intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Tài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Project 2016

Chia sẻ: Nguyễn Kim Lượng | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:60

Thêm vào BST
Báo xấu
11
lượt xem 3
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu "Hướng dẫn sử dụng MS Project 2016" cung cấp kiến thức và kỹ năng cơ bản để quản lý dự án hiệu quả bằng phần mềm Microsoft Project. Nội dung bao gồm cách khởi tạo dự án, thiết lập công việc, gán tài nguyên, tạo liên kết giữa các nhiệm vụ, xây dựng sơ đồ gantt và theo dõi tiến độ thực hiện;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Project 2016

  1. PhD. LƯƠNG VĂN CẢNH HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS PROJECT 2016 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
  2. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án MỤC LỤC Chương I .................................................................................................................. 5 Giới thiệu tổng quan về MS PROJECT 2016 ...................................................... 5 Tổng quan ban đầu .......................................................................................... 5 Quản lý dự án là gì? ......................................................................................... 6 Các nhân tố chính tạo nên một dự án .............................................................. 6 Các bước lập tiến độ ........................................................................................ 6 Các tính năng mới trong Microsoft Project 2016 ............................................ 7 Một số từ khoá trong Microsoft Project ........................................................ 12 Chương 2................................................................................................................ 14 Những thiết lập ban đầu của hệ thống và dự án ................................................ 14 Thiết lập đơn vị tiền tệ ................................................................................... 14 Thiết lập lịch nền dự án ................................................................................. 14 Thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ dự án .................................................. 15 Tạo một dự án mới ........................................................................................ 15 Chương 3................................................................................................................ 16 Tạo một dự án cụ thể và lập kế hoạch dự án ..................................................... 17 Xác định thông tin của dự án ......................................................................... 17 Thiết lập lịch cho dự án ................................................................................. 17 Lập danh sách các công việc của dự án ......................................................... 18 Tạo các công việc phụ (subtasks) .................................................................. 20 Tạo công việc không tham gia vào dự án (Inactivate) .................................. 20 Đưa một công việc vào khung nhìn thời gian (Timeline) ............................. 21 Thiết lập deadline .......................................................................................... 21 Thiết lập mốc dự án ....................................................................................... 22 Nhập các ghi chú công việc (task note) ......................................................... 22 Đính kèm các liên kết vào công việc ............................................................. 23 Tạo các công việc định kỳ ............................................................................. 24 Chương 4................................................................................................................ 25 Tạo mối liên hệ giữa các công việc ...................................................................... 25 Mối liên hệ giữa các công việc ...................................................................... 25 Xác định các mối quan hệ giữa các công việc quan trọng ............................ 25 2/60 PhD. Lương văn Cảnh
