TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA LUẬT
Bộ môn Pháp luật Công
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TƯ VẤN PHÁP LUẬT (DRAFTING LEGAL ADVICE SKILL)
MÃ MÔN HỌC: E01041
PHẠM THỊ CẨM NGỌC (LLM)
A. KỸ NĂNG SOẠN THẢO TRÌNH BÀY E- MEMO, EMAIL, TIN NHẮN
1. E-MEMO 2. EMAIL 3. TIN NHẮN
C3
B. THỰC HÀNH SOẠN EMAIL TƯ VẤN
Quy trình và kỹ năng soạn thảo các loại văn bản
▪ Có thể dùng thay thế cho Thư tư vấn truyền
thống (gửi bản cứng cho KH)
▪ Giá trị pháp lý, trách nhiệm của luật sư đối
với nội dung tư vấn là như nhau
▪ Giúp tiết kiệm thời gian, đáp ứng nhanh
chóng yêu cầu, vướng mắc của KH
A. KỸ NĂNG SOẠN THẢO TRÌNH BÀY E-MEMO, EMAIL, TIN NHẮN
▪ Hình thức tư vấn mới – được áp dụng khá phổ biến và được LS-KH thỏa thuận đồng ý.
▪ Vẫn phải đảm bảo sản phẩm viết rõ ràng,
chính xác, đúng và phải tuân thủ những quy ước viết chính thống, lịch sự.
1. E-MEMO
1.1 Người đọc/người nhận (Audience)
▪ Khách hàng
▪ Đồng nghiệp, cấp trên trong công ty luật/ phòng pháp chế của DN (yêu cầu tra cứu pháp lý và phân tích vấn đề pháp lý)
Lưu ý: dù người đọc/ người nhận là ai thì nguyên tắc chung là KHÔNG được viết tóm gọn, dùng câu từ thân mật hoặc từ viết tắt. Luôn giữ cách trình bày, cách dùng từ, hành văn chuyên nghiệp.
1. E-MEMO
1.2 Mục đích
▪ Tư vấn cho khách hàng
▪ Đánh giá vụ việc (gửi cho LS cấp trên)
▪ Văn bản khác (ví dụ: thư than phiền, trả lời câu hỏi
ngắn, hợp đồng v..v)
1.3 Hình thức (Đều chuyển đi bằng email)
▪ Short E-Memo (trả lời trực tiếp câu hỏi trên cover
email0
▪ The more formal memo (thay vì gửi thư tư vấn (bản cứng) thì sẽ đính kèm file thư tư vấn vào email để gửi cho người nhận)
1. E-MEMO
1.3 Hình thức
▪ Short E-Memo (trả lời trực tiếp câu hỏi trên cover email). Sử dùng hình thức này cho những vấn đề pháp lý đơn giản, phạm vi phân tích hẹp. Ngoài ra, do khối lượng từ ngắn hơn thư tư vấn thông thường nên LS phải chắt lọc nội dung, phần phân tích cần được trình bày những nội dung tinh túy nhất.
▪ The more formal memo (thay vì gửi thư tư vấn (bản cứng) thì sẽ đính kèm file thư tư vấn vào email để gửi cho người nhận)
1.4 Cấu trúc cơ bản của 1 Short E-Memo
a. Câu/đoạn văn giới thiệu (Introductory sentence or paragraph)
b. Tóm tắt luật/quy định pháp dụng/điều chỉnh (Summary of the
applicable law)
c. Vận dụng luật/quy định vào những sự kiện pháp lý quan trong để phân tích, giải quyết vấn đề pháp lý. (Application of the law to the key facts)
E-Memo
1. Câu/đoạn văn giới thiệu (Introductory sentence or paragraph) - Xác định câu hỏi của KH/vấn đề KH cần tư vấn - Xác định nhiệm vụ của mình (tức Luật sư tư vấn) - Xác định những sự kiện pháp lý quan trọng sẽ sử dụng để trả lời câu hỏi. - Kết luận của luật sư (đôi khi – tùy LS) - Bối cảnh vụ việc (tùy trường hợp, xem xét người nhận/người đọc là ai) 2. Tóm tắt luật/quy định pháp dụng/điều chỉnh (Summary of the applicable law) - Tùy từng vụ việc và vấn đề, LS trình bày 1 câu hoặc vài đoạn văn - Chỉ cung cấp cho người đọc những thông tin mà họ cần, không nhiều hơn hay ít hơn - Những quy định nào người đọc cần phải biết? Xác định điều khoản nào quy định trực tiếp vấn đề cần phải trả lời. Khác với thư tư vấn truyền thống, phần dẫn chiếu quy định pháp luật của E-Memo sẽ phải chọn lọc quy định giải quyết trực tiếp câu hỏi một cách sắc bén (tránh dẫn chiều dàn trải những quy định không liên quan)
