LOGO
ĐĐẠẠI HI HỌỌC ĐC ĐÀÀ NNẴẴNGNG CH KHOA TRƯTRƯỜỜNG ĐNG ĐẠẠI HI HỌỌC BC BÁÁCH KHOA
TRUNG TÂM TIN HỌC
MS EXCEL 2003
Hồ Phan Hiếu Khoa Công nghệ Thông tin Trường Đại học Bách khoa Đại học Đà Nẵng
Đà Nẵng, 2008
I DUNG NNỘỘI DUNG
Giới thiệu
1
CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
2
XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
3
4
Hàm
Cơ sở dữ liệu
5
Đồ thị và in ấn
6
MS Excel 2003
1. 1. GiGiớớii thithiệệuu
MS Excel là gì?
Excel là thành phần trong bộ Microsoft Office Hỗ trợ việc tính toán như tính lương, tổng
kết điểm, …
Dữ liệu được lưu trữ dạng bảng (các hàng
và các cột)
Thực hiện các phép tính từ đơn giản đến
phức tạp
MS Excel 2003
Hỗ trợ nhiều hàm tính toán Tạo biểu đồ, phân tích…
1. 1. GiGiớớii thithiệệuu
Khởi động và thoát
• Chọn Start \ Programs \ Microsoft Excel • Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel
trên Desktop
• … Thoát
• Nhấn Alt + F4 • Chọn File \ Exit • Chọn nút
ở góc phải phía trên cửa số làm
việc
4
MS Excel 2003
Khởi động
1. 1. GiGiớớii thithiệệuu
Thanh tiêu đề
Màn hình làm việc
Thanh thực đơn
Thanh công cụ
Thanh định dạng
Thanh công thức
Ô địa chỉ
Tên cột
Tên hàng
Cửa sổ làm việc
Các bảng tính
MS Excel 2003
Thanh tiêu đề (Title Bar): chứa tên chương trình và
tệp tin đang mở
Thanh thực đơn (Menu Bar): chứa toàn bộ các lệnh
của Excel
Thanh công cụ (Standard Bar): chứa một số các nút biểu tượng cho phép chọn nhanh các lệnh của Excel
Thanh công thức và địa chỉ (Formular Bar): hiển thị
nội dung và địa chỉ của ô hiện hành, nếu ô hiện hành là kết quả của một biểu thức tính toán thì sẽ hiển thị công thức tính toán
Phiếu bảng tính (SheetTab): mỗi sheet là cửa sổ làm việc của bảng tính, mỗi tệp gồm nhiều sheet (mặc định là 3 sheet)
MS Excel 2003
1. 1. GiGiớớii thithiệệuu
1. 1. GiGiớớii thithiệệuu
Các thao tác với tệp tin
• Khi mở Excel thì một văn bản mới mặc nhiên
được tạo ra với tên ngầm định là Book1, Book2…
• Hoặc chọn File \ New • Hoặc chọn nút New trên thanh công cụ chuẩn • Hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+N
7
MS Excel 2003
Tạo mới tệp tin
1. 1. GiGiớớii thithiệệuu
Các thao tác với tệp tin
• Chọn File \ Save • Chọn nút Save trên thanh công cụ • Hoặc dùng tổ hợp phím Cltr+S • Nếu tệp tin chưa được đặt tên thì xuất hiện hộp
thoại: (*) – Chọn thư mục chứa tệp tin Save in – Gõ tên tệp tin File name – Chọn kiểu tệp tin Save as Type (mặc định .xls) – Chọn nút Save để lưu.
• Chú ý: Khi lưu tệp tin văn bản mới cần đặt tên
gợi nhớ, không bỏ dấu tiếng Việt, tên là duy nhất.
8
MS Excel 2003
Lưu tệp tin
1. 1. GiGiớớii thithiệệuu
Các thao tác với tệp tin
• Khi soạn thảo một tệp tin văn bản đã được đặt tên (đã tồn tại) thì việc lưu tệp tin (Save, Ctrl+S…) sẽ cập nhật những thay đổi (tức là lưu lại những gì vừa mới gõ) vào nội dung tệp tin đó.
