Những điều bạn nên biết về Google Apps
(JICT) Gil Zimmermann là
giám đốc điều hành kiêm
người đồng sáng lập ra
CloudLock (một công ty
chuyên bảo vệ các dữ liệu cộng tác trên Google
Docs). Ông đã có bài viết phân tích về những nhân tố
liên quan đến bảo mật mà các nhà quản trị CNTT
trong các doanh nghiệp cần biết khi sử dụng Googe
Apps. Bài viết trên trang mashable.com
Khi các công ty chuyển các hoạt động của mình lên
đám mây, những nhà quản trị cần nhận thức về rủi ro
đối với dữ liệu của họ. Những lợi ích hiển nhiên khi
lưu trữ dữ liệu trực tuyến đó là tiết kiệm chi phí, truy
cập tức thì, các tính năng cộng tác và sự phổ biến của
Google Docs ngày một rộng hơn. Tuy nhiên, các
công ty cần phải ứng xử với dữ liệu trên đám mây
khác hẳn so với những gì họ lưu lại tại đơn vị của
mình. Người dùng cuối đã có quyền kiểm soát nhiều
hơn, buộc các phòng ban CNTT phải thực thi quyền
kiểm soát bảo mật vì lợi ích cộng tác kinh doanh dễ
dàng hơn.
Dưới đây là 5 điều cần chú ý để đảm bảo Google
Docs và các bộ phận CNTT cùng cộng sinh hiệu quả
và an toàn.
1. Quyền chia sẻ quyền kiểm soát nằm trong tay
khách hàng
Mô hình Google Docs ủy quyền kiểm soát và trách
nhiệm cho chính những khách hàng. Nó phụ thuộc
vào người dùng cuối hơn là các bộ phận CNTT trong
doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến tình trạng
thông tin được cấp cho những người lạ mặt hoặc cho
cả một nhóm trong nội bộ công ty, những người bên
ngoài tên miền hoặc phát tán rộng rãi trên internet
2. Địa điểm lưu trữ dữ liệu
Trong Google Apps, thông tin được tạo ra bởi khách
hàng và nằm ngay trong tài khoản cá nhân (thay vì
đến một địa điểm tập trung). Hơn nữa, nếu một tài
khoản bị xóa thì tất cả thông tin cũng bị xóa theo.
Vậy là sẽ không có khái niệm về máy chủ lưu trữ tập
tin chia sẻ tập trung được vận hành bởi bộ phận
CNTT. Các công ty sử dụng Google Docs cần hiểu
những dữ liệu mà người dùng có và sở hữu trước khi
xóa một tài khoản nào đó.
3. Đặc quyền truy cập
Các công ty sử dụng Google Docs cần phải xác định
và báo cáo về những ai có thể truy cập vào những dữ
liệu nhạy cảm. Điều này cần thiết không chỉ bởi nó
giữ an toàn cho dữ liệu trong môi trường cộng tác mà
còn bởi nó đáp ứng những yêu cầu về kiểm toán và
sự tuân thủ. Theo dõi những ai đang truy cập và sử
dụng dữ liệu với một sự kiểm định nghiêm ngặt chính
là một nhân tố trọng yếu để bảo vệ dữ liệu khỏi bị sử
dụng sai mục đích cả bởi người dùng cuối và các nhà
quản trị.
4. Rò rỉ dữ liệu
Những công ty sử dụng Google Docs cần phải thăm
dò những dữ liệu và đưa ra những cảnh báo khi cần
thiết. Ví dụ, một công ty có một dự án tối mật mà họ
chỉ muốn các cá nhân được chấp thuận mới có thể
biết đến. Lãnh đạo công ty này cần được cảnh báo bất
cứ khi nào dự án này được sử dụng trên Google Docs
và thay đổi quyền truy cập khi cần thiết. Điều này
giúp các dữ liệu tránh khỏi những mỗi đe dọa cả từ
bên trong lẫn bên ngoài. Google Apps hiện không có
chức năng này.
5. Mất mát dữ liệu
Bên cạnh việc bảo vệ dữ liệu, các công ty cần có khả
năng giữ lại các bản ghi, di chuyển dữ liệu và sao lưu
để không bị mất mát. Khi mà quyền kiểm soát nằm
trong tay khách hàng, các doanh nghiệp cần tự bảo vệ
mình cũng như khách hàng khỏi những hành động sai
lầm hoặc có ý đồ xấu của con người. Nguy cơ từ việc
nhân viên sẽ vô tình xóa một tài liệu hay một nhà
quản trị xóa một tài khoản (cùng với tất cả những dữ
liệu mà cá nhân đó sở hữu) còn cao hơn nhiều so với
những trục trặc hoặc sự gián đoạn trong hệ thống của
Google Docs.
Ngay cả những công ty đã hoàn tất hợp đồng chuyển
giao cho Google, các nhà quản trị CNTT vẫn đóng
một vai trò quan trọng. Ở Google, tất cả khách hàng
và dữ liệu của họ được tập trung ở một địa điểm "ảo"
duy nhất: một sự khởi hành từ những dữ liệu chưa
được cấu trúc, được phân bổ trải dài trên hàng trăm