Thủ thuật về thuyết trình Powerpoint

Chia sẻ: Hoang Long | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:12

Thêm vào BST

Báo xấu

165
lượt xem 77
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Microsoft Powerpoint tích hợp trong bộ Office là một phần mềm thông dụng nhất hiện nay dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng dạy... Đối với sinh viên sắp tốt nghiệp thì đa số phải "đụng" tới Powerpoint ít nhất một vài lần cho việc thuyết trình luận văn tốt nghiệp.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thủ thuật về thuyết trình Powerpoint

Thủ thuật thuyết trình bằng Powerpoint Thủ thuật thuyết trình bằng Powerpoint Microsoft Powerpoint tích hợp trong bộ Office là một phần mềm thông dụng nhất hiện nay dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng dạy... Đối với sinh viên sắp tốt nghiệp thì đa số phải "đụng" tới Powerpoint ít nhất một vài lần cho việc thuyết trình luận văn tốt nghiệp. Một số kinh nghiệm trong việc sử dụng Powerpoint sẽ giúp các bạn sinh viên soạn được một bài thuyết trình hấp dẫn, gây ấn tượng với hội đồng giám khảo, cùng một số mẹo hay để ứng phó với những tình huống bất ngờ trong khi trình chiếu Powerpoint. Chọn màu cho dương bản Việc chọn màu sắc dương bản rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm. Cách làm như sau: Mở chương trình Powerpoint, nhấn chuột phải vào dương bản và chọn Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects. Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện, bạn chọn tiếp thẻ Custom và chỉnh các thông số sau, Color model: RGB, Red: 0, Blue: 0, Green: 155, rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, bạn đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK và Apply. Đó là màu cho dương bản thứ nhất. Với dương bản thứ hai, ba, bốn... bạn muốn cho màu giống dương bản một thì nhấn chuột phải vào dương bản một nằm ở cột dọc bên trái (thẻ Slides), chọn New Slide hay vào menu Insert > Duplicate Slide. Màu và kích cỡ cho Font chữ Chọn font chữ là một trong các font sau: Arial, VniHelve, VniTimes, màu trắng, vàng, xanh lá cây, cam (nếu bạn chọn màu dương bản như trên), kích cỡ trong giới hạn từ 2044 pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày bảng số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt). Tạo hiệu ứng cho dương bản, có nên hay không? Nhiều người cho rằng việc tạo hiệu ứng cho dương bản sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn người xem. Nhưng phải nói thật rằng cách này chỉ nên áp dụng cho các buổi trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường chỉ có 20 phút, trong thời gian này bạn chỉ có thể sử dụng tối đa 3040 dương bản, mỗi dương bản trình bày khoảng 3045 giây, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2 hiệu ứng cho chữ. Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination. Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh)... Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường được sử dụng. Nếu bạn muốn áp dụng một kiểu hiệu ứng cho toàn bộ nội dung dương bản thì vào menu Slide Show>Amination Schemes. Cửa sổ Apply
