intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Lê Trần Phước Huy

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:58

Thêm vào BST
Báo xấu
9
lượt xem 1
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Hệ thống thông tin kế toán 2" được thực hiện với mục đích giúp sinh viên tiếp cận kế toán dưới dạng là một chuỗi các quá trình, sự kiện thu nhận, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng; tìm hiểu các nội dung tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán; tìm hiểu, đánh giá và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho hệ thống thông tin kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Lê Trần Phước Huy

  1. Hệ thống thông tin kế toán 2 Mục tiêu môn học  Tiếp cận kế toán dưới dạng là một chuỗi HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2 các quá trình, sự kiện thu nhận, xử lý dữ Accounting Information Systems liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng  Tìm hiểu các nội dung tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán Lê Trần Phước Huy  Tìm hiểu, đánh giá và thiết lập hệ thống ltphuy@ctu.edu.vn kiểm soát nội bộ cho hệ thống thông tin kế toán 1 2 Đặc điểm &Yêu cầu của môn học Tài liệu tham khảo  Đặc điểm • Tài liệu chính: Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán 2 – GV biên soạn ◦ Khối lượng kiến thức nhiều, nội dung trải rộng ◦ Không phải là môn học đơn thuần về “máy * Tài liệu tham khảo: tính”  1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế TP.HCM, 2004. Hệ thống thông tin kế toán, ◦ Các vấn đề, tình huống (bài tập) liên quan đến xuất bản lần 2, Nhà xuất bản Trường Đại học kinh tế TP.HCM. môn học thông thường có nhiều phương án giải  2. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, khoa Kế toán – Kiểm toán, quyết trên cơ sở hợp lý… Trường Đại học kinh tế TP.HCM, 2012. Hệ thống thông tin kế toán tập 2, Nhà xuất bản Phương Đông.  Yêu cầu:  3. Thiều Thị Tâm – Nguyễn Việt Hưng – Phạm Quang Huy, Hiệu ◦ Tập trung nghe giảng, tham khảo tài liệu đính: Phan Đức Dũng, 2007. Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Thống kê. ◦ Năng động, tham gia phát biểu trong lớp  4. Nguyễn Thế Hưng – Khoa kế toán & Kiểm toán, Trường Đại học ◦ Khuyến khích làm việc theo nhóm Kinh tế TP.HCM, 2007. Hệ thống thông tin kế toán (Lý thuyết, bài tập và bài giải), Nhà xuất bản thống kê. 4 3 1
  2. Hệ thống thông tin kế toán 2 Hình thức đánh giá ◦ Đánh giá giữa kỳ: 40% ◦ + Bài tập nhóm (thực tế) 1đ CHƯƠNG CHƯƠNG 1 ◦ + Bài tập nhóm xây dựng quy trình luân TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG chuyển chứng từ 2đ ◦ + Thực hành tại phòng mô phỏng 1đ (Tuần THÔNG TIN KẾ TOÁN 11 -12) ◦ Thi cuối kỳ: tự luận hoặc trắc nghiệm 60% 5 6 MỤC TIÊU NỘI DUNG I. Hệ thống thông tin  Các khái niệm để hiểu 1 hệ thống thông tin kế 1. Khái niệm hệ thống thông tin toán (HTTTKT) 2. Hệ thống thông tin trong DN  Hiểu vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp II. Hệ thống thông tin kế toán  Tổng quan về các chu trình sản xuất kinh doanh 1. Khái niệm trong doanh nghiệp 2. Đặc tính  Chu kì phát triển của HTTTKT 3. Chức năng  Vai trò của người học kế toán đối với HTTTKT 4. Phân loại III. Phát triển hệ thống thông tin kế toán IV. Tại sao SV kế toán cần học HTTT Kế toán 7 8 2
