Ầ Ề CÔNG TY CP PH N M M MELIASOFT
Meliasoft Joint Stock Company
Ả
Ạ
QUY TRÌNH QU N LÝ KHO T I NHÀ MÁY
Ụ 1. M C ĐÍCH ả c xây d ng đ ph c v nh ng m c đích sau: Quy trình Qu n lý kho đ (cid:0) ượ ả ể ụ ụ ữ ệ ư ụ ố ấ ự ố ư i u hóa vi c l u kho, ch ng sai sót th t thoát trong quá Đáp ng nhu c u qu n lý, t ấ (cid:0) ệ ệ ấ ố ứ ầ ậ trình nh p xu t kho. ả ả Đ m b o tính chuyên nghi p, th ng nh t cao trong công vi c.
Ạ Ụ
ậ ủ ượ Công ty/T p đoàn là khách hàng c a Meliasoft ử ụ và s d ng 2. PH M VI ÁP D NG ụ c áp d ng cho ả Quy trình đ i pháp Meliasoft 2010 gi
Ị 3. Đ NH NGHĨA
Ý nghĩa
ơ ặ
ả ế
ề
c y quy n ụ
ậ ư ạ ấ ả Đ n đ t hàng s n xu t Phòng kinh doanh ấ S n xu t K toán kho ậ ệ Nguyên v t li u ườ ượ ủ i đ Ng ụ ụ Công c , d ng c ế Phòng k ho ch v t t ế ắ Vi t t t DDHSX PKD SX KTK NVL NDUQ CCDC PKHVT
Quy trình xử lý trong hệ thống
Quy trình xử lý ngoài hệ thống
Dữ liệu trong hệ thống
Tài liệu chứng từ
Điều kiện rẽ nhánh
Bắt đầu Kết thúc
Sự kiện phát sinh giao dịch
Sự kiện phát sinh chứng từ
4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 1
Phân hệ quản lý kho
Quản lý mã hàng
Quản lý hoạt động nhập kho
Quản lý Hoạt động xuất kho
Nhập kho mua hàng
Xuất kho bán hàng
Quản lý mã hàng trong hệ thống
Nhập kho trực tiếp
Xuất kho sản xuất
Xuất chuyển kho
Xuất lắp ráp
Ơ Ồ Ổ 5. S Đ T NG QUÁT
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 2
Ả 6. QU N LÝ MÃ HÀNG
i
h n k ,
ư
t t
Begin
h n a o d
ơ ồ ử 6.1 S đ x lý
01 Lập yêu cầu cấp mới, sửa mã hàng
ậ v h c ạ o h ế k . P B
02 Kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống
Có
Tồn tại ?
06 Kiểm tra sự cần thiết và sự thay đổi trong hệ thống
Không
Có
Có thể thay đổi?
07 Sửa mã theo quy chuẩn
03 Phân loại
g n à h ã m ý l
.
n ả u Q P B
Không
04 Cấp mã mới
05 Thông tin cho Người yêu cầu
End
ả ế 6.2 Mô t chi ti t
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 3
ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft Mã sự ki nệ ặ ạ ậ ư
ớ ử (1) ớ PKD, PKHVT ầ ấ Yêu c u c p m i, s a mã hàng ả ườ
ả ự ồ ạ
ệ ố ủ ề ế ầ ớ ụ ậ (2) ệ ầ ồ ạ Danh m c v t tư BP.qu nả lý mã hàng ự ể Ki m tra s ồ ạ ủ t n t i c a ặ m t hàng trong h ệ th ngố ồ ạ ạ i thì thông báo l i ườ ậ ầ ầ ử thì ệ ướ ự
ầ (3) ể ạ ặ Phân lo i ạ m t hàng BP.qu nả lý mã hàng ấ ị
ề ặ ấ ườ ầ ụ i ph ụ ậ ả ặ ấ (4) ớ C p mã m i Danh m c v t tư ụ ậ ư hàng BP.qu nả lý mã hàng ề ầ ế Phòng kinh doanh ho c phòng k ầ khi phát sinh nhu c u ho ch v t t ặ ử ạ ớ ậ i mã l p mã hàng m i ho c s a l ầ ậ ệ ố hàng trong h th ng l p yêu c u v i ệ ặ ụ i ph trách qu n lý vi c đ t mã ng ủ ệ ố hàng c a h th ng ộ ụ Cán b ph trách qu n lý mã hàng ệ ố ể trong h th ng ki m tra s t n t i ằ ặ ủ c a m t hàng trong h th ng b ng ặ cách tìm ki m thông tin c a m t hàng đó trong ph n m m. ố ớ Đ i v i yêu c u thêm m i: ế ự + N u không t n t i thì th c hi n ướ c (3). b ế + N u đã t n t ớ v i ng i l p yêu c u. ố ớ Đ i v i nhu c u s a mã hàng th c hi n b c (6) ả ộ ụ Cán b ph trách qu n lý mã hàng ề ặ ự d a vào thông tin v m t hàng do ườ ị ấ ng i yêu c u cung c p đ xác đ nh ộ thu c tính, nhóm hàng, lo i hàng, nhà ữ cung c p..., nh ng thông tin liên quan ể ặ đ đ t mã hàng theo quy đ nh. ự D a vào thông tin v m t hàng do ườ i yêu c u cung c p, ng ng trách qu n lý mã đ t mã hàng, tên hàng…vv vào danh m c v t t hóa trên ph n m m. iạ ả ườ ầ ế Thông báo k t qu cho ng i yêu c u (5) Thông tin l i ườ cho ng yêu c uầ BP.qu nả lý mã hàng ể ự ầ ế ắ ự ế ể ổ thì th c ự (6) BP.qu nả lý mã hàng ổ ượ thì th c ự c ự ể Ki m tra s ầ t và c n thi ổ ự s thay đ i trong h ệ th ngố
ụ ậ ử ầ i cũng c n (7) S a mã Danh m c v t tư ượ ử ạ c s a l ắ ặ ả ả ộ t b t bu c ph i Ki m tra s c n thi ổ ổ thay đ i mã hay không và s thay đ i ế ử ố ớ ệ ố n u s a mã đ i v i h th ng: ế + N u không th thay đ i ệ ướ c (5). hi n b ế ể + N u có th thay đ i đ ệ ướ hi n b c (7). ệ ệ ử ự Th c hi n s a mã hàng trong h ố th ng, mã hàng đ ả đ m b o theo quy t c đ t mã. BP.qu nả lý mã hàng
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 4
Ấ Ấ Ấ Ả 7. QUY TRÌNH XU T KHO S N XU T, XU T DÙNG CCDC…
c á c , t
Begin
u ầ c
ấ u x
u h n
n ả s
ó c
Yêu cầu sản xuất
Phiếu đề nghị xuất NVL, CCDC
h c ạ o h
n ậ h p
ơ ồ ử 7.1 S đ x lý:
01 Đề nghị xuất NVL, CCDC
ế K
ộ b
.
P B
Phiếu đề nghị xuất NVL, CCDC được phê duyệt
02 Phê duyệt đề nghị
Q U Đ N
\ c ố đ
Không duyệt
m á
i
G
Duyệt
03 Kiểm tra tồn kho
ư
t t
Thiếu
ậ v
Thông báo cho BP.kế hoạch vật tư bổ sung
n á o
t
Đủ
ế K
Phiếu xuất kho
04 Lập giao dịch và in phiếu xuất kho
o h k
Phiếu xuất kho
05 Xuất kho
ủ h T
End
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 5
ả ế 7.2 Mô t chi ti t
ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft Mã sự kiệ n ạ ậ ư ấ ậ khi đã l p ừ ổ ề ầ ặ (1) ậ ấ ị ề L p đ ngh xu t NVL SX ấ ự ế ề ấ PKHVT, ậ ộ b ph n có nhu c uầ ế Phòng k ho ch v t t ượ ướ ẫ ả ng d n s n xu t cho t ng t c h đ ấ ả ị ể có th làm đ ngh xu t kho cho s n ậ ộ xu t, ho c các b ph n có nhu c u ậ ị tr c ti p làm đ ngh xu t nguyên v t li u.ệ
ườ ượ ủ ề c y quy n i đ (2) Phê duy tệ ặ ố Giám đ c ho c ng ị ệ ề phê duy t đ ngh . Giám đ cố ho cặ NDUQ ể ậ ợ ổ BC t ng h p ấ ồ nh p xu t t n
ồ (3) KTK ể Ki m tra t n kho ủ ệ ự thì th c hi n ệ ố ồ Ki m tra t n kho trên h th ng xem ầ ượ ứ ể c yêu c u không? có th đáp ng đ ế ủ ệ ự ấ thì th c hi n ể + N u đ hàng đ xu t ướ c (4). b ế + N u không đ hàng ướ c (5). b
ế ấ ấ ứ Phi u xu t kho
ậ ị ậ ế (4) KTK ấ ể ư ạ ữ ậ ủ ị L p giao d ch và in phi u ế xu t kho ầ Căn c vào yêu c u xu t kho, KTK ệ ố ấ ậ l p giao d ch xu t kho trong h th ng. ệ ự Sau khi l p giao dich KTK th c hi n ấ i thông tin in phi u xu t kho đ l u l ấ và l y xác nh n c a nh ng cá nhân có liên quan.
