Luận văn Thạc sĩ Khoa học: Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp tại Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI ----------------- PHẠM THỊ HỒNG HÀ NGHIÊN CỨU VỀ VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. NGUYỄN VĂN NGHIẾN

Hà Nội – Năm 2012

i Luận văn thạc sỹ khoa học Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bản luận văn tốt nghiệp “Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ

thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp tại Việt Nam”

do em tự thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. NGUYỄN VĂN NGHIẾN. Mọi tài

liệu và biểu đồ mô tả trong luận văn đều do em trực tiếp thu thập và thực hiện.

Để hoàn thành bản luận văn này, em chỉ sử dụng nhữn tài liệu được ghi trong

TÀI LIỆU THAM KHẢO, ngoài những tài liệu trên em không sử dụng bất cứ một

tài liệu nào khác. Nếu phát hiện sai sót, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Học viên

Phạm Thị Hồng Hà

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học ii Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Văn Nghiến, Giáo viên hướng dẫn,

đã hướng dẫn em rất chi tiết và tận tình để em có phương pháp nghiên cứu phù hợp

với đề tài được giao.

Em xin cảm ơn các thầy, cô giáo Viện kinh tế và quản lý, Trường Đại học

Bách Khoa Hà Nội sẽ nhiệt tình giảng dậy trong suốt khóa học để em có cơ sở lý

thuyết thực hiện luận văn này.

Cuối cùng, em xin chân thành thành cảm ơn các công ty, đơn vị tư vấn đã

giúp đỡ em trong quá trình thu thập dữ liệu để thực hiện luận văn.

Với những đề xuất trong bản luận văn này, em mong muốn góp phần đẩy

mạnh việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP nhằm giúp các

doanh nghiệp lựa chọn và ứng dụng hiệu quả hệ thống ERP để doanh nghiệp tối ưu

hóa được các nguồn lực của doanh nghiệp.

Trong quá trình thực hiện luận văn, do thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế,

việc nghiên cứu và các giải pháp được đưa ra không tránh khỏi thiếu sót. Em rất

mong nhận được ý kiến quý báu của các thầy cô giáo để bản luận văn của em có

tính khả thi và hiệu quả cao hơn. Em xin chân thành cảm ơn.

Học viên

Phạm Thị Hồng Hà

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học iii Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... i

LỜI CẢM ƠN............................................................................................................ ii

MỤC LỤC................................................................................................................. iii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT ........................................................ v

DANH SÁCH CÁC BẢNG ...................................................................................... vi

DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ MINH HỌA ......................................... vi

MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC

DOANH NGHIỆP (ERP) TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM ........................ 5

1.1. Lịch sử hình thành các hệ thống ERP .............................................................. 5

1.2. Hệ thống hoạch định nguồn nguyên liệu (MRP - Material Resource Planning)......... 5

1.3. Mô hình hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP hiện đại

(Enterprise Resource Planning) ....................................................................... 7

1.4. Ưu điểm, nhược điểm và phạm vi ứng dụng của hệ thống ERP ..................... 21

1. 5. Giới thiệu các hệ thống ERP đang triển khai và ứng dụng tại Việt Nam ....... 24

1.5.1. Ưu và nhược điểm của các hệ thống ERP nước ngoài ........................... 24

1.5.2. Ưu và nhược điểm của các giải pháp ERP do Việt Nam xây dựng ........ 27

1.6. Quy trình triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp ................................ 28

1.6.1. Tư vấn tiền giải pháp ............................................................................ 29

1.6.2. Tư vấn triển khai giải pháp ................................................................... 30

1.6.3. Triển khai hệ thống ............................................................................... 31

1.6.4. Hỗ trợ và bảo trì hệ thống sau triển khai................................................ 34

CHƯƠNG 2: NGHIÊN CỨU VỀ VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TẠI

VIỆT NAM .............................................................................................................. 35

2.1. Tổng quan về việc ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam.... 35

2.1.1. Khảo sát về việc ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp tại các

doanh nghiệp tại Việt Nam về quy mô và thời gian triển khai dự kiến.. 36

2.1.2. Nghiên cứu về tình hình ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp

trên thế giới.......................................................................................... 42

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học iv Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

2.2. Nghiên cứu về tình hình ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp có

vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.............................................................. 48 2.2.1. Các xu hướng triển khai ERP tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư

nước ngoài........................................................................................... 49

2.2.2. Đánh giá những khó khăn và thuận lợi trong quá trình triển khai và ứng

dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài......... 51

2.3. Nghiên cứu về tình hình ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp

Việt Nam...................................................................................................... 53

2.3.1. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng giải pháp ERP

tại các doanh nghiệp tại Việt Nam........................................................ 54

2.3.2. Nghiên cứu dự án triển khai hệ thống ERP tại công ty cổ phần Giấy

Sài Gòn ................................................................................................ 58

2.3.3. Nghiên cứu dự án triển khai hệ thống ERP tại Tổng công ty Thép Việt... 62

2.4. Giới thiệu về các đơn vị tư vấn triển khai hệ thống quản trị nguồn lực doanh

nghiệp tại thị trường Việt Nam...................................................................... 67

2.4.1. Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT ........................................................ 68

2.4.2. Công ty cổ phần công nghệ mới Kim Tự Tháp Việt Nam...................... 70

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU

QUẢ ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP TẠI VIỆT NAM.............................................................................. 71

3.1. Định hướng lựa chọn và ứng dụng các hệ thống ERP cho các doanh nghiệp

theo nhóm các ngành nghề đặc thù ................................................................ 71

3.2. Phát triển các giải pháp ERP Việt Nam cho doanh nghiệp Việt Nam............. 73

3.3. Đề xuất quy trình lựa chọn giải pháp và triển khai hiệu quả hệ thống ERP tại

các doanh nghiệp tại Việt Nam...................................................................... 74

3.3.1. Lựa chọn đúng giải pháp và đơn vị triển khai........................................ 75 3.3.2. Lựa chọn đúng đơn vị tư vấn triển khai giải pháp đã được chọn............ 79 3.3.3. Lập kế hoạch triển khai dự án, xác định phạm vi dự án rõ ràng ............. 79 3.3.4. Xây dựng và duy trì đội dự án trong doanh nghiệp................................ 81 3.3.5. Nâng cao hiệu quả chuyển giao hệ thống và đào tạo sử dụng hệ thống.. 82 KẾT LUẬN.............................................................................................................. 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................... 86

PHỤ LỤC

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học v Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT

BOM Định mức nguyên vật liệu (Bill of Material)

CNTT Công nghệ thông tin

CRM Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management)

ERP Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning)

MRP Hệ thống hoạch định nguồn nguyên liệu (Material Requirement Planning)

SCM Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management)

SMEs Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (Small and Medium Enterprises)

SRM Hệ thống quản lý quan hệ đối tác (Supplier Relationship Management)

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học vi Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

DANH SÁCH CÁC BẢNG

Bảng 1.1: Bảng tóm tắt một số vấn đề về kế toán tài chính khi triển khai ERP ...... 10

Bảng 1.2: Bảng so sánh chi phí triển khai các hệ thống ERP nước ngoài ............... 27

DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ MINH HỌA

Hình 1.1: Mô hình hoạt động của hệ thống ERP ...................................................... 9

Hình 1.2: Ví dụ về quy trình mua hàng của một doanh nghiệp............................... 14

Hình 1.3: Ví dụ về quy trình bán hàng................................................................... 15

Hình 1.4: Ví dụ về quy trình sản xuất .................................................................... 20

Hình 1.5: Thị phần của các hãng cung cấp giải pháp ERP trên thế giới.................. 25

Hình 2.1: Biểu đồ thể hiện quy mô của các dự án ERP tại các doanh nghiệp tại

Việt Nam ............................................................................................... 39

Hình 2.2: Thời gian triển khai kế hoạch của dự án ERP tại doanh nghiệp .............. 40

Hình 2.3: Các phân hệ chức năng được lựa chọn triển khai trong hệ thống ERP .... 41

Hình 2.4: Những thách thức và rủi ro chủ yếu trong triển khai hệ thống ERP ........ 44

Hình 2.5: So sánh chi phí và ngân sách thực hiện dự án......................................... 46

Hình 2.6: Mức độ thỏa mãn của doanh nghiệp về triển khai ERP .......................... 47

Hình 2.7 : Đánh giá kết quả triển khai hệ thống ERP ............................................. 48

Hình 2.8: Danh sách khách hàng của công ty FPT ERP ......................................... 69

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 1 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

MỞ ĐẦU

Hệ thống phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp hay phần mềm hoạch

định tài nguyên doanh nghiệp - ERP (viết tắt từ Enterprise Resource Planning) là

một giải pháp tích hợp các ứng dụng công nghệ thông tin, dùng cho mục đích hoạch

định tài nguyên (bao gồm nguồn nguyên liệu, máy móc thiết bị, nguồn nhân lực)

trong một tổ chức, một doanh nghiệp cụ thể, nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý

các nguồn lực của mình một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác,

kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp. Các giải pháp ERP được ứng

dụng rộng rãi trên thế giới trong rất nhiều lĩnh vực từ ngành công nghiệp ô tô đến

ngành công nghiệp thực phẩm, phân phối cho đến giáo dục đào tạo. Tại Việt Nam,

cùng với sự phát triển của nền kinh tế và ngành công nghệ thông tin, các giải pháp

ERP cũng bắt đầu được triển khai và ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp, góp phần

thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp, tăng tính cạnh tranh của các doanh

nghiệp trên thương trường. Tuy nhiên, bên cạnh những thành công bước đầu, việc

ứng dụng các giải pháp ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam còn gặp nhiều khó

khăn do khách quan và chủ quan. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã nghiên cứu và

tìm hiểu về thực trạng việc ứng dụng các giải pháp ERP tại Việt Nam và lựa chọn

đề tài:” Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp

(ERP) tại các doanh nghiệp tại Việt Nam”.

Thông qua việc nghiên cứu lý thuyết mô hình hoạt động của hệ thống ERP

và khảo sát về việc ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam,

cùng với việc nghiên cứu hai dự án triển khai ERP tại doanh nghiệp tại Việt Nam,

tác giả đã phân tích và nêu bật được các vấn đề ảnh hưởng đến hiệu quả của việc

ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam. Từ đó, tác giả đề xuất

và xây dựng các giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống ERP tại

các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Trong khuôn khổ đề tài, đối tượng nghiên cứu của đề tài là các doanh nghiệp

tại Việt Nam đã và đang triển khai, ứng dụng hệ thống ERP tại doanh nghiệp, bao

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 2 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

gồm các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam và các doanh nghiệp

Việt Nam. Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tình hình ứng dụng hệ thống ERP tại

các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Luận văn được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu vận dụng phương pháp luận

của chủ nghĩa duy vật biện chứng, kết hợp với các phương pháp thống kê, tổng hợp,

so sánh và phân tích tình huống để rút ra các kết luận.

Với kết cấu 3 chương, luận văn đã hệ thống hóa lý thuyết căn bản về hệ

thống ERP và các giải pháp ERP hiện hành, đồng thời thực hiện khảo sát sơ bộ

về việc ứng dụng và triển khai ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam trên khía

cạnh thời gian và quy mô triển khai. Đồng thời, tác giả nghiên cứu các dự án

ERP đã triển khai thành công tại các doanh nghiệp tại Việt Nam để rút ra các yếu

tố quyết định đến sự thành công của các dự án triển khai ERP. Từ đó đề xuất các

giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng và triển khai ERP tại các doanh

nghiệp tại Việt Nam.

Trong chương 1, bằng phương pháp trình bày đi từ những khái niệm và chức

năng của khái quát của hệ thống MRP, tiền thân của hệ thống ERP, tác giả đã trình

bày mô hình hoạt động của hệ thống ERP và chức năng cũng như quy trình vận

hành của từng phân hệ trong hệ thống ERP hoàn chỉnh từ phân hệ quản lý sản xuất,

phân hệ kế toán tài chính, phân hệ mua hàng, bán hàng…Tác giả cũng đã phân tích

ưu điểm và nhược điểm của hệ thống ERP so với các phương pháp quản lý doanh

nghiệp khác đồng thời nêu ra phạm vi ứng dụng của hệ thống ERP trong các loại

hình doanh nghiệp. Phần tiếp theo của chương 1, tác giả tìm hiểu về nhóm các giải

pháp ERP của các hãng giải pháp trong và ngoài nước đang được triển khai và ứng

dụng tại Việt Nam. Phần cuối của chương 1, tác giả nghiên cứu và trình bày về quy

trình xây dựng và triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp nói chung.

Trong chương 2, tác giả nghiên cứu và trình bày về việc ứng dụng hệ thống

quản trị nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp tại Việt Nam thông qua các

khảo sát các dữ liệu cụ thể từ các chuyên gia về một số doanh nghiệp đã và đang

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 3 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

triển khai ứng dụng ERP, đồng thời dựa trên kết quả của các cuộc khảo sát khác để

đánh giá về những khó khăn và thách thức cũng như hiệu quả của việc ứng dụng hệ

thống ERP tại doanh nghiệp để các doanh nghiệp có cơ sở tham khảo khi quyết định

triển khai dự án ERP. Bên cạnh đó, tác giả cũng nghiên cứu làm rõ xu hướng triển

khai hệ thống ERP tại hai nhóm doanh nghiệp, các doanh nghiệp có vốn đầu tư

nước ngoài và các doanh nghiệp Việt Nam cũng như thuận lợi và khó khăn khi ứng

dụng ERP tại hai nhóm doanh nghiệp này.

Phần tiếp theo của chương 2, tác giả đi sâu nghiên cứu hai doanh nghiệp đã

triển khai ERP thành công, đồng thời nêu lên yếu tố quan trọng nhất quyết định

thành bại của dự án ERP tại doanh nghiệp đó. Đó là dự án triển khai ERP tại Giấy

Sài Gòn và dự án triển khai ERP tại Tổng công ty Thép Việt. Đây là hai dự án cỡ

lớn, kéo dài và tác động đến mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Dự án triển khai

ERP tại Công ty giấy Sài Gòn là dự án ERP đầu tiên trong ngành giấy. Nghiên cứu

về quá trình triển khai hệ thống ERP tại Giấy Sài Gòn cho thấy yếu tố mấu chốt để

đem lại hiệu quả của hệ thống ERP là sự quyết tâm của ban lãnh đạo, sự đồng lòng

của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong nỗ lực tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy

trình quản lý hiện đại. Dự án triển khai ERP tại Tổng công ty Thép Việt là dự án

ERP có quy mô và tổng mức đầu tư lớn nhất cho một dự án ERP tại doanh nghiệp

tư nhân tính đến thời điểm hiện nay. Thép Việt đã triển khai hệ thống SAP ERP,

giải pháp chuyên cho các doanh nghiệp cỡ vừa và lớn với các phân hệ đặc thù cho

ngành thép như quản lý nguyên vật liệu, kênh phân phối. Dự án triển khai ERP tại

Thép Việt là một dự án thành công tiêu biểu tuân thủ theo bộ nguyên tắc triển

AcceleratedSAP (ASAP) của hãng SAP. Từ bài học thành công của Thép Việt cho

thấy việc xây dựng dự án một cách bài bản là lâu dài, tuân thủ đúng theo các quy tắc

triển khai của nhà cung cấp giải pháp sẽ hạn chế được những rủi ro không đáng có

và góp phần quan trọng vào thành công của cả dự án ERP.

Trong phần cuối chương 2, tác giả cũng đã giới thiệu và đề cập đến vai trò

của các đơn vị tư vấn triển khai ERP trong việc triển khai các dự án ERP.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 4 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Từ việc khảo sát thực tế và nghiên cứu tìm hiểu các dự án triển khai ERP tại

các doanh nghiệp tại Việt Nam và nêu lên những khó khăn trong quá trình chọn lựa

và triển khai ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam, trong chương 3, tác

giả đã đưa ra những đề xuất và giải pháp chung ở tầm vĩ mô và đề xuất mô hình

chọn lựa triển khai ERP phù hợp với tình hình thực tế của các doanh nghiệp của

Việt Nam.

Cụ thể là tác giả đề xuất xây dựng, nghiên cứu các nhóm giải pháp ERP theo

các nhóm ngành đặc thù dưới sự định hướng của các Hiệp hội ngành nghề từ bài

học thành công của các doanh nghiệp đi tiên phong trong việc ứng dụng hệ thống

ERP trong quản lý như ngành giấy, ngành thép....Tiếp đó, tác giả đề xuất việc phát

triển và tích hợp các giải pháp ERP Việt Nam cho doanh nghiệp Việt Nam, phù hợp

với môi trường kinh doanh và khả năng tài chính của các doanh nghiệp quy mô vừa

và nhỏ tại Việt Nam.

Bên cạnh hai giải pháp mang tính tổng quát vừa nêu trên, trong phần cuối cùng

của luận văn, tác giả cũng đề xuất quy trình lựa chọn giải pháp phù hợp và hỗ trợ quá

trình triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam từ khâu xây dựng

quy trình lựa chọn giải pháp, lựa chọn đơn vị tư vấn cho đến việc xây dựng đội dự án,

thực hiện dự án và chuyển giao đào tạo dự án ERP tại doanh nghiệp.

Sau đây là phần trình bày nội dung của luận văn tốt nghiệp.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 5 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC

DOANH NGHIỆP (ERP) TRÊN THẾ GIỚI VÀ TẠI VIỆT NAM

1.1. Lịch sử hình thành các hệ thống ERP

Hệ thống phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp hay phần mềm hoạch

định tài nguyên doanh nghiệp - ERP (viết tắt từ Enterprise Resource Planning) là

một giải pháp tích hợp các ứng dụng công nghệ thông tin, dùng cho mục đích hoạch

định tài nguyên (bao gồm nguồn nguyên liệu, máy móc thiết bị, nguồn nhân lực)

trong một tổ chức, một doanh nghiệp cụ thể, nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý

các nguồn lực của mình một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác,

kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp. Hệ thống ERP điển hình là một

hệ thống đa phân hệ (Multi Module Software Application) từ phân hệ quản lý tài

chính - kế toán, quản lý vật tư, trang thiết bị, quản lý nhân sự đến phân hệ quản lý

sản xuất, kinh doanh và bao trùm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả các

phân hệ của hệ thống ERP được tích hợp trên một cơ sở dữ liệu thống nhất trong

toàn bộ hệ thống, từ đó nhà quản trị có được những báo cáo quản trị đầy đủ chi tiết

và tính chất dữ liệu thời gian thật. Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to lớn đối

với doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực, và phục vụ cho nhiều mục đích sử dụng.

Trong đó phân hệ quản lý và lập kế hoạch nguyên vật liệu (Material Resource

Planning MRP) là phân hệ trọng tâm của toàn bộ hệ thống, đây cũng là phân hệ tiền

đề cho sự hình thành và phát triển của các hệ thống ERP hiện đại.

1.2. Hệ thống hoạch định nguồn nguyên liệu (MRP - Material Resource

Planning)

Khái niệm về hệ thống hoạch định nguồn nguyên liệu (Material Resource

Planing) hay hệ thống hoạch định yêu cầu nguyên liệu (Material Requirement

Planning) lần đầu tiên xuất hiện trên thế giới vào năm 1964 trong chương trình quản

lý sản xuất của công ty TOYOTA. Những chức năng cơ bản của một hệ thống MRP

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 6 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

bao gồm quản lý kho, xây dựng BOM (Bill of material) và lập kế hoạch sản xuất.

Hệ thống MRP giúp cho các nhà máy sản xuất tổ chức và đảm bảo hiệu quả lượng

nguyên vật liệu trong kho đạt ngưỡng an toàn và đảm bảo giao hàng thành phẩm

đúng tiến độ bằng việc lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch đặt nguyên vật liệu và kế

hoạch giao hàng thành phẩm. Cụ thể như, nếu một công ty sản xuất đặt hàng

nguyên vật liệu chậm, không đúng chủng loại hay không kịp tiến độ để phục vụ đầu

vào cho sản xuất thì công ty đó không có khả năng giao hàng thành phẩm theo tiến

độ trong hợp đồng với khách hàng. Trong một trường hợp khác, khi lượng nguyên

vật liệu tồn kho quá nhiều, việc quản lý và sử dụng kho không hiệu quả sẽ ảnh

hưởng không tốt đến chi phí hay tài chính của cả công ty. Liên quan đến kế hoạch

sản xuất, ngay cả khi nguồn nguyên liệu đã sẵn sàng nhưng khi lệnh sản xuất được

ban hành không đúng thời điểm cũng dẫn đến việc chậm sản xuất và dẫn đến sản

xuất không theo kịp tiến độ giao hàng. Hệ thống MRP chính là công cụ để giải

quyết các vấn đề mà các công ty sản xuất thường xuyên phải đối mặt như đã nêu

trên đây. Hệ thống MRP cho phép giải quyết ba câu hỏi cơ bản trong hoạt động sản

xuất của bất kỳ công ty sản xuất nào, đó là cần những thành phần nguyên vật liệu

nào, cần bao nhiêu và khi nào cần (What, When, and How Many). Các hệ thống

MRP không những xử lý và đưa ra được kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu đầu vào

và thành phẩm đầu ra mà còn lập kế hoạch sản xuất cho các bán thành phẩm, là

thành phần trung gian trong quá trình sản xuất từ nguyên vật liệu đến thành phẩm

trong các công ty sản xuất các sản phẩm có cấu tạo phức tạp.

Cũng giống như bất kỳ hệ thống máy tính nào, hệ thống MRP cần có các

thông tin đầu vào cụ thể như: định mức nguyên vật liệu (hay BOM) từ nguyên vật

liệu, bán thành phẩm đến thành phẩm, số lượng thành phẩm cần giao và tiến độ giao

hàng, các số liệu ban đầu tại kho và sẽ về kho, bên cạnh đó là các thông số về sản

xuất như tiêu chuẩn máy móc, năng lực sản xuất dựa trên năng lực của máy móc và

nguồn nhân lực, số lượng sản xuất theo lô, ước tính tỷ lệ lỗi hỏng và các thông số

khác. Sau quá trình xử lý các thông tin đầu vào, hệ thống MRP sẽ tự động cho ra hai

gợi ý chính, đó là bảng kế hoạch sản xuất và bảng kế hoạch đặt hàng. Trong bảng kế

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 7 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

hoạch sản xuất sẽ bao gồm các thông tin cụ thể về lịch trình sản xuất cụ thể cho

từng mặt hàng, số lượng sản xuất và chỉ thị sản xuất từ bán thành phẩm đến thành

phẩm. Bảng kế hoạch đặt hàng sẽ bao gồm các thông tin cụ thể về ngày cần đặt

nguyên vật liệu, ngày dự kiến nguyên vật liệu về kho (dựa theo kế hoạch giao hàng

của nhà cung cấp). Với các công ty sản xuất đơn giản, sản xuất ít mặt hàng và các

thành phẩm có cấu tạo đơn giản, yêu cầu ít loại nguyên vật liệu thì việc lập kế

hoạch sản xuất và kế hoạch đặt hàng không quá phức tạp, tuy nhiên trong các ngành

công nghiệp phức tạp như ô tô, hay ngành điện tử với hàng trăm chủng loại mặt

hàng và hàng ngàn nguyên vật liệu đầu vào thì hai bảng gợi ý lập kế hoạch sản xuất

và bảng lập kế hoạch đặt hàng có ý nghĩa quan trọng đối với các nhà quản lý trong

việc điều hành và tổ chức sản xuất.

1.3. Mô hình hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP hiện đại

(Enterprise Resource Planning)

Kể từ khi ra đời, hệ thống MRP đã được phát triển và ứng dụng tại hàng

trăm công ty trên thế giới, tuy nhiên cùng với thời gian hệ thống MRP đã phát sinh

nhiều bất cập trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất và kế hoạch đặt hàng do chưa

tính đến các tham số quan trọng khác trong sản xuất như thời gian sản xuất một

thành phẩm (mặc định là nguyên vật liệu luôn sẵn sàng), hệ thống mặc định là thời

gian sản xuất sẽ luôn như nhau cho mỗi đợt sản xuất mà không tính đến số lượng

sản xuất hay tình trạng của nhà máy. Bên cạnh đó, khi các công ty có nhiều nhà

máy sản xuất và các kho chứa nguyên vật liệu tại nhiều địa điểm khác nhau, hệ

thống MRP không phân biệt được sự khác biệt về vị trí địa lý của các kho nguyên

vật liệu mà chỉ mặc định xây dựng kế hoạch đặt hàng dựa trên tổng lượng nguyên

vật liệu tại thời điểm lập kế hoạch, do đó sẽ phát sinh các trường hợp nhà máy tại

địa điểm A cần nguyên vật liệu để sản xuất nhưng do kho nguyên vật liệu tại điểm

B cách địa điểm A hàng trăm, hàng nghìn km còn rất nhiều nguyên vật liệu chưa sử

dụng đến nên hệ thống MRP không có kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu cho nhà

máy tại điểm A. Từ những bất cập trên đây của hệ thống MRP và yêu cầu càng

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 8 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

ngày càng cao hơn của nhà quản lý xuất phát từ nhu cầu quản lý đồng nhất trong

toàn bộ doanh nghiệp, hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise

Resource Planning) đã ra đời để giải quyết những vấn đề mà hệ thống MRP cổ điển

chưa làm được.

Đầu những năm 1990, công ty Gartner là một trong những công ty đầu tiên

triển khai hệ thống ERP, được coi như là hệ thống mở rộng dựa trên cơ sở của

MRP. Hệ thống ERP giới thiệu những chức năng rộng hơn, bao trùm hầu hết các

hoạt động của một doanh nghiệp với nhiều nhà máy. Một hệ thống ERP điển hình là

hệ thống tích hợp dữ liệu hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp ví dụ như dữ liệu kế

toán, dữ liệu sản xuất, bán hàng, dịch vụ…Những dữ liệu này không đứng độc lập

và xử lý riêng lẻ tại từng phân hệ chức năng độc lập mà xử lý tích hợp như một

luồng thông tin thông suốt trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Các phân hệ

chức năng như phân hệ kế toán, phân hệ bán hàng, phân hệ dịch vụ, phân hệ đặt

hàng liên kết và ảnh hưởng đến hoạt động của nhau trên cơ sở một cơ sở dữ liệu

đồng nhất của toàn bộ công ty. Khi hệ thống đã có sự thông suốt về thông tin và liên

kết về mặt hoạt động, hệ thống cho phép chiết xuất các báo cáo tổng hợp liên quan

đến nhiều bộ phận, nhiều hoạt động chung trong toàn công ty, từ đó giúp nhà quản

lý xây dựng các báo cáo chi tiết để phục vụ mục đích quản lý điều hành công ty.

