Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ Thông tin và Truyền thông

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:101

Thêm vào BST

Báo xấu

2
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ Thông tin và Truyền thông" được hoàn thành với mục tiêu nhằm làm rõ nhận thức lý luận chuyển đổi số trong quản lý nội bộ và đánh giá thực trạng trong quá trình Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông, những xu thế, lợi ích và các yếu tố ảnh hướng tới việc chuyển đổi số với các đơn vị này. Để từ đó có những đề xuất giải pháp đẩy nhanh cho quá trình chuyển đổi số của các đơn vị Bộ thông Tin và Truyền thông.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ Thông tin và Truyền thông

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ......................../........................ ........./........ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN ĐỨC TÙNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUẢN LÝ NỘI BỘ TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2024
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ......................../........................ ........./........ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN ĐỨC TÙNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUẢN LÝ NỘI BỘ TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN THỊ HƯƠNG HUẾ HÀ NỘI - NĂM 2024
i LỜI CAM ĐOAN Công trình nghiên cứu “Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ Thông tin và Truyền thông” là công trình do chính bản thân tôi nghiên cứu với toàn bộ nội dung được trình bày trong luận văn này. Các số liệu, minh chứng, tài liệu tham khảo đều do bản thân tôi thu nhập, khai thác, tìm hiểu tại Bộ Thông tin và Truyền thông và các nguồn có độ tin cậy cao khác. Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của bản thân tôi, không sao chép từ luận văn, luận án, công trình nghiên cứu của ai khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Tác giả Nguyễn Đức Tùng
ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn về đề tài “Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ Thông tin và Truyền thông”, trước hết em xin gửi lời cảm ơn trân trọng tới Người hướng dẫn khoa học TS. Trần Thị Hương Huế đã quan tâm chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tận tình về nội dung và phương pháp nghiên cứu khoa học trong suốt quá trình thực hiện Luận văn này. Tác giả Luận văn xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo, cùng các quý thầy, cô trong Học viện Hành chính Quốc gia, đã tạo điều kiện tốt nhất, giúp đỡ Tác giả trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài luận văn. Xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã luôn hỗ trợ, động viên, chia sẻ và tạo điều kiện thuận lợi giúp Tác giả vượt qua những khó khăn để hoàn thành Luận văn này. Do những điều kiện chủ quan, khách quan, chắc chắn kết quả nghiên cứu của Luận văn còn những điều thiếu sót. Tác giả rất mong tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp để hoàn thiện, nâng cao chất lượng vấn đề được lựa chọn nghiên cứu. Tác giả Nguyễn Đức Tùng
iii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CMCN Cách mạng cộng nghiệp CĐS Chuyển đổi số CCHC Cải cách hành chính CNTT Công nghệ thông tin QLVB Quản lý văn bản
iv DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ 1. Mô hình quản lý nội bộ ................................................................. 14 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Thông tin và Truyền thông ........................... 35 Sơ đồ 2.1. Lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản..... 45 Sơ đồ 2.2. Đổi mới mô hình quản lý văn bản ............................................... 46 Sơ đồ 2.3. Tổ chức quản lý văn bản mật có ứng dụng CNTT ...................... 47 Sơ đồ 2.4. Tổ chức quản lý văn bản độ mật thấp có ứng dụng CNTT trong chuyển đổi số và quản lý nội bộ ................................................... 48 Sơ đồ 2.5. Thay đổi quy trình soạn thảo ban hành, lưu trữ văn bản ............. 49
v MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN............................................................................................ i LỜI CẢM ƠN ................................................................................................ ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................ iii DANH MỤC BẢNG BIỂU .......................................................................... iv MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ VÀ QUẢN LÝ NỘI BỘ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC ................................................. 8 1.1. Khái quát chung quản lý nội bộ .............................................................. 8 1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi số trong quản lý nội bộ 25 1.3. Kinh nghiệm về chuyển đổi số và quản lý nội bộ của một số nước trên thế giới ......................................................................................................... 28 Tiểu kết chương 1 ........................................................................................ 33 Chương 2. THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUẢN LÝ NỘI BỘ TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG .......... 34 2.1. Khái quát về Bộ Thông tin và Truyền thông ........................................ 34 2.2. Tình hình chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ Thông tin và Truyền thông ............................................................................................................ 37 2.3. Đánh giá thực trạng chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ Thông tin và Truyền thông ........................................................................................... 63 Tiểu kết Chương 2 ....................................................................................... 67 Chương 3. QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUẢN LÝ NỘI BỘ TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG... 68 3.1. Quan điểm mục tiêu chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ Thông tin và Truyền thông ........................................................................................... 68 3.2. Một số giải pháp đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ Thông tin và Truyền thông .......................................................................... 74 3.3 Một số kiến nghị và đề xuất .................................................................. 82 Tiểu kết chương 3 ........................................................................................ 89 KẾT LUẬN ................................................................................................. 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 91
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Cách mạng công nghiệp thứ tư đang tạo ra một sự thay đổi mạnh mẽ trong cách thức sản xuất và quản lý. Sự kết hợp của nhiều công nghệ số tiên tiến như internet vạn vật, trí tuệ nhân tạo, xử lý dữ liệu lớn và điện toán đám mây đã tạo ra một môi trường kết nối và tương tác giữa thế giới thực và không gian số. Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ của Bộ Thông tin và Truyền thông giúp đáp ứng yêu cầu và khai thác tiềm năng của Cách mạng công nghiệp thứ tư trong ngành thông tin truyền thông. Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ mang lại cơ hội để tối ưu hóa quy trình, giảm bớt công việc thủ công và tăng cường hiệu quả và hiệu suất làm việc. Công nghệ số tiên tiến như hệ thống quản lý thông tin, phần mềm quản lý dự án và công cụ tương tác giúp tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Chuyển đổi số tạo ra một môi trường làm việc kỹ thuật số, nơi mà các cán bộ và nhân viên có thể kết nối, giao tiếp và hợp tác một cách dễ dàng hơn. Công nghệ như email, hội nghị trực tuyến và các công cụ liên lạc kỹ thuật số khác giúp tăng cường sự tương tác và giao tiếp giữa các bộ phận, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng đến các yêu cầu và thay đổi. Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ cũng đặt sự chú trọng đặc biệt vào việc bảo vệ thông tin quan trọng của Bộ Thông tin và Truyền thông. Công nghệ bảo mật và quản lý truy cập có thể được triển khai để đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm và dữ liệu quan trọng được bảo vệ một cách an toàn và ngăn chặn sự xâm nhập trái phép. Chuyển đổi số trong lĩnh vực truyền thông là một trong tám ưu tiên hàng đầu của Chương trình Chuyển đổi số quốc gia. Quyết định số 749/QĐ-TTg,
