Lớp đào tạo của AuthorAID về kỹ năng viết trong lĩnh vực nghiên cứu
Bangladesh Tháng 5/2009
Chương trình học sáng nay
• Chủ đề: Chuẩn bị một đề xuất dự án để
xin tài trợ (và các chủ đề liên quan)
– GS.TS. Barbara Gastel – GS.TS Naiyyum Choudhury – Ông Golam Rabbani, Trung tâm Nghiên cứu Tiên tiến Bangladesh (dành cho Quỹ Khoa học Quốc tế)
• Người trình bày:
Chuẩn bị đề xuất dự án xin tài trợ và Sơ yếu lý lịch (CV)
Barbara Gastel, MD, MPH Texas A&M University bgastel@cvm.tamu.edu
Tổng quan
• Chuẩn bị đề xuất dự án xin tài trợ • Chủ đề liên quan: Viết các báo cáo tiến độ • Chuẩn bị sơ yếu lý lịch (CV)
Chuẩn bị đề xuất dự án
Đề xuất dự án xin tài trợ với cách viết có sức thuyết phục
Các đề xuất dự án phải thuyết phục được các nhà tài trợ tiềm năng rằng: • Mục tiêu của dự án là có giá trị • Mục tiêu của dự án liên quan tới nhiệm vụ của nhà tài trợ • Cách tiếp cận dự án là đúng đắn • Đội ngũ cán bộ có khả năng triển khai công việc • Có sẵn các phương tiện thích hợp • Số kinh phí đề nghị tài trợ là hợp lý
Tìm kiếm những nguồn tài trợ tiềm năng
• Một số nguồn ý tưởng:
– Đồng nghiệp, các giáo sư, và các nhà quản lý – Lời cám ơn, v.v. trong các bài tạp chí – Các thông báo đã được công bố hoặc đăng tải công
khai
– Các danh sách Listservs trong lĩnh vực của bạn hoặc
tại đơn vị bạn
– Các tài liệu hướng dẫn đã được công bố hoặc đăng
tải công khai
• Lưu ý: Hỏi ý kiến cán bộ chương trình tại đơn vị
tài trợ cũng có thể giúp ích cho bạn.
Tìm kiếm một sự kết hợp tốt
Tìm tài trợ từ các tổ chức • có mục tiêu đồng nhất với những việc bạn
đang muốn làm
• có xu hướng cung cấp tài trợ phù hợp với
quy mô mà bạn cần
• nếu có thể, với các chương trình phù hợp
với công việc bạn dự định làm
Bước chuẩn bị sơ bộ trong một số trường hợp
• Gửi thư bày tỏ ý định — thông báo cho
đơn vị tài trợ về việc bạn sẽ nộp đề xuất dự án; để từ đó đơn vị tài trợ có kế hoạch tương ứng HOẶC
• Gửi thư yêu cầu (“đề xuất sơ bộ”)—tóm tắt những điều bạn dự định đề xuất; sau đó đơn vị tài trợ sẽ quyết định bạn có cần phải nộp bản đề xuất đầy đủ hay không
Một số phần thông thường của đề xuất dự án
• Thông tin chung • Tuyên bố về mục tiêu • Kế hoạch nghiên cứu hoặc kế hoạch chương trình • Kinh phí • Thông tin về trình độ của các cán bộ dự án
(ví dụ, bản tóm tắt quá trình công tác hoặc sơ
yếu lý lịch)
(Lưu ý: Tùy theo yêu cầu, các đề xuất dự án có thể dài 1 trang hoặc nhiều trang)
Một số phần khác có thể có trong đề xuất dự án
• Thư truyền đạt (thư giải thích) • Trang nhan đề • Tóm tắt • Mục lục • Danh sách bảng biểu • Mô tả các tác động dự kiến • Kế hoạch phổ biến kết quả • Thông tin về các cơ sở triển khai dự án • Danh mục tham khảo
Các phụ lục
• Không bắt buộc phài đưa vào đề xuất • Ví dụ
– Các bài viết đã được chấp nhận nhưng chưa được
xuất bản
– Thư ủng hộ của các đơn vị cộng tác tiềm năng – Thông tin thêm về các hoạt động dự kiến
• Ghi nhớ: Thông thường những người đánh giá đề xuất dự án không bắt buộc phải xem phần phụ lục.