• Lưu ý: Nên lưu (Ctrl+S) thường xuyên trong lúc
soạn thảo
• Nếu tệp tin văn bản đã tồn tại, muốn lưu nội dung
vừa thay đổi với tên một tệp tin khác thì chọn File\Save As, xuất hiện hộp thoại. Sau đó thực hiện các thao tác như (*).
9
MS Excel 2003
Lưu tệp tin
1. 1. GiGiớớii thithiệệuu
Các thao tác với tệp tin
• Chọn File \ Open • Hoặc chọn nút Open trên thanh công cụ chuẩn • Hoặc dùng tổ hợp phím Cltr+O • Hoặc Double Click vào teptin.xls
10
MS Excel 2003
Mở tệp tin
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
WorkBook
Là tệp tin của Excel, có phần mở rộng là .xls Trên một WorkBook chứa nhiều WorkSheet,
tối đa là 255 Sheet.
Khi khởi động Excel, WorkBook được mở
mặc định có 3 Sheet.
11
MS Excel 2003
Một WorkBook được ví như một quyển vở.
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
WorkSheet (hay Sheet gọi là Trang) Là tập hợp các cột (Column), các hàng (Row) giao nhau tạo thành các ô (Cell). Trên một Sheet chứa 256 cột (đánh địa chỉ
từ A, B … IV), 65536 hàng (đánh địa chỉ từ 1 .. 65536), tạo thành 256 x 65536 ô.
Trong Excel dữ liệu được thể hiện trên các
ô.
12
MS Excel 2003
Mỗi ô có một địa chỉ riêng biệt.
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Sheet (Trang)
Thực hiện các thao tác trên Sheet bằng cách
13
MS Excel 2003
nhấn chuột phải trên Sheet cần thao tác: • Insert: chèn thêm một Sheet • Delete: xóa Sheet hiện hành • Rename: đặt tên Sheet hiện hành • Move or Copy: di chuyển hoặc sao chép Sheet • Select All Sheets: chọn tất cả các Sheet
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Trang hiện hành
Trang hiện hành: là bảng tính hiện tại đang
được thao tác.
Thay đổi trang hiện hành: nhấn chuột vào
phần chứa tên của trang bảng tính.
Ô hiện hành
Ô hiện hành là ô đang được thao tác: A1,.. Thay đổi ô hiện hành: nhấn chuột vào ô hoặc
14
MS Excel 2003
sử dụng các phím mũi tên
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Nhận dạng con trỏ
Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành, có
đường bao đậm xung quanh
Con trỏ soạn thảo: hình thanh đứng mầu
đen, nhấp nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô
Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc
15
MS Excel 2003
vào vị trí của nó trên trang
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản
• Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột • Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới • : chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới
ô hiện tại
• Ctrl + home: chuyển con trỏ về ô A1 • …
16
MS Excel 2003
Các phím thường dùng:
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản
• Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu và gõ
dữ liệu vào.
• Delete, Backspace để xóa ký tự • Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập • Esc kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập • Enter để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc
việc nhập cho ô đó
17
MS Excel 2003
Nhập dữ liệu
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản
• Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa • Thực hiện các thao tác chỉnh sửa • Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh
sửa
18
MS Excel 2003
Chỉnh sửa dữ liệu
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ Bảng tính được đặt hiển thị mặc định là
100%
19
MS Excel 2003
Thay đổi tỉ lệ hiển thị: nhắp chuột vào biểu tượng Zoom, chọn tỉ lệ tương ứng muốn hiển thị
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Các phép toán trong công thức số
học Cộng: + Trừ: - Nhân: * Chia: / Mũ: ^
20
MS Excel 2003
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Các phép toán so sánh
21
MS Excel 2003
Lớn hơn: > Nhỏ hơn: < Lớn hơn hoặc bằng: >= Nhỏ hơn hoặc bằng: <= Khác (không bằng): <>
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Tạo công thức
Gõ dấu “=” trước công thức, ví dụ: =A2+B2 Nhấn Enter để kết thúc Nội dung công thức được hiển thị trên thanh
Formula bar
Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ưu tiên
22
MS Excel 2003
của các phép toán trong công thức
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Sửa lỗi khi dùng công thức
####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị, #VALUE!: giá trị không đúng theo yêu cầu
của công thức
#DIV/0!: chia cho giá trị 0 #NAME?: không xác định được tên hàm
trong công thức
23
MS Excel 2003
#N/A: không có dữ liệu để tính toán #NUM!: dữ liệu không đúng kiểu số
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Mỗi ô được xác định bởi một cột và một hàng nên
có một địa chỉ riêng biệt. Địa chỉ ô = tên cột tên hàng
• Ví dụ: cột C, hàng 4, tạo thành ô có địa chỉ là C4
Địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công
thức để lấy dữ liệu tương ứng • Ví dụ: Miền từ ô A2 đến ô C4, có địa chỉ miền là A2 : C4 Đặc trưng của Excel là Copy công thức; tức là công thức chỉ lập 1 lần, sau đó Copy sang các ô còn lại. Vì vậy, học viên cần nắm vững về địa chỉ.
