MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access
Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin.
Sử dụng Access, bạn có thể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu
khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với
các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn
sẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access.
Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau:
• Thế nào là cơ sở dữ liệu
• Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn)
tới một Cơ sở dữ liệu như thế nào
• Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu
• Cách khởi động Access
• Môi trường làm việc của Access
• Wizards trợ giúp như thế nào
• Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access
• Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access
• Cách thoát khỏi Access
Bài 1: Làm quen với Access
Trước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cần
phải làm quen. Chúng ta sẽ thảo luận về các thuật ngữ và phải chắc là bạn
hiểu chúng.
Cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợp
tất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp
tất cả các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một
tập con trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.
Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn có
thể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như vậy, bạn
phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danh
sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao
tác quản lý trở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữ
liệu về khách hàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản
lý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn.
Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng
thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ
các truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Dưới đây là khái niệm
về một số thuật ngữ thường dùng trong Access:
Thế nào là một Table (bảng)?
Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể có
nhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin
trong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả các
khóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóa
cho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3
bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ
liệu. Hình 1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.
Hình 1: Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệu
Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần
thiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin. Hình 2
minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để
chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng.
Hình 2: Chế độ Design view cho bảng.
Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và
xem dữ liệu. Hình 3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view