Bài giảng học phần Kiểm toán nội bộ - Chương 4: Một số chuyên đề kiểm toán

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:37

Thêm vào BST

Báo xấu

2
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Kiểm toán nội bộ - Chương 4: Một số chuyên đề kiểm toán" cung cấp cho người đọc các nội dung: Kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán báo cáo tài chính. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng học phần Kiểm toán nội bộ - Chương 4: Một số chuyên đề kiểm toán

HỌC PHẦN KIỂM TOÁN NỘI BỘ BÀI GIẢNG CHƯƠNG 4: MỘT SỐ CHUYÊN ĐỀ KIỂM TOÁN 4.1. Kiểm toán hoạt động Kiểm toán hoạt động thường được xem là những cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra và đánh giá hoạt động của các bộ phận trong một tổ chức hoặc toàn bộ tổ chức đó. Kiểm toán viên kiểm tra và đánh giá những hoạt động liên quan đến nhiều chức năng khác nhau trong doanh nghiệp như sản xuất, tiếp thị, quản trị nhân sự, tài chính, kế toán… Tuy nhiên, kiểm toán hoạt động là một khái niệm khá rộng và có nhiều cách hiểu khác nhau. Nội dung chương này xem xét và nghiên cứu đặc điểm của một số phân hệ khác nhau của kiểm toán hoạt động, gồm: Kiểm toán quản lý, Kiểm toán kết quả và Kiểm toán chất lượng. 4.1.1. Kiểm toán quản lý Kiểm toán quản lý chủ yếu hướng tới việc kiểm tra và đánh giá hệ thống KSNB và chất lượng thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nói cách khác, kiểm toán quản lý là một quá trình đánh giá và kiểm tra các hoạt động quản lý của một tổ chức nhằm đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện hiệu quả, hiệu suất và tuân thủ các quy định, chính sách đã đề ra. Dưới đây là một số điểm chính về kiểm toán quản lý: (1) Mục tiêu của kiểm toán quản lý Đánh giá hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động quản lý. Đảm bảo tuân thủ các quy định, chính sách và quy trình nội bộ. Phát hiện và ngăn ngừa các sai sót, gian lận trong quá trình quản lý. (2) Phạm vi kiểm toán quản lý Kiểm tra các hoạt động quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất, và các hoạt động khác của tổ chức. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và các biện pháp bảo vệ tài sản của tổ chức. Xem xét việc phân chia trách nhiệm, hệ thống thông tin và quy trình xét duyệt. (3) Các bước tiến hành kiểm toán quản lý
+ Lập kế hoạch kiểm toán: Xác định phạm vi, mục tiêu và phương pháp kiểm toán. + Thu thập thông tin: Sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, quan sát, kiểm tra tài liệu. + Đánh giá và phân tích: So sánh thông tin thu thập được với các tiêu chuẩn, quy định đã đề ra. + Báo cáo kết quả: Trình bày các phát hiện, khuyến nghị và đề xuất cải tiến. (4) Lợi ích của kiểm toán quản lý: Cải thiện hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức. Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm giải trình. Giảm thiểu rủi ro và ngăn ngừa sai sót, gian lận. Bảng 4.1. Một số nội dung thực hiện trong kiểm toán quản lý Mục tiêu kiểm Thủ tục kiểm Phương pháp KSNB Thủ tục kiểm soát soát chủ yếu toán Kiểm soát tổ chức Đưa ra thông báo chính thức của Ban Xem xét và Xây dựng mục tiêu, Hoàn thành các giám đốc và Hội kiểm tra bảng quyền hạn và phạm vi mục tiêu của đồng quản trị vạch thông báo hoặc trách nhiệm của doanh nghiệp ra mục tiêu, quyền công văn thông doanh nghiệp hạn và trách nhiệm báo của doanh nghiệp Kiểm tra sự xét Thiết lập các thủ tục Tuân thủ pháp Mọi đơn đặt hàng duyệt của xét duyệt cho những luật và các quy phải có chữ ký của người có thẩm quyết định quan trọng định nội bộ người quản lý quyền trên các trong doanh nghiệp đơn đặt hàng Kiểm toán hoạt động (1) Tuân thủ pháp luật và các quy Tổ chức các cuộc Kiểm tra biên định nội bộ. Lập kế hoạch họp để chuẩn bị kế bản các cuộc (2) Hoàn thành hoạch họp các mục tiêu của doanh nghiệp Lập ngân sách (1) Tính kinh tế (1) Lập ngân sách (1) Tìm hiểu và và hiệu quả của chính thức ghi chép lại các hoạt động. (2) Phê chuẩn ngân quy trình lập (2) Hoàn thành sách ngân sách
Mục tiêu kiểm Thủ tục kiểm Phương pháp KSNB Thủ tục kiểm soát soát chủ yếu toán (2) Kiểm tra sự phê chuẩn các mục tiêu của ngân sách có doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu tổ chức không (1) Sự trung thực và độ tin cậy của thông tin Kiểm tra các (2) Tính kinh tế báo cáo và so Hệ thông thông tin và và hiệu quả hoạt Lập các báo cáo sánh kết quả kế toán động giữa thực tế và (3) Hoàn thành kế hoạch các mục tiêu của doanh nghiệp Kiểm soát nhân sự Xem xét hồ sơ tuyển dụng, chỉ lựa Kiểm tra hồ sơ Tuyển dụng và lựa Đám bảo các mục chọn các ứng viên lưu của quá chọn nhân viên phù tiêu kiểm soát nội đáp ứng được các trình xét tuyển hợp với công việc bộ yêu cầu của công nhân sự việc Kiểm tra thiết bị Tổ chức công tác Kiểm tra tình Bảo đảm an toàn thiết bảo vệ tài sản, đặt Bảo vệ tài sản trạng của tài bị mật khẩu máy sản tính… 4.1.2. Kiểm toán kết quả Kiểm toán kết quả nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động hay bộ phận trong tổ chức. Sự hữu hiệu liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu đề ra. Sự hiệu quả đề cập đến chi phí để thực hiện các mục tiêu đó. Nói cách khác, kiểm toán kết quả là quá trình đánh giá và xác minh các kết quả đạt được của một tổ chức hoặc dự án so với các mục tiêu, tiêu chuẩn và kế hoạch đã đề ra. Dưới đây là một số điểm chính về kiểm toán kết quả: (1) Mục tiêu của kiểm toán kết quả Đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu và kết quả đề ra. Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả của các hoạt động.