24
MS Excel 2003
Địa chỉ
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Địa chỉ
Đặc trưng của Excel là Copy công thức; tức
là công thức chỉ lập 1 lần, sau đó Copy sang các ô còn lại.
Cách Copy công thức: Trỏ chuột tại vị trí Fill
Handle, kéo rê chuột sang các ô khác.
Fill Handle
25
MS Excel 2003
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Các loại địa chỉ
Địa chỉ tương đối: có dạng
Địa chỉ tuyệt đối: có dạng $
Địa chỉ hỗn hợp: có dạng $
hoặc
Chuyển đổi qua lại giữa các loại địa chỉ:
26
MS Excel 2003
nhấn phím F4
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Kiểu dữ liệu
27
MS Excel 2003
Kiểu chuỗi (Text): các chữ số, kí tự, dấu Kiểu số (Number): các chữ số 0-9 Kiểu ngày giờ (Date –Time) Kiểu logic Kiểu công thức
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Kiểu chuỗi (text)
Là kiểu tổng quát nhất gồm các kí tự, số, dấu… Nếu độ dài của chuỗi nhập vào lớn hơn độ rộng
sẽ bị che khuất.
của cột thì: • Trường hợp ô kế tiếp rỗng: dữ liệu sẽ tràn qua ô đó • Trường hợp ô kế tiếp có dữ liệu: phần sau của chuỗi
• Ví dụ: = “TIN” & “ HỌC” “TIN HỌC”
Sử dụng toán tử & để nối các chuỗi lại
Trong công thức, dữ liệu kiểu text được đặt
28
MS Excel 2003
trong dấu nháy kép “ “
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Kiểu số (number)
Là dữ liệu thể hiện giá trị số: số dương, số
âm, số thập phân, phần trăm…
Nếu độ dài của số nhập vào lớn hơn độ rộng
của cột thì sẽ hiển thị #####
29
MS Excel 2003
Kiểu số sử dụng các toán tử +, -, *, /, ^, %... Mặc định, dữ liệu số được canh lề phải
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Kiểu ngày - giờ (date - time)
Là dữ liệu thể hiện giá trị ngày, giờ trong
bảng tính
Khi thao tác với kiểu ngày – giờ cần thiết lập thuộc tính Date – Time trong Control Panel Nếu độ dài của chuỗi nhập vào lớn hơn độ
rộng của cột thì sẽ hiển thị ##### Kiểu số sử dụng các toán tử +, - Mặc định, dữ liệu kiểu ngày – giờ được canh
30
MS Excel 2003
lề phải trong ô
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Kiểu logic
Nhận 1 trong 2 giá trị: TRUE (đúng), FALSE
(sai)
Kiểu logic sử dụng các toán tử so sánh như:
31
MS Excel 2003
>, <, >=, <=, =, <>... • Ví dụ: = 5 < 3 FALSE
2. 2. CCáácc khkhááii niniệệmm cơcơ bbảảnn
Kiểu công thức
Do người dùng định nghĩa, gồm chữ, số, địa
32
MS Excel 2003
chỉ của ô, các toán tử, các hàm… Phải bắt đầu bằng dấu “=” hoặc “+”
Di chuyển con trỏ trên bảng tính
Dùng chuột
• Muốn đưa con trỏ đến ô nào thì nhắp chuột tại ô đó.
