Báo cáo tốt nghiệp: Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trong quá trình áp dụng ISO 9000 tại công ty chế tạo điện cơ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

L I M Đ U Ờ Ở Ầ

i trong Trong th i đ i ngày nay có nhi u xu th xu t hi n trên th gi ề ờ ạ ế ớ ế ệ ấ

đó có xu th h i nh p có nh h ế ộ ậ ả ưở ệ ng m nh m nh t đ n các doanh nghi p ấ ế ẽ ạ

đ c bi ặ ệ t trong đi u ki n n ề ệ ướ c ta m i m c a. Đ t n t ở ử ể ồ ạ ớ ệ i trong đi u ki n ề

hi n nay các doanh nghi p đã tìm nhi u ph ng th c t n t ề ệ ệ ươ ứ ồ ạ i . Là m t công ộ

ty hàng đ u trong ngành ch t o đ ng c đi n, Công ty ch t o đi n c Hà ệ ơ ơ ệ ế ạ ế ạ ầ ộ

N i đã tìm ra cho mình m t gi i pháp đ nâng cao ch t l ng , gi m chi phí ộ ộ ả ấ ượ ể ả

ng theo tiêu chu n qu c t ISO đó là áp d ng h th ng qu n lý ch t l ệ ố ấ ượ ụ ả ố ế ẩ

ự 9001 2000. Đ áp d ng thành công h th ng này thì công ty ph i xây d ng ệ ố ụ ể ả

cho mình m t h th ng tài li u ph n ánh đ c th c t ộ ệ ố ệ ả ượ ự ế ễ công vi c đang di n ệ

ra t ạ i công ty và phù h p v i tiêu chu n. ợ ẩ ớ

Sau khi k t thúc giai đo n th c t p đ u v i s giúp đ c a cô giáo ự ậ ớ ự ỡ ủ ế ạ ầ

h ướ ng d n Ph m Th H ng Vinh và c a cán b công nhân viên trong công ủ ị ồ ẫ ạ ộ

ty. Tôi đã quy t đ nh ch n đ tài th c t p t ự ậ ố ế ị ề ọ t nghi p là: “ ệ Hoàn thi n công ệ

tác xây d ng h th ng tài li u trong quá trình áp d ng ISO 9000 t ệ ố ự ụ ệ ạ i

công ty ch t o đi n c ế ạ ệ ơ”.

V i m c đích c a đ tài nghiên c u th c tr ng công tác xây d ng h ứ ủ ề ự ự ụ ạ ớ ệ

th ng tài li u t i công ty t đó th y đ c nh ng m t đ c và ch a đ c và ệ ạ ố ừ ấ ượ ặ ượ ữ ư ượ

i pháp nh m hoàn thi n công tác này. cu i cùng đ a ra m t s gi ư ộ ố ả ố ệ ằ

K t c u c a chuyên đ g m 3 ch ng: ế ấ ủ ề ồ ươ

Ch ng 1: Gi ươ ớ i thi u chung v công ty ch t o đi n c Hà n i ộ ệ ơ ế ạ ệ ề

Ch i công ty ươ ng 2: Th c tr ng xây d ng h th ng tài li u t ự ệ ố ệ ạ ự ạ

Ch ng 3: M t s gi ươ ộ ố ả ệ ố i pháp nh m hoàn thi n công tác xây d ng h th ng ự ệ ằ

tài li u.ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ế ề ặ Trong đi u ki n th i gian th c t p có h n và nh ng h n ch v m t ự ậ ữ ệ ề ạ ạ ờ

ki n th c nên trong bài vi ứ ế ế ủ ấ t c a em không kh i có nh ng thi u sót. Em r t ữ ế ỏ

mong đ c s đóng góp ý ki n c a cô giáo và quý công ty đ chuyên đ ượ ự ủ ế ể ề

th c t p đ c hoàn thi n h n. ự ậ ượ ệ ơ

Em xin chân thành c m n cô giáo h ng d n Ph m Th H ng Vinh ả ơ ướ ị ồ ẫ ạ

cùng toàn th cán b công nhân viên trong công ty đ c bi t phòng Qu n lý ể ặ ộ ệ ả

ch t l ng đã giúp đ em t n tình đ có th hoàn thành đ c chuyên đ ấ ượ ể ể ậ ỡ ượ ề

th c t p này. ự ậ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

CH NG I GI I THI U CHUNG V CÔNG TY ƯƠ Ớ Ệ Ề

CH T O ĐI N C HÀ N I Ộ Ệ Ơ Ế Ạ

I. Quá trình hình thành và phát tri n c a công ty. ể ủ

Công ty Ch t o Đi n c Hà N i là c s ch t o máy đi n đ u tiên ơ ở ế ạ ế ạ ệ ệ ầ ơ ộ

t Nam, đ c thành l p t c a Vi ủ ệ ượ ậ ừ ổ năm 1961. Công ty là thành viên c a T ng ủ

công ty Thi ế ị ỹ t b k thu t – B Công nghi p. ộ ệ ậ

Công ty có tên giao d ch qu c t : Hanoi Electrical Engineering ố ị ế

Company.

Vi t là: CTAMAD. t t ế ắ

ng đ y m nh công cu c xây d ng XHCN Th c hi n ch tr ệ ủ ươ ự ự ạ ẩ ộ ở ề mi n

B c làm h u ph ng v ng ch c cho cu c cách m ng dân t c gi i phóng ậ ắ ươ ữ ạ ắ ộ ộ ả

ị ệ mi n Nam. Ngày 15/01/1961, B Công nghi p đã tri u t p h i ngh hi p ệ ậ ệ ề ộ ộ

th ươ ng gi a 3 c s : ơ ở ữ

Phân x ng c đi n I thu c tr ng K thu t I . ưở ơ ệ ộ ườ ậ ỹ

Phân x ng đ đi n thu c t p đoàn s n xu t Th ng Nh t. ưở ồ ệ ộ ậ ả ấ ấ ố

Phân x ng c khí công t h p doanh T L c . ưở ơ ư ợ ự ự

Khi thành l p nhà x ng là các x ng tr ng, x ng s n xu t 22 ậ ưở ưở ườ ưở ấ ở ả

Ngô Quy n, 2F Quang Trung và 44 Lý Th ng Ki t v i 571 cán b nhân ề ườ ệ ớ ộ

t qua nhi u khó khăn b t tay viên. Nhà máy đã m t nhi u công s c đ v ấ ứ ể ượ ề ề ắ

vào t ch c s n xu t. S n ph m ban đ u là đ ng c có công su t t 0,1KW ổ ứ ả ấ ừ ấ ả ẩ ầ ộ ơ

đ n 10KW và các thi ế ế ị ụ t b ph tùng s n xu t khác. ả ấ

Năm 1968 Công ty ti p nh n và qu n lý c s đúc gang c a nhà máy ả ơ ở ủ ế ậ

công c s 1 (nay là Công ty c khí Hà N i) t ụ ố ộ ạ ơ i Đông Ng c, Hà N i. ạ ộ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đ u th p niên chính ph Vi ủ ầ ậ ệ t Nam ti p nh n vi n tr c a chính ph ệ ợ ủ ế ậ ủ

Hungary đ xây d ng m t dây truy n s n xu t đ ng b đ s n đ ng c ề ộ ể ả ấ ồ ự ề ả ộ ộ ơ

đi n có công su t t 40 KW tr xu ng. Đ n năm 1997 hoàn thành vi c xây ấ ừ ệ ế ệ ở ố

d ng và giao cho nhà máy qu n lý. ự ả

Ngày 4/12/1977 c s này tách kh i nhà máy đ thành l p nhà máy ch ỏ ơ ở ể ậ ế

t Nam – Hungary. t o đi n Vi ệ ạ ệ

Giai đo n nh ng năm 80 và đ u th p niên 90: ữ ạ ầ ậ

Do nhu c u v s n ph m thi t b đi n làm ngu n đ ng l c trong các ề ả ầ ẩ ế ị ệ ự ồ ộ

ngành kinh t ế ả qu c dân và dân d ng ngày càng tăng làm cho nhà máy ph i ụ ố

m r ng m t b ng nhà x t b chuyên dùng đ có ặ ằ ở ộ ưở ng s n xu t, trang thi ấ ả ế ị ể

th đáp ng đ ứ ể ượ c nhu c u này. Trong giai đo n này, nhà máy đã có thêm ạ ầ

f f m t s s n ph m m i nh qu t tr n s i cánh 1400, qu t tr n s i cánh ạ ầ ả ộ ố ả ư ẩ ớ ạ ầ ả

f 1200, qu t bàn 400, ch n l u đèn ng. Trong giai đo n này nhà máy cũng ạ ấ ư ạ ố

xây d ng thêm x ng c khí 2, xây d ng m i nhà 3 t ng làm văn phòng làm ự ưở ự ầ ơ ớ

vi c cho b ph n qu n lý nhà máy t i 44B Lý Th ng Ki ệ ậ ả ộ ạ ườ ệ t. Chuy n toàn ể

b c s 22 Ngô Quy n cho t ng công ty D u khí đ l y ti n b xung cho ộ ơ ở ể ấ ề ề ầ ổ ổ

ngu n v n l u đ ng và mua s m trang thi t b m i tăng c ố ư ắ ồ ộ ế ị ớ ườ ự ng năng l c

s n xu t. ả ấ

Giai đo n đ i m i đ phát tri n. ớ ể ể ạ ổ

1) Nhu c u v s n ph m đi n c có đ t bi n đ c bi

c thách th c to l n đó là: Nh ng năm đ u th p niên 90, đ ng tr ậ ứ ữ ầ ướ ứ ớ

t là các đ ng c ệ ơ ề ả ế ầ ẩ ặ ộ ệ ộ ơ

có công su t l n, đi n áp cao dùng trong ngành s n xu t xi măng, thép, phân ấ ớ ệ ả ấ

bón... đòi h i nhà máy ph i đ u t v nhà x ng, thi t b chuyên dùng, ả ầ ư ề ỏ ưở ế ị

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

công ngh tiên ti n đ có s n ph m đáp ng nhu c u v c s l ng và ề ả ố ượ ứ ể ệ ế ả ẩ ầ

ch t l ng. ấ ượ

2) Yêu c u v môi tr ầ

ng c a thành ph và xã h i ngày càng cao. ề ườ ủ ộ ố

Vi c đ m t nhà máy c khí v i rác th i công nghi p và đ n cao trung ệ ể ộ ộ ồ ệ ả ơ ớ ở

tâm thành ph là không th ch p nh n đ c. ể ấ ậ ượ ố

T hai lý do trên đòi h i nhà máy ph i tìm gi ỏ ừ ả ả ỏ i pháp gi chuy n kh i ể

trung tâm thành ph càng s m càng t ố ớ t tr ố ướ ả c khi b chính quy n bu c ph i ề ộ ị

gi chuy n.ể

Cu i cùng nhà máy đã ch n gi i pháp liên doanh v i n c ngoài: đó là ố ọ ả ớ ướ

công ty SAS TRADING c a Thái Lan xây d ng 44 Lý Th ng Ki t thành ự ủ ở ườ ệ

ổ h p khách s n và văn phòng đ có 35% v n góp, t o thêm ngành kinh doanh t ể ạ ạ ợ ố

m i.ớ

T năm 1995 – 1998, nhà máy hoàn thành hai vi c: ừ ệ

Hoàn t t vi c xây d ng t h p khách s n và văn phòng t i 44 Lý ấ ự ệ ổ ợ ạ ạ

Th ng Ki t. ườ ệ

Hoàn t t vi c xây d ng nhà máy m i t ấ ớ ạ ự ệ ộ i C u Di n T Liêm Hà N i ừ ễ ầ

2 (g p 4 l n nhà máy cũ). Vi c xây d ng đ v i t ng di n tích 40900 m ớ ổ ệ ự ệ ầ ấ ượ c

ti n hành theo ph ế ươ ả ng th c v a xây d ng v a di chuy n v a duy trì s n ứ ừ ừ ừ ự ể

xu t .ấ

Đ n ngày 31 tháng 12 năm 1998 đ ế ượ ả c xây d ng xong và đi vào s n ự

xu t.ấ

Đ phù h p v i ngành kinh doanh vào ngày 15 tháng 01 năm 1996 nhà ể ớ ợ

máy đ i tên thành công ty ch t o Đi n c Hà N i . Năm 2002 cônh ty đã ệ ế ạ ổ ơ ộ

ti n hành c ph n hoá thành công phân x ng đúc gang và tách thành Công ế ầ ổ ưở

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ty c ph n Điên c Hà N i (HAMEC) đ t t i Chèm Đông Ng c T Liêm ặ ạ ầ ơ ổ ộ ừ ạ

ộ ậ Hà N i Côgn ty HEMEC chính th c đi vào ho t đ ng và ho ch toán đ c l p ạ ộ ứ ạ ộ

vào tháng 5 năm 2002.

Hi n nay Công ty có hai c s s n xu t: ơ ở ả ệ ấ

C s I: km 12 qu c l ơ ở ố ộ 32 Phú Di n, T Liêm, Hà N i. ừ ễ ộ

C s II: Nhà máy t i khu công nghi p Lê Minh Xuân, TP. H Chí ơ ở ạ ệ ồ

Minh.

k thu t c a Công ty II. Nh ng đ c đi m kinh t ặ ữ ể ế ỹ ậ ủ

1. Đ c đi m v s n ph m ề ả ể ặ ẩ

ế Công ty CTAMAD chuyên s n xu t các lo i đ ng c đi n, máy bi n ấ ơ ệ ạ ộ ả

áp phân ph i, máy phát đi n và các thi t b đi n khác bao g m: ệ ố ế ị ệ ồ

Đ ng c đi n, máy phát đi n m t chi u và xoay chi u. ệ ơ ệ ề ề ộ ộ

Đ ng c di n m t pha ơ ệ ộ ộ

Đ ng c đi n ba pha nhi u t c đ . ề ố ộ ơ ệ ộ

Máy phát tàu ho .ả

Đ ng c thang áy. ơ ộ

Qu t công nghi p. ệ ạ

, phanh đi n t B ly h p đi n t ợ ệ ừ ộ . ệ ừ

Các thi t b đi n. ế ị ệ

Máy bi n áp phân ph i. ế ố

Các lo i t và b ng đi n. ạ ụ ệ ả

Công su t cu máy có t lo i 0,12 KW – 2500 KW. ấ ả ừ ạ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

S n ph m c a công ty đ t ch t l ấ ượ ủ ả ả ạ ng cao, hi u qu trong s d ng, ả ử ụ ệ

giao hàng đúng h n, hình th c đ p. ẹ ứ ẹ

Các lo i s n ph m c a Công ty s n xu t thì có t ạ ả ủ ẩ ấ ả ớ i 70 % s n ph m có ả ẩ

công su t t 15 KW tr xu n. Riêng các loa đ ng c có công su t 3 KW, ấ ừ ị ộ ấ ở ố ơ

7,5 KW, 11KW chi m t i 60 % t ng s n ph m. ế ớ ả ẩ ổ

N i dung c b n c a quy trình s n xu t trong công ty có th khía quát ơ ả ủ ể ả ấ ộ

nh sau: T nguyên li u ch y u là tôn silic, dây đi n t , nhôm, thép, tôn ủ ế ệ ừ ừ ư ệ

c gia công nh : t m và các bán thành ph m mua ngoài thông qua b ẩ ấ ướ ư

ạ D p phôi, d p hoa to, stato, d p và épa cánh gió, l p gió, đúc nhôm t o ậ ậ ắ ậ

stato.

Gia công c khí, ti n, ti n ngu i, phay, gò hàn. ệ ệ ơ ộ

Sau đó s n ph m đ ng c di n đ c b o v trang trí b m t, lăps giáp ơ ệ ượ ả ề ặ ệ ả ẩ ộ

thành ph m, KCS s n ph m xu t x ng, bao gói và nh p kho. ấ ưở ẩ ẩ ả ậ

ng 2. Đ c đi m v th tr ể ề ị ườ ặ

Khách hàng c a Công ty STAMAD là các Công ty ch t o b m, Tông ế ạ ủ ơ

ấ công ty thép, T ng công ty xi măng, T ng công ty phân bón và hoá ch t. ổ ổ

T ng công ty mía đ ng, T ng công ty đi n l c Vi t Nam… và ng i tiêu ổ ườ ệ ự ổ ệ ườ

dùng trong c n c. ả ướ

ng trong n c đa d ng và ph c t p v i nhi u lo i nhu Nhu c u th tr ầ ị ườ ướ ứ ạ ề ạ ạ ớ

đ ng c c u t ầ ừ ộ ơ có công su t 0,12 KW tr ng l ấ ọ ượ ạ ng 3 kg/chi c đ n lo i ế ế

đ ng c có công su t 2500 KW tr ng l ấ ộ ơ ọ ượ ng 23 t n/ chi c. ấ ế

ạ ớ Trong cùng lo i đ ng c công su t gi ng nhau có th có tám lo i v i ạ ộ ể ấ ố ơ

nhi u c p vòng bi khác nhau, ki u l p đ t khác nhau. ề ấ ể ắ ặ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ộ Nhu c u t ng lo i khác nhau không đ ng đ u có nh ng lo i ch có m t ầ ừ ữ ề ạ ạ ồ ỉ

chi c.ế

Th tr ng c a Công ty g m: ị ườ ủ ồ

Th tr ị ườ ả ng đ u vào, nguyên v t li u chính c a Công ty là các s n ủ ệ ầ ậ

ph m c a ngành c khí, luy n kim nh s t, thép, nhôm, gang…và m t s ư ắ ộ ố ủ ệ ẩ ơ

ph . Đ u vào c a Công ty ch y u mua trong n c. v t t ậ ư ụ ầ ủ ế ủ ở ướ

Th tr ng đ u ra: Hi n nay Công ty có m ng l ị ườ ệ ầ ạ ướ i tiêu th phân b ụ ố ở

61 t nh, thành ph thông qua các c a hàng bán l , c a hàng gi ử ố ỉ ẻ ử ớ ệ ả i thi u s n

ph m. Nhìn chunh th tr ị ườ ẩ ệ ng c a Công ty ch y u là n i đ a nh ng hi n ủ ế ộ ị ủ ư

nay Công ty đangcó xu h ng xu t sang m t s th tr ng n c ngoài nh ướ ộ ố ị ườ ấ ướ ư

Lào, Campuchia.

ấ Đ i th c nh tranh c a Công ty: Hi n nay đ i th c nh tranh l n nh t ệ ủ ạ ủ ạ ủ ố ố ớ

t Nam – Hungary s n xu t và kinh c a Công ty là Công ty ch t o máy Vi ủ ế ạ ệ ả ấ

doanh các lo i s n ph m t ng đ i gi ng s n ph m c a Công ty. ạ ả ẩ ươ ủ ả ẩ ố ố Ở ề mi n

Nam là Công ty thi ế ị ệ t b đi n 4 s n xu t đ ng c trung bình và nh . ỏ ấ ộ ả ơ

3. Đ c đi m v c c u t ch c ề ơ ấ ổ ứ ể ặ

B máy s n xu t kinh doanh c a Công ty bao g m m t Giám đ c và ủ ả ấ ộ ồ ộ ố

hai phó giám đ c Công ty tr c ti p ph trách hai lĩnh v c s n xu t và kinh ự ả ự ụ ế ấ ố

doanh. D i Ban giám đ c là các phòng ban, các trung tâm, các x ướ ố ưở ả ng s n

xu t.ấ

S đ t ch c c a Công ty ( S đ 1) ơ ồ ổ ứ ủ ơ ồ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ỹ k

ậ u h t

g n ò h P

P T

ồ H

í h C

à h N

y á m

2 ở s

h n I M

ạ

ơ c Đ G

n ệ i d i

ấ h c

g n ợ ư

ấ h c

g n ợ ư

g n ò h P

ý l n ả u q

ạ Đ

g n ở ư r t

ư s ỹ K

g n ở ư X

ế h t n ế i b

& A B M

V D

n ả s Đ G

ấ u x

g n ò h P

c ứ h c ổ

ế k

g n ò h P

h c ạ o h

c ố đ m á i G

ị b t

à v

m â t

u ẫ m

g n u r T

n ô u h k

ế i h t

Đ G

p ắ

p á i g

l g

n ở ư X

ơ c g n ộ đ

ấ u x n ả s

g n ở ư X

p ậ d c ú đ

í h k ơ c

g n ở ư X

Đ Đ G G

. .

h h n n i i k k

h n i k

h h n n a a o o d d

h n a o d

g n ò h P

P P

n á o t

ế K

n á o t

g n ò h P

ế k

g n ở ư r t

h n í h c i à t

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

3.1 Giám đ c.ố

+Ch i trách nhi m chung v các m t ho t đ ng c a công ty. ạ ộ ủ ụ ệ ầ ặ

+Chuyên sâu.

-Chi n l c phát tri n chung c u công ty. ế ượ ể ả

-B chí nhân s . ự ố

-Công tác tài chính.

-Công tác k ho ch. ế ạ

-Ch đ o các phó GĐ, các k s tr ng , đ i di n ch t l ng. ỹ ư ưở ỉ ạ ấ ượ ệ ạ

3.2 Các phó giám đ c.ố

+Phó giám đ c s n xu t :Duy t k ho ch tác nghi p cho các đ n v ố ả ệ ế ệ ấ ạ ơ ị

đi u hành s n xu t,t làm vi c đ đ m b o k ho ch đã ấ ổ ề ả ch c b chí gi ố ứ ờ ể ả ệ ế ả ạ

đ c phê duy t, đôn đ c giám sát các đ n v th c hi n các quy đ nh v v ượ ị ự ề ệ ệ ệ ố ơ ị

sih môi tr ng ,an toàn cho ng ườ ơừ ề i lao đ ng, th c hi n trách nhi m quy n ệ ự ệ ộ

c phân công. h n đ ạ ượ

+Phó giám đ c kinh doanh: ố

ệ -Trách nhi m ch đ o công tác kinh doanh g m bao g m tìm các bi n ỉ ạ ệ ồ ồ

ng doanh thu, mua v t t pháp đ tăng c ể ườ ậ ư ả ụ ả đ m b o k thu t, tiêu th s n ả ậ ỹ

ạ ph m ,b o hành s n ph m, ti p nh n ý ki n khách hàng, ch đ o k ho ch ỉ ạ ế ế ế ả ả ẩ ẩ ậ

s n xu t s n ph m , ph trách phòng kinh doanh. ụ ả ấ ả ẩ

ớ -Quy n h n:Khai thác các h p đ ng d ch v cho công ty ,đàm phán v i ụ ề ạ ợ ồ ị

các nhà cung ng, xoát xét các h p đ ng mua v t t , bán thành ph m ch ậ ư ứ ợ ồ ẩ ế

c giám đ c ký duy t. t o s n ph m và các h p đ ng đ ạ ả ẩ ợ ồ ượ ệ ố

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

+K s tr ng. ỹ ư ưở

-Trách nhi m ch đ o công tác trang thi ỉ ạ ệ ế ệ t b đ i m i công ngh , ị ổ ớ

ph ng án t ươ ổ ứ ch c m t b ng s n xu t, ch đ o công tác k thu t c a công ỉ ạ ặ ằ ậ ủ ả ấ ỹ

ty.

