Phân bổ chi phí và phương pháp ABC (Activity-Based Costing)
TV Hà - KTQT 1
Mục đích phân bổ chi phí
• Tính giá trị tồn kho, đo lường hiệu quả và lập báo cáo
với bên ngoài
• Hỗ trợ hoạch định và kiểm soát các hoạt động và quá
trình
• Hỗ trợ phân tích ra các quyết định ngắn và dài hạn khác (sản xuất hay mua, định giá, duy trì hay chấm dứt sản phẩm, thu hẹp hay mở rộng một sản phẩm, v.v.)
TV Hà - KTQT
2
1
Hê thống dữ liệu kế toán
• Trong một cuộc điều tra của 187 công ty tại Anh (2000), 9% các công ty duy trì hai hệ thống ghi nhận chi phí, một cho việc ra quyết định và một cho báo cáo.
• Các công ty còn lại duy trì duy nhất một hệ
thống dữ liệu và lọc ra các chi phí thích hợp cho báo cáo giá trị tồn kho và ra quyết định
TV Hà - KTQT
3
Phân loại kế toán chi phí
• Phương pháp kế toán chi phí theo vật liệu
• Phương pháp kế toán chi phí trực tiếp
• Phương pháp kế toán chi phí truyền thống
• Phương pháp kế toán chi phí theo hoạt động
TV Hà - KTQT
4
2
Nguyên tắc phân bổ chi phí
• Nguyên lý phù hợp: chi phí và lợi ích phải tương ứng với nhau. Chi phí được phân bổ dựa trên nguyên nhân phát sinh (nguyên lý nhân quả)
• Công bằng và bình đẳng: khả năng chi trả, lợi ích thu
được
TV Hà - KTQT
5
Phân bổ chi phí gián tiếp
• Phân bổ đơn giản
• Phân bổ dựa trên hệ số khác nhau cho từng bộ phận
• Phân bổ dựa trên hoạt động (ABC)
TV Hà - KTQT
6
3
Quá trình hạch toán chi phí
Chi phí trực tiếp
Đối tượng tính chi phí
Hệ thống hạch toán thông thường
Chi phí gián tiếp
Hệ thống hạch toán theo ABC
TV Hà - KTQT
7
Hê thống chi phí
• Thông thường
• ABC
– Chi phí vận hành
– Chi phí vận hành
thấp
cao
– Áp dụng các tiêu chí phần bổ chủ quan
– Áp dụng các tiêu chí phần bổ theo nhân – quả.
Mức độ phức tạp
– Mức độ chính xác
– Mức độ chính xác
thấp
cao
– Chi phí ra quyết định sai lớn
– Giảm thiểu chi phí quyết định sai lầm.
TV Hà - KTQT
8
4
Phân bổ đơn giản
• Phân bổ chỉ sử dụng một hệ số duy nhất • Ví dụ: Công ty ABC
– Chi phí gián tiếp: 9 tỷ đồng – Cơ sở phân bổ: số giờ lao động trực tiếp – Tổng số giờ lao động trực tiếp phát sinh trong kỳ: 600.000 giờ
=> Hệ số phân bổ: 9 tỷ đồng/600.000 giờ = 15.000
đồng/giờ LĐTT
TV Hà - KTQT
9
Phân bổ theo hệ số toàn bộ hay bộ phận?
PX A
PX B
PX C
Tổng
Chi phí gián tiếp (triệu đồng)
2,000
6,000
1,000
9,000
Số giờ LĐTT
(giờ)
200,000
200,000
200,000
600,000
Hệ số phân bổ (đồng/giờ)
10,000
30,000
5,000
15,000
-Phân bổ theo hê số phân xưởng chính xác hơn hệ số toàn nhà máy
-Phân bổ theo hê số toàn nhà máy chính xác khi các sản phẩm tiêu tốn chi phí gián tiếp một cách giống nhau với tất cả các phân xưởng
L2
TV Hà - KTQT
10
5
Một số dữ kiện…
• Phương pháp phân bổ đơn giản dù vẫn
còn áp dụng nhưng giảm nhanh (1990s): – Anh, Mỹ, Úc: 20%-30% công ty áp dụng – Phần Lan: 5% – Na-uy: 1 công ty – Thụy Điển, Hy Lạp: không có công ty nào
TV Hà - KTQT
11
Phân bổ hai giai đoạn
• Bộ phận: một phần hay một mặt hoạt động, đơn vị, một phòng… nằm trong cơ cấu của tổ chức và cùng hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức (của hàng, phân xưởng sản xuất, phòng kế toán, căng tin…)
• Phân bổ dựa trên sự phân biệt giữa:
– Bộ phận sản xuất (hoạt động chức năng): bộ phận thực hiện
mục tiêu trọng tâm của tổ chức (cửa hàng của công ty thương mại, phân xưởng sản xuất trong một doanh nghiệp sản xuất…) – Bộ phận phục vụ: những đơn vị không gắn một cách trực tiếp với hoạt động chức năng nhưng cung cấp dịch vụ phục vụ tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận sản xuất này hoạt động (phòng kế toán, căng tin, phòng cung ứng…).
