Hướng dẫn xây dựng KPI

Chia sẻ: Lotte Xylitol | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

168
lượt xem 59
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

KPI là cách chính xác nhất để lượng hóa các chỉ tiêu đó lường, đánh giá nhân viên trong một công ty, tổ chức, doanh nghiệp. Việc kiểm soát KPI và nắm rõ cách thức hoạt động của phương pháp này là điều tất yếu của mỗi quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là bài viết chi tiết phân tích về việc xây dựng và áp dụng KPI cho nhân viên.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn xây dựng KPI

HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG KPI I. Thông tin chung Văn bản này qui định và hướng dẫn cách thức chung để xây dựng hệ thống BSC&KPI tại tất cả các đơn vị của Tổng công ty/Công ty. II. Sơ đồ các bước thực hiện Quy trình này gồm 6 công việc chính: 1. Phân bổ mục tiêu của Công ty đến nhóm/cá nhân, xây dựng KPI mục tiêu 2. Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình thành nền KPI cơ bản 3. So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI tổng hợp, theo nguyên tắc ưu tiên KPI mục tiêu và lựa chọn KPI cơ bản 4. Hoàn thiện bản Mô tả công việc cho từng cá nhân, trong đó bổ sung thêm phần chỉ tiêu KPI 5. Xây dựng hệ thống đánh giá KPI để trả lương theo các nguyên tắc: Lương mềm = lương theo KPI (x) + lương theo năng lực đóng góp (y)
Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá 50%; tỷ trọng cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất. Phần lương theo KPI (x) được chia làm 03 phần: x1 – lương theo KPI; x2 – lương theo kế hoạch hành động để thực hiện KPI; x3 – quá trình phối hợp với các bộ phận/cá nhân để thực hiện KPI. Tỷ trọng các phần x1, x2, x3 do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất. Phần lương theo năng lực đóng góp (y) được đánh giá theo 03 nhóm tiêu chí: Kiến thức, kỹ năng, thái độ hành vi của cá nhân đó tại thời điểm đánh giá. Đánh giá thực hiện theo 02 hoặc 03 cấp: Tự đánh giá và cấp trên trực tiếp đánh giá và ban giám đốc. Chi tiết sẽ được hướng dẫn trong qui trình thực hiện. III. Qui trình thực hiện STT Công việc Cách thực hiện M ẫu Lưu ý 1 Mục tiêu 2015 Xây dựng sơ đồ chiến lược công ty BSC của công ty gồm 4 mục: tài chính, khách hàng, KPI nội bộ, học hỏi và phát triển. (sheet 1) Phân bổ tỷ trọng cho các hạng mục Chi ti ết các tiêu chí củ a từ ng hạn mụ c và ảnh hưởng qua lại giữa 1 Nhạ Phân bổ mục các h n mụụcc tiêu từ cấp trên trực ậng m Mẫu Không phải tiêu công ty tới tiếp; 01 mục tiêu của nhóm và cá Trả lời câu hỏi: làm gì để đạt mục tiêu cấp trên nào nhân cũng cần này (dựa vào chức năng nhiệm vụ được triển Xây dựng phân công); khai KPI m ục tiêu Tổng hợp hệ Sau khi các b Thảo luận ộnhóm phận đăng ký m để chọn lụ ạc tiêu và i những BSC cho đến tận thống mục tiêu. trọng số (chia nhỏ) cho các mục tiêu đó KPI Theo dõi và (phần 1: đăng ký mục tiêu) thì phòng nhân (sheet 2) đánh giá sự sẽ tập hợp lại làm việc với ban giám đốc để tính các chỉ số cho phần 2: đánh giá và theo dõi 2 Xây dựng _Sau khi Từ ghi hoàn chép nh thành hệ th ật ký ống công vim ệc,ục tiêu. ho ặc Mẫu Chỉ lựa chọn KPI mô 02 những công cơ bản. tả công việc hiện có, rà soát lại các việc rất cần hoạt thiết để đưa động cơ bản của từng vị trí làm vào KPI cơ 3 So sánh KPI vi ệ Soc; sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ Mẫu bản cơ bản và KPI bản: 03 mục tiêu + Ưu tiên KPI mục tiêu (lấy toàn bộ Xây dựng KPI mục tiêu và KPI cơ bản); KPI tổng hợp + Nếu KPI cơ bản không trùng với KPI mục tiêu thì xem xét, chỉnh sửa để đưa vào
