HƯỚNG D N XẪ
ÂY DỰNG KPI
I. Thông tin chung
ị Văn bản này qui đ nh và hư nớ g dẫn cách th cứ chung đ ể xây dựng h ệ th nố g BSC&KPI tại tất cả các đơn v cị ủa Tổng công ty/Công ty.
II. S ơ đ ồ các b cướ thực hiện
ồ ệ Quy trình này g m 6 công vi c chính:
1. Phân bổ mục tiêu của Công ty đến nhóm/cá nhân, xây dựng KPI mục tiêu 2. Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình
thành nền KPI cơ bản
3. So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI t nổ g hợp, theo nguyên tắc
uư tiên KPI mục tiêu và l aự chọn KPI cơ bản
4. Hoàn thiện bản Mô tả công việc cho từng cá nhân, trong đó bổ sung thêm phần chỉ
tiêu KPI
5. Xây dựng hệ thống đánh giá KPI để trả lương theo các nguyên tắc: Lư nơ g mềm = lương theo KPI (x) + lư nơ g theo năng l c ự đóng góp (y)
Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá
50%; tỷ tr nọ g cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng th nố g nhất.
Phần lương theo KPI (x) được chia làm 03 phần: x1 – lương theo KPI; x2 –
lương theo kế hoạch hành đ nộ g để th c ự hiện KPI; x3 – quá trình phối hợp với các bộ phận/cá nhân để th cự hiện KPI. Tỷ trọng các phần x1, x2, x3 do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để s ử d nụ g th nố g nhất. Phần lương theo năng l cự đóng góp (y) được đánh giá theo 03 nhóm tiêu chí: Kiến thức, k ỹ năng, thái độ hành vi của cá nhân đó tại thời điểm đánh giá. Đánh giá thực hiện theo 02 hoặc 03 c pấ : Tự đánh giá và cấp trên tr cự tiếp đánh giá và ban giám đốc.
Chi ti tế sẽ được hư nớ g dẫn trong qui trình th cự hiện.
III. Qui trình thực hiện
STT Công vi cệ Cách th cự hi nệ M uẫ L uư ý
ự ơ ồ ế ượ ụ ụ 1 M c tiêu 2015 ủ c a công ty ể BSC KPI (sheet 1)
ạ ạ ưở nh h
1 M uẫ 01
Phân b ổ m cụ tiêu công ty tới nhóm và cá nhân
Không ph iả m cụ tiêu c aủ c p ấ trên nào c nầ cũng tri nể khai cho đến t nậ ộ ổ ố ố ọ ậ ỏ ụ BSC KPI (sheet 2) ợ ạ ệ Xây d ng ự ụ KPI m c tiêu ợ ệ T ng h p h ụ th ng m c tiêu. Theo dõi và đánh giá
ụ ệ ố 2 Xây dựng M uẫ 02 KPI c bơ ản. iạ các
Chỉ lựa chọn những công vi c ệ r tấ c nầ ể ư tế đ đ a thi vào KPI cơ b nả 3 M uẫ 03
So sánh KPI c bơ ản và KPI m c ụ tiêu Xây d ng ự KPI tổng hợp
ỉ Xây d ng s đ chi n l c công ty ồ g m 4 m c: tài chính, khách hàng, ộ ộ ọ ỏ n i b , h c h i và phát tri n. ụ ạ ổ ỷ ọ tr ng cho các h ng m c Phân b t ừ ủ ế t các tiêu chí c a t ng Chi ti ữ ả ụ h n m c và i gi a ng qua l ụ ạ các h ng m c Nh nậ m cụ tiêu từ c pấ trên trực tiếp; Trả lời câu hỏi: làm gì để đ tạ m cụ tiêu này (dựa vào chức năng nhi mệ vụ được phân công); ụ Sau khi các b ph n đăng ký m c tiêu và iạ những Th oả lu nậ nhóm để chọn l ụ tr ng s (chia nh ) cho các m c tiêu đó ầ (ph