Cách xây dựng và chia sẻ cơ sở dữ liệu trên web
Ngu
ồ
n:quantrimang.com.vn
David Strom
Quản trị mạng - Nếu bạn là một phần của doanh nghiệp thì sớm hay muộn bạn
cũng muốn có được khả năng cộng tác với đồng nghiệp hoặc khách hàng của
mình. Trước đây, cách đơn giản nhất để chia sẻ một cơ sở dữ liệu nhỏ là tạo
một trang bảng tính và email nó đến các đồng nghiệp của bạn. Tuy nhiên đó
không phải là phương pháp tốt nhất nhưng vẫn có một vài lý do cho sự tồn tại
đó:
Trước hết, cơ sở dữ liệu vẫn khá khó khăn để mọi người có thể hiểu được về
chúng, trong khi đó các trang bảng tính lại mang tính hiển nhiên hơn. Một trang
bảng tính thường chỉ có một màn hình, chính vì vậy rất dễ chỉ ra sự logic của nó
và hệ thống các hàng và các cột cũng dễ dàng hơn một cơ sở dữ liệu liên hệ
điển hình có một loạt các bảng. Trong khi đó lại có rất nhiều người – đặc biệt
trong số đó có rất nhiều người không được đào tạo CNTT một cách chuyên
nghiệp – cần đến nó.
Thứ hai, các công cụ cộng tác cơ sở dữ liệu rất khó trong việc học và sử dụng.
Hãy nhìn vào số lượng người vẫn sử dụng Lotus Notes cho email và thực sự
con số này không nhiều. Hầu hết trong số họ đều cảm thấy thoải mái với email
và sử dụng nó như một hệ thống truyền tải miễn phí. Tuy nhiên cho tới ngày nay,
khi người thứ ba sẽ làm việc trên cùng một trang bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu
thì bắt đầu có những thay đổi xung đột.
Thứ ba, việc xây dựng các ứng dụng cộng tác đích thực yêu cầu một số kỹ năng
và sự hiểu biết về kiểu dữ liệu gì cần được chia sẻ và cách chúng chia sẻ như
thế nào. Có bao nhiêu người sẽ bổ sung hay thay đổi các bản ghi đối với cơ sở
dữ liệu? Có bao nhiêu người muốn thực hiện các truy vấn và các báo cáo? Và
liệu bạn có muốn ngăn chặn sự xung đột trong các lần cập nhật?
Vậy, đâu là sự lựa chọn của bạn, liệu bạn có muốn email một trang bảng tính
không? Có hai phương pháp cơ bản. Đầu tiên đó là sử dụng các chương trình
cơ sở dữ liệu tương thích Internet. Alpha Five có một số công cụ web và phiên
bản chuẩn của nó được bán với giá 200$, hoặc bạn có thể mua phiên bản
Filemaker Server với giá 1000$. Cả hai phiên bản này đều dễ dàng trong cài đặt
và sử dụng trên Internet.
Với cả hai sản phẩm này, bạn cần phải sử dụng các máy Windows hoặc Mac
được cấu hình tại nhà cung cấp Internet hoặc có một số khác kết nối với máy mà
bạn đang chạy cơ sở dữ liệu trên Internet. (PointInSpace là một nhà cung cấp có
cung cấp Filemaker Pro hosting với giá 40$ mỗi tháng cho mỗi tài khoản và
ZebraHost cung cấp Alpha Five hosting với giá 30$ mỗi tháng. Đây là một liên
kết chứa một loạt các hướng dẫn bằng video về cách thực hiện với Alpha Five).
Bạn cũng cần phải nghiên cứu cả về ngôn ngữ lập trình và chấp nhận cách
chúng tạo các báo cáo. Phương pháp này có một ưu điểm là bạn đang chạy một
chương trình cơ sở dữ liệu thực và có được khả năng linh hoạt nhất. Tuy nhiên
nó có giá thành chi phí khá cao dưới dạng các kỹ năng. Đây là một ví dụ về một
trong những cửa sổ để thể hiện cho bạn về kiểu lập trình mà bạn cần hiểu về
Alpha Five:
Nếu các kỹ năng được yêu cầu trên cả hai sản phẩm đều làm bạn nản chí thì
bạn có thể sử dụng phương pháp thứ hai, phương pháp sử dụng một trong các
công ty dịch vụ web để chia sẻ các trang bảng tính và dữ liệu bảng biểu. Google
Docs cũng cho phép đồng cộng tác trên mức file, nhưng những gì chúng ta thực
sự muốn lại phức tạp hơn đôi chút và có thể nhận diện các bản ghi riêng lẻ. Có ít
nhất bốn dịch vụ mà chúng tôi phát hiện thấy có thể thực hiện điều đó:
• TrackVia, 10$ một tháng cho một người dùng
• DabbleDB, 8$ một tháng cho một người dùng
• QuickBase của Intuit 250$ một tháng cho một người dùng
• Blist.com, 10$ một tháng cho một người dùng cộng với 30$ trên tháng cho một
tài quản trị
Với các dịch vụ này, bạn có thể tạo một tài khoản và upload trang bảng tính của
mình một cách nhanh chóng. Bạn có thể dễ dàng phân loại bất cứ cột nào bằng
cách kích chuột vào các biểu tượng mũi tên. Có thể tìm nhanh chóng các bản
ghi sao, tạo mẫu email và các biểu mẫu cho Website, tất cả chỉ với một vài kích
chuột.