2 ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ đã xác định ưu tiên này và định hình chiến lược cho đến năm 2030. Vì vậy, lựa chọn đề tài chuyển đổi số trong quản lý nội bộ của Bộ Thông tin và Truyền thông không chỉ đáp ứng nhu cầu cấp thiết của thời đại mà còn phù hợp với mục tiêu và ưu tiên quốc gia trong việc thúc đẩy chuyển đổi số và phát triển lĩnh vực truyền thông. Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ của Bộ Thông tin và Truyền thông là những xu thế tất yếu của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư mà trong đó Bộ Thông tin và Truyền thông là dầu mối giúp chính phủ thực hiện mục tiêu. Việc chuyển đổi số trong quản lý nội bộ sẽ giúp Bộ Thông tin và Truyền thông vận hành hiệu quả hơn, ra quyết định chính xác hơn và cải thiện trải nghiệm của công chức. Đây là xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa hiện nay. Trong quá trình chuyển đổi số tại Bộ Thông tin và Truyền thông, ngoài những thuận lợi và gặp phải một số bất cập hạn chế sau: Khả năng chấp nhận và sẵn lòng thay đổi, một trong những thách thức lớn của chuyển đổi số là sự chấp nhận và sẵn lòng thay đổi từ phía nhân viên và lãnh đạo. Đôi khi, sự khó khăn trong việc thay đổi các quy trình và phương pháp làm việc truyền thống có thể gây trở ngại cho quá trình chuyển đổi số. Thiếu kiến thức và kỹ năng, quá trình chuyển đổi số đòi hỏi kiến thức và kỹ năng về công nghệ và quản lý dự án. Nếu nhân viên thiếu hiểu biết về công nghệ số và không được đào tạo đầy đủ, việc triển khai chuyển đổi số có thể gặp khó khăn và không hiệu quả. Tính tương thích và tích hợp, trong một tổ chức lớn như Bộ Thông tin và Truyền thông, có nhiều hệ thống và ứng dụng khác nhau đang hoạt động. Việc đảm bảo tính tương thích và tích hợp giữa các hệ thống này có thể là một thách thức. Nếu không thực hiện tích hợp tốt, có thể dẫn đến sự cắt lỏng thông tin và giảm hiệu suất làm việc. Chi phí và nguồn lực, chuyển đổi số đòi hỏi đầu tư về cả chi phí và nguồn lực. Đôi khi, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc cung cấp nguồn
3 lực đủ để triển khai và duy trì các dự án chuyển đổi số. Chi phí cài đặt hạ tầng công nghệ mới, đào tạo nhân viên và duy trì hệ thống có thể là một thách thức tài chính. Để vượt qua các bất cập này, quá trình chuyển đổi số cần được quản lý một cách toàn diện và có sự cam kết từ công chức và lãnh đạo. Đồng thời, cần đầu tư vào đào tạo công chức, tăng cường bảo mật thông tin, xác định các ưu tiên và kế hoạch chi tiết, và đảm bảo sự tương thích và tích hợp giữa các hệ thống và ứng dụng. Từ những lý do trên tôi lựa chọn đề tài của mình là: “Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông’’ để làm luận văn tốt nghiệp chuyên nghành Quản lý công. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan tới luận văn Chuyển đổi số là một chủ đề đang nhận được sự quan tâm khá nhiều, có một số đề tài nghiên cứu tiêu biểu như sau: Sách báo chuyên khảo: Ngô Thanh Loan (2019), “Chuyển đổi số trong lĩnh vực du lịch”, Tạp chí du lịch. Trong bối cảnh internet phát triển một cách mạnh mẽ, chuyển đổi số (Digital Transformation) hiện là xu hướng hàng đầu của các doanh nghiệp du lịch, nhằm bắt kịp sự chuyển đổi trong mô hình kinh doanh và makerting. Bài viết tổng hợp một số khái niệm liên quan đến chuyển đổi số, các xu hướng chuyển đổi số trong du lịch, đặc biệt trong lĩnh vực makerting du lịch. Qua đó có thể thấy khả năng ứng dụng rất to lớn của kỹ thuật số, đòi hỏi ngành du lịch Việt Nam cần đầu tư hơn để bắt kịp các xu hướng mới trong thời kỳ bùng nổ của công nghệ [20]. Vũ Minh Khương (2019), “Doanh nghiệp Việt Nam trước công cuộc chuyển đổi số: thấu hiểu xu thế toàn cầu và nâng cao tư duy chiến lược”, Tạp chí khoa học và công nghệ Việt Nam [22] Thế giới đang bước vào một kỷ nguyên mới với những thay đổi phi thường, trong đó công cuộc chuyển đổi số rộng khắp trên mọi lĩnh vực và ở mọi quốc gia đóng vai trò nền tảng và là động lực chủ
4 đạo. Trong kỷ nguyên với những thách thức và cơ hội chưa từng có này, các quốc gia và doanh nghiệp có khát vọng lớn, tầm nhìn thời đại và chiến lược thực thi sắc bén có thể làm nên những thànhquả phát triển vượt bậc. Bài viết khái quát những đặc trưng và xu thế lớn của thời đại và nêu lên một số nội dung của việc nâng tầm tư duy chiến lược mà các doanh nghiệp Việt Nam cần lưu ý trong nỗ lực thiết kế và triển khai công cuộc chuyển đổi số của mình. Vũ Minh Khương (2019), “Dự báo tác động của chuyển đổi số tới kết quả sản xuất - kinh doanh của 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam”, Tạp chí khoa học và công nghệ Việt Nam [23]. Tốc độ tăng trưởng của 500 doanh nghiệp lớn nhất luôn là một chỉ báo quan trọng về tiềm năng phát triển và sức cạnh tranh của một quốc gia. Thêm vào đó, mức đóng góp của chuyển đổi số vào tăng trưởng của các doanh nghiệp này còn là thước đo rất ý nghĩa về nỗ lực nắm bắt cuộc cách mạng công nghiệp (CMCN) 4.0 của toàn bộ nền kinh tế và khả năng thích ứng với đổi thay của nó trong chặng đường phía trước. Bài viết sử dụng số liệu về 500 doanh nghiệp lớn nhất của Việt Nam (VN500) được cung cấp bởi Công ty Cổ phần báo cáo đánh giá Việt Nam (VNR) để dự báo giá trị mà các