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, hệ thống ERP đã được xây

dựng và phát triển trên nền web, nhờ đó hoạt động của hệ thống ERP đã vượt ra

khỏi sự giới hạn trong nội bộ một doanh nghiệp mà cho phép tương tác với các đối

tác, bạn hàng, khách hàng thông qua các phân hệ như phân hệ quan hệ khách hàng

CRM (Customer Relationship Management), phân hệquan hệ với nhà cung cấp

SRM (Supplier Relationship Management)…Mô hình dưới đây giới thiệu các phân

hệ cơ bản của một hệ thống ERP và luồng thông tin trao đổi giữa các phân hệ xuyên

suốt trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 9 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Hình 1.1: Mô hình hoạt động của hệ thống ERP

Trong mô hình hoạt động của hệ thống ERP cho thấy, các phân hệ hoạt động

độc lập và có sự trao đổi thông tin hai chiều, được cập nhật theo hoạt động của

doanh nghiệp. Về cơ bản, các hệ thống ERP điển hình gồm các phân hệ như phần

giới thiệu dưới đây.

Phân hệ Kế toán tài chính - Financials : cung cấp cho doanh nghiệp bức tranh

về tình hình tài chính, cho phép kiểm soát toàn bộ các giao dịch nghiệp vụ kế toán,

kiểm soát nội bộ, ngân quỹ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin và tính minh bạch

trong các báo cáo tài chính từ đó tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, các

chức năng chính của phân hệ này là kế toán sổ cái, kế toán thu, chi, quản lý tài sản

cố định, quản lý ngân quỹ…Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng phần mềm kế

toán vào nghiệp vụ kế toán, tuy nhiên việc ứng dụng những phần mềm này về bản

chất là tin học hóa hệ thống kế toán thủ công trước kia. Triển khai ERP không phải

là tin học hóa những cái có sẵn của doanh nghiệp, việc tin học hóa những cái có sẵn

của doanh nghiệp là tư duy của người lập trình phần mềm theo yêu cầu. Doanh

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 10 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

nghiệp khi triển khai ERP là phải chấp nhận thay đổi theo những quy trình, hệ thống

mới ưu việt hơn. Ngay kể cả các thao tác bình thường như việc định khoản, với hệ

thống ERP, công việc định khoản được thực hiện tự động và số liệu cũng được

chuyển từ các phân hệ chức năng khác sang phân hệ kế toán khi phát sinh các

nghiệp vụ trong doanh nghiệp chứ không phải nhập bằng tay vào hệ thống kế toán

như thông thường, như vậy công việc của nhân viên kế toán đã chuyển từ thao tác

nhập dữ liệu sang việc kiểm soát đối chiếu số liệu. Bảng dữ liệu dưới đây cho thấy

một số vấn đề chính của nghiệp vụ tài chính kế toán được phân hệ tài chính kế toán

trong hệ thống ERP xử lý.

STT Một số vấn đề chính Hệ thống ERP

Hình thức kế toán Phù hợp nhiều hơn với hình thức Nhật Ký Chung 1

và Chứng từ Ghi sổ

Hệ thống tài khoản Cấu trúc tài khoản gồm nhiều phân đoạn để tổng 2

hợp, phân tích số liệu, không đơn giản chỉ là các

TK do Nhà nước quy định và mở các tiểu khoản

 Việc hạch toán được thực hiện tự động.

 Sử dụng sổ phụ và tài khoản trung gian để đảm

Hạch toán 3

 Các đơn vị hạch toán phụ thuộc được coi như

bảo tính liên thông giữa các phân hệ trong ERP.

hạch toán độc lập bằng việc mở phân đoạn quản lý

các chi nhánh

4 Báo cáo, biểu mẫu Bên cạnh những báo cáo, biểu mẫu bắt buộc của

Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính, các báo cáo, biểu

mẫu nên được xây dựng lại theo hình thức quản lý

mới, không nhất thiết phải theo các biểu mẫu của

hình thức hạch toán thủ công trước kia.

Bảng 1.1: Bảng tóm tắt một số vấn đề về kế toán tài chính khi triển khai ERP

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 11 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Phân hệ Quản lí đặt hàng – Procurement hay Purchasing gồm các chức năng

được ứng dụng nhằm quản lí hiệu quả việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và

phức tạp. Phân hệ quản lí mua hàng cho phép doanh nghiệp quản lí các yêu cầu mua

hàng của toàn doanh nghiệp, công tác mua hàng (bao gồm mua nguyên vật liệu,

mua tài sản cố định, mua máy móc thiết bị…), quản lí và lựa chọn nhà cung cấp,

quản lý công nợ, và các quy trình xác nhận đặt hàng …nghiệp vụ của bộ phận đặt

hàng không quá phức tạp tuy nhiên thực tế tại doanh nghiệp phát sinh rất nhiều

trường hợp đòi hỏi hệ thống phải được thiết kế để về cơ bản xử lý được tất cả các

giao dịch mua hàng của doanh nghiệp.

Cụ thể trong hệ thống ERP, khái niệm đặt hàng hay mua hàng bao hàm tất

cả các hạng mục phải mua, phải thuê của doanh nghiệp từ mua nguyên vật liệu đầu

vào, mua tài sản công, công cụ lao động, dụng cụ lao động, cũng như việc

thuê/mua, vận chuyển, kho bãi dịch vụ đều nằm ở bộ phận đặt hàng. Các DN triển

khai ERP thường mong muốn phân hệ quản lý mua hàng sẽ giúp giảm bớt những

sai sót trong việc đặt hàng, đồng thời thực hiện được đúng mục tiêu của quản lý

mua hàng là mua đúng, mua đủ và giá cả hợp lý. Nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm của

nhân viên phòng mua hàng để tính toán và dự trù sẽ khiến doanh nghiệp không

kiểm soát được nhu cầu phát sinh thực tế của doanh nghiệp, bên cạnh đó việc không

kiểm soát được số lượng hàng đặt mua sẽ ảnh hưởng lớn đến chi phí của doanh

nghiệp. Tuy nhiên để biết được chính xác số lượng hàng cần mua và thời điểm cần

mua cần kết hợp thông tin của rất nhiều bộ phận từ bán hàng, sản xuất đến

marketing bán hàng, quản lý kho…, dữ liệu của các bộ phận này cũng rất dễ bị

trùng lặp do có chỉ có một thông tin nhưng có quá nhiều bộ phận tham gia xử lý. Vì

vậy mục tiêu của phân hệ quản lý mua sắm trong ERP là đáp ứng được mục tiêu

quản lý mua sắm của doanh nghiệp dựa theo bốn nguyên tắc. Thứ nhất là đặt hàng

đúng mặt hàng cần mua, đây là yêu cầu cơ bản của việc mua sắm hàng hóa, nguyên

vật liệu, vì sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất hoặc của các bộ phận

khác. Đúng số lượng là tiêu chí thứ hai, đúng số lượng đồng nghĩa với việc không

mua thừa và giảm lượng hàng hóa tồn kho xuống ngưỡng an toàn để không gây

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 12 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

đọng vốn và tốn chi phí. Tiêu chí giá và chất lượng là tiêu chí thứ ba được quan tâm

nhằm giảm giá thành và tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp, để làm được điều đó

doanh nghiệp cần nắm được thông tin của các nhà cung cấp và đánh giá được các

nhà cung cấp về năng lực cung cấp tùy thuộc vào khối lượng và chủng loại hàng cần

mua. Đúng thời gian là tiêu chí thứ tư trong việc đặt hang nhằm phục vụ sản xuất

và giao hang đúng hạn, việc nhập hàng hóa nguyên vật liệu đúng thời gian sẽ giảm

được lượng hàng tồn kho nhưng vẫn đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng. Khi

ứng dụng phân hệ mua hàng của ERP, việc quản lý thông tin về đặt hàng, nhận

hàng, thanh toán… được quản lý tự động, tránh sự trùng lặp thông tin. Trong đó,

tiêu chí về quản lý giá mua phải hết sức chặt chẽ.

Ngoài bốn tiêu chí vừa nêu trên được đặt ra cho bộ phận mua hàng nói riêng

thì nói chung quá trình mua hàng của một doanh nghiệp phải là quá trình xuyên

suốt từ khi lập yêu cầu đặt hàng cho đến lúc hàng về và thanh toán cho đơn đặt hàng

đó, liên quan đến rất nhiều bộ phận.

Một quy trình mua sắm chuẩn sẽ bắt đầu khi có yêu cầu mua sắm, có thể từ

bộ phận sản xuất đang thiếu nguyên vật liệu hoặc từ bộ phận bán hàng, hay có khi

từ yêu cầu nâng mức dự trữ của kho hàng, những yêu cầu này được nhập vào hệ

thống dưới dạng đề xuất mua hang, sau khi được phê duyệt trong nội bộ bộ phận sẽ

chuyển trạng thái thành đề xuất mua hàng đã được duyệt, lúc này dữ liệu mới được

bộ phận mua hàng xử lý. Trước hết bộ phận mua hàng căn cứ vào nội dung đề xuất

mua hàng để lập các bảng hỏi báo giá, khâu lập các bảng hỏi giá được tạo ra tự

động từ hệ thống và chuyển đến các nhà cung cấp thuộc nhóm ngành hàng cần mua.

Sau khi nhà cung cấp phản hồi về giá cả và các điều khoản khác, thông tin về giá sẽ

được bộ phận mua hàng cập nhật vào bảng giá trên hệ thống. Trên cơ sở quản lý

được bảng giá của các nhà cung cấp cộng thêm sự phân tích về thời gian giao hàng,

điều khoản thanh toán, bộ phận mua hàng có thể lựa chọn được nhà cung cấp có

điều kiện tốt nhất. Hệ thống linh động cho phép bộ phận mua hàng thiết lập các bộ

thứ tự ưu tiên các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp ví dụ như nhà cung cấp có giá

tốt nhất, nhà cung cấp có điều khoản thanh toán tốt nhất…Do giá cả của tất cả các

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 13 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

mặt hàng từ rất nhiều nhà cung cấp được quản lý bằng hệ thống, và mỗi đơn hàng

đều được hệ thống lưu trữ nên các đơn hàng sau dễ dàng có được các thông tin tham

chiếu.

Phân hệ mua hàng còn cho phép doanh nghiệp và bộ phận mua hàng phân

cấp trong quản lý về việc phê duyệt các đơn đặt hàng trước khi chuyển đến nhà

cung cấp tùy theo các quy định của doanh nghiệp. Tất nhiên việc phân cấp phê

duyệt cũng được thực hiện trên hệ thống. Hơn thế nữa hệ thống còn có khả năng

đáp ứng rất linh động về quá trình phê duyệt như cho phép thiết lập nhiều cấp phê

duyệt hay ủy quyền cho người khác trong trường hợp người phê duyệt không thể

trực tiếp tiến hành. Dữ liệu trong hệ thống ERP là dữ liệu đồng nhất trong toàn bộ

doanh nghiệp và xuyên suốt tất cả các bộ phận, do đó khi các đơn hàng đã được phê

duyệt và chuyển sang nhà cung cấp, các bộ phận có liên quan như bộ phận kho sẽ

có thông tin về thời gian hàng về kho, tiến độ hàng sẽ về kho theo lô hay theo đợt,

bộ phận kế toán sẽ có thông tin về dự kiến thời điểm thanh toán để thu xếp luồng

tiền. Ngay khi hàng về kho, thông tin sẽ được bộ phận kho đối chiếu và cập nhật

trên hệ thống. Về việc đánh giá được chất lượng hàng hóa, bộ phận kho có thể kiểm

soát được chất lượng hàng, từ đó cập nhật tỷ lệ hàng lỗi hỏng trên hệ thống, bộ phận

đặt hàng dựa trên thông tin này để đánh giá nhà cung cấp cho các đơn hàng sau.

Hệ thống cho phép kiểm tra chéo giữa các bộ phận, do thông tin xuyên suốt

từ bộ phận bán hàng đến bộ phận kế toán, kho bãi, đảm bảo mỗi đơn đặt hàng đều

được kiểm tra theo dõi xuyên suốt bắt đầu từ khâu yêu cầu mua hàng cho đến khâu

thanh toán. Bên cạnh đó, hệ thống còn cho phép lập các lịch hàng về kho của nhiều

đơn hàng cho nhiều mục đích và các mốc thời gian để theo dõi tiến độ hàng về và

điều tiết lượng hàng nhập và xuất kho. Một chức năng quản lý khác của bộ phận đặt

hàng là việc quản lý chi tiêu theo ngân sách, doanh nghiệp không cho phép các bộ

phận tùy tiện đưa ra các yêu cầu đặt hàng mà không bị kiểm soát về mặt ngân sách

cũng như mục đích sử dụng. Hệ thống cho phép thiết lập ngân sách cho từng bộ

phận, từng dự án theo từng tháng từng quý và từng năm hoặc linh động theo yêu

cầu, khi các khoản mục đặt hàng vượt quá ngân sách đã được ấn định thì hệ thống

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 14 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

sẽ đưa ra các thông báo hoặc từ chối cập nhật các giao dịch này cho đến khi các hạn

mức chi ngân sách được điều chỉnh. Về việc thanh toán, tuy không nằm trong chức

năng của phòng mua hàng nhưng ngay khi việc mua hàng được tiến hành trên hệ

thống, phân hệ kế toán tài chính sẽ tạo ra các bút toán dự chi tự động để dự báo các

khoản phải chi trong tương lai để doanh nghiệp chủ động về luồng tiền, khi hàng đã

nhập kho, hệ thống cũng tạo ra các bút toán tự động để ghi có tài sản và ghi nợ

nguồn vốn.

Với các tập đoàn lớn có nhiều chi nhánh, hệ thống ERP hỗ trợ nhiều loại

hình giao dịch như hợp đồng khung, hợp đồng ký kết nhiều lần, hỗ trợ quản lý

nhiều nhà cung cấp và đa tiền tệ trong giao dịch.

Hình 1. 2: Ví dụ về quy trình mua hàng của một doanh nghiệp

Phân hệ Cung ứng hay kho vận - Logistic sẽ hỗ trợ quản lí toàn bộ quy trình

cung ứng từ quản lí kho (bao gồm các tác nghiệp nhập kho, xuất kho, chuyển kho,

quản lý các loại hình kho) đến quản lý các công đoạn trong đóng gói, vận chuyển

đến nơi nhận và trả lại hàng về nơi gửi, đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu,

bộ phận kho vận cũng sẽ chịu trách nhiệm về các thủ tục xuất nhập khẩu.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 15 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Phân hệ quản lí nhận đơn đặt hàng hay bán hàng – Sales hay Order

Fulfillment sẽ cho phép doanh nghiệp quản lí các quy trình bán hàng theo các quy

trình mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng

hạn các đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền.

Các chức năng chính của Quản lí bán hàng gồm dựng báo giá, gửi báo giá, nhận

đơn hàng, quản lý các bảng giá, xác nhận công nợ, theo dõi tiến trình làm đầy đơn

hàng đến xác nhận bàn giao cho khách theo từng phần hoặc theo lô, theo kỳ…Cụ

thể tại phân hệ quản lý bán hàng có liên quan trực tiếp đến doanh số của doanh

nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp phân phối hay bán lẻ như siêu thị thì phân hệ

quản lý bán hàng càng đặc biệt quan trọng. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp chỉ đơn

thuần quan niệm hệ thống bán hàng là hệ thống cho phép nhập yêu cầu của khách

hàng, tính tiền…thì không thể coi đây là một phân hệ của hệ thống ERP mà chỉ đơn

thuần là một công cụ thống kê.

Hình 1.3 : Ví dụ về quy trình bán hàng

Một quy trình bán hàng chuẩn thường bắt đầu từ khi có đơn đặt hàng hoặc

hợp đồng cho đến quá trình xuất kho, giao hàng, thu tiền của khách hàng, đây chỉ là

những chức năng chính của việc bán hàng.

Chức năng đầu tiên của phân hệ bán hàng là chức năng quản lý quá trình

thương thảo hợp đồng và dự kiến giao hàng, chức năng này giúp doanh nghiệp nâng

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 16 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

cao được uy tín với khách hàng khi luôn cập nhật được giá bán tốt nhất và thời gian

giao hàng nhanh nhất. Điểm khác biệt của phân hệ bán hàng so với các phần mềm

quản lý bán hàng đơn lẻ khác là khi ứng dụng chương trình bán hàng đơn lẻ, doanh

nghiệp thường bắt đầu nhập liệu khi đã nhận được đơn hàng của khách hàng chứ

không quản lý được giai đoạn tiếp cận khách hàng khi chào giá và thương thảo…

Cụ thể, hệ thống cho phép tạo ra các báo giá theo yêu cầu của khách hàng,

đồng thời hệ thống cho phép ghi nhận được diễn biến của giai đoạn đàm phán về giá

cả với khách hàng. Về phía nội bộ doanh nghiệp, do phân hệ bán hàng kết nối dữ

liệu đến các bộ phận khác nên lãnh đạo doanh nghiệp có thể tính toán được lãi lỗ

cho đơn hàng này để đưa ra quyết định cuối cùng đồng thời đánh giá được nguyên

nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Về thời gian giao hàng, bộ

phận bán hàng có thể nắm được số lượng hàng tồn kho và tiến độ sản xuất để đưa ra

dự kiến lịch giao hàng cho từng mặt hàng.

Trong các trường hợp đặc biệt có tính chiến lược, bộ phận bán hàng cũng có

thể đưa ra các thứ tự ưu tiên sản xuất và xuất kho cho các đơn hàng để tính được

ngày giao hàng dự kiến cho từng báo giá. Khi số lượng, giá, ngày giao hàng và các

điều kiện khác được phía khách hàng chấp nhận, hệ thống sẽ ghi nhận báo giá thành

hợp đồng bán hàng chính thức. Trong phân hệ quản lý bán hàng, việc quản lý giá

bán được doanh nghiệp đặc biệt chú ý và được giữ bí mật cũng như quyết định bởi

lãnh đạo doanh nghiệp, khi đưa hệ thống vào vận hành, giá bán phải được định

nghĩa trước thành các bảng giá dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng,

số lượng hàng…Bảng giá này trên hệ thống chỉ được cập nhật hay thay đổi bởi

những người dùng hệ thống đã được cấp quyền. Bên cạnh các bảng giá cố định cho

từng loại đối tượng, hệ thống còn cho phép quản lý đa dạng hóa các hình thức bán

hàng như khuyến mại chiết khấu, chính sách giảm giá theo thời gian, theo số

lượng…Hệ thống còn cho phép đánh giá được hiệu quả của các chính sách khuyến

mại dựa trên doanh thu bán ra, và lãi lỗ cho các chính sách khuyến mại này. Phân

hệ quản lý bán hàng còn cho phép kiểm soát chặt chẽ và khống chế số nợ tối đa của

mỗi khách hàng, nhằm hạn chế các rủi ro về tài chính đối với doanh nghiệp. Thông

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 17 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

thường khi nhận đơn đặt hàng, phòng kinh doanh phải kiểm tra đối chiếu công nợ

với phòng kế toán rồi mới chấp nhận đơn đặt hàng, thủ tục này đôi khi rất mất thời

gian khi khách hàng có nhiều chi nhánh, nhiều loại công nợ...Khi sử dụng hệ thống

ERP, hệ thống tự động đưa ra các thông báo về số dư nợ của khách hàng khi phòng

kinh doanh nhập các đơn hàng vào hệ thống. Hệ thống cho phép thiết lập linh hoạt

công nợ của khách hàng theo từng chi nhánh, hoặc tính gộp hạn mức tín dụng của

một khách hàng có nhiều chi nhánh, trong trường hợp đơn hàng vượt hạn mức tín

dụng vẫn có thể được chấp nhận tùy theo chính sách của công ty hay khi có sự phê

duyệt của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp có các đơn hàng

giá trị lớn, dài hạn, bàn giao nhiều đợt hay đơn hàng xuất khẩu, việc theo dõi tiến độ

thực hiện hợp đồng nếu thực hiện theo quy trình thủ công rất mất thời gian do cần

tổng hợp thông tin từ nhiều bộ phận, khi ứng dụng hệ thống ERP vào nghiệp vụ này

cho phép theo dõi tiến độ sản xuất và bàn giao hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào

một cách dễ dàng. Việc theo dõi được tình trạng của các đơn hàng giúp lãnh đạo

doanh nghiệp chủ động được việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác

nhất về tiến độ với khách hàng. Bên cạnh đó, trong thực tế một doanh nghiệp có rất

nhiều hình thức bán hàng khác nhau, biến đổi và phát sinh liên tục như bán hàng

giao thẳng từ nhà cung cấp đến khách hàng không qua nhập kho, bán hàng nội bộ

giữa các chi nhánh của doanh nghiệp, bán hàng dịch vụ không có thông tin xuất

kho..., do đó hệ thống ERP cần quản lý linh hoạt để đáp ứng được đầy đủ toàn bộ

các hình thức bán hàng có thể phát sinh của doanh nghiệp.

Tiêu chí quan trọng nhất khi triển khai phân hệ bán hàng của hệ thống ERP là

khâu kiểm tra đối chiếu số liệu. Bộ phận bán hàng cần kiểm tra đối chiếu số liệu

thường xuyên với bộ phận kế toán, bộ phận kho...nhằm đảm bảo tính chính xác của

dữ liệu trong các báo cáo nội bộ và báo cáo khác. Bộ phận bán hàng cũng là bộ

phận làm việc trực tiếp với khách hàng, liên quan đến sự sống còn của doanh

nghiệp, do đó việc báo cáo và đối chiếu các số liệu phải chính xác và liên tục nhằm

đạt đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng. Hiện nay, do yêu cầu của rất nhiều doanh

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 18 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hay doanh nghiệp thương

mại, việc sử dụng phân hệ bán hàng là thường xuyên và không cố định tại một nơi,

do đó hệ thống ERP đã được thiết kế trên nền web nhằm hỗ trợ các nhân viên kinh

doanh có khả năng tiếp cận hệ thống mọi nơi mọi lúc để phục vụ khách hàng trong

thời gian nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Phân hệ quản lí sản xuất – Manufacturing sẽ giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất,

từ khâu nguyên vật liệu đến thành phẩm cuối cùng, chức năng quan trọng nhất của

phân hệ quản lý sản xuất là chức năng lên kế hoạch nguyên vật liệu và quản lý sản xuất

MRP. Đây là chức năng lên kế hoạch đặt hàng cho nguyên vật liệu, các vật liệu phụ

trợ, lên kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực và vật lực của doanh nghiệp, dựa trên các

yếu tố đầu vào là dữ liệu kho, dữ liệu đơn đặt hàng đã nhận được, thời gian giao hàng,

thời gian thực hiện,….Dữ liệu đầu ra là kết quả của MRP được điều chuyển tự động

sang các phân hệ khác như đặt hàng, bán hàng…Với thiết kế mở rộng của các hãng

phần mềm, MRP có thể hỗ trợ cả môi trường sản xuất lắp ráp giản đơn (Discrete

Manufacturing) và cả môi trường sản xuất chế biến phức tạp (Process Manufacturing).

Phân hệ sản xuất sẽ giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản xuất tốt hơn.

Ngoài chức năng MRP, các chức năng khác của module quản lý sản xuất là

quản trị giá thành sản xuất (Costing), quản lý định mức nguyên vật liệu (Bill of

Material – BOM). Đánh giá chung của doanh nghiệp trong quá trình triển khai ERP

cho thấy, phân hệ sản xuất (Manufacturing) được xem là phân hệ khó, phức tạp và

tốn nhiều thời gian nhất khi đưa vào ứng dụng. Trên thực tế mỗi đơn vị sản xuất đều

có một quy trình riêng biệt, chính vì vậy phân hệ quản lý sản xuất được chia thành

các nhóm khác nhau như: Sản xuất liên tục hay sản xuất phức hợp, sản xuất rời rạc

hay sản xuất đơn, sản xuất theo dự án. Do đó tùy thuộc vào lựa chọn của doanh

nghiệp về hệ thống ERP, phân hệ quản lý sản xuất của hệ thống ERP cũng có những

khác biệt theo đặc thù của lĩnh vực sản xuất. Các đơn vị đã ứng dụng ERP vào sản

xuất tại Việt Nam cho thấy do mỗi đơn vị sản xuất đều có đặc thù riêng nên việc

đầu tiên mà hệ thống cần đáp ứng là phần khai báo linh hoạt với bộ tham số tiện

dụng để ứng dụng trong các đặc thù sản xuất đó.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 19 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Lĩnh vực quản lý sản xuất đòi hỏi hệ thống phải xác định được việc lập kế hoạch

sản xuất, tính toán thời gian sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, tính giá

thành kế hoạch…Để làm được điều này, phân hệ sản xuất trong hệ thống ERP yêu

cầu người sử dụng khai báo định mức nguyên vật liệu (BOM) và quy trình sản xuất

(Routing), đồng thời phải khai báo được lịch sản xuất, năng lực sản xuất bao gồm

các nguồn lực như nhân công, máy móc, công cụ sản xuất, thời gian, chi phí…Vì

chính các yếu tố được khai báo ở đây là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu lập kế hoạch

sản xuất nói trên. Đối với những đơn vị sản xuất có hệ thống định mức nguyên vật

liệu phức tạp, ví dụ sản xuất theo đơn đặt hàng, mỗi đơn hàng cần khai báo một

BOM khác nhau, thì rất cần sự tư vấn của các đơn vị tư vấn triển khai có kinh

nghiệm để không biến việc nhập số liệu trở thành sự cản trở của mặt thời gian đối

với sản xuất. Để kế hoạch sản xuất được tối ưu, kế hoạch này cần phải tính toán

được ngày bắt đầu sản xuất, đáp ứng được các yêu cầu về giao hàng, và năng lực

sản xuất. Riêng các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy cách xa nhau,

hệ thống ERP cần lập kế hoạch sản xuất ở mức tổng thể để có được kế hoạch điều

hành, tận dụng các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả nhất.

