Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản trong Tố tụng dân sự: Chương 4 - Trường ĐH Tôn Đức Thắng

NỘI DUNG CHÍNH

I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA BIÊN BẢN PHIÊN TÒA VÀ YÊU CẦU CỦA VIỆC GHI BIÊN BẢN PHIÊN TÒA

1. Khái niệm

2. Đặc điểm

3. Yêu cầu của việc ghi biên bản phiên tòa

3.1. Ghi đầy đủ, chính xác các thông tin và mọi diễn biến của phiên tòa

3.2. Nội dung của biên bản phiên tòa phải được diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu

3.3. Yêu cầu về kỹ thuật trình bày

NỘI DUNG CHÍNH

II. KỸ NĂNG GHI BIÊN BẢN PHIÊN TÒA

1. Chuẩn bị

2. Thực hành ghi biên bản phiên tòa

I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA BIÊN BẢN PHIÊN TÒA VÀ YÊU CẦU CỦA VIỆC GHI BIÊN BẢN PHIÊN TÒA

1. Khái niệm

- “Biên bản” trong tố tụng là “Bản ghi” lại diễn biến của sự kiện, hoạt động của cơ quan, người tiến hành tố tụng trong quá trình tiến hành tố tụng.

- Biên bản trong tố tụng là tài liệu do cơ quan, người tiến hành tố tụng lập trên cơ sở quy định của pháp luật tố tụng.

1. Khái niệm

- Biên bản phiên tòa là bản ghi diễn biến của phiên tòa do Thư ký Tòa án thực hiện tại phiên tòa theo quy định của pháp luật tố tụng.

- Biên bản phiên tòa là văn bản tố tụng có vị trí quan trọng, không chỉ thể hiện việc tuân thủ trình tự tố tụng của Tòa án, mà còn thể hiện kết quả tranh tụng, là cơ sở để Hội đồng xét xử ra bản án, quyết định của Tòa án.

2. Đặc điểm

- Biên bản phiên tòa là một loại văn bản tố tụng, có một số đặc điểm sau:

+ Biên bản phiên tòa là cơ sở để xác định tính hợp pháp của phiên tòa.

+ Biên bản phiên tòa là nguồn chứng cứ quan trọng làm cơ sở để Hội đồng xét xử ra phán quyết về vụ án.

2. Đặc điểm

- Bố cục của biên bản phiên tòa gồm các phần chủ yếu sau (không kể phần Quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản):

+ Phần thông tin về phiên tòa gồm: Thời gian, địa điểm mở phiên tòa; Vụ án được đưa ra xét xử; Những người tham gia TT; Những người tiến hành tố tụng.

+ Phần nội dung phiên tòa bao gồm các nội dung từ thủ tục bắt đầu phiên tòa, thủ tục xét hỏi (đối với vụ án hình sự), thủ tục hỏi (đối với vụ án dân sự, hành chính), thủ tục tranh luận, nghị án, tuyên án và kết thúc phiên tòa.

2. Đặc điểm

- Biên bản tố tụng chỉ có giá trị pháp lý khi những người tham gia hoạt động tố tụng ký xác nhận nội dung của biên bản, có chữ ký của Thư ký tóa án ghi biên bản, chữ ký của Thẩm phán và có đóng dấu của cơ quan tiến hành tố tụng.

3. Yêu cầu của việc ghi biên bản phiên tòa

- Về mẫu Biên bản phiên tòa:

+ Biên bản phiên tòa hình sự sơ thẩm theo mẫu số 22-HS được ban hành kèm theo Nghị quyết số 05/2017/NQ-HĐTP ngày 19/09/2017.

+ Biên bản phiên tòa hình sự phúc thẩm theo mẫu số 23-HS được ban hành kèm theo Nghị quyết số 05/2017/NQ- HĐTP.

+ Biên bản phiên tòa dân sự sơ thẩm theo mẫu số 48-DS được ban hành kèm theo Nghị quyết số 01/2017/NQ-HĐTP.

3. Yêu cầu của việc ghi biên bản phiên tòa

+ Biên bản phiên tòa dân sự phúc thẩm theo mẫu số 73-DS được ban hành kèm theo Nghị quyết số 01/2017/NQ-HĐTP

+ Biên bản phiên tòa hành chính sơ thẩm theo mẫu số 20-HC được ban hành kèm theo Nghị quyết sô 02/2017/NQ-HĐTP

+ Biên bản phiên tòa hành chính phúc thẩm theo mẫu số 45-HC được ban hành kèm theo Nghị quyết sô 02/2017/NQ-HĐTP

3.1. Ghi đầy đủ, chính xác các thông tin và mọi diễn biến của phiên tòa

- Các thông tin về phiên tòa phải được ghi đầy đủ, chính xác, đúng quy cách.

- Điều 258 của BLTTHS quy định:

“1. Biên bản phiên tòa phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm mở phiên tòa và mọi diễn biến tại phiên tòa từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc phiên tòa.

2. Các câu hỏi, câu trả lời, lời trình bày và quyết

định tại phiên tòa đều được ghi vào biên bản”.

