TIN HỌC PHẦN 2 (6 TRÌNH)
CHƯƠNG 1. LÀM QUEN VỚI EXCEL 2010
CHƯƠNG 2. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
CHƯƠNG 3. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRÊN BẢNG TÍNH
CHƯƠNG 4. CÁC TÙY CHỌN HỮU ÍCH KHÁC
CHƯƠNG 5. TẠO BIỂU ĐỒ TRONG BẢNG TÍNH
CHƯƠNG 6. CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL
CHƯƠNG 7. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL
CHƯƠNG 1
1.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010
• Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi
chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này
giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
• Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
• Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
• Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
• Vẽ đồ thị và các sơ đồ
• Tự động hóa các công việc bằng các macro
• Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình
bài toán khác nhau.
1.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT CHƯƠNG TRÌNH
1.2.1. Khởi động Excel 2010
Cách 1: Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office
Excel 2010
Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop
Cách 3: Start Run Excel.exe
(Biểu tượng Excel)
1.2.2. Thoát khỏi Excel
Cách 1: File Exit.
Cách 2: Click vào nút Close ().
Cách 3: Alt+F4.
1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010
Thanh tiêu đề (Title bar)
Thanh Menu (Menu bar)
Thanh công thức (Formula)
Ribbon
Ô (Cell) hiện hành
Tên bảng tính (Sheet Tab)
1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010
Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn
truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên
màn hình gọi là Ribbon.
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, Home:Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: PageLayout:Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Insert:Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … lập bảo vệ bảng tính. liệu,… điều khiển việc tính toán của Excel. cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột,
sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu …
1.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010
Cấu trúc của một workbook
• Workbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là .xlsx. Một
Workbook có tối đa 255 Worksheet (Sheet).
• Worksheet : một bảng tính gồm các cột và hàng.
• Hàng (Row): Có tối đa là 1.048.576 (220) hàng, được đánh số thứ tự từ 1,
2,3,…, 1048575, 1048576
• Cột (Column): Có tối đa là 16.384(214) cột, được đánh số từ A, B,…, Z, AA,
AB … ZZ, AAA, AAB, …, XFD.
• Ô (Cell): Là giao của cột và hàng. Ví dụ: A1
• Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau. Địa chỉ vùng được xác định bởi
địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. Ví dụ: A5:F10
• Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô.
1.4. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH
Sử dụng phím hoặc tổ hợp phím
Di chuyển tới
Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn
, , ,
Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên.
Ctrl+,Ctrl+,Ctrl+,Ctrl +
Enter
Về ô liền kề phía dưới
Tab
Về ô liền kề bên phải
Shift + Enter
Về ô liền kề phía trên
Home
Về cột A trong cùng hàng
PageUp
Lên một màn hình
PageDown
Xuống một màn hình
Alt + PageDown
Sang phải một màn hình
Alt + Page Up
Sang trái một màn hình
Ctrl + Home
Tới ô A1
Ctrl + End
Tới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệu
1.4. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH
Di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home (Editing) Find & Select
Gõ địa chỉ ô cần đến
Ô chứa giá trị đặc biệt
Go To (F5)
1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
1.5.1. Các kiểu dữ liệu và cách nhập
a. Kiểu dữ liệu số
• Bao gồm: giá trị số: 0..9
giá trị %
giá trị tiền tệ $
giá trị thời gian: ngày, giờ
• Kiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải trong ô
• Để đặt lại quy định về cách nhập và hiển thị kiểu dữ liệu số trong Windows:
chọn lệnh Start Control PanelRegional and Language Formats
Additional Settings Number
1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
b. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)
• Bắt đầu bằng ký tự chữ (A Z) hoặc dấu nháy trên (‘)
• Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác
• Khi nhập thì mặc định là canh lề trái trong ô
(Khi nhập dữ liệu số sai quy cách mặc định canh lề trái trong ô thì cũng được
hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi)
1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
c. Công thức (Formula) • Công thức bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu + • Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức được hiển thị
trên thanh công thức
• Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng. • Các toán tử gồm:
• Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/), Luỹ thừa (^), Phần trăm (%) • Nối chuỗi (&). Ví dụ: =“Hà Nội” & " - " & “Việt Nam” Hà Nội – Việt Nam • So sánh: =, >, <, <=, >=, <>
• Các toán hạng gồm:
• Hằng số • Hàm và các tham số • Địa chỉ ô, địa chỉ vùng…
1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
1.5.2. Nhập chú thích
• Chọn ô cần ghi chú thích
• Review (Comment) New Comment (Hoặc click phải chuột Insert
Comment)
• Nhập nội dung, kết thúc bằng cách click trỏ chuột ra ngoài.
1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
1.5.2. Nhập chú thích
• Sửa chú thích: Review (Comment) Edit Comment (hoặc click phải chuột
Edit Comment)
• Xem tất cả các chú thích: Review (Comment ) Show All Comments
• Tắt chú thích: Review Comment hủy lệnh Show All Comments
• Xóa chú thích: Review (Comment) Delete ( hoặc click phải chuột
Delete Comment
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
1.6.2. Canh lề cho dữ liệu trong ô
a. Sử dụng menu lệnh
• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
Cách 1: Home click vào mũi tên trong nhóm Number
Cách 2: Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ
Number
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Các kiểu dữ liệu
Ví dụ mẫu
Số chữ số thập phân (<=30)
Có dấu phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ, …
Định dạng số âm
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Decrease Decimal
b. Sử dụng thanh công cụ
Currency
Increase Decimal
Percent Style
Comma Style
Home nhóm Number
• Currency: Định dạng kiểu tiền tệ.
• Percent Style : Định dạng kiểu phần trăm.
• Comma Style: Định dạng có dấu phân cách ngàn.
• Increase Decimal: Tăng thêm một số ở phần thập phân.
• Decrease Decimal: Giảm bớt một số ở phần thập phân.
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
1.6.2. Canh lề cho dữ liệu trong ô
a. Sử dụng menu lệnh
• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
Cách 1: Home click vào mũi tên trong nhóm Alignment
Cách 2: Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ
Alignment
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Canh chỉnh dữ liệu theo chiều ngang
Chọn hướng của dữ liệu
Canh chỉnh dữ liệu theo chiều dọc
Độ xoay dữ liệu trong ô (từ -90 90)
Dữ liệu tự động xuống dòng nếu quá kích thước
Lùi vào đầu dòng dữ liệu trong ô
Dữ liệu tự động vừa với kích thước của ô
Trình tự đọc và canh lề nội dung
Trộn các ô thành một ô
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Orientation
Vertical
Increase Indent
Horizontal
Decrease Indent
b. Sử dụng thanh công cụ Home nhóm Alignment
• Horizontal: Canh chỉnh theo chiều ngang. • Vertical : Canh chỉnh theo chiều dọc. • Orientation: Chọn hướng xoay cho dữ liệu • Increase Indent: Tăng thêm khoảng cách lùi vào đầu dòng • Decrease Indent: Giảm bớt khoảng cách lùi vào đầu dòng • Wrap Text: Dữ liệu trong ô tự động xuống dòng • Merge & Center: Trộn các ô thành một ô và canh giữa
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
1.6.3. Định dạng ký tự
a. Sử dụng menu lệnh
• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
Cách 1: Home click vào mũi tên trong nhóm Font
Cách 2: Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ
Font
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Chọn kiểu font chữ
Chọn kiểu chữ đậm, nghiêng
Chọn gạch chân
Kích cỡ chữ
Có đường kẻ ngang
Về dạng bình thường
Chỉ số trên
Màu chữ
Mẫu xem thử
Chỉ số dưới
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Font Size
Increase Fontsize
Font
Decrease Fontsize
Fill Color
Font Style
Font Color
Border
b. Sử dụng thanh công cụ Home nhóm Font
• Font: Chọn kiểu font chữ • Font Style: Chọn kiểu đậm (B), nghiêng (I), gạch chân (U) • Font Size: Chọn cỡ chữ • Increase Font size: Tăng thêm một cỡ chữ • Decrease Font size: Giảm một cỡ chữ • Font Color: Màu chữ; Fill Color: màu nền • Border: Chọn đường viền
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 1.6.4. Kẻ khung cho bảng tính
Chọn vùng dữ liệu kẻ khung
Chọn kiểu đường viền
Không kẻ viền khung
Chọn màu đường viền
Kẻ các đường ngoài
Kẻ các đường trong
Kẻ đường trực quan theo yêu cầu
Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Border
1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 1.6.5. Tô nền cho bảng tính
Chọn vùng dữ liệu cần tô màu nền
Không tô màu nền
Mẫu màu nền
Chọn màu nền
Mẫu kiểu nền
Hiệu ứng cho màu nền
Ví dụ mẫu
Bổ sung thêm màu nền
Home (Cells) Format Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Fill
1.7. ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING
• Định dạng bằng chức năng
Conditional Formatting là
định dạng theo điều kiện.
Chức năng này cho phép áp
dụng định dạng cho một ô
(cell) hay nhiều ô (range of
cells) trong bảng tính và sẽ
thay đổi định dạng tùy theo
giá trị của ô hay giá trị của
công thức.
1.7. ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING
• VÍ dụ
Đánh dấu Top 5
học sinh có điểm
trung bình cao nhất
1.7. ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING
• Ví dụ
Đánh giá số lượng
nhập hàng và đơn
giá
1.7. ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING
Lựa chọn qui luật Conditional Formatting (CF)
Chọn các ô Home (Style) Conditional
Formatting chọn luật CF
• Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo
một
trong các điều kiện
• Top/Bottom Rules: các quy luật về nhóm lớn
nhất và nhỏ nhất, trung bình …
• Data Bars: đánh giá dữ liệu theo biểu đồ
ngang
• Color Scales: đánh giá dữ liệu theo mức độ
màu sắc
• Icon Sets: đánh giá dữ liệu theo bộ biểu
tượng.
1.7. ĐỊNH DẠNG BẰNG CONDITIONAL FORMATTING
Tạo quy luật mới
Chọn kiểu luật
Thiết lập luật theo yêu cầu
• Chọn các ô Home (Style) Conditional Formatting New Rules
or
top
only
Use a formula to determine which cells to Format only unique or duplicate values: Qui bottom ranked Format Format all cells based on their values: Định Format only cells that contain: Định dạng luật này áp dụng cho các ô chứa giá trị số là duy luật này chỉ áp dụng định dạng format: Qui luật này áp dụng định dạng dựa trên values: Qui dạng theo điều kiện căn cứ vào giá trị dạng số theo điều kiện căn cứ vào nội dung chứa trong nhất hoặc trùng lặp. công thức nhóm các ô chứa giá trị số lớn nhất và nhỏ nhất chứa trong các ô bảng tính. Hiển thị các kiểu định các ô (tính theo phần trăm). dạng như là data bars, color scales, hoặc icon sets.
1.8. ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ
a. Địa chỉ tương đối
• Các địa chỉ cột và hàng sẽ thay đổi khi ô chứa công thức được sao chép đến
vị trí ô khác.
• Cấu trúc:
• Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3
1.8. ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ
b. Địa chỉ tuyệt đối
• Các địa chỉ cột và dòng cố định (không thay đổi) khi ô chứa công thức được
sao chép đến vị trí ô khác.
• Cấu trúc: $
• Ví dụ: (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xuống (D3) =$B$2*$C$2
1.8. ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈ
c. Địa chỉ hỗn hợp • Tương đối cột, tuyệt đối hàng: Chỉ có cột thay đổi, còn hàng không thay đổi
khi ô chứa được sao chép công thức.
• Cấu trúc:
• Tuyệt đối cột, tương đối hàng: Chỉ có hàng thay đổi, còn địa chỉ cột không
thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức.
• Cấu trúc: $
• Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ:
sử dụng phím F4
1.9 CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ TỆP
• Mở tệp mới
C1: File New Blank workbook
C2: Ctrl+N
• Mở một tệp đã có
C1: File Open chọn tệp Open.
C2: Ctrl+O
• Ghi tệp vào đĩa
C1: File Save gõ tên tệp Save.
C2: Ctrl+S
• Ghi tệp vào đĩa với tên mới: File Save As gõ tên mới Save.
• Đóng tệp hiện thời: File Close
1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU
Cách 1:
• Bước 1: File Save (hoặc Save As (F12) )
• Bước 2: Xuất hiện hộp thoại click vào Tool General Options...
1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU
• Bước 3: Nhập mật khẩu
Mật khẩu cho phép mở tệp
Mật khẩu cho phép chỉnh sửa nội dung
Cho phép chỉ đọc (không thay đổi nội dung)
• Bước 4: Nhập lại mật khẩu OK
1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU
Cách 2:
• Bước 1: File Info ProtectWorkbook Encrypt with Password
1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU
• Bước 2: Nhập mật khẩu
• Bước 3: Nhập lại mật khẩu OK
