Bài giảng Đàm phán kinh doanh: Chương 2 - Tổ chức đàm phán kinh doanh

BÀI GIẢNG

Võ Thị Mai Hà

Khoa QTKD – ĐHKT Huế

Chương 2

Tổ chức đàm phán kinh doanh

QUY TRÌNH TỔ CHỨC

Giai đoạn tiền đàm phán

Lập kế hoạch và chuẩn bị

Giai đoạn đàm phán

Tham gia đàm phán

Ký kết hợp đồng

Giai đoạn hậu đàm phán

Ậ

Ạ

Ẩ

Ế

Ị

L P K HO CH VÀ CHU N B

FAILING TO PREPARE IS PREPARING TO FAIL

Ấ

Ạ

Ẩ

Ị

Ẩ

Ấ

TH T B I TRONG CHU N B LÀ Ạ Ị Ẽ CHU N B S TH T B I

Ạ

Ẩ

Ậ

Ế

Ị

L P K HO CH VÀ CHU N B

1.Thu thâp thông tin

2.Tự đánh giá mình và đối phương

3.Đưa ra giả thiết

4.Xây dựng các mục tiêu

5.Chuẩn bị nhân sự

6.Địa điểm và thời gian

7.Chuẩn bị chiến lược

1. Thu nhập thông tin

 Thu thập thông tin về thị trường

 Luật pháp và tập quán buôn bán  Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường  Các loại thuế và chi phí  Các nhân tố chính trị và xã hội  Các điều kiện về khí hậu, thời tiết

1. Thu nhập thông tin (tt)

 Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh

Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, … cần được tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn:

- Công dụng và đặc tính. - Xu hướng biến động cung cầu, giá cả. - Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng.

1. Thu nhập thông tin (tt)

 Thu thập thông tin đối tác

 Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng (vd: Thực lực của họ về tài chính, ảnh hưởng, uy tín, lịch sử công ty, CSVC trang thiết bị, số lượng, chất lượng sản phẩm…. )

 Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người

có quyền quyết định

 Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có

thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép

 Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng

đối tác (ví dụ: khách hàng trọng giá cả? Khách hàng trọng giá trị? Khách hàng trung thành? Khách hàng trọng tiện lợi?)

1. Thu nhập thông tin (tt)

 Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh.

 Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những

biện pháp khắc phục và cạnh tranh.

 Cơ sở để tự đánh giá mình và đối phương (tt phần sau)

2. Tự đánh giá mình và đối phương

 Phân tích SWOT (tự đánh giá mình)  Tìm hiểu kế hoạch trò chơi của đối phương  So sánh mục tiêu của ta và đối phương  Tìm hiểu các mục tiêu giấu kín  Tìm hiểu quyền hạn của đối phương

Chuẩn bị đề xuất giải pháp

2. Tự đánh giá mình và đối phương (tt)

Chuẩn bị đề xuất giải pháp

Một số khái niệm

BATNA (Roger Fisher và William Ury)

Giá chấp nhận

ZOPA

Tạo ra giá trị thông qua trao đổi

BATNA

Giải pháp thay thế cho đàm phán?

BATNA

Điểm nhỏ nhất cho 1 cuộc đàm phán?

(Best alternative to a negotiated agreement)

Một bên đàm phán có thể linh động ở mức nào? Sẵn sàng thoả hiệp mức nào?

Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thoả thuận được thương lượng

BATNA

Hành động được ưu tiên nhất

khi không đạt được thoả thuận

Hãy luôn biết trước BATNA của bạn trước khi tham gia bất kỳ cuộc đàm phán nào!!!

Ố

TÌNH HU NG :

ố

ệ

ơ ư

ộ

ế

ỏ

ể

ườ ề

ồ ố

ế

ế ạ ượ ế

ị ơ Công nhân S n đ a đ n ki n giám đ c vì anh b tai ạ n n lao đ ng gãy tay. GĐ đã dàn x p b i th ng 20 ư ệ tri u đ kh i ra toà nh ng anh S n mu n nhi u ể ậ ơ h n. Anh nói “ Tôi bi t mình đúng và có th nh n ệ ươ ề ượ đ c nhi u h n n u ki n ra toà” ? Nh ng ph ng ứ ộ ế c đ n m c đ nào anh án thay th này đ t đ ế ượ t đ không bi

ề

ạ

ậ

ả

ế ủ

B n nh n xét gì v cách gi

i quy t c a anh S n?

