HƯỚNG D N XẪÂY DỰNG KPI
I. Thông tin chung
Văn bản này qui đnh ịvà hưnớg dẫn cách th cứ chung đ ểxây dựng h ệth nốg
BSC&KPI tại tất cả các đơn v cị ủa Tổng công ty/Công ty.
II. S ơđ ồcác b cướ thực hiện
Quy trình này g m 6 công vi c chính:ồ ệ
1. Phân bổ mục tiêu của Công ty đến nhóm/cá nhân, xây dựng KPI mục tiêu
2. Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình
thành nền KPI cơ bản
3. So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI t nổg hợp, theo nguyên tắc
uư tiên KPI mục tiêu và l aự chọn KPI cơ bản
4. Hoàn thiện bản Mô tả công việc cho từng cá nhân, trong đó bổ sung thêm phần chỉ
tiêu KPI
5. Xây dựng hệ thống đánh giá KPI để trả lương theo các nguyên tắc:
- Lưnơg mềm = lương theo KPI (x) + lưnơg theo năng l c ựđóng góp (y)
- Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá
50%; tỷ tr nọg cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ
phê duyệt để sử dụng th nốg nhất.
- Phần lương theo KPI (x) được chia làm 03 phần: x1 – lương theo KPI; x2 –
lương theo kế hoạch hành đnộg để th c ựhiện KPI; x3 – quá trình phối hợp với các bộ
phận/cá nhân để th cự hiện KPI. Tỷ trọng các phần x1, x2, x3 do lãnh đạo đơn vị
đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để s ửd nụg th nốg nhất.
- Phần lương theo năng l cự đóng góp (y) được đánh giá theo 03 nhóm tiêu chí: Kiến
thức, k ỹnăng, thái độ hành vi của cá nhân đó tại thời điểm đánh giá. Đánh giá thực
hiện theo 02 hoặc 03 c pấ: Tự đánh giá và cấp trên tr cự tiếp đánh giá và ban giám
đốc.
Chi ti tế sẽ được hưnớg dẫn trong qui trình th cự hiện.
III. Qui trình thực hiện
STT Công vi cệCách th cự hi nệM uẫL uư ý
1 M c tiêu 2015 ụ
c a công tyủ- Xây d ng s đ chi n l c công tyự ơ ồ ế ượ
g m 4 m c: tài chính, khách hàng,ồ ụ
n i b , h c h i và phát tri n. ộ ộ ọ ỏ ể
- Phân b t tr ng cho các h ng m cổ ỷ ọ ạ ụ
- Chi ti t các tiêu chí c a t ngế ủ ừ
h n m c và ạ ụ nh h ng qua l i gi aả ưở ạ ữ
các h ng m cạ ụ
BSC-
KPI
(sheet 1)
1Phân b ổ m cụ
tiêu công ty tới
nhóm và cá
nhân
Xây d ng ự
KPI m c tiêuụ
- Nh nậ m cụ tiêu từ c pấ trên trực
tiếp;
- Trả lời câu hỏi: làm gì để đtạ m cụ tiêu
này (dựa vào chức năng nhi mệ vụ được
phân công);
- Th oả lu nậ nhóm để chọn l iạ những
M uẫ
01
Không ph iả
m cụ tiêu c aủ
c p ấtrên nào
cũng c nầ
tri nể
khai
cho đến t nậ
T ng h p h ổ ợ ệ
th ng m c tiêu.ố ụ
Theo dõi và
đánh giá
-Sau khi các b ph n đăng ký m c tiêu vàộ ậ ụ
tr ng s (chia nh ) cho các m c tiêu đóọ ố ỏ ụ
(ph n 1: đăng ký m c tiêu) thì phòng nhânầ ụ
s s t p h p l i làm vi c v i ban giámự ẽ ậ ợ ạ ệ ớ
đc đ tính các ch s cho ph n 2: đánh giáố ể ỉ ố ầ
và theo dõi
_-Sau khi hoàn thành h th ng m c tiêu.ệ ố ụ
BSC-
KPI
(sheet 2)
2Xây dựng
KPI
c bơ ản.
