Ủ Ộ Ộ Ủ Ệ
Ỉ ộ ậ ự
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM ạ Đ c l p T do H nh phúc ố Tây Ninh, ngày 16 tháng 12 năm 2019 Y BAN NHÂN DÂN T NH TÂY NINH S : 52/2019/QĐUBND
Ế Ị QUY T Đ NH
Ế Ế Ả Ậ Ử Ữ Ử Ệ ƯỚ Ơ T GI A CÁC C QUAN TRONG H TH NG HÀNH CHÍNH NHÀ N Ả C TRÊN Đ A Ỉ Ệ BAN HÀNH QUY CH TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI N Ị Ố BÀN T NH TÂY NINH
Ủ Ỉ Y BAN NHÂN DÂN T NH TÂY NINH
ậ ổ ứ ứ ề ị ươ Căn c Lu t T ch c chính quy n đ a ph ng ngày 19 tháng 6 năm 2015;
ệ ử ứ ậ ị Căn c Lu t Giao d ch đi n t ngày 29 tháng 11 năm 2005;
ứ ệ ậ Căn c Lu t Công ngh thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
ứ ậ ạ Căn c Lu t An toàn thông tin m ng ngày 19 tháng 11 năm 2015;
ứ ị ị ủ ứ ủ ụ ố 64/2007/NĐCP ngày 10 tháng 4 năm 2007 c a Chính ph ng d ng công ủ ơ ệ ướ Căn c Ngh đ nh s ạ ộ ngh thông tin trong ho t đ ng c a c quan nhà n c;
ị ị ủ ề ả ủ ả ố 85/2016/NĐCP ngày 01 tháng 7 năm 2016 c a Chính ph v b o đ m an ấ ứ Căn c Ngh đ nh s ộ ệ ố toàn h th ng thông tin theo c p đ ;
ứ ủ ủ ị ế t ố 130/2018/NĐCP ngày 27 tháng 9 năm 2018 c a Chính ph quy đ nh chi ti ụ ứ ệ ử ề ữ ị ậ ự ữ ố ị ị ị Căn c Ngh đ nh s thi hành Lu t Giao d ch đi n t ố v ch ký s và d ch v ch ng th c ch ký s ;
ủ ướ ủ ủ ề ng Chính ph v ố 28/2018/QĐTTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 c a Th t ả ứ ệ ử ệ ử ữ ệ ố ơ ướ ế ị Căn c Quy t đ nh s ậ vi c g i, nh n văn b n đi n t gi a các c quan trong h th ng hành chính nhà n c;
ư ố ủ ệ ử s 01/2019/TTBNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 c a B N i v Quy đ nh quy trong công tác văn th , các ch c năng c b n c a ộ ộ ụ ứ ơ ư ệ ủ ổ ư ả ữ ử ệ ệ ố ử ứ Căn c Thông t trình trao đ i, l u tr , x lý tài li u đi n t H th ng qu n lý tài li u đi n t ệ ệ ử trong quá trình x lý công vi c c a các c quan, t ị ơ ả ủ ổ ứ ch c;
ề ị ủ ở ề ạ ờ ố i T trình s 81/TTrSTTTT ngày 25 tháng 11 Theo đ ngh c a S Thông tin và Truy n thông t năm 2019.
Ế Ị QUY T Đ NH:
ế ế ế ị ả Ban hành kèm theo Quy t đ nh này Quy ch ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn ệ ố ơ ệ ử ữ ướ ị ề Đi u 1. ả b n đi n t ậ gi a các c quan trong h th ng hành chính nhà n ử ỉ c trên đ a bàn t nh Tây Ninh.
ế ị ệ ự ể ừ ế ị ế Quy t đ nh này có hi u l c k t ủ Ủ ệ ử ệ ố ử ụ ế ậ ị (eOffice) liên thông trên đ a bàn ố ề ngày 01 tháng 01 năm 2020 và thay th Quy t đ nh s Đi u 2. ỉ 59/2014/QĐUBND ngày 22 tháng 10 năm 2014 c a y ban nhân dân t nh Tây Ninh ban hành Quy ả ch qu n lý, v n hành và s d ng h th ng Văn phòng đi n t ỉ t nh Tây Ninh.
ố ộ ộ ồ Ủ ạ
ể ủ ị Ủ ở ố ỉ Chánh Văn phòng Đoàn Đ i bi u Qu c h i, H i đ ng nhân dân và y ban nhân dân t nh; ủ ị Ủ ng các s , ban, ngành t nh; Ch t ch y ban nhân dân các huy n, thành ph ; Ch t ch y ệ ỉ ị ấ ổ ứ ườ ị ệ ch c, cá nhân có liên quan ch u trách nhi m thi ng, th tr n và các t ề Đi u 3. ủ ưở Th tr ban nhân dân các xã, ph ế ị hành Quy t đ nh này./.
