ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
Phạm Thị Sắc
WORKFLOW VÀ ỨNG DỤNG VÀO BÀI TOÁN
QUẢN LÝ GIAO VIỆC
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY
Ngành: Công Nghệ Thông Tin
HÀ NỘI - 2010
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN
4
Mục Lục
Mục Lục ......................................................................................................................3
Mở đầu .......................................................................................................................7
Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc..............................................................8
1.1. Khái niệm về luồng công việc 8
1.1.1. Khái niệm.......................................................................................................................8
1.1.2. Các loại luồng công việc................................................................................................9
1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số ứng dụng thực tiễn 10
1.2.1. Xử lý ảnh......................................................................................................................10
1.2.2. Quản lý tài liệu.............................................................................................................11
1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử ...................................................................................11
1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm .................................................11
1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch ..................................................12
1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án................................................................................................12
1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc ......................................................12
1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc 13
1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007 ..............................13
1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO .........................................15
Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint Server 2007 .............................18
2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007 18
2.1.1. Giới thiệu .....................................................................................................................18
2.1.2. Các tính năng của Microsoft Office Sharepoint Server 2007.....................................19
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN
5
2.2. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 trong quản lý doanh nghiệp 20
2.2.1. Quản lý nội dung và các tiến trình...............................................................................21
2.2.2. Nâng cao sự hiểu biết trong kinh doanh......................................................................22
2.2.3. Sử dụng nền độc lập với mạng Intranet, Internet và ứng dụng trong doanh nghiệp .24
2.3. Luồng công việc trong Sharepoint Server 2007 26
2.3.1. Luồng công việc phê duyệt (Approval Workflow) .....................................................26
2.3.2. Luồng công việc thu thập phản hồi (Collect Feedback) .............................................27
2.3.3. Luồng công việc thu thập chữ ký (Collect Signature) ................................................28
2.3.4. Luồng công việc quyết định giữ lại (Disposition approval) .......................................28
2.3.5. Luồng công việc ba trạng thái (Three States) .............................................................28
2.4. Công cụ triển khai Luồng công việc - Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 29
Chương 3. Ứng dụng Luồng công việc cho bài toán quản lý thi học kỳ...............31
3.1. Phát biểu bài toán 31
3.2. Xây dựng mô hình nghiệp vụ 31
3.2.1. Các vấn đề và giải pháp ...............................................................................................31
3.2.2. Mục tiêu của hệ thống mới ..........................................................................................32
3.2.3. Mô tả hệ thống mới......................................................................................................32
b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được .........................33
3.2.4. Lợi ích của hệ thống mới.............................................................................................34
3.2.4. Thời gian triển khai dự án............................................................................................34
3.2.5. Nhưng ràng buộc đối với sự phát triển hệ thống.........................................................34
3.3. Kế hoạch dự án 35
3.3.1. Hệ thống thiết bị chính ................................................................................................35
3.3.2. Hệ thống phần mềm.....................................................................................................35
3.4. Lập tài liệu và phát triển Luồng công việc cho bài toán 36
3.4.1. Phân tích hệ thống........................................................................................................36
3.4.2. Phân tích hệ thống với các quy trình Luồng công việc...............................................38
3.5. Thiết kế hệ thống với Luồng công việc 41
3.5.1. Tạo các thành phần cho hệ thống ................................................................................41
3.5.2. Tạo các Luồng công việc.............................................................................................43
3.6. Triển khai thử nghiệm hệ thống 43
3.6.1. Luồng công việc thông qua .........................................................................................43
3.6.2. Luồng công việc thu thập phản hồi .............................................................................55
3.6.3 Dùng Sharepoint Designer xây dựng Luồng công việc cụ thể ....................................61
3.7. Đánh giá hệ thống và hướng hoàn thiện 76
3.7.1. Nhận xét, đánh giá hệ thống ........................................................................................76
3.7.2. Những vấn đề cần hoàn thiện ......................................................................................77
Kết luận.....................................................................................................................78
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN
6
Tài liệu tham khảo....................................................................................................79
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN
7
Mở đầu
Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng trong
nhiều lĩnh vực. Các hệ thống tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng từng bước
được tin học hóa giúp cho các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày được thực
hiện một cách tự động. Quản lý Luồng công việc (workflow) là một công nghệ đang
phát triển nhanh và ngày càng trở thành một công nghệ cơ bản được sử dụng rộng rãi
trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Đặc điểm cơ bản của nó là tổ
chức việc tự động hoá các tiến trình nghiệp vụ, bao gồm việc kết hợp các hoạt động
của người và máy, đặc biệt là các tương tác liên quan tới các công cụ và ứng dụng
công nghệ thông tin. Luồng công việc có tính thực tiễn, đáp ứng yêu cầu xây dựng
toàn bộ hệ thống các quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý điện
tử đòi hỏi có quy trình giao dịch, quản lý không chỉ đảm bảo sự chính xác về mặt
nghiệp vụ mà cần tự động hóa nhằm tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ và có thể giám sát
quá trình hoạt động của các giao dịch nhằm tránh lãng phí thời gian chờ đợi vô ích.
Hệ thống luồng công việc được áp dụng trong các quy trình quản lý giấy tờ, tài liệu,
quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân hàng, hệ thống viễn thông mà
đòi hỏi độ khả tính cao.
Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng và thực thi Luồng công việc, nhưng hiện nay
Sharepoint Server là một công cụ mạnh và có nhiều ưu điểm đáng lưu ý. Với sản
phẩm này các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống intranet và internet phục vụ
cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các quy trình làm việc một cách hiệu quả. Nó
cung cấp sự kiểm soát toàn bộ vòng đời của nội dung thư điện thử bao gồm tài liệu, và
các trang web; sử dụng các khuôn mẫu định dạng điện tử, đơn giản, thích hợp cho
người dùng có kinh nghiệm thông qua các ứng dụng máy trạm quen thuộc; lưu trữ,
quản lý, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp; có chính sách quản lý và phân quyền rất
tốt.
Ngoài ra, nó tương thích với hầu hết các sản phẩm, ứng dụng của Office nên bạn
có thể làm việc với word, excel, powerpoint một cách dễ dàng, tương thích với hệ
thống window, và đã hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style,
layout,… mà dựa vào đó bạn có thể tạo một ứng dụng với thời gian ngắn hơn với cách
truyền thống.
Có thể nói, Sharepoint Server là một sự lựa chọn tuyệt vời cho việc xây dựng và
thực thi Luồng công việc.