Quy chế chung quản lý chương trình, dự án hợp tác Việt Nam

QUY CHẾ CHUNG QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN HỢP TÁC VIỆT NAM - LIÊN HỢP QUỐC

(HPPMG) Hà Nội, tháng 5 năm 2010

LỜI NÓI ĐẦU

Các tổ chức Liên hợp quốc (LHQ) bắt đầu hỗ trợ cho nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam từ năm 1976. Sự trợ giúp này đã góp phần quan trọng cho công cuộc phát triển của Việt Nam, đặc biệt vào thời kỳ sau chiến tranh khi nguồn lực cho phát triển từ trong và ngoài nước còn nhiều khó khăn. Hiện nay, công cuộc phát triển của Việt Nam đã sang một giai đoạn mới ở trình độ cao hơn và các nguồn lực cho phát triển cũng đa dạng hơn. Các tổ chức LHQ và Chính phủ Việt Nam đang cùng phối hợp thực hiện ‘Sáng kiến Một LHQ’ nhằm đổi mới phương thức hợp tác để đóng góp được nhiều nhất cho công cuộc phát triển và mang lại nhiều ích lợi hơn cho người dân Việt Nam, phù hợp với tinh thần của Cam kết Hà Nội về Hiệu quả viện trợ. Văn bản ‘Quy chế chung Quản lý chương trình, dự án hợp tác Việt Nam - Liên hợp quốc (HPPMG)’ này là một thành tố trong quá trình đổi mới đó.

Trong quá trình hợp tác, Việt Nam và LHQ luôn coi trọng vai trò làm chủ của nước chủ nhà, nâng cao chất lượng, hiệu quả việc quản lý và sử dụng viện trợ. Chính vì vậy, Chính phủ Việt Nam và các tổ chức LHQ không ngừng hoàn thiện các quy trình, thủ tục và quy định về quản lý của mình để làm công cụ quản lý hữu hiệu cho các chương trình, dự án. Tuy nhiên, những hướng dẫn đó thường nằm ở nhiều văn bản khác nhau, chưa mang tính hệ thống và toàn diện, chưa thể hiện sự hài hoà và phù hợp chung giữa các tổ chức LHQ và giữa các tổ chức này với Chính phủ Việt Nam. Đến những năm cuối thập kỷ trước, một vài tổ chức của LHQ và các cơ quan đối tác Việt Nam mới cùng tiến hành xây dựng những cuốn sổ tay hướng dẫn công tác quản lý dự án có tính chất hệ thống và toàn diện, nhưng sổ tay của tổ chức LHQ nào thì cũng chỉ áp dụng cho dự án do tổ chức đó hỗ trợ. Tuy nhiên, việc ra đời những cuốn sổ tay như vậy cũng đã giúp Cơ quan thực hiện dự án của phía Việt Nam và tổ chức LHQ đối tác rất nhiều trong công tác quản lý dự án vì các cán bộ có liên quan bắt đầu áp dụng những chuẩn mực chung về quản lý được cả hai bên cùng xây dựng.

Năm 2006, LHQ chọn Việt Nam làm nước thí điểm thực hiện ‘Sáng kiến Một LHQ’, trong đó chú trọng phối hợp hài hòa giữa các Chương trình của các tổ chức thành viên. Một kết quả quan trọng của quá trình này là văn bản Kế hoạch chung được 14 tổ chức LHQ hoạt động tại Việt Nam và Chính phủ Việt Nam cùng phê duyệt và ký kết. Đặc biệt, ngày 09/11/2006, Chính phủ Việt Nam đã ban hành Nghị định số 131/2006/NĐ-CP kèm theo Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức. Do vậy, nhu cầu cần có một hệ thống chuẩn mực hài hòa giữa các quy định, quy trình, thủ tục quản lý ở cấp chương trình và cấp dự án của các tổ chức khác nhau của LHQ tại Việt Nam và của Chính phủ Việt Nam trở nên cấp bách. Các cơ quan quản lý viện trợ của Chính phủ, Văn phòng Điều phối viên thường trú Liên hợp quốc và các Văn phòng Chương trình Phát triển của LHQ (UNDP), Quỹ Dân số của LHQ (UNFPA) và Quỹ Nhi đồng của LHQ (UNICEF) tại Việt Nam đã cùng phối hợp biên soạn văn bản HPPMG để hướng dẫn việc điều hành và thực hiện chương trình, dự án liên quan đến Phương thức quốc gia thực hiện (NIM) và về trách nhiệm phối hợp giữa các bên khi áp dụng phương thức khác cho các cơ quan, tổ chức liên quan của Việt Nam và LHQ áp dụng, đặc biệt là những đối tượng sau đây :

- Các cơ quan quản lý viện trợ của Chính phủ (CQQLVT); - Cơ quan thực hiện chương trình, dự án (IP), bao gồm cả Cơ quan thực hiện quốc gia

(NIP) và Cơ quan thực hiện quốc tế (IIP);

- Cơ quan đồng thực hiện (CIP); - Ban quản lý chương trình, dự án (PMU); - Văn phòng UNDP, UNFPA và UNICEF tại Việt Nam; - Văn phòng Điều phối viên LHQ (UNRCO) tại Việt Nam.

HPPMG này có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2010, được áp dụng cho tất cả các chương trình, dự án mới và đang thực hiện. Các quy định trong HPPMG khi được áp dụng, sẽ thay thế

hoàn toàn các quy định tương ứng trước đây trong quản lý và thực hiện chương trình, dự án hợp tác giữa Việt Nam và từng tổ chức thành viên ExCom (UNDP, UNICEF và UNFPA).

Dự kiến các tổ chức LHQ khác nếu lựa chọn áp dụng phương thức quốc gia thực hiện dự án, sẽ được khuyến khích áp dụng cuốn HPPMG này theo lộ trình được thống nhất với các cơ quan hữu quan của Chính phủ Việt Nam.

Trong trường hợp Cơ quan thực hiện quốc tế trực tiếp thực hiện toàn bộ hay một phần dự án do LHQ hỗ trợ, họ có thể áp dụng các phương thức thực hiện của mình hoặc phương thức khác mà không phải là quốc gia thực hiện. Khi đó, các tổ chức LHQ hỗ trợ dự án cùng các tổ chức thực hiện dự án tương ứng và cơ quan tiếp nhận viện trợ của Việt Nam sẽ thống nhất phương thức áp dụng khi xây dựng DPO.

HPPMG bao gồm nội dung chính và phần phụ lục, trong đó có Sổ tay Kế toán.

Trong phần nội dung chính, HPPMG đã nêu rõ những nguyên tắc và định hướng chỉ đạo làm cơ sở cho việc xây dựng và thực hiện HPPMG, mô tả và hướng dẫn quy trình xây dựng, quản lý, theo dõi và đánh giá các Chương trình quốc gia, Kế hoạch chung (One Plan) và các dự án của LHQ hỗ trợ cho Việt Nam cũng như vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan.

Trong phần phụ lục, nhằm hỗ trợ cho người sử dụng trong các tác nghiệp cụ thể, HPPMG đã cung cấp một số mẫu văn bản và biểu bảng chính cũng như danh mục các văn bản và nguồn thông tin chính thức đã được tham chiếu khi xây dựng HPPMG để sử dụng cho các vấn đề cụ thể liên quan. Sổ tay Kế toán được xây dựng chủ yếu dựa trên quy định hiện hành của Việt Nam về kế toán với một số hướng dẫn bổ sung về một số yêu cầu đặc thù đối với các dự án hỗ trợ kỹ thuật do các tổ chức LHQ hỗ trợ.

Vì lẽ đó, HPPMG sẽ là một công cụ tiện lợi và hữu ích giúp quá trình quản lý và thực hiện Kế hoạch chung và dự án được LHQ trợ giúp được minh bạch và hiệu quả hơn. Đồng thời, HPPMG sẽ góp phần vào nỗ lực nâng cao hiệu quả viện trợ nói chung của Chính phủ và các đối tác phát triển trong khuôn khổ Cam kết Hà Nội về nâng cao hiệu quả viện trợ.

Tuy nhiên, do việc phối hợp hài hòa giữa các quy định quản lý Chương trình quốc gia và dự án của các tổ chức LHQ với nhau và với các quy định của Chính phủ Việt Nam vẫn còn đang trong giai đoạn thí điểm nên có thể vẫn còn tồn tại một số khác biệt nhất định giữa những quy định trong HPPMG này với quy định của một tổ chức LHQ nào đó hoặc của Chính phủ Việt Nam. Do vậy, HPPMG sẽ được xem xét và cập nhật sau hai năm thực hiện thí điểm để phản ánh kết quả từ sáng kiến hài hòa của LHQ cũng như bài học rút ra từ việc thực hiện HPPMG. Bên cạnh đó, trong quá trình áp dụng và thực hiện HPPMG, nếu có các văn bản quy phạm pháp luật đã được tham chiếu khi xây dựng HPPMG này thay đổi thì các bên liên quan sẽ thông báo cho nhau để xem xét áp dụng sự thay thế theo quy định. Vì vậy, những phản hồi kịp thời của người sử dụng về các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện HPPMG và gợi ý những thay đổi cần thiết để hoàn thiện công cụ quản lý này luôn được đánh giá cao và xem xét nghiêm túc.

BỘ TRƯỞNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Võ Hồng Phúc ĐIỀU PHỐI VIÊN THƯỜNG TRÚ LIÊN HỢP QUỐC TẠI VIỆT NAM John Hendra

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH TỪ NGỮ PHẦN I – CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO Chương 1 – CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG ................... ........................................................ 12 Chương 2 – CÁC NGUYÊN TẮC ĐẶC THÙ ............... ........................................................ 14 PHẦN II – QUẢN LÝ CẤP CHƯƠNG TRÌNH Chương 1 – CƠ CHẾ QUẢN LÝ HỢP TÁC PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – LIÊN HỢP QUỐC ................................... ........................................................ 16 CHU TRÌNH HỢP TÁC PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – LIÊN HỢP QUỐC .............. 16 CƠ CHẾ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH CHUNG .............................................................. 21

I. II.

Chương 2 – THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ VÀ BÁO CÁO VỀ KẾ HOẠCH CHUNG

I. II. III.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG .................................................................................. 27 THEO DÕI KẾ HOẠCH CHUNG ............................................................................. 28 ĐÁNH GIÁ KẾ HOẠCH CHUNG ............................................................................ 31

PHẦN III – QUẢN LÝ CẤP DỰ ÁN Chương 1- XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT DỰ ÁN .................................................... 34 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG .................................................................................. 34 XÂY DỰNG DPO VÀ DANH MỤC YÊU CẦU LHQ HỖ TRỢ ............................. 34

I. II.

I. II. III. IV.

Chương 2 – KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN ................................. ........................................................ 38 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG ................................................................................. 38 TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN .................................................................................. 38 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM ĐẦU CỦA DỰ ÁN ......................... 41 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VÀ CHUYỂN TIỀN CHO QUÝ ĐẦU CỦA DỰ ÁN .............................................................................................................. 41 THÔNG BÁO VIỆC KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN BỊ TRỄ ................................................ 41

I. II. III.

Chương 3 - XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT VÀ KÝ KẾT KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM (AWP) VÀ VĂN KIỆN DỰ ÁN ..... ........................................................ 42 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG .................................................................................. 42 QUY TRÌNH XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT AWP ........................ 43 QUY TRÌNH XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT VĂN KIỆN DỰ ÁN.................................................................................................... 47 KÝ KẾT VĂN KIỆN DỰ ÁN VÀ AWP ................................................................... 48 THÔNG BÁO KẾT QUẢ PHÊ DUYỆT DỰ ÁN HOẶC AWP ................................ 48 ĐIỀU CHỈNH VĂN KIỆN DỰ ÁN HOẶC AWP ..................................................... 48

IV. V. VI.

Chương 4 – XÂY DỰNG VÀ PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH CÔNG TÁC QUÝ (QWP) ....... 50 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG ................................................................................. 50

II.

III.

IV.

QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÊ DUYỆT QWP CHO QUÝ ĐẦU CỦA DỰ ÁN .................................................................................................................. ................................................................................................................................... 51 QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÊ DUYỆT QWP (TỪ QUÝ THỨ HAI CỦA DỰ ÁN) ............................................................................................................ 52 ĐIỀU CHỈNH QWP ................................................................................................... 52

Chương 5 – TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ DỰ ÁN .................................................................... 54 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG .................................................................................. 54 TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH HỖ TRỢ QUẢN LÝ DỰ ÁN ............. 56 TUYỂN DỤNG CHUYÊN GIA DỰ ÁN TRONG NƯỚC ........................................ 59 TUYỂN DỤNG CHUYÊN GIA QUỐC TẾ ............................................................... 63

I. II. III. IV.

Chương 6 – TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA DỰ ÁN ........................................ 64 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG .................................................................................. 64 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO TRONG NƯỚC ............................................ 64 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO NGOÀI NƯỚC ............................................. 70

I. II. III.

Chương 7 – MUA SẮM HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ CHO DỰ ÁN ..................................... 76 I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG .................................................................................. 76 II. MUA SẮM TRONG NƯỚC ...................................................................................... 77 III. MUA SẮM NGOÀI NƯỚC ....................................................................................... 82 IV. CHUYỂN GIAO QUYỀN SỞ HỮU TÀI SẢN CHO PHÍA VIỆT NAM ................. 85

I. II. III.

Chương 8 – QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN ......................................................................... 87 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG ................................................................................. 87 CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN .............................. 88 ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CƠ QUAN THỰC HIỆN DỰ ÁN ............................................................................................................. 89 IV. LẬP VÀ PHÊ DUYỆT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH .................................................... 91 V. CHUYỂN TIỀN CHO CƠ QUAN THỰC HIỆN DỰ ÁN ......................................... 94 VI. QUẢN LÝ THUẾ VÀ TÀI SẢN ................................................................................ 95 VII. THANH QUYẾT TOÁN VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TÀI CHÍNH ............................. 98 VIII. KIỂM SÓAT TÀI CHÍNH NỘI BỘ ........................................................................... 99 IX. KẾT THÚC DỰ ÁN VỀ MẶT TÀI CHÍNH ............................................................ 102 X. KIỂM TOÁN CƠ QUAN THỰC HIỆN DỰ ÁN ..................................................... 102

Chương 9 – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ VÀ BÁO CÁO DỰ ÁN ........................................... 108 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG ................................................................................ 108 THEO DÕI DỰ ÁN .................................................................................................. 109 ĐÁNH GIÁ CÁC DỰ ÁN ....................................................................................... 112 CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CỦA DỰ ÁN .......................................................................... 113

I. II. III. IV.

Chương 10 – KẾT THÚC DỰ ÁN ......................................................................................... 115 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG ................................................................................ 115 QUY TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN .......................................................................... 115

I. II.

Danh mục các tài liệu tham khảo ........................................................................................... 117

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Bộ Ngoại giao Bộ Tài chính Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Đánh giá chung về tình hình quốc gia

Ban chấp hành các tổ chức thuộc hệ thống phát triển của LHQ

Cơ quan đồng thực hiện Kế hoạch Hành động thực hiện Chương trình quốc gia Chương trình quốc gia Các cơ quan quản lý viện trợ của Chính phủ Cơ quan chủ quản chương trình, dự án Phương thức quốc tế thực hiện Đề cương chi tiết chương trình, dự án Yêu cầu chuyển tiền và xác nhận chi tiêu

Tổ chức Nông – Lương của LHQ Quy chế chung về Quản lý chương trình và dự án hợp tác Việt Nam - LHQ Quỹ quốc tế về phát triển nông nghiệp Tổ chức liên chính phủ Cơ quan thực hiện quốc tế Tổ chức Lao động quốc tế Tổ chức phi chính phủ nước ngoài Cơ quan thực hiện Liên hợp quốc Các Mục tiêu Phát triển Thiên niên kỷ

Kiểm điểm giữa kỳ Phương thức quốc gia thực hiện Cơ quan thực hiện quốc gia Hỗ trợ phát triển chính thức Quỹ thực hiện Kế hoạch chung Nhóm điều phối chương trình của các tổ chức LHQ tại Việt Nam Kế hoạch công tác quý

Chương trình phối hợp của LHQ về phòng chống HIV/AIDS

Quản lý dựa vào kết quả Khung kết quả và nguồn lực Theo dõi và Đánh giá Điều khoản tham chiếu Văn phòng tổ chức LHQ

Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa của LHQ

Tổ chức Phát triển công nghiệp của LHQ Tổ chức LHQ về phòng chống ma túy và tội phạm

Chương trình Phát triển của LHQ

Chương trình Tình nguyện viên của LHQ

AWP Kế hoạch công tác năm Bộ NG Bộ TC Bộ KHĐT CCA CIP CPAP CTQG CQQLVT CQCQ DIM DPO ExCom FACE FAO HPPMG IFAD IGO IIP ILO INGO IP LHQ MDG MTR NIM NIP ODA OPF PCG QWP RBM RRF TDĐG TOR UNAIDS UNCO UNESCO UNHABITAT Chương trình định cư con người của LHQ UNIDO UNODC UNRCO UNCT UNDAF UNDG UNDP UNFPA UNICEF UNIFEM UNV VPCP WHO

Văn phòng Điều phối viên thường trú LHQ Nhóm lãnh đạo các tổ chức LHQ tại Việt Nam Khuôn khổ hỗ trợ phát triển của LHQ cho Việt Nam Nhóm các tổ chức thuộc hệ thống phát triển của LHQ Quỹ Dân số của LHQ Quỹ Nhi đồng của LHQ Quỹ Phát triển Phụ nữ của LHQ Văn phòng Chính phủ Tổ chức Y tế thế giới

GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Các từ ngữ dưới đây được sử dụng trong HPPMG này được hiểu như sau:

1) "Ban quản lý dự án (PMU)" là bộ máy tổ chức được thiết lập để giúp việc hằng ngày cho Cơ quan thực hiện quốc gia (NIP) trong việc quản lý và thực hiện các hoạt động trong Văn kiện chương trình, dự án hoặc Kế hoạch công tác năm, quý của chương trình, dự án.

2) "Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung" gồm đại diện có thẩm quyền của các CQQLVT và các vị Trưởng Đại diện của các tổ chức LHQ được thành lập nhằm phối hợp giám sát và điều phối việc thực hiện Kế hoạch chung. Đồng Trưởng ban Ban Chỉ đạo gồm một Thứ trưởng của Bộ KHĐT và Điều phối viên Thường trú LHQ tại Việt Nam.

3) "Các cơ quan quản lý viện trợ của Chính phủ (CQQLVT)" là các cơ quan của Việt Nam được quy định tại Quy chế quản lý và sử dụng ODA ban hành kèm Nghị định 131/2006/NĐ-CP để giúp Chính phủ quản lý hỗ trợ phát triển chính thức, trong đó có hỗ trợ chính thức của LHQ cho Việt Nam. Các cơ quan này bao gồm: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Văn phòng Chính phủ, Bộ Tài chính và Bộ Ngoại giao, trong đó Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan đầu mối.

4) "Các tổ chức Liên hợp quốc" là các Cơ quan chuyên môn, các Chương trình và các Quỹ thuộc Hệ thống LHQ đồng ý tham gia thực hiện Quy chế chung này.

5) "Chỉ số" là biến số định tính hay định lượng cho phép kiểm chứng những thay đổi phát sinh từ một biện pháp can thiệp trong hoạt động phát triển so với những gì đã hoạch định

6) "Chương trình" là một tập hợp các hoạt động, các dự án có liên quan đến nhau và có thể liên quan đến một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực, nhiều vùng lãnh thổ, nhiều chủ thể khác nhau nhằm đạt được một hoặc một số mục tiêu xác định, có thời hạn thực hiện tương đối dài hoặc theo nhiều giai đoạn, nguồn lực để thực hiện có thể được huy động từ nhiều nguồn ở những thời điểm khác nhau, với nhiều phương thức khác nhau.

7) "Chương trình, dự án ô" là chương trình, dự án bao gồm nhiều dự án thành phần với sự tham gia của nhiều Cơ quan thực hiện quốc gia (NIP), trong đó có một NIP giữ vai trò điều phối chung và các NIP khác chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện từng cấu phần của chương trình, dự án ô.

8) "Chương trình, dự án chung (joint programme, project)" là chương trình, dự án do hai hoặc nhiều tổ chức LHQ cùng đóng góp ngân sách hoặc cùng phối hợp thực hiện (trong trường hợp nguồn vốn là uỷ thác từ nhà tài trợ khác hoăc từ quỹ chung của các tổ chức LHQ). Chương trình, dự án chung có một Kế hoạch công tác năm chung hay một văn bản kế hoạch tương tự, cùng với một ngân sách tương ứng. Thông thường, phía các tổ chức LHQ có một tổ chức được phân công làm đầu mối (Managing Agent - MA) của chương trình, dự án chung này. Phía Việt Nam chỉ có một NIP chịu trách nhiệm điều phối chương trình, dự án chung.

9) "Chương trình quốc gia (CTQG)" là chương trình trung hạn (thường có chu kỳ 5 năm) mang tính tổng thể của một tổ chức LHQ hỗ trợ cho Việt Nam, được Chính phủ Việt Nam và Hội đồng điều hành của tổ chức LHQ tương ứng phê duyệt.

10) "Cơ quan chủ quản chương trình, dự án (CQCQ)", được định nghĩa tại Quy chế quản lý và sử dụng ODA ban hành kèm Nghị định 131/2006/NĐ-CP của Chính phủ, là

các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan trực thuộc Chính phủ, các cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức nghề nghiệp, các cơ quan trực thuộc Quốc hội, Toà án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là “Ủy ban nhân dân cấp tỉnh”) có chương trình, dự án.

Cơ quan chủ quản chương trình, dự án đóng vai trò là Cơ quan điều hành theo định nghĩa tại Hiệp định trợ giúp cơ bản chuẩn (Standard Basic Assistance Agreement) được ký kết năm 1978 giữa Chính phủ với UNDP và có hiệu lực với UNFPA khi cơ quan này thực hiện một chương trình, dự án và sẽ đóng vai trò là Cơ quan phối hợp khi một tổ chức quốc tế khác điều hành và trực tiếp thực hiện chương trình, dự án đó.

11) "Cơ quan đồng thực hiện (Co-Implementing Partner - CIP)" là cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân trong hoặc ngoài nước được Cơ quan thực hiện lựa chọn trên cơ sở tham khảo ý kiến với Văn phòng tổ chức LHQ, và phê duyệt trong DPO. CIP chịu trách nhiệm trước NIP đối với việc trực tiếp thực hiện một hoặc một số hoạt động trong chương trình, dự án được Cơ quan thực hiện và Văn phòng tổ chức LHQ đồng ý. Mối quan hệ công tác và trách nhiệm phối hợp ràng buộc giữa CIP với Cơ quan thực hiện được quy định cụ thể và thông qua trong Hợp đồng trách nhiệm giữa Cơ quan thực hiện và CIP.

12) "Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định dự án" là đơn vị trực thuộc Cơ quan chủ quản chương trình, dự án (nhưng không phải là Cơ quan thực hiện dự án) có năng lực chuyên môn, được chỉ định làm nhiệm vụ tổ chức và chủ trì việc thẩm định chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật do LHQ trợ giúp.

13) "Cơ quan thực hiện (Implementing Partner - IP)" là một thực thể có tư cách pháp nhân, được Chính phủ và LHQ thống nhất lựa chọn và ghi nhận trong DPO để trực tiếp quản lý và thực hiện chương trình, dự án do tổ chức LHQ trợ giúp. Cơ quan thực hiện chịu hoàn toàn trách nhiệm và trách nhiệm giải trình trước cấp có thẩm quyền của Chính phủ Việt Nam và tổ chức LHQ về kết quả của chương trình, dự án và về việc sử dụng có hiệu quả nguồn lực do tổ chức LHQ cung cấp.

Cơ quan thực hiện có thể bao gồm các cơ quan, tổ chức của Việt Nam thuộc Nhà nước, Đảng, các tổ chức quần chúng hoặc tổ chức xã hội được thành lập theo luật pháp Việt Nam (được gọi là Cơ quan thực hiện quốc gia và viết tắt là NIP) hoặc các cơ quan thực hiện quốc tế và viết tắt là IIP, bao gồm các tổ chức LHQ, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài và các tổ chức liên chính phủ.

14) "Cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo" là một tổ chức được đăng ký thành lập và hoạt động một cách hợp pháp, có chức năng và năng lực thực hiện các hoạt động đào tạo về các nội dung, theo các hình thức mà dự án yêu cầu.

15) "Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ" là danh sách các chương trình, dự án do Bộ KHĐT tổng hợp từ các danh mục chương trình, dự án yêu cầu LHQ hỗ trợ của CQCQ, được gửi Thủ tướng Chính phủ phê duyệt làm cơ sở để vận động tài trợ của các tổ chức LHQ.

16) "Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ" là Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ đã được tổ chức LHQ chấp thuận về nguyên tắc tài trợ cho chương trình, dự án thuộc Danh mục này.

17) "Dự án" là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau nhằm đạt được một hoặc một số mục tiêu xác định, được thực hiện trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định, dựa trên những nguồn lực xác định.

18) "Dự án hỗ trợ kỹ thuật" là dự án có mục tiêu hỗ trợ phát triển năng lực và thể chế hoặc cung cấp các yếu tố đầu vào kỹ thuật để chuẩn bị, thực hiện các chương trình, dự án thông qua các hoạt động cung cấp chuyên gia, đào tạo, hỗ trợ trang thiết bị, tư liệu và tài liệu, tham quan khảo sát, hội thảo.

19) "Đánh giá" là hoạt động định kỳ xem xét toàn diện, có hệ thống và khách quan về tính phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, tác động và mức độ bền vững của chương trình, dự án để có những điều chỉnh cần thiết và rút ra những bài học kinh nghiệm để áp dụng cho giai đoạn thực hiện tiếp theo và áp dụng cho các chương trình, dự án khác.

20) "Đánh giá năng lực quản lý tài chính của Cơ quan thực hiện” (còn gọi là Đánh giá vi mô) là hoạt động do LHQ và Chính phủ chủ trì thực hiện nhằm đánh giá tổng thể năng lực quản lý tài chính của Cơ quan thực hiện quốc gia và kiểm điểm dòng lưu chuyển kinh phí, bố trí nhân sự quản lý tài chính, các chính sách và thủ tục kế toán, kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, các chế độ thông tin, báo cáo và giám sát tình hình thực hiện tài chính. Việc đánh giá vi mô tập trung làm rõ sự tuân thủ của NIP đối với các chính sách, quy định và cách thức tổ chức quản lý của Chính phủ cũng như của chính cơ quan thực hiện quốc gia đó.

21) "Đề cương chi tiết dự án (DPO)" là văn bản tóm tắt các hợp phần chính của một dự án, trong đó có phần luận chứng, tóm lược các kết quả dự kiến, dự trù ngân sách, biện pháp thực hiện, cơ cấu quản lý và cơ chế điều phối dự án. DPO là một văn bản mang tính bắt buộc, được kèm theo Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ đệ trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt trước khi được chi tiết hóa thành các Kế hoạch công tác năm và, nếu nhà tài trợ yêu cầu, thành Văn kiện dự án.

22) "Điều khoản tham chiếu (TOR)" là văn bản mô tả mục tiêu, kết quả, phương pháp tiếp cận, kế hoạch thực hiện, v.v... đối với một sự kiện, một chuyến công tác, một hợp đồng dịch vụ nhằm hỗ trợ việc thực hiện dự án.

23) "Hoạt động bảo đảm (assurance)" là việc kiểm tra và theo dõi một cách khách quan nhằm bảo đảm rằng các kế hoạch công tác đã phê duyệt được hoàn thành và các nguồn lực được sử dụng theo quy chế, thủ tục đã được xác lập.

24) "Kế hoạch công tác năm (AWP)" là tập hợp mang tính lô-gíc các hoạt động dự kiến thực hiện trong một năm dương lịch, các nguồn lực cần thiết, các kết quả dự kiến, các bên liên quan và dự kiến khung thời gian cho việc thực hiện các hoạt động đó. AWP được trình bày theo các kết quả, có nghĩa là các hoạt động, đầu vào và ngân sách của dự án được trình bày theo kết quả đầu ra tương ứng được thực hiện trong năm kế hoạch. AWP cũng xác định rõ ràng trách nhiệm của từng bên tham gia vào việc thực hiện một hoạt động hay một nhóm hoạt động trong năm kế hoạch.

25) "Kế hoạch chung" là bản Kế hoạch trung hạn (thường có chu kỳ 5 năm) được các tổ chức LHQ và Chính phủ Việt Nam xây dựng để thực hiện các hoạt động hợp tác phát triển của các tổ chức LHQ tại Việt Nam.

Đối với một số tổ chức LHQ, Kế hoạch chung cùng với các DPO hoặc Văn kiện dự án hay Kế hoạch tác nghiệp nêu tại các thỏa thuận hợp tác khung được ký giữa Chính phủ Việt Nam với các tổ chức LHQ đó và AWP được ký kết để thực hiện Kế hoạch chung, được hiểu là Văn kiện Chương trình quốc gia 1.

1 Đó là Hiệp định hợp tác cơ bản ký ngày 12 tháng 2 năm 1979 với UNICEF và Hiệp định trợ giúp cơ bản chuẩn ký ngày 21 tháng 3 năm 1978 với UNDP, đồng thời có hiệu lực với UNFPA.

26) "Kế hoạch đấu thầu" là một công cụ quản lý do Giám đốc dự án xây dựng, thể hiện nhu cầu mua sắm được phê duyệt cho kế hoạch tổng thể hay kế hoạch hằng năm của dự án. Theo quy định của Luật Đấu thầu, Kế hoạch đấu thầu bao gồm các thông tin về tên, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng và thời gian thực hiện hợp đồng.

27) "Kiểm toán" là việc kiểm tra theo kế hoạch hoặc đột xuất các hoạt động tài chính của chương trình, dự án nhằm đảm bảo ở mức hợp lý với tổ chức LHQ rằng các nguồn lực do tổ chức đó cung cấp được quản lý chặt chẽ, được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả theo đúng kế hoạch của dự án và các quy định của Chính phủ cũng như của tổ chức LHQ.

28) "Khung trợ giúp phát triển của LHQ (UNDAF)" là văn bản chiến lược chung cho các hoạt động tác nghiệp của Hệ thống LHQ ở cấp quốc gia. UNDAF thể hiện sự trợ giúp mang tính tập thể, chặt chẽ và lồng ghép đối với các ưu tiên và nhu cầu quốc gia, trong khuôn khổ các Mục tiêu phát triển Thiên niên kỷ cũng như các cam kết, mục tiêu và chỉ tiêu của Tuyên bố Thiên niên kỷ và các hội nghị thượng đỉnh, hội nghị, công ước và các thỏa thuận về quyền con người được Hệ thống LHQ bảo trợ. UNDAF được xây dựng dựa trên các phân tích của Đánh giá chung về tình hình quốc gia (CCA) và các văn bản về chiến lược, chính sách phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam, là bước tiếp theo trong quy trình xây dựng các chương trình quốc gia và dự án hợp tác của Hệ thống LHQ.

29) "Nhóm điều phối chương trình của LHQ (PCG)" là cơ chế trong Sáng kiến Một LHQ tại Việt Nam nhằm nâng cao sự phối hợp và tác động chung giữa các tổ chức LHQ và với Chính phủ đối với từng lĩnh vực hoạt động chuyên môn (kết quả đầu ra) của Kế hoạch chung. Cơ chế này góp phần nâng cao hiệu quả, tăng cường sự gắn kết và giảm chi phí giao dịch cho tất cả các bên trong việc thực hiện Kế hoạch chung.

30) "Nhóm Theo dõi và Đánh giá của LHQ (Nhóm TDĐG)" là nhóm chuyên viên thuộc các tổ chức LHQ tại Việt Nam được chỉ định để giúp Ban chỉ đạo Kế hoạch chung trong việc xây dựng và triển khai thực hiện các công cụ và kế hoạch nhằm theo dõi, đánh giá và báo cáo về tiến độ và kết quả của Kế hoạch chung của LHQ tại Việt Nam.

31) "Phương thức chuyển tiền" là cách thức mà tổ chức LHQ sử dụng khi hỗ trợ một dự án để chuyển kinh phí viện trợ của mình cho Cơ quan thực hiện. Có bốn cách chuyển tiền là:

- Tổ chức LHQ chuyển thẳng cho Cơ quan thực hiện (direct cash transfer); - Tổ chức LHQ thay mặt Cơ quan thực hiện trả trực tiếp cho bên thứ ba (direct payment); - Tổ chức LHQ hoàn lại cho Cơ quan thực hiện khoản kinh phí mà Cơ quan này đã ứng trước để thực hiện hoạt động (reimbursement); và - Tổ chức LHQ tự chi trả cho các hoạt động mà mình trực tiếp thực hiện (direct implementation).

32) "Phương thức quốc gia thực hiện (NIM)" là cơ chế áp dụng khi cơ quan hoặc tổ chức của quốc gia trực tiếp quản lý, điều hành và thực hiện toàn bộ hay một phần chương trình, dự án do LHQ hỗ trợ kể cả việc huy động các đầu vào cần thiết và sử dụng các đầu vào để thực hiện các kết quả đề ra trong kế hoạch công tác được phê duyệt. Theo đó, cơ quan hoặc tổ chức quốc gia này chịu trách nhiệm giải trình trước cấp có thẩm quyền của Chính phủ Việt Nam và tổ chức LHQ về kết quả các hoạt động được phân giao và về việc sử dụng có hiệu quả nguồn lực được cung cấp.

33) "Phương thức quốc tế thực hiện (DIM)" là cơ chế áp dụng khi cơ quan hoặc tổ chức quốc tế trực tiếp quản lý, điều hành và thực hiện toàn bộ hay một phần chương trình, dự án do LHQ hỗ trợ cho quốc gia kể cả việc huy động các đầu vào cần thiết và sử dụng các đầu vào để thực hiện các kết quả đề ra trong kế hoạch công tác được phê duyệt. Theo đó, cơ quan hoặc tổ chức quốc tế này chịu trách nhiệm giải trình trước cơ quan cấp trên của mình về kết quả các hoạt động được phân giao và về việc sử dụng có hiệu quả nguồn lực được cung cấp.

34) Quỹ Kế hoạch chung (OPF)" là quỹ tài trợ phát triển được LHQ tại Việt Nam cùng nhau thành lập nhằm tạo thuận lợi cho việc phối hợp huy động, phân bổ và giải ngân các nguồn lực mà các nhà tài trợ đóng góp cho các hợp phần còn thiếu kinh phí của Kế hoạch chung. Về phía LHQ, Quỹ được đặt dưới quyền điều hành chung của Điều phối viên thường trú LHQ tại Việt Nam và dưới sự quản lý hàng ngày của một Cơ quan quản trị mà hiện nay là UNDP.

35) "Theo dõi" là hoạt động thường xuyên cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến tình hình thực hiện chương trình, dự án; Phân loại và phân tích thông tin; Kịp thời đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảo chương trình, dự án được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định.

36) "Trách nhiệm giải trình" của một cơ quan hay tổ chức là trách nhiệm chứng minh một công việc đã được cơ quan hay tổ chức đó thực hiện theo các quy chế, chuẩn mực thỏa thuận và báo cáo một cách trung thực, chính xác về hiệu quả thực hiện công việc so với nhiệm vụ, kế hoạch được giao. Đó còn là trách nhiệm chứng minh cơ quan hay tổ chức sử dụng có hiệu quả các nguồn lực được giao.

37) "Văn kiện Chương trình quốc gia (CPD)" là văn bản mô tả đề xuất các nội dung hợp tác của mỗi tổ chức LHQ - thành viên Ban chấp hành (ExCom) Nhóm các tổ chức thuộc hệ thống phát triển của LHQ (UNDG), được đệ trình Ban chấp hành của Tổ chức đó phê duyệt. CPD nêu lên các vấn đề mà chương trình hợp tác của Tổ chức đó ưu tiên xử lý, đề ra các hợp phần của chương trình hợp tác, các giải pháp chiến lược để thực hiện kết quả đề ra và nguồn lực cần thiết để thực hiện các kết quả đó.

38) "Văn phòng tổ chức LHQ (UNCO)" là văn phòng tại Việt Nam đại diện cho một tổ chức LHQ.

39) "Văn phòng Điều phối viên thường trú LHQ (UNRCO)" là văn phòng của quan chức được Tổng Thư ký LHQ bổ nhiệm để thay mặt LHQ điều phối hoạt động tác nghiệp của các tổ chức LHQ tại Việt Nam.

PHẦN I – CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO Chương 1 – CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG

1. Theo tôn chỉ và trên cơ sở những lợi thế so sánh của mình, các tổ chức LHQ hỗ trợ cho Việt Nam thông qua cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, tri thức và nâng cao năng lực ở các cấp. Để sự hỗ trợ này ngày càng hiệu quả hơn, các tổ chức LHQ đã cùng Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ khác tham gia thực hiện Cam kết Hà Nội về hiệu quả viện trợ (tháng 6/2005) được xây dựng trên cơ sở Tuyên bố Pa-ri về hiệu quả viện trợ (tháng 3/2005) của cộng đồng các nhà tài trợ quốc tế. Các nguyên tắc của Cam kết Hà Nội trở thành kim chỉ nam cho việc quản lý và thực hiện Kế hoạch chung và các chương trình, dự án (sau đây gọi chung là dự án) do các tổ chức LHQ hỗ trợ cho Việt Nam.

2. Trong Cam kết Hà Nội, các bên đã cam kết cùng đổi mới phương thức và cách thức quản lý hỗ trợ để tăng cường hiệu quả hỗ trợ phát triển, góp phần đạt được các mục tiêu phát triển của Việt Nam vào năm 2010 và các mục tiêu Phát triển Thiên niên kỷ (MDG) vào năm 2015. Những cam kết này được tái khẳng định và nhấn mạnh hơn tại Diễn đàn cấp cao lần thứ 3 về Hiệu quả viện trợ, tổ chức tại Accra, Gha-na, từ 2 đến 4 tháng 9 năm 2008. Dưới đây là trích dẫn những nội dung liên quan của năm nguyên tắc chung được rút ra từ Cam kết Hà Nội:

2.1. Tinh thần làm chủ (Chính phủ Việt Nam xác định các chính sách phát triển)

Chính phủ Việt Nam làm chủ các chiến lược và chính sách phát triển của đất nước mình, do đó Chính phủ đóng vai trò lãnh đạo trong việc xây dựng và thực hiện các Kế hoạch Phát triển kinh tế - xã hội 5 năm của quốc gia. Trong vai trò này, Chính phủ hợp tác với các nhà tài trợ, thông qua quá trình tham vấn rộng rãi để lồng ghép hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) vào công tác lập và thực hiện kế hoạch của Chính phủ. Đồng thời, Chính phủ Việt Nam tăng cường hơn nữa vai trò lãnh đạo trong điều phối viện trợ ở tất cả các cấp.

2.2. Tuân thủ hệ thống quốc gia (các nhà tài trợ tuân thủ các chiến lược của Việt Nam và cam kết sử dụng các hệ thống của quốc gia được tăng cường)

Các nước, tổ chức cung cấp ODA cho Chính phủ trên cơ sở Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm của Việt Nam và các kế hoạch, chương trình phát triển khác của ngành, địa phương, vùng và quốc gia. Để làm việc này, các nhà tài trợ sẽ sử dụng đến mức tối đa các hệ thống và quy trình quản lý của Việt Nam. Trong những trường hợp các nhà tài trợ không thể sử dụng các hệ thống và quy trình quản lý của Việt Nam thì các bên có thể thỏa thuận và nhất trí áp dụng các biện pháp và thủ tục bổ sung để tăng cường các hệ thống và quy trình quản lý của Việt Nam. Thực hiện nguyên tắc này, các nhà tài trợ cam kết không tạo ra bộ máy riêng của mình (song song với bộ máy quản lý các bên đã nhất trí thiết lập) để quản lý và thực hiện công việc hàng ngày của các dự án mình đang hỗ trợ. Đồng thời, các nhà tài trợ giảm dần việc khuyến khích bằng tiền đối với các quan chức Chính phủ hiện đang quản lý các dự án viện trợ và không khuyến khích như vậy đối với các hoạt động tài trợ trong tương lai.

2.3. Hài hòa và tinh giản (các nhà tài trợ sử dụng các công cụ chung và tinh giản thủ tục)

Các nhà tài trợ cùng thống nhất cách thức hoạt động và đơn giản hoá các thủ tục thông qua các hoạt động chung liên quan đến công tác lập kế hoạch, xây dựng, thực hiện,

theo dõi và đánh giá các dự án viện trợ của mình tại Việt Nam. Các nhà tài trợ sẽ phân cấp và uỷ quyền cho các cơ quan đại diện của mình tại Việt Nam một cách tối đa. Cả Chính phủ và các nhà tài trợ sẽ tăng dần việc sử dụng cách tiếp cận quản lý theo chương trình. Đồng thời, với việc phân công giữa các nhà tài trợ cũng hiệu quả hơn thì việc hợp tác chặt chẽ sẽ được phát huy.

2.4. Quản lý dựa vào kết quả (quản lý nguồn lực và cải thiện việc ra các quyết định hướng tới kết quả)

Chính phủ và các nhà tài trợ cùng áp dụng nguyên tắc quản lý dựa vào kết quả nhằm đạt hiệu quả tối đa việc sử dụng các khoản viện trợ, đồng thời quản lý tốt việc thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm và các kế hoạch, chương trình phát triển ngành, địa phương, vùng và quốc gia. Các nhà tài trợ lồng ghép tài trợ của mình vào các chương trình quốc gia để đóng góp cho việc thực hiện mục tiêu của các chương trình này. Đồng thời, việc thực hiện mục tiêu và hiệu quả của các dự án tài trợ cũng sẽ được đánh giá bởi hệ thống đánh giá của Chính phủ thông qua việc sử dụng các chỉ số đã được thống nhất giữa các bên.

2.5. Trách nhiệm chung (Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ chia sẻ trách nhiệm đối với các kết quả phát triển)

Chính phủ và các nhà tài trợ chịu trách nhiệm với nhau về việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực phát triển.

Các nhà tài trợ có trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời, minh bạch và đầy đủ về nguồn tài trợ và định hướng chương trình để Chính phủ Việt Nam có thể lập và trình cơ quan lập pháp và công chúng các báo cáo ngân sách tin cậy và điều phối viện trợ một cách hiệu quả.

Chính phủ và các nhà tài trợ cần cùng nhau tiến hành đánh giá và tổ chức các đợt kiểm điểm độc lập thường niên đối với tiến độ thực hiện các cam kết chung về nâng cao hiệu quả tài trợ và phấn đấu đạt kết quả tốt hơn thông qua các cơ chế hiện hành và ngày càng khách quan hơn của Việt Nam.

Chương 2 – CÁC NGUYÊN TẮC ĐẶC THÙ

Theo 5 nguyên tắc chỉ đạo nêu Chương 1 trên đây và các nội dung cơ bản của ‘Sáng kiến Một LHQ’ tại Việt Nam, Chính phủ Việt Nam cùng các tổ chức LHQ thống nhất các nguyên tắc chính cho việc quản lý và thực hiện chương trình và dự án do LHQ hỗ trợ cho Việt Nam như sau:

1. Đảm bảo việc thực hiện trách nhiệm của Việt Nam đối với các thỏa thuận đa phương mà Việt Nam là một bên tham gia ký kết trong khuôn khổ LHQ.

2. Cơ sở pháp lý cho các hoạt động hợp tác phát triển giữa Chính phủ và các tổ chức LHQ tại Việt Nam là các Hiệp định hợp tác cơ bản được ký kết giữa Chính phủ và các tổ chức này2. Do vậy, trong quá trình áp dụng Quy chế này nếu có những nội dung không được quy định hoặc khác biệt giữa Quy chế với Hiệp định hợp tác cơ bản gây ra tranh chấp giữa các bên liên quan mà không giải quyết được bằng hợp tác và tham vấn ở các cấp, thì các nội dung đó sẽ thực hiện theo quy định của Hiệp định hợp tác cơ bản.

3. Các tổ chức LHQ là đối tác phát triển tin cậy của Chính phủ. Tôn chỉ xuyên suốt của các tổ chức LHQ là hỗ trợ Chính phủ thực hiện các cam kết quốc tế của mình, thực hiện các Mục tiêu phát triển Thiên niên kỷ và các công ước về quyền con người của LHQ mà Việt Nam cam kết tham gia. Các tổ chức LHQ thực hiện tôn chỉ của mình bằng cách cung cấp trợ giúp kỹ thuật cho Việt Nam, qua đó góp phần tăng cường năng lực và thực hiện các mục tiêu phát triển quốc gia.

4. Áp dụng và thực hiện tối đa hệ thống các quy định và quy trình thủ tục quốc gia về quản lý và sử dụng ODA. Trong trường hợp không khả thi, các tổ chức LHQ tương ứng sẽ hỗ trợ Chính phủ để thống nhất xây dựng và áp dụng các quy định và thủ tục mang tính hài hòa. Nếu cả hai trường hợp trên đều không thực hiện được, các quy định của tổ chức LHQ tài trợ sẽ được áp dụng.

5. Cơ quan thực hiện chương trình, dự án chịu trách nhiệm toàn bộ trước cấp có thẩm quyền của Chính phủ Việt Nam và tổ chức LHQ về sự thành công của dự án theo mục tiêu đề ra. Cơ quan đồng thực hiện dự án chịu trách nhiệm trước Cơ quan thực hiện về kết quả thực hiện phần việc của mình.

6. HPPMG cũng được áp dụng đối với việc quản lý chương trình chung (joint programmes) do các tổ chức LHQ hỗ trợ trừ trường hợp nhà tài trợ có yêu cầu khác và Chính phủ Việt Nam thống nhất áp dụng yêu cầu đó.

7. HPPMG trước hết được áp dụng cho các dự án do UNDP, UNFPA và UNICEF là thành viên của Ban chấp hành (ExCom) các tổ chức thuộc hệ thống phát triển của Liên hợp quốc (UNDG) hỗ trợ. Dự kiến các tổ chức khác thuộc hệ thống LHQ tại Việt Nam sẽ áp dụng HPPMG theo lộ trình sẽ được thống nhất với các cơ quan hữu quan của Chính phủ Việt Nam.

8. Đảm bảo tính minh bạch của tất cả các quy trình, thủ tục, hoạt động sử dụng kinh phí của Kế hoạch chung và các CTQG đã được Chính phủ Việt Nam và Hội đồng điều hành của từng tổ chức của LHQ thông qua, bao gồm việc chia sẻ thông tin có liên quan giữa các đối tác. 2 Đó là Hiệp định Hợp tác cơ bản đối với UNICEF và Hiệp định Trợ giúp cơ bản chuẩn đối với UNDP, đồng thời có hiệu lực đối với UNFPA.