doanh nghiệp này có thể tạo ra thêm từ công cuộc chuyển đổi số của họ. - Các công trình luận văn, luận án: Nguyễn Thị Hương Giang (2020), “Nhu cầu chuyển đổi số tại thư viện Tạ Quang Bửu - trường Đại học Bách khoa Hà Nội theo mô hình thư viện số trong giáo dục (DLE)”, Luận văn thạc sĩ [21]. Luận văn bàn đến chuyển đổi số trong lĩnh vực thư viện nêu ra các thực trạng và đề xuất một số giải pháp. Kết quả Nghiên cứu của NCS. THS. Vũ Thị Lan, Học viện Hành chính Quốc gia, đăng trong tạp chí Công Thương điện tử, ngày 02/12/2022 “Xây dựng chính quyền số ở các thành phố trực thuộc Trung ương hiện nay”. Trong phạm vi của bài viết, dựa trên việc tổng quan về các tiêu chí xây dựng Chính quyền Số (CQS), bài viết phân tích các ưu điểm và thách thức của các thành phố trong quá trình xây
5 dựng CQS. Tác giả đề xuất một số giải pháp để thực hiện xây dựng CQS tại các thành phố thành phố trực thuộc Trung ương. Bài viết “CĐS và điều kiện thực hiện CĐS trong hoạt động quản lý nhà nước” của TS. Ngô Sỹ Trung, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Bài viết phân tích, làm sáng tỏ một số nội dung về khái niệm, ý nghĩa, xác định những điều kiện bảo đảm thực hiện CĐS trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay. Như vậy, đã có nhiều chương trình, dự án, và nghiên cứu về CĐS ở nhiều góc độ khác nhau, cung cấp lý luận và thực tiễn, là nguồn tư liệu quý báu, có giá trị tham khảo. Tác giả đã kế thừa và tiếp thu thông tin từ những nguồn này, có sự lựa chọn cẩn thận để tích hợp vào luận văn của mình. Tuy nhiên, cho đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có bất kỳ nghiên cứu hoặc công trình nào nghiên cứu tác động của quản lý nhà nước về CĐS ở Bộ Thông tin và truyền thông. Cho nên, trong quá trình thực hiện đề án này, tác giả sẽ tham khảo sử dụng một cách có chọn lọc các công trình đã được công bố về những nội dung liên quan đến luận văn. Các nghiên cứu trên phân tích chuyển đổi số và quản lý nội bộ nhưng chưa có công trình nghiên cứu nào hệ thống hóa quá trình chuyển đổi số tại Bộ Thông tin và Truyền thông ở Việt Nam. Vì vậy đề tài “Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông” vẫn có tính mới và tính ứng dụng thực tiễn cao. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở làm rõ nhận thức lý luận chuyển đổi số trong quản lý nội bộ và đánh giá thực trạng trong quá trình Chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông, những xu thế, lợi ích và các yếu tố ảnh hướng tới việc chuyển đổi số với các đơn vị này. Để từ đó có những đề xuất giải pháp đẩy nhanh cho quá trình chuyển đổi số của các đơn vị Bộ thông Tin và Truyền thông
6 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục đích nghiên cứu ở trên luận văn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: Hệ thống hóa các cơ sở lý luận liên quan chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại cơ quan tổ chức; Phân tích, đánh giá thực trạng quá trình chuyển đổi số của các đơn vị trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông; Đánh giá đề xuất các giải pháp thúc đẩy nhanh cho quá trình chuyển đổi số của các đơn vị Bộ thông Tin và Truyền thông. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là quá trình chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Tại các đơn vị trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông; Phạm vi thời gian: Số liệu thu thập từ 2019 - 2023. 5. Phương pháp nghiên cứu đề tài - Luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như: Phương pháp thống kê, thu thập thông tin và xử lý thông tin; phương pháp phân tích và tổng hợp; phương pháp so sánh. Phương pháp phân tích và tổng hợp: Tác giả đã thực hiện tổng hợp, phân tích thông qua nghiên cứu tài liệu về đánh giá tình hình chuyển đổi số trong quản trị nội tại Bộ thông Tin và Truyền thông, thời gian từ năm 2019 - 2023 qua tài liệu được lưu trữ Bộ Thông tin và Truyền thông. - Phương pháp quan sát Luận văn áp dụng phương pháp quan sát để tìm ra các mặt hạn chế, tồn tại, các yếu tố, nguyên nhân ảnh hưởng đến chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông
7 - Phương pháp thống kê Phương pháp thống kê được thực hiện thông qua việc thu thập thông tin và xử lý thông tin số liệu thứ cấp có được từ các báo cáo của Bộ thông Tin và Truyền thông có liên quan tới chuyển đổi số trong quản lý nội bộ - Phương pháp so sánh Phương pháp so sánh được sử dụng để nghiên cứu, so sánh các tài liệu bao gồm các văn bản pháp luật, văn bản quy phạm pháp luật như: nghị định; nghị quyết, quyết định, thông tư, chương trình, đề án của các cơ quan Đảng và nhà nước, các văn bản của bộ ban, ngành có liên quan để làm căn cứ pháp lý cho việc phân tích các khái niệm liên quan đến đề tài luận văn. Bên cạnh đó, luận văn còn sử dụng phương pháp so sánh các số liệu thu thập được, cụ thể là các báo cáo kết quả về chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông qua các năm từ năm 2019 đến năm 2023 để thấy rõ hơn tình hình chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông được cải thiện qua từng năm, nhìn nhận những kết quả đạt được cũng như những tồn tại, hạn chế trong chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông. 6. Những đóng góp mới và ý nghĩa của luận văn - Góp phần làm rõ hơn những vấn đề lý luận và thực tiễn về chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông - Luận văn đề xuất một số giải pháp tiếp tục hoàn thiện chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về chuyển đổi số và quản lý nội bộ trong các cơ quan nhà nước. Chương 2: Thực trạng quá trình chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông Chương 3: Một số giải pháp đẩy nhanh cho quá trình chuyển đổi số trong quản lý nội bộ tại Bộ thông Tin và Truyền thông
8 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ VÀ QUẢN LÝ NỘI BỘ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 1.1. Khái quát chung quản lý nội bộ 1.1.1 Quản lý nội bộ 1.1.1.1. Khái niệm quản lý Theo tài liệu bồi dưỡng của Học viện Hành chính Quốc gia có quan niệm về quản lý như sau: Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động và nỗ lực tập thể nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Quản lý là một quá trình tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý, nhằm tác động lên một đối tượng quản lý để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người [25]. Sự phân công là quá trình chia công việc và trách nhiệm cho các thành viên trong tổ chức. Bằng cách phân công công việc phù hợp, tổ chức có thể tận dụng tối đa tài nguyên và năng lực của mỗi thành viên. Hợp tác lao động là yếu tố quan trọng trong quản lý, đòi hỏi sự cộng tác và gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Hợp tác lao động giúp tăng cường hiệu suất làm việc, sáng tạo và đổi mới, đồng thời tạo ra môi trường làm việc tích cực và động lực cho toàn bộ nhóm. Quản lý bao gồm các yếu tố sau: - Chủ thể quản lý được hiểu là tác nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm tạo ra và thực hiện các tác động quản lý. Chủ thể quản lý có thể là một cá nhân hoặc tổ chức có quyền hạn và trách nhiệm quản lý một hệ thống, một tổ chức, một dự án hoặc một quá trình. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, chủ thể quản lý cũng có thể là một hệ thống trí tuệ nhân tạo hoặc một phần mềm quản lý, có khả năng tự động hóa các quy trình và quản lý các tài nguyên.
9 Quan trọng là chủ thể quản lý có trách nhiệm đảm bảo rằng các tác động quản lý được thực hiện một cách hiệu quả và theo đúng mục tiêu đã đề ra, đồng thời đảm bảo sự tuân thủ các quy định, quy trình và chuẩn mực liên quan. - Khách thể quản lý và đối tượng quản lý là hai khái niệm quan trọng trong lĩnh vực quản lý. Dưới đây là mô tả ngắn về hai khái niệm này: Khách thể quản lý: Đây là những cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có quyền hoặc quyền lợi liên quan đến một tổ chức, dự án hoặc hệ thống quản lý. Đối tượng quản lý: Đây là cá nhân, nhóm hoặc tổ chức chịu sự tác động trực tiếp từ chủ thể quản lý. Về tổ chức và quá trình quản lý, chủ thể quản lý thường có quyền và trách nhiệm định hình và điều chỉnh hành vi của khách thể quản lý và đối tượng quản lý để đạt được kết quả mong muốn. Sự tác động và điều chỉnh này có thể bao gồm việc thiết lập các quy tắc, quy định, chính sách, quy trình và cung cấp hướng dẫn cho khách thể quản lý và đối tượng quản lý. 1.1.1.2. Khái niệm về quản lý nội bộ Theo Điểm l Khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp, Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền quyết định quy chế quản trị nội bộ. Theo Điểm l Khoản 2 Điều 253, Hội đồng quản trị có thẩm quyền quyết định quy chế quản lý nội bộ. Quản lý nội bộ là quá trình tổ chức, điều hành và giám sát các hoạt động và tài nguyên của một tổ chức, công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định, quy trình và chính sách nội bộ [27]. Quản lý nội bộ là quá trình quản lý và điều hành các hoạt động, tài nguyên bên trong một tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu và kết quả mong muốn. Nó bao gồm các khía cạnh như: Quản lý văn bản: Bao gồm việc thu thập, lưu trữ, phân loại và quản lý các loại văn bản, tài liệu liên quan đến hoạt động của tổ chức.