+Quy n h n : Đ xu t k ho ch trang thi t b , đ i m i công ngh , t ấ ế ề ề ạ ạ ế ị ổ ệ ổ ớ

ch c m t b ng s n xu t , t ch c các d n v liên quan gi ắ ằ ứ ả ấ ổ ứ ơ ị ả i quy t các ế

v ng m c liên quan đ k thu t , l p k ho ch ch t l ng cho các ướ ế ỹ ấ ượ ế ắ ậ ậ ạ

ph ng án công ngh khi đ c giám đ c phân công. ươ ệ ượ ố

3.3 Tr ng phòng k ho ch. ưở ế ạ

+Trách nhi m : Xây d ng k ho ch s n xu t cho các đ n v trong công ự ế ệ ạ ả ấ ơ ị

ấ ủ ả ty, đi u đ đ đ m b o k ho c đ ng b cho s n xu t và cung c p đ s n ộ ể ả ạ ồ ề ế ả ả ấ ộ

ph m theo yêu c u k ho ch c a phòng kinh doanh, th ng kê b o qu n bán ủ ế ầ ẩ ạ ả ả ố

thnhf ph m.ẩ

c duy t xây d ng tác nghi p cho + Quy n h n: d a vào k ho ch đ ự ề ế ạ ạ ượ ự ệ ệ

các đ n v trong công ty trình giám đ c , theo dõi tính đ ng b c a các khâu ố ộ ủ ơ ồ ị

trong quá trình s n xu t , k p th i đi u ch nh , nh c nh th tr ờ ỏ ủ ưở ề ả ấ ắ ị ỉ ng c a các ủ

ch c th ng kê và b o qu n bán đ n v th c hi n s n xu t đ ng b , t ả ơ ấ ồ ị ự ệ ộ ổ ứ ả ả ố

thành ph m trong s n xu t koa h c và h p lý. ẩ ả ấ ọ ợ

3.4 Giám đ c c s II. ố ơ ở

-Ngoài trách nhi m và quy n h n nh giám đ c các x ề ư ệ ạ ố ưở ố ng giám đ c

c s II có các trách nhi m và quyèen h n sau: ệ ơ ở ạ

Quy t đ nh b nhi m , mi m nhi m khen th ế ị ệ ễ ệ ổ ưở ứ ng k lu t các ch c ỷ ậ

danh qu n lý t ng h ả t ừ ổ ch c tr ứ ở xu ng. D a theo ph ự ố ươ ướ ụ ng nhi m v , ệ

kinh phí đ c thông qua t ch c tri n khai th c hi n. ượ ổ ứ ự ể ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

3.5 Tr ng. ưở ng phòng qu n lý ch t l ả ấ ượ

+Trách nhi m là th ký c a công tác ISO, t ủ ư ệ ổ ứ ệ ch c cho đ n v th c hi n ị ự ơ

và duy trì h th ng qu n lý ch t l ng theo tiêu chu n ISO 9001: 2000và ệ ố ấ ượ ả ẩ

, các bán thành qu n lý h th ng tài li u c a h th ng, đ m b o các v t t ệ ủ ệ ố ệ ố ậ ư ả ả ả

ph m , thành ph m đ m b o đ c các yêu c u do phòng k thi t đ a ra, ẩ ả ẩ ả ượ ầ ỹ ậ ư

ng. đ m b o tính h p lý c a s n ph m đ a ra th tr ủ ả ả ị ườ ư ả ẩ ợ

+Quy n h n: Đ xu t vi c t ệ ổ ứ ệ ch c tri n khai xây d ng và th c hi n , ự ự ề ề ế ạ ấ

ng ,c p phát thu h i b o qu n các tài li u c a h duy trì h th ng ch t l ệ ố ấ ượ ệ ủ ệ ồ ả ấ ả

ng thu th ng, thay m t đ i di n ch t l ặ ạ ấ ượ ệ ố ng, thay m t đ i di n ch t l ặ ạ ấ ượ ệ

th p các báo cáo và chu n b cho cu c h p xem xét c a lãnh đ o. ộ ọ ủ ẩ ậ ạ ị

3.6 Đ i di n lãnh đ o v ch t l ng: ạ ề ấ ượ ệ ạ

Ch u trách nhi m tr ệ ị ướ ả c giám đ c v ho t đ ng c a h th ng đ m b o ủ ệ ố ố ề ạ ộ ả

ch t l ng . ấ ượ

3.7 Giám đ c các x ố ưở ấ ng ch i trách nhi m v i c p trên v các v n ớ ấ ụ ệ ề

đ liên quan đ n đ n v mình. ế ơ ị ề

3.8 Các phòng ban.

- ệ Phòng tài chính k toán có nhi m v ho ch toán các nghi p ụ ế ệ ạ

v phát sinh trong công ty, cung c p thông tin c n thi ụ ấ ầ ế ố t cho ban giám đ c,

qu n lý ngu n v n ti n m t. ề ả ặ ồ ố

Phòng t ổ ứ ạ ch c ph trách qu n lý cán b , tuy n d ng, đoà t o ụ ụ ể ả ộ

nhân l c , l p k ho ch ti n l ng , phân ph i ti n l ng, ề ươ ự ế ậ ạ ố ề ươ ng ,ti n th ề ưở

gi ả i quy t công vi c hành chíh văn th . ư ế ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Phòng kinh doanh có nhi m v l p k ho ch s n xu t , k - ụ ậ ệ ế ạ ấ ả ế

ho ch cung ng v t t ậ ư ả ậ , đ m b o vi c mua s m b o qu n cung cáp v t ứ ệ ạ ả ả ả ắ

theo yêu c u. t ư ầ

- Phòng qu n lý ch t l ả ấ ượ ấ ng : Ph trách theo dõi , ki m tra ch t ụ ể

ng s n ph m , theo dõi th c hi n h th ng tiêu chu n ch t l l ượ ệ ố ấ ượ ng ự ệ ả ẩ ẩ

ISO 9001 2000 , ch u trách nhi m đăng ký ch t l ấ ượ ệ ị ng s n ph m v i nhà ẩ ả ớ

n c.ướ

Trung tâm khuôn m u và thi ẫ ế ị ấ t b qu n lý s a ch a đ t xu t ử ữ ả ộ

trang đ i tu máy móc thi t b , nhà x ng ch t o khuôn m u. ạ ế ị ưở ế ạ ẫ

4. Đ c đi m v lao đ ng. ộ ể ề ặ

Đ n năm 2002 t ng s cán b công nhân viên trong công ty là 630 ế ổ ố ộ

ng i trong đó: ườ

-N là 190 ng i . ữ ườ

-Nam là 440 ng i.ườ

Trình đ cán b công nhân viên trong công ty là t trung c p tr nên ộ ộ ừ ấ ở

trong đó có 150 ng i có trinhf đ đ i h c. ườ ộ ạ ọ

5. Đ c đi m v máy móc thi ề ể ặ ế ị t b và công ngh . ệ

Thi t b máy móc trong công ty ch y u là đ c đ a vào s d ng t ế ị ủ ế ượ ử ụ ư ừ

nh ng năm 60- 70 có ngu n g c t các n c nh : Đ c , Trung Qu c, Vi ố ừ ữ ồ ướ ứ ư ố ệ t

ng đ i l c h u và năng xu t th p. Nam cho đ n nay đã t ế ươ ố ạ ậ ấ ấ

Tu i th trung bình c a máy móc trong công ty là 30 năm. ủ ọ ổ

Tình hình máy móc thi t b trong công ty đ c th hi n qua b ng sau: ế ị ượ ể ệ ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

B ng s l ng máy móc thi ố ượ ả ế ị t b công ty Ch t o Đi n c . ệ ơ ế ạ

S Tên thi STT Tên t bế ị Số Số

TT thi l ngượ l t bế ị ngượ

1 Nhóm máy 14 11 Khoan 17

bàn đ ng l c ự ộ

2 Nhóm máy 46 12 Máy 10

ti nệ d pậ

3 Nhóm máy 13 9 Máy 2

ti nệ u nố

4 Nhóm máy 14 8 Máy 3

phay c tắ

5 Máy bào 15 8 Máy 2

búa

6 16 7 Máy mài 10 Nhóm

lò

7 17 2 Máy mài 2 đá Các 18

thi b t ế ị

khác

8 18 1 Máy mài bavia Máy 7

ệ th nghi m ử

bi n ápế

9 19 5 Thi 28 Máy doa tế

b nông la ị

1 20 7 Máy 2 Khoan u nố

0 nghi nề

B ng 1ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Trong nh ng năm g n đây công ty đã có nhi u thay đ i đ u t ổ ầ ư ữ ề ầ ề nhi u

cho máy móc thi t b vì v y mà tình hình v máy móc thi t b trong công ty ế ị ề ậ ế ị

đã có nh ng thay đ i đáng k : ữ ể ổ

+Trang b máy m i thay th máy cũ làm vi c gây n. ế ệ ớ ồ ị

+ C i ti n làm b o d ả ế ả ưỡ ng s a ch a, s n m i máy móc. ơ ử ữ ớ

+ Tăng c ng s d ng phun n ườ ử ụ ướ ơ c áp l ccao làm s ch v t đúc và n i ạ ự ạ

làm vi c.ệ

+Thi t k k thu t luôn đ c c i ti n đ ti t ki m nguyên li u qua ế ế ỹ ậ ượ ả ế ể ế ệ ệ

đó gi m ph th i. ế ả ả

+ Áp d ng công ngh đúc phay b ng nhôm. ệ ụ ằ

6. Đ c đi m v nguyên li u. ề ệ ể ặ

tr ng l n trong giá thành t 70%- 75% nên Nguyên v t li u chi m t ậ ệ ế ỷ ọ ớ ừ

chi phí nguyên v t li u có nh h ng l n nh t đ n giá thành s n ph m. ậ ệ ả ưở ấ ế ẩ ả ớ

Năm 2001 chi phí nguyên v t li u là 32 t ậ ệ . ỷ

Năm 2002 chi phí nguyên v t li u là 37 t trong đó : ậ ệ ỷ

+Nguyên v t li u chính 33,3 t ậ ệ ỷ

+ Nguyên v t li u ph là 3,7 t ậ ệ ụ . ỷ

Nguyên v t li u chính g m có: Thép, gang, đ ng, nhôm , vòng bi… ậ ệ ồ ồ

Nguyên v t li u ph g m có : S n , d u cách đi n, nh a thi c.. ơ ậ ệ ụ ồ ự ệ ế ầ

M c tiêu hao nguyên v t li u thông th ậ ệ ứ ườ ng cho m t đ ng c đ ộ ộ ơ ượ c

i công ty là : Thép 35%, Nhôm 5%, vòng bi (2 vòng bi) 10%, gang s n xu t t ả ấ ạ

20 %, nguyên v t li u ph 10%. ậ ệ ụ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ngu n cung c p nguyên v t li u cho công ty : ậ ệ ấ ồ

+Thép ch y u do công ty thép Thái Nguyên cung c p. ủ ế ấ

+ Gang cũng cung c p t công ty thép Thái Nguên . ấ ừ

+ Vòng bi công ty c khí. ơ

c mua trên th tr ng n i đ a. Nguên v t li u ph đ ậ ệ ụ ượ ị ườ ộ ị

Công ty l a ch n ngu n cung ng ch y u trong n c. Đ i v i nguyên ủ ế ứ ự ọ ồ ướ ố ớ

i cung ng c đ nh đ đ t giá c h và v t li u chính th ậ ệ ườ ng ch n ng ọ ườ ả ạ ể ạ ố ị ứ

ch t l ng n đ nh ấ ượ ổ ị

7.V t ch c s n xu t. ề ổ ứ ả ấ

V t ch c s n xu t trong công ty đ c th hi n qua b ng sau( ề ổ ứ ả ấ ượ ể ệ ả S đơ ồ

C a hàng

ử

Bi n thế

ế

Đúc d pậ

TT KM- TB

TQT

Kho NVL

L p ráp

Kho TP

B o hành

ắ

ả

C khí ơ

DV s a ử ch aữ

SP gang

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

8. Đ c đi m v v n c a Công ty. ề ố ủ ể ặ

Có b ng s li u v tình hình v n c a công ty nh sau ố ủ ố ệ ư ề ả

2000 2001 2002 2003 Năm

152 180 189 212 T ng v n ố ổ

97 112 121 142 V n c đ nh ố ố ị

55 68 65 70 V n ố ư l u

đ ngộ

B ng 2ả

III. Tình hình s n xu t kinh doanh c a Công ty trong m t s năm ộ ố ủ ả ấ

g n đây ầ

K t khi thành l p đ n nay vi c s n xu t kinh doanh c a Công ty ể ừ ệ ả ủ ế ậ ấ

không kh i có nh ng thăng tr m nh ng nói chung nó không ng ng phát ư ừ ữ ầ ỏ

vi c s n ph m Công ty ch ph c v cho th tr tri n, t ể ừ ệ ả ụ ụ ị ườ ẩ ỉ ế ng mi n B c đ n ề ắ

nay đã v n r ng qua kh p c n c. ươ ộ ắ ả ướ

Ta có th th y đ c hi n tr ng s n xu t kinh doanh c a Công ty qua ể ấ ượ ủ ệ ấ ả ạ

b ng sau: ả

Năm

1998

1999

2000

2001

2002

2003

S n l

23142

23250

25292

28210

35000

37000

ả ượ

Doanh thu(tr.đ) 37269

38250

46250

54600

62000

68000

0.467% 8.78%

11.54% 24.06% 5.71%

% tăng s nả

ngượ l

% tăng doanh

2.63%

20.91% 18.05% 13.55% 9.67%

thu

B ng 3ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ề Qua b ng trên ta th y r ng doanh thu c a Công ty qua các năm đ u ấ ằ ủ ả

ấ tăng, tuy các năm tăng có khác nhau, tăng cao nh t năm 2000 là 20.91%, th p ấ

nh t là năm 1998/1999 là 2.63%. ấ

Còn s n l ả ượ ấ ng qua các năm c a Công ty cũng đ u tăng, tăng cao nh t ủ ề

là năm 2002/2001 là 24.06%, th p nh t là năm 99/98 là 0.67%. Nói chung ấ ấ

ng th p h n tăng doanh thu. t c đ tăng s n l ố ộ ả ượ ấ ơ

B ng m t s ch tiêu tài chính c a Công ty: ộ ố ỉ ủ ả

Năm 2000 2001 2002 T c đố ộ T c đố ộ

Doanh thu 46,,25 54,6 17,39 62 14,81

1,5 1,6 6,67% 1,65 3,13% Thu nh p bình ậ

quân/t

L i nhu n TT 1,8 2,1 16,67% 2,5 19,05% ậ ợ

2,878 3,372 17,25% 3,9 4,64% Thu ph i n p ả ộ ế

120,28 125,92 4,69% 138,61 10% Kh u hao ấ

4,38 4,55 3,9% 5,0 9,9% ư Tài s n l u ả

đ ng và đ u t ộ ầ ư

ng n h n ạ ắ

B ng 4ả

ề T s li u trên ta th y các ch s tài chính c a công ty qua các năm đ u ừ ố ệ ỉ ố ủ ấ

tăng nh năm 2002: doanh thu tăng 14,81% thu nh p bình quân đ u ng ư ậ ầ ườ i

tăng 3,13 %, l ợ i nhu n tr ậ ướ ấ c thu 19,05%, thu ph i n p 4,64% ,kh u ả ộ ế ế

hao10% so v i năm 2001. ớ

V tình hình s d ng v n c a công ty ta có b ng s li u sau đây: ố ủ ố ệ ử ụ ề ả

2001 2002 Ch tiêu ỉ Đ n vơ ị

LNTT/ST % 4,73 4,97

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

% 3,55 4,83

% 3,18 3,16

% 2,93 3,08 LNST/DT LNTT/(cid:229) TS LNST/(cid:229) TS

LNST/NVCSH % 3,12 3,84

B ng 5ả

Qua b ng s li u trên ta th y hi u qu s d ng v n c a công ty t ệ ả ử ụ ố ủ ố ệ ả ấ ươ ng

đ i cao th hi n c th nh sau. ố ể ệ ụ ể ư

Năm 20001 l c thu so v i doanh thulà 4,73 %và đ n năm ợ i nhu n tr ậ ướ ế ế ớ

2002 l m c trên ạ i tăng đ n 4,97% còn các ch tiêu khác c a công ty tăng ỉ ủ ế ở ứ

3%. Năm 2002 đ u tăng h n so v i năm 2001ch có l ơ ề ớ ỉ ợ i nhu n tr ậ ướ ế c thu so

3,18% xu ng còn 3,16%. v i t ng tài s n là gi mnh ng không đáng k t ớ ổ ể ừ ư ả ả ố

V tình hình th c hi n k ho ch t n kho c a công ty đ ủ ự ệ ế ề ạ ồ ượ ể ệ c th hi n

i đây: qua b ng d ả ướ

K ho ch Ch tiêu ỉ ế ạ Chênh l chệ Th cự

hi nệ L ng Chênh l ch ượ ệ

3600 cái 34500 -1500 -14,7% S l ố ượ ả ng s n

ph m s n xu t ấ ả ẩ

V t t -0,5 6,25% ậ ư ồ ầ t n đ u 8 tỷ 7,5 tỷ

kỳ

V t t -0,6 -6,9 ậ ư ồ ố t n cu i 8,7 tỷ 8,1 tỷ

kỳ

B ng 6ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Qua b ng s li u năm 2002 ta th y công ty đã không hoàn thành k ấ ố ệ ả ế

hoách n xuát c a mình gi m 1500 cái so v i k ho ch hay 4,17 %. ớ ế ủ ả ạ ả

V v t t t n kho công ty đã gi m đ ng v t t ề ậ ư ồ ả c l ượ ượ ậ ư ồ ớ t n kho so v i

( 6,25%). k ho ch 0,5t ạ ế ỷ

Cũng nh v y đ i v i v t t t n cu i kỳ. ố ớ ậ ư ồ ư ậ ố

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

: V tình hình th c hi n nghĩa v v i nhà n ệ ụ ớ ự ề ướ c ta có b ng sau ả

S còn

ố

S phát sinh

Lu k t

đ u

ố

ỹ ế ừ ầ

S còn

ph iả

ố

Đã n pộ

Ch tiêu ỉ

n pộ

ph iả

Ph iả

Đã n pộ

đ uầ

n pộ

năm

-0,0028

I. T ng thu

ổ

ế

-0,0028

0,4466

0,8069

1.Thu GTGT n i đ a ộ ị

ế

2.TGTGT bán hàng

0,0044

0,05

xu t kh u

ẩ

ấ

3.THôNG TINĐB

0,231

0,19

4. Thu nh p kh u

0,07

0.0081

0,0081

ế

ậ

ẩ

0,3567

0,8

0,7722

0,954

0,905

0,0672

5. Thu TNDN ế

1,430

0,15

6.Thu v n ế ố

0,08

0,1

7.Thu tài s n ả ế

0,006

0,012

8.Ti n thu đ t ế ấ

ề

0,012

0,03

9.Các lo i khác ạ

ả ộ II. Các kho n ph i n p ả

0,001

khác

T ng c ng

1,784

1,8

1,7728

2,142

2,102

1,495

ổ

ộ

(B ng 7) ả

Qua b ng s li u trên ta th y r ng công ty đã hoàn thành t ấ ằ ố ệ ả ươ ố ng đ i

đ y đ nghĩa vuh thu c a mình đ i v i nhà n ế ủ ầ ố ớ ủ ướ ặ cm c dù công ty đã g p ặ

ph i m t s khó khăn nh t đ nh. Trong các lo i thu ph i n p c a công ty ả ộ ủ ộ ố ấ ị ế ả ạ

thì thu v n là l n nh t 1,43 t ế ố ấ ớ ỷ ồ đ ng còn các kho n thu khác thì t ả ế ươ ố ng đ i

nh d i 1t . ỏ ướ ỷ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

CH NG II. TH C TR NG CÔNG TÁC XÂY D NG H ƯƠ Ự Ự Ạ Ệ

TH NG VĂN B N TRONG QUÁ TRÌNH ÁP D NG ISO 9001 Ố Ụ Ả

T I CÔNG TY CH T O ĐI N C Ế Ạ Ệ Ơ Ạ

I. Tình hình áp d ng h th ng qu n lý ch t l

ng theo tiêu chu n iso

ệ ố

ấ ượ

ụ

ả

ẩ

9001: 2000 t

i công ty.

ạ

1. Lý do áp d ngụ

Là m t công ty lâu đ i nh t trong ngành ch t o máy nó đã xác đ nh ế ạ ấ ộ ờ ị

- Càng t

cho mình m t s lý do đ áp d ng h th ng là: ệ ố ộ ố ụ ể

ố ơ ệ ố t h n nhu c u c a khách hàng. Thông qua tìm hi u h th ng ầ ủ ể

này công ty xu t phát t mong mu n c a b n thân công ty đó là không ấ ừ ủ ả ố

ng ng đáp ng ngày xác đ nh vi c áp d ng h th ng này đã thoã mãn mong ệ ố ụ ừ ứ ệ ị

- Do chi n l

muón trên.

c c a công ty trong m t s năm t ế ượ ủ ộ ố ớ ẩ i đó là vi c xu t kh u ệ ấ

ng qu c t mà đó có m t s th tr s n ph m c a mình sang th tr ả ị ườ ủ ẩ ố ế ở ộ ố ị ườ ng

có yêu c u ph i ch ng nh n đã áp d ng đ c h th ng trên. đây chính là ụ ứ ầ ả ậ ượ ệ ố

m t b c đi tr c chu n b cho t ng lai phát tri n c a mình. ộ ướ ướ ẩ ị ươ ể ủ

ữ - Do mong mu n b n thân công ty là luôn luôn h c h i áp d ng nh ng ụ ả ố ọ ỏ

ph ng pháp qu n lý m i đã đ c ch ng minh là t t đ c i ti n đ ươ ả ớ ượ ứ ố ể ả ế ượ ể c hi u

qu ho t đ ng c a mình. ả ạ ộ ủ

2. Tình hình áp d ngụ

Do nh ng lý do trên công ty đã quy t đ nh ti n hành xây d ng và áp ế ị ự ữ ế

ng theo tiêu chu n iso 9001: 2000 vào tháng d ng h th ng qu n lý ch t l ụ ệ ố ấ ượ ả ẩ

ế 1 năm 2000 b t đ u b ng công b c a giám đ c công ty v vi c cam k t ề ệ ắ ầ ố ủ ằ ố

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ệ xây d ng duy trì c i ti n công vi c đ m b o đ ngu n l c đ th c hi n ả ế ể ự ồ ự ủ ự ệ ả ả

vi c này. ệ

Quá trình xây d ng và áp d ng h th ng này t i công ty có th tóm t ệ ố ụ ự ạ ể ắ t

- Giai đo n 1: Phân tích tình hình và ho ch đ nh bao g m s cam

qua các giai đo n sau: ạ

ự ạ ạ ồ ị

k t c a lãnh đ o. ế ủ ạ

L p k ho ch th c hi n, thành l p ban ch đ o nhóm công tác. ỉ ạ ự ế ệ ạ ậ ậ

Ch n t v n: Công ty ch n t v n bên ngoài. ọ ư ấ ọ ư ấ

Xây d ng nh n th c chung v ISO 9000 t i công ty. ự ứ ề ậ ạ

Đào t o v xây d ng h th ng tài li u. ệ ố ự ệ ề ạ

Kh o sát h th ng hi n có. ệ ố ệ ả

L p k ho ch th c hi n chi ti t. ự ế ệ ậ ạ ế

-Giai đo n 2: Vi ạ ế ệ ố ọ t h th ng tài li u: Đây là giai đo n quan tr ng ệ ạ

t tài c a vi c xây d ng h th ng công ty ti n hành các công vi c vi ủ ệ ố ự ệ ệ ế ế

li u.ệ

Ph bi n và ban hành ổ ế

- Giai đo n 3: Th c hi n và c i ti n. ả ế ự ệ ạ

Công b áp d ng. ố ụ

Đánh giá ch t l ấ ượ ng n i b . ộ ộ

Giai đo n 4: Ch ng nh n ậ ứ ạ

Ti p xúc v i t ớ ổ ứ ch c ch ng nh n. ứ ế ậ

Đánh giá s bơ ộ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đánh giá chính th cứ

Quy t đ nh ch ng nh n ế ị ứ ậ

Giám sát ch ng nh n và đánh giá l ứ ậ i ạ

Xây d ng m c tiêu ch t l ụ ấ ượ ự ng c a đ n v và tri n khai. ị ủ ơ ể

c và ch a đ t đ 3. Nh ng k t qu đ t đ ế ả ạ ượ ữ ư ạ ượ ụ c trong vi c áp d ng ệ

h th ng ệ ố

a. Nh ng k t qu đ t đ c ả ạ ượ ữ ế

Công ty đã nh n đ ậ ượ ệ ố c ch ng ch v vi c áp d ng thành công h th ng ụ ỉ ề ệ ứ

vào tháng 12/2000.

