Sáng kiến kinh nghiệm THPT: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO

HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5

LĨNH VỰC: QUẢN LÝ

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGHỆ AN

TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO

HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5

LĨNH VỰC: QUẢN LÝ

Người thực hiện: Nguyễn Thị Tú

- Trường THPT Nghi Lộc 5 Nguyễn Thị Hằng - Trường THPT Nghi Lộc 5

Nhóm: Địa chỉ gmail Số điện thoại Văn phòng : nguyethitu0482@gmail.com. : 0944465557- 0836151082.

Năm học: 2022 - 2023

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TT Chữ viết tắt Chữ đầy đủ

1 BGH Ban giám hiệu

2 BGDĐT Bộ Giáo dục đào tạo

3 CB-NG-NV Cán bộ nhà giáo nhân viên

4 CB,GV, NV Cán bộ,giáo viên, nhân viên

5 CNTT Công nghệ thông tin

6 CSDL Cơ sở dự liệu ngành

7 GVBM Giáo viên bộ môn

8 GV Giáo viên

9 GDPT Giáo dục phổ thông

10 HS Học sinh

11 TBDH Thiết bị dạy học

12 THPT Trung học phổ thông

13 UBND Ủy ban nhân dân

14 R.K.T Rất khả thi

15 K.T Khả thi

16 I.K.T Ít khả thi

17 R.C.T Rất cấp thiết

18 C.T Cấp thiết

19 I.C.T Ít cấp thiết

20 K.C.T Không cấp thiết

PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ

1. Lý do chọn đề tài

Đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay một trường học nào muốn duy trì hoạt động của mình đều phải có một bộ phận để thực hiện chức năng văn phòng. Sinh thời Bác Hồ từng chỉ dạy “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng ... cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác … để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”.

Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Trong quá trình quản lý nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại.

Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị.

Trong những năm qua, Bộ giáo dục và đào tạo đã ban hành một số quyết định về công tác văn phòng trong trường học, công văn mới nhất là thông tư Số 32/2020/TT-BGDĐT, ban hành điều lệ trường trung học cơ sở, trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học, điều 15 quy định mỗi trường trung học có một tổ văn phòng gồm nhân viên thực hiện công tác văn thư, kế toán, thủ quỹ, y tế trường học, bảo vệ và các công tác khác. Tổ văn phòng có tổ trưởng. Trong môi trường giáo dục, công tác chuyên môn luôn luôn được đặt lên hàng đầu, tuy nhiên để hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của nhà trường không thể không có sự góp sức của tổ văn phòng. Tổ văn phòng trong các trường THPT là một tổ đặc thù với mỗi bộ phận đảm nhiệm một công việc khác nhau, phục vụ đa dạng cho các công tác giáo dục của giáo viên, học sinh, giúp Hiệu trưởng quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực hành chính trong trường học, nắm bắt và xử lý kịp thời mọi thông tin liên quan đến nhà trường. Tuy không trực tiếp giảng dạy học sinh nhưng công việc của tổ lại có nhiều tác động đến quá trình dạy và học của giáo viên và học sinh. Những công việc đó có liên quan đến điều hành chung hoạt động của nhà trường như đảm bảo cơ sở vật chất, tài chính, chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho giờ lên lớp của giáo viên cũng như các em học sinh. Ngoài việc thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, tổ văn phòng luôn phối hợp tốt với các tổ chuyên môn, phấn đấu thực hiện nhiệm vụ chính trị của nhà trường, thể hiện tinh thần đoàn kết, nhất

trí trong mọi công việc được giao. Dù công việc thầm lặng nhưng tổ Văn phòng đã góp phần không nhỏ vào thành tích chung của nhà trường.

Trong những năm qua, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chi ủy, Ban giám hiệu nhà trường, trường THPT Nghi Lộc 5 đã đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong các phong trào dạy tốt, học tốt được Sở giáo dục và đào tạo Nghệ An ghi nhận, nó được thể hiện qua các cuộc thi học sinh giỏi , học sinh tham gia nghiên cứu khoa học kỷ thuật, học sinh đạt tốt nghiệp chiếm tỉ lệ rất cao, các thành tích đó có một phần công sức của tổ văn phòng. Có được kết quả đó có một phần không nhỏ là sự nỗ lực, tâm huyết và phấn đấu không ngừng của các thành viên trong tổ văn phòng. Ngày 26-12-2018, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Thông tư số 32/2018/TT-BGDĐT ban hành Chương trình Giáo dục phổ thông (còn gọi là Chương trình GDPT 2018). Chương trình giáo dục phổ thông (GDPT) 2018 đối với lớp 10 nói riêng và cấp trung học phổ thông (THPT) nói chung được xây dựng theo định hướng phát triển phẩm chất và năng lực, tạo môi trường học tập và rèn luyện giúp người học tích lũy được kiến thức phổ thông vững chắc. Với những yêu cầu mới này, trường THPT nói chung và trường THPT Nghi Lộc 5 nói riêng đã xác định rõ nhiệm vụ của mình là tích cực đổi mới toàn diện giáo dục, trong đó có đổi mới tư duy quản lý, đổi mới về phương pháp dạy học. Đứng trước tình hình đó, việc đổi mới các hoạt động của tổ văn phòng trong nhà trường đã trở thành một đòi hỏi cấp thiết và có tác dụng nâng cao hiệu quả công việc. Để tổ văn phòng thực sự là một bộ máy giúp việc cho Ban giám hiệu, hỗ trợ các ban trong nhà trường thì cần phải có các giải pháp để nâng cao hiệu quả công việc. Chính vì vậy, là một thành viên trong tổ văn phòng, tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5”, góp phần thúc đẩy các phong trào thi đua, triển khai các công việc một cách hiệu quả, cùng nhau hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị của nhà trường

2. Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lí luận và thực trạng về tình hình thực tế nhà trường Nghi Lộc 5, cũng như công tác văn phòng tại nhà trường, chúng tôi đề xuất và thực hiện một số biện pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn phòng.

3. Đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu thực trạng về vấn đề hiểu biết và nhiệm vụ của công tác văn

phòng trong tại trường THPT Nghi Lộc 5.

- Các giải pháp đã và sẽ sử dụng góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của

công tác văn phòng.

4. Giả thuyết khoa học

Nếu nhận thức đúng vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công tác văn phòng, cũng như nhìn thấy được các hạn chế và điểm mạnh của hoạt động văn phòng trong các

năm qua, từ đó tìm biện pháp khắc phục các hạn chế, duy trì mặt tích cực và bổ sung … thì hoạt động công tác văn phòng đạt hiệu quả tốt.

5. Phạm vi nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn phòng, công tác văn phòng tại các

trường THPT.

- Khảo sát và đánh giá thực trạng về hiểu biết, hoạt động văn phòng tại trường

THPT Nghi lộc 5.

6. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Sử dụng phương pháp nghiên cứu lý luận nhằm phân tích, tổng hợp và hệ thống hóa lý luận có liên quan đến việc công tác của tổ văn phòng để làm cơ sở xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài.

- Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

+ Phương pháp điều tra bằng phiếu khảo sát: Thiết kế bảng hỏi dành cho cán bộ GV ở trường nhằm khảo sát thực trạng về các vấn đề liên quan đến công tác văn phòng. Chúng tôi cũng sử dụng phương pháp điều tra bằng phiếu khảo sát để khảo nghiệm tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp đề tài đề xuất.

+ Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phần mềm thống kê IBM SPSS 20.0 để xử lý, phân tích số liệu thu thập được từ phiếu khảo sát ý kiến để nhận định, đánh giá về hoạt động của tổ văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5.

7. Những luận điểm cần bảo vệ của đề tài

+ Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm sáng tỏ cơ sở lý luận về hoạt động của tổ

văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5.

+ Ý nghĩa thực tiễn

Phân tích, đánh giá được thực trạng về vị trí, vai trò, cách thức hoạt động ở truờng THPT Nghi lộc 5. Phân tích rõ nguyên nhân của ưu điểm và hạn chế trong các hoạt động của tổ văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5. Đề xuất các biện pháp đổi mới phù hợp với thực tế và có tính khả thi đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục phổ thông giúp nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5.

Các biện pháp đề xuất có thể áp dụng cho các trườngTHPT trên địa bàn tỉnh

Nghệ An.

8. Đóng góp mới của đề tài

- Đề tài đã phân tích, hệ thống hóa cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn hoạt động

của nhà trường, đặc biệt là công tác văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5.

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn

phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5.

PHẦN II. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN

I. CƠ SỞ LÝ LUẬN

1. Khái niệm về văn phòng

Trong thực tế xã hội ngày nay có rất nhiều khái niệm về văn phòng xuất phát từ nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhiều quan điểm khác nhau. Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Hoàng Phê: “Văn phòng là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cung cấp thông tin và thực hiện các nghiệp vụ hành chính cho một cơ quan.”

Theo giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Thành Độ năm 2005 văn phòng theo nghĩa rộng là: “Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì phải thành lập văn phòng còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp”. Theo nghĩa hẹp văn phòng là: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”.

Như vậy, văn phòng có thể hiểu là: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo cho dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức”

Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong nhà trường là một hoạt động liên quan đến các thủ tục hành chính gắn liền với hồ sơ, sổ sách, giấy tờ như: quản lý hồ sơ, thu nhận, xử lý, lưu trữ, sắp xếp, báo cáo, thông tin ... Hành chính văn phòng trong nhà trường chính xác là một chức năng quan trọng để tạo sự thuận lợi và đảm bảo các bộ phận khác hoạt động trôi chảy.

2. Vị trí, vai trò của văn phòng

Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói “Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì cán bộ lãnh đạo giải quyết công việc không đúng”. Trong hệ thống nhà trường THPT, văn phòng có vị trí và tầm ảnh hưởng rất lớn đối với công tác dạy và học, là nơi để tiếp nhận thông tin nhanh nhất để tư vấn cho Ban lãnh đạo nhà trường, đảm bảo tài chính và cở sở vật chất cũng như đời sống của CB - NG - NV và học sinh.

3. Chức năng, nhiệm vụ của tổ văn phòng

- Chức năng: Văn phòng có nhiều chức năng khác nhau nhưng tập trung vào

hai chức năng cơ bản sau:

+ Một là chức năng tham mưu tổng hợp: Chức năng này khẳng định vai trò giúp việc của văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan trong công tác quản lý, điều hành bộ máy. Tham mưu tổng hợp là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn, sắp

xếp thông tin để đưa ra những đánh giá khách quan và đề xuất các ý kiến trợ giúp chủ thể quản lý nhằm tạo ra những quyết định quản lý tối ưu. Công tác tham mưu tổng hợp không chỉ là việc tham dự, đề xuất chủ trương, chính sách cho lãnh đạo cơ quan mà còn là việc hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị cùng cấp và cấp dưới thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

+ Hai là chức năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất - kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan (chức năng hậu cần): Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp các trang thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức, đồng thời quản lý, theo dõi và bảo đảm các trang thiết bị, phương tiện đó được sử dụng một cách phù hợp và có hiệu quả.

- Nhiệm vụ của tổ văn phòng trong hệ thống các trường trung học: Theo thông tư Số 32/2020/TT - BGDĐT ban hành điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường THPT có nhiều cấp học, ngày 15 tháng 09 năm 2020, điều 15 đã quy định nhiệm vụ của tổ văn phòng:

+ Căn cứ kế hoạch giáo dục của nhà trường, xây dựng, giải trình và quyết

định kế hoạch hoạt động của tổ văn phòng theo tuần, tháng, học kỳ, năm học.

+ Giúp hiệu trưởng thực hiện công tác văn thư, nhiệm vụ quản lý tài chính, tài

sản, thống kê và bảo vệ trong nhà trường theo quy định.

+ Tham gia bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ theo kế hoạch của tổ văn

phòng và của nhà trường.

+ Tham gia đánh giá, xếp loại viên chức, người lao động. + Quản lý, lưu trữ hồ sơ của trường. + Thực hiện các nhiệm vụ khác khi hiệu trưởng phân công.

4. Một số quy định có liên quan đến nghĩa vụ và quyền lợi của tổ văn phòng

Theo thông tư Số 32/2020/TT-BGDĐT ban hành điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường THPT có nhiều cấp học, ngày 15 tháng 09 năm 2020, điều 15 đã quy định .

* Điều 18. Quy định về thiết bị dạy học và tài liệu tham khảo - Thiết bị dạy học sử dụng trong nhà trường thuộc danh mục thiết bị dạy học do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành và các thiết bị dạy học khác theo quy định của chương trình giáo dục phổ thông.

- Nhà trường lựa chọn, trang bị thiết bị dạy học, xuất bản phẩm tham khảo phục vụ cho hoạt động dạy học và giáo dục theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

* Điều 21. Hệ thống hồ sơ quản lý hoạt động giáo dục Hệ thống hồ sơ quản lý hoạt động giáo dục trong nhà trường gồm: 1. Đối với nhà trường:

a) Sổ đăng bộ. b) Học bạ học sinh. c) Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (theo lớp học). d) Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật (nếu có). đ) Kế hoạch giáo dục của nhà trường (theo năm học). e) Sổ ghi đầu bài. g) Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ. h) Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn đi, đến. i) Hồ sơ quản lý thiết bị giáo dục, thư viện. k) Hồ sơ quản lý tài sản, tài chính. l) Hồ sơ kiểm tra, đánh giá cán bộ, giáo viên, nhân viên. m) Hồ sơ theo dõi sức khoẻ học sinh. n) Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh. o) Hồ sơ phổ cập giáo dục (đối với cấp trung học cơ sở). Đều do nhân viên văn phòng đảm nhận. Các hồ sơ trên đều có thể sử dụng hồ sơ điện tử thay cho các loại hồ sơ giấy theo lộ trình phù hợp với điều kiện của địa phương, nhà trường, khả năng thực hiện của giáo viên và bảo đảm tính hợp pháp của các loại hồ sơ điện tử. Việc quản lý hồ sơ điện tử do Sở Giáo dục và Đào tạo quy định theo chuẩn kết nối, chuẩn dữ liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Việc bảo quản hồ sơ quản lý hoạt động giáo dục của nhà trường được thực hiện theo quy định của pháp luật.

* Điều 42. Thư viện 1. Trường trung học có thư viện. Thư viện được tổ chức và hoạt động theo

quy định về tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Thư viện nhà trường phục vụ hoạt động học tập, dạy học, nghiên cứu khoa

học cho học sinh, giáo viên, cán bộ và nhân viên.

3. Thư viện nhà trường được sắp xếp, bố trí an toàn, khoa học, thân thiện, sinh động và phù hợp với tâm sinh lý lứa tuổi học sinh trung học. Khuyến khích các nhà trường xây dựng thư viện mở, tạo không gian đọc riêng dành cho học sinh. Phát triển thư viện điện tử ở những nơi có điều kiện.

4. Khuyến khích xã hội hóa trong phát triển thư viện. * Điều 24. Phát triển văn hóa đọc 1. Trường trung học tạo điều kiện cho giáo viên, học sinh tiếp cận và sử dụng

thông tin từ thư viện, các nguồn thông tin hữu ích khác để phát triển văn hóa đọc.

2. Trường trung học có trách nhiệm phát triển kỹ năng đọc và kỹ năng tìm

kiếm thông tin cho giáo viên, học sinh. * Điều 41. Thiết bị giáo dục 1. Trường trung học được trang bị thiết bị giáo dục, tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả thiết bị giáo dục trong dạy học và giáo dục theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Giáo viên có trách nhiệm sử dụng hiệu quả thiết bị giáo dục của nhà trường vào các hoạt động dạy học, giáodục; khuyến khích giáo viên và học sinh tự làm đồ dùng dạy học theo yêu cầu về nội dung và phương pháp dạy học, giáo dục được quy định trong chương trình giáo dục phổ thông. * Điều 43. Tài chính của nhà trường Tài sản, tài chính của trường trung học được đầu tư, cung cấp, quản lý và sử dụng theo quy định của pháp luật và các quy định hiện hành của Bộ Tài chính, Bộ Giáo dục và Đào tạo.

* Điều 28. Nhiệm vụ của nhân viên 1. Xây dựng kế hoạch công việc phù hợp với từng vị trí việc làm và yêu cầu

của từng cấp học.

2. Thực hiện kế hoạch công việc được duyệt. 3. Quản lý, bảo quản hồ sơ, sổ sách, thiết bị dạy học, giáo dục theo quy định. 4. Phối hợp với giáo viên và các nhân viên khác trong quá trình triển khai

nhiệm vụ, phục vụ các hoạt động dạy học và giáo dục trong nhà trường.

5. Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định. 6. Học tập, rèn luyện để nâng cao sức khỏe, trình độ chính trị, chuyên môn,

nghiệp vụ.

7. Tham gia tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ. 8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do hiệu trưởng phân công. * Điều 29. Quyền của giáo viên, nhân viên 1. Giáo viên, nhân viên có những quyền sau đây: a) Được tự chủ thực hiện nhiệm vụ chuyên môn với sự phân công, hỗ trợ của

tổ chuyên môn và nhà trường.

b) Được hưởng lương, chế độ phụ cấp, chính sách ưu đãi (nếu có) theo quy định; được thay đổi chức danh nghề nghiệp; được hưởng các quyền lợi về vật chất, tinh thần theo quy định.

c) Được tạo điều kiện học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ, được hưởng nguyên lương, phụ cấp theo lương và các chế độ chính sách khác theo quy định khi được cấp có thẩm quyền cử đi học tập, bồi dưỡng.

d) Được hợp đồng thỉnh giảng, nghiên cứu khoa học tại các trường, cơ sở giáo dục khác hoặc cơ sở nghiên cứu khoa học với điều kiện bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ nơi mình công tác và được sự đồng ý của hiệu trưởng bằng văn bản. đ) Được tôn trọng, bảo vệ nhân phẩm, danh dự và thân thể. e) Được nghỉ hè và các ngày nghỉ khác theo quy định của pháp luật. g) Các quyền khác theo quy định của pháp luật. * Điều 30. Trình độ chuẩn được đào tạo, chuẩn nghề nghiệp của giáo

viên, nhân viên

1. Trình độ chuẩn được đào tạo của giáo viên được quy định như sau. a) Giáo viên trường trung học phải có bằng cử nhân thuộc ngành đào tạo giáo viên trở lên (hoặc bằng tốt nghiệp đại học sư phạm) hoặc có bằng cử nhân (bằng tốt nghiệp đại học) chuyên ngành phù hợp và có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm theo quy định của pháp luật.

b) Giáo viên chưa đạt chuẩn trình độ đào tạo được nhà trường, các cơ quan quản lý giáo dục tạo điều kiện để được đào tạo, bồi dưỡng theo quy định của pháp luật.

2. Chuẩn nghề nghiệp giáo viên. Giáo viên trường trung học phải đạt chuẩn nghề nghiệp giáo viên tương ứng với cấp học đang giảng dạy và thực hiện việc đánh giá theo chuẩn nghề nghiệp giáo viên cơ sở giáo dục phổ thông theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

3. Nhân viên trường trung học phải đạt trình độ được đào tạo theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp với từng vị trí việc làm của nhân viên theo quy định quy định của pháp luật.

II. CƠ SỞ THỰC TIỄN.

1. Khái quát đặc điểm và tình hình của nhà trường THPT Nghi Lộc 5.

Năm học 2022-2023, trường THPT Nghi Lộc 5 có 26 lớp học sinh (9 lớp 10, 9 lớp 11, 8 lớp 12) với 1050 học sinh; có 66 cán bộ, GV, nhân viên (tổ chức thành 05 tổ chuyên môn, 01 tổ văn phòng), với những thuận lợi và khó khăn.

- Thuận lợi.

+ Các chủ trương, chính sách của địa phương có hướng ưu tiên nhiều cho

Giáo dục, Đào tạo.

+ Kinh tế, văn hóa, xã hội của huyện đang có bước phát triển khá, thuận lợi

cho công tác giáo dục của các nhà trường.

+ Đội ngũ cán bộ quản lý đủ về số lượng và đảm bảo chất lượng (03 người, có

trình độ chuyên môn tốt, đã học các lớp bồi dưỡng cán bộ QLGD).

- Đội ngũ giáo viên có trình độ đạt chuẩn và trên chuẩn đào tạo, có năng lực

chuyên môn tốt, nhiệt tình, tâm huyết với công việc.

- Khó khăn.

+ Trình độ dân trí trong vùng tuyển sinh tương đối thấp, điều kiện kinh tế của

còn nhiều khó khăn.

+ Sự phát triển của mạng xã hội cũng có phần ảnh hưởng tiêu cực đến công

tác giáo dục HS.

+ Ảnh hưởng của dịch Covid-19 tác động đến đời sống nhân dân nói chung và

các gia đình học sinh nói riêng.

+ Một bộ phận giáo viên hạn chế trong việc ứng dụng CNTT. Số lượng cán bộ giáo viên luân chuyển nhiều ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức, nhà trường không có giáo viên môn Công nghệ lớp 11, 12.

+ Cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động của nhà trường chưa đồng bộ, các thiết bị bổ trợ phục vụ cho chương trình giáo dục phổ thông 2018 chưa đầy đủ.

