Y BAN NHÂN DÂNỦ
THÀNH PH HÀ N IỐ Ộ
-------
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ
Đc l p - T do - H nh phúc ộ ậ ự ạ
---------------
S : ố12/2020/QĐ-UBND Hà N i, ngày ộ12 tháng 6 năm 2020
QUY T ĐNHẾ Ị
BAN HÀNH QUY CH TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI NẾ Ế Ậ Ử Ả Ả Ệ
T GI A CÁC C QUAN, T CH C THU C THÀNH PH HÀ N IỬ Ữ Ơ Ổ Ứ Ộ Ố Ộ
Y BAN NHÂN DÂN THÀNH PH HÀ N IỦ Ố Ộ
Căn c Lu t T ch c chứ ậ ổ ứ ính quy n đa ph ng ngày 19 tháng 6 năm 2015;ề ị ươ
Căn c Lu t Giao d ch đi n t ngày 29 tháng 11 năm 2005;ứ ậ ị ệ ử
Căn c Lu t Công ngh thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;ứ ậ ệ
Căn c Lu t ứ ậ L u ưtr ngày 11 tháng 11 năm 2011;ữ
Căn c Ngh đnh s 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 c a Chính ph v ng d ng ứ ị ị ố ủ ủ ề ứ ụ
công ngh thông tin trong ho t đng c a c quan Nhà n c;ệ ạ ộ ủ ơ ướ
Căn c Ngh đnh s 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 c a Chính ph quy đnh chứ ị ị ố ủ ủ ị i ti tế
thi hành m t s đi u c a Lu t L u tr ;ộ ố ề ủ ậ ư ữ
Căn c Ngh đnh s 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 c a Chính ph quy đnh chi ti tứ ị ị ố ủ ủ ị ế
thi hành Lu t Giao d ch đi n t v ch ký s và d ch v ch ký s ;ậ ị ệ ử ề ữ ố ị ụ ữ ố
Căn c Ngh đnh s 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 c a Chính ph v công tác văn ứ ị ị ố ủ ủ ề
th ;ư
Căn c Quy t đnh s 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 c a Th t ng Chính ph v ứ ế ị ố ủ ủ ướ ủ ề
vi c g i, nh n văn b n đi n t gi a các c quan trong h th ng hành chính nhà n c;ệ ử ậ ả ệ ử ữ ơ ệ ố ướ
Căn c Thông t s ứ ư ố 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 c a B Thông tin và Truy n ủ ộ ề
thông ban hành “Quy chuẩn k thu t qu c gia v c u trúc mã đnh danh và các đnh d ng d ỹ ậ ố ề ấ ị ị ạ ữ
li u gệói tin ph c v k t n i các H th ng qu n lý văn b n và đi u hành”;ụ ụ ế ố ệ ố ả ả ề
Căn c Thông t s 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 c a B Thông tin và Truy n ứ ư ố ủ ộ ề
thông quy đnh s d ng ch ký s cho văn b n trong c quan nhà n c;ị ử ụ ữ ố ả ơ ướ
Theo đ ngh c a Giám đc S N i v t i T trình s ề ị ủ ố ở ộ ụ ạ ờ ố 1438/TTr-SNV ngày 29 tháng 5 năm 2020
v vi c ban hành Quy ch ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n t gi a các c ề ệ ế ế ậ ử ả ả ệ ử ữ ơ
quan, t ch c thu c thành ph Hà N iổ ứ ộ ố ộ .