Dùng phím di chuyển con trỏ
• : • : • PgUp: • PgDn: • Ctrl + Home: • Ctrl + End:
Qua trái, qua phải một ô Lên trên, xuống dưới một ô Lên trên một trang màn hình Xuống dưới một trang màn hình Về đầu bảng tính Về cuối bảng tính
33
MS Excel 2003
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Chọn khối ô:
• Dùng chuột: Chọn ô đầu, kéo rê chuột đến ô cuối • Dùng phím: Di chuyển con trỏ đến ô đầu, nhấn phím Shift +
các phím di chuyển con trỏ đến ô cuối Chọn hàng: Kích chuột vào đầu hàng Chọn cột: Kích chuột vào đầu cột Chọn nhiều hàng (cột): Kích chuột vào đầu hàng
(cột), kéo rê chuột sang các hàng (cột) khác
Chọn cả bảng tính:
• Ctrl+A • Hoặc kích chuột vào điểm giao giữa cột và hàng ở góc trên
bên trái cửa sổ soạn thảo.
34
MS Excel 2003
Cách chọn khối (bôi đen)
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Nhập dữ liệu và hiệu chỉnh
Nhập dữ liệu
• Muốn nhập dữ liệu vào ô nào thì đưa con trỏ chuột đến ô đó rồi nhập từ bàn phím và kết thúc bằng phím Enter hoặc Tab
Hiệu chỉnh
• Để hiệu chỉnh dữ liệu trong một ô, đưa con trỏ đến ô đó rồi
nhấn phím F2
• Hoặc nhắp đôi chuột tại ô đó rồi hiệu chỉnh. • Hoặc đưa con trỏ đến ô đó, rồi hiệu chỉnh trên thanh công
thức.
35
MS Excel 2003
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Các xử lý về hàng, cột
• Chèn hàng: Chọn hàng (vị trí cần chèn)
– Chọn Insert \ Rows – Hoặc kích chuột phải, chọn Insert • Chèn cột: Chọn cột (vị trí cần chèn)
– chọn Insert \ Columns – Hoặc kích chuột phải, chọn Insert
Chèn:
• Chọn hàng hoặc cột (vị trí cần xóa)
– Chọn Edit \ Delete – Hoặc kích chuột phải, chọn Delete
36
MS Excel 2003
Xóa:
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Các xử lý về hàng, cột Thay đổi kích thước
• Hàng:
– Đưa con trỏ vào đường kẻ đầu hàng, cho đến khi mũi
tên 2 chiều lên xuống xuất hiện, kích chuột và kéo rê lên hay xuống.
– Hoặc kích chuột phải vào đầu hàng, chọn Row Height,
rồi nhập giá trị.
• Cột:
– Đưa con trỏ vào đường kẻ phía trên cột cho đến khi mũi tên 2 chiều trái phải xuất hiện, kích chuột và kéo rê sang trái hay phải.
– Hoặc kích chuột phải vào trên cột, chọn Column Width,
rồi nhập giá trị.
37
MS Excel 2003
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Các xử lý về hàng, cột
• Ẩn:
– Chọn hàng (cột), kích chuột phải chọn Hide
• Hiện:
– Chọn 2 hàng (cột) gần hàng (cột) bị ẩn, kích chuột phải
chọn Unhide.