Sau khi đã xây dựng được kế hoạch sản xuất, hệ thống cần xác định được nhu

cầu nguyên vật liệu để đáp ứng được kế hoạch sản xuất đó, vì vậy hệ thống phải có

khả năng tổng hợp được thông tin từ nhiều nguồn khác như định mức nguyên vật

liệu, các đơn đặt hàng cho nhà cung cấp đang trên đường về kho, các lệnh sản xuất

đang dang dở, số liệu tồn kho nguyên vật liệu, thời gian cung ứng vật tư…để tính ra

được số lượng nguyên vật liệu cần mua thêm. Việc xây dựng kế hoạch sản xuất và

kế hoạch đặt hàng là kết quả của chức năng MRP trong phân hệ quản lý sản xuất

của hệ thống ERP.

Đối với việc quản lý quá trình sản xuất sau khi đã xây dựng được kế hoạch sản

xuất, hệ thống ERP cần đáp ứng được các chức năng như theo dõi tiến độ sản xuất

của từng lệnh sản xuất, của từng lô sản xuất, thống kê và ghi nhận tiêu hao nguyên

vật liệu, thời gian, chi phí, nhân công, ghi nhận lượng bán thành phẩm và thành

phẩm tại từng công đoạn cho từng lệnh sản xuất, từng đơn hàng. Đây cũng là cơ sở

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 20 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

cho việc tính giá thành sản xuất, và phân tích lượng nguyên vật liệu tiêu hao để tính

toán hiệu quả sản xuất. Hiện nay đa phần các doanh nghiệp ứng dụng phương pháp

tính giá thành bình quân cuối kỳ, do đó phân hệ quản lý sản xuất cần cho phép

doanh nghiệp khai báo và tính giá thành sản xuất theo kế hoạch thông qua các định

mức nguyên vật liệu trước khi sản xuất. Trong quá trình sản xuất phân hệ quản lý

sản xuất cần cho doanh nghiệp biết tương đối chính xác giá thành sản xuất tại bất kỳ

thời điểm nhập kho nào, đến cuối kỳ hệ thống sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tính lại giá

thành thực tế trong kỳ cho từng đơn hàng hay tổng thể cả kỳ. Bên cạnh đó hệ thống

cũng cần mở rộng quản lý đến một số khả năng khác như: quản lý chất lượng, hỗ

trợ việc nghiên cứu phát triển sản phẩm mới thông qua các quá trình sản xuất thử.

Hình 1.4: Ví dụ về quy trình sản xuất

Phân hệ Quản trị nhân sự –Human Resources giúp doanh nghiệp quản lí

hiệu quả nguồn nhân lực của mình. Các hệ thống ERP cung cấp các công cụ để gắn

người lao động với các mục tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lí

nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương… Các chức năng chính là chấm công tính

lương (Time attendance and Payroll), đào tạo (Training), hợp đồng (Contract),

tuyển dụng (Recruirement) …

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 21 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Trên đây là các phần giới thiệu các phân hệ chính của một hệ thống ERP và

cơ chế hoạt động của các phân hệ đó, cần nhấn mạng rằng, tất cả các phân hệ trên

không phải là các phần mềm chức năng riêng lẻ mà là các phân hệ của một hệ thống

ERP hoàn chỉnh, và chỉ khai thác được hết các tính năng ưu việt của hệ thống khi

được triển khai tất cả các phân hệ quan trọng do là dữ liệu từ các phân hệ được kết

nối xuyên suốt. Tuy nhiên, mỗi phân hệ đều đảm nhận các chức năng riêng, do đó

doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai từng phân hệ của hệ thống ERP cho phù

hợp với quy mô và khả năng của doanh nghiệp. Ngoài các phân hệ ERP ở trên, các

hệ thống ERP hiện đại đều có thể mở rộng triển khai cùng với các hệ thống khác

như Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và Quản lí dây chuyền cung ứng (SCM).

1.4. Ưu điểm, nhược điểm và phạm vi ứng dụng của hệ thống ERP

Hiện nay tại các doanh nghiệp tại Việt Nam tồn tại rất nhiều phương thức

quản lý doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt đông. Đa

số các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và sản xuất nhỏ lẻ thường chỉ sử dụng phần

mềm kế toán dạng đơn giản để xử lý các công tác có liên quan đến lĩnh vực kế toán,

các nghiệp vụ khác như kinh doanh hay quản lý sản xuất chỉ được bằng các file

bảng tính (excel). Tại các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, ngoài phần mềm kế

toán là phần mềm phổ biến nhất nhằm đáp ứng các yêu cầu về kế toán và thuế

theo quy định của nhà nhà nước, các doanh nghiệp tầm cỡ này đã đầu tư xây dựng

các phần mềm quản lý hoạt động mua bán, quản lý sản xuất hay quản lý kho. Tuy

nhiên các phần mềm chức năng này lại hoạt động độc lập với các cơ chế xử lý dữ

liệu riêng biệt. Do đó, việc khớp nối dữ liệu và đối chiếu, kiểm tra chéo kết quả xử

lý của các phần mềm này không được tự động hóa mà cần các thao tác thủ công.

Đồng thời với việc sử dụng các bảng tính và phần mềm chức năng đơn thuần, việc

bảo mật dữ liệu hầu như không được các doanh nghiệp tại Việt nam hiện nay quan

tâm đến.

Tại các doanh nghiệp có quy mô lớn và nhiều chi nhánh, các phần mềm chức

năng này lại được cài đặt tại từng chi nhánh, như vậy lượng thông tin cũng như quá

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 22 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

trình cập nhật dữ liệu đã bị nhân lên rất nhiều. Đồng thời với việc sử dụng các phần

mềm độc lập, các doanh nghiệp còn phải đầu tư hạ tầng CNTT riêng biệt để phục

vụ cho các phần mềm này. Chưa tính đến những khó khăn trong quá trình bảo trì

bảo dưỡng hệ thống và sử dụng nhiều phần mềm cùng lúc, việc tổng hợp thông tin

từ nhiều phần mềm độc lập để xây dựng báo cáo tổng hợp cho toàn bộ doanh nghiệp

mất nhiều thời gian, do đó ban lãnh đạo doanh nghiệp khó có đủ thông tin để đưa ra

các quyết định tức thời.

Như đã trình bày trong phần cơ sở lý thuyết, một hệ thống ERP điển hình là

một hệ thống tích hợp đa phân hệ, bao trùm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Kể cả đối với các doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, toàn bộ cơ sở dữ liệu của hệ

thống ERP đều được tích hợp trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Như vậy so với các

phương thức quản lý cũ, hệ thống ERP đã khắc phục được những nhược điểm như

dữ liệu phân tán hay các khó khăn trong việc xây dựng các báo cáo tổng hợp. Hệ

thống ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị để có thể

đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin hỗ trợ ra quyết định. Nếu

không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều phần mềm

độc lập hoặc tổng hợp từ nhiều báo cáo độc lập để có được thông tin cần thiết dùng

cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Ngoài ra, hệ thống

ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp

cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn

nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng

ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

Phần mềm kế toán hay phân hệ kế toán của hệ thống ERP giúp các công ty giảm bớt

những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán do các bút toán

đã được thiết lập tự động ngay khi phát sinh các giao dịch tại các phân hệ khác thay

vì nhập bằng tay vào phần mềm kế toán độc lập thông qua các giấy tờ. Phân hệ kế

toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm

tra tính chính xác của các tài khoản. Việc kết nối dữ liệu giữa các phân hệ mua

hàng, bán hàng, quản lý kho giúp việc lên kế hoạch mua hàng hay bán hàng được

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 23 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

thực hiện một cách dễ dàng, hồi đáp được ngay các yêu cầu của khách hàng. Phân

hệ hoạch định và quản lý sản xuất của hệ thống ERP giúp các công ty tối ưu được

các nguồn lực phục vụ sản xuất kinh doanh thông qua việc lập kế hoạch nguyên vật

liệu và kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả và tối ưu về chi phí.

Đồng thời với việc sử dụng hệ thống ERP, các quy trình sản xuất kinh doanh

và các quy trình nội bộ cũng được minh bạch hóa và phân chia trách nhiệm rõ ràng

cho các tác nghiệp hàng ngày tại doanh nghiệp. Các hệ thống ERP hiện nay đều cho

phép ghi nhận các truy cập và thao tác của từng người sử dụng trên hệ thống, cũng

như phân quyền sử dụng cho từng người dùng, cho phép đảm bảo an toàn dữ liệu

cho doanh nghiệp.

Những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp đã được khẳng

định, tuy nhiên đầu tư cho một hệ thống ERP rất tốn kém cả về hệ thống và cơ sở hạ

tầng công nghệ thông tin như máy chủ, máy tính, mạng dữ liệu so với việc đầu tư

các phần mềm riêng lẻ. Do đó, đa phần các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn ứng

dụng các phương thức quản lý cũ, thủ công nhằm tiết kiệm chi phí chứ không đầu

tư triển khai hệ thống ERP bài bản ngay từ ban đầu. Chỉ đến khi các phương thức

quản lý cũ không thể đáp ứng được với nhu cầu quản lý và hoạt động của doanh

nghiệp, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mới tính đến việc chuyển đổi phương thức

quản lý và ứng dụng ERP tại doanh nghiệp.

Bên cạnh bài toán chi phí đầu tư, hệ thống ERP cũng bộc lộ nhiều khiếm

khuyết và không thể áp dụng một cách tùy tiện vào mọi loại hình doanh nghiệp.

Trong những năm gần đây, nền kinh tế biến chuyển liên tục, các doanh nghiệp sản

xuất cũng vấp phải nhiều khó khăn như thiếu nguyên vật liệu đầu vào, hàng tồn kho

nhiều, không kiểm soát và dự báo được giá cả. Phân hệ quản lý sản xuất, lập kế

hoạch sản xuất của hệ thống ERP dựa trên bộ các thông số đầu vào cố định để lên

kế hoạch sản xuất từ ngắn hạn đến dài hạn cho doanh nghiệp. Kết quả của việc lập

kế hoạch dựa trên ERP là các gợi ý có tính tương đối chính xác với điều kiện bộ

tham số đầu vào có tính ổn định. Tuy nhiên, các tham số đầu vào như giá mua

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 24 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

nguyên vật liệu, thời gian giao hàng nguyên vật liệu, hay số lượng đơn đặt hàng dự

kiến là những tham số mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được và có tính biến

đổi liên tục, do đó nếu doanh nghiệp dựa hoàn toàn vào kết quả lập kế hoạch của hệ

thống ERP sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Bên

cạnh đó, bộ các thông số trong phân hệ quản lý sản xuất của hệ thống ERP không

linh hoạt để phù hợp với những phát sinh thực tế trong sản xuất.

Như vậy, hệ thống ERP có thể phát huy hiệu quả cao khi được vận hành

trong môi trường hoạt động ổn định, các doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào môi

trường kinh doanh bên ngoài cần cân nhắc và vận dụng linh hoạt khi ứng dụng hệ

thống ERP.

1. 5. Giới thiệu các hệ thống ERP đang triển khai và ứng dụng tại Việt Nam

Như đã giới thiệu tại phần trên, thị trường triển khai ERP trên thế giới có sự

góp mặt của rất nhiều tên tuổi lớn trong ngành công nghệ phần mềm như SAP,

Oracle, Microsoft...Việt Nam là một trong những nền kinh tế mới nổi ở Châu Á, thu

hút được sự quan tâm của nhiều nhà đầu tư nước ngoài cùng với sự phát triển lớn

mạnh của các doanh nghiệp trong nước. Các doanh nghiệp đã và đang chú trọng đầu

tư vào CNTT và các hệ thống thông tin quản lý, chính vì vậy Việt Nam là một thị

trường tiềm năng đối với các công ty chuyên cung cấp các giải pháp ERP trên thế

giới. Bên cạnh đó, các hãng phần mềm trong nước cũng đã nghiên cứu và thiết kế

các giải pháp ERP nội địa, càng làm phong phú thêm thị trường các giải pháp ERP

tại Việt Nam.

1.5.1. Ưu và nhược điểm của các hệ thống ERP nước ngoài

Trên thế giới và tại Việt Nam hiện nay có rất nhiều giải pháp ERP nổi tiếng

và được ứng dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp. Ngoài các phần mềm chuyên

dụng cho các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh đặc thù, các phần mềm ERP

được chia thành nhiều phân khúc theo quy mô doanh nghiệp, doanh thu hay số

lượng nhân viên. Theo nghiên cứu của Gartner về thị trường ERP trên thế giới trong

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 25 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

năm 2009, hãng SAP đang chiếm thị phần lớn nhất trong cả hai phân khúc triển

khai ERP tại các doanh nghiệp lớn, và các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tiếp đến là

phần mềm ERP của các hãng Oracle và Microsoft, và tại mỗi phân khúc thị trường,

các hãng đều có những phải pháp tương ứng với quy mô doanh nghiệp.

Hình 1.5: Thị phần của các hãng cung cấp giải pháp ERP trên thế giới

Cụ thể, tại Việt Nam các giải pháp của hãng SAP về ERP được biết đến với

ba giải pháp SAP Business One (SAP B1), SAP Business All in One và SAP R/3.

SAP B1 là giải pháp được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

(small and medium sizes enterprise – SMEs) , hệ thống được thiết kế gồm 15 phân

hệ chức năng phục vụ cho các nhu cầu quản lý và vận hành của bất cứ doanh nghiệp

nào như: bán hàng, mua hàng, kho bãi, sản xuất, tài chính, dịch vụ, …

SAP Business All in One cũng là một giải pháp dành cho các doanh nghiệp

SMEs, ngoài việc bao gồm đầy đủ các chức năng phục vụ mục đích quản lý và vận

hành của doanh nghiệp, hệ thống còn được tích hợp các hoạt động quan trọng khác

của doanh nghiệp trong một giải pháp tổng thể đó là quản trị quan hệ khách hàng

(Customer Relationship – CRM), quản trị quan hệ với nhà cung cấp (Supplier

Relationship Management – SRM)…

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 26 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

SAP R/3 là giải pháp dành cho các doanh nghiệp cỡ lớn, hệ thống được thiết

kế nhằm định hướng toàn bộ các nguồn lực, thông tin cũng như hoạt động của

doanh nghiệp để phục vụ hoạt động của doanh nghiệp với nhiều chi nhánh, sử dụng

nhiều loại ngoại tệ và đa ngôn ngữ. SAP R/3 cũng được thiết kế dưới dạng các phân

hệ chức năng như Tài chính, kiểm soát (Financials and Controlling – FICO), Quản

lý nhân sự (Human Resource Management), Quản lý nguyên liệu (Material

Management) và lập kế hoạch sản xuất (Production Planning).

Giải pháp của hãng Oracle chú trọng đến các quan hệ dữ liệu liên kết giữa

các phân hệ dựa trên nền tảng cơ sở dữ liệu thống nhất vì vậy các giải pháp của

hãng Oracle thường được ứng dụng tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, triển khai

đồng bộ nhiều phân hệ chức năng và có tính tương thích cao với các phần mềm

chức năng riêng lẻ trên nền cơ sở dữ liệu của Oracle có sẵn của doanh nghiệp.

Tương ứng với quy mô doanh nghiệp, Oracle cũng có các giải pháp phù hợp như

giải pháp Oracle E- Business, Oracle E-Business Suite. Trong đó Oracle E-Business

bao gồm các phân hệ tài chính (Oracle Financials), Sản xuất (Oracle

Manufacturing), Nhân sự (Oracle HR)…Khi được triển khai tại doanh nghiệp, các

phân hệ này có thể được triển khai trên nền web, vì vậy hỗ trợ rất lớn cho người

dùng truy cập qua mạng Internet hay mạng nội bộ của doanh nghiệp. Ngoài ra,

Oracle còn có giải pháp Oracle E-Business Suite, là giải pháp kết hợp các tính năng

sẵn có và các tính năng được phát triển nhờ việc mua bán sát nhập của Oracle với

các hãng phần mềm khác, bên cạnh đó Oracle cũng vẫn phát triển các các giải pháp

ERP chuyên dụng cho các ngành công nghiệp khác nhau do Oracle mua lại của các

hãng khác là People Soft, Siebel System…

Về các giải pháp ERP của hãng Microsoft, tuy phát triển sau các đối thủ cạnh

tranh trực tiếp khác như SAP hay Oracle, nhưng giải pháp ERP Microsoft Dynamic

đã nhanh chóng được giới thiệu và biết đến trên thị trường giải pháp ERP nhờ tính

thân thiện và gần gũi, dễ dàng tương thích với các nhóm phần mềm văn phòng của

Microsoft. Giải pháp ERP của Microsoft bao gồm hai nhánh phần mềm chính là

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 27 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Microsoft Dynamic ERP và Microsoft Dynamics CRM. Trong đó, Microsoft

Dynamic ERP là hệ thống giải pháp được thiết kế dành cho các doanh nghiệp cỡ

vừa hay các chi nhánh, phòng ban của các tập đoàn lớn. Đây là một giải pháp rất

phong phú, được ứng dụng trên nhiều lĩnh vực chuyên biệt cho xây dựng, phân

phối, giáo dục, dịch vụ tài chính, chính phủ, chăm sóc sức khỏe, sản xuất, dịch vụ

vận tải đường bộ, dịch vụ vận tải tàu biển, bán lẻ….

Hiện nay các giải pháp ERP nổi tiếng thế giới như SAP, Oracle…đều đã có

mặt tại Việt Nam dưới sự tư vấn và triển khai của các đối tác tại Việt Nam. Ngoài

chi phí bản quyền phần mềm rất cao, chi phí cho nhà tư vấn triển khai hệ thống,

doanh nghiệp còn phải đầu tư để thích ứng với các hệ thống ERP của nước ngoài,

được thiết kế và xây dựng theo các tiêu chuẩn quốc tế.

Bảng dưới đây là so sánh của hãng tư vấn Panorama (Mỹ) với hơn 1300

doanh nghiệp đã triển khai ERP trên toàn cầu trong các năm từ 2006 đến 2010 về

chi phí của doanh nghiệp khi triển khai ERP tại các doanh nghiệp cỡ vừa và lớn.

Bảng 1.2 : Bảng so sánh chi phí triển khai các hệ thống ERP nước ngoài

1.5.2. Ưu và nhược điểm của các giải pháp ERP do Việt Nam xây dựng

Cùng với sự phát triển của ngành công nghệ phân mềm trong nước, nhiều

doanh nghiệp phần mềm Việt Nam đã thiết kế và xây dựng các giải pháp ERP nội

địa phục vụ nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp Việt Nam. Các giải pháp này với

có ưu điểm như phù hợp với chuẩn mực kế toán và ngôn ngữ giao tiếp tiếng Việt.

Đồng thời, các giải pháp này có đặc điểm thiết kế thân thiện và giao diện tiếng Việt

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 28 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

dễ dàng áp dụng với các doanh nghiệp Việt Nam. Các phần mềm ERP do doanh

nghiệp Việt Nam thiết kế và phát triển cũng đang từng bước hoàn thiện, như Hệ

thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Effect ERP, Hệ thống thông tin quản lý

doanh nghiệp PERP, Giải pháp tổng thể quản trị doanh nghiệp Fast Business, Hệ

thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể 3S ERP.

Điểm khác biệt lớn nhất của các hệ thống ERP do Việt Nam phát triển là

xuất phát hệ thống là thường được xây dựng và phát triển từ nền tảng phần mềm kế

toán, tuân theo bộ quy tắc kế toán Việt Nam (Vietnam Accounting Standard- VAS),

từ đó phát triển các phân hệ đặc thù khác như phân hệ mua hàng, bán hàng… Đây là

hướng tiếp cận giải pháp ERP phù hợp với các doanh nghiệp thương mại vừa và

nhỏ, tuy nhiên khi ứng dụng tại các doanh nghiệp có yêu cầu cao về quản lý sản

xuất thì việc ứng dụng các giải pháp do Việt Nam phát triển chưa thực sự đáp ứng

được yêu cầu của doanh nghiệp.

Đứng trên quan điểm chi phí, các giải pháp trong nước có ưu điểm là chi phí

bản quyền và chi phí tư vấn triển khai rất rẻ so với các giải pháp nước ngoài cùng

quy mô, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với chi phí đầu tư ít.

Một thuận lợi nữa của các doanh nghiệp khi lựa chọn các giải pháp ERP trong nước

là khả năng tùy biến rất cao, có khả năng mở rộng thêm các chức năng nằm ngoài

cấu hình chuẩn của hệ thống, thêm bớt các trường dữ liệu hay thay đổi quy trình của

hệ thống cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp, từ đó tiết kiệm thời gian và

công sức cho doanh nghiệp khi đưa hệ thống vào vận hành thực tế.

1.6. Quy trình triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp

Hiện nay, hầu như tất cả các gói giải pháp ERP trong và ngoài nước đều

được nhà xây dựng giải pháp đi kèm cùng với bộ hướng dẫn quy trình triển khai chi

tiết từ khâu lấy yêu cầu của khách hàng đến khâu hỗ trợ sau triển khai. Tuy nhiên,

để tiết kiệm chi phí và thời gian, nhiều đơn vị tư vấn đã bỏ bớt các công đoạn trong

bộ quy trình triển khai dẫn đến những khó khăn khi ứng dụng hệ thống và ảnh

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 29 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

hưởng đến kết quả của toàn bộ hệ thống. Vì vậy, các doanh nghiệp và đơn vị tư vấn

triển khai cần đảm bảo thực hiện từng bước như trong bộ tài liệu hướng dẫn của các

hãng giải pháp. Nhìn chung, quy trình triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp có

thể được tóm tắt thành các bước như được trình bày tại phần dưới đây.

1.6.1. Tư vấn tiền giải pháp

Hoạt động tư vấn tiền giải pháp là hoạt động rất quan trọng, quyết định sự

thành bại của một dự án, tại Việt Nam cũng chưa có các đơn vị chuyên làm công tác

tư vấn tiền giải pháp. Hiện nay, các giải pháp ERP vô cùng phong phú về quy mô,

và chủng loại. Doanh nghiệp không đủ chuyên môn để đánh giá được giải pháp nào

phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, dịch vụ tư vấn tiền giải

pháp chính là dịch vụ tư vấn cho các doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp hoặc

một nhóm các giải pháp tương đối phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mô và và

các khả năng đầu tư của doanh nghiệp.

Tuy rất đa dạng, nhưng các hệ thống ERP nói chung được chia thành 2 phân

khúc: giải pháp cho các công ty đa quốc gia, các doanh nghiệp cỡ lớn và giải pháp

dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong mỗi phân khúc này lại có các nhóm

nhỏ hơn như nhóm giải pháp cho các công ty thương mại, nhóm các giải pháp cho

các công ty sản xuất. Bên cạnh việc phân chia các giải pháp ERP theo quy mô và

loại hình kinh doanh, các giải pháp ERP còn được phân chia theo nhóm ngành nghề

như các giải pháp cho ngành công nghiệp ô tô, nhóm giải pháp cho ngành công

nghiệp dệt may hay lắp ráp điện tử. Các đơn vị tư vấn tiền giải pháp sẽ tư vấn và

giúp định hình nhóm giải pháp phù hợp với doanh nghiệp, việc tư vấn tiền giải pháp

còn giúp bản thân doanh nghiệp đánh giá lại được kỳ vọng và nhu cầu thực tế của

doanh nghiệp khi ứng dụng ERP. Trên thế giới, việc tư vấn tiền giải pháp là một

bước quan trọng trong toàn bộ dự án, vì vậy doanh nghiệp thường lựa chọn các đơn

vị tư vấn tiền giải pháp độc lập với các đơn vị tư vấn triển khai thực hiện, do đó kết

quả tư vấn tiền giải pháp sẽ độc lập, có tính khách quan và có hiệu quả cao nhất.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 30 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Tại Việt Nam, các đơn vị tư vấn triển khai thường kiêm luôn công tác tư vấn

tiền giải pháp, tuy nhiên các đơn vị tư vấn triển khai chỉ chuyên triển khai một

nhóm các giải pháp của một hãng như của hãng Oracle, hay SAP do đó không có

thông tin đầy đủ về các giải pháp khác, không thể giới thiệu được những lựa chọn

khác cho khách hàng ngoài những giải pháp của các hãng đó. Quá trình tư vấn tiền

giải pháp thường do các lãnh đạo của doanh nghiệp làm việc trực tiếp với đơn vị tư

vấn dựa trên các thông tin cơ bản về quy mô đầu tư, năng lực tài chính của doanh

nghiệp và các chức năng cần thiết của hệ thống.

1.6.2. Tư vấn triển khai giải pháp

Sau bước tư vấn tiền giải pháp, doanh nghiệp đã có hình dung và lựa chọn

về giải pháp với các phân hệ chức năng cụ thể MRP, kế toán…Bước tiếp theo của

dự án là bước tư vấn triển khai giải pháp. Doanh nghiệp sẽ cùng ngồi làm việc với

đơn vị tư vấn triển khai để làm rõ quy trình vận hành sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp và lấy yêu cầu của đội ngũ lãnh đạo đối với các quy trình này. Điểm thuận

lợi của đơn vị tư vấn là tại bước tư vấn này, tất cả các hãng giải pháp lớn trên thế

giới đều đã có bộ quy trình lấy yêu cầu của khách hàng theo chuẩn của hãng giải

pháp, do đó quá trình lấy yêu cầu của doanh nghiệp được tập trung, khai thác dữ

liệu và quy trình hoạt động của doanh nghiệp theo các hướng xác định mà nhà cung

cấp giải pháp cần khi triển khai. Quá trình tư vấn giải pháp đã có các bộ tài liệu

hướng dẫn từ hãng cung cấp, tuy nhiên hiệu quả của quá trình tư vấn này còn phụ

thuộc vào trình độ của tư vấn viên, những người trực tiếp làm việc với nhân viên

thuộc các bộ phận khác nhau của một doanh nghiệp.

