Bài giảng Tin học đại cương

NỘI DUNG

TIN HTIN HỌỌC ĐC ĐẠẠI CI CƯƠƯƠNGNG

…… DzoãnDzoãn XuânXuân Thanh Thanh

Phần 1: Giới thiệu các kiến thức cơ bản về máy tính  Khái niệm về máy tính  Công dụng của máy tính  Các thành phần máy tính  Các loại phần mềm trên trên máy tính  Khái niệm về virus máy tính  Các thao tác chuột, bàn phím

Phần 4: Sử dụng MS Excel  Soạn thảo và trình bày bảng tính  Lập công thức  Các công thức cơ bản  Rút trích dữ liệu  Đồ thị

Phần 2: Giới thiệu về Hệ điều hành MS Windows  Khái niệm về hệ điều hành  Các thuật ngữ trên Windows  Thao tác trên Windows Explorer  Thay đổi một số thiết lập mặc định trên Windows Phần 3: Sử dụng MS Word  Các nguyên tắc soạn thảo văn bản  Định dạng văn bản  Bảng biểu  Đối tượng đồ họa  Mail Merge  Tạo mục lục  Các thao tác trình bày văn bản khác

MÁY TÍNH LÀ GÌ VÀ CHỨC NĂNG?

Máy tính là thiết bị điện tử hoạt động dưới sự điều khiển của các chỉ thị được lưu trữ trong bộ nhớ.

3 4

KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH

Máy tính có thể nhận dữ liệu (nhập), thao tác trên dữ liệu phụ thuộc vào các quy luật xác định (xử lý), sinh ra kết quả (xuất), và lưu trữ kết quả cho việc sử dụng sau này.

Dữ liệu

Xử lý

Kết quả

Lưu trữ

5 6

Thiết bị nhập

CÁC THÀNH PHẦN CỦA MÁY TÍNH

Bàn phím (keyboard)

Thiết bị lưu trữ

Khối hệ thống

Thiết bị xuất

Chuột (mouse)

Thiết bị nhập

Thiết bị kết nối

Máy quét (scanner)

7 8

Thiết bị lưu trữ

Thiết bị xuất

Ổ đĩa cứng (hard disk drive)

Đĩa USB

Màn hình (monitor)

Đĩa mềm (floppy disk)

Máy in (printer)

Đĩa CD (compact disk)

Loa (speaker)

9 10

Khối hệ thống

Thiết bị kết nối

Được bao bọc bởi hộp dạng đứng (tower case) hoặc nằm (desktop case)

11 12

Khối hệ thống – các thành phần bên trong

MÁY TÍNH HIỆU QUẢ Ở ĐIỂM NÀO?

Bộ xử lý trung tâm

(CPU)

(Center Processor Unit)

 Tốc độ  Độ tin cậy  Chính xác  Lưu trữ  Kết nối  Trình diễn

Bo mạch chính (mainboard)

Bộ nhớ (RAM) (Random Access Memory)

MỘT SỐ PHẦN MỀM THÔNG DỤNG

PHẦN MỀM MÁY TÍNH LÀ GÌ?

 Phần mềm hệ thống

 Hệ điều hành: Microsoft DOS, Microsoft Windows,

Máy tính = Phần cứng + Phần mềm

Linux, …

 Phần mềm tiện ích: Diệt virus, chống phân mãnh

đĩa, sao lưu dữ liệu, …  Phần mềm ứng dụng

 Phần mềm văn phòng: MS Word, MS Excel, …  Phần mềm thiết kế: AutoCad, Corel Draw, …  Lập trình: Visual Basic, Visual C, …  …

Phần cứng là các thiết bị điện, điện tử hình thành nên các thành phần vật lý của máy tính. Phần mềm (chương trình máy tính) là một chuỗi các chỉ dẫn cho phần cứng máy tính cách thức thực hiện các công việc, những chỉ dẫn này thường gọi là các tập lệnh do lập trình viên tạo ra.

13 14

CÁC ĐƠN VỊ

CÁC LOẠI MÁY TÍNH

 Tốc độ máy tính

 Máy cá nhân: Máy để bàn, máy xách tay  Máy trạm: Server, mainframe

 MHZ  GHZ  Lưu trữ  Bit  Byte  Mega Byte  Giga Byte

15 16

17 18

SỬ DỤNG CHUỘT

CÁC THAO TÁC CHUỘT

Thao tác

Mô tả

St t 1 Click trái

Nhấn vào phím trái và nhả tay ra Nhấn vào phím phải và nhả tay ra Click trái 2 lần liên tiếp

2 Click phải 3 Double Click

4 Kéo rê

 Chức năng của con trỏ chuột dùng để chọn một đối tượng nào đó trên màn hình Windows, dấu hiệu để nhận biết con trỏ chuột đang ở vị trí nào thông qua biểu tượng  Khi di chuyển con chuột thì con trỏ này cũng di chuyển theo cùng hướng.

Nhấn và giữ tay ở phím trái và di chuyển con trỏ chuột

MÔ TẢ CÔNG DỤNG CỦA CÁC PHÍM

SỬ DỤNG BÀN PHÍM

Bố trí phím của bàn phím theo chuẩn QWERTY

 Phím chức năng  Đèn thể hiện trạng thái của các phím Num Clock, Caps Lock và Scroll Lock được bật hay tắt

 Phần gõ chữ (mặc định là chữ cái in thường), gõ dấu

chấm câu và dấu tiếng Việt

19 20

 Phím Space: dùng để gõ khoảng trắng

 Xóa chữ đứng trước dấu nháy  Xóa chữ đứng sau dấu nháy

 Phím di chuyển dấu nháy (vị trí gõ chữ)

 Phím Shift

Có 2 công dụng:  Nếu nhấn giữ phím Shift kèm với những phím có 2 phần ví dụ

 Phần phím gõ số (nếu đèn NumLock sáng)

như:

thì có tác dụng lấy phần trên

Ví dụ: Nhấn phím Shift + phím

thì kết quả cho dấu %

 Phím Enter: Kết thúc lệnh hoặc xuống hàng

 Nếu nhấn giữ phím Shift kèm với những phím là chữ cái thì có tác dụng là chữ cái in hoa (nếu đèn CapsLock tắt) và ngược lại nếu đèn CapsLock bật Ví dụ (khi đèn CapsLock tắt): Nhấn phím

thì kết quả được

 Phím chuyển trạng thái

thì kết quả được

chữ a, nếu nhấn phím Shift kèm với phím chữ A

 Phím NumLock bật dùng để nhập số ở phần phím số  Phím CapsLock bật dùng để nhập chữ cái in hoa (đối

21 22

với gõ chữ cái)

 Phím ScrollLock bật dùng để cuộn cửa sổ

23 24

VIRUS VÀ CÁCH PHÒNG CHỐNG

VIRUS

 Không cài đặt phần mềm không rõ nguồn gốc  Không mở file đính kèm trong mail nếu địa chỉ

mail lạ

 Diệt virus trước khi sử dụng đĩa mềm, đĩa USB đã

sử dụng trên máy khác

Virus tin học là chương trình máy tính do con người tạo ra nhằm thực hiện ý đồ nào đó (thường mục đích là phá hoại). Đặc điểm:  Có kích thước nhỏ  Có khả năng lây lan  Hoạt động ngầm

 Hạn chế vào những trang Web lạ

VIRUS VÀ CÁCH PHÒNG CHỐNG

 Khi chép dữ liệu bằng đĩa mềm để in hay để copy sang máy khác thì nên khóa chống ghi đĩa mềm

 Dùng phần mềm diệt virus và thường xuyên

cập nhật.