38
MS Excel 2003
Ẩn / hiện hàng, cột
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Các xử lý về ô (cell)
• Chọn ô để xác định vị trí chèn • Chọn Insert \ Cells hoặc kích chuột phải chọn
Insert. Chọn 1 trong các tùy chọn: – Shift cells right: chèn vào và đẩy các ô tại vị trí cũ sang phải – Shift cells down: chèn vào và đẩy các ô tại vị trí cũ xuống dưới – Entire row: chèn thêm hàng – Entire column: chèn thêm cột
39
MS Excel 2003
Chèn ô:
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Các xử lý về ô (cell)
• Chọn các ô để xác định vị trí xóa • Chọn Edit \ Delete hoặc kích chuột phải chọn
Delete. Chọn 1 trong các tùy chọn: – Shift cells left: xóa và đẩy các ô tại vị trí cũ sang trái – Shift cells up: xóa và đẩy các ô tại vị trí cũ lên trên – Entire row: xóa cả hàng – Entire column: xóa cả cột
40
MS Excel 2003
Xóa ô:
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Các xử lý về ô (cell)
• Dùng phím
– Chọn các ô cần sao chép (di chuyển) – Chọn Edit \ Copy (hoặc Cut) hoặc nhấn phím Ctrl+C
(Ctrl+X)
– Đưa con trỏ chuột đến ô đầu tiên của vùng cần chép
(chuyển) dữ liệu đến
– Chọn Edit \ Paste hoặc nhấn phím Ctrl+V
• Dùng chuột
– Chọn các ô cần chép (di chuyển), khi chuột có hình mũi
tên giữ và kéo chuột đến 1 trong 4 cạnh của ô cần chuyển tới, nếu sao chép thì nhấn thêm phím Ctrl
41
MS Excel 2003
Sao chép hoặc di chuyển
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Các xử lý về ô (cell)
• Chọn Format \ Cells (nhấn Ctrl + 1) • Hoặc kích chuột phải, chọn Format Cells
42
MS Excel 2003
Định dạng ô: Chọn các ô cần định dạng
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Các xử lý về ô (cell)
• Number: Định dạng kiểu dữ liệu • Alignment: Canh lề • Font: Định dạng Font chữ, màu chữ… • Border: Định dạng đường viền • Patterns: Định dạng màu nền • Protection: Cài đặt chế độ bảo vệ ô
Định dạng ô:
43
MS Excel 2003
Sử dụng các nút trên thanh công cụ định dạng
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Định dạng kiểu dữ liệu
Khung xem trước
Kiểu hiển thị số
Số chữ số thập phân
Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn
Cách hiển thị số âm
Chú giải
44
MS Excel 2003
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Canh lề dữ liệu
Căn dữ liệu chiều ngang ô
Định hướng văn bản
Căn dữ liệu chiều dọc ô
Xuống dòng vừa độ rộng ô
Trộn các ô liền kề thành 1 ô
Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô
45
MS Excel 2003
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Định dạng Font chữ
Chọn kiểu chữ
Chọn phông chữ
Chọn kích thước chữ
Chọn màu chữ
Gạch chân chữ
Xem trước
46
MS Excel 2003
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Định dạng đường viền
Không kẻ khung
Khung bao ngoài
Chọn kiểu đường kẻ
Khung bên trong
Màu đường kẻ
Chọn từng đường kẻ khung
47
MS Excel 2003
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Định dạng đường viền
Chọn màu nền
Khung xem trước
Chọn kiểu hiệu ứng nền
48
MS Excel 2003
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Chèn các đối tượng hình ảnh Chèn chữ nghệ thuật (WordArt) • Đưa con trỏ đến nơi cần chèn – Chọn Insert \ Picture \ WordArt – Hoặc chọn biểu tượng WordArt trên thanh công cụ
Drawing
49
MS Excel 2003
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Chèn các đối tượng hình ảnh
• Chọn Insert \ Picture \ Clip Art để chèn hình ảnh
có sẵn trong thư viện bộ Office
• Chọn Insert \ Picture \ From File để chèn hình
ảnh lưu trữ trên máy
• Hoặc chọn biểu tượng WordArt hay From File
trên thanh công cụ Drawing
50
MS Excel 2003
Chèn hình ảnh
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Chèn các đối tượng hình ảnh Chèn đối tượng AutoShapes
• Chọn Insert \ Picture \ AutoShapes • Hoặc chọn biểu tượng AutoShapes trên thanh
công cụ Drawing
• Chọn kiểu AutoShapes, sau đó vẽ vào văn bản.
51
MS Excel 2003
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Các thao tác khác
52
MS Excel 2003
Chức năng Paste Special: Thực hiện chức năng dán Paste (khi sao chép dữ liệu), với các tùy chọn đặc biệt như: • All: Sao chép tất cả (như Paste) • Formulas: Sao chép công thức • Values: Sao chép giá trị • Formats: Sao chép định dạng • Comments: Sao chép chú thích
3. 3. XXửử lýlý ddữữ liliệệuu
Các thao tác khác
• Nhập giá trị đầu và giá trị kế tiếp vào 2 ô. Chọn 2
ô đó, kéo nút Handle sang các ô khác
• Hoặc nhập giá trị đầu vào 1 ô. Chọn ô đó, nhấn
Ctrl và kéo Handle sang các ô khác.
