L P H S VÀ N P L U H S VÀO L U TR C QUAN Ồ Ơ Ậ Ồ Ơ Ộ Ư Ữ Ơ Ư
A. L P H S Ậ Ồ Ơ
I. Khái ni m, yêu c u ệ ầ
1. Khái ni mệ
1.1. H sồ ơ
ả ồ ơ ộ ậ ề ộ ấ ệ
ộ ự ệ ớ ặ ặ ộ
ộ ố ượ ạ ả
ể
ề H s là m t t p văn b n, tài li u có liên quan v i nhau v m t v n đ , ng c th ho c có m t (ho c m t s ) đ c tr ng ư ộ ố ặ ch c ban hành văn b n; th i gian ho c ặ ờ ả ổ ứ ệ i quy t công vi c ế ả ch c, m t cá nhân. ộ ổ ứ m t s vi c, m t đ i t ụ ể chung nh tên lo i văn b n; c quan, t ơ nh ng đ c đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi, gi thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a m t c quan, t ệ ư ặ ạ ộ ơ ụ ủ ữ ộ ứ
1.2. L p h s ậ ồ ơ
ậ ồ ơ ợ
L p h s là vi c t p h p và s p x p văn b n, tài li u hình thành trong ả ế ệ ậ i quy t công vi c thành h s theo nh ng nguyên t c và ồ ơ ệ ữ ắ ệ ế ắ ả
ng pháp nh t đ nh. quá trình theo dõi, gi ph ấ ị ươ
2. Yêu c uầ
- H s l p ra ph i ph n ánh đúng ch c năng, nhi m v c a c quan, đ n v ơ ị ứ ụ ủ ơ ồ ơ ậ ệ ả ả
ẽ ớ ồ ơ ệ ặ ố
- Tài li u, văn ki n trong h s ph i có m i liên h ch t ch v i nhau ả ệ và ph i đ y đ , hoàn ch nh ả ầ ủ ệ ỉ
- Tài li u, văn ki n trong h s ph i có giá tr ị ồ ơ ệ ệ ả
II. Trách nhi m l p h s ệ ậ ồ ơ
- Ng i đ ng đ u c quan, t ầ ậ ch c có trách nhi m ch đ o công tác l p ệ
ch c thu c ph m vi qu n lý c a mình. ơ ườ ứ h s đ i v i các c quan, t ồ ơ ố ớ ổ ứ ơ ổ ứ ộ ạ ả ỉ ạ ủ
ơ ổ
ầ ơ
ưở ườ ứ ồ ơ ố ớ ch c có ứ ch c ch đ o, ki m tra, ứ ch c ổ ứ ch c c p d ứ ấ ể i; t ướ ổ ư ệ ậ ụ ẫ
i c quan, t - Chánh Văn phòng, tr nhi m v : tham m u cho ng ệ ng d n vi c l p h s đ i v i các c quan, t h ướ ch c mình. th c hi n vi c l p h s t ự ng phòng hành chính các c quan, t i đ ng đ u c quan, t ỉ ạ ơ ổ ổ ứ ồ ơ ạ ơ ệ ậ ệ
ng các đ n v trong c quan, t ủ ưở ơ ị ướ c
ng - Th tr ơ i đ ng đ u c quan, t ổ ứ ề ệ ậ ầ ơ ệ ị ứ ổ ch c v vi c l p h s c a đ n v mình. ồ ơ ủ ơ ch c ch u trách nhi m tr ị ườ ứ
ứ ỗ ộ ả ế i quy t
ứ công vi c ph i l p h s v công vi c đó. - M i cán b , công ch c, viên ch c trong quá trình theo dõi, gi ệ ồ ơ ề ả ậ ệ
III. T ch c l p h s ổ ứ ậ ồ ơ
1. Xây d ng và s d ng ử ụ danh m c h s (DMHS) ụ ồ ơ ự
1.1. Khái ni m, tác d ng ệ ụ
ồ ơ ự ế ậ ồ ơ ụ
ả năm văn th ho c trong m t nhi m kỳ c a m t c quan, t Danh m c h s là b ng kê có h th ng các h s d ki n l p trong ệ ố ch c kèm theo ký ủ ổ ứ ộ ơ ư ệ ặ ộ
1
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
c xây d ng theo m t ch đ đã ệ ờ ạ ỗ ồ ơ ả ủ ả ượ ế ộ ự ộ
hi u, th i h n b o qu n c a m i h s và đ qui đ nh. ị
ụ ồ ơ ồ ơ ơ ơ
ủ ộ ợ ọ ộ
c ị ượ - Danh m c h s giúp cho vi c l p h s trong c quan, đ n v đ ệ ậ ch đ ng, h p lý, khoa h c và thu n ti n; giúp cán b , nhân viên trong c quan ơ ệ ậ l p h s đúng, đ y đ , chính xác; ậ ầ ủ ồ ơ
ứ ể ồ ơ ủ ữ ể ệ ậ ố
c công vi c c a c - Là căn c đ cán b l u tr ki m tra, đôn đ c vi c l p h s c a cán ệ ủ ơ ị ắ ượ ơ ơ
ộ ư b chuyên môn; giúp lãnh đ o c quan, đ n v n m đ ạ ộ quan, đ n v và công vi c c a t ng cán b , chuyên viên. ệ ủ ừ ơ ộ ị
ệ ầ ộ
ệ ậ ồ ơ ồ ơ ư ộ