 Cách an tòan nhất là hạn chế sử dụng chung,

đặc biệt là mạng nếu thấy không cần thiết.

Các phần mềm diệt virus phổ biến  Norton Antivirus  BitDefender  Kaspersky Antivirus  BKAV  …

 Nên sao lưu dữ liệu định kỳ thường xuyên để

phục hồi lại nếu cần.

25 26

KHÁI NIỆM HỆ ĐIỀU HÀNH

Máy tính hoạt động cần có chương trình hay còn gọi là phần mềm. Hệ đều hành là nền tảng giao tiếp giữa phần cứng và phần mềm ứng dụng. Hệ điều hành quản lý các tài nguyên của máy tính (bộ nhớ, đĩa , máy in …) và khai thác tất cả các tính năng, ưu thế của tài nguyên để phần mềm ứng dụng sử dụng. Ngoài ra hệ điều hành còn có nhiệm vụ tổ chức bộ nhớ, đọc chương trình ứng dụng từ đĩa vào bộ nhớ, thi hành chương trình ứng dụng.

27 28

U HÀNH HHỆỆ ĐIĐIỀỀU HÀNH MICROSOFT MICROSOFT WINDOWS WINDOWS

Thanh DzoãnDzoãn XuânXuân Thanh

MÀN HÌNH CHÍNH CỦA WINDOWS

ĐẶC TRƯNG CỦA HĐH WINDOWS

Màn hình nền (Desktop)

 Giao diện đồ họa người dùng  Hệ điều hành đa nhiệm  Dễ sử dụng và dễ cài đặt  Tương thích hầu hết các máy tính  Cung cấp nhiều tiện ích  Nhiều phiên bản khác nhau cho các mục đích

riêng

 Được sử dụng rộng rãi

Thanh tác vụ

Nút Start

CÁC THÀNH PHẦN CỦA CỬA SỔ

KHỞI ĐỘNG WINDOWS

31 32

Tiêu đề cửa sổ

Thanh công cụ

Nút đóng, thu nhỏ và phóng to cửa sổ

Thanh cuộn dọc

Vùng làm việc (soạn thảo)

Công tắc nguồn

 Bước 3: Chờ máy tính khởi

động cho đến khi vào Windows (màn hình destop)

Thanh cuộn ngang

33 34

Thanh trạng thái

THOÁT KHỎI WINDOWS

CÁC THAO TÁC TRÊN WINDOWS EXPLORE

Khi muốn tắt nguồn máy tính, trước hết ta phải thoát

khỏi

Chủ yếu dùng để quản lý tập tin và thư mục  Click phải chuột vào nút START trên thanh taskbar,

hoặc click phải vào My Computer trên destop

 Chọn Explore

Windows, cách thực hiện như sau:  Bước 1: Lưu và đóng tất cả các ứng dụng đang sử dụng  Bước 2: Click vào Start, chọn Shutdown sau đó hộp

thoại Shutdown xuất hiện

35 36

Chọn

TẠO THƯ MỤC

Chọn vị trí cần thêm, có 2 cách:  Cách 1: Click phải vùng trống bên cửa sổ bên phải chọn New\Folder và nhập tên cho thư mục mới rồi nhấn enter

TẠO THƯ MỤC

TẠO TẬP TIN

 Cách 2: Hoặc chọn menu File\New\Folder

Thao tác tương tự như tạo thư mục, nhưng thay vì chọn Folder thì chọn một tập tin cho ứng dụng bất kỳ

37 38

XÓA TẬP TIN HOẶC THƯ MỤC

SAO CHÉP THƯ MỤC HOẶC TẬP TIN

Chọn thư mục hoặc tập tin cần xoá, có 2 cách:

39 40

Delete

Gồm 2 giai đoạn: Chọn thư mục hoặc tập tin cần sao chép và chọn vị trí để sao chép vào, có 4 cách thực hiện:  Click phải tại thư mục hay tập tin cần sao chép, chọn Copy sau đó chọn vị trí cần sao chép và click phải chọn Paste

Sau đó chọn Yes hoặc nhấn Enter khi xuất hiện hộp thoại

 Nhấn phím Delete  Hoặc vào menu File chọn

 Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần sao chép, nhấn phím Ctrl+C sau đó chọn vị trí cần sao chép và nhấn phím Ctrl+V

41 42

SAO CHÉP THƯ MỤC HOẶC TẬP TIN

DI CHUYỂN THƯ MỤC HOẶC TẬP TIN

 Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần sao chép, vào menu Edit chọn Copy sau đó chọn vị trí cần sao chép và vào menu Edit chọn Paste

Gồm 2 giai đoạn: Chọn thư mục hoặc tập tin cần di chuyển và chọn vị trí để di chuyển vào, có 4 cách thực hiện:  Click phải tại thư mục hay tập tin cần di chuyển, chọn Cut sau đó chọn vị trí cần di chuyển và click phải chọn Paste

 Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần sao chép sau đó nhấn phím Ctrl + click và giữ chuột trái kéo rê vào vị trí cần sao chép

 Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần di chuyển, nhấn phím Ctrl+X sau đó chọn vị trí cần di chuyển và nhấn phím Ctrl+V

DI CHUYỂN THƯ MỤC HOẶC TẬP TIN

ĐỔI TÊN THƯ MỤC HOẶC TẬP TIN

Chọn thư mục hoặc tập tin cần đổi tên, có 2 cách thực hiện:  Click trái (1 lần) vào thư mục hay tập tin đó và nhập

 Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần di chuyển, vào menu Edit chọn Cut sau đó chọn vị trí cần di chuyển và vào menu Edit chọn Paste

lại tên

 Hoặc vào menu File chọn Rename và nhập lại tên

 Hoặc chọn thư mục hay tập tin cần di chuyển sau đó click và giữ chuột trái kéo rê vào vị trí cần di chuyển

43 44

 Nhập vào đường dẫn đến tập tin cần tạo shortcut

TẠO SHORTCUT

hoặc chọn nút Browse để duyệt và chọn tập tin sau đó nhấn nút Next

 Đặt tên cho shortcut và nhấn nút Finish

Chọn vị trí cần tạo shortcut, có 2 cách thực hiện:  Click phải vào vùng trống chọn New\Shortcut  Hoặc vào menu File chọn New\Shortcut

45 46

47 48

ĐẶT THUỘC TÍNH TẬP TIN HOẶC THƯ MỤC

THAO TÁC TRÊN RECYCLE BIN

 Recycle Bin chứa những thư mục hay tập tin bị

xoá từ đĩa cứng.