  3. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Các kiểu phụ thuộc và lag time ..................................................................... 26 Xác định những ràng buộc cho các công việc ............................................... 26 Chia (cắt) công việc thành các phần nhỏ ....................................................... 27 Chương 5................................................................................................................ 29 Tạo nguồn lực và xác định nguồn lực cho dự án ............................................... 29 Xác định nguồn lực và thông tin cho nguồn lực dự án ................................. 29 Cách thay đổi lịch cho nguồn lực .................................................................. 31 Thiết lập nguồn lực cho các công việc .......................................................... 32 Sửa đổi thời gian thực hiện công việc ........................................................... 33 Kiểm tra hiệu chỉnh việc sử dụng nguồn lực ................................................. 34 Chương 6................................................................................................................ 35 Quản lý dự án (hệ thống) ..................................................................................... 35 Xem xét toàn bộ dự án................................................................................... 35 Kiểm tra ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án .............................................. 35 Xác định đường găng của dự án .................................................................... 35 Xem xét các cột khác nhau trong một khung nhìn ........................................ 36 Thể hiện thông tin có chọn lọc ...................................................................... 37 Nhóm thông tin trong một khung nhìn .......................................................... 37 Chương 7................................................................................................................ 38 Cách thức lưu kế hoạch của dự án và kiểm soát dự án..................................... 38 Lưu giữ một kế hoạch .................................................................................... 38 Lưu giữ tại những thời điểm chuyển tiếp (interim) ....................................... 39 Thay đổi tham số công việc theo thực tế thực hiện ....................................... 39 So sánh giữa thời gian thực tế thực hiện và kế hoạch đối với mỗi công việc 39 Nhập tổng thời gian thực tế sử dụng nguồn lực và so sánh với kế hoạch ..... 40 Chương 8................................................................................................................ 42 Quản lý chi phí dự án ........................................................................................... 42 So sánh chi phí hiện tại và kế hoạch.............................................................. 42 Xem xét chi phí toàn bộ dự án....................................................................... 42 Phân tích tài chính với bảng Earned Value ................................................... 44 Chương 9................................................................................................................ 49 Quản lý chi phí dự án ............................................... Error! Bookmark not defined. 3/60 PhD. Lương văn Cảnh
  4. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Các báo biểu chuẩn của Microsoft Project .................................................... 49 1.1 Báo cáo dạng đồ thị (Visual Reports). ......................................................... 49 1.2 Báo cáo cơ bản dạng bảng số liệu. ............................................................... 51 Báo cáo các dữ liệu trực quan tại của sổ đang thao tác.Error! Bookmark not defined. Thêm tiêu đề và chân trang của trang in vào một báo cáo cơ bản ................ 52 Chương 10.............................................................................................................. 55 Các cách kiểm soát, chỉnh sửa tiến độ ................................................................ 55 Xem lại các công việc khởi công bị chậm trễ................................................ 55 So sánh tiến trình công việc so với kế hoạch ................................................ 56 Dùng cửa sổ theo dõi sơ đồ Gantt (Tracking Gantt) ..................................... 57 Xác định các công việc bị trễ tiến độ ............................................................ 57 Xác định các công việc có thời gian dự trữ ................................................... 58 Link để tải MS Project 2016-32bit: http://www.mediafire.com/?2rfglqrfs3x9h Link để tải MS Project 2016-64bit: http://www.mediafire.com/?123yy2me2uuqh File tiến độ mẫu: tiến độ tổ chức đấu thầu: http://www.mediafire.com/?6opkyiudszyyd8q 4/60 PhD. Lương văn Cảnh