- Nêu cao tinh th n, trách nhi m c a cán b , nhân viên trong c quan, ơ ủ ữ ệ đ n v đ i v i vi c l p h s và là căn c đ giao n p h s vào l u tr hi n ứ ể ị ố ớ ơ hành c a c quan. ủ ơ
1.2. Ph ng pháp xây d ng và s d ng DMHS ươ ử ụ ự
1.2.1. Ph ng pháp xây d ng DMHS ươ ự
* Các căn c đ xây d ng DMHS: ứ ể ự
ươ ụ ng trình công tác c a c quan, đ n v và ủ ơ ơ ị
ệ công vi c c a t ng cán b , chuyên viên, nhân viên; ộ - Ch c năng, nhi m v , ch ứ ệ ủ ừ
- L l ch c văn th c a c ề ố i làm vi c, ch đ h i h p, báo cáo và t ế ộ ộ ọ ệ ổ ư ủ ơ ứ
quan;
ạ ủ ơ ạ ộ
c và b ng THBQ tài li u c a c - Các lo i tài li u đã hình thành trong quá trình ho t đ ng c a c quan, ệ ủ ơ ị ướ ệ ặ ả
ệ đ n v ho c DMHS c a năm (nhi m kỳ) tr ủ ơ quan;
- Các đ c tr ng l p h s . ồ ơ ư ặ ậ
* N i dung các b c xây d ng DMHS: ộ ướ ự
ng có 2 cách xây ườ
ự d ng b c c b ng kê DMHS là theo c c u t ự - B c 1: xây d ng b c c b ng kê DMHS. Thông th ố ụ ả ướ ố ụ ả ơ ấ ổ ứ ặ ch c ho c theo v n đ . ề ấ
ứ
ch c c a c quan: là căn c vào c c u t ơ ch c b ứ các đ n v theo ch c năng, nhi m v ệ ơ ấ ổ ứ ị ộ ụ
ứ ủ ơ ơ ấ ổ máy c a c quan; sau đó s p x p th t ắ ế ho c theo t m quan tr ng c a các đ n v trong c quan. ủ + Theo c c u t ủ ơ ầ ứ ự ị ơ ặ ọ ơ
ủ ơ ị ể ề ơ
chia ra các v n đ , các m t ho t đ ng c a quan. + Theo v n đ : là căn c vào ho t đ ng c a c quan, đ n v đ phân ạ ộ ủ ứ ạ ộ ấ ề ấ ặ
ủ ồ ơ ờ ạ ả ả
- B c 2: d ki n tiêu đ h s , th i h n b o qu n c a h s và đ n ơ ườ ề ồ ơ ự ế ướ i ch u trách nhi m l p h s . ồ ơ ệ ị ậ v , ng ị
* Cách xây d ng DMHS: có hai cách ự
ư ư
ị ổ ứ ữ ủ ơ ử ộ ơ ụ
ế ư ư ủ ị
ế
ch c xét duy t và ký ban hành. - Cách th nh t: cán b văn th , l u tr c a c quan d ki n DMHS cho ự ế ứ ấ ch c trong c quan, sau đó g i xin ý ki n cán b ph trách và t ng đ n v t ộ ơ ừ ổ c quan t ng cán b , chuyên viên c a các đ n v đó. Cán b văn th , l u tr ữ ơ ộ ơ ộ h p ý ki n góp ý, b sung, ch nh lý, hoàn thi n thành danh m c h s c a c ụ ồ ơ ủ ơ ệ ỉ ợ ổ ng c quan, t quan trình th tr ệ ủ ưở ổ ứ ơ
2
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
ừ ứ ụ ượ ệ
ủ - Cách th hai: t ng cán b , chuyên viên căn c vào nhi m v đ ươ ứ ặ
ử ơ ị
ệ ế ơ ơ
ữ ơ ả ộ
ị ệ ơ ả ổ
c giao ộ ự ế ng trình công tác c a đ n v trong năm ho c trong nhi m kỳ d ki n và ch ị ơ ộ ụ nh ng h s c n l p, g i cán b ph trách đ n v tham gia ý ki n. Cán b ph ồ ơ ầ ậ ộ ụ ữ ả trách đ n v t p h p các b n d ki n c a t ng cá nhân trong đ n v thành b n ự ế ủ ừ ợ ị ậ c quan có trách nhi m giúp văn DMHS c a đ n v . Cán b văn th , l u tr ư ư ị ơ phòng ho c phòng hành chính t ng h p thành b n DMHS c a c quan trình ủ ợ th tr ủ ặ ng c quan xét duy t và ký ban hành. ệ ủ ưở ơ
- M t s đi m c n chú ý khi xây d ng danh m c h s ộ ố ể ụ ồ ơ ự ầ
ch c căn c vào tình hình th c t mà v n d ng cách ự ế ứ ụ ậ
+ Các c quan, t ơ xây d ng DMHS cho phù h p; ự ổ ứ ợ
+ Danh m c h s m i năm ho c m i nhi m kỳ th ườ ụ
ồ ơ ỗ ố ỗ ệ ể ử ụ ệ ặ ố
ộ ầ ng làm m t l n ặ vào tháng cu i năm ho c cu i nhi m kỳ đ s d ng cho năm sau, nhi m kỳ ệ sau.