10 Quản lý nhân sự: Liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, phân công, đánh giá và quản lý nhân viên nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả. Quản lý cơ sở vật chất: Bao gồm việc quản lý, bảo trì và sử dụng hiệu quả các tài nguyên vật chất như trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, tài sản của tổ chức. Quản lý nội bộ là một quá trình liên tục nhằm phối hợp, sắp xếp và kiểm soát các nguồn lực nội bộ một cách hiệu quả, nhằm đạt được các mục tiêu và kết quả mong muốn của tổ chức. Từ những cách tiếp cận khái niệm quản lý tác giả rút ra khái niệm quản lý nội bộ như sau: Dựa trên thông tin cung cấp, có thể rút ra khái niệm về quản lý nội bộ như sau: Quản lý nội bộ là quá trình tổ chức, điều hành và giám sát các hoạt động và tài nguyên bên trong một tổ chức, như doanh nghiệp hoặc tổ chức phi lợi nhuận, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định, quy trình và chính sách nội bộ. Quản lý nội bộ bao gồm các khía cạnh như: - Quản lý văn bản: Thu thập, lưu trữ, phân loại và quản lý các loại văn bản, tài liệu liên quan đến hoạt động của tổ chức. - Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo, phân công, đánh giá và quản lý nhân viên. - Quản lý cơ sở vật chất: Quản lý, bảo trì và sử dụng hiệu quả các tài nguyên vật chất như trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, tài sản của tổ chức. Quản lý nội bộ là quá trình liên tục nhằm phối hợp, sắp xếp và kiểm soát các nguồn lực nội bộ một cách hiệu quả, nhằm đạt được các mục tiêu và kết quả mong muốn của tổ chức. 1.1.1.3. Nội dung của quản lý nội bộ - Quản lý văn bản
11 Quản lý văn bản là một phần quan trọng trong quản lý nội bộ của một tổ chức. Nó liên quan đến việc tổ chức, lưu trữ, truy xuất và quản lý các văn bản và thông tin liên quan trong tổ chức. Quản lý văn bản đảm bảo rằng thông tin và tài liệu được tổ chức một cách có tổ chức, dễ dàng tìm kiếm và truy cập. Đây là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật trong tổ chức. Quản lý văn bản gồm các hoạt động sau: + Tổ chức văn bản: Đây là quá trình phân loại và sắp xếp các văn bản theo các tiêu chí như loại tài liệu, chủ đề, ngày tháng hoặc hệ thống phân loại khác. Điều này giúp tạo ra một cấu trúc tổ chức cho việc lưu trữ và truy cập dễ dàng sau này. + Lưu trữ văn bản: Quá trình này liên quan đến việc đảm bảo rằng các văn bản được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật. Các hệ thống lưu trữ có thể bao gồm cả lưu trữ điện tử và lưu trữ vật lý như hộp tài liệu, kệ sách hoặc hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử. + Quy trình xử lý văn bản: Quản lý văn bản đòi hỏi một quy trình xử lý rõ ràng để xử lý các văn bản từ khi chúng được tạo ra cho đến khi chúng được lưu trữ hoặc tiêu hủy. Quy trình này có thể bao gồm việc phê duyệt, ghi chú, trình ký, phân phối và ghi nhận thông tin về văn bản. + Truy xuất và tìm kiếm: Một hệ thống quản lý văn bản hiệu quả cần cho phép người dùng truy xuất và tìm kiếm thông tin trong các văn bản một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này có thể đạt được thông qua việc sử dụng các công cụ tìm kiếm, hệ thống chỉ mục hoặc các hệ thống quản lý tài liệu điện tử. + Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Quản lý văn bản cũng đòi hỏi sự quản lý bảo mật và quyền truy cập vào thông tin. Tùy thuộc vào tính chất của văn bản và yêu cầu của tổ chức, một hệ thống quản lý văn bản phải có các