ấ ấ ủ ệ ứ ệ ự ế (5) Xu t kho Th khoủ ế Th kho căn c phi u xu t kho đã ký ấ duy t th c hi n xu t kho theo phi u.
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 6
Ấ Ể 8. QUY TRÌNH XU T CHUY N KHO
Begin
u ầ c
u h n
ó c
Phiếu đề nghị chuyển kho
n ậ h p
8.1 S đ x ơ ồ ử lý
01 Lập yêu cầu chuyển kho
ộ B
Phiếu đề nghị chuyển kho được duyệt
02 Phê duyệt đề nghị
Q U Đ N
\ c ố đ
Không duyệt
m á
i
G
Duyệt
ư
t t
ậ v
Phiếu xuất kho
03 Lập giao dịch và in phiếu xuất kho
n á o
t
ế K
o h k
Phiếu xuất kho
04 Thực hiện Chuyển kho
ủ h T
Phiếu xuất kho
ư
05 Kiểm tra giao dịch
t t
ậ v
Sai lệch
n á o
t
06 Thực hiện giao dịch điều chỉnh
ế K
Đúng
End
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 7
ả ế 8.2 Mô t chi ti t
ứ ộ ự ệ N i dung Tên s ki n Ng ự iườ ệ th c hi n Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft Mã sự ki nệ ộ ậ ể ầ ị ế ể ề (1) B ph n có nhu c u chuy n kho làm phi u đ ngh chuy n kho. L p ậ yêu c u ầ ể chuy n kho ậ ộ B ph n có nhu c uầ ố ặ ườ ượ ủ i đ c y ệ ề
c duy t ệ thì (2) Phê duy tệ ể Giám đ cố ho cặ NDUQ ượ ầ ượ êu c u đ ướ c (3) êu c u không đ ệ c duy t Giám đ c ho c ng ề ị quy n xem xét phê duy t đ ngh ể chuy n kho: N u yế chuy n sang b N u yế ầ ẽ ế thì s k t thúc quy trình
ị ề ự ế ệ c duy t, th c
ậ ế ấ (3) KTK Phi u xu t kho ị ấ ế L p giao d ch và in phi u xu t kho ể ế ấ ậ ủ ể ứ KTK kho căn c vào phi u đ ngh ể ượ chuy n kho đã đ ị ệ ậ hi n l p giao d ch chuy n kho trên ệ h thông, sau đó in phi u xu t ấ chuy n kho l y xác nh n c a các bên liên quan.
ấ ế ủ
ấ ồ (4) Th khoủ ể ự ấ ủ ồ ể ệ ự Th c hi n chuy n kho ờ ả ấ ứ Th kho căn c vào phi u xu t ậ ủ kho đã có ký nh n c a các bên liên ệ quan đ th c hi n xu t kho đ ng ẽ th i khi xu t kho r i Th kho s ế ph i ký vào phi u xu t kho.
ứ ế ấ ể ị ế ệ ế ể ị (6) Ki m tra giao d ch KTK ng giao
ữ ố ượ ấ ng th c xu t thì ướ ế ế Căn c vào phi u xu t kho K ạ toán kho ti n hành ki m tra l i giao d ch: N u không có sai l ch thì k t thúc quy trình. ệ ế N u có sai l ch gi a s l ớ ố ượ ị d ch v i s l ể chuy n sang b ự c (6).
