Dù ¸n ph¸t triÓn n«ng th«n Cao B»ng-B¾c K¹n 81
vi. viÕt b¸o c¸o dù ¸n
6.1. Nh÷ng nguyªn t¾c chung vÒ viÕt b¸o c¸o dù ¸n
• X¸c ®Þnh c¸c lo¹i b¸o c¸o cÇn hoµn thµnh.
• X¸c ®Þnh thêi ®iÓm cÇn hoµn thµnh cña tõng b¸o c¸o.
• X¸c ®Þnh c¸c tµi liÖu, th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh tõng b¸o c¸o.
• X¸c ®Þnh c¸c n¬i, ng−êi cÇn nhËn b¸o c¸o.
• X¸c ®Þnh quü thêi gian cÇn thiÕt ®Ó hoµn thµnh tõng b¸o c¸o.
• X¸c ®Þnh ®Ò c−¬ng chi tiÕt, ®Þnh d¹ng cho tõng b¸o c¸o.
• ViÕt b¸o c¸o.
• Xem l¹i vµ c©n nh¾c c¸c ý t−ëng trong b¸o c¸o.
6.2. C¸c lo¹i b¸o c¸o dù ¸n
6.2.1. B¸o c¸o ho¹t ®éng
• Sau mçi ho¹t ®éng cÇn cã b¸o c¸o.
• Tuú theo tõng lo¹i ho¹t ®éng mµ cã yªu cÊu b¸o c¸o kh¸c nhau (ThÓ
hiÖn trong tham chiÕu - TOR)
6.2.2. B¸o c¸o sù cè
• Nh÷ng vÊn ®Ò hiÖn t¹i vµ nh÷ng vÊn ®Ò dù ®o¸n sÏ x¶y ra.
• CÇn nhanh, cã tyhÓ kÐm chÝnh x¸c, kh«ng chÝnh thøc, trao ®æi b»ng
lêi.
6.2.3. B¸o c¸o tiÕn ®é
• Cã thÓ ®Þnh kú (hµng tuÇn, hµng th¸ng v.v...) hoÆc khi c«ng viÖc träng
®iÓm ®· ®−îc hoµn thµnh.
• B¸o c¸o theo tõng môc tiªu, lÜnh vùc, tõng vïng.
• B¸o c¸o viÕt cïng víi c¸c ®Ò nghÞ.
Dù ¸n ph¸t triÓn n«ng th«n Cao B»ng-B¾c K¹n
82
MÉu b¸o c¸o theo dâi tiÕn ®é dù ¸n
Tªn dù ¸n: ...................................................................
Thêi gian b¸o c¸o: .......................................................
Môc tiªu C¸c c«ng
viÖc theo kÕ
ho¹ch
ChØ b¸o KÕt qña ý kiÕn
Nh÷ng trë ng¹i:
ý kiÕn chung:
Dù ¸n ph¸t triÓn n«ng th«n Cao B»ng-B¾c K¹n 83
6.2.4. B¸o c¸o tμi chÝnh vμ ph©n tÝch tμi chÝnh :
• CÇn chÝnh x¸c vµ chi tiÕt.
• Th−êng lµm hµng th¸ng, quý hoÆc n¨m, tr−íc khi thanh to¸n hoÆc vµo
cuèi dù ¸n.
Chó ý :
• Ph©n tÝch tµi chÝnh ®èi víi tõng dßng ng©n s¸ch.
• Ph©n tÝch tµi chÝnh ®èi víi c¸c chi phÝ gi¸n tiÕp vµ trùc tiÕp.
• Gi¶i ph¸p cho c¸c vÊn ®Ò vÒ tµi chÝnh.
6.3. C¸c b−íc tiÕn hµnh viÕt b¸o c¸o
C¸c b−íc tiÕn hµnh viÕt b¸o c¸o cã thÓ m« t¶ nh− sau:
ChuÈn bÞ viÕt b¸o c¸o
Xem xÐt c¸ch bè trÝ
Tr×nh bµy vµ c¸c ®iÒu cÇn l−u ý
ViÕt b¸o c¸o
ChØnh söa b¸o c¸o
DuyÖt l¹i lÇn cuèi
6.3.1. ChuÈn bÞ viÕt b¸o c¸o
1. X¸c ®Þnh môc tiªu cña b¸o c¸o
• Ph©n tÝch t×nh huèng ®ang x¶y ra
• KiÕn nghÞ c¸c gi¶i ph¸p ?
• Ghi nhËn mét qu¸ tr×nh ho¹t ®éng ?
Dù ¸n ph¸t triÓn n«ng th«n Cao B»ng-B¾c K¹n
84
• §¸nh gi¸ c¸c vÊn ®Ò thùc tÕ ?
2. X¸c ®Þnh nh÷ng th«ng tin cÇn cã
• Dùa vµo c¸c môc tiªu cu¶ b¸o c¸o cã thÓ x¸c ®Þnh ®−îc c¸c th«ng
tin mµ chóng ta cÇn b¸o c¸o.
