ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

CH

NG 7: S SÁCH VÀ CÁC HÌNH TH C K TOÁN

ƯƠ

M c tiêu: ụ

ng này, sinh viên ph i: H cọ xong ch ươ ả

- Hi u đ c khái ni m s k toán và ph ng pháp ghi chép vào m t s lo i s ể ượ ổ ế ệ ươ ộ ố ạ ổ

k toán ch ế ủ y u. ế

- Trình bày ý nghĩa và tác d ng c a các lo i s sách đ i v i công tác k toán ố ớ ạ ổ ụ ủ ế

- N m đ ắ ượ ỹ ệ c k thu t ghi s , s a s k toán và th c hành ghi s m t s nghi p ổ ử ổ ế ổ ộ ố ự ậ

v k toán. ụ ế

- Hi u đ c nh ng quy đ nh chung v s k toán. ể ượ ề ổ ế ữ ị

- Hi u rõ v các hình th c k toán (theo Ch đ k toán Quy t đ nh ế ộ ế ứ ế ế ị ể ề

15/2006/QĐ-BTC)

7.1. S sách k toán ổ ế

7.1.1. Khái ni mệ

S k toán là nh ng t s đ c t ổ ế ữ ờ ổ ượ ổ ứ ặ ch c theo m u nh t đ nh, có liên h ch t ấ ị ệ ẫ

ch v i nhau đ ghi chép các nghi p v kinh t theo đúng ph ng pháp k toán ẽ ớ ụ ể ệ ế ươ ế

trên c s s li u c a ch ng t k toán nh m th a mãn yêu c u cung c p thông ơ ở ố ệ ủ ứ ừ ế ằ ầ ấ ỏ

tin ph c v cho công tác qu n lý và l p các Báo cáo tài chính. ụ ụ ậ ả

Nh v y s k toán là v t mang tin, là công c đ t p h p và h th ng hóa ư ậ ổ ế ụ ể ậ ệ ố ậ ợ

nh ng thông tin ban đ u t k toán làm c s cho vi c so n th o các ầ ừ ữ ch ng t ứ ừ ế ơ ở ệ ạ ả

Báo cáo tài chính.

ả T t c các Doanh nghi p thu c m i lo i hình, m i lĩnh v c ho t đ ng s n ạ ộ ấ ả ự ệ ạ ộ ọ ọ

đ u ph i m , ghi chép, qu n lý, l u tr xu t kinh doanh thu c thành ph n kinh t ộ ầ ấ ế ề ư ả ả ở ữ

và b o qu n s sách k toán theo đúng qui đ nh hi n hành c a Nhà n c. ả ổ ủ ế ệ ả ị ướ

7.1.2. Phân lo i:ạ

Theo ch đ k toán doanh nghi p quy t đ nh 15/2006/QĐ-BTC, m i doanh ế ộ ế ế ị ệ ỗ

ồ nghi p ch có m t h th ng s k toán cho m t kỳ k toán năm. S k toán g m ộ ệ ố ổ ế ổ ế ệ ế ộ ỉ

s k toán t ng h p và s k toán chi ti ổ ế ổ ế ổ ợ t ế

S k toán t ng h p, g m: S Nh t ký, S Cái. ồ ổ ế ậ ổ ợ ổ ổ

S k toán chi ti t, g m: S , th k toán chi ti t. ố ế ế ẻ ế ồ ổ ế

142

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

Nhà n c quy đ nh b t bu c v m u s , n i dung và ph ướ ộ ề ẫ ổ ộ ắ ị ươ ố ng pháp ghi chép đ i

v i các lo i S Cái, s Nh t ký; quy đ nh mang tính h ậ ớ ạ ổ ổ ị ướ ạ ng d n đ i v i các lo i ố ớ ẫ

s , th k toán chi ti ổ ẻ ế ế t.

ng có S sách k toán có th có r t nhi u lo i khác nhau, nh ng thông th ề ư ế ể ấ ạ ổ ườ

th phân bi t chúng theo ph ể ệ ươ ủ ộ ng pháp ghi chép, theo m c đ khái quát c a n i ứ ộ

ch c. dung ghi chép, theo hình th c c u trúc ho c theo hình th c t ứ ấ ứ ổ ứ ặ

7.1.2.1. Theo ph ng pháp ghi chép : có th phân lo i thành ghi theo th i gian (s ươ ể ạ ờ ổ

nh t ký); ậ s ghi theo h th ng (s cái và các s chi ti ổ ệ ố ổ ổ ế t) và s liên h p (Nh t ký S ợ ậ ổ ổ

cái, Nh t ký ch ng ứ t ). ừ ậ

- S nh t ký đ c dùng đ ghi chép các nghi p v kinh t tài chính phát sinh ổ ậ ượ ụ ệ ể ế

trong t ng kỳ k toán và trong m t niên đ k toán theo trình t th i gian và ộ ế ừ ế ộ ự ờ

quan h đ i ng gi a các tài kho n c a nghi p v đó. S li u k toán trên S ệ ố ứ ệ ụ ả ủ ố ệ ữ ế ổ

t c các tài nh t ký ph i ph n ánh t ng h p s phát sinh bên n , bên có c a t ợ ố ủ ấ ả ậ ả ả ổ ợ

kho n k toán s d ng trong Doanh nghi p. ả ế ử ụ ệ

+

S nh t ký ph i ph n ánh đ y đ các y u t sau: ầ ủ ổ ậ ế ố ả ả

+

Ngày, tháng, năm ghi sổ

+

S hi u và ngày l p ch ng t k toán làm căn c ghi s ố ệ ứ ậ ừ ế ứ ổ

+

Tóm t t n i dung c a nghi p v kinh t phát sinh ắ ộ ệ ụ ủ ế

S ti n c a nghi p v kinh t phát sinh ố ề ủ ệ ụ ế

D i đây là m u S nh t ký mà k toán th ổ ậ ướ ế ẫ ườ ng s d ng. ử ụ

Đ n v ... ơ ị

Đi ch :... ạ ỉ

S Nh t ký ậ ổ

Năm 20...

Ngày

S hi u tài kho n

ố ệ

S ti n ố ề

Ghi

ừ Ngày

tháng

Ch ng tứ Số

Di n gi ễ

i ả

Nợ

Nợ

chú

hi uệ

tháng

ghi sổ

143

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

- dùng đ ghi chép nghi p v kinh t , tài chính phát sinh trong kỳ, trong S cáiổ ụ ể ệ ế

niên đ k toán theo các tài kho n k toán đu c qui đ nh trong ch đ k toán. ế ộ ế ộ ế ế ả ợ ị

ố S li u k toán trên S Cái ph n ánh t ng h p tình hình tài s n, ngu n v n, ố ệ ế ả ả ổ ổ ợ ồ

tình hình và k t qu ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a Doanh nghi p. ạ ộ ủ ế ệ ả ấ ả

+

S cái ph n ánh đ y đ các y u t sau: ầ ủ ế ố ả ổ

+

Ngày, tháng, năm ghi sổ

+

S hi u và ngày l p ch ng t làm căn c ghi s ố ệ ứ ậ ừ ứ ổ

+

Tóm t t n i dung kinh t ắ ộ ế ủ c a nghi p v phát sinh ệ ụ

S ti n c a nghi p v phát sinh vào bên N , bên Có c a tài kho n ả ố ề ủ ệ ụ ủ ợ

D ói đây là m u S cái mà k toán th ổ ư ế ẫ ườ ng s d ng. ử ụ

Đ n v ... ơ ị Đ a ch ... ỉ ị

S cáiổ

Tài kho n: ả

S hi u: ố ệ

Năm 20...

Tài kho nả Ch ng tứ ừ S ti n ố ề i Di n gi ễ ả Ngày Có Số đ i ng ố ứ Nợ

- S chi ti ổ t ế

S k toán chi ti t dùng đ ghi chép các đ i t ng k toán c n thi ổ ế ế ố ượ ể ế ầ ế t ph i theo ả

dõi chi ti t theo yêu c u qu n lý. S li u trên s k toán chi ti ế ố ệ ổ ế ầ ả ế ữ t cung c p nh ng ấ

thông tin chi ti t ph c v cho vi c qu n lý t ng đ i t ng ch a ph n ánh đ ế ụ ụ ố ượ ừ ệ ả ư ả ượ c

trên s nh t ký và s cái. ậ ổ ổ

S l ng, k t c u các s k toán chi ti ố ượ ế ấ ổ ế ế t không quy đ nh b t bu c. Các doanh ắ ộ ị

nghi p căn c vào quy đ nh mang tính h ng d n c a Nhà n c v s k toán chi ứ ệ ị ướ ẫ ủ ướ ề ổ ế

ti t và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p đ m các s k toán chi ti t c n thi ế ể ở ổ ế ủ ệ ầ ả ế ầ ế t,

phù h p.ợ

144

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

S k toán t ng h p và s k toán chi ti ổ ế ổ ế ổ ợ ế ế ợ t k t h p ch t ch v i nhau t o thành ẽ ớ ặ ạ

m t h th ng s k toán. M t hình th c t ch c s k toán bi u hi n m t hình ộ ệ ố ổ ế ứ ổ ứ ổ ế ể ệ ộ ộ

th c k toán. ứ ế

- S Nh t ký - S cái ổ ổ ậ

Nh t ký - S cái là m t lo i s liên h p. ạ ổ ợ Nó k t h p ghi theo th i gian và ế ợ ậ ổ ộ ờ

ơ ả theo h ệ th ng. S này có nhi u m u k t c u khác nhau, nh ng đ c tr ng c b n ế ấ ư ư ề ẫ ặ ố ổ

c a nó là trên cùng m t trang s , s li u k toán v a đ ủ ổ ố ệ ế ừ ượ ộ ầ c ghi theo th i gian (ph n ờ

Nh t ký) v a đ c ghi theo h th ng (ph n S cái). Ch ng t k toán khi vào ừ ượ ậ ệ ố ứ ầ ổ ừ ế

c s p x p và phân s liên h p này đ ợ ổ ượ ắ ế ố lo i theo th i gian và riêng cho t ng đ i ừ ạ ờ

ng. t ượ

D ói đây là m u S Nh t ký – S cái mà k toán th ư ế ậ ẫ ổ ổ ườ ng s d ng. ử ụ

Đ n v ... ơ ị Đ a ch ... ỉ ị

Nh t ký – S cái ổ ậ Năm 20...