to selected Slides xuất hiện bên phải, bạn chỉ việc nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show >View Show xem thử. Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show>Transition. Cửa sổ Slide Transition xuất hiện ở bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show>View Show xem thử. Hiệu ứng Strips RightDown thường được dùng nhất. Slide cảm ơn hội đồng giám khảo Đây là slide cuối cùng, không kém phần quan trọng. Bên cạnh lời cảm ơn, bạn có thể chèn hình ảnh các bông hoa, bạn có thể tải hình bông hoa miễn phí tại địa chỉ http://www.animationfactory.com , http://diendan.vnunited.com/ (bạn vào trang web và tải những file zip tên loài hoa, ví dụ red_rose.zip). Một số phím tắt cần nhớ trong khi trình chiếu Đang trình bày ngon trớn thì một vị trong hội đồng giám khảo đột ngột bảo bạn cho xem lại một dương bản nào đó, hay kêu bạn chỉ cho họ những điểm quan trọng. Với tình huống này bạn có thể dùng phím tắt. " Ctrl P: Lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch đít hay khoanh tròn những điểm quan trọng. " Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn. " Nhấn phím Esc: Cất cây bút màu đi. " Ctrl H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình) " Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột. " Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao, nhấn lại phím này để trở về bình thường. " Page Up hay mũi tên lên: Đến dương bản trước. " Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến dương bản sau. " Nhấn số trang rồi nhấn Enter: Đến dương bản theo số trang. __________________ hãy tới và giao lưu tại softvnn.com của chúng tôi Cảm Ơn : BPvn, chrisbrownus, chuotcon289, hieuhonganh2, MyHieu Darkpower Xem hồ sơ
Gởi nhắn tin tới Darkpower Tìm bài viết khác của Darkpower 14082006, 10:32 PM #3 Darkpower Các tổ hợp phím hữu dụng trong PowerPoint Các tổ hợp phím hữu dụng trong PowerPoint Hầu hết các chương trình, phần mềm hay tiện ích đều hỗ trợ tác vụ phím tắt để giúp bạn có thể truy cập nhanh hơn ngoài việc dùng chuột thông thường. Tham gia ngày: May 2006 Đó là lý do tại sao mà trong các chương trình hay phần mềm đều cho bạn Đến từ: Cầu Giấy HN hệ thống hotkey truy cập nhanh. Chẳng hạn, trong PowerPoint, bạn có thể Bài gởi: 137 truy cập nhanh đến menu Edit > Find chỉ với tổ hợp phím Ctrl + F. Thanks: 0 Thanked 4,369 Times Cách dùng phím tắt để truy cập thì thật là nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu bạn ít dùng thì bạn cũng khó mà nhớ hết được, bạn có thể nhớ một số ít phím tắt thường dùng để quá trình làm việc của mình được nhanh chóng hơn. Kỳ này, xin giới thiệu với bạn những tổ hợp phím nóng thông dụng và hữu ích trong PowerPoint. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm từ Office Assistant của PowerPoint để tìm thêm những tổ hợp phím hữu ích cho nhu cầu sử dụng của mình. Chèn một Slide Mới : CTRL + M Di chuyển nhanh vùng soạn thảo (switch pane) :F6 hay Shift + F6 Tạo mới một file trùng tiêu đề :CTRL + D Trình chiếu Slide show : F5 Promote a paragraph : ALT + SHIFT + LEFT ARROW Demote a paragraph :ALT + SHIFT + RIGHT ARROW Apply subscript formatting :CTRL + EQUAL SIGN (=) Apply superscript formatting :CTRL + PLUS SIGN (+) Mở hộp thoại Font :CTRL + T Lặp lại lần soạn thảo trước đó :F4 hoặc CTRL + Y Mở hộp thoại Find :CTRL + F Truy cập Hướng dẫn (view Guides) : CTRL + G