  5. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Chương I Giới thiệu tổng quan về MS PROJECT 2016 Tổng quan ban đầu Micrososft Project 2016 là một chương trình giúp bạn có thể lập kế hoạch và quản lý một dự án. Từ thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến ngân sách thích hợp dành cho nguồn lực của dự án, Project 2016 giúp bạn trải nghiệm một cách dễ dàng cũng như cung cấp những công cụ để mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn. Bạn có thể sử dụng Microsoft Project để: Trước khi khởi công: 1. Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án. 2. Cung cấp một dự trù về mặt thời gian thực hiện mỗi công việc trong kế hoạch cũng như thời gian của toàn bộ dự án 3. Lên lịch công việc của cá nhân hoặc tổ chức. 4. Chỉ định các nguồn lực và chi phí cho các công việc trong dự án. Trong quá trình thực hiện dự án: 5. Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với các điều kiện ràng buộc. 6. Chuẩn bị các báo biểu cần thiết cho dự án. 7. Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi có ảnh hưởng lớn đến dự án. 8. In ấn các báo biểu phục vụ dự án. 9. Làm việc và quản lý theo nhóm. Sau khi hoàn thành dự án: 10. Xem xét lại dự án để đối phó với các tình huống ngẫu nhiên. 11. Đánh giá tài chính chung của dự án. 12. Cho phép quan sát trở lại và phân tích dự án theo thực tế đã thực hiện 13. Rút kinh nghiệm trong khi thực hiện dự án. Là một người bắt đầu sử dụng chương trình Microsoft Project, bạn chắc hẳn có rất nhiều thắc mắc về việc tạo và quản lý một dự án. Cuốn sách này sẽ cung cấp cho bạn những khái niệm cơ bản trong Microsoft Project để quản lý dự án, sau đó bạn sẽ cùng tạo, quản 5/60 PhD. Lương văn Cảnh
  6. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án lý các thay đổi dự án thông qua các bài giảng của cuốn sách. Mỗi bài giảng là những hướng dẫn cụ thể từng bước trong việc tạo mới dự án, theo dõi hoạt động và quản lý dự án. Quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và quản lý các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đặt ra với nhiều ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực. Kế hoạch của dự án có thể chỉ là đơn giản, ví dụ như một tập hợp nhỏ các công việc cùng thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng có thể phức tạp gồm hàng nghìn các công việc và nguồn lực với chi phí hàng tỷ. Hầu hết các dự án đều có những điểm chung bao gồm việc phân chia dự án thành các công việc nhỏ dễ dàng quản lý, lập lịch thực hiện các công việc, trao đổi với nhóm và theo dõi các tiến trình thực hiện công việc. Mọi dự án đều bao gồm ba pha chính sau: − Lập kế hoạch dự án − Theo dõi các thay đổi và quản lý dự án − Kết thúc dự án. Các giai đoạn này càng được thực hiện tốt bao nhiêu, khả năng thành công của dự án càng nhiều bấy nhiêu. Các nhân tố chính tạo nên một dự án Dự án của bạn chỉ có thể thành công nếu bạn hiểu rõ được 3 nhân tố hình thành nên mỗi dự án, đó là: − Thời gian: gồm thời gian để hoàn thành từng công việc trong mỗi một giai đoạn. − Nguồn lực (tiền): gồm các chi phí nguồn lực: nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu để hoàn thành các công việc. − Mục đích: mục đích của các công việc và kế hoạch để hoàn thành chúng. Thời gian, nguồn lực và mục đích là chiếc kiềng ba chân đưa dự án đến thành công, mỗi một thành phần đều có ảnh hưởng đến hai phần còn lại. Ba thành phần này là rất quan trọng và trực tiếp ảnh hưởng đến dự án, mối quan hệ giữa ba thành phần này là khác nhau đối với mỗi dự án và nó quyết định tới những vấn đề và cách thức thực hiện dự án. Các bước lập tiến độ 6/60 PhD. Lương văn Cảnh
