Tầm quan trọng của kỹ năng đặt câu hỏi
Phản ứng điển hình của một người quản lí khi một ai đó liên tục nói không là
tiếp tục trình bày ý tưởng. Người quản lí thường đưa ra thêm nhiều bằng
chứng để hỗ trợ ý tưởng cũng như miêu tả thêm về các hình thức thưởng phạt
cho người khác. Và người kia lại tiếp tục nói không.
Các nhà quản lý gặp sự phản đối hàng ngày . Sự phản đối đến từ ông chủ,
người không tán thành dự án , hay từ một người đồng nghiệp không muốn
cung cấp nguồn lực, một người khách hàng từ chối lời đề nghị hay một ai đó
đã cản trở bạn đạt được mục tiêu. Cách mà họ giải quyết thường là phản tác
dụng .
Phản ứng điển hình của một người quản lí khi một ai đó liên tục nói không là
tiếp tục trình bày ý tưởng. Người quản lí thường đưa ra thêm nhiều bằng
chứng để hỗ trợ ý tưởng cũng như miêu tả thêm về các hình thức thưởng phạt
cho người khác. Và người kia lại tiếp tục nói không.
Có một cách để cải thiện tình hình là:
Hỏi một loạt các câu hỏi dễ trả lời để giúp những người khác nghĩ lại những
giả định của họ và mở ra các cơ hội để thảo luận.
Hỏi những câu kiểu ‘’ Tại sao bạn lại có quan điểm như vậy’’ có thể giúp bạn
tìm được lý do tại sao người khác không hợp tác. Và có thể lý do sẽ làm bạn
ngạc nhiên.
Giả sử người quản lý tài chính nói rằng ngân sách cần thiết cho dự án của bạn
quá cao. Đừng vội vàng liệt kê ra hàng loạt lý do lý giải thích tại sao lợi ích
dự án của bạn mang lại nhiều hơn chi phí cần bỏ ra. Tệ hơn nữa, đừng sa vào
kể lể ra một loạt phương án để cắt giảm chi phí. Thay vào đấy, hãy hỏi các
nhà quản lý tài chính tại sao anh ta lại cho rằng ngân sách đấy là quá cao, bạn
có thể tìm hiểu kỹ lý do để rút kinh nghiệm cho những dự án tiếp theo.
Hay giả sử một bà sếp nóng tính nói cuộc họp của bạn chả giải quyết được
vấn đề gì. Hãy hỏi điều mà bà ấy muốn là gì thay vì kể lể ra những gì cuộc
họp đã làm được. Có thể bà ấy muốn bạn phải giải quyết được một vấn đề mà
bà cho là cấp thiết nhất - nhưng lại không có trong nội dung họp của bạn.
Bạn sẽ dễ dàng tự đào hố chôn mình nếu phản ứng một cách bồng bột trước
lời phản đối của ai đó mà bạn chưa thực sự hiểu ý của họ. Một khách hàng
tiềm năng hỏi một nhân viên bán hàng rằng công ty của anh ta có cung cấp
những sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng không? Anh ta liền đưa ra một
bản miêu tả chi tiết về các lựa chọn theo yêu cầu của khách hàng mà công ty
có thể đáp ứng được và tìm kiếm giải pháp có chi phí được cắt giảm.Mặc dù
vị khách đấy chỉ đang tán chuyện vớ vẩn. Công ty có thể dễ dàng có những
giải pháp được khách hàng mong đợi nhưng sự trình bày trên là đi chệch
hướng và không thể sửa chữa được.
Socrates – một nhà triết học thời cổ đại đặt các tình huống vào một cuộc thảo
luận hơn là một cuộc nói chuyện nhanh chóng và ông cho rằng '‘ Tự nhiên
đưa đến cho chúng ta hai tai, hai mắt và một cái lưỡi – vì thế chúng ta nên
nghe và quan sát nhiều hơn là nói’'. Đấy là lý do tại sao chúng ta khuyên các
nhà quản lý nên cho người khác tranh luận nhiều hơn trong bất cứ khi nào
cuộc thảo luận đi vào bế tắc.
Cụ thể hơn: Chúng ta nên sử dụng những loại câu hỏi nào?
Bạn cần những dạng câu hỏi khác nhau cho các trường hợp khác nhau trong
một cuộc thảo luận. Sau đây là một loạt danh sách các câu hỏi:
- Những câu hỏi giúp làm rõ ý của người khác
- Những câu hỏi thăm dò các giả định
- Những câu hỏi tìm ra lý do, chứng cứ tại sao người ta lại làm như vậy
- Những câu hỏi kiểm tra các quan điểm
- Những câu hỏi thăm dò ý nghĩa và hậu quả
- Những câu hỏi truy nguyện tận gốc rễ các câu hỏi của người khác
Hỏi đúng câu hỏi phải chỉ là sự khởi đầu của quá trình này. Tuy nhiên, bạn
cũng phải lắng nghe kỹ các câu trả lời. Bạn nên lắng nghe bằng đôi mắt và cả
đôi tai của bạn bởi vì người khác có thể sử dụng rất nhiều ngôn ngữ cơ thể.
Tư thế và cử chỉ có thể thể hiện sở thích, sự cởi mởi và sự thu hút hoặc cả
yếu điểm của họ. Nếu có một sự không liên hệ nào giữa những điều bạn nghe
và thấy, thứ ngôn ngữ của cơ thể có thể giàu tính biểu cảm hơn cả từ ngữ
được nói ra .
Hãy thể hiện rõ ràng việc lắng nghe của bạn bằng ngôn ngữ của cơ thể. Đặt
câu hỏi thôi chưa đủ, bạn cần phải lắng nghe câu trả lời. Cúi người về phía
trước, nhìn thẳng vào mặt người đối diện, gật đầu để thể hiện sự đồng ý. Diễn
giải lại những gì bạn đã nghe để thể hiện rằng bạn đang chăm chú nghe - và
hãy chắc chắn bạn nghe đúng.
Cuối cùng, như trong bất.kì cuộc đối thoại nào khác, bạn phải đi vào cả tâm
lẫn trí của người đối thoại. Không chỉ có mỗi sự suôn sẻ trong lập luận của
bạn là cái quyết định kết quả đối thoại .Trừ khi bạn có thần giao cách cảm tốt
không thì bạn không thể chắc rằng sự thống nhất mà bạn vừa đạt được sẽ
được tôn trọng .