Trước hết, tư vấn viên phải là người hiểu biết sâu sắc về giải pháp mà mình

tư vấn, thứ hai tư vấn viên phải là người có hiểu biết rộng về các loại hình sản xuất

và kinh doanh của khách hàng, bên cạnh đó, với các chức năng có tính chuyên biệt

như kế toán, tư vấn viên còn phải có hiểu biết về các quy định kế toán thuế theo tiêu

chuẩn Việt Nam. Tư vấn viên có kinh nghiệm sẽ dễ dàng nhận định được những

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 31 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

điểm khác biệt giữa quy trình của khách hàng với quy trình vận hành của giải pháp,

từ đó dung hòa được giữa yêu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của hệ

thống. Tuy nhiên như đã giới thiệu ở các phần trên, với giải pháp dạng đóng gói rất

khó để can thiệp vào hoạt động của hệ thống, hơn nữa ERP không phải là giải pháp

được xây dựng theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, do đó tư vấn viên cần làm rõ

các điểm doanh nghiệp phải thay đổi cho phù hợp với hệ thống. Để thuyết phục

được khách hàng, tư vấn viên cũng phải nêu rõ những điểm ưu việt trong quy trình

của hệ thống để bản thân doanh nghiệp ý thức được sự thay đổi sẽ mang đến cho

doanh nghiệp những lợi ích thiết thực trong quản lý và vận hành.

Quá trình tư vấn giải pháp là quá trình phức tạp và đòi hỏi sự hợp tác cao của

bên tư vấn và doanh nghiệp. Về phía doanh nghiệp, tất cả các phòng ban có liên

quan đến hệ thống đều phải tham gia trong quá trình này. Cụ thể những nhân viên

đang trực tiếp tham gia sản xuất kinh doanh hay những nhân viên sẽ trực tiếp sử

dụng hệ thống là những người cần hiểu rõ hơn ai hết về việc sử dụng hệ thống, là

người trực tiếp trao đổi với tư vấn viên và nêu ra những khó khăn khúc mắc mà quy

trình hiện hành đang gặp phải. Thành bại của một dự án ERP được quyết định tại

bước tư vấn triển khai giải pháp, nếu không tìm được điểm chung và dung hòa yêu

cầu của doanh nghiệp và khả năng của giải pháp, chắc chắn dự án sẽ không thành

công, gây lãng phí thời gian công sức của doanh nghiệp.

1.6.3. Triển khai hệ thống

Sau bước tư vấn tiền giải pháp và tư vấn giải pháp, về cơ bản đội ngũ lãnh

đạo doanh nghiệp và nhân viên đã có những hiểu biết về hệ thống về mặt nguyên lý

vận hành. Bước triển khai hệ thống sẽ hiện thực hóa những nguyên lý vận hành đó

vào thực tế doanh nghiệp về mặt kỹ thuật. Trước hết, dựa trên những kết quả thu

thập được từ quá trình tư vấn giải pháp, đơn vị tư vấn và tư vấn viên phải có sự

chuẩn bị về mặt kỹ thuật như xây dựng cơ sở dữ liệu gồm các trường dữ liệu cần

thiết (data preparation), đưa vào hệ thống các tùy biến (customization), hệ thống tài

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 32 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

khoản kế toán (account chart) các báo cáo (customized report) theo yêu cầu của

doanh nghiệp và kiểm thử hoạt động của hệ thống (system testing). Về phía doanh

nghiệp, để chuẩn bị triển khai hệ thống cần chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin

như thiết lập mạng nội bộ (LAN Local area network), chuẩn bị máy chủ hệ thống

(ERP application server), bộ lưu trữ dữ liệu (Data Storage), bộ sao lưu dữ liệu (data

backup machine), máy trạm vận hành (ERP application workstation), máy in hay

máy in mạng (network printer), với các doanh nghiệp có nhiều cơ sở nhiều nhà máy

tại nhiều điểm cần chuẩn bị kết nối qua mạng riêng ảo (VPN virtual private

network). Về quan điểm đầu tư, doanh nghiệp khi đầu tư xây dựng hệ thống ERP

không hỉ đầu tư vào bản thân hệ thống, mà doanh nghiệp cần quan tâm đầu tư về hạ

tầng công nghệ thông tin làm nền tảng cho hệ thống vận hành an toàn, thông suốt.

Khi sự chuẩn bị từ hai phía hoàn tất, đơn vị triển khai sẽ cử kỹ thuật viên đến

doanh nghiệp cài đặt hệ thống lên cơ sở phần cứng của doanh nghiệp, đây đơn

thuần là công tác kỹ thuật trong quá trình triển khai. Để đưa hệ thống vào vận hành

thực tế, đơn vị tư vấn và doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu đưa vào hệ thống, đây

là bộ thông số ban đầu của hệ thống như thông số về kho, thông số về đơn đặt hàng

hiện tại, thông số về sản xuất như đang sản xuất cái gì, sản xuất được bao nhiêu,

trên hiện trường sản xuất đang có những vật liệu nào…các thông số về kế toán như

số dư tài khoản, tiền mặt….tại thời điểm hiện tại. Bộ thông số ban đầu (initial data)

cũng được đơn vị triển khai khai thác từ doanh nghiệp theo các bộ mẫu lấy dữ liệu

có sẵn để quá trình này tiết kiệm thời gian và hiệu quả. Đến đây có thể nói là quá

trình chuẩn bị đã hoàn tất, doanh nghiệp cũng đã sẵn sàng đưa hệ thống vào vận

hành thực tế.

Bước tiếp theo của quá trình triển khai là giai đoạn đào tạo, đơn vị triển khai

sẽ cung cấp các khóa đào tạo ngắn hạn và đào tạo kết hợp thực tế cho nhân viên hay

còn gọi là chuyển giao công nghệ. Mục đích chính của các khóa đào tạo này là giới

thiệu thực tế các quy trình cũ của doanh nghiệp sẽ tương ứng với các chức năng của

hệ thống như thế nào, và cách thức vận hành hệ thống trên máy tính. Thời điểm

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 33 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

chính thức vận hành hệ thống là thời điểm tất cả các bộ phận có liên quan đến hệ

thống chính thức chuyển đổi quy trình hiện tại sang sử dụng hệ thống. Dữ liệu ban

đầu được thiết lập trong hệ thống là dữ liệu của tất cả các phòng ban chức năng tại

thời điểm chuyển tiếp từ quy trình hiện tại sang hệ thống, do đó khi phát sinh bất cứ

nghiệp vụ gì mới tại thời điểm sau khi chuyển tiếp, các bộ phận phòng ban chức

năng phải cập nhật đầy đủ vào hệ thống để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu xét

trên quy mô toàn doanh nghiệp. Điểm cần lưu ý nhất trong quá trình vận hành hệ

thống là hệ thống ERP là hệ thống tích hợp nhiều chức năng có sự trao đổi thông tin

tự động giữa các chức năng, do đó một chức năng bị cập nhật dữ liệu sai sẽ dẫn đến

sự sai sót của toàn bộ hệ thống. Ví dụ, dữ liệu về lượng nguyên vật liệu tồn kho tại

thời điểm ban đầu sai dẫn đến việc kết quả chạy MRP sai, kết quả của MRP sai dẫn

đến các gợi ý đặt hàng sai số lượng hoặc thời điểm, kết quả cuối cùng là nguyên vật

liệu không đủ hoặc không khớp thời điểm để đưa vào sản xuất thực tế. Tất cả các

phòng ban chức năng có liên quan của doanh nghiệp phải ý thức được tầm quan

trọng của sự vận hành hệ thống tại phân hệ chức năng của mình sẽ ảnh hưởng đến

kết quả của toàn bộ hệ thống ERP, tức là ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng

ban chức năng khác, và xa hơn nữa là toàn bộ doanh nghiệp.

Trong quá trình triển khai hệ thống, có thể sẽ phát sinh những yêu cầu mới từ

phía nhân viên sử dụng hệ thống. Theo kinh nghiệm của các đơn vị triển khai, yêu

cầu xây dựng các báo cáo chuyên môn và báo cáo tổng thể theo các form mẫu có

sẵn hoặc theo yêu cầu là nhiều nhất. Ưu việt của hệ thống ERP là dữ liệu là một thể

thống nhất xuyên suốt toàn bộ hệ thống, do đó việc chiết xuất dữ liệu để cho ra các

báo cáo rất dễ dàng và thuận lợi. Việc thiết kế các báo cáo theo các khuôn mẫu có

sẵn cũng rất dễ dàng được thực hiện nhờ các công cụ tạo báo cáo chuyên dụng. Với

các báo cáo kế toán theo tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam, các giải pháp ERP nước

ngoài không có sẵn các hệ thống báo cáo này mà các đơn vị tư vấn triển khai sẽ xây

dựng các báo cáo tích hợp với hệ thống ERP và cung cấp cho doanh nghiệp trong

quá trình triển khai.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 34 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

1.6.4. Hỗ trợ và bảo trì hệ thống sau triển khai

Hệ thống sau khi đưa vào vận hành chính thức tại doanh nghiệp, tuy nhiên

đối với đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp không tránh khỏi những khó khăn bỡ

ngỡ ban đầu do mới chuyển đổi từ quy trình cũ sang vận hành hệ thống ERP. Thông

thường, các doanh nghiệp ERP sẽ có một nhân viên hoặc một đội nhân viên chuyên

trách hỗ trợ hệ thống tin học, bao gồm hệ thống ERP. Bên cạnh đó, doanh nghiệp

cần ký các hợp đồng hỗ trợ và bảo trì hệ thống với các đơn vị triển khai để đảm bảo

hệ thống được vận hành tốt nhất sau khi triển khai.

Đối với nhiều doanh nghiệp, sau khi đưa hệ thống ERP vào vận hành

thuận lợi đã bỏ qua công tác bảo trì hệ thống sau triển khai nhằm tiết kiệm chi

phí mặc dù chi phí bảo trì hệ thống không lớn so với chi phí đầu tư toàn bộ hệ

thống. Đây là một quan điểm sai lầm rất dễ dẫn đến những sự cố không lường

trước gây ảnh hưởng đến hệ thống. Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng các

đội hỗ trợ sử dụng phần mềm, tuy nhiên doanh nghiệp không thể tự bảo trì được

hệ thống trong việc cập nhật các bản vá lỗi. Trong ngành công nghiệp phần

mềm, việc cung cấp các bản vá lỗi là rất cần thiết nhằm khắc phục các lỗi hệ

thống và bảo mật trong phiên bản phần mềm hiện hành. Trong các hệ thống ERP

dựa trên nền tảng web, nếu không tăng cường tính bảo mật của hệ thống rất dễ

dẫn đến sự rò rỉ các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến các cơ

hội kinh doanh của doanh nghiệp.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 35 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

CHƯƠNG 2

NGHIÊN CỨU VỀ VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM

2.1. Tổng quan về việc ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam

Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp hay ERP đã phát triển và được

đưa vào ứng dụng rộng rãi trên toàn thế giới từ những thập kỷ cuối của thế kỷ thứ

20. Đối với bản thân doanh nghiệp, ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp chuẩn hóa

quy trình quản lý doanh nghiệp, đưa các quy trình quản lý hiện đại vào sản xuất

kinh doanh nhằm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Song song với các

quy trình làm việc hiện đại, hệ thống ERP còn cung cấp các báo cáo phục vụ mục

đích quản lý kịp thời, hiệu quả trong việc cập nhật tình hình hoạt động và các quyết

định quản trị doanh nghiệp, xóa bỏ khoảng cách địa lý giữa các văn phòng, chi

nhánh, nhà máy của doanh nghiệp tại nhiều địa điểm khác nhau với sự hỗ trợ của hạ

tầng CNTT. Ứng dụng thành công hệ thống ERP còn giúp doanh nghiệp nâng cao

hình ảnh trong con mắt các đối tác kinh doanh và minh bạch hoạt động với các nhà

đầu tư. Bên cạnh đó, việc ứng dụng các giải pháp ERP theo quy chuẩn cũng giúp

cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng, tạo niềm tin cho các đối tác trong ngoài

nước trong việc hợp tác kinh doanh.

Lợi ích đối với doanh nghiệp khi ứng dụng hệ thống ERP là rất rõ ràng, đối

với nhà quản lý, khi sử dụng ERP có thể tăng cường khả năng quản lý, giám sát,

điều hành doanh nghiệp kịp thời và thời gian thực, việc sử dụng các công cụ hiện

đại sẽ mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công

việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng. Nhà quản lý nắm bắt

kịp thời chính xác tình trạng của doanh nghiệp có thể nâng cao được hiệu quả sản

xuất, kinh doanh, từ đó giảm được giá thành của sản phẩm. Việc ứng dụng hệ thống

ERP giúp nhà quản lý tối ưu được nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm nhân lực,

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 36 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

vật lực, tài lực trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tăng hiệu quả hoạt

động của doanh nghiệp với chi phí hợp lý và khối lượng công việc phải thực hiện

được giảm tải.

Đối với các nhà quản lý cấp trung, những người trực tiếp vận hành hệ thống,

việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp mang lại tác phong làm việc theo quy trình

công nghiệp, ít sai sót nhầm lẫn, đồng thời giảm thiểu được khối lượng công việc

trên giấy tờ làm tăng năng suất lao động. Đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp được

tăng cường khả năng làm việc nhóm, ý thức được trách nhiệm của mỗi cá nhân

trong một quy trình công việc của cả doanh nghiệp, đồng thời hệ thống cũng yêu

cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong một tập thể để có được kết quả

hoạt động tốt nhất.

Chính vì những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại trong quản lý doanh

nghiệp, rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã đầu tư triển khai ERP theo nhiều

quy mô và mức độ khác nhau. Tuy nhiên các doanh nghiệp không công bố thông

tin, cũng như chưa các cuộc khảo sát chính thức về việc triển khai ERP do đó chỉ có

rất ít các dữ liệu thống kê về tình hình triển khai ERP tại các doanh nghiệp tại Việt

Nam. Đa phần thông tin về các doanh nghiệp đã triển khai ERP tại Việt Nam đều do

các đơn vị tư vấn triển khai ERP công bố dưới dạng danh sách khách hàng mà

không có thông tin chi tiết như thời gian triển khai hay các phân hệ được lựa chọn

triển khai.Đây là một khó khăn rất lớn đối với các doanh nghiệp khi không có thông

tin tham khảo hoặc định hướng khi có nhu cầu tìm hiểu về các giải pháp phù hợp

với doanh nghiệp cũng như cân nhắc việc quyết định triển khai hệ thống ERP.

2.1.1. Khảo sát về việc ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp tại các doanh

nghiệp tại Việt Nam về quy mô và thời gian triển khai dự kiến

Nhằm nghiên cứu về tình hình ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp

tại Việt Nam, trong phạm vi của đề tài, tác giả đã thực hiện khảo sát thông qua các

chuyên gia về việc triển khai hệ thống ERP tại bốn mươi nhăm (45) doanh nghiệp

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 37 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh đã và đang triển khai hệ thống ERP

tại Việt Nam. Như đã trình bày, do hạn chế về việc tiếp cận trực tiếp với doanh

nghiệp để thu thập thông tin do các doanh nghiệp từ chối cung cấp, việc thực hiện

khảo sát gặp rất nhiều khó khăn. Đặc biệt nhiều doanh nghiệp không công bố doanh

nghiệp đã thất bại khi ứng dụng hệ thống ERP tuy nhiên nhằm giữ gìn hình ảnh

doanh nghiệp. Khảo sát chủ yếu đề cập và nghiên cứu về các thông tin cơ bản khi

triển khai hệ thống ERP đó là quy mô của dự án, thời gian triển khai dự án và các

chức năng được lựa chọn triển khai.

Bảng câu hỏi, danh sách cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin và kết quả của

cuộc khảo sát được trình bày trong phần phụ lục.

Xét về quy mô dự án, dự án ERP thường được các hãng giải pháp như

Oracle, SAP…và các đơn vị tư vấn triển khai chia thành các quy mô là dự án cỡ

lớn, dự án cỡ vừa và dự án cỡ nhỏ, từ đó có sự lựa chọn về giải pháp và lập kế

hoạch triển khai phù hợp theo từng quy mô của doanh nghiệp.

Dự án ERP cỡ lớn là các dự án triển khai ERP cho các doanh nghiệp có quy

mô lớn, triển khai nhiều phân hệ chức năng, gần như bao trùm toàn bộ hoạt động

của doanh nghiệp từ quản lý sản xuất, quản lý kho hàng đến các phân hệ mua hàng,

bán hàng…Các doanh nghiệp cỡ lớn khi triển khai hệ thống ERP thường triển khai

trong toàn bộ hệ thống, tại nhiều chi nhánh công ty thành viên để có sự quản lý nhất

quán và hiệu quả trong toàn bộ doanh nghiệp.

Dự án ERP cỡ vừa được xác định là dự án triển khai hệ thống ERP cho

doanh nghiệp cỡ vừa, bao gồm nhiều phân hệ chức năng, trong đó có các phân hệ

chức năng chủ chốt như sản xuất, tài chính, mua hàng, bán hàng. Một vài doanh

nghiệp tùy theo điều kiện và nhu cầu quản lý thực tế, không triển khai nhiều

phân hệ chức năng mà chọn lọc triển khai một vài phân hệ chức năng cho toàn

bộ doanh nghiệp với nhiều chi nhánh, các dự án ERP dạng này cũng được coi là

một dự án cỡ vừa.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 38 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Ngoài các dự án cỡ lớn và cỡ vừa được xác định theo quy mô triển khai nói

trên là các dự án cỡ nhỏ, các dự án cỡ nhỏ là các dự án ERP triển khai tại các công

ty có quy mô vừa và nhỏ, triển một hoặc một số phân hệ chức năng tại tùy theo yêu

cầu thực tế của doanh nghiệp.

Qua khảo sát tại 45 doanh nghiệp đã và đang triển khai ERP tại Việt Nam

cho thấy, chiếm 22% là các dự án ERP có quy mô lớn. Tiêu biểu cho các dự án cỡ

lớn này là dự án triển khai giải pháp SAP cho Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

Petrolimex, Công ty cổ phần giấy Sài Gòn, Công ty may 10…Các đơn vị tư vấn

triển khai ERP cho các dự án cỡ lớn phải là các đơn vị tư vấn có năng lực và kinh

nghiệm phong phú, tại Việt Nam chỉ có một số ít đơn vị tư vấn mạnh như FPT ERP

và PYTHIS có đủ năng lực để tư vấn trong các dự án cỡ lớn. Các dự án ERP cỡ vừa

chiếm tới 62%, tỷ lệ này cũng phản ánh đúng cơ cấu doanh nghiệp tại Việt Nam với

số lượng lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi nền kinh tế phát triển, các doanh

nghiệp cỡ vừa cần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý doanh nghiệp, từ đó phát

sinh nhu cầu ứng dụng các hệ thống quản lý hiện đại như hệ thống ERP.

Các dự án cỡ nhỏ chỉ chiếm 16%, các dự án ERP cỡ nhỏ được triển khai tại

các doanh nghiệp cỡ vừa và nhỏ, thông thường các doanh nghiêp cỡ vừa và nhỏ chỉ

chọn lọc một vài phân hệ chức năng quan trọng để triển khai nhằm khắc phục các

điểm cò yếu kém trong quản lý và hoạt động của doanh nghiệp như phân hệ kế toán,

phân hệ mua hàng, bán hàng…

Từ kết quả nghiên cứu cũngcho thấy, đa phần các doanh nghiệp đều là doanh

nghiệp lớn và vừa, có năng lực tài chính đầu tư các hệ thống ERP của nước ngoài.

Rất ít các doanh nghiệp lựa chọn các giải pháp ERP trong nước. Hơn nữa, đa số các

doanh nghiệp cỡ vừa và nhỏ của Việt Nam chưa có cơ hội triển khai hệ thống ERP

do chi phí đầu tư cho các giải pháp ERP của nước ngoài quá tốn kém.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 39 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Hình 2.1: Biểu đồ thể hiện quy mô của các dự án ERP tại

các doanh nghiệp tại Việt Nam

Bên cạnh quy mô triển khai dự án thì thời gian triển khai dự án cũng là một

yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp đặc biệt quan tâm khi triển khai ERP. Một dự

án ERP thường có nhiều giai đoạn bắt đầu từ giai đoạn tư vấn giải pháp đến triển

khai và chuyển giao hệ thống, do đó doanh nghiệp cũng cần phân bố thời gian hợp

lý để vừa đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh vừa bố trí được nhân sự tham gia

dự án. Một dự án ERP thường kéo dài nhiều tháng, những dự án cỡ vừa và lớn có

thể kéo dài từ 1 năm trở lên đến 2 năm, kết quả khảo sát cho thấy số lượng dự án

kéo dài từ 1 năm đến 2 năm chiếm đến 38%. Chính vì vậy các doanh nghiệp khi

nghiên cứu triển khai dự án ERP tại doanh nghiệp của mình cần cân nhắc đến yếu tố

thời gian triển khai dự kiến để vừa đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh vừa đảm

bảo tiến độ dự án.

Thời gian trung bình để triển khai một hệ thống ERP là từ 6 tháng đến 1

năm, số lượng các dự án dạng này chiếm 33% của kết quả khảo sát. Đa phần các dự

án này không triển khai tất cả các phân hệ của hệ thống ERP mà chỉ lựa chọn triển

khai một vài phân hệ ở quy mô vừa và nhỏ. Chiếm số lượng rất ít là các dự án có

thời gian triển khai dưới 6 tháng.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 40 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Hình 2.2: Thời gian triển khai kế hoạch của dự án ERP tại doanh nghiệp

Đáng chú ý trong kết quả khảo sát là 24% các dự án có thời gian triển khai

chưa được xác định rõ. Thông thường ngay khi doanh nghiệp lựa chọn giải pháp và

làm rõ quy mô cũng như các yêu cầu, bằng kinh nghiệm chuyên môn cũng như các

tài liệu tiêu chuẩn của hãng giải pháp, đơn vị tư vấn có thể xác định được thời gian

triển khai dự án theo lý thuyết. Tuy nhiên tại nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, thời

gian triển khai dự án bị kéo dài, có khi không xác định được do gặp quá nhiều khó

khăn trong quá trình triển khai.

Về việc lựa chọn các phân hệ chức năng để triển khai, có đến 44/45 doanh

nghiệp lựa chọn phân hệ tài chính kế toán khi triển khai hệ thống ERP, cá biệt có

doanh nghiệp chỉ triển khai duy nhất một phân hệ tài chính kế toán và vận hành như

một phần mềm kế toán độc lập. Đa số các doanh nghiệp đều triển khai phân hệ kế

toán cùng các phân hệ chức năng như quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, bán

hàng…nhằm tận dụng được ưu điểm của hệ thống ERP là việc liên kết dữ liệu giữa

các phân hệ thành một cơ sở dữ liệu thống nhất trong toàn bộ doanh nghiệp. Các

doanh nghiệp Việt Nam thường lựa chọn phân hệ kế toán như là tiền đề cho việc

triển khai các phân hệ khác. Tuy nhiên nếu chỉ triển khai phân hệ kế toán như một

phần mềm kế toán hoạt động độc lập sẽ không phát huy được hết các ưu điểm về

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 41 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

mặt liên kết dữ liệu trong hệ thống ERP vì vậy các doanh nghiệp cần cân nhắc về

mặt chi phí và hiệu quả mang lại khi triển khai phân hệ kế toán của hệ thống ERP

như một phần mềm độc lập.

Hình 2.3: Các phân hệ chức năng được lựa chọn triển khai trong hệ thống ERP

Phân hệ quản lý kho cũng là phân hệ được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam

lựa chọn khi triển khai ERP. Tại Việt Nam, chiếm số lượng lớn các doanh nghiệp là

các doanh nghiệp dịch vụ và thương mại với số lượng hàng xuất nhập kho là rất lớn

làm phát sinh yêu cầu về việc nâng cao hiệu quả quản lý kho bằng hệ thống. Việc

quản lý kho bằng hệ thống ERP cho phép các phân hệ chức năng khác như phân hệ

mua hàng, bán hàng…cập nhật được ngay thông tin về số lượng, chủng loại hàng

hóa, đáp ứng được thời gian giao hàng cho khách hàng.

Phân hệ sản xuất cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm triển khai, chiếm

28/45 doanh nghiệp được khảo sát. Các doanh nghiệp triển khai phân hệ sản xuất

đều là các doanh nghiệp cỡ vừa và lớn, có quy mô sản xuất công nghiệp với nhiều

chủng loại hàng hóa như Công ty cổ phần cơ điện REE, Công ty Toàn Mỹ, Tập

đoàn Thép Việt, Tổng công ty giấy Sài Gòn. Dữ liệu từ khảo sát cho thấy, tất cả các

doanh nghiệp triển khai phân hệ sản xuất đều triển khai phân hệ kho, nhằm đạt hiệu

quả tối ưu trong việc điều tiết nguyên vật liệu cho sản xuất và nhập kho thành

phẩm. Cùng với phân hệ sản xuất và phân hệ quản lý kho, các doanh nghiệp thường

lựa chọn triển khai cùng phân hệ mua hàng và bán hàng thành một chuỗi dữ liệu

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 42 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

thống nhất từ khâu mua nguyên vật liệu, phụ kiện…đến bán hàng thành phẩm nhằm

đảm bảo luồng thông tin trong doanh nghiệp được xử lý hiệu quả.

Về phân hệ quản lý kênh phân phối, các doanh nghiệp sản xuất và kinh

doanh hàng hàng tiêu dùng, may mặc như Công ty bia Đại Việt, Công ty May 10,

Công ty cổ phần giấy Sài Gòn, Công ty đầu tư phát triển sản xuất Hạ Long (BIM),

có hệ thống phân phối để tiếp cận khách hàng tiêu dùng, do đó việc ứng dụng các hệ

thống quản lý hiện đại như ERP giúp doanh nghiệp quản lý kênh phân phối đạt

được hiệu quả cao.

Từ bảng số liệu của cuộc khảo sát cho thấy, chỉ có 5/45 doanh nghiệp triển

khai ERP lựa chọn phân hệ nhân sự trong hệ thống ERP. Phân hệ nhân sự trong

hệ thống ERP có thể vận hành độc lập so với các phân hệ khác mà không ảnh

hưởng đến hiệu năng của phần mềm, tuy nhiên giá thành bản quyền phần mềm

của hệ thống ERP khá cao so với các giải pháp nhân sự tiền lương do Việt Nam

thiết kế và triển khai. Hơn nữa, các phần mềm nhân sự tiền lương mà các doanh

nghiêp đang sử dụng trước khi triển khai hệ thống ERP vẫn đáp ứng được yêu

cầu của doanh nghiệp, do đó rất ít doanh nghiệp lựa chọn triển khai phân hệ nhân

sự tiền lương trong hệ thống ERP.