3. Vận dụng luật/quy định vào những sự kiện pháp lý quan trong để phân tích, giải quyết vấn đề pháp lý. (Application of the law to the key facts) - Đưa ra câu trả lời/kết luận kèm theo lập luận và lý lẽ căn cứ trên cơ sở quy định pháp luật (có thể dùng phương pháp diễn dịch hoặc quy nạp)
Một số lưu ý
Văn phong (Writing style)
1
Bảo mật khách hàng (Client Confidentiality)
2 - Có thể hiện trong email cũng như file đính kèm trong email là thư tư vấn/ nội dung tư vấn là bảo
- Tương tự thư tư vấn truyền thống (chuyên nghiệp, sử dụng từ ngữ chính xác, đúng mực) - Trước khi “Send”, LS phải đặt mình là vào vị trí người đọc để kiểm tra lại nội dung E-Memo - Tổ chức các đoạn văn một cách hợp lý và logic, không quá dài hoặc quá ngắn - Sử dụng Roadmap, signpost để kết nối các đoạn văn với nhau. - Không sai chính tả, trích dẫn sai v…v
mật/rất bảo mật
- Kiểm tra địa chỉ email người nhận cẩn thận trước khi gửi
Quy cách Email
▪ Địa chỉ email
▪ Tên người gửi email
▪ Tựa đề thư
➢ Thực hành: Điều chỉnh lại tựa đề sau
▪ Kính gửi Ban giám đốc đề xuất xử lý vụ việc với Công ty
▪ Xin gửi các anh chị em kế hoạch công tác của tháng ba
TNHH ABC để cho ý kiến
▪ Em gửi các anh chị biên bản cuộc họp ngày 30 tháng 7
năm 2022 ạ
Quy cách Email
“cc”, “bcc”
▪ Phân nhóm người nhận thư bằng các tính năng “to”,
▪ To: người nhận chính
▪ Cc: viết tắt của carbon copy. Người được Cc là người có liên quan, cần biết được nội dung thư gửi đi nhưng không nhất thiết phải có hành động cụ thể
▪ Bcc: viết tắt của blind carbon copy. Người được Bcc là người nhận nhưng địa chỉ mail và tên người đó không xuất hiện trên dòng đ/c email
Quy cách Email
▪ Cách xưng hô trong Email
➢ Thực hành:
▪ Đối với email gửi nội bộ
▪ Đối với email gửi ra bên ngoài
Vd:
Kính gửi Công ty TNHH X
Kính gửi Quý Khách hàng,
Gửi chị Tâm,
Dear Ms Ngọc,
Một số lưu ý về nội dung EMAIL
▪ Nội dung Email chỉ nên là những vấn đề cần trao đổi
▪ Nếu có nội dung dài, phức tạp thì nên đưa thành văn
(hỏi thêm thông tin, cập nhật tình trạng hồ sơ…)
bản đính kèm (file attached)
▪ Khi viết nên đi thẳng vào vấn đề
➢ Thực hành:
▪ Như đã trao đổi qua điện thoại,…
▪ Theo chỉ đạo của Tổng giám đốc, phòng Pháp chế
thông báo đến các đơn vị như sau…
▪ Theo yêu cầu của Quý Công ty tại văn bản số.. Ngày…,
Một số lưu ý về nội dung EMAIL
▪ Chúng tôi viết thư này để bày tỏ mong muốn/ý định…
➢ Thực hành:
▪ Nhằm có thêm các thông tin cần thiết để đưa ra ý kiến
▪ Về vấn đề tranh chấp giữa Công ty TNHH ABC (Công ty A) và ông H, chúng tôi xác nhận lại yêu cầu tư vấn của khách hàng như sau…
tư vấn, chúng tôi kính nhờ ông cung cấp…
Một số lưu ý về nội dung EMAIL
Trường hợp nôi dung trao đổi khá dài, người viết nên đánh số, đánh dấu đầu dòng, in đậm nghiêng,… để phân tách các ý hoặc làm bật nội dung chính
▪ Sau khi nghiên cứu hồ sơ khách hàng cung cấp, chúng tôi viết thư này mong muốn xác nhận lại yêu cầu tư vấn của khách hàng và nhờ khách hàng cung cấp thêm một số thông tin cần thiết. Thứ nhất là Hợp đồng uỷ quyền giữa ông A và bà B, bên cạnh đó là Hợp đồng đặt cọc mua bán nhà và ông có đang giữ hợp đồng này không, ông có được bà B gửi lại tiền nhận cọc không, nếu có thì khoản tiền này ông đã chuyển lại cho C chưa? Lý do hợp đồng mua bán nhà bị huỷ là gì ạ?
