Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nghiên cứu khả năng triển khai ứng dụng ERP tại PNJ

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:100

Thêm vào BST

Báo xấu

60
lượt xem 13
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài đã nghiên cứu về sự ảnh hưởng và các tác động đến nhu cầu ứng dụng ERP của doanh nghiệp. Nghiên cứu này đi vào phân tích quy trình triển khai ERP và những điều kiện cần có của doanh nghiệp. Từ đó đề xuất giải pháp triển khai ứng dụng ERP phù hợp cho Công ty PNJ nói riêng và doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nữ trang tại Việt Nam nói chung.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nghiên cứu khả năng triển khai ứng dụng ERP tại PNJ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH VÕ THANH UY NGHIÊN CỨU KHẢ NĂNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TÍCH HỢP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀNG BẠC ĐÁ QUÝ PHÚ NHUẬN (PNJ) LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2010
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH VÕ THANH UY NGHIÊN CỨU KHẢ NĂNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TÍCH HỢP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀNG BẠC ĐÁ QUÝ PHÚ NHUẬN (PNJ) Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh Mã ngành : 60.34.05 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. BÙI THỊ THANH LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2010
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực, và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác. Tác giả VÕ THANH UY
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài 2. Mục tiêu nghiên cứu 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4. Phương pháp nghiên cứu 5. Đóng góp của nghiên cứu 6. Kết cấu luận văn CHƯƠNG 1......................................................................................................................1 TỔNG QUAN VỀ ERP...................................................................................................1 1.1 Giới thiệu khái quát về ERP ........................................................................................2 1.1.1 ERP là gì? .......................................................................................................2 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ERP...........................................................5 1.1.3 Thị trường và phân khúc các sản phẩm ERP hiện nay ....................................8 1.1.4 Ý nghĩa của việc triển khai ứng dụng ERP....................................................10 1.2 Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp......................................................11 1.2.1 Xác định mục tiêu và phạm vi .......................................................................11 1.2.2 Tổ chức đội dự án ERP..................................................................................12 1.2.3 Quy trình triển khai ứng dụng ERP vào doanh nghiệp..................................14 1.3 Các điều kiện quyết định triển khai ứng dụng ERP thành công ...............................25 1.3.1 Nguồn nhân lực cho dự án ERP.....................................................................25 1.3.2 Quy trình hoạt động .......................................................................................27 1.3.3 Cơ sở dữ liệu..................................................................................................27 1.3.4 Cơ sở hạ tầng .................................................................................................28 1.3.5 Ngân sách cho dự án ERP..............................................................................29 1.3.6 Khả năng quản trị dự án ERP ........................................................................31 1.4 Xu thế ứng dụng và kinh nghiệm triển khai ERP .....................................................34 1.4.1 Xu thế ứng dụng ERP của các doanh nghiệp Việt Nam................................34 1.4.2 Kinh nghiệm triển khai ERP..........................................................................36 1.4.2.1 Những thách thức chính khi triển khai ERP.......................................36 1.4.2.2 Những nhân tố dẫn đến thành công ERP ...........................................37 1.4.2.3 Kinh nghiệm từ một số dự án ERP thành công tại Việt Nam ............37 CHƯƠNG 2....................................................................................................................41 PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG ERP TẠI PNJ...........................................41 2.1 Khái quát về ngành nữ trang Việt Nam và công ty PNJ ...........................................42 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của các làng nghề kim hoàn Việt Nam ......42