ấ Nh n th c v iso 9000, v vai trò ý nghĩa c a nó, nh n th c v ch t ủ ứ ứ ề ề ề ậ ậ

ng và t m quan tr ng c a vi c t o s n ph m có ch t l ng cao và phù l ượ ệ ạ ả ấ ượ ủ ầ ẩ ọ

c c i thi n. Nhân viên trong công ty h p v i nhu c u khách hàng đã đ ợ ầ ớ ượ ệ ả

cũng đã đ c ti p c n đ c v i nhi u ki n th c m i đó là các công c ượ ế ậ ượ ứ ế ề ớ ớ ụ

th ng kê trong qu n lý ch t l ng, có cách ti p cân theo quá trình, cách ấ ượ ả ố ế

phân tích d li u, v s c n thi quy t đ nh d a trên th c t ự ế ị ự ế ề ự ầ ữ ệ ế t ph i đ nh ả ị

h ướ ng theo khách hàng, s tham gia c a m i ng ự ủ ọ ườ i…chính nh ng hi u bi ữ ể ế t

này đã t o ra cho công ty m t phong thái làm vi c m i đó là làm vi c theo ệ ệ ạ ộ ớ

khoa h c.ọ

Công ty đã xây d ng đ c m t h th ng tài li u t ự ượ ộ ệ ố ệ ươ ng đ i đ y đ ố ầ ủ

ph n ánh đ ả ượ c nh ng gì đã x y ra c a công ty. ẩ ủ ữ

M i ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a công ty đã đi vào n n p, có ạ ộ ề ế ủ ả ấ ọ

k ho ch, có tính toán và đ u đ ế ề ượ ạ c văn b n hóa. ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ch t l ng s n ph m c a công ty không ng ng đ c nâng cao, chi phí ấ ượ ủ ừ ả ẩ ượ

ng đ s n xu t ngày càng gi m, uy tín c a công ty trên th tr ả ị ườ ủ ấ ả ượ ẳ c kh ng

đ nh. ị

b. Nh ng m t ch a đ c ư ượ ữ ặ

ậ M t s cán b công nhân viên còn có nh n th c sai l m v iso do v y ộ ố ứ ề ậ ầ ộ

h ch a đ ọ ư ượ ề c tích c c tham gia vào vi c xây d ng và áp d ng nó. Nhi u ự ụ ự ệ

ng ườ ế ứ i nôn nóng trong vi c xây d ng h th ng cho nó là m t vi c h t s c ệ ố ự ệ ệ ộ

t n kém. ố

Có đ ng c ch a đúng v ISO, coi đay ch là công c đ qu ng cáo ụ ể ư ề ả ộ ơ ỉ

ng giành th u. khuy ch tr ế ươ ầ

ổ ơ ấ Trong giai đo n đ u vi c th c hi n iso kéo theo nhi u thay đ i c c u ự ệ ệ ề ạ ầ

i c a m t s ng òi. Do có s t ổ ch c quan tr ng, gi m đ c quy n đ c l ả ặ ợ ủ ộ ố ư ứ ề ặ ọ ự

ng th c hi n trong vi c t b các ho t đ ng, t ch c mà trong mi n c ễ ưỡ ệ ừ ỏ ạ ộ ự ệ ổ ứ

m t th i gian dài h cho là t t và ph c v cho m c đích, l i ích doanh ộ ờ ọ ố ụ ụ ụ ợ

nghi p trong nhi u năm. ề ệ

ấ Trong giai đo n th c hi n thi u cam k t c a lãnh đ o c p cao nh t, ế ủ ự ệ ế ạ ạ ấ

t v các nguyên lý l p k ho ch ch a t ạ ậ ư ố ế t, thi u nh n th c và thi u hi u bi ứ ế ể ế ậ ế ề

ng, thi u m t đ i ngũ th c thi m nh, c b n c a h th ng qu n lý ch t l ơ ả ủ ệ ố ấ ượ ả ộ ộ ự ế ạ

đ i di n lãnh đ o v ch t l ạ ề ấ ượ ệ ạ ng còn thi u năng l c. ế ự

Đây cũng là nh ng khó khăn h n ch chung c a các doanh nghi p áp ủ ữ ế ệ ạ

d ng h th ng này. ệ ố ụ

II. Th c tr ng công tác xây d ng h th ng tài li u ệ ố ự ự ệ ạ

1. Gi i thi u chung v h th ng tài li u c a công ty ớ ề ệ ố ệ ủ ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

H th ng tài li u c a công ty đ ệ ệ ố ủ ượ ằ c đ nh nghĩa là nh ng tài li u b ng ữ ệ ị

c so n th o ho c s d ng cho vi c áp d ng h th ng qu n lý văn b n đ ả ượ ặ ử ụ ệ ố ụ ệ ả ả ạ

ch t l ng c a công ty. H th ng tài li u c a công ty bao g m: ấ ượ ệ ủ ệ ố ủ ồ

- Chính sách ch t l ng: Là ý đ đ nh h ấ ượ ồ ị ướ ng chung c a công ty ủ

có liên quan đ n ch t l ng ấ ượ ế

- M c tiêu ch t l ng: Là đi u công ty đ nh tìm ki m hay h ấ ượ ụ ề ế ị ướ ng

i có liên quan đ n ch t l ng t ớ ấ ượ ế

S tay ch t l ấ ượ ổ ấ ng: Là tài li u cung c p nh ng thông tin nh t ấ ữ ệ

qu n c cho n i b và bên ngoài v h th ng qu n lý ch t l ng c a t ề ệ ố ả ả ộ ộ ấ ượ ả ủ ổ

ch c.ứ

- K ho ch ch t l ng: Là tài li u mô t cách th c áp d ng h ấ ượ ế ạ ệ ả ứ ụ ệ

th ng qu n lý ch t l ả ấ ượ ố ng đ i v i m t s n ph m d án h p đ ng c th ẩ ố ớ ộ ả ụ ể ự ồ ợ

Yêu c u,ầ quy đ nh tiêu chu n: Là tài li u công b các yêu c u ầ ệ ẩ ố ị

- ấ Th t c ch d n các công vi c và b n v : Là tài li u cung c p ủ ụ ỉ ẫ ệ ệ ẻ ả

các thông tin và cách th c ti n hành các ho t đ ng và quá trình m t cách ạ ộ ứ ế ộ

nh t quán. ấ

H s ch t l ng: Là tài li u cung c p b ng ch ng khách quan ồ ơ ấ ượ ứ ệ ằ ấ

v các ho t đ ng đã đ ạ ộ ề ượ c th c hi n hay k t qu th c hi n ệ ế ả ự ự ệ

H th ng tài li u c a công ty đ c chia làm 4 t ng nh hình v sau: ệ ủ ệ ố ượ ư ẽ ầ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ng, chính sách và m c tiêu - T ng 1: Bao g m s tây ch t l ồ ấ ượ ầ ổ ụ

ch t l ng ấ ượ

- T ng 2: Bao g m th t c quy đ nh quy trình ủ ụ ầ ồ ị

T ng 3: Quy trình h ng d n công vi c, m u bi u, quy đ nh k ầ ướ ệ ể ẫ ẫ ị ỹ

thu t tiêu chu n quy ph m, đi u l ng ề ệ ế , k ho ch ch t l ạ ấ ượ ậ ẩ ạ

T ng 4: H s ch t l ng - ồ ơ ấ ượ ầ

Ta th y r ng m i t ằ ỗ ổ ấ ch c ph i xác đ nh m c đ , ph m vi c a h ứ ứ ủ ạ ả ộ ị ệ

th ng qu n lý tài li u c n thi t và ph ng ti n thông tin đ c s d ng. ệ ầ ả ố ế ươ ệ ượ ử ụ

Đi u này ph thu c vào các y u t nh sau: ế ố ư ụ ề ộ

Quy mô c a t - ủ ổ ứ ch c, lo i hình t ạ ch c ổ ứ

S ph c t p và t ng tác c a các quá trình. - ự ứ ạ ươ ủ

- ầ S ph c t p c a s n ph m, t m quan tr ng c a các yêu c u ầ ủ ả ứ ạ ủ ự ẩ ọ

c a khách hàng ủ

Các yêu c u v lu t c n áp d ng - ề ậ ầ ụ ầ

Năng l c c a nhân viên ự ủ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

t đ ch ng t vi c th c hi n yêu c u c a h - M c đ c n thi ứ ộ ầ ế ể ứ ỏ ệ ầ ủ ệ ự ệ

ng th ng qu n lý ch t l ả ấ ượ ố

Khi xây d ng h th ng tài li u c n chú ý gi a m c đ văn b n hoá và ứ ộ ệ ố ữ ự ệ ầ ả

trình đ k năng. Thông th i thao tác ộ ỹ ườ ng n u trình đ k năng c a ng ộ ỹ ủ ế ườ

ng d n. N u không l u ý t càng cao thì càng c n ít văn b n và h ầ ả ướ ư ế ẫ ớ ể i đi m

này t ổ ứ ả ch c có th r i vào m t trong hai tr ng thái ho c quá nhi u văn b n ể ơ ề ặ ạ ộ

i quan liêu gi y t ho c không đ văn b n h d n t ẫ ớ ấ ờ ủ ặ ả ướ ẫ ng d n áp d ng d n ụ ẫ

t ớ i trình tr ng l n x n thi u th ng nh t. Ngoài ra m c đ văn b n hoá cũng ấ ứ ộ ế ạ ả ộ ộ ố

tuỳ thu c vào quy mô t ch c và lo i hình công ngh s n ph m theo nghĩa ộ ổ ứ ệ ả ẩ ạ

quy mô càng to thì càng c n nhi u văn b n. ề ầ ả

M t đi u m u ch t khi xây d ng h th ng tài li u: ệ ố ự ệ ề ấ ộ ố

Khách hàng ch y u c a h th ng tài li u là nhân viên c a t - ủ ế ủ ệ ố ủ ổ ệ

ch cứ

B n thân c a h th ng tài li u không ph i là m c đích mà còn ủ ệ ố ụ ệ ả ả

ph i là m t ho t đ ng làm gia tăng giá tr n u m t tài li u nào không làm ạ ộ ị ế ệ ả ộ ộ

gia tăng giá tr thì c n m nh d n g t b . ạ ỏ ầ ạ ạ ị

2. Ý nghĩa c a h th ng tài li u ủ ệ ố ệ

Tiêu chu n ISO 9001 đòi h i t ch c ph i xây d ng và áp ỏ ổ ứ ự ẩ ả d ng m t h ụ ộ ệ

ng d ng tài li u. Tài li u là m i d li u có ý nghĩa th ng qu n lý ch t l ả ấ ượ ố ọ ữ ệ ệ ệ ạ

và môi tr ườ ắ ng h tr chúng. Tài li u có th là quy đ nh k thu t, quy t c ể ỗ ợ ệ ậ ỹ ị

đi u hành b n v , báo cáo tiêu chu n. Môi tr ng có th là gi y, đĩa t ẽ ề ả ẩ ườ ể ấ ừ ,

đi n t hay quang nh hay t h p các d ng trên. ệ ử ả ổ ợ ạ

ấ M t h th ng tài li u t o kh năng thông báo các ý đ nh và s nh t ộ ệ ố ệ ạ ự ả ị

quán các hành đ ng. Vi c s d ng h th ng tài li u s giúp t ch c: ệ ử ụ ệ ẽ ệ ố ộ ổ ứ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đ t đ c ch t l ạ ượ ấ ượ ấ ng s n ph m và là căn c c i ti n ch t ứ ả ế ả ẩ

ng và duy trì các c i ti n đã đ c, thông qua vi c: l ượ ả ế ượ ệ

+ Giúp ng i qu n lý hi u đ c nh ng gì đang x y ra và ch t l ườ ể ả ượ ấ ượ ng ữ ẩ

th c hi n c ch ng qua đó có th đo l ng theo dõi đ ự ủ ứ ệ ể ườ ượ ủ c hi u năng c a ệ

các quá trình hi n t ệ ạ ả i nh ng gì c n có c i ti n và k t qu c a nh ng c i ả ế ả ủ ữ ữ ế ầ

ti n đã đ t đ c. ạ ượ ế

+ Duy trì nh ng c i ti n nh n đ c nh nh ng quy t c đi u hành ữ ế ả ậ ượ ữ ề ắ ờ

đ ượ c tiêu chu n hoá d ẩ ướ ạ i d ng tài li u ệ

Đào t o nhân viên - ạ

L p l i công vi c m t cách th ng nh t và là c s đ truy tìm - ặ ạ ơ ở ể ệ ấ ộ ố

ngu n g c khi c n ầ ố ồ

ệ Cung c p b ng ch ng khách quan khi đánh giá h th ng tài li u ệ ố ứ ấ ằ

là b ng ch ng khách quan r ng các th t c quá trình đã đ ằ ủ ụ ứ ằ ượ c xác đ nh và ị

ki m soát. ể

Đánh giá tính hi u l c và s thích h p c a h th ng qu n lý - ệ ự ệ ố ự ủ ả ợ

ch t l ng ấ ượ

c ví Ta có th minh h a vai trò c a h th ng tài li u qua hình v nó đ ủ ệ ố ể ệ ẽ ọ ượ

nh hòn chèn đ gi l i các thành qu đã đ t đ ể ữ ạ ư ạ ượ ả ả ế c do quá trình c i ti n

S c c n ứ ả

đem l i:ạ

Ch t ấ

l ng ượ

đã c i ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ ng l c ự

ộ

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

H th ng tài li u ệ

ệ ố

ti nế

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

i công ty 3. Quá trình xây d ng h th ng tài li u t ự ệ ố ệ ạ

Sau khi đã ch đ nh ng ỉ ị ườ ự i đi u ph i d án ch u trách nhi m xây d ng ố ự ề ệ ị

h th ng tài li u và nghiên c u k các yêu c u c a tiêu chu n ISO 9001 nói ệ ố ứ ỹ ầ ủ ệ ẩ

chung quá trình xây d ng h th ng tài li u hi n t i công ty bao g m các ệ ố ệ ạ ự ệ ồ

b c sau: ướ

a. B c 1: Phân tích khái quát quá trình ướ

M c đích c a b ủ ướ ụ c công vi c này là: ệ

+ Xác đ nh quá trình ch y u c n có trong h th ng qu n lý ch t l ủ ế ầ ệ ố ấ ượ ng ả ị

t là trong quá trình kinh doanh đ đ m báo công vi c đ đ c bi ặ ệ ể ả ệ ượ ả c trôi ch y

lúc đ t quan h v i khách hàng đ n lúc giao s n ph m. và có hi u qu t ệ ả ừ ệ ớ ế ặ ả ẩ

+ Xem xét khái quát t ng quá trình d a trên nh ng yêu c u c a ISO 9001 đ ự ầ ủ ữ ừ ể

qua đó quuy t đ nh yêu c u nào có th áp d ng đ ng th i, nh n bi t quá trìn h ế ị ụ ể ầ ậ ờ ồ ế

nào c n ph i ti n hành đ th a mãn m i yêu c u c n thi ể ỏ ầ ầ ả ế ầ ọ ế ủ ẩ ư t c a tiêu chu n, l u ý

có th ch n m trong đi u 7 v i đi u ki n s ngo i l này r ng m i s ngo i l ọ ự ằ ạ ệ ể ỉ ằ ớ ề ệ ự ạ ệ ề

ng đ n ch t l ng s n ph m. không nh h ả ưở ấ ượ ế ả ẩ

 Quá trình chính và quá trình h tr ỗ ợ

Trong b t c t ch c nào cũng t n t i 2 quá trìng: Các quá trình chính ấ ứ ổ ứ ồ ạ

g n v i quá trình kinh doanh c a Công ty và các quá trình h tr . Nhi u t ắ ỗ ợ ề ổ ủ ớ

ch c g p khó khăn ngay t c đ u đ c bi t là các t ứ ặ b ừ ướ ầ ặ ệ ổ ụ ch c d ch v vì ị ứ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

không xác đ nh đ c quá trình kinh doanh, không xác đ ng đ c đ u vào, ị ượ ị ượ ầ

các quá trình trung gian và đ u gia đ t ể ừ ầ ẩ đó g n v i yêu c u c a tiêu chu n ầ ủ ắ ớ

ISO 9001.

M i quá trình chính th ng g n v i m t b ph n ch c năng, phòng ỗ ườ ộ ộ ứ ậ ấ ớ

ban hay khu v c t ch c. S l ng các quá trình chính th ự ổ ố ượ ứ ườ ộ ng ph thu c ụ

vào lo i hình s n ph m, m c đ ph c t p, qui mô lo i hình t ch c. ứ ộ ứ ạ ạ ả ẩ ạ ổ ứ

T các đ c đi m v ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a công ty đó là ạ ộ ủ ừ ề ể ặ ả ấ

công ty ch t o đi n c chuyên s n xu t và kinh doanh thi t b đi n, công ế ạ ệ ấ ả ơ ế ị ệ

ty đã xác đ nh quá trình chính bao g m: ồ ị

- Ho ch đ nh vi c t o s n ph m; ệ ạ ả ạ ẩ ị

- Các quá trình liên quan đ n khách hàng; ế

- Thi t k và phát tri n; ế ế ể

- Mua hàng;

- Ki m soát quá trình s n xu t và cung c p d ch v ; ụ ể ấ ả ấ ị

- t và xác đ nh ngu n g c; Nh n bi ậ ế ồ ố ị

- Ki m soát tài s n c a khách hàng; ả ủ ể

- Ki m tra th nghi m s n ph m; ử ể ệ ả ẩ

- Ki m soát s n ph m không phù h p; ẩ ể ả ợ

- D ch v sau khi bán; ụ ị

- B o toàn s n ph m. ả ả ẩ

Các quá trình h tr bao g m c quá trình qu n lý và ph c v cho quá ụ ụ ỗ ợ ả ả ồ

trình chính. Các quá trình h tr th ỗ ợ ườ ậ ng v n hành ngang qua nhi u b ph n ề ậ ộ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ch c năng hay phòng ban trong t ch c, ví d quá trình h tr c a công ty ứ ổ ứ ỗ ợ ủ ụ

nh sau: ư

- Các quá trình qu n lý chung: xem xét, đánh giá, theo dõi; ả

- Quá trình đào t o;ạ

- Qúa trình c i ti n; ả ế

- Quá trình qu n lý thông tin… ả

M i quá trình bao g m nhi u công vi c, đ i v i ph n l n các quá trình ố ớ ầ ớ ệ ề ồ ỗ

m t s công vi c có trình t n i ti p nhau. Trong m t s quá trình khác các ộ ố ệ ự ố ế ộ ố

công vi c không theo m t tr t t ộ ậ ự ệ ệ ầ mà ch là m t t p h p các công vi c c n ợ ộ ậ ỉ

ph i làm. ả

Khi mô t m ng l i quá trình t t nh t là nên dùng l u đ vì nó là hình ả ạ ướ ố ư ồ ấ

th c mô t quá trình d ứ ả ướ ạ i d ng bi u đ . ồ ể

 Trách nhi m đ i v i quá trình ố ớ ệ

V i m i quá trình ph i có ng i ch u trách nhi m. N u qúa trình ch có ả ớ ỗ ườ ừ ệ ỉ ị

liên quan đ n m t đ n v thì ng i ch u trách ộ ơ ế ị ườ i ph trách đ n v s là ng ơ ị ẽ ụ ườ ị

ậ nhi m. Đ i v i quá trình có s liên k t gi a nhi u phòng ban hay b ph n ế ố ớ ữ ự ề ệ ộ

i ch u trách nhi m chung vi c th c hi n quá trình. ph i ch đ nh ng ỉ ả ị ườ ự ệ ệ ệ ị

Trách nhi m đ i v i ho t đ ng hàng ngày c a quá trình hay còn g i là ạ ộ ố ớ ủ ệ ọ

c quy đ nh cho nh ng ng trách nhi m v n hành ph i đ ậ ả ượ ệ ữ ị ườ i làm vi c trong ệ

quá trình. Các cán b qu n lý, đ c công hay tr ả ộ ố ưở ng nhóm s ch u trách ẽ ị

nhi m giám sát và có th u quy n hành đ ng trên t ng đi m. ể ỷ ừ ể ề ệ ộ

 K t lu n khái quát v quá trình ề ế ậ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Sau khi đã xác đ nh đ c các quá trình chính và quá trình h tr có th ị ượ ỗ ợ ể

k t lu n đ ế ậ ượ c các đi u sau đây: ề

Đi u nào c a ISO 9001 không áp d ng đ - ụ ủ ề ượ ớ ệ ủ c v i công vi c c a

ch c. t ổ ứ

T ng ng gi a các đi u c a ISO 9001 và các quá trình đang ươ ữ ủ ứ ề

i trong t ch c. t n t ồ ạ ổ ứ

- ấ Nh ng quá trình nào ph i đ a vào h th ng qu n lý ch t ư ữ ệ ả ả ố

ng. l ượ

Nh ng tài li u nào c n th hi n d i t ng 2, t ng 3. - ể ệ ướ ầ ữ ệ ầ ầ

b. Phân tích quá trình

Vi c phân tích qúa trình nh m xem xét, đánh giá trình đ hi n t ộ ệ ạ ủ i c a ệ ằ

quá trình qua đó l p k ho ch c th v vi c xây d ng các th t c, h ụ ể ề ệ ủ ụ ự ế ạ ậ ướ ng

t đ quá trình đ c ki m soát đáp ng yêu c u c a tiêu chu n. d n c n thi ẫ ầ ế ể ượ ầ ủ ứ ể ẩ

