Bài giảng Kế toán máy: Phần 2 - Phan Thị Thanh Huyền, Nguyễn Thị Thanh Thủy

Chia sẻ: Kiếp Này Bình Yên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:90

Thêm vào BST

Báo xấu

94
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần 2 của bài giảng Kế toán máy cung cấp cho người học những hiểu biết về các phân hệ kế toán chủ yếu trong Fast Accounting như: Phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán vốn bằng tiền, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tài sản cố định và công cụ lao động. Mời các bạn cùn tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kế toán máy: Phần 2 - Phan Thị Thanh Huyền, Nguyễn Thị Thanh Thủy

3.4 Các phân hệ kế toán chủ yếu trong Fast Accounting 3.4.1 Phân hệ kế toán tổng hợp Các chức năng chính của phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình. Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác. Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế. Chøng tõ PhiÕu kÕ to¸n Bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng Bót to¸n ph©n bæ tù ®éng ChuyÓn sè liÖu tõ c¸c ph©n hÖ kh¸c ChuyÓn sè liÖu sang C«ng nî ph¶i thu c¸c ph©n hÖ kh¸c C«ng nî ph¶i tr¶ Ph©n hÖ kÕ to¸n Vèn b»ng tiÒn tæng hîp B¸n hµng Mua hµng Hµng tån kho B¸o c¸o Sæ s¸ch kÕ to¸n Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp Hệ thống menu của phân hệ kế toán tổng hợp Các menu chính của phân hệ kế toán tổng hợp Cập nhật số liệu Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ 38
Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung theo QĐ 15/2006 và QĐ 48/2006 Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ theo QĐ 15/2006 và QĐ 48/2006 Sổ kế toán dùng chung cho các hình thức sổ theo QĐ 15/2006 và QĐ 48/2006 Báo cáo tài chính theo QĐ 15/2006 Báo cáo tài chính theo QĐ 48/2006 Lọc tìm và tra cứu số liệu Danh mục từ điển In các danh mục từ điển. Hình 3.4: Màn hình phân hệ kế toán tổng hợp Khai báo các danh mục từ điển  Danh mục tài khoản  Danh mục tiểu khoản  Danh mục phân nhóm các tiểu khoản  Danh mục phân loại các tài khoản. Danh mục tài khoản 39
Phương án tổ chức danh mục tài khoản trong Fast Accounting Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc vào 02 yếu tố: Thứ nhất: yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra. Thứ hai: phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng. Trong Fast Accounting khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau: Ta sẽ mở các tiểu khoản cho các đối tượng mà danh sách các đối tượng này ít thay đổi theo thời gian. Ví dụ: danh mục mã các khoản mục phí, danh mục các ngành hàng kinh doanh, danh mục các bộ phận hạch toán, các tài khoản ngân hàng, tài khoản tiền vay... Đối với đối tượng mà danh sách các đối tượng này hay thay đổi theo thời gian thì không nên mở các tiểu khoản để theo dõi. Đối với các đối tượng này nên sử dụng các danh mục khác để theo dõi, ví dụ: danh mục vụ việc, danh mục sản phẩm, danh mục từ điển tự do... Các thông tin về tài khoản Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm: Hình 3.5: Màn hình khai báo thông tin về tài khoản Số (hiệu) tài khoản 40
Tên tài khoản Tên ngắn (tên rút gọn dùng để lên 1 số báo cáo) Tên 2 (tên tiếng anh) Tên ngắn 2 Mã ngoại tệ (loại tiền) Tài khoản mẹ Tk theo dõi công nợ Khai báo có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu hay phải trả. Các tài khoản được khai báo là công nợ phải thuộc danh sách các tài khoản công nợ được khai báo phần khai báo các tham số tùy chọn ở phân hệ hệ thống. 9) Tài khoản sổ cái Khai báo tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái. Các tài khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái. 10) Loại tài khoản Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được chọn trong danh mục phân loại các tài khoản. 11) Phân xưởng 12) Bộ phận hạch toán 13) Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản Nếu tài khoản có theo dõi số dư theo ngoại tệ thì phải khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản. Chương trình cho phép lựa chọn 1 trong các phương pháp sau: Không tính chênh lệch: chương trình sẽ không tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá. Trung bình tháng 41