 Muốn xoá thực sự toàn bộ thì click phải vào

Recycle Bin và chọn Empty Recycle Bin.

Chọn thư mục hoặc tập tin cần đặt thuộc tính, có 2 cách thực hiện:  Click phải vào thư mục hay tập tin đó và chọn Properties  Hoặc vào menu File chọn

 Muốn xoá thực sự từng thư mục hay tập tin riêng lẽ thì nhấn đúp vào Recycle Bin, chọn đánh dấu từng thư mục hay từng tập tin và nhấn phím Delete.

Properties

 Ngược lại muốn phục hồi lại cũng tương tự như

 Click chuột vào checkbox

bước trên, nhưng click phải chọn Restore.

tương ứng

CÁC THAO TÁC TRÊN MY COMPUTER

3. CÁC THAO TÁC TRÊN MY COMPUTER

Double Click vào My Computer

trên

destop

Các thao tác tương tự như Windows Explore nhưng nội dung thư mục và tập tin chỉ nằm trong một vùng cửa sổ

49 50

CÁC THAO TÁC KHÁC TRÊN CONTROL PANEL

TÌM KIẾM

Chọn start \ chọn hoặc nhấn phím F3

51 52

53 54

NGUYÊN TẮC CHUNG GÕ DẤU TIẾNG VIỆT

 Để gõ được tiếng Việt có dấu ta phải sử dụng thêm tiện ích gõ dấu tiếng Việt, có 2 tiện ích thường được hay sử dụng là Unikey và VietKey.

 Để gõ các chữ cái Việt có dấu bạn phải gõ chữ cái chính trước, sau đó gõ các dấu thanh, dấu mũ, dấu móc. Các kiểu gõ tiếng Việt khác nhau sẽ quy định các phím bấm khác nhau cho các dấu thanh, dấu mũ và dấu móc.

MICROSOFT WORD

 Trạng thái chữ hoa, thường phụ thuộc vào trạng

Dzoãn Xuân Thanh

thái của các phím SHIFT và CAPS LOCK.

 Có 2 kiểu gõ tiếng Việt thông dụng là kiểu gõ

Telex và VNI

Dấu

 Ví dụ:

tieengs Vieetj = tiếng Việt dduwowngf = đường

KIỂU GÕ TELEX Phím s f r x j z

Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng Xoá dấu đã đặt. Ví dụ: toansz = toan Dấu trăng trong chữ ă, dấu móc trong các chữ ư, ơ Chữ w đơn lẻ tự động chuyển thành chư ư. â đ ê ô Gõ nhanh chữ ư Gõ nhanh chữ ơ

aa dd ee oo [ ]

KIỂU GÕ VNI

TÌM HIỂU CHƯƠNG TRÌNH VIETKEY

57 58

Phím

Dấu

sắc

 Tiện ích cho phép gõ dấu Tiếng Việt trong soạn thảo

văn bản hay lập bảng tính

huyền

hỏi

ngã

Ví dụ: tie6ng1 Vie6t5 = tiếng Việt d9u7o7ng2 = đường

 Muốn gõ dấu được Tiếng Việt phải đảm bảo chương trình VietKey đã được chạy thường trú và có biểu tượng hình chữ “V” trên thanh traybar hoặc trên màn hình, bằng cách vào thư mục VietKey chạy tập tin .exe

nặng

dấu mũ trong các chữ â, ê, ô

dấu móc trong các chữ ư, ơ

Khi chạy chương trình, có 1 trong 2 dạng sau:

dấu trăng trong chữ ă

d9 chữ đ

59 60

TÌM HIỂU CHƯƠNG TRÌNH VIETKEY

 Vào Menu chức năng bằng cách click phải vào biểu

tượng

 Nếu biểu tượng là chữ E, tức không ở chế độ gõ Tiếng Việt ta có thể chỉnh lại bằng cách click trái vào biểu tượng

TÌM HIỂU CHƯƠNG TRÌNH VIETKEY

NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN

o Bước 1: Chạy chương trình gõ Tiếng Việt o Bước 2: Khởi động MS Office Word o Bước 3: Nhập văn bản ở dạng thô trước sau đó

mới định dạng cho văn bản

61 62

63 64

 Lưu ý:  Không được dùng quá 2 khoảng trắng giữa các

KHỞI ĐỘNG MS WORD

từ trong văn bản.

 Trước dấu chấm câu không có khoảng trắng.  Sau dấu chấm câu phải có khoảng trắng để

 Cách 1: Vào Start  Program 

ngăn cách từ tiếp theo.

Microsoft Office Word

 Điều quan trọng là tránh lỗi chính tả trong

 Cách 2: Double click vào biểu tượng Word

quá trình soạn thảo văn bản.

trên destop (nếu có)

 Nếu không gõ được dấu Tiếng Việt thì kiểm tra xem biểu tượng của tiện ích gõ tiếng Việt có phải hình chữ V không, chọn đúng kiểu gõ và chọn đúng font chưa.

 Một đoạn (paragraph) văn bản được kết thúc

bằng phím Enter.

65 66

CÁC THAO TÁC CHUNG

 Tạo tập tin mới: Chọn menu File\New hoặc nhấn phím Ctrl+N

 Mở tập tin văn bản có sẵn: Chọn menu File\Open hoặc nhấn phím Ctrl+O sau đó chọn tập tin thông qua hộp thoại

Phần soạn thảo văn bản

THAO TÁC TRÊN KHỐI

 Lưu tập tin: Vào menu File\Save hoặc nhấn phím Ctrl+S. Nếu chưa đặt tên tập tin thì word yêu cầu đặt tên, ngược lại word sẽ lưu với tên cũ

 Lưu tập tin với

 Đánh dấu khối  Sao chép  Cắt dán  Xóa

tên khác: Vào menu File\Save As…Sau đó word sẽ hiện lên hộp thọai yêu cầu đặt tên

 Đóng tập tin: Chọn menu File\Close  Thoát khỏi word: Chọn menu File\Exit hoặc click góc trên bên phải của cửa sổ word

trái vào dấu

67 68

ĐÁNH DẤU KHỐI

SAO CHÉP

Đoạn văn bản được đánh dấu khối thể hiện qua

vùng

được tô đen  Đánh dấu khối cả đoạn văn bản:

 Bước 1: Đánh dấu khối vùng cần sao chép.  Bước 2: Nhấn phím Ctrl+C (hoặc để con trỏ chuột vào vùng bôi đen, sau đó click phải chọn copy).  Bước 3: Chọn vị trí cần sao chép, sau đó nhấn phím Ctrl + V (hoặc click phải chuột chọn paste).

)

 Bước 1: Đưa con trỏ chuột về đầu đoạn văn bản muốn đánh dấu khối (con trỏ chuột phải có biểu tượng

 Bước 2: Double click

69 70

 Đánh dấu khối 1 phần đoạn: Đưa con trỏ chuột tới vị trí đầu cần đánh dấu sau đó Click trái và kéo rê đến vị trí cuối cần đánh dấu

71 72

CẮT DÁN

ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Bước 1: Đánh dấu vùng cần định dạng. Bước 2: Vào menu Format  Font…

Di chuyển vùng văn bản từ vị trí này sang vị trí khác  Bước 1: Đánh dấu khối vùng cần sao chép.  Bước 2: Nhấn phím Ctrl+X (hoặc để con trỏ chuột

vào vùng bôi đen, sau đó click phải chọn cut).

 Bước 3: Chọn vị trí cần sao chép, sau đó nhấn phím

Ctrl + V (hoặc click phải chuột chọn paste)

XÓA  Bước 1: Đánh dấu khối vùng cần sao chép  Bước 2: Nhấn phím delete

 Nếu bạn muốn đánh dấu toàn bộ văn bản thì nhấn phím Ctrl + A

ĐỊNH DẠNG PARAGRAPH

ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ

Bước 1: Đánh dấu vùng cần định dạng. Bước 2: Vào menu Format  Paragraph…

 Chọn font chữ  Thiết lập font chữ mặc định  Kích thước font chữ

 Tăng: Nhấn phím Ctrl+]  Giảm: Nhấn phím Ctrl+[  In đậm, nghiêng, gạch dưới  Chèn  Xóa

 Trước: Dùng phím feed back  Sau: Dùng phím Delete

73 74

6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – ĐỊNH DẠNG PARAGRAPH

ĐỊNH DẠNG TAB

 Line spacing: Độ dãn dòng  Spacing: Khoảng cách các đoạn  Alignment: Canh lề

Thanh Ruler

Click chuột vào đây để thay đổi kiểu tab

 Left: Trái  Right: Phải  Center: Giữa  Justify: Đều

 Indentation: Độ thụt vào đầu dòng

75 76

 First line  Hanging

77 78

ĐỊNH DẠNG CÁCH ĐÁNH SỐ, DẤU ĐẦU CÂU

ĐỊNH DẠNG TAB

Vào menu Insert \ Bullets and Numbering …

 Sử dụng khi nhấn phím tab con trỏ nhảy đến vị trí tùy theo định dạng

 Đặt:

 Chọn kiểu tab: Left, right, …  Click trái lên thanh ruler (nếu không

có vào menu View\Ruler)  Hoặc cũng có thể vào menu

Format\Tabs…

Chọn để thay đổi mặc định

 Bỏ: Click chuột vào tab cần bỏ kéo

rê xuống dưới

Mức phân cấp các mục

ĐỊNH DẠNG TRANG IN

79 80

ĐỊNH DẠNG TRANG IN

ĐỊNH DẠNG ĐƯỜNG VIỀN TRANG

81 82

83 84

ĐỊNH DẠNG ĐƯỜNG VIỀN TRANG

6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – CHIA CỘT

Canh lề cho đường viền trang: Chọn Options

6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – CHIA CỘT

6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – ĐỊNH DẠNG TEXTBOX

 Chia

 Textbox: Khung hình chữ nhật chứa

văn bản hay hình vẽ khác

văn đoạn bản thành nhiều cột

 Để

tạo

vào

textbox

 Để chia cột bôi đen đoạn văn bản và thực hiện thao tác sau

menu Insert\Textbox hoặc chọn biểu tượng drawing trên thanh toolbar và chọn biểu tượng textbox trên thanh drawing (hình chữ A)

 Để ngắt sang cột vào menu

85 86

khác Insert\Break\ Column Break

6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – ĐỊNH DẠNG TEXTBOX

Để định dạng textbox, ta chọn textbox, đặt chuột ngay vị trí textbox sao cho biểu tượng chuột hình mũi tên 4 chiều và click phải chọn Format Text Box

87 88

89 90

DROP CAP

6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – ĐỊNH DẠNG TEXTBOX

6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – FIND & REPLACE

 Bôi đen ký tự đầu đoạn, sau đó vào

menu Format\Drop Cap…

 Tìm kiếm (find) hay thay thế (replace) ký tự, từ hay câu văn bản thành một từ, hay câu văn bản khác

91 92

6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – FIND & REPLACE

6. TRÌNH BÀY VĂN BẢN – HEADER VÀ FOOTER

93 94

95 96

HEADER VÀ FOOTER

 Vào menu View\Header and Footer để chèn Header và Footer vào văn bản  Trong quá trình gõ nội dung header và footer có thể chuyển qua lại giữa header và footer bằng cách click vào biểu tượng như bên dưới

LẬP BẢNG BIỂU

7. LẬP BẢNG BIỂU – CHÈN BẢNG BIỂU

97 98

LẬP BẢNG BIỂU – ĐỊNH DẠNG

Bôi đen bảng và click phải

99 100

101 102

7. LẬP BẢNG BIỂU – ĐỊNH DẠNG

 Định dạng đường viền của bảng

7. LẬP BẢNG BIỂU – CANH LỀ

9. CHÈN HÌNH, WORD ART

103 104

10. CHÈN CÔNG THỨC

105 106

107 108

CHÈN CÔNG THỨC

MAIL MERGE

Dùng để tạo các văn bản mẫu dựa vào danh sách cho trước như là thư mời họp, thư thông báo,… Gồm 3 bước:  Tạo tập tin dữ liệu: Gồm bảng dữ liệu các thông

tin

 Tạo tập tin mẫu chừa trống để điền thông tin vào  Dùng chức năng mail merge của word để phát

sinh ra các mẫu

 Chọn ký hiệu tương ứng và dùng phím mũi tên di chuyển đến vị trí cần chèn các thành phần của công thức

 Click chuột ra ngoài ô gõ công thức để kết thúc

MAIL MERGE – TẠO TÂP TIN DỮ LIỆU

MAIL MERGE – TẠO TÂP TIN MẪU

Soạn tập tin dữ liệu và lưu lại theo mẫu sau (ví dụ tên tập tin lưu lại là: dulieu.doc)

Soạn tập tin mẫu để gửi và lưu lại theo mẫu sau (ví dụ tên tập tin lưu lại là: mau.doc)

Lưu ý: Tiêu đề của bảng dữ liệu không nên gõ dấu tiếng Việt

109 110

MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 1)

MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 0)

111 112

113 114

MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 2)

MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 3)

Chọn tập tin dữ liệu đã lưu

Chọn tập tin mẫu đã lưu

MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 4)