Các báo cáo chỉ là những vấn đề đơn giản, ngoài ra chúng còn rất nhiều điều thú
vị khác, ví dụ như có thể được phân phối thông qua email để đến được các đồng
nghiệp của bạn theo một kế hoạch nào đó. Việc bổ sung thêm các đồng nghiệp
khác với các đặc quyền riêng biệt cũng tỏ ra rất đơn giản và trong khoảng 30
phút bạn có thể thiết lập một dự án và làm việc với nhóm của mình. Bạn không
cần phải là một lập trình viên cũng có thể thực hiện được các công việc vì tính
đơn giản của nó. Bên cạnh đó bạn cũng không cần phải trả cho phí hosting (thứ
vẫn kèm theo như một phần của dịch vụ) và tất cả những gì bạn cần là trình
duyệt web để truy cập vào dữ liệu của bạn.
Tất cả bốn dịch vụ trên đều cho phép bạn bắt đầu với các tài khoản miễn phí để
dùng thử. Trong trường hợp của TrackVia, bạn có 14 ngày trước khi phải cung
cấp cho họ thẻ tín dụng, tuy nhiên trong trường hợp dabbleDB bạn lại có thể sư
dụng tài khoản miễn phí vĩnh viễn nhưng dữ liệu của bạn sẽ bị đặt ở chế độ
public. Với blist, bạn có thể sử dụng tài khoản khách hàng hoặc tài khoản miễn
phí vĩnh viễn, tuy nhiên nó hạn chế cho bạn với lượng cơ sở dữ liệu phải nhỏ
hơn 100MB. QuickBase cung cấp cho bạn 30 ngày dùng thử và có khả năng
chia sẻ lên đến 10 người.
Mỗi một trong bốn dịch vụ này đều có những điểm khác nhau về cách chúng
import dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, kiểu báo cáo của nó và số lượng cơ sở dữ liệu
và không gian lưu trữ được cấp cho mỗi tài khoản. Đó chính là lý do tại sao bạn
nên thử mỗi một dịch vụ và tìm ra được dịch nào phù hợp nhất đối với công việc
của mình.
Chúng ta hãy xem xét đôi chút về cách import dữ liệu trong TrackVia với tư cách
một ví dụ. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu, bạn sẽ thấy có ba lựa chọn như những
gì thể hiện trong hình bên dưới:
Bạn có thể upload một trang bảng tính và nếu thực hiện một kích chuột vài liên
kết "see tips", bạn sẽ thấy một danh sách các mẹo và các hướng dẫn về cách
thực hiện. Nếu bạn có một cơ sở dữ liệu ở định dạng file CSV, khi đó bạn phải
import nó vào Excel trước khi đưa dữ liệu đến TrackVia. Một số các dịch vụ khác
cũng cho phép bạn import các file CSV một cách trực tiếp, hoặc cắt và dán dữ
liệu từ desktop của bạn hoặc một Website. Bạn cũng có thể chọn bắt đầu một
mẫu cơ sở dữ liệu mà TrackVia cung cấp rất nhiều mẫu như vậy.
TrackVia cũng có một tùy chọn khá thú vị để kiểm tra một hòm thư sẽ dùng để
lưu các bản ghi cơ sở dữ liệu mới và post các thông tin một cách tự động. Nếu
bạn vào công cụ Email Collecting, bạn sẽ thấy một loạt màn hình gồm có trong
đó màn hình bên dưới để bạn có thể sư dụng nhằm thiết lập tính năng này. Có
thể tạo các bản ghi mới hoặc nâng cấp các bản ghi đang tồn tại.
Chúc bạn tìm ra được phương án tối ưu cho việc chia sẻ dữ liệu của mình!