ZOPA

Phạm vi có thế nhất trí

$170

$150

ZOPA

Giá tối đa của người mua

Giá tối thiếu của người bán

back

3. Đưa ra giả thiết

 Lý giải số liệu và dữ liệu đã có

 Có thể được tiến hành với sự tham gia của người khác để nhà đàm phán cùng chia sẻ với họ những giả thiết và nhận thức

 Cần phải phân biệt giữa giả thiết và nhận định, đánh giá trong

 Giả thiết: những nhận định cụ thể về những hành vi cụ thể nhằm làm rõ những động cơ nằm sau những hành vi đó và để hiểu vì sao những sự kiện nhất định nào đó xảy ra

 Nhận định đánh giá: những nhận định bao quát, thấu suốt với hàm ý như một định lý về một con người, nó mang tính bất biến (thường không tốt cho quá trình đàm phán)

khi đưa giả thiết.

4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán

 Xây dựng mục tiêu nhằm:

 Quyết định các thoả hiệp, các nhượng bộ trong quá trình

đàm phán

 Ngăn chặn ký kết những thoả thuận bất cẩn, gây thiệt hại.  Tránh những luống cuống trong đàm phán  Tiết kiệm thời gian đàm phán  Tạo lợi thế trong quá trình đàm phán

4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt)

 Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

 Một mục tiêu cao nhất: kết quả có thể đạt được tốt nhất  Một mục tiêu thấp nhất: kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp

nhận được

 Mục tiêu trọng tâm: cái mà bạn thật sự mong muốn được

giải quyết

(Cần có hiểu biết về các khái niệm: BATNA, ZOPA...)

4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt)

 Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét các

chủ đề sau:

 Lên giá đích  Xác định phạm vi đàm phán (ZOPA)  Quyết định những nhượng bộ  Nếu có thể, quyết định cái ta phải “thả ra”

4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt)

 Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét các

chủ đề sau:

 Nêu khuôn khổ hạn chế về thời gian  Định vị các tác động ảnh hưởng từ bên ngoài  Nhận biết những động thái của tác giả  Tính đến giải pháp tháo gỡ  Quyết định các giải pháp thay thế nếu đàm phán không

thành công (BATNA)

5. Chuẩn bị nhân sự

 Thành viên trong đoàn đàm phán

 Tự đánh giá để biết chuyên môn và tính cách cá nhân

của từng người có lợi hay bất lợi cho đàm phán

 Trưởng đoàn  Chuyên viên pháp lý  Chuyên viên kỹ thuật  Chuyên viên thương mại  Phiên dịch (nếu cần)

5. Chuẩn bị nhân sự (tt)

 Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự

 Tiêu chí chuyên môn

ề ậ ế ế  ki n th c và kĩ năng chuyên môn v lu t, k toán và

ứ văn b nả

 chuyên gia đàm phán

 Tiêu chí tính cách ộ ườ ướ ng vào con ng i

ứ ử ng x nh y bén, khôn khéo

ế ệ ả ị

ế ợ  đàm phán m t quá trình h  ạ  tránh đ nh ki n cá nhân, ít có kh năng phát hi n, i th trong quá trình đàm phán khai thác l

5. Chuẩn bị nhân sự (tt)

 Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự

 Tiêu chí tổ chức ế ứ ộ

 k ho ch cho m t phiên đàm phán ch không ph i ả ầ ạ ộ ọ cho m t cu c t p h p qu n chúng các phe phái

ộ ậ  Tiêu chí chiến lược  phái đoàn nhỏ  phái đoàn l nớ  Tiêu chí chỉ tiêu

5. Chuẩn bị nhân sự (tt)

 Những tiêu chí để chọn trưởng đoàn

 Khả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng

thẳng

 Khả năng thâu góp các quan điểm dàn trải thành một tập

hợp

 Khí chất nền nã  Tính năng động để đối phó kịp thời với tình hình  Có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình  Có tài phân biệt thật, giả

5. Chuẩn bị nhân sự (tt)

Tieâu chuaån cuûa chuyeân gia thöông

löôïng:

Thế nào là người đàm phán giỏi???

