Tổ chức cuộc họp

Chia sẻ: Tran Phu Binh Binh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:17

Thêm vào BST

Báo xấu

1.744
lượt xem 245
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tổ chức cuộc họp

Phân A :Y nghia tô chức cuôc hop ̀ ́ ̃ ̉ ̣ ̣ Tổ chức cuộc họp 2.1- Các đặc điểm của một cuộc họp tốt Khái niệm: Một cuộc họp là gì? - Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. - Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt. - Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian… Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra. - Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau: • Kiểm soát • Kết hợp • Thông báo • Thuyết phục -Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm: • Phân tích và giải quyết các vấn đề • Tư vấn và giải hoà các xung đột • Thảo luận và trao đổi quan điểm • Nêu vấn đề và tạo động cơ • Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm • Nhận được ý kiến và hồi âm • Tăng cường hỏi đáp • Đào tạo và phát triển Nói chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi - Chi phí và hiệu quả Mọi cuộc họp đều phải tính đến chi phí. Dưới đây là ví dụ một số chi phí khác nhau : + Chi phí thời gian + Chi phí vật chất: tiền và các dụng cụ phụ trợ sử dụng + Chi phí cơ hội: Mọi người có thể làm được việc gì nếu họ không đến cuộc họp, giá trị của những hoạt động này như thế nao?, là bao nhiêu?. Vì vậy hãy luôn nghĩ đến thời gian của mọi người và bạn phải
chắc chắn rằng cuộc họp của bạn là đáng giá để tổ chức và tham dự Cuộc họp tồi sẽ dẫn đến: - Quyết định tồi - Chính sách tồi - Tạo nên sự hỗ độn và xáo trộn - Gián đoạn công việc - Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hơn là những nhiệm vụ lớn quan trọng - Tinh thần thấp - Giảm tiến trình làm việc và hoãn lại hành động - Nước mắt Phí thời gian và tiền bạc … tất cả những điều trên dẫn đến kết quả công việc không hiệu quả Do đó một cuộc họp tốt nhất thiết phải có bài phát biểu của chủ tịch và các thành viên. Để tránh chi phí cao và khó khăn và đảm bảo rằng cuộc họp sẽ thành công và đáng giá, thì câu hỏi đầu tiên cần phải đặt ra khi chuẩn bị một cuộc họp là : ‘Cuộc họp có thực sự cần thiết không?’ Có lý do cụ thể và mục đích rõ ràng cho cuộc họp sẽ đạt được những ảnh hưởng sau: • Mọi người sẽ hiểu rõ tại sao cuộc họp được tổ chức • Mọi người sẽ được chuẩn bị và có thể đóng góp • Mọi người sẽ được tập trung • Mọi người sẽ muốn tham dự cuộc họp của bạn nếu cuộc họp là có hiệu quả. • Sắp xếp và môi trường: Việc sắp xếp và môi trường trong phòng họp tạo nên không khí cho cuộc họp. Đó chính là thuyết trình có chuẩn bị. Điều đó có thể tăng cường hơn cho bài thuyết trình nói. Việc bố trí chỗ ngồi là rất quan trọng và sẽ được sử dụng cho các cuộc họp khác nhau: Kiểu dạng phòng họp: + Tròn, oval + Hội thảo / hội nghị + Hình vuông + Hình chữ U + Nhiệt độ và không khí trong phòng + Sạch sẽ + Ánh sáng + Kích cỡ phòng + Mùi /mùi thơm + Thiết bị nghe nhìn + Hệ thống âm thanh + Tiếng động, tiếng ồn Môi trường xung quanh cũng tạo nên không khí cho cuộc họp. Cân nhắc những vấn đề môi trường này sẽ tăng cường thêm cho bài thuyết trình. 2.2- Vai trò của một người chủ toạ thuyết trình tốt a- Công tác chuẩn bị trước cuộc họp Chuẩn bị chương trình