12 biện pháp bảo mật như mã hóa, chứng thực người dùng và kiểm soát quyền truy cập. Quản lý văn bản hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất làm việc, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin và đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin trong tổ chức. - Quản lý nhân sự Quản lý nhân sự trong quản lý nội bộ là quá trình quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến nhân sự trong một tổ chức, công ty hoặc tổ chức không lợi nhuận. Nhiệm vụ của quản lý nhân sự là tối ưu hóa sự phát triển và sử dụng tài nguyên con người để đạt được mục tiêu tổ chức. Dưới đây là một số khía cạnh cơ bản của quản lý nhân sự trong quản lý nội bộ: + Tuyển dụng và tuyển chọn: Quản lý nhân sự thực hiện quá trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới. Điều này bao gồm xác định nhu cầu nhân sự, đăng tin tuyển dụng, tiến hành phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp. + Đào tạo và phát triển: Quản lý nhân sự đảm bảo rằng nhân viên nhận được đào tạo và phát triển phù hợp để nắm bắt được kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả. Điều này có thể bao gồm các khóa học, buổi hướng dẫn, chương trình đào tạo nội bộ hoặc sự phát triển thông qua việc làm. + Quản lý hiệu suất: Quản lý nhân sự định rõ các tiêu chuẩn hiệu suất và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Họ cung cấp phản hồi và hướng dẫn để giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu cá nhân cũng như mục tiêu tổ chức. + Quản lý tiền lương và phúc lợi: Quản lý nhân sự đảm bảo rằng chính sách về tiền lương và phúc lợi được thiết lập và thực thi một cách công bằng và nhất quán. Họ xử lý các vấn đề liên quan đến lương, thưởng, bảo hiểm, nghỉ phép và các chế độ phúc lợi khác.
13 + Quản lý quan hệ lao động: Quản lý nhân sự giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động trong tổ chức, bao gồm giải quyết tranh chấp lao động, xây dựng môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự hài lòng và cam kết của nhân viên. + Quản lý thông tin nhân viên: Quản lý nhân sự duy trì và quản lý thông tin cá nhân của nhân viên, bao gồm hồ sơ nhân viên, thông tin liên lạc, quá trình làm việc và lịch sử công việc. + Chính sách và tuân thủ: Quản lý nhân sự đảm bảo rằng các chính sách và quy định liên quan đến nhân sự, bao gồm các quy định về an toàn, đạo đức và tuân thủ, được thực hiện và tuân thủ đúng cách. - Quản lý cơ sở vật chất Quản lý cơ sở vật chất trong quản lý nội bộ là quá trình quản lý và điều hành các tài sản vật chất và cơ sở hạ tầng của một tổ chức, công ty hoặc tổ chức không lợi nhuận. Nhiệm vụ của quản lý cơ sở vật chất là đảm bảo tài sản vật chất được sử dụng một cách hiệu quả để đáp ứng các nhu cầu và mục tiêu của tổ chức. Dưới đây là khía cạnh cơ bản của quản lý cơ sở vật chất trong quản lý nội bộ: + Quản lý tài sản: Quản lý cơ sở vật chất đảm bảo việc theo dõi, ghi nhận và quản lý các tài sản vật chất của tổ chức, bao gồm tài sản cố định như tòa nhà, thiết bị, máy móc, phương tiện vận chuyển và các tài sản khác. Điều này bao gồm việc xác định, đăng ký, bảo trì, sửa chữa, và theo dõi giá trị và vị trí của các tài sản. + Bảo trì và sửa chữa: Quản lý cơ sở vật chất đảm bảo rằng các hoạt động bảo trì và sửa chữa được thực hiện để duy trì và nâng cao tình trạng và hiệu suất của cơ sở vật chất. Điều này bao gồm lập kế hoạch bảo trì, theo dõi trạng thái kỹ thuật của các tài sản, thực hiện các biện pháp bảo trì định kỳ và xử lý các sự cố sửa chữa khi cần thiết.