9. Các tổ chức LHQ chịu trách nhiệm giải trình trước Hội đồng chấp hành của mình đối với việc tuân thủ đầy đủ các luật lệ, quy định và thủ tục của tổ chức tương ứng. Do vậy, khi trực tiếp thực hiện các hoạt động dự án, Văn phòng của tổ chức LHQ (UNCO) sẽ áp dụng các luật lệ, quy định và thủ tục của tổ chức mình và các quy định có liên quan trong HPPMG.

PHẦN II – QUẢN LÝ CẤP CHƯƠNG TRÌNH Chương 1 – CƠ CHẾ QUẢN LÝ HỢP TÁC PHÁT TRIỂN VIỆT NAM - LIÊN HỢP QUỐC

I. CHU TRÌNH HỢP TÁC PHÁT TRIỂN VIỆT NAM-LIÊN HỢP QUỐC

1. Đánh giá chung về tình hình quốc gia (CCA) / Khung trợ giúp phát triển của LHQ (UNDAF)

8. Kết thúc các dự án, CTQG & Kế hoạch chung

2. Văn kiện CTQG của các tổ chức ExCom, (nếu có yêu cầu)

Chu trình hợp tác phát triển giữa Việt Nam và LHQ

3. Kế hoạch chung

7. Thực hiện, theo dõi & đánh giá các dự án, CTQG & Kế hoạch chung

6. Kế hoạch công tác năm (AWP)

4. Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ (kèm theo DPO)

5. Văn kiện dự án (nếu có yêu cầu)

Hợp tác phát triển giữa Việt Nam và LHQ diễn ra theo từng chu trình khép kín, thông thường với thời hạn là 5 năm, trùng với chu kỳ kế hoạch phát triển của đất nước, gồm các bước nối tiếp nhau: 1) Xây dựng Báo cáo đánh giá chung về tình hình quốc gia (CCA) và Xây dựng Khung trợ giúp phát triển của LHQ cho Việt Nam (UNDAF); 2) Xây dựng Văn kiện CTQG của các tổ chức thuộc Ban chấp hành (ExCom) Nhóm các tổ chức thuộc hệ thống phát triển của LHQ (UNDG), nếu có yêu cầu; 3) Xây dựng Kế hoạch chung hợp tác giữa Chính phủ Việt Nam và các tổ chức LHQ thay thế các Kế hoạch hành động thực hiện Chương trình quốc gia (CPAP) trước đây của các tổ chức LHQ; 4) Xây dựng Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ kèm theo Đề cương chi tiết dự án; 5) Xây dựng Văn kiện dự án trong trường hợp có yêu cầu của bên tài trợ; 6) Xây dựng và phê duyệt Kế hoạch công tác năm của các dự án; 7) Thực hiện, theo dõi và đánh giá các dự án, các CTQG (nếu có yếu cầu) và Kế hoạch chung; và 8) Kết thúc các dự án, các CTQG và Kế hoạch chung.

1. Xây dựng Báo cáo Đánh giá chung về tình hình quốc gia (CCA) và Khung trợ

giúp phát triển của Liên Hợp Quốc (UNDAF)

1.1. Việc xây dựng CCA và UNDAF là bước đầu tiên trong chu kỳ hợp tác của LHQ. CCA phân tích các thách thức phát triển và các vấn đề về năng lực của nước chủ nhà, đồng thời xác định nhu cầu về trợ giúp từ bên ngoài để khắc phục những thách thức và vấn đề đó. UNDAF phân thích các lợi thế so sánh của LHQ và xác định các lĩnh vực ở đó sự trợ giúp của LHQ có thể phát huy lợi thế so sánh của hệ thống này đối với sự nghiệp phát triển của nước chủ nhà thông qua tăng cường năng lực, tuyên truyền vận động, xây dựng quan hệ đối tác và tư vấn chính sách. Khi triển khai các hoạt động trợ giúp của mình, LHQ hợp tác với tất cả các đối tác để thực hiện Tuyên bố Thiên niên kỷ và thực hiện các mục tiêu phát triển được quốc tế đồng thuận, trong đó có các MDG, các chuẩn mực và quy tắc quốc tế và các nghĩa vụ thực hiện hiệp ước quốc tế.

1.2. Sự hợp tác của LHQ với các nước chủ nhà được chỉ đạo bởi năm nguyên tắc xây dựng và thực hiện chương trình trợ giúp liên quan mật thiết với nhau, đó là: a) Phương pháp tiếp cận từ góc độ quyền con người, b) Bình đẳng giới, c) Tính bền vững về môi trường, d) Quản lý theo kết quả, và e) Phát triển năng lực.

1.3. Bốn bước chính trong quy trình xây dựng CCA/UNDAF gồm a) Lập lộ trình, b) Phân tích tình hình quốc gia, c) Lập kế hoạch chiến lược và d) Theo dõi và đánh giá. Cụ thể là:

1.3.1. Lập lộ trình là bước bắt buộc đầu tiên trong quy trình xây dựng CCA/UNDAF. Lộ trình này phải phù hợp với chu kỳ lập kế hoạch phát triển của nước chủ nhà và đưa ra các bước và các mốc thời gian cho việc xây dựng CCA/UNDAF.

1.3.2. Phân tích tình hình quốc gia là phần cốt lõi của CCA và là bước tiếp theo của quy trình xây dựng CCA/UNDAF. Phân tích này xác định những lĩnh vực ở đó nước chủ nhà chưa hoàn thành việc thực hiện các mục tiêu phát triển và chuẩn mực được quốc tế chấp thuận và LHQ có thể hỗ trợ nước chủ nhà như thế nào để thực hiện thành công nhiệm vụ này, với việc đánh giá xác thực khả năng chuyên môn và giá trị gia tăng của LHQ. Là một phần của bước này, LHQ cũng tiến hành Đánh giá hệ thống quản lý tài chính công của nước chủ nhà (còn gọi là “Đánh giá vĩ mô”). Việc đánh giá này tốt nhất được tiến hành bằng cách sử dụng các đánh giá tương tự đã được thực hiện bởi các đối tác phát triển khác và (hoặc) bởi chính Chính phủ của nước chủ nhà. Trên thực thế, Nhóm lãnh đạo các tổ chức LHQ ở nước sở tại được phép linh hoạt trong việc xây dựng CCA, theo đó họ có thể tham gia vào một phân tích do Chính phủ chủ trì hoặc tiến hành phân tích bổ sung do LHQ chủ trì hoặc tổ chức một quy trình làm CCA hoàn chỉnh.

1.3.3. Lập kế hoạch chiến lược trong đó việc xây dựng một Khung kết quả cho UNDAF là phần việc cốt lõi nhất. Khung kết quả này cung cấp định hướng chiến lược cho chu kỳ Chương trình quốc gia và các kết quả chính dự kiến cho sự trợ giúp của LHQ và được thực hiện thông qua các chương trình, dự án của các tổ chức LHQ, các chương trình chung, các kế hoạch cũng như thông qua ý kiến tư vấn cho việc xây dựng các kế hoạch của Chính phủ. Chính phủ và LHQ nghiên cứu và đồng thời xin ý kiến góp ý của các đối tác khác về Dự thảo UNDAF để hoàn chỉnh trước khi trình cho cơ quan hữu quan của LHQ góp ý chính thức. Cuối cùng, Chính phủ và LHQ hoàn thiện UNDAF trên cơ sở các ý kiến góp ý và cùng phê duyệt trước khi chính thức công bố để thực hiện.

1.3.4. Việc thực hiện UNDAF được Chính phủ và LHQ theo dõi chặt chẽ và đánh giá theo yêu cầu. Các hoạt động theo dõi và đánh giá này dựa vào Kế hoạch theo dõi và đánh giá được soạn thảo trong quá trình xây dựng UNDAF và đính kèm theo văn bản UNDAF.

1.4. Văn bản UNDAF bao gồm những phần chính như sau: Trang chữ ký, Giới thiệu, Các kết quả UNDAF, Các sáng kiến bên ngoài Khung kết quả UNDAF, Dự trù nhu cầu kinh phí, Tổ chức thực hiện, và Kế hoạch theo dõi & đánh giá.

1.5. CCA/UNDAF cung cấp những thông tin thiết yếu cho việc xây dựng Văn kiện Chương trình quốc gia của các tổ chức thành viên Ban chấp hành UNDG (nếu có yêu cầu) và Kế hoạch chung của LHQ. Những hướng dẫn trên đây đang được Chính phủ và LHQ xem xét áp dụng thử nghiệm tại Việt Nam - với tư cách là một nước thí điểm chương trình cải cách của LHQ – trong việc xây dựng Kế hoạch chung sắp tới của LHQ tại Việt Nam. Trong quá trình thử nghiệm, hai bên cũng xác định các bước đi cụ thể và trách nhiệm của các bên liên quan (LHQ, Chính phủ và các đối tác khác).

2. Xây dựng Văn kiện CTQG của từng tổ chức của ExCom/UNDG

2.1. Nếu một tổ chức thành viên ExCom/UNDG nào đó phải trình Văn kiện CTGQ cho Hội đồng Chấp hành phê duyệt, tổ chức này sẽ tiến hành xây dựng Văn kiện CTGQ trên cơ sở văn bản UNDAF đã được phê duyệt và ký kết.

2.2. Văn kiện CTQG mô tả những định hướng chiến lược, nội dung và địa bàn chính ưu tiên hỗ trợ cho Việt Nam của từng tổ chức thành viên ExCom/UNDG trong thời gian của chu kỳ hợp tác (thường là 5 năm) cũng như đối tượng tác động chính mà Chương trình hướng tới trong giai đoạn này. Văn kiện CTQG nêu rõ tổng ngân sách dự kiến tài trợ cho Chương trình đó, bao gồm ngân sách thường xuyên đã được cam kết và dự kiến ngân sách cần vận động thêm cho Chương trình. Các nội dung và phương thức tiếp cận để hỗ trợ Việt Nam được xác định trong Văn kiện CTQG sẽ được Chính phủ Việt Nam và các tổ chức LHQ cụ thể hóa tại văn bản Kế hoạch chung được xây dựng trong khuôn khổ ‘Sáng kiến Một LHQ’ tại Việt Nam.

2.3. Quy trình cơ bản xây dựng Văn kiện CTQG được tiến hành theo những bước sau đây:

Bước 1: Bộ KHĐT và Văn phòng từng tổ chức thành viên ExCom/UNDG tại Việt Nam (UNCO) cùng các CQQLVT thảo luận và nhất trí về TOR và kế hoạch xây dựng Văn kiện CTQG.

Bước 2: Các CQQLVT cùng các cơ quan quản lý chuyên ngành của Việt Nam và từng UNCO và các chuyên gia (nếu cần) xây dựng Văn kiện CTQG có sự tham vấn chặt chẽ với các cơ quan liên quan khác như các bộ, ban ngành, đoàn thể, địa phương, các tổ chức xã hội dân sự, các nhà tài trợ .

Bước 3: Chính phủ Việt Nam phê duyệt Văn kiện CTQG về mặt nguyên tắc. Từng UNCO thông qua Cơ quan trung ương của mình trình Văn kiện CTQG lên Hội đồng chấp hành của tổ chức LHQ.

Bước 4: Hội đồng chấp hành của tổ chức LHQ xem xét và phê duyệt Văn kiện CTQG.

3. Xây dựng Kế hoạch chung

3.1. Kế hoạch chung bao gồm các nội dung cụ thể, các mục tiêu phát triển và kết quả đầu ra, các cơ chế quản lý và thực hiện chính của việc hợp tác phát triển giữa Việt Nam và các tổ chức LHQ. Các mục tiêu và kết quả được phân theo chủ đề, căn cứ vào mối liên quan của chúng với những mục tiêu đã được nhất trí và các mục tiêu và kết quả này được nêu trong phụ lục kèm theo dự kiến kinh phí từ các nguồn vốn thường xuyên và không thường

xuyên cần có để thực hiện Kế hoạch. Sự bố trí như vậy tạo cơ sở cho việc tăng cường tính hài hòa, thống nhất trong việc thực hiện các mục tiêu và kết quả theo chương trình. Kế hoạch chung cũng chỉ rõ chiến lược thực hiện.

3.2. Văn bản Kế hoạch chung là cơ sở pháp lý để các bên phối hợp xác định các chương trình, dự án ưu tiên cần sự trợ giúp của LHQ trong chu kỳ 5 năm của Kế hoạch chung, với các nhóm đối tượng và địa bàn ưu tiên trong các bước triển khai tiếp theo. Kế hoạch chung sẽ được quản lý theo Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ cùng các DPO. Kế hoạch chung cũng làm cơ sở để triển khai vận động thêm ngân sách cho các nội dung chưa được bố trí đủ kinh phí. Văn bản Kế hoạch chung thay thế các Kế hoạch hành động Chương trình quốc gia (CPAP) riêng lẻ trước đây của từng tổ chức thành viên ExCom.

3.3. Thông thường, chu kỳ của Kế hoạch chung là 5 năm. Tuy nhiên, trong trường hợp xảy ra tình trạng khẩn cấp hoặc có những thay đổi lớn đối với môi trường thực hiện hoạt động trợ giúp của LHQ, Kế hoạch chung có thể cần phải thay đổi ngoài chu kỳ hoạt động bình thường của nó. Trong những hợp này, các bên cần tiến hành sửa đổi chính thức bản Kế hoạch chung.

3.4. Quy trình cơ bản xây dựng Kế hoạch chung được tiến hành theo những bước sau đây:

Bước 1: Bộ KHĐT, UNRCO cùng các cơ quan liên quan thảo luận và nhất trí về TOR và kế hoạch xây dựng Kế hoạch chung.

Bước 2: Các CQQLVT cùng các cơ quan quản lý chuyên ngành của Việt Nam và từng UNCO và một số chuyên gia (nếu cần) cùng xây dựng Kế hoạch chung có sự tham vấn chặt chẽ với các cơ quan liên quan khác như các bộ, ban ngành, đoàn thể, địa phương, các tổ chức xã hội dân sự, các đối tác phát triển cũng như xin ý kiến chỉ đạo của Trụ sở của từng tổ chức LHQ liên quan trước khi phê duyệt.

Bước 3: Chính phủ Việt Nam và các tổ chức LHQ xem xét và phê duyệt Kế hoạch chung.

Bước 4: Đại diện Chính phủ, Điều phối viên Thường trú LHQ và đại diện các tổ chức LHQ tham gia Kế hoạch chung cùng ký kết văn bản Kế hoạch chung.

4. Xây dựng Đề cương chi tiết dự án (DPO) và Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ

4.1. DPO kèm theo Danh mục các dự án được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và các tổ chức LHQ thống nhất hỗ trợ là yêu cầu bắt buộc của phía Việt Nam và là cơ sở pháp lý để xây dựng AWP và (hoặc) Văn kiện dự án (nếu có yêu cầu của nhà tài trợ) cũng như để triển khai thực hiện các dự án.

DPO được các CQCQ chủ động và (hoặc) phối hợp với các tổ chức LHQ xây dựng trên cơ sở Kế hoạch chung. Nó là văn bản tóm tắt những nội dung, dự kiến ngân sách và phương thức quản lý, thực hiện chính của dự án. Việc xây dựng DPO là quy trình hài hoà của Chính phủ Việt Nam với các tổ chức LHQ nhằm rút ngắn thời gian và giảm chi phí hành chính trong việc chuẩn bị dự án.

Bộ KHĐT tổng hợp từ danh mục chương trình, dự án yêu cầu LHQ hỗ trợ (kèm DPO) của các CQCQ và trình Thủ tướng Chính phủ xem xét và phê duyệt làm cơ sở để vận động tài trợ của các tổ chức LHQ.

4.2. Hướng dẫn chi tiết về quy trình xây dựng và nội dung của Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ và DPO được mô tả tại Phần III, Chương 1 của HPPMG này.

5. Xây dựng Văn kiện dự án

5.1. Văn kiện dự án là tài liệu chi tiết hoá các nội dung, đầu ra, phương thức và kế hoạch thực hiện của DPO đã được phê duyệt. Việc xây dựng Văn kiện dự án không phải là một yêu cầu bắt buộc đối với các dự án, trừ trường hợp do yêu cầu của nhà tài trợ.

5.2. Khi có yêu cầu, NIP phối hợp với UNCO cùng xây dựng Văn kiện dự án. Sau đó, Văn kiện dự án được phê duyệt và ký kết theo các quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ- CP và các chính sách, thủ tục của các tổ chức LHQ.

5.3. Hướng dẫn chi tiết về quy trình xây dựng và nội dung Văn kiện dự án được mô tả tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH, có thể truy cập tại trang thông tin điện tử của Bộ KHĐT www.mpi.gov.vn  Hợp tác phát triển  Văn bản pháp quy.

6. Xây dựng Kế hoạch công tác năm (AWP)

6.1. Thông thường, AWP được xây dựng trên cơ sở các nội dung của DPO kèm theo Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ. Trong trường hợp có Văn kiện dự án, thì AWP cập nhật và cụ thể hóa kế hoạch hoạt động hằng năm đã dự kiến trong Văn kiện dự án.

Danh mục trang thiết bị và vật tư nếu chưa được nêu rõ trong DPO hoặc Văn kiện dự án thì phải được lập cụ thể khi xây dựng AWP.

6.2. NIP chịu trách nhiệm phối hợp với tổ chức LHQ xây dựng AWP. AWP có hiệu lực sau khi được các bên cùng ký kết. AWP thể hiện cam kết của các bên tham gia ký kết đảm bảo cung ứng đầu vào, thực hiện hoạt động và tạo ra kết quả đầu ra cho năm kế hoạch.

6.3. Việc xây dựng AWP với các hoạt động và nhu cầu kinh phí phải phù hợp với khả năng nguồn kinh phí được cấp hoặc sẽ được huy động cho năm kế hoạch đó.

6.4. Hướng dẫn chi tiết về quy trình xây dựng và nội dung AWP đối với dự án được mô tả tại Phần III, Chương 3 của HPPMG này.

7. Thực hiện, theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung và các dự án

7.1. Ở cấp độ Kế hoạch chung

7.1.1. Trên cơ sở Kế hoạch chung được ký kết, Ban Chỉ đạo liên ngành thực hiện Kế hoạch chung có nhiệm vụ chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc các cơ quan, địa phương và UNCO liên quan trong việc triển khai, thực hiện nội dung, tiến hành theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung.

7.1.2. Công tác theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung bao gồm: xây dựng Khung theo dõi và đánh giá, kiểm điểm hàng năm, kiểm điểm giữa kỳ, đánh giá độc lập, các chuyến đi theo dõi thực địa định kỳ hoặc đột xuất. Chi tiết công tác theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung được mô tả trong Phần II, Chương 2 của HPPMG này.

7.2. Ở cấp độ dự án

7.2.1 Trên cơ sở AWP được ký kết, NIP phối hợp với UNCO chỉ đạo PMU, các Ban quản lý dự án thành phần (nếu có) và CIP tiến hành thực hiện, theo dõi và đánh giá dự án theo đúng tiến độ, số lượng và chất lượng công việc đã được ký duyệt.

7.2.2. Công tác theo dõi và đánh giá dự án bao gồm: kiểm điểm thường niên việc thực hiện AWP (nếu có), kiểm tra định kỳ và đột xuất của các cơ quan quản lý có liên quan,

kiểm tra tài chính tại chỗ do UNCO thực hiện, đánh giá dự án và kiểm toán định kỳ và kiểm toán đặc biệt (nếu có).

7.2.3. Chi tiết công tác theo dõi và đánh giá dự án được mô tả trong Phần III, Chương 9 của HPPMG.

8. Kết thúc Kế hoạch chung

Kế hoạch chung thường kết thúc vào ngày cuối cùng của năm cuối cùng của Kế hoạch chung.

II. CƠ CHẾ QUẢN LÝ KẾ HOẠCH CHUNG

1. Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung

1.1. Chính phủ Việt Nam và các tổ chức LHQ cùng phối hợp chỉ đạo việc thực hiện Kế hoạch chung thông qua Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung. Thành phần của Ban Chỉ đạo gồm một Thứ trưởng của Bộ KHĐT và UNRC với tư cách là đồng Trưởng ban, thành viên là đại diện có thẩm quyền của các CQQLVT và một số vị Trưởng Đại diện của các tổ chức LHQ theo nguyên tắc luân phiên. Căn cứ vào nội dung của từng hoạt động của Ban chỉ đạo, hai đồng Trưởng ban quyết định mời đại diện các Bộ, ban nghành, địa phương và các bên liên quan tham gia.

1.2. Ban Chỉ đạo quyết định các vấn đề trên cơ sở đồng thuận. Trong trường hợp còn có ý kiến khác nhau, hai đồng Trưởng ban trao đổi để thống nhất đưa ra quyết định cuối cùng.

1.3. Bộ KHĐT và Văn phòng Điều phối viên thường trú LHQ tại Việt Nam thực hiện nhiệm vụ thư ký cho Ban Chỉ đạo.

1.4. Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung có các nhiệm chính sau đây:

1.4.1. Chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc các cơ quan, địa phương liên quan trong việc triển khai thực hiện nội dung Kế hoạch chung đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

1.4.2. Phê duyệt các tiêu chí và nguyên tắc chung để làm cơ sở phân bổ ngân sách cho Kế hoạch chung từ Quỹ thực hiện Kế hoạch chung, chỉ đạo và khuyến nghị phân bổ ngân sách;

1.4.3. Rà soát các phương thức thực hiện Kế hoạch chung, phân công trách nhiệm quản lý từng lĩnh vực tương ứng; xác lập các biện pháp khuyến khích, nhân rộng các mô hình, cách tiếp cận thành công và các bài học kinh nghiệm trong quá trình thực hiện Kế hoạch chung;

1.4.4. Xác định những điều chỉnh cần thiết và nhu cầu về nguồn lực để thực hiện Kế hoạch chung cho năm tiếp theo;

1.4.5. Chủ động kiến nghị lên Thủ tướng Chính phủ các giải pháp để triển khai có hiệu quả Kế hoạch chung.

1.5. Trách nhiệm, quyền hạn cụ thể của Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung được quy định tại Quyết định số 916/QĐ-TTg 'Về việc thành lập Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung hợp tác giữa Chính phủ Việt Nam và các tổ chức LHQ giai đoạn 2006-2010’ được Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 15 tháng 7 năm 2008.

2. Các cơ quan quản lý viện trợ của Chính phủ (CQQLVT)

2.1. Nhiệm vụ chung của các CQQLVT là giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về hỗ trợ của LHQ cho Việt Nam. Nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng cơ quan này trong việc vận động, lập kế hoạch, điều phối, thực hiện, theo dõi và đánh giá các chương trình ODA được quy định tại Chương VII của Nghị định 131/2006/NĐ-CP.

2.2. Đối với Kế hoạch chung, các CQQLVT cử đại diện làm thành viên Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung và có những trách nhiệm sau đây:

2.2.1. Phối hợp với Điều phối viên thường trú LHQ và Đại diện của các tổ chức LHQ trong việc chỉ đạo thực hiện Kế hoạch chung, đặc biệt là trong việc khuyến khích:

a) Ý thức làm chủ đối với các chính sách, chiến lược và chương trình phát triển quốc gia;

b) Việc áp dụng các chiến lược và kế hoạch phát triển quốc gia cũng như các hệ thống, thủ tục quốc gia;

c) Sự hài hòa và đơn giản hóa cách thức lập kế hoạch và quản lý các chương trình, dự án do LHQ trợ giúp;

d) Việc áp dụng phương pháp quản lý theo kết quả thông qua việc sử dụng Khung Kết quả và nguồn lực và Ngân sách Kế hoạch chung; và

e) Việc tăng cường trách nhiệm chung thông qua các hoạt động theo dõi và đánh giá chung.

2.2.2. Đôn đốc các NIP trong việc huy động kịp thời và đầy đủ nguồn vốn đối ứng đã được cam kết cho việc thực hiện Kế hoạch chung.

2.2.3. Hợp tác với các tổ chức LHQ trong việc huy động các nguồn lực khác từ các nhà tài trợ và khu vực tư nhân, để hỗ trợ việc thực hiện Kế hoạch chung và hỗ trợ các tổ chức LHQ trong việc huy động nguồn lực để đáp ứng nhu cầu của Kế hoạch chung.

2.2.4. Hợp tác với các tổ chức LHQ trong việc tổ chức kiểm điểm hằng năm các PCG và Kế hoạch chung và, khi thấy thích hợp, các diễn đàn theo chuyên đề, ngành với sự tham gia của các tổ chức LHQ và các bên có liên quan khác.

2.2.5. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức các chuyến viếng thăm thực địa mang tính định kỳ và đột xuất của các nhân viên LHQ, các chuyên gia và các nhà cung cấp dịch vụ nhằm theo dõi tất cả các giai đoạn của chương trình hợp tác, gặp gỡ các đối tượng thụ hưởng và đánh giá tiến độ cũng như hiệu quả của các hoạt động chương trình.

2.2.6. Cung cấp cho các tổ chức LHQ và (hoặc) thu thập các phát hiện, dữ liệu, số liệu thống kê và các thông tin liên quan để phân tích và đánh giá tiến độ việc thực hiện các kết quả của Kế hoạch chung.

3. Văn phòng Điều phối viên thường trú Liên hợp quốc (UNRCO) và Điều phối viên thường trú LHQ (UNRC)

3.1. UNRCO có trách nhiệm hỗ trợ UNRC thực hiện các trách nhiệm của mình và làm nhiệm vụ thư ký cho Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung.

3.2. UNRC thực hiện những nhiệm vụ chính dưới đây:

3.2.1. Với tư cách là người Lãnh đạo chung của LHQ, UNRC là người đối thoại chính của Nhóm UNCT với các nhà lãnh đạo quốc gia, đại diện cho Nhóm UNCT và các

thành viên của Nhóm. UNRC có vai trò chỉ đạo các vấn đề mà Nhóm UNCT cần có tiếng nói, lập trường và quan điểm chung, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến UNDAF và Kế hoạch chung.

3.2.2. UNRC chỉ đạo chung việc xây dựng và triển khai “Sáng kiến Một LHQ” và xúc tiến các quyết định chung của LHQ. UNRC chỉ đạo và xúc tiến xây dựng sự đồng thuận trong quá trình soạn thảo, thực hiện và quản lý Kế hoạch chung và Ngân sách chung cũng như việc theo dõi và đánh giá nói chung. Về phía LHQ, UNRC là người đưa ra quyết định cuối cùng đối với những vấn đề liên quan đến Kế hoạch chung và Ngân sách chung trong trường hợp không thể có quyết định chung, dựa trên các tiêu chí được Ban chỉ đạo xác định và trên nguyên tắc tôn trọng đầy đủ các ưu tiên của Kế hoạch chung.

3.2.3. UNRC chỉ đạo việc huy động nguồn lực cho Quỹ Kế hoạch chung và giám sát việc phân bổ nguồn vốn từ nguồn quỹ này dựa trên các quyết định của Ban Vận động và phân bổ Quỹ Kế hoạch chung.

4. Văn phòng tổ chức Liên hợp quốc tại Việt Nam (UNCO)

4.1. Chức năng chung của UNCO bao gồm: (a) Khuyến khích và hỗ trợ việc theo dõi và thực hiện các chuẩn tắc toàn cầu dựa trên luật pháp quốc gia và các điều ước quốc tế (hiệp ước, công ước quốc tế...) mà Việt Nam tham gia; (b) Cung cấp kiến thức và trợ giúp kỹ thuật cho các cuộc trao đổi chính sách về các ưu tiên phát triển quốc gia; (c) Chia sẻ kinh nghiệm quốc tế trong việc xây dựng các hệ thống thống kê mang tính tích hợp ở cấp quốc gia về các vấn đề kinh tế, xã hội, chính trị và môi trường; (d) Góp phần tăng cường năng lực đối tác nhằm thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và các chiến lược phát triển ngành, địa phương; (e) Huy động các đối tác phát triển góp phần thực hiện Cam kết Hà Nội và tạo ra cơ sở rộng rãi cho quá trình phát triển ở Việt Nam và (f) Khuyến khích hợp tác Nam – Nam trong việc cung cấp trợ giúp kỹ thuật và các nguồn lực khác cho mục tiêu phát triển năng lực.

4.2. Cụ thể đối với việc quản lý các chương trình, dự án trong khuôn khổ Kế hoạch chung, UNCO có vai trò và trách nhiệm chính sau:

4.2.1. Hỗ trợ xây dựng và thực hiện các hoạt động trong khuôn khổ Kế hoạch chung thông qua: hỗ trợ tài chính, tư vấn kỹ thuật, các dịch vụ mua sắm, tuyển dụng nhân sự và tổ chức đào tạo, nghiên cứu và truyền thông phục vụ công tác hoạch định chính sách, theo dõi và đánh giá.

4.2.2. Tạo điều kiện để các đối tác tiếp cận với các hệ thống thông tin và tri thức của khu vực và toàn cầu do tổ chức LHQ quản lý, mạng lưới văn phòng đại diện ở các quốc gia, danh mục chuyên gia, các cơ sở cung cấp dịch vụ và mạng lưới các cơ quan chuyên môn thuộc LHQ.

4.2.3. Phối hợp chặt chẽ với Chính phủ để đảm bảo xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm giải trình của tất cả các bên tham gia Kế hoạch chung, kể cả NIP và tổ chức LHQ liên quan. Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ theo yêu cầu của NIP.

4.2.4. Chịu trách nhiệm giải trình về việc sử dụng nguồn lực và thực hiện các kết quả mà tổ chức LHQ trực tiếp thực hiện trong khuôn khổ dự án đã được ký kết.

4.2.5. Phân bổ kinh phí thường xuyên của tổ chức theo mục tiêu, tiến độ thực hiện các hợp phần của Kế hoạch chung mà tổ chức tham gia. Tham gia phân bổ nguồn lực từ Quỹ Kế hoạch chung trên cơ sở các tiêu chí và khuyến nghị của Ban Chỉ đạo. Việc phân bổ nguồn lực và kế hoạch hỗ trợ theo từng năm của UNCO sẽ được xem xét và cụ thể hoá hơn

nữa trong AWP và Văn kiện dự án (nếu cần thiết). Mọi khoản kinh phí chưa sử dụng mà không để dành cho dự án cụ thể nào có thể được phân bổ lại theo sự thống nhất giữa Chính phủ và UNCO.

4.2.6. Tham vấn ý kiến với các NIP về yêu cầu cung cấp kịp thời các khoản hỗ trợ tài chính hay tiền tạm ứng, vật tư, thiết bị, dịch vụ. UNCO thông báo cho PMU về sự di chuyển của hàng hoá nhằm tạo thuận lợi cho việc thanh toán, nhập kho và phân phối một cách hiệu quả và kịp thời. Trên cơ sở tham khảo ý kiến với Chính phủ, UNCO yêu cầu trả lại những hàng hoá được cung cấp nhưng không sử dụng cho mục đích nêu trong AWP và những hàng hoá này sẽ có kế hoạch sử dụng lại cho dự án khác trong khuôn khổ hợp tác với tổ chức LHQ.

4.2.7. Trong trường hợp một tổ chức INGO hay tổ chức IGO tham gia với tư cách là Cơ quan đồng thực hiện (CIP) trên cơ sở thỏa thuận chính thức với UNCO, UNCO có trách nhiệm bảo đảm các khoản kinh phí chuyển cho CIP này được chi trả cho các hoạt động đã phê duyệt tại AWP và các báo cáo về việc sử dụng kinh phí được trình UNCO trong thời hạn quy định và theo các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận.

4.2.8. Trong trường hợp chuyển tiền trực tiếp hay thanh toán hoàn ứng, UNCO thông báo cho NIP số tiền được UNCO đó phê duyệt và chuyển số tiền này cho NIP theo thời hạn qui định. UNCO tiến hành việc thanh toán theo thời hạn qui định trong trường hợp thanh toán trực tiếp cho bên cung cấp hàng hoá, dịch vụ (bên thứ ba) cho những nghĩa vụ của NIP theo đề nghị bằng văn bản của người đại diện NIP, hoặc thanh toán cho bên cung cấp hàng hoá, dịch vụ (bên thứ ba) cho những nghĩa vụ của UNCO khi hỗ trợ cho các hoạt động được thống nhất với NIP.

4.2.9. UNCO không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với các hợp đồng ký kết giữa NIP và nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ (bên thứ ba). Trong trường hợp có nhiều tổ chức LHQ cùng tài trợ cho một NIP, thì các UNCO sẽ cùng thực hiện hoặc phối hợp thực hiện việc theo dõi dự án, theo dõi tài chính và kiểm toán.

4.2.10. Khi UNCO trực tiếp quản lý và điều hành một dự án, UNCO tiến hành nhiệm vụ này thông qua phương thức thực hiện trực tiếp.

5. Cơ quan thực hiện (IP)

5.1. IP có trách nhiệm và chịu trách nhiệm giải trình trước cấp có thẩm quyền của Chính phủ Việt Nam và tổ chức LHQ về việc thực hiện thành công (các) dự án được giao. Cơ quan thực hiện quốc gia (NIP) là một thực thể có tư cách pháp nhân của Việt Nam, thuộc Nhà nước, Đảng, các tổ chức quần chúng hoặc tổ chức xã hội.

5.2. IP có vai trò và trách nhiệm chính như sau:

5.2.1. Cung cấp cho Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung các thông tin hoặc xác định các ưu tiên có liên quan tới việc xây dựng, thực hiện, theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung của lĩnh vực, địa bàn mình chịu trách nhiệm.

5.2.2. Bảo đảm vốn đối ứng cho việc thực hiện (các) dự án được huy động một cách kịp thời và đầy đủ.

5.2.3. Chỉ định tên, chức danh của quan chức được ủy quyền và chi tiết tài khoản tiếp nhận kinh phí từ tổ chức LHQ. Hướng dẫn và giám sát quan chức này sử dụng nguồn kinh phí của LHQ và các nguồn trợ giúp khác theo các chính sách, quy chế, thủ tục của Chính phủ

và tổ chức LHQ một cách thích hợp và bảo đảm các nguồn kinh phí này được sử dụng theo ngân sách và kế hoạch đã được phê duyệt và được báo cáo đầy đủ.

5.2.4. Cung cấp những người có năng lực, có kỹ năng và thời gian cũng như cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc quản lý dự án và thực hiện các kết quả dự kiến cho dự án.

5.2.5. Soạn thảo và cung cấp cho Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung và các bên liên quan khác các báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện của dự án được giao và chủ trì kiểm điểm dự án định kỳ trong trường hợp việc kiểm điểm đó là cần thiết.

5.2.6. Tạo điều kiện thuận lợi và, khi thấy thích hợp, tham gia vào các chuyến viếng thăm thực địa của các nhân viên LHQ, CQQLVT, chuyên gia và nhà cung cấp dịch vụ nhằm theo dõi tất cả các công đoạn thực hiện dự án, gặp gỡ các đối tượng thụ hưởng và đánh giá tiến độ, hiệu quả hoạt động của dự án.

5.2.7. Tham dự các hoạt động, sự kiện chung như Kiểm điểm hằng năm của PCG có liên quan, Kiểm điểm hàng năm và giữa kỳ Kế hoạch chung, đánh giá Kế hoạch chung, v.v...

6. Cơ quan đồng thực hiện (CIP)

6.1. CIP có trách nhiệm trực tiếp thực hiện (các) hoạt động của dự án mô tả tại Hợp đồng trách nhiệm được thỏa thuận với IP (Mẫu Hợp đồng trách nhiệm tại Phụ lục số III.1.2) và chịu trách nhiệm giải trình trước IP về việc thực hiện thành công các hoạt động đó. Trên tinh thần này, CIP hoạt động dưới sự giám sát chung của IP và hợp tác chặt chẽ với UNCO, trong khi IP chịu trách nhiệm chung về việc thực hiện toàn bộ dư án do LHQ hỗ trợ. Các nhân viên do CIP chỉ định làm việc cho dự án hoạt động dưới sự giám sát về mặt kỹ thuật của CIP và dưới sự giám sát chung của Giám đốc dự án

6.2. CIP có vai trò và trách nhiệm chính như sau:

6.2.1. Phối hợp chặt chẽ với IP và UNCO xây dựng và thực hiện đúng tiến độ, có chất lượng kế hoạch hoạt động cụ thể, sử dụng kinh phí được dự án cung cấp đúng mục đích và các hướng dẫn thực hiện của dự án.

6.2.2. Cung cấp kịp thời và đầy đủ những người có năng lực, có kỹ năng và thời gian cũng như cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc quản lý và thực hiện các hoạt động được giao.

6.2.3. Chỉ định tên, chức danh của quan chức được ủy quyền và chi tiết tài khoản tiếp nhận kinh phí của dự án. Hướng dẫn và giám sát quan chức này sử dụng nguồn kinh phí của dự án theo phương thức thực hiện được thỏa thuận và bảo đảm các nguồn kinh phí này được sử dụng theo ngân sách và kế hoạch đã được phê duyệt và được báo cáo kịp thời và đầy đủ.

6.2.4. Cung cấp kịp thời và đầy đủ cho IP hoặc UNCO các báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện và tài chính của các hoạt động được giao như mô tả tại Hợp đồng trách nhiệm và theo quy định của dự án cũng như cung cấp thông tin có liên quan tới các kế hoạch chi tiết của tổ chức mình, phục vụ cho việc thực hiện, theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung .

6.2.5. Tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyến theo dõi thực địa của dự án đối với hoạt động do CIP thực hiện.

6.3. Chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm chủ yếu của CIP được chi tiết hóa trong Hợp đồng trách nhiệm và là cơ sở cho quá trình thực hiện các hoạt động cụ thể của CIP.

6.4. Trong trường hợp tổ chức LHQ chỉ thực hiện một số hoạt động chứ không phải toàn bộ dự án, thì tổ chức này có vai trò tương tự như một CIP. Khi đó, tổ chức LHQ áp

dụng phương thức thực hiện trực tiếp (direct implementation) và trách nhiệm giải trình trước NIP chỉ giới hạn trong phạm vị các kết quả của hoạt động được giao cho tổ chức LHQ.

Chương 2 - THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ VÀ BÁO CÁO VỀ KẾ HOẠCH CHUNG

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Định nghĩa và mục đích chính của công tác theo dõi, đánh giá

1.1. Theo dõi là hoạt động thường xuyên nhằm cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến tình hình thực hiện hoạt động phát triển; phân loại và phân tích thông tin; kịp thời đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảo hoạt động đó được thực hiện đúng các kết quả, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định.

1.2. Đánh giá là hoạt động định kỳ nhằm xem xét toàn diện, có hệ thống và khách quan về tính phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, tác động và mức độ bền vững của hoạt động phát triển để có những điều chỉnh cần thiết và rút ra những bài học kinh nghiệm để áp dụng cho giai đoạn tiếp theo.

1.3. Việc thiết kế các hoạt động theo dõi, đánh giá và báo cáo về Kế hoạch chung cần đạt được những mục đích chính sau đây:

1.3.1. Đảm bảo thông tin đầy đủ cho quá trình ra quyết định của các bên liên quan;

1.3.2. Tạo điều kiện để các bên thực hiện trách nhiệm giải trình của mình và xác định lại phương hướng cho sự hỗ trợ của LHQ;

1.3.3. Cung cấp cho các bên những kiến thức và bài học kinh nghiệm bổ ích rút ra từ các hoạt động hợp tác phát triển để phục vụ cho công tác xây dựng chương trình và hoạch định chính sách diễn ra liên tục;

1.3.4. Tăng cường năng lực quốc gia trong lĩnh vực theo dõi và đánh giá.

2. Các nguyên tắc chính của công tác theo dõi, đánh giá và báo cáo:

Sau đây là các nguyên tắc chính cần được đảm bảo trong công tác theo dõi, đánh giá và báo cáo (TDĐG) về Kế hoạch chung:

2.1. Tinh thần chủ động quốc gia: Công tác TDĐG được định hướng bởi các ưu tiên và vấn đề quan tâm cũng như có tính đến các giá trị và lợi ích đa dạng của quốc gia. TDĐG cần tăng cường quan hệ đối tác của Chính phủ với LHQ và các đối tác khác cũng như góp phần tăng cường năng lực quốc gia nhằm thực hiện TDĐG các nỗ lực phát triển quốc gia. Công tác TDĐG cần dựa trên các hệ thống, cơ chế hiện hành của Chính phủ trong mọi trường hợp có thể.

2.2. Quản lý dựa vào kết quả: Chính phủ và LHQ áp dụng phương thức quản lý dựa vào kết quả (RBM), đảm bảo các quy trình, sản phẩm và dịch vụ của các bên góp phần đạt được những kết quả mong muốn (ở cấp độ đầu ra trực tiếp, mục tiêu phát triển và tác động) cũng như dựa trên trách nhiệm giải trình đối với kết quả. Phương thức RBM đòi hỏi phải tiến hành theo dõi và tự đánh giá về tiến độ thực hiện kết quả và báo cáo về hoạt động. Việc theo dõi các mục tiêu phát triển và đầu ra trực tiếp của Kế hoạch chung được tiến hành dựa trên Khung Kết quả và Nguồn lực (RRF).

2.3. Phối hợp trong hệ thống LHQ: Công tác TDĐG dựa trên sự phối hợp trong hệ thống LHQ và góp phần tăng cường sự phối hợp đó nhằm nâng cao hiệu quả và giảm chi phí

giao dịch cho hoạt động hợp tác phát triển. TDĐG góp phần tăng cường sự phối hợp ở cấp quốc gia trong hệ thống LHQ.

3. Cách thức thực hiện TDĐG Kế hoạch chung

3.1. Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung thực hiện nhiệm vụ giám sát việc thực hiện, tổ chức các cuộc kiểm điểm hằng năm và giữa kỳ và hỗ trợ việc tổ chức đánh giá Kế hoạch chung.

3.2. Hệ thống TDĐG Kế hoạch chung được xây dựng dựa trên khung cơ bản là các hệ thống và công cụ TDĐG của Chính phủ và các tổ chức LHQ. Hệ thống này có vai trò định hướng cho các hoạt động TDĐG, trong đó có các cuộc kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung và của các PCG.

3.3. Hệ thống TDĐG Kế hoạch chung sử dụng một loạt công cụ TDĐG như: các cuộc điều tra thường xuyên của phía Chính phủ, các cuộc điều tra tình hình của các ngành vào thời điểm ban đầu và khi kết thúc chương trình, dự án, các nghiên cứu (đặc biệt ở cấp tỉnh), các hoạt động phối hợp kiểm điểm và đi giám sát thực địa định kỳ của các bên liên quan, các cuộc điều tra, đánh giá độc lập cũng như các hệ thống quản lý dữ liệu về viện trợ phát triển và hệ thống VietInfo. Để vận hành thành công hệ thống TDĐG Kế hoạch chung, các tổ chức LHQ và các CQQLVT của Chính phủ nên (i) Bố trí cán bộ tham gia hoạt động TDĐG và (ii) Hỗ trợ đầy đủ cho công tác này trong khuôn khổ Kế hoạch chung, khi cần thiết.

II. THEO DÕI KẾ HOẠCH CHUNG

1. Kiểm điểm hằng năm của các Nhóm điều phối chương trình (PCG)

1.1. Từng PCG tiến hành kiểm điểm lĩnh vực hoạt động của mình mỗi năm một lần nhằm các mục đích sau đây:

1.1.1. Đánh giá tiến độ thực hiện trong năm hướng tới việc thực hiện các kết quả đầu ra dự kiến cho PCG và, trong mức độ cho phép, đánh giá đóng góp của các kết quả đầu ra này cho việc thực hiện các mục tiêu phát triển của Kế hoạch chung;

1.1.2. Xác định các vấn đề chính ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện trong năm và các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung của PCG;

1.1.3. Rút ra các bài học kinh nghiệm từ thực tế thực hiện của PCG;

1.1.4. Xác định các lĩnh vực ưu tiên và biện pháp thực hiện nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của PCG trong năm sau.

1.2. Đầu vào chủ yếu cho quá trình kiểm điểm này là các thông tin cơ bản về tình hình thực hiện dự án do các NIP phối hợp với UNCO soạn thảo theo hướng dẫn chi tiết tại Phần III, Chương 9. Các thông tin này được gửi cho Bộ KHĐT và UNCO liên quan, và được UNCO sao gửi tổ chức LHQ là (đồng) Trưởng PCG. Thông tin từ các dự án được tổng hợp và phân tích nhằm xác định ý nghĩa, tác động của nó đối với các PCG. Hội nghị kiểm điểm có thể sử dụng các thông tin bổ sung, chẳng hạn như các báo cáo kiểm điểm của năm trước (nếu có), kết luận và khuyến nghị của báo cáo kiểm toán, báo cáo đánh giá, báo cáo giám sát thực địa, v.v... khi các báo cáo này nêu ra những vấn đề mà các bên quan tâm. Các thông tin đầu vào này được tổng hợp thành Báo cáo hằng năm của các nhóm này.

1.3. Đồng chủ tọa Hội nghị kiểm điểm hằng năm của PCG là đại diện được ủy quyền của phía Việt Nam và (đồng) Trưởng PCG của phía LHQ. Tham dự Hội nghị có đại diện của các CQQLVT, các tổ chức LHQ tham gia Kế hoạch chung, các NIP và Giám đốc các dự án có nội dung liên quan đến PCG. Khi thấy cần thiết, có thể mời cả đại diện của các nhà tài trợ, các nhóm thụ hưởng và các nhóm đối tượng quan tâm khác tham dự.

1.4. Quy trình cơ bản cho việc chuẩn bị và tổ chức Hội nghị kiểm điểm của PCG quy định tại Chức năng, nhiệm vụ của PCG được UNCT và cấp có thẩm quyền của Chính phủ Việt Nam phê duyệt.

2. Kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung

2.1. Hội nghị kiểm điểm việc thực hiện Kế hoạch chung được tổ chức hằng năm. Mục đích của Hội nghị kiểm điểm này là:

2.1.1. Đánh giá tiến độ thực hiện trong năm của Kế hoạch chung hướng tới việc thực hiện các mục tiêu phát triển và kết quả đầu ra của Kế hoạch chung;

2.1.2. Xác định các vấn đề chính ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện trong năm của Kế hoạch chung và các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động trong tương lai;

2.1.3. Rút ra các bài học kinh nghiệm từ thực tiễn thực hiện Kế hoạch chung;

2.1.4. Xác định các lĩnh vực ưu tiên và biện pháp thực hiện nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của Kế hoạch chung trong năm sau cũng như đề xuất điều chỉnh Kế hoạch chung nếu thấy cần thiết;

2.1.5. Kiểm điểm hoạt động của Quỹ thực hiện Kế hoạch chung trong năm hiện tại, và khuyến nghị các biện pháp để tiếp tục huy động các nguồn lực cho việc thực hiện Kế hoạch chung.