2.1.2 Đặc trưng của ngành kinh doanh nữ trang Việt Nam ....................................46 2.1.3 Giới thiệu khái quát về công ty PNJ ..............................................................47 2.2 Phân tích các điều kiện triển khai ứng dụng ERP tại PNJ.........................................51 2.2.1 Phương pháp đo lường và phân tích ..............................................................51 2.2.1.1 Nghiên cứu định tính ..........................................................................51 2.2.1.2 Nghiên cứu định lượng.......................................................................54 2.2.2 Phân tích kết quả khảo sát tại PNJ.................................................................57 2.2.2.1 Yếu tố về nguồn nhân lực cho dự án ERP..........................................57 2.2.2.2 Yếu tố về quy trình hoạt động ............................................................58 2.2.2.3 Yếu tố về cơ sở dữ liệu.......................................................................59 2.2.2.4 Yếu tố về cơ sở hạ tầng ......................................................................60 2.2.2.5 Yếu tố về ngân sách cho dự án ERP...................................................61 2.2.2.6 Yếu tố về khả năng quản trị dự án ERP .............................................62 CHƯƠNG 3....................................................................................................................64 TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ERP TẠI PNJ................................................................64 3.1 Định hướng và mục tiêu triển khai ứng dụng ERP tại PNJ.......................................65 3.1.1 Định hướng triển khai ứng dụng ERP ...........................................................65 3.1.2 Mục tiêu triển khai ứng dụng ERP ................................................................65 3.2 Đề xuất quy trình triển khai ERP cho PNJ ................................................................66 3.3 Một số biện pháp cải thiện điều kiện triển khai ứng dụng ERP cho PNJ .................75 3.3.1 Tăng khả năng đáp ứng của nguồn nhân lực cho dự án ERP .......................75 3.3.1.1 Thành lập Ban dự án ERP có cơ cấu đủ tiêu chuẩn ...........................75 3.3.1.2 Cập nhật và bổ sung kiến thức về ERP cho Ban dự án ......................78 3.3.1.3 Cải thiện khả năng thích nghi cho người sử dụng cuối......................78 3.3.2 Cải thiện khả năng đáp ứng về quy trình hoạt động ......................................79 3.3.2.1 Chuẩn hóa quy trình hoạt động hiện tại .............................................79 3.3.2.2 Xác định những quy trình mang tính đặc thù.....................................79 3.3.2.3 Đào tạo và giám sát chặt chẽ việ thực hiện thay đổi quy trình...........80 3.3.3 Nâng cao chất lượng về cơ sở dữ liệu............................................................80 3.3.3.1 Chuẩn hóa dữ liệu danh mục ..............................................................80 3.3.3.2 Chuyển đổi dữ liệu toàn hệ thống.......................................................81 3.3.3.3 Xây dựng công cụ tập hợp số liệu toàn hệ thống ...............................81 3.3.4 Tăng cường khả năng quản trị dự án ERP.....................................................81 KẾT LUẬN ....................................................................................................................82 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 1: DANH SÁCH CÁC CHUYÊN GIA ERP PHỤ LỤC 2 : BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT
Một số thuật ngữ và từ viết tắt được sử dụng trong nghiên cứu. CIO : Chief Information Operation - Giám đốc công nghệ thông tin. CNTT : Công nghệ thông tin. COO : Chief of Operation - Giám đốc điều hành. Cơ sở hạ tầng : Hệ thống máy vi tính chủ, máy vi tính trạm và đường truyền mạng giữa các bộ phận trong toàn doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu : Kiến trúc tổ chức lưu trữ và dữ liệu của doanh nghiệp (CSDL). CRM : Customer Relationship Management - Quản trị mối quan hệ khách hàng. DN : Doanh nghiệp. ERP : Enterprise Resources Planning - Hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp. ERM : Enterprise Resources Management - Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Hệ quản trị CSDL : Phần mềm lưu trữ, quản trị cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp IT : Information Technology - Công nghệ thông tin. KHSX : Kế hoạch sản xuất. MICROSOFT : Một tập đoàn phần mềm ứng dụng và hệ quản trị cơ sở dữ liệu hàng đầu thế giới. NCC : Nhà cung cấp. Người sử dụng chính : Những người được đào tạo để am hiểu tất cả những chức năng thuộc phân hệ mình quản lý và chịu trách nhiệm đào tạo lại cho người sử dụng cuối. Người sử dụng cuối : Những người sử dụng các chức năng trên phần mềm để thực hiện tác nghiệp của mình. ORACLE : Một tập đoàn phần mềm ứng dụng và hệ quản trị cơ sở dữ liệu đứng đầu thế giới. SAP : Một tập đoàn phần mềm ứng dụng lớn trên thế giới. SCM : Supply Chain Management - quản trị chuỗi cung ứng.