Xóa một từ :CTRL + BACKSPACE Chuyển chữ in hoa :SHIFT + F3 Đánh dấu đậm :CTRL + B Đánh dấu in nghiêng : CTRL + I Chèn siêu liên kết :CTRL + K Chọn tất cả :CTRL + A Copy :CTRL + C Paste :CTRL + V Undo :CTRL + Z Save :CTRL + S Print :CTRL + P Open : CTRL + O __________________ hãy tới và giao lưu tại softvnn.com của chúng tôi Cảm Ơn : BPvn, chrisbrownus, eye2eye, hieuhonganh2, MyHieu Darkpower Xem hồ sơ Gởi nhắn tin tới Darkpower Tìm bài viết khác của Darkpower 14082006, 10:32 PM #4 Sử dụng video số trong Power Point Darkpower Sử dụng video số trong Power Point Để tạo một bản trình diễn (slide) hấp dẫn, ngoài việc phải trình bày sao cho đẹp mắt, bạn cần phải kết hợp thêm các yếu tố khác không thể thiếu như Tham gia ngày: May 2006 âm thanh (audio) và video. Hướng tích hợp video số vào Slide Power Point Đến từ: Cầu Giấy HN (PP) sẽ giúp bạn tạo ra một bài trình diễn trực quan và sinh động hơn. Bài gởi: 137 Thanks: 0 Khi video số lần đầu tiên xuất hiện, độ phân giải trung bình của màn hình Thanked 4,369 Times máy tính mới chỉ ở mức 640x480 pixel. Khi đó mức phân giải của video số là
320x240 là có thể chấp nhận đối với hầu hết người dùng. Tuy nhiên, các loại màn hình máy tính hiện nay có độ phân giải rất cao (thường là 1280x1024 hoặc có thể cao hơn) thì kích cỡ 320x240 đã không còn thích hợp nữa. Nếu bạn đang tạo ra các video để gắn vào PP, thì nên chọn độ phân giải ở mức cao nhất – có nghĩa phải vào khoảng 720x480. Liên quan tới video, thiết nghĩ chúng ta cũng nên tìm hiểu qua về công nghệ nén. Trong nhiều năm qua, chuẩn MPEG2 vẫn được coi là công nghệ được sử dụng nhiều nhất cho các loại video “màn hình rộng”. Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm Windows Media Video (MWV) của Microsoft hoặc RealVideo của RealNetworks sẽ cho chất lượng cao hơn mặc dù được phát ở cùng một tỉ lệ bit tương tự. Đối với máy tính để bàn, đã đến lúc tạm quên đi MPEG2, nhưng nếu vậy thì sẽ sử dụng định dạng nào? Xét về chất lượng, WMP và RealVideo giống nhau, nhưng Windows đòi hỏi ít bộ nhớ hơn. Điều này có nghĩa là WMP sẽ chiếm nhiều lợi thế hơn khi phát lại video trên các PC có tốc độ xử lý không cao. Thêm vào đó, WMV cung cấp các lựa chọn phong phú hơn khi tích hợp video vào PP. Sau khi lựa chọn sau định dạng phát, bạn cần phải tối ưu hoá chất lượng của video trong PP. Độ phân giải được lựa chọn thường là 720x480; tuy nhiên, nếu bạn sử dụng kích cỡ này, máy tính có thể sẽ không hiển thị hết hình ảnh theo chiều dọc (không giống TV). Chính vì vậy, để kích cỡ màn hình của video ở mức 640x480 là thích hợp nhất. Tiếp đến, bạn cần phải chuyển đổi video từ định dạng “Interlaced” (trộn) sang định dạng “Progressive” (rời). TV sử dụng định dạng Interlaced để hiển thị hai chiều cho mỗi