Click chọn vị trí cần chèn thông tin sau đó chọn mục more item và chọn cột cần điền cho đến khi đầy đủ

115 116

MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 4)

117 118

119 120

MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 5)

Click chuột để xem trước các thư

MAIL MERGE – GHÉP DỮ LIỆU VÀO MẪU (BƯỚC 6)

CÁCH TẠO MỤC LỤC

 Mục tiêu để tạo bảng tham chiếu đến nội dung của các phần (mục) thông qua số trang  Bước 1: Xác định những tiêu đề cần tạo mục

lục để xác định cần bao nhiêu Heading

In ra máy in

cách đánh số

Trộn lại và đưa vào tập tin mới

 Bước 2: Định dạng các kiểu trình bày (style) cho các Heading (font chữ, kích thước, canh lề, …) vừa xác định (Từ Heading 1 trở đi). Định dạng lại thứ tự (Numbering) trong các phần nội dung  Bước 3: Soạn thảo và trình bày văn bản  Bước 4: Tạo mục lục

121 122

123 124

Ví dụ cần tạo mục lục theo cấu trúc sau: Bài 1: Tổng quan

Bước 1: Cần 3 Heading( Heading 1: tên bài học; Heading 2: tên mục chính; Heading 3: tên mục con)

1. Các khái niệm cơ bản

1.1. Máy tính là gì? 1.2. Bộ nhớ chính, bộ nhớ phụ, thiết bị lưu trữ

2 Chức năng của máy tính

2.1. Đối với người dùng 2.2. Đối với doanh nghiệp 2.3. Đối với chính phủ

Bước 2: Định dạng các Heading: vào menu Format\ Style

Bài 2: Các thành phần của máy tính

1. Thành phần nhập

2.1. Bàn phím 2.2. Máy quét

2. Thành phần xuất

2.1. Màn hình 2.2. Máy in

125 126

Chọn Heading cần định dạng

Chọn

Đối với Heading 1 không có đánh số thì chỉ cần định dạng font chữ (Chọn Font: tên font, kích thước) và định dạng canh lề (chọn Paragraph)

127 128

Đối với Heading 2 và Heading 3 định dạng thêm phần Numbering (do có đánh số thứ tự)

Bước 3: Soạn thảo văn bản Tên bài học phải chọn là style Heading 1

Các chương, mục chỉ cần chọn nút trên thanh công cụ của Word

Bước 4: Chọn trang đầu tiên hoặc cuối cùng để chèn phần mục lục, sau đó chọn menu Insert\ Index and Tables

129 130

Level 1 thì chọn Heading 2 Level 2 thì chọn Heading 3

131 132

Kết quả

KHỞI ĐỘNG MS EXCEL

 Cách 1: Vào Start  Program  Microsoft

Office Excel.

 Cách 2: Double click vào biểu tượng Excel

trên destop (nếu có)

133 134

MICROSOFT EXCEL

135

Dzoãn Xuân Thanh

1. GIỚI THIỆU

NGUYÊN TẮC LẬP BẢNG TÍNH

 Bước 1: Soạn thảo dữ liệu.  Bước 2: Lập công thức.  Bước 3: Trình bày bảng tính.

136

137 138

1. GIỚI THIỆU

2. CÁC KHÁI NIỆM –BẢNG TÍNH (WORKSHEET)

 Công dụng: Excel là trình ứng dụng - dạng phần mềm bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính toán, phân tích dữ liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ minh họa và tạo các thao tác báo cáo, báo biểu đơn giản.

 Mỗi bảng tính là một hình chữ nhật gồm có 256 cột và 65536 hàng. Vùng giao nhau giữa hàng và cột gọi là cell. Excel được ghi trên đĩa thành một tập tin dạng *.XLS

 Ưu điểm của Excel là dễ sử dụng và cho

ra kết quả công việc nhanh chóng.

2. CÁC KHÁI NIỆM – TẬP TIN WORKBOOK

2. CÁC KHÁI NIỆM – VÙNG (RANGE)

 Mỗi workbook cho phép 225 sheet

 Tiêu đề dòng: được đánh số theo thứ tự

1,2,3,…65536

 Mỗi vùng là một hình chữ nhật con của bản tính, được ghi bởi: ô góc trên trái, dấu : , kế đến là ô góc dưới phải.

 Tiêu đề cột: được đánh theo thứ tự A,B,C,

AA,AB, IV

 Ví dụ: vùng B2:D3 gồm 6 ô B2, C2, D2, B3, C3, D3. Chọn vùng bằng cách rê chuột từ góc này đến góc kia của vùng đó.

 Một ô của bảng tính được xác định bởi toạ độ dòng và cột. Ví dụ: ô A22 nằm ở cột A và dòng 22. Mỗi ô có thể chứa 32767 ký tự. Mỗi bảng tính chứa tối đa 256*65536 ô

139 140

2. CÁC KHÁI NIỆM

2. CÁC KHÁI NIỆM – FILL HANDLE

Trên màn hình luôn có một khung hình chữ nhật tạm gọi là hộp định vị nằm trên một cell nào đó, dùng để chọn mục tiêu xử lý. Bên cạnh hộp định vị còn có một dấu cộng khá lớn, đó là công cụ định vị của thiết bị chuột. Và ở góc dưới bên phải của khối chọn có một dấu cộng nhỏ, đó chính là Fill handle

141 142

143 144

2. CÁC KHÁI NIỆM – FILL HANDLE

2. CÁC KHÁI NIỆM - CÁCH DI CHUYỂN

 Lên xuống qua lại một cột: Dùng 4 mũi tên để đưa hộp định vị hoặc di chuyển bằng dấu cộng bằng chuột đến nơi cần đến rồi nhắp nút bên trái

 Lên xuống một trang của sổ màn hình:

PageUp, PageDown

 Lật

từ sheet này qua sheet (qua

khác: sau);

Ctrl+PageUp sheet Ctrl+PageDown (về sheet trước)

3. NỘI DUNG CỦA MỘT Ô

2. CÁC KHÁI NIỆM - CÁCH DI CHUYỂN

 Qua lại một cột: Tab (qua bên phải); Shift

tab (qua bên trái)

 Về cell đầu tiên của sheet (A1): Ctrl+Home  Về cell cuối cùng của trong phạm vi có số

liệu của sheet: Ctrl+End

146 145

 Có thể là con số Vị trí ngầm định nằm bên phải của ô. Excel xem ngày giờ như là số  Quy định dạng ngày ngầm định trong control panel\Regional Settings chọn tab Date và khai báo dạng trong Short date format

 Về đầu hàng đang xử lý: Home  Về cuối theo hướng chỉ định bằng mũi tên:

 Hiển thị dạng ngày: Format/Cells chọn tab number và chọn custom trong Category gõ vào type dd/mm/yy

End hoặc Ctrl rồi nhấn phím mũi tên

3. NỘI DUNG CỦA MỘT Ô

 Có thể là một chuỗi ký tự: đặc trưng của chuỗi là không dùng trong tính toán, có thể dùng để mô tả, giải thích. Trường hợp đặc nếu chuỗi ký tự viết như một số thì bắt đầu bằng dấu nháy đơn. Chuỗi được ngầm định nằm bên phải của ô.

