Quản lý nội dung - Kỹ
năng quan trọng của
nhà quản lý hiện đại
Ngày nay internet đã làm thay đổi hoạt động quản lý công ty. Trước
đây, quản lý tập trung vào việc “đến và trò chuyện”. Còn ngày nay,
việc “đọc và và viết” đang trở thành trọng tâm của các hoạt động
quản lý điều hành. Và một kỹ năng quan trọng của các nhà quản lý
hiện đại ra đời từ đây:“Quản lý nội dung” (Content Management –
CM).
Xu hướng này được củng cố mạnh mẽ khi mà một nghiên cứu gần đây
của hãng nghiên cứu META Group cho thấy trên 80% các nhà quản lý
kinh doanh hiện lựa chọn email như một công cụ giao tiếp hàng đầu của
họ.
Cuộc cách mạng công nghệ thông tin đã làm thay đổi đáng kể bộ mặt
các hoạt động kinh doanh. Trong quá khứ, các hoạt động kinh doanh
được dựa nhiều trên các địa chỉ liên lạc, các bữa ăn trưa và những cái bắt
tay. Còn giờ đây, ngày một ít hoạt động kinh doanh được thực hiện theo
cách này.
Ví dụ, Amazon có trên 30 triệu khách hàng. Bao nhiêu người trong số
những khách hàng này đã nói chuyện, gặp gỡ trực tiếp với người đại
diện quản lý của Amazon?
Rất, rất ít. Số đông các khách hàng giao tiếp với Amazon và với các nhà
quản lý của hãng thông qua nội dung. Nội dung này được đăng tải trên
trang web của Amazon hay được gửi đi qua email.
Hơn tất cả, đối với những người sử dụng Internet hiện nay, nội dung
nhàm chán là lý do thích đáng để không quay trở lại một web. Và nếu
như bạn xem nội dung như là một tài sản chủ yếu và muốn duy trì tính
"tươi mới" để tạo nên sự hiệu quả của các web site, việc quản lý nội
dung sẽ đóng vai trò quan trọng.
Có thể khẳng định rằng nội dung ở một trang web hay bất cứ đâu về
công ty bạn luôn là một tài sản có giá trị. Nội dung này phải được cập
nhật thường xuyên nếu muốn khách hàng quay trở lại. Một hệ thống
quản lý nội dung tốt sẽ cho phép bạn tập trung vào một số công việc
kinh doanh khác. Bạn có thể giảm chi phí vận hành, tǎng mức độ thường
xuyên của việc cập nhật nội dung, cũng như tǎng cường chất lượng và số
lượng của nội dung được giới thiệu trên website của bạn.
Không ít nhà quản lý ngày nay đang tìm kiếm một công cụ giúp họ tự
động hoá các quá trình quản lý nội dung. Lợi ích lớn nhất của việc quản
lý nội dung là ở chỗ bất cứ ai cho dù có hay không có chuyên môn kỹ
thuật đều có thể gửi thông tin tới công ty của bạn. Điều này rất quan
trọng đối với những hoạt động kinh doanh chịu áp lực về thời gian và
các website có chức năng tương tác với khách hàng.
Nghiên cứu của META Group cho thấy có tới 80% các nhà quản lý kinh
doanh tin rằng email là một công cụ giao tiếp hiệu quả hơn điện thoại rất
nhiều. Ba lý do hàng đầu khiến các nhà quản lý kinh doanh ưa chuộng
email hơn điện thoại đó là:
- Nó cho phép giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau.
- Nó có thể đẩy nhanh quá trình giao tiếp.
- Nó cho phép các giao tiếp được ghi lại một cách chính thức.
Matt Cain, trưởng nhóm nghiên cứu của META Group, giải thích rằng:
“Những kết quả này hé mở nhiều vấn đề quan trọng trong cuộc cách
mạng giao tiếp ngày nay. Rõ ràng rằng email hoàn toàn phù hợp với môi
trường kinh doanh thay đổi không ngừng cả về mặt địa lý lẫn tính năng
động tuyệt vời. Email giải quyết tốt vấn đề truyền tải thông tin một cách
nhanh chóng và đảm bảo những bản lưu thông tin kinh doanh có thể tái
sử dụng bất cứ lúc nào”.