khung ảnh. Trong khi đó, máy tính lại sử dụng định dạng Progressive để hiện thị mỗi khung ảnh trong cùng một tổng thể từ cuối màn hình lên trên đỉnh màn hình. Nếu bạn sử dụng video Interlaced trên màn hình Progressive, bạn sẽ thấy các vệt cắt, đặt biệt đối với các màn hình đặt ở độ phân giải cao. Khi đó, bạn cần chỉnh lại theo định dạng Progressive để tránh lỗi này. Rất nhiều trình chỉnh sửa không tự động tách video khi tiến hành chuyển đổi từ định dạng Interlaced sang Progressive. Do vậy, bạn cũng cần phải tách video để tăng chất lượng của chúng. Đây cũng là điểm làm nên sự khác biệt giữa các công cụ chỉnh sửa cao cấp. Khi mã hoá (encode) các tệp WMV để tích hợp vào PP, tốc độ thích hợp sẽ vào khoảng 1,5Mbit/s. Tỉ lệ mã hoá này được xem là phù hợp với nhiều định dạng khác nhau. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tăng thêm tỉ lệ này nếu cảm thấy vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của bạn. Sau khi mã hoá video, nhất là các đoạn video dài, bạn cũng cần để ý tới một yếu tố tuy nhỏ nhưng không kém phần quan trọng, đó là điểm đánh dấu (marker). Phần mềm chỉnh sửa Windows Media Encoder File Editor cho phép bạn có thể chèn thêm các“marker” vào những vị trí quan trọng trong
tệp video. Trong suốt quá trình phát lại, công cụ này có thể giúp bạn chuyển tới các đoạn cần sửa chữa một cách rất tiện dụng. PP có ít nhất 3 lựa chọn để chèn video vào bản trình bày. Lựa chọn tối ưu nhất là lệnh Insert/Movies and Sound. Khi sử dụng các lệnh này, bạn sẽ được tiếp cận với một cửa sổ video mẫu, cho phép kích hoạt và ngừng quá trình phát lại video ngay trong môi trường PP. Một lựa chọn khác là sử dụng lệnh “Object”, phát video trong môi trường WMP. Bạn kích chuột phải vào màn hình Media Player, chọn Properties để tiếp cận với các nút điều chỉnh đối tượng. Kích vào Custom để chọn tệp và cá nhân hoá các thông số phát lại, bao gồm cả khả năng chèn một một đoạn chú thích. Lựa chọn Insert Object có nhiều tính năng phát video hơn như nút điều chỉnh âm lượng, thanh trượt… Trong quá trình phát lại video trong PP, bạn có thể kích chuột phải và Media Player để sử dụng các chức năng điều khiển màn hình. Thật không may là hai lựa chọn trên lại không thể tương tác với các tệp RealVideo và Quick Time. Đối với các định dạng này và một số định dạng file khác không tương thích với lựa chọn cửa sổ gắn kèm, hoặc có nhiều đoạn video cần phát trong cùng một màn hình, bạn cần phải chèn các nút Action Button từ thanh Menu của Slide Show. Khả năng này sẽ cho phép kích hoạt bất cứ một ứng dụng nào trong PP, gồm cả màn hình phát QuickTime và RealVideo. Nhấn vào Action Button để kích hoạt ứng dụng, cụ thể là phát tệp video đã được gắn kèm, giúp người trình bày có thể tiếp cận với các phím chức năng phát lại của nhiều giao diện khác nhau. __________________ hãy tới và giao lưu tại softvnn.com của chúng tôi Cảm Ơn : hieuhonganh2, MyHieu Darkpower Xem hồ sơ Gởi nhắn tin tới Darkpower Tìm bài viết khác của Darkpower 14082006, 10:37 PM #5 Tạo Photo Album trong PowerPoint với Add In Album Darkpower Tạo Photo Album trong PowerPoint với Add In Album Tham gia ngày: May 2006 Với add in Album này, bạn có thể tạo nhanh chóng các Photo Album từ Đến từ: Cầu Giấy HN nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn từ các thiết bị kỹ thuật số như scanner, Bài gởi: 137 digital camera, hay từ các file trên đĩa… Giao diện đơn giản, các bước thực Thanks: 0 dễ dàng và nhanh chóng là các đặc điểm của add in Album này. Thanked 4,369 Times
Sau khi cài đặt, bạn có thể truy cập add in này bằng cách bấm chọn vào menu File > New > General > PhotoAlbum. Tiếp theo, bạn bấm nút OK để sử dụng. Chương trình chấp nhận cho bạn thêm các file hình ảnh từ ổ cứng (HDD), máy scanner hay camera bằng cách bấm chọn vào các nút tương ứng: “File/ Disk…”, “Scanner/Camera…”. Ngoài ra, sau khi add ảnh vào danh sách bạn có thể xoay chuyển ảnh nếu cần bằng các icon ngay bên cạnh tấm ảnh. Bạn cũng có thể thêm chú thích vào giữa các tấm ảnh khi cần, bạn bấm vào nút “New Text Box” để thực hiện việc ghi chú thích này. Trong mục “Album layout”, bạn có thể chọn số lượng ảnh cho mỗi slide với ở ô “Picture layout”. Hay thiết kế thêm vào với hai tác vụ “Frame style” (chọn kiểu trình diễn album) và “Design template” (bạn có thể lấy từ template trong PowerPoint). Add in này cũng cho bạn các template hữu ích và đẹp như dạng wedding, album baby, hay dạng Heart… Bạn cũng có thể chọn tiêu đề (caption) cho từng tấm ảnh. Theo mặc định thì tên của tập tin cũng chính là tiêu đề của mỗi tấm ảnh. Sau khi hoàn tất các lựa chọn trên, bạn bấm chọn nút “Create” để tạo album. Sau đây là một vài Tip hay cho bạn khi sử dụng chương trình : Bạn có thể sử dụng Text Box như là công cụ chuyển tiếp các slide. Chẳng hạn, như bạn muốn trình diễn mỗi slide chỉ 3 ảnh. Bấy giờ bạn chèn thêm Text Box chú thích, dùng phím lên xuống để di chuyển tới đoạn muốn chèn. Và như thế mỗi slide sẽ chỉ trình diễn 3 ảnh & một chú thích. Sau khi bấm nút “Create” thì bạn không thể chỉnh sửa lại những Slide trình diễn photo này. Để chỉnh sửa, bạn bấm chọn vào “Fit to Slide” trong phần “Frame Style”. Như thế sẽ giống như một slide bình thường và bạn có thể chỉnh sửa được. Nếu bạn sử dụng hình ảnh từ các thiết bị gắn ngoài, bạn có thể dùng Office Assistant để được giúp đỡ. Bạn bấm F1, sau đó gõ vào “Scanners and cameras” để tìm kiếm . Add In Album thích mọi Windows & phiên bản Power Point 2000 trở nên. Dung lượng 0.99 MB. Bạn có thể download tại ĐÂY __________________ hãy tới và giao lưu tại softvnn.com của chúng tôi
Cảm Ơn : duongtuan2702, hieuhonganh2, MyHieu Darkpower Xem hồ sơ Gởi nhắn tin tới Darkpower Tìm bài viết khác của Darkpower 14082006, 10:42 PM #6 Chuyển tập tin PowePoint sang định dạng Word Darkpower Chuyển tệp tin PowePoint sang định dạng Word Trong công việc hàng ngày nhất là trong công việc văn phòng phải tiếp xúc và làm việc nhiều với tệp tin PowePoint nhiều khi người sử dụng có Tham gia ngày: May 2006 mong muốn chuyển đổi định dạng tệp tin PowePoint sang một định dạng Đến từ: Cầu Giấy HN khác, ví dụ như định dạng tệp tin văn bản Word sẽ có thể thuận tiện