ơ Ủ Ị Ủ TM. Y BAN NHÂN DÂN KT. CH T CH
ậ N i nh n: Văn phòng Chính ph ;ủ
Ủ Ị PHÓ CH T CH
ề
ế
ộ ụ ụ
ể
ể ạ
ả ố ộ ỉ
ỉ
ỉ
ở ư
ọ ỉ
ễ ọ Nguy n Thanh Ng c
ư
ỉ
ề B Thông tin và Truy n thông; ộ V Pháp ch B Thông tin và Truy n thông; C c Ki m tra văn b n QPPLBTP; Đoàn Đ i bi u Qu c h i t nh; TT: TU, HĐND t nh; CT, các PCT.UBND t nh; ư ề Nh Đi u 3; S T pháp; Trung tâm Công báo – Tin h c t nh; L u: VT, VP. ĐĐBQH, HĐND&UBND t nh. (NLinh)
QUY CHẾ
Ả Ậ Ế Ả TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI N T GI A CÁC C Ơ ƯỚ Ệ Ử Ữ Ị Ỉ Ử Ệ ủ Ủ ố ỉ Ố C TRÊN Đ A BÀN T NH TÂY NINH QUAN TRONG H TH NG HÀNH CHÍNH NHÀ N ế ị (Ban hành kèm theo Quy t đ nh s 52/2019/QĐUBND ngày 16 tháng 12 năm 2019 c a y ban nhân dân t nh Tây Ninh)
Ch ươ I ng
Ữ Ị NH NG QUY Đ NH CHUNG
ề ề ạ ỉ Đi u 1. Ph m vi đi u ch nh
ử ệ ả ị ả đi n t ữ ơ ệ ử thông qua (eGov) gi a các c quan trong h th ng hành chính nhà ả ả u n lý văn b n và đi u hành ị ỉ ậ 1. Quy ch ế này quy đ nh vi c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n ệ ố ệ ố H th ng q c ướ trên đ a bàn t nh Tây Ninh n ế ề .
ệ ử ệ ử ụ ậ ả ậ ộ ộ có n i dung thu c bí m t ướ ủ ị ố ớ 2. Quy ch ế này không áp d ng đ i v i vi c g i, nh n văn b n đi n t ậ c theo quy đ nh c a pháp lu t. nhà n
ố ượ ề ụ Đi u 2. Đ i t ng áp d ng
ố ớ Ủ Ủ ụ ệ ỉ ườ ấ t là UBND c p huy n); y ban nhân dân các xã, ph t ệ Ủ ơ ị ấ ơ ị ự ơ ộ ọ ơ ị ố ế 1. Quy ch này áp d ng đ i v i y ban nhân dân t nh; y ban nhân dân các huy n, thành ph ọ ắ ọ ắ (sau đây g i t ng, th tr n (sau đây g i t ấ là UBND c p xã) và các c quan, đ n v tr c thu c (sau đây g i chung là c quan, đ n v ).
ổ ứ ch c không thu c kho n 1 Đi u này liên quan đ n ho t đ ng g i, nh n văn ệ ơ ạ ộ ụ ế ệ ể ử ượ ậ ự ề ỹ ộ ứ ậ c th c hi n ị ế ế ạ ả ơ 2. Các c quan, t ớ ơ ạ ầ ả b n v i c quan, đ n v , n u đáp ng h t ng k thu t, công ngh đ áp d ng, đ ị theo quy đ nh t i Quy ch này.
ề ả Đi u 3. Gi i thích t ừ ữ ng
ả ệ ố ầ ọ ầ ả ọ ứ ề ứ ế ề ụ ự ư ậ ử ế ộ ệ ố ạ ủ ệ ệ ử ườ ả ủ ỉ ệ ử 1. H th ng qu n lý văn b n và đi u hành c a t nh (sau đây g i là ph n m m văn phòng đi n t ữ ệ ề eGov) là ph n m m tin h c ng d ng th c hi n các quy trình, các hình th c ti p nh n, l u tr , ơ ế ả ổ trao đ i, tìm ki m, x lý thông tin, gi i quy t công vi c trong các c quan thu c h th ng hành ề ấ ượ ướ ể c đ nâng cao ch t l chính nhà n ng và hi u qu c a công tác đi u hành c a lãnh đ o, các ậ ế ử ạ ộ ho t đ ng liên quan đ n g i, nh n văn b n đi n t ệ ả ủ trên môi tr ạ ng m ng.
ụ ệ ượ ệ ế ố c xây d ng dùng đ th c ỉ ả ỉ ậ ơ ự ướ gi a các c quan hành chính nhà n ể ự ị c trên đ a bàn t nh ế ố ả ớ ả ố ể ử ươ ả ả ộ ị ậ ỹ ả i pháp k thu t, công ngh đ 2. Tr c liên thông văn b n t nh là gi ệ ử ữ ử hi n k t n i và g i nh n văn b n đi n t ụ ủ Tây Ninh; k t n i, liên thông v i Tr c liên thông văn b n qu c gia do Văn phòng Chính ph ệ ử ớ ậ qu n lý đ g i, nh n văn b n đi n t v i các b , ngành, đ a ph ng khác.