- Các mục mới để thảo luận, và cụ thể ai sẽ dẫn hoặc - Thứ tự để tổng kết lại cuộc họp trước và các hoạt động tiếp theo - Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( nếu cần) - Các vấn đề hành chính - Tài liệu - Bảo đảm rằng biên bản và chương trình được phát đúng lúc - Bố trí phòng họp - Chỗ ngồi cho đại biểu - Cà phê giải khát Chuẩn bị về cá nhân - Chương trình - Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm soát cảm xúc… b- Diễn biến quá trình họp Thông báo và giới thiệu chương trình Chủ toạ sẽ thông báo cho mọi người về: + Hình thức của cuộc họp + Chương trình của cuộc họp Chương trình sẽ như một chiếc bản đồ của cuộc họp. Nó sẽ nói cho chúng ta thứ tự của các vấn đề sẽ thảo luận. Có ba phần chính được gọi là thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh chính và thủ tục bế mạc. Một chương trình tốt sẽ tăng cường hơn cho các bài thuyết trình trong cuộc họp. + Biên bản: Trong một số cuộc họp, thì biên bản sẽ rất cần thiết. Đôi khi nó chỉ là một mẫu form đơn giản trong khi ở một số cuộc họp khác nó được viết chính thức tiếp theo chương trình. Đó là một hình thức của bài thuyết trình viết sẽ giúp cho bài thuyết trình nói (chủ toạ và các thành viên thảo luận) Biên bản là các bản viết thường xuyên với ba chức năng: + Thúc giục hành động: Nhắc mọi người đã nhận nhiệm vụ trong cuộc họp phải làm và làm đúng thời hạn + Là bước nối với cuộc họp tiếp theo: nối giữa các cuộc họp bảo đảm rằng các vấn đề được báo cáo hoặc được triển khai + Ghi chép: Ghi chép thường xuyên những gì đã xảy ra và quyết định được thống nhất. Biên bản tốt sẽ rất hiệu quả và là bài trình bày hữu ích nếu chúng : + Chính xác: điều này rất quan trọng vì bất kỳ bỏ sót nào cũng gây nên vấn đề + Mục tiêu: Dù ai chuẩn bị biên bản cũng phải đưa ra mục tiêu và không được đưa ý kiến cá nhân vào + Dễ hiểu: Tóm tắt và ghi chép đúng + Trách nhiệm: Ai sẽ đảm nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất cả được viết và trình bày theo tiêu chuẩn Cơ cấu - Tuân theo chương trình - Thời gian Kiểm soát - Thời gian - Ứng xử và thời gian nói chuyện của mọi người - Đặt câu hỏi Tóm tắt
- Mỗi phần của chương trình - Đạt được quyết định rõ ràng Lắng nghe - Cách ứng xử của mọi người - Đóng góp Cách nói: - Hình thức ngôn ngữ cử chỉ tỏ ra tự tin - Nói rõ ràng và dùng những câu ngắn, đơn giản, không sử dụng tiếng lóng - Thay đổi tốc độ nói, sẵn sàng đặt câu hỏi - Chọn mức âm lượng phù hợp với người nghe - Nếu sử dụng micro, để micro cách miệng 4 cm - Vừa nói vừa minh hoạ 2.3- Người thuyết trình hiệu quả a-Ấn tượng đầu tiên và ấn tượng cuối cùng Ấn tượng tốt đầu tiên của người thuyết trình sẽ tạo ra: • Tin tưởng • Tin cậy • Hưởng ứng • Một ấn tượng lâu dài Ấn tượng cuối cùng của người thuyết trình sẽ tạo ra: • Cơ hội khác Quy luật 7 áp dụng cho cả ấn tượng đầu và cuối buổi họp: Các nghiên cứu về tâm lý-xã hội học chỉ ra rằng người tình bày có thể và có cơ hội gây ấn tượng mạnh nhất trong 7 giây đầu tiên/cuối