hơn Bài gởi: 137 cho việc viết một báo cáo chẳng hạn. Thanks: 0 Thanked 4,369 Times Sau đây là một số phần mềm có thể giúp người sử dụng nhanh chóng thực hiện công việc này. 1. Convert PowerPoint của hãng Softinterface (http://www.softinterface.com) Convert PowerPoint (Convert PPT) là một phần mềm tương đối dễ sử dụng xét trên khía cạnh giao diện người dùng lẫn cách sử dụng. Phần mềm có thể chuyến đổi rất nhiều tệp tin PowerPoint cùng một lúc. Hơn thế chương trình còn cho phép người sử dụng có thể lập lịch chuyển đổi các tệp tin theo thời gian nhất định. Convert PPT có thể chạy như một chương trình bình thường hoặc chạy theo lệnh của người sử dụng hoặc có thể gọi trực tiếp từ một ứng dụng khác. Tính năng nổi bật của Convert PPT bao gồm Có thể chuyển đổi định dạng tệp tin PowerPoint sang định dạng DOC, RTF, TXT, HTM, JPG, GIF, BMP, TIF, PNG, EMF, and WMF Có thể chạy chương trình theo cách bình thường với giao diện đồ hoạ đơn giản hoặc chạy theo kiểu dùng lệnh gọi chương trình. Cho phép người sử dụng lập lịch chuyển đổi các tệp tin Dễ sử dụng Có thể lưu trữ và khôi phục cấu hình chuyển đổi tệp tin phức tạp Hỗ trợ tệp tin batch tự động. Khi chạy tệp tin batch vẫn có thể dừng giữa chừng Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau Convert PowerPoint là một phần mềm hoàn toàn miễn phí. Có thể tải phần
mềm tại đây với điều kiện cung cấp cho Softinterface địa chỉ email của bạn. Có thể tìm hiểu kĩ hơn về cách sử dụng phần mềm này tại đây Không tin tưởng vào phần mềm miễn phí và yêu cầu khả năng chuyên nghiệp hơn, người sử dụng có thể thử dùng 2. Amber PowerPoint Converter của Ozgrid (http://www.ozgrid.com) ABC Amber PowerPoint Converter có thể chuyển đổi định dang tệp tin PowerPoint sang rất nhiều định dang tệp tin khác nhau (PDF, HTML, RTF, DOC,...). Chương trình cugnx hỗ trợ tới hơn 50 ngôn ngữ khác nhau, hỗ trợ chạy tệp tin tự động batch. Đặc điểm nổi bật của ABC Amber PowerPoint Converter bao gồm Có thể đọc và chuyển đổi định dạng các tệp tin PowerPoint sang định dạng PDF (không cần phải cài đặt chương trình Adobe Acrobat), định dạng web HTML, định dang tệp tin văn bản RTF (Không cần phải cài đặt MS Word), HLP, DOC (hỗ trợ MS Word 6.0/95/972002), WRI (Windows Write 3.0/3.1), WPD (WordPerfect 5.0/5.1 dành cho DOS/5.x, Win/5.15.2 secondary, 5.0 secondary, WordPerfect 4.1/4.2), MCW (Word cho Macintosh 4.05.1), WPS (Works 4.0 cho Windows, Works 2000, Works cho Windows 3.0), DOC (Word 2.x cho Windows, Word 3.x5.x cho MSDOS, Word 6.0 cho MSDOS), SAM (Ami Pro 3.0), WSD (WordStar 4.0/7.0), RFT (IBM's RFTDCA), Clipboard Có thể lấy thông tin chung về các tệp tin PowerPoint (tiêu đề, chủ đề, tác giả, từ khoá chính, các lời bình luận thêm vào) Hỗ trợ tệp tin tự động batch Dễ sử dụng, dễ cài đặt Hỗ trợ chạy chương trình bằng lệnh DOS truyền thống Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau. Trái với Convert PPT, ABC Amber PowerPoint Converter không phải là một phần mềm miễn phí. Đây là một phần mềm có bản quyền và có tính phí sử dụng. Giá hiện nay của phần mềm là 19,95 USD. Có thểt tải phần mềm về tại đây Người sử dụng có thể xem thêm thông tin về phần mềm này tại đây Làm quen với PowerPoint Xem bai viet bang font ABC Tạ Yên Thái K41 - Khoa CNTT - ĐH TH, Hà Nội. PC World VN
