MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access
Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin.
Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu
khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với
các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn
sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access.
Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau:
• Thế nào là cơ sở dữ liệu
• Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn)
tới một Cơ sở dữ liệu như thế nào
• Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu
• Cách khởi động Access
• Môi trường làm việc của Access
• Wizards trợ giúp như thế nào
• Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access
• Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access
• Cách thoát khỏi Access
Bài 1: Làm quen với Access
Trước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cần
phải làm quen. Chúng ta sẽ thảo luận về các thuật ngữ và phải chắc là bạn
hiểu chúng.
Cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợp
tất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp
tất cả các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một
tập con trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.
Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn có
thể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như vậy, bạn
phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danh
sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao
tác quản lý trở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữ
liệu về khách hàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản
lý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn.
Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng
thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ
các truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Dưới đây là khái niệm
về một số thuật ngữ thường dùng trong Access:
Thế nào là một Table (bảng)?
Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể có
nhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin
trong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả các
khóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóa
cho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3
bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ
liệu. Hình 1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.
Hình 1: Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệu
Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần
thiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin. Hình 2
minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để
chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng.
Hình 2: Chế độ Design view cho bảng.
Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và
xem dữ liệu. Hình 3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view
Hình 3: Chế độ Datasheet view cho bảng
Thế nào là một Query (truy vấn)?
Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên
dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có cơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cả
tên của khách hàng sinh sống tại Hà Nội. Với sự kiện như vậy, bạn nên dùng
truy vấn.
Một câu hỏi truy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tại
Hà Nội?” Như vậy query được định nghĩa đó là việc truy vấn các thông tin
của cơ sơ dữ liệu mà bạn muốn xem.
Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu chứa tên của tất cả khách hàng mua một chi tiết sản
phẩm nào đó, dùng truy vấn có thể đưa ra một danh sách tên các khách hàng
đã mua ở trên. Một truy vấn khác yêu cầu chỉ đưa ra các khách hàng là trẻ
em. Về cơ bản, một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữ
liệu. Khi bạn sử dụng query để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để
đáp ứng truy vấn
Tại sao nên sử dụng các truy vấn? Một cách cụ thể là bạn chỉ làm việc ở một
phần của cơ sở dữ liệu, các truy vấn thực hiện dễ dàng đưa ra kết quả dưới
dạng bản ghi theo một tiêu chuẩn nhất định. Access cho bạn thấy được sự rõ
ràng, cụ thể hay phức tạp như bạn muốn trong các truy vấn. Bạn sẽ bắt đầu
học về các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xử lý dữ liệu”
Thế nào là Form (biểu mẫu)?
Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin. Sau khi xác định thông tin
chứa trong cơ sơ dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu; sau đó xem, thêm,
hoặc thay đổi dữ liệu. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn
thành mỗi thao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập,
xem và thay đổi thông tin.
Trong Access, biểu mẫu (Form) hiển thị lên màn hình được gọi là form. Sử
dụng form có thể hiển thị thông tin trong một bảng, đồng thời thêm các nút,
text box, các nhãn và đối tượng khác để dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Hình 3,
bạn được thấy một bảng tương tự như Datasheet. Hình 4 biểu diễn ví dụ
form được sử dụng để đưa thông tin vào như bảng. Chú ý: sử dụng form
cung cấp giao diện tốt hơn cho người dùng.
Hình 4: Ví dụ về sử dụng form để nhập thông tin cho bảng
Record (Bản ghi) là gì?
Bản ghi là một khối thông tin độc lập, như dữ liệu về công nhân hay khách
hàng. Một bảng được tạo lên từ nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu bạn có bảng chứa
thông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, một bản ghi sẽ là thông tin
riêng về 1 thẻ. Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong một bảng,
Access trình bày các bản ghi theo các dòng.
Trường (Field) là gì?
Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường. Như vậy,
một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có
một bảng chứa danh bạ điện thoại, mỗi bản ghi biểu thị cho một người hay
doanh nghiệp khác nhau. Lần lượt, các bản ghi này được tạo từ các trường
riêng (như tên, địa chỉ, số điện thoại).
Hình 5: biểu diễn mối quan hệ giữa các trường, bản ghi, bảng và cơ sở dữ
liệu.