ứ ế ế ấ ự ế ấ (7) KTK Phi u xu t kho ể ị ỉ ậ ư căn c vào phi u K toán v t t ệ trên ề ỉ xu t kho đi u ch nh sai l ch ậ . ấ giao d ch xu t chuy n kho đã l p ệ Th c hi n giao ề ị d ch đi u ch nh
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 8
Ấ Ắ 9. QUY TRÌNH XU T L P RÁP
Begin
u ầ c
u h n
ó c
Phiếu đề nghị lắp ráp
ơ ồ ử 9.1 S đ x lý
01 Lập yêu cầu lắp ráp
n ậ h p
ộ B
Phiếu đề nghị lắp ráp được duyệt
02 Phê duyệt đề nghị
Q U Đ N
Không duyệt
i
\ c ố đ m á G
Duyệt
ư
t t
ậ v
Phiếu xuất lắp ráp
03 Lập giao dịch và in phiếu xuất kho
n á o
t
ế K
Phiếu xuất lắp ráp
o h k
04 Thực hiện xuất kho
ủ h T
Phiếu xuất lắp ráp
04 Lắp ráp, dán mã
t
ậ u h
t ỹ K
End
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 9
ả ế 9.2 Mô t chi ti t
ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft Mã sự ki nệ ộ ậ
(1) ấ ầ L p ậ yêu c u xu t ậ ư ể ắ v t t đ l p ráp ậ ộ B ph n có nhu c uầ i đ c y
(2) Phê duy tệ ệ thì c duy t ể Giám đ cố ho cặ NDUQ ượ c
ế ượ c ậ ị ế ấ (3) KTK Phi u xu t kho ị ấ ế ị ệ ấ ắ L p giao d ch và in phi u xu t kho ế
ậ ủ ủ
ệ ể ự ất (4) Th khoủ ế ậ ủ ệ ồ ự Th c hi n xu kho ủ ả
ấ ấ ắ ậ ộ ắ ỹ (5) L p ráp ậ K thu t
ứ ượ ậ ắ ặ ượ ắ ầ ắ B ph n có nhu c u l p ráp ị ề ấ ế hàng làm phi u đ ngh xu t ậ ư ể ắ đ l p ráp. v t t ườ ượ ủ ặ ố Giám đ c ho c ng ệ ề ề quy n xem xét phê duy t đ ngh :ị ầ ượ N u yế êu c u đ ướ c (3) chuy n sang b ầ N u yế êu c u không đ duy t ệ thì s k t thúc quy trình ẽ ế ề ứ KTK kho căn c vào phi u đ ấ ắ ngh xu t l p ráp đã đ ệ ậ ự duy t, th c hi n l p giao d ch ệ xu t l p ráp trên h thông, sau ấ ấ ắ đó in phi u xu t l p ráp l y xác nh n c a các bên liên quan. ấ ứ Th kho căn c vào phi u xu t ắ l p ráp đã có ký nh n c a các ấ bên liên quan đ th c hi n xu t ậ ư ể ắ ờ kho v t t đ l p ráp đ ng th i ẽ ồ ấ khi xu t kho r i Th kho s ế ph i ký vào phi u xu t kho. ế Căn c vào phi u xu t l p ráp ỹ ậ đã đ c ký nh n, b ph n k thu t l p ráp và dán mã lên các m t hàng đã đ c l p ráp.
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 10
Ừ Ả Ậ Ấ 10. QUY TRÌNH NH P KHO T S N XU T
u ầ c
Begin
u h n
ậ
01 ầ ậ L p yêu c u nh p kho
ó c n ậ h p ộ b c á C
Phiếu giao nhận
o h k
ậ
02 ể Ki m hàng và nh p kho
ủ h T
o h k
Phiếu nhập kho
End
n á o
t
ơ ồ ử 10.1 S đ x lý
03 Thực hiện giao dịch nhập kho trên hệ thống, In phiếu nhập
ế K
ả ế 10.2 Mô t chi ti t:
ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Mã sự ki nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ụ
ầ (1) L p ậ yêu c u nh p ậ kho ậ ộ B ph n có nhu c uầ ậ ậ ế ầ ể
ế ậ ậ ế ủ ủ ậ ể ế Phi u nh p kho. (2) ủ Th Kho ậ ế ậ Kiêm hàng và nh p kho
ậ ự (3) KTK ị ệ Th c hi n giao ậ ị d ch nh p kho và ấ ế in phi u xu t ế ậ ủ Quy trình này áp d ng khi có nhu ụ ụ ụ ậ ạ ầ c u nh p l i công c d ng c , ậ ừ ể ấ ừ ả NVL t s n xu t, nh p t ki m ừ kê th a...vv. ộ ầ Khi có hàng c n nh p vào kho b ầ ph n có nhu c u ti n hành ề chuy n hàng v kho và yêu c u th kho nh p kho. ầ ậ Th kho ti p nh n yêu c u nh p h ki m hàng. Cho kho và ti n hàn ậ nh p hàng vào kho và l p phi u ậ giao nh n hàng. ế ứ KTK kho căn c vào phi u giao ậ ự ế có xác nh n nh n hàng th c t ệ ự ủ c a các bên liên quan, th c hi n ệ ậ ậ l p giao d ch nh p kho trên h ấ thông, sau đó in phi u và l y xác nh n c a các bên liên quan.
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 11
Ậ 11. QUY TRÌNH NH P KHO MUA HÀNG
Begin
Đơn đặt hàng mua
Phiếu giao nhận hàng
ơ ồ ử 11.1 S đ x lý
01 Nhận và kiểm tra hàng
o h K ủ h T
Sai
02 Thông báo cho phòng mua hàng
Đúng
Phiếu nhập kho
Đơn đặt hàng mua
K T K
03 Lập giao dịch nhập mua, in phiếu
Phiếu nhập kho
04 Nhập kho
o h K ủ h T
End
ả ế 11.2 Mô t chi ti t
ứ ộ ự ệ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Mã sự ki nệ ả ậ ể ủ
Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ơ B ng kê đ n ặ đ t hàng mua ể ệ ướ (1) ủ Th Kho c (3) ậ Nh n và ki m tra hàng thì th c hi n b ệ ướ ự Th kho nh n và ki m tra hàng ơ theo đ n hàng mua. ự ế + N u đúng ế thì th c hi n b + N u sai c (2).
ậ ượ c không đúng theo (2) Th khoủ Thông báo cho phòng mua hàng Thông báo cho phòng mua hàng hàng nh n đ ơ đ n hàng.
ế ậ ị ị ậ ố ậ ủ Phi u nh p mua. (3) KTK ậ ậ L p giao d ch nh p mua ệ ậ L p giao d ch nh p mua trên h ấ th ng, in và l y xác nh n c a các bên liên quan.
ậ ủ ự ệ ậ (4) Nh p Kho Th khoủ Th kho th c hi n nh p kho.
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 12
Ấ 12. QUY TRÌNH XU T KHO BÁN HÀNG
ơ ồ ử 12.1 S đ x lý
Begin
01 Kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán
02 Thông báo cho các bộ phận liên quan
K T K
03 Kiểm tra tồn kho
Thiếu
Đủ
Hóa đơn bán hàng
Đơn hàng bán
04 Lập hóa đơn , in hóa đơn
05 Xuất kho
o h k
ủ h T
End
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 13
ả ế 11.2 Mô t chi ti t.
ứ Ng ự i th c ộ ự ệ Tên s ki n N i dung ườ hi nệ Mã sự ki nệ c l nh ệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft ơ ả BC b ng kê đ n hàng bán ế ấ ấ ể ấ (1) KTK ệ ướ c (3) ệ Ki m tra l nh ớ ơ xu t kho v i đ n hàng bán ự ượ ệ K toán kho khi nhân đ ể ệ ự xu t kho, th c hi n ki m tra l nh ớ ơ xu t kho v i đ n hàng bán ế thì th c hi n b + N u đúng ệ ướ ế + N u sai ự thì th c hi n b c (2).
ậ ấ ề ự ộ ệ ậ ộ ớ ệ (2) KTK ơ ặ ấ Thông báo cho các b ph n liên quan ầ Thông báo cho các b ph n yêu c u xu t kho v s sai l ch thông tin ấ trên đ n hàng bán so v i l nh xu t ủ kho ho c không đ hàng xu t.
ồ ể ậ ợ ổ BC t ng h p ấ ồ nh p xu t t n ệ ướ ự thì th c hi n b c ể ồ (3) Ki m tra t n kho KTK ế ự ủ thì th c hi n b ệ ướ c ế K toán kho ki m tra t n kho trên ệ h thông. ế ủ + N u đ hàng (4). + N u không đ (2)
ế ự ữ ậ ơ ơ Hóa đ n bán hàng ậ (4) ơ L p hóa đ n KTK K toán kho d a vào nh ng thông ơ tin trên đ n hàng l p hóa đ n trên ệ ố h th ng.
ủ ự ấ (5) ấ Xu t kho Th khoủ ệ Th kho th c hi n xu t kho theo ấ ệ l nh xu t kho.
ả ạ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý kho t i nhà máy 14