Đưa ra các khuyến nghị để cải thiện hiệu suất và hiệu quả. (2) Phạm vi kiểm toán kết quả Kiểm tra các kết quả tài chính, hoạt động và quản lý. Đánh giá các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và các tiêu chuẩn chất lượng. Xem xét các báo cáo kết quả và so sánh với các mục tiêu ban đầu. (3) Các bước tiến hành kiểm toán kết quả + Lập kế hoạch kiểm toán: Xác định phạm vi, mục tiêu và phương pháp kiểm toán. + Thu thập thông tin: Sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, quan sát, kiểm tra tài liệu. + Đánh giá và phân tích: So sánh thông tin thu thập được với các tiêu chuẩn, quy định đã đề ra. + Báo cáo kết quả: Trình bày các phát hiện, khuyến nghị và đề xuất cải tiến. (4) Lợi ích của kiểm toán kết quả: Cải thiện hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức. Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm giải trình. Giảm thiểu rủi ro và ngăn ngừa sai sót, gian lận. Tiêu chuẩn đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả: Một vấn đề quan trọng của kiểm toán kết quả là phải xác định được tiêu chuẩn đánh giá về sự hữu hiệu và hiệu quả. Căn cứ trên các tiêu chuẩn này, KTV sẽ tiến hành so sánh với kết quả thực tế của đối tượng kiểm toán, từ đó đưa ra kết luận của mình. Các tiêu chuẩn càng cụ thể, càng chặt chẽ thì các đánh giá của KTV càng khách quan. Tuy nhiên, việc xác định các tiêu chuẩn này là một vấn đề rất khó. Các hoạt động diễn ra tại các tổ chức khác nhau thì hoàn toàn khác nhau, mục tiêu và phương pháp tiến hành cũng rất đa dạng. Do vậy, không có một tiêu chuẩn chung được chấp nhận phổ biến để KTV nội bộ có thể sử dụng làm căn cứ cho việc kiểm toán của mình. KTV phải căn cứ vào từng tình huống cụ thể, dựa vào kinh nghiệm của mình để xây dựng các tiêu chuẩn cần thiết. Dưới dây là một số cơ sở có thể sử dụng trong việc xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả: - So sánh với kì trước
Một trong những cơ sở đơn giản để xây dựng tiêu chuẩn là so sánh với kết quả thực tế của kì trước, qua đó sẽ xác định kì này làm “tốt hơn” hay “tệ hơn” kì trước. Các tiêu chuẩn thuộc dạng này dễ thiết lập nhưng kết quả đánh giá chỉ dựng lại ở sự biến động của đối tượng kiểm toán, không cho thấy thực sự hoạt động đó diễn ra như thế nào. Ví dụ: tỉ lệ phế phẩm của phân xưởng X kì này thấp hơn kì trước… - So sánh với các hoạt động tương tự KTV có thể đánh giá trên cơ sở so sánh hoạt động đang kiểm tra với các hoạt động tương ứng tại một bộ phận hay doanh nghiệp khác. Ví dụ: KTV có thể so sánh tỉ lệ phế phẩm của phân xưởng X với các phân xưởng khác trong doanh nghiệp cùng sản xuất một loại sản phẩm… - So sánh với các định mức kĩ thuật hoặc dự án Trong nhiều trường hợp, các định mức kĩ thuật là một tiêu chuẩn rất tốt. Ví dụ: để đánh giá sản lượng có thể so sánh sản lượng đó với sản lượng định mức của máy. Các tiêu chuẩn xuất phát từ định mức kĩ thuật có ưu điểm là khách quan và dễ được chấp nhận. Tuy nhiên, việc xây dựng các định mức thường tốn kém nhiều thời gian và chi phí, chưa kể phải có sự tham gia của các chuyên viên kĩ thuật. Để có thể thực hiện được điều này, một phương pháp có thể sử dụng là phối hợp giữa một số doanh nghiệp cùng ngành để thiết lập một hệ thống các định mức kĩ thuật quan trọng. Dự toán hay ngân sách cũng có thể là một cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn tương tự như định mức kĩ thuật. - Trao đổi và thảo luận Trong một số trường hợp, các cơ sở trên không thể áp dụng để thiết lập các tiêu chuẩn thì một tiêu chuẩn có thể được xây dựng dựa trên cơ sở một cuộc thảo luận giữa các bên liên quan: Ban giám đốc, KTV và đối tượng kiểm toán. Kiểm toán về sự hữu hiệu Sự hữu hiệu trong hoạt động thể hiện qua việc hoàn thành các mục tiêu được đề ra. Để thực hiện một cuộc kiểm toán về sự hữu hiệu, KTV thường theo một trình tự như sau:
- Xác định các mục tiêu một cách cụ thể. Để có thể đưa ra được kết luận về sự hữu hiệu của một hoạt động, trước hết KTV cần xác định các mục tiêu ở một mức độ chi tiết thích hợp. Ví dụ: KTV đang kiểm tra hoạt động của một cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm về vấn đề an toàn của toàn bộ trang thiết bị báo động và phòng chay, chữa cháy tại Hà Nội. Mục tiêu trong trường hợp này cần xác định cụ thể như: + Tất cả các trang thiết bị báo động, phòng cháy, chữa cháy tại Hà Nội phải được kiểm tra ít nhất một lần trong năm. + Các trang thiết bị phải đảm bảo chất lượng, an toàn và được bảo trì đúng quy định để ngăn ngừa hưu hỏng. Việc xác định cụ thể các mục tiêu sẽ giúp KTV xây dựng các tiêu chuẩn để thu thập bằng chứng và đưa ra đánh giá. - Xem xét sự kiểm soát và việc thực hiện các mục tiêu. Sau khi đã xác định mục tiêu cụ thể, KTV đi vào xem xét các hoạt động của đối tượng kiểm toán để đạt mục tiêu và sự kiểm soát tương ứng. Trong ví dụ trên, giả sử mục tiêu được xác định là đảm bảo tất cả các trang thiết bị báo động, phòng cháy, chữa cháy được kiểm tra hàng năm, khi đó kiểm toán viên trước hết sẽ đánh giá mội trường kiểm soát chung và cách thức đơn vị áp dụng để thực hiện mục tiêu: + Phải có hồ sơ theo dõi, lần kiểm tra mới nhất vào ngày nào, ai kiểm tra, kết quả ra sao… + Tổ chức, điều động và huấn luyện nhân viên, nhận thức đối với công việc, ghi chép, lưu trữ hồ sơ… - Đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu. KTV phải thu thập các bằng chứng cần thiết về việc đạt được mục tiêu của đối tượng kiểm toán. Trong ví dụ nêu trên, kiểm toán viên có thể tiến hành các thủ tục sau: + Chọn mẫu một số trang thiết bị báo động, phòng cháy, chữa cháy, kiểm tra xem lần cuối được kiểm tra ngày nào từ đó đánh giá chung về tình hình kiểm tra trang thiết bị báo động, phòng cháy, chữa cháy. + Xem xét thiết kế lắp đặt ở một số địa điểm và đối chiếu hồ sơ theo dõi tại đối tượng kiểm toán để kiểm tra tính đầy đủ.
Ngoài ra, KTV có thẻ đi sâu vào những lĩnh vực có sai sót nhiều hoặc quan tâm đến công tác theo dõi xử lý sai sót… - Báo cáo kiểm toán. Trong báo cáo kiểm toán, nếu có đủ bằng chứng, KTV có thể đưa ra ý kiến của mình về việc thực hiện mục tiêu. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, KTV có thể không đưa ra một ý kiến nào mà hỉ nêu những gì mình đã kiểm tra và số trường hợp các tiêu chuẩn bị vi phạm. Kiểm toán hiệu quả Hiệu quả liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực để thực hiện mục tiêu. Nó thường được đánh giá qua mối quan hệ lợi ích và chi phí. Nó thường được đánh giá qua mối quan hệ lợi ích và chi phí. Một số điểm kém hiệu quả thường gặp trong hoạt động của các doanh nghiệp được đề cập đến như: - Sự trùng lặp: Sự trùng lặp làm cho doanh nghiệp phải sử dụng một chi phí gần như gấp đôi để đạt được cùng một mục đích. Sự trùng lặp có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân: + Xem nhẹ việc sử dụng các công cụ tiết kiệm thời gian. Ví dụ: như việc sử dụng các dạng thông tin quá máy tính giúp tiết kiệm văn bản và thời gian chuyển thông tin. + Hình thành những hệ thống xử lý không chính thức bên cạnh hệ thống chính thức. Ví dụ: như nhân viên kế toán ngoài việc ghi chép trên sổ sách theo mẫu biểu chuẩn còn mở ra các sổ tay ghi chép riêng để theo dõi, đối chiếu. - Tổ chức nhân sự không phù hợp. Những sai sót trong nhân sự sẽ làm giảm hiệu quả của một doanh nghiệp. Ví dụ: như thừa hoặc thiếu nhân viên, nhân viên kém năng lực… - Sử dụng tài sản thiếu kiểm soát. Một nhân tố góp phần quan trọng làm giảm hiệu quả công việc là thiếu ự kiểm soát thích hợp đối với tài sản. Ví dụ: như việc sử dụng xe của cơ quan không đúng chức năng… Những vấn đề này khi tích luỹ lại sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp.
