SKKN: Một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường Mầm non 3 –
phường 3 năm học 2021-2022
1
I. TÊN SÁNG KIẾN: Một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường
Mầm non 3 – phường 3 năm học 2021 – 2022.
II. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI VÀ MÔ TẢ NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN
1. Lý do chọn đề tài
Tổ Văn phòng là tổ có đặc thù riêng, có thể nói là hoàn toàn khác với các tổ chuyên
môn khác. Nhiệm vụ của tổ là đảm trách các công việc hành chính của trường; tham mưu,
giúp việc cho Ban Giám hiệu. Phục vụ công tác dạy và học trong nhà trường với vị trí việc
làm là hỗ trợ, phục vụ giáo dục. Tổ bao gồm các bộ phận như: Kế toán, Y tế, Bảo vệ, Văn
thư
Tổ văn phòng trong trường mầm non được quy định tại Điều 14 Thông tư 52/2020/TT-
BGDĐT Thông tư Ban hành Điều lệ Trường Mầm non do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban
hành. Tổ văn phòng được giao nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ theo tuần,
tháng, năm nhằm phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động của nhà trường về chăm sóc,
dinh dưỡng; Giúp hiệu trưởng quản lý tài chính, tài sản, lưu giữ hồ sơ của nhà trường, nhà
trẻ; Thực hiện bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả
công việc của các thành viên trong tổ theo kế hoạch của nhà trường, nhà trẻ; Tham gia đánh
giá, xếp loại các thành viên. Tổ văn phòng sinh hoạt định kỳ ít nhất hai tuần một lần. Từ
những nội dung trên tôi nhận thấy được tầm quan trọng của tổ văn phòng.
Để làm tốt công tác hỗ trợ, phục vụ, tham mưu giúp việc cho nhà trường trong năm
học 2021-2022 tôi mạnh dạn nghiên cứu đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp
thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường Mầm Non 3 năm học 2021 – 2022” vì
trong những năm qua bản thân tôi nhận thấy tổ văn phòng hoạt động chưa hết nội lực, còn
nhiều thiếu sót, đó cũng chính là lý do tôi chọn đề tài.
2. Mô tả nội dung
Hàng năm, để thuận lợi trong việc thực hiện các hoạt động hành chính, quản lý tài
chính tài sản nhà trường, Hiệu trưởng nhà trường dựa trên tình hình thực tế nhân sự và năng
lực của nhân viên để ban hành quyết định thành lập Tổ văn phòng và bổ nhiệm tổ trưởng.
Tổ văn phòng được thành lập gồm 05 thành viên, tổ trưởng là Bà Lê Thị Ngọc Ngân - nhân
viên kế toán, các thành viên gồm 01 nhân viên y tế, 02 nhân viên bảo vệ, 01 nhân viên văn
thư kiêm thủ quỹ. Thực trạng khi bắt đầu nghiên cứu như sau:
2.1. Khảo sát thực trạng của nhà trường
NỘI DUNG THỰC TRẠNG TỶ LỆ
(Đầu năm)
Theo dõi văn bản đi,
đến
Còn thiếu sót, có văn bản nhưng không
có số trong sổ, cuối năm chưa kết số
trong sổ công văn đi.
45%
Chất lượng đội ngũ Chỉ có 01 thành viên trong tổ trên
chuẩn.
20%
Công khai Kế toán và y tế có thực hiện công khai 75%
Lê Thị Ngọc Ngân – trường Mầm non 3 – phường 3 - TPVL
SKKN: Một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường Mầm non 3 –
phường 3 năm học 2021-2022
2
nhưng chưa kịp thời theo quý, năm.
Chưa kịp thời thực hiện công khai trên
Wesite, đôi lúc nộp báo cáo công khai
về cấp trên chưa đúng thời quy định.
Phổ cập giáo dục Đầu năm vận động trẻ đến lớp chưa đủ
chỉ tiêu trên giao.
Nhà trẻ: 18,6%
Mẫu giáo:
75,5%
Chế độ chính sách Tham mưu cấp chế độ chính sách cho
giáo viên dạy trẻ khuyết tật, dạy lớp
ghép và trẻ có hoàn cảnh khó khăn
chưa hiệu quả.
65%
Nhiệm vụ được giao Văn thư thực hiện một số công việc
như báo cáo, viết sổ họp chưa hoàn
thiện, còn hình thức, qua loa. Kế toán
đôi lúc quyết toán chưa kịp thời. Nhân
viên y tế đôi lúc cân đo, tính biểu đồ có
phần chậm trễ. Nhân viên bảo vệ chưa
phát huy vai trò trách nhiệm, chưa quan
tâm cắt tỉa cây cảnh, quét dọn sân
trường.
45%
2.2. Nguyên nhân thực trạng có những thuận lợi và khó khăn như sau
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tôi thấy một số thuận lợi và khó khăn nên dẫn
đến một số hạn chế nêu trên như sau:
a/ Thuận lợi
- Được Phòng Giáo dục và Đào tạo thành phố Vĩnh Long quan tâm chỉ đạo sâu sát kịp
thời về cơ sở vật chất, chuyên môn, tổ chức triển khai tập huấn các lớp bồi dưỡng chuyên
môn nghiệp vụ.
- Được các cấp ủy Đảng, chính quyền, ban ngành đoàn thể các cấp, quần chúng nhân
dân phường 3 quan tâm hỗ trợ tinh thần, vật chất như: Phối hợp tuyên truyền phòng chống
suy dinh dưỡng, tuyên truyền phòng tránh các bệnh thường gặp, tuyên truyền các chế độ
chính sách cho trẻ, hỗ trợ cây xanh...
- Thành viên tổ văn phòng vững vàng về tư tưởng chính trị, có kinh nghiệm về
chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần học tập và chia sẻ kinh nghiệm trong các lĩnh vực hoạt
động, luôn hoàn thành nhiệm vụ.
- Cha mẹ trẻ tin tưởng vào các nhân viên của nhà trường.
- Nhiều năm liền trường đạt “Tập thể lao động xuất sắc”.
b/ Khó khăn
Lê Thị Ngọc Ngân – trường Mầm non 3 – phường 3 - TPVL
SKKN: Một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường Mầm non 3 –
phường 3 năm học 2021-2022
3
- Trong tình hình dịch Covid – 19 còn diễn biến phức tạp, nhiều bậc phụ huynh còn e
ngại cho trẻ đến trường, một số trẻ học được vài ngày thì nghỉ, rồi vô học lại; trường dạy
học theo cấp độ dịch….nên khiến việc thu các khoản theo quy định còn chậm.
- Nhân viên kế toán kiêm nhiệm công tác phổ cập giáo dục, trong quá trình điều tra
thực tế có nhiều hộ gia đình cho bé nghĩ học lý do là còn dịch bệnh, đặc biệt là trẻ dưới 5
tuổi, phụ huynh thường để trẻ ở nhà cho ông bà hoặc người thân chăm sóc, và cũng vì
nguyên nhân đó tỷ lệ ra lớp đầu năm học còn rất thấp.
- Nhân viên y tế kiêm thủ kho, năm học 2021-2022 áp dụng chương trình phần mềm
dinh dưỡng mới nên y tế cần phải nghiên cứu, học hỏi thêm rất nhiều mới có thể làm được
phần mềm mới.
- Nhân viên bảo vệ của nhà trường còn chậm trong công tác chăm sóc cây xanh, quét
dọn sân trường và các sửa chữa nhỏ.
- Diện tích phòng làm việc nhỏ bé, phòng kế toán và văn thư ghép chung phòng; cơ sở
vật chất lưu trữ hồ sơ còn thiếu.
- Hai nhân viên bảo vệ trực ca ngày và ca đêm còn chưa hiểu ý làm việc của nhau, còn
nạnh nhau làm việc.
- Tổ văn phòng gồm 5 thành viên: có nam có nữ, có người lớn tuổi người nhỏ tuổi,
người có thâm niên vào ngành, người mới vào ngành….Nên cách thức giao tiếp cũng khác
nhau, chưa hiểu ý nhau chỉ vì một lý do nhỏ….
3. Đề ra biện pháp
Từ những thuận lợi và khó khăn trên, với nhiệm vụ là tổ trưởng tổ văn phòng, bản thân
tôi đề ra các biện pháp để thực hiện như sau:
- Chấp hành tốt sự phân công của cấp trên.
- Xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ theo tháng, năm nhằm phục vụ cho việc thực
hiện các hoạt động của nhà trường phù hợp.
- Tích cực tham mưu cho Ban Giám hiệu trong công tác hành chính, tài chính tài sản.
- Nghiên cứu các văn bản kịp thời, nắm, hiểu, thực hiện, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ
được giao.
- Quản lý, lưu trữ tốt hồ sơ sổ sách theo nhiệm vụ được phân công.
- Nêu cao tinh thần trách nhiệm, tự học tự bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ.
- Giao tiếp, ứng xử đúng mực với đồng nghiệp, với cha mẹ trẻ, người liên hệ xin nhập
học, đóng tiền học phí,...
- Thường xuyên họp tổ để đóng góp nhau cùng phát triển.
4. Xác định kết quả cần đạt
Trong năm học 2021 – 2022, tôi sẽ đề ra những biện pháp quản lý tổ văn phòng khắc
phục những hạn chế còn tồn tại, phát huy những điểm mạnh đang có để hỗ trợ, phục vụ tốt
nhất cho nhiệm vụ được giao và hoàn thành nhiệm vụ chung toàn trường, thực hiện đạt và
Lê Thị Ngọc Ngân – trường Mầm non 3 – phường 3 - TPVL
SKKN: Một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường Mầm non 3 –
phường 3 năm học 2021-2022
4
vượt chỉ tiêu trên giao, tổ chức công khai các nội dung theo quy định, kịp thời làm tốt các
chế độ chính sách cho cán bộ giáo viên, nhân viên và trẻ.
Theo dõi công văn đi đến kịp thời, thường xuyên tự học tự bồi dưỡng để nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như chất lượng hoạt động của tổ văn phòng.
Mọi người trong tổ đoàn kết hợp tác với nhau để cùng phát triển tổ văn phòng góp
phần là một bộ phận không thể thiếu của nhà trường.
III/ CÁC BIỆN PHÁP CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Căn cứ vào tình hình thực tế của tổ văn phòng, những khó khăn mà tôi đã gặp phải
khi làm tổ trưởng, tôi đã suy nghĩ mình phải làm sao để mỗi thành viên trong tổ văn phòng
đều nhận thấy công việc của ai cũng quan trọng, không thể thiếu của nhà trường; làm thế
nào để mọi người trong tổ đoàn kết lại với nhau, hiểu nhau hơn. Tôi đề ra những biện pháp
thực hiện như sau:
1/ Biện pháp 1: Xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ phù hợp
Bản thân tôi là tổ trưởng, tôi căn cứ vào kế hoạch năm học của nhà trường, điều lệ
trường Mầm non TT 52/2020 và tình hình thực tế của tổ để xây dựng kế hoạch hoạt động
của tổ theo tháng, năm nhằm phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động của nhà trường, giúp
Hiệu trưởng quản lý tài chính, tài sản, lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản. Thực hiện nhiệm vụ
theo quy định hiện hành, xây dựng kế hoạch hoạt động để chỉ đạo, hướng dẫn cho tổ viên
thực hiện tốt nghĩa vụ, chức năng, nhiệm vụ của mình, tham gia đánh giá xếp loại nhân viên
hằng năm. Họp định kỳ ít nhất 2 tuần 1 lần. Có biên bản triển khai họp đầy đủ.
2/ Biện pháp 2: Cùng các thành viên trong tổ đề ra các công việc cụ thể để thực
hiện đạt hiệu quả cao.
Vào đầu năm học sau khi nhận được sự phân công của Hiệu trưởng, tôi đã mạnh dạn
họp tổ để cùng với các thành viên đề ra những công việc cụ thể của từng người. Đảm bảo
tính khoa học, logic, dễ hiểu, dễ làm. Đồng thời tôi hướng dẫn các thành viên sắp xếp công
việc nào trước thì làm trước, công việc nào làm sau. Báo cáo nào cần làm nộp gấp, báo cáo
nào thời gian còn dài, công việc nào cần sự phối hợp giữa các thành viên trong tổ cụ thể:
Kế toán kiêm nhân viên phổ cập
- Tham mưu với Ban giám hiệu có kế hoạch mua sắm và trang cấp tài sản theo quy
định. Các tài sản không còn sử dụng phải được tiến hành thanh lý theo quy định. Thực hiện
tốt việc kiểm kê tài sản.
- Làm tốt chuyên môn nghiệp vụ: thanh quyết toán, làm các chế độ kịp thời cho cán bộ
giáo viên, nhân viên theo đúng yêu cầu, theo dõi thu, chi đảm bảo niêm yết công khai theo
định kỳ và quy định của Hiệu trưởng..
- Quản lý văn phòng, làm các văn bản báo cáo theo yêu cầu quy định của nhà trường
đảm bảo tính pháp quy; cập nhật các hồ sơ chứng từ thu chi thanh quyết toán hàng tháng,
quý, năm học theo hệ thống và thời gian của từng loại hồ sơ.
- Lập hồ sơ kế toán theo quy định.
Lê Thị Ngọc Ngân – trường Mầm non 3 – phường 3 - TPVL
SKKN: Một số biện pháp thực hiện tốt công tác của tổ văn phòng ở trường Mầm non 3 –
phường 3 năm học 2021-2022
5
- Xây dựng kế hoạch và tham mưu việc thu chi ngân sách cho Hiệu trưởng, các khoản
thu chi theo thoả thuận cho Ban đại diện Cha mẹ học sinh đảm bảo đúng nguyên tắc, đúng
chế độ và tiết kiệm.
- Phụ trách thanh toán các loại bảo hiểm cho cán bộ giáo viên, nhân viên trong nhà
trường.
- Chịu trách nhiệm thanh toán, quyết toán chính xác, rõ ràng các loại quỹ theo đúng luật
tài chính; niêm yết báo cáo về thu chi ngân sách theo quy định.
- Điều tra, cập nhật, vận động trẻ ra lớp, nhất là các bé độ tuổi khối lá.
Văn thư kiêm thủ quỹ
- Quản lý, cập nhật hồ sơ cán bộ công chức, BHYT, BHXH của cán bộ giáo viên nhân
viên và BHTT cho học sinh nhà trường.
- Xử lý các thông tin, báo cáo thường xuyên với Hiệu trưởng về các hoạt động diễn ra
trong ngày. Nhận, cập nhật lưu trữ các loại công văn đi, đến kịp thời, sắp xếp khoa học và
chính xác. Xử lý các loại công văn đảm bảo thông tin đến đúng đối tượng thực hiện và được
triển khai nhanh nhất. In ấn và phát hành các loại công văn nhanh chóng đúng yêu cầu biểu
mẫu quy định.
- Tham gia các hội đồng: thi đua khen thưởng, xét duyệt chế độ chính sách cho giáo
viên, học sinh,…và các hoạt động tổ chức đoàn thể trong nhà trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được nhà trường giao.
- Thực hiện chế độ báo cáo đúng thời gian.
Y tế kiêm Thủ kho
- Quản lý và lưu hồ sơ theo dõi sức khỏe của học sinh.
- Bảo quản và cấp thuốc theo quy định.
- Sơ cứu, cấp cứu ban đầu, chăm sóc sức khỏe ban đầu theo quy định của Bộ y tế;
Chuyển bệnh nhân đến cơ sở y tế trong những trường hợp cần thiết.
- Tham mưu với Hiệu trưởng về công tác y tế học đường và "An toàn học đường".
- Thực hiện công việc do Hiệu trưởng phân công.
- Xây dựng kế hoạch hoạt động y tế cho năm học, trình lãnh đạo phê duyệt và tổ chức
thực hiện.
- Sơ cứu và xử lý ban đầu các bệnh thông thường, quản lý tủ thuốc và dụng cụ y tế.
- Tổ chức thực hiện khám sức khoẻ định kỳ, quản lý hồ sơ sức khoẻ học sinh, giáo
viên.
- Tổ chức các chương trình y tế được đưa vào trường học.
- Tham mưu cho lãnh đạo nhà trường:
+ Phối hợp thực hiện các yêu cầu vệ sinh học đường, vệ sinh môi trường trong nhà
trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh khu vực bán trú theo các quy định đã ban hành
của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, nội quy của nhà trường.
+ Thực hiện công tác tuyên truyền giáo dục sức khoẻ, phòng bệnh, phòng dịch theo
lịch hoạt động của trường và theo yêu cầu của y tế địa phương.
Lê Thị Ngọc Ngân – trường Mầm non 3 – phường 3 - TPVL