1.2.2. Cách s d ng danh m c h s ụ ồ ơ ử ụ
ng c quan phê duy t c n sao thành ệ ầ
ơ nhi u b n và g i cho các đ n v trong c quan. - Danh m c h s đã đ ơ c th tr ủ ưở ơ ụ ồ ơ ử ượ ị ề ả
i gi m t b n đ ỗ ườ ữ ộ ả ể
ng phòng hành chính m i ng ưở theo dõi, ki m tra, đôn đ c vi c l p h s trong c quan. ệ ậ Chánh văn phòng, tr ố ồ ơ ể ơ
Cán b văn th gi ộ ồ ơ ữ ộ
ệ ể ồ ơ ờ ể ấ
ư ữ ộ ả ụ ư ổ ng l u h s ư ế ế ườ ặ
m t b n đ theo dõi và l p nh ng h s thu c trách ậ nhi m đ ng th i đ ghi m c l u h s trong d u đ n (khi đóng vào văn b n ả ồ ơ đ n) và c t l u h s trong s đăng ký văn b n đi, đ n ho c tr ế trong các c s d li u qu n lý văn b n đi, đ n. ồ ộ ư ồ ơ ơ ở ữ ệ ả ế ả ả
ữ ữ ộ ả Cán b l u tr gi ộ ư ồ ơ ầ ậ
m t b n đ n m đ ẩ c s l ượ ố ượ ơ ị
ng h s c n l p trong ng ơ ở ướ ồ ơ ồ ơ ề ư ị ữ ơ ệ ộ ậ ậ
ể ắ năm (nhi m kỳ) mà chu n b bìa h s phát cho các đ n v ; làm c s h ồ ơ d n cán b trong c quan l p h s và thu h s v l u tr c quan; l p h s ồ ơ ẫ ơ nh ng công vi c thu c trách nhi m. ệ ữ ệ ộ
ứ ơ
ộ ữ ể ệ ẩ
Cán b , chuyên viên trong c quan căn c vào danh m c h s xem mình ồ ủ ệ i quy t công vi c, văn b n, tài li u ụ ồ ơ ồ ơ ố ệ ế ả
ph i l p nh ng h s gì đ chu n b đ y đ bìa, ghi tên h s , s , ký hi u h ị ầ ồ ơ s (nh trong DMHS). Trong quá trình gi ơ thu c h s nào đ a vào t bìa ghi tên h s đó. ả ậ ư ộ ồ ơ ả ồ ơ ư ờ
2. L p h s ậ ồ ơ
2.1. M h s ở ồ ơ
2.1.1. Đ i v i c quan đã xây d ng danh m c h s ố ớ ơ ụ ồ ơ ự
ch c Đ ng, t ứ ứ ả ổ ổ ị
Đ i v i c quan, t ố ớ ơ ự ụ ồ ơ ầ ụ ồ ơ ể ộ ồ ơ ư
ự ch c chính tr - xã h i đã xây d ng danh m c h s c n d a vào danh m c h s đ hình thành h s và đ a văn b n, tài li u vào h s (xem ph n s d ng danh m c h s ). ả ầ ử ụ ụ ồ ơ ồ ơ ệ
2.1.2. Đ i v i c quan ch a xây d ng danh m c h s ư ố ớ ơ ụ ồ ơ ự
Căn c vào các đ c tr ng sau đ l p h s : ồ ơ ư ể ậ ứ ặ
3
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
ủ ạ ả ư