4.1.3. Kiểm toán chất lượng Kiểm toán chất lượng là quá trình đánh giá độc lập và có hệ thống nhằm xác định xem các hoạt động và kết quả của một tổ chức có tuân thủ các tiêu chuẩn, quy trình và yêu cầu đã đặt ra hay không. Dưới đây là một số điểm chính về kiểm toán chất lượng: (1) Mục tiêu của kiểm toán chất lượng Đảm bảo rằng các quy trình và hoạt động của tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng. Xác định các điểm yếu và đề xuất các biện pháp cải tiến. Tăng cường sự tin cậy và minh bạch trong hoạt động của tổ chức. (2) Phạm vi kiểm toán chất lượng Kiểm tra các quy trình sản xuất, dịch vụ, và quản lý chất lượng. Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001. Xem xét các báo cáo chất lượng và so sánh với các mục tiêu ban đầu. (3) Các bước tiến hành kiểm toán chất lượng + Lập kế hoạch kiểm toán: Xác định phạm vi, mục tiêu và phương pháp kiểm toán. + Thu thập thông tin: Sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, quan sát, kiểm tra tài liệu. + Đánh giá và phân tích: So sánh thông tin thu thập được với các tiêu chuẩn, quy định đã đề ra. + Báo cáo kết quả: Trình bày các phát hiện, khuyến nghị và đề xuất cải tiến. (4) Lợi ích của kiểm toán chất lượng Cải thiện hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức. Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm giải trình. Giảm thiểu rủi ro và ngăn ngừa sai sót, gian lận. Kiểm toán chất lượng đòi hỏi KTV phải hiểu rõ bốn yếu tố tiêu chuẩn của quản trị chất lượng: - Nhu cầu khách hàng; - Thuộc tính của sản phẩm/dịch vụ hướng về thoả mãn nhu cầu khách hàng;
- Quy trình sản xuất và phân phối; - Kiểm soát quy trình; Mặc dù không có một chuẩn mực phổ biến về kiểm toán chất lượng, nhưng nói chung, kiểm toán chất lượng thường nhằm những mục đích sau: - Xác định các khách hàng của quy trình được kiểm toán; - Xác định các nhu cầu của từng nhóm khách hàng và thứ tự các nhu cầu của khách hàng; - Xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ có thuộc tính hướng về thoả mãn nhu cầu khách hàng không; - Xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ có thực sự thoả mãn nhu cầu của khách hàng không; - Tìm hiểu thấu đáo về quy trình sản xuất, phân phối và đặc biệt là sự kiểm soát các quy trình trên; - Đánh giá các quy trình và sự kiểm soát của chúng. (1) Nhu cầu khách hàng. Có 6 loại nhu cầu khách hàng + Chất lượng cao; + Giá rẻ; + Thời gian cung ứng ngắn; + Sản phẩm có tính linh hoạt cao; + Độ chính xác cao về mặt kĩ thuật; + Dịch vụ hoàn hảo. Một cuộc kiểm toán chất lượng cần phải xây dựng các tiêu chuẩn lượng hoá về các nhu cầu trên của khách hàng. (2) Thuộc tính của sản phẩm/dịch vụ hướng về thoả mãn nhu cầu khách hàng Sản phẩm và dịch vụ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì không thể bán được. Do vậy, ngày nay, các doanh nghiệp thành đạt thường rất chú ý đến nhu cầu của khách hàng. Phương pháp chủ yếu là thiết kế sản phẩm và dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và phải đánh giá được mức độ đáp ứng này. Giải pháp này rất đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp không làm được vì không ý thức được tầm quan trọng của vấn đề hoặc không đánh giá được mức độ đáp ứng của sản
phẩm, dịch vụ đối với nhu cầu của khách hàng. Kiểm toán chất lượng cần phải đặc biệt quan tâm xem các nhu cầu của khách hàng có được sản phẩm, dịch vụ đáp ứng không. (3) Quy trình sản xuất và phân phối KTV có thể kiểm tra quy trình sản xuất và phân phối ở 3 mức độ: - Những điều kiện cơ bản để thúc đẩy chất lượng; - Việc áp dụng những nguyên tắc chung trong quy trình công nghệ để cải tiến chất lượng và hiệu quả chung; - Các phương pháp đã dùng để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của khách hàng (làm cho sản phẩm và dịch vụ thích ứng với nhu cầu cá nhân của từng khách hàng - cá nhân hoá sản phẩm và dịch vụ). Những điều kiện cơ bản. Dù rằng có khác biệt đối với những lĩnh vực khác nhau, song nói chung, việc quản trị chất lượng thường đòi hỏi những điều kiện cơ bản sau: ^ Toàn thể các nhân viên trong doanh nghiệp đều hiểu về sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức; ^ Quan điểm “Khách hàng là trên hết” cần được quán triệt trong toàn doanh nghiệp; ^ Đào tạo rộng rãi về kĩ thuật quản trị chất lượng; ^ Đào tạo tại chỗ cho nhân viên về các kĩ năng cần thiết cho công việc; ^ Giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ; ^ Có một chương trình nghiêm ngặt để bảo dưỡng thiết bị và phương tiện; ^ Cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận ra quyết định. Quy trình công nghệ. Công tác quản trị chất lượng thường đi theo những nguyên tắc để cải thiện chất lượng như sau: - Loại bỏ những khâu trì trệ trong quy trình sản xuất; - Giảm thời gian chuẩn bị sản xuất xuống mức tối thiểu; - Sản xuất cho những đơn đặt hàng có thực thay vì sản xuất cho những nhu cầu có tính chất phỏng đoán; - Giảm bớt số nhà cung cấp;
- Đơn giản hoá thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất bằng cách loại bỏ những gì không cần thiết; - Tổ chức nơi làm việc để giảm thiểu thời gian tìm kiếm và khoảng cách giữa những bước công việc kế tiếp nhau; - Mua các thiết bị đơn giản, rẻ và dễ di chuyển; - Tự động hoá một cách thận trong, nghĩa là chỉ thực hiện khi có lý do cụ thể và sau khi các giải pháp tỏ ra không thích hợp. - Cá nhân hoá sản phẩm và dịch vụ. Các sản phẩm được sản xuất một cách linh hoạt về kết cấu, công suất, màu sắc…để thoả mãn nhu cầu của từng cá nhân của khách hàng. Để thực hiện điều này, cần phải giảm thiểu thời gian đổi sản phẩm trên dây chuyền sản xuất, giảm số lượng sản phẩm trong một lô hàng sản xuất, sản xuất theo những đơn đặt hàng cụ thể… Một phương pháp rất quan trọng để thực hiện mục tiêu này là sử dụng các “sản phẩm nền”. Ý tưởng của sản phẩm nền xuất phát từ chỗ có rất nhiều model khác nhau của một sản phẩm chỉ khác nhau ở một số chi tiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Do đó, khi thiết kế các model khác nhau đó, cần chú ý để chúng đều dựa trên một sản phẩm nền, bao gồm những bộ phận giống nhau của các model, còn các bộ phận khác nhau giữa các model sẽ được gắn thêm vào sản phẩm nền để hình thành những sản phẩm đa dạng theo yêu cầu khách hàng. Khi đó, các bộ phận của các model khác nhau phải được thiết kế tương thích với nhau. (4) Kiểm soát các quy trình Có hai quan điểm khác nhau thường được các nhà quản lý áp dụng trong kiểm soát các quy trình, đó là quan điểm thống kê và quan điểm phi thống kê trong kiểm soát chất lượng. Quan điểm thống kê. Cơ sở của quan điểm này là bất kì quy trình sản xuất ổn định nào cũng cho ra các sản phẩm có những thuộc tính tuân thủ một phân phối thống kê ổn định. Khi số liệu thống kê về quy trình sản xuất biến động cho thấy vấn đề phát sinh. Do đó, bằng cách giám sát các số liệu thông kê của quy trình sản xuất, các nhà điều hành sẽ phát hiện những trường hợp mất kiểm soát và do đó, chất lượng sản phẩm bị đe doạ.
