Ủ Ộ Ộ Ủ Ệ
Ỉ ộ ậ ự
Y BAN NHÂN DÂN T NH PHÚ YÊN C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM ạ Đ c l p T do H nh phúc
Phú Yên, ngày 30 tháng 12 năm 2019 S : 5ố 5/2019/QĐUBND
Ế Ị QUY T Đ NH
Ệ Ậ Ả V VI C BAN HÀNH QUY CH TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN Ế Ế Ơ Ệ Ử Ữ Ả Ử ƯỚ Ị Ỉ Ề B N ĐI N T GI A CÁC C QUAN NHÀ N C TRÊN Đ A BÀN T NH PHÚ YÊN
Ủ Ỉ Y BAN NHÂN DÂN T NH PHÚ YÊN
ậ ổ ứ ứ ề ị ươ Căn c Lu t T ch c chính quy n đ a ph ng ngày 19 tháng 6 năm 2015;
ứ ậ ả ậ ạ Căn c Lu t ban hành văn b n quy ph m pháp lu t ngày 22 tháng 6 năm 2015;
ệ ử ứ ậ ị Căn c Lu t Giao d ch đi n t ngày 29 tháng 11 năm 2005;
ứ ệ ậ Căn c Lu t Công ngh thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
ứ ủ ề ệ ứ ố ị ạ ộ ị ệ ướ Căn c Ngh đ nh s 64/2007/NĐCP ngày 10 tháng 4 năm 2007 c a Chính ph v vi c ng ủ ơ ụ d ng công ngh thông tin trong ho t đ ng c a c quan nhà n ủ c;
ứ ủ ủ ị ị ị ế t ộ ố ề ủ ậ ư ố Căn c Ngh đ nh s 01/2013/NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 c a Chính ph quy đ nh chi ti ữ thi hành m t s đi u c a Lu t L u tr ;
ủ ướ ủ ủ ề ng Chính ph v ứ ệ ử ệ ử ữ ệ ố ố ả ơ ướ ế ị Căn c Quy t đ nh s 28/2018/QĐTTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 c a Th t ậ vi c g i, nh n văn b n đi n t gi a các c quan trong h th ng hành chính nhà n c;
ủ s 01/2019/TTBNV ngày 21 tháng 01 năm 2019 c a B tr ệ ử ộ ộ ụ ề ộ ưở ng B N i v v ơ ả ứ trong công tác văn th , các ch c năng c b n ổ ứ ư ệ ủ ệ ệ ử ữ ử ệ ệ ố ử ơ ứ ư ố Căn c Thông t ổ ư ị quy đ nh trao đ i, l u tr , x lý tài li u đi n t ả ủ c a H th ng qu n lý tài li u đi n t trong quá trình x lý công vi c c a các c quan, t ch c;
ư ố ủ ộ ưở ệ ư ầ ầ ả ả ứ ộ ộ ụ ề Căn c Thông t s 02/2019/TTBNV ngày 21 tháng 01 năm 2019 c a B tr ng B N i v v ữ ệ ử ẩ ữ ệ ị quy đ nh tiêu chu n d li u thông tin đ u vào và yêu c u b o qu n tài li u l u tr đi n t ;
ề ố ở ị ủ ề ạ ờ ố i T trình s 41/TTrSTTTT ngày 06 Xét đ ngh c a Giám đ c S Thông tin và Truy n thông t tháng 12 năm 2019.
Ế Ị QUY T Đ NH:
ậ ả
ệ ử ữ ướ ị Đi u 1.ề ả b n đi n t ế ế ử Ban hành kèm theo Quy t đ nh này Quy ch ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn ỉ c trên đ a bàn t nh Phú Yên. ế ị ơ gi a các c quan Nhà n
ế ị ệ ự ừ ế Quy t đ nh này có hi u l c t ỉ ế ị ế ệ ử ử ụ ề ả ệ ố ị ậ ơ ướ ố Đi u 2.ề ngày …… tháng 01 năm 2020 và thay th Quy t đ nh s ả ề ệ ủ 11/2018/QĐUBND ngày 27 tháng 3 năm 2018 c a UBND t nh v vi c ban hành Quy ch qu n lý, v n hành, s d ng h th ng qu n lý văn b n, đi u hành và liên thông văn b n đi n t trong các c quan nhà n ả ả ỉ c trên đ a bàn t nh Phú Yên.
Ủ ố ỉ
ủ ị Ủ ề ố ở ệ ở ơ ị ủ Chánh Văn phòng y ban nhân dân t nh, Giám đ c S Thông tin và Truy n thông; Th ng các s , ban, ngành; Ch t ch y ban nhân dân các huy n, th xã, thành ph và các c quan, ệ ị Đi u 3.ề ưở tr ổ ứ t ch c, cá nhân có liên quan ch u trách nhi m thi hành./.
TM. Y BỦ AN NHÂN DÂN ậ
ệ ử
Ủ Ị Ủ Ị KT. CH T CH PHÓ CH T CH
ộ
ộ ư
ỉ
ể ỉ ủ
ủ ị
ể
ạ
ỉ ố ộ ỉ ỉ
Ủ
ề
Phan Đình Phùng
ở ư ả
ệ ử
ỉ
ả
ỉ
ư
ơ N i nh n: ả ư ề Nh Đi u 3 (b n đi n t ); ụ ế V pháp ch B TTTT; (b/c) ụ C c Ki m tra VBQPPL B T pháp; (b/c) TT. T nh y, TT. HĐNĐ t nh; (b/c) Ch t ch, các PCT UBND t nh; Đoàn Đ i bi u Qu c h i t nh; y ban MTTQVN t nh; Trung tâm Truy n thông; Phòng KD&KTr VBQPPL S T pháp; Chánh, các PCVP UBND t nh (b n đi n t ); ệ ử Các Phòng, TT (VP UBND t nh) (b n đi n t ); L u: VT, KGVX (Dg).
QUY CHẾ
Ệ Ử Ữ Ử Ả Ậ Ế Ả TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI N T GI A CÁC C Ơ ƯỚ Ị Ỉ C TRÊN Đ A BÀN T NH PHÚ YÊN ủ Ủ QUAN NHÀ N ố ế ị (Ban hành kèm theo Quy t đ nh s : 55/2019/QĐUBND ngày 30 tháng 12 năm 2019 c a y ban ỉ nhân dân t nh Phú Yên)
ươ Ch ng I
Ị QUY Đ NH CHUNG
ề ề ạ ỉ Đi u 1. Ph m vi đi u ch nh
ế ậ ả ị ệ ỉ ạ ệ ố ế ề ả ả ệ ố trên H th ng ữ ạ ả t là H th ng VBĐH) trên môi tr ng m ng gi a ướ ơ ị ệ ử ử Quy ch này quy đ nh vi c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n t ườ ọ ắ qu n lý văn b n và ch đ o đi u hành (g i t các c quan nhà n ỉ c trên đ a bàn t nh Phú Yên.
ố ượ ề ụ Đi u 2. Đ i t ng áp d ng
ụ ế ơ ướ ị ự ệ ậ ơ ị c, đ n v s nghi p công l p trên đ a bàn ố ớ ơ ơ ị 1. Quy ch này áp d ng đ i v i các c quan nhà n ọ ỉ t nh Phú Yên (sau đây g i là c quan, đ n v ).
ộ ườ ứ ứ ủ ơ ị ạ i lao đ ng c a các c quan, đ n v quy đ nh t ả i Kho n 1 ị ch c có liên quan tham gia ề ả ườ 2. Cán b , công ch c, viên ch c, ng ộ ọ ắ Đi u này (sau đây g i t ệ ố ử ụ qu n lý, khai thác s d ng H th ng VBĐH trên môi tr ơ ộ ổ ứ ứ t là cán b , công ch c) và các cá nhân, t ạ ng m ng.
ế ụ ề ế ơ ơ ị ả ệ ử ử ệ ế ậ ả ả ộ 3. Khuy n khích các c quan, đ n v không thu c kho n 1 Đi u này áp d ng Quy ch này trong vi c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n t .