Chuẩn bị viết đề xuất
• Nghiên cứu cẩn thận các tài liệu của đơn vị tài
trợ.
• Nếu thích hợp thì hỏi ý kiến cán bộ chương
trình.
• Xem các ví dụ đề xuất dự án thành công của
đơn vị tài trợ đó – từ các đồng nghiệp – từ cán bộ chương trình – từ các nguồn đã xuất bản hoặc đăng công khai
Viết đề xuất dự án
• Hãy khởi động sớm — trong một số
trường hợp viết trước 6 tháng.
• Cân nhắc có một người chuyên viết dự án hoặc một biên tập viên trong nhóm dự án. • Đọc hướng dẫn cẩn thận, và làm theo
đúng chỉ dẫn.
• Viết phần kỹ thuật trong đề xuất dự án phù
hợp với trình độ của người xét duyệt.
Viết đề xuất dự án (tiếp)
• Viết đề xuất một cách dễ đọc. Ví dụ
– Cấu trúc đề xuất thật cẩn thận. – Trình bày tổng quan trước khi đi vào chi tiết. – Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, thông dụng. – Tránh dùng những cụm từ dài dòng. – Sử dụng hiệu quả (nhưng không lạm dụng) các công
cụ như tiêu đề, từ in đậm, và từ in nghiêng. • Nếu thích hợp, hãy đưa ra một thời gian biểu. • Nếu thích hợp, hãy bao gồm các bảng biểu. • Nếu đề xuất dự án có phần tóm tắt thì hãy chú ý
đặc biệt đến phần này.
Viết đề xuất dự án (tiếp)
• Nếu đơn vị tài trợ có sẵn các biểu mẫu, hãy điền
chúng một cách cẩn thận.
• Nếu một phần hoặc toàn bộ đề xuất dự án có
kiểu chữ tự do, thì hãy định dạng chúng sao cho dễ đọc – Sử dụng kiểu chữ chuẩn – Kích cỡ phông và lề đủ lớn – Không căn thẳng lề phải, trừ trường hợp có yêu cầu • Làm theo đúng hướng dẫn về nộp đề xuất dự án
(thường được thực hiện dưới dạng điện tử).
Những vấn đề thông thường cần tránh
• Không tuân theo hướng dẫn • Có vẻ không giống với những tài liệu liên
quan đã được công bố
• Thiếu sáng tạo • Kế hoạch nghiên cứu hời hợt hoặc không
tập trung
• Thiếu căn cứ khoa học vững chắc
Những vấn đề thông thường (tiếp)
• Những vấn đề về cách tiếp cận thực
nghiệm
• Thiếu kinh nghiệm về những phương
pháp chủ yếu
• Không đủ các chi tiết thí nghiệm • Thiếu dữ liệu sơ bộ, nếu cần thiết
Những vấn đề thông thường (tiếp)
• Kế hoạch quá tham vọng và không thực tế • Ngân sách không thực tế • Không giải trình được các hạng mục kinh
phí
• Đối với các dự án dịch vụ, thiếu thông tin
về kế hoạch đánh giá
• Nội dung không nhất quán • Lạm dụng từ viết tắt
Một đề nghị
Hãy tưởng tượng rằng bạn nhận được một khoản tài trợ và thực hiện việc nghiên cứu theo mô tả. Vậy khi đó bạn có đủ thông tin cần thiết để viết một bài nghiên cứu chưa? Nếu chưa, hãy sửa đổi kế hoạch nghiên cứu trong đề xuất dự án của bạn, để đảm bảo rằng bạn có đủ các thông tin cần thiết để viết bài.
Nộp lại một đề xuất dự án
• Lưu ý: Đối với một số đơn vị tài trợ, việc chỉnh sửa và nộp lại đề xuất dự án là bình thường. • Khi chỉnh sửa đề xuất dự án, hãy sử dụng lời khuyên từ những người xét duyệt đề xuất. • Cân nhắc tư vấn các cán bộ chương trình. • Nhìn chung, hãy gửi kèm theo bản đề xuất đã sửa đổi một danh sách nêu từng điểm mà các khuyến nghị của người xét duyệt đã được làm theo như thế nào.