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu đó, doanh nghiệp ngày càng nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất nguồn lực của mình. Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa có những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong vài năm trở lại đây, ERP - Hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp (Enterprise Resources Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và đầu tư mạnh mẽ do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. ERP chính là một giải pháp tổng thể về tin học hóa, là một công cụ hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo quản lý các nguồn lực khác nhau của doanh nghiệp, theo dõi và giám sát các quá trình tác nghiệp, đồng thời giúp các doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế. Tuy nhiên, theo ý kiến của các chuyên gia thì khả năng triển khai thành công của các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Vậy đâu là rào cản và thách thức thực sự của một doanh nghiệp khi triển khai ERP? Công ty Cổ Phần Vàng Bạc Đá Quý Phú Nhuận-PNJ cần phải làm gì để triển khai ứng dụng ERP? Đề tài: NGHIÊN CỨU KHẢ NĂNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ERP TẠI PNJ là một nghiên cứu tiếp nối những đề tài đã nghiên cứu về sự ảnh hưởng và các tác động đến nhu cầu ứng dụng ERP của doanh nghiệp. Nghiên cứu này đi vào phân tích quy trình triển khai ERP và những điều kiện cần có của doanh nghiệp. Từ đó đề xuất giải pháp triển khai ứng dụng ERP phù hợp cho Công ty PNJ nói riêng và doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nữ trang tại Việt Nam nói chung. 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu của nghiên cứu bao gồm: ÷ Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về ERP và điều kiện ứng dụng ERP. ÷ Đánh giá các điều kiện ứng dụng ERP của Công ty PNJ và từ đó đề xuất giải pháp triển khai ứng dụng ERP cho PNJ.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ÷ Các vấn đề về triển khai ERP và các điều kiện ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp ở Việt Nam. ÷ Khả năng ứng dụng ERP tại PNJ và các vấn đề khác có liên quan để ứng dụng ERP vào PNJ. 4. Phương pháp nghiên cứu: Tác giả kết hợp hai phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng để phấn tích khả năng triển khai ứng dụng ERP cho PNJ. Định tính: Tổng lược quy trình triển khai ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam, thảo luận trực tiếp với các chuyên gia trong lĩnh vực ERP để phân nhóm và xác định các điều kiện triển khai ERP cho Công ty PNJ. Định lượng: Trên cơ sở các điều kiện triển khai ứng dụng ERP được xác định từ nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 của tập đoàn tư vấn Panorama (trên 1322 doanh nghiệp) và những chuyên gia trong lĩnh vực ERP, tác giả tiến hành: ÷ Xây dựng công cụ thu thập dữ liệu về các điều kiện triển khai ứng dụng ERP tại PNJ (bảng câu hỏi thang đo mức độ đồng ý). ÷ Dựa vào kết quả khảo sát 120 mẫu, tác giả phân tích từng yếu tố tác động đến khả năng triển khai ứng dụng ERP tại PNJ. 5. Đóng góp của nghiên cứu ÷ Nghiên cứu này xác định các điều kiện cốt lõi để các doanh nghiệp Việt Nam hoàn thiện trước khi triển khai ứng dụng ERP. ÷ Phân tích và đề xuất quy trình triển khai ứng dụng ERP phù hợp cho PNJ là một đại diện cho doanh nghiệp sản xuất kinh doạnh nữ trang Việt Nam. 6. Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về ERP Chương 2: Phân tích khả năng triển khai ứng dụng ERP tại PNJ Chương 3: Triển khai ứng dụng ERP tại
-1- CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ERP
