Kỹ năng quản lý nhân viên
Làm thế nào chúng ta có thể nhận ra một nhà quản lý tài năng trong đám đông?
Hãy nhìn vào một khung cảnh hỗn loạn, bạn sẽ thấy nhà quản lý tài năng chính
là người nổi bật lên trên sự hỗn loạn và lập lại trật tự vốn có.
Họ dường như được sinh ra trong những tình huống khủng hoảng nhất và khắc
chế được sự khủng hoảng đó. Bởi vì bẩm sinh họ đã thích được thử thách và
cảm thấy rất hưng phấn khi chiến thắng.
Nhưng một nhà quản lý giỏi còn cần phải có các tố chất khác. Họ phải có tầm
nhìn xa và phải có khả năng kết nối tầm nhìn đó với những ý tưởng. Họ phải là
nhà cải cách và không chống lại sự thay đổi. Họ là người dám mơ ước và dám
trở nên khác biệt. Họ sẵn sàng chấp nhận thất bại…
Quản lý là quá trình làm việc cùng với và thông qua các cá nhân, các nhóm và
các nguồn lực khác. Quản lý được thử thách và đánh giá qua việc đạt được các
mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau. Trước tiên,
nhà quản lý phải có một vốn kiến thức nhất định về hệ thống luật và thuế trong
kinh doanh, về marketing, tài chính doanh nghiệp, dây chuyền sản xuất, công
nghệ … Đây là yêu cầu tiên quyết vì nó gắn liền với hiệu quả của quá trình ra
quyết định. Và để trở thành một nhà quản lý tài năng thì cần phải có những kỹ
năng cần thiết. Sau đây là một số kỹ năng quan trọng mà một nhà lãnh đạo
tương cần phải có:
• Kỹ năng lãnh đạo: Đây là một kỹ năng không thể thiếu của một nhà quản lý.
Lãnh đạo giỏi được thử thách qua sự thành công trong việc thay đổi hệ thống và
con người. Thuật ngữ “lãnh đạo” đang được sử dụng ngày càng nhiều hơn khi
nhắc đến vai trò của người quản lý vì chức năng của lãnh đạo là xử lý thay đổi.
Người quản lý cần phải lãnh đạo giỏi để thay đổi sản phẩm, hệ thống và con
người một cách năng động. Nhà lãnh đạo giỏi phải là người thúc đẩy quá trình
quyết định một vấn đề và trao cho nhân viên của họ quyết định vấn đề đó. Nếu
bạn là một nhà lãnh đạo giỏi, quyền lực sẽ tự đến với bạn, nhưng bạn cũng phải
biết khai thác quyền lực của những người khác. Bạn phải thúc đẩy quá trình
quyết định và làm cho quá trình đó hoạt động. Đó là một bài toán khó.
• Kỹ năng lập kế hoạch: Nhà quản lý là người ra quyết định và toàn bộ bộ máy
của công ty sẽ hành động theo quyết định đó. Nghĩa là quyết định của nhà quản
lý ảnh hưởng rất lớn tới vận mệnh của doanh nghiệp. Một kế hoạch sai lầm rất
có thể sẽ đưa đến những hậu quả khó lường.Vì vậy kỹ năng lập kế hoạch rất
quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý có thể đưa ra những kế hoạch hợp lý và
hướng toàn bộ nhân viên làm việc theo mục tiêu của kế hoạch đã định. Khi kế
hoạch được hoàn thành, nhà quản lý phải chuyển tải thông tin kế hoạch cho cấp
trên và cấp dưới để tham khảo ý kiến. Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch,
người quản lý sẽ cần đến những công cụ giải quyết vấn đề và khi cần thiết, phải
ra và thực thi các quyết định trong quyền hạn của mình.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Quá trình giải quyết vần đề có thể được tiến hành
qua các bước sau: nhận diện vấn đề, tìm nguyên cớ của vấn đề, phân loại vấn
đề, tìm giải pháp và lựa chọn giải pháp tối ưu. Một nhà quản lý giỏi sẽ tiến hành
quá trình này một cách khoé léo và hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp tốt: Càng ngày người ta càng nhận ra sức mạnh của các
mối quan hệ, cái mà có được từ một kỹ năng giao tiếp tốt. Bạn phải thành thạo
giao tiếp bằng văn nói và cả văn viết. Bạn phải biết cách gây ấn tượng bằng
giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, đôi mắt và cách diễn đạt dễ hiểu, thuyết phục. Các
bản hợp đồng ngày nay có được phụ thuộc rất nhiều vào khả năng thương
thuyết. Khả năng giao tiếp tốt cũng phát huy tác dụng trong quản lý nhân sự.