Một số nguồn tham khảo
• Texas A&M Office of Proposal
Development: http://opd.tamu.edu/ (bao gồm một sách hướng dẫn viết đề xuất xin tài trợ, trong đó có danh sách và đường liên kết tới các nguồn tham khảo khác — xem Chương 16, “Learning More”)
• Các đề xuất dự án xin tài trợ có chú giải:
http://www.niaid.nih.gov/ncn/grants/app/de fault.htm
Báo cáo tiến độ
Báo cáo tiến độ: Một số chức năng
• Đối với đơn vị tài trợ hay người quản lý: giúp nắm được tiến trình của dự án để từ đó điều chỉnh kế hoạch hoặc mức độ tài trợ • Đối với những người thực hiện dự án:
– Động lực để tiếp tục dự án – Giúp đánh giá công việc và điều chỉnh cách tiếp cận
của từng người
– Cung cấp tài liệu để làm các bài trình bày hoặc các
xuất bản phẩm
Chuẩn bị viết báo cáo tiến độ
• Thu thập các tài liệu hướng dẫn hoặc các
biểu mẫu.
• Nếu có thể, thu thập các ví dụ liên quan
để làm mẫu viết báo cáo.
• Đánh giá đề xuất dự án hay kế hoạch dự
án của bạn.
Báo cáo tiến độ: Cấu trúc thông thường
• Thông tin chung
– Tóm tắt kế hoạch dự án
• Mô tả hiện trạng
– Những kết quả đã đạt được cho đến hiện tại – So sánh kết quả đạt được với dự kiến ban đầu – Những vấn đề gặp phải, nếu có
• Kết luận
– Đánh giá chung – Đề xuất về những thay đổi, nếu có
Viết báo cáo tiến độ
• Nhìn chung, cấu trúc của báo cáo tiến độ
giống với bản kế hoạch dự án.
• Về cụ thể, bao gồm các con số, tên, và
ngày tháng.
• Nếu thích hợp, hãy đưa các bảng biểu vào
báo cáo.
• Cân nhắc sử dụng các tiêu đề, v.v. để dẫn
dắt người đọc.
Viết báo cáo tiến độ (tiếp)
• Cố gắng tỏ ra tích cực, thông thạo, và tự
tin.
• Không che dấu vấn đề. Nêu cách giải
quyết vấn đề.
• Nếu bạn viết nhiều báo cáo tiến độ trong một dự án, hãy sử dụng cùng một định dạng.
• Biên tập báo cáo tiến độ thật cẩn thận.
Chuẩn bị Sơ yếu lý lịch
Chuẩn bị Sơ yếu lý lịch: Quan điểm của người Mỹ
• Sơ yếu lý lịch: bản tóm tắt quá trình học
tập công tác tương đương với một Résumé
• Thường được gọi tắt là CV • Liệt kê quá trình học tập, kinh nghiệm, các công trình đã xuất bản, các danh hiệu, v.v.
• Cần phải có khi bạn xin việc, xin tài trợ,
v.v.
Chuẩn bị CV (tiếp)
• Một ví dụ về CV:
http://www.cce.columbia.edu/sites/cce/files /CurriculumVitae.pdf
• Một nguồn tham khảo khác:
http://www.training.nih.gov/careers/careerc enter/cv.html
• Lưu ý: Một số tổ chức tài trợ có mẫu CV
riêng.
Chuẩn bị CV: Một vài lời khuyên
• Thông thường, trình bày theo thứ tự thời
gian đảo ngược lại.
• Sử dụng những thông tin liên lạc ổn định,
không thay đổi.
• Bố cục CV theo cách phù hợp với chuyên
môn và mục tiêu của bạn.
• Chuẩn bị các loại CV khác nhau dành cho
các mục đích sử dụng khác nhau.
Chuẩn bị CV: một số lời khuyên
• Nếu mục nào đó có vẻ khó hiểu, hãy giải
thích ngắn gọn.
– Nếu bài viết đã được chấp nhận nhưng chưa xuất bản, liệt kê trong mục Xuất bản phẩm với chú thích “đang in” hoặc “sắp xuất bản”.
– Nếu bài viết đã nộp nhưng chưa được chấp
nhận, hãy liệt kê trong mục Công trình nghiên cứu thay vì mục Xuất bản phẩm.
• Khi liệt kê các bài viết của bạn:
Một ý tưởng
• Để tìm những ví dụ phù hợp, hãy tìm trên web CV của những người hoạt động trong lĩnh vực của bạn.