Số

TK…

TK…

TK…

Th tứ ự

ừ Ngày

phát

Ch ng tứ Số

Di n gi ễ

i ả

dòng

tháng

sinh

hi uệ

Nợ

Nợ

Nợ

7.1.2.2. Theo m c đ khái quát c a n i dung ph n ánh , s k toán ủ ộ ứ ộ ả ổ ế

đ c chia làm s k toán ượ ổ ế t ng h p, s k toán chi ti ổ ế ổ ợ ế ổ t và s k t h p k toán t ng ổ ế ợ ế

t. h p và chi ti ợ ế

- S k toán t ng h p ổ ế ợ đ ổ ượ ả c dùng đ ph n ánh t ng quát các lo i tài s n, ể ả ạ ổ

ngu n v n, các quá trình s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. M t s s k ộ ố ổ ế ủ ệ ấ ả ố ồ

toán t ng h p: ợ S cái, s Nh t ký - S cái, s Đăng ký ch ng t ổ ứ ậ ổ ổ ổ ổ ừ ghi s . ổ

- S k toán chi ti c s d ng đ ph n ánh chi ti t các n i dung và s ổ ế ế đ t ượ ử ụ ể ả ế ộ ố

ti n đã đ c ề ầ ượ ph n ánh trong các s k toán t ng h p nh m ph c v cho nhu c u ổ ụ ụ ổ ế ằ ả ợ

qu n lý c th . Thu c lo i t. ụ ể ạ này bao g m các s ho c th k toán chi ti ổ ặ ẻ ế ả ộ ồ ế

- S k t h p k toán t ng h p và chi ti ổ ế ợ ế ổ ợ ế đ t ượ ử ụ ổ c s d ng đ ph n ánh t ng ể ả

quát t ng lo i tài s n, ngu n v n, v a ph n ánh các b ph n c u thành bên trong ậ ấ ừ ừ ả ạ ả ồ ố ộ

145

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

c a t ng lo i tài s n, ngu n ủ ừ ồ v n ho c quá trình s n xu t kinh doanh. Thu c lo i s ạ ổ ặ ả ấ ạ ả ộ ố

này bao g m m t s các lo i s cái ộ ố ạ ổ ồ

7.1.2.3. Theo hình th c c u trúc ứ ấ ộ , s k toán có th chia thành s ki u m t ổ ể ổ ế ể

bên, s hai bên và s ổ nhi u c t, s bàn c . ờ ề ộ ổ ổ

- S ki u m t bên là lo i s có hai c t đ ổ ể ộ ạ ổ ộ ượ ặ ố c dùng đ ph n ánh hai m t đ i ể ả

c b trí cùng n m trên m t bên c a trang l p c a t ng tài s n, t ng ngu n v n đ ả ừ ậ ủ ừ ố ượ ố ủ ằ ồ ộ

s . Thu c lo i s này cũng bao g m các lo i s cái dùng trong k toán t ng h p ợ ổ ạ ổ ạ ổ ế ộ ồ ổ

- S hai bên: là lo i s đ ổ ạ ổ ượ ặ ố c chia làm 2 bên cân đ i đ ph n ánh 2 m t đ i ố ể ả

ồ l p (tăng, gi m) c a t ng tài s n ho c t ng ngu n v n. Thu c lo i s này bao g m ậ ồ ố ủ ừ ặ ừ ạ ổ ả ả ộ

các s cái dùng trong ph n ánh t ng h p ợ ả ổ ổ

Ch ng tứ

Ch ng tứ

Số

Số

Di n gi ễ

i ả

S ti n ố ề

Di n gi ễ

i ả

S ti n ố ề

Ngày tháng

hi uệ

hi uệ

- S nhi u c t

S hai bên có m u nh sau: ư ẫ ổ

Ngày tháng ổ

ợ ừ ế

ề ộ là l ai s dùng đ v a k toán t ng h p v a k toán chi ti ể ừ ế ọ ổ ế t

cho t ng tài s n ho c t ng ngu n v n ho c t ng quá trình s n xu t kinh doanh. ặ ừ ặ ừ ừ ả ấ ả ồ ố

Thu c lo i s này bao g m m t s cái và các lo i s chi ti t. ộ ổ ạ ổ ạ ổ ồ ộ ế

Ch ng tứ

Kho nả

Ghi nợ Kho nả

Ghi chú

Di n gi ễ

i ả

Ngày tháng

C ng n

S hi u ố ệ

m cụ

m cụ

S nhi u c t có m u nh sau: ề ộ ư ẫ ổ

- S bàn c c dùng đ ph n ánh các quan h đ i ng gi a các ổ ờ là lo i s đ ạ ổ ượ ệ ố ứ ữ ể ả

tài kho n có liên quan ho c ph n ánh m i quan h qua l ệ ả ả ặ ố ạ ạ i gi a hai cách phân lo i ữ

ng nào đó (kho n m c chi phí và đ a đi m phát sinh). khác nhau c a m t đ i t ủ ộ ố ượ ụ ể ả ị

Thu c lo i s này bao g m m t s s cái và các lo i s chi ti t theo dõi chi phí. ộ ố ổ ạ ổ ạ ổ ồ ộ ế

146

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

Đ a đi m phát sinh

T ngổ

Phân x

ng I

Phân x

ng II

……

ưở

ưở

c ngộ

Kho n m c chi phí ụ Nguyên v t li u chính ậ ệ

V t li u ph

ậ ệ Ti n l

ng CN s n xu t ấ ả

ề ươ …………

T ng c ng

M u s ki u bàn c ph n ánh tình hình chi phí ẫ ổ ể ờ ả

7.1.2.4. Theo hình th c t ch c t thành s đóng ứ ổ ứ , s k toán có th phân bi ổ ế ể ệ ổ

ặ ổ t thành quy n ho c s ể r i. ờ ờ

c đánh s th t S đóng thàng quy n là lo i s bao g m nhi u trang s đ ạ ổ ổ ượ ề ể ổ ồ ố ứ ự

liên t c và đóngthành t p. Trên trang đ u h ụ ầ ậ o c trang cu i c a s ph i ghi rõ s ố ủ ổ ặ ả ổ

bao g m bao nhiêu trang, có ch ký c a k toán tr ng và th tr ng đ n v xác ủ ế ữ ồ ưở ủ ưở ơ ị

nh n đ ng th i gi a 2 trang s ph i đóng d u giáp lai. ữ ả ấ ậ ờ ồ ổ

S t r i là lo i s bao g m nhi u t c đ riêng l , k p trong các bìa ổ ờ ờ ạ ổ s đ ề ờ ổ ượ ể ồ ẻ ẹ

nh t đ nh đ thu n l i cho vi c b o qu n và s c ng ho c h p c ng theo trình t ứ ặ ộ ứ ự ấ ị ậ ợ ể ệ ả ả ử

s đ d ng khi ghi chép, ki m tra, đ i chi u. Tr ể ụ ế ố ườ ng h p các t ợ ờ ổ ượ ử ụ ữ c s d ng nh ng

gi y c ng thì g i là th . S d ng s t r i ph i đ t ờ ấ ứ ẻ ử ụ ổ ờ ờ ả ượ ọ ả c đăng ký ch t ch và ph i ặ ẽ

có ch ký c a K toán tr ủ ữ ế ưở ng trên t ng trang s . ổ ừ

Các lo i s quan tr ng nh s qu , s cái th ạ ổ ỹ ổ ư ổ ọ ườ ng dùng lo i s đóng thành ạ ổ

quy n, còn các lo i s chi ti t, b ng kê... đ c dùng d i d ng các t r i. ạ ổ ể ế ả ượ ướ ạ ờ ờ

7.1.3. Quy trình s sách: ổ

Theo Lu t K toán s 03/2003/QH11, đ n v k toán ph i căn c vào ch ng t ơ ị ế ứ ứ ế ả ậ ố ừ

đ đ nh kho n r i sau đó ghi vào các s có liên quan theo m u, theo g c h p l ố ợ ệ ể ị ả ồ ẫ ổ