_ Khaû naêng thöïc hieän nhieäm

vuï

_Tính beàn bæ vaø quaû quyeát _ Am hieåu caùc kieán thöùc xaõ

hoäi

_ Khaû naêng dieãn ñaït baèng lôøi _ Coù naêng löïc phaùn ñoaùn,

phaân tích

_ Taïo loøng tin ôû ñoái phöông

6. Địa điểm và thời gian đàm phán

 Địa điểm đàm phán

Gần gũi, quen thuộc?? ?

 Đàm phán chủ tiến hành trường: tại văn

được phòng của mình

Thay đổi môi trường???

 Đàm phán khách trường: tiến hành tại cơ sở của khách hàng

 Đàm phán ở địa điểm trung

lập

6. Địa điểm và thời gian đàm phán (tt)

 Thời gian đàm phán Lưu ý:

 Cần có thời gian để giải lao.  Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau.

 Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi (bắt đầu

và kết thúc lúc mấy giờ).

 Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và

nhiệt độ, thời tiết.

7. Chuẩn bị chiến lược

 Tư duy chiến lược  Lựa chọn phong cách đàm phán/kiểu đàm phán  Thái độ đàm phán  Biện pháp chiến lược

7. Chuẩn bị chiến lược (tt)

 Chuẩn bị tư duy chiến lược

 Tư duy chiến lược (stragetic thinking) với tư duy ứng biến

(incremental thinking)

 Mỗi phương thức tư duy đều hay, tuỳ từng nơi, từng lúc,

từng thời điểm phù hợp

 Tư duy chiến lược giúp tìm ra những giải pháp lớn cho một vấn đề đàm phán một cách hợp lý, tư duy ứng biến có thể là mảnh đất màu mè để từ đó nảy ra những phát hiện độc đáo

Chuẩn bị chiến lược

 Lựa chọn phong cách đàm phán/kiểu đàm phán

 5 phong cách: cạnh tranh, hợp tác, thoả hiệp, né

tránh, chấp nhận

 Kiểu đàm phán mềm, cứng, đàm phán nguyên tắc

(chi tiết ở Chương 1)

Chiến lược nào được sử dụng khi nào thì phù hợp?

7. Chuẩn bị chiến lược (tt)

 Lựa chọn thái độ đàm phán

 Thái độ đơn giản và thẳng tuột (Simple and Direct)

 Hiểu biết nhiều về đối phương  Đàm phán đang bế tắc  Sức ép thời gian không cho phép kéo dài đàm phán

 Thái độ thúc bách và chèn ép (Press and Push)

 Ta ở thế mạnh hơn  Phía bên kia cần kết thúc nhanh  Muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán

 Thái độ hững hờ và xa lánh (Cool and Aloof)

 Phía bên kia mạnh hơn  Phía ta đang chịu sức ép thời gian  Phía ta có giải pháp thay thế

7. Chuẩn bị chiến lược (tt)

 Kiên nhẫn  Nín nhịn  Mặt lạnh  Bộc lộ thái độ chia sẻ  Chuyển hướng đột ngột  Làm động tác giả  Bỏ bàn đàm phán  Biến thành chuyện đã rồi  Biện pháp nhặt nhạnh  Khoanh vùng giới hạn  Chống thù địch (Xem thêm các kỹ thuật đàm phán, chương 3)

 Chuẩn bị biện pháp chiến lược (chiến thuật)

Ẩ Ế Ể Ạ ƯỜ Ị Ộ CHU N B M T K HO ẠCH T T Đ B N TR THÀNH NG I

Ở Ố ĐÁM PHÁN CHUYÊN NGHI P!Ệ

BẢNG CHUẨN BỊ

Lên chương trình đàm phán (agenda)

THAM GIA ĐÀM PHÁN

4.Ra quyết định-kết thúc ĐP

3.Thương lượng

2.Tạo sự hiểu biết

1.Mở đầu đàm phán

Giai đoạn tiếp xúc: Mở đầu đàm phán & Tạo sự hiểu biết

 Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở, thân thiện

bằng ngôn ngữ nói và phi ngôn ngữ

 Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự do, bên

ngòai…

 Tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán

=>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi ta đàm phán các điều khỏan cụ thể.