QUY T ĐNH:Ế Ị
Đi u 1.ề Ban hành kèm theo Quy t đnh này Quy ch ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn ế ị ế ế ậ ử ả
b n đi n t gi a các c quan, t ch c thu c thành ph Hà N i.ả ệ ử ữ ơ ổ ứ ộ ố ộ
Đi u 2.ề Quy t đnh này có hi u l c thi hành k t ngày ký và thay th Quy t đnh s ế ị ệ ự ể ừ ế ế ị ố
57/2013/QĐ-UBND ngày 17 tháng 12 năm 2013 c a y ban nhân dân thành ph Hà N i v vi c ủ Ủ ố ộ ề ệ
ban hành Quy đnh trao đi, l u tr , x lý văn b n đi n t trong ho t đng c a các c quan nhà ị ổ ư ữ ử ả ệ ử ạ ộ ủ ơ
n c thu c thành ph Hà N i.ướ ộ ố ộ
Đi u 3.ề Chánh Văn phòng HĐND Thành ph ; Chánh Văn phòng y ban nhân dân Thành ph ; ố Ủ ố
Giám đc S N i v ; Th tr ng các S , ban, ngành thu c UBND Thành ph ; Ch t ch UBND ố ở ộ ụ ủ ưở ở ộ ố ủ ị
các qu n, huy n, th xã; Ch t ch UBND các xã, ph ng, th tr n và các c quan, t ch c, cá ậ ệ ị ủ ị ườ ị ấ ơ ổ ứ
nhân có liên quan ch u trách nhi m thi hành Quy t đnh này./.ị ệ ế ị
N i nh n:ơ ậ
- Nh Điư ều 3;
- B N iộ ộ v ;ụ
- C c ki m tra văn b n QPPL, B T pháp;ụ ể ả ộ ư
- Th ng tr c Thành y;ườ ự ủ
- Th ng tr c HĐND TP;ườ ự
- Ch t ch UBND Thủ ị ành ph ;ố
- Các Phó Ch t ch UBND Thành ph ;ủ ị ố
- C ng giao ti p đi n t Hà N i;ổ ế ệ ử ộ
- Trung tâm Tin h cọ, Công báo Thành ph ;ố
- L u: VT, QLCTTĐTư.
TM. Y BAN NHÂN DÂNỦ
CH T CHỦ Ị
Nguy n Đc Chungễ ứ
QUY CHẾ
TI P NH N, X LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QU N LÝ VĂN B N ĐI N T GI A CÁC CẾ Ậ Ử Ả Ả Ệ Ử Ữ Ơ
QUAN, T CH C THU C THÀNH PH HÀ N IỔ Ứ Ộ Ố Ộ
(Ban hành kèm theo Quy t đnh s ế ị ố 12/2020/QĐ-UBND ngày 12 tháng 6 năm 2020 c a y banủ Ủ
nhân dân thành ph Hà N i)ố ộ
Ch ng Iươ
QUY ĐNH CHUNGỊ
Đi u 1. Ph m vi đi u ch nhề ạ ề ỉ
1. Quy ch này quy đnh v vi c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n t gi a cácế ị ề ệ ế ậ ử ả ả ệ ử ữ
c quan, t ch c thu c thành ph Hà N i.ơ ổ ứ ộ ố ộ
2. Quy ch này không áp d ng đế ụ i ốv i vi c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n ớ ệ ế ậ ử ả ả đi n ệ
t có n i dung thu c bí m t nhà n c theo quy đnh c a pháp lu t.ử ộ ộ ậ ướ ị ủ ậ
Đi u 2. Đi t ng áp d ngề ố ượ ụ
1. Quy ch này áp d ng đi v i c quan, t ch c nhà n c và doanh nghi p nhà n c thu c ế ụ ố ớ ơ ổ ứ ướ ệ ướ ộ
thành ph Hà N i (sau đây g i chung là c quan, t ch c).ố ộ ọ ơ ổ ứ
2. T ch c chính tr , t ch c chính tr - xã h i, t ch c xã h i, t ch c xã h i - ngh nghi p và ổ ứ ị ổ ứ ị ộ ổ ứ ộ ổ ứ ộ ề ệ