Khi phân tích các quá trình c n chú ý tr l i 5 câu h i: ả ờ ầ ỏ

Công vi c nào c n làm trong quá trình? ệ ầ

Cách th c đ làm công vi c này, ai làm? - ứ ể ệ

Các tiêu chu n quy đ nh c n ph i tuân th , các h - ủ ẩ ầ ả ị ướ ng đ n hay ẫ

chu n m c tay ngh c n thi t? ề ầ ự ẩ ế

- Các ho t đ ng ki m tra nào c n có? ể ạ ộ ầ

t? - Ngu n l c c n thi ồ ự ầ ế

Vi c phân tích m t quá trình th ng qua các b c sau: ệ ộ ườ ướ

B c 1: Xác đ nh m c đích và ph m vi c a quá trình ướ ụ ủ ạ ị

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ơ Quá trình hi n có nh m m c đích, m c tiêu gì áp d ng cho nh ng đ n ụ ụ ữ ụ ệ ằ

v nào, khu v c ho đ ng nào trong công ty. ạ ộ ị ự

- B c 2: Thu th p thông tin chi ti t v quá trình. ướ ậ ế ề

Trong b c này ph i tr l i nh ng câu h i sau: ướ ả ả ờ ữ ỏ

+ Quá trình b t đ u nh th nào? ắ ầ ư ế

+ Trình t các công vi c trong quá trình? ự ệ

+ Ai th c hi n t ng công vi c? ệ ừ ự ệ

+ Các nhi m v ph i làm v i t ng công vi c? ụ ả ớ ừ ệ ệ

+ Các quy đ nh, ch đ nh có liên quan? ế ị ị

+ Ph i s d ng các h ng đ n, tài li u hay bi u m u nào? ả ử ụ ướ ệ ể ẫ ẫ

+ Các k năng yêu c u là gì? ầ ỹ

+ Các công vi c nào trong n i b doanh nghi p s có liên quan? ệ ẽ ộ ộ ệ

+ Đ u ra c a quá trình? ủ ầ

Khi phân tích ph i căn c vào th c t hi n th i cho t ng quá trình ự ế ệ ứ ừ ả ờ

ch không ph i là thi i quá trình. Đ ng nhiên qua phân tích, t ứ ả t k l ế ế ạ ươ ổ

ch c s nh t đ c nh ng khu v c y u kém c n đ ứ ẽ ận bi ế ượ ữ ự ế ầ ượ ế c c i ti n ả

cho phù h p.ợ

- B c 3: Ghi nh n thông tin b ng ph ng pháp mô t ướ ậ ằ ươ ả ư hay l u

đ . ồ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Theo ph ng pháp mô t ta l p m t b n li t kê t ng công vi c d ươ ả ộ ả ậ ệ ừ ệ ướ i

d ng m t t p h p công vi c hay trình t ạ ộ ậ ệ ợ ự . Cách này phù h p khi phân tích ợ

các quá trình không ph c t p. ứ ạ

Các l u đ xây d ng khi phân tích quá trình có th r t chi ti t. Tuy ể ấ ư ự ồ ế

ầ nhiên trong t ng l u đ cu i cùng trình bày trong các th t c không c n ủ ụ ư ừ ồ ố

thi t ph i có cùng m c đ chi ti t v các d ng thông tin mà ch yêu c u có ế ứ ộ ả ế ề ạ ầ ỉ

nh ng thông tin phù h p cho ng i đ c d theo dõi các b c đi c a th t c. ữ ợ ườ ọ ễ ướ ủ ụ ủ

- B ướ c 4: B sung ổ

So sánh tài li u thu đ c v i các yêu c u c a tiêu chu n iso 9000 tìm ra ệ ượ ớ ầ ủ ẩ

nh ng l ữ ỗ ổ h ng c n b sung trong giai đo n này nên có đóng góp c a các b ạ ủ ầ ổ ộ

ph n có liên quan các chuyên gia có kinh nghi m. L u ý r ng r t nhi u tài ư ệ ề ậ ằ ấ

li u thu đ c trong b c này có th đ ệ ượ ướ ể ượ ử ụ ệ ố c s d ng đ đ a vào h th ng ể ư

qu n lý ch t l ng m i. ấ ượ ả ớ

Khi vi c phân tích và b sung đã hoàn t i xem quá ệ ổ ấ ầ t c n ki m tra l ể ạ

trình :

+ Có thõa mãn m c đích c a nó không ủ ụ

+Không còn nh ng đi m y u kém ữ ế ể

+ Thõa mãn các yêu c u thích h p c a iso 9000 ợ ủ ầ

c. Vi

t tài li u c a h th ng qu n lý ch t l

ng.

ế

ệ ủ ệ ố

ấ ượ

ả

Đây là giai đo n cu i cùng, trên c s phân tích trong giai đo n trên t ơ ở ạ ạ ố ổ

ch c ti n hành vi ế ứ ế ế t các tài li u trong h th ng bao g m c vi c l y ý ki n ả ệ ấ ệ ố ệ ồ

đóng góp xem xét phê duy t ban hành. T ch c c n l p danh m c các tài ứ ầ ậ ụ ệ ổ

li u c nvi ệ ầ ế t phân công và l p ti n đ c th . ộ ụ ể ậ ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Trong quá trình xây d ng h th ng tài li u c a mình công ty luôn bám ệ ủ ệ ố ự

sát theo các nguyên t c vi ắ ế t tài li u đó là: ệ

- N i dung các văn b n đ n gi n rõ ràng ng n g n ọ ơ ả ả ắ ộ

Ph n ánh đúng th c t - ự ế ả ho t đ ng c n ki m soát đáp ng yêu ể ạ ộ ứ ầ

c u c a tiêu chu n ầ ủ ẩ

Không sao chép ch ng t các t ch c khác - ứ ừ ổ ứ

Kh i l - ố ượ ủ ng văn b n phù h p v i trình đ và kinh nghi m c a ệ ả ợ ớ ộ

ng ườ i th c hi n ệ ự

i công ty.

4. K ho ch xây d ng h th ng tài li u t ự

ế ạ ệ ố ệ ạ

B n k ho ch này đ ế ả ạ ượ c ban ch đ o l p ra và đ ỉ ạ ậ ượ ổ ế c công b ph bi n ố

trong toàn công ty:

B n k ho ch(b ng 8) ả ế ạ ả

Ngày hoàn STT N i dung công vi c ệ ộ ệ Cán b làm vi c ộ Ngày th cự

thành v i t ớ ổ ch c t ứ ư hi nệ

v nấ

Phòng t 09/01/2000 19/01/2000 1 Đào t o nh n th c v iso ậ ứ ề ạ ch c ổ ứ

Phòng qu n lý 23/01/2000 30/01/2000 2 ả Đánh giá hi n tr ng qu n ệ ạ ả

lý ch t l ng t i công ty ch t l ng ấ ượ ạ ấ ượ

Phòng t 29/01/2000 04/01/2000 3 Đào t o h ạ ướ ng d n xây ẫ ch c ổ ứ

d ng HTTL theo iso 9001 ự

10/02/2000 13/02/2000 4 H ng d n c u trúc và các ấ ướ ẫ Giám đ cố

ấ n i dung c a s tay ch t ộ ủ ổ

ngượ l

Xác đ nh các quá trình trong 14/02/2000 20/02/2000 5 ị Các đ n vơ ị

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ầ công ty và các quy đ nh c n ị

bi tế

Vi t quy trình ki m toán tài Phòng qu n lý 21/02/2000 27/02/2000 6 ế ể ả

li u, h s ch t l ng ồ ơ ệ ấ ượ

Các phân x 28/02/2000 10/03/2000 7 L p k ho ch ch t l ạ ấ ượ ng ế ậ ngưở

và vi ế t quy trình s n xu t ấ ả

Xây d ng và xem xét chính 15/03/2000 19/03/2000 8 ự Giám đ cố

sách ch t l ấ ượ ụ ng và m c

tiêu ch t l ng ấ ượ

9 Vi Phòng t 13/03/2000 23/03/2000 ế ạ t quy trình đào t o ch c ổ ứ

qu n lý cán b ả ộ

10 Vi t quy trình mua hàng kinh 09/03/2000 23/03/2000 Phòng ế

doanh

11 Phòng kinh 09/03/2000 15/03/2000 ẩ Xây d ng các tiêu chu n ự

doanh NVL và s n ph m ả ẩ

12 L p quy trình và h Các phân x 15/03/2000 20/03/2000 ậ ướ ng ngưở

ả d n công vi c cho các s n ệ ẫ

ph mẩ

13 Theo dõi và đo l ng các 25/03/2000 02/04/2000 ườ Phòng k thu t ậ ỹ

quy trình

14 25/03/2000 02/04/2000 Cách th c ki m soát máy ể ứ Phòng k thu t ậ ỹ

móc thi t b ế ị

15 Cách th c theo dõi và đo Phòng qu n lý 03/04/2000 12/04/2000 ứ ả

ng s n ph m ch t l ng l ườ ả ẩ ấ ượ

16 03/04/2000 13/04/2000 Cách th c ki m soát quy ể ứ Phòng k thu t ậ ỹ

trình s n xu t hàng hoá và ấ ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

d ch v ị ụ

17 Nh n di n và truy tìm Phòng qu n lý 02/04/2000 12/04/2000 ệ ậ ả

ch t l ng ngu n g c s n ph m ố ả ẩ ồ ấ ượ

18 Ki m soát tài s n khách Phòng kinh 04/04/2000 14/04/2000 ể ả

hàng doanh

19 Quá trình xem xét yêu Phòng kinh 10/04/2000 02/06/2000

doanh c uc a khách hàng ầ ủ

20 Phòng qu n lý 14/04/2000 25/04/2000 Quá trình ki m soát đo ể ả

ch t l ng l ườ ng và c i ti n ả ế ấ ượ

21 Phòng qu n lý 20/04/2000 10/05/2000 ả Cách th c ki m soát s n ể ứ ả

ch t l ng ph m không phù h p ợ ẩ ấ ượ

22 Phòng qu n lý 06/05/2000 05/05/2000 ụ Hành đ ng kh c ph c ắ ộ ả

ch t l ng phòng ng aừ ấ ượ

23 Phòng qu n lý 06/05/2000 15/05/2000 Quy trình đánh giá n i bộ ộ ả

ch t l ng ấ ượ

24 Phòng qu n lý 06/07/2000 15/07/2000 Cách th c phân tích d li u ữ ệ ứ ả

ch t l ng ấ ượ

ố ớ Đây là b n k ho ch chung cho toàn b h th ng văn b n còn đ i v i ộ ệ ố ế ả ạ ả

vi c xây d ng t ng tài li u c th s do ng ệ ụ ể ẽ ự ừ ệ ườ ứ ệ i đ ng đ u ch u trách nhi m ị ầ

l p. Đây cũng là c s cho vi c theo dõi đánh giá công tác xây d ng h ậ ơ ở ự ệ ệ

th ng tài li u. ệ ố

5. Công tác xây d ng chính sách ch t l ự

ấ ượ ấ ng và m c tiêu ch t ụ

ng l ượ

a. V i chính sách ch t l ng ấ ượ ớ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đây là m c đích và ph ng h ng t ng th c a t ụ ươ ướ ể ủ ổ ứ ế ch c liên quan đ n ổ

ch t l ấ ượ ng. Vì t m quan tr ng c a nó nên chính sách ch t l ủ ấ ượ ầ ọ ổ ế ng ph bi n

ng các đ n v có nhi m v truy n đ t cho nhân đ n toàn th công ty. Tr ể ế ưở ụ ệ ề ạ ơ ị

ch c th c hi n và duy trì chính sách ch t l viên th u hi u t ấ ể ổ ứ ấ ượ ự ệ ọ ng trong m i

ho t đ ng c a đ n v mình. ủ ơ ạ ộ ị

Trên c s chính sách chung v ho t đ ng kinh doanh c a công ty cùng ạ ộ ơ ở ủ ề

ng, xu h ng ch t l v i vi c phân tích d li u v ho t đ ng ch t l ữ ệ ớ ạ ộ ấ ượ ề ệ ướ ấ ượ ng

trên th tr ng cũng nh nh ng đòi h i v ch t l ị ườ ỏ ề ấ ượ ữ ư ệ ng c a khách hàng hi n ủ

t i và t ng lai chính sách ch t l ng s đ c xem xét và thông qua t ạ ươ ấ ượ ẽ ượ ạ i

cu c h p c a ban lãnh đ o công ty. ộ ọ ủ ạ

ng ph i đ Công ty cũng xác đ nh chính sách ch t l ị ấ ượ ả ượ c xây d ng sao ự

cho nó h tr đ c vi c th c hi n các chính sách khác. ỗ ợ ượ ự ệ ệ

 Chính sách ch t l ng c a công ty đ c đ a ra nh sau: ấ ượ ủ ượ ư ư

M c tiêu hàng đ u c a công ty ch t o Đi n c Hà N i là h ng t ế ạ ủ ụ ệ ầ ơ ộ ướ ớ i

ấ ả làm thõa mãn cao nh t các nhu c u c a khách hàng b ng cách cung c p s n ầ ủ ấ ằ

ph m có ch t l ấ ượ ẩ ng x ng đáng là doanh nghi p hàng đ u trong ngành ch ệ ứ ầ ế

t Nam. t o đi n Vi ệ ạ ệ

Đ đ t đ c m c tiêu trên chúng tôi cam k t: ể ạ ượ ụ ế

ấ + Luôn tìm hi u yêu c u và l ng nghe ý ki n nh m thõa mãn cao nh t ế ể ầ ắ ằ

nh ng nhu c u c a khách hàng ầ ủ ữ

+ Ch n h th ng ISO 9001: 2000 làm mô hình đ m b o ch t l ệ ố ấ ượ ng ả ả ọ

t h th ng c a công ty và u tiên dành đ ngu n l c đ th c hi n t ủ ồ ự ể ự ệ ố ệ ố ủ ư

+ H th ng ch t l ng th ng xuyên đ ệ ố ấ ượ ườ ượ c xem xét và c i ti n ả ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

+ Chính sách ch t l ng đ c ph bi n cho toàn th cán b công ấ ượ ượ ổ ế ể ộ

nhân viên trong công ty th u hi u và th c hi n ệ ự ể ấ

b. M c tiêụ

u ch t l ng ấ ượ

M c tiêu ch t l ng là đi u có liên quan đ n ch t l ng mà m t t ấ ượ ụ ấ ượ ề ế ộ ổ

ch c tìm ki m hay nh m t i. N u ta xây d ng đ ứ ế ắ ớ ự ế ượ ấ c m t m c tiêu ch t ụ ộ

l ượ ng đúng m c s góp ph n tác đ ng tích c c đ n: ầ ự ế ứ ẽ ộ

- Ch t l ng s n ph m ấ ượ ẩ ả

- Hi u l c c a các ho t đ ng tác nghi p ệ ệ ự ủ ạ ộ

- K t qu ho t đ ng tài chính ạ ộ ế ả

- S thõa mãn và tin t ng c a khách hàng ự ưở ủ

Do ý nghĩa to l n c a m c tiêu ch t l ớ ủ ấ ượ ụ ọ ng nên công ty cũng coi tr ng

đ n công tác xây d ng chúng. Công ty xác đ nh r ng m c tiêu ch t l ế ấ ượ ng ụ ự ằ ị

ph i đ c xây d ng sao cho nó thõa mãn đ c các đi u ki n c th đó là: ả ượ ự ượ ệ ụ ể ề

- C th , th c t ụ ể ự ế ợ ấ , h p lý, có quy đ nh rõ th i h n. M c tiêu ch t ờ ạ ụ ị

l ượ ng không ph i khó đ t đ ả ạ ượ ệ c tuy nhiên ph i phù h p v i đi u ki n ề ả ớ ợ

th c t ự ế ủ c a doanh nghi p ệ

- M c tiêu ch t l ng đ c ấ ượ ụ ng ph i đo l ả ườ ượ

M c tiêu ch t l ng t i công ty đ c xây d ng nh sau: ấ ượ ụ ạ ượ ự ư

- Thu th p thông tin và phân tích s b ơ ộ ậ

Công ty xác đ nh các thông tin sau c n ph i đ c thu th p và phân tích: ả ượ ầ ị ậ

i và t ng lai c a t ch c và th tr ng mà t + Yêu c u hi n t ầ ệ ạ ươ ủ ổ ị ườ ứ ổ

ch c tham gia ứ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

+ K t qu c a các cu c h p xem xét có liên quan ộ ọ ả ủ ế

+ S n ph m hi n t ẩ ệ ạ ả i và ho t đ ng c a các quá trình ủ ạ ộ

+ M c đ thõa mãn c a các bên quan tâm ứ ộ ủ

đánh giá + Các k t qu t ế ả ự

ơ ộ ả + So v i m c chu n, phân tích đ i th c nh tranh các c h i c i ố ủ ạ ẩ ố ớ

ti nế

+ Các ngu n l c c n thi ồ ự ầ t đ đ t đ ế ể ạ ượ c m c tiêu ụ

Khi các thông tin này đ c thu th p và phân tích s b sang ượ ơ ộ ậ

m t cu c h p ban lãnh đ o đ ạ ọ ộ ộ c t ượ ổ ủ ch c trong đó có s tham gia c a ứ ự

t ấ ả ừ t c các đ n v phòng ban trong công ty trong t ng năm và trong t ng ừ ơ ị

th i kỳ. ờ

- Giám đ c công ty công b và ph bi n m c tiêu này trong toàn ổ ế ụ ố ố

công ty.

ng c a m i đ n v phòng ban trong công ty Đ i v i m c tiêu ch t l ụ ố ớ ấ ượ ỗ ơ ủ ị

t ng chung s do đ n v đó t ơ ẽ ị ự ổ ứ ch c xây d ng căn c vào m c tiêu ch t l ứ ấ ượ ụ ự

c a công ty. ủ

ng c a công ty năm 2003 nh sau: C th m c tiêu ch t l ụ ụ ể ấ ượ ủ ư

Hoàn thành công vi c chuy n đ i h th ng qu n lý ch t l ổ ệ ố ấ ượ ng ệ ể ả

ISO 9001 sang phiên b n 2000 đúng k ho ch vào tháng 8/2003. ế ả ạ

- C i ti n m u mã s n ph m: Thân đ ng c các d y 3k160, ế ẫ ả ẩ ẫ ả ộ ơ

3k132, 3k112, 3k90 s có s n ph m đ c đúc b ng m u kim lo i. Thân ẽ ả ẩ ượ ạ ằ ẫ

l p h p đ ng c 3k112 – 132 và 3k160 thay b ng n p tôn. ắ ằ ắ ộ ơ ộ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Roto c a các đông c 7,5kw – 15000 v/ph, 5,5kw – 15000 v/ph ủ ơ

c đúc nhân áp l c cao đ nâng cao và các đ ng c d y 3k112, 3k90 đ ơ ẫ ộ ượ ự ể

ch t l ấ ượ ng đ ng c . ơ ộ

- Đ u t đ gia công khuôn m u chính xác h n (chày c i c t dây ầ ư ể ố ấ ẫ ơ

t k ). đ t đ nhám b m t thao yêu c u thi ạ ộ ề ặ ầ ế ế

b o hành do l l i c a công ty không quá 0,6%. Gi m t ả ỷ ệ ả ỗ ủ

- ng Đào t o b i d ạ ồ ưỡ

+ Nh n th c ISO 9001 – 2000. ự ậ

+ Chuyên gia đánh giá n i b . ộ ộ

+ Các cán b công nhân viên làm nhi m v b o hành bán hàng, ụ ả ệ ộ

KCS.