cùng. -Bảy giây đầu tiên / cuối cùng khi xuất hiện và hành động -Bảy giây đầu tiên/cuối cùng của chuyển động -Bảy giây đầu tiên/cuối cùng của bài phát biểu Bề ngoài và hành động ‘nói lên hàng ngàn từ’ về người thuyết trình, trong đó việc ăn mặc chỉnh tề của người trình bày có ý nghĩa rất lớn, cần phải cân nhắc đến chi tiết sau sao cho phù hợp: + Tóc + Khuôn mặt + Quần áo, kiểu quần áo và lý do sử dụng kiểu quần áo đó. + Giầy + Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước hoa…. + Kết hợp mầu sắc b- Cách ứng xử hiệu quả Để có thể nhận được sự kính trọng, thì hướng tới người nghe chính xác là rất quan trọng. Trong trình bày có rất nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, môi trường và địa điểm. Ví dụ: “Ông Trần Văn Công, trưởng phòng kinh doanh sẽ…..(chính thức giới thiệu ai đó) “Các quý ông, quý bà ở công ty…… (chính thức chỉ định nhóm người) “Thưa các vị khách quý, thưa ông chủ tịch……” Lưu ý rằng trong trình bày không bao giờ được phép gọi tên không, mà cần gọi đầy đủ họ tên với chức danh ngắn gọn
Hướng tới người nghe bao gồm tất cả các hình thức viết và hành động phù hợp khi trình bày. Viết : Ví dụ: Lời chào mừng cho các bức thư và lời nhắn Hành động : Ví dụ: + Đưa và nhận tài liệu, cặp, sách, báo cáo + Đưa và nhận danh thiếp + Bắt tay + Cúi chào + Cử chỉ: Ngôn ngữ cử chỉ là một hình thức giao tiếp im lặng và tế nhị. Trong hầu hết các trường hợp, ngôn ngữ cử chỉ được thực hiện thậm chí không chủ định. Ngôn ngữ cử chỉ có thể chuyển tải các nội dung nhất định. Chúng ta cần học cách đọc được các thông điệp và bắt đầu hiểu được các thông điệp cử chỉ. Hiểu các kiểu cử chỉ khác nhau Buồn giận: Thở ngắn và phát những tiếng như ‘tsk’, vặn tay, ghì chặt tay, chỉ ngón tay, đưa tay lên tóc vuốt, gãi gáy… Lo lắng: Ho, phát ra âm thanh như ‘whew’, huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, bồn chồn, lắc tiền hoặc chìa khoá, kéo tai, vặn tay…. Hợp tác:Tựa người về phía trước, tay mở, ngồi ở mép ghế, thiết lập các cử chỉ từ tay đến mặt, áo choàng không cài khuy Bảo thủ: Vòng tay liếc nhìn các phía, sờ mũi, dụi mắt, cài khuy áo khoác, dịch chuyển xa ra Quyền lực, Tự tin: Có những cử chỉ thân thiện, ngồi thẳng, chống tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay trong túi áo với ngón tay cái ra ngoài, cử chỉ niềm nở, quay lưng vào người khác, ngồi ở tư thế nghỉ ngơi và gần như nằm ra. Yếu đuối và không cảm thấy an toàn: Có những chuyển động nhỏ, rụt vai, nhai kẹo cao su, ngồi chơi không, cắn ngón tay, dựa mình về phía sau. Sử dụng các kiểu hiệu quả Sử dụng các kiểu hiệu quả có thể truyền tải một thông điệp hoặc một phản ứng dựa trên từng trường hợp. Ngôn ngữ cử chỉ hiệu quả là rất quan trọng trong một bài phát biểu ngắn hay dài. Việc sử dụng như thế nào tuỳ thuộc vào mục đích của người trình bày nhằm tăng sức thuyết phục hoặc chuyển tới người nghe một thông điệp không lời tế nhị. CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP • Kỹ năng soạn thảo văn bản, văn bản nâng cao và thư tín giao dịch thương mại của người thư ký • Cách lập và quản lý chương trình kế hoạch công tác của lãnh đạo.