147 148

149 150

3. NỘI DUNG CỦA MỘT Ô

 Muốn xuống hàng trong ô, ta gõ ALT+Enter  Ngoài ra excel cung cấp cung cụ tiện dụng giúp nhập chuỗi dễ dàng hơn là Auto complete. khi nhập chuỗi vào ô Excel tự động dò tìm trong các dữ liệu của những lần nhập trước và điền đầy đủ dữ liệu đó. Nếu đúng thì gõ Enter nếu không gõ backspace (hoặc không gõ) và nhập tiếp.

 Nếu không muốn chức năng này thì chọn Tool/option chọn tab Edit đánh dấu Enable AutoComplete for cell value

3. NỘI DUNG CỦA MỘT Ô

3. CÁC TOÁN TỬ TRONG EXCEL

 Có thể là công thức: bắt đầu bằng dấu bằng “=” và kế tiếp là công thức cần lập

151 152

3. CÁC TOÁN TỬ TRONG EXCEL

4. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU

 Thông thường trước khi trước khi tiến hành nhập liệu, bạn phải xác định ô hay khối ô cần nhập hay cần đều chỉnh.

 Chọn ô:

 Cách 1: nhấp lên ô cần chọn  Cách 2: dùng các phím mũi tên di chuyển đến

các ô cần chọn

 Trong công thức có thể sử dụng giá trị trong các ô khác để tính bằng cách tham chiếu đến địa chỉ của nó, nếu giá trị ô tham chiếu thay đổi thì giá trị của ô công thức cũng thay đổi theo, có nghĩa là công thức sẽ được tính toán lại  Ví dụ: ô B5 có giá trị là 5  Ô C6 có công thức là := B5 * 4 vậy C6 có kết

quả là 20

153 154

 Nếu chỉnh ô C5 là 2 thì ô C6 có giá trị là 8

155 156

4. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU

 Khối ô (phạm vi ô) kề nhau

 Cách 1: giữ chuột ở 1 góc của khối ô cần (biểu

tượng merge ,…)

 Cách 2: Chọn 1 ô ở một góc, giữ shift và nhắp lên ô đối diện hoặc nhấn các phím di chuyển  Các khối ô không kề nhau: chọn ô hay khối thứ

nhất, giữ Ctrl và chọn các ô hay khối khác

 Chọn cả sheet: nhấp vào góc trái  Nhập dữ liệu: chọn ô cần nhập (dữ liệu nhập hiện trong trên thanh công thức, nó có thể là số, chuỗi hay là công thức). Kết thúc nhập bằng Enter (hay tab, hay các phím mũi tên), muốn bỏ dữ liệu đang nhập thì gõ Escape  Sau khi kết thúc nhập, nếu muốn xoá dữ liệu trong ô thì phải chọn lại ô và nhấn Delete hay del hay Spacebar

4. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU

5. ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI

 Sau khi nhập, có thể hiệu chỉnh lại dữ liệu

 Khi tạo công thức, các tham chiếu ô hay khối ô trong công thức thường có trạng thái tương đối.

trong ô bằng cách:  Cách 1: Nhấp đúp lên ô (điểm chèn trong ô sẽ

nằm tại vị trí bạn muốn nhắp đúp lên)

 Cách 2: Gõ phím F2 (điểm chèn nằm cuối dữ

liệu trong ô)

 Cách 3: Nhắp lên thanh công thức tại vị trí cần

điều chỉnh

 Ví dụ: ô B6 chứa công thức là =A5. A5 trong công thức được biết như địa chỉ tương đối. Khi sao chép công thức có địa chỉ tương đối, các địa chỉ ô trong công thức của ô đích sẽ đựơc cập nhật và thay đổi thành địa chỉ tương tương khác

158 157

5. ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐI

 Ví dụ: B6 đang chứa công thức =A5, chép

sang B7 thay đổi thành =A6

 Nếu muốn cố định địa chỉ khi sao chép thì

phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối

 Để cố định lại chỉ trong công thức, có 2 cách  Cách 1: nhấn dấu $ trong khi nhập địa chỉ ô  Cách 2: sau khi khai báo địa chỉ ô, nhấn gõ F4  Ví dụ: nếu công thức là A5* C1. Nếu muốn tạo địa chỉ tuyệt đối cho địa chỉ ô C1. Vậy công thức sẽ phải là: A5*$C$1

160 159

161 162

6. CHÈN CHÚ THÍCH CHO Ô

2

1

3

 Chèn chú thích cho ô: khi di chuyển con chuột nằm trên ô chú thích tự động xuất hiện 1 khung chứa lời chú thích được chèn trước. Những chú thích thường là những lời giải thích, những ghi chú thêm về kết quả trong ô. Ô nào có chú thích thì có 1 hình tam giác nằm ở góc phải trên của ô.

6. CHÈN CHÚ THÍCH CHO Ô

7. ĐỊNH DẠNG Ô

 Để chèn chú thích, thường thực hiện những

 Định dạng font, canh lề, đường viền, kiểu

dữ liệu,…

bước sau:  Bước 1: xác định ô cần chú thích  Bước 2: chọn insert/comment (hoặc double

click chọn Insert Commnet)

 Bước 3: Nhập vào chú thích trong hộp  Bước 4: kết thúc nhấp bên ngoài hộp chú thích

163 164

7. ĐỊNH DẠNG Ô

165 166

167 168

8. SAO CHÉP DỮ LIỆU

 Nếu dữ liệu có kiểu nhãn nhưng có ký tự cuối ở cuối nhãn thì sao chép các ký tự số trong nhãn tự động tăng lên 1

 Sao chép dữ liệu ô đến các ô kề nhau trên cùng hàng hoặc cột  Chọn ô chứa dữ liệu cần

sao chép  Giữ chuột

trên dấu hình vuông nhỏ, chuột có dạng dấu + và kéo đến ô cần chép thả chuột ra

 Nếu dữ liệu của bạn có kiểu số, khi sao chép đến những ô kế tiếp mà bạn muốn số tự động tăng lên 1 thì khi kéo phải giữ Ctrl (hay nhập vào 2 ô theo thứ tự 1, 2 chọn cả 2 ô chứa giá trị đầu đã khai báo. Giữ chuột trên dấu hình vuông nhỏ ở phía dưới khối, chuột có dạng dấu + rồi kéo đến ô cần điền dữ liệu tới)