* Đ c tr ng tên lo i văn b n ư ị ả : Là tên c a th lo i văn b n nh ngh ể ạ ,… Nh ng văn b n có cùng tên lo i, c a cùng m t tác ạ ư ộ ủ ả ữ
ặ quy t, ch th , thông t ỉ gi ả ả
ậ c v n d ng đ l p h s các t p l u văn b n đi ế , trong m t kho ng th i gian l p m t h s . ờ ộ ồ ơ ng đ ườ ượ ậ ụ ể ậ ồ ơ ậ ư ả
ở
ậ
ặ ấ
ị ộ Đ c tr ng này th ặ ư văn th . Ví d : ụ ư Báo cáo c a UBND qu n Thanh Xuân, năm 2000. ủ * Đ c tr ng v n đ ữ ư ộ ệ ề ề: Nh ng văn b n, tài li u có tên lo i khác nhau, tác ả ờ khác nhau nh ng n i dung nói v m t v n đ , m t s vi c trong m t th i ề ộ ấ ạ ộ ự ệ ư ộ ả
ậ
ng đ ượ ề c v n d ng đ l p h s h i ngh , v n đ , ồ ơ ộ ị ấ ể ậ ụ ậ
gi gian nh t đ nh l p m t h s . ộ ồ ơ ấ ị Đ c tr ng này th ườ ư ặ v vi c. Ví d : ụ ụ ệ ồ ơ ề ệ ự ị
H s v vi c th c hi n ngh quy t h i ngh Ban Ch p hành Trung ế ộ ả ắ ng l n th V (khóa VIII) v xây d ng n n văn hóa tiên ti n đ m đà b n s c ề ầ ệ ề ấ ậ ị ự ứ ế
ươ dân t c,…ộ ặ ả ơ ả ư
là c quan ban hành văn b n. Văn b n có s n sinh ra trong ả ả ả ư ủ ộ
ộ
ệ ủ c v n d ng đ l p h s đ i v i tài li u c a ồ ơ ố ớ ể ậ ụ ặ ả Tác gi tên lo i khác nhau, n i dung khác nhau nh ng c a m t tác gi ộ m t th i gian nh t đ nh l p m t h s . ộ ồ ơ ấ ị ượ ậ
ơ
ộ ử Ngh quy t, ch th , báo cáo, công văn c a UNND thành ph Hà N i g i ủ ố ị ị
* Đ c tr ng tác gi : ạ ờ ậ Đ c tr ng này th ng đ ư ườ các c quan g i đ n. Ví d : ử ế ụ ế ậ ư ỉ đ n UBND qu n Thanh Xuân, năm 2005. ế * Đ c tr ng c quan giao d ch ơ ệ ổ ị ặ ữ ơ
ộ ơ
ộ Tài li u trao đ i gi a C c Văn th l u tr ữ ả ụ ướ ệ
ệ
ớ : Tài li u trao đ i gi a c quan này v i m t c quan khác trong m t kho ng th i gian nh t đ nh l p m t h s . Ví d : ấ ị ụ ộ ồ ơ ậ ờ c v i Văn phòng nhà n ớ ữ ụ ứ ớ ậ ấ ậ ch c UBND qu n ơ ch c l p t p hu n nghi p v ổ ứ ậ ư ư ệ ố ữ
ư ư ổ HĐND - UBND qu n Thanh Xuân v vi c t ề ệ ổ trong h th ng các c quan, t văn phòng, văn th , l u tr Thanh Xuân, tháng 8/2003.