4 Cập nhật mới Bản mô tả công việc mới, ngoài Mẫu Cấp lãnh bản Mô những 04 đạo cần xây tả công việc phần truyền thống cập nhật thêm phần Mẫu 09 dựng KPI bổ sung theo các chỉ tiêu KPI và năng lực đóng góp, từng năm/ bao quý/giai đoạn 5 Hình thành hệ Muốn làm được hệ thống lương MMẫẫu 10 u thống lương cần: 05; thưởng + Làm bảng phân loại mức lương và Mẫu tỷ trọng lương mềm theo KPI (x) và theo 06 năng lực đóng góp (y), mẫu 05; 6 Lên nhu cầu Dựa vào mô tả công việc, kế hoạch hành Mẫu đào tạo động, tiếp nhận nhu cầu đào tạo từ 08 thực tiến của cá nhân để lên nhu cầu đào tạo. Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ. IV. Tô chức thực hiện Các đơn vị trực thuộc Công ty tổ chức triển khai thống nhất theo các mẫu này, có thể thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình và gửi báo cáo về Phòng Tổ chức – hành chính của Công ty để xem xét, trình Ban Giám đốc phê duyệt; Ban Giám đốc nên dựa vào chuỗi cung ứng của Công ty, phân chia hệ số thưởng cho các đơn vị phụ thuộc. Hàng tháng, dựa vào kết quả kinh doanh của Công ty, Ban Giám đốc quyết định phần lương mềm (thưởng KPI) cho toàn công ty và phân bổ về các đơn vị. Các đơn vị dựa vào tổng số điểm KPI của đơn vị mình để tính ra tiền thưởng trên một điểm KPI (đánh giá theo mẫu 06), từ đó tính lương mềm cho nhân viên. Về lâu dài, công ty có thể hướng tới khoán lương thưởng và để các đơn vị tự chia. Mục tiêu cơ bản hướng tới là cán bộ công nhân viên Công ty đến cuối tháng, dựa vào kết quả kinh doanh có thể tự tính được tiền lương, thưởng của mình. Phòng TCHC nên hình thành nhóm xung kích, bao gồm những cá nhân xuất sắc, am hiểu BSC& KPI từ các đơn vị, để đảm nhận trách nhiệm giúp Ban Giám đốc triển khai thành công. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Đơn vị: Chức danh: Trưởng phòng (G5)
Lần ban hành/Sửa đổi: Mã số: Ngày: Người viết Người kiểm tra Người duyệt Họ và tên ………………………….. ……………………… ………………………. Chữ ký 1. Tóm tắt công việc ( nội dung và mục tiêu chính yếu của công việc ) 2. Công việc cụ thể : ( Tổng trọng số là 100) Tần suất Trọng Tiêu chí đo STT Nội dung (ngày/ tuần/ số, % lường đánh giá tháng) A Nhóm công việc theo KPI X I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc) X1 Giảm định mức X11 Đảm bảo chất lượng X12 X13 II KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác) X2 III Kế hoạch hành động X3 IV Phối hợp X4
B Năng lực đóng góp Y V Kiến thức (Y1) Y1 VI Kỹ năng (Y2) Y2 VII Hành vi (Y3) Y3 Tổng cộng: = (X+Y) = X1+X2+X3+X4+…+Y1+Y2+Y3 100 3. Quan hệ trong công việc 3.1. Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN) Báo cáo trực tiếp Giám sát trực tiếp Đơn vị / cá nhân phối hợp