các c quan, t ch c không thu c kho n 1 Đi u này căn c quy đnh c a Quy ch này và các quyơ ổ ứ ộ ả ề ứ ị ủ ế
đnh c a pháp lu t có liên quan đ áp d ng cho phù h p.ị ủ ậ ể ụ ợ
Đi u 3. Gi i thích t ngề ả ừ ữ
Trong Quy ch này, các t ng d i đây đc hi u nh sau:ế ừ ữ ướ ượ ể ư
1. “Bên g i” là c quan, t ch c phát hành văn b n đi n t .ử ơ ổ ứ ả ệ ử
2. “Bên nh n” là c quan, t ch c ti p nh n văn b n đi n t .ậ ơ ổ ứ ế ậ ả ệ ử
3. “Văn b n” là thông tin thành văn đc truy n đt b ng ngôn ng ho c ký hi u, hả ượ ề ạ ằ ữ ặ ệ ình thành
trong ho t đng c a các c quan, t ch c và đc trình bày đúng th th c, k thu t theo quy ạ ộ ủ ơ ổ ứ ượ ể ứ ỹ ậ
đnh.ị
4. “Văn b n hành chính” là văn b n hình thành trong quá trình ch đo, đi u hành, gi i quy t ả ả ỉ ạ ề ả ế
công vi c c a các c quan, t ch c.ệ ủ ơ ổ ứ
5. “Văn b n chuyên ngành” là văn b n hình thành trong quá trình th c hi n ho t đng chuyên ả ả ự ệ ạ ộ
môn, nghi p v c a m t ngành, lĩnh v c do ng i đng đu c quan qu n lý ngành, lĩnh v c ệ ụ ủ ộ ự ườ ứ ầ ơ ả ự
quy đnh.ị
6. “Văn b n đi n t ” là văn b n d i d ng thông đi p d li u đc t o l p ho c đc sả ệ ử ả ướ ạ ệ ữ ệ ượ ạ ậ ặ ượ ốhóa
t văn b n gi y và trình bày đúng th th c, k thu t, đnh d ng theo quy đnh.ừ ả ấ ể ứ ỹ ậ ị ạ ị
7. “G i, nh n văn b n đi n t ” là vi c c quan trong h th ng hành chính nhà n c g i, nh n ử ậ ả ệ ử ệ ơ ệ ố ướ ử ậ
văn b n đi n t qua các H thả ệ ử ệ ống qu n lý văn b n và đi u hành đc k t n i, liên thông v i ả ả ề ượ ế ố ớ
nhau b ng các gi i pháp k thu t, công ngh .ằ ả ỹ ậ ệ
8. “H s đi n t ” là t p h p các tài li u đi n t có liên quan v i nhau v m t v n đ, m t s ồ ơ ệ ử ậ ợ ệ ệ ử ớ ề ộ ấ ề ộ ự
vi c, m t đi t ng c th ho c có đc đi m chung, hình thành trong quá trình theo dõi, gi i ệ ộ ố ượ ụ ể ặ ặ ể ả
quy t công vi c thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a c quan, t ch c, cá nhân.ế ệ ộ ạ ứ ệ ụ ủ ơ ổ ứ
9. “L p h s đi n t ” là vi c áp d ng công ngh thông tin nh m liên k t các tài li u đi n t ậ ồ ơ ệ ử ệ ụ ệ ằ ế ệ ệ ử
hình thành trong quá trình theo dõi, gi i quy t công vi c c a c quan, t ch c, cá nhân thành h ả ế ệ ủ ơ ổ ứ ồ
s đi n t .ơ ệ ử
10. “B n g c văn b n” là b n hoàn ch nh v n i dung, th th c văn b n, đc ng i có th m ả ố ả ả ỉ ề ộ ể ứ ả ượ ườ ẩ
quy n tr c ti p ký trên văn b n gề ự ế ả i y ho c ký s trên văn b n đi n t .ấ ặ ố ả ệ ử
11. “Ch ký s c a c quan, t ch c” là ch ký s đc t o l p b i khóa bí m t t ng ng v i ữ ố ủ ơ ổ ứ ữ ố ượ ạ ậ ở ậ ươ ứ ớ