6. Công tác xây d ng s tay ch t l ng ấ ượ ự ổ

S tay ch t l ng đ ấ ượ ổ ượ ả c đ nh nghĩa là tài li u quy trình h th ng qu n ệ ố ệ ị

lý ch t l ng c a công ty. S tay ch t l ấ ượ ấ ượ ủ ổ ng nh m mô t ằ , h ả ướ ự ng d n th c ẫ

ng. S tay ch t l hi n và duy trì h th ng qu n lý ch t l ệ ố ấ ượ ệ ả ấ ượ ổ ơ ng cũng là n i

 Trong công ty s tay ch t l

l u tr các ki n th c c a công ty. ư ứ ủ ữ ế

ng đ ấ ượ ổ ượ ử ụ ụ c s d ng cho các m c

đích sau:

- Thông báo v chính sách th t c và các yêu c u c a t ch c. ầ ủ ổ ứ ủ ụ ề

- Làm tài li u đ đào t o nhân viên hi u đ ể ệ ể ạ ượ c cách th c qu n lý ứ ả

ch t l ng trong t ch c. ấ ượ ổ ứ

- ấ Cung c p văn b n làm c s đ đánh giá h th ng qu n lý ch t ơ ở ể ệ ố ấ ả ả

ng l ượ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ch ng minh cho khách hàng và các c quan nh ng ng i có ữ ứ ơ ườ

ng liên quan v vi c th c hi n qu n lý ch t l ự ề ệ ấ ượ ệ ả

Đ c s d ng nh m t công c đ ch ng t - ượ ử ụ ụ ể ứ ư ộ ỏ ữ ổ ự ủ nh ng n l c c a

t ch c ổ ứ

Do t m quan tr ng cũng nh ý nghĩa c a nó mà s tay ch t l ấ ượ ủ ư ầ ọ ổ ủ ng c a

công ty đ c giao cho chính đ i di n ch t l ng c a công ty bi ượ ấ ượ ệ ạ ủ ế t, b i vì h ở ọ

là ng i có ki n th c toàn di n c n thi t v h th ng qu n lý ch t l ng. ườ ệ ầ ứ ế ế ề ệ ố ấ ượ ả

Công ty cũng xác đ nh đ c r ng nh ng ng i đ c s tay ch t l ị ượ ằ ữ ườ ọ ổ ấ ượ ng

ch y u là các cán b công nhân viên trong công ty và các chuyên gia đánh ủ ế ộ

giá c a t ch c. Do v y s tay ch t l ng ph i bao g m các chính sách ủ ổ ấ ượ ứ ậ ổ ả ồ

đ c vi t ra theo đúng cách th c hi n các quá trình trong t ch c. ượ ế ự ệ ổ ứ

t th c t xây d ng cũng nh vi c xem xét các Thông qua t m hi u bi ầ ể ế ự ế ư ệ ự

t s tay ch t l ng: tài li u, công ty th y r ng có hai cách vi ấ ằ ệ ế ổ ấ ượ

Cách th nh t: Là vi t theo th t ứ ấ ế ứ ự ấ ẩ c u trúc c a tiêu chu n. ủ

Cách vi c đi m là không ế t này có u đi m là d theo dõi nh ng có nh ễ ư ư ể ượ ể

theo đúng dòng kinh doanh c a t ch c. Đi u ph bi n x y ra v i cách ủ ổ ứ ổ ế ề ẩ ớ

vi t này là ng i vi t b ph thu c vào tiêu chu nvà không nêu đ ế ườ ế ị ụ ẩ ộ ượ c

nh ng đ c đi m c a t c nh ủ ổ ữ ể ặ ch c mình. N u kh c ph c đ ế ụ ứ ắ ượ ượ ể c đi m

c a t ủ ổ ứ ủ ch c này thì đây là cách d nh t đ không b sót yêu c u nào c a ấ ể ễ ầ ỏ

tiêu chu n.ẩ

Cách th hai: Là vi t theo dòng kinh doanh c a t ch c sau đó ứ ế ủ ổ ứ

t này l p b ng tra c u chéo các đi u c a s tay v i tiêu chu n. Cách vi ề ủ ổ ậ ứ ả ẩ ớ ế

khó theo dõi đ i v i các chuyên gia đánh giá và d b sót. Cách vi t này ố ớ ễ ị ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

th ng áp d ng khi mu n vi ườ ụ ố ế t cu n s tay ch t l ổ ấ ượ ố ề ng đáp ng nhi u ứ

tiêu chu n.ẩ

Sau khi cân nh c k nh ng u và nh ng pháp ữ ư ắ ỹ ượ c đi m c a m i ph ủ ể ỗ ươ

k t h p v i vi c xem xét đi u ki n th c t ế ợ ự ế ủ ấ c a đ n v mình công ty th y ệ ề ệ ớ ơ ị

cách th nh t là phù h p nh t. ứ ấ ấ ợ

V c u trúc s tay ch t l ề ấ ấ ượ ổ ộ ng, công ty kh ng đ nh r ng không có m t ị ằ ẳ

ch c mà ph i linh ho t khi thi c u trúc c đ nh nào áp d ng cho m t t ấ ố ị ộ ổ ụ ứ ạ ả ế t

ng tuỳ theo yêu c u c a m i t k s tay ch t l ế ổ ấ ượ ầ ủ ỗ ổ ứ ch c và h th ng qu n lý ệ ố ả

ch t l ng c a mình. C u trúc s tay ch t l ng trong công ty đ c xác ấ ượ ấ ượ ủ ấ ổ ượ

đ nh nh sau: ị ư

- Ph n 1: Nêu nh ng v n đ chung v t ề ổ ữ ề ầ ấ ấ ch c và s tay ch t ổ ứ

ng, ph n này bao g m nh ng n i dung sau: l ượ ữ ầ ồ ộ

+ Danh sách nh ng ng i gi s tay ữ ườ ữ ổ

+ M c l c, n i dung ụ ụ ộ

+ Tình tr ng s a đ i ban hành ử ổ ạ

+ Các đ nh nghĩa ị

+ Gi i thi u v công ty, gi i thi u s tay ch t l ng ớ ề ệ ớ ệ ổ ấ ượ

+ Chính sách ch t l ng và m c tiêu ch t l ng c a t ấ ượ ấ ượ ụ ch c ủ ổ ứ

Ph n 2: Mô t các y u t c a h th ng qu n lý ch t l ng bao - ầ ả ế ố ủ ệ ố ấ ượ ả

ấ g m vi c d n tài li u ki m soát các quá trình c a h th ng qu n lý ch t ồ ủ ệ ố ệ ẫ ể ệ ả

ng. l ượ

Ph n 3: Bao g m các ph l c và các d li u b tr n u thích - ổ ợ ế ữ ệ ụ ụ ầ ồ

h pợ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

 D a vào c u trúc s tay cũng nh các đ c đi m c a t ủ ổ ư ự ể ấ ặ ổ ứ ch c,

công ty đã ti n hành xây d ng s tay ch t l ng theo trình t các ấ ượ ự ế ổ ự

b c công vi c sau: ướ ệ

- Th nh t: Li ng mà công ty đang ứ ấ ệ t kê các tài li u v ch t l ệ ấ ượ ề

c giao trách nhi m cho phòng qu n lý ch t l có. Vi c này đ ệ ượ ấ ượ ệ ả ự ng th c

hi n v i s giúp đ c a t ỡ ủ ấ ả ớ ự ế t c các đ n v , phòng ban trong công ty. K t ệ ơ ị

qu cu i cùng c a b c này là m t b n báo cáo chi ti ủ ả ố ướ ộ ả ế ề ệ t v các tài li u

đ c s p x p theo m t tr t t rõ ràng. ượ ắ ộ ậ ự ế

- ế Th hai: Nghiên c u các yêu c u c a tiêu chu n liên quan đ n ầ ủ ứ ứ ẩ

ng cũng nh vi c thi t l p chúng. Vi c này th ng đ s tay ch t l ổ ấ ượ ư ệ ế ậ ệ ườ ượ c

v n ch trì. t ổ ch c d ứ ướ i m t bu i gi ng d y do các chuyên gia t ạ ả ộ ổ ư ấ ủ

Trong b ướ c này vi c c n th c hi n nh t đó là công ty ph i xác đ nh ấ ự ệ ệ ả ầ ị

đ c h th ng tài li u theo yêu c u c a ISO 9001 áp d ng v i t ượ ầ ủ ệ ố ớ ổ ứ ch c ụ ệ

ầ ử bao g m nh ng tài li u nào và công ty đã có nh ng tài li u gì, c n s a ữ ữ ệ ệ ồ

c này công ty đ i không, công ty còn thi u nh ng tài li u nào. Trong b ổ ữ ệ ế ướ

cũng xây d ng đ c c u trúc chi ti t cu n s tay ch t l ng c a mình ự ượ ấ ế ố ổ ấ ượ ủ

bao g m nh ng n i dung chính gì. ộ ữ ồ

- Nghiên c u các quá trình và v các l u đ ho t đ ng. Trong ẽ ạ ộ ư ứ ồ

b c này công ty cũng ti n hành xác đ nh nh ng quá trình hi n t i trong ướ ệ ạ ữ ế ị

ch c sau đó ti n hành nghiên c u c th t ng quá trình v các m t: t ổ ứ ứ ụ ể ừ ế ề ặ

+ M c đích và ph m vi c a quá trình, ng i có trách nhi m xem xét ủ ụ ạ ườ ệ

vi c th c hi n quá trình hi n có nh m m c đích gì, áp d ng cho đ n v ằ ụ ụ ự ệ ệ ệ ơ ị

phòng ban nào

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

+ Thu th p các thông tin chi ti t v quá trình t ậ ế ề ừ ế khi b t đ u đ n khi k t ắ ầ ế

thúc quá trình và phân tích chúng m t cách chi ti t. Qua đó công ty nh n bi ộ ế ậ ế t

nh ng m t đ c và ch a đ c. ặ ượ ữ ư ượ

+ V l u đ ho t đ ng c a quá trình ạ ộ ẽ ư ồ ủ

+ B sung: So sánh tài li u thu đ ệ ổ ượ c v i yêu c u c a tiêu chu n iso ủ ầ ẩ ớ

9001 tìm ra nh ng l h ng c n b sung. Ti n hành l p tài li u s b sau đó ữ ỗ ổ ệ ơ ộ ế ầ ậ ổ

ch c m t bu i th o lu n xem xét và ti p nh n nh ng ý ki n đóng góp t ổ ữ ứ ế ế ả ậ ậ ộ ổ

c a các đ n v liên quan và các chuyên gia có kinh nghi m trong vi c này, ủ ệ ệ ơ ị

công ty đ c bi t chú ý ng i tr c ti p th c hi n các công vi c trong qui ặ ệ ườ ự ự ế ệ ệ

trình. Các tài li u thu đ c trong b c này có th đ c s d ng đ đ a vào ệ ượ ướ ể ượ ử ụ ể ư

ng m i. h th ng qu n lý ch t l ả ệ ố ấ ượ ớ

- Phân bi t gi a các quá trình: Đây là b c công vi c t ệ ữ ướ ệ ươ ố ng đ i

t gi a các quy trình thông qua c n thi ầ t. ế Ở đây công ty ch rõ s khác bi ỉ ự ệ ữ

i ch u trách nhi m đ i v i quy trình. đ u ra c a chúng và nh ng ng ầ ữ ủ ườ ố ớ ệ ị

Công ty cũng xác đ nh rõ các trình t c sau gi a các quá trình, xác ị tr ự ướ ữ

ấ đ nh m c đ quan tr ng c a chúng trong quy trình t ng th s n xu t ị ể ả ủ ứ ộ ọ ổ

ệ kinh doanh c a mình. Vi c th c hi n công vi c này là c s cho vi c ệ ơ ở ự ủ ệ ệ

phân công trách nhi m, quy n h n đ i v i m i quá trình. ề ố ớ ệ ạ ỗ

- Ki m ch ng trình bày các y u t ch t l ế ố ấ ượ ứ ể ệ ng cho h th ng hi n ệ ố

c này công ty hành và ti n hành s a ch a b sung chính th c. Trong b ữ ổ ứ ữ ế ướ

ch t l ti n hành tìm hi u k v các y u t ể ỹ ề ế ố ế ấ ượ ng hi n có c a mình xác ủ ệ

c, ch a đ c c a nó. đ nh rõ m t đ ị ặ ượ ư ượ ủ

Ti n hành tìm hi u nh ng y u t ch t l ế ố ữ ế ể ấ ượ ng trong h th ng qu n lý ệ ố ả

ch t l ng theo ISO 9001 thông qua các bu i đào t o c a các chuyên gia t ấ ượ ạ ủ ổ ư

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

v n bên ngoài đ i v i ban lãnh đ o sau đó thông tin này đ ấ ố ớ ạ ượ ổ ế c ph bi n

trong toàn công ty.

Ti p theo đó công ty xác đ nh nh ng y u t ch t l ng nào c n b ế ố ữ ế ị ấ ượ ầ ổ

sung vào h th ng m i, nh ng y u t nào c a h th ng cũ c n đi u ch nh ệ ố ế ố ữ ớ ủ ệ ố ề ầ ỉ

s a l ử ạ i cho phù h p v i đi u ki n m i. ớ ệ ề ợ ớ

- Sau nh ng b ữ ướ ế c công vi c trên công vi c ti p theo đó là ti n ệ ệ ế

hành phân công trách nhi m cho nh ng ng i có liên quan vi ữ ệ ườ ế ầ t các ph n

c này công ty l p m t danh sách c khác nhau c a b n th o. Trong b ả ủ ả ướ ậ ộ ụ

i ch u trách nhi m vi th nh ng ng ữ ể ườ ệ ị ế ừ ả t t ng ph n, th i gian nào ph i ờ ầ

ữ hoàn thành cũng nh m t s yêu c u đ i v i chúng. Vi c ch n nh ng ầ ư ộ ố ố ớ ệ ọ

ng i vi t b n th o đ c căn c vào trình đ vi t tài li u cũng nh ườ ế ả ả ượ ộ ế ứ ệ ư

t c a h v lĩnh v c đ c vi t. hi u bi ể ế ủ ọ ề ự ượ ế

B n th o hoàn thành s đ c g i đ n cho nh ng ng i có - ẽ ượ ả ả ử ế ữ ườ

trách nhi m và l y ý ki n. M i ý ki n đóng góp v b n th o đ u đ ề ả ế ề ệ ế ấ ả ọ ượ c

ghi l ạ i m t cách rõ ràng và c th . ụ ể ộ

X lý thông tin, ch nh lý và vi - ử ỉ ế ả t b n chính th c. Nh ng thông ứ ữ

tin v ý ki n đóng góp s đ ẽ ượ ề ế c th o lu n ch n l c n u th y phù h p s ọ ọ ế ợ ẽ ả ậ ấ

ti n hành ch nh s a. ử ế ỉ

Ti n hành vi ế ế ả ổ t b n s tay chính th c ứ

Theo dõi quá trình áp d ng s tay đ k p tìm nguyên nhân và có - ể ị ụ ổ

bi n pháp kh c ph c. ụ ệ ắ

In n phát hành cho các b ph n có liên quan. - ấ ậ ộ

t s tay ch t l ng.  M t s kinh nghi m c a công ty khi vi ệ ộ ố ủ ế ổ ấ ượ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ng các t Đ xác đ nh ph m vi c a h th ng qu n lý ch t l ủ ệ ố ấ ượ ể ạ ả ị ổ ứ ch c

sau: c n d a trên các y u t ầ ự ế ố

- S n ph m và các quá trình th c hi n c a doanh nghi p ệ ệ ủ ự ả ẩ

K t qu c a vi c đánh giá r i ro, m i d án, h p đ ng, quá - ọ ự ả ủ ủ ệ ế ồ ợ

trình đ u có th có r i ro nh không đ t chât l ng mong mu n, không ư ủ ể ề ạ ượ ố

t qúa kh năng tài chính d ki n. B i v y đánh đúng th i h n ho c v ờ ạ ặ ượ ự ế ở ậ ả

ả giá r i ro là m t ph n quan tr ng khi l p k ho ch. Nh ng d án, s n ữ ự ủ ế ầ ạ ậ ộ ọ

ph m có kh năng r i ro cao c n đ c đ a vào trong ph m vi c a h ủ ả ẩ ầ ượ ư ủ ạ ệ

ng. th ng qu n lý ch t l ả ấ ượ ố

Xem xét v th ng m i: S n ph m, quá trình có ý nghĩa - ề ươ ẩ ả ạ

th ng m i c n đ c đ a vào h th ng qu n lý ch t l ng. ươ ạ ầ ượ ư ệ ố ấ ượ ả

- Các yêu c u c a h p đ ng, yêu c u ch đ nh ồ ầ ủ ợ ế ị ầ

7. Công tác xây d ng qui trình_th t c h ủ ụ ướ ự ng d n công vi c ệ ẫ

Th t c h ủ ụ ướ ộ ng d n công vi c là cách th c c th đ ti n hành m t ứ ụ ể ể ế ệ ẫ

ho t đ ng hay quá trình ạ ộ

Các th t c h ng d n công vi c c a h th ng qu n lý ch t l ủ ụ ướ ệ ủ ệ ố ấ ượ ng ẫ ả

ạ ph i là văn b n c b ndùng đ l p k ho ch t ng th và qu n tr các ho t ế ả ơ ả ể ậ ể ả ả ạ ổ ị

ng. Chúng ph i mô t các ho t đ ng đ ng có tác đ ng đ n ch t l ộ ộ ấ ượ ế ả ả ạ ộ ở ứ m c

t chi ti t đ ki m soát thích đáng các ho t đ ng có liên quan , các c n thi ầ ế ế ể ể ạ ộ

ng h c a các nhân viên qu n lý trách nhi m quy n h n và m i quan h t ạ ệ ươ ề ệ ố ỗ ủ ả

, th c hi n ki m tra xác nh n hay xem xét l i các công vi c nh h ự ệ ể ậ ạ ệ ả ưở ế ng đ n

ch t l ấ ượ ng cách th c th c hi n các ho t đ ng khác nhau cách s d ng và ạ ộ ử ụ ứ ự ệ

ki m soát các tài li u. ệ ể

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Công ty xác đ nh rõ ràng r ng các th t c h ủ ụ ằ ị ướ ả ng d n công vi c ph i ệ ẫ

mô t đIũu c n th c hi n d i d ng m t t p h p các công vi c ph i làm ả ự ệ ầ ướ ạ ộ ậ ệ ả ợ

hay theo trình t nh t đ nh giúp ng ự ấ ị ườ ọ i th c không bu c ph i nh h t m i ớ ế ự ả ộ

chi ti t và tránh s tuỳ ti n. Chúng ph igiúp cho vi c ph bi n r ng rãi kinh ế ổ ế ộ ự ệ ệ ả

nghi m và k năng c a m t s thành viên trong công ty. ộ ố ủ ệ ỹ

Các tài li u này ph i h t s c đ n gi n d hi u đ i v i ng i có liên ả ế ứ ơ ễ ể ố ớ ệ ả ườ

quan. Công ty khuyên nên s d ng các l u đ n u các công vi c đ ử ụ ồ ế ệ ượ ư ự c th c

hi n theo m t trình t ệ ộ . ự

ng d n công vi c t i công ty đ * Vi c xây d ng th t c h ự ủ ụ ệ ướ ệ ạ ẫ ượ ế c ti n

hành nh sau. ư

- B c 1 : Nh n bi t nhu c u ướ ậ ế ầ

M t quá trình ch đ ỉ ượ ậ c l p thành tàI li u n u thi u nó s nh h ế ẽ ả ệ ế ộ ưở ng

ng. Lý do đ công ty ti n hành l p các tài li u này đó đáng k đ n ch t l ể ế ấ ượ ể ế ệ ậ

là :

+ Do h th ng qu n lý ch t l ệ ố ấ ượ ả ộ ng đòi h i gòm c các th t c b t bu c ủ ụ ắ ả ỏ

h th ng c a tiêu chu n ISO 9000 t ươ ứ ng ng v i các y u t ớ ế ố ệ ố ủ ẩ

Lãnh đ o mu n chính th c hoá các ho t đ ng quan tr ng . ạ ộ ứ ạ ố ọ

c tiên nh ng ng Nh v y tr ư ậ ướ ữ ườ ế i có trách nhi m trong công ty ti n ệ

hành tìm hi u các th t c, h ủ ụ ể ướ ế ng d n công vi c hi n có trong công ty ti n ệ ệ ẫ

hành phân tích s b v chúng. Ti p theo đó ti n hành nghiên c u các yêu ơ ộ ề ứ ế ế

ế c u c a tiêu chu n v các tìa li u này sau đó ti n hành so sánh đ i chi u ầ ủ ề ệ ế ẩ ố

xem tài li u nào c n ch nh s a b sung, tài li u nào c n xây d ng m i thêm. ử ổ ự ệ ệ ầ ầ ớ ỉ

K t qu c a b c này là m t b n báo cáo bao g m danh sách các tài ả ủ ế ướ ộ ả ồ

li u v th t c h c l p ủ ụ ướ ề ệ ng d n c n ch nh s a và xây d ng m i đ ử ẫ ầ ớ ượ ậ ự ỉ

- B c 2: Ti n hành l p k ho ch chi ti t chúng. ướ ế ế ậ ạ t đ vi ế ể ế

B n k ho ch công ty có d ng sau: ế ả ạ ạ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ng Th i gian b t đ u TT Tên tài li u ệ iườ ắ ầ Th i gian hoàn thành ờ ờ

vi t ế

1 2 N

- B c 3 X c đ nh ph m vi. ấ ị ướ ạ

Nh ng ng c phân công vi ữ i đ ườ ượ ế ậ ủ t l p ph m vi áp d ng chính xác c a ụ ạ

quy trình h ng d n cong vi c.Ph m vi này có th là trong toàn b t ướ ộ ổ ứ ch c ể ệ ẫ ạ

cũng có th gi i h n trong m t hay m t s đ n v phòng ban. ể ớ ạ ộ ố ơ ộ ị

đây công ty cũng h t s c chú ý đ n b c này. Cùng v i vi c xác Ở ế ứ ế ướ ệ ớ

i vi đ nh ph m vi áp d ng này các ng ị ụ ạ ườ ế ể t cũng tìm hi u k v đ c đi m ỹ ề ặ ể

i s d ng tài li u v trình đ văn hoá trình đ chuyên môn hi n có c a ng ủ ườ ử ụ ệ ề ệ ộ ộ

đ có k ho ch trình b y phù h p sau này. ể ế ạ ầ ợ

- B c 4: Thu th p và l p văn b n thông tin hi n có. ướ ệ ậ ậ ả

Trong b c này m t lo t các ho t đ ng ti p xúc v i nh ng ng i có ướ ạ ộ ữ ế ạ ộ ớ ườ

liên quan đ c ti n hành. Nh ng thong tin v công vi c nh ng ượ ư ữ ệ ề ế ườ ụ i ch i

trách nhi m v th i gian công vi c b t đ u, k t thúc … đ c ghi l ắ ầ ề ờ ệ ệ ế ượ ạ ộ i m t

cách chi ti t kèm theo v i nh ng phân tích đánh giá ban đ u v công vi c. ế ữ ề ệ ầ ớ

Ng i vi t tài li u s tr c ti p quan sát vi c th c hi n công vi c sau ườ ế ệ ẽ ự ự ế ệ ệ ệ

đó ti n hành mô t ế ả công vi c này. ệ

i vi Sau khi thu th p thông tin ng ậ ườ ế ậ t tài li u s ti n hành th o lu n ẽ ế ệ ả

v i nhân viên đ xem xét chúng có d y đ và chính xác không. K t qu trao ớ ầ ủ ể ế ả

c ding đ đính chính nh ng đIũu đã ghi chép. Ti p theo có th đ i này đ ổ ượ ữ ế ể ể

giao cho 1 nhóm phân tích các công vi c thành các công vi c nh chi ti ệ ệ ỏ ế t

h n.ơ

Sau khi đã li t kê nh ng vi c chi ti t h n ệ ữ ệ ế ơ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Sau khi đã li t kê các vi c chi ti tc n mô t m i vi c thành thao tác ệ ệ ế ầ ả ỗ ệ

đ n gi n. ơ ả

B c 5:chu n bi d th o ự ả ẩ ướ

Công ty ti n hành huy đ ng nh ng ng i đang ti n hành nh ng công ữ ế ộ ườ ữ ế

ủ vi c liên quan vao vi c chu n b d th o.Đi u này s t o ý th c làm ch và ị ự ả ẽ ạ ứ ề ệ ệ ẩ

t o thu n l ạ ậ ợ ộ i cho vi c áp d ng.Khi xác đ nh n i dung ti n hành nh ng n i ụ ữ ế ệ ộ ị

dung c th đ i v i ho t đang đ ụ ể ố ớ ạ ươ c xét nh ng ho t đ ng liên qua có th ạ ộ ữ ể

vi t thành tài li u tách riêng và đ c vi n d n trong tài li u. ế ệ ượ ệ ệ ẫ

M i tài li u đ c vi ệ ỗ ượ ế ầ ố t c n đ n gi n, rõ ràng chính xác và d hi u đ i ễ ể ả ơ

i s d ng.B n d th o mô t d ti n hành ch v i ng ớ ườ ử ụ ự ả ả ả các vi c th c t ệ ự ế ễ ế ứ

không ph i nh ng gì ng ữ ả ườ ự i làm ch d th o mong mu n nh ng không th c ủ ự ả ư ố

t . Ph ng châm là vi t gì làm l y. c g i ý ch đ ế ươ ế ấ Nh ng c i ti n đ ả ế ượ ợ ỉ ượ ậ c l p ữ

văn b n m t khi nh ng c i ti n này có th s đ c th c hi n trong vòng ể ẽ ượ ả ế ữ ả ộ ự ệ

c khi tài li u đ m t kho ng th i gian ng n ngay sau đó ví d nh t ắ ư ướ ụ ả ộ ờ ệ ượ c

ban hành chính th c.ứ

B c 6:Thu th p góp ý ki n d th o và s a đ i ử ổ ế ự ả ướ ậ

Các b n th o đ c g i d n nh ng ng i có liên quan nh m xem xét ả ả ượ ử ế ữ ườ ằ

tính kh thi c a nó.M i khuy n ngh v kh năng th c hi n ph i đ c ghi ị ề ả ượ ự ủ ế ệ ả ả ọ

chép l i và xem xét m t cách k l ạ ỹ ưỡ ộ ợ ng đ ti n hành ch nh s a cho phù h p ỉ ể ế ư

h nơ

B c 7: Ch p thu n và ch nh s a ử ướ ậ ấ ỉ

B n th o sau khi đ c ch nh s ãe đ ả ả ượ ứ ỉ ượ ử ế ầ c g i đ n giám đ c xem xét l n ố

cu i cùng và phê duy t sau đó s đ c phân ph i đ n các b ph n có liên ẽ ượ ệ ố ố ế ậ ộ

quan

B c 8: Soát xét ướ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

c m t th i gian kho ng 6 thánh tài li u này đ Sau khi th c hi n đ ự ệ ượ ệ ả ờ ộ ượ c

ti n hành xem xét l i và n u th y c n thi ế ạ ấ ầ ế ế ẽ ế t s ti n hành s a đ i ử ổ