ả ị ượ ấ ứ ơ ậ Cán b , công ch c, viên ch c c a các c quan, đ n v đ c c p tài ứ ứ ủ ề ơ ử ụ ủ ể ậ ề ầ 3. Tài kho n đăng nh p: ậ kho n ả (User name) và m t kh u (password) đ có quy n truy c p và s d ng các ch c năng c a ệ ử ph n m m văn phòng đi n t ộ ẩ eGov.
ệ ử ủ ề ả ị Đi u 4. Giá tr pháp lý c a văn b n đi n t
ủ ầ ị đã ký s theo quy đ nh c a pháp lu t đ c g i, nh n qua ph n m m văn ố ị ế ậ ượ ử ị ươ ươ ấ i Quy ch này có giá tr pháp lý t ề ả ng văn b n gi y và ậ ng đ ệ ử ạ eGov quy đ nh t ả ậ ệ ử ấ ả 1. Văn b n đi n t ệ ử phòng đi n t thay cho vi c g i, nh n văn b n gi y.
ượ ử ệ ử ề ả không thu c kho n 1 Đi u này đ ầ c g i, nh n qua ph n m m văn phòng ậ ệ ử ệ ử ề ả ả ậ ấ ả 2. Văn b n đi n t eGov có giá tr đ bi đi n t ộ ị ể ế t, tham kh o, không thay cho vi c g i, nh n văn b n gi y.
ệ ử ế ề ậ ả ắ ầ Đi u 5. Nguyên t c và yêu c u phát hành, ti p nh n văn b n đi n t
ệ ử ế ắ ậ ả 1. Nguyên t c phát hành, ti p nh n văn b n đi n t :
ệ ự ả ắ ị ph i th c hi n theo nguyên t c quy đ nh t ậ ề ả ạ ậ ệ ậ ị ư ư ệ ế ậ ề a) Vi c phát hành, ti p nh n văn b n đi n t i Đi u 5 ủ ệ ử ủ c a Lu t giao d ch đi n t và tuân theo các quy đ nh khác c a pháp lu t v b o v bí m t nhà ướ n ệ ử ả ị ữ c, an ninh, an toàn thông tin và văn th , l u tr ;
ả ộ ế ề ị ế ủ i quy t c a các c quan, đ n v eGov, tr tr ẩ ầ ế ườ ề ơ ơ ợ ng h p quy ậ ư ử ừ ườ ặ ng h p bên g i ho c bên nh n ch a xây ả ệ ử ề thu c th m quy n ban hành và gi ệ ử ậ c phát hành, ti p nh n qua ph n m m văn phòng đi n t ợ ể i đi m a kho n 1 Đi u 6 Quy ch này và các tr ầ ả ả ề ả ấ ả b) T t c các văn b n đi n t ả ượ ph i đ ạ ị đ nh t ự d ng ph n m m qu n lý văn b n;
ơ ử đ ả ử ả ả ấ ấ ị ị ạ ợ ị ệ ử ượ ả ơ ườ ng h p quy đ nh ph i g i kèm văn b n gi y theo quy đ nh t ố ừ ả c ký s , tr ế ề i Kho n 2 Đi u 6 Quy ch c) Các c quan, đ n v không phát hành văn b n gi y khi đã g i văn b n đi n t các tr này;
ệ ử ế ệ ử ả ả ả ch i nh n văn b n đi n t n u văn b n đi n t ả đó không b o đ m các ề ừ ố ề ử ả ầ ờ ị ậ ắ ả ề ệ ừ ố ả ệ ề ậ ầ ả ặ ồ ch i đó, đ ng th i bên t thông qua ph n m m qu n lý văn b n eGov ho c thông ế ể ử ụ ị ậ d) Bên nh n có quy n t ậ nguyên t c, yêu c u v g i, nh n và ph i ch u trách nhi m v vi c t ử ượ ồ nh n ph n h i cho bên g i đ c bi ả ỉ qua Tr c liên thông văn b n t nh đ x lý theo quy đ nh.
ầ ử ệ ử ả ậ 2. Yêu c u g i, nh n văn b n đi n t :
ệ ử ả ệ ử ả ầ ạ ả ế ị ề ố đ m b o theo yêu c u t i Đi u 6 Quy t đ nh s 28/2018/QĐ ậ a) Vi c g i, nh n văn b n đi n t TTg;
ệ ử ế ậ ượ ả ử ậ ờ đ n, văn th bên nh n ph i x lý ngay, không ch văn b n ả c văn b n đi n t ể ử ệ ế ậ ấ ấ ả ư b) Khi nh n đ ậ gi y và chuy n x lý theo quy trình sau khi nh n, ch m nh t là trong ngày làm vi c ti p theo.