ch ng th s c p cho c quan, t ch c theo quy đnh c a pháp lu t v giao d ch đi n t .ứ ư ố ấ ơ ổ ứ ị ủ ậ ề ị ệ ử
12. “Ch ký s c a ng i có th m quy n” là ch ký s đc t o l p b i khóa bí m t t ng ữ ố ủ ườ ẩ ề ữ ố ượ ạ ậ ở ậ ươ
ng v i ch ng th s c p cho ng i có th m quy n theo quy đnh c a pháp lu t v giao d ch ứ ớ ứ ư ố ấ ườ ẩ ề ị ủ ậ ề ị
đi n t .ệ ử
13. “H th ng g i, nh n văn b n đi n t Thành ph ” là gi i pháp k thu t, công ngh đc xâyệ ố ử ậ ả ệ ử ố ả ỹ ậ ệ ượ
d ng, tri n khai ph c v k t n i, liên thông g i, nh n văn b n đi n t gi a H th ng qu n lý ự ể ụ ụ ế ố ử ậ ả ệ ử ữ ệ ố ả
văn b n và đi u hành c a các c quan, t ch c thu c Thành ph và k t n i Tr c liên thông văn ả ề ủ ơ ổ ứ ộ ố ế ố ụ
b n qu c gia đ g i, nh n văn b n đi n t v i các b , ngành, đa ph ng.ả ố ể ử ậ ả ệ ử ớ ộ ị ươ
14. “H th ng qu n lý văn b n và đi u hành” là h th ng thông tin đc xây d ng v i ch c ệ ố ả ả ề ệ ố ượ ự ớ ứ
năng chính là h tr vi c tin h c hóa công tác qu n lý, x lý văn b n và h s công vi c c a các ỗ ợ ệ ọ ả ử ả ồ ơ ệ ủ
c quan, t ch c và theo dõi tình hình x lý công vi c trong c quan trên môi tr ng m ng (sau ơ ổ ứ ử ệ ơ ườ ạ
đây g i chung là H th ng).ọ ệ ố
Đi u 4. Giá tr pháp lý c a văn b n đi n tề ị ủ ả ệ ử
1. Văn b n đi n t đc ký s b i ng i có th m quy n và ký s c a c quan, t ch c theo quyả ệ ử ượ ố ở ườ ẩ ề ố ủ ơ ổ ứ
đnh c a pháp lu t có giá tr pháp lý nh b n g c văn b n gi y.ị ủ ậ ị ư ả ố ả ấ
2. Ch ký s trên văn b n đi n t ph i đáp ng đy đ các quy đnh c a pháp lu t.ữ ố ả ệ ử ả ứ ầ ủ ị ủ ậ
3. Văn b n đi n t không thu c kho n 1 Đi u này đc g i, nh n qua H th ng qu n lý văn ả ệ ử ộ ả ề ượ ử ậ ệ ố ả
b n và đi u hành có giá tr đ bi t, tham kh o, không thay th cho vi c g i, nh n văn b n gi y.ả ề ị ể ế ả ế ệ ử ậ ả ấ
Đi u 5. Nguyên t c ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n tề ắ ế ậ ử ả ả ệ ử
1. Vi c ti p nh n, phát hành văn b n đi n t ph i th c hi n theo nguyên t c quy đnh t i Đi u 5ệ ế ậ ả ệ ử ả ự ệ ắ ị ạ ề
c a Lu t Giao d ch đi n t và tuân theo các quy đnh khác c a pháp lu t v b o v bí m t nhà ủ ậ ị ệ ử ị ủ ậ ề ả ệ ậ
n c, an ninh, an toàn thông tin và văn th , l u tr .ướ ư ư ữ
2. T t c văn b n đi n t thu c th m quy n ban hành và gi i quy t c a các c quan, t ch c ấ ả ả ệ ử ộ ẩ ề ả ế ủ ơ ổ ứ
thu c Thành ph đc phát hành, ti p nh n, x lý trên H th ng qu n lý văn b n và đi u hành, ộ ố ượ ế ậ ử ệ ố ả ả ề
