BỆNH VIỆN BẠCH MAI
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ
TRANG THIẾT BỊ Y TẾ
QT.12.HT
Người viết
Người kiểm tra
Người phê duyệt
Họ và tên
Hồ Thị Ngọc Bích
Nguyễn Hữu Bình
PGĐ.Nguyễn Ngọc Hiền
Ký
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 2/16
NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận rồi đánh dấu X ô bên cạnh)
Giám đốc
□
□
Phó Giám đốc
□
□
Phòng phòng chức năng
□
□
Các đơn vị lâm sàng
□
□
Các đơn vị cận lâm sàng
□
□
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)
Trang
Hạng mục
sửa đổi
Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi
11
Phiếu dự trù
Bỏ phiếu Dự trù kế hoạch năm
05
Sơ đồ quy
trình xuất Vật
tư TTB
Bổ sung xuất TTB, Vật tư, Phụ tùng sửa chữa
13
BB giao nhận
thiết bị
Bổ sung biểu mẫu BM.12.HT.07B
Biên bản giao nhận thiết bị cho Máy
6
5.3
Bổ sung quy định quản lý Vật tư- TTB đối với các
Viện, Trng tâm, Khoa, Phòng
BỆNH VIỆN BẠCH MAI
QUY TRÌNH
QUẢN LÝ VẬT TƯ
TRANG THIẾT BỊ Y TẾ
Mã số: QT.12.HT
Ngày ban hành: 10/12/2015
Lần ban hành: 03
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 3/16
1. MỤC ĐÍCH
Nhằm quản lý vật tư trang thiết bị y tế từ khâu dự trù, mua sắm, nhập- xuất đến sử
dụng tại các đơn vị.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với tất cả các đơn vị Viện/ Trung tâm/Khoa/Phòng trong bệnh viện
Bạch Mai.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
1. Quy chế Bệnh viện
2. Quyết định của Giám đốc Bệnh viện về việc chuẩn y đề nghị các đơn vị trúng thầu
cung cấp vật tư y tế
4. THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT
4.1 . Giải thích thuật ngữ:
Vật tư, trang thiết bị y tế, tài sản cố định: là các thiết bị máy móc sử dụng trong xét
nghiệm, chẩn đoán và điều trị cho bệnh nhân.
4.2 . Từ viết tắt:
- BGĐ: Ban Giám đốc
- VTTBYT : Vật tư thiết bị y tế
- TCKT: Tài chính kế toán
- TSCĐ: Tài sản cố định
- BBBG: Biên bản bàn giao
- TTBYT: Trang thiết bị y tế.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 4/16
5.1. Sơ đồ quá trình mua và nhập vật tư trang thiết bị y tế
Trách nhiệm
Các bước thưc hiện
Mô tả/ các biểu mẫu
Lãnh đạo
các đơn vị
- Các đơn vị căn cứ dựa trên số giường bệnh nhân
điều trị, căn cứ theo kế hoạch hàng năm đối với
TTBYT để lập Phiếu dự trù trang thiết bị theo
BM.12.HT.01 gửi Lãnh đạo Phòng Vật tư TBYT.
- Căn cứ trên mức dự trữ tối thiểu đối với hàng
tiêu hao theo máy để lập dự trù vật tư tiêu hao
theo BM.12.HT.02 gửi Thống kê kho Điện máy.
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị có thể dự
trù lẻ theo BM.12.HT.02 chuyển lãnh đạo
P.VTTTBYT phê duyệt.
Thống kê
kho máy
- Tiếp nhận dự trù các đơn vị, tổng hợp thành bảng dự
trù chung toàn bệnh viện
Lãnh đạo P.
VTTBYT/
BGĐ
- Căn cứ theo kế hoạch mua TTBYT năm
- Căn cứ theo ngân sách được phân bổ.
- Căn cứ theo dự trù của các khoa phòng được LĐ
đơn vị duyệt.
Tiếp liệu
Thống kê;
- Đối với hàng đấu thầu: Căn cứ trên kết quả trúng
thầu, theo dõi hàng về theo đúng tiến độ theo quy
trình đấu thầu chung của bệnh viện.