n 1: đăng ký m c tiêu) thì phòng nhân ớ ự ẽ ậ i làm vi c v i ban giám s s t p h p l ầ ỉ ố ố ể đ c đ tính các ch s cho ph n 2: đánh giá và theo dõi _Sau khi hoàn thành h th ng m c tiêu. Từ ghi chép nh tậ ký công vi c,ệ ho cặ mô tả công vi cệ hi nệ có, rà soát l ho tạ ơ ả c aủ từng vị trí làm đ ngộ c b n vi c;ệ So sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ b n:ả + Ưu tiên KPI m cụ tiêu (l yấ toàn bộ KPI m cụ tiêu và KPI c ơ bản); + N uế KPI cơ b n ả không trùng với KPI ử để đ aư vào m c ụ tiêu thì xem xét, ch nh s a
4
C p ậ nh t ậ mới bản Mô côả ng vi cệ t M uẫ 04 ẫ M u 09
C p lãnh ấ ạ ầ đ o c n xây ổ ự d ng KPI b sung theo ừ t ng năm/ quý/giai đo nạ
5 àm được hệ thống lương M u 10ẫ M uẫ 05; Hình thành hệ thống lương thưởng
M uẫ 06
6 Lên nhu c uầ đào t oạ M uẫ 08
ầ
ạ B nả mô tả công vi cệ m iớ , ngoài những ph nầ truy nề thống c pậ nh tậ thêm ph nầ các ch ỉ tiêu KPI và năng lực đóng góp, bao Mu n lố cần: + Làm bảng phân lo iạ mức lương và ỷ trọng lương m m ề theo KPI (x) và theo t năng lực đóng góp (y), m uẫ 05; Dựa vào mô tả công việc, kế ho chạ hành đ nộ g, ti pế nh nậ nhu c uầ đào t oạ từ thực ti n ế c aủ cá nhân để lên nhu c u đào tạo. ộ ộ Xây dựng hệ thống đào t o n i b .
IV. Tô chức thực hiện
Các đơn vị tr cự thuộc Công ty tổ ch cứ triển khai th nố g nhất theo các mẫu này, có thể thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu th cự tế tại doanh nghiệp mình và g iử báo cáo về Phòng Tổ ch cứ – hành chính của Công ty để xem xét, trình Ban Giám đốc phê duyệt;
Ban Giám đốc nên d aự vào chuỗi cung ứng của Công ty, phân chia hệ số thư nở g cho các đơn vị phụ thuộc. Hàng tháng, d aự vào kết quả kinh doanh của Công ty, Ban Giám đốc quyết định phần lư nơ g mềm (thư nở g KPI) cho toàn công ty và phân bổ về các đơn v .ị Các đơn vị d aự vào tổng số điểm KPI của đơn vị mình để tính ra tiền thưởng trên một điểm KPI (đánh giá theo mẫu 06), từ đó tính lư nơ g mềm cho nhân viên.
Về lâu dài, công ty có thể hư nớ g tới khoán lương thư nở g và để các đơn vị t
cự hia. nướ g tới là cán b cộ ông nhân viên Công ty đến cuối tháng, d aự vào
ể ự ính được tiền lương, thư nở g của mình. t
Mục tiêu cơ bản h kết quả kinh doanh có th t Phòng TCHC nên hình thành nhóm xung kích, bao gồm những cá nhân xuất sắc, am hiểu BSC& KPI từ các đơn v ,ị để đảm nhận trách nhiệm giúp Ban Giám đốc triển khai thành công.
B NẢ MÔ TẢ CÔNG VIỆC
ơ ị Đ n v :
Ch cứ danh: Trưởng phòng (G5)
Lần ban hành/S aử đ i:ổ Mã s :ố
Ngày:
ườ Ng i vi ết Ng ểm tra Ng i dườ uyệt H vàọ tên ườ ………………………….. i ki ……………………… ……………………….
Ch ữ ký
1.
ộ và mục tiêu chính yếu c aủ công vi cệ ) Tóm tắt công vi cệ ( n i dung
2.
Công việc cụ th :ể ( Tổng trọng s làố 100) ầ ộ STT N i dung Tr ngọ số, % Tiêu chí đo lường đánh giá ấ T n su t (ngày/ tu n/ầ tháng) Nhóm công vi cệ theo KPI A X
ổ KPI t ng h p ợ ( c a ủ chức danh công việc) I X1
ả ị ứ Gi m đ nh m c X11
Đ mả b o ả ch t ấ lượng X12
X13
ổ KPI b sung ( công việc kiêm nhi mệ khác) II X2
Kế hoạch hành đ ngộ III X3
Ph i hố ợp IV X4
Năng lực đóng góp B Y
Ki n thế ức (Y1) V Y1
Kỹ năng (Y2) VI Y2
Hành vi (Y3) VII Y3
Tổng cộng: = (X+Y) = X1+X2+X3+X4+…+Y1+Y2+Y3 100
3.
ộ ộ ơ ị Phòng, Ban, Phân x Quan hệ trong công vi cệ 3.1. Quan hệ nội bộ ( Trong n i b đ n v
Báo cáo trực tiếp Giám sát trực tiếp nưở g, MN/TN/XN) Đơn v /ị cá nhân ph i hố ợp
3.2. Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thu cộ Công ty) B n ả ch t quan ấ hệ Đ iố tượng
ơ ị ngoài Công ty) 3.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đ n v
Đ iố tượng B n ả ch t quan ấ hệ
4.
ạ Phạm vi quyền h nạ Ph mạ vi quyền h n trong công vi cệ .
Ph mạ vi quyền h nạ về tài chánh
5. Yêu c uầ của công vi c ệ về trình đ , ộ k ỹ năng c nầ thi tế (đánh dấu vào các v ị trí phù h p)ợ
ộ • Trình đ văn hoá t tố nghi p:ệ
¤ 5/12 ¤ 9/12 ¤ 12/12 ¤ Khác
• Trình đ chộ uyên môn:
ọ ¤ Trung cấp ¤ Cao đẳng ¤ Đại h c ¤ Trên đại h c ọ
Chuyên ngành: ………………………………………………………………………….
Hoặc lĩnh v cự tương đương:
……………………………………………………………
• Trình đ nộ goại ng : ữ (¤ Anh văn hoặc ¤ Pháp văn)
ộ ¤ Trình đ A ộ ¤ Trình đ B ộ ¤ Trình đ C ¤ Khác
• Trình đ viộ tính:
ọ ộ ¤ Trình đ A ộ ¤ Trình đ B ¤ Đại h c CNTT ¤ Khác
• Kinh nghi m(ệ th iờ gian đã làm công vi cệ cùng chuyên môn hoặc cùng lĩnh vực) :
ớ ¤ Dư i 1 n ăm ¤ 1 đến 2 năm ¤ 2 đến5 năm ¤ Trên5 năm
• S cứ khỏe: (yêu cầu khám s cứ khỏe)
¤ Bình thường ¤ Có yêu cầu riêng bi tệ
ọ • Kỹ năng thiết yếu cho công việc (Có th ể ch n nh i u ề kỹ năng) :
¤ Giao tiếp ¤ Thuyết trình ¤ Soạn th o vả ăn bản ¤ Phân tích
ồ ơ ¤ Làm việc nhóm ¤ Đàm phán ¤ Quản lý h s ¤ Tự h cọ
ệ ¤ T ổ ch cứ công vi cệ ¤ Giao vi c ộ ọ ¤ Đánh gía nhân viên ¤ H i h p
¤ Giải quyết vấn đ ề ¤ Lãnh đạo ¤ Ph ngỏ vấn ¤ Tư duy
6. ệ môi trường làm vi cệ (đánh dấu vào các v ị trí phù h p)ợ
Yêu c uầ về Điều ki n và ơ àm vi cệ : (N i làm vi c ị • V trí l ệ chủ yếu)
ơ ưở ¤ Văn phòng cty/nm ¤ Văn phòng đ n v ị ¤ X ng ¤ Ngoài tr iờ
ệ ạ ề ¤ Phòng TN/ đi n ¤ Trong dây chuyền ¤ Trên cao ¤ Đi l i nhi u
• Môi tr ngườ làm vi cệ
ụ ồ ¤ Bình thường ¤ Nóng, n, b i ¤ Đ cộ hại ¤ Đặc bi t đệ ộc hại
• Th i ờ gian làm vi cệ :
¤ Gi hờ ành chánh ¤ Ca kíp ¤ Đặc thù ¤ Có tăng ca
• Ph ngươ tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thiết sử d ngụ khi làm việc)
ị ¤ Công c ụ văn phòng¤ D ng ụ c ụ cầm tay ¤ Thiết b ¤ Thiết bị nặng
• Thể chất: (Hao phí s cứ lực để th cự hi nệ công việc)
ọ ¤ Nhẹ nhàng ¤Bình thường ¤ Ít nặng nh c ¤ Nặng
• Hoặc (Hao phí trí óc để th cự hi n ệ công việc)
ả ¤ Đ n ơ gi n ¤ Ít suy nghĩ ¤ Suy nghĩ nhiều ¤ Quyết đ nị h
ộ • Bảo h lao đ ộng: (yêu cầu trang b ị loại bảo h laoộ đ nộ g)
¤ Không ¤ Đ ngồ phục ¤ Bình thường ¤ Chuyên dùng
oooOooo
CÔNG TY…………………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VI TỆ NAM ĐƠN V :Ị ……………………………. Đ cộ T ự d o – H nhạ l p –ậ p h ú c
M uẫ 06
ĐÁNH GIÁ CÔNG VI C Ệ C AỦ CÁ NHÂN
THÁNG: …… NĂM: ……
ơ ị b ộ
H &ọ tên: Đ n v / phận : Ch cứ danh công việc:. Nhóm ch cứ danh: G5
STT Chỉ s ố đo ngườ l Kết quả (TS*TH) Th cự hi n ệ (%) A Trọng s ,%ố 50
X I 20
Đánh giá theo KPI, KPI t ng ổ h pợ ( c a ủ chức danh
X II 3
KPI b ổ sung ( công việc kiêm
III 15 X
Kế hoạch hành đ nộ g, x3
IV 12 X Ph i hố ợp, x4
Qu nả lý đánh Điểm trung T ự đánh giá, m% ức , X V B 15 50
VI Ki n thế Năng l cự y1 Kỹ năng, y2 15 X
VII Hành vi, y3 20 X
ể xxx (đi m t ng 100 ổ kết, dùng đ ể nưở g) tính th T NỔ G: (X+Y) = (x1+x2+x3+x4) + (y1+y2+y3)
Ệ DUY T QU NẢ LÝ TR C TIỰ ẾP NGƯ I Ờ LAO Đ NGỘ
(Ký, ghi rõ h &ọ tên) (Ký, ghi rõ h &ọ tên) (Ký, ghi rõ h &ọ tên)
Ngày: Ngày: Ngày:
CÔNG TY CP ……………….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VI TỆ NAM
ĐƠ N VỊ:……………….. Đ c lộ p ậ – Tự do ạ – H nh phúc
M CỤ TIÊU KPI CÁ NHÂN NĂM
ơ ị b ộ
H &ọ tên: Đ n v / phận : Ch cứ danh công việc:. Nhóm ch cứ danh:
STT N Trọng số Chỉ s ố đo ngườ l Th cự hi nệ (%) Kết quả (TS*TH) ợ ổ KPI t ng h p ( c a ủ chức
ổ KPI b sung ( công việc
I
Kế hoạch hành đ ngộ
Ph i hố ợp
Tự đánh giá Quản lý đánh giá
II Năng lực đóng Ki n thế ức Kỹ năng Hành vi
Kết qu ả 100 T NGỔ
Ệ DUY T QU NẢ LÝ TR C TIỰ ẾP NGƯ I Ờ LAO Đ NGỘ
(Ký, ghi rõ h &ọ tên) (Ký, ghi rõ h &ọ tên) (Ký, ghi rõ h &ọ tên)
Ngày: Ngày: Ngày:
