MẪU QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU TỔNG CỤC HẢI QUAN

Chia sẻ: Nguyen Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

135
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'mẫu quy trình kiểm soát tài liệu tổng cục hải quan', biểu mẫu - văn bản, biểu mẫu phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: MẪU QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU TỔNG CỤC HẢI QUAN

TỔNG CỤC HẢI QUAN TÊN CƠ QUAN QLHCNN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã s ố QT 01 Lần ban hành 01
Ngày ban hành ……/…/2011 Trang 1/4 Soạn thảo Phê duyệt Soát xét Chức vụ Chữ ký Họ tên
THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Vị trí Nội dung sửa đổi Ngày Ghi chú
MỤC LỤC 1. MỤC ĐÍCH Quy định cách thức kiểm soát các tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan. 2. PHẠM VI Áp dụng đối với các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Cơ quan 3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN ▪ Điều 4.2.3 - ISO 9001:2008 4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA ▪ Tài liệu nội bộ: là tài liệu được thiết lập và ban hành trong nội bộ của Cơ quan liên quan đến HTQLCL. ▪ Tài liệu bên ngoài: là tài liệu được thiết lập và ban hành bởi các tổ chức bên ngoài liên quan đến HTQLCL. ▪ Tài liệu được kiểm soát: là các tài liệu Cơ quan cần kiểm soát tính chính xác, cập nhật tính hiện hành của tài liệu theo bản gốc được lưu giữ tại 1 đơn vị được giao kiểm soát tài liệu. ▪ Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cơ quan
▪ ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo ▪ HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng 5. NỘI DUNG QUY TRÌNH TT Hoạt Trách M ô tả nhiệm động 5.1 Kiểm soát tài liệu nội bộ Mọi cán Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu mới, cán bộ, công 5.1. Nhu bộ chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ về tài liệu nội bộ 1 cầu cần ban hành. thiết lập/ Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo sửa đổi các bước tiếp theo. Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc. tài liệu Khi thiết lập tài liệu phải được đánh mã số, cách đánh mã số thực hiện theo nguyên tắc sau: + Các quy trình chung của hệ thống và các quy trình tác nghiệp được lấy ký hiệu là … + Sổ tay chất lượng: ký hiệu là STCL + Mã số quy trình: QT xy.wz - QT là chữ viết tắt của chữ Quy trình. - xy là ký hiệu viết tắt của Cơ quan
- wz là số thứ tự của quy trình từ 01 -> 99. Ví dụ: Quy trình Kiểm soát tài liệu là quy trình chung của hệ thống, được mang số hiệu là QT 01. + Mã số biểu mẫu: BM xy-wz - BM là chữ viết tắt của chữ Biểu mẫu - xy là số thứ tự của quy trình - wz là số thứ tự của biểu mẫu từ 01÷99 Người Thiết lập/ sửa đổi tài liệu theo nhu cầu 5.1. Thiết được chỉ 2 lập/Sử định a đổi tài liệu ĐDLĐ ĐDLĐ hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm 5.1. Xem và/ hoặc xem xét dự thảo các tài liệu. 3 xét và Lãnh đạo phê • Nếu chấp nhận, thì chuyển tài liệu cho Lãnh đạo Cơ CQHCN duyệt quan phê duyệt. N tài liệu • Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện cho đến khi chấp nhận. Chu trình thực hiện theo ý thứ nhất. Trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định như sau:
TT Loại tài liệu Thẩm Thẩm quyền xem quyền phê xét duyệt Sổ tay chất lượng ĐDLĐ Lãnh đạo 1 Thủ tục, quy trình ĐDLĐ Lãnh đạo 2 Thủ tục cấp phòng Trưởng đơn ĐDLĐ 3 vị/ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo Các Hướng dẫn Trưởng đơn ĐDLĐ 4 công việc vị Văn Văn thư Cơ quan cập nhật các tài liệu được phê duyệt 5.1. Lập theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ để theo dõi 4 phòng danh toàn bộ tài liệu được ban hành trong Cơ quan và tài mục, liệu phân phối cho Lãnh đạo Cơ quan. theo dõi Văn thư cập nhật lần ban hành của tài liệu. Lần ban tình hành đầu tiên có số thứ tự là 01, với mỗi lần có sửa trạng đổi, ban hành lại số lần ban hành tăng lên 01 đơn vị. và Phân Văn thư Phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới phối các đơn vị trực thuộc và các cá nhân liên quan theo tài liệu BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu Các đơn Trưởng các phòng ban/bộ phận đảm bảo rằng Danh 5.1. Lưu
vị liên mục tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo 5 giữ tài BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ. quan liệu Từng tập Tài liệu phải lập gáy Folder theo mẫu BM 02.04 Văn thư Khi có sự yêu cầu phân phối tài liệu được sửa đổi/ban 5.1. Thu hành lại bởi ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo Cơ quan, Văn 6 hồi tài phòng thu hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả các đơn liệu vị được phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất. Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời 5.2 Kiểm soát tài liệu bên ngoài Mọi cán Mọi cán bộ, nhân viên khi thu thập, phát hiện các tài 5.2. Thu bộ liệu mới liên quan có trách nhiệm thông báo hoặc gửi 1 thập về cho ĐDLĐ. các tài liệu liên quan ĐDLĐ ĐDLĐ xem xét và quyết định những tài liệu nào cần 5.2. Lập Văn thư theo dõi và kiểm soát. 2 danh mục, ĐDLĐ chỉ đạo Văn thư lập BM 01.03 - Danh mục tài theo liệu bên ngoài của Cơ quan đối với các tài liệu cần dõi thiết và phân phối tới các bộ phận, phòng ban và các
cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài tình liệu. trạng và Từng tập tài liệu phải lập gáy Folder theo mẫu BM Phân 02.04 phối tài liệu Các đơn Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu 5.2. Lưu vị liên bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo BM 3 giữ tài 01.03 - Danh mục tài liệu bên ngoài được sử dụng ở quan liệu đơn vị mình. Văn thư Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa 5.2. Thu sử dụng, Văn phòng thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ 4 hồi tài ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM liệu .01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất. Các tài liệu lỗi thời phải được đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”. 6. HỒ SƠ TT Tên tài liệu cần lưu giữ Trách nhiệm Thời gian lưu lưu Danh mục tài liệu nội bộ Các đơn vị Theo văn bản 1
Sổ Phân phối tài liệu Văn thư 2 Lâu dài Danh mục tài liệu bên ngoài Các đơn vị Theo văn bản 3 7. BIỂU MẪU TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu Danh mục tài liệu nội bộ BM 01.01 1 Sổ phân phối tài liệu BM 01.02 2 Danh mục tài liệu bên ngoài BM 01.03 3 DANH MỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ HIỆN HÀNH ĐƠN VỊ: ___________________________ STT Tên tài liệu Mã số Lần ban Ngày ban Ghi chú hành hành
BM 01.01 - Danh mục kiểm soát tài Ngày ban hành: liệu nội bộ SỔ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT Tên tài liệu Mã số Lần Ngày Ngày Nơi Người ban ban nhận nhận nhận hành hành
BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu Ngày ban hành: DANH MỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BÊN NGOÀI HIỆN HÀNH ĐƠN VỊ: ___________________________________
Tên tài liệu Nơi ban STT Mã Ngày ban Ghi chú số/ký hành hành hiệu BM 01.03 - Danh mục kiểm soát tài liệu bên Ngày ban hành: ngoài