- Từ ghi chép nh tậ ký công vi c,ệ ho cặ
mô
tả công vi cệ hi nệ có, rà soát l iạ các
ho tạ
đngộ c b nơ ả c aủ từng vị trí l
àm
vi c;ệ
M uẫ
02
Chỉ lựa chọn
những cô
ng
vi c ệr tấ c nầ
thi tế đ đaể ư
vào KPI cơ
b nả
3 So sánh KPI
c bơ ản và KPI
m c ụtiêu
Xây d ng ự
KPI tổng hợp
- So sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ
b n:ả
+ Ưu tiên KPI m cụ tiêu (l yấ toàn bộ
KPI m cụ tiêu và KPI c ơbản);
+ N uế KPI cơ b n ảkhông trùng với
KPI
m c ụtiêu thì xem xét, ch nh s aỉ ử để đaư vào
M uẫ
03
4 C p ậ nh t ậ mới
bản Mô
t côảng vi cệ
- B nả mô tả công vi cệ m iớ, ngoài
những
ph nầ truy nề thống c pậ nh tậ thêm ph nầ
các ch ỉtiêu KPI và năng lực đóng góp,
bao
M uẫ
04
M u 09ẫ
M u 10ẫ
C p lãnh ấ
đo c n xây ạ ầ
d ng KPI b ự ổ
sung theo
t ng năm/ ừ
quý/giai đo nạ
5 Hình thành hệ
thống lương
thưởng
- Mu n lốàm được hệ thống lương
cần:
+ Làm bảng phân lo iạ mức lương và
t ỷtrọng lương m m ềtheo KPI (x) và theo
năng lực đóng góp (y), m uẫ 05;
M uẫ
05;
M uẫ
06
6 Lên nhu c uầ
đào t oạ- Dựa vào mô tả công việc, kế ho chạ hành
đnộg, ti pế nh nậ nhu c uầ đào t oạ từ
thực ti n ếc aủ cá nhân để lên nhu c u đàoầ
tạo.
- Xây dựng hệ thống đào t o n i b .ạ ộ ộ
M uẫ
08
IV. Tô chức thực hiện
- Các đơn vị tr cự thuộc Công ty tổ ch cứ triển khai th nốg nhất theo các mẫu này, có
thể thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu th cự tế tại doanh nghiệp mình và g iử báo
cáo về Phòng Tổ ch cứ – hành chính của Công ty để xem xét, trình Ban Giám đốc phê
duyệt;
- Ban Giám đốc nên d aự vào chuỗi cung ứng của Công ty, phân chia hệ số
thưnởg cho các đơn vị phụ thuộc. Hàng tháng, d aự vào kết quả kinh doanh của Công
ty, Ban Giám đốc quyết định phần lưnơg mềm (thưnởg KPI) cho toàn công ty và
phân bổ về các đơn v .ị Các đơn vị d aự vào tổng số điểm KPI của đơn vị mình để
tính ra tiền thưởng trên một điểm KPI (đánh giá theo mẫu 06), từ đó tính lưnơg
mềm cho nhân viên.
- Về lâu dài, công ty có thể hưnớg tới khoán lương thưnởg và để các đơn vị t cựhia.
Mục tiêu cơ bản h nướ g tới là cán b cộông nhân viên Công ty đến cuối tháng, d aự vào
kết quả kinh doanh có th t tể ự ính được tiền lương, thưnởg của mình.
- Phòng TC-HC nên hình thành nhóm xung kích, bao gồm những cá nhân xuất sắc,
am hiểu BSC& KPI từ các đơn v ,ị để đảm nhận trách nhiệm giúp Ban Giám đốc triển
khai thành công.
B NẢ MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Đn v :ơ ị
Ch cứ danh: Trưởng phòng (G5)
Mã s :ốLần ban hành/S aử đi:ổ
Ngày:
H vàọ tênNg i viườ ết
…………………………..
Ng i kiườ ểm tra
………………………
Ng i dườ uyệt
……………………….
Ch ữký
1.
Tóm tắt công vi cệ ( n i dungộ và mục tiêu chính yếu c aủ công vi cệ )
2.
Công việc cụ th :ể ( Tổng trọng s làố 100)
STT N i dungộTr ngọ
số, %
T n su tầ ấ
(ngày/ tu n/ầ
tháng)
Tiêu chí đo
lường đánh giá
ANhóm công vi cệ theo KPI X
IKPI t ng h pổ ợ ( c a ủchức danh công việc) X1
- Gi m đnh m cả ị ứ X11
- Đmả b o ảch t ấlượng X12
X13
II KPI b sung (ổ công việc kiêm nhi mệ khác) X2
III Kế hoạch hành đngộX3
IV Ph i hố ợpX4
BNăng lực đóng gópY
VKi n thế ức (Y1) Y1
VI Kỹ năng (Y2) Y2
VII Hành vi (Y3) Y3
Tổng cộng: = (X+Y) =
X1+X2+X3+X4+…+Y1+Y2+Y3 100
3. Quan hệ trong công vi cệ
3.1. Quan hệ nội bộ ( Trong n i b đn vộ ộ ơ ị Phòng, Ban, Phân x nưở g, MN/TN/XN)
Báo cáo trực tiếp Giám sát trực tiếpĐơn v /ị cá nhân ph i hố ợp