Commercial  Correspondence

COURS E INTRODUCTION

Nguyễn Mai Hương, M.A.  Instructor: Nguyễn Mai Hương, M.A.

Faculty of English for Specific Purposes, FTU Handphone:  0912 726 217 Email:  nguyenmaihuong_ftu@yahoo.com

 Duration: 13 Jan – 14 March 2012  Workload: 3 classes/week   Exam date: 16 March 2012

Co URS E INTRODUCTION

Materials

ễ

The Language of Business  Correspondence in English   ọ Nguy n Tr ng Đàn Oxford Handbook of Commercial  Correspondence  – A. Ashley

COURS E INTRODUCTION

Areas covered

 Letter layout, content and style  Enquiries and replies to enquiries  Quotations /Offers

 Orders  Complaints and adjustments

Commercial Correspondence  Unit 1

Letter Layout, Content and Style

Letter Layout

1. Sender’s address 2. References 3. Date

4.

Inside address

7. Subject title 8. Body of the letter 9. Complimentary close 10. Sender’s

identification

5. Attention line 6. Salutation

11. Enclosures 12. Copies

6

1  Sender’s                         address

Bredgade 51    DK 1260    Copenhagen K    DENMARK

Usually: top right­ hand corner Less common : top  left­hand corner No punctuation

7

Compuvision Ltd  Warwick House     Warwick Street     Forest Hill     London SE23 1JF

Telephone +44 (0) 20 8566 1861     Facsimile +44 (0) 20 8566 1385     Email staff@comvis.co.uk     www.comvis.co.uk

In company’s  letterhead

8

1  Sender’s                         address

2  References

Bredgade 51        DK 1260        Copenhagen K        DENMARK

 At least one blank

Your ref. 6 May 20__       Our ref. DS/MR

 Right­hand side or  left­hand side of  the page

9

line below the  sender’s address  or letterhead

ELECTRICAL SUPPLIES LTD 29­31 Broad Street Birmingham B1 2HE Tel. 0121­542 6614

DS/MR

 Can show: • Initials of writer and

2  References

• Number of the  letter or dept. 134/17 or DR 306 • The date or the  order number

10

PA/secretary DS/MR or DS/mr

3  Date

Bredgade 51      DK 1260      Copenhagen K      DENMARK

 At least one blank

Your ref.  6 May 20__      Our ref.  DS/MR            Date  11 May 20__

11

line below the  sender’s address or  reference

ELECTRICAL SUPPLIES LTD 29­31 Broad Street Birmingham B1 2HE Tel. 0121­542 6614

 Right­hand side or

DS/MR

3  Date

12 November 20__

 Always be shown

left­hand side

12

in full:  14 August 20__; or  August 14, 20__

4  Inside

ELECTRICAL SUPPLIES LTD 29­31 Broad Street Birmingham B1 2HE Tel. 0121­542 6614

DS/MR

12 November 20__

address

 One to ten blank  lines below the  date and always  on the left­hand  side

 Should be on

Mr Gordon Wood G Wood & Sons 36 Castle Street Bristol BS1 2BQ

13

separate lines as it  would appear on  the envelope

4  Inside address

Surname known  Write it as first line of the inside address  Include:  • Courtesy title: Mr, Mrs, Miss, Ms, Dr, Prof. • The person’s full name (or with initials for

given names):  Mr John Smith or Mr J.E. Smith

NOT: Mr Smith (without initials or first name)

14

4  Inside address

Name not known 

If you only know the person’s job title, you  can use that in the inside address, e.g. The Sales Manager, or The Finance Director  Alternatively, you can address to a particular

department: The Accounts Department  Or you can address to the company itself:

Compuvision Ltd, or Messrs Collier

15

 Alternative to the recipient’s name or job title in

5  Attention line

the inside address.

 Should be underlined or printed in bold or

CAPITALS, e.g. For the attention of the Sales Manager ATTENTION: MS TERRY ROBERTS  A blank line below the inside address.  Left­hand side or in the middle of the page.

16

6  Salutation

Addressing people you do not know their names: Dear Sir Dear Madam Dear  Sir or Madam (or Dear Sir / Madam)

Dear Sirs  (to address a company, not a specific person)

17

6  Salutation

Addressing people you know their names:  but do not know them well, use title & surname,

do not include initials or first names:  Dear Mr Smith / Dear Miss Brown NOT Dear Mr J. Smith or Dear Mr John Smith  and you know them well, use just first name:

Dear John / Dear Mary

18

Note: A comma after the salutation is optional.     In American English, a colon is used

instead.

 A blank line below the salutation.  Left­hand side or in the middle  Can begin with or without “Re:” or “Subject:”  Should be underlined or printed in bold or

7  Subject title

CAPITALS Dear Mrs Marshall

INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 AUGUST 2011

or Re: ORDER NO. 8901/6

19

 The actual message of your letter  Leave a line space between paragraphs

20

8  Body of the Letter

9  Complimentary close

Two most common closes:  Yours faithfully

 Yours sincerely

Dear Mr Smith Dear Mrs Bolan Dear Caroline Dear Sam

when letter begins: Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam

21

Note: A comma after the  complimentary close is  optional.

 Type name and job title below handwritten

10  Sender’s identification

signature.

