ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
Lê Tiến
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ TH
Ố
NG
LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY
Ngành: Công Nghệ Thông Tin
HÀ NỘI – 2009
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
• Lê Tiến
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG
LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY
Ngành: Các hệ thống thông tin
Cán bộ hướng dẫn: TS. Trần Minh
o HÀ NỘI - 2009
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
Lê Tiến
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ TH
Ố
NG
LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY
Ngành: Công Nghệ Thông Tin
Cán bộ hướng dẫn: TS. Trần Minh
HÀ NỘI – 2009
TÓM TẮT NỘI DUNG KHÓA LUẬN
Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, máy vi tính đã đi đến tới hầu hết các
cơ quan, tổ chức, cá nhân. Theo đó các tài liệu, giấy tờ, hợp đồng đã dần được chuyển
sang lưu trữ dưới dạng tài liệu điện tử (Electronic Document). Công tác lưu trữ ra đời
là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.
Việc xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu là một vấn đề không dễ dàng
đối với những người học công nghệ thông tin. Điều này càng trở nên khó khăn và phức
tạp đối với những người không có chuyên môn về tin học. Yêu cầu bức thiết được đặt
ra là phải có một hệ thống cho phép mọi người có thể nhanh chóng sử dụng để lưu trữ
và quản lý tài liệu của họ. Hệ quản trị tài liệu (DMS – Document Management
System) là một bước tiến trong quá trình xây dựng hệ thống. Nắm bắt được tình hình
và nhu cầu của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức … em đã nghiên cứu xây dựng hệ
thống lưu trữ và quản lý tài liệu. Đồng thời phát triển hệ thống đó cho phù hợp với
việc lưu trữ và quản lý tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam.
Và hệ thống mã nguồn mở Alfresco đã được em chọn để làm hệ thống lưu trữ và quản
lý tài liệu.
Mục lục
Mở đầu............................................................................................................ 1
Chương 1. Tổng quan về vấn đề lưu trữ và quản lý tài liệu...................... 3
1.1. Vấn đề lưu trữ văn bản giấy................................................................ 3
1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin............................................................ 5
1.3. Lưu trữ văn bản số.............................................................................. 5
1.4. Tổng quan về hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số
(Document Management System).............................................................. 7
1.4.1. Tổng quát hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu.............................. 7
1.4.2. Lịch sử hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu .................................. 8
1.4.3. Thành phần hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu ........................... 8
1.5. Giới thiệu một số công nghệ và giải pháp .......................................... 10
Chương 2. Xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu dựa trên
nền tảng Alfresco ........................................................................................... 12
2.1. Giới thiệu Alfresco.............................................................................. 12
2.1.1. Tổng quan về Alfresco.................................................................. 12
2.1.2 Kiến trúc mở rộng .......................................................................... 13
2.1.3 Thành phần kiến trúc cơ bản.......................................................... 15
2.1.4. Lợi ích của Alfresco...................................................................... 17
2.1.5. Sử dụng Alfresco cho quản lý tài liệu........................................... 17
2.1.6. Tính năng của Alfresco ................................................................. 18
2.2. Xây dựng và cấu hình hệ thống .......................................................... 19
2.2.1. Hệ điều hành: Windows, Linux, UNIX, MacOS .......................... 19
2.2.2. Cơ sở dữ liệu: MySQL, Oracle, MS SQL Server ......................... 19
2.2.3. Ứng dụng Máy chủ: Tomcat, Jboss............................................... 20
2.2.4. Cài đặt trên Linux.......................................................................... 20
2.2.5. Cấu hình ........................................................................................ 21
Chương 3. Lưu trữ và quản lý văn bản tại Viện Công Nghiệp
Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam......................................................... 22
3.1. Giới thiệu nhiệm vụ, chức năng của Viện .......................................... 22
3.1.1. Giới thiệu....................................................................................... 22
3.1.2. Vị trí, chức năng............................................................................ 23
3.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn................................................................. 23
3.2. Bài toán hành chính tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và
Nội Dung Số Việt Nam.............................................................................. 25
3.2.1. Tổng quan...................................................................................... 25
3.2.2. Phân tích các luồng công việc tại Viện Công Nghiệp
Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam.................................................... 26
3.2.2.1. Quản lý văn bản đến................................................................ 26
3.2.2.2. Quản lý văn bản đi................................................................... 29
3.3. Mô tả hoạt động quản lý tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm
và Nội Dung Số Việt Nam......................................................................... 31
3.3.1. Hoạt động trước đây...................................................................... 31
3.3.2. Hoạt động hiện nay ....................................................................... 32
3.4. Cấu trúc lưu trữ tài liệu trên Alfresco của Viện Công Nghiệp
Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam....................................................... 32
3.4.1. Hệ thống người dùng..................................................................... 32
3.4.2. Hệ thống thư mục cá nhân............................................................. 33
3.4.3. Hệ thống thư mục Viện................................................................. 34
3.4.3.1. Thư mục User Homes.............................................................. 34
3.4.3.2. Thư mục Văn Phòng ............................................................... 35
3.4.3.3. Thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển......................................... 36