• Những điểm cần lưu ý khi quản lý thời gian làm việc của lãnh đạo. • Kỹ năng quản lý thời gian. • Kỹ năng quản lý khủng hoảng và đối phó với Stress. • Chức năng và công việc của người thư ký chuyên nghiệp. • Kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo • Kỹ năng tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo. THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP can có 1-K ỹ năng soạn thảo văn bản nâng cao và thư tín giao d ịch thương mại của người thư k ý. a-Kỹ năng soạn thảo văn bản. -Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan tổ c hức và thẩm quyền ban hành các văn bản đó. -Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản QPPL và văn bản hành chính -Những yêu cầu cơ bản của soạn thảo văn bản -Quy trình soạn thảo văn bản hành chính -Những biện páp kỹ thuật làm cho văn bản đuợc soạn thảo chất lượng và có hiệu quả -Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính (Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Điều lệ, Quy chế, Quy định, Giấy uỷ quyền, Giấy chứng nhận, Tờ trình, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Hợp đồng, Phương án, Đề án, Chương trình, Kế hoạch,…) b-Kỹ năng soạn thảo thư tín giao dịch thương mại: -Cấu trúc và cách trình bày một bức thư giao dịch thương mại -Các loại thư thường sử dụng trong giao dịch thương mại -Kỹ năng viết một số thư xã giao, thư thương mại -Một số quy tắc cần tuân theo khi viết một bức thư thương mại -Những biện pháp kỹ thuật làm cho thư tín giao dịch được soạn thảo có chất lượng và hiệu quả -Bài tập tình huống thực hành; thảo luận và giải đáp thắc mắc
2-Phương pháp làm việc và tổ chứclao động khoa học của người thư ký lãnh đạo. -Lập và quản lý chương trình kế hoạch công tác của lãnh đạo -Xây dựng lịch công tác của thư ký cho phù hợp với kế hoạch công tác của lãnh đạo -Những điểm cần lưu ý khi quản lý thời gian làm việc của lãnh đạo -Quản lý bản thân -Kỷ luật trong công việc của người thư ký chuyên nghiệp -Kỹ năng quản lý thời gian: -Các nguyên nhân lãng phí thời gian -Tạo sao con người ta hay do dự -Chiến lược quản lý thời gian -Tiết kiệm thời gian nhờ biết từ chối -Kỹ năng giải quyết khủng hoảng và đối phó với stress: -Stress căn bệnh của xã hội phát triển -Mối quan hệ giữa stress và khả năng làm việc -Những lý do công việc dễ dẫn đến stress -Bí quyết giảm stress và khủng hoảng trong công việc -Năng lực tự kiểm tra công việc của người Thư ký 3-Người Thư ký chuyên nghiệp -Phẩm chất của người Thư ký chuyên nghiệp -Chức năng và công việc của người Thư ký chuyên nghiệp -Kỹ năng tổ chức Hội nghị, Hội thảo: -Ý nghĩa của việc tổ chức Hội nghị, Hội thảo -Lập Kế hoạch, Hội nghị, Hội thảo (thời gian, nội dung, thành phần Hội nghị, địa điểm, kinh phí,v.v…) -Công tác chuẩn bị (giấy mời, phòng họp, tài liệu, trang thiết bị, báo giới v.v…) -Tiến hành Hội nghị -Những công việc sau Hội nghị
-Kỹ năng tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo -Thiết kế các chuyến đi công tác cho lãnh đạo -Lập kế hoạch cho các chuyến công tác (thường kỳ, đột xuất) -Nhiệm vụ của Thư ký trong việc thiết kế các chuyến công tác (trước chuyến đi, trong khi lãnh đạo đi công tác, sau khi lãnh đạo đi công tác về). Các kỹ năng cơ bản • Đánh máy đạt tốc độ 60 -70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút). • Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút). • Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu. • Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp. • Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet. • Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng. • Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh. • Biết và sử dụng được ngoại ngữ. Phẩm chất cá nhân Người làm công tác Thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người Thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi Thư ký (đặc biệt là Thư ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng. Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...) phải được người Thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người Thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả. Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người Thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt
với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử. Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên Thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là Thư ký Giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián mà không ai khác chính là người Thư ký. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển Thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực. Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người Thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người Thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Phân B: chuân bị nôi dung cuôc hop ̀ ̉ ̣ ̣ ̣ Thư ký với cách tổ chức cuộc họp Là thư ký, chắc hẳn các cuộc họp đã không còn là điều gì lạ lẫm với bạn. Cuộc họp sẽ thành công nếu hội tụ 8 điểm sau đây: 1. Chuẩn bị chu đáo - Thảo một văn bản chi tiết về việc phân chia cuộc họp như thế nào theo từng nội dung và thời gian cụ thể - Tổng kết những thành phần sẽ đến dự cuộc họp để làm thư mời gửi đến từng bộ phận. Những bộ phận s lần nữa trong lá thư mời họp. - Chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến cuộc họp và gửi cho các thành viên tham gia. Thậm chí, bạn cần ph người đã có các tài liệu đó. - Chuẩn bị tốt khâu phục vụ cuộc họp như phòng họp, bàn ghế, giấy bút, nước uống…Những chi tiết nhỏ n cho chu đáo trước cuộc họp. 2. Thảo luận trước về nội dung cuộc họp Bạn cần trao đổi trước về nội dung với những người chủ trì cuộc họp ít nhất là một ngày trước khi diễn ra c phần nào tinh thần của buổi họp đồng thời cũng giúp chuẩn bị tốt hơn những gì sẽ nói, sẽ thảo luận. Cuộc h nổi hơn. 3. Nên họp đúng giờ
Trễ giờ họp cũng có nghĩa là bạn đang làm mất thời gian của người khác. Là một thư ký, bạn có thể mời mọ thể tiến hành đúng dự định. Và nếu đã đến giờ mà có những nguời vẫn chưa đến thì cũng không nên vì một v đợi. Hãy bắt đầu cuộc họp như đã định. 4. Nhất thiết cần có biên bản cuộc họp Đó cũng là công việc chính của một người thư ký. Ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề chi tiết sau đó in ra và phát cho mọi người. Cách làm khoa học này sẽ giúp bạn cũng như mọi người tham gia 5. Gợi ý mọi người thảo luận Khi thấy không khí buổi họp có trùng xuống và thiếu sôi nổi, người thư ký cũng có thể trở thành người lĩnh x mọi người tham gia thảo luận. Bằng nhiều cách khác nhau, hay dẫn dắt để những người tham gia hào hứng t 6. Tập trung vào cuộc họp Ở vai trò một người thư ký, lơ đãng trong cuộc họp là một điều cấm kỵ. Hơn ai hết, bạn phải là người tập tr người phát biểu mà còn cả lắng nghe và để ý thái độ của họ về cuộc họp, về vấn đề được đưa ra…có như v vẫn có thể xử lý kịp thời. 7. Bày tỏ ý kiến của mình Thư ký không chỉ có việc ngồi một chỗ và ghi ghi chép chép, bạn cũng có vai trò như một nhân viên bình thườ Đó có thể là ý kiến trái chiều nhưng bạn hoàn toàn vẫn có thể nêu lên quan điểm của bạn và thuyết phục mọ 8. Không để cuộc họp kéo dài quá lâu Nếu cuộc họp kéo dài quá thời gian qui định sẽ khiến tâm lý người dự không thoải mái thậm chí còn gây cho đề được nêu vẫn chưa có cách giải quyết, hãy nói nhỏ với người chủ trì cuộc họp để tiếp tục vấn đề trong m Là người thư ký, việc sắp xếp và tổ chức những cuộc họp là một công việc gần như diễn ra thường xuyên v là một thư ký chuyên nghiệp về vấn đề này, bạn nhé! Nguyên tắc : Chuẩn Bị Cuộc Họp Thật Chu Đáo. Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người Thư Ký. Bạn phải chuẩn bị thật c phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc. Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại những điều cầ phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị gi
túng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của Bạn. Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đường tru thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trư trọng, Bạn cần lập phương án backup, với tất cả các thiết bị dự phòng, sẵn sàng thay thế ngay thiết bị hỏng Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là người điều hành cuộc họp nên đến buổi h kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Đ những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp. Nguyên tắc : Chuẩn Bị Hậu Cần Cho Một Cuộc Họp Công việc chuẩn bị cho cuộc họp: Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần chú trọng các điểm sau: Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp. Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải định cụ thể. Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộ và năng lực quản trị tốt. In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến cho các thành viên dự h viên đã nhận được hồ sơ dự họp. Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đ đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo. Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp (!) Respon người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan t Đối với các cuộc họp quan trọng như hội nghị, hội thảo cần tổ chức khâu tiếp khách: nhân viên tiếp tân, kiểm khách mời. Nếu cuộc họp tổ chức tại phòng họp tại các khách sạn, nên làm việc chặt chẽ với khách sạn về các phần bao phục vụ cuộc họp: máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các dây dẫn điện, tốt hơn h thử hoặc phải được cam kết của phía khách sạn về chất lượng của các thiết bị. Cách sắp xếp bàn ghế cũng phải yêu cầu khách sạn thực hiện sớm. Buổi giải khát giữa giờ (Tea Break hoặc Coffee Break) cũng phải được chuẩn bị chu đáo. Các loại thức uống hơn số lượng khách để tránh tình trạng bị hụt. Điều hành cuộc họp