ị ị ơ
ệ ặ ậ
ờ ộ ạ ự
ệ ư Đ a d là các đ n v hành chính nh thành ph , * Đ c tr ng đ a d : ố ư ư ị c s n sinh ra huy n, qu n, th xã,… Nh ng tài li u có tên lo i gi ng nhau, đ ượ ả ố ữ ị trong m t th i gian nh t đ nh ặ nh ng khu v c hành chính có đ c đi m đ c ể ặ ở ấ ị bi ộ ồ ơ
ậ ơ ế ị ng trên đ a ặ ằ ườ ủ ả
ư
ng đ : Th i gian là năm, tháng mà n i dung tài li u nói ờ ồ c k t h p v i các đ c tr ng khác đ l p h ặ ượ ệ ể ậ ế ợ ộ ư ườ ư ớ
ư ệ ữ t gi ng nhau l p m t h s . Ví d : ụ ố i phóng m t b ng c a các ph Báo cáo s k t tình hình gi bàn qu n Thanh xuân Hà N i, năm 2005. ậ ộ * Đ c tr ng th i gian ờ ặ đ n. Đ c tr ng này th ế ặ s . Ví d : ụ ơ
ơ ở ệ
th công nghi p, d ch v ể ậ ủ
ng * M t s đi m c n chú ý khi v n d ng các đ c tr ng đ l p h s ậ ụ ể xây d ng và phát tri n các c s công nghi p, ti u ự ườ trong qu n Thanh Xuân, năm 2004. các ph ồ ơ: Báo cáo v tình hình ề ụ ở ầ ị ệ ộ ố ể ể ậ ư ặ
4
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
- Khi l p h s c n v n d ng linh ho t các đ c tr ng l p h s , bi ậ ồ ơ ầ ồ ơ ế t ư ạ
ặ
ng v n d ng ph bi n 4 đ c tr ng theo th t ụ ậ k t h p gi a đ c tr ng chính v i các đ c tr ng khác đ l p h s . ồ ơ ớ ế ợ ậ ặ ể ậ ặ ự ế ườ ư
ư th ổ ế ứ ự ban hành văn b n, v n đ , th i gian đ l p h s . ề : tên ồ ơ (Tài ụ ả ể ậ ờ
ậ ư ữ ặ - Trong th c t lo i văn b n, tác gi ấ ả ả li u gì – c a ai – v v n đ gì – khi nào?) ề ấ ủ ạ ệ ề
2.2. Thu th p văn b n, tài li u đ a vào h s ệ ư ồ ơ ậ ả
ậ ượ ầ ủ ề ệ ả
i đ a vào h s thì h s đó m i hoàn ch nh, đ m b o ch t l ớ c đ y đ văn b n, tài li u v m t v n đ , m t s vi c hay ng và ồ ơ ề ộ ấ ả ỉ ộ ự ệ ấ ượ ả
m t ng ộ có giá tr ph c v khai thác, s d ng. Thu th p đ ườ ư ị ụ ụ ồ ơ ử ụ
ỗ ệ ầ ậ
M i cán b , chuyên viên c n coi vi c thu th p văn b n, tài li u đ a vào ả ệ ị i quy t công vi c và ph i thu th p k p ộ ầ ư ậ ệ ế ả ả ộ
h s là m t ph n trong quá trình gi ồ ơ th i. ờ
3.2.3. Phân chia đ n v b o qu n ơ ị ả ả
ị ố ệ ơ
ả ộ ơ ề ậ ồ ơ ị ả ề
- Đ n v b o qu n là đ n v th ng kê và tra tìm tài li u trong các l u tr . ữ ư ị ả ỗ ậ M t h s có th là m t đ n v b o qu n, n u h s có nhi u t p thì m i t p ả ể là m t đ n v b o qu n (ĐVBQ). ị ả ơ ộ ồ ơ ộ ơ ả
- Cách phân chia ĐVBQ
ậ ể ụ ệ ệ
Đ thu n ti n cho vi c b o qu n và ph c v khai thác, m i h s ả ng văn b n, tài li u trong h s ố ượ ỗ ồ ơ ồ ơ ả ế ụ ả ệ
t quá 200 trang nên chia thành nhi u t p, m i t p là m t ĐVBQ. không nên dày quá 200 trang. N u kh i l v ề ậ ượ ỗ ậ ộ
ệ ề ộ ầ ờ
ố ồ ơ ự ệ ị ủ ệ ặ ợ
Khi phân chia ĐVBQ c n d a vào m i liên h v n i dung, th i gian c a tài li u ho c giá tr c a tài li u trong h s mà phân chia cho h p lý. Ví ủ d :ụ
ặ ả ộ ộ
kỳ (n u nhi u) nên d a vào n i dung văn b n đ phân chia ra các ĐVBQ sau: * Đ i v i th lo i văn b n quy t đ nh trong m t năm ho c m t nhi m ệ ế ị ả ế ể ạ ự ố ớ ề ể ộ
- Quy t đ nh v ch tr ng công tác; ề ủ ươ ế ị
ch c b máy; - Quy t đ nh v t ế ị ề ổ ứ ộ
- Quy t đ nh v nhân s . ự ế ị ề
+ Quy t đ nh v ti p nh n, đi u đ ng cán b ; ộ ề ế ế ị ề ậ ộ
+ Quy t đ nh v k lu t cán b ; ộ ề ỷ ậ ế ị
+ Quy t đ nh v x p và nâng l ề ế ế ị ươ ng cán b ; ộ
+ Quy t đ nh v khen th ế ị ề ưở ng cán b ; ộ
+…………………………………….