-2- 1.1 Giới thiệu khái quát về ERP 1.1.1 ERP là gì? Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, nghiên cứu này nêu ra cách đơn giản nhất để có thể hình dung về ERP. Theo tạp chí khoa học (T2-2007): “ERP-Hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp (Enterprise Resources Planning) là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên, của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp”. ERP chuẩn giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Trên thực tế khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP, ví dụ phân hệ CRM (quản trị mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu phân hệ này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng hợp lý. Tương tự, các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về phân hệ “Quản lý cổ phần và cổ đông” và phân hệ này có mối quan hệ chặt chẽ với phân hệ kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu hiểu ERP trên khía cạnh phần mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì phân hệ này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP. Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý và với mỗi
-3- ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp kiến trúc phân hệ của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. Điểm khác biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành, hệ thống phân phối, điều hành sản xuất, ...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các phân hệ của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các phân hệ này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình như sau: Tài chính kế toán (FIN): Phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP, phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ con: sổ cái (GL), công nợ phải thu (AR), công nợ phải trả (AP), tài sản cố định (FA), quản lý tiền mặt (CASH), danh mục đầu tư, v.v... Mua hàng (PO): Phân hệ mua hàng quản lý hợp đồng mua hàng, theo dõi năng lực tồn kho, cảnh báo tồn kho an toàn, lập đơn hàng mua.… Bán hàng (OM): Phân hệ bán hàng quản lý hợp đồng bán hàng, lập bảng giá, lập đơn hàng bán, quản lý hạn mức tín dụng khách hàng… Hàng tồn kho (INV): Phân hệ kho quản lý hệ thống kho bãi, hệ thống quy đổi đơn vị tính, quản lý nhập xuất tồn kho, kiểm kê kho… Sản xuất (MFG): Phân hệ sản xuất quản lý quy trình sản xuất, tính giá thành trong sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công thức sản phẩm….
-4- Hình 1.1. Mô hình hệ thống ERP cơ bản. Hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ. Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài. Cuối cùng, ERP cũng là một dự án rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp sẽ đem lại lợi ích rất lớn. Theo công trình nghiên cứu 63 công ty của hãng nghiên cứu thị trường Meta Group đã cho thấy phải mất 8 tháng sau khi vận hành hệ thống mới thấy được lợi ích của ERP và hàng năm tiết kiệm thu được từ hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàng tiềm
-5- năng. Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp như: Phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên mạng; điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án; theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản; xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống ... 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ERP Khái niệm ERP đã có từ những năm 60. ERP đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp. Mô hình phát triển ERP như sau: Số lượng đặt Lượng tồn Danh sách Quản lý lệnh 1950’s hàng kinh tế kho an toàn nguyên liệu sản xuất Hoạch định nhu 1965 cầu nguyên vật liệu Thêm các Hoạch định 1975 chức năng nguồn lực sản xuất Phát triển Quản trị doanh 1990 công nghệ nghiệp tích hợp Quản lý tổng Quản trị nguồn 2000 hợp lực doanh nghiệp Hình 1.2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP "Nguồn: Travis Anderegg (2000)”