đúng ph ng pháp và nguyên t c. ươ ắ

7.1.3.1. Ph ng pháp ghi s k toán ươ ổ ế

ữ Đ n v ph i th c hi n đúng các quy đ nh v m s , ghi s , khoá s và s a ch a ề ở ổ ự ử ệ ả ơ ổ ổ ị ị

s k toán theo quy đ nh c a Lu t K toán, các văn b n h ổ ế ả ướ ủ ế ậ ị ậ ng d n thi hành Lu t ẫ

K toán và quy đ nh t ế ị ạ i Ch đ k toán . ế ộ ế

Vi c ghi s k toán c n ph i đ c ti n hành theo các b c sau: ổ ế ả ượ ế ệ ầ ướ

147

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

Đây là b c đ u tiên c a qui trình k toán. Trong b c này, k

- M s k toán: ở ổ ế

ướ ầ ủ ế ướ ế

toán ph i chuy n s d cu i kỳ tr c vào s k toán đ u kỳ này. ể ố ư ố ả ướ ổ ế ầ

ớ S k toán ph i m vào đ u kỳ k toán năm; đ i v i đ n v k toán m i ố ớ ơ ổ ế ị ế ế ầ ả ở

thành l p, s k toán ph i m t ngày thành l p. Ng i đ i di n theo pháp lu t và ổ ế ở ừ ậ ả ậ ườ ạ ệ ậ

k toán tr ế ưở ằ ng c a doanh nghi p có trách nhi m ký duy t các s k toán ghi b ng ổ ế ủ ệ ệ ệ

tay tr c khi s d ng, ho c ký duy t vào s k toán chính th c sau khi in ra t ướ ử ụ ổ ế ứ ệ ặ ừ

máy vi tính.

ặ S k toán ph i dùng m u in s n ho c k s n, có th đóng thành quy n ho c ặ ẻ ẵ ổ ế ể ể ẵ ả ẫ

r i. Các t đ t ể ờ ờ ờ ổ s khi dùng xong ph i đóng thành quy n đ l u tr . ữ ể ư ể ả

Tr c khi dùng s k toán ph i hoàn thi n các th t c nh sau: ướ ổ ế ủ ụ ư ệ ả

Đ i v i s k toán d ng quy n: ố ớ ổ ế ể ạ

Trang đ u s ph i ghi rõ tên doanh nghi p, tên s , ngày m s , niên đ k ầ ổ ở ổ ộ ế ệ ả ổ

toán và kỳ ghi s , h tên, ch ký c a ng i gi ng và ổ ọ ữ ủ ườ ữ và ghi s , c a k toán tr ổ ủ ế ưở

đ i di n theo pháp lu t, ngày k t thúc ghi s ho c ngày chuy n giao cho ng ạ ệ ế ể ặ ậ ổ ườ i

khác.

trang đ u đ n trang cu i, giũa hai trang s S k toán ph i đánh s trang t ả ổ ế ố ừ ế ầ ố ổ

ph i đóng d u giáp lai c a đ n v k toán. ủ ơ ị ế ả ấ

Đ i v i s t r i: ố ớ ổ ờ ờ

Đ u m i s t r i ph i ghi rõ tên doanh nghi p, s th t c a t ng t s , tên ỗ ổ ờ ờ ố ứ ự ủ ừ ệ ầ ả ờ ổ

i gi c khi dùng ph i đ s , tháng s d ng, h tên ng ử ụ ổ ọ ườ ữ và ghi s . Các t ổ r i tr ờ ờ ướ ả ượ c

giám đ c doanh nghi p ho c ng c y quy n ký xác nh n, đóng d u và ghi i đ ệ ặ ố ườ ượ ủ ề ậ ấ

vào s đăng ký s d ng s t r i. Các s t r i ph i đ c s p x p theo th t các ử ụ ổ ờ ờ ổ ờ ờ ả ượ ắ ứ ự ế ổ

tài kho n k toán và ph i đ m b o s an toàn, d tìm. ả ả ả ế ả ự ễ

N u s k toán đ c đóng thành quy n thì ph i đóng d u giáp lai và đánh s ế ổ ế ượ ể ả ấ ố

- Ghi s k toán:

trang theo th t t ứ ự ừ ầ đ u đ n cu i s . ố ổ ế

+

ổ ế

Căn c vào ch ng t h p lý, h p l ứ ứ ừ ợ ợ ệ ể ộ đ ghi s k toán theo n i ổ ế

dung kinh t c a nghi p v kinh t ế ủ ệ ụ ế ủ phát sinh trong m i quan h v n có c a ệ ố ố

+

nghi p v . ệ ụ

Khi ghi s k toán ph i dùng m c t ổ ế ự ố ả t, ch và s li u ghi trong s ố ệ ữ ổ

ph i rõ ràng, đ y đ , không đ ầ ủ ả ượ ẩ ấ c t y xóa, dán gi y ho c dùng các hóa ch t ấ ặ

148

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

đ s a ch a s . N u trong quá trình ghi s có sai sót thì ph i s a ch a theo ể ử ữ ổ ế ả ử ữ ổ

+

đúng ph ươ ng pháp. Các dòng không có s li u ghi chép thì ph i g ch chéo. ố ệ ả ạ

N u m t ch ng t ộ ứ ế ừ ầ ả c n ph i ghi vào nhi u s khác nhau thì ph i ề ổ ả

- Khóa s k toán:

luân chuy n theo qui đ nh c a k toán tr ng. ủ ế ể ị ưở

ổ ế

H t kỳ k toán (tháng, quí) và niên đ , ph i ti n hành khóa s k toán. Ngoài ra ả ế ổ ế ế ế ộ

ph i khóa s k toán trong nh ng tr ổ ế ữ ả ườ ơ ng h p sau: ki m kê, tài s n, sáp nh p đ n ể ả ậ ợ

i th Doanh nghi p, v , chia tách, chuy n hình th c s h u, đình ch ho t đ ng, gi ị ứ ở ữ ạ ộ ể ỉ ả ệ ể

Khóa s là vi c ti n hành c ng s phát sinh bên n , bên có và rút s d cu i kỳ ố ư ố ế ệ ổ ợ ố ộ

c ti n hành trên t c a các tài kho n trên s k toán. Vi c khóa s k toán đ ủ ổ ế ổ ế ệ ả ượ ế ấ ả t c

các s theo đ nh kỳ vào cùng m t th i đi m; riêng s qu ti n m t ph i khóa s ỹ ề ể ặ ả ổ ộ ờ ổ ị ổ

hàng ngày.

M i l n khóa s , ng i gi s , ng ỗ ầ ổ ườ ữ ổ ườ i ki m tra s và k toán tr ổ ể ế ưở ng ph i ký ả

tên vào s .ổ

K t thúc niên đ k toán, sau khi hoàn t ộ ế ế ấ ệ t công vi c k toán (bao g m vi c ệ ế ồ

ki m tra, đ i chi u, khóa s và cung c p s li u cho báo cáo tài chính), đ n v ấ ố ệ ể ế ố ổ ơ ị

ph i s p x p, phân lo i, gói bu c, li ả ắ ế ạ ộ ệ ư t kê ngoài gói, l p danh m c s k toán l u ụ ổ ế ậ

tr và đ a vào l u tr theo qui đ nh hi n hành c a Nhà n c. ư ữ ủ ư ữ ệ ị ướ

Trong tr ng h p ghi s b ng máy tính thì cu i kỳ k toán, sau khi đã hoàn ườ ổ ằ ế ợ ố

thành công vi c ghi s và khóa s k toán ph i ti n hành in toàn b các s k toán ả ế ổ ế ổ ế ệ ổ ộ

t đ đ a vào l u tr nh đã nói trên. t ng h p và chi ti ổ ợ ế ể ư ữ ư ư ở

7.1.3.2. Nh ng sai sót có th x y ra khi ghi s k toán ổ ế ể ả ữ

- B sót ch ng t

Khi ghi s k toán chúng ta có th ph m ph i nh ng l i sau: ể ạ ổ ế ữ ả ỗ

ho c s ti n ghi trên ch ng t th p h n s th c t phát sinh ứ ỏ ừ ặ ố ề ứ ừ ấ ơ ố ự ế

- Ghi đ o (ví d 15 ghi thành 51) ụ

(c ng thi u) ế ộ

- Ghi thi u s ho c th a s , ví d : 5.000đ ghi thành 50.000đ và ng ụ

- Ghi trùng s 2 ho c nhi u l n, ví d chi 5.000đ ghi vào s qu 2 l n ho c ghi

ế ố ừ ố ặ c l i ượ ạ

ề ầ ụ ầ ặ ặ ố ổ ỹ

có tài kho n ti n m t 2 l n,… ề ầ ả ặ

149

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

- Chuy n s li u t

các s liên quan không đúng, ví d : chuy n s li u t s ố ệ ừ ể ố ệ ừ ổ ụ ể ổ

- Ghi sai quan h đ i ng

nh t ký vào s cái sai ậ ổ

- Rút s d tài kho n sai

ệ ố ứ

- S d ng sai các ph

ố ư ả

ng pháp tính giá t n kho, giá thành s n xu t,… ử ụ ươ ấ ả ồ

T t c nh ng sai sót trong quá trình ghi s k toán đ u ph i đ ấ ả ổ ế ả ượ ử ữ c s a ch a ữ ề

ng pháp thích h p. theo nh ng ph ữ ươ ợ

7.1.3.3. Các ph ng pháp s a ch a sai sót trên s k toán ươ ổ ế ử ữ

Theo đi u 28 Lu t k toán 03/2003/QH11, ậ ế ề ằ khi phát hi n s k toán ghi b ng ệ ổ ế

tay có sai sót thì không đ c t y xóa làm m t d u v t thông tin, s li u ghi sai mà ượ ẩ ấ ấ ố ệ ế

ph i s a ch a theo m t trong ba ph ng pháp sau : ph ng pháp c i chính, ả ử ữ ộ ươ ươ ả