  7. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án 1. Thu thập thông tin, phân tích công nghệ, dây chuyền sản xuất, nguyên lý vận hành… 2. Lập danh sách các hạng mục, các công việc của hạng mục (WSB) sẽ tiến hành thực hiện. 3. Xác định sơ bộ các ràng buộc giữa các hạng mục với nhau, giữa các công việc với nhau 4. Xác định khối lượng của các công việc 5. Xác định thành phần hao phí (vật liệu, nhân công , ca máy) và đơn giá của nó cần cho các công việc. 6. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các nguồn lực 7. Ước lượng thời gian thi công và chi phí các nguồn lực 8. Lập tiến độ theo kế hoạch đã định. 9. Xác định các yếu tố, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật để so sánh với tiến độ kế hoạch đã lập 10. Điều chỉnh, tối ưu hóa tiến độ 11. Chấp thuận tiến độ đã lập. 12. In các báo cáo, biểu mẫu để phục vụ công tác quản lý. 13. Theo dõi, cập nhật tiến độ. Điều chỉnh tiến độ. Các tính năng mới trong Microsoft Project 2016 • Thanh thời gian (Timeline): Thanh này mang đến cho bạn giao diện trực quan sinh động gồm bản tóm tắt các công việc, công việc và các sự kiện quan trọng mà bạn muốn xem. Dễ dàng sao chép Timeline và dán chúng vào một ứng dụng khác. Để di chuyển khung nhìn này cho phù hợp với thời đoạn cần xem, ta kéo mở rộng hoặc trượt thanh màu xanh nhạt trên cùng. Để copy khung nhìn Timeline này qua phần mềm khác, ấn phím phải vào khung nhìn, chọn copy. Bên cạnh đó, thanh này có thể gán kết các tiêu đề và tiến trình các công việc. Giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi và hình dung công việc cụ thể trên thanh thời gian. Đồng thời cho phép tạo nhiều thanh thời gian nằm trên và dưới so le nhau, để ta có thể dễ dàng hình dung được các nhóm công việc hoặc các giai đoạn triển khai các công việc 7/60 PhD. Lương văn Cảnh
  8. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án • Kiểm soát tốt hơn lịch sử dụng các nguồn tài nguyên của dự án online Một số nguồn lực đã sẵn có giới hạn, và có thể được dự kiến lập lịch sử dụng chúng bởi người quản lý tài nguyên. Với MS PROJECT (Microsoft Project) 2016 và dự án trực tuyến, người quản lý dự án và người quản lý tài nguyên có thể thương lượng một thỏa thuận, được gọi là một cam kết nguồn lực, để đảm bảo rằng các nguồn lực đang được sử dụng một cách thích hợp và hiệu quả trong tổ chức của bạn (Resource>Add Engagement). • Thao tác nhanh chóng với ô Tell Me Bạn sẽ thấy một hộp văn bản trên các băng trong MS PROJECT 2016. Đây là ô văn bản, nơi bạn có thể nhập những từ và cụm từ liên quan đến những gì bạn muốn làm gì tiếp theo và nhanh chóng có được các tính năng bạn muốn sử dụng hoặc hành động mà bạn muốn thực hiện. Bạn cũng có thể chọn để có được sự giúp đỡ liên quan đến những gì bạn đang tìm kiếm. • Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thiện. Với Ribbon, bạn có thể truy cập đến các tab trên cửa sổ chương trình một cách dễ dàng, hoặc thêm bớt nhóm lệnh ra khỏi tab. Nếu bạn không biết chức năng của một nút, bạn rà chuột lên nút, một cửa sổ nhỏ (Sreen tip) hiện lên nội dung chức năng của nút. 8/60 PhD. Lương văn Cảnh
  9. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Quick access toolbar TAB RIBBON Tooltip • Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick access toolbar): thay thế các thanh công cụ của phiên bản trước. Muốn thay đổi mặc định số lượng nút của nó, ta nhấp vào nút cuối cùng bên phải để thêm bớt nút. Quick access toolbar Popup menu • Menu phím phải (Popup menu) và Thanh công cụ nhỏ (Mini Toolbar): ấn phím phải chuột vào một ô trong bảng, một menu thả xuống sẽ bật ra tương ứng với các chức năng của đối tượng chọn. Đôi khi đối tượng đó cũng có thanh công cụ nhỏ sẽ xuất hiện để bạn chọn nhanh những công việc thông thường nhất của ô đang chọn. • Menu thả xuống của nút: một menu thả xuống sẽ bật ra liên quan với các nút chức năng đang chọn • Lên lịch các công việc: bạn có thể tự lên lịch các công việc trong dự án sau khi đã tạo các công việc đó. Các thông tin gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng công việc, 9/60 PhD. Lương văn Cảnh