Tôi đã có dịp dự một buổi trao đổi về thông tin thư viện và cách sử dụng máy tính để tra cứu thông tin. Thông tin do tác giả trình bày dựa trên các đề mục chính được hiển thị trên màn ảnh bằng trình soạn thảo Winword thông qua máy vi tính và một số thiết bị cần thiết. Thật là không gây ấn tượng khi cứ phải kéo từng dòng một. Trong khi đó hãng Microsoft đã tung ra bộ office, trong đó có PowerPoint, với các công cụ chuyên dùng, để trình diễn nội dung cần trình bày của bạn một cách súc tích và sinh động. Với kinh nghiệm ít ỏi của mình, thông qua bài viết này tôi muốn giúp các bạn có thể sử dụng phần mềm PowerPoint trong mục đích trên. Tôi sử dụng version 7.0 dành cho Windows 95. Cài đặt PowerPoint PowerPoint được cài mặc định trong office khi bạn cài bộ này trên máy. Tuyệt nhiên sẽ có hiệu quả hơn khi bạn cài thêm PowerPoint view, nó nằm trong thư mục "ppviewer" của bộ office, nó sẽ rất thuận tiện trong việc trình diễn. Ppview xuất hiện trong menu star, bạn có thể kéo một shortcut của nó ra ngoài màn hình nền nếu thường sử dụng (theo tôi tốt nhất nên cho PowerPoint và ppview nằm trong một thư mục trên menu Start). Chạy PowerPoint. Chạy PowerPoint rất đơn giản: chỉ cần click vào PowerPoint trên menu Start. PowerPoint sẽ đưa ra một hộp thoại Tip of the day, cho bạn biết thêm một số điều về nó. Lần sau nếu không muốn nó hiện lên hãy bỏ dấu kiểm ở hộp Show tip at the Startup. Tiếp theo, PowerPoint sẽ hiện ra hộp thoại yêu cầu, bạn có thể lựa chọn các mục nhằm tạo hoặc mở một slide hợp lý theo cách của mình. - Nếu chọn AutoContent Wizard, chương trình sẽ đưa ra một số câu hỏi và bạn phải trả lời cho nó, để cuối cùng các slide được tạo ra một cách hợp lý nhằm phục vụ mục đích trình diễn của bạn. - Nếu bạn chon Template, bạn sẽ phải chọn một số mẫu nền thích hợp cho slide của bạn. - Bạn cũng có thể chọn Blank Presentation để tạo slide với nền trắng để có thể tuỳ biến nó. (ở đây chúng ta đi từ slide đơn giản nhất, đó là chọn Blank). Sử dụng PowerPoint. Chúng ta bắt đầu đi sâu vào việc sử dụng PowerPoint với các thủ thuật nhỏ: * Để tạo một slide mới: Chọn insert/New Slide hoặc biểu tượng New Slide trên thanh Tollbar hoặc nhấp Ctrl + M. * Để tạo màu nền: Vào Format/Custom Background rồi chọn màu bạn thích và nhấp "Apply" cho một slide hoặc "Apply to All" cho tất cả các slide của bạn. Bạn cũng có thể chọn màu nền có sẵn của các slide mẫu bằng cách nhấp vào biểu tượng "Apply Design Template" trên thanh "Toolbar standard", sau đó chọn màu nền bạn thích. * Tạo các hình tuỳ thích: Bạn hãy nhấp vào các biểu tượng nằm trên hộp "Drawing", sau đó vẽ lên slide của mình nhằm tạo các hình theo sở thích. * Bạn chọn biểu tượng "Text box" để viết các đề mục chính trong bài phát biểu của mình. Sau đó nên đánh dấu cho các đề mục bằng cách nhấp phím phải vào hộp "Text box", chọn "bullet" và chọn các kí hiệu thích hợp".
