01/06/2018
Tài liệu và học cụ
Company LOGO
Tài liệu: - Quyết định số 367 QĐ/TWĐTN ngày 29 tháng 10 năm 2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn quy định về ban hành văn bản của Đoàn.
dẫn số
SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐOÀN - HỘI
- Hướng 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư TW Đoàn Hướng dẫn Thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Lê Việt Phương
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN
NỘI DUNG
I. Khái quát chung về văn bản
Định nghĩa văn bản:
II. Thể thức và kỹ thuật trình bày
Văn bản là gì?
III. Kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản thông dụng
1
01/06/2018
Tên loại văn bản của Đoàn
1. Điều lệ Đoàn 2. Nghị quyết 3. Quyết định 4. Chỉ thị 5. Kết luận 6. Quy chế 7. Quy định 8. Hướng dẫn 9. Thông báo 10. Báo cáo
11. Kế hoạch 12. Chương trình 13. Đề án 14. Tờ trình 15. Công văn 16. Biên bản 17. Các loại giấy tờ hành chính như: Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, (hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận), Giấy đi đường, Giấy nghỉ phép, Phiếu gửi.
Thảo luận
NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC SAU CÁC CẤP BỘ ĐOÀN CẦN BAN HÀNH VĂN BẢN CÓ TÊN GỌI LÀ GÌ?
- Ghi chép diễn biến cuộc họp chi đoàn, đại hội Đoàn. - Tỉnh Đoàn quyết định tặng giấy khen cho đoàn viên. - Đoàn Trường ĐHNT đề nghị Đoàn Trường ĐHKH phối hợp thực hiện một hoạt động. - Đề nghị Đoàn cấp trên phê duyệt một dự án. - Văn bản của Đoàn Trường nhằm triển khai đến các Đoàn khoa, Chi đoàn về một hoạt động chuẩn bị được tiến hành. - Văn bản của Đoàn Trường nhằm gửi các Đoàn khoa, Chi đoàn để nhắc nhở việc đảm bảo tiến độ và nội dung công việc được giao. - Văn bản của Tỉnh Đoàn nhằm trả lời cơ quan khác về một vấn đề mà cơ quan đó quan tâm. - Văn bản của Đoàn Trường nhằm mời Đoàn cấp trên đến tham dự một sự kiện do Đoàn Trường tổ chức.
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA ĐOÀN - HỘI
Phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
1. Phông chữ (font)
Bảng mã tiếng việt:
- Văn bản của Ban Thường vụ Đoàn Trường nhằm chỉ đạo, đôn đốc các Đoàn khoa thực hiện một công việc nào đó. - Văn bản của Đoàn Trường nhằm giới thiệu chức danh, chữ ký của Bí thư, Phó bí thư. - Tổng kết công tác trong một năm; - Sơ kết tình hình thực hiện nhiệm vụ trong sáu tháng; - Diễn biến cuộc họp bình xét thi đua cuối năm; - Việc bàn giao tài sản, tài liệu cho người khác khi cán bộ Văn phòng Đoàn chuyển công tác.
Loại Font
Ví dụ
Bảng Mã
ABC
.Vnarial, .Vntime, .VnarialH, .VntimeH, … TCVN3
VNI
VNI-Times,VNI-Top, VNI-Book, …
VNI / VNI-Win
VNtimes new roman, VNumbrella, …
Vietware_x
Vietware
SVNtimes new roman, SVNumbrella, … Vietware_f
Unicode
Times new roman, Arial, Tahoma, …
Unicode / VN Unicode 1
2
01/06/2018
2. Khổ giấy, kiểu trình bày và lề
Khổ giấy
Lề
Kiểu trình bày
Lề mặt trước Lề trên: 20 mm Lề dưới: 20 mm Lề trái: 30 mm Lề phải: 20 mm
VB được trình bày bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210x 297mm).
Tiêu đề
Tiêu đề
Cơ quan ban hành văn bản
Cơ quan ban hành văn bản
Số, Ký hiệu
Số, Ký hiệu
Địa danh,ngày, tháng
Địa danh,ngày, tháng
Tên loại và Trích yếu nội dung của văn bản
Trích yếu đặt dưới số của VB
Kính gửi chỉ có ở Công văn
Nội dung
Nội dung
Nơi nhận
Dấu,chữ kí của người có thẩm quyền
Nơi nhận
Dấu,chữ kí của người có thẩm quyền
THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Số, ký hiệu của văn bản
Ký hiệu văn bản: gồm các nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản, tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, tên đơn vị tham mưu văn bản.
Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa; giữa số và ký hiệu có dấu nối ngang (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/). giữa tên cơ quan ban hành văn bản và tên đơn vị chủ trì tham mưu văn bản có dấu nối ngang (-).
- Số văn bản: là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản được ban hành trong một nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn đó. Số văn bản viết bằng chữ số Ả- rập; Số nhỏ hơn 10 thì ghi thêm số 0 đứng trước.
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG *** Số: 245-CV/TWĐTN-VP
Hà Nội, ngày tháng năm 2013
Số của văn bản
3
01/06/2018
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
Địa danh ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Khánh Hòa, ngày tháng năm
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
Nha Trang, ngày tháng năm
Nha Trang, ngày tháng năm
Quận 12, ngày tháng năm 2013
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi tổ chức Đoàn, Hội đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử hoặc chỉ có một âm tiết thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó. Chữ ngày, tháng, năm phải ghi đầy đủ, không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo (/).
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN
So sánh ghi trích yếu VB
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. - Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán bộ
Số: 72-CV/TWĐTN “V/v giới thiệu thanh niên tiêu biểu năm 2013”
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Phần Nội dung văn bản (Ô 11)
Nội dung văn bản
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
4
01/06/2018
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN
TM. BAN CHẤP HÀNH
TM. BAN THƯỜNG VỤ
Trường hợp cấp phó ký thay thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
TM. BAN CHẤP HÀNH CHI ĐOÀN
KT. BÍ THƯ PHÓ BÍ THƯ
TM. CHI ĐOÀN (Nếu chi đoàn không bầu Ban chấp hành)
PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN
PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN
- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
a. Cách viết phần dẫn dắt vấn đề: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết văn bản hay cơ sở nào để viết văn bản: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.
2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản 1. Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản
Ví dụ: "… để chuẩn bị cho tổng kết 10 năm hoạt động
pháp luật của Nhà nước - Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động. - Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp. - Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định của Đoàn-Hội.
phong trào..., Ban Thường vụ Đoàn... hướng dẫn các Đoàn Khoa, Viện báo cáo tổng kết theo các nội dung sau…"
5
01/06/2018
PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN
2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản
b. Cách viết phần giải quyết vấn đề: Tùy theo từng loại chủ đề văn bản mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải: (i) Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết; (ii) Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào cần viết sau để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết. Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại văn bản, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra theo nguyên tắc: - Văn bản đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị. 2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản b. Cách viết phần giải quyết vấn đề: - Văn bản tiếp thu ý kiến phê bình, dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện, con số thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác. - Văn bản từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi. - Văn bản có tính đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời. - Văn bản có tính thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng. - Văn bản có tính thông báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng.
2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản
SOẠN BÁO CÁO Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp bộ Đoàn, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.
c. Cách viết phần kết thúc vấn đề: Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có). Viết lời chào chân thành, lịch sự nếu là công văn trao đổi thông tin, hoặc có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì trước khi kết thúc văn bản.
- Yêu cầu: Đảm bảo trung thực, chính xác, đầy đủ. Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. Báo cáo phải kịp thời. - Phương pháp và Quy trình: + Chuẩn bị: Xác định mục đích, yêu cầu; thu thập thông tin. + Xây dựng đề cương; + Soạn dự thảo báo cáo; + Xin ý kiến chỉ đạo, góp ý; + Hoàn thiện dự thảo; + Trình ký, lấy số, ghi ngày tháng năm, đóng dấu. + Phát hành.
SOẠN BÁO CÁO
SOẠN BÁO CÁO
Mở đầu báo cáo:
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời, nêu những điều kiện hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên. Nội dung chính của báo cáo: + Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. + Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan. + Đánh giá kết qủa và rút ra bài học kinh nghiệm.
6
01/06/2018
Ví dụ: Đề cương phần nội dung của báo cáo:
SOẠN BÁO CÁO
Kết luận báo cáo. + Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới. + Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết điểm, nhược điểm. + Các biện pháp tổ chức thực hiện + Những kiến nghị với cấp trên. + Nhận định những triển vọng.