ệ ử ề ả ố ế ệ ử ầ ậ ả ạ Đi u 6. Các lo i văn b n đi n t và đ u m i ti p nh n, phát hành văn b n đi n t
ệ ử ạ ả 1. Các lo i văn b n đi n t
ả ấ ả ế ủ ơ ẩ ố ệ ử ướ ề ầ ề ộ thu c th m quy n ban hành và gi ậ ả ượ c ph i đ ậ ấ ừ ử ứ ợ ệ i quy t c a c quan trong h ệ ử ng h p Bên g i ho c Bên nh n ch a đáp ng các ể ế ả ề ạ ầ ậ ế ố ầ ả ỹ ả ậ ả a) T t c các văn b n đi n t ế c ti p nh n, phát hành qua ph n m m văn phòng đi n t th ng hành chính nhà n ư ặ ừ ườ eGov, tr văn b n có tính ch t m t, tr tr ệ ậ yêu c u v h t ng k thu t, công ngh , an toàn thông tin, gi i pháp k t n i, liên thông đ ti p ệ ử ; nh n, phát hành văn b n đi n t
ạ ụ ụ ữ ể ả ả ầ ơ ơ ị ề ố ạ i đi m a kho n 1 Đi u này, tùy theo ượ ậ ế ạ c ti p nh n, phát ộ ộ ủ ơ ệ ử ử ả ả ấ mà không g i văn b n gi y trong n i b c a c quan, b) Ngoài danh m c các lo i văn b n áp d ng ch ký s t ị yêu c u, các c quan, đ n v xem xét quy đ nh thêm các lo i văn b n khác đ ề ầ hành qua ph n m m văn phòng đi n t ị ơ đ n v mình.
ệ ử ử ạ ả ả ấ 2. Các lo i văn b n đi n t g i kèm văn b n gi y
ả ử ủ ủ ướ ủ ị ạ ệ ủ ế ng Chính ph theo quy đ nh t i Quy ch làm vi c c a Chính a) Văn b n g i Chính ph , Th t ph .ủ
ả ồ ơ ế ả ấ ạ ị ả ấ ả ơ ấ ệ ủ ơ ồ b) Văn b n, h s trình c quan Đ ng, HĐND và UBND các c p theo quy đ nh t i Quy ch làm ệ vi c c a c quan Đ ng c p trên, HĐND và UBND các c p; văn b n kèm tài li u chuyên ngành, b n đ …ả
ả ự ả ố ớ ế ị ế ầ ị ồ ơ ậ ở ư ị ẩ ậ ủ ả ạ ị c) Văn b n, h s yêu c u S T pháp th m đ nh đ i v i các d th o Ngh quy t, Quy t đ nh quy ph m pháp lu t theo quy đ nh c a Lu t Ban hành văn b n QPPL năm 2015.
ố ơ ị ế ệ ử ầ ậ ả ơ 3. Đ u m i c quan, đ n v ti p nh n, phát hành văn b n đi n t
ả ậ ỉ ế ườ ự ạ ẩ ỉ ộ thu c ng tr c HĐND t nh, các ban c a HĐND ề ủ ị ủ ỉ ệ ử a) Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND t nh ti p nh n, phát hành văn b n đi n t ủ ả ph m vi, th m quy n qu n lý c a Đoàn ĐBQH, Th ỉ t nh và UBND; Ch t ch UBND t nh;
ế ơ ộ ộ ủ ơ ậ ơ ề ẩ ả ơ ị ỉ b) Văn phòng các c quan chuyên môn thu c UBND t nh ti p nh n, phát hành thu c ph m vi, ủ ưở th m quy n qu n lý c a c quan, đ n v mình; Th tr ạ ng các c quan chuyên môn đó;
ệ ề ả ấ ẩ ạ ộ ủ ị ủ ệ ấ ậ ế c) Văn phòng HĐND, UBND c p huy n ti p nh n, phát hành thu c ph m vi, th m quy n qu n lý c a UBND; Ch t ch UBND c p huy n;
ủ ề ế ấ ả ạ ậ ẩ ộ ủ ị ấ d) Văn phòng UBND c p xã ti p nh n, phát hành thu c ph m vi, th m quy n qu n lý c a UBND; Ch t ch UBND c p xã.
ươ Ch ng II
Ậ Ệ Ử Ử Ả Ả Ế QUY TRÌNH TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI N T
ầ ệ ử ủ ộ ề ả Đi u 7. N i dung và yêu c u thông tin c a văn b n đi n t
ộ ủ ả ệ ử ự ế ị ề ệ ả ố th c hi n theo Kho n 1 Đi u 10 Quy t đ nh s 1. N i dung thông tin c a văn b n đi n t 28/2018/QĐTTg.