N i dung th t c t i công ty th ng có c u trúc nh sau: ủ ụ ạ ộ ườ ư ấ

1 . M c đích ụ

2. Ph m vi áp d ng ụ ạ

3. Tài li u tham kh o ả ệ

4. Đ nh nghĩa ị

5. Khái quát

6. N i dung – l u đ ư ồ ộ

Mô tả

7. L u h s ư ồ ơ

+C u trúc c a h ng d n công vi c t i công ty g m: ủ ướ ấ ệ ạ ẫ ồ

- M c đích ụ

- An toàn lao đ ngộ

- P n n i dung chính c a h ủ ầ ộ ướ ữ ng d nTránh nh ng ẫ

chi ti t ế

- Yêu c u v ki n th c k năngkhông c n thi ứ ỹ ề ế ầ ầ t ế

+ M t s yêu c u v b n h ộ ố ề ả ầ ướ ng d n công vi c , th t c, quy ệ ủ ụ ẫ

trình t i công ty ạ

t không c n thi - Tránh nh ng chi ti ữ ế ầ t ế

- Ng n g n đ n gi n rõ ràng ắ ả ọ ơ

- t hoá các S d ng tài li u vi n d n khi c n chi ti ệ ử ụ ệ ấ ầ ế

yêu c u quan tr ng ầ ọ

- Tránh vi t t ng h p quá thông d ng t tr tr ế ắ ừ ườ ụ ợ

- C n nh n m nh nh ng ch m nh đ quan tr ng ữ ệ ữ ề ạ ấ ầ ọ

8. Xây d ng h s ch t l ng ồ ơ ấ ượ ự

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

H s ch t l ng tài li u cung c p nh ng b ng ch ng khách quan v ồ ơ ấ ượ ứ ữ ệ ằ ấ ề

c th c. T i công ty nó các ho t đ ng đã đ ạ ộ ươ ụư ệ hi n hay k t qu đ t đ ế ả ạ ượ ạ

đ ượ ử ụ ằ c s d ng đ l p tài li u v vi c xác đ nh ngu n g c đ cung c p b ng ố ể ề ệ ể ậ ệ ấ ồ ị

ch ng v ki m tra xác nh n v các hành đ ng kh c ph c và phòng ng a đã ề ể ụ ứ ừ ề ậ ắ ộ

đ c th c hi n. ượ ự ệ

H s ch t l ng cũng đ ồ ơ ấ ượ ượ ử ụ ủ ế c s d ng đ đánh giá s so sánh ch y u ự ể

li u thu đ c. gi a h s và tài li u ti p theo là phân tích các gi ế ữ ồ ơ ệ ữ ệ ượ

ng đ c xây d ng thông qua Cũng nh các tài li u trên h s ch t l ệ ồ ơ ấ ượ ư ượ ự

các b c công vi c sau: ướ ệ

- Xem xét các h s hi n có. ồ ơ ệ

- Xem xét yêu c u c a tiêu chu n v h s bao g m 19 h s . ồ ơ ẩ ề ồ ơ ầ ủ ồ

- Ti n hành ch nh s a và xây d ng m i h s còn thi u. ớ ồ ơ ự ử ế ế ỉ

- Ti n hành phân công ng i vi t h s nó th ng đ c l p theo các ế ườ ế ồ ơ ườ ượ ậ

m u khác nhau. ẫ

- Xây d ng h s . ồ ơ ự

Xem xét phê duy t và ban hành. ệ

Ví d v m u h s th i l ng gi i quy t yêu c u khi u l ồ ơ ờ ượ ụ ề ẫ ả ế ạ ủ i c a ế ầ

khách hàng đ c xây d ng t i công ty: ượ ự ạ

Tên t ch c ……………………………..S văn th ổ ứ ố ư ế đ n

………………….

Căn c ………………S …………………….Ngày…….Tháng… ứ ố

Năm…..

C a…………………………V vi c…………………….. ề ệ ủ

Chu n th i l ng gi I quy t công vi c …………( gi ho c ngày ) ờ ượ ẩ ệ ế ả ờ ặ

v theo dõi quá trình gi Đ n ơ ị i ả ế quy t

………………………………………….

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

B ng th i l ng gi ờ ượ ả ả i quy t yêu c u c a khách hàng ầ ủ ế

STT tên N i dung Th i gian H ọ ộ ờ Th iờ Ký nh nậ

Từ Đ nế ng iườ công việ ngượ l

giờ gi …ờ gi đã gi gi iả iả iả

… . quy tế quy t ế quy t ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

9.Xây d ng k ho ch ch t l ng ế ạ ấ ượ ự

cách th c h th ng qu n lý - K ho ch ch t l ạ ấ ượ ế ng là tài li u miêu t ệ ả ứ ệ ố ả

ch t l ấ ượ ồ ng đ i v i m t s n ph m hay m t quá trình m t d án h p đ ng ộ ộ ự ố ớ ộ ả ẩ ợ

t có liên quan đ n ch t l ng. c th v ch ra nh ng ho t đ ng c n thi ụ ể ạ ạ ộ ữ ầ ế ấ ượ ế

T i công ty k ho ch ch t l ế ấ ượ ạ ạ ẩ ng ti n hành l p cho m i lo i s n ph m ạ ả ế ậ ỗ

riêng bi t và do c p lãnh đ o công ty l p. ệ ấ ậ ạ

ng t i công ty nh sau: C u trúc b n k ho ch ch t l ế ấ ượ ạ ấ ả ạ ư

- Tên k ho ch. ế ạ

- Các quy đ nh yêu c u có liên quan. ầ ị

- Các th t c h ng d n công vi c áp d ng. ủ ụ ướ ụ ệ ẫ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

- Th t b ph ng ti n liên quan. ế ị ươ ệ

10..Xem xét yêu c u.ầ

H th ng tài li u c a công ty luôn luôn dd c xem xét m t cách k ệ ố ủ ệ ượ ộ ỹ

ng tr c khi ban hành do vai trò và t m quan tr ng c a nó.Vi c xem xét l ưỡ ướ ủ ệ ầ ọ

này đ c ti n hành nh sau: ượ ư ế Yêu c u s a ầ ử - Xem xét n i dung v các m t: ề ặ ộ ả ữ ệ ầ

Không

c n ầ

thi

tế

đ i so n th o ạ ổ + Đã trình b y đ y đ các d li u ch a? ư ầ ủ i(1)ạ l + Có c n các d li u trình b y không? ữ ệ ầ ầ Xem xét và D ngừ ệ t và t ng th . ể ề ổ duy t ệ + Tài li u có đúng t ng không?V chi ti ế ầ phê ầ ề ổ

- Đánh các s đ và bi u m u. ơ ồ ể ẫ - Đánh giá v khuôn kh và cách trình b y. yêu c u(2) ầ Ti n hành so n ế ạ

- Đánh giá v cách s p x p. ề ế ắ th o s a đ i tài ử ả ổ

ứ ộ ể ề - Đánh giá v văn phong và m c đ hi u li u(3) ệ

Khi vi c xem xét này xong thi m i đ c ti n hành phê du ớ ượ ệ t và ban ỵệ Không đ t yêu c u ầ ạ

Xem xét và ế phê duy t ệ hành.

tài li u(4) ệ 11.Ho t đ ng ki m soát tàI li u. ể ạ ọ ệ

Đóng d u đã ấ Do t m quan tr ng c a h th ng tài mà công ty luôn coi tr ng cong tác ủ ệ ố ầ ọ ọ

ki m soát chúng. ể ki m soát(5) C p nh t dm c ậ ể ậ Công tác này có th đ c miêu t ụ i đây: ể ượ ả ướ qua l u đò d ư tli u (6) ệ L u đ ki m soát tài li u ư ồ ể ệ

Phân ph i thu ố

i h i tài li u l ồ ệ ỗ

th i(7)ờĐóng i ỗ l d u ấ ư ồ ướ ệ

B c Trách nhi m L u đ ậ th i(8)ờ 1. 2. Các b ph n Tr Hu b ho c l u ỷ ỏ ặ ư ậ

ộ ng các b ộ ưở ầ ặ ph n yêu c u ho c ặ giám đ c ho c QMR ố gi ữ tài li u(9) ệ

C p nh t danh ậ ậ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

m c ụ tli u ệ đv ị

sd ng(10) ụ L u h s (11) ư ồ ơ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ị

c ch đ nh. i đ ỉ ườ ượ i có trách nhi m ườ ệ

ậ

Và các b ph n khác 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. ộ Ng Ng Phòng QLCL. Phòng QLCL. Phòng QLCL. Phòng QLCL. Phòng QLCL. Các b ph n. ộ Phòng QLCL. ậ

12.Ho t đ ng ki m soát h s . ồ ơ ạ ộ ể

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

c t ng h p l i thông qua l u đò d Ho t đ ng ki m soát h s đ ể ồ ơ ượ ổ ạ ọ ợ ạ ư ướ i

đây:

L u đ ki m soát h s ư ồ ể ồ ơ

N i dung TT. Trách nhi m ệ ộ

t HSCL

1. Các trong đ n ơ v ị Phân bi ệ

h th ng ĐBCL ệ ố

2. Các trong đ n ơ ị v Thu th p HSCL ậ

C p nh t danh sách ậ ậ HSCL c a đ nn v ị ủ ơ

h th ng ĐBCL ệ ố

C p nh t danh sách ậ ậ HSCL c a Công ty ủ

3. T i các đ n v ạ ơ ị

4. ng Phòng qu n lý ch t l ả ấ ượ

H t giá tr

ế

ị

Còn giá trị

Ki m tra

ể

5. Phòng l ng qu n ả ượ ch t lý ấ B o qu n l u tr và ả ư ữ ả truy c p HSCL ậ và các đ n vơ ị

Hu b HSCL

ỷ ỏ

6. Th tr ủ ưở ng đ n v ị ơ

L u HSCL

7. Các đ n vơ ị

8. Phòng lý l ng qu n ả ch t ấ ượ

các đ n vơ ị

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đây là các b c công vi c mà b t kỳ s hình thành và t n t i c a h ướ ồ ạ ủ ồ ự ệ ấ

s nào c a công ty cũng c n tr i qua ơ ủ ầ ả

. Đánh giá th c tr ng công tác xây d ng h th ng tài li u ỉ ệ ố ự ự ệ ạ

1. K t qu công tác đ t đ c. ạ ượ ế ả

ế Sau m t kho ng th i gian xây d ng và áp d ng h th ng v i s quy t ệ ố ớ ự ụ ự ả ờ ộ

tâm c g ng c a các cán b công nhân viên và s giúp đ c a các t ố ắ ỡ ủ ự ủ ộ ổ ứ ch c

v n công ty đã xây d ng đ c m t h th ng tài li u t t ư ấ ự ượ ộ ệ ố ệ ươ ng đ i đ y đ ố ầ ủ

và đúng theo yêu c u c th nh sau: ầ ụ ể ư

- Công ty đã xây d ng d c m t h th ng tài li u t ự ượ ộ ệ ố ệ ươ ng đ i đ y đ ố ầ ủ

ấ theo yêu c u c a tiêu chu n ISO 9001 v i 3 t ng bao g m m c tiêu ch t ụ ủ ầ ẩ ầ ớ ồ

ng, h th ng các th t c quy trình , h l ượ ệ ố ủ ụ ướ ấ ng d n công vi c, h s ch t ệ ồ ơ ẫ

ng. l ượ

+ V s tay ch t l ng nó đã th hi n đ c đúng vai trò c a mình, nó ề ổ ấ ượ ể ệ ượ ủ

đã công b chính sách ch t l ng m c tiêu ch t l ng cu công ty. Nó góp ấ ượ ố ấ ượ ụ ả

ph n vào vi c gi i thi u h th ng c a côngty v i khách hàng và các bên ệ ầ ớ ệ ố ủ ệ ớ

quan tâm, là tàI li u giúp cho vi c đào t o cán b công nhân viên trong công ệ ệ ạ ộ

ty.

+ Các quy trình th t c và các h ng d n công vi c khá đ y đ và rõ ủ ụ ướ ủ ệ ẫ ầ

ng đ i sát v i th c t . Nó đ c trình b y đ n gi n và ràng ph n ánh t ả ươ ự ế ố ớ ượ ả ầ ơ

i đ c, h phù h p v i trình đ ng ớ ợ ộ ườ ọ ướ ng d n đ ẫ ượ c nh ng ng ữ ườ ệ i th c hi n ự

công vi cb c đ u góp ph n vào vi c nâng cao năng su t ch t l nglao ệ ướ ấ ượ ệ ầ ấ ầ

i công ty. đ ng t ộ ạ

ng ph n ánh đ y đ nh ng k t qu đã đ t đ + Các h s ch t l ồ ơ ấ ượ ạ ượ c ủ ữ ế ầ ả ả

ấ c a công ty nó cung c p c s cho ho t đ ng c i tiíen và nâng cao ch t ủ ạ ộ ơ ở ấ ả

ng ta công ty. Nó cũng đã cung c p b ng ch ng v ch t l l ượ ề ấ ượ ứ ằ ấ ị ng c a công ủ

ty v i khách hàng và các chuyên gia đánh giá. ớ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

- Trình đ văn b n hoá c a cán b công nhân viên trong công ty không ủ ả ọ ộ

ng ng đ ừ ượ ề c nâng cao. T t c các ho t đ ng quan tr ng c a công tyđ u ạ ộ ấ ả ủ ọ

đ c ghi l ượ ạ i và ph bi ncho toàn b cán b công nhân viên trong công ty. ộ ổ ế ộ

Các cán b công nhân viên trong công ty h u h t đ u đ ế ề ầ ộ ượ c đào t o v có ạ ầ

th đ c đ c tài li u ph c v cho công vi c c a mình. ể ọ ượ ụ ụ ệ ủ ệ

ạ H th ng tìa li u cũng góp ph n vào công tác tiêu chu n ho c ho t ệ ố ệ ầ ẩ ặ

ng t i u nh t và là c s đ đánh giá đ ng sabr xu t kinh doanh theo h ộ ấ ướ ố ư ơ ở ể ấ

hi u qu th c hi ncác ho t đ ng đó. ệ ả ự ạ ộ ệ

ng xuyên đ c c i ti n và ngày - H th ng tài li u c a công ty th ệ ệ ố ủ ườ ượ ả ế

càng đ c hoàn thi n c v s l ng và ch t l ượ ả ề ố ượ ệ ấ ượ ớ ngthích ng cao v i ứ

i công ty. nh ng bi n đ ng trong ho t đ ng s n xu t kinh doanh t ạ ọ ữ ế ả ấ ọ ạ

- H th ng tài li u góp ph n vào vi cđ t đ c ch t l ệ ạ ượ ệ ố ệ ầ ấ ượ ẩ ng s n ph m ả

góp

ph n vào ho t đ ng c i ti n ch t l ọ ấ ượ ế ầ ạ ả ạ ngvà duy trì c i ti n đã đ t ả ế

đ cthông qua vi c giúp ng i qu n lý hi u đ c nh ng gìđang x y ra và ượ ệ ườ ể ả ượ ữ ẩ

ch t l ng th c hi n c a chúng qua đó có th theo dõi đo l ấ ượ ệ ủ ự ể ườ ng hi u năng ệ

c a các quá trình hi n t ủ ệ ạ ữ i, nh ng gì c n có c i ti n và k t qu c a nh ng ả ế ả ủ ữ ế ầ

c. c i ti n đã đ t đ ả ế ạ ượ

T t c nh ng k t qu đ t đ c c a công tác xây d ng h th ng tài ả ạ ượ ủ ấ ả ệ ố ự ữ ế

li u đã góp ph n quan tr ng giúp công ty xây d ng và áp d ng thành công ự ụ ệ ầ ọ

ng và cu i cùng đã nh n đ c ch ng ch vào h th ng qu n lý ch t l ả ệ ố ấ ượ ậ ố ượ ứ ỉ

tháng 12 năm 2000. Đây là m t k t qu x ng đáng v nh ng c g ng đã b ề ữ ộ ế ả ứ ố ắ ỏ

ra c a toàn b cán b cong nhân viên trong công ty. ủ ộ ộ

2.Nh ng h n ch . ế ữ ạ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Cùng v i nh ng k t qu đ t đ c trên thì công tác xây d ng h ả ạ ượ ở ữ ế ớ ự ệ

ấ th ng tàI li uc a công ty cũng không chánh kh i nh ng h n ch nh t ệ ủ ữ ế ạ ố ỏ

đ nhvà c n s m đ ị ầ ớ ượ c kh c ph c. Ta có th k ra m t s h n ch sau: ể ể ộ ố ạ ụ ế ắ

- Có m t s h ng d n công vi c c a công ty đ ộ ố ướ ệ ủ ẫ ượ c xây d ng còn s ự ơ

sàI v n i dung ch a ph n ánh đ y đ các câu h i :ai? Cái gì? đâu t ề ộ ủ ư ả ầ ỏ Ở ạ i

sao? Khi nào ? Và làm th nào? do v y mà ch a giúp nhi u đ ư ề ế ậ ượ ữ c nh ng

ng i th c hi n công vi c đ c bi i m i tuy n d ng. ườ ệ ặ ự ệ ệ t nh ng ng ữ ườ ể ụ ớ

- M t s quy trình đ ộ ố ượ ư ầ c xây d ng nên còn thi u m t s ph n nh ph n ộ ố ự ế ầ

tài li u bi u m u vi c này đã gây m t s khó khăn cho ng i đ c. Ho c ộ ố ể ệ ệ ẫ ườ ọ ặ ở

nh ng đo n quy t đ nh d làm nhi u nhánh không ghi rõ tr ng h p nào thì ế ị ữ ề ẽ ạ ườ ợ

mũi tên đI đ ng này làm cho ng i đ c h t s c khó hi u đ c bi ườ ườ ọ ế ứ ể ặ ệ ữ t nh ng

ng i không hi u bi i m i đ ườ ể ế t rõ v công vi c và nh ng ng ệ ữ ề ườ ớ ượ c ti p xúc ế

l n đ u v i quy trình. ớ ầ ầ

Ví d v quy trình đào t o d i đây ụ ề ạ ướ

- Vi c phân công ng i ph trách vi t tài li u nhi u khi đ ệ ườ ụ ế ệ ề ượ ế c ti n

hành qua loa mà ch a chú ý đ n vi c tìm hi u đ giao trtách nhi m cho ệ ư ế ệ ể ể

nh ng ng i làm t t nh t mà giao cho nh ng ng ữ ườ ố ữ ấ ườ ả i có trình đ văn b n ộ

kém ho c không hi u bi t v công vi c ho c l ể ặ ế ề ặ ạ ệ i không có th i gian giành ờ

cho vi c vi t tài li u. ệ ế ệ

- H th ng tài li u c a công ty cũng vh a đ ệ ủ ệ ố ư ượ ủ c làm hoàn toàn đ y đ . ầ

M t ssó ho t đ ng liên quan đ n qu n lý ch t l ng đang đ c công ty ạ ọ ấ ượ ế ả ộ ượ

th c hi n nh ng l i không đ c l p thành văn b ng, ghi chép s sài không ư ự ệ ạ ượ ậ ả ơ

có s theo rõi. ổ

- M t s tài li u quy đ nh sai l ch không phù h p v i th c t ộ ố ự ế ệ ệ ớ ợ ị ạ ho t

i công ty nên không tri n khai th c hi n đ c hay nói cách khác đ ng t ộ ạ ự ể ệ ượ

tính kh thi c a văn b n này th p . ủ ả ả ấ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

3.Nguyên nhân c a h n ch . ế ủ ạ

Ta th y r ng nguyên nhân c a nh ng h n ch c a công tác này thì ữ ế ủ ủ ấ ằ ạ

ng đ i nhi u nh ng tôi ch gi i thi u ra dây nh ng nguyên nhân quan t ươ ỉ ớ ư ề ố ữ ệ

tr ng nh t. ấ ọ

ng c a phong cách qu n lý cũ c a thói quen phong cách - Do nh h ả ưở ủ ủ ả

th i bao c p đ l làm vi c thi u khoa h c t ế ọ ừ ờ ể ạ ệ ấ i . Nhi u ng ề ườ i làm vi c theo ệ

kinh nghi m theo thói quen và đây cũng là tình tr ng chung c a h u h t các ủ ầ ệ ế ạ

công ty nhà n c đang có nh ng b ướ ữ ướ c chuy n đ i. ể ổ

- Do trình đ cán b công nhân viên làm công tác xây d ng h th ng tài ệ ố ự ộ ộ

li ucòn th p khi đ c phân công vi t tài li ukhông đ c đào t o v công ệ ấ ượ ế ệ ượ ề ạ

tác xây d ng h th ng tài li u ho c do lãnh đ o chă tìm hi u đ tìm đ ặ ự ệ ể ể ệ ạ ố ượ c

nh ng ng t công vi c t đó giao công vi c này ữ ườ i có trình đ có hi u bi ộ ế ế ệ ừ ệ

cho h . M t s ng t tài li ucó hi u bi ộ ố ọ ườ i có trình đ có hi u bi ộ ể t v vi ế ề ế ệ ể ế t

t tài li u v công vi c thì thì l i thi u kh năng t ch c huy đ ng s v vi ề ế ệ ề ệ ạ ế ả ổ ứ ọ ự

i vào vi c vi tham gia c a m i ng ủ ọ ườ ệ ế t tàu li u vì v y khi tài li u đ ậ ệ ệ ượ ư c đ a

ra không đ c s ch p nh n r ng rãi c a m i ng i. ượ ự ấ ậ ộ ủ ọ ườ

- S ph i h p c a các đ n v phòng ban trong quá trình xây d ng và ố ợ ự ự ủ ơ ị

th c hi n các tài li u c a h th ng ch t l ng còn ch a đòng b . Các công ệ ủ ệ ố ấ ượ ự ệ ư ộ

vi c xây d ng s a đ i ban hành tài li u ch y u do phòng ch t l ử ổ ủ ế ấ ượ ự ệ ệ ả ng đ m