➢ Thực hành: Viết lại đoạn văn này theo yêu cầu trên.
Chữ ký trong EMAIL
▪ Chữ ký tự động (danh thiếp)
▪ Mẫu chứ ký email của công ty, tổ chức
➢ Thực hành: Làm chữ ký email bằng email cá nhân
hoặc email sinh viên.
Một số tính năng trong EMAIL
▪ Forward
▪ Reply
▪ Reply all (cẩn thận)
▪ Mời họp
➢ Thực hành: Làm chữ ký email bằng email cá nhân
hoặc email sinh viên.
Tip 1: Lưu ý những nguyên tắc bảo mật của nơi mình làm việc
Tip 2: Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp như trong thư tư vấn truyền thống
Tip 3: Lưu ý cẩn thận khi đột nhiên sử dụng VIẾT HOA, IN ĐẬM, hoặc sử dụng font chữ khác biệt có mục đích; âm sắc trong văn phong của người viết dễ gây phản cảm cho người đọc.
Tip 4: Trước khi gửi (send), phản hồi (reply), phải đọc lại nội dung email và địa chỉ người nhận
Tip 5: Chọn lọc khi gửi file đính kèm có dung lượng lớn vào email
Tip 6: Đảm bảo dòng “Subject” trong email phải thể hiện chính xác chủ đề nội dung sẽ được phân tích trong email
Tip 7: Không copy hoặc forward nội dung email hoặc file đính kèm email mà không có sự cho phép của tác giả
Tip 8: Khi còn nghi ngờ, không chắc chắn thì không được trả lời ngay, cần suy nghĩ kỹ trước khi gửi.
Tin nhắn (Text Message)
▪ Trao đổi thuận tiện ▪ Sử dụng cho những cuộc trao đổi ngắn (ví dụ: thay đổi thời
gian họp, nơi họp
▪ Vẫn phải đảm bảo dùng từ ngữ chuyên nghiệp, tránh
những ngôn ngữ như bạn bè thân thiết.
▪ Ưu điểm hơn những cuộc gọi vì sẽ không bị gián đoạn
1
Ngôn ngữ pháp lý tiếng Anh
Wordy
Edited
Wordy
Edited
A number of
Many
In the absence of
Without
Because of the fact that
Because
In compliance with your request of
As requested, as you requested
By means of
By
In the event that
If
By virtue of
By, under
In favor of
For
Despite the fact that
Although, even though
Despite the fact that
Although, even though
During the course of
During
During the course of
During
For the purpose of
To
For the purpose of
To
▪ Công ty B tuyển dụng lao động muốn ký kết
thỏa thuận thử việc với người lao động (riêng biệt với hợp đồng lao động). Công ty B muốn biết:
➢Công ty B có nghĩa vụ thanh toán các loại bảo hiểm bắt buộc cho người lao động trong thời gian có hiệu lực của Thỏa thuận thử việc không?
C. THỰC HÀNH SOẠN THẢO E- MEMO GỬI BẰNG EMAIL (Làm cá nhân)
➢Cơ cấu tiền lương thể hiện trên Thỏa thuận thử việc. Nếu công ty chỉ thể hiện tổng số tiền 2 bên thỏa thuận được không? Khi ký Hợp đồng lao động công ty mới thể hiện chi tiết cơ cấu tiền lương được không?
Công ty B trao đổi với anh/chị để được tư vấn.
Wrap Up
Thank you
QUESTIONS?