  10. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án sự phụ thuộc của các công việc bạn có thể thiết lập trong Microsoft Project 2016. Là một nhà quản lý dự án, bạn sẽ có rất nhiều công việc để làm. Vậy thì Microsoft Project có thể giúp gì cho bạn? Trước hết, nó lưu trữ thông tin chi tiết về dự án của bạn trong cơ sở dữ liệu và sử dụng các thông tin này để tính toán, theo dõi tiến trình, chi phí của dự án và các thành phần khác đồng thời tạo ra một kế hoạch cho dự án của bạn. Càng nhiều thông tin về dự án mà bạn cung cấp, dự án càng được thực hiện chính xác bấy nhiêu. Giống như một bảng tính, Microsoft Project thể hiện kết quả ngay sau các tính toán. Tuy nhiên kế hoạch của dự án sẽ không được lập cho đến khi bạn hoàn thành các thông tin quan trọng của các công việc. Microsoft Project lưu giữ thông tin bạn nhập và thông tin nó tính toán trong các trường như tên công việc hay khoảng thời gian thực hiện. Trong Microsoft Project, mỗi trường được thể hiện trong một cột. • Làm việc tốt với Excel và Word: bạn có thể dán các dữ liệu của Microsoft Project 2016 vào Excel hoặc Word theo các cột và cấu trúc dữ liệu của Microsoft Project. • Tùy biến Ribbon: bạn có thể tạo các tab và nhóm chúng lại để làm việc. Chú ý mũi tên nhỏ xuất hiện bên cạnh các nút, nó cho ta danh dách thả xuống để chọn các chức năng khác cùng nhóm với nút đó. • Tùy biến các trường dữ liệu: chỉ cần tạo một giá trị số, ngày hoặc chữ từ cột ngoài cùng bên phải của bảng, Microsoft Project có thể xác định chính xác loại dữ liệu bạn sử dụng. • Tính năng AutoFilter được cải thiện, sử dụng công cụ lọc giống Microsoft Excel giúp bạn có thể phân loại, sắp xếp theo nhóm. • Lưu tập tin sang định dạng PDF hoặc XPS: Microsoft Project 2016 cho phép bạn lưu tập tin có định dạng *.mpp thành định dạng tài liệu PDF hoặc XPS. 10/60 PhD. Lương văn Cảnh
  11. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án a) Giao diện Team Planner (chỉ có ở phiên bản Microsoft Project Professional 2016): giúp bạn có thể thay đổi công việc từ nguồn lực này sang nguồn lực khác bằng cách kéo thả tại cửa sổ Team Planner. • Tính năng Inactive task (chỉ có ở phiên bản Microsoft Project Professional 2016 trở về sau): giúp bạn có thể vô hiệu hóa các công việc được chọn từ một dự án vì thế nó không ảnh hưởng gì đến tiến độ dự án. Bạn có thể kích hoạt lại công việc này nếu cần. Một vài điểm chú ý: • Biểu đồ Gantt là giao diện chính của Microsoft Project, hiển thì các bảng tính với các cột dữ liệu cùng giao diện đồ họa các công việc trong dự án bố trí dọc theo một thời gian nằm ngang. Bằng cách xem xét các dữ liệu trong các cột (chẳng hạn tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, các nguồn lực) bạn có thể hiểu các thông số của từng công việc và xem thời gian của mình. • Sơ đồ Network Diagram (hay còn gọi là sơ đồ logic) thực chất là phiên bản biểu đồ PERT. Sơ đồ này cho bạn xem được các công việc hiện tại đang được khớp với nhau • Quản lý rủi ro là một phần quan trọng trong một dự án vì bất cứ dự án nào cũng có rủi ro. Bạn có thể gặp rủi ro về nguồn lực, về nguyên vật liệu, chi phí và rủi ro này có thể khiến dự án của bạn chậm tiến độ. Quản lý rủi ro là một nghệ thuật dự đoán rủi ro, là sao để dự án của bạn ít rủi ro nhất và xác định chiến lược ngăn ngừa cũng như khắc phục rủi ro xảy ra. Microsoft Project giúp bạn quản lý rủi ro bằng cách cho phép đưa ra các tình huống rủi ro có thể. Ví dụ, khi bạn thay đổi thời gian của ngày bắt đầu sẽ kéo 11/60 PhD. Lương văn Cảnh
  12. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án theo sự thay đổi trong dự án, lúc này bạn có thể thấy được sự chậm trễ, chi phí thay đổi và các nguồn lực có thể xung đột với nhau. Với những thông tin này bạn có thể quản lý các rủi ro một cách hiệu quả hơn. • Quản lý nguồn lực bao gồm việc sử dụng các nguồn lực một cách thông minh. Một người quản lý dự án giỏi sẽ tìm ra các nguồn lực thích hợp cho công việc, giao cho thành viên khối lượng công việc hợp lý. Trong Microsoft Project có các công cụ chẳng hạn một biểu đồ Resource Usage cho phép bạn biết được nguồn lực đang sử dụng, bên cạnh đó biểu đồ sẽ phản ánh khối lượng công việc. Một số từ khoá trong Microsoft Project Task: công việc, công việc Duration: thời gian thực hiện công việc Start: ngày bắt đầu Finish: ngày kết thúc Predecessors: công việc làm trước Successors: công việc kế tiếp Task list: danh sách các công việc Resource: nguồn lực bao gồm vật liệu, nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án Work: số giờ công được gán để thực hiện công việc Unit: đơn vị tính của nguồn lực Milestone: loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc các giai đoạn trong dự án hoặc điểm dừng kỹ thuật, tài chính, thanh toán hợp đồng Recurring Task: công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án. Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần Shedule: lịch trình, tiến độ của dự án Std. Rate: giá chuẩn Ovr. Rate: giá ngoài giờ Cost/use: phí sử dụng nguồn lực 12/60 PhD. Lương văn Cảnh
