intTypePromotion=1
ADSENSE

Bài giảng Quản lý dự án một nghề nghiệp mới - Chương 3: Tổ chức dự án và các vấn đề trong quản lý dự án

Chia sẻ: ViLijen ViLijen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:52

21
lượt xem
2
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản lý dự án một nghề nghiệp mới - Chương 3: Tổ chức dự án và các vấn đề trong quản lý dự án gồm các nội dung chính sau: Cấu trúc tổ chức, nhóm dự án, lãnh đạo dự án, phương pháp giải quyết vấn đề, quản lý xung đột.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án một nghề nghiệp mới - Chương 3: Tổ chức dự án và các vấn đề trong quản lý dự án

  1. CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC VẤN ĐỀ TRONG QLDA 1. Cấu trúc tổ chức 2. Nhóm dự án 3. Lãnh đạo 4. Phương pháp giải quyết vấn đề 5. Quản lý xung đột
  2. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1) Khái niệm  Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.  Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức. Caáu truùc Muïc tieâu Nhieàu ngöôøi B A 2
  3. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2) Các dạng cấu trúc tổ chức Mục tiêu Phân chia bộ phận Cấu trúc tổ chức Nâng cao hiệu quả và • Chức năng phân quyền: • Sản phẩm • Dạng chức năng • Quyền hạn • Khách hàng • Dạng dự án • Trách nhiệm • Lãnh thổ • Dạng ma trận • Tính chịu trách nhiệm • Quá trình 3
  4. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3) Cấu trúc tổ chức dạng chức năng: Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Tài chính Marketing Sản xuất Kỹ thuật Khuyến Sản xuất Kỹ thuật điện mãi Bán hàng Kiểm tra chất lượng Kỹ thuật cơ … … … Nghiên cứu Quản lý Thiết kế thị trường tồn kho 4
  5. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4)  Ưu điểm:  Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung  Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát  Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất  Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực  Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất  Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên  Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà  Nhược điểm:  Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm cho dự án tổng thể.  Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án  Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng  Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn  Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng  Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất 5
  6. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5) Cấu trúc tổ chức dạng dự án: Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức Chủ tịch / Giám đốc Kỹ thuật Sản xuất … Tiếp thị Phó GĐ Phó GĐ … Phó GĐ Dự án 1 Dự án 1 Dự án 1 Kỹ thuật Kỹ thuật Kỹ thuật Sản xuất Sản xuất Sản xuất … … … Tiếp thị Tiếp thị Tiếp thị 6
  7. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (6)  Ưu điểm:  Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án  Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng  Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí  Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án  Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác  Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng  Nhược điểm:  Sử dụng nguồn lực không hiệu quả  Không chuẩn bị những công việc trong tương lai  Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án  Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án  Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc. 7
  8. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (7) Cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự án. Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Phó GĐ Tài Marketin Sản Kỹ thuật QL các dự chính g xuất án GĐ dự án 1 GĐ dự án 2 GĐ dự án 3 8
  9. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (8)  Ưu điểm:  Sử dụng hiệu quả nguồn lực  Tổng hợp dự án tốt  Luồng thông tin được cải thiện  Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng  Duy trì kỷ luật làm việc tốt  Động lực và cam kết được cải thiện  Nhược điểm:  Sự tranh chấp về quyền lực  Gia tăng các mâu thuẫn  Thời gian phản ứng lại chậm chạp  Khó khăn trong giám sát và kiểm soát  Quản lý phí tăng cao  Trải qua nhiều căng thẳng (stress) 9
  10. CẤU TRÚC TỔ CHỨC (9)  Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức  Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án  Dự án có thường xuyên diễn ra?  Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?  Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án  Hệ thống kiểm soát phản hồi  Các dạng công nghệ được sử dụng  Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?  Mức độ phức tạp của dự án  Thời gian của dự án  Nguồn lực được sử dụng trong các dự án  Chi phí cố định  Các yêu cầu về dữ liệu 10