Vào thời điểm này, cần đưa ra các điều chỉnh để đưa số liệu thống kê trở lại mức ổn định tương ứng với một chất lượng sản phẩm tốt. Những cải tiến trong chất lượng sản phẩm sẽ được thực hiện theo một cách nào đó sao cho trung bình phân phối được cải thiện và phương sai giảm xuống. Kết quả là dẫn đến một phân phối thống kê mới và việc kiểm soát chất lượng sản phẩm bây giờ sẽ dựa trên phân phối mới này. Nhiệm vụ của KTV là kiểm tra độ trung thực và tin cậy của hệ thống kiểm soát thống kê, bao gồm việc xem xét khả năng hoạt động của hệ thông cũng như theo dõi các hồ sơ thống kê qua các kì. Quan điểm phi thống kê. Đại diện thứ nhất của quan điểm là Philip Crosby. Phương pháp này vẫn có thể sử dụng kiểm soát chất lượng thống kê nhưng nó nhấn mạnh đến một khía cạnh phi thống kê - sự cam kết của mọi cá nhân trong tổ chức để vươn tới sự hoàn hảo. Theo Crosby, các nhân tố cơ bản để đạt thành công là: - Người quản lý khẳng định rằng chất lượng là vấn đề hàng đầu; - Hướng về tính thần tập thể; - Huấn luyện về kĩ thuật quản trị chất lượng cho mỗi thành viên trong tổ chức; - Đo lường các thuộc tính chất lượng sản phẩm; - Hệ thống sản xuất phải có khả năng loại bỏ các nguyên nhân gây ra sai sót chứ không phải chỉ nhằm sửa chữa sai sót; - Cấp giấy chứng nhận cho những nhân viên có kết quả xuất sắc. Một đại diện khác cho quan điểm phi thống kê triệt để hơn là Shigeo Shingo. Shingo đưa ra hai phương pháp kiểm soát phi thống kê: sử dụng công cụ “poka yoke” và kiểm tra từ nguồn. Ý tưởng cơ bản của “poka yoke” là thiết kế một quy trình sản xuất sao cho nó gần như không sản xuất ra phế phẩm. Ví dụ: một ngân hàng đang có hiện tượng bị nhầm lẫn địa chỉ khi gửi sổ phụ hàng tháng đến khách hàng. Các nhà lập trình của ngân hàng cần cài đặt một “poka yoke” vào chương trình tạo sổ phụ để kiểm tra
đối chiếu giữa số tài khoản và tên cũng như địa chỉ khách hàng trước khi in ra. Cách này đảm bảo sổ phụ được gửi đúng địa chỉ. Cơ sở của phương pháp này giúp phát hiện và điều chỉnh các sai sót càng sớm càng tốt trong quá trình sản xuất. Trong những doanh nghiệp áp dụng kiểm soát các quy trình dựa trên quan điểm phi thống kê, mục tiêu của kiểm toán chất lượng sẽ hướng vào kiểm tra việc sử dụng và sự hữu hiệu của các kĩ thuật quản trị chất lượng phi thống kê. KTV cũng có thể nêu ra những trường hợp có thể áp dụng bổ sung những kĩ thuật này. Hầu hết các tổ chức đều kết hợp cả hai quan điểm trên trong kiểm soát chất lượng. Trong trường hợp này, khi KTV tìm hiểu về khách hàng của doanh nghiệp, sản xuất và quy trình sản xuất, họ phải hình dung ra một hệ thống kiểm soát chất lượng tại doanh nghiệp. Sau đó, việc kiểm toán chất lượng sẽ phải nhận diện các yếu kém trong kiểm soát và đề ra biện pháp tăng cường kiểm soát tại những khâu này. 4.2. Kiểm toán tuân thủ Kiểm toán nội bộ thường thực hiện các cuộc kiểm toán tuân thủ nhằm mục đích xác định mức độ chấp hành các quy định nội bộ hoặc luật lệ, chế độ của Nhà nước tại doanh nghiệp. Kiểm toán tuân thủ thường khách quan hơn nhiều so với kiểm toán hoạt động vì nó dựa trên những tiêu chuẩn khá rõ ràng. Quá trình thực hiện kiểm toán tuân thủ thường phải chú ý những điểm sau: - Tìm hiểu kĩ lưỡng về quy định, luật lệ hoặc chế độ cần kiểm tra tính tuân thủ. Ví dụ: khi kiểm tra tính tuân thủ các tiêu chuẩn cán bộ của công ty tại một nhà máy, KTV cần phải nghiên cứu kĩ tiêu chuẩn cán bộ do công ty ban hành. Những quy định, luật lệ thường được thể hiện bằng văn bản nên công việc chủ yếu lúc này là nghiên cứu văn bản. - KTV thường không phải khảo sát nhiều về đối tượng kiểm toán cũng như xem xét kiểm soát nội bộ trừ những vấn đề liên quan đến yêu cầu kiểm tra. Trong ví dụ vừa nêu trên, KTV chủ yếu tìm hiểu về số lượng cán bộ, nhân viên, quy trình bổ nhiệm và tổ chức hồ sơ nhân sự. Những vấn đề khác KTV ít quan tâm.