  13. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Baseline: theo kế hoạch, theo đường kế hoạch cơ sở Actual cost: chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại Current cost: chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại Remaining cost: chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án. Summary Task (công việc tóm lược): công việc mà chức năng duy nhất của nó là chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác. 13/60 PhD. Lương văn Cảnh
  14. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Chương 2 Những thiết lập ban đầu của hệ thống và dự án Vào tab File chọn Option sẽ có hộp thoại Project Option hiện ra để chúng ta có thể thiết lập những định dạng ban đầu với MS PROJECT 2016. Sau đây là hai thiết lập cơ bản hay dùng cho một dự án. Thiết lập đơn vị tiền tệ Chọn thẻ Display ta được như sau: Ta thay đổi đơn vị tiền tệ của Việt Nam là VND, chọn số thập phân là 0. Thiết lập lịch làm việc chung cho dự án Chọn thẻ Schedule, ta có thể thay đổi những thiết lập trong những lựa chọn trên để được một lịch nền phù hợp nhất với dự án. 14/60 PhD. Lương văn Cảnh
  15. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Điều chỉnh thời gian làm việc Điều chỉnh các vấn đề liên quan đến dự án Thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ dự án Công cấp cho ta cái nhìn tổng quan về tổng thời gian thực hiện dự án. Tạo một dự án mới a) Bước 1 : Khởi động MS Project vào File chọn New\Blank Project nhấn Create để hệ thống tạo một dự án mới. MSP sẽ hiện ra các file mẫu để ta chọn lựa. o Blank Project: tạo tập tin dựa án bình thường. o New from existing project: mở dự án đã có. 15/60 PhD. Lương văn Cảnh
  16. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án o New from Excel workbook: mở file dạng xml của Excel đã định dạng các cột theo MSP. Hoặc có thể click chuột vào nút New trên Quick toolbar để tạo tập tin dựa án bình thường. b) Bước 2: lưu tệp tin lại dùng Ctrl + S đặt tên cho tệp tin lưu vào vị trí phù hợp trong ổ cứng. c) Bước 3 : chọn File \ Info nhấn nút Project Information bên phía tay phải chọn Advanced Properties, ta được một hộp thoại sau đó ta chỉnh những thông tin cơ bản cho tập tin dự án. Chương 3 16/60 PhD. Lương văn Cảnh
  17. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Tạo một dự án cụ thể và lập kế hoạch dự án Xác định thông tin của dự án Sau khi tạo lập được một tệp tin mới lưu thông tin của dự án, ta cần thiết lập những thông tin cho dự án, điều này hết sức quan trọng cho việc phát triển dự án sau này. Chỉnh sửa các thông số trên hộp thoại cho phù hợp dự án: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ngày hiện tại. Nên chọn thời gian biểu bắt đầu từ ngày khởi động dự án. Thiết lập lịch cho dự án Mỗi dự án dựa vào một lịch cơ sở để thiết lập ngày làm việc, ngày không làm việc để lập lịch cho các công việc sau này. Thiết lập lịch trình cho dự án vừa là công việc đơn giản nhất vừa là việc phức tạp nhất trong các công việc của quản lí dự án. Nó là dễ dàng vì bạn có thể tạo những gì bạn mong muốn, nhưng nó cũng là khó khăn nhất vì việc tạo lịch sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ đến các phần còn lại của dự án. a. Trên tab Project chọn Change Working Time, xuất hiện hộp thoại. Ta click chọn loại lịch làm việc đã tạo sẵn hoặc ấn nút Creat New Calendar để tạo loại lịch làm việc mới. Start date: chọn ngày bắt đầu khởi công dự án. Current date: ta có thể chọn lại khác để nhập liệu thuận tiện hơn. Schedule from: lập tiến độ từ ngày bắt đầu đến kết thúc hay lập tiến độ từ ngày kết thúc ngược đến ngày bắt đầu. 17/60 PhD. Lương văn Cảnh