Posted on Tháng Mười Một 29, 2009 by cackynangmem Bắt đầu cuộc họp Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp. Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn. Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn): • Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc. • Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào. • Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào. • Mong đợi những gì ở mỗi thành viên. • Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ. • Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn của mọi người. Dẫn dắt cuộc họp • Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó. • Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt. • Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới. • Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques). Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ: 1. Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm. 2. Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ. 3. Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt. 4. Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ. 5. Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi cần thiết. 6. Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp. • Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người. • Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện Hướng sự tập trung vào ư tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những con • Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được phân công mộ • Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên
thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp • Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó • Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn dắt tiến trình mà thôi. • Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người. • Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch. • Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển. • Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã định. • Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua. • Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận. Chủ tọa • Bạn nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩ dài. • Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói Điều hành cuộc họp • Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu • Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó. • Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết. • Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong các buổi thảo luận • Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn. • Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ • Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận. LOAFS với các lời phê bình
• Lắng nghe nó (Listen to) • Quan sát (Observe) • Chấp nhận (Accept) • Chịu đựng nó (Feel) • Ngậm miệng (Shut-Up) Điều đó giải thích tại sao chúng ta có hai tai, hai mắt và chỉ có một miệng Thời gian trình bày • Mục tiêu của bạn là đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên tham gia phát biểu. • “Bẻ gãy sự im lặng”, đặc biệt là khi các thành viên là quá nhút nhát hoặc thù địch. • Không cho phép “người cũ” làm hại “người mới”. Hãy nhớ rằng tất cả là bình đẳng. • Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua sự xung đột giữa các ý tưởng, nhưng cần tránh và không cho phép các mâu thuẩn cá nhân • Cẩn thận với những phản ánh đã đề nghị mà loại trừ nhau, chèn ép nhau. Tuy nhiên cũng có những đề nghị mà chứa đựng nhữ • Khuyến khích ‘người mới” nói trước và sau đó là “người cũ” • Kết thúc với một lời phát biểu tích cực Kết thúc cuộc họp • Giúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo. • Xem xét lại những bước đi tiếp theo đã được ấn định, đảm bảo rằng mỗi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình. Hãy chắc chắn • Ở phần kết luận, hãy tổng kết lại những gì tập thể đã làm được. • Lịch sự cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp: • Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp • Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do vắng mặt). • Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho các nhiệm vụ được phân công.