SOẠN THẢO CÔNG VĂN
SOẠN THẢO CÔNG VĂN
- Yêu cầu: Mỗi CV chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu ngắn gọn,
rõ ràng và thống nhất sự vụ cần nghiên cứu giải quyết; CV là
tiếng nói chung của tổ chức chứ không phải của cá nhân.
Viết CV ngắn gọn, rõ ràng, nghiêm túc, đảm bảo sức thuyết
phục cao.
Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan Đoàn.
Công văn là VB không có tên loại. Phần trích yếu đặt phía
dưới Số và ký hiệu của văn bản.
SOẠN THẢO CÔNG VĂN
SOẠN THẢO TỜ TRÌNH
Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
- Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình. Nêu các nội dung đề nghị phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới. Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục những khó khăn.
Phương pháp: - Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra, làm rõ mục đích, yêu cầu. - Cách viết nội dung chính là nhằm đưa ra các phương án giải quyết các vấn đề đã nêu. + Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào sau để làm nổi bật chủ đề cần giải quyết. + Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đưa ra. - Cách viết phần kết thúc công văn: + Cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh các chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có); viết lời chào chân thành lịch sự trước khi kết thúc.
7
01/06/2018
SOẠN THẢO TỜ TRÌNH
- Bố cục tờ trình: gồm 3 phần: Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt. Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi). Phần 3: Đề xuất, kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn. Chẳng hạn, đề nghị lựa chọn một trong các phương án để cấp trên phê duyệt, các phương án xếp theo thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.
SOẠN THẢO THÔNG BÁO
SOẠN THẢO THÔNG BÁO
Thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông
tin mà không cần nêu lý do, căn cứ.
Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.
Cách hành văn rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc hay biểu lộ tình cảm như những công văn.
Phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối
tượng cần được thông báo.
SOẠN THẢO BIÊN BẢN
BIÊN BẢN
Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến sự việc đang diễn ra; ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của đại hội Đoàn, các hội nghị hoặc các cuộc họp của Đoàn; ghi chép việc bàn giao công việc giữa các cá nhân và tập thể có liên quan.
8
01/06/2018
SOẠN THẢO BIÊN BẢN SOẠN THẢO BIÊN BẢN
Bố cục: Trong biên bản phải có các yếu tố như sau: (1) Tiêu ngữ; (2) Tên biên bản và trích yếu nội dung; (3) Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản); (4) Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội,...(5) Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung); (6) Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do); (7) Thủ tục ký xác nhận. - Biên bản phải ghi trung thực, không suy diễn.
- Yêu cầu của một biên bản: Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể. Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan. Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
SOẠN THẢO BIÊN BẢN SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT
Nghị quyết là văn bản ghi
lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đoàn các cấp, hội nghị đoàn viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
+ Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng phải ghi chi tiết; lời nói trong cuộc họp quan trọng, lời khai... Phải ghi nguyên văn, đầy đủ, yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang. + Các sự kiện thông thường có thể ghi biên bản tổng hợp. - Phải có thời gian kết thúc; có chữ ký của ít nhất hai người.
- Yêu cầu: Căn cứ vào biên bản của cuộc họp, hội nghị để ra nghị quyết, chú ý vào các kết luận đã được biểu quyết thông qua. Đây là phần nội dung chính của các quyết định mà nghị quyết thông qua. Sau khi dự thảo xong, phải trình cho hội nghị góp ý kiến và thông qua ngay tại hội nghị hoặc chờ thông qua ở hội nghị kế tiếp.
NGHỊ QUYẾT
9
01/06/2018
SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT SOẠN THẢO KẾ HOẠCH
- Cách trình bày: Nghị quyết không phải chia ra thành các điều khoản, mà chia thành các phần I, II, III hoặc 1,2,3.
- Bố cục văn bản Nghị quyết gồm: (1) Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cuộc họp; (2) Các nội dung đã được thống nhất tại cuộc họp; (3) Tổ chức thực hiện Nghị quyết; (4) Nơi nhận và lưu Nghị quyết.
Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
SOẠN THẢO KẾ HOẠCH
Bố cục của Kế hoạch
Phần mở đầu: Khái quát tình hình, dự báo thuận lợi, khó khăn và thách thức.
Phần nội dung: Nêu rõ mục tiêu (mục tiêu tổng quát, mục tiêu cụ thể), những nhiệm vụ trọng tâm, những chỉ tiêu chủ yếu và các giải pháp .
trách Phần tổ chức thực hiện: Xác định cụ thể nhiệm của những cơ quan, tổ chức thực hiện.