2. Khái quát về đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng trường THPT Nghi

Lộc 5.

- Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng trường THPT Nghi Lộc 5.

Bảng 1: Bảng phân công nhiệm vụ của từng cá nhân tổ văn phòng

TT Họ và tên QLGD Trình độ CM Trình độ LLCT

1 Nguyễn Thị Thu Cao đẳng Sơ cấp Sơ cấp

2 Nguyễn Thị Thúy Hằng Đại học Sơ cấp Sơ cấp

3 Nguyễn Thị Hằng Đại học Sơ cấp Sơ cấp

4 Lê Thị Mai Đại học Sơ cấp Sơ cấp

5 Nguyễn Thị Tú Đại học Sơ cấp Sơ cấp

6 Lê Thị Khánh Đại học Sơ cấp Sơ cấp

7 12/12 Nguyễn Văn Hương Nguyễn Văn Hòa

8 Nguyễn Thị Hiên 12/12

Như vậy, qua khảo sát có chúng tôi nhận thấy rằng có 5/9 cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ đại hoc, 1 nhân viên trình độ cao đẳng làm nhiệm vụ phụ trách công tác Y tế trường học và 3/9 nhân viên làm công tác bảo vệ và tạp vụ. Qua đó, có thể kết luận rằng đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng của trường THPT Nghi lộc 5 có đủ điều kiện về trình độ để hoàn thành tốt nhiệm vụ mà nhà trường đề ra.

* Nhiệm vụ các thành viên của tổ văn phòng trường THPT Nghi Lộc 5.

Về việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ, GV, nhân viên trong hội đồng sơ phạm năm học 2022-2023, ngày 25 tháng 9 năm 2023, Trường THPT Nghi Lộc 5 quy định tổ văn phòng bao gồm:

- Đồng chí Lê Thị Mai: Phụ trách thiết bị giáo dục. (Mở sổ theo dõi mượn, trả, tổng hợp số liệu sử dụng TBDH, phân loại thiết bị, xử lý số thiết bị đã hỏng theo đúng quy định, đề nghị mua sắm bổ sung…); Phụ trách CSDL ngành và một số công việc khác do Hiệu trưởng phân công. Thời gian trực 8 tiếng trong ngày được nghỉ chuyên môn vào 2 buổi chiều trong tuần.

- Đồng chí Nguyễn Thị Thu: Phụ trách công tác Y tế trường học.

+ Lập kế hoạch hoạt động y tế, phòng chống dịch bệnh.

+ Đảm bảo công tác vệ sinh, an toàn thực phẩm.

+ Trực tiếp và là cộng tác viên Bảo hiểm y tế.

+ Chịu trách nhiệm chăm sóc sức khoẻ và sơ cứu ban đầu cho học sinh.

+ Thực hiện một số công việc khác khi được Hiệu trưởng phân công.

+ Thời gian trực 8 tiếng trong ngày, được nghỉ chuyên môn vào 2 buổi chiều

trong tuần.

- Đồng chí Nguyễn Thị Thúy Hằng: Phụ trách công tác thư viện nhà trường.

+ Lập kế hoạch, triển khai, kiểm tra các hoạt động thư viện trong nhà trường,

phối hợp tổ chức nâng cao văn hóa đọc cho HS.

+ Tiếp nhận báo (sau khi đã sử dụng), phân loại và quản lý trong kho Thư viện. Chủ động khai thác để bổ sung các tài liệu tham khảo về chế độ chính sách, luật, các văn bản hướng dẫn của các cấp ngành để lưu giữ và sử dụng lâu dài tại Thư viện.

+ Phối hợp với GVCN các lớp giới thiệu Sách giáo khoa, xây dựng kế hoạch

mua SGK mới cho năm học sau.

+ Thực hiện một số công việc khác khi được Hiệu trưởng phân công.

+ Thời gian trực 8 tiếng trong ngày; được nghỉ chuyên môn vào 2 buổi chiều

trong tuần.

- Đồng chí Nguyễn Thị Hằng: Công tác thủ quỹ.

+ Thực hiện thu, chi tiền mặt đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm của

người thủ quỹ.

+ Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của

đơn vị.

+ Thực hiện nghiêm chỉnh định mức tồn quỹ tiền mặt của Nhà nước quy định.

+ Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, và làm các báo

cáo về quỹ tiền mặt.

+ Phụ trách công tác thiết bị (cùng đồng chí Lê Thị Mai).

+ Thực hiện một số công việc khác khi được Hiệu trưởng phân công.

+ Thời gian trực 8 tiếng trong ngày; được nghỉ chuyên môn vào 2 buổi chiều

trong tuần.

- Đồng chí Nguyễn Thị Tú: Công tác kế toán nhà trường.

+ Đảm bảo, cập nhật kịp thời chế độ chính sách cho người lao động, Bảo

hiểm xã hội, Bảo hiểm Y-tế cho CB - GV - NV.

+ Có kế hoạch thu chi các khoản quỹ của nhà trường hợp lý và tiết kiệm theo

đúng nguyên tắc.

+ Triển khai hoạt động tài chính theo đúng hướng dẫn của cấp trên.

+ Đề xuất phương án và thảo các hợp đồng lao động trong nhà trường.

+ Thực hiện một số công việc khác khi được Hiệu trưởng phân công.

+ Thời gian trực 8 tiếng trong ngày; được nghỉ chuyên môn vào 2 buổi chiều

trong tuần.

- Đồng chí Lê Thị Khánh: Văn thư nhà trường.

+ Cấp phát giấy chứng nhận TN tạm thời và bằng TN THPT theo qui định.

+ Tiếp nhận các đơn thư, công văn gửi đến, gửi đi.

+ Cấp phát văn phòng phẩm cho Cán bộ, giáo viên nhân viên theo chế độ và

theo quyết định của Hiệu trưởng.

+ Quản lý các con dấu và hộp dấu theo phân công trực tiếp của Hiệu trưởng.

+ Gửi các loại biểu mẫu, công văn trong nội bộ nhà trường (do Hiệu trưởng

quyết định và yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.

+ Quản lý sổ đầu bài của các lớp hàng ngày.

+ Công khai cụ thể thời gian giao dịch, nội dung và yêu cầu khi đến giao

dịch (Tiếp nhận, trả bằng cho HS).

+ Quản lý sổ điểm lớp của giáo viên chủ nhiệm (sổ điểm các lớp theo từng năm

học phải được lưu giữ lâu dài theo quy định của Bộ GD và Chính phủ quy định )

+ Quản lý học bạ của học sinh (học bạ học sinh bỏ học được quản lý riêng và lưu giữ lâu dài), những trường hợp sai sót cần kịp thời báo cho giáo viên và BGH để bổ sung.

+ Quản lý sổ đầu bài của các lớp và lưu giữ sau 1 năm (khi nhận sổ đầu bài

mới nhất thiết phải thu sổ cũ).

+ Quản lý và ghi sổ đăng bộ hàng năm, sổ theo dõi học sinh chuyển đến, chuyển đi theo quy định. Làm các thủ tục cho HS chuyển trường đi nơi khác và tiếp nhận hồ sơ chuyển đến khi có ý kiến của Hiệu trưởng.

+ Quản lý các hồ sơ xét duyệt lên lớp, ở lại, thi lại hàng năm và lưu giữ lâu

dài cùng sổ điểm.

+ Quản lý các loại sổ sách khác theo quy định chung.

+ Thực hiện pho to các loại giấy tờ, đề thi.

+ Thực hiện một số công việc khác khi được Hiệu trưởng phân công.

+ Thời gian trực 8 tiếng trong ngày; được nghỉ chuyên môn vào 2 buổi chiều

trong tuần.

- Đồng chí Nguyễn Văn Hương, Nguyễn Văn Hòa: nhân viên bảo vệ

+ Trực 24/24 trong những ngày thường, đặc biệt là dịp lễ, tết;

+ Bảo vệ tốt cơ sở vật chất nhà trường, Bảo vệ tài sản của HS,GV, hướng dẫn cho các tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác một cách vui vẻ, lịch sự, cấm không cho các tổ chức, cá nhân vào bán sản phẩm trong nhà trường.

+ Tưới, chăm sóc cây xanh, cây cảnh, tu sửa hệ thống điện, nước hư hỏng.

- Đồng chí Nguyễn Thị Hiên: nhân viên tạp vụ

+ Thường xuyên vệ sinh các khu vực công trong nhà trường.

+ Lau chùi bàn ghế các phòng làm việc công hằng ngày.

+ Thường xuyên vệ sinh sạch sẽ phòng vệ sinh GV, các cầu thang, mua sắm

trang thiết bị phục vụ như: găng tay, giấy vệ sinh, giỏ rác, thùng đựng nước…

+ Thường xuyên phục vụ nước uống cho GV.

+ Làm các công việc khác khi được Hiệu trưởng phân công.

3. Thực trạng về công tác văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5.

a. Nhận thức của CB - GV - NV về tầm quan trọng của công tác văn

phòng trong quá trình dạy học và đổi mới PPDH hiện nay.

Chúng tôi đã tiến hành khảo sát 50 CB - GV - NV kết quả thu được như sau.

Vói câu hỏi: Thầy/cô vui lòng cho biết vai trò của công tác văn phòng đối trong các hoạt động của nhà trường? (Phụ lục I) và thu được kết quả như sau:

Biểu đồ 1: Nhận thức của CB, GV, NV về tầm quan trọng của công tác văn phòng trong quá trình dạy học và đổi mới PPDH hiện nay.

Qua biểu đồ 1 với 2,8 và độ lệch chuẩn là 0,4, từ đó chúng ta kết luận rằng đa số CB–GV-NV đánh giá công tác văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc đổi mới PPDH hiện nay đạt tỉ lệ 80,0%. Trong khi mức quan trọng chỉ chiếm tỉ lệ 20,0%. Không CB, GV, NV nào đánh giá ở mức không quan trọng. Với đánh giá này chúng tôi nhận thấy rằng đa số CB, GV có quan điểm đúng với tinh thần đổi mới của giáo dục phổ thông hiện nay. Với 100% CB, GV, NV đánh giá công tác văn phòng là quan trọng và rất quan trọng trong quá trình dạy học sẽ là điều kiện thuận lợi cho nhà trường khi triển khai chương trình GDPT mới trong thời gian tới.

b. Thực trạng nhận thức hiểu biết về chức năng, ảnh hưởng của hoạt động công tác văn phòng với các hoạt động của nhà trường của CB - GV - NV cũng như quan điểm giáo dục phổ thông 2018 tại trường THPT Nghi Lộc 5.

Chúng tôi đã tiến hành câu hỏi khảo sát 2, 3, 4 (ở phụ lục I) và thu được kết

quả như sau.

- Ở câu hỏi số 2 trả lời đúng chức năng của văn phòng: 32/50 CB- GV- NV

chiếm tỉ lệ 64,0%.

- Ở câu hỏi số 3 có 37/50 CB-GV-NV trả lời đúng, chiếm tỉ lệ 74%

- Khi được hỏi về quan điểm giáo dục phổ thông 2018 có 38/50 phiếu phản

hồi đúng chiếm tỉ lệ 76,0%.

Qua kết quả khảo sát, phần đông các CB - GV - NV đều hiểu chức năng và ảnh hưởng hoạt động của tổ văn phòng đối với hoạt động chung của nhà trường, tuy nhiên vẫn còn 30,0% đến 36,0% CB - GV - NV chưa nhận thức đúng về vấn đề này. Do đó, trong thời gian tới tổ văn phòng cần phải cố gắng hơn nữa trong các hoạt động để nâng cao chất chuyên môn của mình.

Để đáp ứng chương trình giáo dục phổ thông mới, yêu cầu CB-GV-NV cần phải nắm vững mục tiêu, nhiệm vụ của chương trình tổng thể 2018, tuy nhiên trong khảo sát này vẫn còn 24,0% CB-NG-NV chưa nắm vững chương trình này.

c. Thực trạng nhận thức về tăng cường sử dụng nhiều loại thiết bị (cơ sở

vật chất) cho tổ văn phòng.

Với câu hỏi: Hiện nay các cơ quan, tổ chức thường sử dụng nhiều loại máy

móc thiết bị nhằm mục đích gì? (Phụ lục 1). Chúng tôi thu được kết quả như sau.

Biểu đồ 2: Nhận thức của CB, GV, NV về vị trí vai trò của các thiết bị phục vụ cho hoạt động của tổ văn phòng.

Qua kết quả khảo sát chúng tôi thu được 18 CB-GV-NV chưa trả lời đúng về vai trò của cơ sở vật chất như thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng, chiếm tỉ lệ 36%. Tuy vậy, phần đông CB-GV-NV đều có nhận thức đúng về mục đích sử dụng các loại thiết bị cho hoạt động của tổ văn phòng (chiếm tỉ lệ 64,0%). Máy móc, thiết bị và các cơ sở vật chất khác rất cần trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, nó là phương tiện đăc lực hỗ trợ cho công tác văn phòng đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa giáo dục.

d. Thực trạng nhận thức về chất lượng cơ sở vật chất được dùng cho tổ

văn phòng.

Với câu hỏi: Thầy/ Cô cho biết chất lượng, tính đồng bộ và tính hiện đại của

các thiết bị được phục vụ cho công tác văn phòng ở truờng hiện nay như thế nào? (Phụ lục I)

Chúng tôi thu được kết quả như sau: - Về chất lượng:

Biểu đồ 3: Đánh giá nhận thức của CB, GV, NV về chất lượng các thiết bị đang phục vụ cho hoạt động của tổ văn phòng.

Qua bảng khảo sát chúng tôi nhận thấy, với chỉ số = 3,5; ĐLC là 0,67 cho thấy đa số đánh giá chất lượng của CB- GV- NV về các thiết bị sử dụng của tổ văn phòng là tốt. Cụ thể số lượng CB, GV, NV đánh giá ở mức chưa tốt là 15/50 chiếm tỉ lệ 30,0% so với đánh giá ở mức tốt là 30/50 tỉ lệ là 60,0% mức chênh lệch là 30,0%. Trong khi đó còn 5 CB-GV-NV đánh giá chất lượng thiết bị ở mức kém chiếm tỉ lệ 10,0%. Như vậy kết quả cuối cùng thực trạng chất lượng thiết bị cho tổ văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5 được đánh giá là tốt, tuy vẫn còn 40,0% đánh giá chưa tốt và kém, do đó trong thời gian tới cần đầu tư mua sắm, bảo quản thiết bị để phục vụ tốt cho các hoạt động của tổ văn phòng nhằm bảo đảm chất lượng giáo dục của nhà trường.

- Về thính đồng bộ: Chúng tôi thu được kết quả như sau:

Biểu đồ 4: Đánh giá nhận thức của CB, GV, NV về thính đồng bộ của

các thiết bị đang phục vụ cho hoạt động của tổ văn phòng.

Phân tích số liệu của biểu đồ 3, ta thấy tính đồng bộ của thiết bị của tổ văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5 chỉ ở mức tương đối đồng bộ, với =3,1, ĐLC 0,54. Phân tích cụ thể hơn ta thấy mức đánh giá tương đối đồng bộ của thiết bị là 35/50 chiếm tỉ lệ 70,0%. Mức đánh giá này cao hơn nhiều so với mức đánh giá đồng bộ chỉ có 10/50. Trong khi vẫn còn 5/50 CB, GV, NV đánh giá ở mức không đồng bộ. Kết quả số lượng CB,GV đánh giá tính đồng bộ của TB ở mức tuơng đối đồng bộ cao hơn nhiều so với hai mức còn lại cũng cho thấy thiết bị tại các trường hiện nay cũng còn nhiều hạn chế. Việc thay thế, bổ sung chưa kịp thời, chưa đúng chủng loại dẫn tới thiếu sự đồng bộ nhất quán dẫn đến kết quả sử dụng cũng chưa được cao.

- Về tính hiện đại:

Biểu đồ 5: Đánh giá nhận thức của CB, GV, NV về hiện đại của các thiết bị đang phục vụ cho hoạt động của tổ văn phòng.

Qua biểu đồ 5 chúng tôi nhận thấy tính hiện đại của các thiệt bị được sử dụng cho tổ văn phòng được đánh giá theo 4 mức từ rất hiện đại đến hiện đại, chưa hiện đại và cuối cùng là lạc hậu. Với = 2,42 và ĐLC 0,67 thì đa số CB, GV, NV đều đánh giá về thiết bị là chưa hiện đại, đánh giá mức độ hiện đại chiếm tỉ lệ lệ 40,0%. Trong khi đó mức rất hiện đại chỉ đạt 2/50 CB-GV-NV đạt tỉ lệ 4,0 %. Ở mức thứ 3, mức chưa hiện đại có 25/50 CB-GV-NV với tỉ lệ là 50,0%. Mức độ lạc hậu có 3 đánh giá chiếm tỉ lệ 6,0 %. Như vậy đánh giá chung là chưa hiện đại. Do đó, những trang bị về thiết bị được dùng cho tổ văn phòng chưa theo kịp so với công nghệ, nhiều thiết bị đã được cấp từ lâu vẫn còn sử dụng.

e. Thực trạng về sự phối hợp của CB-GV-NV với cán bộ, nhân viên tổ

văn phòng đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục ở trường THPT Nghi Lộc 5:

Xin Thầy/cô đánh giá về mức độ phối hợp của giáo viên với các nhân

viên phụ trách công tác văn phòng trong nhà trường như thế nào? Chúng tôi thu được kết quả như sau:

Biểu đồ 6: Đánh giá mức độ phối hợp của CB-GV với CB, NV tổ văn phòng

Như vậy, chúng tôi nhận thấy hầu hết các CB-GV-NV được hỏi ý kiến đều có sự phối hợp với cán bộ, nhân viên văn phòng (đạt tỉ lệ 88%), trong số đó chỉ có 44% phối hợp ở mức độ thường xuyên, với trị số = 2,32, chúng tôi kết luận rằng CB-GV-NV phối hợp với tổ văn phòng ở mức độ thường xuyên, mặt khác vẫn còn 10% CB-GV-NV chưa chú trọng đến vấn đề phối hợp này. Do đó trong thời gian tới, tổ văn phòng cần đổi mới hình thức, phương thức, nội dung hoạt động để cho sự phối hợp đạt kết quả cao nhất.

g. Thực trạng hoạt động của tổ văn phòng, quản lý hoạt động tổ văn

phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5.

Với câu hỏi: Thầy/ cô đánh giá về các hoạt động sau của tổ văn phòng ở

mức độ? chúng tôi thu được kết quả như sau:

Biểu đồ 7: Đánh giá mức độ hoạt động tổ văn phòng

Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy về cơ bản tổ văn phòng đã cơ bản làm tốt các nội dung trên, cụ thể các nội dung như lập kế hoạch hàng tuần xếp thứ nhất, tiếp đến là tổ chức thảo luận tổng kết, đánh giá hiệu quả công tác văn phòng theo tháng năm xếp thứ 2, tuyên dương khen thưởng xếp thứ 3,…,được đánh giá ở mức độ thấp nhất là tổ chức bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ, nhân viên văn phòng đây là yếu tố khách quan. Điều đó chứng tỏ rằng các cán bộ, nhân viên văn phòng đều có ý thức và trách nhiệm với công việc của mình góp phần cùng nhà trường đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay.

CHƯƠNG II

MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5

1. Đề xuất giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ văn

phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5.

1.1. Nâng cao nhận thức cho CB, GV, NV về vị trí, vai trò, nhiệm vụ của tổ văn phòng trong việc đổi mới phương pháp dạy học và nâng cao chất lượng giáo dục.

a. Mục tiêu

Đảm bảo cho đội ngũ cán bộ quản lý, GV và HS nhận thức đầy đủ và sâu sắc về vai trò, vị trí, nhiệm vụ các hoạt động của tổ văn phòng. Nhận thức là cơ sở của hành động, nhận thức đúng thì có hành động đúng, nhận thức không đúng có thể dẫn đến hành động sai lệch. Nhiều nhà quản lý, giáo viên, kể cả cán bộ ,nhân viên văn phòng vẫn xem nhẹ tác dụng của công tác văn phòng trong nhà truờng. Việc

nâng cao nhận thức cho các lực lượng giáo dục về vai trò vị trí của tổ văn phòng là một việc làm cần thiết.

b. Cách thức thực hiện

- Phổ biến các văn bản chỉ đạo của Bộ Giáo dục – Đào tạo và các cấp quản lý

giáo dục về vai trò, nhiệm vụ của tổ văn phòng.

- Hiệu trưởng tuyên truyền, giáo dục nâng cao nhận thức cho cán bộ, giáo viên nhân viên về mục đích, ý nghĩa của đổi mới công tác văn phòng trong đổi mới giáo dục.

- Tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên trong tổ văn phòng đi bồi dưỡng thường

xuyên, tập huấn về công tác chuyên môn của mình phụ trách.

- Tuyên truyền nâng cao nhận thức về cách ứng xử, sử dụng các TBDH, phòng thư viện… đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục đối với tất cả các lực lượng khác liên quan như học sinh, phụ huynh học sinh.

- Hướng dẫn đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng đóng góp ý kiến, xây dựng

sáng kiến, nâng cao lợi ích của phân môn mình phụ trách.

- Tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên công tác văn phòng thường xuyên, tập

huấn đổi mới cập nhật những nhiệm vụ, yêu cầu mới nhằm đáp ứng

- Về hình thức tổ chức đối với giáo viên thì tuyên truyền nâng cao nhận thức

về vai trò ý nghĩa của tổ văn phòng thông qua các buổi họi hội đồng sư phạm.

- Đối với học sinh bên cạnh việc BGH trực tiếp tuyên truyền, phổ biến về vai trò, ý nghĩa của tổ văn phòng trong các buổi sinh hoạt toàn trường thì cũng chỉ đạo giáo viên tuyên truyền và quán triệt học sinh sử dụng phòng thư viện một cách triệt để năng cao “văn hóa đọc”, phòng thiết bị một cách khoa học an toàn, hiệu quả.

1.2. Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc đảm bảo tuân thủ đúng quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật.

a. Mục tiêu

Lề lối, tác phong cách làm việc là một bộ phận cấu thành chất lượng của công việc, là hình thức phản ánh phẩm chất chính trị tư tưởng, đạo đức, năng lực được chuyển hóa thành thái độ, hành vi và phương pháp công tác của người lao động nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Nói cách khác, lề lối, phong cách làm việc là hình thức biểu hiện bề ngoài của chiều sâu tư tưởng; là một nội dung của đạo đức công vụ; là thước đo trình độ, năng lực, phẩm chất của người lao động trong hoạt động hằng ngày. Không thể nói một người có tư tưởng tiên tiến, đạo đức tốt, trình độ nhận thức cao,... nếu thái độ lao động tồi, hành vi công vụ tiêu cực, phương pháp công tác lạc hậu.

b. Cách thức thực hiện

- Chi ủy và ban giám hiệu nhà trường cần quy định rõ thẩm quyền, trách nhiệm giữa tập thể và cá nhân, cấp trên và cấp dưới, người chủ trì và người phối hợp, người chịu trách nhiệm chính và người hiệp quản, trình tự, thủ tục, thời gian... khi giải quyết một công việc cụ thể, đặc biệt là những công việc đòi hỏi phải phối hợp nhiều người, nhiều ban trong nhà trường cùng tham gia. Hệ thống thể chế đó phải bảo đảm đồng bộ, liên thông giữa quy định của Đảng với luật pháp của Nhà nước.

- Mỗi cán bộ, nhân viên văn phòng cần bám sát vào kế hoạch của tổ văn phòng

từng tháng từng năm để xây dựng kế hoạch cho công việc của mình (Phụ lục 2)

- Mỗi cán bộ, nhân viên văn phòng phải có kế hoạch cụ thể cho từng tháng, từng năm học dựa trên nhiệm vụ mà nhà trường giao phó cho mình, và được cấp trên phê duyệt (Phụ lục 3)

- Mỗi nhân viên văn phòng cần có ý thức, trách nhiệm với công việc; năng

động, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm, linh hoạt trong việc thực hiện nhiệm vụ.

- Phương pháp làm việc khoa học, dân chủ, đúng nguyên tắc.

- Trong quá trình làm việc phải có sự hợp tác, hướng dẫn, giúp đỡ đồng chí,

đồng nghiệp.

- Cán bộ, nhân viên tổ văn phòng tham gia tích cực vào các công tác nghiên

cứu khoa học nhằm nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn của mình.

Cụ thể:

* Đối với công tác thư viện.

- Cán bộ nhân viên thư viện thường xuyên tự bồi dưỡng về nghiệp vụ, tham quan học hỏi kinh nghiệm của các thư viện bạn để hoàn thành tốt công tác của mình. Mặt khác yêu cầu cán bộ thư viện phải nắm được kế hoạch giảng dạy của nhà trường theo từng tuần, từng tháng, từng học kì và cả năm học để từ đó có kế hoạch tổ chức các hoạt động của thư viện theo từng giai đoạn cho phù hợp với hoạt động chung của nhà trường

- Thực hiện nghiêm chỉnh nội quy về chuyên môn nhiệp vụ do nhà trường đề ra như: hồ sơ chuyên môn, kế hoạch hoạt động thư viện hàng năm...Thái độ phục vụ giáo viên, học sinh phải luôn vui vẻ hoà nhã, nhiệt tình, có phong cách phục vụ tốt, nhanh gọn, tích cực phát huy vai trò của cán bộ thư viện trong trường học, thực hiện nếp sống văn minh lành mạnh.

- Cán bộ thư viện cần việc xử lí tài liệu như đóng dấu sách, làm thẻ sách và trả sách, dán nhãn gáy sách, bao bìa sách (bìa plastic hoặc đóng bìa cứng), cho mượn, thu hồi sách báo tài liệu. Người cán bộ thư viện cần phải được hỗ trợ về phương diện chuyên môn.

- Cán bộ thư viện có thể tổ chức một chương trình giảng dạy về kiến thức thông tin để cho giáo viên cung cấp cho học sinh những kĩ năng về xác định, truy cập, đánh giá và sử dụng thông tin. Giáo viên cần được hướng dẫn về cách sử dụng thư viện và lồng ghép các buổi học về kiến thức thông tin, cách sử dụng thư viện

vào từng giờ giảng, vào các bài tập của học sinh, các hoạt động ngoại khóa và các hoạt động khác. Mặt khác, lợi ích của việc phối hợp với thư viện cũng sẽ đề cao.

- Xã hội hóa thư viện là một xu hướng và nguyên tắc quan trọng để phát triển văn hóa, giáo dục nói chung và thư viện nói riêng. Luật thư viện đã cụ thể hóa các chính sách xã hội hóa của nhà nước nhằm huy động được nhiều nguồn lực cho hoạt động thư viện, để cùng lan tỏa tri thức, chung tay phát triển văn hóa đọc. Một thư viện trường học cần xác định được rằng muốn thu hút được bạn đọc, tạo cho bạn đọc sự hấp dẫn, thích thú đến thư viện, điều đầu tiên là phải có phòng thư viện rộng rãi, thoáng mát, sạch đẹp, đầy đủ bàn ghế, ánh sáng phục vụ bạn đọc; thường xuyên bổ sung sách mới làm cho kho sách của thư viện ngày càng phong phú về số lượng và chất lượng.

- Cần nâng cao nhận thức cho phụ huynh, các tổ chức đoàn thể trong và ngoài nhà trường, GV và HS về xã hội hóa thư viện trường học. Lồng ghép vào các dịp như “ngày hội đọc sách”, dịp “hưởng ứng tuần lễ đọc sách” …hàng năm để truyền tải nhiều thông điệp nhằm lan tỏa văn hóa đọc trong toàn trường. Từ đây, thường xuyên tổ chức các cuộc thi đọc sách, tọa đàm, trưng bày, triển lãm sách chuyên đề… phù hợp với trình độ, lứa tuổi học sinh để khơi dậy phong trào đọc sách và hiểu được tầm quan trọng của sách, báo.

* Đối với công tác văn thư, lưu trữ.

- Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác mang tính kiên trì cao.

- Xây dựng chương trình hoạt động hàng tuần, hàng tháng, thường xuyên theo

dõi và thực hiện chương trình đúng kế hoạch đề ra, báo cáo cấp trên kịp thời.

- Tổ chức có khoa học công tác văn thư lưu trữ, tài liệu của nhà trường, giúp hiệu trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do nhà trường soạn thảo, chế độ báo cao thống kê đầy đủ, chính xác theo từng chỉ tiêu từng biểu mẫu trong hệ thống thống kê biểu mẫu định kỳ.

- Tiếp nhận văn bản, công văn giấy tờ từ bưu điện chuyển đến hoặc các cán bộ văn phòng trực tiếp đến cơ quan cấp trên nhận; phân loại, sao, chụp nguyên vẹn hoặc một phần tài liệu cho người và bộ phận có liên quan; cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản, cung cấp thông tin trực tiếp từ bộ phận văn phòng đến người có yêu cầu cung cấp thông tin.

- Nhà trường đề ra quy định và văn phòng nghiêm chỉnh thực hiện chế độ lưu công văn đi và đến, sắp xếp cẩn thận và ghi vào sổ đăng kí. Các công văn đã được xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời.

- Tổ chức sắp xếp, phân loại các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của nhà trường: học bạ, sổ sách, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh theo từng nội dung, lập hồ sơ hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở những văn bản theo quy định.

- Bộ phận văn phòng đã tiến hành sắp xếp phân loại sổ điểm, học bạ, hồ sơ của học sinh theo từng khối lớp một cách thường xuyên, khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, nhất là hồ sơ khối 12.

- Người làm công tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc một

nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng.

- Phải thật sự yêu quý công việc, xem việc của mình làm là tạo điều kiện cho

lãnh đạo để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.

- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đáp ứng được các yêu cầu

của Ban giám hiệu đề ra.

- Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đã cập nhật các thông tin kịp

thời theo từng năm và lưu trữ cẩn thận bằng phần mềm và bản mềm.

- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu vực lưu

trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.

- Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa.

- Tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường và cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.

* Đối với công tác cán bộ thiết bị dạy học.

- Phải sắp xếp lại phòng thiết bị có khoa học, thẩm mỹ.

- Việc mượn và trả TBDH thuận lợi, ít mất thời gian; giáo viên bộ môn không

ngại khó khi mượn TBDH.

- Theo các văn bản chỉ đạo của ngành phải khai thác tối đa TBDH tối thiểu đã

được trang bị trong nhà trường, tránh lãng phí.

- Giáo viên bộ môn lên lớp phải có TBDH là điều kiện bắt buộc là trách

nhiệm của giáo viên (trừ trường hợp không có TBDH cho tiết học đó)

- Số hóa TBDH giúp cán bộ TB dễ quản lý TBDH: mượn, trả của giáo viên,

kiểm kê đột xuất, định kỳ.

- Cần có sự phối hợp chặt chẽ giũa cán bộ thiệt bị dạy học và giáo viên bộ môn

để có đầy đủ cơ sở vật chất, hóa chất, thiệt bị dạy học cần thiết cho các môn học.

- Cán bộ thiết bị dạy học, tìm tòi, học hỏi, tiếp thu ý kiến đóng góp của các đồng nghiệp để nâng cao chất lượng dạy và học của từng tiết học có sử dụng thiết bị dạy học đáp ứng chương trình tổng thể 2018.

* Đối với công tác y tế học đường.

- Đầu mỗi năm học, kết hợp với trạm y tế tổ chức khám sức khoẻ định kỳ và phân loại sức khoẻ cho học sinh. Có sổ khám bệnh, hồ sơ quản lý, theo dõi sức khoẻ học sinh cho cả cấp học.

- Thực hiện sơ cứu, cấp cứu, chăm sóc sức khoẻ ban đầu theo quy định hiện

hành. Chuyển bệnh nhân đến cơ sở y tế trong những trường hợp cần thiết.

- Có cơ chế phối hợp với các cơ sở y tế trong việc chăm sóc, điều trị đối với

các học sinh mắc bệnh mãn tính.

- Có thông báo cho cha mẹ học sinh hoặc người giám hộ của học sinh về tình hình sức khỏe học sinh. Có kế hoạch chăm sóc và điều trị cho học sinh có vấn đề sức khỏe.

- Chỉ đạo, tổ chức các hoạt động truyền thông, giáo dục sức khỏe, đảm bảo ít nhất 90% học sinh và giáo viên được tiếp cận với các nội dung cơ bản về chăm sóc sức khỏe; phòng, chống dịch, bệnh và nâng cao sức khỏe.

- Nêu cao vai trò, trách nhiệm và quyền lợi của học sinh, giáo viên đối với

việc tham gia Bảo hiểm Y tế.

- Kết hợp với Ban cơ sở vật chất đảm bảo các điều kiện cung cấp nước sạch, vệ sinh môi trường, rửa tay với xà phòng hạn chế nguy cơ phát sinh và lây truyền dịch, bệnh truyền nhiễm.

- Phối hợp chặt chẽ với giáo viên chủ nhiệm và phụ huynh học sinh thực hiện tiêm chủng vắc-xin phòng bệnh và các biện pháp chủ động phòng, chống dịch. Chăm sóc sức khỏe sinh sản.

- Phối kết hợp đoàn trường tạo môi trường thân thiện, trong sạch an toàn, bởi vì công tác vệ sinh môi trường liên quan mật thiết đến sức khỏe và hạnh phúc của con người. Môi trường sạch sẽ phòng được 80% bệnh tật. Hàng ngày cho học sinh vệ sinh bàn ghế, lớp học, hành lang, …sạch sẽ.

- Luôn tích cực học tập các kiến thức về vệ sinh phòng dịch và chăm sóc sức khỏe bản đầu, thông qua tài liệu, sách tham khảo, qua các phương tiện thông tin đại chúng báo, đài, mạng intenet và tiếp thu kiến thức từ những buổi tập huấn về bảo vệ sức khoẻ.

- Tham mưu bổ sung trang thiết bị y tế, báo cáo kịp thời với lãnh đạo nhà

trường và y tế cấp trên khi có hiện tượng bất thường.

* Đối với công tác kế toán nhà trường.

-Bộ phận kế toán tìm hiểu các văn bản của các cấp tham mưu về điều hành quản lý tài chính, bảo đảm ngân sách chi tiêu đúng mục đích, kịp thời trên tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí. Đồng thời đề xuất với BGH các phương án nhằm đảm bảo chế độ chính sách nâng cao đời sống cho cán bộ giáo viên và học sinh, tích cực tham mưu xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, sử dụng kinh phí ngân

sách có hiệu quả. Cùng với Hiệu trưởng chịu trách nhiệm với cấp trên về việc thu chi của đơn vị.

- Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán một cách khoa học, hợp pháp: Các chứng từ kế toán sử dụng để ghi sổ kế toán đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Các chứng từ lập theo đúng mẫu quy định, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội quy, bản chất mức độ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và được pháp luật cho phép, trên chứng từ có đầy đủ chữ ký và con dấu của đơn vị.

- Tổ chức tốt chế độ sổ sách kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp.

- Thực hiện tốt chế độ báo cáo tài chính: Việc lập báo cáo tài chính được căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Cuối tháng đơn vị tiến hành khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính vào cuối quý theo quy định của Bộ Tài Chính và các văn bản của cơ quan cấp trên.

- Tổ chức kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản một cách thường xuyên, toàn

diện, có hệ thống.

- Tư vấn cho Ban giám hiệu nhà trường trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý thông tin: như trang bị máy móc, thiết bị để phục vụ công tác chuyên môn, công tác khác.

- Kịp thời nắm vững các văn bản, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt

động, chịu trách nhiệm quản lý các nguồn quỹ, tiền mặt tại đơn vị.

- Làm tốt công tác bảo lưu, lưu trữ hồ sơ kế toán.

* Đối với công tác thủ quỹ.

- Phải khoa học, sáng tạo, chủ động và nhạy bén, dự kiến được chính xác và bổ

sung kịp thời các hoạt động phát sinh trong năm liên quan đến công tác tài chính.

- Thực hiện ghi chép sổ sách đúng quy định.

- Phải chuẩn bị đầy đủ số liệu của năm trước trên cơ sở số dư tài khoản phải

chuyển tiếp năm sau.

- Chuẩn bị chứng từ thu chi theo sự phân công của hiệu trưởng.

- Thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Tính toán chính xác các khoản phải nộp, xuất quỹ tiền mặt khi có chi phiếu đã được phê duyệt, thực hiện đầy đủ hồ sơ sổ sách và các biểu mẫu liên quan phục vụ cho công tác thu chi quỹ, tổng hợp các khoản dự kiến chi trong năm theo mẫu quy định rồi gửi cho bộ phận kế toán,hàng tháng , trên cơ sở bảng lương được duyệt và hoạt động chính trong tháng, kế toán viết giấy rút kinh phí kèm theo các chứng từ liên quan của Kho bạc Nhà nước để thủ quỹ đến kho bạc rút kinh phí. Trong khi thực hiện nghiệp vụ này tại kho bạc thì kế toán cũng đòng thời

làm thủ tục chuyển tải kinh phí các khoản phải nộp cho các đơn vị liên quan, khi thủ quỹ rút kinh phí về đến trường thì kế toán phải viết phiếu thu ngay để lập quỹ.

Kết quả đạt được.

- Trang bị phòng tin học, phòng thí nghiệm khang trang, sạch sẽ, đảm bảo chất lượng dạy và học, các dụng cụ và hoá chất dùng để thí nghiệm cho các môn học luôn đầy đủ, kịp thời, đúng tiến độ.

- Phòng thư viện khang trang, sạch sẽ, thoáng mát, có đầy đủ sách chuyên

môn, sách về kỹ năng sống, ….

- Phòng thư viện luôn mở cửa trong các giờ hành chính tạo điều kiện cho GV,

HS có thể vào học, thư giãn và mượn về một cách thuận tiện.

- HS mượn học bạ, sao chép học bạ một cách thuận tiện.

- Phòng y tế được trang bị đầy đủ với các dụng cụ sơ cứu ban đầu, có tủ thuốc

với các loại thuốc cơ bản, có giường nằm…

- Hồ sơ sổ sách đầy đủ khi có yêu cầu kiểm tra.

- Đối với công tác kế toán: nâng cao hiệu quả công việc không chỉ bộ phận kế

toán mà có các bộ phận khác.

- Cán bộ quản lý, giáo viên và người lao động hiểu biết được cách tính tiền

lương, các khoản trích nộp theo lương.

- Thực hiện đầy đủ, kịp thời các chế độ chính sách cho CB- GV- NV.

- An ninh trường học luôn được đảm bảo.

1.3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác để nâng cao

chất lượng công việc, nhất là trong công tác quản lý hồ sơ; kế toán, văn thư…

a. Mục tiêu Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi động tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động: kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng công nghệ số, tin học hoá công tác văn phòng xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của các nhân viên văn phòng, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn phòng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn, góp phần phục vụ công cuộc cải cách hành chính.

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, công việc văn thư, lưu trữ, kế toán sẽ được chuyên nghiệp hóa nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng

thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được quản lý thống nhất.

b. Cách thức thực hiện

- Nâng cao trình độ của nhân viên trong sử dụng CNTT, đặc biệt là CNTT trong công tác văn phòng giúp tiết kiệm tối đa thời gian xử lý công việc bằng cách tăng cường tập huấn các các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT cho các nhân viên văn phòng.

- Cần chủ động tăng cường ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng, tìm hiểu và xây dựng các phần mềm liên quan đến công tác văn phòng, trong giải quyết văn bản đi đến; lưu trữ tài liệu của nhà trường. Tìm kiếm và thiết kế phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để khi tìm kiếm cho phép người dùng có thể đọc được toàn bộ nội dung văn bản. Tham khảo các phần mềm như: VPNet,Eoffice .. phần mềm hồ sơ tài liệu lưu trữ ví dụ như: eArchivist, DocPro… Tham khảo đề án “mô hình văn phòng không giấy” của Chính phủ.

- Trang bị các phần mềm diệt virut bảo vệ dữ liệu máy tính , xây dựng hệ thống mạng lan ổn định, kết nối hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang web của nhà trường.

- Trang bị cho các phòng: thư viện, kế toán, văn thư, y tế, phòng thiết bị một hệ thống máy tính đầy đủ phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Scan… được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.

- Đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của văn

phòng như các văn bản đi, đến giữa các phòng, các cơ quan hành chính.

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, công việc văn thư, lưu trữ sẽ được chuyên nghiệp hóa nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được quản lý thống nhất bới bộ phận văn thư, lưu trữ.

Kết quả đạt được. - Cán bộ, nhân viên văn phòng đã sử dụng được các phần mềm tin học phục

vụ cho nhiệm vụ công tác của mình.

- Có hệ thống máy tính đầy đủ được trang bị phần mềm diệt virut bảo vệ dữ liệu máy tính, xây dựng hệ thống mạng lan ổn định, kết nối hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang web của nhà trường

1.4. Đẩy mạnh cải cách hành chính tổ văn phòng gắn với chuyển đổi số

1.4.1. Mục tiêu:

Chuyển đổi số trong cải cách hành chính là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hành chính là mục tiêu của giáo dục hiện nay, chuyển đổi số thành công sẽ tạo được tính đột phá, hoàn thiện thể chế, nâng cao chất lượng quản lý, điều hành của nhà trường, cải thiện môi trường giáo dục, thúc đẩy công ác dạy và học trong nhà trường đáp ứng chương trình GDPT 2018.