Đích danh (người sử dụng tự gõ tỷ giá ghi sổ) Nhập trước xuất trước Trung bình di động (ngày) Tỷ giá giao dịch: tỷ giá ghi sổ sẽ được chương trình tự động gán bằng tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp này sẽ không có chênh lệch tỷ giá. Danh mục phân loại tài khoản Danh mục phân loại tài khoản đã được khai báo sẵn cho người sử dụng Hình 3.6: Màn hình khai báo danh mục phân loại tài khoản Cập nhật số dư đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối năm Vào số dư đầu kỳ và đầu năm của các tài khoản Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu kỳ và đầu năm của các tài khoản. Cập nhật số dư đầu của các tài khoản được thực hiện ở menu “Kế toán tổng hợp / Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản”. Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau: Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ. Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản. Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ được chuyển sau khi vào số dư chi tiết của các đối tượng công nợ ở phân hệ kế toán công nợ phải thu và kế toán công nợ phải trả. Đối với các tài khoản hàng tồn kho người sử dụng phải nhập, chương trình không tự động chuyển từ số dư chi tiết của từng vật tư. 42
Hình 3.7: Màn hình cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản Kết chuyển số dư của các tài khoản, công nợ sang đầu năm sau Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước thì ta thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và công nợ sang năm tiếp theo. Kết chuyển số dư của các tài khoản và công nợ sang đầu năm sau được thực hiện ở menu “Kế toán tổng hợp / Kết chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”. Lưu ý là trong chức năng này chỉ thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và số dư công nợ. Số dư của các đối tượng quản lý khác như số tồn kho, số dư vụ việc… phải thực hiện kết chuyển ở các phân hệ quản lý tương ứng. Nếu sau khi đã kết chuyển số dư mà ta sửa lại số liệu ảnh hưởng đến số dư thì phải thực hiện kết chuyển lại. Cập nhật chứng từ đầu vào Menu "Cập nhật số liệu" trong phân hệ kế toán tổng hợp gồm có các menu con sau: 1) Phiếu kế toán 2) Bút toán phân bổ tự động 3) Khai báo các bút toán phân bổ tự động 4) Bút toán kết chuyển tự động 5) Khai báo các bút toán kết chuyển tự động 6) Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ 7) Khai báo các tài khoản tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ 8) Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản 9) Chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau. 43
Hình 3.8: Màn hình cập nhật chứng từ phân hệ kế toán tổng hợp 44
1) Cập nhật phiếu kế toán Các thông tin của phiếu kế toán Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ... Tại một số doanh nghiệp thì phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do tính đặc thù về sự phân công công việc trong phòng kế toán. Phiếu kế toán có các thông tin sau. Hình 3.9: Phiếu kế toán Phần thông tin chung về chứng từ: Số chứng từ Ngày ht (hạch toán) Ngày lập ctừ Diễn giải chung: diễn giải này chỉ dùng để in chứng từ. Loại ngoại tệ Tỷ giá. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1. Phần chi tiết hạch toán: Tk: Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Mã khách: Trong trường hợp tài khoản là công nợ thì bắt buộc phải nhập mã khách. 45
Tên khách hàng Ps nợ xxx: phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch Ps có xxx: phát sinh có theo đồng tiền giao dịch Diễn giải: chi tiết cho từng hạch toán. Ps nợ yyy: phát sinh nợ theo đồng hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này bị ẩn đi. Ps có yyy: phát sinh có theo đồng hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này bị ẩn đi. Các trường tự do: các trường phục vụ quản trị nội bộ như mã vụ việc, mã sản phẩm… Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 nợ - nhiều có hoặc 1 có - nhiều nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta có mã hoá từng nhóm định khoản khác nhau bằng cách đánh số: 1, 2, 3... Trong trường hợp chỉ có 1 nhóm định khoản thì không cần phải cập nhập trường nhóm định khoản (để trắng). 2) Tạo các bút toán kết chuyển tự động Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh Kết chuyển khác… Số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian. 46
Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ. Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ C642 - N911) hoặc ngược lại (ví dụ N511 - C911). Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai báo là có kết chuyển theo vụ việc hay không. Chương trình cũng cho phép chỉ kết chuyển các phát sinh có vụ việc còn những phát sinh không có vụ việc thì không kết chuyển. Khi tạo bút toán kết chuyển Fast Accounting sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ. Để tiện dụng Fast Accounting cho phép các khả năng khai báo sau: Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau. Khai báo các bút toán kết chuyển tự động Hình 3.10: Màn hình khai báo bút toán kết chuyển tự động 47