TV Hà - KTQT
12
6
Phân bổ hai giai đoạn
• Phân bổ chi phí thực hiện theo hai giai đoạn:
– Chi phí được phân bổ từ các bộ phận phục vụ vào bộ phận sản
xuất.
– Chi phí được phân bổ từ các bộ phận sản xuất vào sản phẩm.
• Số lượng bộ phận lớn giúp việc phân bổ chính xác hơn
=> phụ thuộc vào chi phí và hiệu quả.
TV Hà - KTQT
13
Phân bổ hai giai đoạn
Chi phí bộ phận dịch vụ 1
Chi phí bộ phận dịch vụ 2
Chi phí bộ phận dịch vụ 3
Chi phí bộ phận sản xuất 1
Chi phí bộ phận sản xuất 2
Chi phí bộ phận sản xuất 3
Chi phí bộ phận sản xuất 4
SP 1
SP 2
SP 3
SP 4
SP 5
TV Hà - KTQT
14
VD pp dg
7
Ví dụ: phân bổ hai giai đoạn (…) (=>)
• Công ty CK có 5 bộ phận: – Bộ phận cơ khí X và Y – Bộ phận lắp ráp R – Bộ phận vật tư V – Bộ phận hỗ trợ chung toàn nhà máy H
• Quá trình phân bổ 2 giai đoạn bao gồm 4 bước:
Giai đoạn 1
– Phân bổ chi phí gián tiếp vào các bộ phận sản xuất và dịch vụ – Phân bổ chi phí của bộ phận dịch vụ vào bộ phận sản xuất
Giai đoạn 2
– Tính toán các hệ số phân bổ cho từng bộ phận sản xuất – Phân bổ chi phí của bộ phận sản xuất vào từng sản phẩm hay dự án
TV Hà - KTQT
15
Phân bổ chi phí của bộ phận dịch vụ vào bộ phận sản xuất
Bộ phận sản xuất Bộ phận dịch vụ Khoản mục chi phí Cơ sở phân bổ Tổng X Y R V H Lương gián tiếp và giám sát trực tiếp 60,800 10,000 10,000 15,000 11,000 14,800 5,000 8,050 1,050 100 NVL gián tiếp trực tiếp 14,200 Chiếu sáng và điều hòa diện tích 5,000 1,000 500 1,500 1,500 500 Thuế bất động sản diện tích 10,000 2,000 1,000 3,000 3,000 1,000 Bảo hiểm thiết bị giá trị sổ sách 1,500 800 500 100 50 50 500 500 Khấu hao thiết bị giá trị sổ sách 15,000 8,000 5,000 1,000 750 250 Bảo hiểm tòa nhà diện tích 2,500 500 250 750
TV Hà - KTQT
16
8
800 8,000 2,400 1,600 2,400 800 số lượng nhân công Lương quản lý Tổng (1) 117,000 29,700 26,900 24,800 17,600 18,000 Phân bổ chi phí bộ phận dịch vụ Bộ phận vật tư (V) giá trị vật liệu xuất 8,800 6,600 2,200 17,600 9,000 18,000 Hỗ trợ chung (H) Giờ lao động trực tiếp 4,500 4,500 Tổng (2) 117,000 43,000 38,000 36,000
Bước 3: Tính toán các hệ số phân bổ cho từng bộ phận sản xuất
• Công ty sử dụng hệ số giờ chạy máy cho bộ phận cơ khí
(X và Y):
Hệ số phân bổ = chi phí gián tiếp BPSX/Giờ máy chạy • Công ty áp dụng số giờ lao động trực tiếp cho bộ phận
lắp ráp (R)
Hệ số phân bổ = chi phí gián tiếp BPSX/Giờ LĐTT
– BP X: hệ số phân bổ = 43 tỷ đồng/2 triệu giờ = 21.500 đ/h máy – BP Y: hệ số phân bổ = 38 tỷ đồng/1 triệu giờ = 38.000 đ/h máy – BP R:hệ số phân bổ = 36 tỷ đồng/2 triệu giờ = 18.000 đ/h LĐTT
TV Hà - KTQT
17
Bước 4: Phân bổ chi phí của bộ phận sản xuất vào đối tượng chi phí
Sản phẩm A
Chi phí trực tiếp (100 sp x 1 triệu đồng/sp)
100.00
Phân bổ chi phí gián tiếp
- BP Cơ khí X (100 sp x 5h x 21.500đ)
10.75
- BP Cơ khí Y (100sp x 10h x 38.000đ)
38.00
- BP lắp ráp R (100sp x 10h x 18.000đ)
18.00
Tổng
166.75
Chi phí đơn vị (triệu đồng/sp)
1.67
TV Hà - KTQT
18
9
Bước 4: Phân bổ chi phí của bộ phận sản xuất vào đối tượng chi phí
Sản phẩm B
Chi phí trực tiếp (200 sp x 2 triệu đồng/sp)