2.2. Thông tin đầu vào chủ yếu cho Hội nghị Kiểm điểm Kế hoạch chung hằng năm là bản Báo cáo hằng năm về việc thực hiện Kế hoạch chung. Báo cáo này được tổng hợp từ Báo cáo hằng năm của các PCG trong năm hiện tại. Báo cáo của các PCG được tổng hợp theo mục tiêu phát triển phục vụ mục đích xây dựng báo cáo về Kế hoạch chung. Các thông tin đầu vào khác có thể được sử dụng cho quá trình kiểm điểm là các báo cáo kiểm điểm của năm trước đó (nếu có), các kết luận, khuyến nghị của các báo cáo kiểm toán, báo cáo đánh giá, báo cáo giám sát thực địa có vấn đề được các bên quan tâm, dự thảo đề xuất của Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo về khả năng phân bổ nguồn vốn.

2.3. Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung do một Thứ trưởng của Bộ KH&ĐT và Điều phối viên Thường trú LHQ đồng chủ tọa và được tổ chức như một diễn đàn tư vấn, với sự tham gia của tất cả các bên thực hiện hoặc đóng góp kinh phí cho Quỹ Kế hoạch chung, bao gồm đại diện của các CQQLVT, các NIP, các tổ chức LHQ, các nhà tài trợ, các tổ chức xã hội dân sự và các nhóm thụ hưởng (nếu thấy thích hợp).

2.4. Quy trình cơ bản cho việc chuẩn bị và tổ chức Hội nghị kiểm điểm hàng năm Kế hoạch chung bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Trong tuần đầu tháng 10 hằng năm và dựa trên cơ sở tham khảo ý kiến các bên liên quan, Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung xây dựng kế hoạch chuẩn bị cho các Hội nghị kiểm điểm hằng năm của các PCG và Kế hoạch chung;

Bước 2: Trường hợp cần thiết, Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo tiến hành tuyển dụng chuyên gia tư vấn đề hỗ trợ việc xây dựng dự thảo Báo cáo hằng năm Kế hoạch chung;

Bước 3: Dựa vào Báo cáo hằng năm của các PCG do các (Đồng) Trưởng PCG nộp và các thông tin đầu vào khác nêu trên, Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo cùng chuyên gia tư vấn tiến hành soạn thảo Báo cáo hằng năm Kế hoạch chung;

Bước 4: Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo gửi dự thảo Báo cáo hằng năm Kế hoạch chung cho các bên liên quan để nghiên cứu trước Hội nghị kiểm điểm;

Bước 5: Ban Chỉ đạo tổ chức Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung;

Bước 6: Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo dự thảo Biên bản Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung, phản ánh các vấn đề chính được thảo luận, các quyết định và khuyến nghị được thông qua cũng như ý kiến kết luận của các vị đồng Chủ tọa, trình dự thảo Biên bản cho hai vị đồng Chủ tọa để thông qua;

Bước 7: Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo hoàn thiện Báo cáo hằng năm Kế hoạch chung, trên cơ sở các vấn đề, quyết định, khuyến nghị và ý kiến kết luận được phản ánh tại Biên bản Hội nghị kiểm điểm, trình dự thảo Báo cáo lên hai vị đồng Chủ tọa để thông qua;

Bước 8: Đến 30 tháng 3 của năm tiếp theo, các vị đồng Chủ tọa hoàn thành việc gửi Báo cáo hằng năm và Biên bản Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung tới các cơ quan hữu quan phía Chính phủ, các UNCO và các bên liên quan khác (như các nhà tài trợ và Trụ sở của tổ các chức LHQ liên quan);

Bước 9: Ban Chỉ đạo phối hợp với các bên liên quan đảm bảo thực hiện các quyết định, khuyến nghị của Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung, trong đó đặc biệt lưu ý việc trình cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề vượt quá quyền hạn của Ban Chỉ đạo.

3. Kiểm điểm giữa kỳ Kế hoạch chung

3.1. Kiểm điểm giữa kỳ Kế hoạch chung được tổ chức vào giữa chu kỳ của Kế hoạch và, trên thực tế, thay thế Hội nghị kiểm điểm năm thứ ba của Kế hoạch chung. Kiểm điểm giữa kỳ nhằm những mục đích chính sau đây:

3.1.1. Đánh giá tiến độ thực hiện trong nửa đầu của chu kỳ Kế hoạch chung hướng tới việc thực hiện các mục tiêu phát triển và kết quả đầu ra của Kế hoạch chung;

3.1.2. Xác định các vấn đề chính ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện trong nửa đầu của chu kỳ Kế hoạch chung và các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động trong nửa sau của chu kỳ;

3.1.3. Rút ra các bài học kinh nghiệm từ thực tiễn thực hiện Kế hoạch chung;

3.1.4. Xác định các lĩnh vực ưu tiên và biện pháp thực hiện nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của Kế hoạch chung trong nửa sau của chu kỳ cũng như đề xuất điều chỉnh Kế hoạch chung (nếu thấy cần thiết);

3.1.5. Kiểm điểm hoạt động của Quỹ thực hiện Kế hoạch chung trong nửa đầu của chu kỳ Kế hoạch chung, nhất trí việc phân bổ nguồn vốn từ Quỹ này cho nửa sau của chu kỳ và khuyến nghị các biện pháp để tiếp tục huy động các nguồn lực còn thiếu cho việc thực hiện Kế hoạch chung.

3.2. Các thông tin đầu vào chủ yếu cho Hội nghị kiểm điểm giữa kỳ Kế hoạch chung là Báo cáo hằng năm của các PCG, đặc biệt là Báo cáo của năm thứ ba, có tính đến nhu cầu của cuộc kiểm điểm giữa kỳ (được hướng dẫn cụ thể trong quá trình chuẩn bị cho đợt Kiểm điểm giữa kỳ Kế hoạch chung). Các thông tin đầu vào khác có thể sử dụng là các báo cáo phân tích tình hình phát triển quốc gia, các báo cáo kiểm điểm trước đó (nếu có), các báo cáo

nghiên cứu, báo cáo đánh giá, báo cáo kiểm toán, báo cáo giám sát thực địa, v.v...Các thông tin này được Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo tổng hợp thành Báo cáo giữa kỳ Kế hoạch chung.

3.3. Nội dung, thành phần tham dự, cơ chế đồng chủ tọa và quy trình tổ chức Hội nghị kiểm điểm giữa kỳ Kế hoạch chung tương tự như đối với Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung, được trình bày tại Khoản II.2 của Chương này.

4. Các chuyến theo dõi thực địa

4.1. Ban Chỉ đạo Kế hoạch chung tiến hành ít nhất hai chuyến theo dõi thực địa trong mỗi chu kỳ Kế hoạch chung, mỗi chuyến sẽ khảo sát một nhóm dự án có những vấn đề mà Ban Chỉ đạo đặc biệt quan tâm. Việc đi theo dõi thực địa nhằm những mục đích chính sau đây:

4.1.1. Nắm bắt kịp thời tiến độ thực hiện các dự án, đặc biệt là các dự án trọng điểm trong khuôn khổ Kế hoạch chung;

4.1.2. Phát hiện các vấn đề cần có giải pháp khắc phục tức thời và các rủi ro đòi hỏi phải áp dụng các biện pháp khắc phục cấp bách;

4.1.3 Có biện pháp xử lý hoặc khuyến nghị các cơ quan liên quan xử lý nhằm cải thiện tình hình;

4.1.4. Tăng cường sự phối hợp trong khuôn khổ Kế hoạch chung. Những chuyến giám sát thực địa này có thể giúp đúc kết các bài học kinh nghiệm để chia sẻ với các bên liên quan nhằm phục vụ việc xây dựng chính sách, tiếp tục xây dựng các chương trình, dự án, cũng như phát triển và tăng cường quan hệ đối tác.

4.2. Quy trình cơ bản cho việc chuẩn bị và tiến hành một chuyến giám sát thực địa bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo, phối hợp với Nhóm TDĐG, tham vấn với các (đồng) Trưởng PCG liên quan để dự thảo và trình TOR cho chuyến giám sát lên Ban Chỉ đạo để xin ý kiến, hoàn thiện và gửi văn bản này cùng với các thông tin khác đến các bên liên quan;

Bước 2: Nhóm Thư ký Ban Chỉ đạo phối hợp với các bên liên quan để tổ chức thực hiện chuyến giám sát. Đoàn giám sát trao đổi với các cán bộ liên quan của NIP và PMU về những phát hiện và khuyến nghị sơ bộ của mình;

Bước 3: Trưởng đoàn giám sát tổ chức việc soạn thảo Báo cáo giám sát thực địa theo mẫu tại Phụ lục III.9.1, phản ánh những phát hiện chính từ chuyến giám sát và các khuyến nghị về những việc phải triển khai thực hiện sau chuyến giám sát;

Bước 4: Chậm nhất là mười (10) ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến công tác, Trưởng đoàn giám sát gửi Báo cáo cho các NIP liên quan, các CQQLVT, các UNCO và các bên liên quan khác để phối hợp triển khai các hoạt động tiếp theo;

Bước 5: Các NIP phối hợp với các PMU liên quan để bảo đảm các PMU này thực hiện các khuyến nghị của Đoàn giám sát.

III. ĐÁNH GIÁ KẾ HOẠCH CHUNG

1. Các nguyên tắc và chuẩn mực trong công tác đánh giá

1.1. Các nguyên tắc

Đánh giá Kế hoạch chung dựa trên các nguyên tắc được quốc tế thừa nhận, đặc biệt là các nguyên tắc đánh giá trong hệ thống LHQ của Nhóm Đánh giá của LHQ (UNEG) – là mạng lưới bao gồm các cán bộ phụ trách công tác đánh giá của các tổ chức trong hệ thống LHQ. Có thể truy cập toàn bộ các nguyên tắc đánh giá trên trang thông tin điện tử của UNEG (http://www.uneval.org).

Sau đây là một số nguyên tắc chính của UNEG:

1.1.1. Tính chủ ý: Việc thực hiện chức năng đánh giá phải cho thấy ý định sử dụng các kết quả đánh giá. Cần phải lựa chọn và tiến hành kịp thời các hoạt động đánh giá để có thể và thực sự cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định. Phải coi việc lập kế hoạch đánh giá là một phần trong công tác kế hoạch và ngân sách.

1.1.2. Tính độc lập: Chức năng đánh giá phải độc lập với chức năng ra quyết định và quản lý tác nghiệp trong mỗi tổ chức, để bảo đảm chức năng đánh giá không phải chịu quá nhiều tác động và bảo đảm tính khách quan. Để tránh xung đột về lợi ích, những người làm công tác đánh giá không được tham gia trực tiếp vào quá trình ra chính sách, thiết kế, thực hiện hay quản lý những nội dung được đánh giá, cả trước, trong và sau khi tiến hành đánh giá.

1.1.3. Tính minh bạch: Những người làm công tác đánh giá cần tiến hành tham vấn các bên có liên quan để bảo đảm độ tin cậy và sự hữu ích của hoạt động đánh giá. Tất cả các thông tin liên quan đến việc thiết kế và phương pháp đánh giá phải được chia sẻ trong suốt quá trình đánh giá để xây dựng lòng tin đối với các phát hiện và sự hiểu biết về những giới hạn của các phát hiện này trong quá trình ra quyết định.

1.1.4. Góp phần nâng cao tri thức: Hoạt động đánh giá phải góp phần tạo ra thông tin, tri thức và cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức. Do đó, tất cả các bên liên quan phải được tiếp cận các phát hiện và bài học rút ra từ hoạt động đánh giá một cách dễ dàng, thuận tiện.

1.2. Các chuẩn mực

Công tác đánh giá Kế hoạch chung cần đáp ứng các chuẩn mực được quốc tế công nhận, đặc biệt là các Chuẩn mực về đánh giá trong hệ thống LHQ của Nhóm UNEG. Các chuẩn mực này được xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc đánh giá trong hệ thống LHQ và rút ra từ các tập quán tốt của các thành viên Nhóm UNEG. Mục đích của các chuẩn mực này là để hướng dẫn việc xây dựng khuôn khổ thể chế, quản lý chức năng đánh giá, tiến hành các hoạt động đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá. Chúng cũng là chuẩn mực tham khảo để xác định năng lực và đạo đức nghề nghiệp của những người làm công tác đánh giá, cũng như được áp dụng trong từng tổ chức.

Có thể truy cập các chuẩn mực cụ thể phục vụ cho việc đánh giá trong hệ thống LHQ trên trang thông tin điện tử của UNEG (http://www.uneval.org).

2. Đánh giá Kế hoạch chung

2.1. UNEG chịu trách nhiệm tổ chức cuộc đánh giá độc lập về Kế hoạch chung. UNEG nhận thấy: (i) Việc đánh giá phải mang tính độc lập và đáng tin cậy, (ii) Kết quả đánh giá phải phục vụ cho quá trình ra quyết định và (iii) Các cơ quan có thẩm quyền cấp quốc gia ở mỗi nước phải là đối tác tham gia đầy đủ trong quá trình tiến hành đánh giá.

2.2. Công tác đánh giá bao gồm hai phần: (a) Đánh giá quy trình được tiến hành trong năm thứ hai trước khi chu kỳ Kế hoạch chung kết thúc, nhằm hỗ trợ việc ra quyết định

mang tính chất liên cơ quan và liên chính phủ cũng như đảm bảo trách nhiệm giải trình về hiệu quả thực hiện các quy trình và (b) Đánh giá việc thực hiện các mục tiêu phát triển và tác động của Kế hoạch chung trong năm cuối cùng của Kế hoạch.

2.3. Việc đánh giá đòi hỏi phải có sự tham gia đầy đủ và tham vấn chặt chẽ với Chính phủ, LHQ, các NIP và các đối tác khác tham gia vào hoặc tài trợ cho Kế hoạch chung để bảo đảm có được ý kiến phản hồi và sự cam kết đối với các hoạt động sau đánh giá. Báo cáo đánh giá cần phản ánh các phát hiện của đoàn đánh giá, các kết luận về hiệu quả thực hiện Kế hoạch chung và các khuyến nghị của đoàn về việc Chính phủ, LHQ và các bên liên quan khác làm thế nào để tiếp tục thực hiện Kế hoạch chung và nâng cao hiệu quả hỗ trợ của LHQ. Báo cáo này là một trong những tài liệu quan trọng nhất cung cấp thông tin đầu vào cho việc xây dựng chu kỳ hợp tác phát triển tiếp theo của LHQ tại Việt Nam.

2.4. Nhóm thư ký Ban chỉ đạo, phối hợp với Nhóm TDĐG của LHQ tại Việt Nam, chủ động liên hệ với UNEG để xác định thời điểm, quy trình và các thông tin khác liên quan đến cuộc đánh giá quy trình và đánh giá thực hiện và tác động của Kế hoạch chung. Nhóm Thư ký Ban chỉ đạo cũng có trách nhiệm làm đầu mối liên lạc giữa UNEG, Ban chỉ đạo Kế hoạch chung và các bên liên quan khác trong việc chuẩn bị và hỗ trợ cho đoàn đánh giá.

2.5. Đánh giá thực hiện và tác động Kế hoạch chung là một trong những nguồn thông tin đầu vào quan trọng cho việc xây dựng văn kiện CTQG (nếu có yêu cầu) của các tổ chức thành viên ExCom/UNDG và văn bản Kế hoạch chung của LHQ tại Việt Nam. Do đó, cuộc đánh giá này cần được hoàn thành trước năm cuối cùng của chu kỳ CTQG và Kế hoạch chung hiện hành, để phục vụ cho việc xây dựng và hoàn tất hai văn kiện quan trọng này.

PHẦN III - QUẢN LÝ CẤP DỰ ÁN

Chương 1 - XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT DỰ ÁN

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Đề cương chi tiết dự án (DPO) là văn bản bắt buộc và cần được xây dựng trên cơ sở tuân thủ các quy định của Nghị định 131/2006/NĐ-CP và nhất quán với nội dung quy định trong Kế hoạch chung.

2. Dự án do LHQ hỗ trợ phải thuộc Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ và phù hợp với ưu tiên của Chính phủ và của các tổ chức LHQ trong từng thời kỳ.

3. Việc xem xét và phê duyệt các dự án yêu cầu LHQ hỗ trợ không thuộc Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ được thực hiện theo các quy định của Nghị định 131/2006/NĐ- CP.

4. Các cơ quan Việt Nam có nhu cầu LHQ hỗ trợ cần phối hợp chặt chẽ với UNCO trong quá trình xây dựng DPO và Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ. Kinh nghiệm của quá trình hợp tác lâu dài giữa Chính phủ Việt Nam và hệ thống LHQ cho thấy, UNCO được yêu cầu tham gia vào quá trình xây dựng dự án càng sớm bao nhiêu thì việc triển khai các bước cụ thể nêu dưới đây càng nhanh chóng và hiệu quả bấy nhiêu.

Có thể truy cập trang thông tin điện tử của LHQ www.un.org.un để xem văn bản Kế hoạch chung, các thông tin và hướng dẫn về hoạt động hợp tác của các tổ chức LHQ tại Việt Nam, và trang thông tin điện tử của Bộ KHĐT www.mpi.gov.vn  Hợp tác phát triển để xem văn bản Nghị định 131/2006/NĐ-CP, các thông tư hướng dẫn, thông tin về hoạt động hợp tác phát triển tại Việt Nam.

II. XÂY DỰNG DPO VÀ DANH MỤC YÊU CẦU LHQ HỖ TRỢ

1. Xây dựng DPO

1.1. Chuẩn bị xây dựng DPO

Các cơ quan có nhu cầu LHQ hỗ trợ chuẩn bị và nghiên cứu các tài liệu theo quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH. Những thông tin dưới đây có thể tham khảo để xây dựng DPO:

a) Quy hoạch, kế hoạch phát triển của Nhà nước, ngành, lĩnh vực, địa phương, các chương trình đầu tư công, các chương trình mục tiêu quốc gia và các chương trình mục tiêu của các ngành, địa phương;

b) Các tài liệu tổng hợp có liên quan tới tôn chỉ, mục đích, các văn bản hướng dẫn về hợp tác phát triển với LHQ:

- Thông tin về các tổ chức và nguồn hỗ trợ của LHQ tại Việt Nam trong từng giai đoạn cụ thể tại trang web của LHQ (http://www.un.org.vn) và của Bộ KHĐT (http://www.mpi.gov.vn);

- Văn kiện Kế hoạch chung, đặc biệt là những vấn đề chính về phát triển thuộc lĩnh vực chuyên đề được đề cập trong dự án đang xây dựng và mục tiêu phát triển của Kế hoạch chung mà dự án này sẽ góp phần đạt được.

1.2. Xây dựng DPO

a) Việc xây dựng DPO được các cơ quan phía Việt Nam chủ động xây dựng hoặc trên cơ sở tham vấn chặt chẽ với UNCO theo các trình tự và quy định tại Thông tư 04/2007/TT-BKH.

b) Mẫu xây dựng DPO nêu tại Phụ lục III.1.1 của HPPMG là mẫu hài hòa áp dụng cho các dự án được LHQ hỗ trợ trên cơ sở yêu cầu của quy định tại Thông tư 04/2007/TT- BKH và các đặc thù hợp tác với các tổ chức LHQ (không xây dựng Văn kiện dự án sau đó nữa).

Trong phần 'Tổ chức quản lý thực hiện dự án' của DPO cần đề xuất cụ thể và nêu rõ đánh giá năng lực đối với Cơ quan thực hiện quốc gia (NIP), việc lựa chọn và năng lực các cơ quan đồng thực hiện - CIP (nếu có). Trong các tiêu chí lựa chọn CIP có hai tiêu chí then chốt, đó là (i) nhiệm vụ, chức năng của tổ chức được đề xuất làm CIP phải phủ hợp với mục tiêu của dự án được LHQ hỗ trợ và (ii) tổ chức này phải có các ưu điểm hơn các tổ chức ứng viên khác có chức năng, nhiệm vụ tương tự. Đối với từng CIP, trong DPO phải mô tả các quy định chính ràng buộc trách nhiệm phối hợp với NIP trong thực hiện dự án để làm cơ sở xây dựng Hợp đồng trách nhiệm giữa NIP và CIP sau khi dự án được phê duyệt (Mẫu Hợp đồng trách nhiệm tại Phụ lục số III.1.2).

Nội dung DPO cần phản ánh rõ ràng, đầy đủ các vấn đề chủ yếu liên quan khác được yêu cầu và trình bầy cụ thể tại các Chương 5, 6, 7, 8 và 9 của Phần III này.

Khi xây dựng DPO, cần nêu rõ danh mục trang thiết bị và vật tư được mua sắm trong khuôn khổ dự án, đặc biệt danh mục hàng hóa nhập khẩu để việc nhập khẩu sau này được thuận lợi hơn.

c) Đối với dự án cần có Cơ quan thực hiện quốc tế (IIP), đơn vị có nhu cầu LHQ hỗ trợ cần tham khảo các CQQLVT và tổ chức LHQ tương ứng về việc lựa chọn IIP cũng như phối hợp với đối tác đó và UNCO có liên quan để xây dựng DPO và, nếu cần thiết, Văn kiện Dự án vào giai đoạn sau của quá trình chuẩn bị dự án.

d) Đối với dự án ô, cơ quan có nhu cầu LHQ hỗ trợ đề xuất dự án ô phối hợp với các cơ quan đề xuất dự án thành phần để xây dựng DPO theo mẫu tại Thông tư Số 04/2007/TT- BKH.

e) Đối với các chương trình, dự án chung (joint programme), UNRC thảo luận với các cơ quan liên quan của Việt Nam lựa chọn phương thức quản lý vốn phù hợp nhất trên cơ sở các phương thức chuẩn đã được UNDG quy định, đó là:

- Phương thức song song quản lý vốn (Parallel fund management): theo đó, mỗi tổ chức LHQ tự quản lý các hoạt động của mình trong khuôn khổ kế hoạch hoạt động chung với ngân sách liên quan có thể lấy từ nguồn vốn thường xuyên hoặc các nguồn khác. Phương thức này được áp dụng hiệu quả nhất trong trường hợp các tổ chức LHQ tham gia đều thực hiện (các) kết quả chung, nhưng lại làm việc với các NIP, CIP hoặc đối tác quốc tế khác nhau.

- Phương thức quản lý vốn tập trung (Pooled fund management): theo đó, các tổ chức LHQ tập trung vốn cho một tổ chức LHQ được gọi là cơ quan LHQ quản lý vốn của Chương trình chung (Managing Agent - MA). Trong trường hợp này, MA được lựa chọn trên cơ sở thống nhất của các tổ chức LHQ (theo các tiêu chí quy định) có tham khảo ý kiến với (các) NIP. MA có trách nhiệm hỗ trợ NIP quản lý Chương trình chung theo đúng Kế hoạch hoạt động chung, đặc biệt về việc giải ngân đúng tiến độ, cung ứng và điều phối các hỗ trợ kỹ

thuật của các tổ chức LHQ tham gia Chương trình chung. MA cũng sẽ cùng với NIP theo dõi việc thực thi và chịu trách nhiệm về báo cáo các hoạt động và tài chính cho bộ máy điều phối Chương trình chung. MA có thể tham gia vào quá trình huy động vốn cho Chương trình chung trên cơ sở hợp tác với Chính phủ và các tổ chức LHQ tham gia khác. Phương thức này được áp dụng hiệu quả nhất trong trường hợp các tổ chức LHQ tham gia đều thực hiện (các) kết quả chung và làm việc với cùng một NIP và (hoặc) ở cùng một địa bàn.

- Phương thức trung chuyển quản lý vốn (Pass-through fund management): theo đó, các tổ chức LHQ cùng phát triển Chương trình chung và đệ trình cho (các) nhà tài trợ và các bên thống nhất chuyển vốn thực hiện Chương trình chung qua một trong những tổ chức LHQ tham gia Chương trình chung. Tổ chức LHQ này - được gọi là Cơ quan quản lý hành chính của LHQ (Administrative Agent - AA), được các tổ chức LHQ cùng lựa chọn, trên cơ sở tham vấn với Chính phủ. Trong Kế hoạch hoạt động chung của Chương trình chung sẽ ghi rõ những hoạt động nào được hỗ trợ bởi tổ chức LHQ nào. Chi phí gián tiếp (indirect cost) chi cho mỗi tổ chức LHQ sẽ được ghi rõ trong các phần ngân sách tương ứng. Trách nhiệm giải trình về nội dung chương trình và tài chính thuộc về các tổ chức LHQ và các NIP tham gia vào việc quản lý, thực hiện các hợp phần tương ứng của Chương trình chung.

- Phương thức hỗn hợp quản lý vốn (Combination options): Các Chương trình chung nhiều khi có thể đòi hỏi một cơ chế hỗn hợp quản lý vốn. Theo đó, đối với (các) hợp phần được quản lý chung, các tổ chức LHQ tham gia Chương trình chung sẽ quyết định góp vốn cho một MA được lựa chọn, còn đối với các phần còn lại sẽ áp dụng phương thức song song quản lý vốn. Trong trường hợp sử dụng phương thức hỗn hợp như thế này, điều rất quan trọng là các tổ chức LHQ phải thông báo cho nhau về nguồn vốn được phân bổ cho Chương trình chung, không phụ thuộc vào việc họ tham gia vào phương án quản lý vốn nào và phải nỗ lực để cùng huy động vốn cho Chương trình chung.

Cơ quan có nhu cầu LHQ hỗ trợ phối hợp với các UNCO và các cơ quan liên quan của Việt Nam để xây dựng DPO và, nếu cần thiết, Văn kiện Chương trình chung, trên cơ sở phương thức quản lý vốn được lựa chọn.

Có thể truy cập toàn bộ văn bản hướng dẫn của UNDG vể việc xây dựng chương trình chung và các phương thức quản lý vốn trên trang thông tin điện tử của UNDG tại http://www.undg.org/Programming Reference Guide/Common Country Programming Processes/Joint Programmes/Policy and Guidance.

2. Xây dựng Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ

2.1. Các cơ quan của Việt Nam có nhu cầu LHQ hỗ trợ tiến hành các thủ tục quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CPThông tư 04/2007/TT-BKH để lập và đề xuất Danh mục các dự án đề nghị LHQ hỗ trợ.

2.2. Bộ KHĐT lập và trình Thủ tướng Chính phủ Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ trên cơ sở xem xét và tổng hợp các Danh mục từ các cơ quan của Việt Nam có nhu cầu LHQ hỗ trợ theo quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH. Danh mục này có kèm theo DPO của từng dự án.

2.3. Đối với các trường hợp khác, việc lập Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ được hướng dẫn tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH.

3. Bộ KHĐT thông báo Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ

Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Danh mục dự án, Bộ KHĐT thông báo chính thức bằng công

hàm tới UNRC Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ kèm theo DPO của từng dự án. Đồng thời, Bộ KHĐT có công văn chính thức thông báo cho CQCQ về (các) dự án không được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

4. Điều phối viên Thường trú LHQ xem xét và chấp thuận Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ

Trong thời hạn mười lăm (15) ngày làm việc kể từ ngày nhận được công hàm của Bộ KHĐT, UNRC tham vấn ý kiến lãnh đạo của từng UNCO liên quan và có văn bản thông báo chính thức cho Bộ KHĐT về việc chấp thuận Danh mục được LHQ chính thức cam kết hỗ trợ.

Đối với dự án mà Cơ quan thực hiện là một tổ chức quốc tế như nêu tại Bước 2(c) ở trên, UNRC chuyển DPO đã phê duyệt tới IIP và phối hợp với Cơ quan này để đảm bảo triển khai thực hiện tốt các công việc tiếp sau. Trong trường hợp này, việc thực hiện và quản lý dự án được phê duyệt sẽ tuân thủ các quy chế và thủ tục của IIP liên quan.

5. Bộ KHĐT thông báo Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ

5.1. Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo chính thức của UNRC, Bộ KHĐT có văn bản thông báo cho các cơ quan liên quan danh mục dự án được các tổ chức LHQ chính thức cam kết hỗ trợ cũng như danh mục dự án không được các tổ chức LHQ chấp thuận.

5.2. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ và văn bản thông báo của Bộ KHĐT về Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ là cơ sở pháp lý để triển khai việc xây dựng Kế hoạch công tác năm (AWP) hoặc Văn kiện dự án (nếu có yêu cầu của nhà tài trợ) và các công việc chuẩn bị khác.

Chương 2 - KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Dự án chính thức khởi động khi Danh mục chính thức LHQ hỗ trợ kèm DPO được Bộ KHĐT thông báo chính thức cho các bên liên quan theo quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH (đối với các dự án không phải xây dựng văn kiện dự án) hoặc khi văn kiện dự án được phê duyệt (đối với các dự án phải xây dựng văn kiện theo yêu cầu của Nhà tài trợ).

Giai đoạn khởi động dự án thường diễn ra trong một thời gian ngắn nhưng lại có nhiều hoạt động liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch, nhân sự, tổ chức bộ máy quản lý, có thể quyết định tới thành bại của dự án sau này. Do vậy, NIP (nhất là đối với các cơ quan lần đầu tiên thực hiện dự án do LHQ hỗ trợ) cần phối hợp chặt chẽ với UNCO, các NIP dự án thành phần (nếu là dự án ô), CIP (nếu có) và thường xuyên tham khảo ý kiến của các CQQLVT. Điều đó sẽ giúp ích rất nhiều cho việc vận hành dự án được thuận lợi trong tương lai.

Theo quy định tại Thông tư 03/2007/TT-BKH, các dự án do LHQ hỗ trợ có tổng vốn (bao gồm vốn viện trợ và vốn đóng góp của Việt Nam) lớn hơn một tỷ Đồng Việt Nam đều phải thành lập PMU. PMU có thể quản lý một hoặc nhiều dự án do LHQ hỗ trợ, nhưng nhiệm vụ này và cơ cấu tổ chức cần thiết phải được quy định rõ trong Quyết định thành lập PMU.

II. TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Ban quản lý dự án (PMU)

1.1 Thành lập PMU

1.1.1. Trình tự thành lập, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PMU, mối quan hệ trách nhiệm giữa PMU với NIP và các CQQLVT được quy định chi tiết tại Thông tư 03/2007/TT-BKH ngày 12 tháng 3 năm 2007 và Thông tư 04/2007/TT-BKH ngày 30 tháng 7 năm 2007 của Bộ KHĐT. Sau đây là một số điểm cần lưu ý trong quá trình thành lập PMU:

a) PMU được thành lập trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Bộ KHĐT về Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ (đối với dự án chỉ phải xây dựng và ký kết AWP), hoặc trong vòng mười (10) ngày sau khi Văn kiện dự án được phê duyệt (đối với dự án phải xây dựng Văn kiện dự án). Mẫu Quyết định thành lập PMU nêu tại Thông tư 04/2007/TT-BKH. Quyết định thành lập PMU bao gồm cả việc bổ nhiệm Giám đốc dự án, Phó Giám đốc dự án (nếu có) và Kế toán trưởng hoặc Kế toán dự án cũng như cơ cấu các thành viên khác của PMU. Số lượng và thành phần các thành viên khác của PMU phụ thuộc vào quy mô, tính chất công việc của dự án và có tham khảo ý kiến UNCO. Ngoài ra, trong Quyết định cần nêu rõ mức độ tham gia dự án (% thời gian làm việc) của từng thành viên trong PMU.

Cần chú ý rằng Giám đốc và Kế toán dự án không phải là cán bộ, nhân viên của LHQ.

b) Trên cơ sở Quyết định thành lập PMU, Giám đốc Dự án thống nhất với NIP lựa chọn và ban hành quyết định bổ nhiệm các thành viên chuyên trách hoặc kiêm nhiệm khác của PMU. Các thành viên này được hưởng phụ cấp từ nguồn vốn đối ứng của Việt Nam theo

tỷ lệ thời gian tham gia dự án quy định tại Quyết định thành lập PMU và Quyết định 61/2006/QĐ- BTC ngày 12/01/2006 của Bộ Tài chính.

c) Bên cạnh đó, nếu có quy định trong DPO hoặc Văn kiện dự án đã được thống nhất với UNCO, Giám đốc dự án sẽ tổ chức tuyển chọn các chức danh chuyên trách khác hỗ trợ quản lý dự án và được hưởng lương từ ngân sách viện trợ của dự án. Các chức danh này có thể tham gia PMU. Việc tuyển dụng các chức danh này được trình bầy cụ thể tại Phần III, Chương 5 của HPPMG.

1.1.2. Quy chế tổ chức và hoạt động của PMU được ban hành trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày có Quyết định thành lập PMU. Mẫu Quy chế tổ chức và hoạt động của PMU nêu tại Thông tư 03/2007/TT-BKH.

1.1.3. Ban quản lý dự án ô và Ban quản lý dự án thành phần được thành lập căn cứ vào DPO hoặc Văn kiện dự án ô đã được phê duyệt.

1.2. Thành lập Văn phòng dự án

1.2.1. Dưới sự chỉ đạo của NIP, Giám đốc dự án cần thành lập Văn phòng dự án trong vòng mười lăm (15) ngày làm việc sau khi có quyết định thành lập PMU. NIP chịu trách nhiệm bố trí địa điểm và cung cấp các trang thiết tối thiểu cho Văn phòng dự án, trừ trường hợp có thỏa thuận khác trong DPO hoặc Văn kiện dự án.

1.2.2. Trụ sở của Văn phòng dự án là địa điểm làm việc của PMU và là nơi tiến hành các giao dịch chính thức của dự án. Văn phòng dự án cũng là nơi lắp đặt trang thiết bị và lưu giữ các văn kiện, hồ sơ, sổ sách, v.v... của PMU. Đây là nơi liên hệ chính của các bên tham gia dự án, người thụ hưởng dự án và các bên khác có liên quan trong quá trình thực hiện dự án.

1.3. Đăng ký sử dụng con dấu, mở tài khoản và chuyển tiền của PMU

1.3.1. PMU đăng ký sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật để phục vụ cho việc thực hiện dự án.

1.3.2. PMU mở tài khoản tại ngân hàng thương mại hoặc Kho bạc Nhà nước phù hợp với các quy định của pháp luật, trong vòng ba mươi (30) ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thành lập PMU, để tiếp nhận kinh phí do UNCO chuyển đến và ngân sách đối ứng (nếu có). Chủ tài khoản được xác định tại quyết định thành lập PMU và thường là Giám đốc dự án. Giám đốc dự án cần cung cấp cho UNCO những thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng như được đề cập tại Điểm 1.4 dưới đây.

1.3.3. Theo yêu cầu của Giám đốc dự án, UNCO chuyển tiền vào tài khoản dự án để hoàn trả hay chi tiêu cho các hoạt động dự án được NIP thực hiện. NIP có thể chuyển một phần của khoản tiền này từ tài khoản của dự án cho CIP theo kế hoạch công tác đã được phê duyệt, để chi tiêu cho các hoạt động dự án mà CIP thực hiện.

1.3.4. Trong trường hợp khác, theo yêu cầu chính thức của Giám đốc dự án, UNCO có thể chuyển tiền trực tiếp cho CIP theo kế hoạch công tác đã được phê duyệt, để chi tiêu cho các hoạt động dự án do CIP thực hiện. Trong trường hợp này, UNCO thực hiện chức năng như một ngân hàng thuần túy.

Trong cả hai trường hợp, CIP đều phải chịu trách nhiệm giải trình trước NIP về việc sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí nhận được từ NIP hoặc UNCO.

1.3.5. PMU cần đăng ký với cơ quan thuế địa phương để được cấp mã số thuế phục vụ cho công tác quản lý và hoàn thuế theo quy định hiện hành của Chính phủ.

1.4. Thông báo nhân sự, địa chỉ liên hệ và tài khoản cho các cơ quan liên quan

1.4.1. NIP có trách nhiệm gửi Quyết định thành lập, Quy chế tổ chức và hoạt động của PMU và tên của Giám đốc và Phó Giám đốc (nếu có) và Kế toán tới Bộ KHĐT, Bộ TC, UNCO liên quan, CIP (nếu có) và NIP thành phần (nếu là dự án ô) trong vòng mười lăm (15) ngày làm việc kể từ ngày ban hành các quyết định nói trên, để tạo cơ sở pháp lý cho việc giao dịch liên quan đến hoạt động của PMU.

1.4.2. Trong vòng ba mươi (30) ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thành lập PMU, Giám đốc dự án (kể cả dự án thành phần) cần thông báo chính thức cho UNCO, CIP (nếu có) các thông tin sau:

- Địa chỉ, điện thoại, fax và email của PMU;

- Mô tả tóm tắt công việc, số điện thoại và email của từng nhân sự dự án;

- Chi tiết về tài khoản (tên chủ tài khoản, số tài khoản và tên ngân hàng hoặc kho bạc nơi PMU mở tài khoản dự án) để thuận tiện cho việc giao dịch trong tương lai.

- Tên và mẫu chữ ký của Giám đốc dự án và của Phó Giám đốc dự án nếu có.

1.5. Hoàn tất Hợp đồng trách nhiệm với CIP

Song song với các hoạt động chuẩn bị khác, điều hết sức quan trọng đối với NIP, thông qua Giám đốc dự án, là phải hoàn thiện và ký kết Hợp đồng trách nhiệm với từng CIP, như đã được đề cập tại Bước 1.2 về xây dựng DPO, Khoản II, Chương 1, Phần III trên đây.

Tổ chức một số hoạt động khởi động dự án (như lễ khởi động dự án, một số hoạt động tuyển chọn nhân sự và đào tạo quản lý dự án ban đầu...).

2. Văn phòng tổ chức Liên Hợp Quốc (UNCO)

UNCO thực hiện những việc sau trong quá trình khởi động dự án:

2.1. Cho ý kiến khi được NIP tham vấn về những vấn đề liên quan đến việc thành lập PMU.

2.2. Phối hợp với PMU trong việc tổ chức lễ khởi động dự án, tuyển chọn nhân sự dự án và đào tạo quản lý ban đầu.

2.3. Phân công cán bộ đầu mối theo dõi, hỗ trợ các hoạt động của dự án về nội dung và về tài chính.

2.4. Trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định thành lập PMU, UNCO thông báo chính thức cho Giám đốc dự án và Giám đốc các dự án thành phần (nếu là dự án ô) với các thông tin sau về tổ chức mình:

2.4.1. Địa chỉ, điện thoại, fax và email của bộ phận chuyên môn và cán bộ đầu mối theo dõi dự án thuộc tổ chức mình;

2.4.2. Mô tả tóm tắt công việc, số điện thoại và email của từng nhân sự của tổ chức mình sẽ làm việc thường xuyên với PMU;

2.4.3. Chi tiết tài khoản (tên chủ tài khoản, số tài khoản, tên và địa chỉ chi nhánh ngân hàng phục vụ) để thuận tiện cho việc giao dịch (chuyển và nhận tiền) liên quan tới dự án.

3. Tổ chức đồng thực hiện (CIP)

CIP có các nhiệm vụ sau trong quá trình khởi động dự án:

3.1. Trong vòng mười (10) ngày kể từ ngày các bên liên quan ký kết Hợp đồng trách nhiệm về đồng thực hiện dự án như đã đề cập tại Mục 1.5, Khoản II Cơ chế quản lý dự án trên đây, CIP cần thông báo cho Giám đốc dự án, UNCO và Giám đốc các dự án thành phần (nếu là dự án ô) các thông tin sau về tổ chức mình:

3.1.1. Địa chỉ, điện thoại, fax và email của bộ phận và cán bộ đầu mối thuộc tổ chức mình chủ trì thực hiện nhóm hoạt động của dự án;

3.1.2. Mô tả tóm tắt công việc, điện thoại và email của từng nhân sự của tổ chức mình sẽ làm việc thường xuyên với PMU;

3.1.3. Chi tiết tài khoản (tên chủ tài khoản, số tài khoản, tên và địa chỉ chi nhánh ngân hàng phục vụ) để giao dịch tài khoản (chuyển và nhận tiền) liên quan tới dự án.

3.2. Tham gia các hoạt động khởi động dự án (khi được yêu cầu).

III. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM ĐẦU CỦA DỰ ÁN

PMU cần phối hợp với các NIP và Ban quản lý dự án thành phần (nếu có), UNCO và CIP (nếu có) xây dựng AWP cho năm đầu tiên của dự án theo hướng dẫn tại Phần III, Chương 3 của HPPMG, trong vòng ba mươi (30) ngày làm việc kể từ ngày ban hành Quyết định thành lập PMU.

IV. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VÀ CHUYỂN TIỀN CHO QUÝ ĐẦU CỦA DỰ ÁN

PMU cần phối hợp với các NIP và Ban quản lý dự án thành phần (nếu có), UNCO và CIP (nếu có) để xây dựng QWP kèm Báo cáo sử dụng vốn và xác nhận chi tiêu (FACE) cho quý đầu tiên của dự án theo hướng dẫn tại Phần III, Chương 4, trong vòng mười lăm (15) ngày làm việc kể từ ngày ký kết AWP.

V. THÔNG BÁO VIỆC KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN BỊ TRỄ

Nếu NIP hoặc IIP không thể khởi động dự án trong vòng hai (02) tháng kể từ ngày nhận được văn bản thông báo Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ từ Bộ KHĐT cho NIP hoặc nhận được DPO đã phê duyệt từ UNRC cho IIP, thì NIP hoặc IIP cần gửi công văn cho Bộ KHĐT và UNCO nêu rõ lý do tại sao không thể khởi động. Khi có những nguyên nhân không thể khắc phục được, các CQQLVT có thể thống nhất với UNCO để trình Thủ tướng Chính phủ cho phép đình chỉ dự án nhằm giải phóng các nguồn kinh phí đã cam kết cho dự án này và sử dụng chúng cho các dự án khác đang thực hiện hoặc đang được xây dựng.

Chương 3 – XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT VÀ KÝ KẾT KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM (AWP) VÀ VĂN KIỆN DỰ ÁN

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch chung và giao Bộ KHĐT nhiệm vụ hướng dẫn các cơ quan liên quan của Việt Nam phối hợp với UNCO xây dựng DPO và lập Danh mục yêu cầu LHQ hỗ trợ, trình Thủ tướng Chính phủ để xem xét và phê duyệt.

2. Xây dựng AWP và văn kiện dự án:

2.1. Sau khi được các tổ chức LHQ thống nhất, DPO kèm theo Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ là cơ sở để các cơ quan liên quan của Việt Nam cùng các tổ chức LHQ xây dựng AWP, ra quyết định phê duyệt và ký kết, triển khai thực hiện dự án. Quy trình này loại bỏ việc xây dựng Văn kiện dự án, hài hòa với quy định hiện hành của LHQ, nhằm rút ngắn thời gian và giảm chi phí hành chính trong việc chuẩn bị dự án. Qui chế quản lý, tổ chức thực hiện, theo dõi, đánh giá và các quy chế liên quan khác tuân thủ các quy định hiện hành về quản lý và sử dụng ODA của Việt Nam và LHQ.

2.2. Đối với một số trường hợp cụ thể cần xây dựng Văn kiện dự án (theo yêu cầu của nhà tài trợ), trên cơ sở DPO và Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ, NIP xây dựng Văn kiện dự án, trình duyệt theo quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP, trong đó kế hoạch hoạt động của dự án được dự kiến cụ thể cho từng năm.

2.3. Niên độ của AWP thường là 12 tháng theo dương lịch tính từ tháng 01 đến hết tháng 12 của năm. Đối với năm đầu tiên, thời gian này có thể ít hơn một số tháng tuỳ thuộc việc khởi động dự án, nhưng kết thúc phải vào cuối tháng 12 của năm kế hoạch.

2.4. AWP được xây dựng trên cơ sở các nội dung của DPO kèm theo Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ hoặc cập nhật và cụ thể hóa từ Văn kiện dự án. AWP thể hiện cam kết của các bên tham gia ký kết. Vì vậy, AWP phải phản ánh tất cả các hoạt động mà các bên Việt Nam và (hoặc) quốc tế thực hiện trong khuôn khổ dự án đối với năm kế hoạch, cùng với các đầu vào cần thiết, các kết quả đầu ra dự kiến, nguồn ngân sách, kinh phí được duyệt, các bên chịu trách nhiệm và các chỉ số để đo lường tiến độ hay mức độ thực hiện. Như vậy, các hoạt động được đưa vào AWP bao gồm cả việc cung cấp trợ giúp kỹ thuật của tổ chức LHQ – thông qua (a) cán bộ chuyên môn của UNCO, (b) chuyên gia tư vấn hoặc các phương cách liên quan khác, (c) việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ, (d) đào tạo và tăng cường năng lực, (e) nghiên cứu và tuyên truyền, (f) hỗ trợ xây dựng chính sách, (g) theo dõi và đánh giá.

2.5. Về nguyên tắc, các hoạt động của dự án nói chung và tại AWP nói riêng do NIP tiến hành. Trong trường hợp không thể tự tiến hành hoạt động nào, NIP có thể yêu cầu UNCO hoặc tổ chức khác thay mặt mình thực hiện hoạt động đó với điều kiện NIP phải có văn bản đề nghị UNCO trong đó nêu rõ lý do yêu cầu. Việc đề nghị này phải được thống nhất khi xây dựng DPO hoặc AWP.

2.6. Cơ quan hoặc tổ chức nào trực tiếp thực hiện hoạt động nào sẽ chịu trách nhiệm và trách nhiệm giải trình toàn bộ và cuối cùng về hoạt động đó.

3. Thẩm định AWP và văn kiện dự án:

AWP và văn kiện dự án phải được thẩm định trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định dự án là đơn vị trực thuộc Cơ quan chủ quản chương trình, dự án nhưng không phải là Cơ quan thực hiện dự án.

4. Phê duyệt AWP và văn kiện dự án:

AWP và văn kiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt chính thức khi đã qua thẩm định và đạt các yêu cầu quy định.

5. Ký kết AWP và văn kiện dự án:

Việc ký kết AWP (đối với các dự án không cần xây dựng văn kiện dự án) và văn kiện dự án (đối với các dự án phải xây dựng theo yêu cầu của Nhà tài trợ) được tiến hành sau khi cấp có thẩm quyền của phía Việt Nam và UNCO chính thức phê duyệt. Về phía Việt Nam, trình tự, thủ tục và cấp ký kết AWP và văn kiện dự án được thực hiện theo quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP và Thông tư 04/2007/TT-BKH của Bộ KHĐT, Thông tư 01/2008/TT- BNG, ngày 04/02/2008 của Bộ NG hướng dẫn trình tự, thủ tục ký kết và thực hiện điều ước quốc tế về nguồn hỗ trợ phát triển chính thức).