1.4.2. Cách thức thực hiện:

Bám sát các văn bản chỉ đạo của các cấp về chuyển đổi số trong giáo dục nói chung và tổ văn phòng nói riêng ví dụ như: Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư đáp ứng yêu cầu cấp thiết đổi mới công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi việc xử lý văn bản, thủ tục hành chính từ môi trường truyền thống sang môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay, … -Tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ nhân viên văn phòng về vai trò của ứng dụng CNTT, chuyển đổi số trong các hoạt động văn thư, lưu trữ, kế toán , thư viện,… - Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ và nhân viên văn phòng về kiến thức, kỹ năng công nghệ thông tin, an toàn thông tin cần thiết để tác nghiệp trên môi trường số, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Lựa chọn nội dung và tổ chức các khóa bồi dưỡng chuyên đề kỹ năng ứng dụng CNTT và chuyển đổi số cho cán bộ và nhân viên văn phòng với:nội dung bồi dưỡng gắn với nhu cầu thực tiễn về triển khai ứng dụng CNTT và chuyển đổi số trong nhà trường. - Thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả việc triển khai ứng dụng CNTT, chuyển đổi số và công tác thống kê trong giáo dục. Trên nền tảng cơ sở dữ liệu ngành kết nối với hệ thống phần mềm quản trị nhà trường để triển khai sử dụng các sổ điện tử gồm: sổ theo dõi kết quả đánh giá học tập và rèn luyện của học sinh, học bạ điện tử, sổ đăng bộ điện tử và các sổ điện tử khác phù hợp với điều kiện và yêu cầu của nhà trường - Thường xuyên rà soát và có kế hoạch mua sắm bổ sung, duy trì, nâng cấp trang thiết bị đáp ứng yêu cầu triển khai ứng dụng CNTT, chuyển đổi số, dạy môn Tin học, thư viện điện tử trong trường học và làm việc trực tuyến; đảm bảo kết nối Internet tới nhà trường - Nhà trường xây dựng quy chế quản lý, duy trì và khai thác sử dụng các hệ thống CNTT, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá việc triển khai ứng dụng CNTT tại đơn vị. Phân công cụ thể trách nhiệm về quản lý, sử dụng hệ thống; triển khai ứng dụng CNTT phải đi đôi với việc đảm bảo an toàn, an ninh thông tin; có các hình thức khen thưởng các tổ chức, cá nhân làm tốt. - Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung làm nền tảng xây dựng các phần mềm, công cụ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý giáo dục. Tiến hành

chuẩn hóa hệ thống phần mềm chỉ đạo, quản lý, tổ chức hoạt động dạy và học sao cho phù hợp với điều kiện thực tế và đảm bảo tính khả thi. - Thúc đẩy công tác xã hội hóa giáo dục, tìm nguồn tài trợ tích cực trang bị cơ sở vật chất và thiết bị hiện đại phục vụ cho ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy và học tập. Việc chuyển đổi số trong giáo dục đã và đang tác động tích cực, mang lại hiệu quả cao trong quản lý.

ể ữ ạ ơ ơ ị

ườ ả ủ ằ ả ậ ề

ư ư ố ệ ệ ề ữ ự ờ ị ỉ ữ ử ồ ấ ạ

ẩ ư ư ế ệ ự ộ ng ki m tra công tác văn th , l u tr t i các c quan, đ n v thu c Tăng c ả th m quy n qu n lý nh m đ m b o th c hi n t t các quy đ nh c a pháp lu t v văn ế ạ ị ư th , l u tr và l u tr đi n t ; k p th i phát hi n, ch n ch nh các t n t i, h n ch , ệ thi t sót trong quá trình th c hi n.

- Thực hiện tốt các phần mềm trong quản lý như: Phần mềm VNEdu, SMAS, Cơ sở dữ liệu nghành: http://csdl.moet.gov.vn ; phần mềm tập huấn bồi dưỡng thường xuyên của Bộ giáo dục http://taphuan.csdl.edu.vn, đánh giá công chức: ETEP, TEMIS; phần mềm cho kế toán tài chính: MISA, quản lý tài sản, hỗ trợ kê khai thuế; giao dịch kho bạc, phần mềm quản lý thư viện, soạn thời khóa biểu bằng phần mềm TKB, phần mềm Ioffice để quản lý công văn đi, đến, …; Sử dụng Zalo, Facebook, SMS để chuyển tải, truyền đạt nội dung thông tin đến cán bộ giáo viên, nhân viên, phụ huynh học sinh,…

1.5. Phối hợp tốt với các Ban trong nhà trường trong công tác chuyên môn, cũng như tham gia đầy đủ, nhiệt tình các hoạt động xã hội, ngoại khóa, tham quan du lịch, … của nhà trường.Thực hiện tốt chế độ thi đua khen thưởng

a. Mục tiêu - Ngày 5/11, Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức Hội nghị trực tuyến công tác văn phòng và truyền thông khối các đơn vị trực thuộc Bộ năm 2021. Thứ trưởng Hoàng Minh Sơn dự và chỉ đạo hội nghị.Đánh giá vai trò đặc biệt quan trọng của khối văn phòng - bộ phận làm công việc phía sau, tham mưu, hỗ trợ các lãnh đạo và điều phối, trợ giúp các mảng công tác chuyên môn, thực hiện nhiệm vụ truyền thông, báo cáo thống kê, thi đua khen thưởng…, Thứ trưởng Hoàng Minh Sơn cho rằng, nếu không có bộ phận này tốt thì công tác điều hành, quản lý, chuyên môn khác khó làm tốt được.Tuy không trực tiếp giảng dạy học sinh nhưng công việc của Tổ văn phòng lại có nhiều tác động đến quá trình giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh. Những công việc đó có liên quan đến điều hành chung hoạt động của nhà trường như đảm bảo điều kiện về vật chất, tài chính, chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho giờ lên lớp của giáo viên cũng như các em học sinh.

- Các hoạt động xã hôi, ngoại khóa, tham quan, ... là nơi để cán bộ, giáo viên, nhân viên có sự gắn kết, tạo ra một sự đoàn kết, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau, tạo nên một sức mạnh tổng hợp cho nhà trường để hoàn thành các nhiệm vụ đề ra.

b. Cách thức thực hiện

- GV và cán bộ làm công tác văn phòng cần nắm vững nhiệm vụ trọng tâm

của năm học.

- Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa cán bộ, nhân viên văn phòng và các

giáo viên bộ môn để phục vụ tốt cho công tác dạy và học.

- GV cần lên kế hoạch kịp thời, rõ ràng, phối hợp với các nhân viên làm công tác

văn phòng khi cần thiết để phục vụ cho công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học.

- Phát huy vai trò của các tổ chức trong nhà trường như công đoàn. Đoàn trường, ban nữ công,… Công đoàn thực hiện tốt các cuộc vận động, phong trào thi đua sẽ tạo động lực để huy động, tập trung công sức, trí tuệ của mỗi cá nhân trong nhà trường. Thực hiện tốt các cuộc vận động, phong trào thi đua là cơ sở khơi dậy các ý tưởng mới, kích thích cá nhân, tập thể hăng say lao động sáng tạo; nâng cao năng lực hoạt động thực tiễn, phát huy tối đa tài năng của cá nhân trong việc xây dựng nhà trường, tổ chức vững mạnh; phát hiện những cách làm hay, mô hình mới có tác dụng lan tỏa để nhà trường phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

- Thông qua các cuộc vận động, các phong trào thi đua nhà trường phân loại được chất lượng, hiệu quả lao động của cá nhân, tập thể; đúc kết những thành tựu, kinh nghiệm điển hình, khắc phục những khó khăn, hạn chế, thúc đẩy phong trào phát triển đi lên. Cụ thể:

Cán bộ thư viện.

- Cán bộ thư viện cũng có thể phối hợp với giáo viên để thiết kế bài giảng có lồng ghép nội dung về kiến thức thông tin (kĩ năng phân tích nhu cầu thông tin, tìm kiếm, đánh giá, sử dụng thông tin hợp lí) vào từng môn học, bài học cụ thể.

- Cán bộ thư viện cần cộng tác với giáo viên để tuyển chọn sách, báo, tài liệu, hỗ trợ giáo viên trong việc cải tiến phương pháp giảng dạy, hướng dẫn học sinh sử dụng thư viện, truy tìm tài liệu để làm bài nộp trong lớp, thuyết trình thảo luận nhóm, vừa phải làm công tác chuyên môn nghiệp vụ như biên mục mô tả, định chủ đề, phân loại tài liệu, biên soạn các thư mục theo từng tủ sách như thư mục phục vụ cho từng lĩnh vực khoa học thuộc các môn học trong nhà trường và thư mục phục vụ cho những ngày lễ lớn trong năm,…

- Cán bộ thư viện có thể tổ chức một chương trình giảng dạy về kiến thức thông tin để cho giáo viên để cung cấp cho họ những kĩ năng về xác định, truy cập, đánh giá và sử dụng thông tin. Giáo viên cần được hướng dẫn về cách sử dụng thư viện và lồng ghép các buổi học về kiến thức thông tin, cách sử dụng thư viện vào từng giờ giảng, vào các bài tập của học sinh, các hoạt động ngoại khóa và các hoạt động khác. Mặt khác, lợi ích của việc phối hợp với thư viện cũng sẽ đề cao.

- Phối hợp với các đoàn thể như đoàn trường, chi đoàn giáo viên, chi đoàn học sinh, tổ chuyên môn, các cá nhân, hội học sinh cũ…để kêu gọi quyên góp ủng hộ những cuốn sách, tài liệu mới, cũ khác nhau nhưng còn nhiều giá trị hữu ích, tạo cho vố tài liệu thư viện thêm phong phú, đa dạng hơn.

Cán bộ, nhân viên thiết bị dạy học.

- Cán bộ, nhân viên thiết bị cần phối hợp với GV bộ môn để có kế hoạch mua

các trang thiết bị, hoá chất, … để sử dụng cho công tác dạy và học.

- Cán bộ, nhân viên thiết bị và GVBM cần có kế hoạch rõ ràng để GVBM có

thể sử dụng các thiết bị dạy học kịp thời, chống chồng chéo, …

- Cán bộ, nhân viên thiết bị phối hợp với GVBM đề xuất với nhà trường loại

bỏ, tiêu huỷ các thiết bị hóa chất, dụng cụ thí nghiệm đã lỗi thời, lạc hậu, …

- Cán bộ, nhân viên thiết bị phối hợp với GVBM nghiên cứu các thiết bị, hoá

chất, … để phục vụ cho công tác dạy học.

Cán bộ, nhân viên y tế.

- Kết hợp với GVCN để tìm hiểu tình hình sức khoẻ của HS, đăng ký bảo hiểm y tế cho GV và HS, kết hợp với cơ sở y tế sàng lọc, kiểm tra sức khoẻ cho HS vào đầu năm học, …

- Kết hợp với Đoàn trường vệ sinh trường, lớp, …, chăm lo hệ thống cây

cảnh, … tạo một môi trường xanh, sạch đẹp, …

- Tư vấn cho Ban giám hiệu nhà trường tổ chức các buổi toạ đàm, tư vấn, …

cho HS về các ván đề phòng chống dịch, tư vấn sức khoẻ vị thành niên, …

Cán bộ, nhân viên kế toán.

- Phối hợp với Ban lãnh đạo nhà trường, các CB - GV - CNV để làm các chế

độ chính sách, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho CB - GV - CNV.

- Phối hợp với Ban cơ sở vật chất và cán bộ thiết bị và các tổ chuyên môn có

kế hoạch mua sắm các dụng cụ, thiết bị phục vụ cho công tác dạy và học, …

- Cán bộ công đoàn cần phải có kế hoạch, đổi mới hình thức, nội dung cho các hoạt động, các phong trào thi đua, biết vận dụng tối ưu các ưu thế của mỗi thành viên Công đoàn nói chung và cán bộ, nhân viên văn phòng nói riêng.

- Thực hiện tốt công tác kiểm tra, khen thưởng kịp thời các cán bộ, nhân viên văn phòng nói riêng và cán bộ, giáo viên, nhân viên. Qua đó tạo động lực để cán bô, giáo viên, nhân viên tiếp tục sáng tạo, tìm tòi nghiên cứu nhắm đáp ứng yêu cầu đổi mới nhằm nâng cao chất lượng giáo dục. 1.6. Mối quan hệ giữa các giải pháp đề xuất

Đề tài đã đề xuất 05 giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động tổ văn phòng trường THPT Nghi Lộc 5. Các giải pháp này dựa trên cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động của tổ văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5.

Các giải pháp được đề xuất có vị trí, vai trò và nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau, ảnh hưởng qua lại với nhau, tạo nên một hệ thống tác động đồng bộ lên hoạt động của tổ văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5.

Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức cho CB, GV, NV về vị trí, vai trò, nhiệm vụ của tổ văn phòng trong việc đổi mới phương pháp dạy học và nâng cao chất lượng giáo dục.

Giải pháp này có ý nghĩa quan trọng tạo nền tảng cho sự phát triển có hiệu quả của hoạt động tổ văn phòng vì nhận thức là cơ sở của hành động, nhận thức đúng thì có hành động đúng, nhận thức không đúng có thể dẫn đến hành động sai lệch. Việc nâng cao nhận thức cho các lực lượng giáo dục về vai trò vị trí của tổ văn phòng là một việc làm cần thiết.

Giải pháp 2: Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc đảm bảo tuân thủ đúng quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật;

Giải pháp này có ý nghĩa then chốt trong nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ văn phòng trong nhà trường THPT. Hiệu quả hoạt động của tổ văn phòng nhà trường THPT phụ thuộc vào ý thức, trách nhiệm, phương pháp làm việc của các cán bộ, nhân viên văn phòng.

Giải pháp 3: Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác để nâng

cao chất lượng công việc, nhất là trong công tác quản lý hồ sơ; kế toán, văn thư…

Giải pháp này có ý nghĩa tạo môi trường và điều kiện thuận lợi để hoạt động của tổ văn phòng diễ ra thuận lợi và khoa học, phát huy, phát triển, đáp ứng yêu cầu của đổi mới GDPT hiện nay.

Giải pháp 4: Đẩy mạnh cải cách hành chính tổ văn phòng gắn với chuyển đổi số

Chuyển đổi số đã, đang và sẽ là yêu cầu bắt buộc đối với các cơ sở giáo dục hiện nay trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính tổ văn phòng gắn với chuyển đổi số này có ý nghĩa quan trọng giúp cho tổ văn phòng có thể rút gọn được không gian, thời gian, giấy tờ sổ sách, ... để hoạt động của tổ văn phòng đạt hiệu qảu tốt nhất.

Giải pháp 5: Phối hợp tốt với các Ban trong nhà trường trong công tác chuyên môn, cũng như tham gia đầy đủ, nhiệt tình các hoạt động xã hội, ngoại khóa, tham quan du lịch, … của nhà trường.Thực hiện tốt chế độ thi đua khen thưởng

Giải pháp này tạo động lực cho các cán bộ, nhân viên văn phòng vừa có trách nhiệm với tập thể,vừa có trách nhiệm với xã hội đồng thời cũng đáp ứng được nhu cầu mong muốn của bản thân.

2. Khảo sát sự cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp đề xuất

2.1. Khảo sát sự cần thiết và tính khả thi của các giải pháp a. Mục tiêu khảo sát: Mục đích khảo sát là nhằm thu thập thông tin để đánh giá về sự cần thiết và tính khả thi của các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5 đã được đề xuất trên cơ sở đó điều chỉnh những giải pháp chưa phù hợp và khẳng định độ tin cậy của các giải pháp được đánh giá.

b. Nội dung và phương pháp khảo sát

* Nội dung khảo sát Nội dung khảo sát gồm: Thứ nhất: Các giải pháp được đề xuất có thực sự cấp thiết đối với hoạt động tổ

văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5 hay không?

Thứ hai: Các giải pháp được đề xuất có thực sự khả thi đối với hoạt động tổ văn

phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5 hay không?

*Phương pháp khảo sát và xử lý kết quả khảo sát Phương pháp được sử dụng để khảo sát là Trao đổi bằng bảng hỏi1; với thang

đánh giá 04 mức:

Không cấp thiết; Ít cấp thiết; Cấp thiết và Rất cấp thiết. Không khả thi; Ít khả thi; Khả thi và Rất khả thi. Các mức này được quy đổi thành các khoảng điểm như sau: Mức không cấp thiết/không khả thi: từ 1,00 - 1,74 điểm; Mức Ít cấp thiết/ít khả thi: từ 1,75 - 2,49 điểm; Mức Cấp thiết/khả thi: 2,50 - 3,24 điểm; Mức Rất cấp thiết/rất khả thi: từ 3,25 - 4,0 điểm. Các số liệu khảo sát được xử lý bằng các công thức thống kê: Trung bình cộng,

và hệ số tương quan.

c. Đối tượng khảo sát Để tìm hiểu sự cần thiết và tính khả thi của các giải pháp đề xuất, chúng tôi đã khảo sát ý kiến của 50 người là CB-GV-NV trường THPT Nghi Lộc 5. Cụ thể như ở bảng 2

Bảng 2: Tổng hợp các đối tượng khảo sát

Đối tượng

TT 1 CBQL trường THPT 2 Giáo viên

Ʃ Số lượng 3 47 50

Chúng tôi thu được kết quả như sau: Bảng 3: Kết quả khảo sát về sự cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp đã

Nội dung

Tính khả

1 2 3 4 5

K.T I.K. 15 12 12 17 13

T 0 1 0 2 0

K. K.T 0 0 0 0 0

3,7 3,72 3,76 3,58 3,74

R. C. 35 40 35 31 41

C. T 15 10 15 19 8

I.C. T 0 0 0 0 1

K.C. T 0 0 0 0 0

3,7 3,8 3,7 3,62 3,8

Tính cấp R.K. T 35 Nâng cao nhận thức cho CB, 37 Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và phải 38 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác để 31 Đẩy mạnh cải cách hành chính Phối hợp tốt với các Ban trong 37

1 Phụ lục 7

đề xuất TT

* Đánh giá mức độ cần thiết của các giải pháp đề xuất:

Kết quả ý kiến đánh giá của 50 nghiệm thể được khảo sát về mức độ cấp thiết của các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ văn phòng trong trường THPT Nghi lộc 5 được tập hợp ở bảng 3

Các thông số

STT

Các giải pháp

Mức

Nâng cao nhận thức cho CB-GV-NV về vị

trí, vai trò, nhiệm vụ của tổ văn phòng

3,7

trong nhà trường

Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối

3,8

làm việc và phải tự xây dựng, …

Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác để nâng cao chất lượng công

3,7

việc, …

Đẩy mạnh cải cách hành chính tổ văn

3,62

phòng gắn với chuyển đổi số

Phối hợp tốt với các Ban trong nhà trường

3,8

trong công tác chuyên môn…

Bảng 3.1. Đánh giá mức độ cần thiết của các giải pháp đề xuất

Nhận xét: Từ kết quả đánh giá tại bảng 3.1 cho thấy: Các giải pháp thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc đảm bảo tuân thủ đúng quy chế, … Phối hợp tốt với các Ban trong nhà trường trong công tác chuyên môn… được CB-GV-NV đánh giá mức độ cấp thiết rất cao với điểm TTB của mức độ cần thiết là và có 5/5 giải pháp có điểm . Mức độ cấp thiết được xếp theo thứ bậc như sau:

Giải pháp: “Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc đảm bảo tuân thủ đúng quy chế, …” và “Phối hợp tốt với các Ban trong nhà trường trong công tác chuyên môn…” có = 3,8 được đánh giá cao nhất xếp thứ 1. Giải pháp: Nâng cao nhận thức cho CB-GV-NV về vị trí, vai trò, nhiệm vụ của tổ văn phòng trong nhà trường và Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác để nâng cao chất lượng công việc, …xếp thứ 2. Giải pháp: “Đẩy mạnh cải cách hành chính tổ văn phòng gắn với chuyển đổi số” có = 3,62, xếp thứ 5.

Từ kết quả trên cho thấy: giải pháp 4 do mới thực hiện nên CB-GV-NV chưa thấy được tính cấp thiết bằng các biện pháp khác. Kết luận cuối cùng là có 5/5 giải

pháp được đánh giá là rất cấp thiết.

* Đánh giá mức độ khả thi của các giải pháp đề xuất Kết quả ý kiến đánh giá của 50 nghiệm thể được khảo sát về mức độ khả thi của

các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ văn phòng được tập hợp ở bảng 3.2:

Bảng 3.2. Đánh giá mức độ khả thi của các giải pháp đề xuất

Các thông số

STT

Các giải pháp

Mức

Nâng cao nhận thức cho CB-GV-NV về vị

trí, vai trò, nhiệm vụ của tổ văn phòng

3,7

trong nhà trường

Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối

3,72

làm việc và phải tự xây dựng ….

Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác để nâng cao chất lượng công

3,76

việc, …

Đẩy mạnh cải cách hành chính tổ văn

3,58

phòng gắn với chuyển đổi số

Phối hợp tốt với các Ban trong nhà trường

3,74

trong công tác chuyên môn…

Nhận xét:

Số liệu tổng hợp ở bảng 3.2 cho thấy mức độ khả thi của các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ văn phòng trường THPT Nghi lộc 5 đã đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục được đánh giá ở mức độ khả thi rất cao, thể hiện điểm TB chung của các giải pháp giáo dục là = 3,7 và có 5/5 giải pháp có > 3,25. Mức độ khả thi được đánh giá theo thứ bậc như sau:

Giải pháp: “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác để nâng cao chất lượng công việc, …”, có = 3,76 được đánh giá cao nhất, xếp thứ 1. Giải pháp: “Đẩy mạnh cải cách hành chính tổ văn phòng gắn với chuyển đổi số”, có = 3,58, xếp thứ 5 (thấp nhất) nhưng vẫn thuộc mức rất khả thi, điều đó cũng rất đúng với thực tế hiện nay, nhà trường đang tiến hành cải cách hành chính, để cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số đạt hiệu quả cao cần rất nhiều yếu tố cả khách quan và chủ quan.