Giai đoạn tiếp xúc: Mở đầu đàm phán & Tạo sự hiểu biết

 Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở, thân thiện

bằng ngôn ngữ nói và phi ngôn ngữ

 Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự do, bên

ngòai…

 Tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán

=>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi ta đàm phán các điều khỏan cụ thể.

Giai đoạn thương lượng

 Bàn bạc những nội dung cụ thể như :

 Sản phẩm  Yêu cầu kỹ thuật (VD: Bột cá - độ đạm, độ ẩm, muối, tạp chất…Bao bì – lọai giấy, in mấy màu., kẹp hay dán…)

 Giá cả  Thời gian giao hàng (VD: Quần áo mùa hè giao mùa

đông…?)

 Điều kiện thanh toán…

 Dùng kỹ năng đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, thuyết phục, giải

quyết bế tắc… (xem chi tiết ở chương 3)

Giai đoạn thương lượng

 So sách mục tiêu cả ta và của đối tác

 Nếu yêu cầu của 2 bên không khác biệt nhiều thì mỗi bên

cần phải điều chỉnh chút ít để đạt được thỏa thuận

 Nếu yêu cầu của đối tác có thể chấp nhận được, của ta

còn cao =>ta nên chủ động nhuợng bộ

 Nếu yêu cầu của đối tác có những điểm không hợp lí so

với yêu cầu của ta =>ta phải thuyết phục họ

 Nếu cả 2 bên cho rằng yêu cầu của mình hợp lý, nhưng vẫn còn khác biệt, không bên nào nhượng bộ bên nào thì đàm phán có thể bế tắc. Cần phải tìm cách tháo gỡ bế tắc.

Giai đoạn kết thúc: Ra quyết định

 Kết thúc đàm phán (đạt/không đạt thoả thuận?)  Tóm tắt nội dung thoả thuận  Hoàn tất thoả thuận (tiến tới ký kết hợp đồng)

HẬU ĐÀM PHÁN

 Soạn thảo hợp đồng  Kiểm tra lại hợp đồng  Ký kết hợp đồng  Rút kinh nghiệm

Đánh giá sự thành công của đàm phán căn cứ vào :

 Tiêu chuẩn mục tiêu : Có đạt được mục tiêu như dự định

không ?

 Tiêu chuẩn giá thành : Có đạt được chi phí thấp nhất không ? (lợi nhuận, nhân lực, vật lực, tài lực, trí tuệ, thời gian…)

 Tiêu chuẩn quan hệ : mối quan hệ giữa 2 bên có tốt đẹp, lâu

dài hay không ?

Rút kinh nghiệm

 Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau:

 Ta có hài lòng với kết quả của cuộc đàm phán không?  Ai là người đàm phán có hiệu quả nhất?  Ai đã nhường nhịn nhất? tại sao?  Những chiến lược và những hành động nào hữu hiệu cho đàm

phán nhất?

 Những hành động nào đã cản trở cuộc đàm phán?  Ta đã tin cậy phía bên kia chưa? Điều gì ảnh hưởng đến cảm

nhận này nhất?

 Thời gian đã được sử dụng như thế nào? Liệu có thể sử dụng

nó tốt hơn không?

Rút kinh nghiệm (tt)

 Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau:

 Các bên đã lắng nghe lẫn nhau như thế nào? Ai đã nói nhiều

nhất?

 Những giải pháp sáng tạo có được đề nghị không? Điều gì xảy

ra với chúng?

 Ta đã hiểu thấu đáo những vấn đề ẩn giấu và những vấn đề có liên quan đến bên kia không? Phía bên kia liệu có hiểu ta không?