ệ ử ề ầ ể ệ ệ ử ủ ả ả 2. Ph n m m văn phòng đi n t eGov ph i th hi n các thông tin sau đây c a văn b n đi n t :
ị ủ ơ ế ị ự ệ ạ ố ị ị i Quy t đ nh s 2133/QĐUBND ị ự ệ ơ ị ị ơ a) Mã đ nh danh c a c quan, đ n v : th c hi n theo quy đ nh t ỉ ủ Ủ ngày 27 tháng 8 năm 2018 c a y ban nhân dân t nh Tây Ninh ban hành danh sách mã đ nh danh ỉ các đ n v hành chính và s nghi p trên đ a bàn t nh Tây Ninh;
ả ị b) Mã đ nh danh văn b n
ả ấ ồ ị C u trúc Mã đ nh danh văn b n g m:
ủ ơ ị ổ ứ ủ ậ Mã đ nh danh c a c quan, t ị ch c theo quy đ nh c a pháp lu t;
ố ứ ự ả ả ượ Năm ban hành văn b n, s th t văn b n đ c ban hành trong năm;
ệ ả ố c) S và ký hi u văn b n;
d) Ngày, tháng, năm văn b n;ả
ả ạ đ) Lo i văn b n;
ế ả ộ e) Trích y u n i dung văn b n;
ệ ử ồ ơ g) H s , tài li u g i kèm;
ể ử ử ử ế ế ậ ừ ố ch i ả ạ ậ ạ h) Tr ng thái x lý (đã đ n, đã ti p nh n, đã chuy n x lý, đang x lý, đã hoàn thành, t nh n (tr l ồ i), thu h i, xóa...);
ườ ứ ụ ọ i) Ch c v , h tên ng i ký;
ứ ộ ẩ ẩ ượ ỏ ố ẩ k) M c đ kh n (kh n/th ng kh n/h a t c);
l) Bên g i;ử
m) Bên nh n;ậ
ử ậ ờ n) Th i gian g i, nh n;
ờ ạ ử o) Th i h n x lý;
ử ử ậ ả ị p) L ch s g i, nh n văn b n;
ế q) Thông tin khác (n u có).
ử ề ế ế ậ ả Đi u 8. Ti p nh n, x lý văn b n đ n
ế ầ ủ ự ủ ể ậ ậ ả ướ ệ ử ệ ử ế ế ề ậ ầ a) Tr đi n t ả c khi ti p nh n, Bên nh n ph i ki m tra tính đ y đ , toàn v n, tính xác th c c a văn b n và ti n hành ti p nh n trên ph n m m văn phòng đi n t ẹ eGov.
ầ ị ế ườ ậ ả ả ả ồ ắ ầ ề ờ ạ ệ ử ử ể ế ề i Đi u 5 Quy ch này, Bên eGov đ Bên g i bi ử t, x ợ ả ị ị Tr ng h p không b o đ m các nguyên t c, yêu c u quy đ nh t nh n ph i k p th i ph n h i thông qua ph n m m văn phòng đi n t lý theo quy đ nh;
ố ể ữ ề ậ ả ị i Đi u 5 Thông t ư ố s ổ ư ộ ộ ụ ứ ơ ả ủ ệ ử ư ệ ệ ủ ử ơ trong quá trình x lý công vi c c a các c quan, t ệ ố ọ ắ ch c (sau đây g i t ả t là Thông t ạ b) Ki m tra ch ký s và thông báo đã nh n văn b n theo quy đ nh t ữ ị ủ 01/2019/TTBNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 c a B N i v quy đ nh quy trình trao đ i, l u tr , ử ệ trong công tác văn th , các ch c năng c b n c a H th ng qu n lý tài li u x lý tài li u đi n t ư ố ổ ứ ệ ử đi n t s 01/2019/TTBNV).
ử ế ả 2. X lý văn b n đ n:
ế ượ ố ị ạ ề ư ố ả a) Văn b n đ n đ c đăng ký, s hóa theo quy đ nh t i Đi u 6, Thông t s 01/2019/TTBNV.
ể ế ề ả ầ ệ ử ệ ị ự văn phòng eGov th c hi n theo quy đ nh ư ố ề b) Trình, chuy n giao văn b n đ n ph n m m đi n t ạ t s 01/2019/TTBNV; i Đi u 7 Thông t
ả ế ế ả c) Gi i quy t văn b n đ n:
ư ơ ơ ệ ử eGov đ ể ế ị ậ ồ iấy ị: S d ng ả ế ự ế ư ậ ăn phòng đi n t ả các ngu n: Văn b n g ệ ử nh p qua tr c liên thông văn ụ ậ ồ ư ệ ử ậ Quy đ nh đ i v i văn th các c quan, đ n v ti p nh n, s (nh n qua ả b n đi n t ề ầ ử ụ ph n m m V ố ớ ậ ượ ừ ố hóa, khai báo các thông s ố văn b n đ n nh n đ c t đư ng b u đi n ho c nh n tr c ti p), văn b n đi n t ả ậ ậ ượ th đi n t ờ ệ ử nh n qua ệ ặ ệ ố h th ng c qua các ngu n khác. ả , văn b n nh n đ