Như vậy, thông qua điều tra các giải pháp chúng tôi đưa ra đều được đánh giá rất

khả thi và rất cần thiết.

2.2. Tương quan giữa mức độ cần thiết và khả thi của các giải pháp

Bảng 3.3. Tương quan giữa mức độ cần thiết và mức độ khả thi của các giải pháp

Cần thiết Khả thi TT Giải pháp Thứ bậc Thứ bậc

1 3,7 2 3,7 4

2 3,8 1 3,72 3

3 3,7 2 3,76 1

4 3,62 5 3,58 5

5 3,8 1 3,74 2

Nâng cao nhận thức Thường xuyên đổi Tăng cường ứng dụng Đẩy mạnh cải cách Phối hợp tốt với các Ban Hệ số tương quan r = 0,92

Nhận xét:

Với kết quả r = 0,92 cho phép rút ra kết luận: Giữa sự cần thiết và mức độ khả thi của những giải pháp đề xuất có mối tương thuận ở mức rất chặt chẽ. Nghĩa là những giải pháp vừa có sự cần thiết vừa có mức độ khả thi cao. Điều đó cho thấy 05 giải pháp nhóm tác giả đề xuất trong đề tài sáng kiến là đảm bảo có cơ sở ứng dụng vào thực tiễn trong hoạt động của tổ văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5.

Để rõ hơn về kết quả khảo nghiệm, chúng tôi lập biểu đồ so sánh sự tương quan

Biểu đồ 8: Tương quan giữa mức độ cần thiết và mức độ khả thi của các giải pháp

giữa mức độ cần thiết và mức độ khả thi của các giải pháp:

3. THỰC NGHIỆM GIẢI PHÁP a. Mục đích thực nghiệm sư phạm

Mục đích của thực nghiệm sư phạm (TNSP) nhằm kiểm tra tính khả thi, hiệu quả của các giải pháp đã đề ra nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5. b. Nhiệm vụ thực nghiệm

Với mục đích TNSP nêu trên, chúng tôi đã xác định các nhiệm vụ TNSP như

- Chọn đối tượng để TNSP. - Xác định nội dung và phương pháp TNSP. - Chuẩn bị hệ thống câu hỏi khảo sát, đánh giá. - Lập kế hoạch và tiến hành TNSP. - Xử lý kết quả TNSP và rút ra kết luận.

c. Tiến hành thực nghiệm sư phạm

* Chọn đối tượng TNSP

Chúng tôi chọn đối tượng TNSP là CB- GV-NLĐ của tổ Khoa học xã hội và

CB- GV-NV của tổ Khoa học tự nhiên là nhóm ĐC.

Để đảm bảo tốt cho việc so sánh giữa nhóm thực nghiệm (TNg) và nhóm đối chứng (ĐC) có ý nghĩa chúng tôi chọn nguyên tổ. Tổng số GV- CB- NLĐ được khảo sát trong quá trình TNSP là 18 khách thể thuộc 2 tổ. (cid:0) Nội dung TNSP

Để đảm bảo tính hiệu quả, khả thi, phổ biến trong quá trình thực nghiệm thì việc lựa chọn nội dung thực nghiệm của hoạt động tổ văn phòng phải dựa trên: mục tiêu của hoạt động này. d. Kết quả thực nghiệm sư phạm

*. Phân tích định tính

Thông qua kết quả các bài khảo sát chúng tôi thấy: - Đối với nhóm TNg, do được bồi dưỡng và tham gia các hoạt động của tổ văn phòng nên các công đoàn viên hiểu đúng va đánh giá đúng hơn về vai trò. Hoạt động của tổ văn phòng.

-Về thái độ: CB-GV-NV thấy được ý nghĩa của tổ văn phòng đối với hoạt động

dạy và học ở trường THPT Nghi lộc 5. *. Phân tích kết quả định lượng

Kết quả và định lượng

Để đánh giá hiệu quả, chúng tôi xây dựng bảng câu hỏi khảo sát. Bảng khảo sát được thực hiện ở cả hai đối tượng: nhóm thực nghiệm và nhóm đối chứng. Chúng tôi lập được các dữ liệu sau:

Biểu đồ 9. Nhận thức của CB- GV- NV về tổ văn phòng

- Từ kết quả bảng khảo sát ở các nhóm TNg và ĐC cũng cho thấy rõ: nhận thức

trách nhiệm và hành động của nhóm TNg là cao hơn so với nhóm ĐC.

4. Hiệu quả của đề tài

a. Phạm vi ứng dụng Khi ứng dụng đề tài này, tổ văn phòng trường THPT Nghi Lộc 5 tiến hành một cách dễ dàng, đúng phương pháp, phát huy được tính tích cực, chủ động của các CB-GV-NV. Đề tài được ứng dụng trong hoạt động của tổ văn phòng trường THPT Nghi Lộc 5 và có khả năng mở rộng khả năng, phạm vi ứng dụng trong các THPT trên toàn tỉnh.

b. Mức độ vận dụng Đề tài được triển khai cho tất cả các đối tượng CB-GV-NV của trường THPT

Nghi Lộc 5.

Đề tài có tính gợi mở hướng tiếp cận nhiều hình thức hoạt động khác trong

chương trình hoạt động của tổ văn phòng trường THPT Nghi Lộc 5.

Những kết quả trên cho phép khẳng định: Nếu vận dụng các giải pháp mà đề tài đã đề xuất thì sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ văn phòng trong nhà trường. Điều đó có nghĩa rằng, kết quả nghiên cứu của đề tài hoàn toàn có thể vận dụng vào hoạt động của tổ văn phòng ở các trường THPT hiện nay.

*. Phạm vi ứng dụng Khi ứng dụng đề tài này, tổ văn phòng tiến hành một cách dễ dàng, đúng phương pháp, phát huy được tính tích cực, chủ động của các công đoàn viên. Đề tài được ứng dụng trong hoạt động của tổ văn phòng trường THPT Nghi Lộc 5 và có khả năng mở rộng khả năng, phạm vi ứng dụng.

*. Mức độ vận dụng Đề tài được triển khai cho tất cả các đối tượng công đoàn viên của trường

THPT Nghi Lộc 5.

Đề tài có tính gợi mở hướng tiếp cận nhiều hình thức hoạt động khác trong

chương trình hoạt động của tổ văn phòng trường THPT Nghi Lộc 5.

Những kết quả trên cho phép khẳng định: Nếu vận dụng các giải pháp mà đề tài đã đề xuất thì sẽ phát triển được hoạt động của tổ văn phòng trong nhà trường. Điều đó có nghĩa rằng, kết quả nghiên cứu của đề tài hoàn toàn có thể vận dụng vào hoạt động của tổ văn phòng ở các trường THPT hiện nay.

Tiểu kết chương II

Trên cơ sở lý luận về vị trí, vai trò, nhiệm vụ, chức năng của tổ văn phòng tại truờng THPT Nghi Lộc 5 đã trình bày ở chuơng 1, qua khảo sát đánh giá thực trạng về hoạt động của tổ văn phòng trường THPT Nghi Lộc 5, từ các căn cứ để đề xuất các biện pháp trên cơ sở đảm bảo tính đồng bộ, tính thực tiễn và tính khả thi của các biện pháp, cho phép chúng tôi đề xuất ra 05 biện pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hiệu quả hoạt động của tổ văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5. Các biện pháp đều có quan hệ chặt chẽ, có tính đồng bộ cao. Các biện pháp đều

được chúng tôi điều tra CB, GV, NV và so sánh cấp độ để đánh giá tính cấp thiết và tính khả thi.

Kết quả đạt được:

Với sự nỗ lực hết mình của CB-GV-NV và sự lãnh đạo của Chi ủy trường THPT Nghi Lộc 5 đã đạt được các thành tích đáng ghi nhận trong đó tổ văn phòng đã cùng phối hợp với các CB-GV-NV để hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Cụ thể tổ văn phòng đã đạt được kết quả sau:

- Gửi, quản lý văn bản, thông báo của trường theo hệ thống, tập trung trên phần mềm CNTT

- Quản lý thông tin, hồ sơ của học sinh qua phần mềm ví dụ: nhà trường đã sử dụng học bạ và sổ điểm điện tử cho khối 10 và khối 11.

- Phòng thư viện khang trang, sạch sẽ, thoáng mát, có đầy đủ sách chuyên

môn, sách về kỹ năng sống, ….

- Phòng thư viện luôn mở cửa trong các giờ hành chính tạo điều kiện cho

GV, HS có thể vào học, thư giãn và mượn về một cách thuận tiện.

- HS mượn học bạ, sao chép học bạ một cách thuận tiện.

- Phòng y tế được trang bị đầy đủ với các dụng cụ sơ cứu ban đầu, có tủ

thuốc với các loại thuốc cơ bản, có giường,….

- Hồ sơ sổ sách đầy đủ khi có yêu cầu kiểm tra.

- Đối với công tác kế toán: nâng cao hiệu quả công việc không chỉ bộ phận

kế toán mà có các bộ phận khác

- Cán bộ quản lý, giáo viên và người lao động hiểu biết được cách tính tiền

lương, các khoản trích nộp theo lương.

- Thực hiện đầy đủ, kịp thời các chế độ chính sách cho CB- GV- NV.

- An ninh trường học luôn được an toàn, đảm bảo.

- Cán bộ, nhân viên văn phòng đã sử dụng được các phần mềm tin học phục vụ cho nhiệm vụ công tác của mình.

* Một số hình ảnh thể hiện kết quả đạt được:

Hình ảnh tham gia đọc sách ở phòng thư viện trường

Hình ảnh HS thực hành tin học Hình ảnh HS thực hành giờ hóa học

CB, GV, NV đạt danh hiệu CSTĐ, trong đó có 1 NV tổ văn phòng

Hình ảnh họp tổ văn phòng Hình ảnh của phòng y tế nhà trường

Hình ảnh lao động của HS giữ Hình ảnh vườn rau công đoàn ngôi trường xanh sạch đẹp

Hình ảnh tổ chức tết yêu thương Hình ảnh CB-GV-CNV tham quan học tập tại SaPa

Hình ảnh CB-GV-CNV tham gia hội thao truyền thông nghành GD lần thứ IX

Hình ảnh CB-GV-CNV tham gia công tác thiện nguyện tại trường THCS Kengdu- Kỳ Sơn

PHẦN III.

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1. Kết luận

Công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng trong quá trình dạy học. Nó có tác động và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dạy học. Đổi mới hoạt động của công tác văn phòng góp phần nâng cao chất lượng dạy và học trong nhà trường.

Để nâng cao chất lượng các hoạt động của tổ văn phòng cần phải có các biện pháp thích hợp và khoa học. Bên cạnh việc khai thác hoạt động hiệu quả các yếu tố cơ sở vật chất, cần đặc biệt quan tâm đến yếu tố nhân lực, đội ngũ CB nhân viên văn phòng phải trau dồi năng lực chuyên môn, có trách nhiệm cao với công việc mình phụ trách.

2. Kiến nghị

2.1. Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo

- Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn cho CB, NV làm công tác văn phòng. Trong xu thế công nghệ phát triển như hiện nay có rất nhiều phần mềm ra đời, với lượng thông tin các cấp gửi về là rất lớn, việc tập huấn kịp thời sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên sử dụng tốt ứng dụng công nghệ thông tin để thành tốt nhiệm vụ của mình.

- Ban hành văn bản quy định về công tác đào tạo nguồn nhân lực, chế độ đãi

ngộ, những quy định cụ thể đối với đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng.

2.2. Đối với nhà trường

- Tăng cuờng công tác xây dựng kế hoạch và kiểm tra hồ sơ sổ sách quản lý

công tác văn phòng.

- Đẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và

các hoạt động của nhà trường.

- Có chế độ động viên khen thưởng, phê bình, kỷ luật đối với những tập thể,

cá nhân làm tốt hoặc vi phạm.

- Đẩy mạnh công tác xã hội hóa huy động kinh phí từ nhiều nguồn trong xã hội để tiếp tục hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất phục vụ nhu cầu nâng cao chất lượng giáo dục đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. GVC. TS Chu Thị Hậu (Chủ biên) (2017), Lý luận và phương pháp công

tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội.

2. Nghiêm Kì Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn

phòng và Lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia - TP HCM.

3. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015),

Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.

4. Nguyễn Văn Long (2006), Nghiệp vụ thư kí văn phòng hiện đại kĩ năng xử lý thông tin - giao tiếp và quản lý hồ sơ của thư kí văn phòng: Cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại, NXB Lao động - Xã hội.

5. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội..

6. Nguyễn Thị Anh Thư (2017), Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ, Khóa luận tốt nghiệp cử nhân -Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.

7. PGS. TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản tri ̣văn phòng, NXB Khoa hoc và

Kỹ thuật, Hà Nội

PHỤ LỤC

PHỤ LỤC 1: PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5. (Dành cho các bộ quản lý và giáo viên vàngười lao động

Nhằm góp phần nâng cao chất luợng và hiệu qủa dạy và học ở trường THPT Nghi lộc 5 chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5” rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy cô và cán bộ quản lý giáo dục, bằng cách đánh dấu hoặc trả lời những câu hỏi mà chúng tôi nêu dưới đây. Xin trân thành cảm ơn ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô!

(cid:0) Vị trí việc làm hiện nay:

Hiệu trưởng: 01 Phó hiệu trưởng: 02

Giáo viên: 57

Tổ trưởng chuyên môn: 06 (cid:0) Thâm niên công tác của quý Thầy/ Cô ... năm.

Câu 1: Thầy/cô vui lòng cho biết vai trò của công tác văn phòng đối trong các

hoạt động của nhà trường? (Đánh dấu X vào ô lựa chọn, chỉ chọn 01 phương án

 Rất quan trọng

 Quan trọng

 Không quan trọng

Câu 2: Chức năng nào là chức năng của văn phòng?

 Hoạt định công việc của văn phòng

 Tổ chức thực hiện của văn phòng

 Chức năng tham mưu tổng hợp

 Lãnh đạo công tác văn phòng.

Câu 3: Hiệu quả của công tác văn phòng có ảnh hưởng … đến hiệu quả

quản lý của nhà trường:

 Gián tiếp

 Trực tiếp

 Khách quan

 Chủ quan

Câu 4: Chọn một phương án Sai: Một số điểm khác của chương trình giáo

dục phổ thông 2018 so với chương trình giáo dục phổ thông 2006 là:

 Chương trình giáo dục phổ thông 2018 được xây dựng theo mô hình phát triển năng lực, thông qua những kiến thức cơ bản, thiết thực, hiện đại và các phương pháp tích cực hóa hoạt động của người học, giúp học sinh hình thành và phát triển những phẩm chất và năng lực mà nhà trường và xã hội kì vọng

 Chương trình giáo dục phổ thông 2018 phân biệt rõ hai giai đoạn: giai đoạn giáo dục cơ bản (từ lớp 1 đến lớp 9) và giai đoạn giáo dục định hướng nghề nghiệp (từ lớp 10 đến lớp 12)

dung giáo dục cốt lõi, bắt buộc đối với học sinh toàn quốc

 Chương trình giáo dục phổ thông 2018 bảo đảm định hướng thống nhất và những nội

 Chương trình giáo dục phổ thông 2018 bảo đảm định hướng thống nhất và những nội dung giáo dục cốt lõi, bắt buộc đối với học sinh toàn quốc, đồng thời trao quyền chủ động và trách nhiệm cho địa phương và nhà trường trong việc lựa chọn, bổ sung một số nội dung giáo dục và triển khai kế hoạch giáo dục phù hợp với đối tượng giáo dục và điều kiện của địa phương, của cơ sở giáo dục, góp phần bảo đảm kết nối hoạt động của nhà trường với gia đình, chính quyền và xã hội

Câu 5: Hiện nay các cơ quan, tổ chức thường sử dụng nhiều loại máy móc

thiết bị nhằm mục đích gì?

 Tăng tính thẩm mỹ của văn phòng

 Đáp ứng nhu cầu công việc cho nhân viên

 Tạo sự dễ dàng, thuận lợi cho các công tác bảo quản, lưu trữ thông tin

 Hiện đại hóa công tác văn phòng, theo kịp xu hướng phát triển của thời

đại phục vụ tốt, đáp ứng kịp thời các công tác của văn phòng

Câu 6: Xin Thầy/cô đánh giá về mức độ phối hợp của giáo viên với các

nhân viên phụ trách công tác văn phòng trong nhà trường như thế nào?

 Rất thường xuyên  Thường xuyên  Không thường xuyên

Câu 7: Thầy/ Cô cho biết về chuyên môn nghiệp vụ của các viên chức phụ

trách công tác văn phòng như thế nào?

 Được đào tạo  Được bồi dưỡng

 Không được đào tạo, không được bồi duỡng

Câu 8: Thầy/ Cô cho biết chất lượng, tính đồng bộ và tính hiện đại của các

thiết bị được phục vụ cho công tác văn phòng ở truờng hiện nay như thế nào?

a.Về chất lượng:

 Tốt  Chưa tốt  Kém  Rất kém

b. Về thính đồng bộ:

 Đồng bộ  Tương đối đồng bộ  Không đồng bộ

c.Về tính hiện đại:

 Rất hiện đại  Hiện đại  Chưa hiện đại  Lạc hậu

Câu 9 : Thầy/ cô đánh giá về công tác hoạt động của tổ văn phòng trong nhà

Mức độ thực hiện

Nội dung

Thường

Không được

Không thực

Lập kế hoạch sử dụng TBDH

Tổ chức xây dựng quy chế cụ thể

Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn cho

Kiểm tra các hồ sơ liên quan đến

Tổ chức, thảo luận, tổng kết, đánh giá

Tuyên dương, khen thưởng các cá

trường như thế nào,bằng cách đánh dấu x vào cột tương ứng .

Câu 10. Những yếu tố gây khó khăn trong các hoạt động của các nhân viên phụ trách

công tác văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5.( đánh dấu x vào cột tương ứng)

Mức độ

Những yếu tố

gây khó khăn

Nhiều

Vừa

Ít

Không có

Nhận thức về vị trí,vai

trò, nhiệm vị … của

công tác văn phòng

chưa rõ ràng và chưa

đầy đủ

Kiến thức về công tác

văn phòng còn hạn chế

Sự quan tâm và đầu tư

cho công tác văn phòng

của cấp trên chưa đúng

mức

Nhận thức về tầm quan

trọng của

công tác văn phòng còn

hạn chế

Sự phối hợp của GV và

cán bộ, nhân viên văn

phòng còn ít

Mức độ

Những yếu tố

gây khó khăn

Nhiều

Vừa

Ít

Không có

Kinh phí hoạt động của

nhà trường

dành cho công tác văn

phòng còn hạn chế

PHỤ LỤC II

TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TỔ: VĂN PHÒNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG TỔ VĂN PHÒNG

Năm học: 2022-2023

A. CĂN CỨ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH.

- Căn cứ Kế hoạch hoạt động chuyên môn 119/KH-THPTNL5 ngày 10 tháng 9 năm 2022 và các văn bản thực hiện nhiệm vụ năm học 2022-2023 của trường THPT Nghi Lộc 5.

- Căn cứ đặc điểm thuận lợi, khó khăn về đội ngũ cán bộ giáo viên trong tổ, đặc điểm tình hình, chất lượng văn hóa, đạo đức học sinh điều kiện cơ sở vật chất, thiết bị đồ dung, môi trường giáo dục, nền nếp dạy và học trong trường.

Tổ Văn phòng xậy dụng kế hoạch hoạt động năm học 2022-2023 như sau:

B . ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA TỔ:

1.Sơ lược về đội ngũ:

* Tình hình đội ngũ nhân viên của tổ:

- Tổ Văn phòng gồm có 6 nhân viên. Trong đó: Đại học: 5; Đại học: 1. Có 3 đảng viên.

* Danh sách tổ văn phòng:

TT Họ và tên Chức vụ

Nơi cư trú Trình độ đào tạo Ghi chú

Năm vào ngành

2009 Đại học 1 Lê Thị Khánh T. trưởng Nghi Lâm

2005 Đại học Nghi Mỹ 2 Nguyễn Thị Tú

2005 Đại học Nghi Mỹ 3 Nguyễn Thị Hằng

2006 Đại học Nghi Lâm 4 Nguyễn Thị Thúy Hằng

2007 Cao đẳng Nghi Kiều 5 Nguyễn Thị Thu

2012 Đại học Nghi Lâm 6 Lê Thị Mai

2. Chức năng, nhiệm vụ:

- Tổ Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong nhà trường, có mối quan hệ chặt chẽ tới tất cả các tổ chức trong nhà trường.

- Tổ văn phòng bao gồm các thành viên trực tiếp thực hiện công tác hành chính trong nhà trường, nhằm phục vụ và hỗ trợ cho các hoạt động giảng dạy, giáo dục của nhà trường.

- Giúp Hiệu trưởng quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực hành chính trong trường.