400.00
Phân bổ chi phí gián tiếp
- BP Cơ khí X (200 sp x 10h x 21.500đ)
43.00
- BP Cơ khí Y (200sp x 20h x 38.000đ)
152.00
- BP lắp ráp R (200sp x 20h x 18.000đ)
72.00
Tổng
667.00
Chi phí đơn vị (triệu đồng/sp)
3.34
TV Hà - KTQT
19
Chú ý
• Các chi phí được xác định trong quá trình phân bổ nhằm mục đích
đánh giá tồn kho và lợi nhuận:
– Chi phí ngoài sản xuất cần được xem xét khi ra quyết định
– Một số chi phí phân bổ không thực sự thích hợp cho một số quyết định
– Chi phí gián tiếp cần được phân loại và có cơ sở phân bổ phù hợp đáp
ứng quá trình ra quyết định …
• Việc phân bổ theo dự toán sẽ được điều chỉnh vào cuối kỳ để phản
ánh chi phí thực
• Phân bổ theo định mức chi phí giúp kiểm soát chi phí tốt hơn • Chi phí ngoài sản xuất cũng cần phân bổ cho mục đích quản lý.
TV Hà - KTQT
20
10
Biến động hê số phân bổ
• Chi phí sản xuất chung cho công ty X là 100 tỷ hàng
năm. Thời gian sản xuất hàng tháng biến động từ 2 triệu đến 5 triệu giờ: – Hệ số phân bổ thấp nhất: 20.000 đ/giờ – Hệ số phân bổ cao nhất: 50.000 đ/giờ
TV Hà - KTQT
21
Phương pháp ABC
• ABC giúp xác định chi phí gián tiếp nhằm hỗ trợ cho quá trình ra quyết định và quá trình quản lý và kiểm soát chi phí: – Nhiều khoản mục chi phí gián tiếp cần được cân nhắc cho việc
ra quyết định.
– Xây dựng hệ thống thông tin định hướng để xác định các sản phẩm/nhóm sản phẩm có thể không có mức sinh lời mong muốn và do đó, cần nghiên cứu sâu.
– Các quyết định đối với sản phẩm (trong một doanh nghiệp có
nhiều sản phẩm) không độc lập
TV Hà - KTQT
22
11
Kế toán chi phí theo hoạt động (ABC)
Chi phí gián tiếp (khấu hao, thuê, v.v.)
Trung tâm chi phí hoạt động 1
Trung tâm chi phí hoạt động 2
Trung tâm chi phí hoạt động 3
Đối tượng chi phí (sản phẩm, dịch vụ, khách hàng…)
TV Hà - KTQT
23
Hoạtđộng
• Hoạt động là sự tổng hợp của nhiều thao tác khác nhau:
– Hoạt động hỗ trợ: lập kế hoạch sản xuất, khởi động máy, thu mua vật
tư, kiểm tra sản phẩm, v.v.
– Hoạt động sản xuất: gia công sản phẩm, lắp ráp sản phẩm • Hoạt động có thể trùng với các trung tâm chi phí nhưng thông
thường, số lượng trung tâm hoạt động nhiều hơn số lượng trung tâm chi phí.
• Cơ sở phân bổ giai đoạn hai đa dạng hơn phương pháp truyền
thống (số hợp đồng mua vật tư, số công đoạn, v.v.)
• Chi phí phân bổ từ hoạt động dịch vụ trực tiếp vào sản phẩm trong
giai đoạn hai, khác với phương pháp truyền thống
TV Hà - KTQT
24
12
Cơ sở hoạt động không liên quan đến sản lượng
• Phương pháp truyền thống dựa nhiều vào các cơ sở hoạt động có liên quan đến sản lượng sản xuất (sản lượng, giờ lao động trực tiếp, giờ chạy máy v.v.)
• Cơ sở hoạt động không liên quan đến sản lượng: các cơ
sở này không diễn ra khi sản xuất sản phẩm: – khởi động máy: chi phí cho hoạt động này phụ thuộc vào số lần
chuyển từ sản xuất một sản phẩm sang sản phẩm khác
– Thay đổi thiết kế sản phẩm: chi phí phụ thuộc vào số lần yêu
cầu thay đổi thiết kế.
• => Áp dụng thuần túy cơ sở liên quan tới sản lượng có
nguy cơ làm sai lệch chi phí sản xuất.
