Nghề thư ký văn phòng
Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các
nghiệp vụ thông thường, người thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ
bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này
được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất
là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo
chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi.
Không những thế, họ còn là người làm việc với các công ty y tài chính, ngân hàng,
bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các luật sư làm việc với
tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.
Các kỹ năng cơ bản
Đánh máy đạt tốc độ 60 - 70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).
Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).
Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.
Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.
Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.
Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.
Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.
Biết và sử dụng được ngoại ngữ.
Phẩm chất cá nhân
Người làm công tác thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý
thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực tạo được sự tin cậy, có ý thức
trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có
thể sẽ thay mặt giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả
năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết.
Trong đàm phán, người thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng
lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là
yếu tố cần được xem xét bởi thư ký (đặc biệt là thư ký riêng) là người thường xuất
hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết hợp
đồng.
Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc
họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn bị các chuyến đi công
tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...) phải được người thư ký đảm
nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng
thời gian hợp lý, hiệu quả.
Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến
các bộ phận, do đó người thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt
với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với
doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong
giao tiếp, ứng xử.
Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên
thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là thư ký giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông
tin do có nội gián mà không ai khác chính là người thư ký. Để tránh trường hợp
“nuôi ong tay áo” khi tuyển thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung
thực.
Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần
đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người thư ký
cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương
mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người thư ký cũng cần nhanh chóng
nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh
nghiệp.
