Làm sao để tiết kiệm chi phí in ấn trong tổ
chức sự kiện
Chi phí in ấn trong tổ chức sự kiện là một khoản ngốn khá nhiều ngân
sách nhưng lại là một khoản bắt buộc phải đầu tư, làm sao để giảm
thiểu chi phí một cách tối đa nhưng vẫn không ảnh hưởng đến chất
lượng event ?
Sau đây là một số điểm nên lưu ý tham khảo để cắt giảm chi phí in ấn trong
tổ chức sự kiện:
Những công ty có xưởng in giá sẽ rẻ hơn các công ty trung gian, vì
vậy bạn nên tìm đến các công ty có xưởng sản xuất thay vì thông qua
các agency quảng cáo hay các công ty in theo kiểu "môi giới".
Liên hệ với nhiều nơi in ấn để tham khảo về giá nhằm có mức giá tốt,
tuy nhiên cần lưu ý giá cả phải đi đôi với chất lượng. Nhiều chỗ in có
giá rất cạnh tranh nhưng do họ in bằng máy in rẻ tiền nên chất lượng
không được tốt lắm, tốt nhất bạn nói họ mang một số mẫu họ đã in
đến cho bạn tham khảo thêm.
Nếu công ty bạn không có nhân viên thiết kế, nên thuê ngoài thay vì
tự làm để đảm bảo có những bản thiết kế đẹp và chuyên nghiệp. Bạn
có thể thuê các công ty chuyên thiết kế in ấn làm cho mình, thuê các
nhân viên design chuyên làm freelance hoặc tiết kiệm nhất là thuê các
sinh viên mỹ thuật, kiến trúc. Đừng bao giờ ham rẻ mà muốn nhà in
thiết kế miễn phí cho mình, những gì không có đầu tư thì không thể có
chất lượng được.
Nếu dự định in với nhiều ngôn ngữ khác nhau hoặc nhiều bản khác
nhau nhưng cùng chung một chất liệu giấy, bạn có thể tham khảo nhà
in về phương pháp in ghép bản để tối ưu hóa khổ giấy, chi phí sẽ giảm
đi rất nhiều. Bằng cách in ghép bản này, nhà in có thể in nhiều bản
cùng một lúc và in được nhiều màu khác nhau, sẽ rẻ hơn rất nhiều so
với việc in riêng mỗi bản.
Xem xét kĩ quyết định nên in offset hay không vì số lượng tối thiểu để
in offset thông thường là 1000 bản, nếu số lượng ít hơn giá thành sẽ
rất cao. Nếu in ít hơn 300 bản, nên cân nhắc việc in nhanh (in kỹ thuật
số) hay photo màu, từ 300 đến 600 bản thì xem xét giá của 2 phương
pháp in kỹ thuật số và in offset xem phương pháp nào rẻ hơn, còn nếu
trên 600 bản thì tốt nhất bạn nên in offset.
Luôn cập nhật những công nghệ mới. Hỏi nhà in về cách thức in dễ
dàng, nhanh và rẻ nhất.
Với những Event tổ chức ở nhiều địa phương khác nhau, hãy cân nhắc
chi phí giữa việc in ở một nơi rồi vận chuyển tới những chỗ khác hay
là in ở tại địa phương đó. Tập trung in ở một đầu mối rồi chuyển đến
những nơi khác sẽ giúp bạn kiểm soát về sự đồng nhất của chất lượng,
và giá rẻ do in số lượng nhiều nhưng bạn sẽ tốn nhiều chi phí để
chuyển hàng, nhất là nếu chuyển nhanh bằng máy bay, còn việc in
riêng ở mỗi địa phương thì chỉ nên tiến hành khi bạn in với số lượng
nhiều, bởi vì bạn sẽ phải cử người giám sát việc in ở địa phương đó để
đảm bảo về chất lượng, hơn nữa giá ở từng địa phương sẽ có sự chênh
lệch nhất định.
Một số điểm cần lưu ý khác khi làm việc với nhà in:
Làm rõ với nhà in về thời gian giao hàng nếu bạn không muốn bị lỡ
việc, vì có nhà in cam kết in trong thời gian ngắn nhưng cũng có nhà
in bắt bạn phải đợi 2 đến 3 tuần.
Đưa ra yêu cầu rõ ràng và chi tiết với đầy đủ các yếu tố như kích cỡ,
số trang, màu mực, số mặt giấy, độ dày, yêu cầu khác như cán màng,
gia công cấn bế, thời gian giao hàng... để tránh mất thời gian của cả
hai bên
Đối với những bản in phức tạp gồm nhiều chất liệu khác nhau, nên hỏi
ý kiến những người có kinh nghiệm về các nhà in lớn tốt nhất với các
gói in trọn gói.
Chuẩn bị sẵn file gốc trong đĩa hoặc usb, có bản in mẫu càng tốt để
đưa cho nhà in nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, tiết kiệm thời
gian và tránh sai sót. Nếu bản thiết kế của bạn có những font chữ
không thông dụng, hãy chép kèm theo các font chữ được sử dụng
trong bản thiết kế để tránh các trường hợp máy khác không hiển thì
đúng font chữ của bản thiết kế này.
Trong in ấn, chuyện bị lệch màu thường xuyên xảy ra, nhưng nếu sự
lệch màu nằm ngoài giới hạn chấp nhận được thì chúng ta phải xem
lại việc hợp tác với nhà in đó. Những chi tiết như màu logo, màu sản
phẩm... không được phép sai lệch màu quá nhiều, khi ký duyệt mẫu,
tốt nhất bạn nên chỉ vào màu mình mong muốn ở Color Chart hoặc
kèm theo 1 mẩu giấy có chứa màu sắc mà bạn cho là chuẩn và yêu cầu
bên phía in ấn ký tên cam kết là sẽ pha màu đúng theo màu bạn đưa
ra, và cam kết này lập thành 2 bản. Như vậy cũng sẽ tiện làm việc hơn
cho phía nhà in, vì nếu bạn chỉ đưa file gốc họ sẽ không biết màu thế
nào gọi là "đúng yêu cầu" của bạn vì màu trên màn hình là màu hệ
RGB, khác xa với màu in là màu theo hệ CYMK.