8. SAO CHÉP DỮ LIỆU

 Sao chép đặt biệt: Chức năng này cho phép

bạn sao chép đặc biệt như:  b1:copy  b2: paste special

Trong khung past chọn:  Value: chỉ sao chép kết quả của công thức  Format: chỉ sao chép định dạng  Transpose: biến đổI giữa cột và hàng

170 169

9. CỐ ĐỊNH HÀNG VÀ CỘT NHƯ TIÊU ĐỀ

 Khi dữ liệu trên bảng khá nhiều,

ta không thể hiển thị chúng trên một màn hình, cần phải lật qua, lật lại thì mới thay đổi được, lúc nhìn thấy dữ liệu phía dưới có thể không biết dữ liệu đó là dữ liệu nào. Do vậy cần phải giữ cố định dòng, cột làm tiêu đề

171 172

173 174

9. CỐ ĐỊNH HÀNG VÀ CỘT NHƯ TIÊU ĐỀ

10. CÁC HÀM - HÀM TÍNH TỔNG

SUM (number1, number2, …) Trả về tổng số các đối số trong danh sách các

đối số

Ví dụ: SUM(2,3) bằng 5 SUM(A2:D2) SUM(A2:D2,A3:A6)

Xác định vị trí ô nằm phía trên các hàng và nằm phía bên trái các cột cần giữ lại như tiêu đề: Chọn Window - > Freeze Panes (nếu muốn bỏ cố định tiêu đề, chọn Window Unfreeze -> Panes)

11. CÁC HÀM - HÀM LÀM TRÒN

ROUND(số cần làm tròn, vị trí) Làm tròn số cần làm tròn tại vị trí được chỉ định  >0 thì làm tròn đến vị trí thập phân được chỉ

định

 =0: làm tròn đến số nguyên gần nhất  <0: làm tròn về bên trái dấu thập phân

Ví dụ: ROUND(2.15,1) = 2.2 ROUND(2.15,0)=2 ROUND(2.15,-1)=0 ROUND(21.5,-1)=20 (trong Excel . là phần thập phân muốn sửa lại là dấu , vào control panel\regional setting- number – decimal symbol ,)

175 176

12. CÁC HÀM - HÀM TÍNH TOÁN

 Hàm tính trung bình

 Hàm lấy giá trị tuyệt đối ABS

AVERAGE (số 1, số 2, …) Trả về giá trị trung bình số học của các đối số

177 178

ABS(giá trị) Ví dụ: ABS(-1)=1

 Hàm lấy giá trị lớn nhất MAX (số 1, số 2, …) Trả về giá trị lớn nhất trong danh sách các đối số

 Hàm lấy căn SQRT(gia tri) Ví dụ: SQRT(4)=2

 Hàm lấy giá trị nhỏ nhất

 Hàm đổi mã ASCII thành ký tự

Char(65)=A

MIN (number1, number2, …) Trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối số

179 180

12. CÁC HÀM - HÀM TÍNH TOÁN

 Hàm đổi ký tự sang mã ASCII

 Hàm tính tổng có điều kiện:

CODE(A)=65

 Hàm mũ

POWER(x,y) Trả về x mũ y Ví dụ: power(4,2)= 16

SUMIF (range, criteria, sum range)  Range: vùng kiểm tra  Criteria: điều kiện kiểm tra  Sum range: vùng tính tổng Tính tổng các ô trong vùng sum range mà tương ứng với các ô trong vùng range thoả điều kiện criteria

13. CÁC HÀM - HÀM ĐIỀU KIỆN

14. CÁC HÀM - HÀM LOGIC

 AND (logic1, logic2, ….)

181 182

IF (điều kiện, X, Y) Trả về X nếu điều kiện đúng, hoặc Y nếu đk sai Điều kiện: là biểu thức logic:  X: là giá trị trả về khi điều kiện là ĐÚNG  Y: là giá trị trả về khi đk là SAI Các hàm if có thể lồng nhau đến 7 cấp

Hàm trả về True nếu tất cả các đối số của nó là True, trả về false nếu có ít nhất 1 đối số là False Ví dụ:  AND(5+2=7, 8+2=10) true  AND(5<2,3>1) false Lưu ý: có tối đa 30 đối số logic

14. CÁC HÀM - HÀM LOGIC

15. CÁC HÀM - HÀM XẾP HẠNG

 OR(logic1, logic2, ….)

Trả về TRUE nếu có ít nhất một đối số của nó là TRUE, trả về False nếu tất cả các đối số là False

183 184

RANK(number, ref, order) Trả về hạng của số number trong một danh sách các đối số ref  Number: là số ta muốn tìm hạng của nó  Ref: là một dãy hay một tham chiếu đến một danh

sách các đối số

 Order: là số chỉ định cách đánh hạng:

 Nếu order = 0 hoặc không ghi thì số lớn được xếp hạng

 Nếu order khác 0 thì số nhỏ được xếp hạng trước

185 186

16. CÁC HÀM - HÀM LẤY PHẦN NGUYÊN

17. CÁC HÀM - HÀM LẤY PHẦN DƯ

INT (number) Trả về phần nguyên của số number Ví dụ: INT(9/2)=4

MOD (số bị chia, số chia) Trả về phần dư của phép chia nguyên Ví dụ: MOD(9,2)=1

18. CÁC HÀM - HÀM TRÊN CHUỖI

 Hàm lấy ký tự bên trái chuỗi

 Hàm lấy ký tự bên phải chuỗi

187 188

LEFT (chuỗi, n) Trả về n ký tự bên trái nhất trong chuỗi (nếu n không khai báo được xem như là 1) Ví dụ: LEFT(“Microsoft Excel”, 3) =”Mic”

RIGHT (chuỗi, n) Trả về n ký tự nằm bên phải trong chuỗi (nếu n không khai báo được xem như là 1) Ví dụ: RIGHT (“Microsoft Excel”, 5)= Excel

18. CÁC HÀM - HÀM TRÊN CHUỖI

 Hàm lấy ký tự bên trong chuỗi

 Hàm tính chiều dài của chuỗi

189 190

MID (chuỗi, m, n) Trả về số ký tự chỉ định n trong chuỗi và bắt đầu lấy từ ký tự thứ m Ví dụ: MID (“Microsoft Excel”, 6, 4) = soft

LEN (chuỗi) Trả là chiều dài trong chuỗi, tức là số ký tự có trong chuỗi Ví dụ: LEN (“thi”) = 3

191 192

18. CÁC HÀM - HÀM TRÊN CHUỖI

 Hàm đổi chuỗi số thành trị số

 Hàm đổi chuỗi hoa

UPPER (“chuỗi”) Ví dụ: UPPER(“kiến ăn cá”) = KIẾN ĂN CÁ

VALUE (chuỗi số) Ví dụ: VALUE(“2”) = 2

 Hàm xoá khoảng trống thừa trong chuỗi

 Hàm đổi chuỗi thường LOWER (“chuỗi”) Ví dụ: LOWER(“KIẾN ĂN CÁ”) = kiến ăn cá

Thái”) = Trần

 Hàm đổi các ký tự dầu của từ thành hoa

TRIM (chuỗi) Ví dụ: TRIM (“Trần Minh Minh Thái

PROPER (“chuỗi”) Ví dụ: PROPER(“kiến ăn cá”) = Kiến Ăn Cá

19. CÁC HÀM - HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU

 Vùng dữ liệu:

193 194

là vùng chứa dữ liệu được tìm

 Theo cột trong bảng

kiếm cho trước

 n là số thứ tự của cột trong vùng dữ liệu nơi VLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về, n=1 chỉ cột đầu tiên, cột thứ 2 có n =2 …

 x: là giá trị logic xác định, muốm việc tìm kiếm

VLOOKUP(giá trị dò tìm, vùng dl, n, x) Hàm tìm kiếm một giá trị dò tìm trong cột bên trái duyệt qua vùng dữ liệu và trả về giá trị trên cột thứ n nếu tìm thấy, hoặc #N/A nếu không tìm thấy.  Giá trị dò tìm: là giá trị được tìm kiếm trong

chính xác hay gần đúng Nếu x=0 hay =false thì hàm sẽ tìm giá trị bằng với trị dò tìm (chính xác)

cột bên trái của vùng dữ liệu

19. CÁC HÀM - HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU

 Theo hàng trong bảng

Nếu x=1 hay =true (hay không ghi) thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm gần đúng theo khoảng giá trị với điều kiện là vùng dữ liệu để dò phải đựơc sắp xếp theo thứ tự tăng dần

195 196

HLOOKUP(giá trị dò tìm, vùng dl, n, x) Trả về dữ liệu nằm ở hàng thứ n trong vùng dữ liệu nếu tìm thấy hoặc #N/A (mã lỗi Not Avalable) nếu không tìm thấy  Giá trị dò tìm: là giá trị được tìm kiếm trong cột bên trái của vùng dữ liệu (hay hàng đầu của vùng dữ liệu)

197 198

19. CÁC HÀM - HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU

 Vùng dữ liệu:

là vùng chúa dữ liệu được tìm

kiếm cho trước

 N: là số thứ tự của hàng trong vùng dữ liệu nơi HLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về, n=1 chỉ hàng đầu tiên, hàng thứ 2 có n =2 …

 x: là giá trị logic xác định, muốn việc tìm kiếm

Nếu x=1 hay =true (hay không ghi) thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm với giá trị dò tìm sẽ nếu không được hàm sẽ tìm lấy giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm nhưng nhỏ nhất do với giá trị mà nó dò qua và điều kiện là cột phía bên trái của vùng dữ liệu phải đựơc sắp xếp theo thứ tư tăng dần (nếu không hàm sẽ trả về giá trị không chính xác)

một giá trị chính xác hay gần đúng. Nếu x=0 hay =false thì hàm sẽ tìm giá trị bằng với trị đò tìm (chính xác)

20. CÁC HÀM - HÀM TÍNH NGÀY

 DAY(“chuỗi ngày”)

 YEAR (“chuỗi ngày”)

199 200

Trả về số năm tương ứng (1900 đến 2078) Ví dụ: YEAR(“24/12/2004”)=2004

Trả về từ ngày 1 đến ngày 31 trong tháng tương ứng Ví dụ: DAY(“24/12/2004”) = 24

 TODAY ()

 MONTH(“chuỗi ngày”)

Trả về ngày hiện tại của máy tính Ví dụ: TODAY()=24/12/2004

 NOW ()

Trả về giá trị tháng (từ 1 đến 12 trong năm) Ví dụ: MONTH(“24/12/2004”) =12

201 202

Ví dụ: NOW() 24/12/2004 15:3 Trả về số thứ tự của ngày giờ hiện tại

21. CÁC HÀM - HÀM ĐẾM

22. SẮP XẾP DỮ LIỆU

 COUNT (value1, value2, ….)

Đếm có bao nhiêu giá trị số có trong danh sách các đối số

 COUNTA(value1, value2, ….)

Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính theo một thứ tự nào đó ta thực hiện lần lượt các bước sau:  Chọn vùng dữ liệu

cần sắp xếp

Đếm số lượng giá trị có trong danh sách các đối số

 Vào

Data\Sort

Đếm số ô trong vùng range thoả điều kiện đã cho trong criteria

203 204

22. SẮP XẾP DỮ LIỆU

23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU

 Chọn khoá sắp xếp (mặc nhiên là sắp xếp theo thứ tự của một cột nào đó) từ hộp thoại Sort By và sắp xếp theo thứ tự Ascending hay Descending.

 Excel hỗ trợ các chức năng và các hàm để trích chọn dữ liệu từ một vùng dữ liệu cơ sở, thực hiện các tính toán trên vùng dữ liệu cơ sở này, trước hết cần nắm vững một số quy ước sau

 Muốn sắp xếp theo nhiều khoá (khi giá trị khoá đầu tiên bằng nhau) thì chọn tiếp trong các hộp thoạI Then By. (Nếu vùng dữ liệu được chọn có dòng tiêu đề chúng ta không muốn bao gồm dòng này trong việc sắp xếp thì đánh dấu vào option Header row)

23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU

205 206

 Vùng dữ liệu: dùng để lưu dữ liệu gốc, là một vùng hình chữ nhật bao gồm nhiều dòng, dòng dầu tiên không lưu dữ liệu mà chỉ chứa tên của các cột (hay các trường, như: Soluong, dongia…). Mỗi dòng dữ liệu được gọi là một mẩu tin.

 Vùng tiêu chuẩn: vùng này xác định các điều kiện luận lý để trích chọn dữ liệu từ vùng dữ liệu cơ sở. Dòng đầu tiên của vùng tiêu chuẩn chứa tên một số trường (cột) của vùng dữ liệu cơ sở mà tham gia vào điều kiện trích chọn. Các tên cột phải chính xác như đã ghi trong vùng dữ liệu cơ sở. Bắt đầu từ dòng thứ 2 của vùng tiêu chuẩn sẽ chứa các điều kiện.

23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU

 Chú ý quy ước như sau:

TÊN NSX

NHÀ SX

Mì

Vedan

207 208

Vùng tiêu chuẩn tương đương với điều kiện OR (TÊN NSX=”Mì”, NHÀ SX=”Vedan”)

 Các điều kiện trên cùng một dòng được hiểu là đồng thời xảy ra (giống như ghép nối theo phép logic AND)  Các đk ghi trên nhiều dòng thì chỉ cần một trong các dòng đk thoả mãn là được (như vậy các dòng đk được kết nối theo phép luận lý OR)

209 210

23. RÚT TRÍCH DỮ LIỆU

NHÀ SX

ĐƠN GIÁ

Vedan

>=15