  3. Hệ thống thông tin kế toán 2 I. HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Khái niệm Phân biệt dữ liệu và thông tin Chưa mang Lưu trữ mang ý nghĩa 1.1 Khái niệm hệ thống thông tin: ý nghĩa với người sử Là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các dụng dữ liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng Dữ liệu Xử lý Thông tin đầu vào đầu ra Lưu trữ Kiểm soát - phản hồi Dữ liệu Thông tin đầu vào Xử lý đầu ra Dữ liệu của hệ thống, người sử dụng này có thể là thống, những thông tin có ích cho hệ thống, người sử thống, Kiểm soát - phản hồi dụng khác 9 10 I. HỆ THỐNG THÔNG TIN I. HỆ THỐNG THÔNG TIN  Xử lý trong HT thông tin là quá trình:  Ví dụ: 1.2 Các đặc tính của hệ thống thông tin + Thu thập dữ liệu Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế toán, ghi sổ chi tiết vật tư, tổng hợp báo cáo 1. Mục tiêu + Phân loại dữ liệu + Tổng hợp dữ liệu xuất vật tư, chuyển báo cáo cho giám 2. Đầu vào đốc. + Lưu trữ dữ liệu / thông tin 3. Quy trình xử lý + Truyền thông thông tin 4. Các thiết bị xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền Thủ kho Kế toán Giám đốc  Qúa trình xử lý trong HT thông tin tạo dòng thông tin: thông) thông tin. + Thông tin gì luân chuyển? 5. Con người tham gia xử lý thông tin - Thông tin gì luân chuyển? + Theo hướng nào? 6. Môi trường hệ thống - Dòng thông tin từ đâu tới đâu? 11 12 3
  4. Hệ thống thông tin kế toán 2 2. Các hệ thống thông tin I. HỆ THỐNG THÔNG TIN a. Hệ thống xử lý nghiệp vụ. - Xử lý các nghiệp vụ cơ bản, thường nhật trong hoạt động 1.3. Phân loại HTTT kinh doanh a. Theo mục tiêu - Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu trúc cao: các mục b. Theo mối quan hệ giữa các hệ thống tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ… có tiêu chuẩn xác định trước rõ ràng c. Theo thiết bị sử dụng Ví dụ: chính sách quy định khách hàng A có mức tài trợ tín d. Theo tác động giữa môi trường và hệ thống dụng 20 triệu Đặt hàng của KH Đúng Không Sai chấp Nợ phải thu < Tiếp tục bán chịu nhận 20 triệu 13 14 DSS: Decision Support S - HT hổ trợ quyết định TPS: Transaction Processing System-HT xử lý nghiệp vụ ESS: Executive Support System- HT hổ trợ điều hành 2. Các hệ thống thông tin Cấp điều hành (cấp cao) Dự báo khuynh Kế hoạch họat Dự báo ngân sách 5 năm Lập kế hoạch b. HTTT quản lý. ESS hướng bán hàng động 5 năm Lập kế hoạch lợi nhuận nguồn nhân lực 5 năm - Là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung Cáp độ quản lý( cấp trung) cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị DN Quản lý bán Kiểm sóat hàng  Lập ngân sách hàng năm  Phân tích sự hàng tồn kho  Kế hoạch đầu tư vốn phân bố lao động Lập kế hoạch sản  Phân tích lợi nhuận – giá cả Phân tích chi phí DSS Phân tích xuất hợp đồng lao động Phân tích chi phí bán hàng Lưu trữ Cấp độ họat động  Xử lý đơn  Sử dụng máy Thu, chi  Kế toán tài  Tuyển dụng hàng móc  Chính sách chính  Huấn luyện Quá Dữ liệu Xử lý Thông tin  Xác định giá  Sử dụng vật thanh toán cụ  Lập báo cáo  Chính sách TPS bán trình đầu vào đầu ra  Nghiên cứu liệu thể thuế lương, thưởng Xuất nhập v.v  Kiểm toán v.v SXKD Kiểm soát - phản hồi thị trường, khuyến mãi kho VL v.v Hệ thống thông Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin 15 16 tin bán hàng và sản xuất tài chính Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin thị trường kế toán nhân lực 4