2.1.2. Nghiên cứu về tình hình ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp

trên thế giới

Trong phạm vi của đề tài, cuộc khảo sát chỉ thu thập được các thông tin cơ bản

về việc ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc tiếp cận

các thông tin liên quan đến dự án và đánh giá hiệu quả của dự án sau triển khai gặp

rất nhiều khó khăn do doanh nghiệp và đơn vị tư vấn không công bố và từ chối cung

cấp thông tin do các thông tin của dự án liên quan đến tình hình hoạt động của

doanh nghiệp và uy tín hình ảnh của doanh nghiệp. Nhiều dự án ERP đã thất bại

ngay từ giai đoạn triển khai do không dung hòa được yêu cầu của doanh nghiệp với

năng lực đáp ứng của hệ thống, cũng có trường hợp cả doanh nghiệp và đơn vị tư

vấn triển khai gượng ép công nhận hoàn thành dự án nhưng khi đưa vào vận dụng

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 43 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

thực tế đã gây ra nhiều khó khăn trong công tác quản lý và vận hành của doanh

nghiệp. Chính vì việc thiếu các báo cáo và nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống

ERP nên các doanh nghiệp cùng ngành nghề không tiếp thu được kinh nghiệm của

các doanh nghiệp đã triển khai ERP đi trước trong việc triển khai hệ thống ERP dẫn

đến sự lãng phí và không hiệu quả. Đây là một khó khăn mà các doanh nghiệp

thường gặp phải khi không có thông tin để tham khảo hoặc các thông tin có tính

định hướng cho doanh nghiệp.

Trên thế giới, việc đánh giá và khảo sát về công tác triển khai và hiệu quả

của việc ứng dụng hệ thống ERP đã được các tổ chức chuyên nghiệp thực hiện. Các

báo cáo và đánh giá này có tính chất tham khảo, giúp ích cho các doanh nghiệp Việt

Nam trong việc nghiên cứu triển khai hệ thống ERP và đánh giá được những rủi ro

cũng như khó khăn có thể xảy ra khi triển khai hệ thống.

Cụ thể trong báo cáo của tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện khảo sát tại

1322 tổ chức trên toàn cầu trong 3 năm từ 2006 đến 2009 thông qua bình chọn trực

tuyến, khảo sát và phỏng vấn trực tiếp đại diện của các doanh nghiệp về việc ứng

dụng ERP tại doanh nghiệp. Các doanh nghiệp tham gia khảo sát đến từ nhiều quốc

gia khác nhau, đa số có trụ sở tại Bắc Mỹ và Châu Á Thái Bình Dương, các doanh

nghiệp này thuộc nhiều ngành nghề và có quy mô khác nhau, từ các doanh nghiệp

quy mô nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia có doanh thu hàng nghìn tỷ USD. Nghiên

cứu đã xác định được hiệu quả, cũng như những hạn chế rủi ro và bài học kinh

nghiệm thu được trong quá trình triển khai ERP tại các tổ chức trên từ đó rút ra

được cái nhìn tổng quan nhất về hiện trạng ứng dụng ERP trên phạm vi toàn cầu.

Cuộc khảo sát tập trung vào các vấn đề chính liên quan đến việc triển khai

ERP tại doanh nghiệp, cụ thể là những thách thức và rủi ro chủ yếu trong triển

khai ERP, Đánh giá kết quả triển khai hệ thống ERP, Mức độ thỏa mãn của

doanh nghiệp về việc triển khai ERP, Chi phí và ngân sách và Thời gian hoàn

thành dự án.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 44 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Về những thách thức và rủi ro chủ yếu trong triển khai ERP, các doanh

nghiệp tham gia khảo sát cho rằng có bốn yếu tố chính. Trong đó, 38% doanh

nghiệp cho rằng, thiếu nhân lực tham gia dự án là thách thức lớn nhất của doanh

nghiệp. Tiếp đến 33% doanh nghiệp cho rằng, thiếu kiến thức chuyên môn về ERP

là thách thức đối với việc triển khai ERP. Từ hai yếu tố trên cho thấy, yếu tố con

người là yếu tố quyết định cho bất kỳ dự án ERP nào. Nguồn nhân lực ổn định và

chất lượng cao là yếu tố thiết yếu doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi bắt tay vào

triển khai dự án.

Hình 2.4: Những thách thức và rủi ro chủ yếu trong triển khai hệ thống ERP

Một số ít các doanh nghiệp cho rằng thách thức đối với dự án là việc thiếu

nguồn lực và kinh phí quá thấp. Đa phần các doanh nghiệp khi đã quyết định triển

khai ERP đều đã có sự chuẩn bị về tài chính cũng như huy động các nguồn lực

khác. Việc nắm rõ được các yêu cầu và sự hợp tác của doanh nghiệp đối với đơn vị

tư vấn triển khai sẽ hạn chế được các chi phí phát sinh.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 45 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Từ nghiên cứu này cho thấy không có phản hồi nào đề cập đến vấn đề thiếu

sự hỗ trợ của ban lãnh đạo, đồng nghĩa với đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp đã sẵn

sàng và có quyết tâm thay đổi doanh nghiệp khi triển khai ERP. Vấn đề còn lại của

doanh nghiệp là sự liên kết chặt chẽ của đội dự án, chất lượng của đội ngũ cán bộ và

hiệu quả quản lý hiệu quả việc chuyển đổi chính là chìa khóa quyết định thành công

trong tiến trình triển khai ERP. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, nếu các doanh nghiệp

coi nhẹ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và quản lý nhân sự sẽ thường xuyên

gặp phải khó khăn về vấn đề nhân sự và chuyên môn về ERP.

Về thời gian thực tế triển khai so với thời gian dự kiến triển khai, kết quả của

khảo sát cho biết hơn 90 % các dự án ERP bị kéo dài thời gian hơn dự kiến. Từ kinh

nghiệm của những người trực tiếp thao gia dự án cho thấy việc hoàn thành đúng

thời gian và trong ngân sách luôn là nhiệm vụ bất khả thi. Các đơn vị triển khai

thường không thể hiện thực hóa được mong muốn về rút ngắn thời gian của doanh

nghiệp cũng như tối ưu hóa chi phí cần thiết để vận hành hệ thống. Theo nghiên cứu

trên cho biết chỉ có 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra, 93% dự án bị

kéo dài hơn dự kiến ban đầu của doanh nghiệp, thậm chí 68% doanh nghiệp cho

biết dự án bị kéo dài lâu hơn rất nhiều. Như vậy, 100% doanh nghiệp không có

doanh nghiệp nào triển khai thành công hệ thống ERP sớm hơn kế hoạch. Đây là

thách thức không nhỏ đối với cả doanh nghiệp và đơn vị tư vấn.

Cùng với những thách thức và rủi ro trong quá trình triển khai dự án và việc

kéo dài thời gian triển khai dự án đã rất đến chi phí cho dự án bị đội lên rất nhiều.

Cụ thể 65% doanh nghiệp cho biết các dự án triển khai ERP tại doanh nghiệp mình

do nhiều lý do đã vượt ngân sách ban đầu. Trong đó, hơn ¼ số lượng các dự án

(27%) vượt 15%, và gần 1/5 (16%) vượt 50% ngân sách. Các công ty tư vấn đã

cảnh báo với khách hàng về các chi phí tiềm ẩn có liên quan khi triển khai ERP như

chi phí đầu tư phần cứng, chi phí đào tạo, tái đào tạo, quản lý chuyển đổi, quản lý

dự án, thuê nhân sự tạm thời, đặc biệt là chi phí tùy biến hệ thống (customization

fee). Đôi khi chính các doanh nghiệp ban đầu đã không hiểu rõ thực tế yêu cầu quản

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 46 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

lý của mình là gì do đó phát sinh rất nhiều yêu cầu mới trong quá trình triển khai, từ

đó phát sinh các chi phí ngoài dự kiến và vượt ngân sách ban đầu.

Hình 2.5: So sánh chi phí và ngân sách thực hiện dự án

Bên cạnh việc nghiên cứu về việc triển khai, cuộc khảo sát còn cho thấy mức

độ thỏa mãn của doanh nghiệp trong việc triển khai ERP. Ttrong đó kết quả cho

thấy chỉ 57% phản hồi là thỏa mãn hoặc thỏa mãn vừa phải với hệ thống ERP của

họ, trái ngược với sự không thỏa mãn của 43% còn lại. Nhiều doanh nghiệp đã cho

rằng sự thành công hay thất bại là phụ thuộc vào giải pháp và đơn vị tư vấn, tuy

nhiên, theo chuyên gia nghiên cứu và kết quả của việc khảo sát về thách thức đối

với dự án ERP thì thành công của các dự án ERP lại phụ thuộc phần lớn nguồn

nhân lực của doanh nghiệp.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 47 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Hình 2.6: Mức độ thỏa mãn của doanh nghiệp về triển khai ERP

Như vậy, bất chấp việc phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn dành cho ERP và

dành nhiều thời gian cũng như phải huy động tổng lực của doanh nghiệp, vẫn không

có gì đảm bảo những lợi ích mà doanh nghiệp thu được từ việc triển khai ERP.

Thêm vào đó, rủi ro trong quá trình triển khai còn có thể gây ra sự xáo trộn trong

các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Những nhân tố này chắc chắn sẽ ảnh hưởng

đến tỷ lệ hoàn vốn đầu tư của dự án ERP.

Theo số liệu nghiên cứu từ về kết quả triển khai của hãng Panorama cũng

trong nghiên cứu trên cho thấy, chỉ 1/5 các doanh nghiệp (tương ứng 21%) hiện

thực hóa được 50% các lợi ích mà họ mong chờ từ hệ thống ERP. Ngoài ra, hơn ½

các doanh nghiệp (57%) vấp phải tình trạng các hoạt động nghiệp vụ chính bị xáo

trộn khi đi vào vận hành thực tế hệ thống ERP. Tuy vậy, cũng có khía cạnh tích cực

khi 2/3 các doanh nghiệp tham gia nghiên cứu (70%) nhận thấy việc tối ưu hóa

được nguồn nhân lực của doanh nghiệp sau khi triển khai ERP.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 48 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Hình 2.7 : Đánh giá kết quả triển khai hệ thống ERP

Kết quả nghiên cứu trên cho thấy, việc triển khai thành công một hệ thống

ERP tại doanh nghiệp bao gồm rất nhiều yếu tố, đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bên

có liên quan. Tại Việt Nam, bên cạnh những bài học thành công tại nhiều doanh

nghiệp khi ứng dụng ERP, cung có trường hợp thất bại dẫn đến lãng phí trong đầu

tư tại rất nhiều doanh nghiệp.

2.2. Nghiên cứu về tình hình ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp có

vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam

Cùng với các làn song đầu tư từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc…vào

Việt Nam, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam đã trở thành

một nguồn lực quan trọng trong việc phát triển kinh tế Việt Nam. Xét trên khía cạnh

ứng dụng các công cụ quản lý hiện đại trong doanh nghiệp, các doanh nghiệp có

vốn đầu tư nước ngoài là những doanh nghiệp đi tiên phong trong việc ứng dụng

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 49 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

các giải pháp quản trị doanh nghiệp vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó

ERP là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm tối ưu hóa chi phí ngay

từ những ngày đầu hoạt động. Số đông các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

tại Việt Nam là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, là công ty con của các tập đoàn đa

quốc gia do đó quá trình lựa chọn và triển khai ERP có nhiều đặc điểm riêng có thể

được khái quát hóa như phần trình bày dưới đây.

2.2.1. Các xu hướng triển khai ERP tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Các doanh nghiệp lớn trên thế giới đã có bề dày lịch sự hoạt động và có quy

trình sản xuất kinh doanh chuyên nghiệp, vì vậy các hệ thống ERP ứng dụng tại các

doanh nghiệp này đã được tối ưu hóa phù hợp với quá trình hoạt động của doanh

nghiệp. Các doanh nghiệp này khi đầu tư vào Việt Nam thường vận dụng các hệ

thống thông tin có sẵn của doanh nghiệp tại chính quốc nhằm mục đích hạn chế các

rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai hệ thống và tối ưu hóa chi phí. Bên

cạnh đó việc ứng dụng một hệ thống quản lý thống nhất trên toàn cầu cũng là điều

kiện thuận lợi để các tập đoàn xuyên quốc gia có thể quản lý xuyên suốt hoạt động

của cả tập đoàn theo các quy trình thống nhất. Năng lực tư vấn giải pháp ERP tại

nhiều quốc gia còn yếu kém dẫn đến việc lựa chọn đối tác triển khai tại từng nước

đặt chi nhánh cũng mất thời gian và tốn kém, do đó các tập đoàn lớn thường tự xây

dựng các đội triển khai giải pháp chuyên nghiệp tại tập đoàn mẹ và cử sang các

nước đặt nhà máy hay chi nhánh để triển khai các hệ thống quản lý, trong đó có hệ

thống ERP.

Tại Việt Nam, có thể kể đến các công ty như công ty TNHH Canon Việt

Nam, Công ty TNHH sản phẩm công nghệ Intel Việt Nam hay Công ty Nestle Việt

Nam, Công ty Coca cola… là các công ty ứng dụng các hệ thống ERP theo tiêu

chuẩn của tập đoàn mẹ trên toàn cầu. Đây đều là các công ty có số vốn đầu tư, quy

mô sản xuất lớn. Các hệ thống ERP nói riêng và hệ thống thông tin nói chung của

các công ty này thường rất phức tạp, theo các quy trình riêng, vì vậy việc lựa chọn

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 50 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

triển khai giải pháp thống nhất trên toàn cầu với đội triển khai giải pháp chuyên

nghiệp của chính công ty là lựa chọn tối ưu. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của việc

triển khai một hệ thống chung cho các công ty chi nhánh trên toàn cầu là mỗi quốc

gia đều có các quy định riêng về hệ thống tài chính kế toán, thuế. Do các quy định

về tài chính thuế khóa thường nằm trong phân hệ tài chính kế toán của hệ thống

ERP, nên khi triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp này thường kết hợp với

một đối tác trong nước chuyên về phần mềm tài chính kế toán để tạo ra các giao

diện kết nối giữa hệ thống ERP và hệ thống báo cáo tài chính kế toán theo tiêu

chuẩn của từng quốc gia.

Bên cạnh các ưu điểm khi sử dụng hệ thống ERP của công ty mẹ như hạn

chế rủi ro, quy trình thống nhất thì cũng có nhiều khó khăn mà doanh nghiêp

thường gặp phải như vấn đề ngôn ngữ của hệ thống, về quy mô sản xuất hay tác

phong làm việc của đội ngũ nhân viên. Chính vì vậy xu hướng các doanh nghiệp có

vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam tự lựa chọn và triển khai hệ thống tại Việt Nam

cũng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong thời gian gần đây. Hiện tại, có rất

nhiều đơn vị trong và ngoài nước tham gia tư vấn và triển khai ERP tại Việt Nam.

Các giải pháp trên thị trường cũng rất phong phú từ các giải pháp của các hãng

SAP, Oracle, Microsoft…đến các giải pháp do các doanh nghiệp Việt Nam tự xây

dựng và phát triển như Fast ERP, Effect ERP...Do đó các doanh nghiệp có rất nhiều

lựa chọn về giải pháp cũng như đơn vị tư vấn. Các dự án triển khai ERP là dự án rất

quan trọng và đòi hỏi đầu tư lớn từ doanh nghiệp, bản thân các doanh nghiệp có vốn

đầu tư nước ngoài cũng đã có các quy trình sản xuất kinh doanh khá hoàn chỉnh do

đó các doanh nghiệp này thường ưu tiên lựa chọn các giải pháp ERP của các hãng

có tên tuổi hơn là các giải pháp do các doanh nghiệp Việt Nam phát triển.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam thường hình thành

các cộng động, hiệp hội doanh nghiệp nhằm giúp đỡ và trao đổi thông tin như hiệp

hội doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam, Hiệp hội các doanh nghiệp Đài Loan tại

Việt Nam, Trung tâm doanh nghiệp Việt Hàn, Phòng thương mại và công nghiệp

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 51 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Châu Âu văn phòng tại Việt Nam, Hiệp hội các doanh nghiệp Anh tại Việt Nam…

Trong các cộng đồng này thường hình thành một chuỗi cung cấp trong cộng đồng.

các doanh nghiệp nước ngoài thường ưu tiên lựa chọn các đơn vị tư vấn triển khai

ERP thuộc cùng quốc gia để thuận tiện về mặt ngôn ngữ và các yếu tố khác.

Sự lựa chọn trên có rất nhiều ưu điểm và thuận lợi đối với doanh nghiệp khi

quyết định triển khai ERP như các đơn vị tư vấn có hiểu biết rất phong phú về quy

trình sản xuất tại chính quốc, đồng thời có kinh nghiệm triển khai và tích hợp hệ

thống tại Việt Nam. Các đơn vị tư vấn này có đội ngũ quản lý dự án chuyên nghiệp,

có khả năng ngoại ngữ và năng lực tốt, đội dự án có khả năng trao đổi thông tin hai

chiều giữa nhân viên Việt Nam tham gia dự án và đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp là

người nước ngoài, từ đó tránh được các rủi ro và phát sinh do hiểu nhầm hoặc

không đúng với ý tưởng của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu doanh

nghiệp sử dụng các giải pháp của các hãng nước ngoài và đơn vị tư vấn nước ngoài

thì chi phí dự án sẽ bị đội lên nhiều nếu so sánh với chi phí đầu tư và sử dụng đơn vị

tư vấn của Việt Nam. Gần đây, các đơn vị tư vấn triển khai ERP Việt Nam đã bắt

đầu lấn sân vào mảng thị trường các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài do chi

phí thấp và hiệu quả dự án cao. Cụ thể như công ty hệ thống thông tin FPT (FPT

ERP), một đơn vị tích hợp công nghệ thông tin nổi tiếng tại Việt Nam với đội ngũ

nhân viên giỏi ngoại ngữ, được đào tạo bài bản, có năng lực tư vấn tốt đã triển khai

thành công các dự án ERP tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư từ Nhật Bản như

công ty SATO Việt Nam, công ty Ajinomoto Việt Nam, Panasonic Việt Nam…

2.2.2. Đánh giá những khó khăn và thuận lợi trong quá trình triển khai và ứng

dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Tại Việt Nam chưa có các cuộc khảo sát cụ thể về tình hình ứng dụng ERP

tại các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nói

riêng, nhưng qua kinh nghiệm làm việc thực tế cho thấy việc triển khai và ứng dụng

hệ thống ERP tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài khá thuận lợi và thu

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 52 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

được kết quả tốt sau khi triển khai. Thuận lợi lớn nhất của các doanh nghiệp có vốn

đầu tư nước ngoài là ban lãnh đạo doanh nghiệp dựa trên quy trình hoạt động của

công ty mẹ đã nhận thức được đúng tầm quan trọng của việc đưa hệ thống ERP vào

ứng dụng tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, với kinh nghiệm triển khai và ứng dụng hệ

thống tại công ty mẹ giúp các doanh nghiệp này lựa chọn được giải pháp phù hợp

tránh đầu tư lãng phí mà hiệu quả thấp. Một điểm thuận lợi khác của các doanh

nghiệp này là bản thân quy trình hoạt động của doanh nghiệp đã khá hoàn chỉnh tại

tất cả các khâu, do đó việc đưa hệ thống vào ứng dụng không mất quá nhiều thời

gian và không làm thay đổi quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Bên cạnh những thuận lợi của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài,

cũng tồn tại những khó khăn làm ảnh hưởng đến việc triển khai dự án. Khó khăn

được kể đến đầu tiên là tâm lý và tác phong làm việc của đội ngũ nhân viên doanh

nghiệp. Về tâm lý, đội ngũ nhân viên doanh nghiệp đã quen thuộc với quy trình

làm việc hiện tại, do đó sẽ nảy sinh tâm lý không hợp tác với đội tư vấn triển khai

của đơn vị tư vấn. Hơn nữa, trong quá trình tư vấn triển khai thường đưa ra các

yêu cầu chỉ phục vụ lợi ích của một cá nhân hoặc một bộ phận nhưng không thực

sự cần thiết, khiến hệ thống trở nên rườm rà, phức tạp hoặc hệ thống không thể

đáp ứng được.

Về tác phong làm việc, ngay từ ban đầu đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp

(đa phần là người Việt Nam) không có kiến thức và quy trình làm việc bằng hệ

thống thông tin, không ý thức được rằng việc vận hành hệ thống là một quy trình

liên tục, thông suốt và ảnh hưởng lẫn nhau, dẫn đến việc nhập liệu không chính xác,

ảnh hưởng đến kết quả làm việc chung của cả doanh nghiệp. Đồng thời khi làm việc

bằng hệ thống đã loại bỏ được rất nhiều khâu giấy tờ với chữ ký hoặc dấu xác nhận,

nhưng không có nghĩa là hệ thống không được kiểm soát mà hệ thống đều lưu lại

mọi thao tác, mọi hoạt động của từng người dung, do đó người dùng không thể tự ý

xóa bỏ hoặc can thiệp vào hệ thống khi nhập dữ liệu sai hoặc không chính xác.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 53 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Một khó khăn khác cũng được kể đến trong việc ứng dụng hệ thống ERP vào

hoạt động của doanh nghiệp đó là khả năng ngoại ngữ của nhân viên còn rất hạn

chế. Đa phần các hệ thống ERP trên thế giới có giao diện bằng tiếng Anh mặc dù đã

được Việt hóa khá nhiều nhưng trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

chỉ sử dụng giao diện bằng tiếng nước ngoài trong toàn bộ hệ thống báo cáo, thao

tác vận hành nên nhân viên doanh nghiệp chưa vận dụng được hết các chức năng

mà hệ thống mang lại hoặc nhầm lẫn trong thao tác.

2.3. Nghiên cứu về tình hình ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp Việt

Nam

Khối các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài như đã trình bày tại phần

trên có những xu hướng triển khai ERP dựa trên kinh nghiệm của công ty mẹ hoặc

là bắt buộc phải triển khai theo chủ trương hoạt động sản xuất kinh doanh công

nghiệp hóa. Đối với các doanh ngfhiệp Việt Nam, các doanh nghiệp thường phải tự

xác định nhu cầu và tìm kiếm giải pháp phù hợp cho từng doanh nghiệp mà không

có cơ sở hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật nào có sẵn hay được lựa chọn theo phương thức

triển khai nào.

Thực tế, khái niệm ERP không còn quá mới mẻ với đội ngũ lãnh đạo doanh

nghiệp nhưng từ lý thuyết đến việc quyết định triển khai và đưa hệ thống vào ứng

dụng là cả một quá trình lâu dài và phức tạp. Do sự hạn chế về năng lực của các đơn

vị tư vấn triển khai ERP, nên trên thị trường chỉ có một vài đơn vị tên tuổi chuyên

tư vấn ERP, do đó các doanh nghiệp không có nhiều lựa chọn các đơn vị tư vấn mà

phụ thuộc vào các đơn vị tư vấn với các thế mạnh và các giải pháp mà các đơn vị tư

vấn này làm đại diện. Vì vậy, các doanh nghiệp thường bị hướng đến việc triển khai

các giải pháp ERP nước ngoài, nổi bật nhất vẫn là nhóm giải pháp của các hãng

SAP, Oracle và Microsoft.

Hầu hết các doanh nghiệp đã và đang triển khai hệ thống ERP với những

phân hệ cơ bản đều là những doanh nghiệp vừa và lớn, có khả năng tài chính đầu tư

lâu dài và nguồn nhân lực phục vụ cho việc triển khai hệ thống ERP. Các doanh

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 54 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

nghiệp vừa và nhỏ hầu như không có cơ hội triển khai hệ thống ERP hoàn chỉnh,

mà thường đầu tư riêng lẻ cho các phần mềm như phần mềm kế toán, phần mềm

quản trị nhân sự, phần mềm mua bán đặt hàng. Các phần mềm nhỏ và riêng lẻ này

đa phần do các đơn vị phần mềm của Việt Nam thực hiện như Fast accounting,

Effect Accounting…Riêng về lĩnh vực quản lý sản xuất, đây là lĩnh vực khó đòi hỏi

có nhiều thao tác xử lý luồng thông tin dữ liệu và thiết kế phức tạp, hầu như các đơn

vị phần mềm của Việt Nam chưa thực hiện được hoặc chỉ có khả năng xử lý các

lĩnh vực sản xuất đơn giản.

Tóm lại về xu hướng triển khai và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt

Nam còn chưa rõ ràng, chưa hình thành các xu hướng hay có định hướng chung, vì

vậy các doanh nghiệp thường phải chủ động tìm kiếm và ra quyết định bằng kinh

nghiệm của bản thân doanh nghiệp. Việc nghiên cứu cụ thể các dự án ERP tại các

doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ giúp các doanh nghiệp rút ra được các bài học kinh

nghiệm quý báu, nâng cao được hiểu quả của quá trình triển khai hệ thống ERP.

2.3.1. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng giải pháp ERP tại

các doanh nghiệp tại Việt Nam

2.3.1.1. Thuận lợi

Nền kinh tế Việt Nam đã hội nhập với nền kinh tế thế giới hơn 20 năm qua,

cùng với sự hội nhập đó, các doanh nghiệp Việt Nam đã nhanh chóng nhận thức

được tầm quan trọng của việc ứng dụng các thành tựu của ngành công nghệ thông

tin vào sản xuất kinh doanh, nhằm giảm chi phí và tăng tính cạnh tranh của doanh

nghiệp khi tham gia thị trường. Việc đưa các hệ thống công nghệ thông tin mà cụ

thể là các giải pháp ERP vào ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều

thuận lợi. Những năm gần đây, hạ tầng công nghệ thông tin như truyền dẫn, và

trình độ của đội ngũ tư vấn viên cũng như sự phong phú của các giải pháp từ nước

ngoài cũng như tại Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá

trình quyết định lựa chọn giải pháp phù hợp.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 55 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Trước đây, lãnh đạo doanh nghiệp chỉ chú trọng vào phát triển hoạt động

sản xuất kinh doanh, đầu tư máy móc thiết bị mà chưa chú ý đầu tư về quản lý

doanh nghiệp dẫn đến việc quản lý doanh nghiệp còn lỏng lẻo và yếu kém, không

tối ưu được chi phí từ đó làm tăng giá thành sản phẩm. Những năm gần đây, việc có

cơ hội tiếp cận với các mô hình quản lý mới và xu hướng phát triển của doanh

nghiệp trên thế giới, lãnh đạo các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức được vấn đề

này, bên cạnh năng lực tài chính thì quyết tâm của đội ngũ lãnh đạo là điều quan

trọng nhất trong việc quyết địnhđưa các hệ thống quản lý vào ứng dụng tại doanh

nghiệp. Các nhân viên tại các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã bắt nhịp với tác

phong làm việc công nghiệp và thường xuyên sử dụng máy tính trong công việc, từ

đó nhận thấy việc sử dụng áy tính, cụ thể hơn là phần mềm sẽ giúp giảm tải được

khối lượng và tăng hiệu quả trong công việc. Bên cạnh những thuận lợi vừa nêu

trên, việc đưa các hệ thống ERP vào ứng dụng tại các doanh nghiệp còn rất nhiều

khó khăn do môi trường khách quan và chủ quan của cả doanh nghiệp.

2.3.1.2. Khó khăn Khó khăn thường gặp khi triển khai hệ thống ERP đối với các doanh nghiệp

Việt Nam là vấn đề tài chính đầu tư cho dự án. Việc đầu tư triển khai hệ thống ERP

là một dự án lớn, có ảnh hưởng sâu rộng đến toàn bộ doanh nghiệp. Nhưng trong

bối cảnh nền kinh tế đang có nhiều biến động như hiện nay và việc ngân sách đầu tư

cho hệ thống thông tin hạn chế đã dẫn đến khó khăn cho doanh nghiệp tài chính khi

quyết định ứng dụng ERP vào doanh nghiệp và chi phí duy trì hoạt động cho hệ

thống. Trong các dự án ERP, ngân sách đầu tư có thể hiểu là chi phí tổng sở hữu,

 Chi phí bản quyền

 Chi phí triển khai và chuyển giao hệ thống

 Chi phí bảo hành và bảo trì hệ thống

 Chi phí cho phần cứng và hạ tầng truyền thông

 Chi phí nội bộ DN (các khoản phát sinh do thay đổi cấu trúc, tiền lương, tiền

chủ yếu bao gồm các khoản mục như:

thưởng nhân viên, tiền làm thêm giờ …)

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

 Chi phí mở rộng và kết nối trong tương lai

Luận văn thạc sỹ khoa học 56 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Qua nghiên cứu số liệu thống kê dự án các doanh nghiệp Việt Nam đã triển

khai ERP, chi phí cho một dự án ERP có thể từ vài chục nghìn đô la Mỹ cho đến

hàng trăm hoặc hàng triệu đô la Mỹ tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp. Trung

bình dự án đầu tư ERP cho giai đoạn đầu tiên chiếm khoảng 1,5 ~ 2 % tổng doanh

thu, sau khi hoàn thành giai đoạn triển khai, chi phí vận hành và bảo dưỡng và phát

triển thêm chiếm khoảng 1,0 ~ 1,5 % .

Vượt qua được những khó khăn trong nội tại doanh nghiệp như khó khăn về

tài chính và lập kế hoạch ERP thì doanh nghiệp lại gặp phải những khó khăn trong

việc lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp do thiếu thông tin về các giải pháp ERP

và các thông tin có tính chất định hướng cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh

nghiệp cũng gặp khó khăn do chưa có kế hoạch ứng dụng ERP lâu dài. Như vậy, có

thể nói rằng việc thiếu thông tin định hướng và chi phí đầu tư quá lớn là hai khó

khăn lớn nhất mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt khi có ý định triển

khai hệ thống ERP.

Như đã trình bày tại phần trên, tại Việt Nam chưa có cuộc khảo sát chính

thức nào về việc ứng dụng ERP tại doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp thiếu thống

tin đánh giá khách quan để lựa chọn một giải pháp ERP phù hợp với hoạt động

doanh nghiệp và năng lực tài chính của doanh nghiệp. Bản thân các doanh nghiệp

cũng cũng chưa có lãnh đạo công nghệ thông tin (CIO) hay đội IT chuyên trách, do

đó khả năng giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp định hướng ứng dụng các giải pháp

công nghệ thông tin còn rất hạn chế và thiếu khách quan. Doanh nghiệp cũng không

có quy trình cụ thể để lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp với năng lực tài chính

và quy mô hoạt động. Về bản chất, hệ thống ERP không phải là một hệ thống khổng

lồ và phức tạp, hầu hết các quy trình tác nghiệp hiện tại của doanh nghiệp đều được

thực hiện riêng rẽ trên máy tính thì hệ thống ERP là hệ thống kết nối luồng thông

tin riêng rẽ này thành một khối dữ liệu thống nhất cho toàn bộ doanh nghiệp. Khi

doanh nghiệp tăng trưởng nhanh và mở rộng hoạt động tại nhiều vị trí địa lý, lượng

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 57 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

dữ liệu riêng lẻ phát sinh quá nhiều, vượt quá xử lý của đội ngũ nhân viên và khả

năng quản lý của ban lãnh đạo doanh nghiệp thì doanh nghiệp có tính đến việc đưa

hệ thống ERP vào ứng dụng tại doanh nghiệp.

Để lựa chọn được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp, trước tiên doanh

nghiệp phải hiểu rõ được hiện trạng và định hướng của doanh nghiệp cho tương lai.

Đồng thời doanh nghiệp phải đưa ra tiêu chí nghiệp vụ, kỹ thuật và ngân sách mà

doanh nghiệp có thể đầu tư cho hệ thống ERP. Nhưng thực tế các doanh nghiệp,

các doanh nghiệp không có quy trình thích hợp để lựa chọn được giải pháp ERP

phù hợp do không có kinh nghiệm và nhân lực chuyên môn cao về ERP. Doanh

nghiệp đã không đưa ra được các yêu cầu đề xuất giải pháp rõ ràng dẫn đến giải

pháp được lựa chọn không phù hợp về chuyên môn và quy mô doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp còn gặp phải các khó khăn khác trong quá

trình triển khai do đơn vị tư vấn triển khai thiếu năng lực và đội ngũ nhân viên tham

gia dự án ERP thiếu kiến thức và chuyên môn về ERP. Các đơn vị tư vấn thường

chỉ dừng lại ở mức khảo sát hiện trạng của các phòng ban, chức năng các bộ phận,

phân xưởng sản xuất…đôi khi lấy ngay các quy trình ISO đang triển khai để đang

triển khai để triển khai ERP.

Bản thân ERP chỉ là một hệ thống phần mềm, hệ thống có những hạn chế

do năng lực của ngành công nghệ phần mềm và hạ tầng công nghệ thông tin, hệ

thống không thể tự động vận hành mà cần sự điều khiển của con người. Ứng dụng

ERP tại doanh nghiệp không thay thế sức lao động của con người, không thay con

người quản lý doanh nghiệp mà là công cụ hỗ trợ hoạt động vận hành doanh nghiệp,

tối ưu hóa được các nguồn nhân lực, vật lực và tài lực của doanh nghiệp. ERP cũng

không thay thế con người trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hay nghiên

cứu thị trường, cũng không thể đảm nhiệm được tất cả các mặt trong hoạt động của

doanh nghiệp. Do đó, khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức, tại nhiều doanh

nghiệp hệ thống hoạt động thiếu hiệu quả do vướng mắc trong vấn đề phân công

nguồn nhân lực, vấn đề nhập liệu không chính xác cũng dẫn đến kết quả hoạt động

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 58 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

của toàn bộ hệ thống ERP là các báo cáo có dữ liệu không chính xác, từ đó các

quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp cũng không kịp thời và chính xác.

Những khó khăn thử thách mà các doanh nghiệp gặp phải khi quyết định triển

khai ERP là rất lớn, tại Việt Nam cũng có rất nhiều doanh nghiệp đã thất bại trong

việc triển khai ERP nhưng đánh giá khách quan từ thành công của rất nhiều dự án

ERP tại Việt Nam cho thấy việc ứng dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp giúp

doanh nghiệp vận hành hiệu quả và chính xác, góp phần quan trọng trong thành

công của nhiều doanh nghiệp. Việc đầu tư một hệ thống ERP không phải là đơn

giản, nhưng cũng không quá phức tạp nếu có đầy đủ thông tin có tính định hướng,

và lựa chọn được giải pháp phù hợp, tuân thủ theo đúng các quy trình lựa chọn triển

khai hệ thống. Phần dưới đây sẽ trình bày nghiên cứu về dự án triển khai hệ thống

ERP tại Công ty cổ phần Giấy Sài Gòn và tập đoàn Thép Việt từ đó nêu bật lên các

yếu tố quyết định sự thành công của các dự án này.

2.3.2. Nghiên cứu dự án triển khai hệ thống ERP tại công ty cổ phần Giấy Sài

Gòn

Công ty cổ phần giấy Sài Gòn được thành lập năm 1997, từ một cơ sở sản

xuất giấy carton nhỏ, hiện nay Công ty cổ phần Giấy Sài Gòn đã phát triển và trở

thành doanh nghiệp lớn chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm về giấy công

nghiệp. Với công nghệ hiện đại hàng đầu Đông Nam Á, tổng công suất hàng năm

của Giấy Sài Gòn là 35.000 tấn giấy tissue, 230.000 tấn giấy công nghiệp, Hiệp hội

giấy và Bột giấy Việt Nam đánh giá là công ty tăng trưởng cao nhất trong ngành

Giấy Việt Nam. Hiện nay, công ty đang quản lý theo hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9001:2000 do QUACERT chứng nhận. Năm 2007, giấy Sài Gòn là một trong

12 công ty trong khối ASEAN được trao giải “Doanh nghiệp ASEAN được ngưỡng

mộ nhất” tại Hội nghị thượng đỉnh thường niên của ASEAN tại Singapore.

Việc hiện đại hóa hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp đã được ban

giám đốc Giấy Sài Gòn tính tới từ năm 2000, tuy nhiên sau khi nghiên cứu ban lãnh

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 59 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

đạo doanh nghiệp cho rằng đó chưa phải là thời điểm phù hợp và doanh nghiệp

chưa sẵn sàng để chuyển đổi hình thức quản trị. Đến năm 2006, đứng trước tình

hình thực tế, công ty Giấy Sài Gòn đang xây dựng chiến lược dài hạn với việc xây

dựng 3 nhà máy lớn trên cả nước, đồng thời kêu gọi thu hút vốn đầu tư và chuẩn bị

lên sàn chứng khoán thì việc quản lý đơn lẻ trên giấy tờ đã không còn phù hợp với

quy mô hoạt động và xu thế tin học hóa toàn cầu. Ban lãnh đạo doanh nghiệp đã xác

định ứng dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP như một hướng quản lý mới,

dùng CNTT để quản lý tổng thể toàn bộ doanh nghiệp bên cạnh việc duy trì áp dụng

hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Doanh nghiệp quyết định triển khai

ERP nhằm tìm ra phương tiện gắn kết các bộ phận và cũng nhằm tìm ra thước đo

hữu hiệu hoạt đống sản xuất kinh doanh, cải tiển năng lực làm việc của nhân viên.

Trong quá trình tìm kiếm giải pháp phù hợp với quy mô và nhu cầu doanh

nghiệp, công ty Giấy Sài Gòn đã chủ động mời những nhà quản lý từ các tập đoàn

đa quốc gia như Pepsi, Coca Cola, Unilever…về làm việc, đây là những người đã

có kinh nghiệm sử dụng thành thạo hệ thống ERP và đó là điều kiện thuận cho quá

trình triển khai dự án. Như vậy, doanh nghiệp đã chủ động chuẩn bị về nguồn nhân

lực để vượt qua thách thức lớn nhất về nguồn nhân lực có kiến thức chuyên môn về

ERP mà kết quả nghiên cứu đã nếu ở phần trên.

Giấy Sài Gòn đã quyết định lựa chọn Công ty Hệ thống thông tin FPT (FIS),

đơn vị tư vấn tích hợp hệ thống và cung cấp giải pháp lớn nhất Việt Nam là đơn vị

tư vấn triển khai cho dự án ERP tại doanh nghiêp. Sau quá trình nghiên cứu và được

đơn vị tư vấn giải pháp tư vấn, công ty quyết định đầu tư triển khai giải pháp E-

Business Suite của hãng Oracle với phương pháp luận triển khai phù hợp với tinh

thần của doanh nghiệp và các dịch vụ hỗ trợ tối ưu giúp doanh nghiệp giảm thiểu

rủi ro và tăng tỷ suất lợi nhuận đầu tư cho doanh nghiệp. Ban lãnh đạo doanh

nghiệp rất tin tưởng vào đơn vị tư vấn có nhiều kinh nghiệm và giải pháp E-

Business Suite của hãng Oracle. Quyết tâm của Ban lãnh đạo doanh nghiệp đã được

truyền tải đến toàn bộ đội ngũ cán bộ công nhân viên, và hiện thực hóa bằng những

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 60 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

nỗ lực đổi mới công ty trong điều kiện hệ thống sản xuất càng ngày càng mở rộng,

công suất nhà máy tăng lên nhiều lần với nhiều chủng loại.

Dự án ERP tại Giấy Sài Gòn được triển khai trên quy mô lớn, bao trùm toàn

bộ doanh nghiệp, gồm nhà máy sản xuất của Giấy Sài Gòn ở khu công nghiệp Mỹ

Xuân A (tỉnh Bà Rị - Vũng Tàu), tổng kho tại quận 12 thành phố Hồ Chí Minh, trụ

sở chính của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh và chi nhánh tại Hà Nội.

Dự án được triển khai tại tất cả các quy trình hoạt động sản xuất, kinh doanh

của doanh nghiệp, từ mua hàng, bán hàng đến kế toán tài chính, quản lý kho, và sản

xuất. Dự án được chia thành 2 giai đoạn, giai đoạn một là giai đoạn tư vấn giải pháp

và tư vấn triển khai dự kiến trong vòng 1 năm. Giai đoạn 2 là giai đoạn hỗ trợ hoạt

động và bảo trì hệ thống dự kiến có thời gian dự kiến bằng thời gian triển khai hệ

thống. Mặc dù quy mô và hoạt động của doanh nghiệp thay đổi liên tục dẫn đến

những khó khăn trong giai đoạn triển khai, tuy nhiên đơn vị tư vấn và ban lãnh đạo

doanh nghiệp luôn giữ được cân bằng giữa sự thay đổi và những tiêu chuẩn của hệ

thống, do đó dự án luôn đi theo tiến độ đã được doanh nghiệp và đơn vị tư vấn đưa

ra. Dự án chính thức khởi động vào năm 2006, kết thúc giai đoạn 1 và nghiệm thu

tổng thể hệ thống vào năm 2007. Ban lãnh đạo doanh nghiệp quyết định sử dụng

song song hai hệ thống, giữa hệ thống quản lý cũ và hệ thống ERP trong thời gian

bảo trì tiếp theo nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt trong toàn bộ doanh nghiệp.

Đơn vị tư vấn tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp trong giai đoạn này để

đảm bảo hệ thống mới hoạt động phù hợp và chính xác với hoạt động sản xuất kinh

doanh, bên cạnh đó đơn vị tư vấn tiếp tục phối hợp với đội ngũ nhân viên của doanh

nghiệp để hoàn thiện các báo cáo được xuất ra từ hệ thống phục vụ cho công tác

quản lý doanh nghiệp. Tháng 5 năm 2008, hệ thống chính thức được triển khai hoàn

thiện và bàn giao cho doanh nghiệp sử dụng. Giấy Sài Gòn là doanh nghiệp giấy

đầu tiên của Việt Nam ứng dụng hệ thống ERP trong hoạt động sản xuất kinh

doanh, hệ thống đã chính thức đưa vào hoạt động từ năm 2008, sau đó doanh nghiệp

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 61 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

và đơn vị tư vấn tiếp tục cùng nhau xây dựng kế hoạch mở rộng hệ thống khi quy

mô và hoạt động của doanh nghiệp càng ngày càng phát triển. Giấy Sài Gòn đạt

mức tăng trưởng doanh thu 102% so với năm 2006, đưa mức tăng trưởng bình quân

lên mức 6,4% năm trong vòng 6 năm. Doanh nghiệp cũng tiếp tục ứng dụng ERP

cho nhà máy mới được đầu tư mở rộng.

Đánh giá về hoạt động của hệ thống trên quan điểm sử dụng hệ thống phục

vụ công tác quản trị doanh nghiệp, ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá dự án đã

thành công cho những nỗ lực của toàn bộ doanh nghiệp. Hệ thống ERP đã góp phần

giúp việc quản trị, điều hành và kiểm soát của công ty dễ dàng hơn, hiệu quả sản

xuất kinh doanh tăng trưởng rõ rệt, đặc biệt hệ thống ERP đã giúp lãnh đạo công ty

nắm chắc được các diễn biến trong quá trình chỉ đạo sản xuất kinh doanh, đưa ra

các quyết định kịp thời, hiệu quả, kiểm soát các yếu tố đầu vào, đầu ra trong quá

trình sản xuất kinh doanh doanh được chặt chẽ, tiết kiệm, giá thành sản phẩm được

tiết giảm đáng kể, đồng thời góp phần hiệu quả quảng bá, nâng cao uy tín thương

hiệu Giấy Sài Gòn trên thị trường trong nước và quốc tế.

Nghiên cứu về quá trình triển khai hệ thống ERP tại Giấy Sài Gòn cho thấy

yếu tố mấu chốt để đem lại hiệu quả của hệ thống ERP là yếu tố con người, trong đó

có đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp và các chuyên gia ERP tại chính doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, sự quyết tâm của Ban lãnh đạo được truyền tải đến đội ngũ nhân viên

tạo sự đồng lòng của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong nỗ lực tái cấu trúc doanh

nghiệp theo quy trình quản lý hiện đại và có hiệu quả cao hơn so với quy trình cũ.

Hệ thống đã làm thay đổi thói quen và cách thức tác nghiệp, quản lý ở tất cả các

khâu của Giấy Sài Gòn, quy trình tự động giúp giảm tải về nhập số liệu, đối chiếu

giữa các bộ phận và cung cấp dữ liệu kịp thời để khai tác và chia sẻ thông tin từ

khâu mua hàng đến khâu bán hàng, sản xuất kinh doanh, tài chính kế toán. Chuỗi

thông tin từ hệ thống đã hỗ trợ tốt cho việc ra quyết định của các bộ phận và lãnh

đạo công ty, tạo cơ chế kiểm soát các hoạt động một cách khoa học và chuẩn xác.

Nhận xét khách quan về dự án, hệ thống ERP không có nghĩa là tất cả mà đó chỉ là

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 62 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

một công cụ hỗ trợ cho các hoạt động điều hành của doanh nghiệp. Điều quan trọng

nhất để dự án thành công là con người, những người trực tiếp sử dụng công cụ ERP

sao cho có hiệu quả và khai thác tối ưu các lợi ích mà nó mang lại.

2.3.3. Nghiên cứu dự án triển khai hệ thống ERP tại Tổng công ty Thép Việt

Công ty thương mại sản xuất Thép Việt được thành lập năm 1993 tại thành

phố Hồ Chí Minh, về ngành nghề kinh doanh là mua, bán buôn, bán lẻ vật liệu xây

dựng, hàng trang trí nội thất, đại lý ký gửi ủy thác thu mua sản xuất thép, môi giới

bất động sản, kinh doanh nhà đất. Trond đó, thương hiệu thép Pomina đang trở

thành biểu tượng của chất lượng hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất thép của Việt

Nam, thép Pomina cung cấp cho thị trường hơn 600 nghìn tấn/năm, bao gồm các

chủng loại thép cuộn, thép thanh vằn, thép thanh trơn, thép tạo hình, đáp ứng nhu

cầu sử dụng đa dạng của thị trường. Thép Pomina đang là nhà sản xuất thép hàng

đầu Việt Nam. Qua gần 20 năm hoạt động trong ngành thép, Thép Việt được biết

đến không chỉ tại thị trường Việt Nam mà còn phát triển ra thị trường nước ngoài

với các sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế, gần đây Thép Việt luôn có tên trong top

các doanh nghiệp tư nhân có doanh thu lớn nhất Việt Nam.

Với mong muốn là công ty đi tiên phong quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, và

nâng tầm quản lý cho nguồn nhân lực của tập đoàn Thép Việt, ban lãnh đạo công ty

Thép Việt đã nghiên cứu các mô hình quản lý tiên tiến trên thế giới và quyết tâm

triển khai ERP tại Thép Việt. Doanh nghiệp muốn sử dụng ERP như một công cụ

đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ nguồn lực và hoạt động sản xuất kinh doanh

của Thép Việt. Năm 2008, Thép Việt đã quyết định lựa chọn đơn vị tư vấn triển

khai là FPT-IS là đơn vị tư vấn hàng đầu Việt Nam để triển khai hệ thống mySAP

ERP. Hệ thống mySAP ERP là hệ thống ERP dành cho các doanh nghiệp cỡ trung

bình và lớn, có khả năng quản lý các doanh nghiệp có nhiều nhà máy, chi nhánh.

MySAP ERP đã được triển khai tại một số doanh nghiệp cùng ngành với Thép Việt

và có nhiều phân hệ được thiết kế chuyên sâu cho ngành thép. Như vậy ngay từ giai

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 63 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

đoạn lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp đã có thông tin đầy đủ nhằm định hướng

doanh nghiệp lựa chọn các giải pháp phù hợp với ngành nghề sản xuất kinh doanh.

Tổng công ty Thép Việt hy vọng hệ thống mySAP ERP và đội ngũ tư vấn

viên chuyên nghiệp của FPT –IS ERP có thể giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí

đầu tư ban đầu cho hệ thống cũng như đạt được hiệu quả cao nhất. Các chức năng

chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh được Thép Việt lựa chọn đưa vào triển

khai ERP là những chức năng cơ bản trong ngành thép, bao gồm quản lý chặt chẽ

hơn về tài chính kế toán, đánh giá hiệu quả đầu tư của từng mảng kinh doanh hoặc

dự án, cho phép cung cấp các công cụ kiểm soát để ban lãnh đạo có thể xem xét,

phân tích, đánh giá với từng chỉ số kinh doanh, đầu tư trên trên những số liệu thực

tế, tức thời theo thời gian thật, từ đó đưa ra những quyết định nhanh chóng và chính

xác hơn. Chức năng tiếp theo là quản lý tối ưu hóa hoạch định nguyên vật liệu

(MRP), hệ thống đảm bảo lượng dự trữ vật liệu luôn ở mức an toàn, sẵn sàng phục

vụ sản xuất hoặc bán ra thị trường dưới dạng vật liệu thô.

Thép Việt còn vận dụng hệ thống ERP trong hoạt động phân phối, đảm bảo

số lượng, tiến độ, chi phí, giá cả cho từng khách hàng, dự án, các vấn đề về vận

chuyển, giao nhận hàng hóa, tự động hóa được quá trình xuất hóa đơn và quản lý

chặt chẽ các vấn đề rủi ro có liên quan như công nợ. Hệ thống cho phép Thép Việt

đưa ra các dữ liệu sử dụng công cụ để dự báo thị trường, điều phối các nhà cung cấp

liên thông chặt chẽ với hoạt động sản xuất của nhà máy. Trong hoạt động sản xuất,

Thép Việt sử dụng ERP nhằm xác định quy trình thống nhất trong toàn bộ các nhà

máy thép của Thép Việt từ khâu nhận yêu cầu sản xuất, hoạch định nguyên vật liệu,

chi phí, thời gian hoàn thành đến quản lý toàn bộ năng suất và năng lực sản xuất, và

nâng cao hiệu quả sản xuất. Ngoải ra, trong phạm vi triển khai, hệ thống còn cung

cấp công cụ để quản lý chất lượng từ đầu vào cho đến đầu ra, bao gồm quản lý dịch

vụ sau bán hàng (Quality Management), quản trị thiết bị, kỹ thuật ( Equipment and

Technical Objects), quản trị nguồn nhân lực (Human Resource), quản trị sắp xếp tổ

chức (Organization Management), quản trị dự án (Project Management) và các công

cụ phân tích số liệu, xây dựng báo cáo phục vụ mục đích quản trị khác.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 64 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Hệ thống ERP được Thép Việt triển khai tại 3 địa điểm khác nhau của Thép

Việt bao gồm nhà máy thép Pomina, nhà máy Thép Việt tại khu công nghiệp Phú

Mỹ và trụ sở của Thép Việt tại Thành phố Hồ Chí Minh. Với quy mô của dự án và

mức độ phức tạp cũng như nhiều chức năng quản lý, dự án đầu tư triển khai ERP tại

Thép Việt tổng mức đầu tư lên đến 2 triệu đô la Mỹ Đâylà dự án lớn nhất về ERP

của một doanh nghiệp tư nhân tại Việt Nam cho đến thời điểm này. Trong sản xuất,

Thép Việt luôn sử dụng các công nghệ và thiết bị hiện đại, trong quản lý luôn áp

dụng những thành tựu về quản lý một cách khoa học và tạo cơ hội cho nguồn nhân

lực nội tại được đào tạọ và nâng cao năng lực đồng thời tuyển chọn them nguồn

nhân lực mới nhằm thích ứng được với những thành tựu tiên tiến nhất trên thế giới,

chính vì vậy tuy tổng vốn đầu tư rất lớn so với một doanh nghiệp tư nhân nhưng

ERP sẽ là một công cụ đắc lực giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao tính minh bạch toàn

hệ thống của Thép Việt, tăng khả năng cạnh tranh và nâng cao uy tín của Thép Việt

trên thị trường trong nước và quốc tế.

Dự án triển khai mySAP tại công ty Thép Việt là một trong những điển khai

hình thành công của phương pháp luận triển khai ERP của hãng SAP tại Việt Nam.

Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ERP, SAP đã đưa ra phương pháp triển

khai ERP tiêu chuẩn, được thử nghiệm và ứng dụng thành công, hạn chế được rất

nhiều rủi ro tại nhiều doanh nghiệp, nhiều nước trên toàn thế giới. Phương pháp

triển khai có tên gọi AcceleratedSAP (ASAP) đã trở thành tiêu chuẩn triển khai của

SAP cho mọi dự án ERP, đồng thời là căn cứ để nhiều đơn vị tư vấn triển khai ERP

tham khảo, học hỏi trong quá trình triển khai của nhiều hãng giải pháp ERP khác.