3. Thu thËp c¸c th«ng tin ®∙ x¸c ®Þnh
4. TiÕn hµnh läc c¸c th«ng tin cÇn thiÕt
5. T×m hiÓu, ph©n tÝch th«ng tin
6. X¸c ®Þnh c¸c néi dung, c¸c vÊn ®Ò quan träng
• ChuÈn bÞ c¸c ý t−ëng vµ c¸c ®iÓm cÇn l−u ý ®Ó ®−a ra bµn luËn.
• §−a ra c¸c kÕt luËn vµ kiÕn nghÞ s¬ bé.
6.3.2. Tr×nh bμy b¸o c¸o
1. Cã thÓ ®Æt phÇn cuèi lªn ®Çu
Nªn nhí r»ng ng−êi ®äc b¸o c¸o lµ nh÷ng ng−êi hÕt søc bËn rén. §−a lªn
®Çu b¸o c¸o c¸c kÕt luËn vµ kiÕn nghÞ chÝnh sÏ gióp ng−êi ®äc cã thÓ x¸c ®Þnh
®−îc liÖu cã cÇn ph¶i ®äc hay kh«ng vµ nÕu cã th× ®äc phÇn nµo.
2. H∙y t¹o ra nh÷ng Ên t−îng cho thÞ gi¸c ng−êi ®äc
• §Ñp vÒ h×nh thøc (B×a, giÊy, ch÷, tranh ¶nh, ®å ho¹, s¬ ®å...)
• Néi dung ®−îc tr×nh bµy theo ®Ò môc râ rµng, khoa häc.
3. H∙y tÝch cùc sö dông kü thuËt ®å ho¹
• §å ho¹ sÏ gióp lµm gi¶m møc ®é phøc t¹p cña c¸c th«ng tin trong
b¸o c¸o, ®ång thêi gióp ng−êi ®äc tËp trung vµo c¸c ®iÓm chÝnh.
• §å häa gåm c¸c d¹ng sau:
+ §å thÞ h×nh b¸nh
+ §å thÞ h×nh cét
+ §å thÞ ®−êng
+ B¶ng biÓu
+ S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc...
Dù ¸n ph¸t triÓn n«ng th«n Cao B»ng-B¾c K¹n 85
4. Kho¶ng c¸ch (d∙n dßng)
• Nªn ®Ó nhiÒu kho¶ng c¸ch trong b¸o c¸o vµ ®Ó lÒ réng ra ®Ó ng−êi
dÔ ®äc h¬n vµ cã thÓ ghi chó xuèng phÝa d−íi hay bªn c¹nh.
• NÕu cã thÓ chóng ta chØ nªn dïng mét mÆt giÊy vµ nªn b¾t ®Çu mét
phÇn míi ë trang sau.
5. C¸c tiªu ®Ò
C¸c tiªu ®Ò sÏ gióp ng−êi ®äc dÔ dµng n¾m ®−îc c¸c ý chÝnh cña mét b¸o
c¸o.
6. Hµnh v¨n trong b¸o c¸o
- Nªn dïng c¸c tõ ®¬n gi¶n dÏ hiÓu
• NhiÒu ng−êi th−êng dïng nh÷ng tõ rÊt khã hiÓu khi diÔn t¶ mét vÊn
®Ò ®¬n gi¶n, v× cho r»ng nh− thÕ th× cã vÎ trÝ tuÖ h¬n, nh−ng kú thùc
chØ lµm cho ng−êi ®äc khã hiÓu hoÆc hiÓu sai ý.
• §èi víi c¸c thuËt ng÷ khã hiÓu (biÖt ng÷) trong khoa häc kü thuËt,
chuyªn ngµnh th× nªn lµm râ nghÜa h¬n b¾ng c¸c lêi gi¶i thÝch hoÆc
chó thÝch.
- Nªn dïng c©u ng¾n vμ ®¬n gi¶n
• ViÖc sö dïng c¸c c©u ng¾n vµ ®¬n gi¶n sÏ hiÖu qu¶ h¬n nhiÒu khi
dïng nh÷ng c©u dµi vµ phøc t¹p.
• Khi viÕt mét b¸o c¸o h·y ®äc l¹i c¸c c©u vµ xem cã thÓ chia mét c©u
dµi thµnh c©u ng¾n hay kh«ng.
- Nªn viÕt c¸c ®o¹n ng¾n
• Cø hÕt mçi ý nªn xuèng mét ®o¹n míi.
• TruyÒn ®¹t ý mét c¸ch râ rµng vµ dÔ hiÓu.
- B¸o c¸o nªn ng¾n
Mét b¸o c¸o qu¸ dµi sÏ lµm ng−êi ®äc mÊt qu¸ nhiÒu thêi gian mµ
®«i khi nh− l¹c vµo mét khu rõng rËm mµ kh«ng t×m thÊy lèi ra. Nh− vËy
hiÖu qña truyÒn ®¹t th«ng tin sÏ thÊp. Nªn viÕt mét b¸o c¸o ng¾n gän.
- Nªn dïng c©u v« nh©n x−ng