3.2. Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty) Đối Bản chất quan tượng hệ 3.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty) Đối Bản chất quan tượng hệ 4. Phạm vi quyền hạn Phạm vi quyền hạn trong công việc . Phạm vi quyền hạn về tài chánh 5. Yêu cầu của công việc về trình độ, kỹ năng cần thiết (đánh dấu vào các vị trí phù hợp) • Trình độ văn hoá tốt nghiệp: ¤ 5/12 ¤ 9/12 ¤ 12/12 ¤ Khác • Trình độ chuyên môn: ¤ Trung cấp ¤ Cao đẳng ¤ Đại học ¤ Trên đại học Chuyên ngành: …………………………………………………………………………. Hoặc lĩnh vực tương đương: …………………………………………………………… • Trình độ ngoại ngữ : (¤ Anh văn hoặc ¤ Pháp văn) ¤ Trình độ A ¤ Trình độ B ¤ Trình độ C ¤ Khác • Trình độ vi tính: ¤ Trình độ A ¤ Trình độ B ¤ Đại học CNTT ¤ Khác • Kinh nghiệm( thời gian đã làm công việc cùng chuyên môn hoặc cùng lĩnh vực) : ¤ Dưới 1 năm ¤ 1 đến 2 năm ¤ 2 đến5 năm ¤ Trên5 năm • Sức khỏe: (yêu cầu khám sức khỏe) ¤ Bình thường ¤ Có yêu cầu riêng biệt • Kỹ năng thiết yếu cho công việc (Có thể chọn nhiều kỹ năng) : ¤ Giao tiếp ¤ Thuyết trình ¤ Soạn thảo văn bản ¤ Phân tích ¤ Làm việc nhóm ¤ Đàm phán ¤ Quản lý hồ sơ ¤ Tự học ¤ Tổ chức công việc ¤ Giao việc ¤ Đánh gía nhân viên ¤ Hội họp ¤ Giải quyết vấn đề ¤ Lãnh đạo ¤ Phỏng vấn ¤ Tư duy
6. Yêu cầu về Điều kiện và môi trường làm việc (đánh dấu vào các vị trí phù hợp) • Vị trí làm việc: (Nơi làm việc chủ yếu)
¤ Văn phòng cty/nm ¤ Văn phòng đơn vị ¤ Xưởng ¤ Ngoài trời ¤ Phòng TN/ điện ¤ Trong dây chuyền ¤ Trên cao ¤ Đi lại nhiều • Môi trường làm việc ¤ Bình thường ¤ Nóng, ồn, bụi ¤ Độc hại ¤ Đặc biệt độc hại • Thời gian làm việc: ¤ Giờ hành chánh ¤ Ca kíp ¤ Đặc thù ¤ Có tăng ca • Phương tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thiết sử dụng khi làm việc) ¤ Công cụ văn phòng¤ Dụng cụ cầm tay ¤ Thiết bị ¤ Thiết bị nặng • Thể chất: (Hao phí sức lực để thực hiện công việc) ¤ Nhẹ nhàng ¤Bình thường ¤ Ít nặng nhọc ¤ Nặng • Hoặc (Hao phí trí óc để thực hiện công việc) ¤ Đơn giản ¤ Ít suy nghĩ ¤ Suy nghĩ nhiều ¤ Quyết định • Bảo hộ lao động: (yêu cầu trang bị loại bảo hộ lao động) ¤ Không ¤ Đồng phục ¤ Bình thường ¤ Chuyên dùng oooOooo
CÔNG TY…………………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ: ……………………………. Đ ộc l ập – T ự d o – H ạnh p h ú c Mẫu 06 ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CỦA CÁ NHÂN THÁNG: …… NĂM: …… Họ & tên: Đơn vị/ bộ phận : Chức danh công việc:. Nhóm chức danh: G5 Trọng Chỉ số đo Kết quả STT Thực hiện số,% lường (TS*TH) (%) A Đánh giá 50 theo KPI, KPI tổng X I hợp ( của 20 chức danh KPI bổ X II 3 sung ( công việc kiêm III Kế hoạch 15 X hành động, x3 IV Phối hợp, 12 X x4 Quản Điểm Tự đánh lý đánh trung B V Năng l Ki c 15 ến thựức , 50 giá, m% X y1 VI Kỹ năng, y2 15 X VII Hành vi, y3 20 X TỔNG: xxx (điểm tổng kết, dùng để 100 (X+Y) = (x1+x2+x3+x4) + (y1+y2+y3) tính thưởng)
DUYỆT QUẢN LÝ TRỰC TIẾP NGƯỜI LAO ĐỘNG (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) Ngày: Ngày: Ngày:
CÔNG TY CP ……………….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠ N VỊ:……………….. Độc l ập – Tự do – H ạnh phúc MỤC TIÊU KPI CÁ NHÂN NĂM Họ & tên: Đơn vị/ bộ phận : Chức danh công việc:. Nhóm chức danh: Trọng Chỉ số đo Thực hiện Kết quả STT N KPI tổng hợp số lường (%) (TS*TH) ( của chức KPI bổ sung ( công việc I Kế hoạch hành động Phối hợp Quản lý Năng lực đóng Tự đánh giá Kiến thức đánh giá Kỹ năng II Hành vi Kết TỔNG quả 100 DUYỆT QUẢN LÝ TRỰC TIẾP NGƯỜI LAO ĐỘNG (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) Ngày: Ngày: Ngày: