Bài giảng Quản lý dự án kỹ sư: Chương 3

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:43

Thêm vào BST

Báo xấu

8
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Quản lý dự án kỹ sư" Chương 3 được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Cấu trúc tổ chức; Xây dựng và quản lý nhóm; Quản lý mâu thuẫn. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án kỹ sư: Chương 3

QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO KỸ SƯ – IM2011 Bài 3 TỔ CHỨC DỰ ÁN
2 NỘI DUNG Cấu trúc tổ chức Xây dựng và quản lý nhóm Quản lý mâu thuẫn CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
3 Cấu trúc tổ chức là một TỔ CHỨC kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các nhóm người được người trong tổ chức. sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể Cấu trúc cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu Mục tiêu Nhiều B người A CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
4 Vì sao cần phải phân chia cấu trúc tổ chức? Mục tiêu Phân chia bộ phận Cấu trúc tổ chức Nâng cao hiệu quả và phân quyền: • Chức năng • Dạng chức năng • Quyền hạn • Sản phẩm • Dạng dự án (Authority) • Khách hàng • Dạng ma trận •Nhiệm vụ (responsibility) • Lãnh thổ •Trách nhiệm • Quá trình (accountability) CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan (Nguồn: https://blog.4pbusinessdevelopment.co.uk/authority-responsibility-and-accountability)
5  Các phần của DA được phân công tới các bộ phận chức năng/các nhóm trong bộ phận chức năng thích hợp.  Nhà quản lý chức năng cấp cao tổng hợp DA CẤU TRÚC TỔ Chủ tịch / Giám đốc CHỨC DẠNG CHỨC NĂNG Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Tài Marketin Sản Kỹ chính g xuất thuật Khuyến Sản Kỹ thuật mãi xuất điện Bán Kiểm tra Kỹ thuật hàng chất cơ … Nghiên lượng lý Quản … … Thiết kế cứu thị tồn kho trường CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
6 THUẬN LỢI + Không yêu cầu sự thay đổi trong thiết kế và hoạt động của tổ chức mẹ. + Tính linh hoạt. + Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và phương tiện chung. CẤU TRÚC TỔ + Ổn định nghề nghiệp & sự phát triển lâu dài của nhân viên CHỨC DẠNG KHÓ KHĂN CHỨC NĂNG - Không có quyền lực dự án tập trung. - Hợp tác kém. - Tiến triển dự án chậm - Thiếu sự tự chủ (ownership) CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
7  Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time). CẤU TRÚC TỔ  Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức CHỨC DẠNG Chủ tịch / DỰ ÁN Giám đốc Kỹ thuật Sản xuất Tiếp thị … Phó GĐ Phó GĐ … Phó GĐ Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1 Kỹ Kỹ Kỹ thuật thuật thuật Sản Sản Sản CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan xuất xuất xuất …Tiếp thị …Tiếp thị …Tiếp thị
8 THUẬN LỢI + Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng. + Có sự kiểm soát chặt chẽ, sự trung thành & gắn kết của các thành viên CẤU TRÚC TỔ + Hợp tác chéo giữa các chức năng. CHỨC DẠNG KHÓ KHĂN DỰ ÁN - Chi phí cao. - Sử dụng nguồn lực không hiệu quả. - Ít ổn định nghề nghiệp cho các thành viên tham gia dự án. - Ít cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan dự án.
9  Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự án Chủ tịch / Giám đốc CẤU TRÚC TỔ Phó Phó Phó Phó Phó CHỨC DẠNG GĐ Tài GĐ GĐ GĐ GĐ QL Mark Sản Kỹ các dự MA TRẬN chính eting xuất thuật án GĐ dự án 1 GĐ dự án 2 GĐ dự án 3 CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
10 THUẬN LỢI + Sử dụng nguồn lực hiệu quả + Tổng hợp dự án tốt, có sự tập trung + Nhân viên có sự ổn định hơn về nghề nghiệp. CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG KHÓ KHĂN MA TRẬN - Sự tranh chấp về quyền lực - Gia tăng các mâu thuẫn - Thời gian phản ứng lại chậm chạp - Trải qua nhiều căng thẳng (stress) CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