Một chuyên gia về nhân sự đã từng kết luận rằng tiền có thể mua được thời gian
chứ không mua được sự sáng tạo hay lòng say mê công việc. Mà mức độ sáng
tạo hay lòng say mê công việc lại phụ thuộc vào khả năng tạo động lực cho
nhân viên để khẳng định lòng trung thành và sự cam kết của người lao động
không thể có được bằng việc trả lương cao. Thực tế là mức lương cao và một
văn phòng đầy đủ tiện nghi chỉ là điều kiện cần chứ không phải là điều kiện đủ
để nhà quản lý có thể giữ một nhân viên tốt.
Nếu bạn là một nhà quản lý và bạn nhận ra là mình không có đầy đủ các kỹ
năng cần thiết trên thì cũng không có gì phải lo lắng. Hãy học hỏi từ những
chuyên gia cho dù bạn sẽ cảm thấy dường như vị trí của mình thay đổi từ một
nhà lãnh đạo thành một người học việc. Tóm lại, để trở nên người quản lý hiệu
quả , chúng ta cần xác định được công việc của một người quản lý phải làm để
đạt được các much tiêu của tổ chức, cùng với và thông qua các cá nhân.
Hãy để nhân viên lên tiếng
Thông tin và giao tiếp nội bộ luôn được coi là yếu tố sống còn của bất kỳ tổ
chức nào mà không phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động hay vị trí địa lý
của tổ chức đó.
Nếu công ty bạn có hệ thống thông tin tích cực và hiệu quả giữa người lao động
và người sử dụng lao động, nhân viên sẽ cảm thấy an tâm và thoải mái với vị trí
làm việc của mình, bởi vì họ luôn biết rõ mọi việc xảy ra trong công ty. Mọi
người sẽ có xu hướng năng động hơn, quan tâm nhiều hơn đến công việc của
bản thân và các hoạt động chung của công ty, từ đó sẽ làm việc năng suất hơn.
Và năng suất được nâng cao sẽ làm cho người lao động thỏa mãn hơn và gắn bó
hơn với doanh nghiệp hơn
Ngược lại, khi các kênh giao tiếp và thông tin nội bộ bị “nghẽn mạch”, nhân
viên luôn cảm thấy họ dường như không được bỏ rơi, bị coi thường, bị đẩy ra
ngoài dòng chảy của các hoạt động chung. Họ không còn cảm thấy hứng thú với
công việc việc của mình kéo theo năng suất làm việc cũng suy giảm. Dần dần,
họ sẽ đánh mất niềm tin vào doanh nghiệp, thậm chí, bạn có thể phải chuẩn bị
đối phó với những cuộc bãi công, đình công của các nhân viên bất mãn với lý
do không nhận được thông tin đầy đủ từ phía lãnh đạo, hoặc không được tạo cơ
hội để họ nói lên tâm tư, nguyện vọng của mình.
Nhiều chủ doanh nghiệp tin rằng họ sẵn sàng tiếp thu ý tưởng và những lời phàn
nàn từ phía nhân viên. Lại có những vị lãnh đạo đề ra cái gọi là “chính sách mở
cửa” cho phép và khuyến khích nhân viên gặp gỡ, nói chuyện, chia sẻ khúc mắc
hoặc tìm kiếm thông tin. Liệu những điều đó có thực sự phát huy tác dụng? Vậy
bạn có thể làm gì để đảm bảo cho thông tin nội bộ được xuyên suốt và hiệu quả?
