ch nên có m t ng ấ ị ườ ế i ti p ộ ờ ộ ỉ trong h p có khoá. Nên có h n m c thanh toán ti n m t và m i kho n thanh toán v ượ ph i đ ể ả ượ c n ti n m t và ti n m t ph i đ ề ậ ả ả ượ c c t gi ấ ữ ề ặ ặ ộ

c m t nhân viên riêng bi ị ả ượ ề ệ ậ ộ c ti p c n ho c có ch c năng trông gi ế ậ ố ư ề ặ t l p và nhân viên này không ổ ố c đ i ượ ầ Bút toán giao d ch ti n m t ph i đ ặ đ ứ ặ chi u hàng ngày v i s qu ti n m t do th qu l p. ỹ ề ặ ỹ ậ ượ ế ớ ổ ặ ti n m t. S d ti n m t trên s cái c n đ ữ ề ủ

Đ i chi u ngân hàng ố ế

R i ro ủ

ể ể ệ ả ặ ả ặ ờ ị Công ty có th không ngăn ch n ho c phát hi n k p th i các kho n chuy n kho n ho c rút ti n ề ặ ngân hàng có gian l n ho c có l i. ặ ậ ỗ

Gi i pháp ả

ố ế ệ ệ ổ ế ệ ủ ườ ố ố ư ổ c m t ng ộ ượ ạ ế ệ ẩ ề ệ ệ ử ấ c đ i chi u v i các kho n ti n g i ch a đ i này không đ ượ ớ ị ề ư ế ả ườ ế ượ ư ấ ử ố ấ ầ ả K toán ngân hàng nên th c hi n vi c đ i chi u s d trên s ph ngân hàng v i s d trên s ớ ố ư ụ ế ự i có th m quy n ki m tra và sách k toán c a công ty. Vi c đ i chi u này nên đ ể ề ố c tham gia vào vi c x lý ho c h ch toán thu chi ti n. Ngoài ra, vi c đ i ng ặ ượ chi u này nên đ c ti n hành đ nh kỳ, ít nh t là hàng tháng. B t kỳ chênh l ch nào cũng nên ế c ngân hàng x lý ho c các séc đã phát hành đ ặ ượ ử ố nh ng ch a trình ngân hàng và b t kỳ kho n m c nào không đ i chi u đ c c n ph i báo cáo ả ượ ế ụ ư ng ho c Giám đ c Tài chính đ có bi n pháp x lý. ngay cho K toán Tr ưở ử ế ể ệ ặ ố

ự ệ ệ ề ả ượ c Ki m soát nhân viên th c hi n vi c chuy n kho n/rút ti n ngân hàng mà không đ ể ể phép

R i ro ủ

ẩ ề ể i có th m quy n ký duy t cho tài kho n ngân hàng c a công ty có th ch th vi c chuy n ị ệ ủ ệ ể ỉ c phép. M t cách khác là nhân viên có th có ặ ể ẩ i có th m ề ẩ ụ ề ườ ữ ệ ề ộ ặ i đó ký. ả mà ng Ng ả ườ kho n ho c rút ti n cho m c đích không đ ượ ả c ch ký có th m quy n cho vi c chuy n kho n ho c rút ti n ngân hàng do ng đ ể ượ quy n ký duy t không đ ý k đ n ch ng t ừ ề ỹ ế ườ ứ ệ ể

Gi i pháp ả

ượ ữ ệ ề ỏ ả ụ ẳ ể ố ưở ộ t quá m t ề ng/Giám đ c Tài chính và m t ộ k toán c phê duy t khi các ch ng t ự ư ộ ọ ế ỉ ượ ừ ế ủ ả ủ ứ ệ ổ Công ty nên áp d ng m t cách th c đòi h i nhi u ch ký cho vi c chuy n ti n v ộ kho n nào đó - ch ng h n nh m t ch ký c a K toán Tr ữ ạ ch ký c a T ng Giám đ c. M i chuy n kho n ch đ ể ố c trình lên. Các ch ng t đ này bao g m: ữ ượ ừ ứ ồ

c phê duy t; ị ế ề ượ ệ ượ ế ấ ợ ồ ơ i) phi u đ ngh mua hàng đ ii) đ n đ t hàng đ ấ ặ iii) biên b n giao hàng ho c b ng ch ng v vi c th c hi n d ch v , khi phù h p. ả c nhà cung c p ch p thu n và h p đ ng mua hàng, n u có; và ự ậ ề ệ ứ ụ ệ ằ ặ ợ ị

Admin (Theo Mekongcapital)

T ng h p t Mekongcapital và các ngu n khác ợ ừ ổ ồ