11 Số lượng DA & mức Mức độ không chắc độ quan trọng tương chắn trong các dự án đối giữa các dự án Các dạng công nghệ Mức độ phức tạp của được sử dụng dự án LỰA CHỌN CẤU TRÚC TỔ CHỨC Thời gian của dự án Nguồn lực được sử dụng trong các dự án Các yêu cầu về dữ Chi phí cố định liệu CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
12 Theo Chia sẻ dữ liệu Chức năng Chia sẻ nguồn lực Ít phức tạp 1 loại công nghệ Theo Dự án Theo Cần phản hồi nhanh Ma Trận Nhiều loại Công nghệ Phức tạp Công nghệ hỗn hợp Nguồn lực nhỏ Tổ chức không đặc biêt Ít ổn định muốn giảm chi phí CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
13  Mục đích của nhóm dự án: đạt được hiệu quả tổng hợp NHÓM DỰ ÁN Người Người lập kế Kỹ sư nhóm người phác hoạch họa cùng làm việc với nhau để đạt mục Người Nhà Kế tiêu chung thiết kế QLDA toán Người Thư thực Người mua ký hiện sắm Cấu trúc nhóm dự án CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
14 TẬP THỂ (GROUP)  Có các mục tiêu chung  Thực hiện những hành động cá nhân  Tạo ra các thành quả cá nhân  Sử dụng những ảnh hưởng “Nhóm” & “Tập thể” CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
15 TẬP THỂ (GROUP)  Có các mục tiêu chung  Thực hiện những hành động cá nhân  Tạo ra các thành quả cá nhân  Sử dụng những ảnh hưởng “Nhóm” & “Tập thể” NHÓM (TEAM)  Chia sẻ các mục đích  Thực hiện những hành động hợp tác  Tạo ra những thành quả tập thể  Hình thành những sản phẩm nhóm có thể xác định & đo được CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
16 – Để đạt được cam kết tiến độ, khối lượng công việc phải được phân công tới nhiều người. – Phạm vi của dự án đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng mà một người không có khả năng biết hết. – Động não nhóm và thảo luận là một cách làm việc theo nhóm để đưa ra các ý kiến, ý tưởng và giải quyết vấn đề. Mục đích của – Mang mọi người trong nhóm lại với nhau để thực nhóm DA hiện quá trình ra quyết định. – Nhóm dự án thường đưa ra những quyết định nhiều rủi ro hơn những quyết định của từng cá nhân. – Gia tăng động lực thúc đẩy – Hỗ trợ cho các thành viên nhóm khác khi họ yêu cầu giúp đỡ. CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
17 – Để thỏa mãn nhu cầu xã hội của cá nhân, muốn trở thành một cái gì đó hay một phần của nhóm. – Để chia sẻ rủi ro với các thành viên khác. – Để củng cố lòng tự trọng. Mọi người muốn Mục đích của giới thiệu chính họ. Theo cách này họ sẽ thành viên nhóm xác định được mối quan hệ với người khác, như là một thành viên của nhóm hay công DA ty. – Đây là cách để nhận được sự ủng hộ trong việc thực hiện các mục tiêu của họ. – Nhóm tạo một ngôi nhà tâm lý cho các cá nhân. CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
18 LỢI ÍCH - Nâng cao được thành quả - Xây dựng hiệu quả tổng hợp - Nâng cao khả năng sáng tạo - Giảm bớt căng thẳng và các mâu thuẫn - Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả - Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh thần, sự quan tâm và sự Làm việc theo tin tưởng nhóm - Đương đầu với thử thách KHÓ KHĂN - Tốn thời gian và công sức - Ra quyết định chậm - Dẫn đến xu hướng nhóm tách rời khỏi tổ chức “Mẹ” - Hình thành bè phái CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
19 Forming Storming Các giai đoạn Norming thành lập nhóm Performing Adjourning CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan
20  ∙ SL thành viên cuối DA  Thành viên nhóm tham gia DA toàn thời gian Các yếu tố giúp  Văn hóa tổ chức hợp tác & tin cậy lẫn quản lý nhóm dự nhau án hiệu quả  Thành viên báo cáo trực tiếp với trưởng DA  Nội dung công việc được báo cáo công khaiu trong nhóm  Thống nhất mục tiêu CBGD: Huỳnh Thị Phương Lan