- Tham mưu về Hiệu trưởng chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ, các hoạt động trường THPT.

- Nắm bắt và xử lý kịp thời mọi thông tin liên quan đến nhà trường.

3. Những thuận lợi và khó khăn cơ bản:

* Thuận lợi:

- Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo từ những năm học trước nhà trường đã thành lập lại tổ Văn phòng nên hoạt động của tổ đã dần có nề nếp và đạt hiệu quả công việc được giao.

- Đa số các thành viên trong tổ trẻ, sức khỏe nhiệt tình và đã công tác lâu năm trong ngành, trong nghề nên có nhiều kinh nghiệm trong công việc được giao.

- Các thành viên trong tổ luôn nêu cao tinh thần đoàn kết, biết phối hợp tốt trong công việc tạo được sự đồng nhất trong giải quyết công việc, có ý thức trách nhiệm cao trong từng công việc.

- Các thành viên trong tổ đều đã ổn định được nơi ăn chỗ ở, sống không xa cơ quan nơi làm việc nên rất thuận lợi để nhận và hoàn thành công việc.

* Khó Khăn:

Từng thành viên trong tổ lại phải đảm nhiệm một công việc khác nhau, nên sự hỗ trợ lẫn nhau trong công việc còn gặp nhiều khó khăn.

B. NỘI DUNG KẾ HOẠCH NĂM HỌC 2022-2023:

Thực hiện các quy chế làm việc của CBNV văn phòng cụ thể như sau:

1. Giờ làm việc: Theo giờ học của nhà trường

- Giờ Mùa Hè: + Buổi sáng: Từ 07 giờ 0 phút đến 11 giờ 10 phút.

+ Buổi chiều: Từ 14 giờ 0 phút đến 16 giờ 0 phút

- Giờ mùa đông: + Buổi sáng: Từ 07 giờ 15 pđến 11 giờ 25 phút

+ Buổi chiều: Từ 13 giờ 45 phút đến 15giờ 45 phút

QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA TỔ VĂN PHÒNG

1. Nhân viên hành chính làm việc theo giờ hành chính và phải luôn tìm cách cải tiến phương pháp làm việc để hoàn thành công việc được giao với năng suất cao, chất lượng tốt.

2.Tất cả sổ sách, chứng từ liên quan tới công việc mình phụ trách phải rõ ràng đầy đủ, đúng quy định hiện hành và phải được lưu giữ lâu dài, khi cần kiểm tra, hoặc cấp trên kiểm tra phải xuất trình ngay và đầy đủ mọi hồ sơ.

3.Phòng làm việc, phòng phụ trách phải luôn luôn sạch sẽ, gọn gàng (kể cả trước thềm), chịu trách nhiệm về tài sản phòng làm việc của mình, thực hiện nghiêm túc quy định về tiết kiệm điện; phòng cháy chữa cháy.

4.Có tinh thần làm việc nhiệt tình, cống hiến, không đùn đẩy công việc cho nhau. Luôn giữ vững tinh thần đoàn kết trong tổ, thực hiện nghiêm quy tắc ứng xử văn hóa đối với lãnh đạo, giáo viên, đồng nghiệp, học sinh và nhân dân.

5.Thời gian làm việc của tổ hành chính là 8 giờ trong 1 ngày, do đặc thù của nhà trường nên nhà trường bố trí 5 giờ làm công tác chuyên môn của mảng phụ trách và 3 giờ làm một số công việc do lãnh đạo nhà trường điều động như: Trực sĩ số, soạn thảo văn bản, liên hệ phụ huynh, trực học thêm, giám thị ...v.v. Đối với nhân viên tổ văn phòng, mỗi năm học phải trực giám thị 01 Học kỳ (người trực giám thị học kỳ I sẽ được thay thế người không trực vào học kỳ II)

6.Người trực đến trường trước lúc vao học, sau 40 phút kể từ lúc vào học, nhân viên trực có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản tình hình hoạt động của Nhà trường đầu buổi cho giám hiệu trực, được nghỉ sau hiệu lệnh hết giờ là 5 phút.

7.Mỗi nhân viên tổ hành chính được phép nghỉ 1 ngày trong tuần, lịch nghỉ phụ thuộc vào đặc thù công việc. Tổ trưởng có trách nhiệm trình lãnh đạo nhà trường lịch nghỉ của các thành viên trong tổ trước 1 tuần để được thông qua, đối với các nhân viên đi học tập nâng cao trình độ thì không được phép nghỉ chuyên môn.

8.Đi làm đúng giờ, ăn mặc chính tề, ứng xử văn minh lịch sự đối với nhân dân, cán bộ và học sinh trong trường. Nếu đến chậm không lý do từ 15 phút trở lên thì tính bỏ 1 buổi làm việc; mọi hình thức vi phạm, thi đua hay quyền lợi về công việc được áp dụng theo quy định của cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong nhà trường.

9.Luôn luôn tuân thủ sự chỉ đạo và điều động của cấp trên. Làm việc đúng quy trình, không được vượt cấp trong đề xuất, góp ý và phán ánh.

10. Nữ mặc áo dài (váy), nam thắt ca vạt vào các ngày lễ, nữ trang điểm vào thứ 2 hàng tuần (cá nhân nào vi phạm, mỗi lần phạt 50.000 đ, số tiền này được nạp vào quỹ tổ)

* Đăng ký danh hiệu thi đua trong năm học 2022-2023:

Phấn đấu giữ vững thành tích đã đạt được trong những năm học 2021 - 2022 và vươn lên để đạt được những thành tích cao hơn trong năm học 2022-2023 .

+ Đăng ký tổ Tiên tiên xuất sắc.

+ Đăng ký danh hiệu thi đua cá nhân:

TT Họ và tên Chức vụ CSTĐ Cấp tỉnh Ghi chú CS Thi đua cấp CS Danh hiệu khác Lao động tiên tiến

X X Lê Thị Khánh 1 T. trưởng

X X Nguyễn Thị Tú 2

X X Nguyễn Thị Hằng 3

X X 4 Nguyễn Thị Thúy Hằng

X X Nguyễn Thị Thu 5

X X Lê Thị Mai 6

: C/- Phân công cụ thể

1- Bộ phận văn phòng:

*- Cô Lê Thị Khánh:

Tổ trưởng -

- Gửi thông tin qua hệ thống Vnedu.vn cho phụ huynh

Đánh văn bản -

- Tổng hợp số liệu từng tuần cho lãnh đạo.

- Trực giám thị và một số công việc khác khi BGH phân công;

- Đảm lý máy Photocopy cho tất cả các đối tượng trong trường.

*- Cô Nguyễn Thị Hằng:

- Phụ trách công tác thủ quỹ;

- Thu phát tiền theo phê duyệt của Hiệu trưởng

- Trực và một số công việc khác khi BGH phân công;

*- Cô Nguyễn Thị Tú:

Đảm nhận các công việc sau: Kế toán, tham mưu Hiệu trưởng trong vấn đề thanh quyết toán,trực theo lịch, đánh máy, thống kê cập các số liệu hàng tháng và một số công việc khác khi BGH phân công.

*- Cô Nguyễn Thị Thu:

Đảm nhận các công việc sau: Y tế trường học, BHYT, An toàn dịch bệnh trong trường, tư vấn sức khoẻ vị thành niên cho HS, An toàn thực phẩm căng tin, Đánh máy, trực theo lịch và một số công việc khác khi được BGH phân công.

* Cô Nguyễn Thị Thúy Hằng:

Đảm nhận công việc: Thự viện, trực giám thị, theo dõi đề xuất xử lý phạt việc thực hiên vệ sinh môi trường, Đánh máy, trực theo lịch và một số công việc khác khi được BGH phân công.

* Cô Lê Thị Mai: Đảm nhận công việc sau:

- Thiết bị dạy học các môn (Sinh, sử, địa, toán, GDCD, văn, Anh…..), phòng máy, phòng đa chức năng, trực giám thị, giám sát xử phạt khu vực vệ sinh chung, trực theo lịch và một số công việc khác khi được BGH phân công.

2- Phân công Giám thị:

 Cô Khánh: Thứ 2

 Cô Thúy Hằng: Thứ 3

 Cô Mai: Thứ 6

 Cô Tú : Thứ 5

 Cô Hằng Q : Thứ 4

 Cô Thu : Thứ 7

/- Điểm lưu ý của tổ Văn phòng – Giám thị:

 Mặc dù phân công rõ ràng, nhưng nó vẫn liên quan với nhau.

 Xây dựng đoàn kết trong tổ, để nâng cao sức mạnh tập thể .

 Nâng cao tính sáng tạo: nhanh hơn, và sáng tạo hơn.

D. CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN:

- Phân công các nhiệm vụ cho các thành viên cần phải rõ ràng, phù hợp với

năng lực chuyên môn.

- Tạo điều kiện tốt nhất về thời gian, kinh phí cho phép để hỗ trợ các thành

viên hoàn thành tốt công việc được giao.

- Hướng dẫn các thành viên trong tổ hoàn thành tốt nhiệm vụ trên cơ sở quy

chế thực hiện nhiệm vụ của trường THPT

- Thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhắc nhở sau mỗi tuần, tháng, nửa học kì có sơ kết đánh giá xếp loại thi đua tuyên dương kịp thời; đồng thời có hình thức xử lý nghiêm khắc đối với VC vi phạm quy chế.

- Duy trì chế độ nửa tháng họp 1 lần liên tịch, các bộ phận rút kinh nghiệm những việc làm được, chưa được đồng thời triển khai kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ.

- Hằng tháng họp, để trên cơ sở đó xếp loại thi đua cả năm.

- Kế hoạch cụ thể các tháng căn cứ vào kế hoạch của từng bộ phận để triển

khai thực hiện.

IV. KẾ HOẠCH CỤ THỂ HÀNG THÁNG

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

Tiếp nhận công việc cấp trên giao phó

Tháng 8/2022

- Ổn định công tác tổ chức của các phòng ban; Hoàn thành các báo cáo đầu năm học.

- Học tập các văn bản triển khai nhiệm vụ năm học của Bộ, Sở;

Cả tổ - Cùng BGH Phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong tổ.

- Tham gia tích cực công việc tuyển sinh vào 10; ổn định công tác tổ chức.

- Vệ sinh, sắp xếp lại hồ sơ, sổ sách của các bộ phận.

- Thu hồi sách, báo, tài liệu cho giáo viên mượn đến hạn trả; Lên kế hoạch mua đặt sách, tài liệu đầy đủ và văn phòng phẩm kịp thời cho giáo viên giảng dạy,

- Lập danh sách học sinh nghèo vượt khó học giỏi khối 10,11,12 để trao học bổng tặng sách giáo khoa và thẻ thư viện vào ngày 15/8/2022 năm học 2022- 2023.

- Làm thẻ thư viện đầu năm cho học sinh. Cả tổ

- Vào sổ đóng dấu công văn đi đến hàng ngày. Phát giấy báo điểm ĐH, CĐ 2022-2023 và làm các hồ sơ chuyển trường cho một số hoc sinh.

- Làm giấy mời chuẩn bị khai giảng.

- Thống kê lại tủ thuốc nhà trường và chuẩn bị lập kế hoạch y tế năm học mới.

- Kế hoạch dự trù kinh phí mua thuốc và một số vật dụng y tế đầu năm học mới.

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

- Thành lập Ban sức khỏe trường học.

- Lên kế hoạch thu - chi đầu năm.

- Lập kế hoạch mua bổ sung TBDH còn thiếu.

- Tiến hành mua TBDH và nhập kho thiết bị.

- Cập nhật tất cả các loại hồ sơ, sổ sách sử dụng cho năm học mới.

- Sắp xếp và vệ sinh phòng thực hành vật lý, hóa học.

- Thông báo cho GV một số nội quy, quy định khi mượn thiết bị dạy học.

- Thống kê số lượt sử dụng TBDH theo tháng báo cáo BGH.

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động tổng dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường;

- Kiểm tra toàn bộ CSVC của trường chuẩn bị cho năm học mới.

- Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Tiếp nhận công việc cấp trên giao phó

Tháng 9/2022 - Chuẩn bị cho Khai giảng năm học.

- Kiểm tra, đôn đốc công việc của từng bộ phận.

- Tổ trưởng thu kế hoạch chuyên môn cá nhân.

- Đăng ký thi đua , hoàn thành danh mục hồ sơ thiết bị.

- Hoàn thành kế hoạch tổ CM và nộp cho BGH.

- Chuẩn bị CSVC phục vụ họp phụ huynh toàn trường, hội nghị CNVC, ĐH Đoàn.

- Kiểm tra công tác tuyển sinh. Cả tổ

Vào sổ đóng dấu công văn đi đến hàng ngày. Gửi các BC đầu năm học, đóng dấu sổ điểm, sổ đầu bài; Hoàn thành sổ đăng bộ CB - GV.

- Duyệt thâm niên năm 2022.

- Có KH đặt báo chí quý 4; Lên danh mục sách báo,

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

sắp xếp kho thư viện; làm hoàn chỉnh sổ sử dụng mượn sách báo; vào sổ quản lý máy photo hàng ngày.

- Phát cho mỗi lớp một quyển danh mục sách thự viên hiện có và phát động phòng trao đọc sách trong toàn trường.

- Triển khai thu tiền BHYT, BHTT lập danh sách nạp BHXH Huyện; tuyên truyền sâu rộng cho phụ huynh học sinh biết tầm quan trọng của việc tham gia BHYT .

- Kiểm tra tất cả kế hoạch sử dụng thiết bị của các tổ.

- Kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng TBDH của giáo viên và báo cáo cho ban giám hiệu.

- Lập danh sách các thiết bị hư hỏng trong tháng 9 báo cáo ban giám hiệu.

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động tổng dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường; Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Tiếp nhận công việc cấp trên giao phó.

- Kết hợp với tổ tin làm phòng máy tính.

- Cùng BGH Kiểm tra sổ điểm, sổ đầu bài các lớp.

Tháng 10/2022

- Vào sổ đóng dấu công văn đi đến hàng ngày; Vào sổ đăng bộ học sinh cho HS khối 10; Đóng dấu học bạ khối 11,12; Cả tổ

- Có KH đặt mua các tài liệu nghiên cứu, sách giáo khoa, sách tham khảo cho năm học mới. Lên danh mục sách báo, sắp xếp lại gọn gàng kho thư viện; vào sổ sử dụng mượn sách báo cho CBGV đầy đủ.

- Bổ sung các loại sách còn thiếu như GD đạo đức pháp luật Hồ Chí Minh...

- Tiếp tục hoàn chỉnh kho sách và góp ý kiến với giáo viên chủ nhiệm về việc tuyền truyền động viện học sinh mượn sách thư viện.

- Quản lý máy photo hàng ngày.

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

- Lên kế hoạch thu - chi và có báo cáo tài chính hàng tháng, quý; - Duyệt nâng lương 6 tháng cuối năm. Cả tổ

- Duyệt miễn giảm học phí tại Sở.

- Giải quyết trường hợp sơ cứu, xử lý ban đầu cho GV và HS; Làm bổ sung công tác bảo hiểm; tham gia kiểm tra công tác vệ sinh trường học.

- Phối hợp với các bác sỹ của trạm y tế xã Nghi lâm để khám sức khỏe định kỳ cho học sinh đầu năm học.

- Tuyền truyền cho học sinh và giáo viên giữ gìn vệ sinh cá nhân và môi trường.

- Sửa sai thẻ BHYT cho học sinh.

- Bảo trì tất cả các TBDH hư hỏng, kém phẩm chất.

- Lập danh sách các thiết bị hư hỏng trong tháng 10 báo cáo ban giám hiệu.

- Kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng TBDH của giáo viên và báo cáo cho ban giám hiệu.

- Hoàn thành các loại hồ sơ văn thư - văn phòng; thiết bị, thư viện, kế toán, và các hồ sơ về y tế, kho để kiểm tra đầu năm.

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động tổng dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường; Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Tiếp nhận công việc cấp trên giao phó.

- Chuẩn bị cho ngày lễ nhà giáo việt nam.

Tháng 11/2022

- Làm giấy mời mit tinh ngày nhà giáo viên nam 20/11.

- Kiểm tra bảo quản và sử dụng thiết bị dạy học.

- Giải quyết trường hợp sơ cứu, xử lý ban đầu cho GV và HS; Làm bổ sung công tác bảo hiểm; tham gia kiểm tra công tác vệ sinh trường học. Cả tổ - Lên kế hoạch thu chi kịp thời, đúng chế độ. Duyệt

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

nâng lương tại Sở GD.

- Tập huấn công tác y tế và văn thư tại Sở .

- Phân loại sức khỏe cho học sinh.

- Xử lý Sách mới nhập về kho theo nghiệp vụ thư viện, vào sổ đăng ký cá biệt và sổ đăng ký SGK. Vào sổ sử dụng mượn trả sách báo cho CBGV.

- Hướng dẫn học sinh sử dụng các sách giáo khoa, tham khảo, phục vụ ôn tập học kỳ 1.

- Kiểm tra các bộ phận thự viên, thiết bị dạy học.

- Quản lý máy photo hàng ngày.

- Bảo trì tất cả các TBDH hư hỏng, kém phẩm chất.

- Lập danh sách các thiết bị hư hỏng trong tháng 11 báo cáo ban giám hiệu.

- Thống kê số lượt sử dụng TBDH theo tháng báo cáo BGH.

- Kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng TBDH của giáo viên và báo cáo cho BGH.

- Sắp xếp học bạ khối 11, 12. Vào sổ công văn đi, đến hàng ngày.

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động, dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường;

- Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao phó

Tháng 12/2022

- Kiểm tra, đôn đốc công việc của từng bộ phận, thành viên trong tổ.

Cả tổ - Vào sổ, đóng dấu công văn đi đến hàng ngày, Sắp xếp công văn lưu đi, đến năm 2022. Phân chia phiếu vào 10 của khối 12 theo lớp.

-Duyệt bổ sung quỹ lương tại Sở

- Lên kế hoạch thu chi, rút kinh phí ngân sách tại kho bạc năm 2016 không để dư. Đối chiếu bảo hiểm duyệt các loại hồ sơ của bảo hiểm. Duyệt kế hoạch dự toán kinh phí 2016 tại huyện.

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

- Giải quyết trường hợp sơ cứu, xử lý ban đầu cho GV và HS; tham gia kiểm tra CT VS trường học.

Cả tổ - Xử lý Sách mới nhập về kho theo nghiệp vụ thư viện, vào sổ đăng ký cá biệt và sổ đăng ký SGK. Vào sổ sử dụng mượn trả sách báo cho CBGV. Báo cáo nhanh công tác Thư viện cuối kỳ.

- Quản lý máy photo hàng ngày. Báo cáo nhanh công tác Thư viện cuối kỳ.

- Tuyền truyền cho học sinh và giáo viên phòng chống HIV/AIDS, ma túy.....

- Bảo trì tất cả các TBDH hư hỏng, kém phẩm chất.

- Lập danh sách các thiết bị hư hỏng trong tháng 12 báo cáo ban giám hiệu.

- Kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng TBDH của giáo viên và báo cáo cho BGH.

- Hoàn thành hồ sơ học kỳ I.

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động tổng dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường;

-Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Thực hiện kế hoạch cấp trên giao phó

- Tổng kết công tác nhiệm vụ học kỳ 1.

Tháng 01/2023 - Chuẩn bị tốt CSVC và văn phòng phẩm để Sơ kết học kỳ I.

- Phục vụ Họp phụ huynh đầu học kỳ II .

- Báo cáo công tác tài chính học kỳ I, Chi các khoản cho CB, CNV.

- Đối chiếu kho bạc, nhận nguồn hoạt động tại phòng tài chính 2017.

- Lập báo cáo tài chính 2016. Tổ Văn phòng

- Giải quyết trường hợp sơ cứu, xử lý ban đầu cho GV và HS; tham gia kiểm tra CTVS trường học.

- Sơ kết kiểm tra công tác Y tế trong học kỳ 1.

Tuyền truyền VS , phòng bệnh và đề phòng tại nạn

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

trong dịp lễ tết.

- Tuyền truyền vấn đề giao thông an ninh trường.

- Nhắc nhở ban đọc mượn , trả sách thự viên theo đúng quy định, thống kế các loại sách còn thiếu mà giáo viên phản ánh để báo cáo nhà trường bổ sung thêm. Xử lý kỷ thuật tài liệu.

- Quản lý máy photo hàng ngày.

- Vào sổ, đóng dấu công văn đi đến hàng ngày. Gửi các báo cáo giữa năm; Giao nhận học bạ cho GV vào điểm và ký học bạ.

- Bảo trì tất cả các TBDH hư hỏng, kém phẩm chất.

- Kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng TBDH của giáo viên và báo cáo cho ban giám hiệu.

- Lập danh sách các thiết bị hư hỏng trong tháng 1 báo cáo ban giám hiệu.

- Thống kê số lượt sử dụng TBDH theo tháng báo cáo BGH.

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động tổng dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường; Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Thực hiện kế hoạch cấp trên giao phó.

Tháng 01/2023

- Giải quyết trường hợp sơ cứu, xử lý ban đầu cho GV và HS; Tham gia kiểm tra CTVS trường học.

