ng 1: ươ T NG QUAN V CU C H P TRONG CÁC C QUAN T CH C Ề Ộ Ch Ọ Ơ Ổ Ổ Ứ
1. Khái ni mệ : Cu c h p là gì ? ộ ọ
ọ ộ ứ ủ ạ ộ ướ ả ả ệ ơ ế i quy t ộ ỉ ạ ng c quan tr c ti p th c hi n s lãnh đ o, ch đ o ề ủ i quy t công vi c thu c ch c năng, th m quy n c a ả c, m t cách th c ệ ự ự ứ ộ ứ gi ạ ẩ H p là m t hình th c c a ho t đ ng qu n lý Nhà n công vi c, thông qua đó Th tr ự ế ủ ưở đi u hành ho t đ ng trong vi c gi ệ ế ệ ạ ộ ề c quan mình theo quy đ nh c a pháp lu t. ậ ủ ơ ị
i t p trung nhau l ộ ứ ạ ớ ườ ậ i v i m c đích ụ ộ ườ ộ ậ ề ộ ọ ế ộ ự ấ ể ạ ượ ệ ế ị ng khác nhau v ý ki n và có th gây nên các v n đ . ề c ngay. ế ộ ọ ả ượ ng liên ể t đó và k t qu có th đ t đ ả ể ế ế ế ị
ng ng ứ i tham d ), tính ch t (chính th c ể ọ ố ượ ườ ự ấ ề ờ ế ự ẩ ặ ả ậ ứ ứ ơ ạ ẽ ở ề ả ự ờ ơ ch c là cu c h p đ ch c trong c quan t ổ ứ ch c, ơ - H p là m t hình th c giao ti p. Đó là m t nhóm ng ế ọ đ th o lu n, tranh cãi ho c quy t đ nh. Vì m t cu c h p th ặ ể ả quan đ n nhi u ng i, nên th ườ ườ ề ế t s h n ch nh ng s khác bi - M t cu c h p t ế ữ ộ ọ ố ẽ ạ c chu n b , cân nh c và ti n hành đ xem làm th th nào M i cu c h p đ u ph i đ ắ ẩ ề ọ đ m i th đ u t t. ứ ề ố ể ọ - Các ki u h p khác nhau v qui mô (s l ho c không chính th c), th i gian… ứ C hai lo i cu c h p chính th c và không chính th c đ u c n đ n s c n th n và quan ộ ọ tâm. Nó s tr nên ít chính th c h n khi có s th - Cu c h p trong các c quan t th ộ ọ ượ ổ ứ ng niên, h p nhi m kỳ… ộ ọ ng t ứ ề ầ và v n đ x y ra. ấ c t ệ ổ ứ ơ ch c theo đ nh kỳ, h p th ọ ị ổ ứ ườ ườ ọ
2. Các y u t nh h ng đ n cu c h p : ế ố ả ưở ộ ọ ế
ầ ườ ộ ng ng ả ầ ố ượ ọ ườ ộ i tri u t p cu c ệ ậ i tham d cu c h p cho ự ộ ọ ệ i tham d cu c h p đúng thành ph n, có ấ ắ ỹ ế ả ị ượ ầ ự ộ ọ ầ ủ c tri u t p ho c đ c m i là qu n lý các b ph n không th i đ ườ ượ ờ ấ ướ ả ủ ả ộ ọ ể ậ ộ i có đ kh năng đáp ng n i dung ứ ộ ng h p ng ợ ự ộ ọ ầ ủ ộ ọ ể ủ ọ ọ ườ ự ọ ủ ừ i d h p, tính cách c a t ng ủ ự ặ ủ
2.1.Thành ph n tham d cu c h p ự ộ ọ : - Tuỳ theo tính ch t, n i dung, m c đích, yêu c u c a cu c h p, ng ầ ủ ụ ộ h p ph i cân nh c k và quy t đ nh thành ph n, s l ế ị ọ t ki m và hi u qu . phù h p, b o đ m ti ả ệ ả ợ c m i h p ph i c ng - Qu n lý đ n v đ ườ ả ử ơ ờ ọ ả đ th m quy n, năng l c, trình đ đáp ng n i dung và yêu c u c a cu c h p. ứ ộ ủ ẩ ộ ự ề - Tr ặ ượ ệ ậ ườ tham d cu c h p, thì có th y quy n cho c p d ề và yêu c u c a cu c h p đi h p thay. - C n xem xét m c đ quan tr ng c a s có m t c a ng ứ ộ ng ầ i.ườ
h p, n i dung h p, cung c p m t s tài li u h p đ ng ấ ộ ố ể ườ ự ọ i d h p ệ ộ ọ ọ
- Thông báo gi ờ ọ chu n b tr c. ị ướ ẩ
ọ : 2.2.Th i gian h p ờ
- Phù h p v i m i ng i d h p. ớ ọ ợ ườ ự ọ
1
- Lúc m i ng i t nh táo nh t. ọ ườ ỉ ấ
- T ng n i dung h p ph i đ c phân b th i gian theo đúng l ch h p. ả ượ ừ ọ ộ ổ ờ ọ ị
- Nên có gi ngh n u cu c h p kéo dài. ờ ộ ọ ỉ ế
2.3.Không gian h pọ :
Là n i t ch c cu c h p, có nh h ng r t l n đ n s thành công c a cu c h p. ơ ổ ứ ộ ọ ả ưở ộ ọ ế ự ấ ớ ủ
T ch c phòng h p: ổ ứ ọ
- D a vào s ng i d h p. ố ườ ự ọ ự
- N i dung, tính ch t cu c h p. ộ ọ ấ ộ
- Tuỳ vào đ a đi m phù h p v i m i ng i. ợ ớ ể ọ ị ườ
- Có th h p t xa (ti t ki m chi phí và h n ch lãng phí th i gian). ể ọ ừ ế ệ ế ạ ờ
ọ : 2.4.N i dung h p ộ
Là bao g m nh ng v n đ c n đ a ra bàn b c th o lu n trong cu c h p . ề ầ ư ộ ọ ữ ạ ả ậ ấ ồ
- N i dung chính ộ
- Đ a đi m, th i gian b t đ u và th i gian k t thúc ắ ầ ể ế ờ ờ ị
- Th i gian gi i lao (n u c n) ờ ả ế ầ
- Tên ng i ch t a, tên ng ườ ủ ọ ườ i đi u khi n ể ề
- Tên các ch đ s đ c trình bày, tên ng i trình bày ủ ề ẽ ượ ườ
- Th i gian d ki n cho các n i dung ự ế ộ ờ
- Tính ch t m i ph n ấ ầ ỗ
- Tên ng ườ i ghi biên b n cu c h p ộ ọ ả
Đ i v i các cu c h p t ng k t, h i ngh , đ i h i kèm theo nghi l ộ ọ ổ ị ạ ộ ố ớ ế ộ . ễ
3. Vai trò các thành ph n tham gia cu c h p ầ ộ ọ :
3.1. Vai trò cu c h p ộ ọ :
ộ Nói chung m c đích c a b t kỳ cu c h p nào đ u nh m đ n m t quy t đ nh, m t ủ ấ ộ ọ ế ị ề ế ằ ộ hành đ ng ho c m t s thay đ i. ụ ặ ộ ự ổ ộ
3.2. Vai trò c a ng : i đi u hành ủ ườ ề
Ai là ng i đi u hành trong cu c h p ? Thông th ng là th tr ườ ộ ọ ể ườ ủ ưở ng đ n v ị ơ
ườ ệ ế ị ể ủ ố ệ ẳ ạ t theo b ng s li u rõ ràng đ d so sánh các ch ư ể ễ ả ỉ i đi u hành và th ký nên quan tâm đ n vi c chu n b bài phát bi u c a các đ i * Ng ạ ẩ ư ề ng n i dung trình bày. Ch ng h n nh các s li u tính toán bi u đ đ m b o ch t l ấ ượ ể ả ể ph i đ ả ượ tiêu cho các ho t đ ng t ộ c chu n b và trình bày t ố ờ ố ệ i các th i đi m khác nhau. ể ả ẩ ị ạ ộ ạ
2
ng trình: * Chu n b ch ẩ ị ươ
- T o v ngoài chuyên ngoài chuyên nghi p. ạ ẻ ệ
- Phân b th i gian cho t ng m c theo đúng th i gian bi u trong th m i. ư ờ ổ ờ ừ ụ ể ờ
i tham d phát bi u ý ki n. - Khuy n khích ng ế ườ ự ể ế
- Làm sáng t i hi u rõ n i dung cu c h p. ỏ ấ v n đ và các ý ki n đ giúp m i ng ế ề ể ọ ườ ộ ọ ể ộ
- n đ nh, gi cu c h p. tr t t Ổ ị ữ ậ ự ộ ọ
- Đúc k t v n đ và tham kh o s đ ng thu n c a m i ng i. ả ự ồ ậ ủ ế ấ ề ọ ườ
t m c đích, yêu c u, n i dung ch ng trình, th i gian và l ch trình ầ ộ ươ ờ ị - Quán tri ụ c a cu c h p. ủ ệ ộ ọ
- Xác đ nh th i gian t ị ỗ ườ i tham d cu c h p đ ự ộ ượ ế c trình bày ý ki n ọ
c khi k t thúc cu c h p. ế ế ậ ờ c a mình m t cách h p lý. ộ ủ - Có ý ki n k t lu n cu c h p, tr ế - Giao trách nhi m cho c quan, đ n v có th m quy n ra văn b n thông báo k t qu ệ ộ ọ ề ả ế ẩ ả ị ữ ị ch c h p theo n i dung, m c đich và đi u ch nh n i dung ụ ề ộ ộ ỉ i đa cho m i ng ố ợ ướ ộ ọ ơ ơ cu c h p đ n nh ng c quan, đ n v , cá nhân có liên quan. ế ộ ọ ơ ơ + Th ng nh t n i dung, t ố ổ ứ ọ ấ ộ t. khi c n thi ế ầ
+ Giúp cho th o lu n c a thành viên tham d cu c h p di n ra thu n l ự ộ ọ ậ ủ i ậ ợ ễ ả
+ Kh ng đ nh l i các quy t đ nh và ho t đ ng d ki n. ẳ ị ạ ự ế ạ ộ ế ị
3.3. Vai trò c a ng i th ký ủ ườ ư :
Ai là th ký trong cu c h p ? Th ng do ng i đi u hành ch đ nh ộ ọ ư ườ ườ ề ỉ ị
i đi u hành và nh ng ng i gi i trình trong ị ộ ả ậ ớ ườ ữ ề ườ ả - Chu n b n i dung (th o lu n v i ng ẩ cu c h p) ộ ọ
- G i gi y m i (kèm theo n i dung). ử ấ ờ ộ
- Vi i vi t thay th ). ế t văn b n (ho c ch đ nh ng ặ ả ỉ ị ườ ế ế
3.4. Vai trò và nhi m v ng i gi i trình và các thành viên khác : ụ ườ ệ ả
Ai là ng i gi i trình trong cu c h p ? ườ ả ộ ọ
c tr c khi đ n d cu c h p. ệ ả ủ ậ ượ ế ự ộ ọ ướ ế ộ ọ i cu c h p. ộ ọ ọ ế và tham d ng h p vì nh ng lý do đ t xu t và đ ọ ủ ủ ự h t th i gian c a ờ ế ủ c s đ ng ý c a ượ ự ồ ấ c khi cu c h p k t thúc. ướ ộ ọ ế ệ ử ộ ọ ặ
- Nghiên c u tài li u, văn b n c a cu c h p nh n đ ứ c ý ki n phát bi u t - Chu n b tr ị ướ ể ạ ẩ - Ph i đi d h p đúng thành ph n, đ n h p đúng gi ờ ầ ự ọ ả cu c h p. Ch trong tr ữ ợ ộ ườ ộ ỉ i tham d có th r i cu c h p tr i ch trì thì ng ng ể ờ ự ườ ườ c làm vi c riêng ho c x lý công vi c không có liên - Trong khi d h p, không đ ệ ượ ự ọ quan đ n n i dung cu c h p. ộ ọ - Không g i ho c nghe đi n tho i trong phòng h p. ệ ặ ế ộ ọ ạ ọ
3
- Trình bày ý ki n tham gia ho c tranh lu n t i cu c h p ph i ng n g n, đi th ng vào ắ ắ ậ ạ t quá th i gian mà ng ặ ượ ờ ộ ọ ọ i ch trì cu c h p cho phép. ộ ọ ườ c c đi h p thay, thì ph i báo cáo k t qu cu c h p cho th ộ ả ả ủ ế ủ ả ọ ọ tr ọ
ề ấ ng h p đ ườ ợ ơ ơ ắ ổ ứ ế ả ệ ề ượ ẩ i ế n i dung v n đ và không v ộ - Trong tr ượ ử ng c quan, đ n v đã c mình đi h p. ử ị ưở ch c cu c h p: ộ ọ ệ ệ i quy t. ộ ấ ướ ạ ệ ề c phân ủ ấ ả quy t công vi c thu c th m quy n c a c p ộ ế
ẩ ụ ụ ẩ ấ ỉ ạ ẩ ự ự ầ i quy t công vi c đúng th m quy n và ph m vi trách nhi m đ ề ế đ y công vi c thu c th m quy n lên cho c p trên gi ả ề ng c quan hành chính Nhà n ơ i và c p d ỉ ế ủ ưở ự ụ ệ ệ ả ệ
ọ ị ộ ọ ầ ể ộ ự ề ệ ụ ế ộ ệ ự ề ự ả ấ ử ậ ỉ ạ ề ả
ệ ng c quan. ơ ế ả ế ươ c b ủ ưở ng trình k ho ch, th c hi n c i ti n đ n gi n hoá quy trình th t c ti n ế ạ ố trí h p lý, B o đ m ch t l t ki m không ả ơ ng, hi u qu thi ệ ệ ấ ượ ủ ụ ệ t th c ti ự ự ả ả ả ế ế ợ ng. ươ
ệ ầ ử ế ợ ấ ạ 4. Nguyên t c t - B o đ m gi ả ả công; C pấ trên không cam thi p và gi d i không ệ ướ ủ t đ ph c v cho công tác ch đ o đi u hành c a - Ch ti n hành khi th c s c n thi ế ể c trong vi c th c hi n các nhi m v công tác Th tr ệ ướ quan tr ng. Không dùng cu c h p đ thay cho vi c ra các quy t đ nh qu n lý đi u hành. ế ị - Xác đ nh rõ m c đích, yêu c u, n i dung, thành ph n tham d đ cao và th c hi n ệ ầ ả và x lý công vi c, b o đ m nghiêm túc ch đ trách nhi m cá nhân trong phân công ệ ng hi u l c, hi u qu công tác ch đ o đi u hành t p trung th ng nh t, thông tăng c ố ườ su t c a Th tr ố ủ - Theo ch hành đ ượ hình th c phô tr ứ - Th c hi n l ng ghép các n i dung v n đ công vi c c n x lý; k t h p các lo i cu c ộ ề ệ ồ ự h p v i nhau trong vi c t ọ ớ ộ ệ ổ ứ ọ ch c h p m t cách h p lý. ộ ợ
4
Ch ng 2: ươ
QUY TRÌNH T CH C CU C H P Ọ Ộ Ổ Ứ
1.
ộ ọ : L p k ho ch cho cu c h p ậ ế ạ
ầ ụ ng trình nào cũng có nh ng m c đích khác nhau,m i ch ộ ươ ươ ữ ỗ ươ ụ ụ ụ ể ấ ng trình đ u h ng trình đ u ề ng trình nào cũng có ộ ấ ng đ n nh ng m c tiêu nh t ề ướ ươ ữ ụ ỗ
1.1. M c tiêu và yêu c u cu c h p : ộ ọ B t kỳ m t ch ấ ng đ n nh ng m c tiêu nh t đ nh,c th .B t kỳ m t ch h ấ ị ữ ướ ế nh ng m c đích khác nhau,m i ch ụ ế ữ đ nh,c th . ụ ể ị ộ ọ - M c tiêu,yêu c u ph i c th ,rõ ràng đ nh m tránh s nh m l n,khi n cu c h p ụ
ự ầ ế ẫ ầ ả ụ ể ướ ệ - M c tiêu ph i có tính kh thi và sát yêu c u,năng l c c a t có nguy c b đi sai h ơ ị ả ụ ụ ự ủ ổ ứ ể ằ ng và ch ch qu đ o. ỹ ạ ả ầ ả ả ệ ẽ ẫ ộ ọ
ch c.M c tiêu thi u ế tính kh thi và ngoài kh năng s d n đ n cu c h p không hi u qu ,không có ý ế nghĩa th c t ộ i v n t ế ẽ ễ ộ t c u trúc,di n bi n s di n ra trong m t ệ ả . ự ế 1.2. N i dung công vi c : ệ - N i dung,l ch trình cu c h p ghi l ộ ọ ị ả ễ ả ổ ị ễ ộ ọ ộ ể ư ộ ộ ọ ướ ự ắ ế ử ợ ỉ ệ ầ ấ ự ổ ể ả ư ỉ ặ ầ ướ ư ậ ộ ọ ẩ
ạ ắ ắ ấ cu c h p,nên vi c phác th o n i dung giúp cho ban qu n tr có cái nhìn t ng quan tr c khi di n ra cu c h p đ đ a ra s s p x p,thay đ i,ch nh s a cho phù h p v i ớ ổ ỏ tính ch t và đ c đi m cu c h p.Công vi c nào là c n thi t,công vi c nào thì nên b ế ệ ộ ọ ệ qua,cái nào c n ph i ch nh s a.N i dung nh v y đă h p lý ch a.Có s t ng duy t ợ ộ ử c khi chính th c ti n hành cu c h p. cu i cùng tr ứ ế - N i dung,l ch trình cu c h p c n đ ị ậ ị ự ướ ầ ộ ọ ệ ự ộ ọ ầ ượ ự ự ệ ộ ọ
ng trình sao cho h p lý ươ ố ủ ủ ễ ớ ố c chu n b th t chu đáo,lên l ch c th tu n t ụ ể ầ ự ộ ị ng trình,công c c n th c hi n.Th c s thì n i dung cu c h p chính là ch các b ươ ộ ộ vi c c n th c hi n trong cu c h p.Đ có cu c h p thành công thì c n xây d ng m t ự ầ ể ệ ầ n i dung,l ch trình hoàn ch nh,có khoa h c.S p x p các ch ộ ợ ọ ỉ nh t.Nh v y m i giúp cu c h p di n ra suôn s ,theo ý mu n ch quan c a ban ấ ộ ọ qu n tr và h n ch nh ng sai sót có th m c ph i. ể ắ ả ộ ọ ắ ế ẻ ả ị ư ậ ạ ế ữ ị
ị ộ ọ ệ ch c và th c hi n ệ ổ ứ ự ệ ế
ữ ế ầ c in n,ghi chép c n th n,chu n b th t đ y đ ,chu đáo t t,các lo i văn b n,h s c n có. ả ạ b n báo ị ậ ầ ủ ồ ơ ầ ừ ả ả ượ ẩ ấ ễ ế ắ 1.3. Chu n b tài li u ệ : ẩ - Tài li u trong cu c h p là nh ng tài li u có liên quan đ n vi c t ữ ệ cu c h p. ộ ọ - C n ti n hành thu th p nh ng thông tin c n thi ầ ậ ế Tài li u ph i đ ệ cáo,b n t ả ưở đ ng c a t ộ ậ ẩ ạ t tình hình ho t ng trình,di n văn đ n các lo i tài li u khác nh b n tóm t ệ ạ ch c,b n cam k t,phi u đánh giá,th m i h p,th góp ý,b n t ng k t… ả ổ ủ ổ ứ ả ư ả ư ư ờ ọ ế ế ế
5
ị ị ờ c th i ấ ượ ừ ế t ki m đ ệ c m c tiêu mà cu c h p đ ra. ộ ọ ậ ợ ề ộ ầ ầ ế ố ộ ọ c qu th i gian cho ị ỹ ờ ượ ứ ộ ọ i d h p. ườ ự ọ ị ể ụ ờ i đa th i gian lãng phí,vô ích trong m t cu c h p.C n đ nh th i ờ ụ ể ễ ữ ộ ọ ủ ể ộ ọ ớ ề i tham gia thì có th t i tham gia thì có th t ể ổ ứ ở ch c ch c ngay ể ổ ứ ộ ộ ườ ộ ộ ầ ườ ườ ch c. ổ ứ bàn gh ,n ừ ệ t b chuyên d ng cho cu c h p nh là micro,loa,máy chi u…S p x p ch ả ượ ụ ư ỗ ắ ạ ế ậ ọ t đ và không khí trong phòng ph i th t d ch u t o c m giác tho i mái khi ổ ọ ậ ễ ị ạ ả ệ ộ ả ả ể : 1.4. Xác đ nh th i gian và đ a đi m ờ Xây d ng th i gian bi u cho cu c h p th t h p lý nh t sao cho v a ti ự ộ ọ ờ gian v a đ t đ ừ ạ ượ C n h n ch t ạ gian,ngày tháng c th di n ra cu c h p sao cho nó đáp ng đ phép c a ph n l n nh ng ng ầ ớ Đ a đi m di n ra cu c h p: ễ + Cu c h p l n,mang tính quy mô,thu hút nhi u ng ng đ r ng,cu c h p n i b c n ít ng m t h i tr ủ ộ ộ ọ trong văn phòng ch c năng c a c quan t ủ ơ ứ + Phòng h p c n ph i đ c trang b đ y đ ,chu đáo,ti n nghi…t ế ướ c ị ầ ủ ọ ầ u ng,các thi ắ ế ộ ọ ố ế ị ng i th t trang tr ng và ngăn n p t o b u không khí cho bu i h p th t nghiêm ầ ậ ồ trang.Nhi ng i h p. ồ ọ
ả ư ả ữ ề ẽ ấ ủ ơ ạ i tham gia;bu i liên hoan,b a ti c ghi nh n n ổ ể ư ườ ấ ị ợ ữ ệ ậ
ữ ườ ụ ể ự ạ ả ậ ả ẫ ộ ướ ế ị ư ế ộ ọ ớ ộ ọ ầ i các n i dung,ý ki n và quy t đ nh chính c a cu c h p.Th ký cũng ứ c và sau cu c h p. ướ ư ộ ọ ệ ậ ầ ế ị ủ ế ặ ả ộ ọ ộ ả i c ng tác:c n tham gia m t cách tích c c vào cu c h p b ng cách đóng ộ ọ ự ằ ầ ộ ng. 1.5 D trù kinh phí : ự ộ ừ Các cu c h p đ u s m t c a c quan m t s kho n kinh phí nh t đ nh.Tùy thu c t ng ộ ố ộ ọ cu c h p c th mà ban lãnh đ o có th đ a ra nh ng kho n chi h p lý,nh kinh phí in ộ ọ ụ ể c u ng ph c v cho ng n tài li u,n ỗ ụ ụ ấ ệ ướ ố i… l c đóng góp c a m i ng ườ ủ ọ ự i th c hi n 1.6 Lên k ho ch phân công nh ng ng ệ : ế ạ ự i thích m c đích,m c tiêu,khó khăn và +Lãnh đ o:nên đi u khi n cu c h p và gi ụ ộ ọ ạ ả ề ph m vi quy n h n.Ch u trách nhi m và theo dõi tình hình th c hi n sau cu c h p. ị ệ ệ ề ạ ộ ọ ề i quy t v n đ và ng d n nhóm thông qua các cu c th o lu n,gi +Chuyên gia:h ế ấ quá trình đ a ra quy t đ nh trong cu c h p,đóng góp ki n th c chuyên môn khi đ ượ c yêu c u.Có th ch u trách nhi m v i công vi c h u c n tr ể ị ệ +Th ký:ghi l ạ ư có th d th o các biên b n ho c b n ghi chép sau cu c h p. ể ự ả +Ng ườ ộ góp ý ki n và th o lu n đúng h ả ế ướ ậ
Chu n b n i dung các cu c h p:
ẩ ị ộ 2. - N i dung các cu c h p ph i đ c c quan, đ n v đ ị ượ ơ ị ỹ ầ c phân công chu n b k , đ y ẩ ộ ọ ộ đ , chu đáo, đúng yêu c u và th i gian. ủ ầ ữ ữ ộ ấ - Nh ng v n đ liên quan đ n n i dung cu c h p và nh ng n i dung, yêu c u c n ầ ầ c thành văn c chu n b đ y đ tr i cu c h p ph i đ ộ ọ ả ượ ơ ờ ộ ộ ọ ộ ọ ả ượ ị ầ ủ ướ ẩ ả ổ ế ề trao đ i, tham kh o ý ki n t ế ạ b n.ả - Đ i v i nh ng tài li u dài, có nhi u n i dung, thì ngoài b n chính còn ph i chu n b ả ả ẩ ị ữ ề ộ
ố ớ thêm b n tóm t ả i ch trì cu c h p ph i l p k ho ch t - Ng ch c cu c h p theo m u: HC – 05 – ệ t n i dung. ắ ộ ộ ọ ả ậ ủ ế ạ ố ứ ộ ọ ẫ ườ BM01.
6
- Ng ch c cu c h p ph i chu n b thêm các n i dung sau đây: (B ng checklist ẩ ả ả ộ ọ ộ ị i t ườ ổ ứ các bu i h p). ổ ọ
ng trình cu c h p, b ộ ọ ờ ọ c ti p theo là b n ph i g i thông báo m i h p ả ử Thông báo m i h p ờ ọ : ươ ạ ự ỏ ộ ọ t tr ế ướ ấ ộ ọ ướ ị
ế c khi cu c h p b t đ u. ắ ầ c ghi theo m u: HC – 05 – BM02 và ph i đ ự ộ ọ ượ ằ ẽ ờ ọ ộ c ghi rõ nh ng n i ể ướ ẫ ả ượ ữ
3. Sau khi lên ch ướ ế đ n các thành viên tham d . Trong thông báo m i h p b n cũng nên h i xem các thành ờ ọ ạ ế c ch viên tham d cu c h p có mu n bi ng trình cu c h p không? N u có yêu ế ươ ố ự ộ ọ ch c ứ ổ ứ c u thì l ch trình cu c h p ph i g i ít nh t m t ngày tr c ngày chính th c t ầ ộ ả ử ữ c các ý ki n đóng góp c a nh ng cu c h p. B ng cách này b n có th thu th p đ ủ ậ ượ ạ ộ ọ thành viên s tham d cu c h p tr ộ ọ Gi y m i h p đ ấ dung sau đây:
i tri u t p và ch trì; ủ ườ
ờ i đ ườ ượ ự
c m i tham d . ự ệ ế ộ ợ ộ ấ ợ ộ a) Ng ệ ậ b) Thành ph n tham d ; ự ầ c m i tham d ; c tri u t p; ng c) Ng i đ ệ ậ ườ ượ d) N i dung cu c h p; th i gian, đ a đi m h p; ị ộ ọ ộ ọ ờ ể c tri u t p ho c đ đ) Nh ng yêu c u đ i v i ng i đ ố ớ ờ ặ ượ ệ ậ ườ ượ ầ ữ c ngày h p ít nh t là 3 ngày làm vi c, kèm theo là c g i tr Gi y m i h p ph i đ ấ ọ ả ượ ử ướ ờ ọ ấ tài li u, văn b n, n i dung, yêu c u và nh ng g i ý liên quan đ n n i dung cu c h p, ọ ệ ữ ầ ộ ả tr tr ừ ườ 4.
ng là th tr ộ ọ ộ ọ : Đi u hành cu c h p - Đi u hành cu c h p th ộ ọ ng h p các cu c h p đ t xu t. ề ề ng c quan. ơ ủ ưở ườ
- Đi u hành cu c h p theo đúng k ho ch ch ng trình đã đ nh tr ế ạ ộ ọ ề ươ ị c ướ
- L ng nghe các ý ki n trình bày trong cu c h p ộ ọ ế ắ
- T p trung vào các ch đ c a ch ng trình ủ ề ủ ậ ươ
- Làm rõ ý ki n m i ớ ế
- Khuy n khích ng ế ườ i phát bi u ể
- T p trung vào các ý kiên, không ph i t p trung vào ng i nói. ả ậ ậ ườ
ộ ọ : 4.1. Khai m c cu c h p ạ
ng thì chánh văn phòng ( th ký) là ng ườ ở ầ ộ ọ ươ ế ạ ủ ọ ư ủ ặ Th i m đ u, nói lý do cu c h p, báo cáo s ố v ng m t và m i ch t a lên ch trì cu c h p thông qua k ho ch ch ộ ng trình cu c ắ h p bao g m th i gian b t đ u khai m c và d ki n b m c và nh ng quy trình c th . ụ ể ọ ườ ộ ọ ạ ự ế ế ạ ắ ầ ờ ờ ữ ồ
Th ký ghi biên b n cu c h p, xác đ nh hình th c ghi phù h p. ộ ọ ư ứ ả ợ ị
Cu c h p đ ch c đúng gi c t , không nên đ i ng ộ ọ ượ ổ ứ ờ ợ ườ i tham d đ n mu n. ự ế ộ
ộ ọ ạ ộ ộ ố ụ ể ẫ ả Đ t o không khí tho i mái cho cu c h p có th áp d ng m t s ho t đ ng d n nh p ậ nh văn ngh , hình nh, đo n clip…. ể ạ ư ệ ả ạ
7
ệ ớ ệ ể ạ ầ th t c khi gi ớ ể i thiêu theo m t tr t t ộ ậ ự ứ ự ự i thi u đ i bi u theo danh sách c n ki m tra s có ủ theo ch c v ho c v trí c a ứ ụ ặ ị i thi u đ i bi u : tr Gi ể ớ ướ ạ m t c a các đ i bi u và gi ặ ủ ể ạ đ i bi u đ m b o đ y đ và chính xác. ầ ủ ể ạ ả ả
4.2. Thông qua n i dung cu c h p ộ ộ ọ :
i đi u hành cu c h p thông qua n i dung cu c h p nh đã chu n b ( có th ộ ọ ư ẩ ị ể ườ ề Ng tham kh o ý ki n đ xu t tr ộ c khi thông qua). ộ ọ ề ấ ướ ế ả
Truy n đ t m c đích và k t qu mong đ i ợ ụ ề ế ả ạ
Làm rõ thành ph n tham d và các cu c trao đ i đ ổ ượ ự ầ ộ c mong đ i ợ
i n m đ ả ả ả ọ ườ ắ ượ ộ c n i Tóm t t ng n g n m c tiêu cu c h p, ph i đ m b o m i ng ộ ọ ọ ắ ắ c m c tiêu đã đ ra. dung đ đ t đ ề ể ạ ượ ụ ụ
t l p các quy đ nh, các xung đ t s gi i quy t nh th nào ví d b phi u hay ế ậ ộ ẽ ả ị ư ế ụ ỏ ế ế Thi bi u quy t b ng hình th c d tay…. ể ứ ơ ế ằ
c ghi thành biên b n. Trong tr ả ượ ộ ọ ả ườ ợ ng h p ễ t, thì t ổ ứ ộ ọ ế - Biên b n cu c h p ph i g m nh ng n i dung chính sau đây: - N i dung di n bi n c a cu c h p ph i đ ế ủ ch c ghi âm, ghi hình cu c h p. ữ ộ c n thi ầ ả ộ ọ ả ồ ộ
a) Ng i ch trì và danh sách nh ng ng ườ ủ ữ ườ i tham d có m t t ự ặ ạ i cu c h p; ộ ọ
ấ i cu c h p; ộ ọ ữ ế ề ượ ể ủ c trình bày và th o lu n t ườ ế ạ i cu c h p. ộ ọ ơ ậ ủ ấ ệ ế ậ ơ b) Nh ng v n đ đ ả ậ ạ i tham d cu c h p; c) Ý ki n phát bi u c a nh ng ng ự ộ ọ ữ c đ a ra t d) K t lu n c a ch to cu c h p và các quy t đ nh đ ượ ư ế ị ủ ạ ộ ọ ọ ộ ả ộ ọ ệ ế ả ị ượ c iử cho các cơ
- Ch m nh t là 5 ngày làm vi c sau ngày k t thúc cu c h p, c quan, đ n v đ ả ằ t, th c hi n. ệ
giao trách nhi m ph i ra thông báo b ng văn b n k t qu cu c h p, g quan, đ n v , cá nhân có liên quan bi ế ự ơ ị
4.3. Báo cáo k t qu cu c h p tr ả ộ ọ ế ướ : c
i đ c h t biên b n ho c ch ả ủ ể ử ườ ọ ế ướ ả ỉ ầ c, có th c ng ữ ọ ế ạ ấ ộ ề ả ế ầ ử ổ ổ Thông qua biên b n c a kỳ h p tr ặ ộ ố ấ đ c ph n quy t đ nh và k ho ch hành đ ng, nêu nh ng v n đ n y sinh, m t s v n ọ ế ị đ có trong biên b n nh ng ch a đ c bàn đ n, xin ý ki n c n s a đ i b sung…trên ả ề c s đó đ ngh đi u ch nh n i dung kỳ h p l n này: ị ề ơ ở ư ượ ộ ế ọ ầ ư ỉ ề
ấ ề ế i quy t các v n đ ả i hoà các xung đ t ộ ổ ư ữ ế
ể ề ổ ế
Văn b n thông báo k t qu cu c h p bao g m nh ng n i dung chính sau đây: • Phân tích và gi • T v n và gi ư ấ ả • Th o lu n, trao đ i quan đi m và đ a ra nh ng ki n ngh ậ ị ể ả i v n đ và t o đ ng c • Nh c l ơ ạ ắ ạ ấ ộ • Xúc ti n thay đ i ki n th c, k năng và quan đi m ế ỹ ứ ế c ý ki n và h i âm • Nh n đ ậ ượ ồ ng h i đáp • Tăng c ỏ ườ ế ả ộ ọ ữ ả ồ ộ
8
i ch trì cu c h p v các v n đ đ c đ a ra t ế ậ ủ ườ ủ ọ ề ượ ư ề ấ ộ ạ ộ i cu c
i có th m quy n đ i cu c h p v vi c gi ủ ẩ ạ ề ệ ả ế i quy t a) Ý ki n k t lu n c a ng ế h p;ọ b) Quy t đ nh c a ng ế ị ườ các v n đ có liên quan và phân công trách nhi m t ề ề ượ ư ệ ấ c đ a ra t ổ ứ ộ ọ ch c th c hi n. ệ ự
: 4.4. Thông qua n i dung ch đ cu c h p kỳ này ủ ề ộ ọ ộ
ọ
ủ
ộ ọ
ạ
ế
ộ ế
ắ ụ ằ
ộ
ả ệ ượ
t ng n g n m c tiêu c a cu c h p. • Tóm t ụ ắ • Xác đ nh m c đích cu c h p. ộ ọ ị • K t thúc b ng vi c xác nh n và m t k ho ch hành đ ng c th . ậ ụ ể ệ • Phát hành biên b n cu c h p ộ ọ ả ộ ọ ả
ẩ ọ ị
ệ ộ ọ ả ụ ề ứ ầ ộ đó vi c ghi chép là quan tr ng, vì v y b n c n các biên b n chi ti ậ ạ ầ ả ả ọ ả ể ệ i ch u trách nhi m cho các quy t đ nh đó. Tóm l ị c ghi chép đ y đ – đi u này giúp ượ c i, các biên b n càng ạ ề ầ ủ ế ị ượ ắ ọ c chu n b và phân lo i m t cách nhanh chóng và d dàng.
- Biên b n cu c h p ghi chép các quy t đ nh và các công vi c đ c thông qua. Đi u ề ế ị quan tr ng, các biên b n này là tài li u tham kh o chu n b cho các cu c h p k ti p. ộ ọ ế ế - Cách th c phát hành biên b n cu c h p ph thu c vào t m quan tr ng c a v n đ ủ ấ ọ t cu c h p. và ộ ọ ệ ế ở t kê các quy t đ nh đ ng h p khác, biên b n h p có th là danh sách li Trong tr ọ ườ ợ ế ị thông qua và ng ả ệ ườ ng n thì càng t t mi n là các thông tin quan tr ng đ ố ễ cho các biên b n đ ả ượ
ễ ạ ẩ ộ ị
ả ủ ườ ộ ọ ế ệ ồ ể t là n u phát hành ngay trong ngày k t thúc cu c h p, đi u này t o n t ế ng trình h p thì ph i đ m b o m i ng i n m đ ươ ề ả ộ ọ ả ả ế ạ ấ ượ ườ ắ ồ ặ i ch trì cu c h p có th phát hành biên b n sau 24 ti ng đ ng h đ c t. ng r t t ấ ố ượ ộ c n i ọ ề ế ọ ế ả c quy t đ nh nào, b n c n ph i ạ ầ ế ị ượ
ộ ọ ượ ế ả ị ả ế ạ ợ ọ c m c tiêu đã đ ra. ư ẫ i ti p t c th o lu n ậ ườ ế ụ i pháp đ ư ư i quy t v n đ đó trong t ươ ề ế ấ ra kiên đ nh trong tr ườ ị ả ỏ ề ổ ọ ầ c trong cu c h p, ph i xác đ nh c n ng lai và b sung vào k ho ch th i gian ng h p nh ng ng ỏ i d h p đi tr ch kh i ườ ự ọ ộ ậ ổ ữ ị ẽ ả ể
- N u ng ế bi - N u không phân phát ch dung h p đ đ t đ ụ ể ạ ượ - N u bu i h p kéo dài mà v n không đ a ra đ ổ ọ ngăn không đ m i ng ể ọ ả - N u còn đi u gì đó ch a đ a ra gi ề ph i làm gì đ gi ể ả ả ờ c a d án. B n ph t ệ ủ ự ạ v n đ đang tri n khai trong bu i h p và đ ngh s th o lu n trong m t cu c h p ộ ọ ề ấ khác. - X p l ch cho cu c h p ti p theo vào cu i bu i h p hi n t ế i ệ ạ ộ ọ ổ ọ ế ị ố
4.5. Đi u hành th o lu n ậ : ề ả
ả ư ế ậ ờ t có th giành th i gian cho các v đ i bi u đ c tài li u) Đ m b o th i gian cho các thành viên tham d th o lu n và đ a ra ý ki n (n u c n ế ầ ả thi ế ự ả ọ ể ị ạ ể ệ ờ
Tóm t t ý ki n, c t ngang nh ng ý ki n l p l ắ i ế ặ ạ ữ ế ắ
ạ ữ ả ạ i c tình áp đ t ý ki n. Nên t o m t không khí thân m t, tho i mái nh ng cũng tránh nh ng xúc ph m cá ộ nhân. H n ch nh ng ng ặ ậ ườ ố ế ữ ư ế ạ
Tránh l c đ , các ý ki n th o lu n ph i đi đúng h ng. ạ ề ế ậ ả ả ướ
9
ợ ườ ư ế ư ả ư ế ả ữ ố ắ ọ ằ ự ữ ậ ch c b phi u. ng h p ph i đ a đ n nh ng quy t đ nh quan tr ng nh ng ch a k t thúc Trong tr ế ị th i gian giành cho th o lu n, c g ng đi đ n k t lu n b ng cách d a trên nh ng ý ế ế ki n n i b c c a các đ i bi u tán thành ho c t ặ ổ ứ ỏ ạ ờ ế ổ ậ ủ ậ ể ế
Kh ng đ nh l i các quy t đ nh và các ho t đ ng d ki n. ẳ ị ạ ự ế ạ ộ ế ị
ng h ươ ướ ụ ủ ng k ho ch th c hi n, xác đ nh nhi m v c a ế ạ ự ệ ệ ị ế ị Tóm t t ng ng ừ t l i ngh quy t và ph ắ ạ i. ườ
c bàn b c đ n mà th i gian cu c h p đã k t thúc, chúng ta có ạ ế ộ ọ ế ờ ấ Nh ng v n đ ch a đ ề ư ượ th hoãn đ n cu c h p sau. ộ ọ ế ữ ể
ộ ọ : 4.6. B m c cu c h p ế ạ
ế i đi u hành thông báo b m c cu c h p, nh n xét theo dõi th i gian di n bi n ộ ọ ề ễ ờ Ng ế ạ cu c h p và thông báo đ a đi m th i gian cho cu c h p ti p theo. ờ ể ậ ộ ọ ườ ộ ọ ế ị
ế ữ ả ộ ọ ộ ố ệ ề ấ ố ớ ề ễ ữ
ơ ở ộ ố ể ở ả ử ờ ấ ọ các d u đ u dòng. Hãy đ m b o r ng ph i g i l ự ộ ọ ườ ắ i đã tham d cu c h p. Ch c ch n m i ng ệ i s hài lòng khi h đ ờ ắ ự ọ ệ ế Khi cu c h p đã k t thúc, b n v n còn ph i làm m t s vi c khác. Hãy h th ng và tóm ạ ẫ ệ ố ộ ọ i quy t, nh ng i các ghi chú v di n ti n c a cu c h p, nh ng v n đ đã đ t l ữ t c gi ế ủ ế ả ượ ắ ạ t này đ vi c c n làm đ i v i nh ng v n đ c n đi sâu phân tích thêm. B n tóm t c ượ ấ ắ ả ề ầ ệ ầ ấ t nh t biên b n h p. Không nên trình bày quá dài dòng- t l p trên c s các thông tin t ố ả ừ ậ i cám n nh ng là m t s đi m ữ ả ơ ầ ng c đánh giá ọ ượ ọ cao vi c đã dành th i gian d h p. Hãy c p nh t k ho ch th i gian c a d án d a vào ủ ự ậ ờ các báo cáo ti n đ th c hi n công vi c t ả ả ệ ạ ộ ự đ nh th i gian cho cu c h p ti p theo, kèm theo nh ng yêu c u c n ph i đ t đ ả ạ ượ ị ự i cu c h p, trong đó c n đ m b o vi c n ệ ấ ầ c. ầ ấ ả ằ ườ ẽ ậ ế ạ ộ ọ ữ ộ ọ ế ờ
c c p nh t cho m i ng i đã tham d ệ ượ ậ ậ ọ ườ ự Ph bi n k ho ch th i gian công vi c đã đ ổ ế ế ạ ờ cu c h p. ộ ọ
5.
ộ ọ : T ng k t cu c h p ổ ế
ổ ế ộ ạ ế ạ ổ i các n i dung chính đ nh ng ng ườ ể ố ờ ể ữ ớ ữ ả ộ ọ ạ ố ấ ị ộ ọ ầ ố ộ ờ i tham d có cái K t thúc cu c b n nên t ng k t l ự ộ nhìn t ng quát và xuyên su t cu c h p; đ ng th i ghi nh nh ng đi m đã th ng nh t. ấ ồ Trong ph n cu i cu c h p này, b n cũng nên dành m t kho ng th i gian nh t đ nh cho ph n th o lu n nhóm. ầ ả ậ
c: ộ ọ ả ạ ể ệ ượ
ư ế
ề
ự
ế ầ ậ ạ ạ ơ ị - Th ký ghi biên b n h p xem xét c a lãnh đ o. N i dung ph i th hi n đ ủ ả + K t qu cu c h p. ả ộ ọ + Các bi n pháp kh c ph c ụ ắ ệ + Các ch tiêu đ ra ỉ -Th c hi n các bi n pháp: ệ ệ ể Đ i di n lãnh đ o s l p k ho ch và yêu c u các đ n v cùng l p k ho ch tri n khai th c hi n các bi n pháp trên. Sau đó trình Giám đ c phê duy t và th c hi n. ạ ẽ ậ ệ ế ự ạ ệ ệ ự ệ ệ ố
10
ệ : - Đánh giá hi u su t làm vi c ệ ấ
ắ ề ườ ự ầ ộ ọ ệ ế ấ ả ạ ẳ ả ạ ề ẩ i lo l ng v các cu c h p đánh giá năng l c th c hi n. Vì th hãy xây +Nhi u ng ự ề ệ đ u đ m i ng d ng b u không khí h p tác, thân thi n ngay t i c m th y tho i mái, ể ọ ừ ầ ợ ự ườ ả i m c đích c a vi c đánh giá và các d ch u và không quá căng th ng. Sau đó hãy xem l ễ ị ệ ủ ụ l i ích tích c c cho c hai bên. Đi u này s chu n b v m t tâm lý cho c b n và nhân ẽ ị ề ặ ả ợ viên, đ ng th i làm tăng kh năng đ i tho i. ạ ự ờ ả ồ ố
ầ ự ệ ủ ề ạ ể ủ ẩ ắ ể ượ ạ ệ ừ ữ ứ ằ ạ ắ ữ ả ấ ữ ượ ư ầ ố
ụ ệ ả ọ ượ ể ế ủ ế ầ đánh giá công vi c c a mình. Đi u này s giúp +Ti p theo, hãy yêu c u nhân viên t ẽ ế c quan đi m c a nhân viên và ngăn b n không can thi p quá nhi u vào b n hi u đ ề ạ ế i cho đ n cu c h i tho i. Hãy l ng nghe c n th n nh ng gì nhân viên nói. Đ ng ng t l ắ ờ ậ ộ ộ khi nhân viên đã trình bày xong. Hãy ch ng minh r ng b n đang l ng nghe b ng cách ằ c: "Theo nh ng gì anh nói thì anh đang c m th y mình l p l i nh ng gì b n đã nghe đ ặ ạ ượ ạ ặ c m i m c tiêu v báo cáo doanh s hàng tu n, nh ng anh cũng đang g p đáp ng đ ứ ề ọ ph i khó khăn trong vi c liên h nh ng khách hàng quan tr ng đã đ ả c giao, có ph i ệ ữ không?". M t khi nhân viên đã nói rõ h t ý ki n c a mình, hãy chuy n sang ph n đánh ộ giá c a b n. ủ ạ
đi m b t đ ng. M t l n n a, hãy t o c h i đ nhân ế ỏ ể ạ ơ ộ ể ộ ầ ữ ấ ồ + Khuy n khích nhân viên bày t viên đ a ra quan đi m c a mình. ư ủ ể
ườ ư ữ ệ ậ ộ ọ ả ế ờ ề ấ ụ ủ ạ ệ ủ + Tránh nói chung chung nh : "D ng nh anh không đ h t tâm trí vào công vi c c a ể ế ư ư mình", mà hãy có nh ng l ể i nh n xét c th liên quan đ n công vi c, nh : "Tôi đ ý ụ ể ế r ng anh ch ng đ a ra đ xu t nào t ả i các cu c h p c i ti n d ch v c a chúng ta c . ằ ị ư ẳ T i sao v y?". ạ ậ
t kê m i thi u sót hay th t b i. Hãy t p trung ầ ấ ạ ế ậ ọ + Hãy ch n l c. B n không c n ph i li ạ vào nh ng v n đ th c s quan tr ng. ọ ọ ấ ả ệ ọ ề ự ự ữ
+ Hãy đ a ra nh ng l i khen ng i xác th c hay nh ng l i phê bình có ý nghĩa. ư ữ ờ ự ữ ợ ờ
ng gi + Ph n h i theo h ồ ả ướ ả i quy t v n đ và hành đ ng. ề ế ấ ộ
6.
Hoàn t ấ t văn b n l u tr và g i đ n các thành viên tham d ử ế ả ư ữ ự:
ố ộ ướ ộ ọ ấ ả ử ả ể ự ề ả ộ ọ ẽ c giao cũng nh th i gian hoàn thành nh ng công ọ ượ ắ ở ư ờ ữ ệ t c các B c cu i cùng đ có m t cu c h p thành công là g i biên b n cu c h p cho t ệ thành viên tham d . Biên b n này s góp ph n nh c nh các thành viên v trách nhi m ầ th c hi n các công vi c mà h đ ệ vi c đó. ự ệ