- Điều 236 BLTTDS quy định:

“1. Biên bản phiên tòa phải ghi đầy đủ các nội

dung sau đây:

a. Các nội dung chính trong quyết định đưa vụ án ra xét xử quy định tại khoản 1, Điều 220 của Bộ luật này;

b. Mọi diễn biến tại phiên tòa từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc phiên tòa;

c. Các câu hỏi, câu trả lời và phát biểu tại phiên tòa

2. Ngoài việc ghi biên bản phiên tòa, Hội đồng xét xử có thể thực hiện việc ghi âm, ghi hình về diễn biến phiên tòa”.

…

3.1. Ghi đầy đủ, chính xác các thông tin và mọi diễn biến của phiên tòa

Lưu ý:

- Trong trường hợp mở phiên tòa lưu động, mẫu số 22-HS (biên bản phiên tòa hình sự sơ thẩm) và mẫu số 48-DS (biên bản phiên tòa dân sự sơ thẩm), thì phần hướng dẫn cách ghi biên bản chỉ hướng dẫn ghi địa danh nơi mở phiên tòa từ cấp huyện. Tuy nhiên, nội dung này trong biên bản phiên tòa cần ghi cụ thể địa danh như trong thực tế (hầu hết mở tại xã…)

Lưu ý:

- Họ, tên, địa chỉ của những người tham gia tố tụng, đặc biệt là các đương sự trong vụ án dân sự, của bị cáo, bị hại, nguyên đơn, bị đơn dân sự trong vụ án hình sự phải ghi chính xác, sau khi đã kiểm tra các thông tin liên quan.

- Thành phần tiến hành tố tụng là Thẩm phán chỉ ghi họ, tên của Thẩm phán Chủ tọa phiên tòa và các Thẩm phán tham gia xét xử, chứ không ghi chức danh quản lý.

Lưu ý:

- Nội dung của phần “Thủ tục bắt đầu phiên tòa” không được đánh máy hoặc viết sẵn, mà ghi theo diễn biến thực tế tại phiên tòa.

- Các diễn biến khác diễn ra tại phòng xử án như: Có hành vi gây rối, sự cố về sức khỏe… và quyết định của Hội đồng xét xử cũng phải được phản ánh trong biên bản phiên tòa.

3.2. Nội dung của biên bản phiên tòa phải được diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu

- Không ghi nội dung câu hỏi và nội dung trả lời trên cùng một dòng;

- Nội dung trả lời, nội dung câu hỏi và nội dung giải thích pháp luật của những người tiến hành tố tụng; Nội dung trả lời và nội dung giải thích của những người tham gia tố tụng theo yêu cầu của Hội đồng xét xử phải được tách bạch rõ ràng.

3.3. YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY

- Một số thành phần quan trọng của biên bản cần được viết bằng chữ in hoa có dấu. Ví dụ: Các cụm từ “BIÊN BẢN PHIÊN TÒA...”…

- Cách ghi danh tính và chữ viết tắt:

+ Trong quan hệ tố tụng, danh tính của các chủ thể thường gắn liền với tên gọi, phản ánh địa vị pháp lý của mỗi chủ thể, như: Ông (bà) Chủ tọa, bị cáo, bị hại, nguyên đơn, bị đơn… Trong biên bản phiên tòa, việc ghi danh tính của các chủ thể phải đảm bảo phản ánh đúng thực tế diễn biến hoạt động tố tụng, vừa bảo đảm cho việc ghi chép được kịp thời. Do đó, Thư ký có thể linh hoạt trong cách ghi.

3.3. YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY

+ Về chữ viết tắt: Hiện nay, không có quy định về quy tắc viết tắt trong soạn thảo văn bản. Thông thường, trong một văn bản có những cụm từ, thuật ngữ được sử dụng nhiều (từ 03 lần trở lên) thì mới viết tắt, nhưng khi viết tắt lần đầu phải có quy ước.

+ Trong việc ghi biên bản phiên tòa, viết tắt được sử dụng khá phổ biến để theo kịp diễn biến phiên tòa. Yêu cầu chung là việc viết tắt chỉ sử dụng khi thật sự cần thiết và phải bảo đảm để người khác đọc và hiểu được nội dung đầy đủ của chữ viết tắt.

II. KỸ NĂnG GHI BIÊN BẢN PHIÊN TÒA

1. Công tác chuẩn bị

- Để việc ghi lại toàn bộ diễn biến phiên tòa một cách đầy đủ, khách quan, chính xác và trung thực, Thư ký Tòa án cần có sự chuẩn bị chu đáo, đầy đủ các loại biểu mẫu Biên bản phiên tòa, xác định những công việc cần thực hiện trong quá trình diễn biến tại phiên tòa, chuẩn bị những tài liệu, vật dụng cần thiết cho việc ghi biên bản (máy tính, giấy, bút…).

1. Công tác chuẩn bị

- Đối với những vụ án phức tạp, nhiều bị cáo, nhiều người tham gia tố tụng, Thư ký nên chuẩn bị thêm máy ghi âm để ghi lại diễn biến phiên tòa.

2. Thực hành ghi Biên bản phiên tòa

- Biên bản phiên tòa trong vụ án hình sự, dân sự, hành chính đều bao gồm các nội dung sau:

+ Phần các thông tin về phiên tòa

+ Phần thủ tục bắt đầu phiên tòa

+ Phần thủ tục hỏi

+ Phần thủ tục tranh tụng

+ Phần nghị án

+ Phần tuyên án.

2. Thực hành ghi Biên bản phiên tòa

- Nội dung và cách ghi các thông tin về phiên tòa đã được thể hiện trong các mẫu biên bản phiên tòa. Về cơ bản là giống nhau về yêu cầu và cách ghi.