- Gọi hàng theo dự trù hàng tháng được duyệt.
Thủ kho
Thống kê
- Kiểm tra số lượng theo hợp đồng.
- Nguồn gốc xuất xứ, hạn dùng (đối với hàng tiêu
hao theo máy), ngoại quan…
- Kết quả kiểm tra ghi trong sổ nhận hàng, và ký
nhận 2 bên. (BM.12.HT.03).
- Đối với hàng không đạt yêu cầu: Lập biên bản,
không nhập kho và trả lại.
Phòng
TCKT
- Làm phiếu nhập (BM.12.HT.04)
* Sắp xếp và bảo quản Kho vật tư
- Nguyên tắc sắp xếp kho:
Phân loại vật tư theo chủng loại, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
Vật tư và phụ tùng máy phải để trên kệ, chống cháy nổ, mối mọt.
- Trách nhiệm của thủ kho:
Nhập xuất hàng theo yêu cầu, sắp xếp kho.
Cập nhật thẻ kho hàng ngày: kiểm tra được về số lượng và chất lượng.
Kiểm soát đáo hạn. Bảo vệ tài sản kho.
Phê duyệt
Nhận hoá đơn,
Làm phiếu nhập
Tập hợp
và lập dự trù
Xác định
yêu cầu
Nhận hàng
và kiểm tra
Theo dõi quá trình
giao hàng
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 5/16
5.2 Sơ đồ quá trình xuất vật tư trang thiết bị y tế
Trách nhiệm
Các bước thực hiện
Mô tả/ các biểu mẫu
Các đơn vị
Khoa, Phòng
- Các đơn vị làm dự trù hàng tháng và lập phiếu
lĩnh vật tư theo nhu cầu sử dụng có sự đồng ý
của Lãnh Đạo khoa (BM.12.HT.05).
- Đối với TTBYT đấu thầu; Các khoa viết sổ lĩnh
hàng theo số lượng máy đã được phê duyệt.
Lãnh đạo P.
VT-TTBYT
- Lãnh đạo phòng VTTBYT duyệt cung cấp cho
các khoa phòng.
- Thủ kho Vtư,
- NV thống kê,
- Đại diện
khoa phòng
* Đối với vật tư, phụ tùng sửa chữa:
- Kiểm tra, số lượng, chủng loại, đối chiếu với
hợp đồng (nếu có)
- Cấp phát theo số lượng đã duyệt.
- Làm Biên bản bàn giao (BM.12.HT.06)
* Đối với trang thiết bị:
- Kiểm tra, số lượng, chủng loại, đối chiếu với
hợp đồng (nếu có)
- Cấp phát theo số lượng đã duyệt.
- Làm Biên bản bàn giao (BM.12.HT.06)
- Đào tạo (đối với các TTB được yêu cầu).
- NV phòng
Vật tư-
TTBYT
- NV phụ
trách máy
của ĐV
- Bàn giao:
trang thiết bị, vật tư và các giấy tờ đi kèm:
Hướng dẫn sử dụng, bảo quản,
Sổ lý lịch thiết bị (BM.11.HT.02)
Biên bản giao nhận thiết bị (BM.12.HT.06):
(gồm 04 bản).
- NV phụ trách máy của ĐV sẽ nhập thông tin
vào sổ Theo dõi trang thiết bị y tế của đơn vị
(BM.12.HT.07).
- NV thống kê của P. VT- TTBYT dựa trên Biên
bản bàn giao để nhập vào Phần mềm theo dõi
TSCĐ của các đơn vị (BM.12.HT.07)
- Công ty cung cấp TTB hoặc Hãng SX sẽ hướng
dẫn sử dụng cho đơn vị (thể hiện trong Biên bản
nghiệm thu)
- Làm phiếu Xuất kho theo số lượng đã được
duyệt sổ (BM.12.HT.08)
Lập phiếu lĩnh
Xuất TTB, Vật tư
phụ tùng sửa chữa
Làm phiếu
xuất kho
Bàn giao trang thiết
bị và các tài liệu liên
quan
Phê duyệt