- Ph

ph ng pháp ghi s âm và ph ng pháp ghi b sung: ươ ố ươ ổ

ng pháp c i chính (xóa b ) c th c hi n nh ươ ỏ : ph ả ươ ng pháp c i chính đ ả ượ ự ệ ư

+

sau:

+

Dùng m c đ xóa b s sai sao cho v n còn đ c đ c s đó ự ỏ ỏ ố ọ ượ ố ẫ

+

Ghi l ng ngay trên s đã xóa b ạ ố i s đúng b ng m c th ằ ự ườ ố ỏ

Ng i ch nh s và k toán tr ng ph i ký xác nh n ngay t ườ ế ổ ỉ ưở ậ ả ạ ố i s

đ c s a ượ ử

+

Ph ng đ c dùng trong nh ng tr ươ ng pháp c i chính th ả ườ ượ ữ ườ ng h p sau: ợ

Sai sót trong di n gi i, không liên quan đ n quan h đ i ng gi a các ễ ả ệ ố ứ ữ ế

+

tài kho nả

Sai sót không nh h ng đ n s t ng c ng ả ưở ế ố ổ ộ

- Ph ng pháp ghi s âm: ươ ố

Khi dùng ph ươ ng pháp ghi s âm đ s a ch a sai sót trên s k toán thì tr ữ ổ ế ể ử ố ướ c

i b ng m c đ bút toán sai đ h y bút toán này, sau đó t l h t c n ph i vi ế ầ ả ế ạ ằ ể ủ ự ỏ

dùng m c th i bút toán đúng. Ph ng pháp này đ ự ườ ng đ ghi l ể ạ ươ ượ c áp d ng cho ụ

+

các tr ườ ng h p sau: ợ

Sai v quan h đ i ng gi a các tài kho n do đ nh kho n sai, đã ệ ố ứ ữ ề ả ả ị

+

ghi s k toán mà không th s a ch a đ c b ng ph ng pháp c i chính ổ ế ể ử ữ ượ ằ ươ ả

ệ Sau khi đã l p và g i B ng cân đ i k toán đi r i m i phát hi n ử ả ố ế ậ ồ ớ

sai sót

150

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

+

Sai sót trong đó bút toán tài kho n đã ghi nhi u l n (ghi trùng) ả ề ầ

phát sinh ho c s ti n ghi s l n h n s ti n th c t ổ ớ ơ ố ề ặ ố ề ự ế

C s đ ghi bút toán đi u ch nh là ch ng t ghi s , trong đó thuy t minh rõ ơ ở ể ứ ề ỉ ừ ế ổ

nguyên nhân sai sót, s ti n đúng, s ti n đã ghi sai, chênh l ch gi a s đúng và ữ ố ố ề ố ề ệ

s sai. Ch ng t ố ứ ừ ghi s này ph i có ch ký duy t c a k toán tr ữ ệ ủ ế ả ổ ưở ng đ n v . ị ơ

- Ph ng pháp ghi b sung: ươ ổ

Ph ng pháp ghi b sung đ c áp d ng trong tr ng h p bút toán ghi đúng v ươ ổ ượ ụ ườ ợ ề

m i quan h đ i ng gi a các tài kho n nh ng s ti n ghi s th p h n th c t ả ệ ố ứ ổ ấ ố ề ự ế ữ ư ố ơ

phát sinh trong các nghi p v kinh t ho c b sót ch ng t , ho c c ng sai s ụ ệ ế ứ ặ ỏ ừ ặ ộ ố

ti n trên ch ng t mà s sai th p h n s đúng. ứ ề ừ ơ ố ấ ố

K toán ghi b sung chênh l ch cho đ s đúng. ủ ố ệ ế ổ

+ Tr

- Các tr ng h p khác: ườ ợ

ng h p ghi s b ng máy vi tính thì tùy theo t ng sai sót c th có th ườ ụ ể ổ ằ ừ ợ ể

ti n hành s a ch a theo các ph ng pháp đã nói trên, nh ng ph i tuân th ữ ử ế ươ ở ư ả ủ

các nguyên t c sau: n u sai sót đ c phát hi n khi ch a in s thì đ c phép ế ắ ượ ư ệ ổ ượ

s a tr c ti p trên máy. N u đã in s thì trên s đã in s s a theo m t trong ử ự ế ẽ ử ế ộ ổ ổ

ba ph i s sai trên máy và in l ươ ng pháp nói trên, đ ng th i s a ch a l ồ ờ ử ữ ạ ổ ạ ờ i t

s cũ cùng v i t s m i đ ti n cho vi c ki m tra, s m i. Ph i l u t ổ ớ ả ư ờ ổ ớ ờ ổ ớ ể ệ ệ ể

+ Trong tr

ki m soát sau này. ể

ng h p báo cáo tài chính đã đ ườ ợ ượ ể c duy t ho c sau các cu c ki m ệ ặ ộ

toán, ki m tra, thanh tra… n u có quy t đ nh đi u ch nh s li u thì có th ố ệ ế ị ể ế ề ỉ ể

đi u ch nh ề ỉ ở ệ năm báo cáo, ho c đi u ch nh trên s k toán c a năm hi n ổ ế ủ ề ặ ỉ

hành.

7.2. Các hình th c k toán ứ ế

Hình th c t ch c s k toán, còn g i là hình th c k toán, bao g m s l ứ ổ ứ ổ ế ứ ế ố ượ ng ồ ọ

s k toán, k t c u các lo i s , m u s , m i liên h gi a các lo i s k toán đ ổ ế ạ ổ ế ẫ ổ ệ ữ ế ấ ạ ổ ố ể

ghi chép, h th ng hóa và t ng h p s li u t các ch ng t ban đ u, nh m cung ợ ố ệ ừ ệ ố ổ ứ ừ ằ ầ

t cho vi c l p báo báo tài chính theo trình t và c p nh ng thông tin c n thi ấ ữ ầ ế ệ ậ ự

ph ng pháp nh t đ nh. ươ ấ ị

Theo quy t đ nh 15/QĐ-BTC, Doanh nghi p đ c áp d ng m t trong năm hình ế ị ệ ượ ụ ộ

th c k toán sau: ứ ế

151

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

- Hình th c k toán Nh t ký chung; ứ ế ậ

- Hình th c k toán Nh t ký - S Cái; ứ ế ậ ổ

- Hình th c k toán Ch ng t ứ ế ứ ừ ghi s ; ổ

- Hình th c k toán Nh t ký- Ch ng t ứ ế ứ ậ ; ừ

- Hình th c k toán trên máy vi tính. ứ ế

7.2.1. Hình th c Nh t ký chung ứ ậ

- Đ c đi m: phát sinh đ u ph i đ ể T t c các nghi p kinh t ấ ả ặ ệ ế ả ượ ề ậ c ghi vào s Nh t ổ

ký chung, theo trình t th i gian phát sinh và đ nh kho n k toán c a nghi p v đó, ự ờ ệ ụ ủ ế ả ị

sau đó l y s li u trên các s nh t ký đ ghi s cái theo t ng nghi p v phát sinh. ể ấ ố ệ ệ ụ ừ ậ ổ ổ

- Các lo i s ch y u ạ ổ ủ ế

Hình th c k toán Nh t ký chung có các lo i s ch y u sau đây: S k toán ạ ổ ủ ế ứ ế ổ ế ậ

t. t ng h p, Nh t ký chung và s cái, các s , th k toán chi ti ổ ổ ẻ ế ậ ợ ổ ế

- Trình t ghi s ự ổ

Hàng ngày, căn c vào ch ng t ứ ứ đ ừ ượ c dùng làm căn c ghi s k toán, ứ ổ ế

tr c h t ghi nghi p v phát sinh vào Nh t ký chung, sau đó căn c vào s li u đã ướ ế ệ ụ ố ệ ứ ậ

ế ghi trên Nh t ký chung ghi vào s cái theo các tài kho n k toán phù h p. N u ế ả ậ ổ ợ

Doanh nghi p có m s k toán chi ti t thì đ ng th i v i vi c ghi s Nh t ký ở ổ ế ệ ế ờ ớ ệ ậ ồ ổ

chung, các nghi p v phát sinh đ c ghi vào s chi ti t có liên quan. ệ ụ ựơ ổ ế

Tr ng h p Doanh nghi p m các Nh t ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn c ườ ệ ậ ợ ở ứ

vào các ch ng t c dùng làm căn c ghi s k toán, ghi ngi p v phát sinh vào ứ đ ừ ượ ệ ụ ổ ế ứ

Nh t ký chuyên dùng liên quan. Đ nh kỳ, ho c cu i tháng, tùy kh i l ị ố ượ ặ ậ ố ệ ng nghi p

v phát sinh, t ng h p t ng s nh t ký chuyên dùng, l y s li u đ ghi vào các tài ụ ấ ố ệ ợ ừ ể ậ ổ ổ

ệ kho n phù h p trên s cái t ng h p, sau khi đã lo i tr s trùng l p do m t nghi p ạ ừ ố ắ ả ổ ổ ợ ộ ợ

c ghi đ ng th i vào 2 s nh t ký chuyên dùng (n u có). v đ ụ ượ ổ ậ ế ồ ờ

Cu i tháng, cu i quí, cu i năm, c ng s li u trên s cái, l p B ng cân đ i s ố ệ ố ố ả ậ ố ố ố ổ ộ

phát sinh.