3.2.3. S p x p văn b n, tài li u trong h s (đ n v b o qu n) ồ ơ ơ ị ả ắ ế ệ ả ả
ế ứ ả ầ
ồ ơ ắ ệ ử ụ ế ệ ả
ặ Khi s p x p văn b n, tài li u trong h s (ĐVBQ) c n căn c vào đ c ắ đi m c a h s (ĐVBQ) mà s d ng các cách s p x p văn b n, tài li u trong ủ ồ ơ ể h s (ĐVBQ) cho h p lý. Có các cách s p x p sau: ồ ơ ế ắ ợ
5
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
* S p x p theo s th t văn b n ố ứ ự ế ắ ả
* S p x p theo ngày, tháng, năm c a văn b n ủ ế ắ ả
* S p x p theo quá trình gi ế ắ ả i quy t công vi c ệ ế
* S p x p theo m c đ quan tr ng c a văn b n ứ ộ ủ ế ắ ả ọ
* S p x p theo m c đ quan tr ng c a tác gi ứ ộ ủ ế ắ ọ ả
* S p x p theo v n ch cái ữ ế ắ ầ
* M t s đi m c n chú ý khi s p x p văn b n, tài li u trong h s : ồ ơ ộ ố ể ệ ế ầ ả ắ
ả
- N u trong h s có phim, nh đi kèm thì cho phim, nh vào phong bì ả k t thúc đ a ch b o qu n phim, ỉ ả ừ ế ứ ả ị
ế ồ ơ đ b o qu n riêng (c n ghi rõ vào ch ng t ể ả ầ ả nh và ký hi u tra tìm). ệ ả
ồ ơ ệ ế m t b n; ch n b n chính, n u ả ọ
- Trong h s , m i tài li u ch c n gi ỗ không có b n chính thì gi ả ỉ ầ ữ ộ ả b n sao đ thay th . ế ể ữ ả
- Các lo i văn b n nh k ho ch, ch ả ạ ư ế ươ
ắ ế ế ạ ờ ộ
ệ ề ế ầ ộ
ng trình công tác và báo cáo đ nh ạ ị ươ ng kỳ s p x p theo th i gian mà n i dung tài li u nói đ n. K ho ch, ch ế ệ trình công tác nhi u năm x p vào năm đ u mà n i dung tài li u nói đ n; báo ế cáo t ng k t nhi u năm x p vào năm cu i mà n i dung tài li u nói đ n. ố ề ế ế ệ ế ổ ộ
3.2.4. D ki n tiêu đ h s ề ồ ơ ự ế
Tiêu đ h s là câu tóm t
ồ , n i dung, t v thành ph n, n i dung tài li u có trong h ắ ề ầ ộ ệ : tên lo i, tác gi ạ ầ ế ố ả ộ ủ
ề ồ ơ s . Tiêu đ h s c n ph n ánh đ y đ các y u t ả ề ồ ơ ầ ơ th i gian c a tài li u trong h s . ồ ơ ủ ờ ệ
3.2.5. Biên m c h s ụ ồ ơ
* Đánh s trang: Đánh s trang là đánh s th t ố ố ứ ự ố ệ cho m i trang tài li u ỗ
có trong h s (ĐVBQ). ồ ơ
- M c đích: Đánh s trang là đ c đ nh th t
tài li u có trong h s ệ ể ố ị ị ấ ạ ứ ự ấ ụ ả ệ ậ ố ệ
ồ ơ (ĐVBQ), b o đ m tài li u không b th t l c, m t mát, thu n ti n cho vi c ệ ả qu n lý và tra tìm. ả
- Yêu c u: S trang ph i đánh rõ ràng, chính xác b ng bút chì đen m m. ề ầ ằ ả ố
c đánh m t s , cách ệ ố ữ ượ ộ ố
phía trên, bên ph i 1cm. mép tài li u - Cách đánh s trang: M i trang tài li u có ch đ ỗ ả ệ ở
- Chú ý khi đánh s trang: ố
ở ữ ế ấ ộ gi a thì coi nh 2 trang và đánh ư
ổ 2 s , m t trang to thì g p b ng kh gi y và đánh l s . ố ằ + N u m t trang kh to g p đôi đóng ộ ổ ấ ậ ố
m t sau nh và cho nh vào phong bì và ố ở ặ ả ả
ế ả ngoài bì. đánh s + N u có nh thì đánh s ố ở
+ N u m t trang gi y có dán nhi u nh hay bài báo thì coi nh m t trang ư ộ ề ả ấ
ộ ế và đánh m t s . ộ ố
6
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
+ Tr ườ ợ ố
ượ ch ng t c đánh s trùng và thêm ch a,b,c (ví ữ ng h p đánh s sai, ố k t thúc. Tr ng h p đánh s sót thì đ ờ ứ ừ ế ườ ợ ố
d : 5, 5a, 5b, 5c...) và ghi rõ vào t ụ nh y s đ u ph i đánh l ả ả ố ề i ạ .