  5. Hệ thống thông tin kế toán 2 II. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN II. Hệ thống thông tin kế toán 2. Đặc tính của HTTT Kế toán 1. Khái niệm Là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết 1. Mục tiêu: 2. Đầu vào: Phạm vi của quá trình SXKD nhằm cung cấp các thông tin kế toán, 3. Quy trình xử lý hệ thống tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài DN - Thu thập, phân tích, ghi chép, kiểm tra đối chiếu, tổng hợp, lập báo cáo, truyền thông 4. Thiết bị 5. Con người Doanh nghiệp Kế toán HTTT Kế toán 6. Môi trường 17 18 II. Hệ thống thông tin kế toán II. Hệ thống thông tin kế toán 3. Chức năng 4. Phân loại 1. Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt  HT thông tin kế toán tài chính 1. Mục tiêu động KD của DN 2. Đầu vào 2. Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các 3. Quy trình xử lý đối tượng có liên quan Phân loại, ghi Lập báo 3. Kiểm soát Chứng từ nhật ký Ghi sổ cáo * Cấu trúc: gồm + HT doanh thu + HT hàng tồn kho + HT phải thu, phải trả + HT báo cáo tổng hợp 19 20 5
  6. Hệ thống thông tin kế toán 2 Chu trình kế toán HT thông tin kế toán tài chính Quỹ  Là tập hợp các sự kiện, hoạt động Chu trình Chu trình doanh thu tài chính liên quan đến 1 nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh (mua, Chu trình tài chính: sổ Thành bán, sản xuất…) phẩm Cái và báo cáo tài chính Quỹ  Các hoạt động trong chu trình diễn ra theo trình tự và được lặp Chu trình Chu trình lại chuyển đổi Vật liệu chi phí 21 Dữ liệu 22 Chu trình doanh thu Chu trình chi phí  Hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu  Hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí bao gồm: bao gồm: ◦ Mua hàng hay dịch vụ từ nhà cung cấp ◦ Trao đổi hàng hóa, dịch vụ với khách hàng ◦ Thu tiền bán hàng ◦ Thanh toán tiền  Các sự kiện trong chu trình doanh thu  Các sự kiện trong chu trình chi phí: ◦ Đặt hàng hay dịch vụ ◦ Nhận và xử lý đặt hàng ◦ Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu ◦ Gửi hàng ◦ Lập hóa đơn, theo dõi nợ ◦ Xác định nghĩa vụ thanh toán ◦ Thu tiền ◦ Thanh toán tiền 23 24 6
  7. Hệ thống thông tin kế toán 2 II. Hệ thống thông tin kế toán III.Tổng quan phát triển Hệ thống kế toán  HT thông tin kế toán quản trị Nhu cầu thay - Mục tiêu: thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích đổi AIS lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động Vận hành hệ - Dữ liệu: nghiệp vụ tài chính thống Kế hoạch chính Dòng Dòng HT ngân HT báo cáo Phân tích hệ Thực hiện hệ thông sách thông trách nhiệm thống tin thống tin trên dưới xuống Kế hoạch HT xử lý nghiệp vụ lên Thiết kế hệ TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM 25 thống 26 III.Tổng quan phát triển HT kế toán III.Tổng quan phát triển HT kế toán  Mục tiêu: Tạo một hệ thống kế toán thành công  Nội dung cần phát triển trong HTTT kế toán - Đáp ứng nhu cầu thông tin của tổ chức 1. Quy trình thu thập, xử lý, truyền thông - Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời 2. Các hoạt động kiểm soát - Thời gian, chi phí phát triển hệ thống hợp lý 3. Nhân sự - Được sự chấp thuận của người sử dụng 4. Thiết bị, phần mềm xử lý kế toán 27 28 7
  8. Hệ thống thông tin kế toán 2 IV. Tại sao sinh viên kế toán cần học HTTTKT  Là người sử dụng hệ thống kế toán CHƯƠNG 2  Là người tham gia việc thiết kế HT kế toán  Là người thực hiện công việc đánh giá HTTTKT CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 29 30 Mục tiêu của chương 1. AIS thủ công và AIS trên nền máy tính  So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử a. AIS thủ công lý dữ liệu giữa AIS thủ công và AIS máy tính Ghi sổ Quá Sự kiện ảnh nhật  Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS trình hưởng đến Chứng từ ký, sổ Sổ nhật báo cáo tài ký/sổ máy tính SXKD chính chi chi tiết tiết  Các phương pháp mã hóa dữ liệu đầu vào  Lưu trữ dữ liệu và các mối quan hệ giữa các tập tin Báo cáo tài Lập báo Sổ cái Chuyển sổ cái  Các phương thức xử lý dữ liệu chính cáo 31 32 8
  9. Hệ thống thông tin kế toán 2 1. AIS thủ công và AIS trên nền máy tính 2. Các hoạt động thu thập, ghi thập, nhận dữ liệu b. AIS trên nền máy tính 2.1 Các hoạt động. ◦ Khai báo: Đảm bảo duy trì các dữ Sự kiện của quá trình Chứng từ Nhập liệu Các hoạt động liên quan đến liệu về các đối tượng thường sử dụng SXKD dữ liệu ◦ Nhập liệu: Nhập các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống Thông tin Truy xuất ◦ Cập nhật: Tác động, thay đổi các dữ theo yêu thông tin theo Các tập tin lưu liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết cầu yêu cầu trữ dữ liệu KH…) sau khi sự kiện xảy ra 33 34 2.2 Cách thức lưu trữ dữ liệu Thực thể Dữ liệu tham chiếu Dữ liệu tổng hợp 2.3 Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu khách hàng Tên khách  Tập tin chính (Master File) Mã KH Địa chỉ Mã số thuế Số dư ◦ Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng hàng Chase 29 Lê Duẩn, trong, và ngoài hệ thống. VD: Khách hàng, KHNN-01 430121280-001 574,565,000 Mahattan Q.01 Hàng hóa… KPMG Việt 115 Nguyễn ◦ Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh KHTN-01 430421210-001 300,090,000 Nam Huệ ◦ Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham KHTN-02 UOB Viet 17 Lê Duẩn, 430011144-001 150,000,000 chiếu hay dữ liệu tổng hợp Nam Quận 01 142 Điện Biên KHTN-03 Anh Tuấn Phủ, Q.03 437821270-001 (234,000,000) Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT Tài khoản SL tồn Công Ty 58 Nguyễn Du, XEROX PR-001 PR- Cái 1561 100 KHTN-04 0302984527 0 Quang Minh Q.01 Mẫu tin HP LASER PR-002 PR- Cái 1561 20 Công Ty 258 Lê Lợi, KHTN-05 Thành Công Q.01 0302657481 100,000,000 TOSHIBA DESKPRO PC-001 PC- Bộ 1561 150 35 36 9
  10. Hệ thống thông tin kế toán 2 Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu (tt) 3. Mã hóa các thực thể dữ liệu  Tập tin nghiệp vụ (Transaction File) 3.1 Ý nghĩa ◦ Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán ◦ Các thực thể mang các dữ liệu sẽ được hàng, thu tiền… mã hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt ◦ Luôn chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN, nghiệp giữa chúng với nhau vụ ◦ Sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế ◦ Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên sai sót trong quá trình nhập liệu và truy quan đến sự kiện xuất thông tin liên quan đến các thực thể Số Ngày hđơn hđơn Mã KH Mã hàng SL Giá ĐĐH ◦ Tùy theo tính chất của đối tượng thực thể mang dữ liệu, sẽ có phương pháp 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 KHTN- PC- 1 10.000.000 345 mã hóa thích hợp 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 KHTN- PC- 2 20.000.000 345 7870 154/04 KHNN-01 PR-002 KHNN- PR- 3 25.000.000 567 37 38 3.2 Các phương pháp mã hóa 3. 2 Các phương pháp mã hóa  Mã trình tự/mã liên tiếp:  Mã phân cấp: ◦ Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: ◦ Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị MS sinh viên trí, phân cấp ◦ Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa ◦ Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề dữ liệu đó ◦ Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu ◦ VD; 01-100-1240 Mã cty thành viên-mã  Mã khối/nhóm: phòng KT-mã NV ◦ Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất  Mã gợi nhớ: định: ví dụ mã UPC bao gồm 5 số đầu là mã nhà SX, 5 số sau là mã sản phẩm. ◦ Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý  934673-042659: Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa nghĩa nhất định tươi.. ◦ VD: KH-001 Mã khách hàng, số 00 39 40 10
  11. Hệ thống thông tin kế toán 2 4. Mối liên kết giữa các tập tin 4.1 Mối liên kết Một-Một (1:1) Một- Số Ngày Mã Mã KH SL Giá ĐĐH hđơn hđơn hàng MỘT mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với 7869 13/4/04 KHTN-01 KHTN- PC-001 1 PC- 10.000.000 345 MỘT mẫu tin của tập tin khác và ngược lại. 7869 13/4/04 KHTN-01 KHTN- PC-002 2 PC- 20.000.000 345 VD: 7870 154/04 KHNN-01 KHNN- PR-002 3 PR- 25.000.000 567 ◦ Mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và phiếu xuất: MỘT hóa đơn chỉ được lập 1 Mối liên kết thể hiện số lượng mẫu tin của 1 tập phiếu xuất. Đồng thời, MỘT phiếu xuất tin này liên kết với 1 mẫu chỉ liên quan đến MỘT hóa đơn Khóa chính tin của 1 tập tin khác 1 1 Hóa đơn Phiếu xuất Khóa ngoại Tên khách hàng Mã KH Địa chỉ Mã số thuế 1 hóa đơn cho 1 1 phiếu xuất cho phiếu xuất 1 hóa đơn Chase Mahattan KHNN-01 29 Lê Duẩn, Q.01 KHNN- 430121280-001 430121280- KPMG Việt Nam KHTN-01 115 Nguyễn Huệ KHTN- 430421210-001 430421210- 41 42 4.2 Mối liên kết Một-Nhiều (1:n) Một- 4.3 Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n) Nhiều- MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại MỘT mẫu tin của tập tin khác chỉ Ngược lại MỘT mẫu tin của tập tin khác liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin này. cũng có thể liên kết với NHIỂU mẫu tin của VD: tập tin này. VD: ◦ Mối liên kết giữa Khách hàng và đơn đặt hàng ◦ Mối liên kết giữa Hàng hóa và hóa đơn: MỘT của KH: MỘT khách hàng có thể đặt NHIỀU loại hàng hóa có thể được bán bởi NHIỀU hóa đơn đặt hàng. Ngược lại, MỘT đơn đặt hàng đơn. Ngược lại, MỘT hóa đơn cũng có thể có liên quan đến MỘT khách hàng mà thôi NHIỀU hàng hóa 1 n n n Khách hàng ĐĐ Hàng Hàng hoá Hóa đơn 1 KH trên 1 Nhiều ĐĐH cho Nhiều hàng hóa Nhiều HĐơn bán cùng ĐĐH 1 khách hàng trên 1 HĐơn 1 loại hàng hóa 43 44 11
  12. Hệ thống thông tin kế toán 2 5. Phương thức xử lý dữ liệu (tt) tt) 5. Phương thức xử lý dữ liệu  Xử lý theo thời gian thực (Real-Time)  Xử lý theo lô (Batch) ◦ Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh ◦ Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa (vào tập tin nghiệp vụ) được nhập vào máy) ◦ Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm ◦ Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu soát) trong tập tin chính liên quan (khách hàng, ◦ Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy hàng TKho…) ◦ Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với ◦ Các tập tin chính liên quan được cập nhập số kiểm soát (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra ngay thông tin trên báo cáo kiểm soát lô ◦ Chuyển lô để cập nhập các tập tin chính liên quan ◦ Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự ◦ Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem kiện (bảng kê, báo cáo số dư KH, HTK, báo được khi lô nghiệp vụ đã được chuyển lô cáo tổng hợp…) ngay sau được nhập vào. 45 46 5. Phương thức xử lý dữ liệu (tt) tt) 6. Cơ sở dữ liệu  Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô  Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, ◦ Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ được lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể không tính toán số kiểm soát lô ◦ Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “nằm chờ” mà thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng không được cập nhập vào các tập tin chính liên quan Chương ◦ Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ” trình 1 Chương trước khi cập nhập A, B, C trình 1 ◦ Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào A, B, C, Hệ quản trị các tập tin chính liên quan CSDL D, E ◦ Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp vụ “nằm chờ” đã được cập nhập B, C, D, Chương Chương E trình 2 trình 2 Cơ sở dữ liệu 47 48 12
  13. Hệ thống thông tin kế toán 2 Ưu điểm của tổ chức dữ liệu theo 7. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cơ sở dữ liệu  Là chương trình dùng để thực hiện các ◦ Tránh được sự trùng lắp dữ liệu thao tác liên quan đến việc khởi tạo, truy ◦ Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ cập và quản lý dữ liệu, bao gồm: liệu  Định nghĩa dữ liệu (DDL)  Định nghĩa mối quan hệ giữa các dữ ◦ Quản lý dữ liệu nhất quán liệu ◦ Sự độc lập của dữ liệu với các  Tương tác với hệ điều hành để lưu trữ chương trình ứng dụng vật lý dữ liệu ◦ Kiểm soát, phân quyền truy cập dữ  Tương tác với người sử dụng thông qua các ngôn ngữ thao tác dữ liệu liệu: Quyền xem, sửa, xóa… (DML) và ngôn ngữ vấn tin (DQL) 49 50 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG CHƯƠNG 3  Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công cụ. CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ  Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu. HỆ THỐNG THÔNG TIN  Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả KẾ TOÁN bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống.  Khả năng mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu.  Khả năng mô tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống. 51 52 13
  14. Hệ thống thông tin kế toán 2 Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu huống: NỘI DUNG  Khách hàng (KH) trả tiền cho Nhân viên bán hàng(NVBH) kèm theo thông báo trả nợ của cty. NVBH nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, I. Lưu đồ số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. NVBH chuyển phiếu thu và tiền 1. Khái niệm cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán Pthu. Thủ quỹ nhận tiền, 2. Ký hiệu kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu 3. Sử dụng các ký hiệu khi vẽ cho kế toán Pthu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự 4. Vẽ lưu đồ  Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ II. Sơ đồ dòng dữ liệu khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với 1. Khái niệm giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm 2. Ký hiệu tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép 3. Vẽ DFD ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng III. Ý nghĩa, sự khác nhau, công dụng của lưu đồ và DFD hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái.  Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền (GNT) thành 2 liên cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền và 1 liên GNT cho ngân hàng, liên còn lại lưu. 53 54 I. LƯU ĐỒ (Flowchart) VẤN ĐỀ ĐẶT RA 1. Khái niệm  Những đối tượng nào tham gia vào quá trình trên ?  Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình  Các chứng từ luân chuyển như thế nào? xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ)  Phần mềm xử lý ra sao?  Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức năng  Đánh giá tính hợp lý về kiểm soát của quá trình xử lý như bán, mua, nhập xuất…(người thực hiện, các trên? hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ).  …….  Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống  Khác với DFD, lưu đồ mô tả đồng thời cả khía cạnh vật lý và luận lý của hệ thống. 55 56 14