• Thời điểm kết thúc họp • Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế. Tài nguyên tốt nhất cuả tư liệu và ký ức của một cuộc họp là biên bản cuộc họp, vì thế hãy dùng một ít thời gian của bạn để đảm bảo rằ Những hành động tiếp theo • Đánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì chưa làm được? Những gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo? • Chuẩn bị những việc “hậu- bàn bạc” sau khi cuộc họp kết thúc. • Trên cơ sở biên bản cuộc họp và cảm nhận của chính mình, bạn hãy soạn ra một văn bản miêu tả đầy đủ và rõ ràng về cuộc h tích theo chiều sâu để nâng cao chất lượng của văn bản. • Gửi văn bản này tới tất cả những người tham gia cuộc họp, cũng như tới những nhân vật quan trọng khác trong tổ chức. • Giám sát tiến trình thực hiện các bước đi tiếp theo. 1 hop trù bi:…….. ̣ ̣ Công việc chính của thư ký: - Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan. - Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn. - Tiếp khách hàng khi cần thiết. - Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến - Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo - Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã hội khác. - Lưu trữ. - Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v… ̀ ̃ ̉ A > Bai diên văn tham khao: Kính thưa: - Đồng chí Trần Thị Hà, Phó Chủ tịch Thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng Trung ương, Thứ trưởng Bộ Nội vụ, Tr - Đồng chí Trương Xuân Thìn, Bí thư Tỉnh uỷ, Chủ tịch HĐND tỉnh; - Đoàn Chủ tịch, Quý vị đại biểu và thưa toàn thể Đại hội. Ngày nay, phong trào thi đua không chỉ còn là tinh thần yêu nước, lòng tự hào dân tộc mà hơn bao giờ hết còn là k
tập trung tại đây để cùng nhau đánh giá phong trào thi đua yêu nước của tỉnh Ninh Thuận 5 năm qua, tôn vinh, biểu dư phong trào đó; đồng thời cùng nhau đề ra những phương hướng, nhiệm vụ cho giai đoạn tới. Việc tổ chức Đại hội và thành công của Đại hội là hoạt động và thành tích thiết thực chào mừng kỷ niệm 1000 năm Th khánh 2/9; Chào mừng Đại hội thi đua toàn quốc lần thứ VIII, chào mừng Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XII, tiến tới Đại hội Từ diễn đàn này; cho phép tôi thay mặt Lãnh đạo UBND tỉnh: Trân trọng chào mừng đồng chí Trần Thị Hà, Phó Chủ tịch Thường trực Hội đồng Thi đua-Khen thưởng Trung ương, Thứ đồng chí Trương Xuân Thìn, Bí thư Tỉnh uỷ, Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh Ninh Thuận; Nồng nhiệt chào đón các vị khách Trung ương và các Tỉnh bạn; Nhiệt liệt chào mừng các đồng chí trong Ban thường vụ Tỉnh uỷ; các Bà mẹ Việt nam anh hùng, các Anh hùng, các vị lã Đại hội; Nhiệt liệt chào mừng và chúc mừng 181 đại biểu điển hình tiên tiến là những bông hoa tươi đẹp đại diện cho phong trào thông dòng chảy, thôi thúc lòng người và cuốn hút mạnh mẽ các đơn vị, cá nhân thi đua yêu nước. Từ Đại hội này, xin gửi đến đồng bào, cán bộ và chiến sỹ toàn tỉnh đang ra sức, nỗ lực ngày đêm phấn đấu hiện thực hó phải thi đua; và những người thi đua là những người yêu nước", lời chúc tốt đẹp nhất. Kính thưa Đại hội! Nhìn lại chặng đường 5 năm qua với muôn vàn khó khăn thử thách trong quá trình phát triển đi lên của quê hươ đua yêu nước đã xuất hiện những tập thể, cá nhân, những chiến sỹ thi đua, những điển hình tiên tiến xuất sắc đã miệ châm: “không có gì là không thể” để dành được những thành tích xuất sắc trên tất cả lĩnh vực của đời sống xã hội góp p nhà thời gian qua. Đại hội thi đua yêu nước tỉnh Ninh Thuận lần thứ V là dịp để chúng ta tôn vinh, biểu dương và ngợi ca chủ nghĩ nhân, chiến sỹ thi đua, các điển hình tiên tiến xuất sắc của tỉnh nhà. Từ Đại hội này, chúng ta sẽ cùng nhau đánh giá m qua, đúc kết và rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu về phương thức vận động Cách mạng nhằm phát huy tối đa t tổng hợp to lớn vượt qua những cam go thử thách và đi đến thành công; tiếp tục đổi mới mạnh mẽ, toàn diện, ra sức thi xã hội, góp phần xây dựng đất nước Việt Nam, quê hương Ninh Thuận ngày càng phồn vinh và thịnh vượng; đời sống v xóa đói giảm nghèo, tạo việc làm và bảo đảm an sinh xã hội được chú trọng, công tác cải cách hành chính và phòng chố định chính trị và trật tự an toàn xã hội, bảo vệ môi trường sinh thái được củng cố. Thưa quý vị đại biểu. Với khát khao xây dựng Ninh Thuận phát triển giàu mạnh, vươn tới những tầm cao mới, chúng ta đang đứng trước rất những khó khăn thách thức. Thực tế này, đang đặt ra và đòi hỏi chúng ta phải nỗ lực phấn đấu nhiều hơn nữa bằng ch trào thi đua vừa qua càng làm cho chúng ta thấm nhuần sâu sắc lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh kính yêu: "...cùng n được, nhiệm vụ gì cũng hoàn thành..." Với niềm tin mới, ý chí cách mạng tiến công, lòng quả cảm và tinh thần yêu nước; quân, toàn dân Ninh Thuận phát huy mạnh mẽ những thành tựu thi đua yêu nước đã đạt được, đoàn kết một lòng, toàn mạng của quê hương Ninh Thuận và quyết tâm thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội tỉnh Đảng bộ lần thứ XII cho giai đ Kính chúc các vị khách quý, quý vị đại biểu luôn mạnh khỏe, hạnh phúc và đạt nhiều thành tích trong công tác của