+ N u trong h s (ĐVBQ) có các quy n sách in ch c n đánh m t s ồ ơ ỉ ầ ể ế
ứ ộ ố ừ ế k t
chung cho c quy n (không đánh s trang trong sách) và ghi vào ch ng t ể ố thúc (kèm m t quy n sách có… trang). ể ả ộ
* Vi t m c l c tài li u: ế ụ ụ ệ
đ u h s c đ t - M c l c tài li u là b n kê có h th ng các tài li u có trong đ n v b o ị ả ệ ố ồ ơ ụ ụ ơ ặ ở ầ ủ ệ ắ ả
ệ ụ ụ ả qu n và v trí s p x p c a chúng. M c l c tài li u đ ượ ị (ĐVBQ), ngay sau t ệ ế bìa và đánh s trang riêng. ố ờ
ụ ụ ố ị ụ ế ằ ố
ứ ự ệ s p x p tài li u trong h s (ĐVBQ) đ thu n ti n cho vi c qu n lý và tra tìm. ể ắ t m c l c tài li u là nh m th ng kê và c đ nh th t ệ ồ ơ - M c đích: Vi ệ ế ệ ậ ả
t c a tài ầ ầ ế ủ
ầ ng không thông d ng. c vi - Yêu c u: c n vi ầ li u vào m c l c, không đ ụ ụ t đ y đ , chính xác các thành ph n c n thi ế ầ ụ ượ ủ t t ế ắ t nh ng t ữ ừ ữ ệ
ụ ụ ệ ầ ấ ủ ư ư ụ ẫ ố ữ
nhà n - M c l c tài li u c n in theo m u th ng nh t c a C c Văn th L u tr c.ướ
* Vi ch ng t t t k t thúc: ế ờ ứ ừ ế
đ ghi s l ờ ể ố ượ
ấ ượ k t thúc đ t - Ch ng t ừ ế ứ ệ k t thúc là t ồ ơ ờ ứ ng trang, ch t l ừ ế ng và tình tr ng ạ ặ ở ố ồ ơ cu i h s
v t lý c a tài li u trong h s (ĐVBQ). T ch ng t ủ ậ (ĐVBQ).
ụ ể ể ừ ế ả
ồ ơ ả ồ ệ ờ
ệ k t thúc dùng đ ki m tra, b o qu n, tránh vi c m o tài li u trong h s (ĐVBQ), đ ng th i theo ả ạ ế ị c tình tr ng v t lý c a tài li u đ có bi n pháp b o qu n, ph c ch k p ủ ượ ụ ệ ể ệ ậ ạ ả ả
ch ng t - M c đích: t ờ ứ b đánh tráo, đánh c p, gi ắ ị dõi đ th i.ờ
ả ầ ồ ơ ố
ố ế ố ệ ố ộ
ả ậ ạ
i biên m c ký, h và tên. i l p h s , ng - Yêu c u: ph i ghi rõ s trang c a tài li u có trong h s (ĐVBQ); khi ủ ghi s trang ph i chú ý c ng thêm trang trùng s và tr đi trang khuy t s ; ghi ừ rõ tình tr ng v t lý c a tài li u trong h s (rách, , nhàu nát,…) và ngày, ố ệ ủ tháng, năm l p h s , ng ụ ườ ậ ậ ồ ơ ườ ồ ơ ồ ơ ọ
k t thúc c n in theo m u th ng nh t c a C c Văn th ừ ế ấ ủ ụ ầ ẫ ố ư ờ
- T ch ng t L u tr nhà n c. ữ ứ ướ ư
* Vi ế t bìa h s : ồ ơ
- Bìa h s c n vi ủ ề ồ ơ
ầ ồ ơ ầ ế ữ t đ y đ , chính xác tiêu đ h s (ĐVBQ) và nh ng ế ầ t ph i rõ ả ể ữ ế ậ
t và dùng lo i m c t ả t. thông tin c n thi ràng, đ p, không vi ẹ t khác đ thu n ti n cho qu n lý và tra tìm. Ch vi ự ố t t ế ắ ệ ạ
ồ ơ ầ ấ ủ ư ư ụ ẵ ẫ ố ữ
nhà n - Bìa h s c n in s n theo m u th ng nh t c a C c Văn th L u tr c.ướ
B. N P L U H S VÀO L U TR HI N HÀNH C A C QUAN Ộ Ư Ồ Ơ Ủ Ơ Ữ Ệ Ư
1. Chu n b h s đ giao n p vào l u tr hi n hành c a c quan ị ồ ơ ể ủ ơ ữ ệ ư ộ ẩ
7
TS. Nguy n L Nhung - 0912581997