* Bạn cũng có thể xoay các đối tượng của mình bằng cách chọn biểu tượng "Free rotate tool", hoặc vào "Draw/rotate/flip" và chọn các kiểu xoay phù hợp. * Bạn có thể thay đổi font thích hợp bằng cách chọn "Format/font". Tạo các hiệu ứng đặc biệt Nhắp vào biểu tượng "Fill color", rồi chọn "shaded" để tạo bóng cho đối tượng, đây là hiệu ứng hết sức bắt mắt để tạo ra những hình ba chiều. Bạn cũng có thể tạo các cách tô vẽ cho đối tượng của mình bằng cách chọn các mục còn lại trong Fill color. Chú ý: bạn không thể làm điều này với các đối tượng là hình ảnh. * Chọn nút "Shawdow [on/off]" để tạo hình bóng của đối tượng lên hình nền. Đây cũng là một cách làm cho đối tượng của bạn thêm phần đẹp đẽ. * Bạn có thể làm việc với các slide của mình một cách thuận tiện bằng cách nhắp vào các biểu tượng nằm phía dưới màn hình. * Để các đối tượng nằm trên hoặc dưới cho phù hợp hình thức trình bày, chọn đối tượng rồi vào menu "Draw’ chọn "Bring forward" hoặc "Send backward". * Ngoài việc cắt dán các đối tượng đã hết sức quen thuộc, bạn cũng có thể chèn các đối tượng khác như trong các phần mềm khác của bộ office bằng cách vào insert/object. Bạn có thể chèn một tài liệu Word hoặc bảng tính excel, một bản nhạc, đoạn phim hay bất cứ cái gì bạn múon. * Với các thay đổi trên đối tượng bạn có thể trở về trạng thái cũ bằng cách nhắp vào biểu tượng "Undo" hoặc "Redo". * Một trong những hiệu ứng có kết quả tốt là tạo nên những ấn tượng khi trình bày các đối tượng theo các cách khác nhau, làm tăng hiệu quả trình bày lên rõ rệt. Nhắp vào biểu tượng Animation effect trên thanh toolbar, một bảng nút sẽ hiện ra. Hãy chọn từng đối tượng và thử từng biểu tượng, sau đó nhắp biểu tượng "Slide Show" để biết kết quả Trình diễn với PowerPoint Có nhiều cách để trình diễn các slide PowerPoint. Vào "View/slide show"... hoặc nhắp biểu tượng "Slide show" bên trái phía dưới màn hình. Theo mặc định, đuôi của các file PowerPoint là *.ppt. Bạn cũng có thể đổi tên khác nếu muốn. - Khi trình diễn, các đối tượng của slide hoặc từng slide sẽ hiện ra theo từng cái nhắp chuột hoặc biểu tượng nào đó của bàn phím. Theo tôi, bạn nên cho các tiêu mục hiện ra lần lượt để dễ theo dõi. Bạn có thể dùng bút để vẽ, khoanh tròn các vấn đề quan trọng bằng cách nhắp vào nút có hình mũi tên bên dưới và chọn pen hoặc nhắp nút phải lên màn hình và chọn lựa. Bạn có thể chọn màu cho đường vẽ bằng cách vào pointer options/pen color" và chọn màu thích hợp. - Muốn kết thúc, chọn "End Show". Trình diễn với pptview.
Chọn pptview trong menu Start. Màn hình Microsoft PowerPoint Viewer hiện ra. Trong "list files of Type" chọn *. ppt và trong "Directories" chọn thư mục, trong "File Name" chọn các file cần thiết nhắp biểu tượng "Show". Việc sau đó giống như đã trình bày ở phần trên. Chọn hộp đánh dấu" Loop continuously until esc", dùng để thoát khi ấn "ESC". Hoàn chỉnh việc trình diễn. Bạn có một file t1.ppt và t2.ppt nằm trong hai thư mục khác nhau và bạn muốn trình diễn cả hai file này nhằm một mục đích nào đó. Làm thế nào? Đó chính là nhiệm vụ của Ppview. Hãy tạo một file có tên là trinhdien.lst (chú ý đuôi. lst). Sau đó bạn dùng bất cứ một công cụ nào để soạn thảo tên file này. Ví dụ ta có: - path:\t1.ppt - path:\t2.ppt .... ở đây path là chỉ đường dẫn cụ thể đến file đó.Lưu file này vào một thư mục nào đó. Lần sau muốn trình diễn file này hãy dùng đến pptview, trong "List files of the Type" chọn *.lst. chọn file cần trình diễn, pptview sẽ trình diễn các slide của t1.ppt trước và t2.ppt sau. Trên đây chỉ là những kinh nghiệm nhỏ của tôi, xin cung cấp để bạn có thể bước đầu sử dụng hiệu quả phần mềm PowerPoint.