CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM
GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:1
I, Dự án là gì?
Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt
được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.
Như vậy khái niệm dự án liên quan đến các yếu tố sau:
Kết quả dự án là một sản phẩm hoàn toàn xác định, vì vậy sản phẩm cần được mô tả về
các đặc trưng, tính năng, tác dụng, giá trị sử dụng và hiệu quả mang lại,…
Dự án do một nhóm người thực hiện: Trước hết những người thực hiện phải có những
kỹ năng và ngiệp vụ phù hợp với yêu cầu tạo ra sản phẩm, mỗi người chịu trách nhiệm
hoàn thành công việc được giao về một phần nào đó trong sản phẩm. Nhóm làm việc này
cần có những cách tổ chức quản lý làm việc sao cho năng lực của mỗi người được sử
dụng một cách tốt nhất để tạo ra những sản phẩm tốt nhất.
Thời gian: Ước lượng thời gian hình thành nên cơ sở cho lịch trình dự án. Kết thúc dự
án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất, trong khi thời gian có độ linh hoạt
bé nhất. Vì vậy việc quản lý thời gian đảm bảo hoàn tất dự án đúng hạn.
Kinh phí : Chi phí được tính toán để đạt được một mục tiêu rõ ràng đảm bảo cho dự án
được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách.
Ngoài ra thì dự án còn liên quan đến các yếu tố cũng không kém phần quan trọng sau:
Chất lượng,phạm vi hoạt động, rủi ro, phối hợp,…
-Ví dụ: công trình xây dựng nhà đa năng 17 tầng DH Công Nghiệp Hà Nội do trường làm
chủ đầu tư, được thực hiện bởi công ty xây dựng số 12 với thời gian hoàn thành trong 2
năm dự kiến hoàn thành 6-2012, với kinh phí dự kiến 100 tỷ VNĐ.
=> Dự án công nghệ thông tin là gì?
Dự án Công Nghệ thông tin trước tiên là 1 dự án bình thường nhưng có các
đặc điểm sau:
- Là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Tuân thủ các nguyên tắc công nghệ thông tin: Đi theo quy trình sản xuất và chế tạo
ra sản phẩm công nghệ thông tin.
- Tuân thủ các nguyên tắc của một dự án nói chung.
Đặc trưng của các hoạt động dự án.
- Sản phẩm đơn chiếc – duy nhất
- Chỉ làm một lần
- Người tham gia thường có chuyên môn khác nhau, được tập hợp lại
- Có lịch trình chặt chẽ
- Kết quả không chắc chắn: Sản phẩm đáp ứng yêu cầu và thỏa mãn ràng buộc – dự
án thành công, ngược lại - dự án là thất bại.
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM
GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:2
- Trong mỗi dự án khác nhau thì các đặc trưng này đặt ra nhiều vấn đề cần được
nghiên cứu và giải quyết.
Dự án kết thúc khi nào?
- Dự án kết thúc khi xảy ra các trường hợp sau:
- Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) trước thời hạn.
- Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại).
- Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa).
III, Tính thành công của một dự án:
Một dự án được gọi là thành công nếu như:
- Đáp ứng được các mục tiêu ban đầu đề ra.
- Hoàn thành trước thời hạn.
- Không vượt quá ngân sách cho phép.
- Ngược lại dự án được cho là thất bại.
Các nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của một dự án:
- Quản lý dự án kém (31%).
- Thiếu thông tin (21%).
- Không rõ mục tiêu (18%).
- Không lường trước được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc (17%).
- Các lý do khác (công nghệ, thiết bị, nhân sự,…)(12%).
- Khi một dự án do gặp nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến thất bại thì sẽ gây ra
những tổn thất vô cùng lớn: Trong thực tế chúng ta gặp rất nhiều như:
- Dự án xử lý thông tin tại SeaGames 22 của Việt Nam dự kiến kinh phí là 15 tỷ
VND, nhưng mới đến Tháng 6/2003 số tiền phải bỏ ra là gần 90 tỷ đồng.
- Năm 1995, các công ty Mỹ đã phải chi 81 tỷ USD cho những dự án bị hủy bỏ, 59
tỷ USD đầu tư thêm cho các dự án không đúng kế hoạch.
- Olympic 2004 tại Hy Lạp: chi 12 tỷ euro(cao hơn tới 10 tỷ so với dự kiến)….
Thiếu thông tin
(21%).
Không rõ mục tiêu
(18%)
Các lý do khác
(12%)
Quản lý dự án kém
(31%)
Không rõ mục tiêu
(18%)
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM
GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:3
Cách khắc phục:
Có rất nhiều cách để khắc phục sự thất bại từ dự án nhưng việc cải tổ quản lý dự
án được cho là có hiệu quả nhất, một dự án với nhân sự tốt, kinh phí cao nhưng
nếu việc quản lý chưa thật sự chặt chẽ, phù hợp và thực tế thì sẽ không đạt được
mục tiêu ban đầu đề ra và dẫn đến những thất bại.