Tại dự án ERP với Thép Việt, FPT –IS và Thép Việt đã tuân thủ đúng nguyên tắc

của phương pháp triển khai AcceleratedSAP (ASAP), từ đó đảm bảo được thời gian

triển khai của giai đoạn 1 với dự kiến trong 8 tháng. Giai đoạn 1 bao gồm triển khai

các phân hệ quản lý chi phí, kế toán, mua bán hàng, kho, phân phối, sản xuất, kiểm

soát chất lượng và quản lý dự án. Sau đó, giai đoạn 2 sẽ bao gồm việc triển khai

các phân hệ như bảo trì nhà máy (Plant Maitenance), quản lý nhân sự và kiểm soát

theo dõi (BI). Giai đoạn này sẽ kéo dài trong 4 tháng. Cụ thể, phương pháp triển

khai ASAP gồm 5 bước:

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 65 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Giai đoạn 1 – Chuẩn bị Dự án

Mục đích của giai đoạn này là lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc triển khai.

Giai đoạn này cần xác định mục tiêu dự án, phạm vi và phương pháp triển khai.

Quản lý dự án sẽ thành lập đội dự án, hoàn chỉnh kế hoạch dự án và phát triển các

chính sách và thủ tục quản lý dự án. Những vấn đề quan trọng cần được xác định

trong giai đoạn bắt đầu dự án, bao gồm:

• Xác định mục đích và mục tiêu của dự án

• Làm rõ phạm vi triển khai

• Xác định chiến lược triển khai

• Xác định lịch trình tổng thể của dự án và trình tự triển khai

• Thành lập đội dự án và ban chỉ đạo dự án

• Chuẩn bị tài nguyên/nguồn lực cho dự án • Phát triển chính sách và thủ tục

quản trị dự án

Giai đoạn 2 – Thiết kế Quy trình nghiệp vụ

Mục tiêu của giai đoạn này là tạo ra Mô tả Quy trình nghiệp vụ, một tài liệu

chi tiết từ kết quả đạt được trong giai đoạn yêu cầu. Mô tả Quy trình nghiệp vụ chi

tiết các yêu cầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như cấu hình, giao

diện, chuyển đổi và các quan tâm về bảo mật. Trong giai đoạn này, sử dụng các mô

hình quy trình tập hợp từ quy trình trong nhiều ngành công nghiệp tiêu chuẩn. Nó

cung cấp nền tảng cho các hoạt động trong giai đoạn này cũng như giúp đảm bảo

tính nhất quán và mạnh mẽ về môi trường kinh doanh và những quy trình và hoạt

động chính của nó. Những hoạt động khác trong giai đoạn này gồm:

• Hoàn chỉnh những mục đích và mục tiêu ban đầu

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 66 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

• Định nghĩa phạm vi baseline• Hoàn thiện lịnh trình tổng thể của dự án và

trình tự triển khai

• Xác định những bổ sung cho hệ thống SAP chuẩn và phát triển các đặc tả

• Cài đặt môi trường dùng phát triển (tức hệ thống SAP dùng để thực hiện

cấu hình hệ thống)

Giai đoạn 3 – Thực hiện

Mục đích của giai đoạn này là triển khai yêu cầu quy trình và kinh doanh dựa

trên Mô tả Quy trình Kinh doanh.Các hoạt động bao gồm cấu hình một hệ thống

SAP, phát triển các giao diện, chuyển đổi và cải tiến cho SAP (như báo cáo đặc thù,

màn hình và chức năng bổ sung); kiểm tra đơn vị (unit test) và thử nghiệm tính tích

hợp (integration test). Cũng bao gồm cả cài đặt hệ thống đảm bảo chất lượng và hệ

thống chính thức của SAP, viết tài liệu hướng dẫn sử dụng và ghi nhận các quá

trình, và phát triển các thiết lập về quyền truy nhập (bảo mật) SAP.

Giai đoạn 4 – Chuẩn bị cuối cùng

Mục đích của giai đoạn này là hoàn thành các hoạt động chuẩn bị cuối cùng

trước khi chạy thật, bao gồm cả việc thử nghiệm hệ thống, đào tạo người dùng,

quản lý hệ thống, triển khai và các hành động dứt điểm. Giai đoạn chuẩn bị cuối

cùng này được dùng được giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh quan trọng trong

toàn bộ dự án.

Giai đoạn 5 – Chạy thật và hỗ trợ

Mục đích của giai đoạn này là:

• Đảm bảo thành lập được một đội hỗ trợ hiệu quả

• Giúp doanh nghiệp trong việc hỗ trợ hệ thống thật cho đến lần đóng kỳ đầu tiên.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 67 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

• Giúp hoàn thành việc đào tạo người sử dụng

-Giải quyết các vấn đề phát sinh

Với phương pháp triển khai phù hợp với đặc thù ngành và kinh nghiệm của

đội dự án FPT-IS, Thép Việt không dừng lại ở mức thăm dò, thử nghiệm ở quy mô

nhỏ như một số doanh nghiệp khác vẫn làm mà Ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên

Thép Việt – Pomina đã quyết tâm làm từng bước một, nhưng là những bước đi chắc

chắn, đảm bảo thành công. Sau 18 tháng triển khai, tháng 5 năm 2010 hệ thống đã

được đưa vào vận hành chính thức tại Thép Việt theo đúng các tiêu chuẩn của hãng

SAP và các tiêu chí quản lý của doanh nghiệp.

Từ bài học thành công của Thép Việt cho thấy việc xây dựng dự án một cách

bài bản là lâu dài, tuân thủ đúng theo các quy tắc triển khai của nhà cung cấp giải

pháp sẽ hạn chế được những rủi ro không đáng có và góp phần quan trọng vào

thành công của cả dự án ERP.

2.4. Giới thiệu về các đơn vị tư vấn triển khai hệ thống quản trị nguồn lực

doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam

Các phần trên của luận văn đã giới thiệu về các giải pháp ERP hàng đầu trên thế

giới và các giải pháp ERP do các hãng phần mềm của Việt Nam xây dựng và phát

triển. Để triển khai thành công một hệ thống ERP, thì ngoài doanh nghiệp có nhu

cầu sử dụng hệ thống và các hãng cung cấp giải pháp, thành phần thứ ba đóng vai

trò rất quan trọng trong việc triển khai thành công một dự án ERP đó là các đơn vị

tư vấn phần triển khai giải pháp. Đây chính là các đơn vị hiện thực hóa giải pháp

ERP vào ứng dụng tại các doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong sự thành

công của một dự án ERP. Tại thị trường Việt Nam, các đơn vị tư vấn triển khai ERP

của Việt Nam chiếm ưu thế hơn các đơn vị tư vấn của nước ngoài do lợi thế về

ngôn ngữ khi đàm phán, khi nghiên cứu tìm hiểu thực tế hoạt động của doanh

nghiệp Việt Nam cũng như khi triển khai và chuyển giao công nghệ. Hơn nữa, các

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 68 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

doanh nghiệp tư vấn Việt Nam có lợi thế hơn các doanh nghiệp tư vấn nước ngoài

do đã quen thuộc với việc xử lý các dữ liệu liên quan đến kế toán và thuế theo tiêu

chuẩn kế toán của Việt Nam do Bộ tài chính ban hành.

Phần dưới đây sẽ trình bày về các công ty Việt Nam chuyên tư vấn triển khai

giải pháp ERP có năng lực đảm nhiệm các dự án ERP cỡ lớn.

2.4.1. Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT

Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT (gọi tắt là FPT ERP) là công ty con của công

ty Hệ thống thông tin FPT (FPT-IS), thành viên của tập đoàn FPT. Với kinh nghiệm

hoạt động lâu năm trong lĩnh vực CNTT, FPT ERP hiện là nhà cung cấp dịch vụ tư

vấn triển khai ERP hàng đầu Việt Nam hiện nay. Bằng việc xây dựng những gói

giải pháp có tính thực tiễn cao dựa trên nền tảng các giải pháp của các hãng Oracle,

SAP, FPT ERP đã xây dựng các giải pháp chuyên sâu cho các ngành kinh tế: tài

chính, công nghiệp, xây dựng, sản xuất, thương mại, dầu khí…

Với thế mạnh về đội ngũ nhân sự, FPT ERP có đội ngũ gần 500 chuyên gia

ERP giàu kinh nghiệm và nắm vững nghiệp vụ của khách hàng trong từng lĩnh vực,

trong đó chiếm 2/3 là các chuyên gia tư vấn cao cấp được đào tạo bài bản và chuyên

sâu. FPT ERP hiện là đối tác cao cấp nhất về triển khai các giải pháp ERP của các

hãng SAP, Oracle tại Việt Nam, hai hãng giải pháp ERP chiếm thị phần lớn nhất thế

giới về ERP. Bên cạnh kinh nghiệm phong phú về các giải pháp của các hãng SAP,

Oracle, FPT ERP còn có nhiều kinh nghiệm phát triển các sản phẩm như các phần

mềm phục vụ quản lý doanh nghiệp như quản lý nhân sự tiền lương, phần mềm tài

chính kế toán, phần mềm quản trị kinh doanh…nhằm đáp ứng toàn diện và đầy đủ

các yêu cầu của khách hàng thuộc mọi quy mô và ngành nghề kinh doanh.

FPT là một trong những số ít đơn vị tư vấn tại Việt Nam có khả năng tư vấn

trọn gói về một giải pháp quản lý doanh nghiệp từ tư vấn chọn lựa giải pháp ERP,

tư vấn triển khai giải pháp, phát triển phần mềm theo yêu cầu đặc thù đến dịch vụ

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 69 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

đào tạo ERP. Trong đó chiếm số lượng nhiều nhất là tư vấn triển khai dự án ERP

của các hãng Oracle và SAP.

Hình 2.8: Danh sách khách hàng của công ty FPT ERP

Năm 2009 doanh số của FPT IS ERP đạt 158,3 tỷ VND, trong đó FPT IS ERP

đã ký hàng loạt hợp đồng với các doanh nghiệp như SP-PSA, Sonadezi, REE, Nova

Group, Thủ Đức House, Công ty Bánh kẹo Phạm Nguyên. Dự án phức tạp nhất về

giải pháp và phạm vi triển khai với Tập đoàn Đồng Tâm đã nghiệm thu tổng thể

toàn bộ dự án với sự hài lòng của Đồng Tâm về đội ngũ FPT IS. Đặc biệt, năm

2009 đánh dấu bước chuyển đổi của kinh doanh ERP của FPT IS: ký hợp đồng tổng

thầu ERP kỷ lục lịch sử CNTT Việt Nam với Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

(Petrolimex) trị giá 12,6 triệu USD. FPT IS sẽ cung cấp tới Petrolimex giải pháp

ERP đã được triển khai và sử dụng thành công tại các công ty xăng dầu thuộc Top-

50 trong “Global 500” của tạp trí Fortune như BP, TOTAL, Chevron, PetroChina,

ExxoMbil, Gazprom. Royal Dutch Sell, Sinopec, Petrobras…Dự án được triển khai

ở 111 điểm thuộc 41 công ty thành viên với gần 1500 người sử dụng của Petrolimex

trên toàn quốc. FPT IS ERP hiện là công ty số 1 Việt Nam trong lĩnh vực tính cả về

quy mô doanh số và nguồn lực.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 70 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

2.4.2. Công ty cổ phần công nghệ mới Kim Tự Tháp Việt Nam

Công ty cổ phần công nghệ mới Kim Tự Tháp Việt Nam (PYTHIS) được thành

lập từ năm 2000, công ty cổ phần PYTHIS đã có văn phòng tại 3 trung tâm lớn của

cả nước là Hà Nội, Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. PYTHIS là công ty có tốc độ tăng

trưởng rất nhanh, đặc biệt trong giai đoạn 2006, 2007, PYTHIS có mức tăng trưởng

trên 100% và liên tục mở rộng hoạt động. PYTHIS là đơn vị tư vấn triển khai ERP

được đánh giá rất cao bởi chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng, bên

cạnh đó PYTHIS còn là đối tác chiến lược của các hãng giải pháp ERP lớn như

Oracle, SAP tại Việt Nam và ĐÔng Nam Á. Đặc biệt, với Oracle, PYTHIS vượt lên

là một nhà tư vấn triển khai và cung cấp giá trị gia tăng, PYTHIS đã được công

nhận là đối tác chiến lược cao cấp của Oracle, danh hiệu cao nhât mà một đối tác có

thể đạt được đối với Oracle. Hiện nay, PYTHIS là nhà cung cấp các giải pháp phần

mềm hàng đầu Việt Nam, luôn cập nhập và áp dụng những phương pháp luận và

công cụ tiên tiến nhất nhằm phục vụ tất cả các nhu cầu về công nghệ thông tin ngày

càng gia tăng của các doanh nghiệp trong nước và trong khu vực. PYTHIS là đơn vị

triển khai có uy tín trong các dự án ERP có quy mô lớn và phức tạp do PYTHIS có

đội ngũ chuyên gia tư vấn có năng lực chuyên môn vững vàng, hiểu biết sâu sắc về

nghiệp vụ. Các dự án triển khai ERP điển hình đã được PYTHIS triển khai thành

công như dự án ERP tại công ty xi măng Nghi Sơn Cement, liên hiệp hợp tác xã

thương mại Thành phố Hồ Chí Minh, Saigon Co-op.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 71 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

CHƯƠNG 3

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC

DOANH NGHIỆP ERP TẠI VIỆT NAM

3.1. Định hướng lựa chọn và ứng dụng các hệ thống ERP cho các doanh nghiệp

theo nhóm các ngành nghề đặc thù

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển nhanh chóng với nhiều loại

hình dịch vụ và sản xuất kinh doanh khác nhau, trong đó các ngành kinh tế mũi

nhọn của đất nước như ngành thủy sản, ngành khai khoáng, công nghiệp dịch

vụ….Các doanh nghiệp đã không còn hoạt động riêng lẻ và đơn độc mà đã được tổ

chức thành các hiệp hội doanh nghiệp theo ngành nghề, đây là cơ hội tốt cho các

doanh nghiệp cùng ngành nghề cạnh tranh lành mạnh, và tăng cường sức mạnh khi

tham gia giao dịch trên thương trường quốc tế đồng thời chia sẻ những kinh nghiệm

kinh doanh, vận hành hoạt động.Việc tăng cường năng lực quản lý, nâng cao hiệu

quả kinh doanh cũng nâng cao hình ảnh của các hiệp hội ngành nghề này. Ngược

lại, với sức mạnh của một hiệp hội, hiệp hội ngành nghề có nhiều cơ hội đầu tư

nghiên cứu, tố chức các chuyến tham quan học hỏi từ các mô hình thành công trên

thế giới và tại Việt Nam để đưa vào giới thiệu các mô hình này cho các doanh

nghiệp tại Việt Nam.

Trên thế giới đã có rất nhiều giải pháp ERP cho các ngành nghề chuyên biệt

như nhóm giải pháp ERP cho các doanh nghiệp ô tô, nhóm giải pháp cho các doanh

nghiệp bán lẻ, nhóm giải pháp cho các doanh nghiệp chế biến thực phẩm đồ

uống…Tuy nhiên như đã trình bày ở trên, nhiều doanh nghiệp không tiếp cận được

các thông tin về giải pháp và các thông tin có tính định hướng để có sự lựa chọn,

chuẩn bị phù hợp với doanh nghiệp. Mặc dù tại Việt Nam, đã có nhiều doanh

nghiệp đi tiên phong trong việc ứng dụng thành công hệ thống ERP như thành công

của Giấy Sài Gòn hay Thép Việt nhưng các doanh nghiệp cùng ngành nghề không

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 72 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

có thông tin tham khảo. Nhằm khắc phục khó khăn đã nêu trên đây, các Hiệp hội

ngành nghề cần có định hướng cho các doanh nghiệp thành viên trong việc lựa chọn

và ứng dụng hệ thống ERP theo các ngành nghề của Hiệp hội. Ví dụ như Hiệp hội

giấy và bột giấy Việt Nam, hiệp hội Thép Việt Nam có thể định hướng và cung cấp

thông tin tham khảo cho các doanh nghiệp thành viên của hiệp hội tham quan học

hỏi từ dự án triển khai ERP tại Thép Việt hay Giấy Sài Gòn.

Một điển hình về việc các hiệp hội đã góp phần định hướng đúng về việc

dụng hệ thống ERP vào quản lý doanh nghiệp cho các doanh nghiệp trong ngành là

hiệp hội các doanh nghiệp thủy sản Việt Nam (VASEP). Hiện nay, các doanh

nghiệp thủy sản Việt Nam đã đầu tư rất lớn vào cơ sở vật chất, không thua kém các

doanh nghiệp lớn thuộc các lĩnh vực khác, tuy nhiên việc ứng dụng linh hoạt các

giải pháp công nghệ hiện đại vào các quy trình quản lý kinh doanh nhằm nâng cao

hiệu quả dòng vốn, chất lượng sản phẩm, quản lý hàng tồn kho, và các quy trình

xuất nhập hàng, quản lý hệ thống phân phối, cụ thể hơn là việc ứng dụng hệ thống

ERP vẫn chưa được các doanh nghiệp thủy sản quan tâm và đầu tư đúng mức. Đánh

giá đúng được những tác động tích cực mà hệ thống ERP mang lại cho doanh

nghiệp, đóng vai trò là hỗ trợ phát triển ngành công nghiệp chế biến và xuất khẩu

thủy sản Việt Nam, Hiệp hội doanh nghiệp thủy sản Việt Nam đã có sự phối hợp

với các đơn vị tư vấn giải pháp ERP chuyên trong lĩnh vực thủy sản tổ chức các

buổi hội thảo, nhằm giúp các doanh nghiệp trong hiệp hội nhận thức được đúng

những khó khăn vướng mắc trong quá trình quản lý doanh nghiệp cùng với việc đầu

tư đúng mực, và giới thiệu các giải pháp công nghệ hiện đại trong quản trị kinh

doanh nhằm thúc đẩy tăng trưởng bền vững. Bên cạnh đó, Hiệp hội doanh nghiệp

thủy sản Việt nam đã hỗ trợ cho các doanh nghiệp tiên phong trong việc ứng dụng

hệ thống quản lý doanh nghiệp như Anvifish, dựa trên kinh nghiệm của các doanh

nghiệp đã từng ứng dụng hệ thống ERP trong ngành, VASEP tổ chức các buổi tham

quan học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm cho các doanh nghiệp thành viên hiệp hội. Đây

là một cách làm hay mà hiệp hội doanh nghiệp của các nhóm ngành khác có thể vận

dụng nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ERP trong ngành đặc thù của mình. Những

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 73 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

hoạt động của VASEP đã giúp các doanh nghiệp có quyết định đúng đắn và hướng

triển khai phù hợp với doanh nghiệp có ngành nghề đặc thù như thủy sản.

3.2. Phát triển các giải pháp ERP Việt Nam cho doanh nghiệp Việt Nam

Công nghệ thông tin nói chung và công nghệ phần mềm của Việt Nam đã có

những bước phát triển vượt bậc, đưa Việt Nam đứng vào hàng ngũ các quốc gia có

nền công nghệ thông tin phát triển trên thế giới. Có thể nói công nghệ phần mềm là

một thế giới phẳng, bình đẳng cho mọi quốc gia mọi tổ chức trên thế giới. Tuy

nhiên hiện nay, ngành công nghiệp phần mềm của Việt Nam mặc dù đã nắm bắt

được công nghệ mới và hiện đại nhưng vẫn tập trung vào việc gia công phần mềm

cho các quốc gia khác mà chưa có các sản phẩm các giải pháp phần mềm có giá trị

cao, đưa vào ứng dụng rộng rãi. Đa phần các giải pháp ERP được ứng dụng tại Việt

Nam hiện nay đều từ các hãng giải pháp nổi tiếng thế giới. Tuy không thể phủ nhận

rằng, các giải pháp quốc tế này đều được đúc kết và xây dựng từ kinh nghiệm nhiều

năm và sự cải tiến liên tục, các giải pháp này đều đã đạt đến sự hoàn thiện cao trong

quy trình vận hành và triển khai nhưng do hạn chế về năng lực tài chính các doanh

nghiệp Việt Nam tại Việt Nam không có cơ hội triển khai các giải pháp của các

hãng giải pháp này.

Hơn nữa, đa phần là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy mô sản xuất kinh

doanh nhỏ có tính đặc thù của nền kinh tế Việt Nam, bên cạnh đó nguồn nhân lực

còn hạn chế về chuyên môn và ngoại ngữ, do dó dù trong thực tế doanh nghiệp có

nhu cầu sử dụng hệ thống ERP vào quản lý nhưng không có lựa chọn về giải pháp

để triển khai do những hạn chế vừa nêu.

Xuất phát từ những khó khăn đó, tác giả kiến nghị đề xuất hướng phát triển

các giải pháp ERP nội địa. Đây cũng là hướng mà nhiều doanh nghiệp sản xuất

phần mềm trong nước đang hướng tới dựa trên cơ sở kinh nghiệm và kiến thức về

những đặc thù riêng các doanh nghiệp Việt Nam. Các giải pháp ERP nội địa thường

được thiết kế đơn giản, giao diện bằng tiếng Việt, chi phí bản quyền và triển khai rẻ,

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 74 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

hoàn toàn phù hợp với điều kiện của các doanh nghiệp trong nước. Tuy nhiên, vấn

đề còn tồn tại tại các đơn vị cung cấp giải pháp ERP Việt Nam là tuy đơn vị này rất

mạnh về công nghệ nhưng còn nhiều hạn chế về quy trình xử lý và hoạt động của

doanh nghiệp nên không thể đảm đương hết toàn bộ các phân hệ của một hệ thống

ERP hoàn chỉnh, hoặc chỉ có thể xử lý được một vài phân hệ thế mạnh như kế toán,

nhân sự. Sự thiếu hoàn chỉnh này sẽ dẫn đến việc thiếu đồng bộ cho doanh nghiệp

khi phải kết hợp nhiều giải pháp khác nhau trong một hệ thống dữ liệu chung của

doanh nghiệp.

Để khắc phục thiếu sót trên, các đơn vị sản xuất và tư vấn triển khai giải

pháp ERP dưới sự định hướng của các tổ chức nhà nước như Bộ thông tin và truyền

thông, các hiệp hội như Hiệp hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam và các tổ chức

hỗ trợ doanh nghiệp như Phòng thương mại và công nghệ Việt Nam thiết kế các

giải pháp ERP dưới dạng mở, cho phép dễ dàng tích hợp với các giải pháp khác.

Đây là một xu thế chung của ngành công nghiệp phần mềm trên toàn thế giới, khi

đưa ra các bộ tiêu chuẩn giao diện đầu ra có khả năng tích hợp mở rộng cao, đồng

thời mở rộng lựa chọn cho doanh nghiệp khi có thể lựa chọn được các phân hệ

thuộc các giải pháp khác nhau phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh

của doanh nghiệp. Với cách làm này, các đơn vị sản xuất phần mềm nhỏ có thể kết

hợp được thế mạnh của mình trong các phân hệ chức năng để trở thành các giải

pháp tổng thể hoàn thiện. Mô hình này cần được sự định hướng và giúp đỡ của các

tổ chức và nhà nước để từng bước giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội hơn nữa tiếp

cận với các giải pháp quản lý hiện đại và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

tại Việt Nam.

3.3. Đề xuất quy trình lựa chọn giải pháp và triển khai hiệu quả hệ thống ERP

tại các doanh nghiệp tại Việt Nam

Quyết định triển khai ERP là một quyết định khó khăn và có tầm ảnh hưởng

đến toàn bộ doanh nghiệp, vì vậy đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cần có những đánh

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 75 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

giá đúng về nhu cầu quản lý doanh nghiệp, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần có sự đồng hành của bên tư vấn tiền giải pháp nhằm

làm rõ hơn các yếu tố rủi ro tiềm ẩn trong dự án khi triển khai hệ thống.

Để triển khai thành công một dự án ERP cần có rất nhiều yếu tố, từ yếu tố

bên ngoài đến yếu tố nội tại trong doanh nghiệp, từ nghiên cứu về tình hình triển

khai các hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam, qua khảo sát tại các

doanh nghiêp và đúc rút kinh nghiệm tư vấn triển khai cho thấy khó khăn lớn nhất

đối với doanh nghiệp là việc lựa chọn được giải pháp phù hợp. Nhằm giúp các

doanh nghiệp vượt qua được khó khăn này, tác giả đề xuất quy trình và nêu ra các

yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xác định được yêu cầu của doanh nghiệp và

lựa chọn được các giải pháp phù hợp.

3.3.1. Lựa chọn đúng giải pháp và đơn vị triển khai

Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định sự thành bại của một dự án

ERP là việc lựa chọn đúng giải pháp. Trên thế giới và tại Việt Nam hiện nay, các

giải pháp ERP rất đa dạng và phong phú, đáp ứng cho mọi loại hình và quy mô

doanh nghiệp. Các đơn vị xây dựng và tư vấn giải pháp nhằm đạt được mục đích

kinh doanh thường có xu hướng hoàn hảo hóa khả năng đáp ứng của giải pháp, tức

là với bất kỳ bài toán nghiệp vụ nào mà doanh nghiệp đặt ra giải pháp đều có thể

đáp ứng hoàn toàn. Bên cạnh đó, năng lực tư vấn tiền giải pháp ERP tại Việt Nam

còn rất thiếu sót do đó doanh nghiệp cần tự đánh giá được mức độ phù hợp của giải

pháp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chứ không phụ thuộc vào

đơn vị tư vấn giải pháp.