ễ
ệ
1.1. Trách nhi m c a cán b , chuyên viên ủ ộ ệ
Cu i năm, t ng cán b , chuyên viên ki m tra, hoàn ch nh l i các h s ừ ể ộ ỉ
ạ ệ ắ ố ậ ể ả
ồ ơ mình đã l p trong năm, ki m tra tài li u, văn b n và ki m tra vi c s p x p tài ế ệ li u trong t ng h s , hoàn ch nh h s theo đúng quy đ nh. ồ ơ ỉ ồ ơ ể ị ừ ệ
ụ ồ ơ ế ơ ồ ơ
ụ - H th ng hóa h s theo danh m c h s (n u c quan đã có danh m c ch c, m t ho t đ ng (n u c quan ệ ố ặ ơ ấ ổ ạ ộ ứ ế ặ ơ
h s ) ho c h th ng hóa theo c c u t ồ ơ ệ ố ch a có danh m c h s ). ụ ồ ơ ư
- Th ng kê các h s c n n p l u vào m c l c h s đ chu n b giao ụ ụ ồ ơ ể ồ ơ ầ ộ ư ẩ ố ị
n p.ộ
1.2. Trách nhi m c a th tr ệ ủ ưở ủ ng c quan, đ n v ơ ị ơ
ổ ứ ệ
ỉ ạ hi n hành đ i v i các c quan, t - Ng ồ ơ ch c có trách nhi m ch đ o công tác giao ộ ch c thu c ơ ố ớ ứ ổ
i đ ng đ u c quan, t ầ ơ ườ ứ n p h s , tài li u vào l u tr ữ ệ ư ệ ộ ph m vi qu n lý c a mình. ạ ủ ả
ệ
ch c trong vi c ch đ o, ki m tra, h ướ ệ
cho ng ể các đ n v giao n p h s vào l u tr hi n hành c a c quan. ơ ng phòng hành chính có trách nhi m tham m u ư ẫ ng d n ổ ứ ư - Chánh văn phòng, tr ưở i đ ng đ u c quan, t ầ ơ ườ ứ ộ ị ỉ ạ ủ ơ ữ ệ ồ ơ
- Th tr ổ ứ ộ ch c có trách nhi m giao n p ệ ơ ơ ị
ng các đ n v trong c quan, t h s , tài li u c a đ n v mình vào l u tr hi n hành c a c quan. ữ ệ ồ ơ ủ ưở ệ ủ ơ ủ ơ ư ị
2. Th i h n giao n p h s vào l u tr hi n hành c a c quan ộ ồ ơ ủ ơ ữ ệ ờ ạ ư
ờ ạ ồ ơ ư
ệ
ộ hi n hành c a c quan là sau m t ữ ệ ụ ể năm công vi c có liên quan đ n tài li u văn th k t thúc. C th là c. Th i h n giao n p h s vào l u tr ộ ế ệ ể ừ ồ ơ ộ ư năm, k t vào quí I hàng năm n p l u toàn b các h s đã k t thúc c a năm tr ộ ủ ơ ư ế ủ ướ ế
3. Th t c giao n p h s ộ ồ ơ ủ ụ
Khi giao n p h s vào l u tr ộ ồ ơ ữ ệ ư ủ ơ
ả ậ ả ả ị
ơ ồ ơ ộ
hi n hành c a c quan ph i l p biên ữ ả i nh n h s . Biên b n làm thành 3 b n, ả hai b n. ồ ơ m t b n, l u tr c quan gi b n. Biên b n kèm theo m c l c h s c a t ng đ n v . Biên b n ph i có ch ả ả ký c a ng ườ ủ đ n v giao n p h s gi ị ơ ụ ụ ồ ơ ủ ừ ườ ư i giao n p h s và ng ộ ồ ơ ữ ộ ả ậ ữ ơ ữ ả
(M u biên b n giao n p h s – Xem bài 8). ộ ồ ơ ả ẫ
Tóm l ự ọ
ụ ồ ơ ầ ộ ơ ư ỗ ố
ệ ậ ồ ứ ề
i:ạ Xây d ng danh m c h s và l p h s là khâu quan tr ng c a ủ ậ ụ ụ công tác văn th . M i cán b , c quan c n làm t ệ cho công tác hàng ngày và nghiên c u lâu dài v sau. Đ ng th i t o đi u ki n ề cho công tác l u tr ti n hành các khâu nghi p v ti p theo đ ệ ụ ế ồ ơ t vi c l p h s đ ph c v ồ ơ ể ờ ạ ượ c thu n ti n. ậ ữ ế ư ệ