6. Cũng giống như trong quá trình xây dựng dự án, việc UNCO tham gia và tư vấn ngay từ đầu có ý nghĩa cực kỳ quan trọng để đảm bảo AWP và (hoặc) Văn kiện dự án đạt chất lượng theo yêu cầu của các bên liên quan và để các bước cụ thể nêu ở các Khoản II, III và IV dưới đây của Chương này được tiến hành theo đúng kế hoạch.

II. QUY TRÌNH XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT AWP

1. Đối với năm đầu tiên của dự án

Quy trình dưới đây được áp dụng cho những dự án không có Văn kiện dự án.

1.1. Xây dựng AWP

1.1.1. PMU chịu trách nhiệm phối hợp với UNCO, NIP dự án thành phần (nếu là dự án ô) và CIP (nếu có) xây dựng AWP cho năm đầu của dự án, đảm bảo tiến độ và chất lượng như đã ghi trong DPO được phê duyệt.

1.1.2. Công tác xây dựng AWP được thực hiện theo quy trình dưới đây:

Bước 1: PMU xác định niên độ thực hiện của AWP năm đầu tiên, rà soát lại DPO đã được phê duyệt để dự kiến những hoạt động sẽ đưa vào AWP;

Bước 2: PMU phổ biến, phối hợp lập AWP và dự trù chi phí cụ thể với các cơ quan liên quan;

Bước 3: PMU tổng hợp đề xuất kế hoạch của các cơ quan liên quan và phối hợp với UNCO để xây dựng dự thảo AWP cho năm đầu của dự án, theo mẫu tại Phụ lục III.3.1. Nếu danh mục trang thiết bị và vật tư chưa được nêu rõ trong DPO hoặc Văn kiện dự án thì phải được lập cụ thể khi xây dựng AWP;

Bước 4: PMU báo cáo với NIP về các nội dung và vấn đề chính của dự thảo AWP năm đầu tiên trước khi triển khai các thủ tục tiếp theo;

Bước 5: NIP chuẩn bị hồ sơ thẩm định AWP và gửi Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định dự án.

Việc xây dựng AWP năm đầu gắn liền với việc xây dựng QWP quý đầu của dự án. Việc xây dựng QWP quý đầu tiên được hướng dẫn cụ thể tại Phần III, Chương 4.

1.1.3. Kết cấu và yêu cầu nội dung AWP (kể cả của dự án ô) phải được xây dựng theo mẫu tại Phụ lục III.3.1.

1.2. Thẩm định và phê duyệt AWP

1.2.1. Xác định Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định dự án:

Để bảo đảm chất lượng công tác thẩm định theo hướng bền vững và chuyên nghiệp hoá, một cơ quan phù hợp được xác định làm nhiệm vụ thẩm định AWP (còn gọi là Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định);

1.2.2. Hồ sơ thẩm định AWP

Hồ sơ thẩm định hợp lệ bao gồm:

a) Tờ trình đề nghị phê duyệt AWP theo mẫu tại Thông tư 04/2007/TT-BKH;

b) Văn bản thông báo của Bộ KHĐT về Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ, trong đó có dự án được xem xét;

c) Tám (08) bản Dự thảo AWP kèm bản sao DPO (bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh);

d) Các văn bản và ý kiến của các cơ quan liên quan trong quá trình chuẩn bị AWP và các văn bản thoả thuận, ghi nhớ với UNCO và CIP (nếu có).

1.2.3 Nội dung thẩm định

Thẩm định AWP phải làm rõ các nội dung sau:

a) AWP phải phù hợp DPO và Kế hoạch chung;

b) Các hoạt động theo kế hoạch và các kết quả dự kiến (hoặc đầu ra trực tiếp) trong AWP phù hợp với mục tiêu phát triển tương ứng;

c) Mức độ hợp lý của từng cấu phần trong AWP, các kết quả đầu ra của từng cấu phần và các hoạt động nhằm thực hiện những kết quả đầu ra này;

d) Mức độ hợp lý của phân bổ ngân sách, chế độ và định mức chi tiêu bao gồm vốn LHQ và vốn đối ứng dành cho chuyên gia tư vấn trong và ngoài nước, đào tạo trong và ngoài nước, trang thiết bị và vật tư, chi phí quản lý và các chi phí khác;

e) Sự hợp lý của các chỉ số thực hiện của AWP;

f) Mức độ khả thi của các yếu tố đầu vào (tài chính, trang thiết bị, chuyên gia và các yếu tố khác);

g) Mức độ phù hợp của thời gian thực hiện;

h) Mức độ khả thi và tuân thủ quy định của cơ chế quản lý và tổ chức thực hiện (bao gồm cơ chế quản lý tài chính, cơ chế phối hợp, nội dung và tính khả thi của Hợp đồng trách nhiệm giữa NIP và (các) CIP (nếu chưa xây dựng và thông qua trước đó));

i) Rủi ro và biện pháp phòng ngừa rủi ro;

j) Biện pháp theo dõi, đánh giá và thúc đẩy thực hiện AWP (Phạm vi và trách nhiệm của đơn vị chủ trì, phối hợp; Cơ chế chia sẻ, cập nhật thông tin quản lý, thực hiện AWP; Cơ chế theo dõi, giám sát dự án và báo cáo kết quả; Biện pháp thu hút sự quan tâm và tham gia của đối tượng thụ hưởng).

1.2.4. Khung thời gian thẩm định

Không quá mười lăm (15) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

1.2.5. Quy trình thẩm định

Bước 1: Đánh giá tính hợp lệ của Hồ sơ thẩm định

Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định đánh giá tính hợp lệ của bộ hồ sơ thẩm định phải tuân theo các quy định tại Khoản II, Mục 1, Điểm 1.2.2 của Chương này. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định có văn bản đề nghị NIP hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 2: Tham vấn các cơ quan liên quan

Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ, tuỳ thuộc nhu cầu thông tin cần thiết cho việc thẩm định, Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định lấy ý kiến hoặc mời đại diện các cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc địa phương, các CQQLVT và có thể mời tư vấn độc lập tham gia thẩm định AWP. Để hỗ trợ quá trình này, Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định gửi bộ hồ sơ kèm theo văn bản đề nghị góp ý kiến tới các thành phần nêu trên.

Bước 3: Thẩm định AWP

Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định lựa chọn một trong hai hình thức thẩm định dưới đây:

a) Hình thức 1: Tổng hợp ý kiến góp ý

Hình thức này áp dụng đối với các AWP có nội dung rõ ràng, nhất quán với DPO kèm theo Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ và ý kiến đồng thuận của các cơ quan được tham vấn về bản dự thảo AWP.

Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định lập Báo cáo kết quả thẩm định, gửi NIP để xem xét, phê duyệt AWP.

b) Hình thức 2: Tổ chức hội nghị thẩm định

Trong trường hợp không áp dụng được hình thức 1, Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định chỉ định chủ tọa, thư ký và tổ chức hội nghị thẩm định.

Trường hợp hội nghị thẩm định kết luận thông qua AWP, Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định lập Báo cáo kết quả thẩm định kèm theo Biên bản thẩm định, gửi NIP để phê duyệt AWP.

Trường hợp hồ sơ AWP chưa hoàn thiện, Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định lập Báo cáo kết quả thẩm định kèm theo Biên bản thẩm định, gửi NIP để xem xét, hoàn thiện và phê duyệt AWP.

Bước 4: Phê duyệt AWP

a) Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Báo cáo kết quả thẩm định và kiến nghị phê duyệt AWP từ Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định, NIP tiến hành các thủ tục quyết định phê duyệt AWP.

b) NIP có văn bản thông báo quyết định phê duyệt cho UNCO, đồng thời gửi cho Bộ KHĐT và Bộ TC Báo cáo thẩm định, Quyết định phê duyệt kèm AWP đã phê duyệt (tiếng Việt và Anh).

Bước 5: Giám đốc dự án trao đổi với UNCO

Trong trường hợp AWP được phê duyệt có nội dung khác với phiên bản đã tham vấn với UNCO, thì trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định phê duyệt, Giám đốc dự án thương thảo với UNCO về các nội dung này. Kết quả thương thảo sẽ được báo cáo với NIP để quyết định.

Bước 6: UNCO phê duyệt AWP

Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của NIP về việc phê duyệt AWP, UNCO có văn bản thông báo cho NIP về việc UNCO phê duyệt Kế hoạch này.

2. Từ năm thứ hai của dự án

Quy trình này được hướng dẫn cho AWP từ năm thứ hai trở đi đối với những dự án không có Văn kiện dự án. Niên độ của AWP là 12 tháng theo dương lịch, tình từ tháng 01 đến hết tháng 12 của năm.

Cần chú ý rằng từ năm thứ hai trở đi, dự thảo AWP của năm kế hoạch cần được xây dựng xong và gửi UNCO trước ngày 30 tháng 11 hằng năm. Dự thảo AWP này sẽ được tiếp tục hoàn thiện để phê duyệt và ký kết (lý tưởng là trước ngày 30 tháng 12, có tính đến kết quả của Hội nghị kiểm điểm hằng năm của PCG theo quy định tại Phần II, Chương 2 của HPPMG này.

2.1. Xây dựng AWP

Bước này bao gồm các nội dung được hướng dẫn tại Khoản II, Mục 1 của Chương này với các điểm khác biệt sau đây:

2.1.1. PMU không phải xác định niên độ thực hiện của AWP;

2.1.2. Việc xây dựng AWP phải được xem xét dựa trên kết quả thực hiện AWP của năm trước, khả năng cung cấp tài chính của tổ chức LHQ cho năm kế hoạch;

2.1.3. AWP không nhất thiết phải được xây dựng đồng thời với Kế hoạch công tác quý đầu tiên của năm.

2.2. Thẩm định và phê duyệt AWP

Bước này bao gồm các nội dung được hướng dẫn tại Khoản II, Mục 1.2 của Chương này, trừ việc hồ sơ thẩm định hợp lệ không bao gồm văn bản thông báo của Bộ KHĐT về Danh mục chính thức được LHQ hỗ trợ.

3. Đối với những dự án có Văn kiện dự án

Do trong Văn kiện dự án đã dự kiến kế hoạch hoạt động khá cụ thể của các năm với các hoạt động được nêu rõ tiến độ và kết quả dự kiến, kinh phí và dự toán cho hoạt động, vai trò của các bên tham gia và cơ chế phối hợp .v.v.., vì vậy, quy trình xây dựng, thẩm định và phê duyệt AWP không cần tuân thủ chặt chẽ các trình tự nêu trên, như đối với các dự án chỉ có DPO. Để triển khai các công việc này, Giám đốc dự án chỉ đạo PMU phối hợp với các bên liên quan rà soát Kế hoạch công tác hằng năm trong Văn kiện dự án đã ký kết để cập nhật, hoàn chỉnh phù hợp với tình hình thực tế, trình NIP và UNCO xem xét.

Sau đó, AWP phải được NIP và UNCO phê duyệt, bằng hình thức tổ chức lễ ký kết hay ký trao đổi văn thư.

III. QUY TRÌNH XÂY DỰNG, THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT VĂN KIỆN DỰ ÁN

1. Xây dựng Văn kiện dự án

1.1. NIP chịu trách nhiệm phối hợp với UNCO, NIP dự án thành phần (nếu là dự án ô) và CIP (nếu có) chuẩn bị Văn kiện dự án. Văn kiện dự án phải đảm bảo tiến độ và chất lượng như đã ghi trong DPO được phê duyệt. Công tác chuẩn bị được thực hiện theo quy trình dưới đây:

Bước 1: NIP rà soát lại DPO đã được phê duyệt để chi tiết hóa những hoạt động sẽ đưa vào Văn kiện dự án;

Bước 2: NIP phổ biến và phối hợp xây dựng đề xuất hoạt động của các cơ quan liên quan;

Bước 3: NIP tổng hợp đề xuất các hoạt động của các cơ quan liên quan và dự thảo Văn kiện dự án. Trên cơ sở tham khảo ý kiến UNCO, NIP có thể sử dụng chuyên gia tư vấn để hỗ trợ xây dựng Văn kiện dự án. Việc tuyển dụng chuyên gia được hướng dẫn tại Phần III, Chương 5 của HPPMG.

Bước 4: NIP trao đổi với UNCO để góp ý kiến chính thức (dưới dạng biên bản cuộc họp hoặc văn bản trả lời của UNCO trong vòng mười lăm (15) ngày làm việc kể từ ngày NIP có văn bản yêu cầu góp ý) cho dự thảo Văn kiện dự án.

Bước 5: Trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày UNCO có ý kiến chính thức, NIP hoàn thiện Văn kiện dự án để tiến hành các thủ tục tiếp theo.

Bước 6: NIP chuẩn bị hồ sơ thẩm định Văn kiện dự án gửi Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định.

1.2. Về kết cấu và yêu cầu nội dung Văn kiện dự án, có thể tham khảo theo mẫu tại Thông tư Số 04/2007/TT-BKH hoặc theo mẫu của nhà tài trợ.

2. Thẩm định và phê duyệt Văn kiện dự án

2.1. Quy trình tổ chức thẩm định và phê duyệt Văn kiện dự án:

Về cơ bản quy trình này tương tự như đối với AWP được trình bày tại Khoản II, Mục 1.2 trên đây. Riêng đối với nội dung thẩm định Văn kiện dự án, cần làm rõ những điểm nêu tại Mục 2.2 dưới đây.

2.2. Nội dung thẩm định

Thẩm định Văn kiện dự án phải làm rõ các nội dung sau:

2.2.1 Các hoạt động và đầu ra trực tiếp dự kiến của Văn kiện dự án phù hợp với mục tiêu phát triển tương ứng;

2.2.2. Mức độ phù hợp của từng cấu phần trong Văn kiện dự án, các kết quả đầu ra của từng cấu phần và các hoạt động để thực hiện những kết quả đầu ra này;

2.2.3. Cơ cấu phân bổ ngân sách của Văn kiện dự án bao gồm vốn LHQ và vốn đối ứng dành cho chuyên gia tư vấn trong và ngoài nước, đào tạo trong và ngoài nước, trang thiết bị và vật tư, chi phí quản lý và các chi phí khác;

2.2.4. Sự hợp lý của các chỉ số thực hiện của Văn kiện dự án;

2.2.5. Mức độ khả thi của các yếu tố đầu vào (tài chính, trang thiết bị, chuyên gia và các yếu tố khác);

2.2.6. Mức độ phù hợp của thời gian thực hiện;

2.2.7. Mức độ khả thi và tuân thủ quy định của cơ chế quản lý và tổ chức thực hiện (bao gồm cơ chế quản lý tài chính, cơ chế phối hợp);

2.2.8. Rủi ro và biện pháp phòng ngừa rủi ro;

2.2.9. Biện pháp theo dõi, đánh giá và thúc đẩy thực hiện dự án (Phạm vi trách nhiệm của đơn vị chủ trì, phối hợp; Cơ chế chia sẻ, cập nhật thông tin quản lý dự án; Cơ chế theo dõi và đánh giá dự án và báo cáo kết quả đánh giá; Biện pháp thu hút sự quan tâm và tham gia của người thụ hưởng).

IV. KÝ KẾT VĂN KIỆN DỰ ÁN VÀ AWP

1. Ký kết Văn kiện dự án

1.1. Việc ký kết Văn kiện dự án được áp dụng đối với các trường hợp yêu cầu phải có Văn kiện dự án.

1.2. Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản phê duyệt chính thức của UNCO, NIP và UNCO tiến hành ký kết Văn kiện dự án theo qui định hiện hành. Hình thức ký kết do hai bên cùng nhau quyết định, có thể thông qua một buổi lễ ký kết hay trao đổi văn thư.

2. Ký kết AWP

2.1. Trong trường hợp không có Văn kiện dự án, thì AWP phải được chính thức ký kết sau khi được phê duyệt.

2.2. Đối với dự án có Văn kiện dự án đã được ký kết như nêu tại Khoản IV, Mục 1 nêu trên, việc NIP và UNCO phê duyệt AWP là bắt buộc như đã được trình bày tại Khoản II.3 của Chương này, nhưng việc chính thức ký kết AWP là không bắt buộc.

2.3. Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc sau ngày nhận được văn bản phê duyệt chính thức của UNCO, NIP và UNCO tiến hành ký kết AWP theo quy định hiện hành. Hình thức ký kết do hai bên cùng nhau quyết định, có thể thông qua một buổi lễ ký kết hay trao đổi văn thư.

V. THÔNG BÁO KẾT QUẢ PHÊ DUYỆT DỰ ÁN HOẶC AWP

Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày Văn kiện dự án hoặc AWP được ký kết, NIP gửi Văn kiện dự án hoặc AWP được ký kết (bản gốc hoặc bản sao có xác nhận) bằng tiếng Việt và tiếng Anh có đóng dấu giáp lai cho Bộ KHĐT, Bộ TC và các cơ quan liên quan theo quy định.

VI. ĐIỀU CHỈNH VĂN KIỆN DỰ ÁN HOẶC AWP

1. Điều chỉnh AWP

1.1. AWP có thể được điều chỉnh lần đầu tiên trong năm vào Quý II hằng năm, có xem xét tiến độ thực hiện của hai quý đầu và dựa trên cơ sở kết quả của Hội nghị kiểm điểm hằng năm Kế hoạch chung. Lần điều chỉnh tiếp theo có thể được tiến hành vào bất kỳ thời điểm nào trong năm.

1.2. Mọi điều chỉnh phải được cơ quan có thẩm quyền và sau đó UNCO phê duyệt.

1.3. Các điều chỉnh AWP dẫn tới việc thay đổi ngân sách được hướng dẫn tại Phần III, Chương 8, Mục IV.3 của HPPMG.

2. Điều chỉnh Văn kiện dự án

NIP tiến hành các thủ tục theo qui định để phê duyệt các nội dung điều chỉnh trong Văn kiện dự án và nộp cho UNCO phê duyệt cuối cùng.

Chương 4 - XÂY DỰNG VÀ PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH CÔNG TÁC QUÝ (QWP)

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. AWP được phê duyệt và ký kết giữa các bên là cơ sở pháp lý để xây dựng QWP. Vì vậy, QWP cần phản ảnh đúng và cụ thể hóa các hoạt động được ghi trong AWP cho quý công tác. Do vậy, các hoạt động quan trọng đưa vào QWP cần được chia thành các bước nhỏ hơn, nhằm tạo dễ dàng cho việc thực hiện và giám sát sau này.

2. QWP cần được xây dựng theo mẫu tại Phụ lục III.4.1. Đối với từng hoạt động được liệt kê, khi xây dựng dự trù các hạng mục chi phí (theo mẫu tại Phụ lục III.4.2,), PMU cần bổ sung những yêu cầu về thông tin tối thiểu để Giám đốc dự án và UNCO đánh giá tính hợp lý của các hoạt động được dự kiến và dự trù ngân sách trước khi phê duyệt QWP. Những thông tin này cũng là cơ sở để PMU xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết hoặc TOR (nếu cần thiết) cho các hoạt động để triển khai sau khi QWP được UNCO phê duyệt.

Những yêu cầu thông tin tối thiểu cho một hoạt động hoặc Nhóm hoạt động trong QWP gồm năm (05) điểm chính sau:

a) Mục đích: Nêu tóm tắt mục đích của hoạt động; b) Kết quả: Nêu tóm tắt kết quả dự kiến đạt được; c) Thời gian và địa điểm: Nêu thời điểm, thời gian và địa điểm dự tính thực hiện; d) Tiêu chí: Nêu tiêu chí chính để lựa chọn đối tượng tham gia và (hoặc) thực hiện; e) Phương thức: Nêu phương thức để tiến hành hoạt động này

Thông tin tối thiểu cho mỗi một điểm nêu trên được mô tả trong 1-2 dòng của bản QWP.

3. QWP luôn được nộp kèm với Bản dự trù các hạng mục chi phí theo từng hoạt động theo mẫu tại Phụ lục III.4.2 và Báo cáo FACE theo mẫu tại Phụ lục III.8.1

4. FACE là công cụ quản lý thống nhất của các tổ chức thành viên ExCom được sử dụng để phục vụ cho ba mục đích quan trọng: (a) Báo cáo các khoản chi của quý trước, (b) Đề nghị cấp tạm ứng cho quý kế hoạch và (c) Xác nhận chi tiêu và đồng ý cấp tạm ứng.

Mục đích của FACE là để tổ chức LHQ: (a) Chuyển tiền trực tiếp cho Cơ quan thực hiện để thanh toán các khoản nợ và các khoản chi để thực hiện các hoạt động đã được nhất trí trong AWP; (b) Hoàn lại các khoản nợ và các khoản chi mà Cơ quan thực hiện đã ứng trước để thực hiện các hoạt động đã được nhất trí trong AWP; và (c) Trả trực tiếp cho bên thứ ba các khoản mà Cơ quan thực hiện phải trả để thực hiện các hoạt động đã được nhất trí trong AWP.

FACE thường được xác nhận bởi chính cán bộ đã ký kết Văn kiện dự án và (hoặc) AWP. Nếu một người khác được ủy quyền xác nhận FACE thì NIP phải thông báo chính thức cho UNCO.

5. Những hướng dẫn chi tiết của UNDG về mục đích, nguyên tắc và cách sử dụng FACE nói riêng và Hướng dẫn hài hòa về phương thức chuyển tiền cho Cơ quan thực hiện (sau đây gọi tắt là Hướng dẫn HACT) nói chung được trình bày tại trang thông tin điện tử của LHQ www.un.org.vn  Ấn phẩm  Thủ tục chuyển tiền cho Cơ quan thực hiện.

II. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÊ DUYỆT QWP CHO QUÝ ĐẦU CỦA DỰ ÁN

1. Thời điểm xây dựng và phê duyệt QWP: Việc xây dựng, phê duyệt QWP cho quý đầu được tiến hành đồng thời với việc xây dựng và phê duyệt AWP cho năm đầu của dự án.

2. Xây dựng QWP

Bước 1: PMU, Ban quản lý dự án thành phần (nếu có), UNCO và CIP (nếu có) liệt kê những hoạt động sẽ đưa vào QWP cho quí đầu trên cơ sở dự thảo AWP cho năm đầu của dự án. Thông thường QWP được xây dựng cho 3 tháng. Tuy nhiên, nếu quý đầu không đủ ba (03) tháng, thời hạn thực hiện QWP quý đầu sẽ là số tháng còn lại trong quý đầu cộng thêm ba (03) tháng. Điều này sẽ đảm bảo cho từ quý thứ 2 của Kế hoạch sẽ khớp với quý gồm 3 tháng của năm dương lịch (chẳng hạn, nếu AWP được ký vào giữa tháng 5 thì QWP cho quí đầu có thể bao gồm các tháng 5, 6, 7, 8, 9 để sao cho QWP cho quý thứ hai sẽ bao gồm tháng 10, 11, 12, tức là quý 4 của năm).

Bước 2: PMU phổ biến, phối hợp xây dựng QWP và dự trù kinh phí chi tiết với các cơ quan liên quan;

Bước 3: PMU tổng hợp đề xuất kế hoạch cụ thể của các cơ quan liên quan và dự thảoQWP cùng dự trù kinh phí cho quý đầu theo mẫu tại Phụ lục III.4.1;

Bước 4: PMU trình QWP quý đầu cho Giám đốc dự án để xem xét và phê duyệt.

a) Bộ hồ sơ trình Giám đốc dự án bao gồm:

- Dự thảo AWP cho năm đầu của dự án;

- Dự thảo QWP;

- Bản dự trù các hạng mục chi phí theo từng hoạt động;

- Bản Yêu cầu chuyển tiền và xác nhận chi tiêu hằng quý (FACE);

- Các văn bản và ý kiến đóng góp của các cơ quan thực hiện QWP.

b) Các tiêu chí cơ bản để xem xét và phê duyệt QWP bao gồm:

- Các hoạt động theo kế hoạch và các đầu ra trực tiếp được dự kiến trong QWP phù hợp với tiến độ thực hiện đề ra trong AWP;

- Tính hợp lý của phân bổ ngân sách, chế độ và định mức chi tiêu, bao gồm vốn LHQ và vốn đối ứng dành cho chuyên gia tư vấn trong và ngoài nước, đào tạo trong và ngoài nước, trang thiết bị và vật tư, chi phí quản lý và các chi phí khác;

- Tính hợp lý của các chỉ số thực hiện của Kế hoạch;

- Những rủi ro có thể xảy ra và các biện pháp giảm thiểu tác động của rủi ro.

3. Gửi QWP và FACE đã ký cho UNCO

Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày AWP cho năm đầu và QWP cho quý đầu được phê duyệt, Giám đốc dự án chính thức gửi các văn bản này cho UNCO.

4. UNCO chấp thuận QWP

Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Giám đốc dự án về việc phê duyệt QWP, UNCO có văn bản thông báo cho Giám đốc dự án về việc UNCO chấp thuận QWP hoặc ý kiến khuyến nghị của mình (nếu có). Sau khi chấp thuận, UNCO tiến hành chuyển tiền theo yêu cầu cho dự án, đồng thời gửi kèm bản sao QWP và FACE đã được UNCO ký chấp thuận.

5. Cụ thể hóa các hoạt động trong QWP

Sau khi nhận được văn bản chấp thuận QWP của UNCO, PMU và các cơ quan tham gia thực hiện dự án tiến hành xây dựng kế hoạch chi tiết và triển khai thực hiện cho từng hoạt động. Quy trình xây dựng kế hoạch chi tiết và triển khai thực hiện các hoạt động chính như tuyển dụng nhân sự, đào tạo, mua sắm hàng hóa và dịch vụ được mô tả tại Phần III, Chương 5, 6 và 7 của HPPMG.

III. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÊ DUYỆT QWP (TỪ QUÝ THỨ HAI CỦA DỰ ÁN )

Quy trình này được áp dụng cho QWP từ quý thứ 2 và các quý tiếp theo của dự án. Theo đó PMU cần phối hợp với các bên liên quan xây dựng và phê duyệt QWP. PMU phải nộp QWP cho UNCO chậm nhất vào ngày thứ 15 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo theo quy định về tiến độ tại Phần III, Chương 9 về Theo dõi và Đánh giá dự án.

1. Xây dựng QWP

Bước này bao gồm các hoạt động được nêu tại Chương 4, Khoản II, Mục 2 nêu trên. Cần lưu ý rằng QWP phải dựa trên tiến độ và kết quả đạt được trong quý trước.

2. Phê duyệt QWP và FACE

Bước này bao gồm các nội dung được hướng dẫn tại Chương 4, Khoản II, Mục 3, 4 và 5 nêu trên, kèm theo Báo cáo thực hiện dự án của quý trước (theo mẫu tại Phụ lục III.9.4) và AWP đã được ký kết.

3. Cụ thể hóa các hoạt động trong QWP

Bước này bao gồm các nội dung được hướng dẫn tại Chương 4, Khoản II, Mục 6, nêu trên.

4. Báo cáo tình hình thực hiện QWP của quý trước và thông báo QWP của quý sau đã được phê duyệt

Hằng quý, Giám đốc dự án gửi Báo cáo tình hình thực hiện dự án quý (theo mẫu tại Phụ lục III.9.5) của quý trước và QWP của quý sau cho UNCO, đồng gửi NIP, Bộ KHĐT và Bộ TC.

IV. ĐIỀU CHỈNH QWP

1. Giám đốc dự án được điều chỉnh quy mô, tiến độ các hoạt động trong từng nhóm hoạt động của từng kết quả đầu ra như đã nêu trong DPO mà không làm thay đổi ngân sách đã được phê duyệt của nhóm hoạt động đó trong QWP nhằm đảm bảo việc thực hiện dự án phù hợp với thực tế. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc điều chỉnh này. Giám đốc dự án sẽ thông báo lại cho NIP, UNCO về việc điều chỉnh này cũng như thể hiện việc điều chỉnh đó trong Báo cáo tình hình thực hiện dự án quý.

2. Các điều chỉnh khác trong khuôn khổ QWP đã được phê duyệt hoặc bổ sung hoạt động mới cần được cấp có thẩm quyền và sau đó là UNCO phê duyệt trước khi triển khai thực hiện.

Chương 5 - TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi áp dụng

Những hướng dẫn trong Chương này được áp dụng cho việc tuyển dụng nhân sự dự án đã được phê duyệt trong AWP và sử dụng ngân sách viện trợ của tổ chức LHQ, và cũng được áp dụng cho các dự án ô và dự án thành phần. Theo quy định chung của HPPMG, khi tổ chức LHQ thực hiện hoạt động dự án (kể cả hoạt động tuyển dụng nhân sự dự án) để đạt được các kết quả thỏa thuận tại AWP, thì tổ chức LHQ sẽ áp dụng các quy chế, quy định và thủ tục của tổ chức mình.

2. Nguyên tắc tuyển dụng

2.1. Các chức danh được tuyển dụng làm việc dài hạn cho dự án phải được các bên liên quan thống nhất và ghi trong DPO hoặc AWP.

2.2. Việc tuyển dụng nhân sự tham gia dự án còn đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:

2.2.1. Cạnh tranh - Việc tuyển dụng phải dựa vào nỗ lực tìm kiếm trên phạm vi rộng để xác định những ứng viên có năng lực tốt nhất và lựa chọn người phù hợp nhất theo TOR;

2.2.2. Công khai và minh bạch - Quá trình tuyển dụng phải cung cấp thông tin một cách đầy đủ và bình đẳng cho tất cả các ứng viên, trong đó có các tiêu chí lựa chọn rất rõ ràng;

2.2.3. Chia sẻ thông tin – Cơ quan, tổ chức tuyển dụng cần tham vấn và thông tin chặt chẽ với các bên liên quan trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự được tuyển dụng.

2.2.4. Tuân thủ

a) Trong trường hợp hoạt động tuyển dụng nhân sự do cơ quan phía Việt Nam thực hiện, sẽ áp dụng các quy định tại Luật Đấu thầu và bộ Luật Lao động của Nhà nước Việt Nam và của HPPMG, theo đó việc tuyển dụng phải dưới danh nghĩa của Cơ quan thực hiện dự án (NIP);

b) Trong trường hợp hoạt động tuyển dụng nhân sự do UNCO thực hiện, sẽ áp dụng các quy trình do UNCO quy định có sự phối hợp với NIP như quy định tại HPPMG, đồng thời quyết định tuyển dụng phải dưới danh nghĩa UNCO;

c) Trong trường hợp hoạt động tuyển dụng nhân sự do tổ chức phi chính phủ nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế được uỷ nhiệm tiến hành, sẽ áp dụng quy chế tuyển dụng nhân sự của tổ chức tương ứng (theo sự thỏa thuận với UNCO và NIP) có sự phối hợp với NIP như quy định tại HPPMG, đồng thời quyết định tuyển dụng phải dưới danh nghĩa của tổ chức quốc tế đó;

d) Cơ quan thực hiện tuyển dụng nhân sự phải áp dụng nhất quán những quy định, thủ tục tuyển dụng và hợp đồng đã được lựa chọn, không được áp dụng đan xen những quy định riêng rẽ của nhiều quy trình, thủ tục khác nhau cho một hoạt động tuyển dụng nhân sự.

3. Nguyên tắc của Hợp đồng nhân sự dự án

Trừ trường hợp các điều khoản của Hợp đồng nhân sự được quy định bởi một hiệp ước đa phương mà Việt Nam là một bên tham gia, thì Hợp đồng này tuân thủ các điểm sau:

3.1. Các điều khoản của Hợp đồng lao động cần tuân thủ các quy định của bộ Luật Lao động và Luật Thuế thu nhập cá nhân của nước Cộng hòa XHCN Việt Nam khi việc tuyển dụng do NIP thực hiện;

3.2. Mức thù lao và các chi phí khác cho nhân sự dự án trong nước áp dụng theo Định mức chi phí mà hệ thống LHQ áp dụng cho các dự án tại Việt Nam. Định mức này được các tổ chức LHQ định kỳ cập nhật;

3.3. Mức thù lao và các chi phí khác cho nhân sự dự án quốc tế do UNCO cập nhật và định kỳ thông báo để cơ quan tuyển dụng sử dụng;

3.4. Dù hợp đồng được ký với Chính phủ hay với UNCO, thì tiền thù lao trả cho cá nhân được thuê theo hợp đồng cũng phải được nói rõ là mức tổng, trong đó có cả bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các khoản thuế (nếu có);

3.5. Trong trường hợp một hợp đồng được ký với UNCO, thì UNCO không chịu trách nhiệm trả khoản thuế đối với tiền thù lao, cũng như không chịu trách nhiệm hoàn trả khoản thuế mà người có hợp đồng đã trả cho tiền thù lao nhận được từ hợp đồng đã ký. Việc trả các khoản thuế này là trách nhiệm của cá nhân người có hợp đồng.

4. Các loại nhân sự chủ yếu

4.1. Cán bộ hành chính hỗ trợ quản lý dự án: Trong khuôn khổ dự án, PMU có thể tuyển dụng một số chức danh chuyên trách sử dụng ngân sách viện trợ của dự án để làm việc tại Văn phòng dự án và hỗ trợ hành chính cho công tác quản lý dự án (bao gồm Điều phối viên, Kế toán, Trợ lý hành chính, Phiên dịch v.v...). Các chức danh này được NIP thống nhất với UNCO và được thể hiện trong DPO và AWP.

4.2. Nhân sự cung cấp dịch vụ (Service Provider): Là những cá nhân đáp ứng các yêu cầu của dự án trong việc hỗ trợ dự án về một lĩnh vực, vấn đề, hoạt động kỹ thuật, chuyên môn cụ thể của dự án trong một khoảng thời gian nhất định theo Kế hoạch hoạt động đã được phê duyệt.

Loại nhân sự này bao gồm chuyên gia dự án (chuyên gia tư vấn), cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ (Resource Person), phiên dịch viên...

4.2.1. Chuyên gia dự án:

Chuyên gia dự án bao gồm chuyên gia tư vấn ngắn hạn và dài hạn, chuyên gia khoán theo sản phẩm. Theo Luật Đấu thầu của Việt Nam, chuyên gia tư vấn còn được gọi là Nhà thầu tư vấn cá nhân.

a) Chuyên gia tư vấn dài hạn cho dự án là những chức danh chuyên gia có thời gian làm việc chuyên trách liên tục cho dự án theo hợp đồng từ sáu (06) tháng trở lên.

b) Chuyên gia tư vấn ngắn hạn cho dự án là những chức danh chuyên gia có thời gian làm việc chuyên trách liên tục cho dự án theo hợp đồng ít hơn sáu (06) tháng.

c) Chuyên gia khoán theo sản phẩm là người làm việc theo thoả thuận nộp kết quả là một sản phẩm cụ thể trong khoảng thời gian nào đó mà không quy định chặt chẽ về thời gian làm việc chuyên trách như hai loại chuyên gia nêu trên.

4.2.2. Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ (Resource Person): Là các cá nhân được NIP giao trách nhiệm chuẩn bị tài liệu gốc hoặc (và) hướng dẫn, hoặc tổ chức, hoặc cung cấp đầu vào kỹ thuật hoặc tri thức v..v... cho các hoạt động tập huấn, hội nghị và hội thảo của dự án.

4.2.3. Phiên dịch viên: Là những chuyên gia có kinh nghiệm được chính thức xác nhận về khả năng cung cấp dịch vụ biên, phiên dịch chất lượng cao cho các tổ chức LHQ hay các tổ chức tài trợ quốc tế khác và (hoặc) cho các dự án của họ trong lĩnh vực chuyên môn phù hợp để cung cấp dịch vụ dịch thuật cho hoạt động tương ứng của dự án.

4.3. Chuyên gia dự án trong nước và nhân sự hành chính hỗ trợ quản lý dự án không được là người thuộc biên chế của NIP. Trong trường hợp thị trường lao động trong nước không cung cấp được nhân sự theo yêu cầu của dự án, có thể tuyển người thuộc biên chế của NIP làm chuyên gia hoặc hỗ trợ quản lý dự án trong nước với điều kiện:

- Đáp ứng được các yêu cầu của TOR;

- Có quyết định tạm thôi việc của NIP đối với nhân sự đó;

- Được sự chấp thuận của UNCO.

5. Quản lý nhân sự

Giám đốc dự án và UNCO chịu trách nhiệm giám sát nhân sự dự án do mình tuyển dụng và định kỳ thông báo cho nhau về công việc của nhân sự do mình tuyển dụng để phục vụ công tác đánh giá hoạt động của nhân sự được tuyển.

Về nguyên tắc, nhân dự dự án do UNCO tuyển dụng và làm việc tại Văn phòng dự án sẽ do UNCO quản lý. Tuy nhiên, trong những trường hợp khi Giám đốc dự án quản lý có lợi hơn cho hoạt động dự án, thì phương thức quản lý này có thể được thỏa thuận bằng văn bản giữa UNCO và Giám đốc dự án trước khi tuyển dụng.

II. TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH HỖ TRỢ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Việc tuyển dụng loại nhân sự này do NIP chịu trách nhiệm thực hiện.

1. Quy trình tuyển dụng

Bước 1: Xây dựng hoặc hoàn thiện TOR cho vị trí cần tuyển dụng

Sau khi hoạt động tuyển dụng nhân sự trong nước hỗ trợ quản lý dự án đã được phê duyệt trong QWP, Giám đốc dự án hoàn thiện TOR theo mẫu tại Phụ lục III.5.1 cho vị trí cần tuyển dụng (nếu đã có dự thảo trong DPO hoặc AWP) hoặc xây dựng TOR mới trên cơ sở tham khảo ý kiến UNCO. Trong cả hai trường hợp, TOR cần nêu rõ đề xuất mức thù lao cho vị trí sẽ tuyển theo Định mức chi phí mà hệ thống LHQ áp dụng cho các dự án tại Việt Nam. Bên cạnh đó, Giám đốc dự án xây dựng các yêu cầu hồ sơ cá nhân để phục vụ cho việc tuyển dụng nhân sự.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Việc tuyển dụng nhân sự phải được thông báo công khai (trong 3 số liên tục) trên các báo sau:

- Báo Lao động;

- Báo địa phương hoặc báo ngành;

- Trang thông tin điện tử trong nước chuyên quảng cáo về tuyển dụng nhân sự;

- Trang thông tin điện tử của LHQ (do UNCO chịu trách nhiệm thực hiện).

Có thể xác định các ứng viên dựa vào danh mục chuyên gia do UNCO lưu giữ, thông qua giới thiệu của các đồng nghiệp, các mạng thông tin và các cơ quan chuyên môn. Các ứng viên được xác định nên bao gồm cả nam và nữ.

Bước 3: Thành lập Hội đồng tuyển dụng nhân sự

Giám đốc dự án ra quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng nhân sự. Đối với việc tuyển chức danh Kế toán, NIP ra quyết định hoặc uỷ quyền cho Giám đốc dự án ra quyết định thành lập Hội đồng cũng như tiến hành các bước tuyển chọn tiếp theo. Trong cả hai trường hợp, Quyết định cần nói rõ hoàn cảnh, mục đích, nhiệm vụ, thành phần, các chức danh và nhiệm vụ quyền hạn của Hội đồng và mỗi thành viên. Hội đồng cần có ít nhất 03 người.

Đại diện UNCO có thể được mời tham gia với tư cách thành viên của Hội đồng. Giám đốc dự án hoặc người được ủy quyền làm Chủ tịch Hội đồng.

Bước 4: Lựa chọn danh sách ngắn

Trên cơ sở các tiêu chuẩn, yêu cầu đã được xác định, Hội đồng tuyển dụng xem xét hồ sơ các ứng viên, lựa chọn danh sách những ứng viên tốt nhất được sơ tuyển (ít nhất 03 người). Kết quả lựa chọn được Hội đồng phản ánh bằng Biên bản lựa chọn danh sách ngắn.

Trong trường hợp danh sách ngắn không đủ 03 người, Hội đồng cần nêu rõ trong Biên bản lựa chọn danh sách ngắn. Giám đốc dự án quyết định việc tiếp tục tuyển dụng hoặc dừng lại để bổ sung số ứng viên được lựa chọn (bằng cách tiến hành lựa chọn thêm ứng viên từ các hồ sơ dự tuyển hoặc thông báo tuyển dụng lại) đồng thời thông báo cho NIP và UNCO được biết.

Bước 5: Lựa chọn ứng viên tốt nhất

a) Hội đồng tiến hành kiểm tra năng lực và kinh nghiệm của mỗi ứng viên bằng các hình thức sau:

- Phỏng vấn.

- Kiểm tra viết (có thể về chuyên môn, tin học, tiếng Anh). Khi ứng viên có bằng chứng văn bản chứng minh khả năng tiếng Anh của mình đáp ứng được yêu cầu về năng lực tiếng Anh quy định tại TOR thì không cần phải kiểm tra tiếng Anh. Tuy nhiên, đối với chức danh phiên dịch, cần được kiểm tra tại một cơ sở đào tạo tiếng Anh có uy tín tại Việt Nam do UNCO chỉ định.

- Xác minh lý lịch của ứng viên trong trường hợp có thể.

b) Hội đồng lập Biên bản kết quả và đề xuất ứng viên được Hội đồng lựa chọn cũng như lý do chọn người đó, trình Giám đốc dự án để quyết định.

c) Đối với những ứng viên ngoại tỉnh tham gia bước tuyển chọn này, dự án có thể thanh toán tiền ăn ở và đi lại cho ứng viên từ tiền viện trợ của dự án.

Bước 6: Quyết định tuyển dụng

Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ khi Hội đồng trình Biên bản kết quả tuyển dụng kèm đề xuất, Giám đốc dự án ra quyết định tuyển dụng đối với ứng viên được chọn. Trong trường hợp Giám đốc dự án quyết định một ứng viên khác với người được Hội đồng

đề xuất, Giám đốc dự án phải ghi rõ lý do đưa ra quyết định của mình vào Biên bản và chịu trách nhiệm cá nhân về quyết định này.

Bước 7: Thông báo kết quả tuyển dụng cho ứng viên

Trong vòng ba (03) ngày làm việc kể từ khi Giám đốc dự án ra quyết định tuyển dụng, Giám đốc dự án thông báo kết quả tuyển chọn bằng văn bản cho các ứng viên.

Bước 8: Thương thảo Hợp đồng lao động với ứng viên được chọn

Sau khi quyết định chọn ứng viên, Giám đốc dự án gửi thư mời làm việc tới ứng viên. Giám đốc dự án cần trao đổi và thoả thuận với ứng viên này về các điều kiện làm việc của dự án và mức lương cũng như các khoản chi khác cho người đó trong phạm vi định mức chi phí mà hệ thống LHQ tại Việt Nam áp dụng cho cấp bậc tương ứng. Việc thương thảo hợp đồng này (dù đạt được thoả thuận hay không) phải được hai bên cùng thống nhất và thể hiện bằng Biên bản thương thảo hợp đồng do hai bên cùng ký. Trong trường hợp không đạt được thoả thuận hợp đồng với ứng viên được chọn, Giám đốc dự án có thể thỏa thuận với ứng viên xếp thứ tự tiếp sau (nếu phù hợp) hoặc tiến hành qui trình tuyển dụng lại từ đầu.

Bước 9: Ký kết Hợp đồng lao động

a) Sau khi chấp thuận lời đề nghị làm việc, ứng viên cần nộp Tờ khai tình trạng sức khoẻ theo mẫu tại Phụ lục III.5.2 trong trường hợp ký hợp đồng ngắn hạn (có thời gian làm việc chuyên trách liên tục cho dự án theo hợp đồng ít hơn sáu (06) tháng) hay Giấy chứng nhận sức khoẻ do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp trong trường hợp ký hợp đồng dài hạn (có thời gian làm việc chuyên trách liên tục cho dự án theo hợp đồng từ sáu (06) tháng trở lên).

b) Giám đốc dự án dự thảo Hợp đồng lao động theo mẫu nêu tại Phụ lục III.5.3. TOR là một phần bắt buộc của Hợp đồng lao động.

c) Ứng viên ký vào Hợp đồng lao động, chính thức chấp thuận lời đề nghị làm việc.

d) Giám đốc dự án ký vào Hợp đồng lao động, chính thức tuyển dụng ứng viên.

2. Sửa đổi, bổ sung và chấm dứt Hợp đồng lao động

2.1. Hợp đồng lao động có thể được sửa đổi, bổ sung căn cứ vào các điều khoản ràng buộc của Hợp đồng và tuân thủ các quy định về trình tự, thủ tục sửa đổi, bổ sung Hợp đồng lao động của Nhà nước Việt Nam. Mẫu Sửa đổi, bổ sung Hợp đồng lao động được nêu tại Phụ lục III.5.4.

2.2. Một trong hai bên ký kết Hợp đồng lao động có thể chấm dứt Hợp đồng vào bất cứ thời điểm nào bằng cách thông báo bằng văn bản cho bên kia ít nhất trước ba mươi (30) ngày làm việc đối với Hợp đồng lao động có kỳ hạn và ít nhất trước bốn lăm (45) ngày làm việc đối với Hợp đồng lao động không kỳ hạn.

3. Thanh toán lương, thù lao và các chi phí cho nhân sự

3.1. PMU thực hiện việc trả lương và phí dịch vụ cho nhân sự hỗ trợ quản lý của dự án như sau:

- Giám đốc dự án trực tiếp chi trả từ nguồn tiền mà UNCO chuyển hằng quí vào tài khoản dự án, nhưng cần giữ lại khoản thuế thu nhập cá nhân của nhân sự để đóng thuế theo qui định.

- Việc thanh toán lương được thực hiện vào cuối từng tháng làm việc trên cơ sở Bảng chấm công do PMU áp dụng.

3.2. PMU thực hiện việc chi trả cho nhân sự hỗ trợ quản lý trợ cấp khi đi công tác như sau:

- Nhân sự được đài thọ trợ cấp khi đi công tác ngoại tỉnh (chuyến công tác dài hơn 10 tiếng/ngày nhằm thực hiện các hoạt động dự án được nêu trong QWP).

- Trước khi đi công tác, đương sự cần điền đầy đủ vào Giấy đề nghị đi công tác (xem mẫu tại Phụ lục III.5.7) và nộp cho Giám đốc dự án phê duyệt. Đương sự sẽ được tạm ứng tiêu chuẩn trợ cấp đi lại theo định mức chi phí mà hệ thống LHQ áp dụng tại Việt Nam. Các khoản chi này được tính vào các hoạt động tương ứng nêu tại ngân sách của AWP và QWP. Sau khi hoàn thành chuyến công tác, đương sự nộp cho Giám đốc dự án Giấy đề nghị đi công tác và Báo cáo công tác (trừ trường hợp đương sự đi dự một hoạt động chương trình hay dự án mà sự kiện này có báo cáo hoặc biên bản riêng) để được thanh toán phần trợ cấp còn lại hoăc quyết toán cho đợt công tác. Các khoản công tác phí phải được quyết toán vào FACE sau đó và kết quả chuyến công tác được phản ánh trong Báo cáo thực hiện dự án hằng quý (Xem Phần III, Chương 9, để biết thêm chi tiết).

4. Trong trường hợp cần gấp, Giám đốc dự án có thể tuyển dụng ngay nhân sự để hỗ trợ quản lý chương trình, dự án mà không qua quy trình tuyển dụng nói trên, nếu QWP đã duyệt có đủ kinh phí và mức giá trị hợp đồng không vượt quá 1.500 USD. Tuy nhiên, Giám đốc dự án cần có luận cứ xác đáng và giải trình quyết định của mình tại Báo cáo thực hiện dự án quý gần nhất.

III. TUYỂN DỤNG CHUYÊN GIA DỰ ÁN TRONG NƯỚC

Chuyên gia dự án trong nước là các cá nhân có quốc tịch Việt Nam và có đầy đủ quyền công dân.

1. Tuyển dụng chuyên gia dự án trong nước do NIP tiến hành

1.1.Việc tuyển dụng chuyên gia trong nước hoạt động cho dự án do NIP (kể cả dự án ô và dự án thành phần) chịu trách nhiệm được thực hiện theo quy trình lựa chọn nhà thầu tư vấn cá nhân quy định tại Luật Đấu thầu và được chi tiết hóa tại Chương IV, Mục 2 của Nghị định 85/2009/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn thi hành “Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng”.

1.2. Quy trình tuyển dụng

Bước 1: Lập và phê duyệt Kế hoạch đấu thầu

a) Lập Kế hoạch đấu thầu

- PMU rà soát AWP để khẳng định các hoạt động tuyển chuyên gia tư vấn cần được thực hiện, hoặc làm rõ và cụ thể hóa nội dung, thời gian, địa điểm và cách thức tiến hành các hoạt động này.

- Giám đốc dự án lập Kế hoạch đấu thầu để có thể chủ động tuyển chuyên gia đúng tiến độ của dự án. Kế hoạch này có thể là một phần của Kế hoạch đấu thầu cho các loại mua sắm chung trong năm của dự án và được hướng dẫn cụ thể tại Phần III, Chương 7, Khoản II, Mục 1 của HPPMG.

- Việc xây dựng và nội dung Kế hoạch đấu thầu được tiến hành theo các quy định tại Điều 6 Luật Đấu thầu và Chương II của Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

- Trong quá trình lập Kế hoạch đấu thầu, Giám đốc dự án có thể tham vấn UNCO về những vấn đề liên quan.

b) Phê duyệt Kế hoạch đấu thầu

Giám đốc dự án tiến hành các thủ tục để phê duyệt Kế hoạch đấu thầu theo quy định tại Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

Bước 2: Xây dựng hoặc hoàn thiện TOR cho vị trí cần tuyển dụng

Sau khi hoạt động tuyển dụng chuyên gia trong nước đã được phê duyệt trong QWP, Giám đốc dự án hoàn thiện TOR theo mẫu tại Phụ lục III.5.1 cho vị trí cần tuyển dụng (nếu đã có dự thảo trong DPO hoặc AWP) hoặc xây dựng TOR mới. Trong cả hai trường hợp, TOR cần phản ánh đầy đủ các yêu cầu quy định tại Điều 22 của Nghị định 85/2009/NĐ-CP và nêu rõ đề xuất mức thù lao cho vị trí sẽ tuyển theo Định mức chi phí mà hệ thống LHQ áp dụng tại Việt Nam. Bên cạnh đó, Giám đốc dự án xây dựng các yêu cầu hồ sơ cá nhân để phục vụ cho việc tuyển dụng nhân sự. Trong quá trình trên, Giám đốc dự án có thể tham khảo thêm ý kiến UNCO.

Bước 3: Thông báo tuyển dụng

Việc mời thầu chuyên gia tư vấn phải được thông báo công khai trên các phương tiện thông tin sau đây:

- Báo Đấu thầu (trong 3 kỳ liên tiếp);

- Trang thông tin điện tử về đấu thầu;

- Trang thông tin điện tử trong nước chuyên quảng cáo về tuyển dụng nhân sự;

- Trang thông tin điện tử của LHQ (do UNCO chịu trách nhiệm thực hiện).

Các ứng viên được xác định nên bao gồm cả nam và nữ.

Bước 4: Thành lập Hội đồng tuyển dụng chuyên gia

Giám đốc dự án ra quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng nhân sự. Quyết định cần nói rõ hoàn cảnh, mục đích, nhiệm vụ, thành phần, các chức danh và nhiệm vụ quyền hạn của Hội đồng và mỗi thành viên. Hội đồng cần có ít nhất 03 người.

Giám đốc dự án hoặc người được ủy quyền làm Chủ tịch Hội đồng.

Bước 5: Lựa chọn danh sách ngắn

Trên cơ sở các tiêu chuẩn, yêu cầu đã được xác định, Hội đồng tuyển dụng xem xét hồ sơ, đặc biệt là lý lịch khoa học các ứng viên, lựa chọn danh sách những ứng viên tốt nhất được sơ tuyển (ít nhất 03 người). Kết quả lựa chọn được Hội đồng phản ánh bằng Biên bản lựa chọn danh sách ngắn.

Trong trường hợp danh sách ngắn không đủ 03 người, Hội đồng cần nêu rõ trong Biên bản lựa chọn danh sách ngắn. Giám đốc dự án quyết định việc tiếp tục tuyển dụng hoặc dừng để bổ sung số ứng viên được lựa chọn (bằng cách tiến hành lựa chọn thêm ứng viên từ các hồ sơ dự tuyển hoặc thông báo tuyển dụng lại) đồng thời báo cáo NIP xem xét, quyết định.

Bước 6: Lựa chọn ứng viên tốt nhất

a) Hội đồng tiến hành đánh giá sự đáp ứng của chuyên gia tư vấn theo hồ sơ, lý lịch khoa học trên cơ sở TOR để lựa chọn chuyên gia tốt nhất đáp ứng yêu cầu.

Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng có thể tiến hành phỏng vấn cũng như xác minh lý lịch của chuyên gia.

b) Hội đồng lập Biên bản kết quả xét chọn và đề xuất ứng viên được Hội đồng lựa chọn cũng như lý do chọn người đó, báo cáo Giám đốc dự án trình NIP quyết định.

Bước 7: Thông báo kết quả tuyển dụng cho ứng viên

Trong vòng ba (03) ngày làm việc kể từ khi có quyết định chấp nhận kết quả tuyển chọn, Giám đốc dự án thông báo kết quả tuyển chọn bằng văn bản cho các ứng viên.

Bước 8: Thương thảo Hợp đồng tư vấn với chuyên gia được chọn

Sau khi quyết định chọn chuyên gia, Giám đốc dự án dự thảo Hợp đồng tư vấn theo mẫu tại Phụ lục III.5.5 và gửi thư mời làm việc tới ứng viên. Giám đốc dự án cần trao đổi và thoả thuận với ứng viên này về các điều kiện làm việc của dự án và mức lương cũng như các khoản chi khác cho người đó trong phạm vi định mức chi phí mà hệ thống LHQ tại Việt Nam áp dụng trên cơ sở TOR và tương ứng với hồ sơ, lý lịch khoa học của chuyên gia. Việc thương thảo Hợp đồng này (dù đạt được thoả thuận hay không) phải được hai bên cùng thống nhất và thể hiện bằng Biên bản thương thảo Hợp đồng do hai bên cùng ký. Trong trường hợp không đạt được thoả thuận Hợp đồng với ứng viên được chọn, Giám đốc dự án có thể thỏa thuận với ứng viên xếp thứ tự tiếp sau (nếu phù hợp) hoặc tiến hành qui trình tuyển dụng lại từ đầu.

Bước 9: Ký kết Hợp đồng tư vấn

b) Giám đốc dự án dự thảo Hợp đồng tư vấn. TOR là một phần bắt buộc của Hợp đồng.

c) Ứng viên ký vào Hợp đồng tư vấn, chính thức chấp thuận lời đề nghị làm việc.

d) Giám đốc dự án ký vào Hợp đồng tư vấn, chính thức tuyển dụng ứng viên.

1.3. Sửa đổi, bổ sung và chấm dứt Hợp đồng tư vấn

a) Hợp đồng tư vấn có thể được sửa đổi, bổ sung căn cứ vào các điều khoản ràng buộc của Hợp đồng và tuân thủ các quy định về trình tự, thủ tục sửa đổi, bổ sung Hợp đồng lao động và Hợp đồng kinh tế của Nhà nước Việt Nam.

b) Một trong hai bên ký kết Hợp đồng tư vấn có thể chấm dứt Hợp đồng vào bất cứ thời điểm nào nếu có sự vi phạm nghiêm trọng các điều khoản quy định trong Hợp đồng của bên kia mà hai bên không thể khắc phục được sau khi đã thảo luận với nhau. Xử lý việc huỷ bỏ Hợp đồng theo các quy định đối với ký kết Hợp đồng kinh tế và các điều kiện ràng buộc ghi trong Hợp đồng giữa 2 bên.

1.4. Thanh toán lương, thù lao và các chi phí cho nhân sự

a) PMU thực hiện việc chi trả cho chuyên gia tư vấn của dự án như sau:

- Giám đốc dự án trực tiếp chi trả theo điều kiện chi trả quy định trong Hợp đồng tư vấn từ nguồn tiền mà UNCO chuyền hàng quí vào tài khoản dự án, nhưng cần giữ lại khoản thuế thu nhập cá nhân của chuyên gia để đóng thuế theo qui định.

- Trước khi ký duyệt thanh toán theo kỳ hoặc thanh lý hợp đồng và thanh toán lần cuối cho chuyên gia trong nước, Giám đốc dự án cần nhận được đầy đủ và xem xét báo cáo tiến độ và sản phẩm của đương sự theo điều khoản ràng buộc trong TOR và Hợp đồng.

b) PMU thực hiện việc chi trả cho chuyên gia tư vấn trợ cấp khi đi công tác ngoại tỉnh theo quy định và kế hoạch đi công tác đã được duyệt như đối với nhân sự hỗ trợ quản lý dự án được trình bầy tại Khoản II, Điểm 3.2 của Chương này.

1.5. Trong trường hợp cần gấp, Giám đốc dự án có thể tuyển dụng ngay chuyên gia tư vấn mà không qua quy trình tuyển dụng nói trên, nếu QWP đã duyệt có đủ kinh phí và mức giá trị hợp đồng là 1.500 USD hoặc ít hơn. Tuy nhiên, Giám đốc dự án cần có luận cứ xác đáng và giải trình quyết định của mình tại Báo cáo dự án hằng quý gần nhất.

1.6. Đối với hoạt động tuyển dụng có giá trị hợp đồng nhiều hơn 1.500 USD, quy trình tuyển dụng phải tuân thủ các bước được quy định tại Mục 1.2 trên đây.

2. Tuyển dụng chuyên gia dự án trong nước do UNCO tiến hành

2.1. Căn cứ vào hoạt động trợ giúp kỹ thuật quy định tại AWP và QWP đã được phê duyệt, UNCO thay mặt dự án đề tiến hành tuyển dụng chuyên gia tư vấn cho dự án thông qua các các bước cơ bản sau:

Bước 1: Nghiên cứu văn bản

UNCO phối hợp với PMU nghiên cứu AWP và QWP để khẳng định các vị trí nhân sự hỗ trợ quản lý cần tuyển dụng do UNCO chịu trách nhiệm thực hiện và xác định thời điểm cần triển khai hoạt động tuyển dụng.

Bước 2: Xây dựng TOR cho vị trí cần tuyển dụng

UNCO phối hợp với PMU để hoàn thiện TOR cho vị trí cần tuyển dụng (nếu đã có dự thảo trong DPO hoặc AWP) hoặc xây dựng TOR mới. TOR cần nêu rõ đề xuất mức thù lao cho vị trí sẽ tuyển theo quy định của Định mức chi phí mà hệ thống LHQ áp dụng tại Việt Nam.

Bước 3: Quá trình tuyển dụng

UNCO tiến hành quá trình tuyển dụng theo các thủ tục, quy chế riêng của mình.

Bước 4: Thông báo việc tuyển dụng cho PMU

Trưởng đại diện UNCO gửi bản sao Hợp đồng dịch vụ đã ký kết cho Giám đốc dự án để thông báo đã hoàn thành việc tuyển dụng và đề nghị Giám đốc dự án phối hợp trong việc giám sát công việc và hỗ trợ nhân sự trong quá trình thực hiện Hợp đồng.

2.2. Sửa đổi, bổ sung và chấm dứt Hợp đồng dịch vụ

Hợp đồng dịch vụ có thể được sửa đổi, bổ sung và chấm dứt căn cứ vào các điều khoản ràng buộc của Hợp đồng và tuân thủ các quy định về trình tự, thủ tục sửa đổi, bổ sung và chấm dứt Hợp đồng của LHQ.

2.3. Thanh toán lương, thù lao và các chi phí cho chuyên gia

a) UNCO thực hiện việc trả lương cho đương sự theo định mức chi phí mà hệ thống LHQ áp dụng cho các dự án tại Việt Nam và theo các thủ tục của mình, sau khi có tham vấn ý kiến bằng văn bản của Giám đốc dự án về kết quả công việc đối với đương sự .

b) PMU thực hiện việc chi trả cho chuyên gia trợ cấp khi đi công tác ngoại tỉnh theo quy định và kế hoạch đi công tác đã được duyệt như đối với nhân sự hỗ trợ quản lý dự án được trình bầy tại Khoản II, Điểm 3.2 của Chương này.

IV. TUYỂN DỤNG CHUYÊN GIA QUỐC TẾ

Chuyên gia quốc tế là các cá nhân có quốc tịch nước ngoài

1. Tuyển dụng chuyên gia quốc tế do NIP tiến hành

NIP áp dụng các bước tuyển dụng tương tự như ở Khoản III, Mục 1 của Chương này để tuyển dụng chuyên gia quốc tế. Việc phỏng vấn, thương thảo hợp đồng có thể được thực hiện trực tiếp tại Việt Nam hoặc thông qua thư điện tử, điện thoại và (hoặc) phương tiện hội nghị từ xa. Tuy nhiên, cần lưu ý mức độ phức tạp của việc tìm hiểu thông tin, liên hệ, phỏng vấn và thanh toán đối với chuyên gia quốc tế do họ ở ngoài Việt Nam. Bên cạnh đó, cần lưu ý các thông lệ và quy định quốc tế khi tuyển dụng người nước ngoài làm việc cho dự án.

2. Tuyển dụng chuyên gia quốc tế do UNCO tiến hành

2.1. Căn cứ vào hoạt động trợ giúp kỹ thuật quy định tại AWP và QWP đã được phê duyệt, UNCO thay mặt dự án để tiến hành tuyển dụng chuyên gia tư vấn quốc tế cho dự án thông qua các thủ tục, quy chế của riêng mình. Các bước cần thiết và yêu cầu cơ bản của quy trình tuyển dụng chuyên gia quốc tế tương tự như nêu tại Khoản III, Mục 2 của Chương này về tuyển dụng chuyên gia trong nước do UNCO tiến hành, bao gồm cả các quy định về gửi bản sao Hợp đồng dịch vụ đã ký kết cho Giám đốc dự án. Việc phỏng vấn, thương thảo hợp đồng có thể được thực hiện trực tiếp tại Việt Nam hoặc thông qua thư điện tử, điện thoại và (hoặc) phương tiện hội nghị từ xa. UNCO áp dụng các thủ tục, quy chế của mình trong việc chi trả cho chuyên gia kể các phí dịch vụ, đi lại và bảo hiểm.

2.2. Riêng đối với việc thanh toán lương cũng như chi trả thù lao và các chi phí cho công tác ngoại tỉnh tại Việt Nam (nếu có) cần tuân thủ các điểm sau:

a) UNCO thực hiện việc trả lương cho chuyên gia quốc tế theo mức lương đã thoả thuận trong Hợp đồng và theo các thủ tục của mình sau khi có tham vấn ý kiến bằng văn bản của Giám đốc dự án về kết quả công việc đối với chuyên gia.

b) UNCO thực hiện việc chi trả cho chuyên gia quốc tế trợ cấp khi đi công tác ngoại tỉnh theo quy định và kế hoạch đi công tác đã được duyệt và theo quy định của tổ chức LHQ. Trong trường hợp không có quy định riêng, việc chi trả sẽ được thực hiện như đối với nhân sự hỗ trợ quản lý dự án được trình bầy tại Khoản II, Điểm 3.2 của Chương này.

3. Xác nhận chuyên gia quốc tế về ODA:

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyên gia quốc tế trong sinh sống và làm việc tại Việt Nam, Giám đốc dự án thông qua NIP tiến hành các thủ tục xác nhận chuyên gia quốc tế về ODA được tuyển dụng và làm việc trong khuôn khổ dự án của mình theo quy định và chế độ hiện hành của Chính phủ Việt Nam (Quy chế chuyên gia nước ngoài thực hiện các chương trình, dự án ODA ở Việt Nam ban hành kèm Quyết định 119/2009/QĐ-TTg, ngày 01/10/2009 và các văn bản hướng dẫn liên quan).

Chương 6 – TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO CỦA DỰ ÁN

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi áp dụng

Những quy định trong Chương này được áp dụng đối với các hoạt động đào tạo đã được phê duyệt trong AWP và được tổ chức bằng ngân sách viện trợ của tổ chức LHQ, bất kể được tổ chức trong nước hay ở nước ngoài, bất kể do ai tổ chức.

2. Nguyên tắc tổ chức đào tạo

2.1. Các hoạt động đào tạo cần đảm bảo cung cấp tri thức, kỹ năng, tác động tới thái độ và hành vi để nâng cao năng lực của cơ quan tiếp nhận dự án và các cán bộ được tuyển dụng để thực hiện dự án, qua đó trực tiếp góp phần thực hiện các mục tiêu và kết quả đặt ra cho dự án, đồng thời nâng cao năng lực dài hạn cho cơ quan tiếp nhận dự án, đảm bảo tác động bền vững của việc tăng cường năng lực cho cơ quan tiếp nhận dự án.

2.2. Các hoạt động đào tạo chỉ được thực hiện khi đã được phê duyệt trong, hoặc bổ sung vào, AWP và QWP.

2.3. Không tổ chức và tài trợ cho các chương trình đào tạo cơ bản (foundational education) hoặc các chương trình cấp bằng (degree programmes), trừ trường hợp được chấp thuận và ghi rõ trong DPO hoặc Văn kiện dự án.

2.4. Đảm bảo đúng đối tượng và sự tham gia thích đáng, đầy đủ của phụ nữ.

2.5. Mọi học viên tham gia đào tạo dưới bất kỳ hình thức nào, kể cả ở trong hoặc ngoài nước, không kể cấp bậc hoặc chức vụ tại cơ quan chủ quản của họ tại Việt Nam, được hưởng cùng tiêu chuẩn phụ cấp và các tiêu chuẩn khác theo định mức chi phí mà LHQ áp dụng tại Việt Nam cho các hoạt động đào tạo trong nước và tiêu chuẩn quốc tế được LHQ áp dụng cho các hoạt động đào tạo ở nước ngoài.

II. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO TRONG NƯỚC

Các hoạt động đào tạo trong nước gồm tất cả mọi hoạt động đào tạo được thực hiện trên lãnh thổ Việt Nam dưới bất kỳ hình thức nào.

1. Các hoạt động đào tạo trong nước do NIP tổ chức

Bước 1: Rà soát AWP và QWP

PMU rà soát AWP và QWP để khẳng định các hoạt động đào tạo cần được thực hiện, hoặc làm rõ và cụ thể hóa nội dung, thời gian, địa điểm và cách thức tiến hành các hoạt động này.

Bước 2: Xây dựng hoặc hoàn thiện TOR cho hoạt động đào tạo

a) Giám đốc dự án hoàn thiện TOR cho hoạt động đào tạo (nếu đã có dự thảo trong DPO hoặc AWP), hoặc xây dựng TOR mới theo mẫu tại Phụ lục III.6.1.

Trong trường hợp cần thiết và thông qua tham khảo ý kiến với UNCO, Giám đốc dự án có thể tuyển dụng chuyên gia ngắn hạn làm tư vấn giúp mình soạn thảo TOR cho hoạt

động đào tạo. Điều này được áp dụng khi hoạt động đào tạo có nội dung phức tạp và PMU không có đủ khả năng chuyên môn để đảm bảo chất lượng của TOR.

b) Nếu thấy cần thiết, Giám đốc dự án có thể xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai hoạt động đào tạo trên cơ sở TOR đã lập.

Bước 3: Chuẩn bị tổ chức hoạt động đào tạo

a) Khi PMU tự thực hiện các hoạt động đào tạo, các hoạt động chuẩn bị gồm:

- Xây dựng chương trình đào tạo trên cơ sở đánh giá nhu cầu đào tạo;

- Xây dựng tài liệu giảng dạy;

- Cử giảng viên và nhân viên hỗ trợ;

- Tuyển chọn, triệu tập học viên;

- Thuê địa điểm và chuẩn bị phương tiện.

b) Khi dự án thuê giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo bên ngoài để thực hiện hoạt động đào tạo, cần tiến hành các hoạt động chuẩn bị sau:

- Xác định, tuyển chọn và ký hợp đồng với giảng viên hay cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo có chất lượng trong nước để tiến hành hoặc tổ chức hoạt động đào tạo:

+ Trên cơ sở TOR đã được phê duyệt, Giám đốc dự án tuyển chọn giảng viên hoặc cơ sở đào tạo bên ngoài có chất lượng để tiến hành hoạt động đào tạo. Việc tuyển chọn giảng viên được thực hiện theo thủ tục, trình tự quy định tại Phần III, Chương 5 - Tuyển dụng nhân sự dự án, trừ những trường hợp là Cán bộ hướng dẫn -hỗ trợ. Việc tuyển chọn cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo được thực hiện theo quy định tại Phần III, Chương 7 - Mua sắm hàng hoá và dịch vụ trong các dự án.

+ Trong trường hợp hoạt động đào tạo thực hiện trong thời gian ngắn và cần tổ chức gấp, Giám đốc dự án có thể tuyển dụng ngay giảng viên mà không qua quy trình tuyển dụng nhân sự dự án nói trên, nếu QWP đã duyệt có đủ kinh phí và mức giá trị hợp đồng với giảng viên không vượt quá 1.500 USD. Tuy nhiên, Giám đốc dự án cần có luận cứ xác đáng và giải trình quyết định của mình tại Báo cáo thực hiện dự án của quý gần nhất.

- Giảng viên hoặc cơ sở đào tạo thiết kế chương trình, tài liệu và lập kế hoạch thực hiện hoạt động đào tạo:

+ Giám đốc dự án có trách nhiệm cung cấp những tài liệu liên quan để đảm bảo chương trình, bài giảng bám sát và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của dự án. Nếu xét thấy cần thiết, Giám đốc dự án có thể yêu cầu và tạo điều kiện để giảng viên tiếp xúc trước với học viên để nắm được nhu cầu đào tạo;

+ Dự án cần phối hợp với giảng viên và cơ sở đào tạo, cố gắng gửi tài liệu tập huấn cho học viên trước khi hoạt động đào tạo diễn ra để họ có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị, đảm bảo cho hoạt động đào tạo có hiệu quả cao.

- Tuyển chọn và thông báo cho học viên, thu xếp việc đi lại và tiền phụ cấp lưu trú cho họ tại nơi tổ chức đào tạo:

+ Giám đốc dự án có trách nhiệm gửi thông báo tuyển chọn học viên cho các cơ quan có liên quan, trong đó chỉ rõ các tiêu chí tuyển chọn và những nội dung liên quan khác;

+ Các cơ quan quản lý học viên có trách nhiệm kịp thời cử học viên tham dự các khoá tập huấn theo đúng đối tượng yêu cầu, đúng tiêu chuẩn lựa chọn và tạo điều kiện để họ có thể tham dự hoạt động đào tạo một cách có hiệu quả.

- Chuẩn bị địa điểm đào tạo:

Căn cứ vào yêu cầu đào tạo, Giám đốc dự án tham vấn với giảng viên hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo về yêu cầu đối với địa điểm đào tạo, từ đó lựa chọn địa điểm đào tạo thích hợp, kể cả các điểm thăm quan, thực hành, thực tập tuỳ theo mục đích, yêu cầu của nội dung đào tạo.

- Chuẩn bị phương tiện cần thiết cho đào tạo:

Giám đốc dự án tham vấn với giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo trong việc cung cấp những phương tiện cần thiết phục vụ cho giảng dạy (bao gồm cả các vật tư, dụng cụ thí nghiệm, thực hành, văn phòng phẩm, v.v…).

Bước 4: Thực hiện hoạt động đào tạo

Hoạt động đào tạo phải được tiến hành theo đúng TOR đã được phê duyệt và Hợp đồng được ký kết giữa Giám đốc dự án với giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo.

a) Trách nhiệm của Giám đốc dự án trong thực hiện hoạt động đào tạo:

- Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc tiến hành hoạt động đào tạo, đảm bảo cho hoạt động đào tạo (giảng bài, thảo luận và các hoạt động học tập trên lớp hoặc tại hiện trường nếu có, cung cấp tài liệu học tập cho học viên, đảm bảo các điều kiện hậu cần cho đào tạo, v.v…) diễn ra một cách có hiệu quả, theo đúng kế hoạch;

- Đôn đốc, phối hợp và hỗ trợ các cơ quan, tổ chức có liên quan, đảm bảo rằng họ thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đã cam kết trong các hợp đồng, thoả thuận đã ký kết với dự án về việc cung cấp hậu cần, đảm bảo các dịch vụ để hoạt động đào tạo có thể được thực hiện trôi chảy, thuận lợi;

- Thanh toán các khoản trợ cấp, phụ cấp cho học viên theo định mức chi phí mà LHQ áp dụng tại Việt Nam và kế hoạch đã được phê duyệt.

b) Trách nhiệm của giảng viên và cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo:

Cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo và giảng viên có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các điều khoản theo Hợp đồng.

c) Trách nhiệm của học viên:

Học viên tham gia hoạt động đào tạo có trách nhiệm tham dự đầy đủ các nội dung đào tạo theo yêu cầu của giảng viên cũng như những quy định của dự án và cơ quan cử đi đào tạo.

d) Trách nhiệm của cơ quan cử học viên đi đào tạo:

Cơ quan cử học viên đi đào tạo có trách nhiệm tạo điều kiện để học viên tham dự đầy đủ các hoạt động đào tạo. Cần tuyệt đối tránh việc triệu tập học viên quay trở về cơ quan trong thời gian đào tạo.

e) Trách nhiệm của NIP và UNCO:

NIP và UNCO có trách nhiệm theo dõi và hỗ trợ dự án thực hiện các hoạt động đào tạo theo kế hoạch đã được duyệt.

Bước 5: Đánh giá, báo cáo về hoạt động đào tạo

a) Mỗi học viên tham gia hoạt động đào tạo thực hiện việc đánh giá kết quả đào tạo theo mẫu Phiếu đánh giá tại Phụ lục III.6.2. Trong trường hợp cần thiết, Giám đốc dự án có thể yêu cầu các học viên viết thu hoạch cá nhân về kết quả đào tạo.

b) Giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo, sau khi tiến hành đào tạo, phải soạn Báo cáo đánh giá về hoạt động đào tạo (trên cơ sở đánh giá của học viên và đánh giá của riêng mình) nộp Giám đốc dự án trong thời hạn quy định tại Hợp đồng. Nếu PMU tự thực hiện hoạt động đào tạo thì PMU phải làm báo cáo này trong vòng một (1) tuần sau khi kết thúc hoạt động đào tạo (xem mẫu báo cáo tại Phụ lục III.6.3).

Giám đốc dự án có thể yêu cầu giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo có đánh giá riêng kết quả học tập của từng học viên để thông báo cho cơ quan chủ quản của họ.

c) PMU báo cáo về kết quả các hoạt động đào tạo như một nội dung trong Báo cáo thực hiện dự án hằng quý của của quý gần nhất.

Bước 6: Thanh toán cho giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo

a) Nhằm tiến hành một số việc để chuẩn bị thực hiện Hợp đồng (ví dụ như chi phí đi lại, chuẩn bị tài liệu đào tạo, v.v…) và nếu được qui định tại Hợp đồng, Giám đốc dự án có thể tạm ứng tiền cho giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo trong những trường hợp đặc biệt, với mức không quá 20% tổng giá trị Hợp đồng.

b) Sau khi Giám đốc dự án nhận được và chấp thuận báo cáo đánh giá kết quả đào tạo của giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo, Giám đốc dự án tiến hành thanh, quyết toán cho giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo theo thoả thuận tại Hợp đồng và tuân thủ đúng các thủ tục được quy định tại Phần III, Chương 5 (với cá nhân giảng viên) hoặc Chương 7 (với cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo). Hồ sơ thanh, quyết toán bao gồm:

- Hợp đồng cung cấp dịch vụ đào tạo (kèm theo TOR);

- Báo cáo thực hiện hoạt động đào tạo (của giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo);

- Các chứng từ khác, nếu có;

- Biên bản thanh lý Hợp đồng được hai bên ký.

Bước 7: Các hoạt động sau đào tạo

a) Giám đốc dự án có thể quyết định thực hiện những hoạt động sau đào tạo sau đây:

- Hội thảo phổ biến kết quả đào tạo;

- Dịch và nhân bản các tài liệu để cung cấp cho các chủ thể có liên quan;

- Ứng dụng các kiến thức, mô hình đã được giới thiệu trong các dự án;

- V.v...

Các hoạt động sau đào tạo sẽ được lập kế hoạch và thực hiện như những hoạt động bình thường khác của dự án.

b) Cơ quan cử học viên đi đào tạo cần tạo điều kiện để học viên có thể áp dụng các kiến thức và kỹ năng đã được đào tạo vào công tác của dự án và của cơ quan mình.

2. Các hoạt động đào tạo trong nước do UNCO thực hiện

Bước 1: Rà soát AWP và QWP

UNCO phối hợp với PMU rà soát AWP và QWP để khẳng định các hoạt động đào tạo cần được thực hiện, hoặc làm rõ và cụ thể hóa nội dung, thời gian, địa điểm và cách thức tiến hành các hoạt động này. Khi có những vấn đề chưa rõ hoặc có thể cần điều chỉnh, UNCO cần tham vấn với Giám đốc dự án và đề xuất những thay đổi.

Bước 2: Xây dựng hoặc hoàn thiện TOR cho hoạt động đào tạo

UNCO phối hợp với Giám đốc dự án để hoàn thiện TOR cho hoạt động đào tạo (nếu đã có dự thảo trong DPO hoặc AWP), hoặc xây dựng TOR mới theo mẫu tại Phụ lục III.6.1.

Trong trường hợp cần thiết, UNCO có thể tuyển dụng chuyên gia ngắn hạn làm tư vấn giúp mình soạn thảo TOR cho các hoạt động đào tạo.

Bước 3: Chuẩn bị các hoạt động đào tạo

a) Khi UNCO tự thực hiện hoạt động đào tạo, UNCO chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động chuẩn bị đào tạo theo TOR và những thoả thuận khác với PMU (nếu có).

b) Khi cần có giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo, UNCO tiến hành tuyển chọn và ký hợp đồng với giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo theo TOR đã nhất trí với Giám đốc dự án và theo thủ tục, quy trình của tổ chức mình được mô tả tại Phần III, Chương 5 - Tuyển dụng nhân sự dự án đối với tuyển chọn giảng viên, trừ những trường hợp là Cán bộ hướng dẫn -hỗ trợ và tại Phần III, Chương 7 - Mua sắm hàng hoá và dịch vụ cho dự án đối với tuyển chọn cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo. UNCO có trách nhiệm hướng dẫn và theo dõi giảng viên hoặc cơ sở được hợp đồng trong việc chuẩn bị cho hoạt động đào tạo.

c) Giám đốc dự án có trách nhiệm phối hợp với UNCO và các cơ quan liên quan thực hiện những hoạt động được thoả thuận trong TOR nhằm chuẩn bị tốt cho các hoạt động đào tạo.

Bước 4: Thực hiện hoạt động đào tạo

a) UNCO chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các hoạt động đào tạo theo TOR và những thỏa thuận khác với PMU.

b) Giám đốc dự án có thể trực tiếp hoặc cử người tham dự quá trình thực hiện các hoạt động đào tạo và phối hợp với UNCO cũng như các cơ quan liên quan thực hiện những hoạt động được thỏa thuận trong TOR.

c) Trách nhiệm của giảng viên và cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo:

Giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các điều khoản theo Hợp đồng đã ký với UNCO.

d) Trách nhiệm của học viên:

Học viên tham gia hoạt động đào tạo có trách nhiệm tham dự đầy đủ các nội dung đào tạo theo yêu cầu của giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo cũng như những quy định của dự án và cơ quan cử đi đào tạo.

e) Trách nhiệm của cơ quan cử học viên đi đào tạo:

Bước 5: Đánh giá và báo cáo về hoạt động đào tạo

Nội dung của việc đánh giá hoạt động đào tạo và báo cáo về hoạt động đào tạo tương tự như đánh giá và báo cáo mà dự án thực hiện (xem quy định tại Bước 5, Mục 1.1, Phần II của Chương này).

a) Mỗi học viên tham gia hoạt động đào tạo thực hiện việc đánh giá kết quả đào tạo theo mẫu phiếu đánh giá tại Phụ lục III.6.2. Trong trường hợp cần thiết, UNCO có thể yêu cầu các học viên viết thu hoạch cá nhân về kết quả đào tạo.

b) Giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo, sau khi tiến hành đào tạo, phải soạn Báo cáo đánh giá về hoạt động đào tạo (trên cơ sở đánh giá của học viên và đánh giá của riêng mình) nộp UNCO trong thời hạn quy định tại Hợp đồng. Nếu UNCO tự thực hiện hoạt động đào tạo thì UNCO phải làm báo cáo này trong vòng 1 tuần sau khi kết thúc hoạt động đào tạo (xem mẫu báo cáo tại Phụ lục III.6.3).

UNCO có thể yêu cầu giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo có đánh giá riêng kết quả học tập của từng học viên để thông báo cho cơ quan chủ quản của họ.

c) Trên cơ sở báo cáo của học viên, của giảng viên hoặc cơ sở đào tạo và TOR, UNCO lập và gửi báo cáo về hoạt động đào tạo mà mình đã thực hiện cho Giám đốc dự án.

d) PMU báo cáo về kết quả các hoạt động đào tạo như một nội dung trong Báo cáo tiến độ dự án hằng quý.

Bước 6: Thanh toán cho hoạt động đào tạo

a) Nhằm tiến hành một số việc để chuẩn bị thực hiện Hợp đồng (ví dụ như chi phí đi lại, chuẩn bị tài liệu đào tạo, v.v…) và nếu được qui định tại Hợp đồng, UNCO có thể tạm ứng tiền cho giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo trong những trường hợp đặc biệt, với mức không quá 20% tổng giá trị Hợp đồng.

b) Sau khi UNCO nhận được và chấp thuận báo cáo đánh giá kết quả đào tạo của cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo, UNCO tiến hành thanh, quyết toán cho giảng viên hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo theo thoả thuận tại Hợp đồng.

c) UNCO sao gửi Giám đốc dự án một bản báo cáo đánh giá hoạt động đào tạo làm thông tin đầu vào cho việc xây dựng báo cáo về tình hình thực hiện dự án của quý và cuối năm.

Bước 7: Các hoạt động sau đào tạo

a) Giám đốc dự án có thể quyết định thực hiện những hoạt động sau đào tạo sau đây:

- Hội thảo phổ biến kết quả đào tạo;

- Dịch và nhân bản các tài liệu để cung cấp cho các chủ thể có liên quan;

- Ứng dụng các kiến thức, mô hình đã được giới thiệu trong các dự án;

- V.v...

Các hoạt động sau đào tạo được lập kế hoạch và thực hiện như những hoạt động bình thường khác của dự án.

III. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO NGOÀI NƯỚC

1. Các hoạt động đào tạo ngoài nước do NIP tổ chức

Bước 1: Rà soát AWP và QWP

Bước 2: Xây dựng TOR cho hoạt động đào tạo

a) Giám đốc dự án hoàn thiện TOR cho hoạt động đào tạo (nếu đã có dự thảo trong DPO hoặc AWP), hoặc xây dựng TOR mới theo mẫu tại Phụ lục III.6.1.

b) Trong trường hợp cần thiết và thông qua tham khảo ý kiến với UNCO, Giám đốc dự án có thể tuyển dụng chuyên gia ngắn hạn làm tư vấn giúp mình soạn thảo TOR cho các hoạt động đào tạo. Điều này áp dụng khi hoạt động đào tạo có nội dung phức tạp và PMU không đủ khả năng chuyên môn để đảm báo chất lượng của TOR.

Nếu thấy cần thiết, Giám đốc dự án có thể xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai hoạt động đào tạo trên cơ sở TOR đã lập.

Bước 3: Chuẩn bị tổ chức hoạt động đào tạo

a) Thuê cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo nước ngoài thực hiện đào tạo:

- Trên cơ sở TOR đã được phê duyệt, Giám đốc dự án tuyển chọn và ký hợp đồng với cơ sở đào tạo nước ngoài có chất lượng tiến hành hoạt động đào tạo. Việc tuyển chọn được thực hiện theo thủ tục và trình tự quy định tại Phần III, Chương 7.

- Cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo thiết kế chương trình, tài liệu và lập kế hoạch thực hiện hoạt động đào tạo.

+ PMU có trách nhiệm cung cấp những tài liệu liên quan để đảm bảo chương trình, bài giảng bám sát và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của dự án. Nếu xét thấy cần thiết, Giám đốc dự án có thể yêu cầu và tạo điều kiện để cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo tiếp xúc trước với học viên để nắm được nhu cầu đào tạo.

+ PMU cần phối hợp với cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo, cố gắng gửi tài liệu tập huấn cho học viên trước khi hoạt động đào tạo diễn ra để họ có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị, đảm bảo cho hoạt động đào tạo có hiệu quả cao.

b) Tuyển chọn và thông báo cho học viên, thu xếp việc đi lại và tiền phụ cấp lưu trú cho họ tại nơi tổ chức đào tạo.

- Giám đốc dự án có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị các cơ quan liên quan cử học viên tham dự khóa đào tạo, trong đó chỉ rõ các tiêu chí lựa chọn và những nội dung liên quan khác.

- Sau khi nhận được văn bản cử người, Giám đốc dự án triển khai các hoạt động tiếp theo để hỗ trợ học viên tham dự khóa đào tạo, bao gồm:

+ Hỗ trợ làm các thủ tục hành chính, xin thị thực, thu xếp việc đi lại, khám sức khoẻ và làm các thủ tục y tế cần thiết theo yêu cầu của nước đến, liên hệ chỗ ăn ở;

+ Ứng tiền phụ cấp lưu trú và các tiêu chuẩn, chế độ được duyệt khác theo chính sách của tổ chức LHQ;

+ Tổ chức mua bảo hiểm, vé máy bay và vé các phương tiện vận chuyển khác cho học viên từ nơi tập kết tới địa điểm đào tạo (2 chiều) theo Định mức của LHQ.

+ Cung cấp những thông tin cần thiết có liên quan tới việc đi lại, lưu trú và học tập tại quốc gia mà hoạt động đào tạo sẽ diễn ra, những loại chi phí và mức chi phí mà họ được hỗ trợ, các thủ tục, chứng từ mà họ cần nộp hoặc xuất trình để được thanh toán khi hoạt động đào tạo kết thúc.

- Các cơ quan quản lý học viên có trách nhiệm kịp thời cử học viên tham dự các khoá đào tạo theo đúng đối tượng yêu cầu, đúng tiêu chuẩn lựa chọn và tạo điều kiện để họ có thể tham dự khóa đào tạo một cách có hiệu quả.

Bước 4: Thực hiện các hoạt động đào tạo

a) Cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo có trách nhiệm thực hiện đúng TOR và những thoả thuận đã ghi tại Hợp đồng.

b) Giám đốc dự án có trách nhiệm:

- Theo dõi quá trình đào tạo để đảm bảo thực hiện đầy đủ các nội dung đào tạo và hoạt động đào tạo đạt được mục tiêu, kết quả dự kiến;

- Làm đầu mối theo dõi các cán bộ đi đào tạo ở nước ngoài trong khuôn khổ dự án của mình. Khi có những vấn đề phát sinh, Giám đốc cần tham vấn với UNCO để kịp thời có quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình hoặc báo cáo NIP quyết định.

c) Các học viên có trách nhiệm tham gia đầy đủ các hoạt động đào tạo và tuân thủ đầy đủ các quy định của PMU cũng như của cơ sở đào tạo.

Bước 5: Đánh giá, báo cáo về hoạt động đào tạo

a) Mỗi học viên tham gia hoạt động đào tạo thực hiện việc đánh giá kết quả đào tạo theo mẫu của cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo. Trong trường hợp cần thiết, Giám đốc dự án có thể yêu cầu các học viên viết thu hoạch cá nhân về kết quả đào tạo.

b) Trong trường hợp hoạt động đào tạo được tổ chức theo nhóm, cả nhóm xây dựng báo cáo chung về kết quả đào tạo, gửi Giám đốc dự án. Trong trường hợp hoạt động đào tạo được tổ chức riêng lẻ cho một cá nhân, cá nhân đó xây dựng báo cáo về kết quả đào tạo, gửi Giám đốc dự án (xem mẫu Báo cáo đào tạo tại Phụ lục III.6.3) và mẫu Báo cáo về đoàn khảo sát, hội nghị quốc tế v.v… tại Phụ lục III.6.4).

c) Cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo, sau khi tiến hành đào tạo, phải soạn thảo báo cáo đánh giá về hoạt động đào tạo (trên cơ sở đánh giá của học viên và đánh giá của riêng mình) nộp Giám đốc dự án trong thời hạn quy định tại Hợp đồng.

d) PMU báo cáo về kết quả các hoạt động đào tạo như một nội dung trong Báo cáo dự án hằng quý.

Bước 6: Thanh toán cho hoạt động đào tạo

a) Sau khi Giám đốc dự án nhận được và chấp nhận báo cáo hoặc thu hoạch cá nhân từ hoạt động đào tạo và các chứng từ hợp lệ theo yêu cầu, Giám đốc dự án thanh toán nốt cho học viên các chi phí có liên quan đã được duyệt.

b) Sau khi cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo nộp báo cáo về kết quả hoạt động đào tạo và đề nghị thanh lý Hợp đồng, Giám đốc dự án có trách nhiệm thanh toán cho cơ sở này theo thoả thuận. Nếu cần thiết, Giám đốc dự án có thể nhờ UNCO chuyển khoản thanh toán này cho cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo.

Bước 7: Các hoạt động sau đào tạo

a) Giám đốc dự án có thể quyết định thực hiện những hoạt động sau đào tạo sau đây:

- Hội thảo phổ biến kết quả đào tạo;

- Dịch và nhân bản các tài liệu để cung cấp cho các chủ thể có liên quan;

- Ứng dụng các kiến thức, mô hình đã được giới thiệu trong các dự án;

- V.v...

Các hoạt động sau đào tạo được lập kế hoạch và thực hiện như những hoạt động bình thường khác của dự án.

2. Các hoạt động đào tạo ngoài nước do UNCO tổ chức

Bước 1: Rà soát AWP và QWP

Bước 2: Xây dựng hoặc hoàn thiện TOR cho hoạt động đào tạo

Trong trường hợp cần thiết, UNCO có thể tuyển dụng chuyên gia ngắn hạn làm tư vấn giúp mình soạn thảo TOR cho các hoạt động đào tạo.

Bước 3: Chuẩn bị tổ chức hoạt động đào tạo

a) Thuê cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo nước ngoài thực hiện đào tạo:

- Trên cơ sở TOR cho hoạt động đào tạo đã được phê duyệt, UNCO tuyển chọn và ký hợp đồng với cơ sở đào tạo nước ngoài có chất lượng để tiến hành hoạt động đào tạo, theo quy trình, thủ tục của tổ chức mình được mô tả tại Phần III, Chương 7 - Mua sắm hàng hoá và dịch vụ cho dự án.

- Cơ sở đào tạo thiết kế chương trình, tài liệu và lập kế hoạch thực hiện hoạt động đào tạo.

+ UNCO phối hợp với PMU để cung cấp những tài liệu liên quan nhằm đảm bảo chương trình, bài giảng bám sát và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của dự án. Nếu xét thấy cần thiết, UNCO có thể yêu cầu và tạo điều kiện để cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo tiếp xúc trước với học viên để nắm được nhu cầu đào tạo.

+ UNCO cùng PMU phối hợp với cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo, cố gắng gửi tài liệu tập huấn cho học viên trước khi hoạt động đào tạo diễn ra để họ có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị, đảm bảo cho hoạt động đào tạo có hiệu quả cao.

b) Tuyển chọn và thông báo cho học viên, thu xếp việc đi lại và tiền phụ cấp lưu trú cho họ tại nơi tổ chức đào tạo.

- Sau khi nhận được văn bản cử người, Giám đốc dự án thông báo cho UNCO danh sách và các thông tin liên quan tới học viên được chọn, và hướng dẫn họ làm các thủ tục nội bộ về xin visa, thu xếp việc đi lại, khám sức khoẻ và làm các thủ tục y tế nếu được yêu cầu.

- Sau khi nhận được văn bản chính thức của Giám đốc dự án về danh sách học viên được chọn, UNCO triển khai các hoạt động hỗ trợ học viên tham dự khóa đào tạo, bao gồm:

+ Ứng tiền phụ cấp lưu trú và các tiêu chuẩn, chế độ được duyệt khác theo chính sách của tổ chức LHQ;

+ Tổ chức mua bảo hiểm, vé máy bay và vé các phương tiện vận chuyển khác cho học viên từ nơi tập kết tới địa điểm đào tạo (2 chiều) theo các thủ tục, quy chế của tổ chức LHQ.

+ Cung cấp những thông tin cần thiết có liên quan tới việc đi lại, lưu trú và học tập tại quốc gia mà hoạt động đào tạo sẽ diễn ra, các tiêu chuẩn mà họ được hưởng, các thủ tục, chứng từ mà họ cần nộp hoặc xuất trình để được thanh toán khi hoạt động đào tạo kết thúc.

+ Hướng dẫn họ làm các thủ tục hành chính về xin thị thực, thu xếp việc đi lại, khám sức khoẻ và làm các thủ tục y tế theo yêu cầu của nước chủ nhà cũng như thu xếp nơi chỗ ăn ở tại nước chủ nhà;

Bước 4: Thực hiện các hoạt động đào tạo

a) Cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo có trách nhiệm thực hiện đúng TOR và những thoả thuận đã ghi tại Hợp đồng.

b) UNCO có trách nhiệm:

- Theo dõi quá trình đào tạo để đảm bảo thực hiện đầy đủ các nội dung đào tạo và hoạt động đào tạo đạt được mục tiêu, kết quả dự kiến.

- Khi có những vấn đề phát sinh, UNCO cần tham vấn với Giám đốc dự án để cùng phối hợp xử lý.

c) Giám đốc dự án có trách nhiệm:

- Làm đầu mối theo dõi các cán bộ đi đào tạo ở nước ngoài trong khuôn khổ dự án của mình.

- Kịp thời phối hợp với UNCO để xử lý những vấn đề phát sinh trong phạm vi quyền hạn của mình hoặc báo cáo NIP quyết định.

d) Các học viên có trách nhiệm tham gia đầy đủ các hoạt động đào tạo và tuân thủ đầy đủ các quy định của PMU cũng như của cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo.

Bước 5: Đánh giá, báo cáo về hoạt động đào tạo

a) Mỗi học viên tham gia hoạt động đào tạo thực hiện việc đánh giá kết quả đào tạo theo mẫu của cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo.

b) Trong trường hợp hoạt động đào tạo được tổ chức theo nhóm, cả nhóm xây dựng báo cáo chung về kết quả đào tạo, gửi Giám đốc dự án và UNCO. Trong trường hợp hoạt động đào tạo được tổ chức riêng lẻ cho một cá nhân, cá nhân đó xây dựng báo cáo về kết quả đào tạo, gửi Giám đốc dự án và UNCO (xem mẫu Báo cáo đào tạo tại Phụ lục III.6.3 hoặc mẫu Báo cáo cho đoàn khảo sát, hội nghị quốc tế v.v… tại Phụ lục III.6.4).

c) Cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo, sau khi tiến hành đào tạo, phải soạn thảo báo cáo đánh giá hoạt động đào tạo (trên cơ sở đánh giá của học viên và đánh giá của riêng mình) nộp UNCO trong thời hạn quy định tại Hợp đồng.

d) Trên cơ sở báo cáo của học viên, của cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo và TOR, UNCO thông báo kết quả hoạt động đào tạo mà mình đã thực hiện cho Giám đốc dự án.

e) PMU báo cáo về kết quả các hoạt động đào tạo như một nội dung trong Báo cáo dự án hằng quý của quý gần nhất.

Bước 6: Thanh toán cho hoạt động đào tạo

a) Sau khi UNCO và Giám đốc dự án nhận được và chấp nhận báo cáo hoặc thu hoạch cá nhân từ hoạt động đào tạo và các chứng từ hợp lệ theo yêu cầu, Giám đốc dự án đề nghị UNCO thanh toán nốt cho học viên các chi phí có liên quan đã được duyệt.

b) Sau khi UNCO nhận được và chấp thuận báo cáo đánh giá kết quả đào tạo của cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo và đề xuất thanh lý Hợp đồng, UNCO tiến hành thanh, quyết toán cho cơ sở cung cấp dịch vụ đào tạo theo thoả thuận tại Hợp đồng.

c) UNCO sao gửi Giám đốc dự án một bản báo cáo đánh giá hoạt động đào tạo làm thông tin đầu vào cho việc xây dựng Báo cáo dự án hằng quý và hằng năm.

Bước 7: Các hoạt động sau đào tạo

a) Giám đốc dự án có thể quyết định thực hiện những hoạt động sau đào tạo sau đây:

- Hội thảo phổ biến kết quả đào tạo;

- Dịch và nhân bản các tài liệu để cung cấp cho các chủ thể có liên quan;

- Ứng dụng các kiến thức, mô hình đã được giới thiệu trong các dự án;

- V.v...

Các hoạt động sau đào tạo được lập kế hoạch và thực hiện như những hoạt động bình thường khác của dự án.

Chương 7 - MUA SẮM HÀNG HOÁ VÀ DỊCH VỤ CHO DỰ ÁN

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi áp dụng

1.1. Những quy định trong Chương này áp dụng cho các hoạt động mua sắm và ký kết hợp đồng đã được phê duyệt trong AWP và được thực hiện bằng ngân sách viện trợ của các tổ chức LHQ.

1.2. Những quy định trong Chương này được áp dụng cho các tổ chức trong nước và nước ngoài tham gia hoạt động đấu thầu các gói thầu thuộc các dự án do các tổ chức LHQ hỗ trợ.

1.3. Các khoản mua sắm được quy định trong Chương này bao gồm:

- Mua sắm hàng hoá, trang thiết bị cho dự án;

- Mua sắm các dịch vụ cho dự án;

- Xây lắp vừa và nhỏ trong khuôn khổ dự án.

2. Những nguyên tắc chung

2.1. Cạnh tranh - Việc mua sắm phải dựa vào nỗ lực tìm kiếm trên phạm vi rộng để lựa chọn nhà thầu có năng lực tốt nhất theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu;

2.2. Công khai và minh bạch - Quá trình mua sắm phải cung cấp thông tin một cách đầy đủ và bình đẳng cho tất cả các nhà thầu, trong đó có các tiêu chí lựa chọn rất rõ ràng;

2.3. Chia sẻ thông tin – Cơ quan, tổ chức mua sắm cần tham vấn và thông tin chặt chẽ với các bên liên quan trong quá trình mua sắm;

2.4. Chất lượng tương xứng với chi phí – Lựa chọn hàng hóa, dịch vụ dựa trên cơ sở bản chào tốt nhất, có sự kết hợp tối ưu giữa chi phí và lợi ích cũng như đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.

2.5. Tuân thủ

a) Trong trường hợp hoạt động mua sắm do cơ quan phía Việt Nam thực hiện, sẽ áp dụng các quy định tại Luật Đấu thầu của Nhà nước Việt Nam và của HPPMG theo đó việc mua sắm phải dưới danh nghĩa của Cơ quan thực hiện dự án (NIP);

b) Trong trường hợp hoạt động mua sắm do UNCO thực hiện, sẽ áp dụng các quy trình do UNCO quy định có sự phối hợp với NIP như quy định tại HPPMG, theo đó việc mua sắm phải dưới danh nghĩa UNCO;

c) Trong trường hợp hoạt động mua sắm do tổ chức phi chính phủ nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế được uỷ nhiệm tiến hành, sẽ áp dụng quy chế mua sắm của tổ chức tương ứng (theo sự thỏa thuận với UNCO và NIP) có sự phối hợp với NIP như quy định tại HPPMG, đồng thời hợp đồng mua sắm phải dưới danh nghĩa của tổ chức quốc tế đó;

d) Cơ quan thực hiện mua sắm phải áp dụng nhất quán những quy định, thủ tục mua sắm và hợp đồng đã được lựa chọn, không được áp dụng đan xen những quy định riêng rẽ của nhiều quy trình, thủ tục khác nhau cho cùng một hoạt động mua sắm.

2.6. Trên tinh thần hài hòa thủ tục giữa Chính phủ và các tổ chức LHQ tại Việt Nam cũng như đặc thù hỗ trợ kỹ thuật của các dự án hợp tác với các tổ chức LHQ, khi áp dụng Luật Đấu thầu của Nhà nước Việt Nam thực hiện việc mua sắm, có một số điều chỉnh đối với giá trị gói thầu áp dụng cho một số phương thức đấu thầu, còn các yêu cầu liên quan khác đến gói thầu vẫn tuân thủ quy định hiện hành. Sự điều chỉnh này là do quy mô ngân sách khiêm tốn của các dự án được LHQ hỗ trợ, bảo đảm tính nhất quán với các nguyên tắc mua sắm (đặc biệt là nguyên tắc 2.1 nêu trên). Do đó, mức giá trị của các gói thầu được sửa đổi như sau:

2.6.1. Nhỏ hơn hoặc bằng 2.500 USD (thay cho Mục 1đ Điều 20 của Luật Đấu thầu) được áp dụng phương thức Chỉ định thầu;

2.6.2. Từ 2.501 USD đến 30.000 USD (thay cho Mục 1a Điều 22 của Luật Đấu thầu) có thể áp dụng cho phương thức Chào hàng cạnh tranh, nếu đáp ứng điều kiện quy định tại Mục 1b Điều 22 của Luật Đấu thầu;

2.6.3. Nếu không đáp ứng các yêu cầu nêu trên thì áp dụng phương thức Đấu thầu rộng rãi và Đấu thầu hạn chế, như quy định tại Điều 18 – 19 của Luật Đấu thầu.

Các mức giá trị này được áp dụng cho việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ cũng như tư vấn.

II. MUA SẮM TRONG NƯỚC

1. Mua sắm trong nước do NIP thực hiện

Việc mua sắm trong nước cho dự án do NIP (kể cả dự án ô và dự án thành phần) chịu trách nhiệm được thực hiện theo quy định của Luật Đấu thầu của Nhà nước Việt Nam và được chi tiết hóa tại Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

NIP có thể mua sắm bất kỳ hàng hóa nào mà UNCO được tổ chức của mình cho phép mua sắm trong nước. Trong trường hợp tổ chức LHQ đó có quy định danh mục hàng hóa mà UNCO không được phép mua sắm trong nước, từng UNCO tương ứng sẽ thông báo chính thức danh mục này cho CQQLVT và NIP liên quan phù hợp với quy định và chính sách của tổ chức mình đối với từng thời kỳ trong quá trình thực hiện dự án.

1.1. Các bước cơ bản của quy trình đấu thầu chung áp dụng cho các dự án do LHQ hỗ trợ như sau:

Bước 1: Lập và phê duyệt Kế hoạch đấu thầu

a) Lập Kế hoạch đấu thầu

- PMU rà soát AWP để khẳng định các hoạt động mua sắm cần được thực hiện, hoặc làm rõ và cụ thể hóa nội dung, thời gian, địa điểm và cách thức tiến hành các hoạt động này.

- Giám đốc dự án lập Kế hoạch đấu thầu để có thể chủ động mua sắm, thực hiện đúng tiến độ của dự án. Kế hoạch đấu thầu mua sắm trong năm bao gồm Kế hoạch đấu thầu tuyển chuyên gia tư vấn của dự án như đã được hướng dẫn tại Phần III, Chương 5, Khoản III, Mục 1 của HPPMG.

- Việc xây dựng và nội dung Kế hoạch đấu thầu được tiến hành theo các quy định tại Điều 6 Luật Đấu thầu và Chương II của Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

- Trong quá trình lập Kế hoạch đấu thầu, Giám đốc dự án có thể tham vấn UNCO về những vấn đề liên quan.

b) Phê duyệt Kế hoạch đấu thầu

Giám đốc dự án tiến hành các thủ tục trình duyệt Kế hoạch đấu thầu theo quy định tại Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

Bước 2: Chuẩn bị đấu thầu

Sau khi hoạt động mua sắm trong nước đã được phê duyệt trong QWP, việc chuẩn bị đấu thầu (theo quy định tại Điều 32 Luật Đấu thầu) được triển khai theo những giai đoạn sau đây:

a) Xây dựng hồ sơ mời thầu (HSMT)

- Việc xây dựng HSMT được thực hiện theo các quy định tại Điểm 2, Điều 32 Luật Đấu thầu và quy định tại Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

- Trong trường hợp cần thiết, Giám đốc dự án có thể tuyển dụng chuyên gia ngắn hạn làm tư vấn giúp mình xây dựng HSMT. Việc tuyển dụng chuyên gia ngắn hạn làm tư vấn được thực hiện theo thủ tục, trình tự quy định tại Phần III, Chương 5 về Tuyển dụng nhân sự dự án.

- Giám đốc dự án có thể tham vấn ý kiến của UNCO cho dự thảo HSMT.

b) Phê duyệt HSMT

PMU tiến hành các thủ tục trình duyệt HSMT.

c) Mời thầu

- Việc mời thầu (nội dung, trình tự và thời gian, hình thức mời thầu) được thực hiện theo các quy định tại Điểm 3, Điều 32 Luật Đấu thầu và Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

- Ngoài các quy định nêu trên, việc mời thầu có thể được thực hiện thông qua các trang thông tin điện tử của LHQ (do UNCO chịu trách nhiệm thực hiện).

Bước 3: Tổ chức đấu thầu

a) Phát hành HSMT

- Giám đốc dự án phát hành HSMT theo quy định tại Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

- Sau khi phát hành HSMT, theo yêu cầu của các nhà thầu hoặc theo kế hoạch chủ động, Giám đốc dự án có thể tổ chức làm rõ HSMT để giải thích rõ hơn những nội dung chưa trình bày cụ thể, rõ ràng trong HSMT. Hình thức làm rõ HSMT được quy định tại Điều 33 và 34 Luật Đấu thầu.

b) Tiếp nhận và bảo quản hồ sơ dự thầu (HSDT): Giám đốc dự án tổ chức tiếp nhận và bảo quản HSDT theo đúng quy định trong HSMT. HSDT phải được bảo quản theo chế độ hồ sơ mật.

c) Mở thầu

- Giám đốc dự án tổ chức mở thầu đúng quy định trong HSMT.

- UNCO được Giám đốc dự án mời tham dự lễ mở thầu.

d) Thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu

- PMU trình cấp có thẩm quyền thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu theo qui định.

- Yêu cầu đối với Tổ chuyên gia đấu thầu được qui định tại Khoản 2, Điều 9 Luật Đấu thầu.

- Quyền và nghĩa vụ của Tổ chuyên gia đấu thầu được qui định tại Điều 63 Luật Đấu thầu.

- Trong trường hợp các gói thầu mang tính chuyên môn cao, PMU có thể tuyển chuyên gia chuyên ngành trong và ngoài nước, bao gồm cả chuyên gia của các tổ chức LHQ, để tư vấn chuyên môn cho Tổ chuyên gia đấu thầu. Quy trình và thủ tục tuyển chọn chuyên gia này được mô tả tại Phần III, Chương 5 - Tuyển dụng nhân sự dự án.

Bước 4: Đánh giá HSDT

a) Đánh giá sơ bộ HSDT

Việc đánh giá sơ bộ HSDT được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 35 Luật Đấu thầu, nhằm loại bỏ những HSDT không hợp lệ theo yêu cầu được nêu tại HSMT.

b) Đánh giá chi tiết HSDT

- Việc đánh giá chi tiết HSDT được thực hiện theo quy định tại Điều 35 Luật Đấu thầu và tại Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

- Sau khi đánh giá chi tiết HSDT, Tổ chuyên gia đấu thầu lập Biên bản và Báo cáo về kết quả đấu thầu trình cấp có thẩm quyền xem xét và tiến hành các bước tiếp theo.

c) Làm rõ HSDT

- Theo yêu cầu, Giám đốc dự án có thể yêu cầu nhà thầu làm rõ HSDT;

- Việc làm rõ HSDT được tiến hành theo quy định tại Điều 36 Luật Đấu thầu.

Bước 5: Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu

a) Cấp có thẩm quyền thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu theo quy định.

b) Nội dung, trình tự, thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu được thực hiện theo các Điều 39-40 Luật Đấu thầu và Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

Bước 6: Thông báo kết quả đấu thầu

Việc thông báo kết quả đấu thầu được thực hiện theo quy định tại Điều 41 Luật Đấu thầu và của Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

Bước 7: Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu được thực hiện theo quy định tại Điều 42 Luật Đấu thầu.

Bước 8: Quản lý hợp đồng và tiếp nhận hàng hoá, dịch vụ

a) Sau khi hợp đồng cung cấp hàng hoá, dịch vụ được ký kết, Giám đốc dự án chịu trách nhiệm theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tổ chức việc tiếp nhận, kiểm tra chất lượng các hàng hoá và dịch vụ được cung cấp, tiếp nhận và hoàn tất các hồ sơ, giấy tờ cần thiết làm cơ sở cho việc thanh toán và khai thác, sử dụng hàng hoá và dịch vụ sau này. Hằng quý,

Giám đốc dự án có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện các hợp đồng đã ký theo mẫu tại Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

b) Giám đốc dự án tổ chức kiểm tra, đánh giá, chạy thử (nếu cần) để đảm bảo hàng hoá được cung cấp theo đúng chủng loại, số lượng, chất lượng và các điều kiện khác được quy định tại Hợp đồng đã thoả thuận, đồng thời điền và ký vào Báo cáo tiếp nhận hàng hóa theo mẫu tại Phụ lục III.7.1 để lưu giữ hồ sơ dự án. Giám đốc dự án có thể sử dụng dịch vụ của cá nhân chuyên gia hoặc tổ chức độc lập bên ngoài đề hỗ trợ việc tiếp nhận. Những trường hợp này cũng cần được phê duyệt trong AWP.

c) Trong trường hợp hàng hoá được cung cấp bị hư hỏng, mất mát hoặc cung cấp không đúng như thoả thuận tại Hợp đồng, Giám đốc dự án lập biên bản, xử lý hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo qui định.

d) Sau khi tiếp nhận hàng hoá, Giám đốc dự án phối hợp với UNCO làm thủ tục chuyển giao quyền sở hữu tài sản theo hướng dẫn tại Khoản IV của Chương này, và ghi vào các sổ theo dõi, quản lý, sử dụng chúng theo chế độ quản lý tài sản công của Chính phủ và của tổ chức LHQ. Sau khi tiếp nhận quyền sở hữu, PMU mua bảo hiểm cho tất cả các thiết bị đã được trang bị. Chi phí mua bảo hiểm cho các thiết bị này lấy từ nguồn vốn đối ứng đã được bố trí trong giai đoạn xây dựng dự án. Trách nhiệm mua bảo hiểm cũng như kinh phí dành cho việc này cần được ghi rõ trong kế hoạch mua sắm.

Bước 9: Thanh toán cho nhà thầu

a) Việc thanh toán cho nhà thầu được tiến hành theo các điều khoản và điều kiện được quy định tại Hợp đồng. Nhằm tiến hành một số việc để chuẩn bị thực hiện Hợp đồng và nếu được quy định tại Hợp đồng, Giám đốc dự án có thể tạm ứng tiền cho nhà thầu với mức không quá 20% tổng giá trị Hợp đồng.

b) Việc quyết toán cho nhà thầu được tiến hành sau khi Giám đốc dự án nhận được các hồ sơ, chứng từ sau đây:

- Đề nghị thanh toán có chứ ký của đại diện hợp pháp của nhà thầu và phê duyệt của Giám đốc dự án;

- Hoá đơn, chứng từ gốc hợp lệ;

- Các chứng từ tạm ứng (nếu có);

- Báo cáo tiếp nhận hàng hóa hoặc Biên bản nghiệm thu, thanh lý Hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, bàn giao công trình;

- Hợp đồng cung cấp hàng hoá, dịch vụ;

- Chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ của hàng hoá có liên quan theo quy định của pháp luật Việt Nam;

- Các chứng nhận bản quyền (nếu hàng hoá nào cần phải có);

- Các chứng từ khác theo quy định trong hợp đồng.

1.2. Khi áp dụng quy trình nêu trên, NIP cần lưu ý đặc thù của hình thức lựa chọn nhà thầu được áp dụng và phê duyệt và loại hình mua sắm nêu tại Phần III, Chương 7, Khoản I, Điểm 1.3 của HPPMG để chi tiết hóa các bước và bổ sung các yêu cầu cụ thể theo quy định của các văn bản pháp lý liên quan đến đấu thầu của Nhà nước Việt Nam.

2. Mua sắm trong nước do UNCO thực hiện

Bước 1: UNCO phối hợp với PMU nghiên cứu AWP và QWP đã được phê duyệt để khẳng định nhu cầu mua sắm do UNCO chịu trách nhiệm thực hiện và xác định thời điểm cần triển khai hoạt động mua sắm.

Bước 2: Lập HSMT

a) Giám đốc dự án cung cấp cho UNCO những thông tin cần thiết, đặc biệt là các thông số kinh tế - kỹ thuật của hàng hoá, bao gồm cả địa điểm tiếp nhận hàng hoá, điều kiện lắp đặt, vận hành, bảo hành (nếu cần thiết) hoặc nội dung chủ yếu của TOR và yêu cầu cho dịch vụ cần mua sắm.

b) UNCO tham vấn với Giám đốc dự án để thống nhất về các thông tin cần thiết nêu trên về hàng hoá hoặc nội dung chủ yếu của TOR cho dịch vụ cần mua sắm.

c) UNCO phải đảm bảo rằng các thông tin cần thiết thống nhất giữa 2 bên được phản ánh đầy đủ trong Hợp đồng mua sắm.

Bước 3: Quy trình mua sắm

a) UNCO áp dụng các thủ tục, quy chế của mình trong việc ký kết hợp động và thực hiện quy trình mua sắm.

b) Sau khi ký Hợp đồng mua sắm, UNCO gửi bản sao Hợp đồng cho Giám đốc dự án và thông báo cho Giám đốc dự án về tiến độ thực hiện hoạt động mua sắm do mình thực hiện để phối hợp hành động.

Bước 4: Kiểm tra và tiếp nhận hàng hoá

a) UNCO chịu trách nhiệm về hàng hoá mà mình mua cho tới khi hoàn tất việc bàn giao cho PMU theo các thông tin cần thiết đã được UNCO và Giám đốc dự án thống nhất tại điểm (a) và (b) của Bước 2 nêu trên.

b) Nếu thiết bị nhận được cần phải do đại diện hãng cung cấp hoặc một bên tham gia dự án khác lắp đặt và vận hành thử, Giám đốc dự án và UNCO cần có kế hoạch trước sao cho việc lắp đặt và vận hành thử được thực hiện nhanh chóng và thuận lợi.

c) UNCO có trách nhiệm:

- Phối hợp với PMU và nhà thầu, đảm bảo phối hợp giữa PMU và nhà thầu để hàng hoá được tiếp nhận và chuyển giao cho dự án một cách kịp thời, tránh mất mát, hư hỏng, đồng thời tránh các chi phí phát sinh;

- Chủ trì việc kiểm tra, tiếp nhận, lắp đặt, chạy thử hàng hoá;

- Bàn giao hàng hoá cùng các hồ sơ liên quan cho người được PMU chỉ định tại địa điểm đã thống nhất;

- Chịu trách nhiệm đối với hàng hoá khi chưa chuyển giao quyền sở hữu cho phía Việt Nam. Kinh phí chi cho các trách nhiệm liên quan tính vào ngân sách viện trợ của dự án do LHQ hỗ trợ;

- Thực hiện các thủ tục khiếu nại và các yêu cầu khác đối với các trường hợp hàng hoá được cung cấp không đúng yêu cầu.

- Giải quyết các vấn đề tồn đọng trong quá trình mua sắm thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.

d) Giám đốc dự án có trách nhiệm:

- Kiểm tra, tiếp nhận hàng hoá và các hồ sơ, tài liệu liên quan mà UNCO cung cấp theo đúng cam kết và kế hoạch đã được phê duyệt; điền và ký vào Báo cáo tiếp nhận hàng hóa theo mẫu tại Phụ lục III.7.2 để gủi UNCO.

- Thực hiện những hoạt động, thủ tục tiếp nhận trực tiếp hàng hoá hoặc vận hành thử từ nhà cung cấp theo thoả thuận với UNCO, nếu được yêu cầu hoặc uỷ nhiệm;

- Phân phối, đưa hàng hoá vào khai thác theo đúng kế hoạch;

- Bảo quản hàng hoá, thiết bị sau khi đã tiếp nhận mà chưa phân phối hoặc chưa sử dụng;

- Sau khi tiếp nhận hàng hoá, Giám đốc dự án phối hợp với UNCO làm thủ tục chuyển giao quyền sở hữu tài sản theo hướng dẫn tại Khoản IV của Chương này, và ghi vào các sổ theo dõi, quản lý, sử dụng chúng theo chế độ quản lý tài sản công của Chính phủ và của tổ chức LHQ. Sau khi tiếp nhận quyền sở hữu, PMU mua bảo hiểm cho tất cả các thiết bị đã được trang bị. Chi phí mua bảo hiểm cho các thiết bị này lấy từ nguồn vốn đối ứng đã được bố trí trong giai đoạn xây dựng dự án. Trách nhiệm mua bảo hiểm cũng như kinh phí dành cho việc này cần được ghi rõ trong kế hoạch mua sắm.

Bước 5: Thanh toán cho nhà cung cấp

a) Giám đốc dự án có trách nhiệm cung cấp cho UNCO Báo cáo kiểm tra và tiếp nhận hàng hóa có chữ ký và các chứng từ liên quan tới hàng hoá (nếu có) để việc thanh toán được thuận lợi và đúng thủ tục..

b) UNCO thanh toán cho nhà thầu theo các thủ tục và quy chế của mình và thông báo cho PMU, gửi kèm bản sao hóa đơn được đóng dấu "Đã thanh toán“ để lưu trữ và làm báo cáo tài chính sau này

c) Việc thanh toán và hoàn trả thuế VAT (nếu có) cho hàng hóa và dịch vụ mua sắm cho dự án được trình bày cụ thể tại Phần III, Chương 8, Khoản VI, Mục 2 của HPPMG.

III. MUA SẮM NGOÀI NƯỚC

1. Mua sắm quốc tế do NIP thực hiện

Quy trình tổng quát để phía Việt Nam mua sắm quốc tế cũng tương tự như quy trình mua sắm trong nước theo quy định của Luật Đấu thầu. Tuy nhiên, cần lưu ý những khác biệt sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị đấu thầu

a) HSMT phải được lập bằng tiếng Việt và tiếng Anh (theo Điều 16 Luật Đấu thầu);

b) Thông báo mời thầu phải được thực hiện qua các phương tiện thông tin quốc tế;

c) Hình thức và thời gian đấu thầu được quy định tại Điều 13, 14, 15 và 31 của Luật Đấu thầu.

Bước 2: Tổ chức đấu thầu

Việc tổ chức đấu thầu để chọn nhà cung cấp sẽ được thực hiện theo các thủ tục, quy trình về đấu thầu quốc tế tại các Điều 13 và 14 và Khoản 5 Điều 31 của Luật Đấu thầu.

Bước 3: Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng tương tự như khi mua sắm trong nước. Ngoài ra, Giám đốc dự án cần:

a) Tìm hiểu và nắm vững các thông lệ thương mại quốc tế liên quan tới hoạt động mua sắm mà mình sẽ thực hiện, lựa chọn điều kiện giao hàng thuận tiện nhất cho dự án, đảm bảo các thoả thuận sẽ ký kết không trái với những thông lệ thương mại quốc tế hoặc những khác biệt (nếu có) sẽ được thực hiện mà không gây ra tranh chấp sau này;

b) Nghiên cứu để lựa chọn Ngân hàng xác nhận và Ngân hàng thanh toán cho mình;

c) Lựa chọn hình thức cung ứng, địa điểm cung ứng và giá thanh toán thích hợp, lựa chọn các hình thức bảo hiểm và mua các loại bảo hiểm cần thiết;

d) Kiểm tra các quy định về thủ tục, trình tự xử lý các vấn đề nảy sinh, chọn và thống nhất với nhà cung cấp về cơ quan tài phán thích hợp để đảm bảo hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất và bảo vệ tối đa lợi ích của mình trong trường hợp xảy ra tranh chấp;

e) Kiểm tra các điều khoản trong Hợp đồng cung cấp hàng hoá và dịch vụ để đảm bảo chắc chắn rằng mỗi thoả thuận đều đã có những chế tài cần thiết để đảm bảo các bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình;

g) Để thực hiện nhiệm vụ nêu trên, Giám đốc dự án có thể tham vấn UNCO và các cá nhân, tổ chức chuyên môn khác hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn cho một số công việc mà mình chưa có kinh nghiệm hoặc kiến thức cần thiết. Việc sử dụng dịch vụ tư vấn cần được ghi trong AWP và QWP đã được duyệt, bao gồm cả mức và nguồn kinh phí để chi trả cho dịch vụ này.

Bước 4: Quản lý hợp đồng và tiếp nhận hàng hoá, dịch vụ

Nội dung, trình tự và trách nhiệm quản lý hợp đồng, tiếp nhận hàng hoá, dịch vụ mua sắm trong trường hợp này cũng tương tự như khi mua sắm trong nước. Ngoài ra, Giám đốc dự án có trách nhiệm:

a) Thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật (như: mở tờ khai hải quan, làm thủ tục kiểm định chất lượng hàng hoá, kiểm định các tiêu chuẩn về vệ sinh, an toàn của hàng hoá, xác định mức độ phù hợp với các tiêu chuẩn môi trường, nếu có, v.v ...); điền và ký vào Báo cáo tiếp nhận hàng hóa theo mẫu tại Phụ lục III.7.1 để lưu hồ sơ dự án.

b) Tiến hành các thủ tục xác nhận viện trợ;

c) Thực hiện thủ tục miễn các loại thuế liên quan theo qui định.

Bước 5: Thanh toán cho nhà thầu

a) Sau khi ký kết hợp đồng mua sắm, PMU mở Thư tín dụng (L/C) tại một ngân hàng đã lựa chọn với những điều kiện theo thoả thuận trong Hợp đồng ký kết giữa 2 bên.

b) Giám đốc dự án có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục cần thiết theo yêu cầu của ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ (xác nhận đã nhận đủ hàng hoá kèm theo danh mục hàng hoá đã được cung cấp, biên bản bàn giao hàng hoá hoặc biên bản

về việc thiếu, hư hỏng hoặc mất mát hàng hoá, về các trường hợp hàng hoá không đúng tiêu chuẩn, quy cách đã thoả thuận, v.v …) và kiểm tra, tiếp nhận các chứng từ có liên quan.

2. Mua sắm quốc tế do tổ chức LHQ thực hiện

Bước 1: UNCO phối hợp với PMU nghiên cứu AWP và QWP đã được duyệt để khẳng định nhu cầu mua sắm do UNCO chịu trách nhiệm thực hiện và xác định thời điểm cần triển khai hoạt động mua sắm.

Bước 2: Lập HSMT

a) Giám đốc dự án cung cấp cho UNCO những thông tin cần thiết, đặc biệt là các thông số kinh tế - kỹ thuật của hàng hoá, điều kiện và địa điểm tiếp nhận hàng hoá, điều kiện lắp đặt, vận hành, bảo hành (nếu cần thiết), hoặc nội dung chủ yếu của TOR và yêu cầu cho dịch vụ cần mua sắm;

b) UNCO tham vấn với Giám đốc dự án để thống nhất các thông tin cần thiết về hàng hóa hoặc nội dung chủ yếu của TOR về dịch vụ cần mua sắm nêu trên;

c) UNCO phải đảm bảo rằng các thông tin cần thiết thống nhất giữa 2 bên được phản ánh đầy đủ trong Hợp đồng mua sắm.

Bước 3: Quy trình mua sắm

a) UNCO tiến hành ký kết hợp đồng và thực hiện quy trình mua sắm quốc tế theo các thủ tục, quy chế của tổ chức mình. Trong quá trình thương thảo Hợp đồng, cần đặc biệt lưu ý các yêu cầu thống nhất tại Điểm a) và b) của Bước 2 và các điều khoản về điều kiện bảo hành, khả năng nhà thầu thực hiện chế độ bảo hành tại Việt Nam để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình vận hành và sử dụng thiết bị sau này.

b) Sau khi ký Hợp đồng mua sắm, UNCO thông báo việc ký kết Hợp đồng và gửi hồ sơ liên quan cho Giám đốc dự án và thông báo cho Giám đốc dự án về tiến độ thực hiện hoạt động mua sắm do tổ chức LHQ thực hiện để phối hợp hành động.

Bước 4: Kiểm tra và tiếp nhận hàng hoá.

a) UNCO chịu trách nhiệm về hàng hoá mà mình mua cho tới khi hoàn tất việc bàn giao cho PMU theo các thông tin cần thiết đã được UNCO và Giám đốc dự án thống nhất tại điểm a) và b) của Bước 2 nêu trên. Khi nhận được các tài liệu chuyển hàng từ nhà thầu quốc tế, UNCO có trách nhiệm thông báo và ủy quyền cho Giám đốc dự án để tiến hành các thủ tục nhập khẩu hàng hóa theo quy định (như: xác nhận viện trợ, mở tờ khai hải quan, làm thủ tục kiểm định chất lượng hàng hoá, kiểm định các tiêu chuẩn về vệ sinh, an toàn của hàng hoá, xác định mức độ phù hợp với các tiêu chuẩn môi trường, nếu có, v.v ...);

b) Nếu thiết bị nhận được cần phải do đại diện hãng cung cấp lắp đặt và vận hành thử, UNCO và Giám đốc dự án cần có kế hoạch trước sao cho việc lắp đặt và vận hành thử được thực hiện nhanh chóng và thuận lợi.

c) UNCO có trách nhiệm:

- Chủ trì việc kiểm tra, tiếp nhận, lắp đặt, chạy thử hàng hoá;

- Bàn giao hàng hoá cùng các hồ sơ liên quan cho người được PMU chỉ định, sau khi hoàn tất thủ tục hải quan;

- Thực hiện các thủ tục khiếu nại và các yêu cầu khác đối với các trường hợp hàng hoá được cung cấp không đúng yêu cầu;

- Giải quyết các vấn đề tồn đọng trong quá trình mua sắm thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.

d) Giám đốc dự án có trách nhiệm:

- Phối hợp với UNCO kiểm tra để đảm bảo hàng hoá và các hồ sơ, tài liệu liên quan được tiếp nhận đầy đủ theo đúng số lượng, chủng loại và chất lượng yêu cầu, điền và ký vào Báo cáo tiếp nhận hàng hóa theo mẫu tại Phụ lục III.7.2 để gửi UNCO;

- Phân phối, đưa hàng hoá vào khai thác theo đúng kế hoạch;

- Bảo quản hàng hoá, thiết bị sau khi đã tiếp nhận mà chưa phân phối hoặc chưa sử dụng;

- Phối hợp với UNCO để thực hiện các thủ tục khiếu nại với công ty bảo hiểm và (hoặc) nhà thầu (nếu cần).

Bước 5: Thanh toán cho nhà cung cấp

a) UNCO thanh toán cho nhà thầu theo các thủ tục và quy chế của mình và thông báo cho PMU, gửi kèm bản sao hóa đơn được đóng dấu „Đã thanh toán“ để lưu trữ và làm báo cáo tài chính sau này. UNCO thông báo cho Giám đốc dự án về kết quả hoạt động mua sắm quốc tế mà tổ chức LHQ thực hiện làm thông tin đầu vào cho việc xây dựng Báo cáo dự án hằng quý.

b) Giám đốc dự án có trách nhiệm cung cấp cho UNCO Báo cáo kiểm tra và tiếp nhận hàng hóa có chữ ký và các chứng từ liên quan tới hàng hoá (nếu có) để việc thanh toán được thuận lợi và đúng thủ tục.

IV. CHUYỂN GIAO QUYỀN SỞ HỮU TÀI SẢN CHO PHÍA VIỆT NAM

1. Việc chuyển giao sở hữu tài sản mua sắm trong dự án do LHQ hỗ trợ cho phía Việt Nam có thể tiến hành khi tài sản được chuyển đến dự án hay vào bất kỳ thời điểm nào trong quá trình thực hiện dự án.

2. Việc chuyển giao sở hữu tài sản cho phía Việt Nam được tiến hành theo những bước sau:

Bước 1: Giám đốc dự án chủ trì lập danh mục kiểm kê tài sản cần chuyển giao. UNCO có trách nhiệm phối hợp với Giám đốc dự án để thực hiện công việc này.

Bước 2: Giám đốc dự án có văn bản gửi UNCO đề nghị chuyển giao tài sản kèm danh mục tài sản cần chuyển giao đã được thống nhất.

Bước 3: UNCO soạn văn bản Thư chuyển giao quyền sở hữu tài sản (xem Mẫu tại Phụ lục III.7.2), ký văn thư đó, rồi chuyển cho Giám đốc dự án cùng ký. Việc chuyển giao tài sản về mặt pháp lý được hoàn tất khi UNCO nhận được văn bản Thư chuyển giao quyền sở hữu tài sản có chữ ký của Giám đốc dự án.

Chương 8 - QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Quản lý tài chính của dự án là quá trình quản lý nguồn lực tài chính, bao gồm lập kế hoạch ngân sách, kế toán, báo cáo tài chính và quản lý rủi ro tài chính trên cơ sở sử dụng các thủ tục tiêu chuẩn và các biện pháp kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo rằng vốn tài trợ được sử dụng đúng mục đích, minh bạch và có hiệu quả.

1. Phạm vi áp dụng

1.1. Các quy chế trong Chương này được áp dụng cho những dự án do các tổ chức LHQ hỗ trợ có thành lập PMU, đối với tất cả các loại hình viện trợ như bằng tiền, hiện vật và các hình thức phi vật chất khác mà các cơ quan, tổ chức Việt Nam tiếp nhận từ các tổ chức LHQ.

1.2. Trường hợp dự án không thành lập PMU (theo quy định của Thông tư 03/2007/TT-BKH), thì sẽ tuân thủ các quy định, quy tắc về quản lý tài chính của phía Chính phủ.

2. Các nguyên tắc chính về quản lý tài chính

Việc quản lý các nguồn tài chính do LHQ cung cấp cho các dự án cần đảm bảo:

2.1. Thiết lập và duy trì hệ thống sổ kế toán cho phép xác định rõ các nguồn kinh phí của dự án;

2.2. Đảm bảo sử dụng có hiệu quả các khoản kinh phí viện trợ của các tổ chức LHQ theo nguyên tắc minh bạch và trách nhiệm giải trình đầy đủ trên cơ sở các văn bản đã được phê duyệt (DPO, Văn kiện dự án, AWP);

2.3. Đảm bảo kiểm soát và quản lý theo đúng quy định các khoản kinh phí viện trợ của các tổ chức LHQ;

2.4. Đảm bảo thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và đáng tin cậy;

2.5. Đảm bảo trách nhiệm giải trình về quản lý và sử dụng có hiệu quả các tài sản được mua sắm bằng kinh phí của dự án;

2.6. Đảm bảo triển khai Hướng dẫn HACT của các tổ chức thành viên Ban chấp hành Nhóm UNDG đến tất cả các cơ quan được LHQ hỗ trợ.

3. Chế độ và các định mức chi tiêu

3.1. Việc chi tiêu từ ngân sách viện trợ của dự án phải đáp ứng những yêu cầu sau đây:

3.1.1. Đã được các bên liên quan phê duyệt trong kế hoạch công tác và dự toán ngân sách;

3.1.2. Tuân thủ các định mức, chế độ, tiêu chuẩn đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;

3.1.3. Được Người duyệt chi phê duyệt;

3.1.4. Có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, hợp pháp.

3.2. Nguồn tham chiếu các định mức:

3.2.1. Các chế độ, tiêu chuẩn và định mức của LHQ áp dụng tại Việt Nam: LHQ có trách nhiệm cung cấp tài liệu này cho Giám đốc dự án;

3.2.2. Chế độ, tiêu chuẩn và định mức của Việt Nam: Thông tư 219/2009/TT-BTC, ngày 19/11/2009 của Bộ TC quy định một số định mức chi tiêu cho các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn ODA và các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước Việt Nam (áp dụng trong trường hợp nhà tài trợ không quy định định mức và các bên liên quan không nhất trí được định mức chung);

3.2.3. Chế độ, tiêu chuẩn, định mức của đối tác đồng thực hiện quốc tế (nếu có): tổ chức LHQ có trách nhiệm tập hợp và cung cấp các tài liệu này cho Giám đốc dự án.

3.3. Nguyên tắc xác định mức chi tiêu cho các trường hợp không có định mức

Trong trường hợp cả LHQ và Chính phủ Việt Nam chưa có định mức tương ứng, thì Giám đốc dự án cần đề xuất định mức. Bộ TC, Bộ KHĐT, NIP và UNCO có trách nhiệm xem xét đề xuất của Giám đốc dự án và đưa ra quyết định cuối cùng về định mức.

Có thể truy cập trang thông tin điện tử của Bộ TC www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy để xem Thông tư 219/2009/TT-BTC và các băn bản hướng dẫn khác của Bộ TC.

II. CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN

1. Giám đốc Dự án có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

1.1. Quản lý việc chi tiêu tài chính theo Văn kiện dự án và (hoặc) AWP và QWP đã được phê duyệt;

1.2. Đảm bảo các khoản chi tiêu của dự án không vượt quá mức quy định trong tổng ngân sách của dự án và tổng ngân sách hằng năm đã được phê duyệt;

1.3. Đảm bảo sửa đổi ngân sách theo đúng các quy định, quy tắc hiện hành;

1.4. Thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ có hiệu quả để quản lý việc giải ngân của dự án;

1.5. Thực hiện chức năng duyệt chi (khi được giao nhiệm vụ) đối với tất cả các khoản chi trả từ ngân sách dự án;

1.6. Lưu giữ tất cả các hồ sơ, chứng từ cập nhật liên quan tới tất cả các khoản thu, chi trong thời gian năm (5) năm, để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các thông tin hoặc báo cáo về tài chính và tạo thuận lợi cho công tác kiểm toán tài chính theo yêu cầu.

2. Kế toán dự án có trách nhiệm ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời, rõ ràng, tách bạch về nguồn kinh phí thực hiện dự án, tình hình chi tiêu thực hiện dự án theo các nội dung trong văn kiện đã được ký kết và tình hình quyết toán kinh phí chi thực hiện dự án theo từng quý, năm thực hiện và khi kết thúc dự án.

3. NIP có trách nhiệm:

3.1. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các dự án do các tổ chức LHQ trợ giúp theo đúng các quy định đã cam kết với tổ chức đó;

3.2. Kê khai và lấy xác nhận của cơ quan tài chính vào Tờ khai xác nhận viện trợ;

3.3. Chấp hành các quy định về chế độ quản lý tài chính theo hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;

3.4. Phối hợp với cơ quan tài chính trong việc chỉ đạo, hướng dẫn và đảm bảo việc tuân thủ nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính và sử dụng viện trợ;

3.5. Đảm bảo có đủ các biện pháp kiểm soát nội bộ để xây dựng các báo cáo tài chính chính xác và đáng tin cậy;

3.6. Lập và tổng hợp dự toán thu chi về viện trợ, thẩm tra, phê duyệt và thông báo phê duyệt quyết toán viện trợ của cơ quan chủ dự án.

4. Tổ chức LHQ, thông qua UNCO, có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

4.1. Theo dõi hoạt động tài chính của các dự án để đảm bảo kinh phí được chuyển cho các NIP theo Văn kiện dự án và (hoặc) AWP đã phê duyệt;

4.2. Góp phần tăng cường năng lực cho phía đối tác thông qua việc thực hiện chức năng tư vấn về các chính sách, quy tắc và thủ tục quản lý tài chính;

4.3. Đảm bảo có đủ các biện pháp kiểm soát nội bộ để xây dựng các báo cáo tài chính chính xác và đáng tin cậy;

4.4. Đảm bảo các khoản chi tiêu của dự án không vượt quá mức quy định trong tổng ngân sách của dự án và tổng ngân sách hằng năm đã được phê duyệt;

4.5. Đảm bảo sửa đổi ngân sách theo đúng các quy định, quy tắc hiện hành;

4.6. Tham khảo ý kiến các CQQLVT về những trường hợp nghi có sai phạm về quản lý tài chính hay báo cáo tài chính không đầy đủ, để tạm đình chỉ việc chuyển tiền hay thực hiện các biện pháp kỷ luật khác cho đến khi có giải pháp thỏa đáng cho mọi vấn đề tồn tại.

5. Các CQQLVT thực hiện chức năng quản lý tài chính đối với các dự án do LHQ hỗ trợ theo quy định tại Nghị định 131/2007/NĐ-CP.

III. ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CƠ QUAN THỰC HIỆN DỰ ÁN QUỐC GIA

1. Đánh giá năng lực quản lý tài chính của NIP (đánh giá vi mô) là việc đánh giá tổng thể năng lực quản lý tài chính của NIP nhằm những mục tiêu sau:

1.1. Mục tiêu tăng cường năng lực: giúp cho các cơ quan liên quan của Chính phủ và các tổ chức LHQ xác định thực trạng, những điểm mạnh và điểm yếu về năng lực quản lý tài chính của NIP cũng như những nội dung cần tăng cường năng lực cho NIP.

1.2. Mục tiêu quản lý tài chính: đưa ra phương thức chuyển tiền và đề xuất các hoạt động bảo đảm thích hợp để các cơ quan liên quan của Chính phủ và các tổ chức LHQ thực hiện.

2. Tiêu chí lựa chọn và quyết định đánh giá vi mô

2.1. Riêng ở Việt Nam hiện nay, việc đánh giá vi mô được thực hiện với các NIP đã hay dự kiến tiếp nhận tổng kinh phí hơn 500.000 USD mỗi năm từ các tổ chức LHQ cộng lại. Đây là mức thử nghiệm tại Việt Nam với tư cách là nước thí điểm Sáng kiến Một LHQ và sẽ được xem xét lại khi đánh giá việc áp dụng HPPMG này

a) Nếu có đầy đủ thông tin để khẳng định rằng việc chuyển kinh phí cho NIP có mức rủi ro thấp thì chỉ cần tiến hành đánh giá một cách đơn giản, sử dụng Bảng kiểm A tại Phụ lục III trong Hướng dẫn HACT.

b) Nếu không có đủ thông tin hay không thể khẳng định mức độ rủi ro thấp thì tổ chức LHQ có liên quan sẽ tiến hành đợt đánh giá một cách chi tiết đối với NIP, sử dụng Bảng kiểm B tại Phụ lục III trong Hướng dẫn HACT.

2.2. Đối với NIP đã nhận hay dự kiến sẽ nhận ít hơn 500.000 USD mỗi năm từ các tổ chức LHQ cộng lại và đã thực hiện thành công ít nhất một dự án do LHQ hỗ trợ, thì một cuộc đánh giá vi mô như vậy là không bắt buộc và do các tổ chức LHQ quyết định.

3. Qui trình đánh giá vi mô

Bước 1: Xác định các NIP cần được đánh giá vi mô

Bộ TC và UNRCO (hoặc đơn vị đầu mối được các tổ chức LHQ chỉ định - sau đây gọi là đơn vị LHQ đầu mối) xác định thời gian và danh sách các NIP cần được đánh giá vi mô.

Bước 2: Hình thức đánh giá vi mô

a) Bộ TC và UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối) cùng nhau quyết định hình thức đánh giá vi mô cho từng NIP, cụ thể là đánh giá đơn giản (sử dụng Bảng kiểm A) hay đánh giá chi tiết (sử dụng Bảng kiểm B).

b) UNRC (hay đơn vị LHQ đầu mối) có văn bản chính thức gửi các UNCO có liên quan và Bộ TC thông báo danh sách các NIP cần đánh giá, hình thức và thời gian đánh giá.

Bước 3: Xây dựng TOR cho việc đánh giá vi mô

a) UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối) chủ trì, phối hợp với các UNCO dự thảo hay cập nhật TOR và bộ câu hỏi điều tra theo mẫu tại Hướng dẫn HACT.

b) UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối) tham khảo ý kiến Bộ TC về dự thảo TOR và bộ câu hỏi điều tra.

c) Trong vòng mười lăm (15) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối), trên cở sở ý kiến đóng góp của các NIP thuộc diện đánh giá và các CQQLVT, Bộ TC có văn bản trả lời gửi UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối).

d) Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản phản hồi của Bộ TC, UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối) hoàn thiện và gửi TOR, bộ câu hỏi điều tra cùng các tài liệu liên quan tới các UNCO và Bộ TC để phối hợp triển khai.

Buớc 4: Thông báo về đợt đánh giá vi mô các NIP

Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối), Bộ TC có văn bản gửi các NIP thuộc diện đánh giá, đồng gửi cho các CQQLVT, thông báo dự kiến thời gian, hình thức và nội dung chính của đợt đánh giá. Đồng thời, Bộ TC đề nghị các NIP tiến hành các công việc chuẩn bị cần thiết và phối hợp triển khai. Văn bản của Bộ TC kèm theo: TOR đã được phê duyệt, lịch biểu dự kiến của đợt đánh giá, bộ câu hỏi điều tra và các tài liệu liên quan.

Bước 5: Chuẩn bị cho đợt đánh giá vi mô

a) Từng NIP phải tiến hành các công việc chuẩn bị sau đây:

- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc nghiên cứu TOR, bộ câu hỏi, lịch biểu dự kiến và các văn bản khác liên quan tới đợt đánh giá, đồng thời chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và thu thập các thông tin liên quan tới đợt đánh giá;

- Chỉ định đơn vị điều phối và cán bộ đầu mối cho đợt đánh giá, thông báo cho Bộ TC và UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối) để phối hợp triển khai;

- Xây dựng và gửi cho Bộ TC và UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối) chương trình làm việc với đoàn đánh giá.

b) Trong trường hợp cần sử dụng dịch vụ tư vấn, UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối) phối hợp với Bộ TC tuyển dụng công ty tư vấn để tiến hành đánh giá theo quy định của LHQ.

c) Trong trường hợp cần thiết, các CQQLVT cùng các UNCO tổ chức hướng dẫn và hỗ trợ cho các NIP chuẩn bị cho đợt đánh giá.

Bước 6: Tiến hành đánh giá vi mô

Theo hình thức đánh giá đã được xác định, các UNCO hoặc công ty tư vấn tiến hành đánh giá vi mô theo kế hoạch đã được thống nhất.

Bước 7: Thảo luận và hoàn chỉnh Báo cáo đánh giá vi mô

a) Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc đánh giá vi mô, các UNCO hoặc công ty tư vấn hoàn tất dự thảo Báo cáo đánh giá để gửi Bộ TC và UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối). Sau đó, Bộ TC và UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối) tổ chức tham khảo ý kiến NIP được đánh giá về dự thảo Báo cáo;

b) Các UNCO hoặc công ty tư vấn hoàn chỉnh Báo cáo và nộp cho UNRCO (hay đơn vị LHQ đầu mối).

Bước 8: Thông báo kết quả đánh giá và thống nhất các hoạt động triển khai tiếp theo:

a) Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Báo cáo cuối cùng, UNRC (hay đơn vị LHQ đầu mối) phố hợp với Bộ TC tổ chức họp với các UNCO có liên quan và các CQQLVT để xem xét kết quả đánh giá, thống nhất về phương thức chuyển tiền phù hợp cho NIP được đánh giá, tần suất các hoạt bảo đảm và những biện pháp mà các bên liên quan cần thực hiện;

b) UNRC (hay đơn vị LHQ đầu mối) thông báo chính thức kết quả đánh giá và gửi Báo cáo đánh giá cuối cùng cho các UNCO và Bộ TC;

c) Bộ TC có văn bản thông báo cho NIP về kết quả đánh giá (kèm theo Báo cáo), phương thức chuyển tiền, tần suất các hoạt động đảm bảo và những biện pháp mà các bên liên quan cần thực hiện.

IV. LẬP VÀ PHÊ DUYỆT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

1. Lập và phê duyệt Dự toán ngân sách năm

1.1. Căn cứ lập Dự toán ngân sách năm

Dự toán ngân sách năm là một bộ phận của AWP. Dự toán ngân sách này được lập và phê duyệt dựa trên các căn cứ sau đây:

- Tổng mức ngân sách của dự án được phê duyệt trong DPO và ngân sách dự kiến dành cho năm và các hoạt động dự kiến thực hiện trong năm;

- Các tiêu chuẩn, chế độ và định mức chi áp dụng cho các dự án do các tổ chức LHQ hỗ trợ.

1.2. Nội dung, trình tự và thời gian lập, phê duyệt Dự toán ngân sách năm

Bước 1: Trên cơ sở các hoạt động dự kiến cho năm, Giám đốc dự án và các CIP phối hợp với UNCO (với tư cách là cơ quan được đề nghị thực hiện trực tiếp một số hoạt động cụ thể) xây dựng Dự toán ngân sách năm theo mẫu AWP.

Bước 2: PMU tổng hợp Dự toán ngân sách năm như là bộ phận của AWP.

Bước 3: Phê duyệt Dự toán ngân sách năm.

Là một bộ phận của AWP, Dự toán ngân sách năm đương nhiên được thông qua khi AWP được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Lập và phê duyệt Dự toán ngân sách quý

Dự toán ngân sách quý là một bộ phận của QWP, được Giám đốc dự án thông qua và gửi UNCO để phê duyệt trong vòng mười lăm (15) ngày đầu của tháng đầu của quý.

2.1. Căn cứ lập Dự toán ngân sách quý

Dự toán ngân sách quí được lập và phê duyệt dựa trên các căn cứ sau đây:

- Dự toán ngân sách năm và các hoạt động dự kiến thực hiện trong quý;

- Các tiêu chuẩn, chế độ và định mức áp dụng cho các dự án do LHQ hỗ trợ.

2.2. Qui trình lập và phê duyệt Dự toán ngân sách quý

Bước 1: Lập Dự toán ngân sách quý

Căn cứ vào AWP đã được ký kết và các hoạt động dự kiến thực hiện trong QWP, Giám đốc dự án và các CIP phối hợp với UNCO (với tư cách là cơ quan được đề nghị trực tiếp thực hiện một số hoạt động cụ thể) xây dựng Dự toán ngân sách quý, bao gồm nhu cầu kinh phí để thanh toán cho các hoạt động của dự án trong quý (trong đó có phần xin tạm ứng quý sẽ được thể hiện trong Báo cáo FACE theo mẫu tại Phụ lục III.8.1) và các khoản tồn từ quý trước. Phần xin tạm ứng quý được thể hiện trong Báo cáo FACE do NIP lập không bao gồm dự trù kinh phí cho các hoạt động do IIP trực tiếp thực hiện, nếu có.

Bước 2: PMU tổng hợp dự trù kinh phí cho quý cùng đề xuất kế hoạch cụ thể của các cơ quan liên quan trong quá trình dự thảo QWP theo mẫu tại Phụ lục III.4.1.

Bước 3: PMU trình Giám đốc dự án để xem xét và phê duyệt dự toán ngân sách quý khi phê duyệt QWP.

Bước 4: Gửi dự toán ngân sách đã được phê duyệt cho UNCO.

Giám đốc dự án chính thức gửi dự toán ngân sách đã được mình phê duyệt trong FACE cùng QWP cho UNCO để xem xét ký duyệt và chuyển tiền.

Bước 5: UNCO phê duyệt Dự toán ngân sách quý.

Là một bộ phận của QWP, Dự toán ngân sách quý đương nhiên được thông qua khi QWP được UNCO ký duyệt.

3. Điều chỉnh ngân sách dự án

1. Những quy định chung

1.1. NIP, UNCO hoặc CIP đều có thể đề xuất việc điều chỉnh ngân sách dự án (tại cuộc họp kiểm điểm dự án hay bằng văn bản) với các bên liên quan khác vào bất kỳ thời điểm nào trong quá trình thực hiện dự án. Bên đề xuất phải xây dựng dự thảo điều chỉnh ngân sách để NIP và UNCO xem xét.

1.2. Việc điều chỉnh ngân sách được đề xuất nhằm:

1.2.1. Điều chỉnh tổng ngân sách dự án;

1.2.2 Điều chỉnh ngân sách năm;

1.2.3 Chuyển dịch kinh phí giữa các kết quả đầu ra của dự án;

1.2.4. Chuyển dịch kinh phí trong phạm vi một kết quả đầu ra của dự án;

1.2.5. Điều chỉnh ngân sách quý, bao gồm (a) Tăng hay giảm ngân sách quý và (b) Chuyển dịch ngân sách giữa các hoạt động trong một nhóm hoạt động của quý.

1.3. Việc điều chỉnh ngân sách có thể dựa trên một hay một số cơ sở sau đây:

1.3.1. DPO và (hoặc) Văn kiện dự án đã được phê duyệt;

1.3.2. AWP và (hoặc) QWP đã được phê duyệt;

1.3.3. Những thay đổi đối với các hoạt động đã lên kế hoạch;

1.3.4. Những thay đổi về chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi tiêu;

1.3.5. Những biến động lớn về giá cả thị trường ảnh hưởng tiêu cực tới chi phí nhân sự, đào tạo, hàng hóa, dịch vụ và các yếu tố đầu vào khác của dự án.

2. Các loại, mục đích và thẩm quyền phê duyệt điều chỉnh ngân sách

2.1. Điều chỉnh tổng ngân sách dự án: Đây là trường hợp tăng hay giảm tổng ngân sách dự án nhằm phản ánh yêu cầu thực tế về tài chính của toàn bộ chu kỳ dự án xuất phát từ việc điều chỉnh về phạm vi hoạt động, đầu ra trực tiếp của dự án. Về phía Việt Nam, việc điều chỉnh ngân sách này thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ.

2.2. Điều chỉnh ngân sách năm: Đây là trường hợp tăng hay giảm ngân sách năm tương ứng với sự thay đổi trong AWP của năm hiện tại bằng việc chuyển một phần kinh phí của những năm tới vào ngân sách của năm hiện tại hoặc chuyển một phần kinh phí của năm hiện tại vào ngân sách của những năm tới. Về phía Việt Nam, việc điều chỉnh ngân sách này thuộc thẩm quyền phê duyệt của NIP.

2.3. Điều chỉnh ngân sách giữa các kết quả đầu ra của dự án: Việc điều chỉnh này cho phép chuyển dịch kinh phí giữa các kết quả đầu ra trong năm hiện tại nhằm đưa ra dự trù kinh phí phù hợp nhất để đảm bảo việc thực hiện và chất lượng các đầu ra có liên quan. Về phía Việt Nam, việc điều chỉnh ngân sách này thuộc thẩm quyền phê duyệt của NIP.

2.4. Điều chỉnh ngân sách trong phạm vi một kết quả đầu ra của dự án: Việc điều chỉnh này cho phép chuyển dịch kinh phí giữa các yếu tố đầu vào (như đào tạo, nhân sự, hợp đồng phụ, trang thiết bị, v.v...) nhằm đưa ra dự trù kinh phí phù hợp nhất để đảm bảo việc thực hiện và chất lượng của một kết quả đầu ra cụ thể. Về phía Việt Nam, việc điều chỉnh ngân sách này thuộc thẩm quyền phê duyệt của NIP.

2.5. Điều chỉnh ngân sách quý bao gồm (a) Tăng hay giảm tổng ngân sách của một quý và (b) Chuyển dịch kinh phí giữa các hoạt động trong một nhóm hoạt động của quý. Về phía Việt Nam, việc điều chỉnh ngân sách này thuộc thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc dự án.

3. Các bước cơ bản của việc điều chỉnh ngân sách

Bước 1: Bên đề xuất xây dựng dự thảo điều chỉnh ngân sách và những thay đổi tương ứng về các dòng, khoản mục ngân sách, nộp cho Giám đốc dự án. Bên đề xuất có thể tham khảo ý kiến các bên khác về bản dự thảo điều chỉnh.

Bước 2: Sau khi nhận được bản dự thảo điều chỉnh, Giám đốc dự án tham vấn với Bên đề xuất, NIP và UNCO để xác định xem việc điều chỉnh như vậy có chấp nhận được không và những thay đổi cụ thể về các dòng, khoản mục ngân sách có hợp lý không.

Bước 3: Nếu các bên được tham vấn có ý kiến đề xuất những thay đổi khác, Giám đốc dự án sẽ xem xét và tổng hợp các ý kiến đó và thể hiện vào bản dự thảo điều chỉnh ngân sách sửa đổi.

Bước 4: Phê duyệt điều chỉnh ngân sách của phía Việt Nam

a) Giám đốc dự án phê duyệt điều chỉnh ngân sách quý được quy định tại Điểm 2.5 nêu trên;

b) Giám đốc dự án trình NIP xem xét, phê duyệt điều chỉnh ngân sách được quy định tại các Điểm 2.2, 2.3 và 2.4 nêu trên;

c) Giám đốc dự án tiến hành các thủ tục theo quy định của Nghị định 131/2007/NĐ - CP để trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt điều chỉnh ngân sách được quy định tại Điểm 2.1 nêu trên.

Bước 5: UNCO phê duyệt điều chỉnh ngân sách

a) Đối với điều chỉnh ngân sách quý quy định tại Điểm 2.5 (b), Giám đốc dự án phê duyệt điều chỉnh, tổ chức triển khai các hoạt động đã được điều chỉnh và thông báo cho UNCO và các bên liên quan về quyết định phê duyệt điều chỉnh của mình cũng như các kết quả thực hiện trong Báo cáo thực hiện dự án quý.

b) Đối với các điều chỉnh ngân sách còn lại, sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền phía Việt Nam phê duyệt như được đề cập tại Mục 2 nêu trên, Giám đốc dự án gửi đề xuất điều chỉnh cho UNCO để xem xét, phê duyệt.

c) Trong vòng bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Giám đốc dự án, Trưởng Đại diện của tổ chức LHQ phê duyệt và đồng ký vào bản điều chỉnh ngân sách và gửi một bản gốc đã được hai bên ký cho Giám đốc dự án để cùng phối hợp thực hiện và lưu hồ sơ.

V. CHUYỂN TIỀN CHO CƠ QUAN THỰC HIỆN DỰ ÁN

1. Mở tài khoản ngân hàng và bổ nhiệm kế toán cho dự án

1.1. Việc mở tài khoản và bổ nhiệm Kế toán cho dự án được thực hiện theo hướng dẫn nêu tại Phần III, Chương 2 về Khởi động dự án và Chương 5 về Tuyển dụng nhân sự dự án của HPPMG.

1.2. Các thủ tục và yêu cầu cụ thể cho việc mở và quản lý tài khoản tuân theo quy định của ngân hàng thương mại hay Kho bạc Nhà nước nơi dự án mở tài khoản.

2. Các phương thức chuyển tiền

Việc chuyển tiền cho dự án do LHQ hỗ trợ được thực hiện theo Hướng dẫn HACT. Khi nhiểu tổ chức LHQ cùng tài trợ cho một NIP, thì các tổ chức này sẽ áp dụng cùng một phương thức chuyển tiền được lựa chọn trên cơ sở kết quả của cuộc đánh giá năng lực quản lý tài chính của NIP (đánh giá vi mô).

Có thể áp dụng một hay kết hợp một số phương thức chuyển tiền sau đây:

2.1. Chuyển tiền trực tiếp: UNCO chuyển thẳng tiền cho NIP vào tài khoản của dự án trên cơ sở Dự toán ngân sách quý được duyệt.

2.2. Trả tiền trực tiếp: UNCO thay mặt NIP trả tiền trực tiếp cho bên thứ ba theo yêu cầu của Giám đốc dự án trên cơ sở FACE đã được Giám đốc dự án điền và ký. Để bảo đảm xử lý việc trả tiền một cách chính xác và thuận lợi, PMU gửi các chứng từ, hóa đơn gốc cho UNCO để tiện việc kiểm tra. Sau khi việc trả tiền hoàn tất, UNCO sẽ gửi trả PMU các chứng từ, hóa đơn gốc này để lưu hồ sơ dự án.

2.3. Hoàn ứng: Hình thức này được áp dụng để hoàn lại các khoản chi mà NIP, với sự đồng ý bằng văn bản của UNCO, đã dùng tiền của mình để thực hiện những hoạt động đã được phê duyệt trong AWP hoặc QWP. UNCO tiến hành hoàn ứng dựa trên FACE và Báo cáo tình hình triển khai hoạt động. Việc hoàn ứng được thực hiện sau khi hoạt động kết thúc và được hoàn tất trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày UNCO nhận được yêu cầu hoàn ứng từ Giám đốc dự án kèm theo các chứng từ hợp lệ.

2.4. Phương thức thực hiện trực tiếp: là phương thức mà tổ chức LHQ tự chi trả cho các hoạt động khi tổ chức LHQ trực tiếp thực hiện các hoạt động của dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt.

3. Xác nhận viện trợ

Xác nhận viện trợ là việc cơ quan tài chính các cấp (Bộ TC hoặc Sở Tài chính các tỉnh, thành phố) xác nhận trên Tờ khai xác nhận viện trợ do PMU kê khai.

Trình tự các bước, nội dung và trách nhiệm xác nhận viện trợ tuân theo các quy định tại Thông tư 82/2007/TT- BTC ngày 12/7/2007 của Bộ TC.

VI. QUẢN LÝ THUẾ VÀ TÀI SẢN

1. Quản lý tài sản dự án được hình thành từ nguồn viện trợ

1.1. Phân loại tài sản được hình thành từ nguồn viện trợ

Tài sản có hình thái vật chất của dự án được chia thành tài sản cố định (còn được gọi là tài sản không tiêu hao) và vật tư, dụng cụ thường dùng (còn được gọi là tài sản tiêu hao).

Tài sản cố định là tài sản có nguyên giá tương đương từ 1.000 USD trở lên và có thời gian sử dụng từ ba (03) năm trở lên. Ngoài ra, những tài sản sau đây, bất kể giá trị và thời gian sử dụng là bao nhiêu, đều được quản lý theo chế độ đối với tài sản cố định:

- Máy tính xách tay;

- Máy quét (Scanner);

- Máy in;

- Ổ đọc và (hoặc) ghi CD, ổ cứng ngoài hoặc các phụ kiện máy tính xách tay khác;

- Đầu CD, DVD, đầu video;

- Máy quay phim, quay video, máy ảnh kỹ thuật số;

- Điện thoại di động;

- Thiết bị hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số (PDA).

1.2. Quản lý tài sản

1.2.1. Những tài sản của dự án đã được chuyển giao cho Chính phủ theo trình tự tại Phần III, Chương 7, Khoản IV của HPPMG, được quản lý theo chế độ quy định tại Nghị định 14/1998/NĐ-CP và Nghị định 147/2006/NĐ-CP.

1.2.2. Giám đốc dự án có trách nhiệm:

(a) Lập Sổ theo dõi tài sản cố định (sử dụng mẫu B04-DA trong Sổ tay Kế toán);

(b) Dán tem kiểm kê đối với các tài sản cố định.

1.2.3. Theo yêu cầu của các tổ chức LHQ, các dự án phải lập Báo cáo về tài sản cố định theo mẫu tại Phụ lục III.8.3.

1.2.4. Nếu trong thời gian bảo hành mà tài sản bị hư hỏng do lỗi của phía nhà cung cấp, Giám đốc dự án có trách nhiệm kịp thời thông báo cho nhà cung cấp để thực hiện chế độ bảo hành theo Hợp đồng. Nếu tài sản do UNCO mua, Giám đốc dự án có trách nhiệm kịp thời thông báo tình trạng của thiết bị để UNCO yêu cầu nhà cung cấp thực hiện chế độ bảo hành đã nhất trí trong Hợp đồng. UNCO có trách nhiệm bảo đảm rằng các điều khoản bảo hành theo quy định của Hợp đồng được đáp ứng đầy đủ.

1.2.5. Trong quá trình thực hiện dự án, NIP không được điều chuyển tài sản của dự án cho những đơn vị không thuộc phạm vi dự án và không sử dụng tài sản này cho mục đích khác với mục đích của dự án.

1.2.6. Khi quyền sở hữu tài sản chưa được chuyển giao cho phía Việt Nam, thì UNCO có trách nhiệm mua bảo hiểm tài sản. Chi phí mua bảo hiểm được chi vào ngân sách dự án.

1.2.7. Nếu hạng mục thiết bị, vật tư nào chưa được sử dụng cho mục đích nêu trong Văn kiện dự án hay AWP có liên quan, thì tổ chức LHQ có thể yêu cầu dự án trả lại những hạng mục này và NIP sẽ đảm bảo trả lại cho tổ chức LHQ một cách vô điều kiện.

1.2.8. Việc thanh lý tài sản chỉ được thực hiện sau khi dự án kết thúc theo trình tự được trình bày chi tiết hơn tại Chương 10 của HPPMG.

2. Quản lý thuế trong khuôn khổ các dự án do LHQ hỗ trợ

2.1. Thủ tục xin hoàn thuế giá trị gia tăng (VAT)

2.1.1. Những quy định chung

Các khoản mua sắm cho các dự án do các tổ chức LHQ hỗ trợ không thuộc đối tượng chịu thuế VAT. Về nguyên tắc, các khoản thuế VAT được chi trả từ nguồn vốn đối ứng. Trong trường hợp dự án chưa thể bố trí vốn đối ứng thì PMU vẫn chi trả thuế VAT cho nhà cung cấp từ nguồn vốn tạm ứng nhận được từ UNCO, và khoản thuế VAT này sẽ được hoàn ứng cho ngân sách dự án.

2.1.2. Hạch toán thuế VAT

Thuế VAT được hạch toán theo một tài khoản riêng. Cách thức hạch toán cụ thể được quy định trong Sổ tay Kế toán kèm theo HPPMG này. Thuế VAT của quý IV được hạch toán vào năm sau.

2.1.3. Hoàn thuế VAT

- Hằng quý, Giám đốc dự án có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục xin hoàn thuế VAT của từng quý theo quy định hiện hành của Nhà nước Việt Nam. Đối với những trường hợp mà dự án đã hoàn tất các thủ tục hoàn thuế nhưng tới thời điểm kiểm toán mà VAT vẫn chưa được hoàn thì UNCO sẽ không khấu trừ khoản tiền này vào kinh phí tạm ứng cho các hoạt động của dự án trong quý tiếp theo.

- Thuế VAT được hoàn ứng sẽ được nộp trả vào tài khoản ngân hàng của Dự án.

- Thời gian, thủ tục và các hồ sơ, chứng từ cần thiết để đề nghị hoàn thuế cũng như cơ quan có trách nhiệm hoàn trả thuế VAT sẽ được quy định cụ thể trong Sổ tay Kế toán.

2.2. Thuế thu nhập cá nhân (PIT)

2.2.1. Những quy định chung

- Nhân sự hỗ trợ quản lý dự án và các cá nhân cung cấp dịch vụ cho dự án, do NIP tuyển dụng, có nghĩa vụ nộp thuế PIT theo quy định hiện hành của Nhà nước Việt Nam. PMU có trách nhiệm đôn đốc và hỗ trợ nhân sự dự án trong việc thực hiện nghĩa vụ đóng thuế PIT.

- Theo qui định khấu trừ tại nguồn, Giám đốc dự án có trách nhiệm tổ chức việc trích lạivà nộp thuế PIT, đồng thời quyết toán với cơ quan thuế. Khi khấu trừ thuế PIT, PMU có trách nhiệm cấp hoá đơn hợp lệ cho người nộp thuế.

- Dự án có trách nhiệm đăng ký giao dịch với Kho bạc Nhà nước và Cơ quan thuế để làm các thủ tục về thuế, bao gồm cả thuế VAT và thuế PIT.

2.2.2. Cách thức thu và nộp thuế thu nhập cá nhân

- PMU khấu trừ khoản để nộp thuế PIT từ khoản phải trả cho các cá nhân có liên quan ngay khi thanh toán cho họ;

- Hằng quý, PMU tổng hợp số tiền thuế PIT đã khấu trừ và nộp cho Kho bạc Nhà nước mà mình đăng ký giao dịch;

- Sau khi nộp khoản thuế PIT nói trên cho Kho bạc Nhà nước, PMU làm các thủ tục thanh quyết toán với Cơ quan thuế.

3. Chế độ hạch toán trong các dự án

Giám đốc dự án có trách nhiệm thực hiện công tác kế toán theo Luật Kế toán, lưu trữ và cập nhật các loại chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định của Nhà nước Việt Nam. Với

các khoản thanh toán do tổ chức LHQ thực hiện theo phương thức trả tiền trực tiếp, các loại chứng từ, hóa đơn gốc được lưu giữ tại PMU.

Các loại sổ sách kế toán cụ thể được nêu trong Sổ tay Kế toán dự án được ban hành kèm theo HPPMG.

VII. THANH QUYẾT TOÁN VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1. Thanh toán trong các dự án do LHQ hỗ trợ

1.1. Những quy định chung

1.1.1. Trong việc thanh toán và chi trả của dự án, phải đảm bảo thực hiện nhất quán nguyên tắc phân định trách nhiệm rõ ràng, minh bạch giữa các nhân sự tham gia vào quá trình thanh toán và chi trả của dự án.

1.1.2. Hàng hoá hoặc dịch vụ với trị giá từ 100 USD trở lên mua sắm bằng tiền từ tài khoản ngân hàng của dự án không được thanh toán bằng tiền mặt, mà phải bằng séc hay qua chuyển khoản. Trong trường hợp không có dịch vụ ngân hàng, việc thanh toán bằng tiền mặt phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

1.1.3. Các khoản chi phải được Giám đốc dự án hoặc cán bộ thay thế duyệt chi.

1.1.4. PMU được phép lưu giữ quỹ tiền mặt bằng tiền Đồng Việt Nam có trị giá tương đương 500 USD để phục vụ cho các khoản chi tiêu lặt vặt. Mức chi từ quỹ này không được vượt quá 50 USD cho mỗi lần giao dịch. Quỹ này có thể được thường xuyên bổ sung bằng nguồn tiền rút ra từ tài khoản ngân hàng của dự án, theo quyết định của Giám đốc dự án.

1.2. Chế độ tạm ứng các khoản chi

Dự án được phép ứng tiền trước để chi trả cho:

a) Việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ khi có yêu cầu, nếu điều này được quy định tại Hợp đồng đã ký kết. Khoản ứng trước không được vượt quá 20% tổng giá trị Hợp đồng.

b) Việc đi công tác của nhân sự dự án theo quy định của LHQ.

2. Quyết toán các khoản tiền chuyển trực tiếp theo yêu cầu của LHQ

2.1. Tất cả các khoản chi bằng nguồn viện trợ của dự án chuyển cho NIP đều phải được quyết toán.

2.2. Việc quyết toán quý đối với các khoản chi từ nguồn viện trợ của LHQ được thực hiện đồng thời với việc phê duyệt QWP và các khoản tạm ứng ngân sách cho quý tiếp theo. Hồ sơ cho việc quyết toán bao gồm:

- Mẫu FACE được điền đầy đủ thông tin và được Giám đốc dự án ký;

- Báo cáo thực hiện QWP của quý trước;

- Các chứng từ, hóa đơn của các khoản chi cho các hoạt động được thực hiện trong quý trước (được lưu giữ tại dự án).

2.3. Việc quyết toán năm đối với các khoản chi của dự án được thực hiện theo quy định của tổ chức LHQ tài trợ.

3. Quyết toán các khoản chi theo yêu cầu của Chính phủ

PMU phải quyết toán các khoản chi hằng năm của dự án theo các quy định của Chính phủ tại Thông tư 01/2007/TT-BTC.

4. Lãi ngân hàng đối với các khoản tạm ứng

Toàn bộ các khoản lãi ngân hàng phát sinh từ các khoản tạm ứng quý do UNCO chuyển vào tài khoản của dự án mở tại ngân hàng phải được trả lại cho tổ chức LHQ tài trợ theo quy định của tổ chức tương ứng.

5. Chế độ báo cáo tài chính

PMU và NIP có trách nhiệm lập và gửi các báo cáo tài chính cho các cơ quan có liên quan. Các loại báo cáo, nội dung báo cáo, trách nhiệm lập và duyệt báo cáo và thời hạn hoàn thành cũng như những nơi nhận báo cáo, tuân theo hướng dẫn tại Sổ tay Kế toán dự án và Quyết định 803/2007/QĐ-BKH. Riêng với Báo cáo tài chính năm gửi kèm Báo cáo thực hiện Kế hoạch công tác năm, PMU và NIP lập Báo cáo này theo quy định của từng tổ chức LHQ.

Liên quan tới thuế VAT, khi lập báo cáo tài chính hàng năm, Giám đốc dự án phải thông báo lượng thuế đã được hoàn trong năm và đang xin hoàn mà PMU đã hoàn tất thủ tục.

Trong trường hợp Cơ quan thực hiện dự án là một tổ chức LHQ hay tổ chức quốc tế thì tổ chức này phải gửi các bản báo cáo tài chính được quy định tại thỏa thuận hiện hành giữa Cơ quan thực hiện này và tổ chức LHQ trợ giúp dự án. Đồng thời, việc quyết toán tài chính được thực hiện qua tài khoản thanh toán bù trừ của dự án LHQ chứ không qua phương thức chuyển tiền trực tiếp.

VIII. KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH NỘI BỘ

NIP và Giám đốc dự án có trách nhiệm xây dựng quy trình, tổ chức việc tự kiểm tra, kiểm soát tài chính tại dự án của mình. Cần đặc biệt quan tâm đến sự cần thiết phải phân định trách nhiệm rõ ràng giữa các thành viên chủ chốt của PMU có vai trò quan trọng trong quản lý ngân sách và chi tiêu của dự án, như Chủ tài khoản, Giám đốc dự án, Phó Giám đốc dự án (nếu có), Kế toán dự án và Thủ quỹ... theo Quyết định bổ nhiệm hoặc tuyển dụng.

Dưới đây là một số nội dung chính liên quan đến kiểm soát tài chính nội bộ làm cơ sở để xây dựng quy trình, tổ chức việc kiểm tra, kiểm soát tài chính nội bộ.

1. Mục đích của việc kiểm soát tài chính nội bộ

1.1. Đảm bảo và (hoặc) đánh giá toàn diện tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý tài chính, sử dụng kinh phí viện trợ do các tổ chức LHQ cung cấp cho các dự án.

1.2. Phát hiện và chấn chỉnh hoặc xử lý kịp thời các sai phạm, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán của đơn vị.

2. Yêu cầu của việc kiểm soát tài chính nội bộ

2.1 Công việc kiểm soát tài chính nội bộ phải được tiến hành thường xuyên, theo định kỳ hoặc đột xuất theo từng vụ việc.

2.2 Có kế hoạch và triển khai kiểm soát tài chính nội bộ theo trình tự quy định bảo đảm tính trung thực, khách quan và nghiêm túc. Những sai phạm đều phải được làm rõ, tìm nguyên nhân, quy trách nhiệm cụ thể đối với tổ chức, cá nhân mắc sai phạm. Kết luận phải rõ ràng, chính xác và chặt chẽ.

2.3 Trong các đợt kiểm soát định kỳ hoặc đột xuất phải có biên bản và báo cáo kết quả kiểm soát.

3. Các nguyên tắc kiểm soát tài chính nội bộ

3.1.Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát tài chính nội bộ phải đảm bảo phù hợp với các quy định của Chính phủ và của LHQ, tập trung vào các vấn đề sau:

3.1.1. Việc thiết lập các qui tắc và thủ tục tài chính cụ thể để đảm bảo quản lý tài chính một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính kinh tế (tiết kiệm chi phí) trong việc áp dụng các quy tắc và thủ tục được thiết lập;

3.1.2. Việc thực hiện các khoản chi tiêu phải được căn cứ vào các chứng từ và các hồ sơ để đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ đã được cung cấp, đồng thời việc thanh toán không bị trùng lặp. 3.1.3. Phải phân định rõ trách nhiệm của các cán bộ dự án tham gia vào quy trình quản lý tài chính của dự án. Cụ thể là:

- Chỉ định rõ cán bộ dự án nào là người sẽ thay mặt PMU nhận các khoản tiền; - Phân định rõ nhiệm vụ giữa nhân sự có trách nhiệm thay mặt PMU phê duyệt các khoản chi (theo cam kết hoặc nghĩa vụ mà PMU phải đảm bảo) và nhân sự có trách nhiệm xác nhận các khoản chi tiêu đã được thực hiện đầy đủ và có chứng từ chứng minh (như không chi tiêu quá ngân sách, có hóa đơn, có đơn đặt hàng, biên nhận tiền hàng …); - Phân định rõ nhiệm vụ giữa nhân sự có trách nhiệm xác nhận các khoản chi và nhân sự trực tiếp thực hiện các khoản chi tiêu thay mặt PMU. 3.2. Phải duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm tra và rà soát một cách thường xuyên và hiệu quả các giao dịch tài chính để đảm bảo:

- Sự hợp lý của các khoản thu, sự hợp lý trong việc quản lý và sử dụng tất cả các nguồn tài trợ và các nguồn lực tài chính khác của PMU;

- Các khoản chi tiêu và cam kết là phù hợp với ngân sách đã được phê duyệt, các khoản dự phòng cần thiết hay dự phòng tài chính đã được PMU cân nhắc, quyết định.

- Các nguồn lực của dự án được sử dụng một cách kinh tế, tiết kiệm.

3.3. Tất cả các khoản chi tiêu qua ngân hàng (như séc, chuyển khoản) cần có sự kiểm soát và ký duyệt của hai (02) cán bộ có thẩm quyền của dự án.

3.4. Bản Điều giải ngân hàng (Bank reconciliations) phải được lập định kỳ để phát hiện kịp thời các gian lận tiềm tàng và (hoặc) các lỗi trong công tác kế toán. Trong trường hợp dự án có đủ nhân lực, Ban quản lý dự án nên cử một cán bộ không có trách nhiệm trực tiếp liên quan đến việc chi tiêu (trình và phê duyệt) cũng như đến việc giao dịch với ngân hàng lập Bản hòa giải ngân hàng. Chủ tài khoản phải phê duyệt vào Bản hòa giải ngân hàng đã được lập.

3.5. Tất cả các khoản tiền thu hoặc chi phải có phiếu thu hoặc chi được phê duyệt chính thức vào ngày nhận hoặc xuất tiền. Riêng đối với tiền thu phải được gửi ngay vào tài khoản tiền gửi của Dự án.

4. Nội dung kiểm soát tài chính nội bộ:

4.1. Kiểm tra các khoản thu ngân sách của dự án.

4.2. Kiểm tra các khoản chi ngân sách của dự án.

4.3. Kiểm tra việc xác định các khoản chênh lệch thu chi hoạt động.

100

4.4. Kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản của dự án.

4.5. Kiểm tra các quan hệ thanh toán.

4.6. Kiểm tra việc quản lý và sử dụng các khoản vốn bằng tiền.

4.7. Kiểm tra việc thực hiện quyết toán thu chi tài chính.

4.8. Kiểm tra công tác quản lý tài chính liên quan đến hoạt động xây dựng cơ bản (nếu có).

4.9. Kiểm tra kế toán.

4.10. Kiểm tra việc tổ chức và quản lý công tác tài chính, kế toán.

5. Trách nhiệm của các cá nhân chủ chốt liên quan đến dự án trong kiểm soát tài chính nội bộ

Một số quy định chủ yếu về trách nhiệm và mối quan hệ của các thành viên chủ chốt của PMU và NIP trong công tác kiểm soát tài chính nội bộ như sau:

5.1. Chủ tài khoản: Chịu trách nhiệm chính thực hiện các nội dung, nguyên tắc và yêu cầu của công tác kiểm soát tài chính nội bộ được nêu trên, trong đó lưu ý một số trách nhiệm chính như sau:

5.1.1. Ký duyệt các khoản chi theo đúng thẩm quyền được quy định, theo hoạt động được phê duyệt đúng mục đích của dự án, theo chế độ và định mức chi tiêu được quy định và trên cơ sở tờ trình đề nghị chi đã có chữ ký của Kế toán dự án và cán bộ phụ trách hoạt động của dự án;

5.1.2. Ký duyệt việc rút tiền mặt nhập quỹ để thanh toán cho các hoạt động của Dự án theo quy định;

5.1.3. Tổ chức xây dựng, hoàn thiện và kiểm soát thường xuyên quy trình quản lý tài chính nội bộ, phân công nhiệm vụ và chức năng rõ ràng giữa các nhân viên và các khâu liên quan, giám sát việc lưu giữ các chứng từ kế toán liên quan;

5.1.4. Ký duyệt các sổ và chứng từ kế toán của Dự án theo quy định trên cơ sở đề nghị đã được Kế toán trình. Lập Hội đồng kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ của dự án do mình làm Chủ tịch hoặc ủy quyền Chủ tịch cho cán bộ có trách nhiệm thay thế và chịu trách nhiệm cá nhân về các vấn đề này;

5.1.5. Kiểm tra các khoản thu chi ngân sách dự án, chịu trách nhiệm giải trình các thông tin, nội dung có liên quan trong phạm vi trách nhiệm của mình.

5.2. Kế toán dự án: Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung, nguyên tắc và yêu cầu của công tác kiểm soát tài chính nội bộ được nêu trên, trong đó lưu ý một số trách nhiệm chính như sau:

5.2.1.Kiểm tra, soát xét các khoản chi tiêu của Dự án do các cán bộ phụ trách hoạt động của dự án ký trình để đảm bảo các khoản chi này theo hoạt động được phê duyệt đúng mục đích của dự án, theo chế độ và định mức chi tiêu được quy định, và trình Chủ tài khoản phê duyệt theo đúng thẩm quyền được qui định;

5.2.2. Ghi sổ kế toán chính xác, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của dự án, đảm bảo rõ ràng, tách bạch về nguồn kinh phí thực hiện dự án, tình hình chi tiêu thực hiện dự án theo các nội dung trong DPO hoặc văn kiện dự án và AWP đã được phê

101

duyệt cũng như tình hình quyết toán kinh phí chi thực hiện dự án theo từng quý, năm thực hiện và khi kết thúc dự án;

5.2.3. Lưu giữ đầy đủ các sổ chứng từ kế toán và các tài liệu có liên quan, đảm bảo báo cáo đầy đủ và kịp thời, chính xác tình hình tài chính của dự án khi có yêu cầu;

5.2.4. Dự thảo biên bản cho Hội đồng kiểm kê quỹ tiền mặt nếu/khi được yêu cầu;

5.2.5. Tuân thủ và thực hiện đầy đủ các quy định kế toán của Luật Kế toán và của HPPMG;

5.2.6. Chịu trách nhiệm giải trình các thông tin, nội dung có liên quan trong phạm vi trách nhiệm của mình.

5.3. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung, nguyên tắc và yêu cầu của công tác kiểm soát tài chính nội bộ được nêu trên, trong đó lưu ý một số trách nhiệm chính như sau:

5.3.1. Lưu giữ an toàn và đầy đủ tiền mặt của Dự án;

5.3.2. Nhận tiền và (hoặc) chi tiền của dự án khi có lệnh duyệt thu hoặc chi của Chủ tài khoản với đầy đủ các chứng từ và chữ ký khác theo yêu cầu;

5.3.3. Ghi sổ quỹ tiền mặt chính xác, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ thu chi tiền mặt của dự án;

5.3.4. Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt một cách thường xuyên;

5.3.5. Thường xuyên và định kỳ đối chiếu với kế toán về số dư tiền mặt của Dự án;

5.3.6. Chịu trách nhiệm giải trình các thông tin, nội dung có liên quan trong phạm vi trách nhiệm của mình.

5.4. Lãnh đạo NIP: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc và giám sát thực hiện các nội dung, nguyên tắc và yêu cầu của công tác kiểm soát tài chính nội bộ được nêu trên, trong đó lưu ý một số trách nhiệm chính như sau:

5.4.1. Thông qua Giám đốc dự án thiết lập các thủ tục kiểm soát tài chính nội bộ tại dự án của mình.

5.4.2. Xem xét việc bố trí nhân sự trong công tác quản lý tài chính nội bộ của dự án phù hợp với yêu cầu của công tác và quy định quản lý ODA;

5.4.3. Tổ chức kiểm tra thường kỳ và đột xuất công tác quản lý lý tài chính nội bộ của dự án để đảm bảo sự tuân thủ nghiêm chỉnh và chặt chẽ theo quy định;

5.4.4. Xem xét và phê duyệt báo cáo tài chính do Chủ tài khoản lập và trình, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của báo cáo;

5.4.5. Chịu trách nhiệm giải trình các thông tin, nội dung có liên quan trong phạm vi trách nhiệm của mình.

IX. KẾT THÚC DỰ ÁN VỀ MẶT TÀI CHÍNH

Hướng dẫn chi tiết cho việc kết thúc dự án về mặt tài chính được nêu tại Phần III, Chương 10 của HPPMG.

X. KIỂM TOÁN CÁC CƠ QUAN THỰC HIỆN DỰ ÁN

102

1. Những điều khoản chung

1.1. Theo yêu cầu của các tổ chức LHQ, các NIP tiếp nhận kinh phí từ những tổ chức này trong chu kỳ Kế hoạch chung phải được kiểm toán ít nhất một lần trong chu kỳ đó. Mục đích chính của việc kiểm toán là giúp cho các tổ chức LHQ nắm bắt được các biện pháp kiểm soát nội bộ mà NIP sử dụng để quản lý các khoản kinh phí tiếp nhận và bảo đảm các khoản tiền này được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả.

1.2. Khi các tổ chức LHQ cùng trợ giúp cho một NIP, các tổ chức LHQ này sẽ cùng nhau tổ chức các cuộc kiểm toán (theo kế hoạch và đặc biệt) để giảm bớt công việc hành chính và chi phí giao dịch cho NIP và các bên liên quan, cũng như tăng thêm tính hiệu quả của các cuộc kiểm toán nói riêng và các hoạt động bảo đảm nói chung.

1.3. Các loại hình kiểm toán

1.3.1. Kiểm toán định kỳ:

a) Mọi cuộc kiểm toán định kỳ đều nhằm kiểm tra xem NIP có các biện pháp kiểm soát nội bộ hay không và sử dụng chúng như thế nào trong việc tiếp nhận, ghi chép, theo dõi và chi tiêu các khoản kinh phí tiếp nhận cũng như đánh giá tình hình chi tiêu của NIP thông qua việc kiểm tra mẫu các khoản chi được thông báo trong tất cả các tờ khai FACE mà NIP nộp cho tổ chức LHQ trong thời gian được kiểm toán.

b) Đối với từng NIP, tần suất và tổng số lần kiểm toán sẽ tiến hành theo kế hoạch trong chu kỳ Kế hoạch chung được quyết định bởi UNRC và Bộ TC với vai trò là Cơ quan điều phối được đề cập tại Mục 1.6.1 sau đây, dựa trên kết quả đánh giá vi mô, kiểm tra tài chính tại chỗ, các hoạt động theo dõi chương trình và các yêu cầu riêng của từng tổ chức LHQ.

c) Các tổ chức LHQ tại Việt Nam quy định cần tiến hành kiểm toán định kỳ đối với NIP đã được đánh giá vi mô và đã nhận được hoặc dự kiến sẽ nhận hơn 500.000 USD trong chu kỳ Kế hoạch chung từ các tổ chức LHQ cộng lại.

d) Các tổ chức LHQ tại Việt Nam cũng quy định rằng trong trường hợp một NIP chưa được đánh giá vi mô vì một lý do nào đó thì i) NIP này được coi là “có mức rủi ro cao” nếu đã được hoặc dự kiến sẽ nhận 500.000 USD hoặc nhiều hơn trong một năm từ các tổ chức LHQ cộng lại, và (ii) NIP này được coi là “có mức rủi ro trung bình” nếu đã nhận hoặc dự kiến sẽ nhận ít hơn 500.000 USD trong một năm từ các tổ chức LHQ cộng lại.

Tần suất kiểm toán định kỳ đã được các tổ chức LHQ quy định như sau:

103

Mức độ rủi ro (Xác định theo Đánh giá vi mô)

Cao Khá cao Trung bình Thấp

Tần suất kiểm toán định kỳ 2 lần trong chu kỳ Kế hoạch chung 2 lần trong chu kỳ Kế hoạch chung 1 lần trong chu kỳ Kế hoạch chung 1 lần trong chu kỳ Kế hoạch chung

1.3.2. Kiểm toán đặc biệt:

a) Kiểm toán đặc biệt được tiến hành trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ của NIP có nhiều khả năng hay đã được khẳng định là yếu kém. Việc kiểm toán cần được thực hiện ngay sau khi phát hiện vấn đề yếu kém. Trừ khi có những yêu cầu cụ thể khác đi, kiểm toán đặc biệt phải tuân theo quy định về quy trình, thủ tục đối với kiểm toán định kỳ.

b) Khi cân nhắc yêu cầu kiểm toán đặc biệt, UNCO liên quan cần tham khảo ý kiến của các CQQLVT và Đơn vị Giám sát kiểm toán3 tại Trụ sở của tổ chức đó trước khi tiến hành kiểm toán. Trong trường hợp có nhiều tổ chức LHQ tham gia, các cán bộ đầu mối của cơ quan Trụ sở cần trao đổi với nhau và đề xuất những công việc cần làm để tiến hành cuộc kiểm toán chung một cách có phối hợp và thông suốt.

1.4. Đơn vị tiến hành kiểm toán

1.4.1. Ở một nước mà kết quả đánh giá vĩ mô cho thấy Cơ quan Kiểm toán Tối cao (SAI) của quốc gia đó có đủ khả năng tiến hành các cuộc kiểm toán, thì nên lựa chọn SAI đề thực hiện công việc này.