ố V nguyên t c, t ng s phát sinh n và t ng s phát sinh có trên B ng cân đ i ề ả ắ ố ổ ố ổ ợ

s phát sinh ph i b ng t ng s phát sinh n và t ng s phát sinh có trên s Nh t ký ố ả ằ ậ ổ ố ợ ổ ố ổ

152

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

chung (ho c s Nh t ký chung và các s nh t ký chuyên dùng sau khi đã lo i tr ổ ặ ổ ạ ừ ậ ậ

trùng l p) cu i kỳ. ắ ố

TRÌNH T GHI S K TOÁN Ổ Ế Ự

k toán

Ch ng t ứ

ừ ế

S , th k toán

S NH T KÝ CHUNG

ẻ ế chi ti

t ế

S Nh t ký ậ ổ đ c bi ặ

t ệ

B ng t ng h p

S CÁI

ổ chi ti

ợ t ế

B ng cân đ i

s phát sinh ố

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

THEO HÌNH TH C NH T KÝ CHUNG Ứ Ậ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cu i tháng, ho c đ nh kỳ ố Quan h đ i chi u, ki m tra ệ ố ặ ị ể ế

- u nh c đi m c a hình th c Nh t ký chung Ư ượ ủ ứ ể ậ

Ư ể u đi m c a hình th c k toán này là đ n gi n, d làm c b ng th công cũng ơ ứ ế ả ằ ủ ủ ễ ả

nh b ng máy tính. Các nghi p v kinh t phát sinh cùng lo i đ ư ằ ụ ệ ế ạ ượ ậ c t p h p vào ợ

các nh t ký chuyên dùng do đó d ki m tra, đ i chi u… ễ ể ế ậ ố

ạ Tuy v y, hình th c k toán này thích h p cho nh ng đ n v có qui mô nh , ho t ợ ứ ế ữ ậ ỏ ơ ị

đ ng đ n gi n, nh các đ n v th ộ ị ươ ư ả ơ ơ ng m i, d ch v ,… ị ụ ạ

153

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

S NH T KÝ CHUNG Ổ Ậ

Ngày

S phát sinh

Ch ng tứ

Đã ghi

S hi u ố ệ

ừ Ngày

tháng

DI N GI Ễ

I Ả

Số

Nợ

s cáiổ

tài kho nả

ghi sổ 1

tháng 3

2

5

6

7

8

S trang tr

4 c ướ

chuy n sang ể

……

C ng chuy n sang trang ể

sau

Năm ………….

Ngày .....tháng .....năm ........

Ng i ghi s K toán tr ng Th tr ườ ổ ế ưở ủ ưở ng đ n v ơ ị

(ký, h tên) ọ (ký, h tên) ọ (ký tên, đóng d u)ấ

S CÁIỔ

Năm: .............

S hi u: ố ệ

S phát sinh

Ch ng tứ

Ngày

S hi u ố ệ

Trang sổ

Ngày

tháng ghi

TK đ iố

DI N GI Ễ

I Ả

Số

Nợ

NK chung

tháng

sổ 1

2

3

5

ngứ 6

7

8

S trang tr

4 c ướ

chuy n sang ể

C ng s phát sinh ố

S d cu i kỳ ố ư ố

Tên tài kho n: ả

Ngày .....tháng .....năm ........

154

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

Ng i ghi s K toán tr ng Th tr ườ ổ ế ưở ủ ưở ng đ n v ơ ị

(ký, h tên) ọ (ký, h tên) ọ (ký tên, đóng d u)ấ

S NH T KÝ THU TI N Ổ Ậ Ề

Ch ng tứ

Ghi Có các tài kho nả

Ghi Nợ

Tài kho n khác ả

Ngày

tài

Ngày

tháng

kho nả

DI N GI Ễ

I Ả

S ti n ố ề

S hi u ố ệ

Số

tháng

ghi sổ

3

2

1

5

6

7

8

9

10

11

4 trang tr

S

ướ c

chuy n sang ể

C ng chuy n sang

trang sau

Năm: ..............

Ngày .....tháng .....năm ........

Ng i ghi s K toán tr ng Th tr ườ ổ ế ưở ủ ưở ng đ n v ơ ị

(ký, h tên) ọ (ký, h tên) ọ (ký tên, đóng d u)ấ

S NH T KÝ CHI TI N M T Ổ Ặ Ậ Ề

Ch ng tứ

Ghi Có tài

Ngày

Ngày

DI N GI Ễ

I Ả

tháng

kho nả

Ghi N các tài kho n ả Tài kho n khác ả Số

Số

Số

tháng

ghi sổ

5

6

7

8

9

ti nề 10

hi uệ 11

1

2

3

4 S trang tr

ướ c

chuy n sang ể

C ng chuy n sang

trang sau

Năm: ................

Ngày .....tháng .....năm

Ng i ghi s K toán tr ng Th tr ườ ổ ế ưở ủ ưở ng đ n v ơ ị

(ký, h tên) ọ (ký, h tên) ọ (ký tên, đóng d u)ấ

155

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

S NH T KÝ MUA HÀNG Ổ Ậ

Ph i trả ả

ng

i bán

Ch ng tứ

Tài kho n ghi n ả

ườ

Ngày

(ghi Có)

tháng

Nguyên

DI N GI Ễ

I Ả

Hàng

ghi sổ

Tài kho n khác ả Số

Số

v t li u ậ ệ

Ngày

Số

hoá

5

hi uệ 7

ti nề 8

6

9

1

2

3

4 ướ c S trang tr

chuy n sang ể

C ng phát sinh

Năm: ...................

Ngày .....tháng .....năm ....

Ng i ghi s K toán tr ng Th tr ườ ổ ế ưở ủ ưở ơ ng đ n

vị

(ký, h tên) (ký, h tên) (ký tên, đóng d u) ọ ấ ọ

NH T KÝ BÁN HÀNG Ậ

Ngày

Ch ng tứ

Ph i thu ả

Ghi Có tài kho n ả

DI N GI Ễ

I Ả

tháng ghi

t

ng

ừ ườ i

doanh thu Thành

Hàng

Ngày

Số

D chị

mua (Ghi

sổ

hóa

ph mẩ

1

2

3

N )ợ 5

6

7

vu 8

S trang tr

ướ

4 c chuy n sang ể

C ng phát sinh

Năm: ................

Ngày .....tháng .....năm ........

Ng i ghi s K toán tr ng Th tr ườ ổ ế ưở ủ ưở ng đ n v ơ ị

(ký, h tên) ọ (ký, h tên) ọ (ký tên, đóng d u)ấ

156

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

7.2.2. Hình th c Nh t ký ch ng t ứ ứ ậ ừ

- Đ c đi m ể ặ

° T p h p và h th ng hóa các nghi p v kinh t phát sinh theo bên có c a các ệ ố ụ ệ ậ ợ ế ủ

tài kho n phát sinh theo bên có c a các tài kho n k t h p v i vi c phân tích các ả ế ợ ủ ệ ả ớ

nghi p v kinh t ệ ụ ế đó theo các tài kho n đ i ng n . ợ ố ứ ả

° K t h p ch t ch v i vi c ghi chép các nghi p v kinh t phát sinh theo trình ế ợ ẽ ớ ụ ệ ệ ặ ế

th i gian v i vi c h th ng hóa các nghi p v theo n i dung kinh t (theo tài t ự ờ ệ ệ ố ệ ụ ớ ộ ế

kho n)ả

° K t h p h ch toán t ng h p v i h ch toán chi ti t trên cùng m t s k toán ớ ạ ế ợ ạ ổ ợ ế ộ ổ ế

trong cùng m t quá trình ghi s . ổ ộ

° S d ng các m u các m u s in s n các quan h đ i ng tài kho n, ch tiêu ệ ố ứ ẫ ổ ử ụ ẵ ả ẫ ỉ

qu n lý kinh t tài chính và l p báo cáo tài chính ả ế ậ

- Các lo i s ch y u ạ ổ ủ ế

° , B ng kê, S S k toán t ng h p g m có: Nh t ký ch ng t ồ ổ ế ứ ậ ổ ợ ừ ả ổ

cái

° S k toán chi ti ổ ế ế t: g m các s ho c th k toán chi ti ặ ẻ ế ồ ổ t ế

- Trình t ghi s ự ổ

g c h p lý, h p pháp đ ghi tr c ti p vào Hàng ngày, căn c vào các ch ng t ứ ứ ừ ố ợ ự ế ể ợ

các Nh t ký ch ng t ho c b ng kê, s chi ti t có liên quan. ứ ậ ừ ặ ả ổ ế

Đ i v i các Nh t ký ch ng t c ghi căn c vào các B ng kê, s chi ti t thì ố ớ ứ ậ đ ừ ượ ứ ả ổ ế

hàng ngày căn c vào ch ng t ứ ứ ừ ế k toán, vào b ng kê, s chi ti ả ổ ế ả t, cu i tháng ph i ố

chuy n s li u t ng c ng c a B ng kê, s chi ti t vào Nh t ký ch ng t ể ố ệ ổ ủ ả ộ ổ ế ứ ậ . ừ