ề ả Đi u 3. Gi i thích t ừ ữ ng
ế ượ ư ể Trong Quy ch này, các t ừ ữ ướ ng d i đây đ c hi u nh sau:
ườ ả ượ Là ph n m m đ c ệ ố ự ỉ ạ ư ệ ử ề ữ ả ử ử ằ ả ả ầ ườ 1. H th ng qu n lý văn b n và ch đ o đi u hành trên môi tr ậ xây d ng nh m qu n lý, g i, nh n; l u tr và x lý văn b n đi n t ạ ng m ng: trên môi tr ề ạ ng m ng.
ụ ự ượ ượ c đ ả ỉ ả ệ ố ử ể ử ụ ậ ả ố ươ ị ế ố ệ ố ể 2. Tr c liên thông văn b n t nh: c xây d ng, tri n khai k t n i, Là h th ng trung gian đ ế ệ ử ữ ỉ ị ậ liên thông g i, nh n văn b n đi n t gi a các H th ng VBĐH khác nhau trên đ a bàn t nh; k t ớ ộ ệ ử ớ ả ố n i, liên thông v i Tr c liên thông văn b n qu c gia đ g i, nh n văn b n đi n t v i các b , ng khác. ngành, đ a ph
ườ i dùng (User Account): c c p m t tên riêng không trùng l ỗ M i ng i đ ắp ộ ệ ố ử ụ ả 3. Tài kho n ng (User name) và m t khậ ườ ượ ấ ậ ẩu (password) để có quyền truy c p H th ng VBĐH và s d ng.
ề ộ ấ ộ
ồ ơ ệ ử: Là t p hậ ợp các văn b n đi n t ộ ố ượ ng c th ho c c ộ ả ệ ặ ó đ c điặ ứ ụ ể ạ ử có n i dung liên quan v i nhau v m t v n đ , ề ớ ểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, ệ ụ ủ ơ ổ ứ ế ệ 4. H s đi n t ộ ự ệ m t s vi c, m t đ i t ả gi ch c, cá nhân. i quy t công vi c thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a c quan, t
ệ ử ề ạ ả ị Đi u 4. Đ nh d ng văn b n đi n t
ả ậ ỹ ệ ử ự ệ ậ ả ị th c hi n theo các văn b n quy đ nh pháp lu t ệ ể ứ 1. Th th c và k thu t trình bày văn b n đi n t hi n hành.
ự ế ệ ả ti ng Vi là b mã các ký t ệ ử t trong văn b n đi n t ả ử ụ ẩ ổ ự ữ ệ ch Vi ơ ệ ử ữ ộ ộ 2. S d ng b mã các ký t tiêu chu n TCVN 6909: 2001 trong trao đ i thông tin văn b n đi n t t theo ị ơ gi a các c quan, đ n v .
ụ s 39/2017/TTBTTTT ngày 15 tháng ề ủ ụ ẩ ậ ộ ưở ụ ậ ề ứ ề ơ ướ ư ố ẩ 3. Tiêu chu n v truy c p thông tin, áp d ng theo Thông t ề ộ 12 năm 2017 c a B tr ng B Thông tin và Truy n thông v Ban hành Danh m c tiêu chu n ệ ỹ k thu t v ng d ng công ngh thông tin trong c quan nhà n c.
ệ ử ạ ả ị 4. Đ nh d ng văn b n đi n t :
ạ ả ẩ ả ượ ố ừ ả ấ ượ ả ố ố c s hóa t b n g c văn b n gi y đ c ký s : ị a) Đ nh d ng văn b n tiêu chu n, văn b n đ (.pdf);
ệ ạ ị ả b) Đ nh d ng các tài li u là văn b n: (.txt), (.rtf), (.doc); (.docx), (.odt);
ệ ạ ả ị c) Đ nh d ng các tài li u là b ng tính: (.csv), (.xls), (.xlsx), (.ods);
ỉ ọ ệ ạ ị d) Đ nh d ng các các tài li u ch đ c: (.pdf);
ồ ị ụ ụ ả ồ ọ ệ ạ ị đ) Đ nh d ng các tài li u là đ h a, đ th ph c v qu n lý chuyên ngành: (.jpeg).
ị ạ ả ư ệ ự ữ ả ươ ả ộ ử ệ ử ả ả ệ ử ph i b o đ m vi c g i, nh n, x lý ự ệ ử ồ ệ ng ti n đi n t , đ ng th i cho phép vi c th c ủ ộ ẹ ệ ữ ệ ủ ự ộ ấ đ ng trên các ph ả ờ ả ệ ậ ệ ệ ử ượ c đ ọ e) Vi c l a ch n đ nh d ng t p d li u c a văn b n đi n t và l u tr văn b n m t cách t ể ả ổ hi n chuy n đ i sang văn b n gi y ph n ánh toàn v n n i dung c a văn b n đi n t ổ ể chuy n đ i.
ệ ữ ệ ủ ệ ử ả ặ 5. Đ t tên t p d li u c a văn b n đi n t
ệ ữ ệ ủ ệ ử ả ụ ể ư ầ ồ Tên t p d li u c a văn b n đi n t bao g m ba ph n, c th nh sau:
ố ữ Ư ự ữ ữ ệ ằ “/” thay b ng d u g ch ngang “”; ch “Đ” thay b ng ch “D”; ch “ ” ế ệ ấ ằ a) S , ký hi u: Ký t ữ thay b ng ch “U” (ti ng Vi ằ ạ ấ t không d u);
ế ề ự ố ị b) Ngày phát hành: Vi t li n 08 ký t ạ s theo đ nh d ng ddmmyyyy;
ườ ế ế ấ ể ế ắ ặ ọ ng h p trích y u quá dài có th vi t t t ho c rút g n t không d u (tr ủ ả ể ệ ủ ợ ế ư ả ẫ ả ế c) Trích y u văn b n: Vi nh ng v n ph i th hi n đ ý nghĩa c a trích y u văn b n).
ụ ế ị ố ụ ề ả ậ ấ ở
ủ Ví d : 992QD_SGDDT_12112019_quy_che_quan_ly_trang_TTDT.pdf là Quy t đ nh s 992 c a S Giáo d c và Đào t o; ban hành ngày 12/11/2019 v qu n lý, v n hành và cung c p thông tin trên trang thông tin đi n t ạ ệ ử .
ệ ử ử ả ượ ậ ự ằ ữ ố ệ ố g i, nh n trên H th ng VBĐH ph i đ c xác th c b ng ch ký s theo quy ả 6. Văn b n đi n t ệ ị đ nh hi n hành.
ệ ử ủ ề ả ị Đi u 5. Giá tr pháp lý c a văn b n đi n t
ậ ượ ử ủ ố ị đã ký s theo quy đ nh c a pháp lu t đ ế ị ệ ố ả ấ i Kho n 1 Đi u 7 Quy ch này có giá tr pháp lý t ậ c g i, nh n qua H th ng VBĐH ươ ươ ng văn b n gi y và thay ng đ ề ả ấ ệ ử ả 1. Văn b n đi n t ả ạ ị quy đ nh t ậ ệ ử cho vi c g i, nh n văn b n gi y.
ệ ử ả ộ ệ ố c g i, nh n qua H th ng VBĐH có giá không thu c Kho n 1 Đi u này đ ậ ả ượ ử ả ề ệ ử ậ ấ ả 2. Văn b n đi n t ị ể ế t, tham kh o, không thay cho vi c g i, nh n văn b n gi y. tr đ bi
ề ả ắ ầ ả Đi u 6. Nguyên t c và yêu c u qu n lý văn b n
1. Nguyên t cắ
ệ ử ả ự ủ ị ắ ậ ề ph i th c hi n theo nguyên t c quy đ nh c a pháp lu t v ư ư ệ ử ệ ướ ậ ậ a) Vi c g i, nh n văn b n đi n t ả b o v bí m t nhà n ả ệ ữ c, an ninh, an toàn thông tin và văn th , l u tr .
ấ ả ế ơ ả ổ ứ ả ượ ệ ố ừ ch c ph i đ ả c đăng ký vào H th ng VBĐH, tr văn b n b) T t c văn b n đi, đ n c quan, t m t.ậ
ơ ử ế c ký đ ệ ử ượ ả ậ ấ ề ị ị ả ả ử ủ ậ ơ ả i kho n 2 Đi u 7 ụ ổ ệ ị ổ ướ ạ ể ả ả ả ấ b) Các c quan không phát hành văn b n gi y đ n bên nh n khi đã g i văn b n đi n t ả ạ ườ ố ừ ợ ng h p quy đ nh ph i g i kèm văn b n gi y theo quy đ nh t s , tr các tr ơ ệ ử ả ụ ạ ế Quy ch này, t , sau tên c quan, đ n v ghi b sung c m i m c “N i nh n” c a văn b n đi n t ệ ử ừ ệ ớ ừ t i d ng v a đi n t v i các văn b n trao đ i d ấ ử ừ t ơ ặ “Văn b n đi n t ” ho c “VBĐT” đ phân bi , v a văn b n gi y.”
ố ớ ề ả ậ ậ ộ ỉ ả ệ ử ế ệ ố ấ ư ả ả ư ả ệ ố ể ư ử ả c) Đ i v i các văn b n thu c Kho n 2 Đi u 7 Quy ch này, bên nh n ch nh n văn b n gi y ố ậ ư nh ng không nh n văn b n đi n t có ký s trên H th ng VBĐH thì xem nh văn b n ch a ả đ m b o đ đ a vào H th ng VBĐH x lý.
ơ ề ừ ố ệ ử ế ả ả đó không b o n u văn b n đi n t ệ ề ệ ừ ố ả ồ ắ ậ ệ ố ậ ch i đó, đ ng ặ t thông qua H th ng VBĐH ho c thông ch i nh n văn b n đi n t ị ả ế ử ượ c bi ị ề ử ơ ể ử ệ ử ậ ậ d) C quan nh n có quy n t ầ ả đ m các nguyên t c, yêu c u v g i, nh n và ph i ch u trách nhi m v vi c t ồ ả ờ ơ th i c quan nh n ph n h i cho c quan g i đ ả ỉ ụ qua Tr c liên thông văn b n t nh đ x lý theo quy đ nh.
2. Yêu c uầ
ị ủ ướ ế ị ủ ố ng ủ ề ệ ử ệ ử ữ ệ ố ậ ả ơ gi a các c quan trong h th ng hành chính nhà a) Theo quy đ nh Quy t đ nh s 28/2018/QĐTTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 c a Th t Chính ph v vi c g i, nh n văn b n đi n t c.ướ n
ậ ượ ả ử ậ ả c văn b n đi n t ạ ơ ử ế ả ấ ờ
ờ ư ơ ệ ử ế đ n, văn th c quan nh n ph i x lý ngay không quá 04 gi b) Khi nh n đ ủ ả hành chính, không ph i ch văn b n gi y. Lãnh đ o c quan phân công x lý đ n phòng/ban ch trì ngay trong ngày.
ư ả ố ớ ậ ạ ử ở ị ầ ả u tiên c t ứ ộ ứ ộ ư ử ườ ậ ẩ ế ả c) Đ i v i các văn b n đ n có m c đ kh n thì văn th ph i chuy n ngay cho lãnh đ o x lý sau ẩ ẽ ượ ự ộ ệ ử có m c đ kh n s đ khi nh n. Văn b n đi n t v trí đ u ủ ả tiên trong danh sách văn b n ch a x lý c a ng ể ứ ự ư ế ắ đ ng s p x p th t ệ ố i nh n trên H th ng VBĐH.
ậ c g i ngay trong ngày văn b n đ ấ ẩ ả ạ ợ thu c lo i kh n ph i ả ượ c ký ban hành, ch m nh t là ộ ả ườ ng h p văn b n đi n t ử ế ứ ộ ẩ ệ ử ả ượ ử ả d) Văn b n đi n t ph i đ ổ ệ ủ trong bu i sáng c a ngày làm vi c ti p theo. Tr ượ ặ ở ế ộ ư c đ t đ ệ ử ố ch đ u tiên ghi rõ m c đ kh n, g i ngay sau khi đã ký s .
ệ ử ử ả ấ ấ ơ ị g i kèm văn b n gi y, c quan, đ n v phát hành văn b n gi y trong ngày ợ ả ; tr ả ị ng h p, c quan, đ n v không phát hành văn ả ệ ử ườ ồ ệ ấ ả ả ơ ả đ) Văn b n đi n t ơ làm vi c đó sau khi phát hành văn b n đi n t ệ ử ả b n gi y thì ph i có văn b n thông báo thu h i văn b n đi n t ơ đã phát hành.
ầ ả ổ ổ t vào s văn b n đi, s c c p nh t nh ng thông tin c n thi ạ ậ ự ộ ậ ử ệ ố ế ả ả ả e) Các văn b n đi, văn b n đ n đ văn b n đ n và ghi nh n t ế ượ ậ ế ữ đ ng tr ng thái x lý trên H th ng VBĐH.
ả ượ ư ữ ả ử ụ ụ ẹ c l u tr , b o qu n an toàn, nguyên v n và s d ng đúng m c đích trong ế ể ả ế ệ ả g) Văn b n ph i đ ậ quá trình ti p nh n, chuy n giao, gi ả i quy t công vi c.
ệ ử ề ả ố ử ầ ậ ạ Đi u 7. Các lo i văn b n đi n t và đ u m i g i, nh n
ả ấ ả ế ủ ẩ ả ộ ơ ừ ậ ậ ệ ử ả ượ ử ị ư ề ầ ệ ỹ ơ ả ướ ệ ử ị ơ ề i quy t c a các c quan, đ n v 1. T t c các văn b n đi n t thu c th m quy n ban hành và gi ườ ệ ố ụ ừ ả ng (tr văn b n m t) ph i đ c g i, nh n trên Tr c liên thông qua H th ng VBĐH, tr các tr ơ ậ ầ ợ h p các c quan, đ n v ch a đáp ng các yêu c u v t ng k thu t, công ngh , an toàn thông tin ậ ể ử đ g i, nh n văn b n d ứ ứ i hình th c đi n t .
ệ ử ử ạ ả ả ấ 2. Các lo i văn b n đi n t g i kèm văn b n gi y:
ả ử ủ ủ ướ ủ ị ạ ệ ủ ế ng Chính ph theo quy đ nh t i Quy ch làm vi c c a Chính a) Văn b n g i Chính ph , Th t ph .ủ
ả ế ị ạ ệ ế ị t, Quy ch , Quy đ nh, thông cáo, ươ ự ề ờ ậ b) Văn b n quy ph m pháp lu t, Quy t đ nh hành chính cá bi trình. ph ng án, đ án, d án, t
ể ụ ươ ế ề ầ ư ng, c p ạ ả ự ậ ạ ấ ổ ứ ch c, biên ch , tuy n d ng, nâng l ấ , giao đ t, khai thác tài nguyên khoáng s n, các lo i ề ấ ả ủ , các văn b n v đ u th u, đánh giá, x p lo i thi đua, khen ế ả ử ế ơ ấ ưở ế ệ ả ả c) Văn b n có n i dung liên quan v tài chính, t ậ ư ươ phát v t t , l ứ gi y phép, ch ng nh n đ u t ỷ ậ th ộ ấ ng th c, c p phép đ u t ầ ư ng, k lu t, văn b n g i đ n c quan ch trì gi ầ i quy t công vi c.
ữ ồ ơ ằ ủ ả ư ủ ả ả ố ị d) Văn b n chuyên ngành theo quy đ nh c a Chính Ph ph i l u tr h s b ng b n g c.
ả ế ị ự ệ ị i Quy t đ nh này thì th c hi n theo quy đ nh pháp ị ế ộ ả ụ ể ạ ậ ạ ậ ề đ) Lo i hình văn b n không quy đ nh c th t ư lu t v công tác văn th và ch đ b o m t.
ố ử ệ ử ậ ả ầ 3. Đ u m i g i, nh n văn b n đi n t
ộ ồ ử ề ậ ả ẩ ỉ thu c ph m vi, th m quy n ộ ạ ộ ồ ệ ử ệ ủ ộ ồ ủ ế ỉ ả ế ề ỉ ữ ủ ộ ồ ư ư ỉ a) Văn phòng H i đ ng nhân dân t nh g i, nh n văn b n đi n t qu n lý c a H i đ ng nhân dân t nh và theo Quy ch làm vi c c a H i đ ng nhân dân t nh, Quy ch v công tác văn th , l u tr c a H i đ ng nhân dân t nh.
Ủ ử ề ả ậ ả ạ ẩ ộ ỉ ủ ị Ủ ệ ử ỉ ệ ủ Ủ ủ Ủ ế ỉ ế ề ữ ủ Ủ ỉ ỉ b) Văn phòng y ban nhân dân t nh g i, nh n văn b n đi n t thu c ph m vi, th m quy n qu n lý c a y ban nhân dân t nh, Ch t ch y ban nhân dân t nh và theo Quy ch làm vi c c a y ban ư ư nhân dân t nh, Quy ch v công tác văn th , l u tr c a Văn phòng y ban nhân dân t nh.
ở ộ ủ ậ ậ ơ ơ ị ố ử ệ ệ ử ầ ế ả ộ ả ế ề thu c ph m vi, th m quy n qu n lý c a mình và theo Quy ch làm vi c, Quy ch v ạ ư ư ẩ ữ ủ ề ở c) Văn phòng các S ; b ph n hành chính c a các c quan, đ n v là đ u m i g i, nh n văn b n ủ đi n t công tác văn th , l u tr c a các s , ban, ngành.
ộ ồ Ủ ệ ấ ố ố ử ệ ử ẩ ấ ầ ả ứ ạ ộ thu c ph m vi, th m ư ư ậ ế ề ữ ủ ơ ế ệ ổ ứ d) Văn phòng H i đ ng nhân dân và y ban nhân dân c p huy n; Công ch c Văn phòng Th ng ủ Ủ kê c a y ban nhân dân c p xã là đ u m i g i, nh n văn b n đi n t ả ề quy n qu n lý và theo Quy ch làm vi c, Quy ch v công tác văn th , l u tr c a c quan, t ch c mình.
ờ ể ệ ử ề ậ ả ử Đi u 8. Th i đi m g i, nh n văn b n đi n t
ệ ử ế ệ ử ể ể ả ả ờ ơ ộ đó ị đ n các c quan, đ n v là th i đi m văn b n đi n t ồ ử ư ơ ả ử ệ ố ử 1. Th i đi m g i m t văn b n đi n t ượ đ ờ ơ c văn th c quan g i phát hành trên H th ng VBĐH có h i báo văn b n g i thành công.
ộ ậ ể ả ị ơ ậ ậ ể ậ ượ ậ ả ờ ị ượ c xác đ nh là th i đi m văn b n i c quan, đ n v đ ệ ờ ế đó nh p vào H th ng VBĐH c a c quan nh n, n u th i đi m văn b n nh p vào H ả ế c tính là ả ể ệ ử ế đ n, đ ắ ầ ế ế ể ệ ử ạ ơ ờ t 2. Th i đi m nh n m t văn b n đi n t ủ ơ ệ ố ệ ử đi n t ố ể ờ ờ th ng VBĐH ngoài gi hành chính thì th i đi m ti p nh n văn b n đi n t ờ ờ hành chính k ti p. th i đi m b t đ u gi
ờ ậ ả ố ồ ệ ử ữ ệ ệ ố ẩ ấ ụ ồ ộ Vi ộ ả gi a các H th ng VBĐH b o đ m th ng nh t, đ ng b t Nam (Tiêu chu n ISO 8601) và đ ng b theo Tr c liên thông ả ử 3. Th i gian g i, nh n văn b n đi n t ờ theo ngày, tháng, năm; múi gi ả ỉ văn b n t nh.
ươ Ch ng II
Ệ Ố Ệ Ử Ệ Ử Ử Ả Ả Ả Ậ G I, NH N VĂN B N ĐI N T , QU N LÝ VĂN B N ĐI N T TRÊN H TH NG
ệ ử ộ ề ả Đi u 9. N i dung thông tin văn b n đi n t
ộ ủ ả ệ ố ủ ậ ơ c g i, nh n trên H th ng VBĐH c a các c ơ ị ỉ ị ế ị ệ ử ượ ử đ 1. N i dung thông tin c a văn b n đi n t ạ ị quan, đ n v trên đ a bàn t nh theo quy đ nh t i Quy t đ nh 28/2018/QĐTTg.
ệ ử ả ệ ố ồ ể ệ ủ 2. Thông tin th hi n c a văn b n đi n t trên H th ng VBĐH, bao g m
ị ổ ứ ạ ố ị ch c: theo quy đ nh t i Quy t đ nh s 1113/QĐUBND ngày 04 ụ ế ị ị ề ổ ỉ ủ ơ ủ Ủ ụ ệ ử ị ỉ ủ ơ ơ ả ị ủ ề ỉ a) Mã đ nh danh c a c quan, t tháng 6 năm 2018 c a y ban nhân dân t nh v Danh m c mã đ nh danh (mã dùng trao đ i văn ả ả trên Tr c liên thông văn b n) c a các c quan, đ n v t nh Phú Yên và các văn b n b n đi n t liên quan khác c a UBND t nh v mã đ nh danh.
ị ỗ ả ấ ị ả ủ ơ ậ ị ị ộ có m t mã đ nh danh văn b n. C u trúc Mã đ nh ủ ổ ứ ch c theo quy đ nh c a pháp lu t; Năm ban ồ ố ứ ự ả ượ ệ ử ả b) Mã đ nh danh văn b n: M i văn b n đi n t ả danh văn b n g m: Mã đ nh danh c a c quan, t ả hành văn b n; s th t ị văn b n đ c ban hành trong năm.
ủ ả ả ị ệ ử ự ệ ị th c hi n theo quy đ nh ệ c) Ngoài mã đ nh danh văn b n, các thông tin khác c a văn b n đi n t hi n hành.
ổ ấ ả ấ ả ượ ị ị ư ị c xác đ nh nh 3. Phân b c u trúc Mã đ nh danh văn b n: C u trúc Mã đ nh danh văn b n đ sau: V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2YYYY.X Trong đó:
ị ạ ổ ứ ượ ch c đ c quy đ nh t ể i đi m a ị ự ể ả ấ ủ ơ ấ ề ả ồ a) V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 là Mã đ nh danh c a c quan, t Kho n 2 Đi u này, bao g m 13 ký t k c d u ch m;
ả ồ b) YYYY là năm ban hành văn b n, bao g m 4 ký t ự ố s ;
ẽ ượ c ban hành trong năm. X s đ ắ ầ ừ ố ố ự ộ đ ng sinh ra ả văn b n cu i ệ ố c H th ng VBĐH t ố ứ ự ế s 1 và k t thúc là s th t ả ị ấ ủ ế nhiên liên ti p, b t đ u t ả ả ượ văn b n đ ố ự ả ủ ằ ố ứ ự c) X là s th t ắ theo nguyên t c X là s t ế cùng c a năm nh m b o đ m tính liên ti p và duy nh t c a Mã đ nh danh văn b n;
ố ứ ự ả ả ượ ượ văn b n đ c ban hành trong năm đ ở ấ c phân tách b i d u ấ d) Năm ban hành văn b n và s th t ch m (.);
ấ ữ ả ớ ị ố ứ ơ đ) D u ch m đ phân tách gi a Mã đ nh danh c quan v i nhóm năm ban hành văn b n và s th ự t ể ấ ả ượ c ban hành trong năm. văn b n đ
ụ ấ ị ố ứ ự ủ ở ả ề ả ướ ể ạ Ví d : C u trúc mã đ nh danh văn b n: 000.00.16.H45.2019.05.QĐ, trong đó 000.00.16.H45 là mã ị đ nh danh c a S Thông tin và Truy n thông; 2019 là năm ban hành; 05.QĐ là s th t ban hành văn b n d ế ị i th lo i quy t đ nh trong năm.
ử ế ề ế ậ ả Đi u 10. Ti p nh n, x lý văn b n đ n
ệ ử ế ế ậ ả ườ 1. Ti p nh n văn b n đi n t đ n liên thông trên môi tr ạ ng m ng:
ế ố ượ ể ậ ả ố ượ ỗ ng trang m i ế ầ ủ ư ơ ẹ ự ủ ể ả ị ả ng văn b n, s l a) Khi ti p nh n văn b n đ n, văn th c quan ki m tra s l ệ ử ả văn b n, ki m tra tính đ y đ , toàn v n, tính xác th c c a văn b n đi n t theo quy đ nh.
ậ ế ổ ứ ề ệ ệ ố ậ ả ả ầ ợ ơ ng h p phát hi n sai sót, không b o đ m các nguyên t c, yêu c u v g i, nh n văn b n ể ơ ậ ử ế ồ t, x lý theo quy ườ ế ả Thông báo ti p nh n qua H th ng VBĐH cho c quan, t ch c v vi c đã nh n văn b n. ề ử ả ệ ườ ả ắ Tr ử ệ ố ờ ệ ử ả ị ph i k p th i ph n h i thông qua H th ng VBĐH đ c quan g i bi đi n t ặ ị đ nh ho c báo cáo ng ả ệ i có trách nhi m xem xét, gi i quy t.
ệ ố ả ả ữ c c p nh t nh ng thông ế ượ ậ ề ấ ả ạ ệ ử ế ủ ế ả ả ị ổ b) Vào s văn b n đ n trên h th ng VBĐH: T t c văn b n đ n đ ầ tin c n thi ế t c a văn b n đi n t ậ i Kho n 2 Đi u 8 Quy ch này. theo quy đ nh t
ậ ử ồ ạ ế ẽ ả ả ậ ệ ố ệ ử ơ c) Sau khi ti p nh n, H th ng VBĐH c a c quan nh n x lý s ph n h i tr ng thái văn b n đi n t ệ ố cho H th ng VBĐH c quan g i bi ủ ơ ế ử t
ườ ả ậ ủ ỏ , c quan nh n có trách nhi m h y b ệ ử ệ ờ ồ ệ ử ơ ồ c thu h i đó trên H th ng VBĐH, đ ng th i thông báo vi c đã x lý văn ồ c thông báo thu h i văn b n đi n t ệ ố ệ ệ ố ể ơ ử ế ồ ợ ậ ượ ng h p nh n đ Tr ả ệ ử ượ văn b n đi n t đ ệ ử ượ ả c thu h i thông qua h H th ng VBĐH đ c quan g i bi đ b n đi n t t.
ế ừ ả ế ậ ả ấ 2. Ti p nh n văn b n đ n t b n gi y
ợ ị ử ạ ầ ứ ệ ấ ỹ ng h p các c quan, đ n v g i văn b n gi y trong đi u ki n không đáp ng h t ng k ườ ậ ả ả ướ ư ơ ơ ơ ệ ể ử ị ế ố ủ ơ ả ấ ị ư ệ ị ự , văn th c quan, đ n v th c hi n ề ả ạ i kho n 2, Đi u ậ ầ ủ 01/2019/TTBNV ngày 21 tháng 01 năm 2019 c a B N i v và c p nh t đ y đ các ế ượ ư ệ ố ố ế ườ ờ ị ơ Tr ậ thu t công ngh đ g i, nh n văn b n d ạ ố s hóa văn b n đ n đ nh d ng gi y, ký s c a c quan, t 6 Thông t tr ề ệ ử ứ i hình th c đi n t ổ ứ ch c theo quy đ nh t ủ ậ ộ ộ ụ c l u trong H th ng VBĐH. ng thông tin theo quy đ nh, s đ n, th i gian đ n đ
ệ ố ử ế ả 3. X lý văn b n đ n trên H th ng VBĐH
ổ ả ư ơ ể ờ ị ế ầ ơ c ng i đ ng đ u c quan giao trách nhi m xem xét và cho ý ki n phân công ch đ o ộ ệ ị ự ệ ố ế ả ơ ầ ơ ườ ứ i đ ng đ u c quan ỉ ạ ế i quy t trên H th ng VBĐH ườ ị a) Sau khi vào s văn b n đ n, văn th c quan chuy n k p th i cho ng ặ ượ ho c đ ế ả gi i quy t và chuy n giao cho phòng/ban/đ n v tr c thu c gi ả ả đ m b o các tr ườ ứ ể ng thông tin quy đ nh.
ố ợ ị ủ ế ề ầ ơ ị ơ ỉ ạ ả ế ả ả ả ộ ị ố ớ b) Đ i v i văn b n liên quan đ n nhi u đ n v thì c n giao rõ đ n v ch trì, đ n v ph i h p, ờ ạ th i h n gi ế i quy t văn b n và ý ki n ch đ o n i dung gi ơ ế i quy t.
ệ ổ ứ ệ ử ự ả ử ệ th c hi n theo các quy trình x lý ch c chuy n x lý công vi c b ng văn b n đi n t ị ể ử ự ệ ằ ả ả ơ ị c) Vi c t ộ ộ n i b do đ n v xây d ng và ban hành đ m b o theo quy đ nh.
ả ử ề ả ạ ườ ạ Đi u 11. So n th o, x lý, phát hành văn b n đi liên thông trên môi tr ng m ng
ạ ể ứ ự ể ệ ả ậ ả ộ ỹ
ả 1. So n th o, ki m tra n i dung, th th c văn b n, k thu t trình bày văn b n th c hi n theo quy ệ ị đ nh hi n hành.
ả 2. Ban hành và phát hành văn b n đi
ề ố ả ả ị ượ ấ c c p có th m quy n phê duy t, ký ban hành, ký s theo quy đ nh sau khi đ ề ế c phát hành đ n bên nh n thông qua H th ng VBĐH qu n lý văn b n và đi u ữ ệ ệ ố ụ ẩ ậ ơ ả ủ ỉ ị ệ ử ả a) Văn b n đi n t ậ ượ ủ c a pháp lu t đ ượ ế ố hành đ ơ c k t n i, liên thông gi a các c quan, đ n v qua Tr c liên thông văn b n c a t nh.
ơ ử ệ ử ượ ử ế ệ ả ả đ ể ồ ườ ử ậ ợ ng h p thu h i văn b n đi n t ả c g i đ n đúng ệ ố , c quan g i ph i thông báo trên H th ng ệ ử ượ ế ể ử ậ b) C quan g i có trách nhi m ki m tra, theo dõi, b o đ m văn b n đi n t ơ c quan nh n. Tr ơ VBĐH cho c quan nh n bi ệ ử ơ ả ả t đ x lý văn b n đi n t ả ồ c thu h i. đ
ườ ế ớ ể ử ế ả ặ ả ả ả ợ ồ ả ng h p văn b n đi đ x lý ho c ph n h i cho văn b n đ n, ph i có liên k t v i văn b n c) Tr đ n.ế
ệ ử ượ ư ả i văn th 01 b n phát ấ ủ ơ ả ị đ c in và đóng d u c a c quan, t ệ ả ư ố ổ ứ ch c; phát hành văn b n ph i l u m t b n có giá tr pháp lý vào H c khi ký s t ơ ữ ệ ử ủ ơ ể ư ả ả d) Văn b n đi n t ướ hành tr ố th ng VBĐH đ l u tr văn b n đi n t ổ ứ ể ư ạ ch c đ l u t ộ ả ị c a c quan, đ n v .
ệ ả 3. Theo dõi vi c phát hành văn b n đi
ị ử ệ ệ ế ả ậ ả ơ ộ a) Văn th c quan, đ n v g i văn b n có trách nhi m theo dõi vi c ti p nh n văn b n thu c ố ượ đ i t ư ơ ậ ng nh n.
ử ệ ạ ả ơ ơ ả ậ ủ ố ớ ử ả ầ ậ ộ b) Chuyên viên ch trì có trách nhi m theo dõi tình hình và tr ng x lý văn b n do c quan, đ n ị v mình g i. Đ i v i các văn b n có n i dung yêu c u phúc đáp, chuyên viên ph i c p nh t, theo
ạ ơ ờ ề ị ế ấ ơ ử ố ng xuyên; đ ng th i đ xu t, báo cáo lãnh đ o c quan, đ n v bi t, x lý đ i ố ườ ườ ợ ậ ồ ễ ế dõi, đôn đ c th ớ v i các tr ng h p ch m tr (n u có).
ẩ ữ ệ ử ệ ử ộ ề ả ậ ệ ố Đi u 12. N i dung, tiêu chu n d li u g i, nh n văn b n đi n t trên H th ng VBĐH
ự ẩ ữ ệ ế ụ ậ ậ ả ứ ự ữ ệ ủ đi và khung ti p nh n văn b n đi n t đ n đ ệ ử ẩ ỹ ệ ố ụ ụ ế ố ữ ệ ề ấ ạ ị ị ả ệ ố ộ ệ d li u c a H th ng VBĐH khi th c hi n vi c g i văn b n N i dung, chu n d li u và th t ố ệ ử ế ượ ệ ử đi n t c áp d ng theo Quy chu n k thu t qu c gia v c u trúc mã đ nh danh và đ nh d ng d li u gói tin ph c v k t n i các H th ng VBĐH (QCVN 102:2016/BTTTT).
ầ ề ứ ệ ố ề ậ ỹ Đi u 13. Yêu c u v ch c năng, tính năng k thu t H th ng VBĐH
ề ứ ệ ố ậ ủ ả ầ ỹ ị ả ứ ệ ị 1. Đ m b o theo quy đ nh các yêu c u v ch c năng, tính năng k thu t c a H th ng VBĐH, đáp ng theo quy đ nh hi n hành,
ề ứ ả ồ ệ ố ậ ầ ộ ỹ ị ỉ 2. Các yêu c u v ch c năng, tính năng k thu t H th ng VBĐH ph i đ ng b trên đ a bàn t nh.
ữ ữ ệ ư ố ề Đi u 14. S hoá thông tin và l u tr d li u
ượ ạ ể ả ư ữ ả ị ề c t o ra đ u ph i ễ d ng s và l u tr theo quy đ nh đ b o đ m an toàn, d ả ở ạ ế ả ố 1. Thông tin đ ậ dàng qu n lý, truy nh p, tìm ki m thông tin.
ố ả ượ ạ ừ ự ự c sao chép t ủ ủ ở ể ư ả ữ ả ệ ẹ ề ạ ữ ệ ả ệ ử ả ệ ố i t ng H th ng VBĐH đ l u tr và d phòng, th c hi n 2. Thông tin s ph i đ ề ánh x d li u v máy ch c a S Thông tin và Truy n thông, đ m b o anh toàn, tính toàn v n và kh năng khai thác văn b n đi n t .
ữ ố ớ ư ả ệ ử ự ậ ề ủ ệ ị th c hi n theo quy đ nh c a pháp lu t v văn ả ệ 3. Vi c qu n lý, l u tr đ i v i văn b n đi n t ữ ư ư th , l u tr .
ế ả ố ế d ng s liên quan đ n ơ ệ ứ ố ọ ề ờ ụ ư ở ạ ồ ữ ạ 4. C quan có k ho ch s hóa nh ng ngu n thông tin, văn b n ch a ầ ứ ự ư ệ ố vi c ng d ng H th ng VBĐH theo th t u tiên v th i gian và t m quan tr ng.
ồ ơ ệ ử ồ ơ ệ ử ạ ậ ộ ề ả Đi u 15. T o l p, n p và qu n lý h s đi n t h s đi n t
ệ ạ ậ ệ ả ạ ộ ư th c hi n theo quy đ nh t i Thông t 01/2019/TT ồ ơ ệ ử ự ủ ộ ộ ụ ị ệ ị 1. Vi c t o l p, n p và qu n lý h s đi n t BNV ngày 21 tháng 01 năm 2019 c a B N i v và các quy đ nh hi n hành.
ồ ơ ồ 2. Mã h s g m
ị ố ơ ị c c p theo quy đ nh t ạ i Quy t đ nh s 1113/QĐUBND ụ ị ượ ấ ề ế ị ị ủ ụ ị ỉ ủ ơ ơ ệ ử ủ ỉ ả ả ị ị ủ ơ a) Mã đ nh danh c a c quan, đ n v : đ ỉ ngày 04 tháng 6 năm 2018 c a UBND t nh v Ban hành Danh m c mà đ nh danh (mã dùng trao ả ổ đ i văn b n đi n t trên tr c liên thông văn b n) c a các c quan, đ n v t nh Phú Yên và các ề quy đ nh khác c a t nh v mã đ nh danh văn b n.
ồ ơ b) Năm hình thành h s ;
ồ ơ ố ồ ơ ệ ệ ố ạ ồ ơ c) S và ký hi u h s (s h s và ký hi u lo i h s )
ệ ụ ồ ơ ầ ị c xác đ nh theo Danh m c h s . Các thành ph n ồ ơ ượ ấ ị ồ ơ ố ồ ơ ượ Năm hình thành h s , s và ký hi u h s đ ấ ằ ủ c phân đ nh b ng d u ch m. c a mã h s đ
ụ Ví d : 000.00.12.H45.2019.01.TH
ồ ơ ố ổ ở ộ ụ ợ H s s 01 nhóm T ng h p, năm 2019, S N i v .
ồ ơ ị ụ ồ ơ ơ ồ ơ ệ ủ ở ộ ụ Trong đó 000.00.12.H45 là mà đ nh danh c a S N i v ; 2019 là năm hình thành h s ; 01.TH là ký hi u h s theo Danh m c h s c quan.
ệ i quy t công vi c có trách nhi m rà ụ ả ệ c giao nhi m v gi ế ượ ồ ơ ế ồ ơ ệ ậ ệ ệ ậ ộ ố ệ 3. Khi công vi c hoàn thành, cá nhân đ ệ ả soát toàn b văn b n, tài li u có trong h s , hoàn thi n, k t thúc h s và c p nh t vào H th ng VBĐH.
ả ạ ầ ề ả ỹ ậ Đi u 16. Đ m b o h t ng k thu t
ụ ả ả ệ ố ả ỉ ế ố ả ớ ữ ả ố ỉ ị ế ố 1. Tr c liên thông văn b n t nh ph i đ m b o k t n i liên thông gi a các H th ng VBĐH khác ụ nhau trên đ a bàn t nh; k t n i, liên thông v i Tr c liên thông văn b n qu c gia.
ữ ồ ơ ệ ử ạ ậ ệ ố ứ ư ả ả ả ả 2. H th ng VBĐH đ m b o ch c năng qu n lý văn b n, t o l p và l u tr h s đi n t .
ề ạ ầ ệ ệ ơ ể ự ẩ ệ ử ượ ơ ệ ử ậ ợ ệ ị ủ ậ ả ớ ố đ ậ ề ệ ễ ỹ ị ề ị 3. Các c quan, đ n v có trách nhi m chu n b đi u ki n v h t ng k thu t công ngh thông c thông su t, an toàn, phù h p v i quy đ nh c a tin đ th c hi n g i, nh n văn b n đi n t ữ ư pháp lu t v công ngh thông tin, vi n thông và l u tr .
ể ệ ố ề ạ ầ ơ ơ ỹ ả ị ế ố ộ ộ ạ ệ i thi u v h t ng k thu t công ngh thông tin các c quan, đ n v ph i ả ơ ế ủ ấ ứ ậ ả ơ ị t b wifi b o m t, ch ng th s do Ban C y u Chính ph c p cho c quan, đ n v ư ố ạ ơ ơ ị ả ậ ề 4. Các đi u ki n t ồ ố ả đ m b o g m: máy tính cá nhân, máy quét s hóa văn b n, m ng n i b (LAN) có k t n i ơ ế ị Internet, thi ị ấ ơ (con d u c quan, đ n v ) và cá nhân lãnh đ o đ n v .
ơ ạ ộ ử ụ ạ ầ ệ ổ ị ả ệ ử ị ả ả ả ệ ử ườ ỹ ơ ậ 5. Các c quan, đ n v đ m b o h t ng k thu t ho t đ ng n đ nh đ tri n khai s d ng hi u ệ ố ậ qu vi c g i, nh n văn b n đi n t qua H th ng VBĐH trên môi tr ể ể ạ ng m ng.
ề ả ả Đi u 17. Đ m b o an toàn thông tin
ể ế ố ệ ố ử ụ ơ ề ố ệ ạ ố ớ ả ạ ử ụ ủ ệ ố ệ ố ự ố ấ ị 1. S d ng m ng truy n s li u chuyên dùng đ k t n i liên thông H th ng VBĐH. Đ i v i ể ế ố ả ả các c quan s d ng m ng Internet đ k t n i liên thông H th ng VBĐH ph i đ m b o an toàn ả ệ thông tin c a h th ng và ch u trách nhi m khi x y ra s c m t an toàn thông tin.
ơ ệ ả ạ ả ơ ệ ố ườ ườ ự ề ố ng b o đ m an toàn thông tin m ng đ i i dùng; có s phân c p, phân quy n ng ườ i ả ậ ủ ữ ệ ượ ư ể ả ả ả ị ử ụ 2. Các c quan, đ n v s d ng có bi n pháp tăng c ả ả ớ v i H th ng VBĐH; b o đ m an toàn tài kho n ng ứ ộ ử ụ s d ng đ b o đ m m c đ an toàn, b o m t c a thông tin, d li u đ ấ ữ c l u tr .
ị ấ ữ ệ ủ ị ử ụ ơ ị ơ ủ ỉ ệ ụ ả ấ ả ữ ệ ả ố ợ ơ ứ ạ ầ ự ả ờ ơ 3. Đ n v cung c p d ch v đ m b o an toàn thông tin, d li u c a các c quan, đ n v s d ng ể ể ệ ố h th ng do mình cung c p; ph i h p c quan chuyên trách công ngh thông tin c a t nh đ tri n khai h t ng đ m b o d li u đáp ng th i gian th c.
ả ế ố ệ ố ế ự ố ề ị ệ ố ề ấ ậ ặ ơ ơ ở ị ố ợ ử ể 4. Khi x y ra s c v an toàn thông tin liên quan đ n k t n i, liên thông H th ng VBĐH, các ơ c quan, đ n v báo ngay đ n v cung c p v n hành H th ng ho c S Thông tin và Truy n thông đ ph i h p x lý.
ươ Ch ng III
Ổ Ứ Ự Ệ T CH C TH C HI N
ở ề ề Đi u 18. S Thông tin và Truy n thông
ế ố ậ ố ừ ơ các c ể ị ể ử ệ ả ậ ả ả ơ ệ ố 1. Theo dõi, ki m tra vi c đ m b o H th ng VBĐH k t n i v n hành thông su t t ệ ử . quan, đ n v đ g i, nh n văn b n đi n t
ả ị i pháp an toàn trong vi c giao d ch đi n t ổ ứ ậ ấ ướ ệ ẫ ệ ự ơ ệ ử ữ gi a các c quan nhà ả ả ư ấ ề ườ ng xuyên t ch c t p hu n, h ng d n th c hi n công tác b o đ m an toàn, an ninh 2. Tham m u, đ xu t các gi ướ c; th n thông tin.
ả ự ố ề 3. Khi x y ra các s c v an toàn thông tin
ề ố ợ ặ ộ ộ ơ ớ ng ng c u c a t nh ho c ph i h p v i các đ n v chuyên trách thu c B , ố ự ượ ứ ộ ể ị ầ ủ ơ ứ ủ ỉ ắ ụ ự ố ấ ị ị a) Đi u ph i l c l ụ ơ c quan ngang B đ tham gia kh c ph c s c khi có yêu c u c a đ n v cung c p d ch v .
ườ ự ố ọ ượ ụ ả ả ắ ng h p có s c nghiêm tr ng v ộ t quá kh năng kh c ph c, ph i báo cáo ngay cho B ề ợ b) Tr Thông tin và Truy n thông.
ố ổ ả ị ể ầ ử ệ ả ả ở ộ ng án tri n khai m r ng băng thông ệ ử ượ ề ố ệ ể ậ ả ả ả c thông đ ạ ề ố ệ 4. Theo dõi, ki m tra vi c b o đ m m ng Truy n s li u chuyên dùng thông su t, n đ nh đáp ươ ệ ử ậ ứ ự ng yêu c u g i, nh n văn b n đi n t ; xây d ng ph ệ ử ằ ạ m ng Truy n s li u chuyên dùng nh m đ m b o vi c g i, nh n văn b n đi n t su t.ố
ả ả ể ậ ả ớ ỹ ườ ứ ậ ả ỹ ệ ố i pháp k t n i, liên thông gi a H th ng VBĐH v i ả ng qu n lý, giám sát, ệ ử ể ả ụ ể ử ả ậ ạ ầ 5. B o đ m tri n khai h t ng k thu t, gi ụ ố ả Tr c liên thông văn b n qu c gia; ng d ng các gi ki m soát trong g i, nh n văn b n đi n t ế ố ữ i pháp k thu t tăng c ả đ b o đ m an toàn, an ninh thông tin.
ả ả ụ ữ ấ ế ố ậ ả ỉ ơ ủ ữ ả ơ ỉ ướ ị ệ ố ể ố 6. Đ m b o Tr c liên thông văn b n t nh đ th ng nh t k t n i, liên thông gi a các H th ng ơ ị ụ ụ ử VBĐH khác nhau c a các c quan, đ n v ph c v g i, nh n văn b n liên thông gi a các c quan nhà n c trên đ a bàn t nh.
ạ ứ ế ủ ơ ụ ậ ự ỉ ố ợ ơ ụ ế ố ệ ố ủ ệ ị ữ ư ả ị ỉ ị 7. Căn c k ho ch hàng năm ch trì, ph i h p các đ n v liên quan v l p d toán kinh phí cho ướ vi c duy trì thuê H th ng VBĐH c a các c quan nhà n c trên đ a bàn t nh; Tr c k t n i liên ệ thông t nh, l u tr văn b n theo các quy đ nh tài chính hi n hành.
ị ỳ ặ ộ ộ ỉ ầ ủ Ủ ệ ấ ề ộ ệ ể ợ ổ ề ệ ở ế ự 8. Đ nh k sáu tháng, m t năm ho c đ t xu t theo yêu c u c a y ban nhân dân t nh, B Thông tin và Truy n thông, S Thông tin và Truy n thông có trách nhi m t ng h p báo cáo vi c tri n khai th c hi n Quy ch này.
ở ộ ụ ề Đi u 19. S N i v
ướ ồ ơ ệ ử ể ả ư ữ ơ vào l u tr các c ẫ ị ươ ệ ơ ị 1. H ng d n, theo dõi, ki m tra vi c t o l p, n p và qu n lý h s đi n t quan, đ n v đ a ph ệ ạ ậ ộ ị ng theo quy đ nh hi n hành.
ử ổ ề ổ ỉ ề ệ ử ử ấ Ủ ấ ệ ố ả ả ợ
ớ ở ố ợ 2. Ph i h p v i S Thông tin và Truy n thông đ xu t y ban nhân dân t nh s a đ i, b sung ạ ụ g i kèm văn b n gi y qua h th ng VBĐH phù h p qua Danh m c các lo i văn b n đi n t ờ ỳ ừ t ng th i k .
ụ ậ ự ố ợ ủ ạ ơ ị ữ ồ ơ ệ ử ệ ị ứ ế 3. Căn c k ho ch hàng năm ch trì, ph i h p các đ n v liên quan v l p d toán kinh phí cho ư l u tr h s đi n t theo các quy đ nh tài chính hi n hành.
ơ ề Đi u 20. Các c quan nhà n ướ c
ườ ứ ầ ơ ướ 1. Ng i đ ng đ u c quan nhà n c
ỉ ạ ử ụ ệ ử ử ụ ả thay ệ ứ ấ ề ế ả ả ổ ệ ệ ố a) Ch đ o vi c ng d ng H th ng VBĐH vào x lý công vi c, s d ng văn b n đi n t th văn b n gi y trong qu n lý, đi u hành và trao đ i thông tin.
ỉ ạ ệ ế ậ ơ ở ữ ệ ệ ử ủ ơ ả b) Ch đ o vi c thi t l p c s d li u văn b n đi n t c a c quan.
ố ợ ỗ ợ ướ ụ ệ ặ ộ ẫ ng d n c) Phân công cán b chuyên trách ho c ph trách công ngh thông tin ph i h p h tr h ử ụ s d ng.
ế ế ử ả ậ ị ươ 2. Ban hành quy ch ti p nh n, x lý và phát hành văn b n đi n t ệ ử ạ ơ t ị i đ n v , đ a ph ng mình.
ể ủ ơ ệ ố ỉ ạ ề ạ ả ộ ế ố ả ị ả ả 3. Tri n khai H th ng VBĐH thu c ph m vi qu n lý, ch đ o, đi u hành c a c quan, b o đ m kh năng k t n i, liên thông theo quy đ nh.
ứ ộ ứ 4. Cán b , công ch c, viên ch c
ử ụ ể ả ệ ượ ế ệ ố a) S d ng H th ng VBĐH đ gi i quy t công vi c đ c giao.
ự ả ẩ c c p và t ậ ng xuyên thay đ i m t kh u tài kho n đ ể ả ủ b o v tài kho n c a mình. ộ ị ấ ệ ớ ổ ề ợ ả ượ ấ ườ ặ ả ả ng h p b m t quy n ki m soát lài kho n ph i thông báo ngay v i cán b chuyên trách ho c ị ể ủ ơ ụ ệ ắ b) Th ườ Tr ụ ph trách công ngh thông tin c a đ n v đ kh c ph c.
ụ ệ ặ ộ 5. Cán b chuyên trách ho c ph trách công ngh thông tin
ệ ố ạ ơ ả i c quan b l ể ng h p H th ng VBĐH tri n khai t , thông báo ngay cho ng ạ ờ ắ ầ ử ụ ệ ố ạ ệ ố ậ ệ ố ụ ừ ệ ạ ậ ả ạ ả ị ỗ ợ ườ i, không b o đ m tính an toàn a) Trong tr ộ ộ ơ ả ờ ế ề ự ố ườ ử ụ ệ ử ủ t v s c , th i i s d ng trong n i b c quan bi c a văn b n đi n t ệ ố ờ ượ ạ ệ ừ c i h th ng, các bi n pháp t m th i đ gian t m d ng h th ng, th i gian b t đ u s d ng l ờ áp d ng trong th i gian t m d ng h th ng, các bi n pháp c p nh t văn b n vào h th ng khi ắ ầ ử ụ b t đ u s d ng l i.
ế ệ ế ặ ụ ằ ấ ị ị ơ t trong kh năng ho c báo đ n v cung c p d ch v nh m ế ự ố ụ ả b) Ti n hành các bi n pháp c n thi ắ nhanh chóng kh c ph c, gi ả ầ ụ ồ ệ ố i quy t s c , ph c h i h th ng.
ệ ề ả ả ở ế ụ ầ ề ắ ướ ế ẫ c) Thông báo ngay cho S Thông tin và Truy n thông, n u có d u hi u không đ m b o v an ể toàn thông tin, đ có thông tin h ng d n, kh c ph c c n thi ấ t.
ị ặ ộ ấ ướ c ngày 10 tháng 12) ho c đ t xu t, ở ướ c ngày 10 tháng 6), m t năm (tr ử ế ự ế ị ề ể ệ ỉ Ủ ề ộ ộ ỳ 6. Đ nh k sáu tháng (tr ể ổ ệ báo cáo vi c tri n khai th c hi n Quy t đ nh này g i đ n S Thông tin và Truy n thông, đ t ng ợ h p báo cáo y ban nhân dân t nh, B Thông tin và Truy n thông.
ườ Ủ ủ ở ệ ng h p H th ng VBĐH hi n hành c a các s , ban, ngành t nh, y ban nhân huy n, ạ ợ ố ư ệ ị ế ử ơ ữ ứ ậ ầ ỹ ị ệ ố 7. Trong tr ị ứ th xã, thành ph ch a đáp ng các quy đ nh ban hành t ồ ơ ệ ử ư ệ ử đi n t ỉ ả ề ồ i Quy ch này v h i báo g i văn b n ố ơ l u tr và các yêu c u ch c năng, k thu t; các c quan, đ n v ph i đi, h s đi n t
ụ ệ ầ ấ ể ờ ạ ấ ệ ự ậ ệ ố ị ế ơ ợ ề ề ở h p S Thông tin và Truy n thông đ yêu c u đ n v cung c p d ch v nâng c p, hoàn thi n v ể ừ ặ ỹ m t k thu t h th ng, trong th i h n 6 tháng k t ị ngày quy ch này có hi u l c.
ơ ị ề ấ ị ụ Đi u 21. Đ n v cung c p d ch v
ơ ụ ệ ố ụ ả ả ả ấ ị ị ị ề ứ ệ ố ệ ậ ỹ ị
1. Các đ n v cung c p d ch v H th ng VBĐH, Tr c liên thông văn b n đ m b o các quy đ nh ệ hi n hành v ch c năng, tính năng k thu t và an toàn thông tin H th ng theo quy đ nh hi n hành.
ự ố ả ụ ắ ả ấ ả ủ ề ấ ơ ị ị ự ố ợ ứ ị ợ ầ ể ứ ở ơ ệ ụ 2. Khi có s c x y ra, đ n v cung c p d ch v có trách nhi m kh c ph c nhanh, đ m b o an ơ ườ toàn thông tin; trong tr ng h p c n có s tham gia c a các c quan, đ n v liên quan thì đ xu t ề S Thông tin và Truy n thông đ ph i h p ng c u.
ơ ầ ử ậ ả ả ổ ứ ố ỹ ị ấ ị ệ ử ườ ả ậ ị 3. Đ n v cung c p d ch v h t ng k thu t đ m b o n đ nh, thông su t đáp ng yêu c u g i, nh n văn b n đi n t ụ ạ ầ trên môi tr ạ ng m ng.
ệ ề Đi u 22. Trách nhi m thi hành
Ủ ở ỉ ng các s , ban, ngành t nh và Ch t ch y ban ủ ưở ổ ứ ỉ ố ệ ị ủ ị Ủ ệ ch c, cá nhân có liên quan ch u trách nhi m thi hành Chánh Văn phòng y ban nhân dân t nh, Th tr ị nhân dân các huy n, th xã, thành ph ; các t ế Quy ch này.
ướ ệ ề ấ ặ ề ắ ng m c, đ ư Ủ ể ề ị ch c ph n ánh v S Thông tin và Truy n thông đ tham m u y ban nhân ơ ề ỉ ỉ ự ế ể Trong quá trình tri n khai th c hi n, n u có v n đ phát sinh ho c khó khăn, v ổ ứ ề ở ả ngh các c quan, t ổ dân t nh đi u ch nh, b sung./.