Điền giá trị tăng tự động:
• Chọn khối ô • Nhập dữ liệu và kết thúc nhấn Ctrl + Enter
Nhập dữ liệu cùng 1 nội dung vào 1 khối:
53
MS Excel 2003
Xuống hàng trong 1 ô: Nhấn phím Alt+Enter
4. 4. HHààmm
Hàm là một dạng công thức đã được xây dựng sẵn
nhằm thực hiện các tính toán phức tạp
Khái niệm hàm trong Excel
Cú pháp sử dụng hàm
Tham số có thể là giá trị, địa chỉ ô, hàm… Hàm sẽ cho một kết quả với một kiểu dữ liệu nhất
định
54
MS Excel 2003
TênHàm( tham số 1, tham số 2,… ) Tên hàm không phân biệt chữ in hoa hay in thường Các đối ngăn cách nhau bởi dấu “,” hoặc dấu “;” tùy theo định dạng của Windows trong Control Panel
4. 4. HHààmm
Các loại hàm: Hàm toán học Hàm xử lý văn bản Hàm thời gian Hàm logic Hàm tra cứu và tham chiếu Hàm thống kê Hàm về cơ sở dữ liệu …
55
MS Excel 2003
4. 4. HHààmm
Cách nhập công thức và hàm
• Chọn biểu tượng fx hoặc Insert \ Function
Nhập trực tiếp vào ô Sử dụng thanh công thức:
Chọn loại hàm
Chọn tên hàm
56
MS Excel 2003
4. 4. HHààmm
Hàm toán học
• abs (-9) 9
abs(n): trả về giá trị tuyệt đối
• sqrt(9) 3
sqrt(n): tính căn bậc hai
• power(2, 3) 8
power(n, m): tính n mũ m
round(n, m): trả về giá trị của số n với phần
57
MS Excel 2003
thập phân là m chữ số và làm tròn • round(2.3456, 2) 2.35
4. 4. HHààmm
Hàm toán học
• int(2.3456) 2
int(n): trả về phần nguyên của số thập phân n
• mod(9, 5) 4
mod(n, m): trả về phần dư phép chia n cho m
• min(2, 8, -2, 10) -2
min(n1, n2, …): trả về g.trị nhỏ nhất của dãy số
• max(2, 8, -2, 10) 10
58
MS Excel 2003
max(n1, n2, …): trả về g.trị lớn nhất của dãy số
4. 4. HHààmm
Hàm toán học
average (n1, n2, …): trả về g.trị trung bình cộng
của dãy số • average(1, 3, 5) 3
sum(gt1, gt2,…): trả về tổng các tham số trong
59
MS Excel 2003
hàm • sum(2, 3, 4) 9
4. 4. HHààmm
Hàm xử lý chuỗi
60
MS Excel 2003
Chuỗi (text) được đặt trong ngoặc kép “ “ lower (text): chuyển đổi chuỗi sang chữ thường • lower(“Tin Học Văn Phòng”) tin học văn phòng upper (text): chuyển đổi chuỗi sang chữ HOA • upper(“Tin Văn Phòng”) TIN VĂN PHÒNG proper(text): chuyển đổi chữ cái đầu của mỗi chữ sang chữ HOA, còn lại là chữ thường • proper(“tin họC”) Tin Học
4. 4. HHààmm
Hàm xử lý chuỗi
• len(“Tin Hoc”) 7
len(text): trả về độ dài của chuỗi
• left(“Tin hoc”, 3) Tin
left(text, n): lấy n kí tự trong chuỗi từ trái sang
• right(“Tin hoc”, 3) hoc
right(text, n): lấy n kí tự trong chuỗi từ phải sang
mid(text, n1, n2): lấy n2 kí tự trong chuỗi bắt đầu
61
MS Excel 2003
từ vị trí n1 • mid(“Tin hoc van phong”, 9, 3) van
4. 4. HHààmm
Hàm xử lý chuỗi
• trim(“ Tin Hoc ”) “Tin Hoc”
trim(text): cắt bỏ kí tự trắng ở 2 bên của chuỗi
• value(“20154”) 20154
62
MS Excel 2003
value(text): chuyển chuỗi thành số
4. 4. HHààmm
Hàm thời gian
today(): trả về ngày tháng năm hiện hành của
hệ thống
day(d): trả về giá trị ngày • day(“20/10/2007”) 20
month(d): trả về giá trị tháng • month(“20/10/2007”) 10 year(d): trả về giá trị năm • year(“20/10/2007”) 2007
63
MS Excel 2003
days360(d1, d2): lấy ngày d2 – (trừ) d1 • days360(“20/10/2007”, “25/10/2007”) 5
4. 4. HHààmm
Hàm thời gian
now(): trả về giá trị ngày tháng năm và giờ phút
hiện hành của hệ thống hour(t): trả về giá trị giờ • hour(“5:10:20”) 5
• minute(“5:10:20”) 10
minute(t): trả về giá trị phút
64
MS Excel 2003
second(t): trả về giá trị giây • second(“5:10:20”) 20
4. 4. HHààmm
Hàm thống kế
count(block): đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số
trong khối
counta(block): đếm số ô có chứa dữ liệu trong
khối
countif(block, đk): đếm số ô trong khối thỏa
mãn điều kiện
rank(n, list, s): xếp vị thứ cho số n trong dãy số
(s = 0: cao xếp trước và ngược lại)
sumif(block, x, list): tính tổng các giá trị trong
65
MS Excel 2003
dãy ứng với x trong khối
4. 4. HHààmm
Hàm logic
not(bt): phủ định lại giá trị của biểu thức and(bt1, bt2,...): bằng TRUE nếu tất cả các biểu
thức cùng đúng và ngược lại • and(5>3, 2>=1, 6<4) FALSE
or(bt1, bt2,...): bằng TRUE nếu một biểu thức đúng và FALSE nếu tất cả các biểu thức sai • or(5>3, 2>=1, 6<4) TRUE
if(bt, gt1, gt2): nếu bt đúng thì hàm lấy gt1,
66
MS Excel 2003
ngược lại lấy gt2 • if(5>3, “Đúng”, “Sai”) Đúng
4. 4. HHààmm
Hàm tra cứu và tham chiếu
vlookup(x, block, n, 0): tham chiếu giá trị x đến
cột đầu tiên của khối để trả về giá trị của ô cùng hàng trên cột thứ n trong khối
hlookup(x, block, n, 0): tham chiếu giá trị x đến hàng đầu tiên của khối để trả về giá trị của ô cùng cột trên hàng thứ n trong khối
choose(x, gt1, gt2,…): chọn trong dãy gt1, gt2...
67
MS Excel 2003
để lấy giá trị thứ x • choose(2, “Tin”, “học”, “văn”, “phòng”) học
4. 4. HHààmm
Hàm tra cứu và tham chiếu
index(block, row, column): trả về giá trị của ô có
chỉ số hàng, cột trong khối
68
MS Excel 2003
match(x, list): trả về số thứ tự của x trong dãy
5. 5. CơCơ ssởở ddữữ liliệệuu
Khái niệm
Cơ sở dữ liệu trong Excel là tập hợp các dữ liệu được tổ chức, lưu trữ theo một cấu trúc dạng bảng
Hàng đầu tiên chứa tên cột gọi là trường (field),
69
MS Excel 2003
mỗi hàng còn lại là một bảng ghi (record)
5. 5. CơCơ ssởở ddữữ liliệệuu
Sắp xếp dữ liệu
Chọn khối cần sắp xếp Chọn Data \ Sort Chú ý: phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất
70
MS Excel 2003
chính xác dữ liệu.
5. 5. CơCơ ssởở ddữữ liliệệuu
Sắp xếp dữ liệu
DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế. Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá.
Có thể định tối đa 3 khoá.
71
MS Excel 2003
Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng giá trị ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.
5. 5. CơCơ ssởở ddữữ liliệệuu
Sắp xếp dữ liệu
Chọn khoá thứ nhất
Sắp xếp tăng dần
[Chọn khoá thứ hai]
Sắp xếp giảm dần
[Chọn khoá thứ ba]
Dòng đầu là tên trường (ko sắp xếp)
Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)
72
MS Excel 2003
5. 5. CơCơ ssởở ddữữ liliệệuu
Lọc dữ liệu
Lọc hoặc rút trích trong cơ sở dữ liệu những
bản ghi thỏa mãn điều kiện
Sử dụng chức năng lọc dữ liệu khi ta cần thao
73
MS Excel 2003
tác với một số bản ghi nhất định • Lọc ra danh sách sinh viên Giỏi
5. 5. CơCơ ssởở ddữữ liliệệuu
Lọc tự động
Chọn các field trong bảng CSDL (nếu cần thì
chọn cả hàng đầu tiên)
Chọn Data \ Filter \ Auto Filter Lúc đó, trên tiêu đề các cột được chọn xuất
hiện biểu tượng lọc
Kích chọn vào biểu tượng lọc của cột cần lọc
74
MS Excel 2003
dữ liệu • All: để hiện lại tất cả các bản ghi • Top 10…: các giá trị lớn nhất • Custom…: tự định điều kiện lọc • Các giá trị của cột
5. 5. CơCơ ssởở ddữữ liliệệuu
Lọc tự động
Lọc những bản ghi thoả mãn số lượng SP bán ra trong tháng 1 nằm trong khoảng [120,400]
75
MS Excel 2003
Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
5. 5. CơCơ ssởở ddữữ liliệệuu
Lọc theo điều kiện Định miền điều kiện:
• Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, nên copy từ tên trường CSDL.
• Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.
76
MS Excel 2003
5. 5. CơCơ ssởở ddữữ liliệệuu
Lọc theo điều kiện Thực hiện lọc:
• Đưa con trỏ vào bảng CSDL • Chọn Data \ Filter \ Advanced Filter
Hiện KQ lọc ra nơi khác
Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu
Chọn miền CSDL
Chọn miền điều kiện
Chọn miền hiện KQ
Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp
77
MS Excel 2003
5. 5. CơCơ ssởở ddữữ liliệệuu
Tính tổng phụ (SubTotals)
Sắp xếp dữ liệu cột (field) cần tính tổng phụ
trong bảng CSDL
78
MS Excel 2003
Chọn Data \ SubTotals
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
Đồ thị
Biểu diễn dữ liệu một cách trực quan và dễ
hiểu
• Chọn khối dữ liệu • Chọn Insert \ Chart Wizard, sau đó chọn loại biểu
đồ cần vẽ
79
MS Excel 2003
Có nhiều loại đồ thị khác nhau trong Excel Cách thực hiện:
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
Đồ thị
80
MS Excel 2003
Ví dụ: Vẽ biều đồ dựa trên bảng tính sau
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
Đồ thị
Chọn Insert \ Chart Wizard, sau đó chọn loại
81
MS Excel 2003
biểu đồ
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
Đồ thị
Chọn vùng dữ liệu Chọn tên các nhãn Chọn tên biểu đồ Chọn tên các trục tung và trục hoành
Biểu đồ tăng trưởng kinh tế các thành phố
Hà Nội
g n ă t ệ l ỉ
g n ở ư r t
T
Đà Nẵng
60% 40% 20% 0%
1
2
3
4
Hồ Chí Minh
Năm
82
MS Excel 2003
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
Định dạng trang văn bản
83
MS Excel 2003
Trước khi in cần định dạng trang. Định dạng lề, khổ giấy, cách in… Chọn File \ Page Setup
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
Định dạng trang văn bản
Định dạng lề
Chiều của giấy in
84
MS Excel 2003
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
Định dạng trang văn bản
Khổ giấy in
85
MS Excel 2003
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
Định dạng trang văn bản
In hai mặt (số trang)
Khoảng cách phần Header đến viền trên
Trang đầu bình thường
Khoảng cách phần Footer đến viền dưới
86
MS Excel 2003
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
Xem trước khi ấn
87
MS Excel 2003
Chọn File \ Print Preview Hoặc chọn nút Print Preview trên thanh công cụ
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
In ấn
88
MS Excel 2003
Chọn File \ Print Hoặc chọn nút Print trên thanh công cụ Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
6. 6. ĐĐồồ ththịị vvàà in in ấấnn
In ấn
Chọn máy in
Số bản
Chọn số trang để in
89
MS Excel 2003
90
MS Excel 2003
7.7. ÔnÔn ttậậpp