  15. Hệ thống thông tin kế toán 2 LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart) 1. Khái niệm Kế toán tiền Thủ quỹ  Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của A Thông báo chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, trả tiền nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ…trong các hoạt động Phiếu Phiếu chức năng (bán, mua, nhập xuất…) thu thu  Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách Lập phiếu Xác thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý Ghi Sổ thu nhận ghi của máy tính nhật kí quỹ sổ Thông báo trả tiền Phiếu Phiếu NK thu Phiếu Kế toán thu Thu thu công nợ tiền 57 N Quá trình thu tiền 58 A KH LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart) Flowchart) Đơn đặt 2. Ký hiệu của lưu đồ Nhập đơn đặt hàng hàng của  Ký hiệu căn bản khách hàng Nhập/ Xuất Sổ chi tiết Nhập vào PM Hiển thị Quá trình xử lý máy tính Tập tin khi nhập Động từ HTKho Cập nhật Dòng luân chuyển đơn hàng Tập tin Ghi chú KH Tập tin Đơn đặt hàng N đơn hàng đã xử lý 59 60 15
  16. Hệ thống thông tin kế toán 2 2. Ký hiệu của lưu đồ 2. Ký hiệu của lưu đồ  Các biểu tượng nhập xuất chuyên dùng  Các biểu tượng nhập xuất chuyên dùng Chứng từ Lưu trữ thủ công A Thẻ đục lỗ Hóa đơn N: Lưu bằng số hiệu A: Lưu theo tên/ Hồ sơ Lưu trữ D: Lưu theo ngày tháng Hóa đơn Băng từ Đĩa từ Tập tin HTK Nhập liệu thủ công Hiển thị trên màn hình 61 62 2. Ký hiệu của lưu đồ 2. Ký hiệu của lưu đồ  Các biểu tượng xử lý chuyên dùng  Các biểu tượng khác Yes Quyết định Bắt đầu/ Kết thúc No Xử lý thủ công Động từ Kết nối trong cùng trang D D Chuẩn bị trước khi xử lý Kết nối sang trang 63 64 16
  17. Hệ thống thông tin kế toán 2 3. Sử dụng các ký hiệu khi vẽ lưu đồ 3. Sử dụng các ký hiệu khi vẽ lưu đồ  Mô tả dòng lưu chuyển thông thường  Sử dụng các biểu tượng kết nối BP Kho BP Mua hàng Yêu cầu A Xem xét và Hóa đơn đã mua hàng Hóa đơn xét duyệt xét duyệt Yêu cầu Hóa đơn Kiểm tra Hóa đơn A mua hàng 65 66 3. Sử dụng các ký hiệu khi vẽ lưu đồ YCMH  Mô tả 2 tác vụ được xử lý đồng thời Lập ĐĐH Yêu cầu mua hàng YCMH ĐĐH Lập ĐĐH và cập nhật Hồ sơ NCC Cập hồ sơ NCC nhật HS NCC Yêu cầu mua hàng Đơn đặt hàng Hồ sơ ĐĐH NCC 67 68 17
  18. Hệ thống thông tin kế toán 2 4. Vẽ lưu đồ 4. Vẽ lưu đồ  Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn  Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan mô tả. đến các thực thể đó.  Ví dụ: Bộ phận gửi hàng lập 4 liên giấy gửi hàng để làm thủ tục gửi hàng căn cứ vào hợp đồng bán hàng của phòng kinh Thực thể Hoạt động doanh. Liên 1 gửi cho khách hàng kèm cùng hàng hóa, liên 2 gửi bộ phận lập hóa đơn, liên 3 gửi cho kế toán hàng tồn kho, Bộ Phận gửi Lập 4 liên GGH (X), chuyển GGH (C) liên 4 gửi kế toán thanh toán. hàng  Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hóa đơn lập 2 Khách hàng Nhận Hóa đơn, GGH (N) liên hóa đơn bán hàng, liên 1 gửi bộ phận kế toán thanh toán, liên 2 gửi khách hàng. ........ .........  Sau khi nhận các chứng từ trên, kế toán thanh toán ghi sổ chi Kế toán thanh Ghi sổ chi tiết (X) tiết thanh toán. Định kỳ, đối chiếu các chứng từ trên và lưu toán theo tên khách hàng 69 70 4. Vẽ lưu đồ 4. Vẽ lưu đồ  Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong  Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột. các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2.  Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ  Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hoá, lưu  Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính hoạt động từ trái sang phải. toán, tổng hợp...  Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột  Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể  Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động không phải là hoạt động xử lý dữ liệu  Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua chuyển thông tin từ trên xuống dưới hàng...không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.  Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra. N: đối với các hđ là nhận dữ liệu C: Gửi/ chuyển dữ liệu X: xử lý (các nội dung còn lại) 71 72 18
  19. Hệ thống thông tin kế toán 2 BPGH BPLHĐ KTTT K 4. Vẽ lưu đồ PKD Bắt đầu Hóa HĐBH GGH 4 đơn 1 GGH 2  Bước 6: Hoàn thành lưu đồ: Lập ◦ Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin GGH Lập Hóa Ghi K đơn sổ ◦ Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác HĐBH để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc GGH 2 Hóa GGH 4 Sổ chi tiết 1 GGH Hóa đơn 1 ◦ Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 TT 2 Kèm 2 đơn 1 hoạt động xử lý (nếu cần) HH KH KTHTK KH ◦ Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc Đối Điịnh kỳ chiếu ◦ Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật) Hóa GGH 4 đơn 1 A 73 74 Kết thúc BPBH Phòng TD BĐ KH Căn cứ vào đặt hàng của người mua, bộ phận bán hàng Đơn hàng HĐBH lập hợp đồng bán hàng gồm 6 liên (liên 7 sẽ được lập nếu là đặt hàng đặc biệt). Sau đó, bộ phận bán hàng gửi liên 5 Phê Lập chuẩn cho phòng tín dụng để phê chuẩn điều kiện bán chịu, liên HĐ 6 gửi cho khách hàng để thông báo, số còn lại lưu tạm Hàng ĐB HĐBH đã duyệt thời theo số thứ tự. Đơn hàng Sau khi phê chuẩn điều kiện bán chịu, phòng tín dụng trả HĐBH lại liên 5 cho bộ phận bán hàng. Lúc này liên 1 và 2 cũng KH được gửi cho bộ phận lập hóa đơn, liên 3 gửi cho bộ phận kho và liên 4 cho bộ phận gửi hàng. Nếu liên 7 được lập, Kho BPSX nó sẽ gửi tới bộ phận sản xuất HĐBH HĐBH HĐBH đã BPGH duyệt 75 BPLHĐ 76 KT 19
  20. Hệ thống thông tin kế toán 2 I. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU II. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram - DFD) (Data Flow Diagram - DFD) 1. Khái niệm.  Một DFD được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản:  DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng ◦ Nguồn, đích dữ liệu lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi ◦ Luân chuyển dữ liệu đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ ◦ Xử lý thống thông tin ◦ Lưu trữ dữ liệụ  DFD thường được chia thành nhiều cấp độ nhỏ hơn  DFD khái quát (cấp 0)  DFD cấp 1  DFD cấp 2  …. 77 78 2. Các ký hiệu DFD cấp 0 (khái quát)  Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội  Các kí hiệu: dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng ◦ Có 4 kí hiệu biễu diễn dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống.  Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động  Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận Hoạt động Dòng dữ Đối tượng Lưu trữ dữ dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu)  Có vai trò xử lý liệu bên ngoài liệu là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống hệ thống (điểm đầu, kết thúc) 79 80 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
4=>1