  11. NHÓM DỰ ÁN (1)  Nhóm dự án là gì? (What is a project team?)  Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục tiêu chung  Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hợp (Synergy), nghĩa là, đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tối ưu cục bộ” Người lập Người kế hoạch Kỹ sư phác họa Người Nhà Kế thiết QLDA toán kế Người Người Thư ký thực hiện mua sắm 11
  12. NHÓM DỰ ÁN (2)  Các hoạt động trong 1 nhóm dự án  Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin  đề xuất  Nhóm sản xuất: tạo ra sản phẩm/ dịch vụ  Nhóm quản lý: tổ chức, quản lý con người & tài nguyên  “Nhóm” & “Tập thể”? Thành viên của một tập Thành viên của một thể nhóm - Có các mục tiêu chung - Chia sẻ các mục đích - Thực hiện những hành động cá - Thực hiện những hành động hợp nhân tác - Tạo ra những thành quả cá nhân - Tạo ra những thành quả tập thể - Sử dụng những ảnh hưởng - Hình thành những sản phẩm nhóm có thể xác định & đo được 12
  13. NHÓM DỰ ÁN (3) Mục đích của thành viên Mục đích của nhóm DA nhóm DA – Để đạt được cam kết tiến độ, – Để thỏa mãn nhu cầu xã khối lượng công việc phải hội của cá nhân, muốn trở được phân công tới nhiều thành một cái gì đó hay một người. phần của nhóm. – Phạm vi của dự án đòi hỏi – Để chia sẻ rủi ro với các phải có nhiều kỹ năng mà thành viên khác. một người không có khả năng – Để củng cố lòng tự trọng. biết hết. Mọi người muốn giới thiệu – Động não nhóm và thảo chính họ. Theo cách này họ luận là một cách làm việc sẽ xác định được mối quan theo nhóm để đưa ra các ý hệ với người khác, như là kiến, ý tưởng và giải quyết một thành viên của nhóm vấn đề. hay công ty. 13
  14. NHÓM DỰ ÁN (4) Mục đích của nhóm Mục đích của thành viên DA nhóm DA – Mang mọi người trong – Đây là cách để nhận được nhóm lại với nhau để thực sự ủng hộ trong việc thực hiện quá trình ra quyết định. hiện các mục tiêu của họ. – Nhóm dự án thường đưa ra – Nhóm tạo một ngôi nhà những quyết định nhiều rủi tâm lý cho các cá nhân. ro hơn những quyết định của từng cá nhân. – Gia tăng động lực thúc đẩy – Hỗ trợ cho các thành viên nhóm khác khi họ yêu cầu giúp đỡ. 14
  15. NHÓM DỰ ÁN (5)  Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm LỢI ÍCH KHÓ KHĂN - Nâng cao được thành quả - Tốn thời gian và công sức - Xây dựng hiệu quả tổng hợp - Ra quyết định chậm - Nâng cao khả năng sáng tạo - Dẫn đến xu hướng nhóm tách - Giảm bớt căng thẳng và các rời khỏi tổ chức “Mẹ” mâu thuẫn - Hình thành bè phái - Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả - Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh thần, sự quan tâm và sự tin tưởng - Đương đầu với thử thách 15
  16. NHÓM DỰ ÁN (6)  Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả  Kỹ năng của các thành viên trong nhóm  Cấu trúc tổ chức  Kiểu quản lý  Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm hiệu quả  Biết lắng nghe  Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong  Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác  Tập trung: nội dung, cảm xúc  Giải quyết mâu thuẫn 16
  17. 07/03/2014 NHÓM DỰ ÁN (7) Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn Quan điểm mới về sự mâu thuẫn Tìm cách tránh mâu thuẫn Không thể tránh được mâu thuẫn  TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan cần phải đương đầu với mâu thuẫn Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân khác nhau Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ Mâu thuẫn cần phải được quản lý và kiểm soát Các thất bại khi làm việc theo nhóm - Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được) - Các thành viên đều lo lắng và nản lòng - Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người không có sự chấp nhận của những người khác. 17
  18. LÃNH ĐẠO (1)  Lãnh đạo và các nguồn gốc của quyền lực  Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức  Nguồn gốc của quyền lực  Quyền lực chính thức  Quyền lực do sự tưởng thưởng  Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)  Quyền lực chuyên môn  Quyền lực tôn phục (uy tín)  Thực tế: quyền lực thông tin, thuyết phục, liên kết…  Lý thuyết về lãnh đạo  Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển  Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi  Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống 18
  19. LÃNH ĐẠO (2)  Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống Tình huống 1 2 3 4 5 6 7 8 Mối quan hệ giữa nhà QL Tốt Tốt Tốt Tốt Xấu Xấu Xấu Xấu và nhân viên Cấu trúc Rõ Rõ Không Không Rõ Rõ Không Không nhiệm vụ ràng ràng rõ rõ ràng ràng rõ rõ ràng ràng ràng ràng Quyền lực Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu chính thức Phong cách T T T R R R R T lãnh đạo hiệu quả 19
  20. LÃNH ĐẠO (3)  Các phong cách lãnh đạo Cao 9 1.9 9.9 8 Sự 7 quan 6 tâm 5 5.5 đến 4 con người 3 2 1 1.1 9.1 Thấp 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Thấp Cao Sự quan tâm đến công việc 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2