ứ ứ ử ộ ứ ớ ế ậ văn b n ả trên ph n m m V ăn phòng đi n t ộ, công ch c, viên ch c khi x lý văn b n ứ ồ ơ ầ ế ụ ậ ể ượ ủ ề ị ả : Cán b , công ch c, vi ối v i các cán b ên Quy đ nh đ ề ự ệ ử eGov. Trong quá trình x ử ệ ch c th c hi n ti p nh n ệ ộ ử ả ậ lý ph i c p nh t các thông tin, báo cáo ti n đ x lý văn b n và h s công vi c do mình th lý ơ ở ữ ệ ầ vào ph n m m V ầy đ trong c s d li u. ả ả c qu n lý đ ệ ử eGov đ đ ăn phòng đi n t
ạ ơ ố ớ ạ ơ ị ị Quy đ nh đ i v i lãnh đ o c quan, đ n v ; lãnh đ o phòng, ban, đ n vơ ị trực thuộc
ự ạ ị ả ộ ị tr c thu c ph i th ộ ử ề ế ể ả ơ ăn phòng đi n t ề ố ử ọ ả ờ ư nờ g xuyên ơ ạ ơ ban, đ n v + Lãnh đ o c quan, đ n v và lãnh đ o các phòng, ết thông tin v ti n đ x lý văn b n, ậ ầ theo dõi ph n m m V ến. ị k p th i đôn đ c x lý, không ệ ử eGov đ nh n bi ồ đ ể t n đ ng các văn b n đ
ơ ạ ơ ề ị ử ụ ph n m m V ệ ử eGov đ ể chuy n văn b ăn phòng đi n t ản ể ả ộ ử ệ ử ế ợ ự ả ả ả ạ ơ ầ ị tr c thu c x lý; cho phép phát hành văn b n đi và quy t ế ả ệ ử hay k t h p phát hành c văn b n đi n t và ị ạ ơ á h n, lãnh đ o c quan, đ n v ắ ng h p phát hi n văn b n, h s x lý qu ậ ồ ơ ử ử ả ả ị ườ ỉ ạ ấ ờ ố ộ + Lãnh đ o c quan, đ n v s d ng ơ ế đ n các cá nhân hay phòng, ban, đ n v ằ ệ ị đ nh vi c phát hành hoàn toàn b ng văn b n đi n t ệ ợ văn b n gi y. Tr ụ . ph i k p th i ch đ o, đôn đ c các b ph n liên quan x lý kh c ph c
ạ ơ ệ ng xuyên giao vi c và ắ đôn đ c nh c nh cán ộ ộ ậ ị ự ế ệ ử ệ ố ị ồ ơ công vi c đúng quy đ nh trong ở ph n ầ ườ + Lãnh đ o các phòng, ban, đ n v tr c thu c th ậ h s ả ộ ự b th c hi n x lý văn b n đúng ti n đ , c p nh t ệ ử eGov. m m Về ăn phòng đi n t
ả ộ ạ ự ế ử ị tr c thu c tr c ti p x lý văn b n đ ến, so n th o văn ự ơ đ n v ị ớ ứ ứ ả ử ự ối v i các cán b ệ theo Quy đ nh đ ộ, công ch c, viên ch c khi x lý văn ạ + Nếu lãnh đ o các phòng, ban, ả ả b n đi thì ph i th c hi n b nả .
ườ ệ ử ế ả ợ ng h p sau khi ti p nh n mà có thông báo thu h i văn b n đi n t ủ ỏ ồ ầ ề ả ồ ồ 3. Tr ệ nhi m h y b văn b n đi n t c thu h i đó trên ph n m m văn phòng đi n t ậ ệ ử ượ đ ậ , Bên nh n có trách ệ ử eGov, đ ng
ả ệ ử ượ ề ệ ồ đ ầ c thu h i thông qua ph n m m văn phòng đi n ệ ử ể ế ờ th i thông báo vi c đã x lý văn b n đi n t ử eGov đ Bên g i bi t ử t.
ề ộ ể ậ ả ỹ
ả ả ể ứ ạ Đi u 9. So n th o, ki m tra n i dung, th th c, k thu t trình bày văn b n; ban hành, phát hành văn b n đi
ể ứ ể ạ ả ậ ả ộ ỹ 1. So n th o, ki m tra n i dung, th th c, k thu t trình bày văn b n
ả ể ậ ỹ ị ạ i ề ể ứ ạ c so n th o, ki m tra n i dung, th th c, k thu t trình bày theo quy đ nh t ư ố ượ ả Văn b n đi đ Đi u 10 Thông t ộ s 01/2019/TTBNV.
ả 2. Ban hành, phát hành văn b n đi:
ự ệ ị ạ ề ư ố i Đi u 11 Thông t s 01/2019/TT ả a) Ban hành, phát hành văn b n đi th c hi n theo quy đ nh t BNV.
ậ ầ ủ ả ậ ề ầ ả ả ồ ị ườ ng h p văn b n đi có đ ngh văn b n ph n h i, ph i c p nh t đ y đ thông tin yêu c u ồ ợ ả b) Tr ờ ạ ử ả ph n h i, th i h n x lý;
ế ố ể ử ế ả ặ ả ả ả ợ ồ ườ ng h p văn b n đi đ x lý ho c ph n h i cho văn b n đ n, ph i có k t n i, liên thông c) Tr ớ v i nhau;
ể ệ ể ả d) Ki m tra, theo dõi vi c chuy n phát văn b n đi:
ị ử ệ ệ ế ả ậ ơ ộ ố ượ ậ ư ơ ả ủ ơ Văn th c quan, đ n v g i văn b n có trách nhi m theo dõi vi c ti p nh n văn b n c a c ị ơ quan, đ n v thu c đ i t ng nh n.
ạ ườ ử ệ ệ ế ậ ả ủ ơ ả ố ớ ả ử ệ ị ườ ố ụ ờ ề ồ ng xuyên; đ ng th i đ ả ậ ấ ổ ả ả ợ ễ ế ố ớ ậ ợ ườ ậ i ch trì so n th o văn b n đi có trách nhi m theo dõi vi c ti p nh n, x lý văn b n do Ng ầ ộ ơ c quan, đ n v mình g i. Đ i v i các văn b n có n i dung yêu c u giao nhi m v , chuyên viên ệ ố ph i c p nh t thông tin trên h th ng văn b n, theo dõi, đôn đ c th ng h p ch m tr (n u có). xu t, t ng h p báo cáo đ i v i các tr
ờ ể ệ ử ề ả ậ ử Đi u 10. Th i đi m g i, nh n văn b n đi n t
ể ệ ử ế ệ ử ử ả ả ơ ơ ờ đ n các c quan, đ n v là th i đi m văn b n đi n t ả ử ầ ể ồ ộ ử ị ả ề ư ờ đó ả c văn th bên g i phát hành trên ph n m m qu n lý văn b n và có h i báo văn b n g i thành 1. Th i đi m g i m t văn b n đi n t ượ đ công.
ộ ậ ể ả ơ ả ề ể ả ậ ầ ờ ị ượ c xác đ nh là th i đi m văn b n i c quan, đ n v đ ế ậ đó nh p vào ph n m m qu n lý văn b n c a bên nh n, n u th i đi m văn b n nh p vào ệ ử ế ượ ả ậ ả ủ ế ậ ờ ể hành chính thì th i đi m ti p nh n văn b n đi n t ị ể ờ đ n đ c tính là th i ế ế ờ 2. Th i đi m nh n m t văn b n đi n t ệ ử đi n t ệ ố h th ng ngoài gi ờ ắ ầ ể đi m b t đ u gi ệ ử ạ ơ t ả ờ ờ hành chính k ti p.
ờ ậ ệ ử ữ ề ầ ả ả ả ệ ấ ờ gi a các ph n m m qu n lý văn b n b o đ m th ng ồ ố ụ ế ố ẩ ộ ả Vi ả t Nam (Tiêu chu n ISO 8601) và đ ng b theo Tr c k t n i liên ử 3. Th i gian g i, nh n văn b n đi n t ộ ồ nh t, đ ng b theo múi gi ủ ỉ thông c a t nh.
ữ ồ ơ ệ ử ề ậ ư ư Đi u 11. L p và l u tr h s đi n t ơ ị ữ ủ ơ vào l u tr c a c quan, đ n v
ữ ồ ơ ệ ử ư ữ ủ ơ ị ượ ư ơ ự ệ ị vào l u tr c a c quan, đ n v đ c th c hi n theo quy đ nh ậ ươ ư ố Vi c L p và l u tr h s đi n t ạ ng IV Thông t t ệ i Ch s 01/2019/TTBNV.
ươ Ch ng III
Ổ Ứ Ự Ệ T CH C TH C HI N
ủ ở ề ề ệ Đi u 12. Trách nhi m c a S Thông tin và Truy n thông
ổ ự ậ ờ ợ ơ ị ề ổ và k p th i báo cáo v ờ ộ ỉ ị ậ ị 1. T ng h p, c p nh t k p th i mã đ nh danh c quan khi có s thay đ i ề UBND t nh và B Thông tin và Truy n thông .
ệ ế ố ủ ụ ữ ớ ố ợ ớ ụ ả ố ệ 2. Ph i h p v i Văn phòng Chính ph hoàn thi n vi c k t n i, liên thông gi a Tr c liên thông ủ ỉ c a t nh v i Tr c liên thông văn b n qu c gia.
ố ủ ơ ị ự ủ ữ ệ ẫ ơ ơ ị
ướ ạ ệ ấ 3. H ng d n các c quan, đ n v th c hi n vi c c u hình ch ký s c a đ n v và c a lãnh đ o ị ơ đ n v .
ớ ủ ố ợ ạ ầ ệ ậ ả ỹ ươ ầ ạ ị ng yêu c u theo quy đ nh t ủ ướ ơ ơ i ch ng III, ủ ề ệ ử ệ ử ữ ơ ng Chính ph v vi c g i, nh n văn b n đi n t ệ gi a các c quan trong h ố ả ị 4. Ch trì, ph i h p v i các c quan, đ n v liên quan b o đ m h t ng k thu t, công ngh đáp ứ ố 28/2018/QĐTTg ngày 12 tháng 7 năm ế ị Quy t đ nh s ả ậ ủ 2018 c a Th t th ng hành chính nhà n ướ . c
ế ầ ả ậ ả ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n ể ứ ề trên ph n m m qu n lý ố ệ ả đi n t ệ ử ụ ử ể ị ỉ ị ư ế ả 5. Đ a k t qu ả ả văn b n eGov vào đánh giá đi m c i cách hành chính và đi m ng d ng công ngh thông tin đ i ơ các đ n v liên quan trên đ a bàn t nh.
ố ự ể ỳ ệ ữ ệ ệ ử ề ầ ị ầ ấ 6. B trí nhân s ki m tra đ nh k vi c liên thông d li u trên ph n m m văn phòng đi n t eGov ít nh t 02 (hai) l n/ngày.
ợ ổ ị ể ề ế ệ ấ ấ ỉ ể ả ủ ủ ỉ ề ế ả ả ả ề ệ ị ơ 7. T ng h p thông tin, ý ki n góp ý c a các c quan, đ n v đ đ xu t hi u ch nh, nâng c p ợ ổ ầ ph n m m qu n lý văn b n eGov c a t nh, b sung, s a đ i Quy ch này đ đ m b o phù h p ớ i đ a ph v i các quy đ nh khác và đi u ki n th c t ơ ử ổ ươ ng. ự ế ạ ị t
ủ ở ệ ề ệ ấ ấ ỉ Đi u 13. Trách nhi m c a S , ban, ngành t nh, UBND c p huy n và UBND c p xã
ố ợ ớ ở ế ố ả ỹ ậ o đ m h t ng k thu t, k t n i, liên thông cho ạ ầ ả ề ả ề 1. Ph i h p v i S Thông tin và Truy n thông b ả ệ ố h th ng qu n lý văn b n và đi u hành ủ ỉ c a t nh và ả ả b o đ m an toàn, an ninh thông tin.
ể ế ườ ng xuyên theo dõi ki m tra, ệ ế ắ ấ ờ ị ị ơ ươ , đ n v đ ng ậ ả ị ể k p th i phát hi n và gi ả ử giám sát tình hình ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn ướ ng m c, ề v i quy t các v n đ t 2. Th b n ả đi n t ồ ạ t n t ệ ử ạ đ a ph i i.
ự ụ ị ệ ố ự ệ ệ ị ớ ở ề ố ố ợ ử ậ ả ị ờ 3. B trí nhân s ph trách công ngh thông tin th c hi n vi c qu n tr H th ng và k p th i ả ti p ế ph i h p v i S Thông tin và Truy n thông gi ả đi n t nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n ả ệ ấ ề ả i quy t các v n đ x y ra trong quá trình ị ươ , đ n vơ ế ệ ử ạ đ a ph i ng t
ị ướ ụ ắ ấ ầ ng m c, ý ki n góp ý nâng c p ph n ỳ ả ả ứ ủ ỉ ố ớ ế ỉ ề ệ ế ầ ề ế ả ố ủ 4. Đ nh k báo cáo v k t qu ng d ng, khó khăn, v ế m m qu n lý văn b n eGov c a t nh và các ý ki n góp ý c n hi u ch nh đ i v i quy ch này vào ngày 15 tháng cu i c a quý.
ế ị ư ử ụ ả ứ ậ ủ ơ t b l u khóa bí m t và ch ng th s chuyên dùng c a c ệ ổ ứ ị ạ ề ư ố ư ự 5. Th c hi n qu n lý và s d ng thi ư quan, t ch c trong công tác văn th theo quy đ nh t i Đi u 14 Thông t 01/2019/TTBNV.
ề ề ả Đi u 14. Đi u kho n thi hành
ế ế ả ả ộ ỉ ự ế ệ ạ ử trên ố i Quy ch này thì th c hi n theo Quy t đ nh s ệ ử ậ 1. Các n i dung liên quan đ n vi c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n t ế ị ị đ a bàn t nh Tây Ninh” không đ 28/2018/QĐTTg và Thông t ệ ị ượ c quy đ nh t ư ố s 01/2019/TTBNV.
ự ữ ấ ắ ng m c phát sinh c n s a đ i, b sung, ề ướ ề ể ổ ơ ơ ị ổ y Ủ ban ầ ử ổ ệ 2. Trong quá trình th c hi n, n u có nh ng v n đ v ả ợ các c quan, đ n v ph n ánh v S Thông tin và Truy n thông đ t ng h p, báo cáo ế ị ỉ quy t đ nh nhân dân t nh xem xét, ế ề ở ./.
Ụ Ụ PH L C
Ự Ố Ụ Ậ Ạ Ả Ệ Ệ Ử DANH M C CÁC LO I VĂN B N TH C HI N G I, NH N TRÊN H TH NG VĂN PHÒNG ĐI N TỆ Ử
STT Tên văn b nả
Ậ Ả Ạ VĂN B N QUY PH M PHÁP LU T I
ế ị Quy t đ nh 1
Ả II VĂN B N HÀNH CHÍNH
1
2
3
ế ị Quy t đ nh Ch thỉ ị Quy chế Quy đ nhị 4
5
ướ Thông báo ẫ 6
H ng d n ạ 7
8
ế K ho ch Đ ánề ươ Ch ng trình 9
Báo cáo 10
ừ ệ ả ả ờ ồ 11 T trình (tr các văn b n chuyên ngành đính kèm tài li u, b n đ ...)
12
13
ấ Công văn Công đi nệ ờ Gi y m i 14
ệ ị ị 15 L ch làm vi c/L ch công tác
ể ế 16 Phi u chuy n