-6- Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Material Requyements Planning (MRP thập niên 60). Vào thập niên 1950 bắt đầu xuất hiện khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản của quá trình quản lí sản xuất bao gồm: ÷ Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) ÷ Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock) ÷ Danh sách nguyên liệu (Bill of Materials-BOMP) ÷ Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders) Vào giữa thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu, mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như: ÷ Sản xuất cái gì? ÷ Cần nguyên vật liệu gì? ÷ Khi nào cần và mua nó như thế nào? ÷ Quản lý ra làm sao? ÷ Hiện nay đã có trong tay những gì? ÷ Những gì cần phải có nữa để sản xuất? ÷ Tăng tối đa hiệu suất sử dụng tài sản. Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch. Sau đó, nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên. Giai đoạn 2: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII thập niên 70) Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả trực tiếp tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của doanh nghiệp, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng . Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng
-7- thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu. Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng… Giai đoạn 3: Quản trị doanh nghiệp tích hợp - Enterprise Resource Planning (ERP thập niên 90). Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban. Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia…Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ: ÷ Tài chính kế toán ÷ Mua hàng ÷ Bán hàng ÷ Quản lý nguyên vật liệu ÷ Bảo trì trang thiết bị ÷ Quản lý chất lượng ÷ Quản lý dự án ÷ Quản lý nguồn nhân lực ÷ Điều hành sản xuất,… Giai đoạn 4: Quản trị nguồn lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Management (ERM thế kỷ 21). Tại thời điểm này chưa có một định nghĩa nào về ERM được công nhận là chuẩn mực. Ở đây chúng ta có thể hiểu ERM là hệ thống quản trị nguồn lực của doanh ERM = sự tích hợp + các phân hệ phần mềm chức năng + nghiệp vụ thương mại nghiệp bao gồm cả hệ thống phần mềm lẫn hệ thống quản lý nghiệp vụ. Phương trình của ERM được mô tả như sau: Từ phương trình trên chúng ta thấy ERM bao gồm: hệ thống ERP và các quy trình nghiệp vụ bên trong và xung quanh mỗi phân hệ. Hoạt động nghiệp vụ bên trong
-8- mỗi phân hệ bao gồm: việc quản lý, ra quyết định, huấn luyện, tài liệu, giao tiếp, quản lý con người…Các phân hệ ERP và quy trình nghiệp vụ phải được kết hợp để trở thành giải pháp ERM. Ngày nay khái niệm ERP có phần nổi trội và được hiểu gần như khái niệm ERM. 1.1.3 Thị trường và phân khúc các sản phẩm ERP hiện nay Sản phẩm SAP Ngày 30/07/2008, Công ty SAP đã tuyên bố trở thành nhà cung cấp chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường, tính theo tổng doanh thu của các giải pháp ERP, CRM và SCM. Theo nghiên cứu của Parorama, SAP đang nắm giữ 35% thị phần trên thị trường ERP, dẫn đầu trong các nhà cung cấp. SAP có thời gian triển khai kéo dài nhất – 20 tháng so với các giải pháp khác. Độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án của SAP cũng rất lớn so với tất cả các giải pháp còn lại (trừ Microsoft). Tuy nhiên, ứng với mức chi phí và thời gian triển khai lớn nhất thì mức độ thỏa mãn và các lợi ích thực tế thu được của SAP không giải pháp nào bằng. Chi phí trung bình cho một dự án SAP ước tính 16.821.832 USD, (khoảng 294 tỷ đồng) tương đương khoảng 18,6% doanh thu hàng năm của khách hàng – con số lớn nhất trong các giải pháp. Sản phẩm Oracle eBusiness Suite (EBS) Oracle đang chiếm giữ 28% thị phần ERP, đứng thứ 2 sau SAP. Chi phí triển khai trung bình của Oracle là 12,6 triệu USD (khoảng 220 tỷ đồng). Chi phí này chiếm khoảng 10,6% doanh thu hàng năm của DN. Thời gian triển khai trung bình của Oracle là 18,6 tháng, độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với các dự án khác nhau không nhiều (ổn định). Mức độ thỏa mãn của ban lãnh đạo các DN khi Hình 1.3. Biểu đồ phân ứng dụng Oracle là 76%, xếp sau SAP. Tuy nhiên khúc thị trường ERP. độ thỏa mãn của đội ngũ nhân viên và lợi ích thu được tại các doanh nghiệp khi triển khai Oracle chỉ đạt 60%.