Trước tiên, hãy tự hỏi rằng liệu nhân viên của bạn có cảm thấy thoải mái khi nói
chuyện với bạn không? Cách tốt nhất để xác minh điều này là nhìn vào số người
dừng lại ở cửa văn phòng của bạn. Họ là những nhân viên thuộc đủ mọi cấp bậc
trong công ty? Họ đến văn phòng của bạn thường xuyên không? Có phải chỉ
những nhân viên trụ cột hoặc các giám đốc mới “dám” xuất đầu lộ diện để nói
chuyện với bạn không? Nếu đúng như vậy thì quả thực đã có điều gì đó không
ổn - bằng cách này hay cách khác, bạn đã gửi đi một thông điệp rằng bạn chỉ
muốn tiếp đón một số người nhất định.
Sau đó, trong trường hợp chỉ có một nhóm người được ưu tiên ghé thăm, bạn
hãy nhìn vào tỷ lệ của những đánh giá tích cực và tiêu cực, vào những câu hỏi
mà họ đặt ra. Nếu như tất cả, hoặc hầu hết, những cuộc trao đổi đều là tích cực,
bạn phải tự hỏi mình và những người khác xem, liệu môi trường làm việc và
văn hoá công ty có cho phép tồn tại những thắc mắc hay ý kiến bất đồng không.
Liệu những người ghé thăm có tin rằng họ sẽ không phải nhận lãnh hậu quả
xấu, nếu họ đặt ra những câu hỏi cứng rắn và thảo luận những vấn đề mang tính
thách thức hay không? Có lẽ là không.
Hãng tư vấn nguồn nhân lực Rightcoutts đã đưa ra một kết quả đáng ngạc nhiên
về mức độ ít tiếp xúc giữa cấp trên và cấp dưới ở nơi làm việc. Theo một khảo
sát do hãng này tiến hành, thì trong số 2000 nhân viên làm việc tại các doanh
nghiệp vừa và nhỏ đã có đến gần ½ chưa từng một lần tiếp xúc với giám đốc
điều hành. Đôi khi nhà lãnh đạo tưởng rằng chính sách nhân sự của mình có thể
khuyến khích các nhân viên bày tỏ ý kiến, và khi nhân viên im lặng, thì họ coi
đó là biểu hiện của sự đồng tình. Tuy nhiên, có một hiện tượng gọi là “group
think” (tạm dịch là suy nghĩ của tập thể) xảy ra khi các nhân viên không bày tỏ
thái độ phản ứng. Lãnh đạo cho rằng mọi thứ đều ổn, mặc dù thực tế không phải
như vậy. Hiện tượng này làm tăng tính tự tôn của nhà lãnh đạo, những người
luôn tự hào về phong cách lãnh đạo của mình. Khi không nhận thấy những “lời
đáp” tiêu cực từ phía nhân viên, nhà lãnh đạo sẽ cho rằng đường lối của mình
được mọi người ủng hộ, rằng mình luôn luôn đúng.
Bạn thấy đấy, dù vô tình hay cố ý thì nhà lãnh đạo vẫn bị hạn chế trong việc
giao tiếp cởi mở với nhân viên. Vậy bạn nên làm gì để có thể giao tiếp nhiều
hơn với nhân viên, và quan trọng hơn cả là bạn làm cho nhân viên tin rằng cả
thông điệp tích cực lẫn tiêu cực đều được phép trao đổi?
Bạn hãy mời ngẫu nhiên một nhóm người thuộc các phòng ban khác nhau và ở
những cấp bậc khác nhau đến văn phòng của bạn, phòng họp hay một không
gian rộng rãi nào đó. Bạn hoặc có thể tự đề ra những nội dung chính cho những
buổi họp này và đề nghị những người được mời đóng góp thông tin. Bạn cũng
có thể tổ chức các buổi họp mở để cho nhân viên thảo luận những chủ đề mà họ
lựa chọn và đặt câu hỏi cho bạn. Hoặc bạn hãy hướng chủ đề chính của các buổi
họp vào những vấn đề quen thuộc như tinh thần làm việc, lương bổng, năng
suất, lợi ích, cơ hội nghề nghiệp và những điều tương tự như vậy. Cho dù với