Để đánh giá và lựa chọn được đúng giải pháp, trước hết doanh nghiệp cần tự

xây dựng được các bộ tiêu chí để đánh giá được mức độ phù hợp của giải pháp với

doanh nghiệp. Các bộ tiêu chí đánh giá giải pháp ERP cần tập trung vào nhiều yếu

tố, chứ không chỉ đơn thuần là đánh giá chức năng của hệ thống hay gói phần mềm

nào có thể tạo ra được các báo cáo mà doanh nghiệp cần.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 76 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Để có thể lựa chọn được một hệ thống ERP phù hợp hoàn toàn phụ thuộc vào

các điều kiện nội tại của từng doanh nghiệp, do đó quy trình đánh giá, lựa chọn một

hệ thống ERP cho các doanh nghiệp khác nhau là không giống nhau. Tuy nhiên có

những bước cơ bản có thể được áp dụng chung cho các doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu của doanh nghiệp khi triển khai

dự án ERP. Các doanh nghiệp thường nghĩ đến việc ứng dụng các hệ thống tiên tiến

vào doanh nghiệp khi gặp phải các khó khăn trong quá trình quản lý hoạt động sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà các công cụ quản lý hiện tại không thể giải

quyết được. Trước hết khi xác định được những khiếm khuyết của các công vụ quản

lý hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp xác định được những mục tiêu và yêu cầu cần thiết

cho hệ thống ERP. Xét về mặt chức năng, ít nhất hệ thống ERP được lựa chọn phải

đảm bảo đáp ứng được các tính năng như các công cụ quản lý hiện tại và giải quyết

được các khó khăn mà công cụ quản lý hiện tại chưa đáp ứng. Ở mức độ xác định

mục tiêu của hệ thống cho phép doanh nghiệp xác định được các phân hệ chức năng

của một hệ thống ERP cần thiết cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, mục tiêu của dự án còn được xác định dựa trên nền tảng chiến

lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp, bao gồm các chiến lược phát triển trong

ngắn hạn và dài hạn. Nếu doanh nghiệp xác định được chiến lược kinh doanh càng

dài hạn thì việc lựa chọn giải pháp ERP cần tính đến các tính năng đáp ứng được

nhu cầu mở rộng của doanh nghiệp trong tương lai chứ không chỉ xác định nhu cầu

tại thời điểm hiện tại.

Doanh nghiệp nên tổ chức một nhóm các chuyên viên từ nhiều phòng ban

chức năng của doanh nghiệp để xác định rõ mục tiêu đề ra cho hệ thống. Kể cả khi

sử dụng dịch vụ tư vấn tiền giải pháp với đội tư vấn chuyên nghiệp, doanh nghiệp

vẫn cần xây dựng một nhóm chuyên gia chuyên trách hoặc kiêm nhiệm về hệ thống

ERP trong doanh nghiệp. Nhóm chuyên gia này cần có sự tham gia của những cá

nhân đại diện cho các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên trong doanh

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 77 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

nghiệp. Người đứng đầu nhóm chuyên gia này phải là thành viên trong ban lãnh đạo

doanh nghiệp để có tầm nhìn chiến lược và báo cáo trực tiếp cho ban lãnh đạo

doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi thành lập nhóm đánh giá dự án

chỉ là các cán bộ phòng công nghệ thông tin và giao hết việc đánh giá hệ thống

ERP cho phòng này thực hiện. Sự tham gia của đại diện các phòng, ban này trong

nhóm chuyên gia dự án ERP sẽ giúp các phòng ban hiểu thêm về công việc của các

phòng, ban khác, từ đó giúp họ hiểu được sự quan trọng của việc chia sẻ và tích hợp

thông tin trong toàn doanh nghiệp, từ đó làm tiền đề cho việc hợp tác đồng thuận

khi triển khai hệ thống ERP.

Khi đã xác định được mục tiêu của hệ thống, doanh nghiệp cần đánh giá

được hiện trạng của doanh nghiệp để làm cơ sở nền tảng cho việc triển khai hệ

thống ERP. Hệ thống ERP chỉ là một phần của hệ thống, cùng với quy trình kinh

doanh, cơ cấu tổ chức, chính sách quản lý, hạ tầng công nghệ thông tin sẽ tạo thành

một hệ thống thông tin tổng thể quản lý doanh nghiệp. Việc lựa chọn hệ thống ERP

nào để triển khai ngoài việc đáp ứng được các mục tiêu còn cần xem xét đến sự

thích ứng và đồng bộ với tổng thể doanh nghiệp.

Để xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý, doanh nghiệp nên đánh

giá dựa trên 4 yếu tố cơ bản sau: quy trình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, hạ tầng công

nghệ thông tin và chính sách kinh doanh. Về quy trình kinh doanh: cần tìm hiểu và

nhận diện quy trình sản xuất kinh doanh từ các phòng, ban và đơn vị thành viên

trong doanh nghiệp. Hệ thống ERP nào có khả năng đáp ứng được càng nhiều yêu

cầu quản lý từ quy trình sản xuât kinh doanh càng được đánh giá cao khi xem xét

lựa chọn giải pháp ERP. Về cơ cấu tổ chức: cần xác định rõ sơ đồ tổ chức hiện tại

và tương lai, vai trò trách nhiệm của các phòng, ban và bản mô tả công việc cho các

vị trí trong doanh nghiệp. Về hạ tầng công nghệ thông tin cần xác định hiện trạng về

phần cứng, phần mềm, sự giao tiếp dữ liệu giữa các hệ thống quản lý và ứng dụng

hiện có và hệ thống mạng nối kết giữa các phòng, ban, đơn vị với nhau. Về chính

sách kinh doanh, cần xem xét các yếu tố bao gồm quy định về đặt hàng, quản lý hạn

mức tín dụng và các tiêu chí đánh giá hiệu năng công việc.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 78 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Thông qua việc xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý ở trên, doanh

nghiệp sẽ xác định được các điểm yếu, các điểm tắc nghẽn thông tin trong hệ thống

quản lý tổng thể hiện tại trên hai phương diện, bản thân cơ cấu tổ chức và vận hành

doanh nghiệp và hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội cho

doanh nghiệp có cơ hội để tổ chức lại cơ cấu doanh nghiệp để cải thiện hiệu năng

làm việc trong bản thân doanh nghiệp và đưa ra định hướng xử lý các vấn đề của hệ

thống thông tin.

Khi đã xác định được mục tiêu và đánh giá được hiện trạng của doanh

nghiệp, doanh nghiệp cần xây dựng được bộ hồ sơ mô tả các yêu cầu nghiệp vụ và

kỹ thuật. Từ bộ tiêu chí và hồ sơ nghiệp vụ này, doanh nghiệp có thể tự đánh giá để

lựa chọn giải pháp ERP phù hợp. Bên cạnh các yêu cầu chức năng, các tiêu chí đánh

giá khác như ngân sách hay và lịch trình dự án cũng được xem xét cho phù hợp với

doanh nghiệp. Cũng giống như những bài toán đầu tư khác của doanh nghiệp, song

song với các tiêu chí đánh giá là những trọng số cho biết mức độ quan trọng của

mỗi tiêu chí đối với doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp khác nhau cho dù có chung bộ

tiêu chí đánh giá nhưng sẽ có bộ trọng số khác nhau. Bên cạnh đó, doanh nghiệp

cũng cần đánh giá các tiêu chí nhằm xác định năng lực của đơn vị tư vấn giải pháp

có khả năng tư vấn triển khai các giải pháp được lựa chọn. Tiêu chí này thường bao

gồm các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả năng tổ chức

huấn luyện người dùng, khả năng chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo

hành hệ thống và nâng cấp phiên bản cập nhật do những thay đổi theo luật định.

Như vậy về cơ bản nếu doanh nghiệp có thể tuân theo các quy trình như đã

trình bày trên đây về tiêu chí đánh giá hệ thống và đánh giá năng lực nhà cung cấp

thì doanh nghiệp đã có cơ sở quan trọng để quyết định lựa chọn giải pháp ERP

khách quan, công bằng và rõ ràng.

Về phía doanh nghiệp, mặc dù đã xác định được rõ ràng các tiêu chí đánh giá

lựa chọn phần mềm để sơ bộ lựa chọn được các giải pháp phù hợp, doanh nghiệp

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 79 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

vẫn cần tiếp cận và xem xét thực tế vận hành của một số hệ thống ERP đã được lựa

chọn. Thông qua các buổi demo hệ thống do các đơn vị tư vấn triển khai thực hiện

doanh nghiệp có thể xác định trên thực tế khả năng đáp ứng của hệ thống ERP đối

với doanh nghiệp. Đội chuyên gia cần xây dựng các tình huống cụ thể để kiểm tra

cách thức xử lý của hệ thống có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không.

Các tình huống cụ thể mà doanh nghiệp đưa ra giúp doanh nghiệp đánh giá được

các tiêu chí như vận hành thuận tiện và thân thiện với người dùng, đây là các yếu tố

được người trực tiếp sử dụng quan tâm mà đôi khi đội chuyên gia chưa quan tâm

đến. Về cơ bản qua các bước của quy trình đánh giá lựa chọn giải pháp ERP, doanh

nghiệp đã có thể xác định được giải pháp ERP nào phù hợp với doanh nghiệp trong

vô số các giải pháp ERP trên thị trường hiện nay.

3.3.2. Lựa chọn đúng đơn vị tư vấn triển khai giải pháp đã được chọn

Ngay cả khi đã lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp,

doanh nghiệp vẫn cần có quy trình để xác định được đúng đơn vị tư vấn triển khai

giải pháp. Đây cũng là yếu tố quan trọng như việc lựa chọn đúng giải pháp. Làm

việc với đơn vị tư vấn tư vấn triển khai có đủ năng lực chuyện môn và kinh nghiệm

sẽ đảm bảo được tiến độ của dự án cũng như khai thác được tối đã những tính năng

và lợi ích của giải pháp đã được lựa chọn. Các doanh nghiệp có thể tự lựa chọn đơn

vị tư vấn triển khai hoặc thông qua đơn vị tư vấn tiền giải pháp. Trong những năm

gần đây, việc lựa chọn giải pháp và lựa chọn đơn vị tư vấn thường được thực hiện

bởi các đơn vị tư vấn tiền giải pháp chuyên nghiệp. Các đơn vị tư vấn tiền giải pháp

có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về các hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm

được thời gian và cả chi phí cho quá trình này.

3.3.3. Lập kế hoạch triển khai dự án, xác định phạm vi dự án rõ ràng

Khi đã bắt tay vào triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp, doanh nghiệp

cần tự lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết sẽ đảm bảo rằng doanh

nghiệp vẫn đang được vận hành binh thườn đồng thời kiểm soát được tiến độ thực

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 80 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

hiện dự án và trách nhiệm của từng phòng ban chức. Đây là những công việc cơ bản

trong việc thực hiện bất kỳ dự án nào của doanh nghiệp chứ không chỉ là các dự án

triển khai ERP. Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp sẽ cùng làm việc với đơn

vị tư vấn theo các bộ quy trình triển khai tiêu chuẩn của từng hãng giải pháp. Tuy

nhiên về phía doanh nghiệp khi xác định phạm vi dự án rõ ràng và lập được kế

hoạch triển khai sẽ giúp quá trình làm việc với đơn vị tư vấn hiệu quả và tiết kiệm

thời gian cho cả hai phía.

Có một thực tế đang diễn ra phổ biến tại các dự án ERP tại Việt Nam đó là

thời gian triển khai gần như luôn kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu. Việc kéo dài

thời gian triển khai xảy ra do nhiều nguyên nhân cơ bản như thay đổi nhân sự, mức

độ phức tạp của nghiệp vụ và các nghiệp vụ phát sinh đòi hỏi phải tùy biến hệ thống

đòi hỏi hay thay đổi quy mô triển khai…tuy nhiên, còn có một nguyên nhân chung

đó là khi lập kế hoạch. Doanh nghiệp cần được tư vấn bởi đơn vị triển khai để đặt ra

các mốc thời gian một cách phù hợp và thực tế. Đôi khi, do đơn vị triển khai không

ước lượng được khối lượng công việc phải làm và do sự hối thúc của doanh nghiệp

để hoàn thành dự án sớm nhất có thể các mốc thời gian phi thực tế được đặt ra. Các

hãng xây dựng giải pháp đã đưa ra các bộ quy trình tư vấn triển khai và tiến trình

thực hiện để các doanh nghiệp tham khảo, doanh nghiệp cần vận dụng linh hoạt và

nhìn vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Một trong những nguyên nhân làm thay đổi thời gian triển khai dự án là sự

thay đổi phạm vi giữa chừng, đây là yếu tố tiềm ẩn nguy cơ lớn đối với hầu hết các

dự án. Khi bổ sung một điểm triển khai, hoặc một phân hệ đồng nghĩa với việc phải

đầu tư thêm nguồn lực và thay đổi cấu trúc, kế hoạch dự án. Vì vậy, đội chuyên gia

của doanh nghiệp cần tập trung vào các tiêu chí và mục tiêu đã được xác định ban

đầu, trong trường hợp cần mở rộng hoặc thay đổi phạm vi dự án có thể được tách

thành giai đoạn hai để không làm ảnh hưởng đến việc triển khai hiện tại.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 81 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Khi doanh nghiệp quyết định triển khai ERP dựa trên các mục tiêu và tiêu

chí, phạm vi rõ ràng thì doanh nghiệp có thể tự xác định được mức độ thành công

của dự án. Thành công của một dự án ERP không chỉ được đo đạc bằng các tiêu

chuẩn thông thường như hoàn thành đúng thời gian hay đúng ngân sách. Thành

công thực sự của một dự án ERP khi doanh nghiệp đã lựa chọn được giải pháp và

triển khai hiệu quả hệ thống ERP, thành công này được thể hiện trong việc giải

quyết hoàn toàn các bài toán nghiệp vụ cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

cũng như mức độ hài lòng của đội ngũ nhân viên với hệ thống đó. Mức độ thành

công còn được một cách lượng hóa qua lợi ích thực tế doanh nghiệp thu được khi

đầu tư hệ thống ERP như tăng năng suất, giảm được chi phí, tiết kiệm nguyên vật

liệu, minh bạch hóa tài chính…

3.3.4. Xây dựng và duy trì đội dự án trong doanh nghiệp

Ngay từ giai đoạn đánh giá lựa chọn giải pháp và đơn vị tư vấn, doanh

nghiệp đã xây dựng được một đội chuyên gia. Đội chuyên gia này cần được duy trì

và bổ sung thêm nhân lực để thành lập đội dự án, đây là nguồn nhân lực chính sẽ

tham gia triển khai dư án cùng với đơn vị tư vấn triển khai.

Đánh giá thấp các yêu cầu và vai trò của đội dự án nội bộ là một trong những

nguyên nhân dễ dẫn đến thất bại trong dự án ERP vì không có đơn vị tư vấn triển

khai nào hiểu doanh nghiệp hơn chính bản thân doanh nghiệp. Những kỹ năng, kinh

nghiệm và nỗ lực của đội dự án là tối quan trọng đối với việc triển khai. Bởi họ

chính là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và cũng

chính họ sau này sẽ là những người tiếp nhận, vận hành hệ thống. Đội dự án cần lựa

chọn những nhân viên lâu năm, am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà

doanh nghiệp đang gặp phải để tham gia vào đội dự án. Cũng cần đảm bảo rằng đây

là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Trong thời gian triển khai dự

án, doanh nghiệp cần có sự bố trí phù hợp về công việc cũng như nhưng ưu đãi cho

thành viên triển khai dự án. Cũng như đội chuyên gia, đội dự án cần có sự tham gia

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 82 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

của lãnh đạo doanh nghiệp để đảm bảo đội dự án triển khai hệ thống đủ sức mạnh

và năng lực để tác động đến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp khi thay đổi hoạt

động sản xuất kinh doanh theo hệ thống mới. Đội dự án đủ mạnh cũng cho phép dự

án triển khai có những thay đổi phù hợp về tiến độ, về tài chính và nhân sự trong

phạm vi cho phép.

3.3.5. Nâng cao hiệu quả chuyển giao hệ thống và đào tạo sử dụng hệ thống

Bản chất của hệ thống ERP chỉ là một hệ thống phần mềm, toàn bộ quy trình

hoạt động và vận hành của hệ thống phụ thuộc vào nhân viên của doanh nghiệp,

những người thực sự làm chủ hệ thống. Do đó, công tác đào tạo hướng dẫn sử dụng

cho nhân viên là công tác đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành hệ thống, do

hệ thống đã làm thay đổi đáng kể đến cách thức làm việc của rất nhiều bộ phận

trong toàn bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến

công tác đào tạo cho nhân viên sử dụng hệ thống đã dẫn đến việc hệ thống kể cả sau

khi đã triển khai thành công cũng không thể vận hành thông suốt và chính xác. Tuy

nhiên, vấn đề là việc đào tạo sử dụng phần mềm ERP không phải là luôn hiệu quả.

Nhiều sáng kiến được đưa vào hệ thống đào tạo của doanh nghiệp đã sai lầm khi tập

trung vào đào tạo theo từng nghiệp vụ. Ngoài ra, rất nhiều khóa huấn luyện sử dụng

phần mềm ERP cũng không đạt được một số mục tiêu trọng điểm, bao gồm việc

đưa những thay đổi vào trong một bối cảnh mà nhân viên có thể dễ dàng hiểu được,

củng cố sự thay đổi đó theo thời gian, và cung cấp nhiều quy trình hỗn hợp để đưa

ra những cách học khác nhau. Vì vậy, các doanh nghiệp cần chú trọng đến các vấn

đề then chốt sau đây khi tiến hành đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống ERP.

Thứ nhất, doanh nghiệp và đơn vị tư vấn cần tập trung vào quy trình kinh

doanh của toàn bộ doanh nghiệp khi đã được hệ thống hóa trên ERP chứ không phải

là từng nghiệp vụ riêng lẻ của các phòng ban chức năng. Nhìn chung, các đơn vị tư

vấn triển khai hệ thống ERP đã có những bộ tài liệu chuẩn đào tạo và huấn luyện

người sử dụng cách thức để để hoàn thành các nghiệp vụ trong một hệ thống. Tuy

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 83 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

nhiên, điều hành một doanh nghiệp đòi hỏi nhiều hơn là việc chỉ đơn thuần hoàn

thành các giao dịch trong một hệ thống. Các khóa huấn luyện ứng dụng phần mềm

ERP phải cung cấp kiến thức trong bối cảnh làm thế nào để nhân viên có thể thực

hiện công việc của mình từ ngày này sang ngày khác, không đơn giản như là hoàn

thành các giao dịch trong một hệ thống.

Điểm quan trọng thứ hai trong công tác đào tạo chuyển giao hệ thống là việc

liên hệ các quy trình theo cách làm việc cũ với môi trường, quy trình làm việc mới.

Các nhân viên cần nắm bắt được sự tương đồng trong hệ thống mới và quy trình cũ,

những khó khăn vướng mắc trong quy trình cũ đã được giải quyết trong hệ thống

ERP, từ đó các nhân viên sẽ có hiểu biết và thiện chí trong việc sử dụng hệ thống

ERP. Thái độ và tác phong làm việc của đội ngũ nhân viên sử dụng hệ thống đóng

vai trò rất quan trọng đối với sự vận hành của hệ thống ERP.

Điểm quan trọng thứ ba trong công tác đào tạo chuyển giao là việc đào tạo chưa

tập trung vào đội ngũ nhân sự cốt lõi mà đào tạo dàn trải, tốn kém về thời gian và

chi phí. Việc không đào tạo dàn trải không có nghĩa là bỏ qua nhiều bước trong tiến

trình đào tạo, mà cần xác định đào tạo tập trung cho những người sử dụng cốt lõi,

những người tác động đến việc quản lý hệ thống phần mềm, từ những người sử

dụng chính này có thể truyền đạt lại cho những nhân viên khác. Những nguồn nhân

lực nội bộ như vậy sẽ có nhiều hiểu biết hơn so với những chuyên gia tư vấn bên

ngoài về quy trình kinh doanh nội bộ và làm việc hiệu quả hơn so với những thay

đổi liên quan đến nhân viên. Ngoài ra, những người huấn luyện trong nội bộ công ty

có thể được trau dồi sâu hơn về nhiệm vụ được giao phó trong suốt và sau quá trình

đi vào sử dụng. Bên cạnh đó, khi đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp trực tiếp đào

tạo lẫn nhau, các nhân viên sẽ liên kết chặt chẽ với nhau trong cả quá trình vận hành

hệ thống, đồng thời trong quá trình làm việc theo nhóm nội bộ sẽ giúp đội ngũ nhân

viên của doanh nghiệp tăng cường được mối quan hệ cũng như tinh thần làm việc

nhóm trong doanh nghiệp.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 84 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

KẾT LUẬN

Đề tài: “Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh

nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp tại Việt Nam” đã được thể hiện qua các nội

dung chính như sau:

Thứ nhất, luận văn đã nghiên cứu những vấn đề cơ bản mang tính lý thuyết liên

quan đến đề tài. Luận văn đã nêu lên được những ưu điểm và nhược điểm và khái

quát về phạm vi ứng dụng của hệ thống ERP, từ đó có cơ sở để thực hiện khảo sát

thực tế về tình hình ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam và

kết hợp với việc nghiên cứu tìm hiểu các báo cáo khác để rút ra được những thuận

lợi cũng như khó khăn trong quá trình triển khai và ứng dụng hệ thống ERP tại các

doanh nghiệp tại Việt Nam. Đồng thời, luận văn đã nêu lên các xu hướng triển khai

và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam theo hai loại hình: doanh

nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và doanh nghiệp Việt Nam. Cùng với việc nghiên

cứu tìm hiểu thực tế dự án ERP tại hai doanh nghiệp đã triển khai thành công dự án

ERP, luận văn để nêu bật lên được yếu tố quyết định thành công của các dự án này.

Tác giả đã đề xuất một số giải pháp để khắc phục những khó khăn nêu

trong luận văn nhằm góp phần phát triển và nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng

các dự án ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam, chủ yếu các giải pháp được

xây dựng theo hai hướng, hướng xây dựng và phát triển các giải pháp phù hợp

với các doanh nghiệp của Việt Nam và đề xuất quy trình lựa chọn, triển khai

ERP đối với bản thân doanh nghiệp nhầm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống

ERP tại các doanh nghiệp.

Một số giải pháp được coi là điểm mới của tác giả. Đó là:

1. Xây dựng và định hướng các giải pháp ERP theo hướng các nhóm ngành

nghề đặc thù

2. Đề xuất được quy trình lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp.

Với những nội dung cơ bản trên, luận văn đã hoàn thành mục tiêu nghiên cứu

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 85 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

về ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam. Luận văn với đề tài

trên có một ý nghĩa tham khảo nhất địnhh cho các doanh nghiệp đã đang và có như

cầu triển khai ERP tại Việt Nam. Trong quá trình nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế

về thời gian và khó khăn trong việc tiếp cận các thông tin của doanh nghiệp về việc

triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp, luận văn không tránh khỏi những thiếu

sót. Luận văn có thể được coi là cơ sở để thực hiện các nghiên cứu chuyên sâu hơn,

nhằm đóng góp được vào sự phát triển của các doanh nghiệp Việt Nam, nâng cao

khả năng cạnh trạnh bằng các quy trình quản lý hiệu quả trong quá trình hội nhập

nền kinh tế thế giới.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học 86 Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Cục phát triển doanh nghiệp, Bộ kế hoạch và đầu tư (2012), Sách Trắng Doanh

nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam 2011, Nhà xuất bản thống kê, Việt Nam, tr25-59.

2. Liaquat Hossain, M. A. Rashid (2002) Enterprise Resource Planning Global

Opportunities and Challenges, Idea Group Publising, USA, pp15-42.

3. Panorama Consulting Solutions (2010), 2010 Report, Panorama Consulting

Solutions Puplishing, USA

4. Phạm Thị Thanh Hồng (2010), Hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Giáo

dục, Việt Nam, tr 46-66.

5. Thomas F. Wallace , Michael H. Kremzar (2001), ERP - Making It Happen,

John Wiley & Sons, Inc Publishing, USA, pp 69-88.

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

PHỤ LỤC 2: Mẫu bảng các câu hỏi khảo sát ý kiến chuyên gia về quy mô và thời gian triển khai dự kiến hệ thống ERP tại doanh nghiệp tại Việt Nam

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

Bảng câu hỏi khảo sát về quy mô và thời gian triển khai dự kiến hệ thống ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam

Kính gửi: Ông, Bà……………………………………………………………..

Công ty:…………………………………………………………………………

Nhằm thực hiện đề tài tốt nghiệp cao học quản trị kinh doanh về tình hình ứng

dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP- Enterprise Resource

Planning) tại các doanh nghiệp tại Việt Nam và đề xuất các giải pháp nhằm nâng

cao hiệu quả triển khai và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp tại Việt Nam, bảng

khảo sát này rất quan trọng trong việc cung cấp các thông tin về dự án triển khai

ERP tại doanh nghiệp. Xin ông, bà điền trả lời hoặc điền dấu x vào các câu trả lời

phù hợp với doanh nghiệp tương ứng với các câu hỏi trong nội dung khảo sát.

Tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ của ông, bà. Xin chân thành cảm ơn.

Phần I: Thông tin về cá nhân, tổ chức tham gia khảo sát

Họ và tên:

Đơn vị công tác:

Chức danh:

Phần II: Nội dung khảo sát

Câu hỏi 1: Xin ông, bà cho biết tên doanh nghiệp tại Việt Nam đã và đang

triển khai hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Trả lời:…………………………………………………………………………..

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Câu hỏi 2: Xin ông, bà cho biết tên giải pháp ERP mà doanh nghiệp đã lựa

chọn để triển khai?

Trả lời:…………………………………………………………………………..

Câu hỏi 3: Xin ông, bà cho biết các phân hệ của hệ thống ERP được doanh

nghiệp lựa chọn triển khai trong hệ thống ERP

Phân hệ tài chính, kế toán Phân hệ quản lý bán hàng

Phân hệ quản lý kho Phân hệ quản lý phân phối

Phân hệ quản lý sản xuất Phân hệ quản lý nhân sự

Phân hệ quản lý mua hàng Khác

Trong trường hợp chọn câu trả lời Khác, vui lòng cho biết chi tiết phân hệ

chức năng được lựa chọn triển khai:

…………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………...............

Câu hỏi 4: Xin ông, bà vui lòng cho biết thời gian triển khai dự kiến của hệ

thống ERP tại doanh nghiệp?

Dưới 6 tháng Từ 6 tháng đến 1 năm

Từ 1 năm trở lên Chưa xác định rõ

Trong trường hợp thời gian triển khai dự kiến của hệ thống ERP t ại doanh

nghiệp chưa được xác định rõ, xin vui lòng cho biết lý do:

…………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………...............

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009

Luận văn thạc sỹ khoa học Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Câu hỏi 5: Xin ông bà cho biết quy mô và mức độ triển khai của hệ thống ERP tại

doanh nghiệp (triển khai tại nhiều phân hệ, tại nhiều chi nhánh, phòng ban chức năng…)

Trả lời:

…………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………….................

HẾT NỘI DUNG KHẢO SÁT

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!

Học viên: Phạm Thị Hồng Hà – QTKD 2009