Chuẩn bị Sân khấu
cho tổ chức sự kiện
Sân khấu được coi là trung tâm của không
gian sự kiện trong nhà, nơi diễn ra các hoạt
động hoặc những hoạt động chính của sự
kiện. Sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của tổng thể
không gian trong nhà và loại hình sự kiện được tổ chức. Chúng
luôn luôn bảo đảm hài hòa với nhau.
Sân khấu phải có vị trí đẹp có thể treo màn hình lớn trong phòng
sao cho mọi người dù xa hay gần đều có thể theo dõi mọi hoạt
động xảy ra trên sân khấu hay khán giả bằng truyền hình trực
tiếp. Phòng điều hành camera có thể theo dõi toàn bộ thông qua
các màn hình tivi được đặt tại các vị trí xung quanh phòng. Các
camera quét toàn bộ từ lúc người đi từ vị trí khách tham dự ngồi
trên sân khấu.
Chiều cao của sân khấu phụ thuộc vào chiều cao của trần nhà.
Trần nhà sẽ tạo sự khác biệt trong việc tính toán trang trí sân
khấu và các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Chẳng hạn trần nhà cao
tối thiểu cho phòng có đặt màn hình chiếu khoảng 9m. Phải tính
toán thật kỹ trong việc bố trí sân khấu, ánh sáng và các nhà cung
cấp dịch vụ để có được một bố cục hợp lý nhất dựa trên yêu cầu
phải đạt được. Chiều cao sân khấu còn bị chi phối bởi kiểu loại
và cách kê ghế ngồi trong phòng.
Chiều rộng của sân khấu phụ thuộc nhiều vào các hoạt động sự
kiện diễn ra ở đó. Cụ thể sẽ có bao nhiêu người có mặt trên sân
khấu, các nhạc công được bố trí như thế nào? Trên sân khấu
chính hay được xếp cố định tại 1 phía của sân khấu? Cách bố trí
bàn ghế trên sân khấu như thế nào?
Tầm nhìn trong phòng cũng là một vấn đề cần tính đến. Tầm nhìn
trong phòng đều hướng về sân khấu, do đó khi quyết định vị trí
sân khấu phải tính đến yếu tố này. Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh
trong phòng, liệu có trở ngại gì cho việc treo đèn. treo rèm
không? Mọi khán giả đều có thể nhìn rõ sân khấu hay màn hình
không? Trong mọi trường hợp đều có thể giải quyết được song
phải có đủ nguồn lực (thời gian, con người, tài chính, v.v...)
Một câu hỏi cần được đặt ra là cần bao nhiêu sân khấu? Nhà tổ
chức cần biết rõ nơi nào sẽ đặt sân khấu, được bố trí như thế
nào và tất cả cần bao nhiêu sân khấu. Việc này cần phải cân
nhắc, có những sự kiện cần nhiều hơn một sân khấu. Song nhiều
sân khấu ảnh hưởng tới diện tích trong phòng và chổ ngồi của
khách.
Không gian cho hoạt động sân khấu và các trang thiết bị cũng
cần phải được tính đến. Cần phải bố trí mặt bằng của toàn bộ
sân khấu bao gồm cả khu vực phía sau sân khấu. Phải bố trí
phòng thay đồ, vị trí để và vận chuyển các thiết bị, lối đi lại đủ
rộng. Cần chú ý xem sự kiện có sử dụng những thiết bị đặc biệt
gì và nó ở vị trí nào trên mặt bằng toàn bộ sân khấu.
Trong một buổi giới thiệu sản phẩm mới tại nhà hát Las Vegas có
sự kết hợp tốt các trang thiết bị hiện đại và sân khấu để tăng hiệu
quả trình diễn. Vừa xoay vừa nâng sân khấu sẽ làm cho sản
phẩm xuất hiện một cách sinh động và ấn tượng hơn, hầu hết
các hiệu ứng này đều có thể thực hiện được ở các nhà hát.
Ngoài ra Nhà tổ chức cần cân nhắc liệu sân khấu có cần trang trí
nhiều màu sắc không? Sân khấu được bố trí đơn giản hay phải
thiết kế đặc thù theo yêu cầu sự kiện? Việc này còn phụ thuộc
vào ngân sách. Nếu cho phép, cần trang trí sân khấu phù hợp với
các hoạt động sự kiện. Cần làm việc với các nhà cung cấp dịch
vụ và thiết bị để có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu của một sân
khấu.
Các khu vực xung quanh sân khấu cần được trang trí cho phù
hợp. Tấm màn phía sau sân khấu không đơn thuần bức tường
chắc và đính trang trí bằng rèm. Phải xác định đây là vị trí tốt nhất
để trang trí thể hiện thông tin tới mọi người tham dự. Trang trí ở
vị trí này phải thể hiện yêu cầu trọng tâm, những nội dung then
chốt mà sự kiện phải thực hiện được.