  18. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Calendar: chọn lịch cơ sở được định nghĩa ở Option để làm việc. b. Thay đổi lịch nền cho phù hợp thực tế Vào tab Project, chọn group Properties, chọn nút Change Working Time Tab Work week là để định ngày giờ làm việc và nghỉ bình thường. Tab Exception là để nhập ngày làm việc hoặc ngày nghỉ bất thường. Ta nhập thông tin Name, Start, Finish sau đó nhấn Details… để lựa chọn ngoại lệ cho ngày đó ngày đó có phải là ngày làm việc hay không? Làm thời gian như thế nào? • Create New Calendar: tạo lịch làm việc riêng cho dự án. • Sau đó chọn tab Work Week, phía dưới danh mục sẽ hiện ra tên lịch làm việc Default. Bấm double click vào nó hoặc click vào nút Detail để hiện lên chi tiết lịch làm việc. Chọn ngày thứ bảy hoặc chủ nhật hoặc chọn 2 ngày cùng lúc, và chọn Set day(s) to these specific woking time để nhập vào giờ làm việc cụ thể trong ngày. • Chọn tab Exception để tạo ra các thởi điểm làm việc hoặc nghỉ ngoại lệ như lễ, tết…Sau khi đặt tên của lịch ngoại lệ vào cột Name, click nút Details để mô tả chi tiết ngoại lệ: giờ ngày tháng, có lặp đi lặp lại hay không, xảy ra bắt đầu khi nào, kết thúc khi nào… Lập danh sách các công việc của dự án Để quản lí được một dự án hiệu quả đầu tiên ta đi xây dựng các công việc của dự án để có được một cách nhìn tổng quát nhất về dự án. Ta xác định tất cả các nhiệm cụ cần thiết để hoàn thành dự án. 18/60 PhD. Lương văn Cảnh
  19. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Một dự án là một chuỗi những công việc có liên quan tới nhau. Đầu tiên bạn hãy liệt kê các bước để hoàn thành dự án, bắt đầu với từng khối công việc và chia nhỏ những khối công việc thành những khối nhỏ hơn. Cứ như vậy cho tới khi nó được chia thành những công việc nhỏ có thể phân giao cụ thể được. Cuối cùng nhập các khoảng thời gian thiết lập cho từng công việc. Một công việc sẽ chiếm giữ một khoảng thời gian và chúng sẽ được theo dõi tiến trình thực hiện. Một công việc có thể được thực hiện trong một ngày hay nhiều tuần. Bạn hãy nhập các công việc theo thứ tự mà chúng xảy ra, sau đó ước tính số thời gian để thực hiện công việc đó. a) Vào Task tab chọn Grantt Chart b) Nhập tên trong cột Task name. Ta cũng có thể copy từ Excel để dán vào cột Task Name. c) Trong cột Task Mode chọn một trong hai loại Task Mode: thời biểu bằng tay (manually scheduled) hay tự động (auto scheduled) . Nếu ta chọn kiểu tự động, khi đó ta chưa tính toán số ngày cho từng công việc thì MS Project mặc định là 1 ngày bắt đầu từ ngày bắt đầu dự án. Ta cũng có thể quét khối các công việc, rồi chọn kiểu tự động trên Group Task. Nếu muốn mặc định chọn kiểu, ta vào option\schedule\scheduling option for project. d) Trong cột Duration, nhập thời gian thực hiện công việc theo tháng, tuần, ngày, giờ hay phút. Bạn có thể sử dụng các dấu tắt sau: tháng = mo tuần = w ngày = d giờ = h phút = m 19/60 PhD. Lương văn Cảnh
  20. Ứng dụng MS Project 2016 trong Quản lý dự án Chú ý: Để chỉ ra đây là thời gian ước tính, đánh thêm dấu hỏi sau khoảng thời gian thực hiện. Tạo các công việc phụ (subtasks) Các subtask là các công việc nằm bên trong một công việc lớn nào đó. Như phần trên ta đã xác lập các công việc từ trên xuống dưới, tức là các công việc con của một công việc nằm dưới nó trong bảng công việc. Giờ ta tạo các công việc con đó bằng cách như sau a) Chọn các công việc con của một công việc (có thể là một hoặc hơn 1 công việc là con của công việc khác) bằng cách bôi đen các công việc đó. b) Trong tab Task nhấn Indent Task để báo rằng đây là một công việc con hoặc ấn nút Outdent Task để báo rằng đây là tên nhóm công việc bao trùm các công việc con. Nếu muốn thể hiện các số ID của các công việc, ta chọn tab Format, chọn Group Show/Hide, click vào ô Outline Number Chọn nhiều công việc cùng lúc để làm công việc con Chú ý: để thêm mới một công việc vào giữa những công việc đã tồn tại, kích chuột phải tại vị trí muốn chèn công việc mới, chọn Insert Task . Muốn nhìn thấy hoặc dấu subtask đi, ta chọn các cách sau: Tạo công việc không tham gia vào dự án (Inactivate) Nếu một công việc hiện giờ ta thấy không cần cho dự án, nhưng trong tương lai có thể cần trở lại, ta cho nó ở dạng tạm thời không tham gia vào dự án. 20/60 PhD. Lương văn Cảnh
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright ©2025 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
6=>0