Đ i v i các lo i chi phí s n xu t kinh doanh phát sinh nhi u l n ho c mang ề ầ ố ớ ả ấ ặ ạ

tính ch t phân b , các ch ng t g c tr c h t ph i đ ứ ấ ổ ừ ố ướ ả ựơ ậ ạ c t p h p và phân lo i ế ợ

ư trong các B ng phân b , sau đó l y s li u ghi vào các B ng kê và Nh t ký ch ng ấ ố ệ ả ậ ả ổ

có liên quan. t ừ

Cu i tháng, khóa s , c ng s li u trên các Nh t ký ch ng t ố ệ ổ ộ ứ ậ ố ừ ố , ki m tra, đ i ể

chi u s li u trên các nh t ký ch ng t v i các s li u k toán chi ti ế ố ệ ứ ậ ừ ớ ố ệ ế ế ổ t, B ng t ng ả

t có liên quan và l y s li u t ng c ng c a các s Nh t ký ch ng t ghi h p chi ti ợ ế ấ ố ệ ổ ủ ứ ậ ộ ổ ừ

tr c ti p vào s cái. ự ế ổ

Đ i v i các ch ng t t thì đ c ghi ố ớ ứ ừ liên quan đ n các s và th k toán chi ti ổ ẻ ế ế ế ượ

tr c ti p vào các s th có liên quan. Cu i tháng, c ng các s ho c th k toán chi ố ự ế ổ ẻ ẻ ế ặ ộ ổ

157

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

ti t l p các B ng t ng h p chi ti ế t và căn c vào s , th k toán chi ti ổ ẻ ế ứ ế ậ ả ổ ợ ế ừ t theo t ng

tài kho n đ đ i chi u v i s cái. ế ớ ổ ể ố ả

s Cái và m t s ch tiêu chi ti S li u t ng ố ệ ổ ở ổ ộ ố ỉ ế t trong Nh t ký ch ng t ậ ứ ừ ả , B ng

kê và các B ng t ng h p chi ti c dùng đ l p các báo cáo tài chính. ả ổ ợ t đ ế ượ ể ậ

Trình t ghi s đ c mô t ự ổ ượ ả qua s đ sau: ơ ồ

TRÌNH T GHI S K TOÁN HÌNH TH C NH T KÝ CH NG T Ổ Ế Ứ Ứ Ự Ậ Ừ

k toán và

Ch ng t ừ ế ứ các b ng phân b ả

B ng kê

t

S , thổ ẻ k toán chi ti ế

ế

NH T KÝ CH NG T Ừ

S Cái

ổ ti

B ng t ng h p chi t ế

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cu i tháng ố

Đ i chi u, ki m tra ế ể ố

- Nh ượ c đi m ể

Nh ượ ề c đi m chính c a hình th c k toán này là h u h t các Nh t ký đ u ủ ứ ế ế ể ậ ầ

đ c thi t k theo chi u ngang, do đó khó đi n toán hóa, không thu n ti n cho ượ ế ế ệ ề ệ ậ

Doanh nghi p s d ng nhi u tài kho n. ệ ử ụ ề ả

158

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

NH T KÝ CH NG T S 1 Ứ Ừ Ố Ậ

Ghi Có tài kho n 111 – Ti n m t ặ ề ả

Ngày …… tháng …… năm ……

Ghi Có TK 111, Ghi N các TK ợ C ngộ Số Có TK Ngày 112 113 121 128 131 136 … TT 111

C ngộ

Ngày .....tháng .....năm ........

K toán tr ng Th tr Ng i ghi s ế ưở ủ ưở ng đ n v ơ ị ườ ổ

(ký tên, đóng d u)ấ (ký, h tên) ọ (ký, h tên) ọ

S CÁIỔ

Tài kho n ……… ả

S d đ u năm ố ư ầ Có Nợ

Ghi Có các TK, đ i ng N ố ứ ợ Tháng Tháng Tháng 1 Tháng 2 C ngộ v i ớ …… 12 TK này

C ng SPS N ợ T ng SPS Có ộ ổ

Nợ

SD cu i tháng ố

Ngày .....tháng .....năm ........

ng Th tr ổ i ghi s Ng ườ (ký, h tên) ọ K toán tr ế ưở (ký, h tên) ọ ng đ n v ủ ưở ơ ị (ký tên, đóng d u)ấ

159

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

7.2.3. Hình th c Nh t ký s cái ứ ổ ậ

- Đ c đi m ể ặ

Đ c đi m c b n c a hình th c k toán Nh t ký – s cái là các nghi p v kinh ơ ả ủ ệ ụ ứ ế ể ậ ặ ổ

phát sinh đ c k t h p ghi chép trình t th i gian và theo n i dung kinh t (theo t ế ượ ế ợ ự ờ ộ ế

ậ tài kho n k toán) trên cùng m t quy n s k toán t ng h p duy nh t, đó là Nh t ể ổ ế ế ấ ả ộ ợ ổ

ký - S cái. ổ

- Các lo i s : ạ ổ Hình th c này có 02 lo i s ch y u sau đây: ạ ổ ủ ế ứ

• S k toán t ng h p: Nh t ký – S cái ợ ổ ế ậ ổ ổ

• Các s k toán chi ti ổ ế t ế

ả ố ị ổ o S tài s n c đ nh

t v t li u, s n ph m, hàng hóa ế ậ ệ ả ẩ o S chi ti ổ

o Th khoẻ

ấ ả ổ o S chi phí s n xu t kinh doanh

ẻ ẩ ả ị ụ o Th tính giá thành s n ph m, d ch v

t chi phí tr tr c, chi phí ph i tr ề ả ướ ả ả o S chi ti ổ

t ti n g i, ti n vay ế ề ử ề o S chi ti ổ

t thanh toán: v i ng i bán, ng i mua, v i ngân sách Nhà ế ớ ườ ườ ớ o S chi ti ổ

c, thanh toán n i b … n ướ ộ ộ

ch ng khoán ế t các kho n đ u t ả ầ ư ứ o S chi ti ổ

t tiêu th ế ụ o S chi ti ổ

t ngu n v n kinh doanh ế ồ ố o S chi ti ổ

- Trình t ghi s ự ổ

(1) Hàng ngày, k toán căn c vào các ch ng t ứ ứ ế ừ ế ổ k toán ho c B ng t ng ặ ả

k toán cùng lo i đã đ c ki m tra và đ h p ch ng t ợ ứ ừ ế ạ ượ ể ượ ổ c dùng làm căn c ghi s , ứ

tr c h t xác đ nh tài kho n ghi N , tài kho n ghi Có đ ghi vào S Nh t ký – S ướ ế ể ậ ả ả ổ ợ ị ổ

Cái. S li u c a m i ch ng t ố ệ ủ ứ ỗ ừ (ho c B ng t ng h p ch ng t ổ ứ ả ặ ợ ừ ế ạ k toán cùng lo i)

đ c ghi trên m t dòng ượ ộ ở ả ợ c 2 ph n Nh t ký và ph n S Cái. B ng t ng h p ầ ả ầ ậ ổ ổ

k toán đ ch ng t ứ ừ ế ượ ậ c l p cho nh ng ch ng t ữ ứ ừ cùng lo i (Phi u thu, phi u chi, ế ế ạ

ế phi u xu t, phi u nh p,…) phát sinh nhi u l n trong m t ngày ho c đ nh kỳ 1 đ n ề ầ ặ ị ế ế ấ ậ ộ

3 ngày.