-9- Sản phẩm Microsoft Dynamics Theo số liệu nghiên cứu, Microsoft đang có 14% thị phần ERP, tương đương với tổng thị phần của Baan, Epicor, IFS, Infor, Sage và các giải pháp thuộc phân khúc II cộng lại. Sự phổ biến của Microsoft có liên quan đến chính sách giá bản quyền phần mềm phù hợp với các DN vừa và nhỏ. Chi phí tổng sở hữu (TCO) trung bình của Microsoft là 2,6 triệu USD (khoảng 45 tỷ đồng). Trung bình, DN phải dành ra 18 tháng cho một dự án ERP của Microsoft, với mức độ hài lòng thu được đạt 68%, cao hơn một chút so với mức 65% của các giải pháp khác. Một điều đáng lưu ý là các nhân viên nghiệp vụ dường như rất hài lòng với giải pháp của Microsoft khi tỷ lệ bình chọn là 77% (cao nhất trong các giải pháp). Tuy nhiên, các lãnh đạo lại không cùng quan điểm, chỉ có 65,4% lãnh đạo được hỏi cảm thấy hài lòng với Microsoft, tỷ lệ này thấp hơn so mức trung bình 70,7%. Các giải pháp phân khúc II Bản nghiên cứu bao gồm cả các giải pháp ERP thuộc phân khúc II: Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và các giải pháp khác. Tổng thị phần của phân khúc II là 22,7%. Trong đó phân chia như sau: Infor (2.9%), Baan (2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%). Chi phí triển khai trung bình 3,46 triệu USD (khoảng 59 tỷ đồng) thấp hơn nhiều so với SAP và Oracle nhưng cao hơn Microsoft. Tuy nhiên, chi phí này có mức chênh lệch rất lớn, có thể thay đổi từ mức dưới 0,1 triệu USD cho tới 65 triệu USD, kết quả của việc tùy chỉnh giải pháp trong từng dự án. Tỷ lệ chi phí triển khai các giải pháp thuộc phân khúc này so với doanh thu hàng năm của các DN là 6,7%, thấp hơn nhiều mức 18,6% của SAP, 10,6% của Oracle , nhưng cao hơn Microsoft (5,0%). Thời gian triển khai trung bình của phân khúc II cũng ngắn nhất (18 tháng). Một số chỉ số thống kê về các giải pháp ERP trên thị trường hiện nay như sau:
- 10 - Bảng 1.1: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP Phân Trung Chỉ tiêu SAP Oracle Microsoft khúc II bình Lợi ích thu được 72,2% 58,0% 68,0% 68,6% 65,3% Độ thỏa mãn lãnh đạo 76,4% 75,9% 65,4% 67,7% 70,7% Độ thỏa mãn nhân 73,6% 60,3% 76,9% 76,5% 67,4% viên Độ thỏa mãn chung 73,0% 62,0% 69,0% 70,0% 67,0% Mức độ rủi ro 50,0% 56,9% 57,7% 61,8% 54,0% (Nguồn: Nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 - tập đoàn Panorama). 1.1.4 Ý nghĩa của việc triển khai ứng dụng ERP Hệ thống ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều hiệu quả và nâng cao sức mạnh quản lý của doanh nghiệp thể hiện trên các phương diện: Quy trình hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ bằng phần mềm. Doanh nghiệp được kế thừa các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh và hiệu quả của thế giới được đúc kết trong hệ thống ERP. Toàn bộ các nghiệp vụ đều được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống ERP không cho phép thực hiện tác nghiệp bên ngoài hệ thống sẽ tránh được những sai sót do chủ quan hay khách quan. Dữ liệu được kế thừa giữa các bộ phận, giảm công nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận và có số liệu tức thời với độ tin cậy cao về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dễ dàng đào tạo người mới vào nắm bắt các nghiệp vụ của công ty. Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi có nghiệp vụ mới hoặc thêm chi nhánh mới. Cải thiện sự kiểm soát của lãnh đạo về tất cả hoạt động của doanh nghiệp được chính xác và tức thời. Hệ thống ERP là một phần mềm nên luôn cung cấp chính xác và kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của công ty những số liệu như: doanh thu, chi phí, tồn kho, công nợ, đơn hàng, …. số liệu tổng hợp các chi nhánh, điểm bán lẽ một cách tự động và tức thời. Lãnh đạo của doanh nghiệp có thể ở bất kỳ nơi nào có Internet đều có thể đăng nhập vào hệ thống ERP để nắm tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