 Can give either your initials or full name

 Add a title for a female in brackets before

DAVID JENKINS Chairman D. Jenkins    General Manager

or after her name Lesley Bolan (Mrs) Sales Manager

22

(Ms) B. Kaasen    Director

 Job title or department directly beneath name  When signing a letter on behalf of the sender,

10  Sender’s identification

write “pp” or “p.p.” or “for” in front of the  sender’s printed name, e.g. Yours faithfully

Shirley Johnson

23

pp Edward Nathan Chairman

 A line space below the sender’s identification  Consisting of the word: “Enc.” or “Encl.”

11  Enclosures

followed by a list of the enclosed items, e.g.

Enc.  Bill of Lading (3 copies)

Insurance certificate (1 copy)

24

 At least a blank line below the sender’s

12  Copies

identification or the Enclosures

 Consisting of the word: “C.C.” or “Copy”

followed by the name/s and designation/s of  the copy recipient/s, e.g.

C.C.  Ravi Gopal, General Manager    Candice Reeves, Accountant

25

Page no. 2

12 November 20__

Mr Gordon Wood

 Page number  Date  Name of addressee  Leave 3 or 4 blank

lines before  continuing

 Take at least 3 or 4

lines of typing over to  a continuation page.

26

Continuation  pages

Letter Layout

Arrangement styles  Full­blocked  Blocked  Semi­blocked

27

Structuring the body

4 Point Plan 1. Opening or Introduction 2. Central section (details) 3. Conclusion (Action or Response) 4. Close

28

Structuring the body

•

•

1. Opening or Introduction (state the reason) • acknowledge previous correspondence refer to a meeting or contact provide an introduction to the matter being  discussed.

E.g. Thank you for your letter of … Further to our telephone conversation today,… I am interested in holiday No. J/M/3, the South

29

Vietnam tour.

Structuring the body

2. Central section (details) • Give information to the recipient • Request information

30

Structuring the body

3. Conclusion (Action or Response) • State the action expected from the recipient • State the action you will take as a result of the

details provided

E.g. Please let me have full details of the costs

31

involved. If payment is not received within seven days,  this matter will be placed in the hands of our  solicitor.

Structuring the body

4. Close Usually, a simple one­line closing sentence E.g.

I look forward to meeting you soon. A prompt reply would be appreciated. Please let me know if you need any further  information.

Incomplete sentences like these should not be used:

32

Hope to hear from you soon. Looking forward to hearing from you.

Content and Style

3.

1. Remember your ABC 2. Be courteous and considerate Include all relevant details

4. Use active, not passive voice, when

possible

5. Be consistent

33

1  Remember your ABC

Accurate  Check facts carefully (titles, names, dates,

references, prices, measurements…)  Proofread thoroughly (tenses, spelling,  grammar, punctuation, enclosures…)

34

1  Remember your ABC

Brief

Keep sentences short and use simple  expressions.  Use the second way of expression in the  following examples.

o We would like to ask you to…  Please o I have pleasure in informing you  I am pleased to tell you

35

1  Remember your ABC

o I should be grateful if you would be good

Brief o We do not anticipate any increase in prices  We do not expect prices to rise

o We would like to express our regret at being

enough to advise us  Please let me know

unable to fulfill your requirements.  We are sorry we cannot meet your

36

requirements.

1  Remember your ABC

Clear  Plan before you start writing. Make sure you  say everything you want to say, and in a  clear sequence.  Use simple English.  Avoid formality and familiarity.  Do not use abbreviations that your reader

may not understand.

 Write numbers in words as well as in figures.

37

 Should not be so simple that it becomes rude.  Avoid using short forms like “I’ll” or “don’t”  Understand and respect the recipient’s point of

2  Be courteous and considerate

 If you feel some comments are unfair, be tactful

view.

 Reply promptly to all communications. If you  cannot, write a brief note and explain why.

38

and try not to cause offence.

2  Be courteous and considerate

Instead of We cannot do anything  about your problem.

Write Unfortunately we are unable to  help you on this occasion.

Your television’s guarantee  is up, so you will have to  pay for it to be fixed.

Your television’s guarantee has  ended, so unfortunately you  must bear the cost of any  repairs.

you’ll get your money back

the loan will be repaid

prices have gone through

the roof

prices have increased rapidly

39

3  Include all relevant details

Instead of My flight arrives at 3.30

on Wednesday.

Write My flight BA121 from London  Heathrow should arrive at  Singapore Changi Airport at  1530 on Wednesday 12  June.

Our Sales Manager will

contact you soon.

Mr John Matthews, our Sales  Manager, will contact you  soon.

40

4  Use active, not passive voice

Active voice: more personal, natural and  focused: more interesting and clearer.

Passive voice: creates a distance

41

4  Use active, not passive voice

Write I have arranged for a

repeat order to be sent to  you today.

Instead of Arrangements have been  made for a repeat order  to be despatched to you  immediately.

I have looked into this

matter.

The cause of the complaint  has been investigated.

X101 sales have gone sky

Sales of the X101 have

high.

exceeded all  expectations.

42

4  Use active, not passive voice

Passive voice, however, would be more  appropriate in some occasions as follows. Giving extra emphasis to a particularly important  noun.

Instead of: All the leading hotels in Singapore  recommend our service.

43

Say: Our restaurant has been recommended by  all the leading hotels in Singapore.

4  Use active, not passive voice

Passive voice, however, would be more  appropriate in some occasions as follows. Placing focus on the action not the actor.

The noise was heard all over the island. When you want to hide something or tact is  important.

An unfortunate mistake was made.

44

 In layout  In style  In details

5  Be consistent

Instead of: I confirm my reservation of a single  room on 16/7 and a double room on 17 Oct.

45

Write: I confirm my reservation of a single room  on 16 July and a double room on 17 October.