tr các tr ng h p Bên g i và Bên nh n ch a đáp ng các yêu c u v h t ng k thu t, công ừ ườ ợ ử ậ ư ứ ầ ề ạ ầ ỹ ậ
ngh , an toàn thông tin, gi i pháp k t n i, liên thông đ nh n, g i văn b n đi n t ,ệ ả ế ố ể ậ ử ả ệ ử
3. Bên nh n có quy n t ch i nh n văn b n đi n t , n u văn b n đi n t đó không đm b o ậ ề ừ ố ậ ả ệ ử ế ả ệ ử ả ả
nguyên t c, yêu c u v phát hành, ti p nh n và ph i ch u trách nhi m v vi c t ch i đó, đng ắ ầ ề ế ậ ả ị ệ ề ệ ừ ố ồ
th i Bên nh n ph n h i cho Bên g i đc bi t thông qua H th ng qu n lý văn b n và đi u ờ ậ ả ồ ử ượ ế ệ ố ả ả ề
hành ho c H th ng g i, nh n văn b n đi n t Thành ph .ặ ệ ố ử ậ ả ệ ử ố
Đi u 6. Yêu c u ti p nh n, x lý, phát hành và qu n lý văn b n đi n tề ầ ế ậ ử ả ả ệ ử
1. Văn b n đi n t ph i đc đm b o tính xác th c v ngu n g c, s toàn v n, an toàn thông ả ệ ử ả ượ ả ả ự ề ồ ố ự ẹ
tin, d li u trong quá trình phát hành, ti p nh n, x lý và l u tr .ữ ệ ế ậ ử ư ữ
2. Văn b n đi n t ph i đc phát hành ngay trong ngày văn b n đó đc ký ban hành, ch m ả ệ ử ả ượ ả ượ ậ
nh t là trong bu i sáng c a ngày làm vi c ti p theo. Văn b n đi n t đn sau khi đc ti p ấ ổ ủ ệ ế ả ệ ử ế ượ ế
nh n, n u b o đm giá tr pháp lý ph i đc x lý k p th i, không ph i ch văn b n gi y (n u ậ ế ả ả ị ả ượ ử ị ờ ả ờ ả ấ ế
có).
Văn b n đi n t đn có các m c đ kh n: “H a t c”, “Th ng kh n” và “Kh n” ph i đc đtả ệ ử ế ứ ộ ẩ ỏ ố ượ ẩ ẩ ả ượ ặ
ch đ u tiên, ghi rõ m c đ kh n, g i ngay sau khi đã ký s và ph i đc trình, chuy n giao ế ộ ư ứ ộ ẩ ử ố ả ượ ể
x lý ngay sau khi ti p nh n.ử ế ậ
3. Văn b n đi n t ph i đc theo dõi, c p nh t t đng tr ng thái g i, nh n, x lý trên H ả ệ ử ả ượ ậ ậ ự ộ ạ ử ậ ử ệ
th ng qu n lý văn b n và đi u hành.ố ả ả ề
4. Th th c và k thu t trình bày văn b n đi n t th c hi n theo quy đnh t i Ngh đnh s ể ứ ỹ ậ ả ệ ử ự ệ ị ạ ị ị ố
34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 c a Chính ph Quy đnh chi ti t m t s đi u và bi n ủ ủ ị ế ộ ố ề ệ
pháp thi hành Lu t ban hành văn b n quy ph m pháp lu t và Ngh đnh s 30/2020/NĐ-CP ngày ậ ả ạ ậ ị ị ố
05 tháng 3 năm 2020 c a Chính ph vủ ủ ềcông tác văn th ; hình th c d u, ch ký s c a ng i có ư ứ ấ ữ ố ủ ườ
th m quy n và ch ký s c a c quan, t ch c quy đnh t i Đi u 18 Quy ch này; v đnh d ng ẩ ề ữ ố ủ ơ ổ ứ ị ạ ề ế ề ị ạ
theo quy đnh t i Thông t s 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 c a B Thông tin ị ạ ư ố ủ ộ