- 11 - Doanh nghiệp có thể giảm lượng tồn kho đến mức thấp nhất nhờ thông tin tồn kho chính xác và tức thời từ đó có thể lập kế hoạch mua hàng tối ưu, điều hàng hợp lý. Quy trình mua hàng được kiểm soát một cách chặt chẽ từ đơn hàng mua cho đến khi nhập kho và xuất kho, tránh tình trạng mua hàng không sát với thời điểm và nhu cầu thực tế của các bộ phận. Ngoài ra, có thể kiểm soát tồn kho chậm luân chuyển để kịp thời xử lý và điều phối được hàng hóa tồn kho trên toàn hệ thống kho bãi, chi nhánh, cửa hàng. Doanh số bán hàng của doanh nghiệp sẽ gia tăng đáng kể nhờ vào khả năng nắm đầy đủ thông tin để xử lý đơn hàng nhanh, giao hàng đúng hạn, điều hàng giữa các đơn vị một cách hợp lý. Bên cạnh khả năng nắm bắt thông tin khách hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn một cách rõ rệt. Nâng cao uy tín doanh nghiệp vì quy trình hoạt động chuẩn, số liệu luôn kịp thời, rõ ràng minh bạch. Tăng uy tín đối với khách hàng vì khả năng theo dõi nợ và thanh toán đúng hẹn, thông tin mua hàng và nhận hàng đúng thời điểm cho nhà cung cấp cũng như khả năng theo dõi đơn hàng, giao hàng đúng hạn, khả năng chăm sóc tốt hơn. Tăng uy tín đối với cổ đông vì số liệu luôn kịp thời, rõ ràng, thống nhất, minh bạch. Dù vậy, lợi ích từ ERP mang lại còn tùy thuộc vào khả năng truy suất thông tin của các cấp quản lý của doanh nghiệp. 1.2 Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp 1.2.1 Xác định mục tiêu và phạm vi Cả phía nhà triển khai và khách hàng cần thống nhất lập ra một Ban chỉ đạo, gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và một số nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành. Mục tiêu dự án chính là kết quả đạt được sau khi dự án thành công, là sự kết hợp của những mục tiêu quản lý của các bộ phận tác nghiệp và lãnh đạo của doanh nghiệp.
- 12 - Ban chỉ đạo cần phân tích các mục tiêu lớn, tính cấp thiết của dự án dựa trên những mục tiêu chung, những kế hoạch, đề án lớn của tổ chức, những đòi hỏi từ thực tế nghiệp vụ có liên quan tới sự phát triển, ổn định, thậm chí là sự tồn tại của tổ chức trong tương lai. Mục tiêu và phạm vi của dự án cũng phải mang tính khả thi với nguồn lực của doanh nghiệp. 1.2.2 Tổ chức đội dự án ERP Lập Ban dự án là khâu đầu tiên. Cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất đưa ra một cơ cấu tổ chức gồm: Ban chỉ đạo là lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng... và một số phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành. Về phía doanh nghiệp, cần phải có một người là Trưởng ban dự án (Project Manager). Vị này báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án. Công việc chính của chủ nhiệm dự án là: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối ngân sách dự án, theo dõi tiến độ... Trưởng ban dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho Ban dự án khi cần thiết. Về phía nhà triển khai, cần một người giữ vai trò Tư vấn chính và phụ trách triển khai dự án. Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua Trưởng dự án của doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu đề ra trong định nghĩa yêu cầu từ phía doanh nghiệp, đảm bảo các mốc công việc hoàn thành đúng hạn. Tư vấn quản lý (Management Consultant) rất cần cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cũng cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.