ơ nhi m còn các đ n v khác tham gia r t h n ch . M t ph n cũng do các đ n ấ ạ ế ệ ầ ơ ộ ị

v này có quá nhi u công vi c làm chi ph i m t khác cũng do ý th c trách ị ứ ệ ề ặ ố

nhi m c a h ch a cao. ủ ọ ư ệ

Đây chính là nguyên nhân d n đ n tình tr ng có s khác bi ẫ ự ế ạ ệ t gi a các ữ

yêu c u c a văn b n v í công vi c th c t ầ ủ ự ế ủ c a các đ n v . ị ệ ả ơ ơ

- M t nguyên nhân n a là do h th ng qu n lý ch t l ng ISO9000 ệ ố ấ ượ ữ ả ộ

m i đ c áp d ng vào Vi t Nam do v y đây là v n đ m i m đ i v i công ớ ượ ụ ệ ẻ ố ớ ề ớ ậ ấ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ty Vi t Nam nói chung và c a Công ty Ch t o đi n c nói riêng. Do s ệ ế ạ ủ ệ ơ ự

ph c t p c a các yêu c u trong h th ng tài li u d gây khó khăn trong quá ứ ạ ủ ệ ố ễ ệ ầ

trình th c hi n. ự ệ

- Do m i ng ọ ườ i ch a hi u h t đ ể ế ượ ầ ự c t m quan tr ng c a vi c xây d ng ủ ư ệ ọ

h th ng tài li u vì v y mà th c s c g ng trong vi c xây d ng tài li u. ự ự ố ắ ệ ố ự ệ ệ ệ ậ

- Do công ty ch a thi t l p đ c m t h th ng ki m soát ch t ch ư ế ậ ượ ộ ệ ố ể ặ ẽ

ho t đ ng này nên m i ng i tham gia m t cách thi u tích c c thi u tinh ạ ọ ọ ườ ự ế ế ộ

th n trách nhi m. ệ ầ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

CH NG 3 M T S GI I PHÁP NH M HOÀN THI N CÔNG ƯƠ Ộ Ố Ả Ằ Ệ

TÁC XÂY D NG H TH NG TÀI LI U TRONG QUÁ TRÌNH ÁP Ệ Ố Ự Ệ

D NG ISO 9001 T I CÔNG TY. Ụ Ạ

I. Khuy n khích các đ n v tích c c ch đ ng tham gia xây ủ ọ ự ơ ế ị

d ng các tài li u c a đ n v mình ệ ủ ơ ị ự

1.Lý do áp d ng.ụ

Công ty nên áp d ng ph ng pháp này b i các lý do sau đây: ụ ươ ở

- Do tuân theo nguyên t c c a qu n lý ch t l ắ ủ ấ ượ ả ầ ủ ng do yêu c u c a

tiêu chu n ISO 9000đ là khuy n khích s tham gia c a m i ng ế ự ủ ẩ ố ọ ườ i

phòng ban vào công tác qu n lý ch t l ng nói chung và vào công tác ấ ượ ả

ủ xây d ng h th ng tài li u nói riêng. Công vi c này không ph i là c a ệ ố ự ệ ệ ả

riêng đ n v phòng ban nào ch là trách nhi m c a ban ISO. M i ng ủ ệ ơ ọ ị ỉ ườ i

đ u ph i tham gia xây d ng và th u hi u nó và cùng s d ng nó thì ấ ề ử ụ ự ể ả

m i đ t hi u qu và đem l i ích cao nh t. ớ ạ ệ ả i l ạ ợ ấ

b n thân th c t - Do xu t phát t ấ ừ ả ự ế ầ ho t đ ng công tác yêu c u ạ ộ

công ty ph I ghi l i nh ng ho t đ ng quan tr ng, ghi l ả ạ ữ ạ ọ ộ ạ ữ i nh ng

ph ng pháp khoa h c nh t đ t đó ph bi n trong toàn công ty . ươ ấ ể ừ ọ ổ ế

Trách nhi m này n u do m t d n v th c hi n thì r t khó khăn mà tài ộ ơ ị ự ế ệ ệ ấ

li u làm ra nhi u khi không sát v i th c t c a m i phòng ban không ự ế ủ ệ ề ỗ ớ

ph n ánh đúng nh ng vi c đã làm. ữ ệ ả

Th c t công tác này t i công ty đã có s tham gia c a m i ng ự ế ạ ự ủ ọ ườ i

t ừ ể ế ban giám đ c đ n các cán b công nhân viên trong công ty.Đ ti n ế ố ộ

hành xây d ng h th ng tài li u công ty đã ti n hành phân công trách ệ ố ự ế ệ

nhi m rõ ràng cho t ng đ n v cá nhân nh ng h ch a th c s hoàn ự ự ư ư ừ ệ ơ ọ ị

thành t t công vi c đ ố ệ ượ ứ c giao tham gia m t cách th đ ng hình th c. ụ ộ ộ

Công vi c xây d ng s a đ i ban hành ch y u là do phòng qu n lý ủ ế ử ự ệ ả ổ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ch t l ấ ượ ng đ m nhi m nên đã d n đ n tình tr ng tàI li u không đ ế ệ ệ ả ẫ ạ ượ c

ban hành k p th ivà đôi khi tài li u đ a ra không sát v i th c t ự ế ư ệ ờ ớ ị ậ vì v y

vi c thm gia tích c c c a các đ n v phòng ban c a m i ng i trong ự ủ ủ ệ ơ ọ ị ườ

vi c xây d ng h th ng tài li u là h t s c c n thi t. ế ứ ầ ệ ố ự ệ ệ ế

2. N i dung gi i pháp ộ ả

- Tr c tiên đ nh n m nh t m quan tr ng c a công tác này thì ướ ủ ể ấ ạ ầ ọ

ộ giám đ c ph i ra m t văn b n tuyên b chính th c v vi c huy đ ng ề ệ ứ ả ả ố ộ ố

t t c các phòng ban d n v và m i ng i vào công tác xây d ng h ấ ả ơ ọ ị ườ ự ệ

th ng tài li u và công b này d c truy n đ t trong toàn công ty. ệ ố ố ượ ề ạ

- T ch c các bu i t a đàm nói chuy n v i cán b công nhân viên ổ ứ ổ ọ ệ ớ ộ

trong công ty đó phân tích cho m i ng ở ọ ườ i th y đ ấ ượ ầ c ý nghĩa và t m

quan tr ng c a công tác này c a vi c xây d ng đ ủ ự ủ ệ ọ ượ c m t h th ng tài ộ ệ ố

li u t t v s c n thi t ph i có s tham gia c a m i ng đó ệ ố ề ự ầ ế ự ủ ả ọ i đ t ườ ể ừ

giác tham gia vào phong trào. m i ng ọ i t ườ ự

- Công ty cũng c n ph i ti n hành phân công trách nhi m c th ả ế ụ ể ệ ầ

cho các đ n v tham gia vi c xây d ng s a đ i ban hành h th ng tài ự ệ ố ử ệ ơ ổ ị

li u. Trong công tác này phòng ch t l ng ngoàI vi c t mình xây ấ ượ ệ ệ ự

c tài li u cho mình ra ch có nhi m v h ng d n các đ n v d ng đ ự ượ ụ ướ ệ ệ ỉ ẫ ơ ị

khác ch không tr c ti p tham gia xây d ng . Đ i di n lãnh đ o là ự ứ ự ế ệ ạ ạ

ng i giám sát vi c th c hi n c a các đ n v và có trách nhi m báo cáo ườ ệ ủ ự ệ ệ ơ ị

cho giám đ c bi đây ta ph i nh n m nh r ng vi c xây d ng h ố t. ế ở ự ệ ả ấ ạ ằ ệ

th ng tài li u ph i do chính các đ n v t ị ự ệ ả ố ơ mình xây d ng ch không ự ứ

ng làm thay. T i m i đ n v c rang i có trình ph i do ph ng ch t l ồ ấ ượ ả ỗ ơ ị ử ạ ườ

đ v xây d ng văn b n và hi u bi ộ ề ự ể ả ế ề ệ t v công vi c ra đ m nh n vi c ệ ả ậ

vi t s a đ i ban hành . Ng ế ử ổ ườ ạ i này ph i có đ th i gian và quy n h n ủ ờ ề ả

trong vi c th c hi n công vi c. ự ệ ệ ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

i ph trách vi t tài li u t -Ti n hành đào t o cho nh ng ng ạ ữ ế ườ ụ ế ệ ạ i

m i phòng ban v trình đ văn b n thông qua vi c thue các nhân viên ề ệ ả ỗ ộ

v n. Trong vi c đào t o bao g m vi c đào t o v cách vi t ư ấ ệ ệ ề ạ ạ ồ ế ệ t tài li u

v thu th p thông tin v v l u đ . ề ẽ ư ồ ề ậ

II. Ti n hành đào t o nâng cáo trình đ văn b n hoá theo ISO ộ ế ạ ả

9000cho các cán b công nhân viên trong công ty đ c bi t là ộ ặ ệ

nh ng ng i ph trách vi t tài l u. ữ ườ ụ ế ệ

1.Lý do áp d ng.ụ

Đ i v i các công ty Vi ố ớ ở ệ ệ t Nam nói chung và công ty ch t o đi n ế ạ

ng đ i m i m m t khác các yêu c u v h th ng tài c nói riêng là t ơ ươ ề ệ ố ẻ ặ ầ ố ớ

li u là ph c t p. Đ áp d ng thành công h th ng ISO đòi h i công ty ệ ố ứ ạ ụ ể ệ ỏ

ph i xây d ng đ c h th ng tài li u ôt phù h p v i tiêu chu n phù ự ả ượ ệ ố ệ ứ ẩ ợ ớ

t i doanh nghi p. ISO yêu c u viíet t h p v i th c t ớ ợ ự ế ạ ệ ầ ấ ả t c nh ng gì đã ữ

làm và đ làm t t c nh ng gì đã vi ể ấ ả ữ ế t ra do v y ch t l ậ ấ ượ ng c a h ủ ệ

th ng tài li u vi t ra không nh ng nh h ệ ố ế ữ ả ưở ệ ng đ n vi c doanh nghi p ế ệ

nh n đ c ch ng ch hay không mà còn nh h ậ ượ ứ ả ỉ ưở ấ ng đ n năng su t ch t ế ấ

ng lao đ ng t i công ty t ng t i uy tín và l l ượ ộ ạ ừ đó nh h ả ưở ớ ợ ậ ủ i nhu n c a

daonh nghi p.ệ

Hi n nay thì trình đ c a cán b nhân viên ph trách v n đ vi ộ ộ ủ ề ế t ụ ệ ấ

tài li u còn h n ch ch a đ ạ ư ế ệ ượ ể c đào t o m t cách toàn di n và hi u ệ ạ ộ

bi t đ y đ v công vi c. Do v y khi văn b n đ c vi ế ầ ủ ề ệ ậ ả ượ ế ạ t ra không đ t

yêu c u.ầ

2.N i dung c a gi i pháp. ủ ộ ả

Đ th c hi n gi I pháp này công ty c n t ể ự ầ ổ ứ ạ ch c các khoá đào t o ệ ả

ả đ nâng cao trình đ k năng xây d ng ô li u. Vi c đào t o ph I ể ộ ỹ ự ự ệ ệ ạ

đ ch c có bài b n, khoa h c , nó c n đ c t ượ ổ ứ ầ ượ ả ọ c nên k ho ch theo rõi ạ ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ki m tra, c n m i các chuyên gia t ờ ể ầ ư ấ ữ v n bên ngoàik t h p v i nh ng ế ợ ớ

ng i có trình đ trong cong ty ti n hành đào t o. ườ ế ạ ộ

Vi c đào t o càn tuân theo các b c sau: ệ ạ ướ

_B c 1 Xác đ nh nhu c u đào t o. ướ ạ ầ ị

Phòng t ch c k t h p v i phòng qu n lý ch t l ng t ổ ế ợ ấ ượ ứ ả ớ ổ ứ ch c

ki m tra tìm hi u trình đ cán b công nhân viên . Xem xét hi u bi ộ ể ể ể ộ ế t

c a h v h v h th ng tàu li u hi n hành cùng v i hi u bi ủ ọ ề ọ ề ệ ố ệ ệ ể ớ ế ủ t c a

h v tài li u c a ISO. ọ ề ệ ủ

đó xác Ti p theo phân tích yêu c u c a iso v h th ng tài li u t ầ ủ ề ệ ố ệ ừ ế

t tài li u. đ nh các k năng c n có c a các cán b ph trách vi ủ ị ộ ụ ầ ỹ ế ệ

ầ K t h p k t qu c a 2 vi c trên xác đ nh xem nhân viên nào c n ế ợ ả ủ ệ ế ị

đào t o c n b sung trình đ ki n th c v nh ng m t nào và ti n hành ứ ề ạ ầ ộ ế ữ ế ặ ổ

l p danh sách chúng. ậ

Th t c h ủ ụ ướ ộ ng d n công vi c là cách th c c th đ ti n hành m t ứ ụ ể ể ế ệ ẫ

ho t đ ng hay quá trình. ạ ộ

Các th t c h ủ ụ ướ ấ ng d n công vi c c a m t h th ng qu n lý ch t ộ ệ ố ệ ủ ẫ ả

ng ph i là các văn b n c b n dùng đ l p k ho ch t ng th và t l ượ ơ ả ể ậ ế ể ả ả ạ ổ ả

m c cân thi t chi ti t đ ki m soát thích đáng các ho t đ ng có liên ở ứ ế ế ể ể ạ ộ

quan các trách nhi m quy n h n và m i liên h t ng h c a nhân viên ệ ươ ề ệ ạ ố ỗ ủ

qu n lý, th c hi n vi c ki m tra xác nh n hay xem xét l ự ệ ệ ể ả ậ ạ ệ i các công vi c

nh h ng đ n ch t l ng cách th c th c hi n các ho t đ ng khác nhau ả ưở ấ ượ ế ạ ộ ứ ự ệ

cách s d ng và ki m soát h th ng tài li u. ệ ố ử ụ ệ ể

Công ty xác đ nh rõ ràng r ng các th t c h ủ ụ ằ ị ướ ệ ng d n công vi c ẫ

ph i mô t đi u c n th c hi n d ả ả ề ự ệ ầ ướ ạ ệ i d ng m t t p h p các công vi c ợ ộ ậ

ph i làm theo trình t nh t đ nh giúp ng ả ự ấ ị ườ ả i th c hi n không bu c ph i ự ệ ộ

nh h t m i chi ti t và tránh s tuỳ ti n. Chúng ph i giúp cho vi c ph ớ ế ọ ế ự ệ ệ ả ổ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

bi n r ng rãi kinh nghi m và k năng c a m t s thành viên trong công ế ộ ộ ố ủ ệ ỹ

ty.

Các tài li u này ph i h t s c đ n gi n d hi u đ i v i ng i có ả ế ứ ơ ễ ể ố ớ ệ ả ườ

liên quan công ty khuyên nên s d ng các l u đ n u các công vi c đ ư ồ ế ử ụ ệ ượ c

th c hi n theo m t trình t ự ệ ộ . ự

ng d n công vi c t i công ty đ * Vi c xây d ng th t c h ự ủ ụ ướ ệ ệ ạ ẫ ượ ế c ti n

hành nh sau: ư

- B c 1.Nh n bi ướ ậ ế t nhu c u ầ

M t quá trình ch đ ỉ ượ ậ ẽ ả c l p thành tài li u n u thi u nó s nh ế ế ệ ộ

h ng. ưở ng đáng k đ n ch t l ể ế ấ ượ Lý do đ công ty ti n hành l p các tài ế ể ạ

li u naỳ đó là ệ

+ Do h th ng qu n lý ch t l ệ ố ấ ượ ả ắ ng đòi h i g m các th t c b t ỏ ồ ủ ụ

bu c t ng ng v i nh ng y u t h th ng c a tiêu chu n ISO 9001 ộ ươ ứ ế ố ệ ố ủ ữ ẩ ớ

+ Lãnh đ o mu n chính th c hoá các ho t đ ng quan tr ng. Nh ạ ộ ứ ạ ố ọ ư

c tiên nh ng ng i có trách nhi m trong công ti n hành tìm v y tr ậ ướ ữ ườ ế ệ

\hi u các th t c h ng d n công vi c hi n có trong công ty ti n hành ủ ụ ể ướ ễ ệ ệ ẫ

ầ phân tích s b v chúng. Ti p theo đó ti n hành nghiên c u các yêu c u ơ ộ ề ứ ế ế

ế c a tiêu chu n v các tài li u này sau đó tiên hành so sánh đ i chi u ủ ệ ề ẩ ố

ớ xem tài li u nào c n ch nh s a b sung tài li u nào c n xây d ng m i ự ử ệ ệ ầ ầ ổ ỉ

thêm.

K t qu các b ả ế ướ ề ủ ụ c này là m t b n danh sách các tài li u v th t c ộ ả ệ

h c l p ướ ng d n c n ch nh s a và xây d ng m i đ ử ẫ ẫ ớ ượ ậ ự ỉ

B c 2: Xem xét và phê duy t yêu c u ầ ướ ệ

i đ Giám đ c ho c ng ố ặ ườ ượ ỷ c u quy n xem xet yêu c u ầ ề

+ N u yêu c u c a đ n v v n ch a đ n i dung thì đ ngh đ n vi ư ủ ộ ị ẫ ị ơ ủ ề ế ầ ơ

l p l ậ ạ i phi u ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

+ N u đ n v yêu c u không phù h p thì cho d ng l ừ ế ầ ơ ợ ị i ạ

+ N u yêu c u c a đ n v phù h p thì phê duy t ch đ nh phòng t ợ ầ ủ ơ ế ệ ị ị ỉ ổ ụ ph

trách công vi cệ

-B c 3. Ti n hành l p k ho ch đào t o. ậ ướ ế ế ạ ạ

Khi đã xác đ nh đ ị ượ c nhu c u đào t o ta c n l p m t k ho ch c th ầ ậ ộ ế ụ ể ầ ạ ạ

v đào t o trong đó xác đ nh rõ : ề ạ ị

+ Nh ng nhân viên c n đ c đào t o là nh ng ai s l ng bao nhiêu ầ ượ ữ ố ượ ữ ạ

+ Các c n đào t o c th nh th nào. ạ ụ ể ư ế ầ

+ Giáo viên ti n hành đào t o là nh ng ai ? là cán b trong công ty hay ữ ế ạ ộ

c n thuê bên ngoài ầ

+ Th i gian ti n hành đào t o. ế ạ ờ

Trong b n k ho ch này cũng c n ph i nêu rõ ng ế ạ ả ả ầ ườ ệ i ch u trách nhi m ị

theo dõi quá trình đào t o và nh ng trình đ k năng nhân viên c n có đ ọ ỹ ữ ạ ầ ượ c

sau quá trình đào t o.ạ

-B c 4: Xem xét phê duy t k ho ch ệ ế ướ ạ

+N u đ t t p hu n do công ty t ch c thì giám đ c ho c ng ợ ậ ế ấ ổ ứ ặ ố ườ ượ c i đ

ch đ nh phê duy t k ho ch. ệ ế ạ ị ỉ

+Đ t t p hu n đ t ch c thì th ợ ậ ấ ượ c giám đ c ch đ nh đ n v t ỉ ị ự ổ ơ ố ị ứ ủ

tr ưở ng đ n v t ơ ị ự ớ phê duy t k ho ch. N u k ho ch không phù h p v i ế ệ ế ế ạ ạ ợ

đi u ki n v th i gian thì yêu c u ng òi l p làm l i. ề ờ ư ề ệ ầ ậ ạ

-B c 5: Ti n hành đào t o. ướ ế ạ

Đ n v đ ị ượ ơ c giám đ c ch đ nh t p hu n sau khi nh n đ ậ ậ ượ ấ ố ỉ ị c phi u yêu ế

c u đã đ ầ ượ c giám đ c phê duy t thì ti n hành các công vi c sau: ế ệ ệ ố

+Thông báo cho đ n v có đ i t ng t p hu n bi ố ượ ơ ị ấ ậ t v : ế ề

Danh sách nh ng ng i đ ữ ườ ượ ậ c t p hu n ấ

Th i gian t p hu n ậ ấ ờ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đ a ch t p hu n. ỉ ậ ấ ị

Chu n bi cá nhân(tài li u, gi y bút, t trang) ệ ẩ ấ ư

+Đ n v đ ơ ị ượ c giám đ c ch đ nh ti n hành ph i chu n b ị ế ẩ ả ố ỉ ị

Giáo viên (ng i thuy t trình n i dung). ườ ế ộ

Đ a đi m ph ể ị ươ ng ti n tài li u ch ng ch văn b ng. ứ ệ ệ ằ ỉ

D trù kinh phí, s theo dõi t p hu n ấ ổ ự ậ

+Chu n b n i dung đào t o bao gôm: ị ộ ẩ ạ

Quy t c 5W.1H và cách quy đ nh quy trình h ắ ị ướ ng d n ẫ

When

Who? Ai làm? What? Làm cái gì Làm khi Where Làm sao đâuở Why T i ạ How Làm như

Ai cùng nào nào Khi Làm v iớ ở ụ đâu tr c làm T iạ nào Làm thế

làm? cái gì khác làm xong nguyên đ tr cặ cựơ

nhân nào t Còn không Còn cách Còn ai Còn gì Còn khi Còn iạ ở ầ đ u

nào khác nào khác khác n aữ khác ph iả khác n aữ sao n aữ

không có làm n aữ n aữ

thể

Các tài li u và cách xây d ng l u đ : ư ồ ư ệ

Cách l a ch n ngôn ng và k năng so n th o văn b n ữ ự ạ ả ả ọ ỹ

+T ch c đào t o: ổ ứ ạ

Phòng t ch c cán b k t h p v i nhà cung c p d ch v đào t o t ổ ộ ế ợ ạ ổ ụ ứ ấ ớ ị

ả ch c khoá đào t o theo đúng k ho ch đã phê duy t. Trong m i bài gi ng ứ ệ ế ạ ạ ỗ

giáo viên ph i cung c p k năng và lý thuy t c n thi ỹ ế ầ ả ấ ế t cho m i h c viên. ỗ ọ

Sau đó gi ng viên đ a ra nh ng tình hu ng th c t ự ế ữ ư ả ố ự cho các h c viên th c ọ

hành ngay.

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Công ty c n t ch c cho các h c viên các chuy n thăm quan th c t ầ ổ ự ế ứ ế ọ

t i các công ty khác đ tăng kinh nghi m th c t ạ . ự ế ệ ể

B c 6: Đánh giá k t qu đào t o. ướ ế ả ạ

Giám đ c ho c ng ố ặ i đ ườ ượ ố c ch đ nh đánh giá k t qu c a đào t o đ i ế ả ủ ạ ị ỉ

v i các h c viên làm th t c c p ch ng ch cho các h c viên theo yêu c u ầ ứ ớ ủ ụ ấ ọ ọ ỉ

B c 7: L u h s đào t o ư ồ ơ ướ ạ

T t c tài li u v quá trình đào t o ph i đ ấ ả ả ượ ư c l u h s . Phòng t ồ ơ ề ệ ạ ổ

ch c cán b c p nh t h s đào t o c a các h c viên ti n hành phân lo i và ậ ồ ơ ạ ủ ộ ậ ứ ế ạ ọ

l u h s đào t o. ư ồ ơ ạ

3. L i ích c a gi i pháp. ủ ợ ả

- Nh đ c đào t o trình đ c a các b công nhân viên trong ờ ượ ộ ủ ạ ộ

công ty v vi c xây d ng tài li u đ ề ệ ự ệ ượ ệ c nâng cao, góp ph n vào vi c ầ

gi m b t gánh n ng cho phòng qu n lý ch t l ng do các phòng ban ấ ượ ặ ả ả ớ

mình xây d ng đ đã có trình đ nên có th t ọ ể ự ự ượ c tài li u c a mình. ệ ủ

Do cán b có trình đ mà tài li u vi t ra có ch t l ệ ộ ọ ế ấ ượ ợ ng cao và phù h p

và đáp ng đ c nhu c u c a ISO 9001 v h th ng tài li u. v i th c t ớ ự ế ứ ượ ề ệ ố ầ ủ ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Phi u yêu càu đào t o t p hu n ấ

ạ ậ

ế

D ngừ

Không c n thi

Không đ yêu c u ầ ủ

ầ

ế

Xem xét phê duy t yêu c u ầ

ệ

L p k ho ch đào t o t p hu n ấ

ạ ậ

ế

ạ

ậ

\Ch a đ t yêu c u ầ

ư ạ

Xem xét phê duy t k ho ch ạ ệ ế

Ti n hành đào t o t p hu n ấ

ạ ậ

ế

Ch a đ t yêu c u ầ

ư ạ

Xem xét phê duy t k t qu ệ ế

ả

L u h s

ư ồ ơ

L u đ đào t o t p hu n ư ồ ạ ậ ấ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

III. Thi t l p c ch ki m soát ho t đ ng xây d ng tài li u t ế ậ ơ ế ể ạ ộ ệ ạ i ự

công ty

1. Lý do áp d ng ụ

công ty hi n nay vi c ki m soát ho t đ ng xây d ng tài li u còn ở ạ ộ ự ệ ể ệ ệ

c phân công vi thi u ch t ch . Ng ặ ế ẽ i đ ườ ượ ế t tài li u nhi u khi không ề ệ

tham gia vào vi c vi t chúng mà l i giao cho nhân viên d ệ ế ạ ướ i quy n mình ề

làm ho c tham gia m t cách thi u tích c c. Có lúc công ty do không tìm ự ế ặ ộ

hi u k công vi c c a nhân viên nên đã giao công vi c vi ệ ủ ệ ể ỹ ế t tài li u cho ệ

nh ng ng i không có chuyên môn, không hi u bi ữ ườ ể ế ề ặ t v công vi c ho c ệ

l ạ i không có đ th i gian c n thi ủ ờ ầ ế ể ự ố t đ th c hi n công vi c do kh i ệ ệ

l ượ ệ ng công vi c hàng ngày quá nhi u d n đ n nhân viên ph i làm vi c ệ ế ề ả ẫ

ngoài gi đó làm cho tài li u vi t ra không có ch t l ng. t ờ ừ ệ ế ấ ượ

M t khác vi c thi t l p c ch ki m soát công tác này cũng nh ệ ặ ế ậ ế ể ơ ư

m t đòi h i c a t ỏ ủ ấ ế t y u khách quan đ có th theo dõi đ ể ể ộ ượ ệ c công vi c

th c hi n bi c khâu y u kém đ kh c ph c hay nh ng đi n hình ự ệ t đ ế ượ ụ ữ ể ế ể ắ

c n tuyên d ầ ươ ạ ng ph bi n trong công ty. Đây cũng là c s cho ho t ổ ế ơ ở

ng trong công ty. đ ng c i ti n h th ng qu n lí ch t l ệ ố ộ ả ế ấ ượ ả

2. N i dung c a bi n pháp ủ ộ ệ

- Do t m quan tr ng c a gi i pháp này mà nó c n đ ủ ầ ọ ả ầ ượ ự ủ c s ng

ế h c a ban lãnh đ o công ty b ng m t tuyên b c a mình và cam k t ộ ủ ố ủ ạ ằ ộ

cung c p đ ngu n l c cho vi c th c hi n công tác. ấ ủ ồ ự ự ệ ệ

- Lãnh đ o c n thành l p ra m t ban có nhi m vu ki m travà ộ ể ệ ầ ạ ậ

giám sát ho t đ ng c a công ty đ ng th i ban này ph i th ng xuyên ạ ộ ủ ả ờ ồ ườ

báo cáo tình hình ho t đ ng v cho lãnh đ o công ty. ạ ộ ề ạ

- M i ho t đ ng xây d ng tài li u đ u ph i đ ự ạ ộ ả ượ ậ ộ ả c l p m t b n ệ ề ọ

i ch u trách nhi m vi t tài k ho ch c th rõ ràng quy đ nh v ng ế ụ ể ề ạ ị ườ ệ ị ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

li u và nh ng ng i có liên quan ph i tham gia giúp đ ,quy đ nh v ữ ệ ườ ả ỡ ị ề

th i gian vi i. ờ ế t hoàn thành và m c đ tài li u ph i đ t t ứ ộ ả ạ ớ ệ

- Ban ki m soát có nhi m v giám sát ho t đ ng theo đúng k ạ ộ ụ ể ệ ế

ho ch và vi c th c hi n xây d ng ph i tuân th đúng theo các b ự ủ ự ẹ ễ ạ ả ướ c

đ c yêu c u. M i sai l ch v i k ho ch ph i đ c báo cáo v ượ ớ ế ả ượ ệ ầ ạ ọ ề

ng ườ i có trách nhi m đ có bi n pháp đi u ch nh k p th i. ệ ệ ể ề ờ ỉ ị

- Công ty cũng c n chú ý h n đ n vi c tìm ng i đ phân công ế ệ ầ ơ ườ ể

vi t tài li u m i ng i vi t tài li u đ u b t bu c ph i tho mãn ế ệ ọ ườ ế ệ ề ắ ả ả ộ

đ c nh ng tiêu chu n sau: ượ ữ ẩ

+ Có trình đ v văn b n , k năng so n th o văn b n . ộ ề ả ạ ả ả ỹ

+ Có s hi u bi ự ể ế t sâu x c v công vi c ệ ắ ề

ch c, thu hút s tham gia c a m i ng i. + Có kh năng t ả ổ ứ ự ủ ọ ườ

+ Ph i tham gia m t khoá hu n luy n v nghi p v xây d ng tài ụ ự ệ ề ệ ả ấ ộ

li u c a ISO do công ty t ch c. ệ ủ ổ ứ

i vi t tài Đ ng th i công ty cũng ph i dành đ th i gian đ ng ả ủ ờ ể ồ ờ ườ ế

ệ li u có th hoàn thành và th c hi n m t cách chuyên tâm vào công vi c ự ể ệ ệ ộ

này.

3. L i ích c a gi i pháp. ủ ợ ả

t gi i pháp này s đem l i cho công ty m t s l Vi c th c hi n t ự ệ ố ệ ả ẽ ạ ộ ố ợ i

ích sau:

- H th ng tài li u đ c vi ệ ố ệ ượ ế ạ t và hoàn thành theo đúng k ho ch ế

đã đ ra, m i bi n đ ng thay đ i trong vi c th c hiên đ u đ c báo ự ề ệ ề ế ọ ộ ổ ượ

cáo và có bi n pháp s lí k p th i. ử ệ ờ ị

- H th ng tài li u có ch t l ệ ồ ấ ượ ệ ng h n phù h p v i th c t ợ ự ế ơ ớ ạ ho t

đ ng s n xu t kinh doanh h n do m i ng ộ ả ấ ơ ọ i đ ườ ượ ệ c giao th c hi n ự

công vi c m t cách nghiêm túc và có trách nhi m h n. ệ ệ ộ ơ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

t h th ng văn b n đã ban IV. T ch c th c hi n áp d ng t ự ổ ứ ụ ệ ố ệ ố ả

hành.

1. Lý do áp d ngụ

M t trong nh ng ph ng trâm c a qu n lý ch t l ng là vi ữ ộ ươ ấ ượ ủ ả ế ấ t t t

t c nh ng gì đã vi t. Ph ng trâm này c nh ng gì đã làm và làm t ả ữ ấ ả ữ ế ươ

đ ượ c th hi n qua ho t đ ng xây d ng h th ng tài li u c a công ty. ự ể ệ ạ ộ ệ ố ủ ệ

i ch chú tr ng đ n làm th nào đ xây d ng đ Nhi u ng ề ườ ự ể ể ế ọ ỉ ựơ ệ ố c h th ng

tài li u t ch c áp d ngđ ệ ố t là đ mà b qua v sau c a nó là ph i t ề ả ổ ứ ụ ủ ủ ỏ ượ c

t ra đem l i ích cho công ty và cũng là công h th ng tài li u đã vi ệ ồ ệ ế i l ạ ợ

vi c quan tr ng c a nh ng ng i vi t tài li u b i vì tài li u vi t ra ữ ủ ệ ọ ườ ế ệ ệ ở ế

không ch đ đ y mà ph i áp d ng cho công vi c s n xu t kinh doanh. ỉ ể ấ ệ ả ụ ấ ả

Do ch a nh n th c đ ứ ư ậ ượ ầ ọ c t m quan tr ng c a công tác mà m i ủ ọ

ng c xong ườ i sau khi đã c g ng h t s c l c c a mình đ xây d ng đ ế ứ ự ủ ố ắ ự ể ượ

l không tri t đ . Vì ạ i không đ a nó vào áp d ng ngay th c hi n l y l ụ ệ ấ ệ ự ư ệ ể

ch c t v y vi c t ậ ệ ổ ứ ố t ho t đ ng áp d ng h th ng tài li u vào th c t ệ ố ạ ộ ự ế ụ ệ

s n xu t kinh doanh là m t v n đ c p bách. ả ộ ấ ề ấ ấ

2.N i dung c a gi i pháp. ủ ộ ả

c xây d ng xong thì lãnh đ o công ty Sau khi m t tài li u đã đ ộ ệ ượ ự ạ

c n ban hành ngay l p t c ch đ nh ng ầ ậ ứ ỉ ị i h ườ ướ ề ộ ng d n ph biên v n i ổ ẫ

ệ dung ý nghĩa cũng nh t m quan tr ng c a vi c th c hi n theo tài li u ọ ư ầ ự ủ ệ ẹ

nêu ra đ i ích c a vi c áp d ng tài liêu trong th c t c ng c l ượ ợ ự ế ử ụ ủ ệ ườ i

ng d n tr c ti p vi c áp d ng tài li u vào công vi c hàng xu ng h ố ướ ụ ự ệ ệ ệ ế ẫ

i lao đ ng ch a hi u ph i gi ng gi ngày. Ch nào ng ỗ ườ ư ể ả ả ộ ả ậ ứ i ngay l p t c.

i lao đ ng nh ng ki n th c c n thi t đ có T ch c hu n luy n ng ấ ứ ệ ổ ườ ứ ầ ữ ế ộ ế ể

th đ c hi u đ t quan tr ng đ i v i công ể ọ ể ượ c tài li u đi u này đ c bi ề ệ ặ ệ ố ớ ọ

nhân s n xu t đ c bi i m i đ ấ ặ ả ệ ớ t v i nh ng ng ữ ườ ớ ượ c tuy n đ ng. ể ụ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ợ Trong quá trình áp d ng n u phát hi n nh ng đi m không phù h p ụ ữ ể ệ ế

ph i tién hành s a k p th i đ phù h p v i đi u ki n th c t ờ ể ử ị . ự ế ề ệ ả ợ ớ

áp d ng các bi n pháp khuy n khích ng i lao đ ng th c hi n t ụ ế ệ ườ ệ ố t ự ộ

nh ng yêu c u đ ra, đ ng th i kích thích ng i lao đ ng ch đ ng sáng ữ ề ầ ồ ờ ườ ủ ộ ộ

t o trong công vi c. ạ ệ

T ch c ho t đ ng rút kinh nghi m sau m i giai đo n áp d ng tài ệ ổ ứ ạ ộ ụ ạ ỗ

c đ t li u đ phát hi n nh ng đi m đ ệ ữ ể ệ ể ượ c ch a đ ư ượ ể ừ ừ đó không ng ng

nâng cao ch t l ng văn b n ban hành. ấ ượ ả

4. L i ích c a gi i pháp. ủ ợ ả

- H th ng văn b n sau khi ban hành s đ c th c hi n tri ệ ồ ẽ ượ ả ự ệ ệ ể t đ

trong th c t c nâng cao do đó phát huy đ ự ế tính hi u l c c a nó đ ệ ự ủ ượ ượ c

tác d ng.ụ

- Khi văn b n áp d ng mang l ụ ả ạ i hi u qu s thu hút đ ả ẽ ệ ượ ự c s

quan tâm c a m i ng ủ ọ ườ i vào công tác xây d ng tài li u làm cho h ự ệ ệ

th ng tài li u ngày càng hoàn thi n. ệ ệ ố

- ý th c trách nhi m và trình đ văn b n c a cán b công nhân ộ ủ ứ ệ ả ộ

viên đ c nâng cao. T đó gi m b t s giám sát c a lãnh đ o đ n v ượ ớ ự ừ ủ ả ạ ơ ị

công vi c c a nhân viên giúp công ty ti ệ ủ ế ồ ự t ki m th i gian và ngu n l c ệ ờ

mà v n đ m b o hi u qu cao. ả ệ ẫ ả ả

t h th ng tài li u ban hành còn giúp ph - Vi c th c hi n t ự ệ ố ệ ố ệ ệ ổ

ng pháp làm vi c t t cho toàn công ty t đó nâng bi n ki n th c ph ế ứ ế ươ ệ ố ừ

cao đ ng gi m giá thành tăng doanh thu tăng l ượ c năng su t ch t l ấ ấ ượ ả ợ i

nhu n góp ph n quan tr ng vào vi c hoàn thành m c tiêu đã đ ra. ụ ệ ề ậ ầ ọ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

K t lu n ế ậ

T th c t ừ ự ế ệ phân tích th c tr ng công tác xây d ng h th ng tài li u ệ ố ự ự ạ

i công ty ch t o đi n c đã cho chúng ta th y rõ đ c a ISO 9001 t ủ ạ ệ ơ ế ạ ấ ượ c

vai trò và t m quan tr ng c a công vi c này. Vi c th c hi n t t côngtác ệ ố ủ ự ệ ệ ầ ọ

này góp ph n vào vi c xây d ng đ c h th ng tài li u có ch t l ự ệ ầ ượ ệ ố ấ ượ ng ệ

t ph n ánh đ c th c t tình hình s n xu t kinh doanh t i công ty t ố ả ượ ự ế ả ấ ạ

đ ng th i góp ph n đ c l c vào vi c công ty xây d ng và áp d ng thành ệ ồ ắ ự ụ ự ầ ờ

công h th ng qu n lí ch t l ng theo tiêu chu n ISO 9001. H n th ệ ố ấ ượ ả ẩ ơ ế

n a vi c th c hi n đ ữ ự ệ ệ ượ ệ c công tác này góp ph n vào vi c nâng cao hi u ệ ầ

qu công tác qu n lý ch t l ấ ượ ả ả ng nâng cao n ng xu t ch t l ằ ấ ượ ấ ạ ng t o

đ c hình nh t t trong tâm trí khách hàng. ượ ả ố

Trong th c t i công ty đ ự ế ho t đ ng t ạ ộ ạ ươ ộ ố ạ ng nhiên còn m t s h n

ch nh t đ nh. Vi c tuy n ch n đ tài :” ấ ị ế ề ể ệ ọ ự Hoàn thi n công tác xây d ng ệ

ấ h th ng tài liêu trong quá trình áp d ng h th ng qu n lý ch t ệ ố ệ ố ụ ả

ng t i công ty “ có đ a ra m t s gi l ượ ạ ộ ố ả ư i pháp hoàn thi n cho công tác ệ

này. Tuy nhiên v i m t sinh viên v i th i gian th c t p có h n, trình đ ớ ự ậ ạ ớ ộ ờ ộ

còn ;h n ch thì đ ng nhiên các gi i pháp đ a ra còn nhi u thi u sót và ế ạ ươ ả ư ế ề

mong đ c s giúp đ góp ý ki n c a m i ng i. ượ ự ế ủ ỡ ọ ườ

M t l n n a em xin c m n s giúp đ t n tình c a cô giáo h ả ơ ự ộ ầ ữ ỡ ậ ủ ướ ng

ộ d n th c t p Ph m Th H ng Vinh cùng công ty ch t o đi n c Hà N i ẫ ệ ơ ự ậ ị ồ ế ạ ạ

đã giúp đ đ em có th hoàn thành b n chuyên đ này. ỡ ể ể ề ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

TÀI LI U THAM KH O

Ả

Ệ

1. Giáo trình qu n tr ch t l ng trong các t ch c ị ấ ượ ả ổ ứ

2. Qu n tr ch t l ng theo tiêu chu n Qu c t ị ấ ượ ả ố ế ẩ

3. S tay ch t l ng c a Công ty ch t o đi n c ấ ượ ổ ệ ơ ế ạ ủ

4. Báo cáo Tài chính c a Công ty ch t o đi n c ủ ệ ơ ế ạ

5. Các tài li u khác c a Công ty ủ ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

M C L C

Ụ

L i m đ u ờ ở ầ .....................................................................................................1

Ch ng I: Gi i thi u chung v Công ty ch t o đi n c Hà N i ươ ớ ệ ơ ế ạ ộ ..........3 ề ệ

I. Quá trình hình thành và phát tri n ể ...........................................................3

k thu t II. Nh ng đ c đi m kinh t ặ ữ ể ế ỹ ậ ..........................................................6

1. Đ c đi m v s n ph m ề ả ẩ ..............................................................................6 ể ặ

ng ..............................................................................7 2. Đ c đi m v th tr ể ề ị ườ ặ

3. Đ c đi m v c c u t ch c ề ơ ấ ổ ứ ......................................................................8 ể ặ

4. Đ c đi m v lao đ ng ộ ...............................................................................13 ề ể ặ

t b và công ngh 5. Đ c đi m v máy móc thi ề ể ặ ế ị ệ...........................................13

6. Đ c đi m v nguyên li u ề ệ ..........................................................................15 ể ặ

7. V t ch c s n xu t ề ổ ứ ả ấ .................................................................................16

8. Đ c đi m v v n ể ề ố ......................................................................................17 ặ

III. Tình hình s n xu t kinh doanh c a Công ty m t s năm g n đây ...17 ộ ố ủ ả ấ ầ

Ch ươ ng II: Th c tr ng công tác xây d ng h th ng văn b n trong quá ự ệ ố ự ạ ả

trình áp d ng ISO 9001 t i Công ty ch t o đi n c ụ ạ ệ ơ..............................22 ế ạ

I. Tình hình áp d ng h th ng qu n lý ch t l ng theo tiêu chu n ISO ệ ố ấ ượ ụ ả ẩ

9001 - 2000 t i Công ty .................................................................................22 ạ

1. Lý do áp d ngụ .............................................................................................22

2. Tình hình áp d ng ụ ......................................................................................22

c và ch a đ t đ c trong vi c áp d ng h th ng 3. Nh ng k t qu đ t đ ế ả ạ ượ ữ ư ạ ượ ệ ố ụ ệ

.........................................................................................................................24

II, Th c tr ng công tác xây d ng h th ng tài li u ự ạ ệ ố ệ .................................25 ự

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

1. Gi i thi u chung v h th ng tài li u ớ ề ệ ố ệ ......................................................25 ệ

2. Ý nghĩa c a h th ng tài li u ủ ệ ố ệ ....................................................................28

3. Quá trình xây d ng h th ng tài li u t i Công ty .....................................29 ệ ố ệ ạ ự

4. K ho ch xây d ng h th ng tài li u t i Công ty ....................................35 ệ ố ệ ạ ự ế ạ

5. Công tác xây d ng chính sách ch t l ng và m c tiêu ch t l ấ ượ ự ấ ượ .........37 ng ụ

6. Công tác xây d ng s tay ............................................................................41 ự ổ

7. Công tác xây d ng quy trình - th t c h ng d n công trình ...................46 ủ ụ ướ ự ẫ

8. Xây d ng m c tiêu ch t l ng ấ ượ ..................................................................50 ự ụ

ng 9. Xây d ng k ho ch ch t l ế ấ ượ .................................................................52 ự ạ

10. Xem xét yêu c u ầ ......................................................................................53

11. Ho t đ ng ki m soát tài li u ể ạ ộ ệ ..................................................................53

12. Ho t đ ng ki m soát h s ạ ộ ồ ơ......................................................................55 ể

III. Đánh giá th c tr ng công tác xây d ng h th ng tài li u ự ạ ệ ố ệ ................56 ự

1. K t qu công tác đ t đ c ạ ượ .......................................................................56 ế ả

2. Nh ng h n ch ế ..........................................................................................57 ữ ạ

3. Nguyên nhân c a h n ch ủ ạ ế ........................................................................58

Ch ng III: M t s gi ươ ộ ố ả i pháp nh m hoàn thi n công tác xây d ng h ệ ự ằ ệ

th ng tài li u trong quá trình áp d ng ISO 9001 .....................................60 ụ ố ệ

I. Khuy n khích các đ n v tích c c ch đ ng tham gia xây d ng ự ơ ị ủ ộ ự ế

các tài li uệ ......................................................................................................60

1. Lý do áp d ngụ .............................................................................................60

2. N i dung gi i pháp .....................................................................................61 ộ ả

II. Ti n hành đào t o nâng cao trình đ văn b n hoá theo ISO 9000 cho ộ ế ạ ả

các cán b công nhân viên trong Công ty đ c bi i ph ộ ặ ệ t là nh ng ng ữ ườ ụ

trách vi tế

tài li uệ ............................................................................................................62

1. Lý do áp d ng ụ ............................................................................................62

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

2. N i dung và gi i pháp ................................................................................62 ộ ả

3. L i ích c a gi i pháp ..................................................................................67 ủ ợ ả

III. Thi t l p c ch ki m soát ho t đ ng xây d ng t i Công ty ...........69 ế ậ ơ ế ể ạ ộ ự ạ

1. Lý do áp d ngụ .............................................................................................69

2. N i dung gi i pháp .....................................................................................69 ộ ả

3. L i ích và gi i pháp ...................................................................................70 ợ ả

.....70 IV. T ch c th c hi n áp d ng t ự ổ ứ ụ ệ ố ệ ố t h th ng văn b n đã ban hành ả

1. Lý do áp d ngụ .............................................................................................70

2. N i dung và gi i pháp ................................................................................71 ộ ả

3. L i ích c a gi i pháp ..................................................................................72 ủ ợ ả

K t lu n ậ ........................................................................................................73 ế

Tài li u tham kh o ả .......................................................................................74 ệ