TV Hà - KTQT
25
Ví dụ: Sai lệch của phương pháp truyền thống (…)
Hệ thống truyền thống
Hệ thống ABC
HV
LV
HV
LV
Chi phí trực tiếp
3,100,000
400,000
3,100,000
400,000
Chi phí gián tiếp
3,000,000
500,000
1,500,000
1,500,000
Lợi nhuận
(100,000)
600,000
1,400,000
(400,000)
Doanh thu
6,000,000
1,500,000
6,000,000
1,500,000
TV Hà - KTQT
26
13
Ví dụ: phương pháp ABC (…)
• Trung tâm chi phí hoạt động sản xuất đồng nhất với trung tâm chi phí (theo phương pháp truyền thống): Phân xưởng cơ khí (X và Y) và lắp ráp (R)
• Cơ sở phân bổ của hoạt động sản xuất tương tự phương pháp
truyền thống.
• Hoạt động hỗ trợ cung ứng: Mua bộ phận, tiếp nhận bộ phận và
phân phối vật tư.
• Hoạt động hỗ trợ chung: lập kế hoạch sản xuất, khởi động máy, và
kiểm tra chất lượng.
• Tính tổng chi phí sản xuất và chi phí đơn vị cho sản phẩm A
và B
…
TV Hà - KTQT
27
Nhận xét
Đơn vị: đồng/sản phẩm
Phương pháp cũ
Phương pháp ABC
Sản phẩm A
1,667,500
2,058,850
Sản phẩm B
3,335,000
3,010,300
-Phương pháp cũ tính chi phí cao cho sản phẩm B và thấp cho sản phẩm A
-Sự khác biệt do phương pháp truyền thống phân bổ chi phí theo các cơ sở liên quan đến sản lượng trong khi phương pháp ABC xác định chi phí chính xác hơn dựa trên các căn cứ nhân quả.
TV Hà - KTQT
28
14
Thiết kế hệ thống ABC
Giai đoạn 1
• Bước 1: Xác định các hoạt động diễn ra trong tổ chức
• Bước 2: Gán các chi phí vào trung tâm chi phí cho từng hoạt động
Giai đoạn 2
• Bước 3: Xác định nhân tố phát sinh chi phí (cơ sở hoạt động) cho
các hoạt động chính
• Bước 4: Phân bổ chi phí của các hoạt động cho sản phẩm dựa trên
nhu cầu của sản phẩm đối với hoạt động đó
TV Hà - KTQT
29
Bước 1: Xác định hoạt động
• Hoạt động là tổng hợp các công việc được mô tả bằng
một động từ – VD: Mua – nguyên vật liệu bao gồm nhiều công việc hợp lại (tiếp nhận yêu cầu cung ứng, tìm kiếm nhà cung cấp, soạn thảo hợp đồng mua, gửi hợp đồng mua, theo dõi)
• Hoạt động được xác định thông qua phân tích hoạt động (khảo sát địa điểm sản xuất, danh sách lương, phỏng vấn)
TV Hà - KTQT
30
15
Bước 2: Phân bổ chi phí cho trung tâm hoạt động
• Xác định chi phí tổ chức tiêu tốn cho từng hoạt động
trong thời kỳ xem xét:
– Xác định trực tiếp các chi phí trực tiếp vào từng trung tâm
– Phân bổ chi phí gián tiếp vào các trung tâm chi phí hoạt động
dựa trên các cơ sở nhân – quả (nhân tố phát sinh chi phí nguồn lực) hoặc theo phương pháp chuyên gia
TV Hà - KTQT
31
Bước 3 – Lựa chọn nhân tố phát sinh chi phí
• Nhân tố phát sinh chi phí đề phân bổ chi phí hoạt động cho từng sản phẩm gọi là nhân tố phát sinh chi phí hoạt động (NTPSCP hoạt động).
• NTPSCP hoạt động phải lý giải được chi phí phát sinh
trong mỗi hoạt động
• Dữ liệu về NTPSCP hoạt động phải dễ đo lường, dễ thu
thập và xác định được cho từng sản phẩm: – Nhân tố giao dịch: số hợp đồng mua, số lần khởi động máy, số
lần kiểm tra v.v.
– Nhân tố thời gian: thời gian khởi động máy, thời gian kiểm tra,
v.v.
TV Hà - KTQT
32
16
Bước 4 – Phân bổ chi phí hoạt động cho sản phẩm
• Cần đảm bảo các nhân tố được đo lường cho từng sản
phẩm: – Thời gian khởi động máy: cần có đo lường cho từng sản phẩm – Số lần khởi động máy: sản phẩm chịu chi phí giống nhau nên
không cần đo lường cho từng sản phẩm
• Việc cân nhắc (thực hiên trong bước 3) lựa chọn nhân tố
phụ thuộc vào chi phí và lợi ích.
TV Hà - KTQT
33
17