160

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

k toán và B ng t ng h p ch ng t Ch ng t ứ ừ ế ứ ả ổ ợ ừ ế k toán cùng lo i sau khi đã ghi ạ

S Nh t ký - S Cái, đ t có liên quan. ậ ổ ổ ượ c dùng đ ghi vào S , Th k toán chi ti ổ ẻ ế ể ế

(2) Cu i tháng, sau khi đã ph n ánh toàn b ch ng t k toán phát sinh trong ộ ứ ả ố ừ ế

tháng vào S Nh t ký - S Cái và các s , th k toán chi ti t, k toán ti n hành ẻ ế ậ ổ ổ ổ ế ế ế

c ng s li u c a c t s phát sinh ộ ố ệ ủ ộ ố ở ủ ừ ph n Nh t ký và các c t N , c t Có c a t ng ộ ợ ộ ầ ậ

tài kho n ph n S Cái đ ghi vào dòng c ng phát sinh cu i tháng. Căn c vào s ả ở ứ ể ầ ổ ộ ố ố

phát sinh các tháng tr c và s phát sinh tháng này tính ra s phát sinh lu k t ướ ỹ ế ừ ố ố

đ u quý đ n cu i tháng này. Căn c vào s d đ u tháng (đ u quý) và s phát sinh ầ ố ư ầ ứ ế ầ ố ố

trong tháng k toán tính ra s d cu i tháng (cu i quý) c a t ng tài kho n trên ủ ừ ố ư ế ả ố ố

Nh t ký - S Cái. ậ ổ

(3) Khi ki m tra, đ i chi u s c ng cu i tháng (cu i quý) trong S Nh t ký ế ố ộ ể ậ ố ố ố ổ

- S Cái ph i đ m b o các yêu c u sau: ả ả ả ầ ổ

ổ = = T ng s ti n c a c t ố ề ủ ộ ổ ph n “Phát sinh” ở ầ T ng s phát sinh ố ổ t c các N c a t ợ ủ ấ ả

Nh t kýậ Tài kho nả T ng s phát sinh ố t c các Có c a t ủ ấ ả Tài kho nả

T ng s d N các Tài kho n = ố ư ợ ả ổ T ng s d Có các tài kho n ả ố ư ổ

(4) Các s , th k toán chi ti t cũng ph i đ ẻ ế ổ ế ả ượ c khoá s đ c ng s phát ổ ể ộ ố

sinh N , s phát sinh Có và tính ra s d cu i tháng c a t ng đ i t ng. Căn c ố ư ố ủ ừ ợ ố ố ượ ứ

vào s li u khoá s c a các đ i t ng l p “B ng t ng h p chi ti ố ệ ổ ủ ố ượ ậ ả ổ ợ ế t" cho t ng tài ừ

kho n. S li u trên “B ng t ng h p chi ti t” đ ố ệ ả ả ổ ợ ế ượ ố ợ c đ i chi u v i s phát sinh N , ớ ố ế

s phát sinh Có và S d cu i tháng c a t ng tài kho n trên S Nh t ký - S Cái. ủ ừ ố ố ư ố ả ậ ổ ổ

S li u trên Nh t ký - S Cái và trên “B ng t ng h p chi ti t” sau khi khoá ố ệ ả ậ ổ ổ ợ ế

c ki m tra, đ i chi u n u kh p, đúng s đ s đ ổ ượ ẽ ượ ử ụ c s d ng đ l p báo cáo tài ể ậ ể ế ế ố ớ

chính.

161

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

TRÌNH T GHI S K TOÁN Ổ Ế Ự

Ch ng t

k toán

Ứ Ừ Ế

S qu ỹ

THEO HÌNH TH C NH T KÝ S CÁI Ổ Ứ Ậ

Sæ, thΠkÕ  S , th ẻ ổ k toán ế to¸n chi  tế chi ti

tiÕt

B ng t ng ổ ả h p ch ng ứ ợ t k toán ừ ế cùng lo i ạ

NH T KÝ – S CÁI

B ng ả t ng h p ợ ổ tế chi ti

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cu i tháng ố

Đ i chi u, ki m tra ể ế ố

- u nh Ư ượ c đi m ể

Ư ể ư u đi m c a hình th c này là cách ghi chép đ n gi n, d hi u, d làm. Nh ng ễ ể ủ ứ ễ ả ơ

nh c đi m c a hình th c k toán này là ượ ứ ế ủ ể ở ỗ ế ấ ch k t c u m u s Nh t ký – S cái ẫ ổ ậ ổ

theo chi u ngang, quá dài, do đó không thích h p v i nh ng Doanh nghi p ph i s ả ử ữ ệ ề ớ ợ

d ng nhi u tài kho n, m t khác nó còn khó phân công lao đ ng k toán vì ch có ụ ề ế ặ ả ộ ỉ

m t s t ng h p duy nh t; công vi c ki m tra đ i chi u th ộ ổ ổ ệ ể ế ấ ợ ố ườ ố ng d n vào cu i ồ

ngđ n vi c l p các báo cáo tài chính. tháng nh h ả ưở ệ ậ ế

Trong th c t , lo i hình này th ng đ c dùng ự ế ạ ườ ượ ở nh ng đ n v hành chính s ị ữ ơ ự

nghi p, các doanh nghi p t nhân, các doanh nghi p nh khác s d ng ch đ k ệ ư ệ ế ộ ế ử ụ ệ ỏ

toán các doanh nghi p v a và nh . ỏ ệ ừ

162

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

NHẬT KÝ ­ SỔ CÁI

ố ệ S hi u

tài

TK...

TK...

Số

Ch ng tứ

kho nả

Thứ

Ngày

Thứ

tiền

đ i ng ố ứ

Di n gi ễ

i ả

tự

t

dòn

phát sinh

, tháng

dòng

Ngày,

Số

g

ghi

Nợ Có

Nợ Có Nợ Có

tháng

hi uệ

A

sổ B

C

D

E

1

F G

H

2

3

4

5

- S d đ u năm

ố ư ầ

- S phát sinh

trong tháng

- C ng s phát

sinh tháng

- S d cu i tháng

ố ư ố

- C ng lu k t

ỹ ế ừ

đ u quý ầ

Năm:.........

- S này có …. trang, đánh s t trang s 01 đ n trang … ố ừ ổ ế ố

- Ngày m s :…ở ổ

Ng i ghi s K toán tr ng ườ ổ ế ưở Ngày..... tháng.... năm ....... Giám đ c ố

(Ký, h tên, đóng d u) (Ký, h tên) ọ (Ký, h tên) ọ ấ ọ

7.2.4. Hình th c Ch ng t ghi s ứ ứ ừ ổ

- Đ c đi m ể ặ

Đ c đi m ch y u c a hình th c k toán này là căn c tr c ti p đ ghi s k ứ ự ế ủ ế ủ ứ ế ổ ế ể ể ặ

toán là “Ch ng t ghi s ”, vi c ghi s k toán t ng h p bao g m: ứ ừ ổ ế ệ ổ ồ ợ ổ

° Ghi trình t theo th i gian trên s đăng ký ch ng t ghi s ự ứ ờ ổ ừ ổ

trên S cái ° Ghi theo n i dung kinh t ộ ế ổ

163

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

ghi s do k toán l p tên c s các ch ng t Ch ng t ứ ừ ơ ở ứ ế ậ ổ ừ ố ổ g c ho c B ng t ng ả ặ

g c cùng lo i, có cùng n i dung kinh t h p ch ng t ợ ứ ừ ố ạ ộ . ế

ghi s đ c đánh s liên t c trong t ng tháng ho c c năm (theo th Ch ng t ứ ừ ổ ượ ặ ả ụ ừ ố ứ

trong s đăng ký c a ch ng t ghi s ) và có ch ng t g c đính kèm, ph i đ t ự ủ ứ ổ ừ ứ ổ ừ ố ả ượ c

ng duy t tr c khi ghi s k toán. k toán tr ế ưở ệ ướ ổ ế

- Các lo i s ch y u ạ ổ ủ ế

° S đăng ký ch ng t ghi s ứ ổ ừ ổ

° S cáiổ

° Các s , th k toán chi ti ẻ ế ổ t ế

- Trình t ghi s ự ổ

Hàng ngày, căn c vào ch ng t g c ho c B ng t ng h p ch ng t g c, k ứ ứ ừ ố ứ ặ ả ợ ổ ừ ố ế

toán l p ch ng t ứ ậ ừ ghi s . Căn c vào ch ng t ứ ứ ổ ừ ứ ghi s đ ghi vào S đăng ký ch ng ổ ể ổ

ghi s , sau đó đ g c sau khi làm căn c t ừ ổ ượ c dùng đ ghi s cái. Các ch ng t ổ ứ ể ừ ố ứ

ghi s đ t. l p ch ng t ậ ứ ừ ổ ượ c dùng đ ghi vào s , th k toán chi ti ổ ẻ ế ể ế

Cu i tháng ph i khóa s tính ra t ng s ti n c a các nghi p v kinh t tài ố ề ủ ụ ệ ả ổ ố ổ ế

chính phát sinh trong tháng trong s đăng ký ch ng t ứ ổ ừ ghi s , tính t ng s phát sinh ổ ố ổ

n , t ng s phát sinh có và s d c a t ng tài kho n trên s cái. Căn c vào s cái ợ ổ ố ư ủ ừ ứ ả ổ ố ổ

l p B ng cân đ i s phát sinh. ậ ố ố ả

Sau khi đ i chi u kh p, đúng s li u ghi trên s cái và B ng t ng h p chi ti ố ệ ế ả ố ớ ợ ổ ổ ế t

(đ các s k toán chi ti t) đ c dùng đ l p các Báo cáo tài chính. c l p t ượ ậ ừ ổ ế ế ượ ể ậ