IV, Tính khả dụng của dự án:
So sánh hoạt động dự án với hoạt động dây chuyền sản xuất:
Hoạt động dự án
Hoạt động dây chuyền sản
xuất
- Tạo ra 1 sản phẩm
- Cho ra cùng 1 sản phẩm
- Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc
- Sản xuất liên tục
- Đội ngũ nhiều chuyên môn khác
nhau
+ Khó trao đổi
+ Ngại chia sẻ thông tin
Các kỹ năng được chuyên
môn hóa
- Đội hình tạm thời
+ Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh
thần đồng đội
+ Khó có điều kiện đào tạo thành
viên trong nhóm, trong khi cần phải
sẵn sàng ngay
- Tổ chức ổn định
+ Có điều kiện đào tạo, nâng
cấp các thành viên trong nhóm
- Dự án chỉ làm 1 lần
- Công việc lặp lại và dễ hiểu
- Làm việc theo kế hoạch trong một
chi phí được phê duyệt
- Làm việc trong một kinh phí
thường xuyên hàng năm
- Bị huỷ nếu không đáp ứng mục
tiêu, yêu cầu
- Phải đảm bảo làm lâu dài
- Ngày kết thúc và chi phí được tính
theo dự kiến và phụ thuộc vào sự quản
lý
- Chi phí hàng năm được tính
dựa trên kinh nghiệm trong quá
khứ
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM
GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:4
V, Tính duy nhất của kết quả dự án
Hoạt động Dự án
Hoạt động sản xuất
Xây nhà mới (cá nhân, cơ quan)
Xây các căn hộ chung cư theo
kế hoạch hàng năm của thành phố
Nghiên cứu một đề tài khoa học
mới
Dậy học theo kế hoạch hàng
năm của nhà trường. Hướng dẫn
luận án sinh viên
Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ
Sản xuất vũ khí hàng loạt
Xây dựng một phần mềm mới, do
cơ quan đặt hàng
áp dụng một phần mềm trong
hoạt động thường ngày (quản lý kế
toán, nhân sự, vật tư, sản xuất...)
Chế tạo một loại xe máy mới
Sản xuất hàng loạt xe máy theo
thiết kế đã có sẵn, theo kế hoạch
được giao
Thử nghiệm một dây chuyền sản
xuất theo công nghệ mới
Lịch sử của quản lý dự án
Henri Fayol (1841-1925).
Với tư cách là một ngành khoa học, quản lý dự án phát triển từ những ứng dụng trong các
lĩnh vực khác nhau như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng. Ở Hoa Kỳ, hai ông tổ của quản
lý dự án là Henry Gantt, được gọi là cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát, người
đã cống hiến hiểu biết tuyệt vời của mình bằng việc sử dụng biểu đồ Gantt như là một
công cụ quản lý dự án, và Henri Fayol người tìm ra 5 chức năng của quản lý, là cơ sở cho
những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình.
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM
GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:5
Cả hai ông Gantt và Fayol đều được biết đến như là những học trò, theo trường phái lý
thuyết quản lý theo khoa học, của Frederick Winslow Taylor. Thuyết Taylor là nguyên
mẫu đầu tiên cho các công cụ quản lý dự án hiện đại, bao gồm cả cấu trúc phân chia công
việc (WBS) và phân bổ nguồn lực.
Những năm 1950, đánh dấu sự bắt đầu của kỷ nguyên quản lý dự án hiện đại. Quản lý dự
án đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngành khoa học quản
lý. Một lần nữa, tại Hoa Kỳ, trước những năm 1950, các dự án đã được quản lý trên một
nền tảng đặc biệt bằng cách sử dụng chủ yếu là biểu đồ Gantt (Gantt Charts), cùng các kỹ
thuật và các công cụ phi chính thức. Tại thời điểm đó, hai mô hình toán học để lập tiến độ
của dự án đã được phát triển. "Phương pháp Đường găng" (tiếng Anh là Critical Path
Method, viết tắt là CPM) phát triển ở liên doanh giữa công ty Dupont và công ty
Remington Rand để quản lý các dự án bảo vệ thực vật và hóa dầu. Và "Kỹ thuật đánh giá
và xem xét chương trình (dự án)" (tiếng Anh là Program Evaluation and Review
Technique hay viết tắt là PERT), được phát triển bởi hãng Booz-Allen & Hamilton thuộc
thành phần của Hải quân Hoa Kỳ (hợp tác cùng với công ty Lockheed) trong chương trình
chế tạo tên lửa Polaris trang bị cho tàu ngầm. Những thuật toán này đã lan rộng một cách
nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân.
Năm 1969, viện Quản lý Dự án (PMI) đã được thành lập để phục vụ cho lợi ích của kỹ
nghệ quản lý dự án. Những tiền đề của viện Quản lý dự án (PMI) là những công cụ và kỹ
thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án
từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng. Trong năm 1981,
ban giám đốc viện Quản lý dự án (PMI) đã cho phép phát triển hệ lý thuyết, tạo thành
cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK Guide).
Cuốn sách này chứa các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng
rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp.
VI, Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý,
giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời
gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ
thể của dự án và các mục đích đề ra. Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi
phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một
thời gian nhất định.
Một số định nghĩa khác:
- Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các
hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.