- Triển khai làm thẻ BHYT cho học sinh.

- Lên kế hoạch mua thuốc cho học sinh học kỳ 2.

Tổ văn phòng

- Xử lý Sách báo hàng ngày theo nghiệp vụ thư viện, vào sổ đăng ký cá biệt và sổ đăng ký SGK. Vào sổ sử dụng mượn trả sách báo cho CBGV.

- Giới thiệu thư mục chuyên đề phục vụ công tác giảng dạy và học tập. - Mua sách ôn tập thi tốt nghiệp THPT cho , giáo viên học sinh khối 12.

- Quản lý máy photo hàng ngày.

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

- Lên kế hoạch thu, chi các khoản đúng chế độ.

- Vào sổ, đóng dấu công văn đi đến hàng ngày. Sắp xếp các loại hồ sơ lưu trữ.

- Bảo trì tất cả các TBDH hư hỏng, kém phẩm chất.

- Kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng TBDH của giáo viên và báo cáo cho ban giám hiệu.

- Lập danh sách các thiết bị hư hỏng trong tháng 2 báo cáo ban giám hiệu.

- Thống kê số lượt sử dụng TBDH theo tháng báo cáo BGH.

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động tổng dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường; Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao phó.

- Phối hợp với các tổ chức nhà trường kỷ niệm các ngày lễ lớn.

- Giải quyết trường hợp sơ cứu, xử lý ban đầu cho GV và HS; tham gia kiểm tra CTVS trường học.

- Giáo dục giới tính SKSS vị thành niên.

- vệ sinh cá nhân, phòng chống các dịch bệnh.

- Chuẩn bị thuốc để chuẩn bị thi nghề THPT.

- Thanh toán thai sản cho người lao động. Tháng 3/2023 - Tổ văn phòng

- Lên kế hoạch thu, chi các khoản đúng chế độ.

- Xử lý Sách báo hàng ngày theo nghiệp vụ thư viện, vào sổ đăng ký cá biệt và sổ đăng ký SGK. Vào sổ sử dụng mượn trả sách báo cho CBGV.

- Chuẩn bị sách, lập danh mục sách và tổ chức giới thiệu hướng dân sử dụng sách phục vụ việc Ôn tập kiểm tra cuối năm.

- Quản lý máy photo hàng ngày.

- Vào sổ đóng dấu công văn đi đến hàng ngày.

- Bảo trì tất cả các TBDH hư hỏng, kém phẩm chất.

- Kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng TBDH của

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

giáo viên và báo cáo cho ban giám hiệu.

- Lập danh sách các thiết bị hư hỏng trong tháng 3 báo cáo ban giám hiệu.

- Thống kê số lượt sử dụng TBDH theo tháng báo cáo BGH.

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động tổng dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường;

- Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao phó

Tháng 4/2023

- Phối hợp cùng BGH Kiểm tra thực hiện chương trình trong sổ đầu bài và tiến độ điểm trong sổ điểm.

- Chuẩn bị CSVC và VPP cho Kiểm tra học kỳ, khảo sát chất lượng khối 12 ( thi thử TN cho học sinh khối 12)

- Giải quyết trường hợp sơ cứu, xử lý ban đầu cho GV và HS; tham gia kiểm tra cong tác vệ sinh trường học.

- Hưởng ứng tháng hành động vị chất lượng VSAT thực phẩm, tuần lễ nước sạch VSMT, tuyền truyền bệnh sốt xuất huyết.

ổ T văn phòng

- Xử lý Sách báo hàng ngày theo nghiệp vụ thư viện, vào sổ đăng ký cá biệt và sổ đăng ký SGK. Vào sổ sử dụng mượn trả sách báo cho CBGV.

- Chuẩn bị kế hoạch giới thiệu phát hành sách giáo khoa phục vụ năm học mới.

- Tu sửa vệ sinh thư viện.

- Kiểm tra các bộ phận thự viên, thiết bị dạy học, Y tế.

- Quản lý máy photo hàng ngày.

- Vệ sinh các thiết bị đã sử dụng; Báo cáo tình hình sử dụng thiết bị theo tháng; Kiểm tra công tác vệ sinh hàng ngày của lớp trực tuần.

- Đối chiếu ngân sách quý 1 tại kho bạc.

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

Hướng dẫn viết hồ sơ, thu hồ sơ và lệ phí ĐKDT ĐH, CĐ.

- Lên kế hoạch thu, chi các khoản đúng chế độ.

- Kiểm tra bảo quản và sử dụng thiết bị dạy học.

- Bảo trì tất cả các TBDH hư hỏng, kém phẩm chất.

- Kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng TBDH của giáo viên và báo cáo cho ban giám hiệu.

- Lập danh sách các thiết bị hư hỏng trong tháng 4 báo cáo ban giám hiệu.

- Thống kê số lượt sử dụng TBDH theo tháng báo cáo BGH.

- Vào sổ đóng dấu công văn đi đến hàng ngày. Xử lý hồ sơ ĐKDT ĐH, CĐ. (Sắp xếp, vào máy, rút phiếu dự thi).

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động tổng dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường;

- Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao phó

- Chuẩn bị văn phòng phẩm cho Khảo sát chất lượng khối10, 11; Kiểm tra học kỳ II.

- Làm hồ sơ thi tốt nghiệp 12, giao nhận học bạ cho GV ký và vào điểm.

- Phục vụ Thi thử Đại học lần 2

- Nạp các báo cáo tổng kết cuối năm.

- Phục vụ Thi thử TN lớp 12 đợt 2

- Đánh giá thi đua cuối năm, xếp loại CBNV. Tháng 5/2023

- Báo cáo công tác tài chính thu chi trong tháng.

- Tổ văn phòng - Thanh toán đầy đủ học thêm cho giáo viên, hoàn thành các khoản thu học sinh.

- Vệ sinh, sắp xếp lại kho thư viện, thu hồi sách báo cho mượn về thư viện đầy đủ, báo cáo công tác thư viện cuối năm học.

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

- Vệ sinh các thiết bị đã sử dụng; Báo cáo tình hình sử dụng thiết - Kiểm kê tình hình kho sách chuẩn bị kế hoạch bảo quản sách, báo, tài liệu trong dịp hè.

- Bảo trì tất cả các TBDH hư hỏng, kém phẩm chất.

- Lập danh sách các thiết bị hư hỏng trong tháng 5 báo cáo ban giám hiệu.

- Hoàn thành hồ sơ học kỳ 1.

- Thu xếp bảo quản TBDH gọn gàng, ngăn nắp và có tính khoa học chuẩn bị nghỉ hè.

- Hoàn thành hồ sơ năm học 2022-2023.

- Sắp xếp bảo quản TBDH chuẩn bị kiểm kê và thanh lý thiết bị cuối tháng 6/2023.

- Chuẩn bị cơ sở vật chất và công tác tài chính cho thi tốt nghiệp THPT.

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động tổng dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường;

- Làm báo cáo tổng kết công tác y tế trong năm học 2022-2023.

- Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao phó.

Tháng 6/2023 - Chuẩn bị hồ sơ thi tuyển sinh vào 10

- Chuẩn bị tủ thuốc để phục vụ cho công tác thi tuyển sinh vào 10.

- Tổ chức bảo quản kho sách, tài liệu, tài sản...các trang thiết bị thự viên trong thời gian nghỉ hè..

- Đối chiếu thu – chi với quỹ.

- Thanh toán chế độ thai sản. -Các Thành viên tổ được phân công - Tham gia phục vụ thi tuyển sinh vào 10.

- Nạp các báo cáo cuối năm về Sở Giáo dục và ĐT.

- Trực công việc hành chính văn phòng trong hè.

- Bàn giao học bạ cho học sinh, chứng nhận tốt nghiệp.

THÁNG

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

BỔ SUNG

PHÂN CÔNG PHỤ TRÁCH

- Triển khai kiểm kê kho thiết bị và hóa chất.

- Thanh lý những thiết bị hư hỏng, mất phẩm chất...

- Chỉ đạo lớp trực tuần lao động tổng dọn vệ sinh sạch sẽ các kho đồ dùng nhà trường;

- Phục vụ nước cho các phòng ban hàng ngày.

- Trực công việc văn phòng trong hè

- Công tác tuyển sinh vào 10

- Lên kế hoạch thanh lý thuốc và vật tư y tế.

- Chi các khoản phát sinh trong tháng.

- Triển khai kiểm kê kho thiết bị và hóa chất.

-Các thành viên trong tổ được phân công.

- Vệ sinh phòng thực hành, phòng kho để thiết bị và các thiết bị chuẩn bị cho năm học mới. Tháng 7/2023

- Kết hợp với các tổ chuyên môn rà soát lại TBDH kém phẩm chất rồi lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa.

-Phát hành sách giáo khoa phục vụ cho năm học mới.

- Bàn giao học bạ cho học sinh, chứng nhận tốt nghiệp.

Nghi Lộc, ngày tháng năm 2022

TỔ TRƯỞNG Duyệt cña BGH

Lê Thị Khánh Đặng Đình Kỳ

TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5

PHỤ LỤC 3

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

NHÓM VĂN PHÒNG

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ

NĂM HỌC 2022-2023

Họ và tên: Lê Thị Khánh

Tổ: Văn phòng

I. CĂN CỨ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH:

- Căn cứ vào Luật Giáo dục sửa đổi năm 2005;

- Căn cứ Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT ngày 15/9/2020 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Căn cứ Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 2022-2023 của trường THPT Nghi Lộc 5;

- Căn cứ vào kế hoạch hoạt động của tổ Văn phòng năm học 2022-2023,

II. THÔNG TIN CÁ NHÂN

Ngày sinh: 20/05/1985

Quê quán: Nghi Văn, Nghi Lộc, Nghệ An

Hộ khẩu thường trú: Nghi Lâm, Nghi Lộc, Nghệ An

Năm vào ngành: 2009

Số năm công tác: 13 năm

Số điện thoại: 0978801293

Trình độ chuyên môn: ĐH Kế toán-Trung cấp văn thư.

* ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH

1.Thuận lợi:

-Có sự chỉ đạo sát sao của Ban Giám hiệu nhà trường;

-Tuổi trẻ, có ý thức học hỏi, tinh thần trách nhiệm cao trong công tác.

-Được đào tạo chính quy về chuyên môn nghiệp vụ.

2.Khó khăn:

-Khối lượng công việc nhiều, tính chất phức tạp, yêu cầu nhiệm vụ đòi hỏi cao;

-Lương thấp, cuộc sống gặp nhiều khó khăn, vất vả;

-Con nhỏ, chồng là bộ đội luôn vắng nhà.

III. NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO TRONG NĂM HỌC 2022-2023

Công tác chuyên môn: Văn thư

IV. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN TRONG NĂM HỌC 2022-2023:

1.Hồ sơ cá nhân:

-Đăng kí xếp loại hồ sơ chuyên môn: tốt

-Hồ sơ bao gồm: Kế hoạch công tác văn thư, sổ ghi chép hội họp, sổ đăng ký công văn đi, sổ đăng ký công văn đến, sổ cấp bằng tốt nghiệp, sổ đăng bộ giáo viên, sổ đăng bộ học sinh, sổ theo dõi học sinh chuyển trường đi, sổ theo dõi học sinh chuyển trường đến, …

2.Mục tiêu, nhiệm vụ thực hiện trong năm học:

-Tu dưỡng, rèn luyện, nâng cao phẩm chất đạo đức, lối sống;

-Trau dồi chuyên môn nghiệp vụ, học hỏi kinh nghiệm.

3.Các hoạt động trọng tâm cần ưu tiên thực hiện trong năm học:

-Sử dụng hệ thống e-mail để gửi và nhận công văn đi, công văn đến;

-Ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào việc giải quyết văn bản;

-Đóng dấu các loại văn bản, giấy tờ, hồ sơ, sổ sách, học bạ học sinh…

4.Lịch trình các hoạt động chính trong năm học 2022-2023:

Các nội dung chính của Các nội dung của Thời gian công tác Văn thư công tác kiêm nhiệm

1. Quy trình giải quyết công văn đến: - Phát bằng TN, học bạ học sinh;

- Làm thủ tục chuyển trường cho 1 số HS; Tháng 9/2022

- Kiểm tra hộp thư điện tử của trường, in công văn từ hộp thư, nhận công văn từ bưu tá và các đường khác; - Ghi sổ đăng bộ nhà trường

- Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến;

- Vào sổ đăng ký công văn đến;

- Kiểm tra xác nhận thông tin các loại hồ sơ học sinh của trường - Trình hiệu trưởng phê duyệt;

- Phát giấy báo điểm ĐH, - Đăng ký bổ sung phần nơi nhận

Các nội dung chính của Các nội dung của Thời gian công tác Văn thư công tác kiêm nhiệm

- Phô tô nhân bản CĐ 2022.

- Phân chia, chuyển phát công văn đến các bộ phận liên quan thực hiện; - Lập các loại sổ sách theo quy định.

2. Quy trình giải quyết công văn đi: - Sắp xếp hồ sơ sổ sách lưu trữ

- Kiểm tra thể thức công văn đi; - Sắp xếp học bạ học sinh

- Đánh số, ngày tháng công văn đi

- Một số công việc đột xuất khác. - Vào sổ đăng ký công văn đi

- Phô tô nhân bản

- Đóng dấu công văn đi

- Chuyển, gửi công văn đi tới các bộ phận thực hiện và các cơ quan liên quan.

Tháng 10/2022

1. Quy trình giải quyết công văn đến: - Phát bằng TN, học bạ học sinh;

- Làm thủ tục chuyển trường cho 1 số HS;

- Kiểm tra hộp thư điện tử của trường, in công văn từ hộp thư, nhận công văn từ bưu tá và các đường khác; - Ghi sổ đăng bộ nhà trường

- Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến;

- Vào sổ đăng ký công văn đến;

- Kiểm tra xác nhận thông tin các loại hồ sơ học sinh của trường - Trình hiệu trưởng phê duyệt;

- Đăng ký bổ sung phần nơi nhận - Sắp xếp hồ sơ sổ sách lưu trữ - Phô tô nhân bản - Sắp xếp học bạ học sinh

- Phân chia, chuyển phát công văn đến các bộ phận liên quan thực hiện; - Một số công việc đột xuất khác.

2. Quy trình giải quyết công văn đi:

- Kiểm tra thể thức công văn đi;

- Đánh số, ngày tháng công văn đi

- Vào sổ đăng ký công văn đi - Phô tô nhân bản

- Đóng dấu công văn đi

- Chuyển, gửi công văn đi tới các bộ

Các nội dung chính của Các nội dung của Thời gian công tác Văn thư công tác kiêm nhiệm

phận thực hiện và các cơ quan liên quan.

1. Quy trình giải quyết công văn đến: - Phát bằng TN, học bạ học sinh;

- Làm thủ tục chuyển trường cho 1 số HS;

- Kiểm tra hộp thư điện tử của trường, in công văn từ hộp thư, nhận công văn từ bưu tá và các đường khác; - Ghi sổ đăng bộ nhà trường

- Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến;

- Vào sổ đăng ký công văn đến;

- Kiểm tra xác nhận thông tin các loại hồ sơ học sinh của trường - Trình hiệu trưởng phê duyệt;

- Đăng ký bổ sung phần nơi nhận - Sắp xếp hồ sơ sổ sách lưu trữ - Phô tô nhân bản - Sắp xếp học bạ học sinh Tháng 11/2022

- Phân chia, chuyển phát công văn đến các bộ phận liên quan thực hiện; - Một số công việc đột xuất khác.

2. Quy trình giải quyết công văn đi:

- Kiểm tra thể thức công văn đi;

- Đánh số, ngày tháng công văn đi

- Vào sổ đăng ký công văn đi

- Phô tô nhân bản

- Đóng dấu công văn đi

- Chuyển, gửi công văn đi tới các bộ phận thực hiện và các cơ quan liên quan.

1. Quy trình giải quyết công văn đến: - Phát bằng TN, học bạ học sinh;

- Làm thủ tục chuyển trường cho 1 số HS;

- Kiểm tra hộp thư điện tử của trường, in công văn từ hộp thư, nhận công văn từ bưu tá và các đường khác; - Ghi sổ đăng bộ nhà trường

- Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến;

- Vào sổ đăng ký công văn đến; - Kiểm tra xác nhận thông tin các loại hồ sơ

Các nội dung chính của Các nội dung của Thời gian công tác Văn thư công tác kiêm nhiệm

- Trình hiệu trưởng phê duyệt; học sinh của trường

- Đăng ký bổ sung phần nơi nhận

- Sắp xếp hồ sơ sổ sách lưu trữ - Phô tô nhân bản

- Sắp xếp học bạ học sinh

- Phân chia, chuyển phát công văn đến các bộ phận liên quan thực hiện;

- Một số công việc đột xuất khác.

2. Quy trình giải quyết công văn đi:

Tháng 12/2022 - Kiểm tra thể thức công văn đi;

- Đánh số, ngày tháng công văn đi

- Vào sổ đăng ký công văn đi

- Phô tô nhân bản

- Đóng dấu công văn đi

- Chuyển, gửi công văn đi tới các bộ phận thực hiện và các cơ quan liên quan.

1. Quy trình giải quyết công văn đến: - Phát bằng TN, học bạ học sinh;

Tháng 01/2023 - Làm thủ tục chuyển trường cho 1 số HS;

- Kiểm tra hộp thư điện tử của trường, in công văn từ hộp thư, nhận công văn từ bưu tá và các đường khác; - Ghi sổ đăng bộ nhà trường

- Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến;

- Vào sổ đăng ký công văn đến;

- Kiểm tra xác nhận thông tin các loại hồ sơ học sinh của trường - Trình hiệu trưởng phê duyệt;

- Đăng ký bổ sung phần nơi nhận - Lập các loại sổ sách theo quy định. - Phô tô nhân bản

- Sắp xếp hồ sơ sổ sách lưu trữ - Phân chia, chuyển phát công văn đến các bộ phận liên quan thực hiện; - Sắp xếp học bạ học sinh

2. Quy trình giải quyết công văn đi: - Một số công việc đột xuất khác.

- Kiểm tra thể thức công văn đi; - Đánh số, ngày tháng công văn đi

- Vào sổ đăng ký công văn đi

- Phô tô nhân bản

Các nội dung chính của Các nội dung của Thời gian công tác Văn thư công tác kiêm nhiệm

- Đóng dấu công văn đi

- Chuyển, gửi công văn đi tới các bộ phận thực hiện và các cơ quan liên quan.

1. Quy trình giải quyết công văn đến: - Phát bằng TN, học bạ học sinh;

- Làm thủ tục chuyển trường cho 1 số HS;

- Kiểm tra hộp thư điện tử của trường, in công văn từ hộp thư, nhận công văn từ bưu tá và các đường khác; - Ghi sổ đăng bộ nhà trường

- Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến;

- Vào sổ đăng ký công văn đến;

- Kiểm tra xác nhận thông tin các loại hồ sơ học sinh của trường - Trình hiệu trưởng phê duyệt;

- Đăng ký bổ sung phần nơi nhận - Sắp xếp hồ sơ sổ sách lưu trữ - Phô tô nhân bản - Sắp xếp học bạ học sinh Tháng 02/2023

- Phân chia, chuyển phát công văn đến các bộ phận liên quan thực hiện; - Một số công việc đột xuất khác.

2. Quy trình giải quyết công văn đi:

- Kiểm tra thể thức công văn đi;

- Đánh số, ngày tháng công văn đi

- Vào sổ đăng ký công văn đi

- Phô tô nhân bản

- Đóng dấu công văn đi

- Chuyển, gửi công văn đi tới các bộ phận thực hiện và các cơ quan liên quan.

Tháng 3/2023

1. Quy trình giải quyết công văn đến: - Phát bằng TN, học bạ học sinh;

- Kiểm tra hộp thư điện tử của trường, in công văn từ hộp thư, nhận công văn từ bưu tá và các đường khác; - Làm thủ tục chuyển trường cho 1 số HS; - Ghi sổ đăng bộ nhà trường

- Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến; - Kiểm tra xác nhận

Các nội dung chính của Các nội dung của Thời gian công tác Văn thư công tác kiêm nhiệm

- Vào sổ đăng ký công văn đến;

thông tin các loại hồ sơ học sinh của trường - Trình hiệu trưởng phê duyệt;

- Đăng ký bổ sung phần nơi nhận - Sắp xếp hồ sơ sổ sách lưu trữ - Phô tô nhân bản - Sắp xếp học bạ học sinh

- Phân chia, chuyển phát công văn đến các bộ phận liên quan thực hiện; - Một số công việc đột xuất khác.

2. Quy trình giải quyết công văn đi:

- Kiểm tra thể thức công văn đi;

- Đánh số, ngày tháng công văn đi

- Vào sổ đăng ký công văn đi

- Phô tô nhân bản

- Đóng dấu công văn đi

- Chuyển, gửi công văn đi tới các bộ phận thực hiện và các cơ quan liên quan.