Trình t ghi s đ c mô t ự ổ ượ ả theo s đ sau: ơ ồ

164

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

TRÌNH T GHI S K TOÁN Ổ Ế Ự

THEO HÌNH TH C CH NG T GHI S Ừ Ứ Ứ Ổ

k toán

Ch ng t ứ

ừ ế

S qu ỹ

S , th ẻ ổ k toán ế t ế chi ti

B ng t ng h p ợ ổ ả ch ng t k toán ừ ế ứ cùng lo iạ

ghi s

S đăng ký ch ng t ổ ừ ứ

CH NG T GHI SỔ

B ng ả t ng h p ợ ổ t ế chi ti

S Cái

B ng cân đ i ố ả s phát sinh ố

s phát sinh ố

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cu i tháng ố

Đ i chi u, ki m tra ể ế ố

- u nh c đi m c a hình th c k toán ch ng t ghi s Ư ượ ứ ế ủ ứ ể ừ ổ

Ư ể ổ ơ u đi m c a hình th c k toán này là k t c u m u s , cách ghi s đ n ế ấ ủ ứ ế ẫ ổ

gi n, d làm, d hi u, d phân công lao đ ng trong vi c ghi s k toán. Quan h ễ ể ổ ế ễ ễ ệ ả ộ ệ

k m tra đ i chi u s li u ch t ch , đ m b o tính chính xác c a vi c ghi s k ể ế ố ệ ẽ ả ổ ế ủ ệ ả ặ ố

165

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

toán; thích h p v i các đ n v s d ng quá nhi u tài kho n; d vi tính hóa công tác ị ử ụ ễ ề ả ơ ớ ợ

k toán. ế

Nh ượ c đi m c a hình th c k toán này là kh i l ứ ế ố ượ ủ ể ng ch ng t ứ ừ ề ghi s nhi u; ổ

ố công vi c ghi s k toán nhi u; vi c ki m tra, đ i chi u s li u b d n vào cu i ể ế ố ệ ổ ế ị ồ ệ ệ ề ố

ng đ n ti n đ l p Báo cáo tài chính. Trong quá trình ghi s d b tháng, nh h ả ưở ổ ễ ị ộ ậ ế ế

ghi trùng l p n u vi c qui l p ch ng t ắ ế ứ ệ ậ ừ ghi s không ch t ch . ẽ ặ ổ

CH NG T GHI S Ừ Ứ Ổ

S : ố

Ngày ...... tháng ...... năm .........

Ghi chú Trích y uế S ti n ố ề

1 S hi u tài kho n ố ệ Nợ 2 ả Có 3 4 5

C ngộ

Kèm theo ....... ch ng tứ ừ

Ng i l p K toán tr ng ườ ậ ế ưở

(ký, h tên) ọ (ký, h tên) ọ

S ĐĂNG KÝ CH NG T GHI S Ổ Ứ Ừ Ổ

ghi s

ghi s

Ch ng t ứ

Ch ng t ứ

ổ Ngày,

S ti n ố ề

S ti n ố ề

Ngày, tháng

S hi u ố ệ

S hi u ố ệ

1

2

3

1

tháng 2

3

- C ng tháng

C ngộ

- Lũy k t

đ u qu

ế ừ ầ

Năm:.............

Ngày .....tháng .....năm ........

Ng i ghi s K toán tr ng Th tr ườ ổ ế ưở ủ ưở ng đ n v ơ ị

(ký, h tên) ọ (ký, h tên) ọ (ký tên, đóng d u)ấ

166

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

S CÁIỔ

Năm: .................

ghi

Ch ng t ứ

Số

Ngày

S phát sinh

sổ

Ghi

hi uệ

tháng

Ngày

DI N GI Ễ

I Ả

Số

chú

TK đ iố

Nợ

ghi sổ

tháng

hi uệ

8

1

2

3

ngứ 5

6

4

7

- S d đ u năm

ố ư ầ

- S phát sinh trong tháng

C ng s phát sinh ố

S d cu i kỳ ố ư ố

Tên tài kho n: .......... S hi u:.............. ố ệ ả

Ngày .....tháng .....năm ........

Ng i ghi s K toán tr ng Th tr ườ ổ ế ưở ủ ưở ng đ n v ơ ị

(ký, h tên) ọ (ký, h tên) ọ (ký tên, đóng d u)ấ

7.2.5. Hình th c k toán trên máy vi tính ứ ế

- Đ c đi m ể ặ

Đ c tr ng c b n c a Hình th c k toán trên máy vi tính là công vi c k ơ ả ủ ứ ế ư ệ ặ ế

toán đ c th c hi n theo m t ch ượ ự ệ ộ ươ ng trình ph n m m k toán trên máy vi tính. ế ề ầ

Ph n m m k toán đ c thi t k theo nguyên t c c a m t trong b n hình th c k ề ế ầ ượ ế ế ắ ủ ứ ế ộ ố

toán ho c k t h p các hình th c k toán quy đ nh trên đây. Ph n m m k toán ế ợ ứ ế ề ế ầ ặ ị

không hi n th đ y đ quy trình ghi s k toán, nh ng ph i in đ ị ầ ủ ổ ế ư ể ả ượ ầ ủ ổ ế c đ y đ s k

toán và báo cáo tài chính theo quy đ nh. ị

- Trình t ghi s ự ổ

(1) Hàng ngày, k toán căn c vào ch ng t ứ ứ ế ừ ế ợ k toán ho c B ng t ng h p ặ ả ổ

k toán cùng lo i đã đ c ki m tra, đ c dùng làm căn c ghi s , xác ch ng t ứ ừ ế ạ ượ ể ượ ứ ổ

đ nh tài kho n ghi N , tài kho n ghi Có đ nh p d li u vào máy vi tính theo các ị ữ ệ ể ả ậ ả ợ

c thi b ng, bi u đ ả ể ượ ế ế ẵ t k s n trên ph n m m k toán. ầ ề ế

đ ng nh p vào Theo quy trình c a ph n m m k toán, các thông tin đ ề ủ ế ầ c t ượ ự ộ ậ

s k toán t ng h p (S Cái ho c Nh t ký- S Cái...) và các s , th k toán chi ổ ế ẻ ế ặ ậ ổ ợ ổ ổ ổ

ti t liên quan. ế

167

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

(2) Cu i tháng (ho c b t kỳ vào th i đi m c n thi ặ ấ ể ầ ố ờ ế ệ t nào), k toán th c hi n ự ế

ữ ố ệ các thao tác khoá s (c ng s ) và l p báo cáo tài chính. Vi c đ i chi u gi a s li u ệ ố ổ ộ ế ậ ổ

c th c hi n t t ng h p v i s li u chi ti ổ ớ ố ệ ợ t đ ế ượ ệ ự ộ đ ng và luôn đ m b o chính xác, ả ự ả

trung th c theo thông tin đã đ c nh p trong kỳ. Ng ự ượ ậ ườ ể ể i làm k toán có th ki m ế

tra, đ i chi u s li u gi a s k toán v i báo cáo tài chính sau khi đã in ra gi y. ớ ế ố ệ ữ ổ ế ấ ố

Th c hi n các thao tác đ in báo cáo tài chính theo quy đ nh. ự ệ ể ị

Cu i tháng, cu i năm s k toán t ng h p và s k toán chi ti c in ra ổ ế ổ ế ố ố ổ ợ t đ ế ượ

gi y, đóng thành quy n và th c hi n các th t c pháp lý theo quy đ nh v s k ề ổ ế ủ ụ ự ể ệ ấ ị

toán ghi b ng tay. ằ

TRÌNH T GHI S K TOÁN Ổ Ế Ự

CH NG T K TOÁN

Ừ Ế

S K TOÁN

Ổ Ế

THEO HÌNH TH C K TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Ứ Ế

PH N M M Ề K TOÁN

Ầ Ế

- S t ng h p ổ ổ ợ t - S chi ti ổ

ế

Ợ Ừ Ế

MÁY VI TÍNH

B NG T NG H P Ổ Ả CH NG T K TOÁN CÙNG LO IẠ

- Báo cáo tài chính - Báo cáo k toán qu n ế tr ị

Ghi chú:

Nh p s li u hàng ngày ậ ố ệ

In s , báo cáo cu i tháng, cu i năm ổ ố ố

Đ i chi u, ki m tra ố ế ể

- Các lo i s ch y u ạ ổ ủ ế

Các lo i s c a Hình th c k toán trên máy vi tính: ứ ế ạ ổ ủ

Ph n m m k toán đ c thi ề ế ầ ượ ế ế ạ ổ ủ t k theo Hình th c k toán nào s có các lo i s c a ứ ế ẽ

hình th c k toán đó nh ng không hoàn toàn gi ng m u s k toán ghi b ng tay ẫ ổ ế ứ ế ư ằ ố

Câu h i ôn t p ỏ ậ

168

ế

Giáo trình Nguyên lý k toán

1. Có nh ng lo i s sách k toán nào? Cho ví d . ụ ạ ổ ữ ế

2. Hãy trình bày nguyên t c ghi s k toán. ổ ế ắ

3. Hãy trình bày các hình th c s a sai s k toán. ứ ử ổ ế

4. Có các hình th c ghi s k toán nào, trình bày n i dung các hình th c ghi s k ổ ế ổ ế ứ ứ ộ

toán đó?

5. Theo các Anh/Ch thì hình th c ghi s nào là t ứ ổ ị ố t nh t? ấ

169