Thông tin Ghi chú Trình tự thực hiện các bút toán kết chuyển trong Stt trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán kết chuyển cùng 1 lúc. Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội Tên bút toán dung phát sinh. Tài khoản ghi nợ Tài khoản sẽ hạch toán ghi nợ trong cặp bút toán k/c Tài khoản ghi có Tài khoản sẽ hạch toán ghi có trong cặp bút toán k/c 1 – K/c từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ: chương trình sẽ tính tổng ps nợ trừ đi tổng ps có của tk ghi có và k/c sang tk ghi nợ. 2 – K/c từ tài khoản ghi nợ sang tài khoản ghi có: chương trình sẽ tính tổng ps có trừ đi tổng ps nợ của tk Loại kết chuyển ghi nợ và k/c sang tk ghi có. 3 – Tự động: chương trình sẽ tính tổng ps nợ trừ đi tổng ps có của tk ghi nợ và nếu hiệu số là dương thì tạo bút toán kết chuyển: ghi có của “tk ghi nợ” và ghi nợ của “tk ghi có” và ngược lại. Kết chuyển theo vụ Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết việc theo từng vụ việc Kết chuyển theo bộ Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết phận hạch toán theo từng bộ phận hạch toán Kết chuyển theo Sử dụng trong trường hợp tính giá thành theo sản sản phẩm phẩm Chỉ kết chuyển 0 – Không; 1 – Có phát sinh có mã vụ Chỉ kết chuyển các phát sinh có mã vụ việc, mã sản việc, sản phẩm, bộ phẩm, mã bộ phận hạch toán, còn các phát sinh khác 48
phận hạch toán. không kết chuyển mà để sẽ phân bổ sau. Tạo bút toán kết chuyển tự động Khi tạo bút toán kết chuyển tự động ta phải khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển. Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc. Bút toán kết chuyển tự động sau khi tạo có thể xóa đi tạo lại và in ra. 3)Báo cáo Chương trình cho phép lên báo cáo cả 4 hình thức ghi sổ: Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký sổ cái; Nhật ký chứng từ. Ví dụ: Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chương trình cung cấp các mẫu sổ sách sau theo hình thức nhật ký chung: Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký thu tiền Sổ nhật ký chi tiền Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký mua hàng Sổ cái của một tài khoản Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản) Sổ chi tiết tài khoản Ngoài ra, để cho tiện lợi, ngay trong phần này chương trình còn cung cấp thêm các báo cáo sau: Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản) Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản. *Một số lưu ý khi lên các báo cáo sổ sách theo hình thức nhật ký chung 49
Đối với nhật ký chung chương trình cho phép in toàn bộ các phát sinh hoặc chỉ in các phát sinh chưa in trong các nhật ký chuyên dùng. Đối với các nhật ký chuyên dùng chương trình cho phép khai báo các tài khoản để lọc vào nhật ký chuyên dùng. Sau khi số liệu được đưa ra màn hình để xem ta có thể lọc số liệu theo từng loại chứng từ hoặc cho từng loại ngoại tệ (sử dụng phím F10). Báo cáo tài chính Chương trình cung cấp các mẫu báo cáo tài chính theo QĐ 15 và QĐ 48 (bao gồm mẫu báo cáo năm, báo cáo giữa niên độ dạng đầy đủ và dạng tóm lược) sau: 1) Bảng cân đối kế toán 2) Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh 3) Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp 4) Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp 5) Thuyết minh báo cáo tài chính 6) Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước 7) Báo cáo thuế GTGT được khấu trừ, hoàn lại, miễn giảm 3.4.2 Phân hệ kế toán vốn bằng tiền Các chức năng chính của phân hệ kế toán vốn bằng tiền - Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ - Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau - Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng - Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí… - Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác - Theo dõi chi tiết tình hình cho vay, tạm ứng và tình hình thu hồi các khoản cho vay, thanh toán tạm ứng của từng đối tượng 50
Chøng tõ PhiÕu thu, phiÕu chi Sæ phô NH (B¸o cã, b¸o nî) Mua b¸n ngo¹i tÖ Sè liÖu chuyÓn tõ ChuyÓn sè liÖu sang c¸c ph©n hÖ kh¸c c¸c ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n KÕ to¸n tæng hîp Vèn b»ng tiÒn C«ng nî ph¶i thu C«ng nî ph¶i tr¶ B¸o c¸o NhËt ký thu, nhËt ký chi Sæ quü, sæ ng©n hµng Sè d tiÒn mÆt, sè d ng©n hµng Dßng tiÒn Hình 3.11: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vốn bằng tiền 1)Hệ thống menu của phân hệ kế toán vốn bằng tiền Các menu chính của phân hệ kế toán vốn bằng tiền 1. Cập nhật số liệu 2. Cập nhật số dư đầu kỳ 3. Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng 4. Báo cáo tiền vay 5. Danh mục từ điển 6. In các danh mục từ điển. 51