1. Quy trình giải quyết công văn đến: - Phát bằng TN, học bạ học sinh;

- Làm thủ tục chuyển trường cho 1 số HS;

- Kiểm tra hộp thư điện tử của trường, in công văn từ hộp thư, nhận công văn từ bưu tá và các đường khác; - Ghi sổ đăng bộ nhà trường Tháng 4/2023 - Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến;

- Vào sổ đăng ký công văn đến;

- Kiểm tra xác nhận thông tin các loại hồ sơ học sinh của trường - Trình hiệu trưởng phê duyệt;

- Đăng ký bổ sung phần nơi nhận - Sắp xếp hồ sơ sổ sách lưu trữ - Phô tô nhân bản - Sắp xếp học bạ học sinh

- Phân chia, chuyển phát công văn đến các bộ phận liên quan thực hiện; - Một số công việc đột xuất khác.

2. Quy trình giải quyết công văn đi: - Kiểm tra thể thức công văn đi;

- Đánh số, ngày tháng công văn đi

- Vào sổ đăng ký công văn đi

Các nội dung chính của Các nội dung của Thời gian công tác Văn thư công tác kiêm nhiệm

- Phô tô nhân bản

- Đóng dấu công văn đi

- Chuyển, gửi công văn đi tới các bộ phận thực hiện và các cơ quan liên quan.

1. Quy trình giải quyết công văn đến: - Phát bằng TN, học bạ học sinh;

- Làm thủ tục chuyển trường cho 1 số HS;

- Kiểm tra hộp thư điện tử của trường, in công văn từ hộp thư, nhận công văn từ bưu tá và các đường khác; - Ghi sổ đăng bộ nhà trường

- Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến;

- Vào sổ đăng ký công văn đến;

- Kiểm tra xác nhận thông tin các loại hồ sơ học sinh của trường - Trình hiệu trưởng phê duyệt;

- Đăng ký bổ sung phần nơi nhận - Sắp xếp hồ sơ sổ sách lưu trữ - Phô tô nhân bản - Sắp xếp học bạ học sinh Tháng 5/2023

- Phân chia, chuyển phát công văn đến các bộ phận liên quan thực hiện; - Một số công việc đột xuất khác.

2. Quy trình giải quyết công văn đi:

- Kiểm tra thể thức công văn đi;

- Đánh số, ngày tháng công văn đi

- Vào sổ đăng ký công văn đi

- Phô tô nhân bản

- Đóng dấu công văn đi

- Chuyển, gửi công văn đi tới các bộ phận thực hiện và các cơ quan liên quan.

Tháng 6/2023

1. Quy trình giải quyết công văn đến: - Phát bằng TN, học bạ học sinh;

- Chuẩn bị VPP c ác cuộc thi;

- Kiểm tra hộp thư điện tử của trường, in công văn từ hộp thư, nhận công văn từ bưu tá và các đường khác; - Làm thủ tục chuyển trường cho 1 số HS;

Các nội dung chính của Các nội dung của Thời gian công tác Văn thư công tác kiêm nhiệm

- Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đến;

- Ghi sổ đăng bộ nhà trường - Vào sổ đăng ký công văn đến;

- Trình hiệu trưởng phê duyệt;

- Đăng ký bổ sung phần nơi nhận - Kiểm tra xác nhận thông tin các loại hồ sơ học sinh của trường - Phô tô nhân bản

- Sắp xếp hồ sơ sổ sách lưu trữ - Phân chia, chuyển phát công văn đến các bộ phận liên quan thực hiện; - Sắp xếp học bạ học sinh

2. Quy trình giải quyết công văn đi: - Một số công việc đột xuất khác. - Kiểm tra thể thức công văn đi;

- Đánh số, ngày tháng công văn đi

- Vào sổ đăng ký công văn đi

- Phô tô nhân bản

- Đóng dấu công văn đi

- Chuyển, gửi công văn đi tới các bộ phận thực hiện và các cơ quan liên quan.

3.ĐĂNG KÝ DANH HIỆU THI ĐUA CÁ NHÂN CUỐI NĂM

Lao động tiên tiến xuất sắc.

Nghi Lộc, ngày tháng 9 năm 2022

DUYỆT CỦA BAN GIÁM HIỆU NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH

Lê Thị Khánh Đặng Đình Kỳ

SỞ GD&ĐT NGHỆ AN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

Nghi Lộc, ngày tháng năm 2022

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THƯ VIỆN

NĂM HỌC 2022-2023

I. CĂN CỨ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH:

Căn cứ công văn 4612/BGD&ĐT-TDTrH ngày 3/10/2017 của Bộ Giáo dục và đào tạo về Hướng dẫn thực hiện chương trình giáo dục phổ thông hiện hành theo quy định hướng phát triển năng lực và phẩm chất học sinh từ năm học 2017-2018;

Căn cứ vào quyết định 01/ 2004/ QĐ-13GD&ĐT sửa đổi Quyết định 01/2003/QĐ- BGD& ĐT về việc ban hành quy định tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông ngày 29/ 01/ 2004 của Bộ trưởng Bộ GD & ĐT;

Căn cứ vào Kế hoạch số 119/KH-THPTNL5 ngày 10/9/2022 thực hiện nhiệm vụ năm học 2022-2023 trường THPT Nghi Lộc 5 đã đề ra Kế hoạch hoạt động công tác thư viện trường học 2022-2023.

II.NGƯỜI THỰC HIỆN KẾ HOẠCH:

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy Hằng Tuổi: 37

Chức vụ: Nhân viên Thư viện

Trình độ chuyên môn: Đại học

Số năm công tác: 17 năm

Đơn vị công tác: Tổ Ngữ Văn – nhóm Văn phòng – Trường THPT Nghi Lộc 5

Chỗ ở hiện nay: Nghi Lâm – Nghi Lộc- Nghệ An

III. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH.

1.Thuận lợi:

- Năm học 2022-2023 trường THPT Nghi Lộc 5 có tổng số học sinh: 1050 em; số lớp: 26 lớp học sinh (Khối 10: 9 lớp; Khối 11: 9 lớp; Khối 12: 8 lớp). Tổng số CB,GV,CNV: 65 người ( 05 tổ chuyên môn và 01 tổ văn phòng)

- Lãnh đạo BGH nhà trường luôn có sự chỉ đạo sát sao cho công tác thư viện.

- Đội ngũ cán bộ, giáo viên trẻ, nhiệt tình

- Thư viện có đầy đủ sách theo quy định: Sách giáo khoa, sách nghiệp vụ giáo viên, sách tham khảo, sách đạo đức pháp luật,…

- Thư viện có 2 phòng: Phòng đọc cho học sinh và phòng kho sách dùng chung.

- Bản thân luôn có ý thức học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, trách nhiệm với công việc được giao, được đào tạo chính quy về chuyên môn nghiệp vụ.

2. Khó khăn:

- Địa bàn trường đóng nằm trên 3 xã Lâm, Văn, Kiều của Huyện Nghi Lộc đời sống nhân dân còn gặp nhiều khó khăn, dân trí vùng tuyển sinh còn thấp.

- Mạng xã hội phát triển mạnh mẽ nên ngồi đâu cũng có thể truy cập được internet nên học sinh đến với thư viện theo kiểu đối phó khi có kiểm tra.

- Nguồn tài liệu bổ sung cho thư viện hàng năm còn ít nên chưa cung cấp đủ như cầu cho học sinh toàn trường.

- Thời gian trực cả ngày, con nhỏ, chồng là bộ đội công tác vùng khó khăn nên thường xuyên vắng nhà, đồng lương thư viện còn thấp nên cuộc sống còn khó khăn vất vả.

IV. NỘI DUNG KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THƯ VIỆN.

A. MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2022-2023.

- Chấp hành tốt nội quy, quy chế của trường và ngành đề ra.

- Bảo quản tốt tất cả nguồn tài liệu và các thiết bị hiện có.

- Thanh lí, Kiểm kê đầy đủ, kịp thời tham mưu cho lãnh đạo nhà trường mua bổ sung tài liệu cần thiết phục vụ trong năm học.

- Đôn đốc 100% cán bộ, giáo viên, công nhân viên và 90% học sinh trong nhà trường đến với thư viện.

- Khuyến khích 100% học sinh làm thẻ thư viện để tra cứu và sử dụng mượn tài liệu.

- Luôn đổi mới phương pháp làm việc để nâng cao hiệu quả công việc.

- Phối hợp tốt với Tổ chuyên môn, Đoàn trường làm các cuộc thi để tạo sân chơi bổ ích cho học sinh tham gia trãi nghiệm như: Cuộc thi “Tìm hiểu lịch sử nhà trường”, “Giá sách thư viện lớp học đẹp”, Thi kể chuyện theo sách “Lan tỏa tri thức”, thành lập câu lạc bộ yêu sách.

- Thực hiện đầy đủ các loại hồ sơ sổ sách cá nhân và lưu sổ sách theo quy định.

- Hồ sơ sổ sách: Đạt tốt

- Không vi phạm quy chế chuyên môn

- Công tác chuyên môn: Hoàn thành tốt nhiệm vụ

- Phấn đấu đạt danh hiệu: Tiên tiến xuất sắc.

B. KẾ HOẠCH VÀ GIẢI PHÁP CỤ THỂ.

1. Biện pháp thực hiện:

- Lập kế hoạch theo từng chuyên mục mình phụ trách như kế hoạch công tác thư viện, Kế hoạch bổ sung mua sắm tài liệu, Kiểm kê thanh lí… và thực hiện đúng kế hoạch đề ra.

- Tích cực tự học, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

- Thường xuyên trao đổi chuyên môn với đồng nghiệp, học hỏi kinh nghiệm bạn bè, đồng nghiệp.

- Thường xuyên cập nhật và trau dồi kiến thức chuyên môn lĩnh vực của mình phụ trách theo hướng tích cực.

- Thường xuyên tìm tòi đổi mới phương pháp làm việc trong công tác thư viện.

- Tăng cường tổ chức cho học sinh trong năm học tham gia hoạt động thư viện bằng các cuộc thi theo chủ đề, chủ điểm, tạo sân chơi lành mạnh, bổ ích phát triển văn hóa đọc trường.

- Thực hiện nghiêm chỉnh các nhiệm vụ chuyên môn mà cấp trên giao phó, nộp hồ sơ sổ sách đúng thời gian quy định và kiểm tra theo kế hoạch.

- Thực hiện đúng quy định của Ngành.

- Tích cực tham gia phong trào tự học, tự nâng cao kiến thức và có ý thức tiết kiệm trong gia đình cũng như ở trường.

- Thường xuyên rèn luyện, tu dưỡng đạo đức nhà giáo. Cụ thể thực hiện tốt theo các tiêu chí trong Chuẩn giáo viên THPT, luôn luôn phấn đấu mình là một tấm gương tốt.

2. Kế hoạch tháng, tuần:

HỌC KỲ I

Biện pháp Thời gian thực hiện Tháng /Tuần Kế hoạch trọng tâm của thư viện

Ghi chú điều chỉn h bổ sung

- Vệ sinh, sắp xếp kho sách sạch sẽ, khang trang - Kiểm tra lại tình hình kho sách,chuẩn bị phục vụ năm học Rà soát báo lại Ban CSVC Kết hợp bộ phận văn thư đăng ký mua hồ 8/202

sơ tại công ty thiết bị Nghệ An Ghi trực tiếp lên phiếu mượn sách,báo Lập danh mục mua sắm tài liệu cho năm học

9/202 1

10/20 21

mới. - Phục vụ việc GV, học sinh mượn SGK, STK, SNV - Lập bảng kế hoạch & báo cáo đầu năm. - Kiểm tra sách GK và sách tham khảo, sách giáo viên để phục vụ cho giáo viên và học tập của HS. - Lập kế hoạch mua bổ sung các loại sách theo kế hoạch. - CBTV xây dựng kế hoạch hoạt động thư viện trong năm học 2021 - 2022 trong đó: kế hoạch mua sắm CSVC, sách, báo, tài liệu. - Phục vụ giáo viên, học sinh mượn sách. - Làm báo cho nhà trường về tình hình sử dụng sách GK của học sinh và giáo viên, và học sinh. - Hưởng ứng tháng ATGT, Cấp phát sách an toàn giao thông cho khối 10, k11, k12. Phát Sách ATGT cho 25 lớp sinh hoạt 15 phút đầu giờ . -Hướng dẫn giáo viên và học sinh học trực tuyến vì nghỉ covit - Quyết định thành lập tổ cộng tác viên thư viện. - Triển khai các hoạt động thư viện đi vào nề nếp. - Tuyên truyền theo chủ đề, chủ điểm, giới thiệu sách mới(nếu có) - Mua bổ sung sách cho thư viện . - Phục vụ giáo viên, học sinh mượn sách.

11/20 21

12/20 21

- Có kế hoạch bảo quản kho sách trong mùa mưa, bão. - Cặp nhật phần mền phân hệ thư viện về các số liệu. - Hưởng ửng tuần lễ học tập suốt đời vào đầu tháng 10 năm 2021. Hướng dẫn học sinh và giáo viên học tập tuần lễ học tập suất đời được trực tiếp qua đài phát thanh truyền hình nghệ an do Sở Giáo Dục và Đào Tạo Nghệ An tổ chức. - Phát động học sinh mua sách “Bác Hồ và những bài học về đạo đức…..dành cho THPT. - Bổ sung các loại sách tham khảo phục vụ cho việc bồi dưỡng đội tuyển học sinh giỏi các khối lớp10 . k11 - Giới thiệu sách, báo nhân ngày nhà giáo Việt Nam 20/11 (Nếu có tài liệu theo chủ đề.) - Phục vụ giáo viên, học sinh mượn sách. - Làm phiếu mô tả sách khi có sách mới. - Cặp nhật phần mền phân hệ thư viện về tình hình mượn của GV, HS - Phục vụ giáo viên, học sinh mượn sách. - Tự kiểm tra, đánh giá thư viện theo chuẩn. - Bao bọc lại một số sách TK, SNV - Phục vụ cho GV ,học sinh mượn sách ôn thi học kỳ1 - Làm phiếu mô tả sách . - Tuyên truyền phục vụ đội tuyển bồi dưỡng học sinh giỏi

1/202 2

2/202 2

3/202 2

4/202 2

mượn sách tham khảo để học. - Tuyên truyền sách quân đội nhân dân việt nam 22-12 - Cho giáo viên và học sinh mượn SGK, STK phục vụ học kì II - Phục vụ giáo viên, học sinh mượn sách. - Giới thiệu một số sách tham khảo . - Báo cáo sơ kết hoạt động thư viện học kỳ 1 - Làm phiếu mô tả sách . - Phục vụ giáo viên, học sinh mượn sách. - Làm phiếu mô tả sách . - Sắp xếp, tu bổ lại sách học sinh trả của sách học kỳ I - Giới thiệu một số sách tham khảo phục vụ dạy và học - Tăng cường cho đội tuyển học sinh giỏi mượn sách bồi dưỡng. - Xử lý, sắp xếp sách, báo theo nghiệp vụ - Phục vụ giáo viên, học sinh mượn sách - Giới thiệu một số sách báo hoaạt động đoàn. - Bổ sung sách mới : ôn tập HK II & ôn thi tốt nghiêp và đại học cao đẳng - Giới thiệu tài liệu ôn tập và ôn thi đến GV & HS - Bao bọc lại một số STK, SNV - Thư viện có kế hoạch thực hiện việc tự kiểm tra, đánh giá thư viện trường học theo các chuẩn. - Phục vụ giáo viên, học sinh

5/202 2

6-7/ 2022

mượn sách . - Chuẩn bị tốt các điều kiện để đoàn kiểm tra thư viện. - Kiểm tra, nhắc nhở học sinh bảo vệ sách GK. - Nhắc nhở GV và HS trả sách mượn đúng qui định - Cập nhật lại sổ sách thư viện cuối năm - Kiểm kê lại tình hình kho sách - Báo cáo tổng kết năm học và thang điểm thi đua - Đặt kế hoạch đăng ký SGK hè - Báo cáo kết quả hoạt động thư viện năm học 2021 – 2022 cho BGH nhà trường, sở Giáo Dục & Đào Tạo Nghệ An - Tổ chức bảo quản, kiểm kê tài liệu, tài sản và các trang thiết bị của thư viện trong thời gian nghỉ hè. (Chú ý: vệ sinh, quản lí chống mất mát, hư hỏng, ẩm ướt, mối xông, chuột cắn tài liệu. -Thu hồi sách của giáo viên và học sinh - Xử lý sách của giáo viên và học sinh trả,phân loại theo từng loại sách, báo tạp chí theo môn loại.

II. NỘI QUY CỦA THƯ VIỆN

NỘI QUY QUY TRÌNH MƯỢN SÁCH THƯ VIỆN

I. NỘI QUY ĐỌC:

Khi vào phòng đọc yêu cầu chấp hành nghiêm chỉnh những quy định sau:

1. Xuất trình thẻ thu viện cấp.

2. Giữ im lặng, trật tự, không làm ảnh hưởng đến người khác. Luôn có ý

thức giữ vệ sinh chung. Tác phong nghiêm túc.

3. Sách truyện, báo chí xem xong phải để đúng nơi quy định, không tự ý

mang ra khỏi phòng.

II. NỘI QUY MƯỢN:

1. Xuất trình sổ mượn truyện, sách, báo do thư viện cấp.

2. Tra tủ mục lục, hoặc tủ mục lục treo tường ghi ký hiệu vào sổ để thủ thư

tìm sách hoặc tài liệu đúng yêu cầu.

3. Trả hết các tài liệu cũ mới được mượn sách và tài liệu mới. Mỗi lần

được mượn không quá 02 cuốn, thời gian không quá 07 ngày.

4. Kiểm tra sách, tài liệu trước khi mượn. Bảo quản giữ gìn trong khi

mượn, đọc. Nếu làm bẩn, rách nát, mất phải bồi thường theo quy định.

III. NỘI QUY CHUNG:

1. Giữ trật tự, vệ sinh khi vào thư viện. Cấm đưa đồ ăn, uống, chất nổ, chất

dễ cháy vào Thư viện.

2. Bạn đọc nào vi phạm một trong những điều quy định trên đây sẽ bị nhà

trường xử lý kỷ luật theo quy định./.

HIỆU TRƯỞNG

Đặng Đình Kỳ

PHÊ DUYỆT CỦA BGH TRƯỜNG CÁN BỘ THƯ VIỆN

Nguyễn Thị Thúy Hằng

PHỤ LỤC IV

PHIẾU KHẢO SÁT SỰ CẤP THIẾT VÀ TÍNH KHẢ THI CỦA CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, chúng tôi đề xuất 05 giải pháp để nân cao chất lượng hoạt động của tổ văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5. Xin Ông/Bà vui lòng cho biết ý kiến đánh giá của mình về sự cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp được đề xuất. Ở mỗi giải pháp, Ông/Bà hãy khoanh tròn vào một mức độ phù hợp nhất với suy nghĩ của bản thân: 1: Không cấp thiết/Không khả thi; 2: Ít cấp thiết/Ít khả thi; 3: Cấp thiết/ Khả thi; 4: Rất cấp thiết/Rất khả thi. 1. Đánh giá về tính cấp thiết của các giải pháp đề xuất

Các giải

TT

Mức độ cấp thiết của các giải pháp

pháp

1

Nâng cao nhận thức cho CB GV, NV về vị trí, vai trò,

Rấp

Ít cấp

Không

Cấp

nhiệm vụ của tổ văn phòng trong việc đổi mới phương

cấp

thiết

cấp

thiết

pháp dạy học và nâng cao chất lượng giáo dục

thiết

2

Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và

phải tự xây dựng chương trình làm việc đảm bảo tuân

thủ đúng quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn,

đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy

định của pháp luật

3

Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác để nâng cao chất lượng công việc, nhất là trong công

tác quản lý hồ sơ; kế toán, văn thư

Đẩy mạnh cải cách hành chính tổ văn phòng gắn với

chuyển đổi số

5

Phối hợp tốt với các Ban trong nhà trường trong công

tác chuyên môn, cũng như tham gia đầy đủ, nhiệt tình

các hoạt động xã hội, ngoại khóa, tham quan du lịch,

… của nhà trường.Thực hiện tốt chế độ thi đua khen

thưởng

2. Đánh giá về tính khả thi của các giải pháp đề xuất

TT

Các giải

Mức độ cấp thiết của các giải pháp

pháp

1

Nâng cao nhận thức cho CB GV, NV về vị trí, vai trò,

Rấp

Ít cấp

Không

Cấp

nhiệm vụ của tổ văn phòng trong việc đổi mới phương

cấp

thiết

cấp

thiết

pháp dạy học và nâng cao chất lượng giáo dục

thiết

2

Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc và

phải tự xây dựng chương trình làm việc đảm bảo

tuân thủ đúng quy chế, quy trình cụ thể; bám sát

thực tiễn, đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời,

đúng quy định của pháp luật

3

Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác để nâng cao chất lượng công việc, nhất là trong

công tác quản lý hồ sơ; kế toán, văn thư

Đẩy mạnh cải cách hành chính tổ văn phòng gắn với

chuyển đổi số

5

Phối hợp tốt với các Ban trong nhà trường trong

công tác chuyên môn, cũng như tham gia đầy đủ,

nhiệt tình các hoạt động xã hội, ngoại khóa, tham

quan du lịch, … của nhà trường.Thực hiện tốt chế

độ thi đua khen thưởng