- KTV sẽ mất nhiều thời gian vào các thử nghiệm chi tiết về sự tuân thủ. Trong ví dụ trên, KTV sẽ kiểm tra hồ sơ của các nhân vên xem có phù hợp với tiêu chuẩn không. Những thông tin nào khả nghi, KTV mới kiểm tra tính trung thực của nó. - Báo cáo kiểm toán trong kiểm toán tuân thủ thường đánh giá chung về mức độ tuân thủ và nêu số đối tượng kiểm tra, trong đó những đối tượng nào vi phạm quy định. Báo cáo kiểm toán có thể nêu những nguyên nhân dẫn đến tình trạng và những hành động cần thiết để sửa chữa. Vấn đề kiểm toán tuân thủ đối với pháp luật, quy định của Nhà nước: Các luật lệ, quy định của Nhà nước ảnh hưởng đến nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp. Việc không tuân thủ các yêu cầu pháp lý này sẽ dẫn đến những thiệt hại khó lượng cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm toán việc tuân thủ các luật lệ, chế độ của Nhà nước là hết sức cần thiết. Kiểm toán nội bộ là ngơời thực hiện trơớc tiên về vấn đề này để có thể báo cáo sớm cho người quản lý về những vấn đề có thể xảy ra. Khi KTV nội bộ phát hiện các vấn đề và báo cáo cho người quản lý ngay để sửa chữa thì sẽ tốn kém ít chi phí hơn là khi các vấn đề này được những KTV bên ngoài phát hiện. Khi một KTV độc lập hoặc một KTV Nhà nước phát hiện ra các vấn đề như vậy, họ sẽ phải mở rộng phạm vi điều tra và như vậy sẽ tốn kém thời gian và chi phí hơn. Mặt khác, việc phát hiện và sửa chữa sớm các vấn đề này sẽ giúp giảm nhẹ các khoản tiền phạt hay trách nhiệm pháp lý. Ví dụ: việc kiểm tra việc tuân thủ các quy định của nhà nước về sử dụng lao động, thực hiện nộp thuế, phòng cháy chữa cháy,… giúp doanh nghiệp sớm phát hiện các sai sót trong lĩnh vực này và điều chỉnh kịp thời. 4.3. Kiểm toán báo cáo tài chính Một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính do KTV nội bộ thực hiện nhằm đạt tới những mục tiêu (mục tiêu chung) sau: - Giúp cho KTV đưa ra ý kiến rằng báo cáo tài chính có phản ánh trung thực và hợp lý về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và lưu chuyển tiền tệ của đối tượng kiểm toán, phù hợp với các chuẩn mực hoặc chế độ kế toán hiện hành không?
- Kiểm tra và đánh giá về việc tổ chức và thực hiện công tác kế toán, công tác kiểm soát tài chính của đối tượng kiểm toán cũng như việc tuân thủ các luật lệ, chế độ liên quan đến tài chính kế toán. - Đưa ra các kiến nghị và tư vấn trên cơ sở các phát hiện trong kiểm toán và việc phân tích, đánh giá tình hình tài chính và kết quả hoạt động của đối tượng kiểm toán. Để đạt được những mục tiêu chung trên, trong từng khoản mục, KTV phải đạt được những mục tiêu (hệ thống mục tiêu cụ thể) sau: - Kiểm tra và đánh giá sự hiện hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến các khoản mục, bao gồm cả yêu cầu tổ chức công tác kế toán, tuân thủ các chính sách chế độ và một số yêu cầu về kết quả hoạt động. (mục tiêu hiện hữu) - Xác định sự hợp lý về mặt tổng thể của khoản mục so sánh với các thông tin khác. (mục tiêu đánh giá) - Kiểm tra sự tồn tại của các tài sản và sự phát sinh của các nghiệp vụ trong thực tế. (mục tiêu đầy đủ/phát sinh) - Kiểm tra quyền sở hữu của các tài sản và nghĩa vụ thật sự đối với các khoản phải trả. (mục tiêu quyền và nghĩa vụ) - Kiểm tra việc khai báo tất cả tài sản, nợ phải trả và nghĩa vụ trên báo cáo tài chính. (mục tiêu quyền và nghĩa vụ) - Kiểm tra việc tính toán, cộng dồn và sự thống nhất với sổ cái và cá sổ chi tiết của các khoản mục trên báo cáo tài chính. (mục tiêu chính xác cơ học) - Kiểm tra việc trình bày và khai báo các thông tin trên báo cáo tài chính có theo đúng yêu cầu của chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành và qua đố, có phản ánh trung thực và hợp lý về tình hình tài chính, kết quả hoạt động của doanh nghiệp không? (mục tiêu trình bày, công bố) Các mục tiêu trên là cơ sở để KTV thiết kế các thủ tục kiểm toán để kiểm tra từng khoản mục của báo cáo tài chính, bảo đảm thu được bằng chứng kiểm toán đầy đủ cho các khoản mục này. 4.3.1. Kiểm toán tiền Trọng yếu và rủi ro:
Tiền nói chung không chiếm một tỷ lệ đáng kể trên báo cáo tài chính, tuy nhiên, đây là một khoản mục có khả năng xảy ra nhiều sai sót và gian lận vì tiền là một tài sản dễ bị tham ô, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ rất lớn, có mối quan hệ với hầu hết các khoản mục trên báo cáo tài chính: doanh thu, chi phí, tài sản, nợ phải trả… Một số sai sót và gian lận thường xảy ra với tiền: - Quản lý tiền kém hiệu quả; - Tiền bị tham ô; - Vi phạm các chế độ quản lý tài chính… Kiểm soát nội bộ đối với tiền: - Lập kế hoạch thu - chi; - Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt, thực hiện, bảo quản và ghi chép; - Nộp tiền thu được vào quỹ hoặc ngân hàng ngay trong ngày; - Ghi chép kịp thời các nghiệp vụ thu quỹ; - Phân chia chức năng bán hàng và thu tiền; - Sử dụng các thiết bị chuyên dụng như két sắt, khoá, máy tính… làm tăng độ an toàn, giảm rủi ro cũng như nâng cao kiểm soát; - Mua bảo hiểm cho các thiệt hại về quỹ; - Hạn chế sử dụng tiền mặt trong thanh toán; - Tách rời thu và chi; - Đánh dấu các chứng từ gốc đã lập như phiếu chi hay séc; - Hoàn thiện hệ thống số sách theo dõi tiền; - Định kỳ kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu số dư tiền gửi với ngân hàng; - Tập huấn cho nhân viên về các kỹ năng và nguyên tắc trong việc thực hiện các nghiệp vụ về tiền. Chương trình kiểm toán tiền: Chương trình kiểm toán dưới đây đưa ra các mục tiêu kiểm toán và các thủ tục thường được sử dụng trong kiểm toán tiền. Việc sắp xếp các thủ tục kiểm toán
theo các mục tiêu chỉ mang tính chất tương đối, trong thực tế một thủ tục có thể thoả mãn đồng thời những mục tiêu kiểm toán khác nhau. Bảng 4.2: Chương trình kiểm toán tiền mặt Mục tiêu kiểm toán Thủ tục kiểm toán 1. Sự hữu hiệu của hệ - Tìm hiểu hệ thống KSNB đối với tiền thông qua các thống kiểm soát nội bộ bảng câu hỏi. Vẽ lưu đồ mô tả những hệ thống phức tạp. và việc tuân thủ các - Xem xét sổ sách ghi chép tiền. Trong thủ tục này, chính sách, quy định về KTV chưa đi vào kiểm tra tính đúng đắn của số liệu mà quản lý tiền chỉ nhằm mục đích đánh giá độ tin cậy của sổ sách. KTV xem xét hình thức sổ sách, chọn lựa một số tang để kiểm tra việc tổng cộng, đối chiếu một số số liệu có quan hệ với nhau giữa các sổ.,… - Thử nghiệm đối với nghiệp vụ chi quỹ. Chọn lựa một số nghiệp vụ chi quỹ để xem xét có thực hiện đúng các quy định tại doanh nghiệp không: chữ ký người xét duyệt, chữ ký người nhận tiền, chứng từ gốc đính kèm, nội dung chi có hợp lý, hợp lệ hay không, … - Thử nghiệp đối với nghiệp vụ thu quỹ. Thường thử nghiệm này dùng ở những doanh nghiệp có nghiệp vụ thu quỹ phức tạp như bán lẻ, thu tiền trực tiếp tại khách hàng… Phương pháp thử nghiệm là chọn lựa một số nghiệp vụ thu quỹ để đối chiếu với số tiền thực nộp vào quỹ. 2. Sự hợp lý tổng thể Thực hiện các thủ tục phân tích: của số phát sinh tiền - So sánh số tiền thu, chi và tồn thực tế với số liệu kế trong kỳ và số dư cuối hoạch hoặc số liệu kỳ trước. kỳ - Xem xét sự biến động số dư và số phát sinh tiền qua các tháng trong năm - Những trường hợp biến động bất thường cần tìm hiểu và giải thích nguyên nhân. 3. Sự ghi chép chính Phân tích số dư tiền do các tài khoản cấp 2, cấp 3 cấu xác của số dư tiền thành; đối chiếu với sổ chi tiết; kiểm tra tổng số, đối chiếu với Sổ Cái. 4. Tiền tồn tại trong - Kiểm kê quỹ tiền mặt; thực tế - Gửi thư yêu cầu xác nhận tiền gửi ngân hàng; - Kiểm tra chứng từ gốc của một số nghiệp vụ chi quỹ bất thường như: số tiền quá lớn, nội dung không rõ ràng hoặc có tính chất riêng tư, định khoản lạ, chi cho các bên hữu quan (công ty mẹ, công ty con, công ty hoặc cá nhân các quan chức trong doanh nghiệp và thân nhân của họ…) KTV kiểm tra sự hợp lý, hợp lệ của các tài liệu liên quan để đánh giá nghiệp cụ có thực sự xảy ra và ghi đúng bản chất của nó không. 5. Sự đánh giá đúng KTV kiểm tra việc đánh giá các số dư ngoại tệ, vàng,
các số dư ngoại tệ hoặc bạc, đá quý, kim loại quý có theo đúng quy định của vàng, bạc, đá quý, kim chế độ kế toán và tỉ giá ngoại tệ do ngân hàng công bố loại quý không. Kiểm tra việc điều chính chênh lệch tỉ giá. 4.3.2. Kiểm toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán Trọng yếu và rủi ro: HTK thường chiếm một tỉ trọng rất lớn trong tài sản của doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Khoản mục này được xem là rủi ro cao bởi số lượng, chủng loại HTK rất phong phú, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kì cũng rất lớn dẫn đến khả năng sai sót trong quản lý và ghi chép HTK là rất cao. HTK quan hệ mật thiết với lợi nhuận của doanh nghiệp, những sai sót và gian lận trong lợi nhuận có thể xuất phát từ HTK. Có nhiều phương pháp đánh giá HTK, do đó việc áp dụng các phương pháp đánh giá không phù hợp với những chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc áp dụng không nhất quán có nhiều khả năng xảy ra. HTK có khả năng bị giảm giá trị so với giá sổ sách rất lớn do bị rớt giá, bị mất phẩm chất hay lỗi thời, những vấn đề này có thể không được điều chỉnh thích hợp trên báo cao tài chính bằng các khoản dự phòng giảm giá theo quy định của chế độ kế toán. Một số gian lận, sai sót có thể xảy ra đối với HTK: - Quản lý HTK kém hiệu quả; - HTK bị sử dụng lãng phí, sai mục đích; - HTK được đánh giá không phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành; - Các nghiệp vụ khoá sổ HTK không được thực hiện đúng… Kiểm soát nội bộ với HTK: - Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng liên quan đến HTK; - Ban hành các chính sách mua hàng; - Thiết lập các thủ tục mua hàng; - Thiết lập các thủ tục nhận hàng; - Tổ chức và sắp xếp kho; - Kiểm kê HTK định kì và xử lý chênh lệch;
- Xây dựng định mức vật tư sử dụng và lập kế hoạch sản xuất; - Kiểm soát HTK tại phân xưởng; - Sử dụng các phương pháp hay hệ thống quản trị HTK tiên tiến; - Hệ thống kế toán chi tiết HTK bao gồm các số sách chi tiết mở ra cho từng mặt hàng, ghi chép cả về số lượng, chất lượng của tình hình nhập-xuất-tồn kho. - Hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm… Chương trình kiểm toán HTK và giá vốn hàng bán: Bảng 4.3: Chương trình kiểm toán HTK và giá vốn hàng bán Mục tiêu kiểm toán Thủ tục kiểm toán 1. Sự hữu hiệu của hệ - Tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với HTK thông qua thống KSNB và việc các bảng câu hỏi. Vẽ lưu đồ để mô tả những hệ thống tuân thủ các chính phức tạp. sách quy định về quản - Thử nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng. Kiểm tra các lý HTK đơn đặt hàng theo trình tự sau: Kiểm tra số thứ tự và tính liên tục của cá đơn đặt hàng trong kỳ; chọn mẫu một số đơn đặt hàng; kiểm tra sự xét duyệt trên đơn đặt hàng; theo dõi quá trình mua hàng từ đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn, các chứng từ thanh toán có phù hợp với chính sách và thủ tục quy định của doanh nghiệp không; kiểm tra việc ghi chép các nghiệp vụ mua hàng và sổ kế toán liên quan. - Thử nghiệm đối với nghiệp vụ xuất hàng cho sản xuất. Kiểm tra các phiếu xuất vật tư trong kì tượng tự như trên bao gồm kiểm tra số thứ tự và tính liên tục chọn mẫu, kiểm tra sự xét duyệt theo dõi quá trình thực hiện nghiệp vụ…có phù hợp với quy định không, kiểm tra việc ghi chép vào sổ sách kế toán liên quan. - Kiểm tra hệ thống sổ chi tiết HTK: Kiểm tra việc thống nhất giữ sổ chi tiết và sổ cái; chọn mẫu một số sổ chi tiết và kiểm tra chứng từ gốc của các nghiệp vụ ghi chép trên sổ sách. 2. Sự hợp lý về mặt - So sánh số dư cuối năm với số dư đầu năm của HTK cả tổng thể của số dư về tổng số tiền và số lượng của một số HTK chủ yếu. HTK Giải thích những biến động bất thường. - Tính số vòng quay HTK so sánh với năm trước và giải thích các biến động bất thường. - Ước tính HTK theo phương pháp tỉ lệ lãi gộp so sánh với HTK theo báo cáo, giải thích các khác biệt lớn. - Phân tích giá thành sản phẩm theo khoản mục so sánh giữa giá thành thực tế với giá thành định mức, giá thành kì trước, giải thích nguyên nhân của những khác biệt lớn.
3. HTK tồn tại trong - Chứng kiến kiểm kê HTK thực tế - Đề nghị xác nhận các trường hợp hàng gửi cho người khác, kho công cộng, hàng gửi bán đại lý…những trường hợp số tiền trọng yếu hoặc khả năng sai sót cao KTV có thể yêu cầu chứng kiến việc kiểm kê tại chỗ các hàng hoá này. 4. HTK được đánh - Xem xét phương pháp tính giá HTK có phù hợp với giá đúng chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành không, có được áp dụng nhất quán không, chọn mẫu kiểm tra việc áp dụng và tính toán. - Kiểm tra việc lập dự phòng giảm giá HTK bao gồm: các khoản dự phòng đã lập của doanh nghiệp có phù hợp với quy định hiện hành không; kiểm tra chất lượng và tình trạng HTK để phát hiện những trường hợp HTK mất phẩm chất hoặc lỗi thời để đề nghị doanh nghiệp lập dự phòng bổ sung. 5. Sự ghi chép chính - Kiểm tra việc tổng hợp kết quả kiểm kê căn cứ trên các xác đối với HTK biểu mẫu kiểm kê thu hồi và hợp lệ. Chọn mẫu một số biểu mẫu để đối chiếu với bảng tổng hợp kết quả kiểm kê để đảm bảo bảng tổng hợp đã phản ánh đầy đủ kết quả kiểm kê, đồng thời chọn mẫu một số khoản trên bảng tổng hợp kiểm kê đối chiếu với biểu mẫu kiểm kê để bảo đảm các số liệu trên bảng tổng hợp kiểm kê đều dựa trên kết quả kiểm kê. Kiểm tra việc lắp giá và tính toán tổng cộng. - Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên KTV cần xem xét những trường hợp chênh lệch đáng kể giữa số sổ sách với số thực tế tìm hiểu nguyên nhân, phương pháp xử lý các chênh lệch kiểm kê. 6. HTK được phản Kiểm tra việc khoá sổ đối với HTK nhằm phát hiện ánh đầy đủ trên báo những trường hợp khoá sổ không đúng làm cho HTK bị cáo sai sót. 7. Trình bày và khai - Kiểm tra việc phân loại HTK báo HTK - Kiểm tra việc khai báo các thông tin bổ sung liên quan đến HTK trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính. 4.3.3. Kiểm toán tài sản cố định Trọng yếu và rủi ro kiểm toán: TSCĐ thường chiếm tỉ trọng khá lớn trên báo cáo tài chính, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất thuộc các ngành công nghiệp nặng. Tuy nhiên, khoản mục này được xem là không mất nhiều thời gian kiểm tra do số lượng TSCĐ thường