Hình 3.12: Màn hình phân hệ kế toán Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay 2)Khai báo các danh mục từ điển: 1) Danh mục khế ước 2) Danh mục tài khoản lũy kế của kế ước 3) Danh mục tài khoản ngân hàng 4) Danh mục tài khoản kiểm tra chi âm 3)Cập nhật chứng từ đầu vào Các chứng từ đầu vào của kế toán tiền mặt và tiền gửi gồm có: 1) Giấy báo có (thu) của ngân hàng 2) Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng 3) Phiếu thu tiền mặt 4) Phiếu chi tiền mặt. * Cập nhật phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng Các thông tin của phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng Màn hình nhập liệu: 52
Hình 3.13: Giấy báo Có (thu) của ngân hàng Phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng bao gồm các thông tin sau: Phần thông tin chung về chứng từ: Loại phiếu thu. Phiếu thu được phân thành các loại sau: 1 - Thu tiền chi tiết cho các hoá đơn 2 - Thu của 1 khách hàng 3 - Thu của nhiều khách hàng 4 - Vay 5 - Chuyển tiền ngoại tệ 6 - Mua ngoại tệ 7 - Người mua trả tiền trước 9 - Thu khác. Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ (trường này được cập nhật trong trường hợp trong danh mục khách hàng không khai báo địa chỉ, ví dụ cho các khách lẻ). Người nộp tiền Lý do nộp (diễn giải chung) 53
Tài khoản nợ Số phiếu thu Ngày hạch toán Ngày lập phiếu thu Mã ngoại tệ Tỷ giá giao dịch Hạn thanh toán (sử dụng trong trường hợp vay tiền, loại phiếu thu = 4). Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi tiết thanh toán theo hoá đơn (loại phiếu thu bằng 1) Số hoá đơn Ngày hoá đơn Mã ngoại tệ Tài khoản có Số tiền trên hoá đơn Số tiền đã thu (không kể số tiền thu của phiếu thu hiện tại) Số tiền còn phải thu Số tiền thu lần này Số tiền thu lần này quy đổi ra đồng tiền ghi trên hoá đơn Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Số tiền thu lần này qui đổi ra đồng tiền hạch toán Các mã của các trường tự do… Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của 1 khách hàng (loại phiếu thu bằng 2) Tài khoản có Tên tài khoản có Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch Tỷ giá ghi sổ Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) 54
Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch) Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá ghi sổ) Các mã của các trường tự do… Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của nhiều khách hàng (loại phiếu thu bằng 3) Tài khoản có Tên tài khoản có Mã khách Tên khách Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán Các mã của các trường tự do… Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp vay (loại phiếu thu bằng 4); nộp tiền vào ngân hàng, chuyển tiền từ ngân hàng khác đến (loại phiếu thu bằng 5); mua ngoại tệ (loại phiếu thu bằng 6); người mua trả tiền trước (loại phiếu thu bằng 7); khác (loại phiếu thu bằng 9) Tài khoản có Tên tài khoản có Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán Các mã của các trường tự do… Phần tính tổng của phiếu thu Tổng số tiền trên phiếu thu/giấy báo có Trạng thái của chứng từ: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ cái Số HĐ: danh sách các hóa đơn trong trường hợp chỉ rõ thu tiền của các hóa đơn nào. * Lưu ý 55
Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu thu nữa. Để sửa được loại phiếu thu phải xóa hết các dòng chi tiết. Cập nhật phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng Các thông tin của phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng Màn hình nhập liệu: Hình 3.14: Phiếu chi tiền mặt Phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng có các thông tin sau: Phần thông tin chung về chứng từ: Loại phiếu chi. Có các loại phiếu chi sau: 1 - Chi trả chi tiết theo các hoá đơn 2 - Chi cho 1 khách hàng 3 - Chi cho nhiều khách hàng 4 - Chi cho vay, tạm ứng 5 - Chuyển/Nộp tiền ngoại tệ 7 - Trả trước cho người bán 8 - Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền 9 - Chi khác. Mã khách hàng 56
Tên khách hàng Địa chỉ (trường này được cập nhật trong trường hợp trong danh mục khách hàng không khai báo địa chỉ, ví dụ cho các khách lẻ). Người nhận tiền Lý do chi (diễn giải chung) Tài khoản có Số phiếu chi Ngày hạch toán Ngày lập phiếu chi Mã ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ (của tài khoản có) Hạn thanh toán (sử dụng trong trường hợp cho vay tiền hoặc tạm ứng, loại phiếu chi = 4). Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi tiết thanh toán theo hoá đơn (loại phiếu chi bằng 1) Số hoá đơn Ngày hoá đơn Mã ngoại tệ (trên hóa đơn) Tài khoản nợ (hạch toán công nợ khi mua hàng) Số tiền trên hoá đơn Số tiền đã trả (không kể số tiền trả trong phiếu chi hiện thời) Số tiền còn phải trả Số tiền trả lần này Số tiền trả lần này qui đổi ra đồng tiền ghi trên hoá đơn Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Số tiền trả lần này qui đổi ra đồng tiền hạch toán Các mã của các trường tự do. 57