1.4.2. Tổ chức LHQ có thể thuê cơ sở kiểm toán tư nhân để tiến hành các cuộc kiểm toán khi SAI được đánh giá là có năng lực nhưng không đồng ý thực hiện công việc này.

1.4.3. Tổ chức LHQ cũng có thể thuê cơ sở kiểm toán tư nhân để tiến hành công việc kiểm toán các Cơ quan thực hiện là tổ chức phi chính phủ nước ngoài.

1.5. Kinh phí cho việc kiểm toán

Ở các nước có SAI thực hiện việc kiểm toán các NIP như một phần trong chức năng nhiệm vụ của mình, thì SAI sẽ cấp kinh phí cho công việc kiểm toán. Nếu SAI của Việt Nam không thực hiện việc kiểm toán, thì các cuộc kiểm toán sẽ được chi trả từ nguồn ngân sách của Kế hoạch chung.

1.6. Trách nhiệm giải trình về kiểm toán

Trách nhiệm của các bên trong việc lập kế hoạch và tiến hành kiểm toán đối với các khoản kinh phí do tổ chức LHQ chuyển cho NIP được quy định chi tiết tại Hướng dẫn HACT. Trách nhiệm của ba bên chủ chốt trong công việc này được tóm tắt dưới đây:

1.6.1. Cơ quan điều phối: Cơ quan điều phối các hoạt động kiểm toán định kỳ và kiểm toán đặc biệt về phía Việt Nam là Bộ TC. Bộ TC đại diện cho Chính phủ trong các vấn đề chính sách và điều phối liên quan tới việc lập kế hoạch tổng thể và tổ chức tiến hành các cuộc kiểm toán, cụ thể là:

3 Văn phòng Kiểm toán và Điều tra (OAI) của UNDP; Phòng các dịch vụ giám sát của UNFPA.

104

a) Đảm bảo cho các bên liên quan phía Việt Nam nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của các yêu cầu hay vấn đề chính sách liên quan tới kiểm toán và sự phối hợp có hiệu quả giữa các bên trong quá trình lập kế hoạch và tiến hành kiểm toán;

b) Cung cấp ý kiến phản hồi đối với các dự thảo kế hoạch và TOR về kiểm toán do UNRCO xây dựng và cung cấp ý kiến tư vấn về các chính sách và yêu cầu kiểm toán của quốc gia;

c) Phối hợp chặt chẽ với UNRCO và các NIP để đảm bảo cho các kế hoạch hành động sau kiểm toán được các bên liên quan xây dựng kịp thời và triển khai thực hiện tốt;

1.6.2. Cơ quan thực hiện dự án: Từng NIP có sử dụng các mẫu FACE cho việc tiếp nhận, ghi chép, theo dõi và chi tiêu các khoản kinh phí tiếp nhận có trách nhiệm:

a) Tạo thuận lợi cho các cuộc kiểm toán định kỳ và kiểm toán đặc biệt bằng cách cho phép cán bộ kiểm toán thi hành nhiệm vụ được tiếp cận kịp thời với:

- Tất cả các hồ sơ, chứng từ do NIP lưu giữ, phản ánh quá trình giao dịch chi tiêu các khoản kinh phí tiếp nhận từ tổ chức LHQ trợ giúp dự án;

- Tất cả các tài liệu và nhân sự có liên quan tới sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại NIP mà thông qua đó các khoản kinh phí viện trợ được tiếp nhận và sử dụng.

b) Tiếp nhận và triển khai các khuyến nghị của các Báo cáo kiểm toán thông qua những hoạt động cụ thể sau đây:

- Kịp thời đưa ra ý kiến chấp nhận hay bác bỏ từng khuyến nghị của kiểm toán với các bên liên quan;

- Kịp thời triển khai các công việc cần thiết nhằm thực hiện những khuyến nghị của kiểm toán được chấp nhận;

- Thường xuyên thông báo cho các bên liên quan những công việc đã triển khai để thực hiện các khuyến nghị của kiểm toán được chấp nhận.

1.6.3. Đại diện các tổ chức LHQ: Bản thân vị Trưởng Đại diện của từng tổ chức LHQ tài trợ có trách nhiệm:

a) Kịp thời cung cấp cho UNRCO (hay đơn vị/cá nhân được chỉ định làm đầu mối của LHQ) danh sách đầy đủ các NIP tiếp nhận kinh phí viện trợ và sử dụng các mẫu FACE, giá trị của các khoản kinh phí chuyển tới từng NIP cũng như mọi thông tin quan trọng khác về các biện pháp kiểm soát nội bộ của NIP tìm hiểu được thông qua các hoạt động đảm bảo khác;

b) Thông báo cho UNRCO (hay đầu mối của LHQ) và các tổ chức LHQ khác về mọi yêu cầu cụ thể của tổ chức mình đối với công tác kiểm toán liên quan tới các khoản kinh phí được chuyển cho các NIP;

c) Đóng góp phần kinh phí theo yêu cầu để triển khai thực hiện các cuộc kiểm toán nằm trong Kế hoạch Kiểm toán hằng năm và mọi hoạt động khác liên quan tới kiểm toán mà các bên cùng yêu cầu triển khai;

d) Kịp thời cung cấp cho đơn vị kiểm toán thông tin cụ thể về số lượng và thời gian xuất tiền của các đợt chuyển kinh phí diễn ra trong giai đoạn được kiểm toán, các mẫu FACE nhận từ NIP và tất cả các tài liệu có liên quan tới mọi khoản thanh toán trực tiếp mà tổ chức LHQ thực hiện thay mặt NIP đang được kiểm toán.

105

1.7. Các hoạt động triển khai sau kiểm toán:

1.7.1. NIP, UNRCO (hay đầu mối của LHQ), Bộ TC, các UNCO và các bên liên quan khác phải nghiên cứu kỹ lưỡng dự thảo Báo cáo kiểm toán và cho ý kiến phản hồi. Sau khi văn bản cuối cùng của Báo cáo kiểm toán được ban hành, NIP phải bảo đảm các bên có liên quan thực hiện các khuyến nghị của kiểm toán.

1.7.2. Nếu các bên có liên quan không thực hiện các khuyến nghị của kiểm toán, thì có thể dẫn đến việc thực hiện các biện pháp xử lý như tạm ngừng việc chuyển tiền cho NIP, áp dụng các phương thức và thủ tục chuyển tiền dành cho NIP có mức độ rủi ro cao, tăng tần suất và phạm vi của các hoạt động bảo đảm và (hoặc) đóng cửa (các) dự án do NIP quản lý hay chấm dứt kế hoạch công tác trước thời hạn.

2. Các cuộc kiểm toán định kỳ

2.1. Lập kế hoạch kiểm toán

2.1.1. UNRCO (hay đơn vị/cá nhân được chỉ định làm đầu mối của LHQ) phối hợp với Bộ TC và các UNCO để xây dựng và cập nhật Kế hoạch Kiểm toán hằng năm, trong đó xác định các NIP cần phải kiểm toán định kỳ trong năm dương lịch và xây dựng lịch biểu kiểm toán.

2.1.2. UNRCO (hay đầu mối của LHQ) gửi danh sách các NIP sẽ được kiểm toán và TOR cho tất cả các bên liên quan để phối hợp có hiệu quả các cuộc kiểm toán mà các tổ chức LHQ sẽ tiến hành đối với NIP mà họ cùng tài trợ.

2.1.3. Phần Chú thích kỹ thuật số 5 trong Hướng dẫn HACT cung cấp chi tiết về cách thức “Xây dựng Kế hoạch Đánh giá vi mô và Kiểm toán hằng năm”.

2.2. Các bước cơ bản để tiến hành kiểm toán định kỳ

Bước 1: Dưới sự chỉ đạo của Đơn vị Giám sát kiểm toán tại Trụ sở của tổ chức LHQ tài trợ, UNRCO (hay đầu mối của LHQ) phối hợp với Bộ TC và Bộ KHĐT xây dựng danh sách các NIP sẽ được kiểm toán trong năm và cập nhật TOR cho việc kiểm toán theo mẫu giới thiệu tại Chú thích kỹ thuật số 4 của Hướng dẫn HACT.

Bước 2: Bộ TC có văn bản gửi các NIP và PMU liên quan thông báo danh sách các NIP sẽ được kiểm toán, kèm theo TOR và các thông tin khác liên quan tới việc kiểm toán để phối hợp triển khai.

Bước 3: UNRCO (hay đầu mối của LHQ) phối hợp với Bộ TC tuyển dụng công ty kiểm toán tư nhân có năng lực để tiến hành kiểm toán, theo quy trình, thủ tục nêu tại Phần III, Chương 7 của HPPMG.

Bước 4: Đoàn kiểm toán tiến hành công việc kiểm toán, soạn thảo Biên bản Kiểm toán cho từng NIP vừa được kiểm toán, thảo luận và đi đến thống nhất với NIP về nội dung của Biên bản. Sau đó, đoàn kiểm toán và NIP cùng ký vào Biên bản này. Biên bản cần nêu ý kiến bác bỏ hay bảo lưu của NIP về những phát hiện của đoàn kiểm toán và đưa ra những lý lẽ để bảo vệ ý kiến đó.

Bước 5: Đoàn kiểm toán soạn thảo Báo cáo Kiểm toán cho từng NIP vừa được kiểm toán và gửi dự thảo Báo cáo tới NIP để lấy ý kiến phản hồi.

Bước 6: NIP nghiên cứu dự thảo Báo cáo Kiểm toán và cho ý kiến phản hồi về những phát hiện và khuyến nghị của đoàn kiểm toán. Ý kiến phản hồi này phải nhất quán với ý kiến phản hồi ghi trong Biên bản kiểm toán mà hai bên đã nhất trí.

106

Bước 7: Đoàn kiểm toán hoàn chỉnh Báo cáo Kiểm toán trên cơ sở tiếp thu ý kiến phản hồi của NIP. Đoàn có thể tham khảo ý kiến Bộ TC, Bộ KHĐT, UNRCO (hay đầu mối của LHQ) và các bên liên quan về dự thảo Báo cáo Kiểm toán, đặc biệt là các phát hiện chính và khuyến nghị về những công việc cần triển khai sau đợt kiểm toán.

Bước 8: Bộ TC gửi văn bản cuối cùng của Báo cáo Kiểm toán cho NIP và các CQQLVT. UNRCO (hay đầu mối của LHQ) gửi văn bản đó cho UNCO và UNCO chuyển cho Đơn vị Giám sát kiểm toán tại Trụ sở của tổ chức này.

Bước 9: Bộ TC và UNRCO (hay đầu mối của LHQ) phối hợp với UNCO để xác định những kết luận, khuyến nghị chính của kiểm toán cho từng NIP, những công việc chính mà NIP phải triển khai sau đợt kiểm toán và các biện pháp xử lý có thể áp dụng trong trường hợp không tuân thủ. Bộ TC và UNCO hướng dẫn và hỗ trợ các NIP liên quan xây dựng và thực hiện Kế hoạch Hành động sau kiểm toán.

Bước 10: NIP xây dựng và nộp Kế hoạch Hành động sau kiểm toán cho Bộ TC và UNCO. Sau đó, Bộ TC chuyển Kế hoạch này tới các CQQLVT và các cơ quan có liên quan khác của Chính phủ, còn UNCO chuyển Kế hoạch tới Đơn vị Giám sát kiểm toán tại Trụ sở của tổ chức mình để phối hợp triển khai. NIP có trách nhiệm đảm bảo rằng các khuyến nghị của kiểm toán được các bên liên quan triển khai thực hiện nghiêm chỉnh và kịp thời.

3. Các cuộc kiểm toán đặc biệt

3.1. Như được đề cập tại Khoản X, Mục 1 của Chương này, khi xác định cần phải tiến hành cuộc kiểm toán đặc biệt, UNCO cần tham khảo ý kiến các CQQLVT và Đơn vị Giám sát kiểm toán tại Trụ sở của tổ chức mình trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

3.2. UNCO và Bộ TC, Bộ KHĐT phối hợp trong việc hoàn thiện TOR (sử dụng mẫu tại Hướng dẫn HACT) và tuyển dụng công ty kiểm toán tư nhân có năng lực để tiến hành cuộc kiểm toán đặc biệt. TOR cần tập trung vào những vấn đề cần sự quan tâm tức thời của NIP, UNCO và các bên liên quan khác.

3.3. Thông thường, việc kiểm toán đặc biệt cũng tuân theo các bước cơ bản như được đề xuất với kiểm toán định kỳ. Tuy nhiên, do tính chất cấp bách của công việc kiểm toán này nên cần phải đơn giản hóa các hoạt động tham vấn ở mức tối đa.

107

Chương 9 - THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ VÀ BÁO CÁO DỰ ÁN

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Khái niệm và mục đích

1.1. Khái niệm

1.1.1. Theo dõi là hoạt động thường xuyên cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến tình hình thực hiện dự án, phân loại và phân tích thông tin, kịp thời đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định.

1.1.2. Đánh giá là hoạt động định kỳ xem xét toàn diện, có hệ thống và khách quan về tính phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, tác động và mức độ bền vững của dự án để có những điều chỉnh cần thiết và rút ra những bài học kinh nghiệm để áp dụng cho giai đoạn tiếp theo của dự án và (hoặc) áp dụng cho các dự án khác.

1.2. Mục đích

Theo dõi và đánh giá (TDĐG) các dự án cũng phục vụ các mục đích như đối với việc theo dõi và đánh giá Kế hoạch chung nêu tại Phần II, Chương 2, Mục I.1.

2. Các nguyên tắc

Những nguyên tắc chính của việc TDĐG dự án cũng tương tự như việc TDĐG Kế hoạch chung nêu tại Phần II, Chương 2, Mục I.2.

3. Tổ chức thực hiện (kế hoạch, chỉ số, công cụ)

3.1. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm về việc xây dựng kế hoạch TDĐG như là một phần trong quy trình xây dựng AWP và QWP thường xuyên của dự án.

3.2. Các chỉ số là công cụ cơ bản và có ý nghĩa quan trọng cho việc TDĐG dự án. Về cơ bản, các chỉ số đã được xác định khi xây dựng DPO hoặc Văn kiện dự án và được thể hiện trong Khung Kết quả và Nguồn lực (RRF) kèm theo các văn kiện này.

3.3. Trong trường hợp cần cập nhật hay hoàn thiện các chỉ số trước khi xây dựng AWP cho năm đầu của dự án, Giám đốc dự án có trách nhiệm phối hợp với UNCO tiến hành công việc này. Các chỉ số này sẽ được cụ thể hoá trong các AWP được xây dựng sau đó.

3.4. Giám đốc dự án có trách nhiệm phối hợp với UNCO để tổ chức việc xây dựng và sử dụng dữ liệu cơ sở ban đầu, các chỉ số, biểu câu hỏi điều tra, danh mục đối chiếu, các bảng tổng hợp và các công cụ khác cho công tác TDĐG.

3.5. Quá trình thực hiện các hoạt động trong AWP đã được phê duyệt sẽ thường xuyên có sự liên hệ giữa cán bộ, nhân viên UNCO, PMU và Giám đốc dự án. Mối liên hệ này chủ yếu nhằm bảo đảm chất lượng chung của các hoạt động cũng như để theo dõi tiến độ của các hoạt động (và các kết quả đạt được) cả hai bên cùng thực hiện và từng bên (UNCO hay NIP) thực hiện. Mối liên hệ đó cũng bao gồm cả việc theo dõi và báo cáo các dầu vào do các bên cung cấp, như tiền, vật tư và trợ giúp kỹ thuật.

108

II. THEO DÕI DỰ ÁN

1. PMU theo dõi dự án

1.1. Theo dõi là công việc thường xuyên của PMU để nắm được tình hình hoạt động của dự án và có biện pháp khắc phục kịp thời nếu cần thiết. Xuất phát từ thực tế là cuộc kiểm điểm tình hình thực hiện hằng năm của dự án chỉ được tổ chức khi có nhu cầu thực sự, nên việc theo dõi thường xuyên đối với dự án là hết sức quan trọng. Các cán bộ PMU cần sử dụng tất cả các công cụ và các kênh thông tin hiện có để thực hiện tốt chức năng này, kể cả việc thường xuyên thông tin và tham vấn không chính thức với các cán bộ có trách nhiệm của UNCO liên quan và các CQQLVT.

Ngoài việc theo dõi các hoạt động của dự án do phía Việt Nam thực hiện, Giám đốc dự án có trách nhiệm phối hợp với Trưởng đại diện UNCO theo dõi các hoạt động do UNCO hoặc các tổ chức quốc tế khác trực tiếp thực hiện, như đã được nêu tại các Chương 5, 6 và 7 của Phần III này.

1.2. Để thực hiện chức năng theo dõi, PMU có những nhiệm vụ chính sau đây:

1.2.1. Cập nhật tình hình thực hiện dự án, bao gồm:

- Tiến độ thực hiện dự án căn cứ vào kế hoạch công tác hiện nay;

- Khối lượng và chất lượng thực hiện;

- Các chi phí và đầu vào có liên quan;

- Các vấn đề và rủi ro có thể xảy ra.

1.2.2. Cập nhật tình hình quản lý dự án, bao gồm:

- Lập và cụ thể hoá kế hoạch triển khai các nội dung của công tác quản lý dự án;

- Cập nhật tình hình thực hiện và điều chỉnh kế hoạch (nếu cần thiết);

- Đảm bảo việc tuân thủ và thực hiện các qui định, thủ tục về quản lý dự án.

1.2.3. Như đã nêu ở Phần III, Chương 1, Mục II.5, PMU cần thực hiện vai trò thích hợp trong các sự kiện chính của dự án. Điều đó được trình bày chi tiết hơn ở các mục tiếp theo của Chương này.

2. Hội nghị kiểm điểm thực hiện dự án hằng năm

2.1. Theo quy định của LHQ, việc tổ chức Hội nghị kiểm điểm thực hiện dự án hằng năm là không bắt buộc. Tuy nhiên, trong trường hợp các bên liên quan có yêu cầu tổ chức, thì có thể tiến hành công việc này vào Quý IV hằng năm. Nên tổ chức kiểm điểm hằng năm khi dự án thực hiện không tốt, tỷ lệ giải ngân thấp so với kế hoạch và các kết quả quan trọng không thực hiện được như dự kiến.

2.2. Những hướng dẫn sau đây có thể tham khảo trong trường hợp tổ chức hội nghị kiểm điểm hằng năm:

2.2.1. Thành phần tham dự hội nghị kiểm điểm dự án hằng năm gồm:

- NIP;

- Các CIP, nếu có;

109

- UNCO;

- Đại diện các nhóm đối tượng thụ hưởng, nếu cần thiết.

Ngoài ra, Giám đốc dự án có thể mời đại diện của các CQQLVT và các cơ quan liên quan khác cùng tham dự.

2.2.2. Nội dung của cuộc họp:

a) Đánh giá việc thực hiện dự án (tiến độ thực hiện và kết quả đạt được, nguyên nhân thành công hoặc tình trạng chậm trễ, những vấn đề và rủi ro chính ảnh hưởng tiêu cực tới việc thực hiện dự án và khuyến nghị về những công việc cần triển khai tiếp theo);

b) Thảo luận định hướng ưu tiên và cách thức thực hiện dự án trong năm tới.

2.2.3. Cuộc họp kiểm điểm dự án hằng năm cần đạt được các kết quả sau đây:

a) Đi đến các kết luận về tình hình thực hiện dự án trong năm và những vấn đề chính liên quan tới việc hoàn chỉnh dự thảo Báo cáo tình hình thực hiện dự án hằng năm. Dự thảo Báo cáo sẽ được hoàn chỉnh và trở thành Báo cáo chính thức để nộp cho Bộ KHĐT và các UNCO để UNCO chuyển cho (Đồng) Trưởng PCG liên quan, giúp họ soạn thảo Báo cáo hằng năm của PCG.

b) Đề ra các định hướng ưu tiên và các biện pháp chính để thực hiện dự án trong năm tới.

3. Các kênh thông tin theo dõi tình hình thực hiện dự án không chính thức

Ngoài các kênh thông tin và cơ chế giám sát chính thức, UNCO, NIP và các CQQLVT cần duy trì quan hệ làm việc với nhau và với PMU thông qua các kênh thông tin không chính thức như thư điện tử, điện thoại, các cuộc trao đổi không chính thức, v.v... để chia sẻ kịp thời thông tin về tình hình thực hiện dự án và đề xuất các hoạt động phối hợp, hỗ trợ cần thiết.

4. Các chuyến theo dõi thực địa

4.1. Việc đi theo dõi thực địa có thể do một hay một số các cơ quan sau đây chủ trì thực hiện:

- NIP;

- UNCO;

- PMU;

- CQQLVT.

4.2. Cơ quan chủ trì tổ chức chuyến đi có trách nhiệm xây dựng TOR cho mỗi chuyến theo dõi thực địa, gửi trước TOR hay chương trình của chuyến đi cho PMU hoặc cơ sở dự án để phối hợp triển khai.

4.3. Cơ quan chủ trì tiến hành chuyến giám sát thực địa. Trước khi kết thúc chuyến giám sát, đoàn công tác cần trao đổi với những người có trách nhiệm của NIP và PMU về những kết luận sơ bộ và các khuyến nghị về việc triển khai tiếp theo.

4.4. Cơ quan chủ trì chuẩn bị Báo cáo giám sát thực địa (theo mẫu tại Phụ lục III.9.1) và gửi PMU và NIP chậm nhất là mười (10) ngày làm việc sau chuyến đi. Trong trường hợp

110

cần thiết, cơ quan chủ trì có thể gửi báo cáo cho UNCO, các CQQLVT và các cơ quan liên quan khác.

4.5. Giám đốc dự án có trách nhiệm đảm bảo các khuyến nghị của chuyến công tác được thực hiện như là một phần của Kế hoạch công tác của (các) quý tiếp theo và phản ánh kết quả thực hiện các khuyến nghị trong (các) báo cáo về tình hình thực hiện dự án sau đó.

4.6. Trong chừng mực cho phép, các chuyến đi theo dõi thực địa nên được tổ chức đồng thời với các chuyến kiểm tra tài chính tại chỗ nhằm giảm thiểu khối lượng công việc về mặt hành chính và chi phí giao dịch cho PMU, NIP và cơ sở dự án. Tương tự, cần giảm thiểu số lượng các chuyến đi theo dõi thực địa đột xuất ngoài kế hoạch.

5. Các chuyến theo dõi đột xuất

5.1. Các chuyến đi theo dõi đột xuất sẽ được tổ chức trong các trường hợp:

5.1.1. Theo yêu cầu của NIP hoặc PMU;

5.1.2. Khi dự án có những vấn đề ảnh hưởng nghiêm trọng tới tình hình thực hiện. Trong trường hợp này, UNCO và các CQQLVT cùng trao đổi và quyết định.

5.2. Các chuyến đi theo dõi đột xuất không nhất thiết phải có TOR, nhưng thời gian thực hiện chuyến đi theo dõi cần được thông báo kịp thời cho PMU để phối hợp.

5.3. Cơ quan chủ trì tiến hành chuyến giám sát thực địa. Trước khi kết thúc chuyến giám sát, đoàn công tác cần trao đổi với những người có trách nhiệm của PMU và NIP về những kết luận sơ bộ và các khuyến nghị về việc triển khai tiếp theo.

5.4. Cơ quan chủ trì chuẩn bị Báo cáo theo dõi thực địa để gửi cho PMU và NIP, chậm nhất là mười (10) ngày làm việc sau chuyến đi. Trong trường hợp cần thiết, cơ quan chủ trì có thể gửi Báo cáo này tới UNCO, các CQQLVT và các cơ quan liên quan khác.

5.5. Giám đốc dự án có trách nhiệm đảm bảo cho các khuyến nghị của chuyến theo dõi đột xuất được thực hiện như là một phần của Kế hoạch công tác của quý tiếp theo và phản ánh kết quả thực hiện các khuyến nghị trong (các) báo cáo về tình hình thực hiện dự án sau đó.

6. Kiểm tra tài chính tại chỗ (financial spot check)

6.1. Mục đích: Kiểm tra tài chính tại chỗ là việc UNCO tiến hành kiểm tra định kỳ tại dự án nhằm đánh giá hiệu quả các biện pháp kiểm soát tài chính nội bộ của NIP và mức độ chính xác của các hồ sơ, chứng từ tài chính do PMU lưu trữ để qua đó đề xuất các biện pháp giải quyết tốt những yếu kém hiện nay (nếu có) và tăng cường công tác quản lý các khoản kinh phí tiếp nhận.

6.2. Tần suất kiểm tra: Tần suất kiểm tra tài chính tại chỗ được quyết định trên cơ sở kết quả Đánh giá vi mô (đề cập tại Phần III, Chương 8, Khoản III) và có thể thay đổi, tùy theo kết quả kiểm tra tài chính tại chỗ và các hoạt động bảo đảm có liên quan được tiến hành trong năm. Kết quả kiểm tra có thể dẫn tới việc xem xét lại phương thức chuyển tiền cũng như tần suất và qui mô của các hoạt động bảo đảm.

6.2.1. Các tổ chức LHQ tại Việt Nam đã nhất trí về tần suất kiểm tra tài chính tại chỗ như sau:

111

Mức độ rủi ro

Cao Khá cao Trung bình Thấp

Mỗi năm 2 lần Mỗi năm 1 – 2 Mỗi năm 1 lần Tần suất kiểm tra

Mỗi năm 2 – 3 lần, tùy theo khối lượng tiền chuyển trực tiếp lần, tùy theo khối lượng tiền chuyển trực tiếp

6.2.2. Các tổ chức LHQ hỗ trợ cho cùng một NIP nên phối hợp tổ chức các cuộc kiểm tra tài chính tại chỗ và các chuyến đi theo dõi thực địa chung nhằm giảm thiểu khối lượng công việc hành chính và chi phí giao dịch cho tất cả các bên liên quan cũng như nâng cao hiệu quả của việc kiểm tra tại chỗ nói riêng và các hoạt động theo dõi nói chung.

6.3. Các bước cơ bản trong quá trình lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra tài chính tại chỗ

Bước 1: UNCO lập kế hoạch, hoàn thiện TOR cho đợt kiểm tra theo mẫu tại Phụ lục III.9.2 và gửi cho NIP và PMU để tiến hành công việc chuẩn bị.

Bước 2: Cán bộ có trách nhiệm của UNCO tiến hành cuộc kiểm tra với sự tham gia và hỗ trợ của các cán bộ liên quan của NIP và PMU. Trước khi kết thúc chuyến kiểm tra, cán bộ tiến hành kiểm tra của UNCO dự thảo Biên bản kết quả kiểm tra, tham vấn với PMU. Trong Biên bản cần nêu rõ ý kiến không đồng ý hoặc bảo lưu (nếu có) của PMU, kèm theo lý do cụ thể.

Bước 3: Trong vòng mười (10) ngày làm việc sau khi kết thúc đợt kiểm tra, cán bộ UNCO xây dựng Báo kiểm tra tài chính tại chỗ theo mẫu tại Phụ lục III.9.1 và gửi cho NIP, PMU và các CQQLVT.

Bước 4: Giám đốc dự án có trách nhiệm đảm bảo các khuyến nghị đã được thống nhất của cuộc kiểm tra được các bên liên quan thực hiện.

III. ĐÁNH GIÁ CÁC DỰ ÁN

1. Đánh giá dự án

1.1. Việc đánh giá các dự án cung cấp thông tin quan trọng cho quá trình ra quyết định trong vòng đời dự án và tạo nền tảng quan trọng cho việc đánh giá Kế hoạch chung. Tuy nhiên, là một phần trong nỗ lực cải cách và đơn giản hóa các thủ tục của LHQ tại Việt Nam, việc đánh giá như vậy không còn mang tính bắt buộc, trừ những trường hợp sau đây:

1.1.1 Việc đánh giá được quy định trong thỏa thuận với nhà tài trợ;

1.1.2. Dự án có tầm quan trọng đặc biệt do quy mô ngân sách, mức độ phức tạp về nội dung hay tính chất sáng tạo của nó (ví dụ như các dự án thí điểm);

1.1.3. Khi dự án gặp phải những khó khăn nghiêm trọng trong quá trình thực hiện, như việc huy động các yếu tố đầu vào bị chậm trễ hai quý liên tục so với kế hoạch, bế tắc về thể chế hay thiếu nhân lực, cản trở nghiêm trọng tiến độ và ảnh hưởng tới việc thực hiện các kết quả đầu ra của dự án.

112

1.2. Việc đánh giá dự án đối với hai trường hợp đầu cần được xác định từ trước trong DPO, Văn kiện dự án và (hoặc) AWP sau đó. Việc đánh giá đối với trường hợp thứ ba cần được các bên tham gia dự án xác định càng sớm càng tốt, được NIP và UNCO nhất trí và sau đó được bổ sung vào QWP gần nhất.

1.3. Quy trình chuẩn bị và thực hiện cuộc đánh giá độc lập dự án bao gồm các bước chính sau đây:

Bước 1: UNCO phối hợp với Bộ KHĐT để xây dựng kế hoạch tiến hành cuộc đánh giá, xin ký kiến của các CQQLVT trước khi hoàn thiện kế hoạch và thông báo cho các bên liên quan.

Bước 2: UNCO dự thảo TOR cho cuộc đánh giá theo mẫu tại Phụ lục III.9.3 và gửi Bộ KHĐT để lấy ý kiến.

Bước 3: UNCO hoàn thiện TOR và tổ chức cuộc đánh giá (tuyển dụng chuyên gia đánh giá, xây dựng kế hoạch làm việc cho chuyên gia, thu xếp cho chuyên gia vào Việt Nam, theo dõi và hỗ trợ hoạt động thực địa của chuyên gia, v.v...).

Bước 4: Đoàn chuyên gia tiến hành cuộc đánh giá, soạn thảo Báo cáo đánh giá dự án và trình dự thảo Báo cáo cho UNCO và Bộ KHĐT.

Bước 5: UNCO và Bộ KHĐT tổ chức lấy ý kiến đóng góp của NIP và các bên liên quan khác về dự thảo Báo cáo đánh giá; Giám đốc dự án chuẩn bị ý kiến đóng góp về dự thảo Báo cáo, cũng như ý kiến phản hồi từ góc độ quản lý và nộp cả hai văn bản này cho UNCO và Bộ KHĐT.

Bước 6: Đoàn đánh giá tiến hành hoàn thiện và nộp Báo cáo đánh giá cho UNCO và Bộ KHĐT. Văn bản cuối cùng của Báo cáo thể hiện ý kiến phản hồi của Giám đốc dự án từ góc độ quản lý và cam kết của Giám đốc dự án sẽ triển khai thực hiện các khuyến nghị của Báo cáo.

Bước 7: UNCO và Bộ KHĐT gửi Báo cáo đánh giá cho NIP, các cơ quan liên quan của Chính phủ và các bên liên quan khác. Nếu cần thiết, UNCO và Bộ KHĐT có thể đề xuất với các cơ quan có thẩm quyền của phía Việt Nam và (hoặc) các bên liên quan khác những biện pháp cụ thể để bảo đảm rằng Giám đốc dự án và các cơ quan liên quan thực hiện đầy đủ các khuyến nghị của đoàn đánh giá.

Bước 8: Giám đốc dự án và các bên liên quan khác triển khai các khuyến nghị của đoàn đánh giá như là một phần của Kế hoạch công tác của quý và (hoặc) của năm tiếp theo và phản ánh tiến độ thực hiện trong trong Báo cáo dự án của quý và (hoặc) năm gần nhất.

IV. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CỦA DỰ ÁN

1. Báo cáo định kỳ của dự án bao gồm các loại sau đây:

1.1. Báo cáo thực hiện Kế hoạch công tác quý theo mẫu tại Phụ lục III.9.4;

1.2. Báo cáo thực hiện Kế hoạch công tác năm theo mẫu tại Phụ lục III.9.5; và

1.3. Báo cáo kết thúc dự án theo mẫu tại Phụ lục III.9.6.

http://www.mpi.gov.vn/vbqppl-MPI.aspx?Lang=4&mabai=132192. Lập

và gửi báo cáo:

113

2.1. Các CIP có trách nhiệm lập và gửi báo cáo về tình hình thực hiện các hoạt động mà CIP được phân giao để gửi cho Giám đốc dự án theo mẫu và thời gian quy định của dự án.

2.2. Giám đốc dự án có trách nhiệm xây dựng các báo cáo của Dự án trên cơ sở tổng hợp báo cáo của các CIP về tình hình thực hiện các hoạt động và gửi tới:

- NIP;

- Các CQQLVT;

- UNCO; UNCO chuyển cho các (đồng) Trưởng PCG có liên quan.

3. Thời hạn nộp các báo cáo của dự án

3.1. Báo cáo dự án hằng quý: Trong vòng mười lăm (15) ngày đầu của quý tiếp theo, cùng với báo cáo FACE.

3.2. Báo cáo dự án hằng năm: Trước ngày 30 tháng 11 hằng năm gửi dự thảo báo cáo cho các bên liên quan nêu tại điểm 2.2. trên đây. Dự thảo Báo cáo này sẽ được hoàn thiện trước ngày 15 tháng 1 năm sau, sau khi dự án quyết toán kế hoạch chi tiêu quý 4 và năm hoạt động, và gửi lại cho các bên liên quan.

3.3. Báo cáo kết thúc dự án: Trong vòng sáu (06) tháng kể từ ngày dự án kết thúc hoạt động.

4. Ngoài các báo cáo trên đây, PMU, NIP có trách nhiệm lập và gửi các báo cáo khác theo quy định tại Thông tư 04/2007/TT-BKH và Quyết định 803/2007/QĐ-BKH về chế độ báo cáo đối với các dự án ODA.

114

Chương 10 - KẾT THÚC DỰ ÁN

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Kết thúc dự án là tình trạng khi tất cả các hoạt động được đề ra tại AWP năm cuối cùng đã được hoàn tất, báo cáo cuối cùng của dự án đã phản ánh mọi thay đổi đã được các cấp có thẩm quyền quyết định và được gửi tới các chủ thể liên quan.

Kết thúc dự án được phân ra hai giai đoạn: kết thúc về hoạt động và kết thúc về tài chính.

Một dự án được coi là kết thúc về hoạt động khi tất cả các hoạt động được đề ra tại AWP năm cuối cùng đã được thực hiện xong, Báo cáo kết thúc dự án được hoàn tất và gửi đến các bên liên quan.

Dự án được coi là kết thúc về tài chính khi mọi giao dịch tài chính đã được kết thúc, các hợp đồng đã được thanh lý, mọi tài sản đã được bàn giao cho phíaViệt Nam, tất cả các khoản tiền chưa chi tiêu (kể cả khoản lãi tiền gửi ngân hàng) được chuyển trả cho UNCO và tài khoản ngân hàng của dự án đóng lại.

2. Những quy định trong Chương này không áp dụng cho các trường hợp dự án bị đình chỉ hoặc chấm dứt trước thời hạn.

II. QUY TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN

1. Kết thúc hoạt động

1.1. Sáu (06) tháng trước thời điểm kết thúc dự án ghi trong DPO hoặc Văn kiện dự án, Giám đốc dự án có trách nhiệm phối hợp với UNCO xây dựng kế hoạch cho các hoạt động kết thúc dự án. Kế hoạch này có thể bao gồm cả những cuộc tham vấn ý kiến liên quan tới kết quả thực hiện dự án và hoàn thiện Báo cáo kết thúc dự án. Dự án có thể tổ chức các hoạt động để phổ biến các kết quả của dự án, chia sẻ bài học kinh nghiệm, vận động để áp dụng các mô hình và kết quả của dự án trong thực tiễn. Kinh phí cho các hoạt động này được đưa vào dự toán ngân sách quý cuối cùng.

1.2. Trước khi thông báo kết thúc dự án, Giám đốc dự án phải đảm bảo:

1.2.1. Tất cả nhân sự của dự án đã hoàn thành nhiệm vụ của mình theo TOR;

1.2.2. PMU đã nhận được và gửi tất cả các báo cáo kỹ thuật của chuyên gia tư vấn cho các bên liên quan;

1.2.3. Các hàng hóa, dịch vụ và (hoặc) kết quả trực tiếp từ các hoạt động mua sắm đã được bàn giao cho NIP hoặc đã được hoàn thành theo các điều khoản và điều kiện mua sắm trong các hợp đồng đã ký kết;

1.2.4. Tất cả các hoạt động đào tạo của dự án đã được hoàn thành;

1.2.5. Tất cả các hạng mục thiết bị của dự án đã được lắp đặt, chạy thử và đi vào vận hành. Nếu hạng mục nào chưa được chuyển giao cho Chính phủ trong quá trình thực hiện dự án, thì phải hoàn tất các thủ tục chuyển giao những hạng mục đó vào thời điểm này theo các bước và mẫu nêu tại Phần III, Chương 7, Khoản IV của HPPMG.

115

1.3. Quy trình thông báo về việc dự án kết thúc hoạt động bao gồm các bước chính sau đây:

Bước 1: Giám đốc dự án có văn bản gửi UNCO tuyên bố kết thúc dự án về mặt hoạt động.

Bước 2: Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Giám đốc dự án, UNCO có văn bản xác nhận việc dự án kết thúc hoạt động.

2. Kết thúc về tài chính

2.1. Việc kết thúc dự án về mặt tài chính phải được tiến hành trong vòng nhiều nhất một (01) năm sau khi dự án kết thúc hoạt động.

2.2. Để kết thúc dự án về mặt tài chính, Giám đốc dự án có trách nhiệm:

2.2.1. Kiểm kê tài sản;

2.2.2. Khoá sổ kế toán;

2.2.3. Chuyển trả cho UNCO tất cả các khoản tiền chưa chi tiêu (kể cả khoản lãi tiền gửi ngân hàng) và đóng tài khoản ngân hàng của dự án;

2.2.4. Bàn giao tài sản cho những đơn vị tiếp nhận theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền;

2.2.5. Phân loại và đóng gói các tài liệu kế toán để đưa lưu trữ theo quy định;

2.2.6. Phối hợp với UNCO xây dựng và thông qua Báo cáo kết thúc tài chính của dự án theo quy định của từng tổ chức LHQ và gửi các bên liên quan. Với việc thông qua và phân phát Báo cáo kết thúc tài chính, dự án được coi là hoàn toàn kết thúc.

2.3. Quy trình thông báo kết thúc dự án về mặt tài chính bao gồm các bước chính sau đây:

Bước 1: Giám đốc dự án có văn bản gửi UNCO tuyên bố kết thúc dự án về mặt tài chính.

Bước 2: Trong vòng năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Giám đốc dự án, UNCO có văn bản xác nhận việc về kết thúc dự án về mặt tài chính.

3. Đóng cửa dự án

3.1. Sau khi hoàn tất các hoạt động được quy định tại các Khoản II, Mục 1 và 2 của Chương này, dự án sẽ chính thức đóng cửa.

3.2. NIP tiến hành các thủ tục ra quyết định kết thúc dự án, giải thể PMU (theo Thông tư 03/2007/TT-BKH) và đóng cửa dự án.

3.3. NIP phải tiến hành các thủ tục quyết toán hoàn thành dự án theo quy định của Chính phủ Việt Nam.

116

Danh mục các tài liệu tham khảo

Bộ luật Lao động của Quốc hội nước NHXHCN Việt Nam số 35-L/CTN ngày 05/07/1994 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật Lao động số 74/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006 (http://vietlaw.gov.vn/LAWNET/)

thầu của Quốc hội số 61/ 2005/ QH 11 ngày 29/11/2005 2. Luật Đấu (http://vietlaw.gov.vn/LAWNET/)

Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 (http://vietlaw.gov.vn/LAWNET/) 3.

nước số 37/2005/QH11 ngày 14/6/2005 Kiểm toán nhà 4. Luật (http://vietlaw.gov.vn/LAWNET/)

sách Nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002 5. Luật Ngân (http://vietlaw.gov.vn/LAWNET/)

6. Luật Thuế thu nhập cá nhân của Quốc hội số 04/2007/QH12 ngày 21/11/2007 (http://vietlaw.gov.vn/LAWNET/)

Luật Thuế giá trị gia tăng số 02/1997/QH9 ngày 10/5/1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế giá trị gia tăng số 07/2003/QH11 ngày 17/ 6/2003 (http://vietlaw.gov.vn/LAWNET/)

Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước (http://vietlaw.gov.vn/LAWNET/)

Nghị định 131/2006/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (http://www.mpi.gov.vn  Hợp tác phát triển  Văn bản pháp quy)

10. Nghị định 85/2009/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng (http://vietlaw.gov.vn/LAWNET/)

11.

Quyết định 59/2007/TTg của Thủ tướng Chính phủ về chế độ sử dụng phương tiện vận tải trong cơ quan công quyền (http://www.chinhphu.vn/  Văn phòng chính phủ  Văn bản pháp luật)

12.

Quyết định số 916/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 15/7/2008 về việc thành lập Ban chỉ đạo liên ngành thực hiện Kế hoạch chung (http://www.chinhphu.vn/  Văn phòng chính phủ  Văn bản pháp luật)

13. Quyết định 119/2009/QĐ-TTg, ngày 01/10/2009 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế chuyên gia nước ngoài thực hiện các chương trình, dự án ODA ở Việt Nam

14.

Thông tư Liên tịch Bộ Kế hoạch- Bộ Tài chính số 02/ TTLT-BKH- BTC ngày 17/3/2003 hướng dẫn lập kế hoạch tài chính đối với các chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

15. Thông tư 116/ 2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 19/12/2005 về kết thúc dự án (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

16. Thông tư 03/2007/TT-BKH ngày 12/3/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về tổ chức quản lý các dự án ODA (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

117

17.

Thông tư số 04/2007/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành ngày 30/7/2007 hướng dẫnhttp://www.mpi.gov.vn/vbqppl-MPI.aspx?Lang=4&mabai=13219 thực hiện Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức ban hành kèm theo Nghị định của Chính phủ) số 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

18. Thông tư 16/2007/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn mua sắm thường xuyên trong các dự án (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

19.

Thông tư 33/2007/TT-BTC ngày 9/4/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn thanh quyết toán các dự án sử dụng ngân sách nhà nước (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

20.

Thông tư 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

21.

Thông tư 82/ 2007/ TT-BTC ngày 12/7/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

22. Thông tư 01/2008/TT-BNG, ngày 04/02/2008 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn trình tự, thủ tục ký kết và thực hiện điều ước quốc tế về nguồn hỗ trợ phát triển chính thức

23.

Thông tư 219/2009/TT-BTC, ngày 19/11/2009 của Bộ Tài chính quy định một số định mức chi tiêu cho các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

24. Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

25.

Quyết định 19/2007/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về Quy chế hạch toán ghi thu, ghi chi ngân sách nhà nước đối với các khoản vay và viện trợ nước ngoài (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

26.

Quyết định số 803/2007/QĐ- BH do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành ngày 30/7/2007 về ban hành Chế độ báo cáo tình hình thức hiện các chương trình, dự án ODA (http://www.mof.gov.vn  CSDL Văn bản pháp quy)

Tuyên bố Paris về hiệu quả viện trợ, tháng 3/2005 27.

Cam kết Hà Nội về hiệu quả viện trợ, tháng 6/2006 28.

Chương trình hành động Accra về hiệu quả viện trợ, ngày 4/9/2008 29.

Hài hòa giữa các tổ chức UNDG: Tiến tới Một LHQ tại Việt Nam, LHQ Việt Nam 30.

31. Thỏa thuận về các nguyên tắc, mục tiêu và biện pháp để thực hiện sáng kiến Một LHQ tại Việt Nam, LHQ Việt Nam

Kế hoạch chung 2006-2010, Chính phủ & LHQ Việt Nam, tháng 6/2007 32.

Kế hoạch chung 2006-2010, Chính phủ & LHQ Việt Nam, tháng 7/2008 33.

Thuật ngữ hài hòa về quản lý theo kết quả, UNDP New York 34.

Thuật ngữ về chuyến kinh phí cho các cơ quan thực hiện, UNDP New York 35.

Thuật ngữ về lập chương trình, dự án chung, UNDG New York 36.

118

37. Hướng dẫn về định mức chi tiêu tại chỗ cho các hoạt động phát triển tại Việt Nam, LHQ & Cộng đồng châu Âu tại Việt Nam, tháng 12/2007

38. Hướng dẫn về CCA và UNDAF, UNDP New York, tháng 2/2007 (http://www.undg.org  Programming Reference Guide)

39.

Phương pháp tiếp cận hài hòa về chuyển kinh phí cho cơ quan thực hiện, UNDG New York, tháng 9/2005 (http://www.undg.org  Programming Reference Guide, and http://un.org.vn  Publications  One UN Documents  One Set of Business Practices)

40.

Hướng dẫn về việc xây dựng và quản lý chương trình chung, UNDG New York, tháng 12 năm 2003 (http://www.undg.org/Programming Reference Guide/Common Country Programming Processes/Joint Programmes/Policy and Guidance/)

41. Báo cáo đánh giá vi mô tại Bộ Y tế, PWC Việt Nam, tháng 4/2006

42. Báo cáo đánh giá vi mô tại Tổng cục thống kê, PWC Việt Nam, tháng 4/2006

43. Dự thảo lần 1 Hướng dẫn chung về quản lý dự án (tháng 10/2006) và các ý kiến bình luận tại cuộc Hội thảo giữa Chính phủ & LHQ tháng 1/2007, LHQ tại Việt Nam

44. Sổ tay hướng dẫn quốc gia điều hành dự án, UNDP Việt Nam, tháng 10/1998

45. Sổ tay hướng dẫn lâm thời về quản lý dự án, UNDP Việt Nam, tháng 10/2005

46. Hướng dẫn về quản lý tài chính, UNDP New York

47. Kế hoạch hành động thực hiện Chương trình quốc gia 2006-2010, UNDP Việt Nam

48. Chính sách mới về hoạt động đánh giá, Hội đồng quản trị UNDP/UNFPA, tháng 6/2006

49. Các nguyên tắc và chuẩn mực cho hoạt động đánh giá trong hệ thống LHQ, UNEG New York (http://uneval.org)

50. Sổ tay hướng dẫn quản lý dự án, UNFPA Việt Nam, tháng 11/2003

51. Kế hoạch hành động thực hiện Chương trình quốc gia 2006-2010, UNFPA Việt Nam

52. Sổ tay hướng dẫn tác nghiệp cho Chương trình quốc gia tại Việt Nam, UNICEF Việt Nam, tháng 6/2007

53. Kế hoạch hành động thực hiện Chương trình quốc gia 2006-2010, UNICEF Việt Nam.

119

Quy chế chung quản lý chương trình, dự án hợp tác Việt Nam - Liên Hợp Quốc (HPPMG)