và Truyền thông v ềvi c ban hành Danh m c tiêu chu n k thu t v ng d ng công ngh thông ệ ụ ẩ ỹ ậ ề ứ ụ ệ
tin trong c quan nhà n c.ơ ướ
5. H thệ ống ph i đáp ng các quy đnh t i ph l c VI Ngh đnh 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3ả ứ ị ạ ụ ụ ị ị
năm 2020 c a Chính ph v công tác văn th và các quy đnh c a pháp lu t có liên quan.ủ ủ ề ư ị ủ ậ
Đi u 7. Th i đi m g i, nh n văn b n đi n tề ờ ể ử ậ ả ệ ử
1. Th i đi m g i m t văn b n đi n t t i Bên nh n là th i đi m văn b n đi n t đó đc văn ờ ể ử ộ ả ệ ử ớ ậ ờ ể ả ệ ử ượ
th bên g i phát hành trên phư ử ần m m qu n lý văn b n và có hề ả ả ồi báo văn b n g i thành công,ả ử
2. Th i đi m nh n m t văn b n đi n t là th i đi m văn b n đi n t đc nh p vào H th ng ờ ể ậ ộ ả ệ ử ờ ể ả ệ ử ượ ậ ệ ố
qu n lý văn b n và đi u hành mà Bên nh n có th truy c p và s d ng văn b n đi n t t th i ả ả ề ậ ể ậ ử ụ ả ệ ử ừ ờ
đi m đó ho c đc Bên nh n xác nh n.ể ặ ượ ậ ậ
Đi u 8. Ki m tra, b o đm và duy trì tính toàn v n c a văn b n đi n tề ể ả ả ẹ ủ ả ệ ử
1. Tính toàn v n c a văn b n đi n t là khi n i dung c a văn b n đi n t ch a b thay đi.ẹ ủ ả ệ ử ộ ủ ả ệ ử ư ị ổ
2. Văn b n đi n t đc ki m tra tính toàn v n d a trên các thông tin c b n sau đây:ả ệ ử ượ ể ẹ ự ơ ả
a) Th th c văn b n bao g m: Tên lo i và trích y u n i dung c a văn b n; s , ký hi u, ngày ể ứ ả ồ ạ ế ộ ủ ả ố ệ
tháng ban hành văn b n;ả
b) Thông tin Bên g i và Bên nh n văn b n đi n t ;ử ậ ả ệ ử
c) Th i gian văn b n đi n t đc chính th c phát hành, ho c th i gian g i, nh n văn b n đi n ờ ả ệ ử ượ ứ ặ ờ ử ậ ả ệ
t ;ử
d) C u trúc t p d li u ch a văn b n đi n t ;ấ ệ ữ ệ ứ ả ệ ử
đ) Ch ký s c a Bên g i trong tr ng h p có s d ng ch ký s .ữ ố ủ ử ườ ợ ử ụ ữ ố
Đi u 9. Các lo i văn b n đi n t và đu m i phát hành, ti p nh n văn b n đi n tề ạ ả ệ ử ầ ố ế ậ ả ệ ử
1. Danh m c văn b n đi n t không g i kèm b n gi yụ ả ệ ử ử ả ấ
a) Văn b n quy ph m pháp lu t: Ngh quy t c a HĐND Thành ph , c p huy n, c p xã; Quy t ả ạ ậ ị ế ủ ố ấ ệ ấ ế
đnh c a UBND Thành ph , c p huy n, c p xã;ị ủ ố ấ ệ ấ
b) Văn b n hành chính: Ngh quy t (cá bi t), Quy t đnh (cá bi t), Ch th , Quy ch , Quy đnh, ả ị ế ệ ế ị ệ ỉ ị ế ị
Thông báo, H ng d n, Ch ng trình, K ho ch, Ph ng án, Đướ ẫ ươ ế ạ ươ áền, D án, Báo cáo, T trình, ự ờ
Công văn, Công đi n, Gi y y quy n, Gi y m i, Phi u g i, Phi u chuy n, Phi u báo.ệ ấ ủ ề ấ ờ ế ử ế ể ế