Nội dung – cho dù ở trong email, website hay trong các văn bản tài liệu
in – đã trở thành dầu bôi trơn giúp bộ máy kinh doanh vận hành trơn tru
hơn. Vì vậy, thật ngạc nhiên khi rất ít công ty hiểu được giá trị cũng như
sự hiệu quả của việc quản lý nội dung.
Theo nghiên cứu của hãng Prescient Digital Media, chỉ có khoảng chưa
đến 6% các công ty ngày nay quan tâm thực sự tới việc quản lý nội dung
thông tin. Rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp ngày nay vẫn chỉ chú tâm
đến những phương thức quản lý truyền thống.
Gerry McGovern, nhà tư vấn quản lý nội dung và là tác giả cuốn sách
Content Critical and The Web Content Style Guide không mấy ngạc
nhiên với kết quả điều tra của Prescient Digital Media. Gerry đã tổ chức
rất nhiều cuộc hội thảo về việc quản lý nội dung trên toàn thế giới. Và
ông vẫn đang phải nỗ lực tìm kiếm những công ty thực sự quan tâm tới
vấn đề này.
Đây rõ ràng là một việc đáng tiếc. Các công ty kinh doanh hiện đại ngày
một tạo ra nhiều những nội dung hơn. Nhưng các công ty dường như bỏ
qua việc đánh giá mức độ hiệu quả của các nội dung đó cũng như những
giá trị mà nó tạo ra. Vậy làm thế nào các nhà quản lý có thể quản lý nội
dung một cách chuyên nghiệp nhất?
Một trong vấn đề quan trọng trong thế giới internet đó là không quan
tâm tới bạn viết như thế nào, việc chính tả chuẩn xác và ngữ pháp đầy đủ
không phải là yếu tố thiết yếu nhất mà điểm mấu chốt ở chỗ bạn phải tập
trung vào sự lôi cuốn người đọc và hướng tới những gì họ cần.
Một cách thức diễn đạt rõ ràng, đơn giản và ngắn gọn cũng không kém
phần quan trọng. Nó sẽ khiến người đọc cảm thấy thoải mái và dễ chịu.
Hãy nghĩ về cách bạn đọc một tài liệu nào đó. Nếu một hai đoạn đầu
không mấy liên quan tới những gì bạn cần hay không thu hút được bạn,
bạn sẽ chuyển ngay sang tài liệu khác. Việc cải thiện khả năng viết của
bạn sẽ cải thiện luôn cả cơ hội được mọi người đọc những gì bạn viết.
Trong một nền kinh tế có quá nhiều các thông tin tràn ngập, ai thu hút
được quan tâm của mọi người, người đó sẽ giành phần thắng.
Rất nhiều công ty hiện bố trí, sắp xếp thông tin hết sức nghèo nàn. Nhiều
trang web xem ra giống một nơi gom góp các thông tin rời rạc hơn là
một thư viện được sắp xếp có tổ chức.
Nếu bạn không tổ chức, sắp xếp thật tốt các nội dung, mọi người sẽ
không thế nhanh chóng tìm thấy những gì họ muốn. Những gì không thể
tìm thấy sẽ không được đọc.
Hiện nay, có rất nhiều loại sản phẩm nhằm giúp quản lý nội dung trên
thị trường. Các sản phẩm này thực hiện những chức năng và có những
tính năng khác nhau. Bạn cần phải nghiên cứu và tìm ra giải pháp tốt
nhất phù hợp với các nhu cầu của tổ chức.
Cuối cùng, nội dung một tài sản giá trị trong kinh doanh. Việc quản lý
nội dung hiệu quả bao gồm việc tạo dựng, biên tập và đăng tải - sẽ đem
lại cho bạn hình ảnh một nhà quản lý hiện đại và thành công.
